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POLÍTICA DE PATROCÍNIO

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POLÍTICA DE PATROCÍNIO

Esta política foi aprovada e revisada pela Diretoria Executiva da EMAP em 17/09/2020.

Introdução

A EMAP está publicamente comprometida com suas diretrizes organizacionais, trabalhando para se tornar empresa referência em gestão portuária no Brasil. Sua missão é consolidar o Itaqui como o principal porto do Corredor Centro-Norte do país garantindo excelência logística, competitividade, sustentabilidade e inovação, gerando valor para o Maranhão e toda a sociedade. Nesse sentido implementou uma série de políticas e procedimentos para adequar e monitorar suas ações alinhando-as às melhores práticas de governança corporativa do mercado com o objetivo de aprimorar os processos da empresa para trazer mais credibilidade, transparência e eficiência em seus negócios.

Esta Política de Patrocínio estabelece diretrizes quanto à participação da EMAP como patrocinadora de eventos, feiras, seminários e afins.

CAPÍTULO I – Objetivo

Art. 1º. Estabelecer as diretrizes para a atuação da EMAP como patrocinadora, fixando regras para a concessão de apoio financeiro a eventos, feiras, seminários e demais iniciativas.

Art. 2º. Em situações especificas a EMAP, alinhada aos negócios desenvolvidos no Porto do Itaqui, poderá ainda ser proponente de evento onde, sozinha ou em parceria com uma ou mais empresas públicas e/ou privadas, contribuirá para a realização de encontros, feiras, seminário e afins.

Parágrafo Único - Nesses casos, o setor proponente na EMAP deverá elaborar projeto de patrocínio, definindo as contrapartidas, investimentos necessários, públicos de interesse, estimativa de pessoas ou empresas alcançadas e resultados esperados com sua realização, a ser submetido a Diretoria Executiva da EMAP.

CAPÍTULO II – Definições:

Art. 3º. A fim de promover um melhor entendimento e aplicação da presente política, ficam assim definidos os termos a seguir:

I - Patrocínio – apoio financeiro concedido a pessoas jurídicas sejam empresas, instituições não governamentais e/ou sem fins lucrativos, em projetos e ações que venham fortalecer a imagem institucional da EMAP/Porto do Itaqui, atraindo novos negócios, divulgando suas vantagens competitivas, fomentando a relação porto-cidade, agregando valor a sua marca e ampliando o relacionamento com seus stakeholders.

a) Não será considerado patrocínio pagamentos relativos à aquisição de espaço promocional em feiras e eventos.

II - Feiras - eventos realizados no território nacional ou fora dele, cuja principal característica é a exposição de serviços, produtos e mercadorias, onde há possibilidade de visitação do

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público, geração de negócios, prospecção de novos clientes, consolidação de parcerias comerciais e aproximação do porto com as comunidades;

III - Eventos – Toda exposição e/ou acontecimento organizado no território nacional ou fora dele em que haja promoção de um tema, troca de experiências e conhecimentos, intercâmbio cultural, esportivo, de negócios ou socioambiental;

IV - Seminários – Iniciativa cuja principal característica é a exposição de temas, discussões e/ou debates de ideias, propostas, temas científicos ou de negócios, reunindo pessoas, empresas e instituições;

V – Proponente - empresas e instituições não governamentais e/ou sem fins lucrativos e demais entidades que solicitem patrocínio à EMAP. Em algumas situações a EMAP poderá ser proponente de eventos, feiras, seminários e afins alinhados aos negócios desenvolvidos no Porto do Itaqui;

VI- Projeto de patrocínio - Documento em que o proponente descreve a iniciativa a ser realizada; apresenta seus objetivos, público-alvo, características, justificativas e a metodologia de execução; estabelecendo as cotas de participação, contrapartidas e condições financeiras e informa outras singularidades da ação proposta ao patrocinador;

VII – Contrapartidas - Obrigações contratuais do patrocinado que expressa o direito de associação da marca do patrocinador ao projeto patrocinado, explicitando as formas de exposição nas peças e espaços de divulgação do projeto, expectativas de natureza negocial oriundas dessa associação, autorização para o patrocinador utilizar nomes, marcas, símbolos, conceitos e imagens do projeto patrocinado, dentre outros detalhes sobre o retorno do patrocínio;

VIII – Contrato de patrocínio - Instrumento jurídico para a formalização do patrocínio, em que patrocinador e patrocinado estabelecem direitos e obrigações das partes;

IX – Stakeholders – públicos estratégicos, pessoas ou grupos de interesse de uma empresa, negócio ou indústria. O objetivo principal da identificação dos stakeholders reside no fato de mapear as pessoas e grupos mais importantes para a estratégia e plano de negócios da empresa, estabelecendo o foco e direcionando suas ações de patrocínio. Os principais stakeholders do Porto do Itaqui são: O público interno, comunidade portuária e o público externo.

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Público Interno: - Conselhos: CONSAD, CONFIS, COMAE E CAP - Alta Gestão: Presidência e Diretorias - Empregados - Estagiários - Terceirizados

Comunidade Portuária: - Clientes (Arrendatários, Donos de Carga, Operadores Portuários, Armadores, Agências Marítimas e Operadoras de Ferry Boat) - Prestadores de Serviços (OGMO, Praticagem, Rebocadores, Operadores Ferroviários, Transportadoras e Agentes de Carga) - Órgãos Anuentes (ANTAQ, Polícia Federal, VIGIAGRO, etc.)

Público Externo: - Governo: Federal, Estadual e Municipal - Ensino (Universidades, faculdades e escolas) - Mídia - ONGs - Investidores - Cidadão - Fornecedores - Autoridades (Tribunais)

CAPÍTULO III – Critérios para Concessão de Patrocínio pela EMAP

Art. 4º. Para a concessão de patrocínio, os projetos apresentados deverão observar os seguintes princípios:

I – Alinhamento com os eixos estratégicos definidos pelas diretrizes institucionais da EMAP

a) VISÃO: Ser, até 2022, a empresa referência em gestão portuária no Brasil.

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b) MISSÃO: Consolidar o Itaqui como o principal porto do Corredor Centro-Norte do país garantindo excelência logística, competitividade, sustentabilidade e inovação, gerando valor para o Maranhão e toda a sociedade.

c) VALORES:

Pessoas: Reconhecemos a contribuição e estimulamos o desenvolvimento das pessoas.

Transparência: Assumimos uma conduta íntegra e responsável, mantendo canais de acesso à informação e diálogo permanente com a sociedade.

Segurança: Zelamos pela vida, saúde e segurança das pessoas;

Sustentabilidade: Prezamos pelo bem estar da sociedade e respeitamos o meio ambiente;

Eficiência: Buscamos excelência em tudo que fazemos, assegurando resultados sustentáveis.

II – Alinhamento com as áreas de atuação dos negócios instalados e movimentados pelo Porto do Itaqui, quais sejam:

a) Logística portuária – Compreende as mais diversas atividades relacionadas com a movimentação de cargas no Porto; desde sua origem até o destino, envolvendo o transporte, carregamento e descarregamento das embarcações, agenciamento marítimo, rebocagem, transporte marítimo (linhas de serviços, tipos de navios aplicados, frete marítimo, contratos de afretamento, conferência de fretes), equipamentos portuários, mercadorias, terminais de carga, armazéns gerais, operações portuárias, entre outros;

b) Relação Porto Cidade – Compreende as interações que ocorrem entre o porto do Itaqui e as cidades afetadas direta e indiretamente pelo seu negócio, levando em consideração os impactos: social, ambiental e econômico;

c) Agronegócio – Compreendem assuntos, discussões, produtos, serviços e tecnologias relacionadas à produção, colheita, armazenamento e distribuição dos produtos agropecuários e agroindustriais no território nacional ou no exterior;

d) Gestão Pública – Compreende assuntos e discussões relacionadas ao gerenciamento das organizações públicas brasileiras com o objetivo de aumentar a eficiência, a eficácia e a efetividade das ações executadas nessas instituições;

e) Desenvolvimento Sustentável – Compreende assuntos e discussões relacionadas ao desenvolvimento econômico sem comprometimento dos recursos naturais, bem como temas relacionados ao triple botton line (social, ambiental e econômico)

Art. 5º. Para a comprovação da regularidade formal exigida para concessão de patrocínio, o proponente deverá apresentar, junto com o projeto básico, os seguintes documentos:

I- Contrato Social ou Estatuto Social (no caso de associações e fundações) ou ainda Comprovante de Inscrição na Junta Comercial, no caso de empresário individual (CÓPIA AUTENTICADA EM CARTÓRIO)

II- Balanço Patrimonial (VIA ORIGINAL OU CÓPIA AUTENTICADA EM CARTÓRIO) III- Documentos do representante legal do evento (CÓPIA AUTENTICADA EM

CARTÓRIO) IV- Em se tratando de associação deverão ser apresentados, também, a ata de

nomeação da atual diretoria e os documentos pessoais do Presidente, Diretor Financeiro e Tesoureiro (CÓPIA AUTENTICADA EM CARTÓRIO)

V- Prova de inscrição no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) VI- Prova de regularidade fiscal com a Fazenda Federal VII- Prova de regularidade fiscal com a Fazenda Estadual VIII- Prova de regularidade fiscal com a Fazenda Municipal IX- Prova de regularidade relativa à Seguridade Social (INSS) X- Prova de regularidade relativa ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço

(FGTS) XI- Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT)

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XII- Certidão Negativa de Falência, exceto para fundações e associações XIII- Certidão Negativa de Débitos da CAEMA para proponentes tem tenham sede ou

filial em localidades atendidas pelos serviços desta; XIV- Proposta Comercial assinada/Projeto com as contrapartidas detalhadas XV- Carta de Exclusividade - como instituição exclusiva organizadora do evento,

redigida por instituição similar ou afim do ramo de atividade da preponente;

CAPÍTULO IV – Da Solicitação de Patrocínio

Art. 6º. Toda solicitação de patrocínio deve ser dirigida à Presidência da EMAP e encaminhada ao protocolo através do e-mail: [email protected] ou protocolada em sua sede localizada na Avenida dos Portugueses, s/n, Porto do Itaqui, CEP: 65085-370, na cidade de São Luís - MA e deve conter:

I - Ofício de solicitação de patrocínio;

II - projeto básico do evento detalhando seus objetivos, valor solicitado à EMAP e contrapartidas.

III – Documentação de habilitação e regularidade formal disposta no artigo 5°.

Parágrafo único - Para contribuir na elaboração do ofício de solicitação de patrocínio e projeto básico do evento sugere-se a leitura do Manual de Orientações Gerais Para Elaboração De Projeto Básico Para Solicitação De Patrocínio De Feiras/Seminários/ Eventos pela EMAP disponibilizado em anexo no final desta política.

Art. 7º. A Presidência da EMAP após tomar ciência da solicitação de patrocínio, encaminhará a Gerência de Comunicação – GECOM que ficará responsável pela análise das solicitações de patrocínio concernente ao atendimento dos critérios estabelecidos nesta Política e verificação da apresentação de todos os documentos exigidos nos artigos 5° e 6°, devendo instruir processo administrativo próprio com as seguintes informações:

a) Motivação fundamentada evidenciando as razões que tornam o projeto apresentado oportuno e conveniente, relacionando como a contratação atende ao interesse público e se relaciona com os objetivos e/ou as finalidades da EMAP;

b) avaliação da vantagem dos valores propostos; c) análise de eficácia, eficiência e economicidade das contrapartidas oferecidas; d) verificação de observância das limitações orçamentárias para gastos com patrocínio,

dispostas no artigo 9° desta política.

Parágrafo único: Somente após a confirmação do preenchimento destes requisitos é que o processo deverá ser encaminhado à Diretoria Executiva para deliberação sobre a concessão do patrocínio.

CAPÍTULO V - Do Prazo

Art. 8º. Para que A EMAP possa, em tempo hábil, avaliar a relevância do projeto apresentado bem como verificar o atendimento dos requisitos formais para a concessão de patrocínio, descritos nos artigos 5º, 6º e 7º desta política, as solicitações de patrocínio devem ser encaminhadas, preferencialmente, com no mínimo 45 (quarenta e cinco) dias de antecedência da realização do evento.

Parágrafo único - As solicitações entregues fora do prazo de recebimento estarão passíveis de não aprovação por falta de tempo hábil para abertura e tramitação do processo físico.

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CAPÍTULO VI – Do Orçamento

Art. 9º. A EMAP aprovará orçamento anual para patrocínio conforme estabelecido no art. 93 na Lei nº 13.303/2016, que determina que tais despesas não ultrapassem, em cada exercício, 0,5% (cinco décimos por cento) da receita operacional bruta do exercício anterior, podendo ser ampliado até 2% (dois por cento), por proposta da presidência, justificada com base em parâmetros de mercado do setor e aprovada pelo Conselho de Administração.

Parágrafo único: É vedado a EMAP realizar em ano de eleições estaduais, em função da sua vinculação ao Governo do Estado do Maranhão, despesas com publicidade e patrocínio que excedam a média dos gastos nos três últimos anos que antecedem o pleito ou no último ano imediatamente anterior à eleição.

CAPÍTULO VII - Do Pagamento e Prestação de Contas

Art. 10. Como empresa pública a Emap está legalmente impedida de realizar pagamento antecipado. Em situações em que a programação do evento possuir várias etapas em datas de meses diferentes contínuos ou não, é possível a solicitação de pagamento proporcional aos custos decorrentes de cada etapa realizada, desde que apresente os documentos solicitados no art.11.

Art. 11. Para realização do pagamento de patrocínio a EMAP solicita:

I- Apresentar Nota Fiscal, ou quando o proponente for dispensando legalmente de emitir nota fiscal, apresentar RECIBO DE PAGAMENTO no valor disponibilizado pela EMAP para a realização e/ou participação da feira/seminário/evento;

II- Apresentar Relatório Pós-Evento que apresente fotos, exemplares dos materiais produzidos, Relatório de mídia ou documento equivalente, evidenciando a concretização de todas as contrapartidas firmadas em contrato;

III- Apresentar relatório de gastos, evidenciando com notas fiscais ou outro documento legal válido a aplicação integral do valor disponibilizado pela EMAP com a realização da feira/seminário/evento.

Parágrafo único - A ausência de qualquer um desses documentos impossibilita o pagamento.

Art. 12 - Toda documentação de prestação de contas deverá ser encaminhada à Gerência de Comunicação - GECOM, no seguinte endereço: Avenida dos Portugueses, s/n Porto do Itaqui CEP 20071-003 São Luís – MA.

CAPÍTULO VIII – Das Vedações

Art. 13 - Não serão concedidos patrocínios a projetos que:

I – Estejam em desacordo com o Código de Conduta da EMAP;

II – Possuam carácter político-partidário;

III – Usem nomes, símbolos ou imagens que caracterizem promoção pessoal de autoridades, servidores públicos e empregados da EMAP;

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CAPÍTULO IX – Disposições Finais

Art. 14. As diretrizes estabelecidas nesta política devem ser observadas por todos os conselheiros, diretores, empregados, colaboradores, além de parceiros comerciais, fornecedores, prestadores de serviço, clientes e agentes públicos que se relacionem com a EMAP.

Art. 15. A EMAP dispõe de canais seguros em caso de denúncia, por meio dos quais o denunciante de boa-fé pode comunicar qualquer situação que viole os princípios e diretrizes dessa política. São eles:

a) Ouvidoria: as manifestações podem ser feitas de forma presencial, pelo sistema e-OUV, pelo e-mail [email protected] ou pelo telefone +55 (98) 3216-6562.

b) Compliance: as denúncias podem ser feitas através do e-mail [email protected], dos telefones +55 (98) 3216-6552 ou 3216-6588 e presencialmente na sala de Compliance, localizada na sede da EMAP.

Art. 16 - Como forma de assegurar a adequação contínua das boas práticas de governança, esta política deve ser revisada no mínimo anualmente.

Versão 3.0 – Data de Revisão: agosto/2020 – Data da Aprovação pelo Comitê: setembro/2020

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ANEXO 1

MODELO EXEMPLIFICATIVO DE PROJETO BÁSICO PARA SOLICITAÇÃO DE PATROCINIO DE FEIRAS/SEMINÁRIOS/

EVENTOS NA EMAP

Aqui você encontrará diretrizes para elaborar uma proposta de patrocínio. O objetivo desse material é contribuir na elaboração da sua

proposta

NOME DA FEIRA/SEMINÁRIO/EVENTO

DATA

LOCAL

CIDADE-

ESTADO-

PAÍS

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OFÍCIO DE SOLICITAÇÃO DE PARTICIPAÇÃO NO EVENTO (O ofício é uma carta de apresentação do projeto proposto, que vem em seguida).

Cidade (Estado), 00 de xxxxx de 20xx.

Ilmo. Sr. Eduardo de Carvalho Lago Filho Presidente da Empresa Maranhense de Administração Portuária

Assunto: Proposta de Participação

Patrocínio na de

FEIRA/SEMINÁRIO/EVENTO

O Ofício deve conter, em linhas gerais: 1. O que é o evento 2. Objetivo com a realização do evento 3. As cotas de patrocínio existentes (quando houver) e seus

respectivos valores 4. As contrapartidas 5. Assinatura do responsável legal/presidente da organização

proponente

Assinatura do presidente/representante legal da organização proponente

(a mesma que enviará documentação habilitando-se para receber o patrocínio).

MODELO EXEMPLIFICATIVO DE PROJETO BÁSICO PARA SOLICITAÇÃO DE PATROCINIO DE FEIRAS/SEMINÁRIOS/

EVENTOS NA EMAP

APRESENTAÇÃO

1. Resumo do cenário econômico/social do contexto local/regional/nacional para realização da FEIRA/SEMINÁRIO/EVENTO. Qual o contexto de realização do evento/feira?

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Aqui é importante destacar a importância estratégica do setor

de atuação em que o evento proposto está inserido.

Apresentar histórico resumido do evento (caso já tenha sido realizado anteriormente).

Apresentar o evento proposto, incluindo a sua programação.

JUSTIFICATIVA

2. Motivos para a realização do FEIRA/SEMINÁRIO/EVENTO. Por que a realização dessa feira/evento é importante? Por que a participação da EMAP? Qual o link entre a Feira/evento e o Porto do Itaqui?

Apresentar dados que fundamentem a relevância da

realização da feira/evento/seminário.

Explicar como será o evento e qual o seu diferencial.

Mostrar quais as vantagens de participação do Porto do Itaqui no

evento.

OBJETIVOS – PARA QUE O EVENTO SERÁ REALIZADO?

Objetivo Geral: Descrever o que se pretende alcançar com

o evento.

Objetivos Específicos: Descrever quais resultados concretos que se pretende alcançar com o evento (devem ser mensuráveis).

PÚBLICO-ALVO

Descrever a quem se destina e qual é a estimativa de público.

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PROPOSTA DE PATROCÍNIO

VALOR DO EVENTO Apresentar valor global do evento e/ou cotas de patrocínio existentes e descrição detalhada das contrapartidas oferecidas pelo proponente. CRONOGRAMA COM AS ETAPAS DO EVENTO

Descrever o cronograma detalhado com as etapas de planejamento, execução e prestação de contas do evento.

DOCUMENTOS EXIGIDOS PARA CONCESSÃO DE PATROCÍNIO

Anexar a este projeto básico todos os documentos relacionados no artigo 5º da Política de Patrocínio, disponível em www.portodoitaqui.ma.gov.br na aba Transparência - O Compliance – Política de Patrocínio.

DADOS PARA PAGAMENTO

Informar instituição bancária, agência e conta.

DATA E ASSINATURA DO RESPONSÁVEL LEGAL

IMPORTANTE: 1 – COMO EMPRESA PÚBLICA A EMAP ESTÁ LEGALMENTE IMPEDIDA DE REALIZAR PAGAMENTO ANTECIPADO. EM SITUAÇÕES EM QUE A PROGRAMAÇÃO DO EVENTO POSSUIR VÁRIAS ETAPAS EM DATAS DE MESES DIFERENTES CONTÍNUOS OU NÃO, É POSSIVEL A SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO PROPORCIONAL AOS CUSTOS DECORRENTES DE CADA ETAPA REALIZADA, DESDE QUE APRESENTE OS DOCUMENTOS SOLICITADOS NO ART.11 DE SUA POLÍTICA DE PATROCÍNIO. 2 – PARA PAGAMENTO, TODAS AS CONTRAPARTIDAS FIRMADAS DEVERÃO SER COMPROVADAS MEDIANTE RELATÓRIO PÓS EVENTO QUE APRESENTE FOTOS, EXEMPLARES DOS MATERIAIS PRODUZIDOS, RELATÓRIO DE MÍDIA ETC, EVIDENCIANDO A CONCRETIZAÇÃO DE CADA UMA DAS CONTRAPARTIDAS CONTRATUAIS. 3 – TAMBÉM É NECESSÁRIA A APRESENTAÇÃO DAS NOTAS FISCAIS COMPROVANDO A APLICAÇÃO INTEGRAL DO VALOR DISPONIBILIZADO PELA EMAP. A AUSÊNCIA DE QUALQUER UM DESSES DOCUMENTOS IMPOSSIBILITA O PAGAMENTO.

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ANEXO 2

Perguntas Frequentes

O que é patrocínio? Trata-se de apoio financeiro concedido a pessoas jurídicas (empresas, instituições não governamentais e/ou sem fins lucrativos) em projetos e ações que venham fortalecer a imagem institucional da EMAP/Porto do Itaqui, atraindo novos negócios, divulgando suas vantagens competitivas, fomentando a relação porto-cidade, agregando valor a sua marca e ampliando o relacionamento com seus stakeholders.

O que não é patrocínio?

Não será considerado patrocínio pagamentos relativos à aquisição de espaço promocional em feiras e eventos.

Quais critérios serão analisados para a concessão do patrocínio?

I – Alinhamento com os eixos estratégicos definidos pelas diretrizes institucionais da EMAP (missão, visão e valores da EMAP);

II – Alinhamento com as áreas de atuação dos negócios instalados e movimentados pelo Porto do Itaqui (logística portuária, relação porto-cidade, agronegócio, gestão pública e desenvolvimento sustentável).

*Informações disponíveis no site www.portodoitaqui.ma.gov.br na aba Transparência/Compliance na Política de Patrocínio

Como solicitar um patrocínio?

Os interessados devem encaminhar um projeto básico dirigido à Presidência da EMAP e direcionar ao protocolo da EMAP através do e-mail: [email protected] ou protocolar em sua sede localizada na Avenida dos Portugueses, s/n, Porto do Itaqui, CEP: 65085-370, na cidade de São Luís - MA descrevendo a iniciativa a ser realizada; seus objetivos, público-alvo, características, justificativas e a metodologia de execução; estabelecendo as cotas de participação, contrapartidas e condições financeiras e informando outras singularidades da ação proposta ao patrocinador.

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Existe um canal onde eu possa tirar minhas dúvidas?

As dúvidas podem ser esclarecidas com a equipe da Gerência de Comunicação – GECOM da EMAP, que estará disponível pelos telefones (98) 3216-6020 ou (98) 3216-6549 ou ainda pelo e-mail: [email protected]

Como será feito o aporte financeiro?

Como empresa pública a Emap está legalmente impedida de realizar pagamento antecipado. Em situações em que a programação do evento possuir várias etapas em datas de meses diferentes contínuos ou não, é possível a solicitação de pagamento proporcional aos custos decorrentes de cada etapa realizada, desde que apresente os documentos solicitados no art.11 detalhado em sua politica de patrocínio.

O pagamento será feito por depósito bancário cujos dados deverão ser fornecidos no projeto básico de apresentação do projeto (feira, seminário, evento, etc.) mediante o atendimento das seguintes exigências:

Todas as contrapartidas firmadas deverão ser comprovadas por meio de

relatório pós evento que apresente fotos, exemplares dos materiais produzidos,

relatório de mídia, evidenciando a concretização de cada uma das

contrapartidas.

Apresentação de notas fiscais que comprovem a aplicação do valor

disponibilizado pela EMAP.

A ausência de qualquer um desses documentos impossibilita o pagamento.

Quais são as informações básicas que o projeto de apresentação de feira/seminário/evento deve conter?

• Nome do projeto;

• Objetivo do patrocínio;

• Detalhamento do projeto, com informações sobre local, período e tipo de patrocínio (exclusivo, principal, copatrocínio ou apoio);

• Programação do evento, temas, palestras e palestrantes, quando se tratar de seminários, congressos, simpósios e similares;

• Público-alvo: qualificação e quantificação;

• Detalhamento e quantificação das contrapartidas;

• Cronograma de atividades do projeto;

• Orçamento do projeto e do valor pleiteado;

• Alternativas de cotas de patrocínio;

• Citação de outros patrocinadores.