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2012

Plano de Prevenção de Riscos de Gestão

do Município de Oeiras (incluindo os riscos de corrupção e infrações conexas)


1

Índice

Introdução .......................................................................................................................... 2

Características da Organização ............................................................................................. 3

Metodologia adotada .......................................................................................................... 5

Identificação dos riscos por unidade orgânica e respetivas medidas de tratamento ............... 8

Serviços de Assessoria .................................................................................................. 9

Direção Municipal de Administração e Desenvolvimento Organizacional ..................... 24

Direção Municipal de Planeamento e Gestão Financeira e Patrimonial ........................ 33

Direção Municipal de Planeamento Urbanismo e Habitação ........................................ 42

Direção Municipal de Obras e Ambiente ..................................................................... 54

Direção Municipal de Desenvolvimento Social e Cultural ............................................. 67

Medidas de âmbito geral ................................................................................................... 80

Monitorização, avaliação e atualização do Plano ................................................................ 83

Divulgação e distribuição do Plano ..................................................................................... 86


2

Introdução

Na sequência da Recomendação do Conselho de Prevenção da Corrupção, de 1 de Julho de 2009,

publicada na 2.ª Série do Diário da República n.º 140, de 22 de Julho de 2009, o Município de

Oeiras elaborou atempadamente o seu Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infrações

Conexas.

Considerou-se, no entanto, essencial proceder ao aprofundamento do Plano, porquanto o processo

da sua elaboração não obedecera a uma metodologia suficientemente maturada e de acordo com as

melhores práticas internacionais. Tal circunstância deveu-se ao fato de se estar perante uma

temática nova, complexa e com especificidades e características exigentes, não conciliáveis com um

ano caracterizado pelo calendário atípico do processo orçamental, face às eleições autárquicas de

Outubro de 2009, bem como pelo volume acrescido de trabalho decorrente das comemorações dos

250 anos da fundação do Concelho.

Nestes termos, iniciou-se, em 2010, o processo participado de revisão do Plano de Gestão de Riscos de

Corrupção e Infrações Conexas, envolvendo os dirigentes de todas as unidades orgânicas municipais, de

acordo com a nova estrutura orgânica, posteriormente publicada na 2.ª série do Diário da República

n.º 252, de 30 de Dezembro de 2010.

Esse processo foi coordenado pelo Gabinete Municipal de Auditoria para assegurar a coerência na

abordagem, prover apoio operacional aos serviços municipais na adoção de uma metodologia

baseada na análise do risco e para garantir a definição de métodos e procedimentos que permitam

uma eficaz implementação e monitorização do Plano.

Pretendeu-se que o Plano fosse um instrumento dinâmico, que reforçasse o sistema de controlo

interno já existente, e potenciasse não só a implementação de políticas anticorrupção, mas também

a procura contínua de oportunidades de melhoria, com o objetivo de distinguir o Município de

Oeiras como um centro de excelência no âmbito do serviço público.

Neste sentido, e na senda das medidas adotadas pelo próprio Tribunal de Contas, o Plano de Gestão

de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas do Município de Oeiras evoluiu no sentido de se tornar um

instrumento de gestão global que permitisse identificar, medir, acompanhar e controlar os riscos-

chave que o Município enfrenta na prossecução da sua visão, missão e objetivos, não se

restringindo apenas aos riscos de corrupção e infrações conexas e convertendo-se assim num Plano

de Prevenção de Riscos de Gestão.


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Características da Organização

O Município de Oeiras é uma autarquia local que orienta a sua ação no sentido de transformar o

concelho num centro de excelência no âmbito do serviço público, tendo por referência as

melhores práticas e a criteriosa aplicação dos recursos disponíveis, para assim poder garantir a

satisfação plena das necessidades, expectativas e aspirações dos cidadãos/munícipes.

Nesses termos, assume por missão exceder as expectativas dos nossos cidadãos/munícipes,

mediante políticas públicas inovadoras, de sustentabilidade territorial, ambiental e de

desenvolvimento social integrado, apostando no conhecimento, nas novas tecnologias de

informação e comunicação e na qualidade da prestação dos serviços, garantindo a excelência de

vida em Oeiras.

Na prossecução da sua Visão e Missão, o Município de Oeiras pauta a sua atuação por um

conjunto de Valores, em que se destacam a integridade, o respeito pelo mais elevados padrões

éticos, o rigor, a responsabilização, a inovação e a excelência no serviço.

As suas atribuições encontram-se definidas na Lei n.º 159/99, de 14 de Setembro, e incidem sobre

os seguintes domínios: equipamento rural e urbano, energia, transportes e comunicações, educação,

património, cultura e ciência, tempos livres e desporto, saúde, ação social, habitação, proteção civil,

ambiente e saneamento básico, defesa do consumidor, promoção do desenvolvimento,

ordenamento do território e urbanismo, polícia municipal e cooperação externa.

As atribuições do Município são desenvolvidas pelo executivo municipal que é composto por:

PRESIDENTE: Isaltino Morais

• Planeamento e Ordenamento do Território, Educação, Polícia Municipal e Protecção Civil

VICE-PRESIDENTE: Paulo Vistas

•Finanças, Património (mobiliário e imobiliário), Edificação e Habitação (promoção e reabilitação habitacional, gestão social, AUGI e centros históricos), Atividades Económicas (comércio e restauração), Turismo e Desporto.

VEREADORA: Maria Madalena Castro

• Obras Municipais (infraestruturas e equipamentos municipais), Trânsito, Transportes e Ambiente (espaços verdes)

VEREADORA: Elisabete Oliveira

• Acção Social, Cultura e Saúde

VISÃO

MISSÃO

VALORES

EXEC

UTI

VO

CA

MA

RÁ

RIO


4

Os serviços municipais encontram-se organizados de acordo com a estrutura orgânica aprovada

pela Assembleia Municipal de Oeiras, em reunião de 13 de Dezembro de 2010, e publicada no

Diário da República, 2.ª série, N.º 252, de 30 de Dezembro de 2010.

VEREADOR: Ricardo Barros

• Tecnologias e Sistemas de Informação, Administração, Modernização Administrativa e Qualidade, Recursos Humanos, Higiene Pública e Abastecimento, Saúde Pública e Veterinário, Ambiente (resíduos sólidos urbanos), Educação/sensibilização Ambiental, Oficinas, Viaturas e Máquinas

VEREADOR: Marcos Perestrello

• (Sem funções atribuídas)

VEREADORA: Anabela Pedroso


VEREADORA: Luísa Carrilho


VEREADOR: Ricardo Lino Carvalho Rodrigues

• Parques Infantis, Iluminação Pública, Empresas Concessionárias e Cemitérios

VEREADOR: Ricardo Júlio de Jesus Pinho

• Juventude, Contraordenações e Notificações

VEREADOR: Amílcar Campos


EXEC

UTI

VO

CA

MA

RÁ

RIO


5

Metodologia adotada

Da avaliação do Plano de 2010 claramente resultou a necessidade de construir, desenvolver e implementar um modelo dinâmico de avaliação dos riscos da organização que inter alia permitisse:

• Garantir a coerência da abordagem

• Assegurar a operacionalidade do plano

• Fundamentar a escolha dos riscos a serem tratados por cada unidade orgânica

• Classificar o risco segundo critérios de probabilidade e gravidade da consequência e graduá-lo através de uma matriz

• Selecionar as medidas de tratamento de risco mais apropriadas mediante a ponderação do seu custo/benefício

• Planificar e calendarizar a implementação das medidas de tratamento do risco, com expressa definição de cada ação a desenvolver ou a manter pela unidade orgânica

• Identificar claramente os responsáveis pela execução e pela monitorização da implementação das medidas

• Definir mecanismos de monitorização e reporte, por parte dos dirigentes, para cada medida de tratamento de risco.

Atendendo a estes imperativos, o Gabinete Municipal de Auditoria definiu uma metodologia de elaboração do Plano que teve por base normas internacionais de referência (Norma AS/NZS 4360:2004: Gestão de Risco e FERMA: Norma Europeia de Gestão de Riscos) e que estabeleceu seis etapas de análise do risco, a saber:


6

Na medida em que o universo de gestão de risco é multifacetado e interdisciplinar e abrange uma

plêiade de áreas, envolveram-se todas as unidades orgânicas do Município de Oeiras, quer no que

respeita à identificação dos riscos, quer na apresentação de medidas para o seu tratamento, por

forma a garantir não só que o documento final refletisse as realidades de todos os serviços, mas

também para sensibilizar toda a organização para o seu papel na procura contínua de oportunidades

de melhoria e no combate à corrupção e infrações conexas.

Assim sendo, o Gabinete Municipal de Auditoria elaborou manuais de apoio específicos para cada

unidade orgânica e realizou reuniões de apresentação da nova metodologia com todos os dirigentes,

disponibilizando as ferramentas necessárias para a implementação do modelo de gestão do risco.

Na primeira etapa, os dirigentes definiram os parâmetros básicos dentro dos quais os riscos devem

ser geridos, levando em consideração o contexto externo e interno em que a sua unidade orgânica

atua. Estes parâmetros, intimamente ligados aos fatores críticos de sucesso dos serviços, constituem

critérios de definição de prioridades dos riscos, indispensáveis para garantir a operacionalidade do

Plano, e a utilizar apenas quando a graduação dos riscos não o assegure.

Na segunda etapa, os dirigentes procederam à identificação dos riscos críticos das suas áreas de

atividade, incluindo riscos de corrupção e infrações conexas.

Na terceira etapa, procedeu-se à classificação do risco segundo critérios de probabilidade e

gravidade da consequência, identificando-se e avaliando-se os mecanismos de controlo já existentes,

nos termos do quadro seguinte:

Critérios de Classificação do Risco

Probabilidade de Ocorrência

Baixa Média Alta

Fatores de Graduação

Possibilidade de ocorrência, mas com hipóteses de não ocorrer devido aos mecanismos de controlo já existente

Possibilidade de ocorrência, mas com hipóteses de não ocorrer se forem tomadas ações adicionais

Forte possibilidade de ocorrência mesmo com adoção de ações adicionais

Gravidade da Consequência

Baixa Média Alta

Fatores de Graduação

Dano na otimização do desempenho organizacional, mas sem potencial de provocar prejuízos financeiros ou à credibilidade institucional

Perda na gestão das operações requerendo a redistribuição de recursos em tempo e em custos, perturbando o normal funcionamento da autarquia

Prejuízo financeiro significativo e violação grave do interesse público, lesando a credibilidade institucional, bem como a eficácia e desempenho da missão da autarquia

Na etapa seguinte, atribuiu-se a cada risco uma graduação resultante da conjugação das duas

variáveis apresentadas – Probabilidade de Ocorrência e Gravidade da Consequência, nos termos da

seguinte matriz:


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GRAU DO RISCO Probabilidade de Ocorrência Alta Média Baixa

Gravidade da Consequência

Alta Muito Elevado Elevado Médio Média Elevado Médio Baixo Baixa Médio Baixo Muito Baixo

A exequibilidade do Plano foi assegurada ao se definirem quais os riscos prioritários através do nível

do risco e/ou dos parâmetros de gestão de risco.

Na quinta etapa, identificaram-se as medidas para o tratamento de cada risco considerado

prioritário, tendo-se procedido posteriormente à sua seleção mediante a ponderação do seu

benefício face ao possível aparecimento de riscos secundários e aos custos de implementação em

termos financeiros, de tempo e de desempenho.

Elaborou-se ainda o plano de implementação das medidas de tratamento de risco, onde

expressamente se definiu cada ação a desenvolver ou a manter, os responsáveis pela sua execução, a

respetiva calendarização e os mecanismos de monitorização e reporte a instituir pelo dirigente.

Por fim, consolidou-se o trabalho efetuado mediante o preenchimento do Mapa de Riscos da

Unidade Orgânica e a elaboração do presente Plano.


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Identificação dos riscos por unidade orgânica e respetivas medidas de tratamento


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Serviços de Assessoria


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Atividades Objetivos

Identificação dos Riscos

Classificação do Risco Medidas de Tratamento do Risco Responsáveis

PO GC

Elaboração de relatos de auditoria e outros produtos

Incumprimento de diretrizes e normas de auditoria

Baixa Alta

Manual de Procedimentos Internos para Auditorias.

Diretor do GMA

Atualização sistemática das normas internacionais de auditoria, sobretudo as diretamente aplicáveis à auditoria pública.

Realização de ações que não criam valor para a organização

Média Média Elaboração do Plano Anual de Ações a partir de uma avaliação do risco.

Incumprimento do plano anual de auditorias

Média Média

Elaboração de cronograma das ações tendo por base registos históricos, quando possível.

Aproveitamento de oportunidades de redução do tempo da auditoria, mediante a realização de auditorias mais direcionadas.

Elaboração de Plano Anual de Ações consentâneo com os recursos humanos efetivamente disponíveis.

Substituição formal de ações em plano, pelas ações extraplano superiormente determinadas.

Dificuldade na obtenção de dados Alta Média

Reforço do pedido de dados no dia seguinte ao término do prazo.

Comunicação superior do não envio da informação.

Formação no âmbito das aplicações AIRC.

Ausência deliberada de rigor, isenção e objetividade

Baixa Alta Segregação de funções.

Supervisão da ação pelo dirigente.

Incumprimento de prazos e perda da oportunidade da ação

Média Alta

Supervisão da ação pelo dirigente.

Elaboração de cronograma das ações tendo por base registos históricos, quando possível.

Aproveitamento de oportunidades de redução do tempo da auditoria, mediante a realização de auditorias mais direcionadas.

Cumprimento dos prazos de elaboração do projeto de relatório, contraditório e relatório final.

PO: Probabilidade de Ocorrência GC: Gravidade da Consequência

Responsável: Dr. António Peixoto Gabinete Municipal de Auditoria


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Atividades Objetivos



PO GC

Elaboração de relatos de auditoria e outros produtos

Relatórios pouco claros, sem impacto e sem acréscimo de valor, por ausência de foco nas áreas de maior risco

Baixa Alta

Normas precisas sobre a elaboração de relatórios.

Diretor do GMA

Elaboração de uma base de dados com redação padronizada para recomendações e conclusões comuns.

Supervisão e revisão dos relatórios. Utilização de informações para qualquer vantagem pessoal ou de qualquer outra maneira contrária à lei ou em detrimento dos objetivos legítimos e éticos da organização

Baixa Alta Supervisão da ação pelo dirigente.

Ausência de comunicação superior dos atos de corrupção ou outros atos conexos

Baixa Alta Apuramento de responsabilidade disciplinar.

Recolha e arquivo de todos os elementos de prova da auditoria. Supervisão da ação pelo dirigente.

Acompanhamento das recomendações

Deficiente acompanhamento das recomendações aprovadas

Baixa Média Elaboração de planos de acompanhamento das recomendações.

Não implementação das recomendações por falta de meios

Baixa Média

Análise crítica das recomendações.

Discussão das recomendações com os serviços auditados.

Sensibilização da gestão de topo para a necessidade de implementação das ações corretivas face ao risco associado.


Responsável: Dr. António Peixoto Gabinete Municipal de Auditoria (cont.)


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Atividades/ Objetivos Identificação dos Riscos

Classificação do Risco Medidas de Tratamento do Risco Responsáveis PO GC

Conceção de um Sistema de Informação Geográfica Municipal

Lacunas de informação Média Média Aquisição de bases de dados suportadas por informação geográfica homologada segundo as necessidades de cada serviço.

Diretora do GSIG

Violação do segredo de informação Média

Alta

Aplicação de política de segurança através de controlo de acessos.

Disponibilização de metadados sobre restrições de utilização.


Responsável: Dr.ª Ana Maria Oliveira Gabinete de Sistemas de Informação Geográfica


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Atividades/ Objetivos Identificação dos Riscos Classificação do Risco

Medidas de Tratamento do Risco Responsáveis PO GC

Revisão do PDM Oeiras

Favorecimento dos proprietários dos terrenos nas decisões de classificação dos solos e índices de construção

Baixa Alta

Ações de participação pública no processo de revisão do PDM.

Diretora do GDM Divulgação pública das decisões em todas as fases do processo de revisão do PDM.

Acumulação de funções privadas por parte dos técnicos intervenientes no processo

Baixa Baixa Declaração anual de todos os projetos elaborados ao abrigo da acumulação de funções.


Responsável: Dr.ª Sílvia Breu Gabinete de Desenvolvimento Municipal


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Atividades/Objetivos Riscos Identificados


PO GC

1. Apoio jurídico aos órgãos e serviços do Município, nomeadamente às juntas de freguesia, pessoas coletivas e entidades do Sector Empresarial Local em cujo capital ou gestão o Município participe 2. Relacionamento e colaboração com os tribunais, a Procuradoria-Geral da República e a Provedoria de Justiça e outras entidades inspetivas e de tutela 3. Obtenção, a solicitação da câmara municipal, de pareceres externos 4. Apoio aos órgãos municipais na participação a que estes forem chamados em processos legislativos ou regulamentares, incluindo a elaboração dos respetivos estudos preparatórios 5. Análise e proposta de minutas de contratos, protocolos e demais instrumentos jurídicos em articulação com o Serviço de Notariado Privativo 6. Acompanhamento de inquéritos administrativos no âmbito das empreitadas de obras públicas 7. Proposta de soluções e procedimentos conformes às leis e regulamentos aplicáveis 8. Emissão de parecer sobre as reclamações ou outros meios graciosos de garantia que sejam dirigidos aos órgãos do Município 9. Acompanhamento da fase pré-contenciosa dos litígios a assegurar a defesa judicial dos interesses do Município, exercendo o respetivo patrocínio judiciário

Violação dos deveres de isenção e imparcialidade

Média Alta

Apresentação de escusa ou suspeição nos termos previstos no Código do Procedimento Administrativo.

Diretor do GCAJ

Formação. Diretor do GCAJ e

Chefe da DFVP

Elaboração de mapas de pendência dos processos.

Diretor do GCAJ Rotação de tarefas.

Intervenção hierárquica verificativa.

Conflito de interesses Média Média


Diretor do GCAJ


Chefe da DFVP


Responsável: Dr. José Cunha Gabinete de Contencioso e Apoio Jurídico


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PO GC

Emissão de parecer sobre as reclamações ou outros meios graciosos de garantia que sejam dirigidos aos órgãos do Município


Média Alta


Diretor do GCAJ


Chefe da DFVP Elaboração de mapas de pendência dos processos.


Intervenção hierárquica verificativa



Diretor do GCAJ


Chefe da DFVP

Prescrição ou caducidade do processo

Média Alta

Elaboração de mapas de distribuição dos processos que atenda ao nível de especialização do trabalhador.

Diretor do GCAJ


Definição de prioridades na apreciação dos processos.

Deferimento tácito, por não cumprimento de prazos legais

Média Alta





Responsável: Dr. José Cunha Gabinete de Contencioso e Apoio Jurídico (cont.)


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PO GC

Acompanhamento da fase pré-contenciosa dos litígios e assegurar a defesa judicial dos interesses do Município, exercendo o respetivo patrocínio judiciário


Média Alta


Diretor do GCAJ


Chefe da DFVP



Intervenção hierárquica verificativa.



Diretor do GCAJ


DFVP

Inobservância de prazos judiciais

Média Alta


Diretor do GCAJ Elaboração de mapas de pendência dos processos.



Responsável: Dr. José Cunha Gabinete de Contencioso e Apoio Jurídico (cont.)


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Planeamento e gestão de projetos

Alteração da prioridade dos trabalhos devida à urgência dos entregues fora de prazo

Alta Média

Definição de um manual de procedimentos interno.

Diretora do GC

Reuniões periódicas com os serviços.

Reporte mensal e anual.

Edição de conteúdos Erros, parcialidade ou graves lacunas na informação

Baixa Alta

Definição de um manual de procedimentos interno e adoção de um código deontológico.

Adoção de melhores práticas e procedimentos.

Produção de materiais

Difícil controlo de prazos dos procedimentos concursais

Alta Média Planeamento dos procedimentos em função do tempo existente para a realização dos trabalhos.

Diretora do GC e Chefe da DCP

Produções com curto prazo de exposição Média Média Produzir apenas a versão digital quando se encontra ultrapassado o prazo mínimo de exposição.

Diretora do GC

Promoção e informação municipal

Erros, parcialidade ou graves lacunas na informação

Média Média Divulgação prioritária aos espaços de atendimento ao público.

Diretoras do GC e DGO

Apoio à edição de obras de autores municipais

Inexistência de um regulamento que defina os termos efetivos para a concessão de benefícios

Baixa Baixa Definição de um regulamento que defina com precisão os termos de concessão dos benefícios

Diretora do GC


Responsável: Dr.ª Elisabete Brigadeiro Gabinete de Comunicação


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Medidas de Tratamento do Risco Responsáveis

PO GC

Planeamento e gestão de projetos Alteração da prioridade dos trabalhos devida à urgência dos entregues fora de prazo

Alta Média

Definição de um manual de procedimentos interno.

Diretora do GC e Coordenador do NC

Reuniões periódicas com os serviços.

Reporte mensal e anual.

Edição de conteúdos Erros, parcialidade ou graves lacunas na informação

Baixa Alta

Definição de normas claras.

Adoção de melhores práticas e procedimentos.


Coordenador: Dr. Pedro Guilherme Gabinete de Comunicação / Núcleo Criativo


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PO GC

Controlo financeiro e físico da operacionalização do protocolo de delegação de competências nas Juntas de Freguesia

Escolha de materiais na realização de intervenções na via pública ou em espaço edificado propriedade da CMO que não corresponde aos materiais referenciados pela CMO

Média Alta

Definição de tipo e modelo de materiais pelos Serviços Técnicos da CMO.

Chefe de Divisão do GAJF/Serviços

Técnicos

Definição de um preço unitário de referência pelos Serviços Técnicos da CMO.

Apreciação de orçamentos com preços unitários discriminados.

Apresentação de despesas com preços unitários diversos, para o mesmo tipo de trabalhos, executados pelo mesmo fornecedor, em diferentes Juntas de Freguesia

Alta Alta Levantamento de situações de disparidade de preços e cruzamento de despesas do mesmo fornecedor.

Chefe de Divisão do GAJF

Apresentação de despesas pelas Juntas de Freguesias cujo descritivo das intervenções executadas nas faturas não corresponde aos trabalhos realizados e visitados por técnicos da CMO

Média Alta

Verificação dos documentos de despesa apresentados.


Análise dos documentos de despesas.

Realização de visitas de trabalho aos diversos locais e confronto in loco com o descritivo da despesa.

Apresentação de despesas com preços unitários diversos para o mesmo tipo de trabalhos executados por diferentes fornecedores

Alta Alta Levantamento das situações de disparidade de preços e cruzamento de despesas de diferentes fornecedores.


Realização de intervenções pelas Juntas de Freguesia cuja necessidade não se verifica

Alta Média Realização de visitas de trabalho para confirmação da totalidade dos trabalhos apresentados, com registo fotográfico.

Chefe de Divisão do GAJ e Serviços

Técnicos Situações em que as Juntas de Freguesia apresentam intervenções em duplicado

Baixa Alta Confirmação dos documentos de despesas, com aposição de carimbo.

Chefe de Divisão do GAJF Análise comparativa de documentos.

Não cumprimento das regras do protocolo bem como da legislação do atual CCP

Média Alta Análise da documentação apresentada de forma clara e organizada. Chefe de Divisão do GAJF e Diretor do

DTSI PO: Probabilidade de Ocorrência GC: Gravidade da Consequência

Responsável: Dr.ª Ana Rita Cordeiro Gabinete de Apoio às Juntas de Freguesia


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PO GC

Controlo financeiro e físico da operacionalização do protocolo de delegação de competências nas Juntas de Freguesia

Realização de trabalhos cuja prioridade não é definida pela CMO

Alta Média Realização de visitas de trabalho às freguesias para confirmação/deteção dos trabalhos.


Apresentação de justificativos de despesa pelas Juntas de Freguesia, com grande distância temporal da realização das intervenções Média Alta

Definição de data específica para a entrega dos relatórios bimestrais.

Realização de trabalhos em simultâneo com o Município de Oeiras

Estipulação no Protocolo de Delegação de Competências da exigência das Juntas de Freguesia enviarem quadro-resumo a comunicar o conjunto de intervenções que se propõe a realizar.

Acompanhamento da operacionalização dos apoios logísticos e financeiros atribuídos pela CMO

Pedidos enviados pelas diversas entidades, em simultâneo, para diferentes unidades orgânicas/executivo da CMO

Alta Média Base de dados no GAJF para gerir a entrada e saída de expediente.

Comunicados anuais às várias entidades, alertando para o envio dos vários pedidos sempre através do GAJF, especialmente no que respeita às festas.

Atribuição de apoios financeiros para a mesma entidade por diversas unidades orgânicas da CMO

Alta Alta

Análise do teor dos pedidos.

Comunicação entre unidades orgânicas.

Centralização do registo, análise e concessão de apoios. Chefe de Divisão do GAJF e Diretora da

DMPGFP

Apresentação de faturas de despesa a duas entidades em simultâneo

Baixa Alta Confirmação da documentação da despesa. Chefe de Divisão do

GAJF


Responsável: Dr.ª Ana Rita Cordeiro Gabinete de Apoio às Juntas de Freguesia (cont.)


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Atividades/Objetivos Identificação dos Riscos


PO GC

Fiscalização do cumprimento das normas

Não levantamento de Autos/não promoção Baixa Alta

Implementação de um Código de Deontologia Policial. Diretor do DPMPC, Chefe

da DPM e Diretor do GCAJ

Implementação de um sistema de rotatividade. Chefe da DPM

Reforço do enquadramento técnico-operacional do pessoal. Chefe da DPM e DRH

Definição da missão, com base em critérios, no sentido de limitar o poder discricionário.

Diretor do DPMPC e Chefe da DPM


Responsável: Subintendente Filipe Palhau (DPMPC) Divisão de Polícia Municipal


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PO GC

Organização e acompanhamento da instrução de processos de contraordenação

Incumprimento de prazos/prescrição

Baixa Alta

Desenvolvimento de mapas de pendências de processos.

Chefe da DACO e Diretor do DTSI Lançamento obrigatório da data da prescrição no sistema de

gestão de processos de contraordenação.

Criação de sistema de alerta.

Organização e acompanhamento de processos de notificação

Não apresentação de proposta para a tomada de decisão

Baixa Alta Elaboração de relatórios trimestrais. Chefe da DACO e

Diretor do DTSI Criação de sistema de alerta.


Responsável: Dr.ª Joana Baptista Divisão Administrativa e de Contraordenações


23



PO GC

Atribuição de subsídios aos Corpos de Bombeiros do Concelho

Aplicação do subsídio para fins diferentes, por parte dos Corpos de Bombeiros

Baixa Alta Controlo da aplicação dos subsídios. Diretor do DPMPC e Coordenador do SPC


Responsável: Sr. Carlos Santos Serviço de Proteção Civil


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Direção Municipal de Administração e Desenvolvimento Organizacional

(DMADO)


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PO GC

Elaboração de escrituras e de contratos e protocolos

Deficiente enquadramento legal, regulamentar e contratual

Média Média Análise jurídica dos processos e dos elementos remetidos ao SNP.

Diretora DMADO e Coordenador do SNP

Má instrução dos processos Baixa Baixa

Cumprimento das regras constantes dos Manuais de Instrução de Contratos e Escrituras.

Elaboração dos manuais para todos os tipos contratuais.


Coordenador: Dr. Pedro Ávila Serviço de Notariado Privativo


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PO GC

Apoio aos Órgãos Municipais Erro na elaboração de documentos (Atas e PD)

Média Média

Ações regulares de verificação, correção e validação de documentos.

Diretora da DMADO, Diretora do DGO e

Coordenador do AMO Responsabilização/sensibilização dos colaboradores para as consequências que advêm do erro na elaboração de documentos.

Gestão do expediente e arquivo Extravio de documentos por ação humana ou causa natural

Média Alta

Digitalização dos documentos e inserção no Sistema de Gestão Documental.

Diretora do DGO e Coordenadora do ELD

Responsabilização/sensibilização dos colaboradores para as consequências que advêm do extravio de documentos.

Atendimento ao Público Prestação de informações inadequadas Baixa Média Levantamento, diagnóstico e atualização dos processos de atendimento.

Diretora do DGO e Coordenadora do PAM e

BMS

Prestação de Serviços Gerais Redução da qualidade do serviço prestado Média Média Verificação no local do serviço prestado (limpeza, vigilância, refeitórios, bares e reprografia).

Diretora do DGO e Coordenadores dos

Serviços Gerais


Responsável: Dr.ª Vera Carvalho Departamento de Gestão Organizacional


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PO GC

Gestão da contratação Deficiente monitorização do processo de contratualização

Média Alta

Assegurar a renovação dos contratos de manutenção.

Diretor do DTSI e Chefes de Divisão

Validação da execução do objeto e correspondente autorização do pagamento (visar) de faturas por vários níveis (Responsável pela solicitação, Chefe de Divisão, Diretor de Departamento).

Planeamento e Organização Baixa execução orçamental das GOP Baixa Alta Existência de ficheiros com a informação sistematizada de todas as adjudicações efetuadas pelas Divisões DSI e DIAS.


Responsável: Eng. Rui Várzea Departamento de Tecnologias e Sistemas de Informação


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PO GC

Gestão de software aplicacional e serviços de consultoria

Indisponibilidade das soluções aplicacionais

Média Alta

Existência de contratos de manutenção de software.

Chefe da DSI

Reposição da disponibilidade dos SI desenvolvidos internamente.

Pagamentos indevidos Baixa Alta

Validação da execução do objeto e correspondente autorização do pagamento (visar) de faturas por vários níveis (Responsável pela solicitação, Chefe de Divisão, Diretor de Departamento).

Gestão da inovação tecnológica de SI

Resistência à mudança pelas unidades orgânicas

Média Média Elaboração de dossiê específico por projeto contemplando plano de ações que permitam reduzir a resistência à mudança na introdução de novos sistemas de informação.

Gestão da segurança dos SI Atribuição indevida de credenciais de acesso à informação

Baixa Alta

Existência de procedimentos de autorização para a disponibilização de acessos.

Centralização da gestão de acessos.

Gestão da integração aplicacional

Ausência de interoperabilidade aplicacional

Média Alta Avaliação de possibilidade de integração aplicacional.

Aquisição de bens e serviços

Falta de rigor na elaboração de Cadernos de Encargos

Média Média Garantia de formação em boas práticas para elaboração de cadernos de encargos

Recurso a outsourcing para elaboração dos procedimentos mais complexos

Deficiente avaliação de fornecedores

Baixa Média Processo de avaliação de fornecedores mediante matriz a construir


Responsável: Dr. Jorge Pereira Divisão de Sistemas de Informação


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Classificação do Risco


PO GC

Gestão do parque informático e disponibilização de recursos

Pagamentos indevidos Baixa Alta Validação da execução do objeto e correspondente autorização do pagamento (visar) de faturas por vários níveis (Responsável pela solicitação, Chefe de Divisão, Diretor de Departamento).

Chefe da DIAS

Gestão de infraestrutura e sistemas Indisponibilidade de servidores e recursos

Média Média

Existência de contratos de manutenção de hardware.

Existência de soluções de virtualização que permitem a redundância do hardware.

Renovação dos contratos de manutenção.

Gestão de comunicações Indisponibilidade da rede de comunicações

Média Média

Existência de níveis de serviço contratualizados com os operadores.

Renovação dos contratos de manutenção.

Gestão da segurança de sistemas e servidores

Perda de informação crítica Média Alta Execução do plano de cópias de segurança e testes de reposição.

Aquisição de bens e serviços Falta de rigor na elaboração de Cadernos de Encargos

Média Média Garantia de formação em boas práticas para elaboração de cadernos de encargos


Responsável: Eng. Sérgio Velho Divisão de Infraestruturas e Administração de Sistemas


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Atividades/ Objetivos Identificação dos

Riscos


PO GC

Apoio na doença ao trabalhador e ao seu núcleo familiar e cumprimento do Plano Anual de Medicina do Trabalho

Deficiente enquadramento das propostas de aquisição de serviços

Baixa Média

Definição prévia de forma clara e inequívoca, das responsabilidades de cada um dos intervenientes no processo de contratação.

Diretora da DMADO e Coordenador do GSSPS

Base de dados com informação relevante sobre aquisições de serviços já realizadas, permitindo a análise evolutiva de custos e facilitando a elaboração de estimativas fidedignas.

Definição objetiva das especificações técnicas e das condições de contratação.

Quebra da confidencialidade da informação

Baixa Alta Acesso restrito ao sistema de controlo

Gestão dos Processos de Acidente de Trabalho

Incumprimento das regras para pagamento de despesas de danos emergentes de acidente de trabalho

Baixa Média

Definição prévia de forma clara e inequívoca, das responsabilidades de cada um dos intervenientes no processo de autorização.

Confirmação prévia da reparação de Despesas de Transporte por Acidente de Trabalho.

Confirmação prévia da reparação de Despesas de Saúde por Acidente de Trabalho.

Qualificação e caracterização indevidas favorecendo ou prejudicando trabalhadores

Baixa Média

Instrução do processo com confirmação do superior hierárquico, auscultando eventuais testemunhas e cumprindo a legislação aplicável.

Investigação do acidente de trabalho.


Coordenador: Dr. Ramos Osório Gabinete de Saúde, Segurança e Promoção Social


31



PO GC

Recrutamento e seleção de pessoal

Recurso indevido a contratos de avença para suprir necessidades permanentes dos serviços

Média Alta Exigência de fundamentação de propostas de contratação em regime de tarefa ou avença e análise da conformidade legal pelos serviços de recursos humanos.

Chefe da DRH

Utilização indevida do recurso ao trabalho extraordinário como forma de suprir necessidades permanentes do serviço

Média Alta Exigência de fundamentação de propostas de autorização prévia e análise da conformidade legal pelos serviços de recursos humanos.

Controlo do regime de acumulação de funções

Deficiente controlo do regime de acumulação de funções

Média Média Reengenharia dos processos de acumulação de funções, exigindo melhor fundamentação e rigorosa análise e enquadramento legal.

Avaliação de desempenho (SIADAP 2 e 3)

Deficiente comunicação ao nível do alinhamento entre o SIADAP 1, 2 e 3 (cascata), com possível desmotivação dos trabalhadores por desconhecimento dos objetivos do serviço e da organização para os quais se encontram a contribuir

Alta Média Plano de Comunicação Interna - Divulgação dos objetivos estratégicos da organização, objetivos operacionais, projetos e ações dos respetivos serviços.

Chefe da DRH e Diretora DGO


Responsável: Dr.ª Rosa Lopes Divisão de Recursos Humanos


32



PO GC

Desenvolvimento de competências Ausência ou deficiente levantamento de competências por função

Baixa Baixa

Elaboração de um projeto de análise de perfis de competências por função. Chefe da DFVP e

DRH Implementação do projeto de análise de perfis de competências.

Envolvimento dos dirigentes no desenvolvimento e implementação do projeto, bem como na constante atualização dos perfis de competências.

Chefe da DFVP, DRH e

todos os dirigentes municipais

Definição do Plano de Formação

Plano de Formação insuficiente ou inadequado

Média Média Aperfeiçoamento do modelo de diagnóstico de necessidade de formação existente e dos instrumentos de planeamento.

Chefe da DFVP

Deficiente Planeamento e Gestão dos processos de contratação

Baixa Baixa

Criação de um instrumento de definição de conteúdos de formação para supressão de gaps de competências.

Definição prévia de responsabilidades dos intervenientes nos processos de contratação da DFVP.

Chefe da DFVP e DCP

Implementação de lista de procedimentos de contratação pública a anexar a cada processo, para acompanhamento da sua evolução.

Chefe da DFVP

Avaliação da Formação Dificuldades na aplicação da metodologia de avaliação da formação

Baixa Média

Aperfeiçoamento da avaliação do processo formativo.

Chefe da DFVP Controlo rigoroso da pontualidade e assiduidade dos formandos.


Responsável: Dr.ª Isabel Almeida Divisão de Formação e Valorização Profissional


33

Direção Municipal de Planeamento e Gestão Financeira e Patrimonial

(DMPGFP)


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Atividades / Objetivos Identificação dos Riscos


PO GC

Instrução dos Processos de Execução Fiscal, provenientes do não pagamento de tributos/dívidas, para cuja cobrança coerciva a lei preveja esta forma processual

Utilização de informação para qualquer vantagem pessoal, de terceiros ou de qualquer outra forma contrária à lei ou ainda em detrimento dos objetivos legítimos e éticos do Município

Média Média

Regras de distribuição dos processos que acautelam a rotatividade dos técnicos e a exigência de que a apreciação dos mesmos seja sempre afeta a pelo menos dois dos trabalhadores do Serviço.

Diretora da DMPGFP e Coordenadora SEF

Em cada processo/requerimento, qualquer decisão proposta pelo instrutor/técnico, é decidida em conjunto com o Órgão de Execução Fiscal (DMPGFP), considerando os requisitos impostos por lei, e ainda os princípios da imparcialidade e proporcionalidade administrativa.

Gestão do atendimento com escalas rotativas.

Garantia da conformidade normativa dos procedimentos e da uniformização processual, bem como da observância dos princípios da imparcialidade, da equidade e da transparência, que norteiam a atividade administrativa

Incumprimento de prazos Média Média Criação de um sistema informático com alertas relativos ao não cumprimento de prazos legais no âmbito de processos/procedimentos inerentes à execução fiscal.

Diretores da DMPGFP e DTSI e Coordenadora do

SEF

Atendimento dos munícipes/executados/interessados e prestação da informação devida no âmbito dos processos tramitados no Serviço, nomeadamente no caso de reclamação ou requerimento

Influência da decisão proposta pelo instrutor/técnico que tramita o processo

Média Média

Em cada processo/requerimento, qualquer decisão proposta pelo instrutor/técnico, é decidida em conjunto com o Órgão de Execução Fiscal (DMPGFP), considerando os requisitos impostos por lei, e ainda os princípios da imparcialidade e proporcionalidade administrativa.

Diretora da DMPGFP e Coordenadora SEF

Emissão de guias de recebimento e controlo dos respetivos pagamentos

Utilização de informação para qualquer vantagem pessoal, de terceiros ou de qualquer outra forma contrária à lei ou ainda em detrimento dos objetivos legítimos e éticos do Município

Média Média Procedimento elaborado por dois serviços diferentes: SEF e Tesouraria, com controlo diário através de extração dos mapas e confirmação através da aplicação AIRC/TAX

Diretora da DMPGFP, Coordenadora SEF e

Tesouraria


Coordenadora: Dr.ª Teresa Silva Serviço de Execuções Fiscais


35



PO GC

Operações de Tesouraria

Desvio de dinheiros e valores

Baixa Alta

Conferências da informação intermédia e final.

Coordenador da Tesouraria

Acompanhamento e controlo da execução das medidas previstas na norma de controlo interno.

Omissões e erros dos valores inscritos nos resumos diários

Segregação de funções e responsabilidade das operações.

Acompanhamento e supervisão da atividade pelos dirigentes. Diretora da DMPGFP c

Chefe da DGF Falhas na aplicação das normas, procedimentos e regulamentos de natureza financeira

Reconciliação diária com a DGF assegurando a segregação de funções.


Disponibilidade de numerário em caixa superior às necessidades com o objetivo de suprir faltas

Baixa Média Manutenção de fundo de caixa fixo. Coordenador da

Tesouraria

Ausência de balanços periódicos Baixa Média Realização de balanços periódicos, pelo menos nas situações previstas no ponto 2.9.10.1.9 do POCAL.

Desrespeito pelo princípio de segregação de funções na execução de Balanços à Tesouraria

Baixa Média Realização do Balanço à Tesouraria, sem pré-aviso, por terceiros.

Diretor do GMA

Cobrança de receitas

Inexistência de controlo da receita cobrada por entidades distintas do tesoureiro

Baixa Média

Obrigatoriedade de entrega diária (2.9.10.1.4. POCAL) da receita cobrada, juntamente com a correspondente guia de receita e recibos, talões ou documentos de idêntica natureza para serem conferidos na Tesouraria.


Obrigatoriedade das guias de receita arrecadada serem numeradas. Controlo dos recibos anulados e/ou inutilizados.

Movimentos bancários Movimentação de valores sem autorização

Baixa Alta

Reconciliação bancária com a DGF com segregação de funções

Necessidade de duas assinaturas para movimentação de valores entre contas

Movimentação de valores para contas diferentes do autorizado

Centralização da movimentação de contas em funcionários previamente autorizados para o efeito


Coordenador: Sr. Domingos Fernandes Tesouraria


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Elaboração dos documentos de planeamento anual e plurianual de investimento

Possibilidade de dotação insuficiente em GOP e Orçamento face aos compromissos assumidos por insuficiência e fiabilidade da informação disponível no sistema

Baixa Alta

Desenvolvimento do ERP por forma a permitir retirar informação fiável sobre as necessidades futuras (cabimentos, compromissos, dívida, contratos, etc.) e validação das dotações no carregamento das GOP e Orçamento.

Chefes da DPO e DGF e Projeto

ERP

Produção e disponibilização de informação de execução orçamental e financeira ao Município e aos serviços

Prestação de informação incorreta, motivado pela recolha manual de dados (em Excel) e pela reduzida fiabilidade e instabilidade da informação no sistema

Baixa Média

Implementação de BI financeiro que permita a recolha diretamente das aplicações informáticas, assegurando a qualidade de dados e facilitando a partilha e atualização da informação.

Chefe da DPO e Projeto ERP

Resposta às entidades da Administração Central e divulgação de documentos económico-financeiros

Incorreção da informação prestada Média Média Existência de fecho de mês para a estabilização dos dados evitando assim a prestação de informação incorreta.

Chefes da DPO e DGF e Projeto

ERP

Identificação de projetos com financiamento comunitário e nacional e dinamização da gestão das candidaturas

Desenquadramento da candidatura face ao objeto do aviso

Baixa Alta Divulgação da informação e dinamização do relacionamento com os serviços.

Chefe da DPO

Falhas no preenchimento da candidatura pela complexidade técnica

Baixa Alta Apresentação de candidaturas em parceria e/ou recurso a apoio externo


Responsável: Dr. José Luís Ribeiro Divisão de Plano e Orçamento


37



PO GC

Acompanhamento da execução do PPI preparando as alterações e revisões orçamentais necessárias, e elaboração dos documentos de prestação de contas

Informação insuficiente originando erros orçamentais e patrimoniais

Média Média

Dotação do ERP com ferramentas fiáveis e com mais informação visível.

Chefe da DGF e Diretor do DTSI

Análise regular dos mapas existentes. Chefe da DGF

Elaboração dos registos inerentes à execução orçamental (cabimentos e compromissos)

Assunção de despesas por deliberação e outras situações sem cabimento prévio

Média Média

Proposta de inclusão no Despacho sobre pré-validação das Propostas de Deliberação da obrigatoriedade de verificar a existência de cabimento prévio.

Chefe da DGF e Diretora da DMADO

Verificação de todas as propostas aprovadas após a reunião de câmara.

Chefe da DGF Envio das faturas aos respetivos serviços para conferência e posterior validação

Falta de conferência das faturas enviadas

Média Média

Conferência dos mapas associados.

Sensibilização de quem incorreu no erro quanto à responsabilidade financeira associada.

Associação à requisição externa errada

Média Média



Falta de lançamento das entradas em armazém ou incorreções nesses lançamentos

Média Média



Emissão das ordens de pagamento para a tesouraria

Pagamentos não autorizados superiormente

Baixa Alta Conferência das Ordens de Pagamento, por duas pessoas através de check-list, antes do pagamento.


Responsável: Dr.ª Zara Cardoso Divisão de Gestão Financeira


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Verificação das guias de recebimento e suas parametrizações emitidas pelos diferentes serviços

Classificações económicas erradas Média Média Conferência regular das guias de receita.

Chefe da DGF

Aplicação/isenção IVA Média Média Conferência regular das guias de receita.

Existência ou não de receitas consignadas

Média Média Conferência regular das guias de receita e das propostas de deliberação onde são definidas estas situações.

Elaboração dos documentos de prestação de contas

Informação incoerente e/ou com erros

Média Média Dotação do ERP com ferramentas fiáveis e com mais informação visível


Responsável: Dr.ª Zara Cardoso Divisão de Gestão Financeira (cont.)


39



PO GC

Inventário e Cadastro dos Bens Móveis e Imóveis do Município

Omissão ou registo incorreto do imobilizado corpóreo e incorpóreo na aplicação informática de Inventário e Cadastro

Baixa Baixa Cruzamento de informação: integração da aplicação informática SIC (na área da gestão do património) com a aplicação SCA (contabilidade autárquica). Chefe da DGP

Divergências entre os registos contabilísticos e os registos patrimoniais

Baixa Baixa Verificações Aleatórias e Relatório Anual das Divergências Observadas.

Aquisições de bens sem conhecimento da DGP Baixa Baixa

Sensibilização das unidades orgânicas para a disponibilização da informação necessária.

Chefes da DGP, DCP e DGF

Implementação da figura "Gestor de Bens Móveis".

Chefe da DGP

Informação disponibilizada escassa e com lapsos Baixa Baixa Implementação da figura "Gestor de Bens Móveis".

Verificação física e Etiquetagem de Bens Móveis

Apropriação indevida de bens públicos Baixa Baixa Implementação da figura "Gestor de Bens Móveis".

Alienação de Bens Móveis e Imóveis

Favorecimento de um comprador Baixa Baixa Realização de hastas públicas.

Chefe da DGP e Diretor do DPGU


Responsável: Dr. Luís Saavedra Divisão de Gestão Patrimonial


40



PO GC

Gestão das instalações Duplicação de chaves das instalações sem conhecimento da DGP

Baixa Baixa Cruzamento de informação com o DPM e a DEM. Chefes da DGP,

DPM e DEM

Gestão da carteira de Seguros

Comunicação de acidentes fictícios Baixa Baixa Confirmação das condições do acidente pelo respetivo dirigente da unidade orgânica.

Chefe da DGP e Serviços

Renovação de contratos de assistência técnica

Favorecimento de fornecedores Baixa Baixa Leque alargado de consultas nos processos de contratação. Chefes da DGP e

DCP

Transferência de Bens Móveis

Não apuramento de responsabilidades no desaparecimento de bens

Alta Alta Proceder a inquéritos sobre os desaparecimentos e reforçar medidas de segurança nos locais de armazenamento.

Diretor do GCAJ, Chefe da DPM e

Serviços

Desatualização das fichas dos bens Média Média

Implementação da figura "Gestor de Bens Móveis". Chefe da DGP e

Serviços Verificação Aleatória e Relatório Anual das Não Conformidades.


Responsável: Dr. Luís Saavedra Divisão de Gestão Patrimonial (cont.)


41

Atividades/Objetivos Riscos Identificados Classificação do Risco


Contratação de bens e serviços

Ausência de agregação de necessidades Média Baixa

Análise de necessidades agrupáveis através da presença da DCP nas GOP.

Chefe da DCP e Todas as Unidades

Orgânicas Apresentação de propostas de agregação.

Convite a entidades que tenham excedido os limites definidos no artigo 113.º do CCP

Média Alta Sistema informático integrado com alertas. Chefe da DCP e Diretor do DTSI

Convite a fornecedores e ausência da sua avaliação

Alta Baixa

Implementação de sistema de avaliação de fornecedores.

Chefe da DCP e Diretora da DGO

Constituição de base de dados de fornecedores.


Responsável: Dr. Nuno Castro Divisão de Contratação Pública


42

Direção Municipal de Planeamento, Urbanismo e Habitação

(DMPUH)


43



PO GC

Assegurar a execução de levantamentos e verificação topográfica a todas as áreas técnicas da CMO

Falta de imparcialidade potenciada pela intervenção dos mesmos técnicos em processos da mesma natureza

Média Baixa

Regras de distribuição de processos organizadas que acautelem que a um determinado técnico não seja cometido de forma continuada os processos de determinado requerente.

Diretor do DPGU e Coordenador do Sector de Topografia

Assegurar a execução de levantamentos e verificação topográfica, alinhamentos e cotas de soleira, no âmbito de operações urbanísticas de iniciativa privada

Tempo de decisão Média Média

Criação de sistema de alarmes na aplicação informática por forma a avisar quer os técnicos quer os dirigentes dos tempos de decisão.

Diretores do DPGU e DTSI e Coordenador do Sector de Topografia

Informatização dos procedimentos por forma a não permitir que a hierarquia temporal da entrada dos processos possa ser modificada.


Baixa Alta

Divulgação interna das acumulações de funções autorizadas.

Diretor do DPGU e Coordenador do Sector de Topografia

Mecanismos de controlo do exercício das funções privadas pelos funcionários e familiares diretos.

Participação às ordens profissionais.


Responsável: Arq. Luís Fernandes Sector de Topografia


44



PO GC

Promoção da elaboração de estudos destinados à preservação ou reabilitação do património construído e, em especial, elaborar as postas de planos de ordenamento e intervenção nos núcleos de formação histórica do concelho visando a manutenção das suas identidades e memórias

Favorecimento dos proprietários dos terrenos nas decisões de classificação dos solos e índices de construção

Média Alta Elaboração de manual de procedimentos que englobe as tarefas desempenhadas pela fiscalização de edifícios e de obras de urbanização.

Diretor do DPGU

Elaboração de propostas de classificação de edifícios, conjuntos ou sítios de valor patrimonial ou histórico

Favorecimento dos proprietários nas decisões de classificação dos imóveis ou conjuntos patrimoniais

Média Alta Elaboração de manual de procedimentos que englobe as tarefas desempenhadas pela fiscalização de edifícios e de obras de urbanização.

Emissão de pareceres, sempre que solicitado, sobre projetos de edificações sujeitas a licenciamento municipal nos núcleos de formação histórica, edifícios classificados, conjuntos ou sítios de valor patrimonial ou histórico e, como tal, considerados no plano de salvaguarda do património construído e ambiental


Baixa Alta


Mecanismos de controlo do exercício de funções privadas pelos funcionários e familiares diretos.

Participação às ordens profissionais.

Estudo e proposição de medidas emergentes de salvaguarda de bens de valor ou interesse histórico, nacional ou concelhio, em risco de perda ou deterioração. Proposição de medidas que estimulemos particulares à conservação do património concelhio, designadamente nos domínios da informação e do apoio técnico ou financeiro

Tempo de decisão Média Média


Diretores do

DPGU e DTSI

Criação de um sistema, na aplicação informática, de justificação e alerta automático quanto ao cumprimento de prazos (em articulação com o DTSI).


Responsável: Arq. Luís Fernandes Núcleo de Intervenção no Património Edificado


45



PO GC

Elaboração de estudos necessários à aprovação de planos municipais de ordenamento do território, com exceção do plano diretor municipal, acompanhar e avaliar a execução dos instrumentos de planeamento e dos estudos e projetos aprovados, propondo medidas de atualização ou correção de desvios Promoção da conceção de projetos urbanísticos de iniciativa municipal

Acumulação de funções privadas por parte dos técnicos e dirigentes

Baixa Alta

Alerta anual para a necessidade de autorização da acumulação de funções e da sua renovação anual.

Chefe da DP Participação às ordens profissionais no que respeita à intervenção em procedimentos em que se verifique conflito de interesses.

Apreciação de pedidos de informação prévia e as pretensões de loteamento, com exceção dos que se localizam em AUGI


Baixa Alta

Alerta anual para a necessidade de autorização da acumulação de funções e da sua renovação anual.

Chefe da DP Participação às ordens profissionais no que respeita à intervenção em procedimentos em que se verifique conflito de interesses.

Falta de imparcialidade potenciada pela intervenção de determinado técnico em processos da mesma natureza /zona

Baixa Alta

Distribuição de processos que conduza a que os processos idênticos ou do mesmo requerente sejam analisados por diferentes técnicos, em função da disponibilidade no momento.

Chefe da DP

Acompanhamento dos processos de expropriação em articulação com área jurídica

Tempo de decisão Baixa Média Criação de sistema de alarmes na aplicação informática por forma a avisar quer os técnicos quer os dirigentes dos tempos de decisão.

Chefe da DP e Diretor do DTSI

Colaboração com o GDM na recolha e tratamento de informação necessária à elaboração dos instrumentos de planeamento e gestão urbanística

Ausência de informação procedimental sistematizada de forma clara e disponível

Baixa Média Conclusão do Processo de Revisão do PDM. Chefe da DP e

Diretora do GDM

Colaboração com a área de Informação Geográfica na atualização da cartografia e na execução do cadastro do território municipal

Desatualização das bases de dados disponíveis

Baixa Média Atualização sistemática das bases de dados. Chefe da DP

Colaboração com a área do património no levantamento e organização dos imóveis do domínio público e privado municipal, com vista à efetiva gestão fundiária dos terrenos e edificações municipais

Desatualização das bases de dados disponíveis

Baixa Média Atualização sistemática das bases de dados. Chefe da DP e

da DGP

Responsável: Arq.ª Cristina Rebelo Divisão de Planeamento


46



PO GC

Funcionamento geral da Divisão/Gestão de Recursos Humanos

Exigência de competências técnicas específicas que implicam um período de aprendizagem nunca inferior a 6 meses e consequentemente uma grande dependência face à equipa existente das competências requeridas

Alta Alta

Solicitação ao DRH de reforço urgente dos recursos humanos da Divisão.

Chefes da DEU e DRH

Falta de formação disponível para os funcionários Alta Média

Implementação de uma maior quantidade e variedade de ações de formação específica no âmbito das competências da DEU.

Chefes da DEU e DFVF

Apreciação dos pedidos de informação prévia e licenciamento em zonas urbanas consolidadas e propostas de deferimento/indeferimento dos respetivos pedidos

Intervenção por parte dos técnicos e dirigentes em processos nos quais tenham interesse, incluídos ou não no disposto nos artigos 44º e 48º do CPA

Baixa Média

Divulgação interna das funções acumuladas que exercem e onde, bem como das empresas das quais são sócios ou têm interesses privados (artigos 44º e 48º do CPA).

Chefe DEU

Mecanismos de controlo acrescidos da execução das funções privadas dos familiares diretos.

Tempos de resposta diferenciados por interesses privados dos administrativos, técnicos e dirigentes Baixa Média

Criação de sistemas de alarme na aplicação informática por forma a avisar os administrativos, técnicos e dirigentes dos tempos de tramitação.

Chefe da DEU e Diretor do DTSI

Articulação com outras unidades orgânicas com consequências ao nível do cumprimento de prazos de resposta Baixa Média

Quando o parecer solicitado a outra unidade orgânica não condicionar a globalidade do pedido, realização de comunicação ao requerente referindo expressamente que foi solicitado parecer complementar a outra unidade orgânica especificando-se qual.

Chefe da DEU


Responsável: Arq. António Torres Divisão de Estruturação Urbana


47



PO GC

Elaboração de estudos de requalificação urbana

Intervenção por parte dos técnicos e dirigentes em processos nos quais tenham interesse, incluídos ou não no disposto nos artigos 44º e 48º do CPA

Baixa Média

Divulgação interna das funções acumuladas que exercem e onde, bem como das empresas das quais são sócios ou têm interesses privados (artigos 44º e 48º do CPA). Chefe DEU

Mecanismos de controlo acrescidos da execução das funções privadas dos familiares diretos.

Articulação com outras unidades orgânicas com consequências ao nível do tempo de elaboração e decisão

Média Média

Manutenção dos prazos limites de resposta por parte das várias unidades orgânicas dentro do Departamento.

Diretor do DPGU

Criação de prazos limites de resposta por parte das várias unidades orgânicas dentro do Departamento.

Diretora da DMPUH e Diretor do DPGU

Elaboração dos estudos e projetos que visem garantir a qualidade arquitetónica e construtiva de edifícios ou conjuntos urbanos. Colaboração com a área do património na valorização do património imóvel municipal. Promoção do aconselhamento técnico a particulares no âmbito dos procedimentos que lhe compete apreciar.

Tempo de decisão Média Média Criação de um sistema, na aplicação informática, de justificação e alerta automático quanto ao cumprimento de prazos (em articulação com o DTSI).

Chefe da DEU e Diretor da DTSI


Responsável: Arq. António Torres Divisão de Estruturação Urbana (cont.)


48



PO GC

Apreciação de pedidos de informação prévia e projetos de edificação sujeitos a comunicação prévia e preparação dos atos de deferimento /indeferimento dos respetivos pedidos e ainda prestar informação sobre projetos de obras de urbanização bem como propor as prescrições a que as mesmas devem obedecer


Baixa Baixa


Chefe da DLAAE

Mecanismos de controlo acrescidos do exercício das funções privadas do funcionário e dos familiares diretos Participação às ordens profissionais.

Falta de imparcialidade potenciada pela intervenção dos mesmos técnicos em processos do mesmo requerente

Baixa Média Regras de distribuição de processos que não conduzam a que os processos do mesmo requerente sejam analisados pelo mesmo técnico.

Criação e atualização de uma base de dados relativa às licenças de loteamento e às autorizações para execução de obras de urbanização com vista à avaliação dos indicadores de desenvolvimento urbano

Tempo de implementação e atualização

Média Baixa Recolha e tratamento sistemático das licenças de loteamento dos últimos 20 anos e bem assim do cadastro das atividades económicas existentes no concelho.

Atualização do recenseamento dos estabelecimentos comerciais restauração e bebidas e de prestação de serviços

Licenciamento dos pedidos respeitantes à instalação de atividades económicas bem como os licenciamentos afins

Tempo de decisão Alta Baixa

Criação de sistema de alarmes na aplicação informática por forma a avisar quer os técnicos quer os dirigentes dos tempos de decisão.

Chefe da DLAAE e

Diretor da DTSI Licenciamento ou autorização dos processos relativos às infraestruturas de telecomunicações de serviços móveis, inspeções de elevadores, depósitos de combustíveis e espaços de recreio não temporários como o ruído e ocupação de via pública por motivo de obras


Fiscalização técnica urbanística: obras de edificação e obras de urbanização

Atribuição de zonas territoriais a cada técnico

Alta Média Elaboração de manual de procedimentos que englobe as tarefas desempenhadas pela fiscalização de edifícios e de obras de urbanização.

Chefe da DLAAE


Responsável: Eng. José Fernandes Divisão de Licenciamentos e Apoio às Atividades Económicas


49



PO GC

Promover o adequado registo e encaminhamento de toda a documentação produzida, recebida e enviada

Perda de documentação Baixa Média Apresentação obrigatória de projetos via digital (utilização das aplicações SPO, E-paper e Mynet a partir de Julho de 2011).

Chefe da DAAA

Numeração sequencial obrigatória e automática pela aplicação.

Atendimento ao munícipe

Prestação de informação inadequada

Baixa Média Nomeação de um gestor de procedimento e identificação ao público do respetivo contato dentro do serviço.

Favorecimento de determinado requerente ou processo

Baixa Média Rotatividade de funções.

Registo e numeração sequencial obrigatórios dos pedidos.

Organizar os processos no âmbito da toponímia e números de polícia

Incumprimento de prazos Média Média Monotorização de prazos com recurso a alertas na aplicação informática, de forma a avisar quer os técnicos quer os dirigentes dos tempos de decisão.

Chefe da DAAA e Diretor do DTSI

Favorecimento de determinado requerente ou processo

Baixa Média Rotatividade de funções.

Chefe da DAAA Registo e numeração sequencial obrigatórios dos pedidos.

Emissão e registo dos títulos de autorização e de licenciamento de operações urbanísticas decorrentes dos processos aprovados cuja instrução correu pelas unidades orgânicas do Departamento

Incumprimento de prazos Média Média Monotorização de prazos com recurso a alertas na aplicação informática, de forma a avisar quer os técnicos quer os dirigentes dos tempos de decisão.

Chefe da DAAA e Diretor do DTSI


Responsável: Dr.ª Teresa Campilho Divisão de Atendimento e Apoio Administrativo


50



PO GC

Funcionamento geral da Divisão Escassez de recursos humanos potenciado por ausências prolongadas e/ou frequentes e pela especificidade das competências requeridas

Alta Alta Pedido de reforço da equipa. Chefe da DAM e

DRH e Diretor do DPGU

Gestão de todas as iniciativas inerentes aos processos de planeamento da mobilidade e das acessibilidades no Concelho de Oeiras, com origem pública ou privada e dos processos relativos às áreas de planeamento viário e de transportes, ordenamento da circulação urbana e estacionamento


Baixa Alta

Alerta anual para a necessidade de autorização da acumulação de funções.

Chefe da DAM

Participação às ordens profissionais no que respeita à intervenção em procedimentos em que se verifique conflito de interesses.

Falta de imparcialidade potenciada pela intervenção sistemática de determinados técnicos em processos da mesma natureza

Baixa Baixa Distribuição de processos que não conduzam a que os processos idênticos ou do mesmo requerente sejam analisados pelo mesmo técnico.

Tempo de decisão Alta Média Criação de sistema de alarmes na aplicação informática por forma a avisar quer os técnicos quer os dirigentes dos tempos de decisão.

Chefe da DAM e Diretor do DTSI

Ausência de informação, técnica e procedimental, atualizada e sistematizada de forma clara e disponível

Média Alta Conclusão do processo de revisão do PDM. Chefe da DAM e

Diretora do GDM


Responsável: Eng. Nuno Graça Divisão de Acessibilidades e Mobilidade


51

Atividades/Objetivos Identificação dos Riscos Classificação do Risco Medidas de Tratamento do Risco

Responsáveis

PO GC

Lançamento de concursos públicos de edifícios e infraestruturas municipais

Deficiente sistema de controlo dos procedimentos pré-contratuais submetidos ao Tribunal de Contas

Baixa Baixa Mecanismos de controlo que garantam a conformidade do procedimento com os preceitos legais.

Diretor do DPE

Elaboração de projetos e acompanhamento de obras de construção, conservação e reabilitação de edifícios e infraestruturas municipais

Deficiências na coordenação e execução de projetos

Média Média

Monitorização do desenvolvimento de projetos.

Estabelecimento de prazos para elaboração de projetos.

Gestão financeira de projetos e obras Falhas no controlo interno da gestão financeira

Baixa Média Mecanismos de controlo da despesa.

Responsabilização dos intervenientes.

Eficiência e eficácia de procedimentos Incorreta preparação de decisões superiores

Baixa Baixa Verificação das Propostas de Deliberação submetidas à Câmara Municipal.


Responsável: Arq. Pedro Carrilho Departamento de Projetos Especiais


52



PO GC

Realização interna de estudos e projetos de habitação, reabilitação de edifícios, equipamentos e espaços públicos

Existência de erros, omissões ou ambiguidades nos projetos

Média Alta

Análise interna de todos os projetos.

Chefe da DPRH

Elaboração de listagem de erros ocorridos em projetos.

Responsabilização / envolvimento dos intervenientes.

Não fixação, no caderno de encargos, desenhos e mapas de trabalhos, das especificações técnicas ou referência a marcas sem a menção "ou equivalente"

Baixa Alta


Verificação do cumprimento do artigo 49º do CCP na análise dos projetos.

Deficiente controlo do cumprimento dos prazos

Baixa Média

Estabelecimento de prazos para elaboração dos projetos.

Análise dos desvios de tempo ocorridos.


Promoção da manutenção e conservação de edifícios e de fogos ocupados do parque habitacional municipal

Realização de reparações excecionais ou fora dos critérios aprovados

Baixa Baixa Definição de critérios de intervenção da CMO para reparações.


Favorecimento pessoal Baixa Baixa

Definição de critérios de intervenção da CMO para reparações.


Análise das situações ocorridas.

Relatório informático de alertas (SIDH).

Reabilitação de fogos devolutos do parque habitacional municipal

Favorecimento na escolha de empresas Baixa Média Atualização dos mecanismos de controlo. Chefe da

DPRH Responsabilização / envolvimento dos intervenientes.


Responsável: Arq. Nuno Freitas Lopes Divisão de Promoção e Reabilitação Habitacional


53



PO GC

Atribuição de fogos municipais em regime de venda ou arrendamento a famílias com carência habitacional

Favorecimento Baixa Média

Processo de atribuição de fogos distribuído por diferentes técnicos.

Chefe da DGS

Reuniões de avaliação para decisão da atribuição de fogos, que integram as chefias e diferentes técnicos.

Controlo do cumprimento das determinações do Manual de Procedimentos.

Gestão Social da habitação municipal

Tempo de resposta longo Baixa Média

Definição prévia das responsabilidades de cada interveniente.

Atualização dos mapas de registo dos prazos previstos e realizados.

Controlo e monitorização dos prazos através da inclusão de alertas na aplicação informática.

Chefe da DGS e Diretor do DTSI

Criação de objetivo no SIADAP3 relacionado com o cumprimento de prazos.

Chefe da DGS Divulgação de informação reservada

Baixa Média Fornecimento de informação somente presencialmente aos requerentes e às forças policiais.


Responsável: Dr.ª Maria Isabel Reto Divisão de Gestão Social


54

Direção Municipal de Obras e Ambiente

(DMOA)


55



PO GC

Planeamento e elaboração de estudos e projetos da responsabilidade do município

Existência de erros, omissões ou ambiguidades nos projetos

Média Média

Atualização das check-lists para verificações dos erros ocorridos nos projetos.

Chefe da DEP

Análise interna e externa dos projetos.

Envolvimento/ responsabilização dos intervenientes.

Deficiente controlo do cumprimento dos prazos

Média Média

Organização adequada da análise dos projetos.

Programações dos projetos.

Análise dos desvios de tempo ocorridos.

Envolvimento/ responsabilização dos intervenientes.

Guarda e gestão dos documentos

Deficiente gestão documental Alta Média

Implementação de um SGD - Sistema de Gestão Documental. Chefe da DEP e Diretor

do DTSI Controlo do expediente que entra e sai da Divisão.

Implementação de sistema informático de alertas.

Necessidade de controlo interno da gestão financeira

Baixa Média Atualização dos mecanismos de controlo.

Chefe da DEP Envolvimento/ responsabilização dos intervenientes.


Responsável: Arq.ª Maria da Graça Dantas Divisão de Estudos e Projetos


56



PO GC

Contratação pública

Deficiente controlo interno dos procedimentos pré-contratuais

Baixa Média Implementação da check-list.

Chefe da DEM


Deficiente fiscalização de empreitadas Baixa Baixa Elaboração de check-list de verificações em obra por tipo de empreitada.

Deficiente controlo interno da gestão financeira

Média

Baixa

Atualização dos mecanismos de controlo.

Responsabilização dos intervenientes pela programação financeira mensal das diferentes ações em curso na DEM.

Guarda e conservação dos documentos

Extravio de documentos Baixa Média Implementação dum SGD - Sistema de Gestão Documental.

Chefe da DEM e Diretor do DTSI

Controlo do expediente que entra e sai da Divisão. Chefe da DEM

Gestão de Armazém Deficiente controlo de stocks de materiais e equipamentos - entradas e saídas de bens do armazém

Baixa Média

Ativação de todas as potencialidades do GES e GES-OAD Chefe da DEM e

DTSI

Promoção de formação na aplicação de Gestão dos Armazéns (GES e GES_OAD).

Chefe da DEM, DTSI e DFVF


Responsável: Engª. Raquel Veríssimo Divisão de Equipamentos Municipais


57



PO GC


Extravio de documentos Baixa Baixa Implementação dum SGD - Sistema de Gestão Documental. Chefe da DIM e Diretor do DTSI

Gestão de Stocks Deficiente controlo de stocks de materiais e equipamentos

Média Alta

Ativação de todas as potencialidades do GES e GES-OAD. Chefe da DIM e Diretor do DTSI

Promoção de formação na aplicação de Gestão dos Armazéns (GES e GES_OAD). Chefes da DIM e DVFV e Diretor

do DTSI PO: Probabilidade de Ocorrência GC: Gravidade da Consequência

Responsável: Eng.ª Cristina Infante Divisão de Infraestruturas Municipais


58

Atividades /Objetivos



PO GC


Extravio de documentos Média Alta Implementação dum SGD - Sistema de Gestão Documental.

Chefe da DGEP e Diretor do DTSI

Controlo do expediente que entra e sai da Divisão. Chefe da DGEP


Responsável: Eng.ª Teresa Dias Divisão de Gestão do Espaço Público


59

Atividades/ Objetivos

Identificação dos Riscos Classificação do Risco


Gestão de Armazéns

Deficiente controlo de stocks de materiais e equipamentos - entradas e saídas de bens do armazém

Média Alta

Ativação de todas as potencialidades do GES e GES-OAD. Chefe da DTT e Diretor do DTSI

Promoção de formação na aplicação de Gestão dos Armazéns (GES e GES_OAD). Chefes da DTT e

DFVF e Diretor do DTSI

Instalação de computador no armazém da DTT e ligação à rede. Chefe da DTT e Diretor do DTSI


Responsável: Eng. Nuno Patrão Divisão de Trânsito e Transportes


60

Atividades / Objetivos

Identificação dos Riscos Classificação do Risco


Recursos Humanos

Envelhecimento da estrutura operacional e consequente má prestação de serviços

Média Alta Continuação da criação e adequação de novas atividades de acordo com as capacidades dos trabalhadores.

Diretora do DAE

Sinistralidade elevada e consequente má prestação de serviços Média Alta Sensibilização/formação sistemática e continuada. Diretora do

DAE e Chefe da DFVP

Cultura Organizacional Comunicação interna e externa desarticulada Média Alta

Monitorização de canais de comunicação. Chefias do

DAE Monitorização de sistema de gestão de reclamações.

Monitorização do SGQ.

Gestão de Armazéns Controlo deficiente / operacionalidade do sistema informático

Média Alta

Continuação da criação de sistema informático que permita uma gestão eficaz de stocks e melhor planeamento nas aquisições.

Diretora do DAE e DTSI

Monitorização da afetação / especialização de recursos humanos.

Diretora do DAE e DFVF

Continuação do desenvolvimento da proposta de uniformização de procedimentos junto da unidade orgânica responsável pelos armazéns, segundo o Regulamento Orgânico.

Diretora do DAE e Chefe

da DGP

Continuação do desenvolvimento da criação de regulamento interno de gestão de armazém.

Diretora do DAE

Gestão geral dos procedimentos de aquisição de bens e serviços

Possibilidade de falhas nos procedimentos de aquisição Média Alta

Continuação do desenvolvimento da carteira de fornecedores.

Evitar "repetições" de fornecedores.

Gestão dos Cemitérios Municipais

Possibilidade de falhas nos procedimentos de gestão dos cemitérios municipais

Média Alta Monitorização de um sistema de gestão regulado por manual de procedimentos.


Responsável: Dr.ª Zalinda Campilho Departamento de Ambiente e Equipamento


61



PO GC

Gestão do Canil Municipal Deficiente passagem de informação quanto aos serviços prestados no Canil Municipal para efeitos de arrecadação de receita por parte da DVM

Média Média

Manutenção dos procedimentos de passagem de informação.

Coordenadora SVPS Manutenção dos mecanismos de monitorização e acompanhamento regular dos procedimentos.


Coordenadora: Dr.ª Luísa Carmona Serviço de Veterinária e Saúde Pública


62

Atividades / Objetivos Identificação dos Riscos Classificação do Risco


Contratação Pública Deficiente controlo e monitorização dos procedimentos de contratação pública

Média Média

Definição clara de prioridades.

Coordenadora do NSPA Desenvolvimento da figura do gestor de processo.

Sistema de monitorização regular.

Continuação da simplificação do agir procedimental.


Coordenadora: Dr.ª Sofia Gomes Núcleo de Sensibilização e Promoção Ambiental


63



PO GC

Proposta e execução de projetos de implantação de zonas verdes, bem como manutenção dos espaços verdes de uso público de enquadramento urbano, designadamente de lazer, prática desportiva, cemitérios e afins

Falhas na correta instrução dos projetos com implicações ao nível da execução das obras

Média Alta Continuação do desenvolvimento do sistema de certificação de projetos internos e externos.

Chefe da DEV

Alterações às programações anuais previstas

Média Média

Definição clara de prioridades na Programação de atividades anuais da DEV ao nível do PDE.

Programação de ações com recurso ao OPENPROJ.

Gestão do património arbóreo, em meio urbano ou florestal, e as manchas de vegetação espontânea

Deficiência de meios humanos e materiais

Média Média Aprovação de um protocolo de atuação: adoção dos Modelos nºs 11 e 12 do SGQ.

Acompanhamento e avaliação dos serviços prestados em regime de outsourcing

Possibilidade de avaliações deturpadas por parte da fiscalização com reflexo nos relatórios de avaliação

Baixa Alta Melhoria do sistema de controlo existente através da adoção dos Modelos nºs 3,4,6,7, do SGQ.

Dificuldade no estabelecimento de um sistema eficaz de correspondência entre pagamentos e observância na íntegra do estabelecido em contrato

Baixa Alta Melhoria das metodologias de controlo da faturação pela adoção dos Modelos nºs 8 do SGQ.

Gestão e manutenção da rede municipal de parques de jogo e recreio

Dificuldades de compatibilização da programação com os procedimentos de aquisição de serviços

Baixa Alta

Adoção dos critérios estabelecidos nos Despachos n.º 66/2010 e n.º 71/2011.

Chefe da DEV e DCP

Adoção da metodologia constante no Regulamento Municipal para Parques de Jogo e Recreio.


Responsável: Arq. Alexandre Lisboa Divisão de Espaços Verdes


64



PO GC

Organização e gestão do serviço de recolha e transporte de resíduos sólidos

Morosidade na resposta às solicitações Média Baixa Mecanismos de monitorização e acompanhamento regular.

Chefe da DRRSU

Incumprimento da tabela de taxas, preços e outras receitas municipais

Baixa Média Criação de mecanismos de monitorização e acompanhamento regular.

Possibilidade de se realizarem peditórios junto dos munícipes em épocas festivas por trabalhadores e ex-trabalhadores da CMO

Média Média Campanha de sensibilização dos munícipes sobre a proibição de peditórios pelos funcionários Camarários.

Chefe da DRRSU, Diretora do DAE e Coordenadora do

NSPA

Apoio ao planeamento

Deficiências no controlo das diversas fases do sistema de planeamento: tempestividade, recolha e tratamento dos dados e fiabilidade dos sistemas de informação

Baixa Baixa Monitorização do cumprimento da programação de atividades definidas para a DRRSU.

Chefe da DRRSU


Responsável: Dr.ª Ana Sofia Ribeiro Divisão de Recolha de Resíduos Sólidos Urbanos


65



PO GC

Gestão da manutenção e reparação da frota

Utilização indevida de viaturas e máquinas Média Média

Atualização do Manual de Gestão de Frota e respetivos Gestores.

Chefe da DVM Gestão do funcionamento da Pool de viaturas da CMO.

Imobilização de viaturas por demora na aquisição de peças e/ou serviços

Média Média

Priorização dos processos críticos e/ou setores críticos por via da sua atividade.

Chefes da DVM e DCP

Gestores de processo. Chefe da DVM

Especialização de recursos humanos na área da contratação.

Chefes da DVM e DFVF

Instalações Instalações Oficinais desadequadas Média Alta Construção de novas instalações oficinais. Diretor da DMOA

Gestão de stocks de armazém Possibilidade de falhas na gestão de stocks e armazém.

Média Alta Aumento dos fornecimentos contínuos para reduzir as existências.

Chefes da DVM e DCP


Divisão de Viaturas e Máquinas Responsável: Eng. Nuno Guerreiro


66



PO GC

Serviços de limpeza urbana Utilização indevida e/ou deficiente de meios mecânicos

Média Média Definição prévia de responsabilidades com elaboração de manual de procedimentos e mapas de registo de uso/deslocações de equipamentos e viaturas.

Chefe da DHPA

Organização e gestão dos processos

Ineficácia no acompanhamento do SGQ

Alta Média Melhoria contínua dos processos do SGQ.

Morosidade na resposta às solicitações Alta Alta Criação de um sistema informático de justificação e alerta obrigatórios relativamente ao não cumprimento de prazos com recurso a Fiscalização aleatória.


Divisão de Higiene Pública e Abastecimento Responsável: Dr. António Batista


67

Direção Municipal de Desenvolvimento Social e Cultural

(DMDSC)

DMDSC

Dr.ª Ana Maria Runkel

Departamento de

Educação

Dr.ª Alexandra

Vasconcelos

Divisão de

Equipamentos e

Infra-estruturas

da Educação

Dr. José Manuel

Pereira

Divisão de Apoio

Sócio-educativo

Departamento de

Património Histórico,

Cultura e Bibliotecas

Dr. Rafael Salgueiro

Divisão de

Desporto

Dr.ª Carla Ribeiro

Divisão de Acção

Social, Saúde e

Juventude

Dr.ª Isabel Martins

Divisão de

Cultura e Turismo

Dr. Manuel

Machado

Divisão de

Património

Histórico e

Museológico

Arq. Maria Isabel

Soromenho

Departamento de Acção

Social e Desporto

Dr.ª Isabel Martins

Divisão de

Bibliotecas,

Documentação e

Informação

Dr.ª Ana Isabel

Santos

Centro de Estudos

Arqueológicos

Prof. João Cardoso

Núcleo da

Juventude

Dr.ª Sandra

Monteiro


68



PO GC

Coordenação das atividades do DASD

Não exercício ou exercício inadequado da competência de coordenação

Baixa Média Reuniões periódicas com a Chefe da DD e técnicos da DASSJ.

Diretora do DASD

Ausência ou intempestividade da tomada de decisão

Baixa Alta Controlo do exercício das competências delegadas e subdelegadas.

Monitorização dos prazos com recurso a aplicação informática.

Tomada de decisão não fundamentada e/ou em desconformidade com preceitos legais ou regulamentares

Média Alta Obrigatoriedade de parecer técnico com fundamentação de facto e de direito.


Departamento de Ação Social e Desporto Responsável: Dr.ª Isabel Martins


69



PO GC

Levantamento das necessidades sociais concelhias bem como elaboração de diagnósticos parcelares Rede Social

Favorecimento de determinado território ou entidade

Baixa Média Emissão de Pareceres Técnicos, validados pelo Conselho Local de Ação Social (CLAS) de Oeiras.

Diretora do DASD

Não disponibilização de toda a informação relevante para o processo

Baixa Média Monitorização da Plataforma de Apoio às Organizações Sociais (PAOS).

Análise de pedidos de apoio técnico e/ou financeiro por parte de IPSS/Associações/ONG para a construção ou reconstrução de equipamentos sociais ou para o desenvolvimento dos seus planos de atividades

Falta de controlo da aplicação dos subsídios, que poderá conduzir ao incumprimento por parte da entidade

Baixa Alta

Elaboração de regulamentação para a atribuição de comparticipações financeiras e apoio técnico.

Sujeição das transferências financeiras a protocolos.

Sujeição das transferências financeiras à apresentação de relatórios de execução e respetivos documentos comprovativos.

Obrigatoriedade de fundamentação e de apresentação de Plano e Relatório de Atividades.

Monitorização da Plataforma de Apoio às Organizações Sociais (PAOS).



Promoção de parcerias de colaboração com as Instituições de carácter social do Concelho, tendentes a apoiar a população em situação de maior vulnerabilidade




Divisão de Ação Social, Saúde e Juventude Responsável: Dr.ª Isabel Martins


70



PO GC

Promoção da participação juvenil, através do fomento ao associativismo


Baixa Média

Registo único e comum a todos os serviços da DMDSC com os pedidos de logística das Associações e Organismos Juvenis, com os valores unitários dos diferentes custos logísticos de forma a serem equiparados ao montante que está a ser comparticipado mesmo que sob a forma material.

Diretora do DASD e Coordenadora do NJ

Falta de controlo da aplicação dos subsídios, que poderá conduzir ao incumprimento por parte da entidade beneficiária do plano de atividades ou dos projetos pontuais remetidos

Baixa Média

Verificação do cumprimento de todas as normas de atribuição de subsídio.

Registo único e comum a todos os serviços da DMDSC com os pedidos de logística das Associações e Organismos Juvenis, com os valores unitários dos diferentes custos logísticos de forma a serem equiparados ao montante que está a ser comparticipado mesmo que sob a forma material.

Visitas às atividades que foram descritas nos planos de atividades para aferição da realização das mesmas, se possível efetuando registo fotográfico.

Organização de programas de animação sociocultural e de tempos livres

Insuficiência de normas que coadjuvem a prerrogativa de serem dadas preferências a determinados beneficiários em detrimento de outros

Baixa Baixa Definição de cláusulas regulamentares que fundamentem as deliberações no âmbito da organização de programas de animação sociocultural e de tempos livres.


DASSJ / Núcleo da Juventude Coordenadora: Dr.ª Sandra Monteiro


71




PO GC

Apoio ao Associativismo Desportivo: diferentes programas de apoio financeiro

Inexistência de declarações de interesses privados dos funcionários

Baixa Baixa

Declaração devidamente datada e assinada, identificando os interesses dos funcionários, com a atividade do movimento associativo, sempre que surjam alterações às declarações já existentes.

Chefe da DD Fiscalização insuficiente das candidaturas ao PROMAAD

Média Média Monitorização de atividades apoiadas no âmbito do PROMAAD.

Organização de iniciativas desportivas Falta de capacidade de resposta pelas outras unidades orgânicas

Média Alta Elaboração de um plano anual de necessidades e envio aos outros serviços para recolha dos compromissos.


Divisão de Desporto Responsável: Dr.ª Carla Ribeiro


72



PO GC

Identificação e inventariação de testemunhos arqueológicos relevantes através de ações de levantamento do património arqueológico concelhio e da carta arqueológica. Preservação e classificação do Património Arqueológico, bem como acompanhamento arqueológico de obras públicas ou privadas

Receção de processo incompleto após licenciamento e/ou aprovação, provenientes de serviços municipais e /ou licenciamentos mal instruídos em termos de condicionantes arqueológicas

Alta Alta

Estabelecimento de protocolo de procedimentos com o DPGU tendo em vista a implementação da medida de submeter ao CEA todos os pedidos de licenciamento que envolvam trabalhos no subsolo.

Coordenador do CEA

Ocultação ou destruição de património Média Baixa Acompanhamento de obras no terreno, com base na informação previamente recebida da DPGU.


Centro de Estudos Arqueológicos Coordenador: Prof. João Cardoso


73

Atividades/Objetivos Identificação dos Riscos Classificação do Risco


PO GC

Promoção das atividades no âmbito da valorização histórico-cultural

Planeamento Insuficiente

Baixa Média Planeamento antecipado a um ano ou mais. Chefe da DPHM Falta de capacidade de resposta e de articulação com outras unidades orgânicas

Gestão e dinamização de espaços patrimoniais

Descoordenação na execução das empreitadas devido à gestão individualizada dos vários intervenientes

Média Alta Melhoria da sistematização da comunicação entre os serviços envolvidos.

Chefes da DPHM, DEM, DCP, DEV e

DHPA

Promoção da reabilitação, restauro e conservação dos elementos patrimoniais

Planeamento Insuficiente Média Alta Planeamento antecipado a um ano ou mais. Chefe da DPHM

Descoordenação na execução das empreitadas devido à gestão individualizada dos vários intervenientes

Média Alta Melhoria da sistematização da comunicação entre os serviços envolvidos.

Chefes da DPHM, DEM, DCP, DEV e

DHPA

Promoção da pesquisa para a proteção e conservação dos testemunhos histórico-culturais

Ausência de estratégia, de objetivos e metas definidas

Média Alta

Definição de uma estratégia para a investigação histórica.

Chefe da DPHM

Planeamento antecipado a um ano ou mais.


Divisão de Património Histórico e Museológico Responsável: Arq.ª Maria Isabel Soromenho


74



PO GC

Cumprimento de todos os procedimentos legais relativos à realização de grandes ou médios eventos

Inexistência de instrumento geral e abstrato que estabeleça as regras de atribuição de benefícios públicos

Média Média

Aprovação do Regulamento Municipal. Diretoras das DMADO e

DMPGFP Definição de procedimentos de apoio para verificar impactos do investimento municipal em projetos culturais e turísticos, pelo Grupo de Trabalho para o Associativismo.

Chefe da DCT

Garantia de transparência, equidade e proporcionalidade na relação com entidades que celebraram Protocolos ou Acordos de Colaboração com a CMO no âmbito da cultura

Inexistência de uma avaliação a posteriori do nível de qualidade dos serviços adquiridos

Baixa Baixa

Apresentação, em tempo, por parte do promotor, de relatório de ação.

Chefe da DCT e Diretor do DPHCB Criação de um Grupo de trabalho sobre

Associativismo no âmbito da DMDCC/DPHCB.

Elaboração de check-list de procedimentos, tendo em vista a avaliação das prestações de serviço.

Chefe da DCT

Elaboração de um Plano de Apoio aos Agentes Culturais do concelho de Oeiras

Escassez de consistência dos critérios de concessão dos apoios aos agentes culturais

Média Baixa

Criação de um Grupo de Trabalho sobre Associativismo no âmbito da DMDCC/DPHCB.

Chefe da DCT e Diretor do DPHCB

Definição de critérios de apoio aos agentes culturais.

Chefe da DCT


Divisão de Cultura e Turismo Responsável: Dr. Manuel Machado


75



PO GC

Avaliação e monitorização do desenrolar da programação anual quer na área da Cultura, quer na área do Turismo. Apoio e acompanhamento das atividades planeadas pelos agentes culturais no âmbito do associativismo cultural

Existência de situações em que os beneficiários não juntam todos os documentos necessários à instrução do processo ou não apresentação, por parte dos beneficiários, de instrumento que garanta a aplicação regular do benefício (contrato, protocolo, etc.)

Baixa Média

Implementação de um sistema de gestão documental.

Chefe da DCT e Diretor do DPHCB

Elaboração de Protocolos sempre que necessário e revisão de contratos, com previsão expressa da não atribuição de apoio financeiro caso o agente cultural não apresente toda a documentação solicitada pela CMO.

Não aplicação de “sanções” quando há incumprimento ou cumprimento defeituoso por parte do beneficiário

Estabelecimento de consequências pelo incumprimento ou cumprimento defeituoso.

Chefe da DCT e Diretor do GCAJ


Divisão de Cultura e Turismo (cont.) Responsável: Dr. Manuel Machado


76




Gestão da qualidade Dificuldade em percecionar o impacto de atuação do serviço

Média Média Aperfeiçoamento de ferramentas de monitorização e controlo de qualidade.

Chefe da DBDI


Divisão de Bibliotecas, Documentação e Informação Responsável: Dr.ª Ana Isabel Santos


77



PO GC

Coordenação das atividades no âmbito das competências do Departamento

Não exercício ou exercício desadequado da competência de coordenação

Média Média

Reuniões periódicas com os técnicos das unidades orgânicas do Departamento. Diretores do DE e DTSI e

Chefes das Divisões da DEP e DEM.

Estabelecimento de acordos de níveis de serviço (OLA) com as unidades orgânicas exteriores ao Departamento.

Tomada de decisão não fundamentada e/ou em desconformidade com preceitos legais ou regulamentares

Baixa Alta Obrigatoriedade de parecer técnico com fundamentação de fato e de direito.

Diretora do DE


Departamento de Educação Responsável: Dr.ª Alexandra Vasconcelos


78



Apetrechamento dos estabelecimentos de ensino

Desadequada identificação das necessidades

Média Média Realização de levantamentos regulares e comparação com os requisitos normativos de apetrechamentos.

Chefe da DEIE

Desadequado planeamento das intervenções

Alta Média Planeamento das aquisições no sentido de minimizar o número de procedimentos.

Subtração das aquisições ao regime de concorrência

Baixa Média Definição de plafonds para a prestação de serviços não sujeitos a concorrência.

Assegurar as despesas de funcionamento dos estabelecimentos de ensino

Utilização de verbas por parte das escolas para fins diferentes dos que justificaram a sua atribuição

Média Baixa

Definição e divulgação pública dos critérios/normativos adotados para atribuição dos subsídios.

Exigência de relatórios de contas e documentos comprovativos por parte das direções dos Agrupamentos

Planeamento da rede de equipamentos educativos municipal e monitorização das intervenções

Favorecimento de comunidades locais

Baixa Média

Análise do histórico de intervenções e levantamento atualizado das condições de funcionamento dos Estabelecimentos de Ensino.

Consultas regulares aos órgãos de gestão das escolas.


Divisão de Equipamentos e Infraestruturas de Educação Responsável: Dr. José Manuel Pereira


79



PO GC

Assegurar o funcionamento das atividades de enriquecimento curricular e serviço de refeitórios escolares

Subtração das aquisições ao regime da concorrência

Baixa Média Realização de todos os procedimentos de aquisição por concurso público

Diretora DE

Planeamento das aquisições visando minimizar o número anual de procedimentos

Desadequada prestação de serviços (qualidade, horários, alunos abrangidos)

Baixa Baixa Cruzamentos de informações dos prestadores com informações das escolas e associações de pais

Monitorização da assiduidade e absentismo dos professores

Acão Social Escolar Inclusão/exclusão indevida de alunos Média Baixa Explicitação dos critérios que fundamentam a atribuição de apoios, com recurso a diplomas legais e regulamentos Reapreciação das decisões de exclusão de beneficiários a pedido dos interessados

Assegurar a componente socioeducativa dos jardins-de-infância da rede pública

Incorreções do escalão de rendimentos e da comparticipação familiar

Baixa Baixa Conferência aleatória de processos

Atraso e perda de receitas Média Baixa

Conferência mensal dos valores pagos, sustentada por mapa auxiliar de receita mensal, e elaboração e validação mensal por superior hierárquico de listagem dos documentos pagos, com posterior envio para a DGF e Tesouraria

Diretora DE, Chefe da DGF, Coordenador da

Tesouraria e Chefe do GAJF

Monitorização mensal das comparticipações em atraso Diretora DE e

Chefe do GAJF

Informação mensal das mensalidades em atraso Diretora DE

Comunicação das consequências do incumprimento Diretora DE e

Chefe do GAJF

Apoio a projetos educativos relevantes

Favorecimento de agentes educativos Média Baixa Elaboração de regulamentos que definam, prévia e publicamente, o universo de instituições que se podem candidatar e o tipo de apoios passível de ser concedido

Diretora DE

Utilização de verbas por parte das instituições para fins diferentes dos que justificaram a sua atribuição

Média Baixa

Sujeição das transferências financeiras à apresentação de planos anuais de atividades

Informação semestral das verbas utilizadas com apresentação de relatórios de execução e respetivos documentos comprovativos

Gestão do pessoal não docente

Sobreposição de competências entre a autarquia e os órgãos de gestão das escolas

Média Baixa Identificação das sobreposições de competências entre a autarquia e os órgãos de gestão das escolas decorrentes de dupla tutela, e elaboração de manual de procedimentos

Divisão de Apoio Socioeducativo Responsável: Dr.ª Alexandra Vasconcelos (DE)


80

Medidas de âmbito geral


81

A gestão dos riscos é uma responsabilidade não só dos eleitos locais e dos dirigentes, mas de todos

os colaboradores do Município, constituindo um importante fator de acréscimo de valor à

organização e de desencorajamento de comportamentos ilícitos e não éticos.

Sendo assim, este Plano de Prevenção de Riscos de Gestão só poderá ser realmente eficaz se cada

colaborador compreender a sua função e responsabilidade na gestão dos riscos, interiorizando que a

existência de controlos fortes é responsabilidade de todos na organização.

Nestes termos, todos os níveis da organização devem ser dotados de competências que lhe

permitam:

� Ter uma compreensão básica sobre risco;

� Compreender o seu papel dentro do sistema de controlo interno e a sua importância para a

gestão do risco;

� Compreender que os seus processos de trabalho devem ser definidos por forma a gerir os

riscos, obstaculizando a criação de oportunidades para a sua ocorrência;

� Compreender os seus deveres éticos e funcionais, e as consequências do seu

incumprimento.

Assim, importa implementar as seguintes medidas:

� Ações de divulgação do Plano de Prevenção de Riscos de Gestão

Considera-se de extrema importância reforçar a divulgação do Plano, para que possa ser assumida

por todos os trabalhadores a política de tolerância zero à corrupção.

Assim, o presente Plano de Prevenção de Riscos de Gestão deve ser objeto de divulgação a todos

os colaboradores, através de correio eletrónico e de publicitação no portal interno.

Além disso, todos os dirigentes devem promover ações de divulgação, sob a forma de uma reunião

de trabalho, onde explicarão aos seus colaboradores os fundamentos do Plano e os procedimentos

necessários à sua implementação. Dessa reunião será produzida uma ata e serão registadas,

mediante assinatura, as presenças.

Deve ainda disponibilizar-se uma área no portal interno sobre a matéria da prevenção da corrupção

e riscos conexos, em que são divulgados o Plano, a principal legislação e outros documentos sobre

este tema, as ações previstas e efetuadas, os relatórios produzidos, ligações para sítios relevantes da

internet e um endereço para esclarecimento de dúvidas.


82

� Integração no próximo Plano de Formação de ações sobre temas que se articulam com

a corrupção e riscos conexos, como sejam a Ética e Deontologia Profissional,

Responsabilidade Disciplinar, Civil e Criminal, Contratação Pública, Procedimento

Administrativo, Regulamento do Sistema de Controlo Interno inter alia.

� Elaboração de um Código de Ética e Conduta, nos termos a definir pelo quadro de

referência dos códigos de conduta e de ética em elaboração pela comissão governamental

constituída pelo Despacho n.º 376/2010, publicado no Diário da República, 2ª Série, N.º 4, de

7 de Janeiro.


83

Monitorização, avaliação e atualização do Plano

Compete aos dirigentes supervisionar e garantir a execução e implementação das medidas de

tratamento de riscos propostas para as suas unidades orgânicas, gerindo os recursos necessários

para a sua concretização e assegurando o cumprimento dos prazos previstos.

Para garantir este controlo de primeira linha, a metodologia que presidiu à elaboração deste Plano

definiu procedimentos de controlo rigorosos ao expressamente exigir que os dirigentes definissem a

priori mecanismos de monitorização e reporte para cada medida de tratamento de risco.

Além disso, os dirigentes têm de elaborar um relatório semestral de progresso, claro, conciso e

objetivo, a remeter ao GMA até ao dia 15 de Julho. Este relatório obedecerá a um modelo

estandardizado, a elaborar pelo Gabinete Municipal de Auditoria, que verterá necessariamente a

seguinte informação:

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

No final do ano, os dirigentes têm de elaborar um Relatório Anual de Execução do Plano que seja

1.ª Etapa

Monitorização2.ª Etapa 3.ª Etapa

Medidas Adotadas

EvidênciasGraduação

atual do Risco

Riscos eliminados

---------------

Riscos cujo impacto foi

reduzido

---------------Riscos que se mantêm

Medidas a manter

-------------

Medidas a manter e novas medidas a

adotar

---------------Medidas a manter e novas medidas a

adotar

Mapa de Tratamento

de Riscos para 2012

Medidas por adoptar Desvios à calendarização Acções de correcção

Novos Riscos Identificados

Graduação dos Riscos

Medidas adotadas

-------------Medidas a

adoptar

Informação do Quadro

--------------

Mapa de Tratamento de Risco para 2012

1

2

1

3


84

claro, conciso e objetivo, e remetê-lo ao GMA até ao fim de Janeiro. Este relatório também

obedecerá a um modelo estandardizado, a elaborar pelo Gabinete Municipal de Auditoria, que

verterá necessariamente a seguinte informação:

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Quando os dirigentes constatarem que alguns dos riscos se verificaram, devem, de imediato:

1. Adotar as medidas necessárias à imediata cessação e correção das situações de erro,

irregularidades, ou fraude;

2. Adotar ou propor os procedimentos necessários à prevenção dessas situações;

3. Dar conhecimento dos fatos, através da via hierárquica, ao Presidente da Câmara;

4. Adotar as medidas de responsabilização disciplinar, financeira, civil e criminal que se

justificarem; e

5. Reportar os riscos e as novas medidas adotadas ao Gabinete Municipal de Auditoria.

Medidas Adotadas

EvidênciasGraduação

atual do Risco

Riscos eliminados

---------------

Riscos cujo impacto foi

reduzido

---------------Riscos que se mantêm

Medidas a manter

-------------

Medidas a manter e novas medidas a

adotar

---------------Medidas a manter e novas medidas a

adotar

Mapa de Tratamento

de Riscos para 2012

Medidas não adotadas Justificação Nova calendarização

Novos Riscos Identificados

Graduação dos Riscos

Medidas adotadas

-------------Medidas a adotar

Informação do Quadro

--------------

Mapa de Tratamento de Risco para 2012

2

1

3

1


85

Para acompanhamento e avaliação do Plano de Prevenção de Riscos de Gestão o Gabinete Municipal de

Auditoria procede à:

1. Realização de auditorias que permitam aferir o cumprimento e adequação das medidas

propostas no Plano;

2. Elaboração do Relatório Anual de Execução do Plano, até ao final de Março do ano

seguinte a que respeita, sustentado nos relatórios apresentados pelas unidades orgânicas e

nos resultados das auditorias realizadas no âmbito do Plano de Atividades do GMA. O

relatório deve ainda refletir sobre a necessidade de revisão e atualização do Plano.

O Relatório Anual de Execução do Plano é enviado ao Conselho de Prevenção da Corrupção e

demais órgãos de superintendência, tutela e controlo, e é divulgado a todos os colaboradores do

Município de Oeiras através do portal interno.

Na sequência das conclusões do Relatório Anual de Execução do Plano, o Gabinete Municipal de

Auditoria, em estreita articulação com todas as unidades orgânicas municipais, procede à elaboração

do plano para o ano subsequente.

Note-se, contudo, que o Plano de Prevenção de Riscos de Gestão deve ser entendido como um conjunto

de oportunidades de melhoria, pelo que é dotado da flexibilidade necessária para introduzir, a todo

o tempo, novos riscos e/ou novas medidas de tratamento de risco, quando a situação o exigir.

Estes novos riscos e medidas são coligidos aquando da elaboração do Relatório Anual de Execução

do Plano, fazendo dele parte integrante, bem como do plano do ano seguinte se ainda se mantiver a

sua acuidade.

O novo Plano é remetido ao Conselho de Prevenção da Corrupção e demais órgãos de

superintendência, tutela e controlo.

1.ª Etapa

2.ª Etapa

Monitorização e Avaliação

3.ª Etapa

1.ª Etapa 2.ª Etapa3.ª Etapa

Atualização


86

Divulgação e distribuição do Plano de Prevenção de Riscos de Gestão

O presente Plano de Prevenção de Riscos de Gestão deve ser objeto de divulgação a todos os

colaboradores, através de correio eletrónico, e de publicitação no portal interno e no sítio oficial do

Município de Oeiras.

Nos termos da Recomendação n.º 1/2009, do CPC devem ser remetidas cópias para:

� Conselho de Prevenção da Corrupção;

� Órgãos de superintendência, tutela e controlo.

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