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Prof. Virginia PO11 1

MANUALIZAÇÃOElaboração e Uso de Manuais

PO11 2Prof. Virginia

Preliminar Trataremos de manuais

vinculados à movimentação de processos.

Esses manuais apontam o como fazer.

Os indicadores para o uso de manuais estão ligados aos processos de: Divulgação Coordenação Análise Treinamento


Objetivos Permitir que a reunião de

informações dispostas de forma sistematizada, criteriosa e segmentada atue como instrumento facilitador do funcionamento da organização.

O manual vale como instrumento de permanente consulta, sem ser o único no qual executivos e executantes devem pautar seu trabalho.


Estratégia para a Manualização Itemizar os modelos manualizados:

antes da aplicação de modelos, é necessário que sejam identificados os vários tipos de manual que a organização demanda.

Qualificar a Manualização: detalhamento do que será manualizado, ou seja, serão selecionados os modelos.

Elaborar o manual: é a colocação em prática dos estudos realizados anteriormente;

Distribuir o manual.


Tipos e Técnicas de Manualização (1)

Manual de Organização, Manual de estrutura: tem como escopo a própria organização.

Manual de Instruções, Manual de Normas e Procedimentos, Manual de Processo, Manual de Serviços: definem normas diretrizes e o detalhamento de como fazer o trabalho de natureza burocrática.


Tipos e Técnicas de Manualização (2) Manual de Formulários: define a

finalidade, o preenchimento, a distribuição e a utilização dos formulários em uso na empresa.

Manual de Normas: semelhante a qualquer regulamento interno ou regimento.

Manual de seqüência Administrativa: descreve as fases e as operações de cada processo, citando os órgãos e as pessoas que as executam, bem como os volumes de trabalho em cada fase (não é o manual que mais se recomenda no Brasil).


Tipos de Manuais (1) Manual de Instruções

Instruções Origem Áreas de Operação Justificativas das Instruções

Manual de Normas e Procedimentos Objetivo Classificação dos Assuntos Preparo e Emissão de Normas Padrões para redação de

comunicações normativas Modificação de Normas


Tipos de Manuais (2) Manual de Processo

Normas Básicas Processo Interface

Manual de Serviços (a) Normas básicas Roteiro de Execução Roteiro de supervisão

Manual de Serviços (b) Normas legais Roteiro de Execução Formulários Interface Roteiro de Supervisão


Tipos de Manuais (3) Manual de Formulários

Objetivos Freqüência Preenchimento Fluxograma Interface Anexos

Manual de Seqüência administrativa Processo Formulários Volume Espaço Físico Cuidados na Supervisão


Recomendações Finais O manual é elaborado para

quem não sabe. Quem sabe não o consulta.

Elabore o manual em folhas soltas, para melhor atualização.

É fundamental a existência de um padrão estético que inclua obrigatoriamente a redação e a apresentação de cada manual

É interessante a adoção de um sistema de modificação que permita uma fácil referência e/ou busca.

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MANUALIZAÇÃO

Formulação e Análise Estrutural


Objetivos (1) Explicar os objetivos e diretrizes

básicas da empresa, sua penetração no mercado e na sociedade em geral.

Relatar a história da empresa, desde sua fundação até a atualidade.

Demonstrar de forma coordenada e organizada, a estrutura organizacional da empresa necessária para conseguir os objetivos e diretrizes traçadas.

Definir a função, a posição hierárquica, as responsabilidades, as relações e a autoridade dos cargos decorrentes desta estrutura


Objetivos (2) Atender às exigências das

normas internacionais (série ISO 9000). Ou mesmo da série ISSO 14000 que trata das questões ambientais.

Em termos de Manualização no plano estrutural, é a inclusão de alguns itens que assegurem uma leitura e interpretação sistêmica da organização.


Tipos e Técnicas de Manualização1. Manual de Política

Processo decisório (unidades de direção)

Delegação de autoridade Processo decisório (unidades

de assessoramento e de execução de 1o. e 2o. Níveis).

Coordenação global Intervenção ambiental


2. Manual de Organização (a)

Políticas e diretrizes organizacionais.

Estrutura orgânica Competências Estatutos e regimentos

internos Quadro de pessoal


2. Manual de Organização (b)

Introdução Objetivos do manual Definição das finalidades e

objetivos da organização Organogramas parciais e

global Descrição por unidades Descrição de cargos


2. Manual de Organização (c)

Objetivo Estrutura Interna Linhas de autoridade

Ascendente Descendente

Funções


2. Manual de Organização (d) Preliminares Quadro Organizacional Planos de ação

natureza estratégica natureza operacional

Envolvimento ambiental circunstancial permanente

Atuação individual-conceitual


Recomendações Finais (1) A elaboração do manual deve

incluir: uma abertura do texto; sumário de assuntos; gráficos explicativos.

Forma de impressão do texto. Desenho do gabarito da folha. Qualidade do papel. Cor do papel Perfuração da folha (quando for

o caso) Formato da folha padrão


Recomendações Finais (2) Para a capa do manual deve ser

considerado (quando for o caso): tamanho gravação ferragens

O uso de divisórias para separar os vários segmentos é interessante.

O manual deve ser visto como um documento que subsidia os trabalhos de cada pessoa na empresa.

A linguagem escrita tem de estar ao alcance de quem lê e usa o manual.

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