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Planejamento de gesta o do SharePoint

2010

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© 2010 Microsoft Corporation. Trechos deste white paper foram retirados do livro Essential

SharePoint 2010 (copyright 2010) da Addison-Wesley, uma editora da Pearson Education. Todos

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Planejamento de gestão do SharePoint 2010 Julho de 2010

© 2010 Microsoft Corporation. Todos os direitos reservados.

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White paper: Planejamento de gestão do SharePoint 2010

Autores: Scott Jamison, Jornata LLC e Susan Hanley, Susan Hanley LLC

Publicado em: Julho de 2010

Aplica-se a: Microsoft SharePoint Server 2010

Resumo: Este white paper usa uma empresa fictícia chamada Contoso para oferecer orientação

sobre o planejamento de gestão apropriado e a implementação do Microsoft® SharePoint®

Server 2010. (24 páginas impressas)




Sumário

Sumário Sumário ............................................................................................................................................................ 3 Sobre este white paper ....................................................................................................................................... 4 Considerações sobre gestão no SharePoint Server 2010 .......................................................................................... 5 Ponto de partida ................................................................................................................................................ 6 Chaves para um plano de gestão efetivo ............................................................................................................... 8

Declaração de visão ................................................................................................................................... 10

Funções e responsabilidades ....................................................................................................................... 10

Princípios de orientação .............................................................................................................................. 13

Políticas e padrões ..................................................................................................................................... 17

Políticas e padrões de conteúdo ............................................................................................................. 18

Políticas e padrões de design ................................................................................................................. 21 Entrega do Plano de Gestão: treinamento e comunicações .................................................................................... 25 Conclusão ....................................................................................................................................................... 26 Sobre os autores .............................................................................................................................................. 26




Sobre este white paper O Microsoft SharePoint Server 2010 oferece um vasto número de recursos para capacitar

usuários corporativos. Por exemplo, o SharePoint Server 2010 permite que os usuários

colaborem uns com os outros, marquem e classifiquem conteúdo, publiquem automaticamente e

até mesmo desenvolvam suas próprias soluções. Com este poder nas mãos, os usuários (e as

organizações para as quais trabalham) podem aproveitar bastante os benefícios de uma

orientação clara. Em resumo, eles podem aproveitar os benefícios de ter um Plano de Gestão.

Um Plano de Gestão descreve como o ambiente do SharePoint será gerenciado. Descreve as

funções, responsabilidades e regras aplicadas ao back end (hardware, farm, aplicativo,

configuração e manutenção de banco de dados) e ao front end (arquitetura de informações,

taxonomia, experiência do usuário). O planejamento de gestão efetivo é crítico para o sucesso

contínuo da sua solução SharePoint. Um bom Plano de Gestão é "necessário, mas não o

suficiente" para garantir o êxito e, portanto, fique atento: um Plano de Gestão isolado não

garantirá o êxito da sua solução. Você ainda precisa garantir que o Plano de Gestão seja

aplicado. Entretanto, não ter um Plano de Gestão ou ter um plano que seja impraticável ou não

realista é uma receita clara de desastre.

Este white paper se concentra no que chamamos de "front end" do ambiente do SharePoint - o aspecto corporativo da gestão - as áreas que causam impacto nos usuários corporativos. Por que o aspecto corporativo da gestão é tão importante? Um portal ou uma solução de colaboração é tão boa quanto o valor de seu conteúdo subjacente. Um plano de gestão forte é essencial para garantir que uma solução ofereça conteúdo útil a seus usuários de uma maneira efetiva. Além do mais, o planejamento de gestão é especialmente importante para soluções do SharePoint porque o SharePoint Server foi projetado para capacitar usuários finais que normalmente não são especialistas em Tecnologia da Informação (TI) ou em gerenciamento de conteúdo, e podem não conhecer as práticas recomendadas que não só aprimoram a capacidade de uso como também economizam bastante tempo e energia durante a criação e a implantação de novos sites.

Um plano de gestão estabelece os processos e políticas de que você precisa para:

Evitar a proliferação de soluções, de sites de equipe e de conteúdo (por exemplo, sites e conteúdo

não gerenciados que não são examinados periodicamente em relação à precisão e à relevância),

definindo um processo de exame.

Verificar se a qualidade do conteúdo é mantida pela vida útil da solução ao implementar políticas de

gerenciamento de qualidade de conteúdo.

Oferecer uma experiência do usuário de alta qualidade consistente ao definir diretrizes para

designers de sites e de conteúdo.

Estabelecer procedimentos claros de autoridade de tomada de decisão e escalonamento de forma

que as violações de política sejam gerenciadas e os conflitos resolvidos em tempo hábil.

Garantir que a estratégia de solução esteja alinhada a objetivos de negócios de forma que ofereça

continuamente valor de negócios.

Garantir que o conteúdo seja mantido em conformidade com diretrizes de retenção de registros.

Neste white paper, você aprenderá a planejar, organizar e criar seu plano de gestão. Também ofereceremos alguns exemplos de como integrar seu plano de gestão ao planos de treinamento e de comunicações para sua solução. Neste documento, ofereceremos a você exemplos específicos de planos de gestão reais que adaptamos para nossa empresa de exemplo, a Contoso, para que você possa ver como as práticas recomendadas sugeridas poderiam ser aplicadas em sua própria organização.




O SharePoint Server 2010 apresenta uma nova funcionalidade, que causa um impacto importante em seu plano de gestão. Mesmo se você tiver um plano de gestão bem definido para sua solução do Microsoft® Office SharePoint® Server 2007, existem algumas novas áreas que talvez façam você considerar o uso do SharePoint Server 2010. Na primeira seção deste white paper, apresentaremos algumas das novas áreas de gestão a serem analisadas para o SharePoint Server 2010. As seções subsequentes oferecem orientação mais específica sobre como criar seu plano de gestão.

Considerações sobre gestão no SharePoint Server 2010 O planejamento de gestão é ainda mais importante no SharePoint Server 2010 porque a ênfase

e a disponibilidade crescentes dos recursos de computação social significam que existem mais

tipos de conteúdo a serem regidos. Além disso, como o SharePoint Server 2010 oferece novos

recursos para gerenciar metadados no nível empresarial, será necessário considerar a adição de

uma nova função organizacional que planeje e monitore atributos de metadados em sua

organização. Dessa forma, mesmo que você ainda não tenha definido um plano de gestão bem

documentado para o ambiente do seu SharePoint Server 2007, será necessário adaptar seu

plano para incorporar os recursos do SharePoint Server 2010 que você planeja implantar.

Discutiremos essas áreas em mais detalhes posteriormente neste white paper, mas estas são

algumas das novas áreas de gestão do SharePoint Server 2010:

O SharePoint Server 2010 oferece aos usuários uma função bem mais participativa na arquitetura de

informações da solução por meio do uso de "dados sociais", como marcas, marcadores e

classificações. Os usuários precisam compreender e internalizar a proposição de valor do uso desses

recursos. Os designers de solução provavelmente precisarão oferecer orientação e incentivo para

que eles sejam usados.

O SharePoint Server 2010 apresenta novos recursos de compartilhamento de metadados em

múltiplos conjuntos de sites e até mesmo farms de servidores que exigem planejamento e controle.

Será preciso considerar a adição de uma nova função (ou pelo menos de uma nova responsabilidade

a uma função existente) para gerenciar e manter o dicionário de metadados compartilhados.

O SharePoint Server 2010 inclui recursos de gerenciamento de registros novos e mais amigáveis,

como a capacidade de declarar um registro como "local". Embora várias organizações tenham planos

de gerenciamento de registros e políticas para as implementações do SharePoint Server 2007, a

imposição desses planos e as ações sobre eles não tem sido consistente.Os novos recursos de

gerenciamento de registros apresentam uma oportunidade de criar e impor seu plano de

gerenciamento de registros.

O SharePoint Server 2010 oferece muitas outras oportunidades para que os usuários personalizem os

sites deles com temas fáceis de aplicar, criem designs personalizados com o Microsoft® SharePoint®

Designer e usem soluções em modo seguro para criar soluções personalizadas. Agora, seu Plano de

Gestão precisa incluir decisões sobre como, onde e quando permitir a configuração usando esses

recursos expandidos.

O SharePoint Server 2010 faz um trabalho melhor de manipulação de listas com grandes quantidades

de dados. Entretanto, ainda há a necessidade de garantir que os usuários compreendam o tipo e a

quantidade de informações que devem armazenar no SharePoint Server. Por meio de um novo

recurso, o SharePoint Server 2010 pode restringir automaticamente consultas de usuário em listas




grandes usando o Monitoramento de Recursos. Essa é uma configuração de políticas e deve ser

considerada na definição de um plano para a gestão geral, uma vez que pode causar um impacto

geral na capacidade de uso do sistema.

O SharePoint Server 2010 também pode auxiliar no particionamento de grandes quantidades de

dados por meio de um recurso chamado de Organizador de Conteúdo. Por meio do organização de

conteúdo, os documentos podem ser roteados em pastas e bibliotecas com base em metadados e

outros fatores. A desvantagem é que os usuários podem não compreender onde o documento foi

colocado e deve ser tratada no plano geral de gerenciamento de dados.

Por fim, o SharePoint Server 2010 apresenta um recurso chamado soluções em modo seguro, que

permitem ao administrador do conjunto de sites carregar de maneira direta elementos de

personalização, como Web Parts. No seu plano de gestão, você deverá ter uma seção de políticas de

personalização que descreva como lidar com as diversas maneiras de criar soluções que

personalizem o SharePoint Server.

Ponto de partida Se você estiver documentando seu Plano de Gestão pela primeira vez, provavelmente achará

mais efetivo montar uma pequena equipe para ajudar a definir as principais decisões de

enquadramento para gestão e depois dividir o trabalho para documentar os detalhes entre os

membros da equipe. A equipe deve incluir claramente representantes de TI que sejam

responsáveis por políticas de uso do sistema de TI, mas você também vai querer incluir

representantes da equipe responsável pela manutenção do sistema em TI e fora de TI; as

pessoas que podem representar os interesses desses responsáveis por treinamento, recursos

humanos e comunicações corporativas; e se essa função existir, as pessoas responsáveis pelo

gerenciamento de conhecimento na organização.

Membros da equipe principal de gestão na Contoso: representantes de cada uma das áreas de negócios a

seguir:

Gerenciamento de conhecimento

Comunicações corporativas

Tecnologia da informação (analista de negócios/arquiteto de informações para a equipe de Projeto de

Portais mais um representante do grupo de Segurança das Informações)

Recursos humanos

Por que você precisa de uma equipe de gestão diversificada?

Escrever seu plano de gestão é fácil em comparação a fazer com que pessoas de linhas de negócios

diferentes concordem em como ele será usado! Não importa o que esteja no documento, as pessoas

poderão ignorá-lo completamente, a menos que concordem com os princípios básicos. Com frequência,




soluções do SharePoint novas envolve muitas alterações organizacionais – e uma alteração organizacional

nunca é fácil. Por exemplo, na Contoso, uma equipe de negócios queria compartilhar datas de aniversário no

perfil de cada usuário - somente mês e dia, e não o ano. O RH, por outro lado, ficou bastante relutante em

expor essas informações devido a preocupações com a privacidade. No final, a equipe de RH da Contoso

concordou em criar um piloto de uma abordagem de "aceitação" para o compartilhamento de aniversários

nos perfis dos usuários. A maioria dos usuários estava feliz em adicionar as informações e agradeceram os

cumprimentos de aniversário recebidos de colegas de trabalho.

Use a declaração de visão que os patrocinadores e participantes de seu projeto do SharePoint

estabeleceram para fazer com que seu projeto seja uma fundação do seu Plano de Gestão.

Identifique os princípios básicos de gestão em um nível alto antes de iniciar o rascunho do Plano

de Gestão real. Chamamos esses princípios básicos de gestão de "decisões de enquadramento".

Durante sua primeira reunião de planejamento de gestão, examine essas decisões de

enquadramento (consulte o exemplo) para estabelecer uma instrução geral e uma estrutura de

alto nível para seu plano de gestão. Em seguida, reúna-se com os membros da equipe que

possuam a experiência adequada para criar rascunhos de seções que tratam dos diversos

aspectos de seu ambiente que serão gerenciados. Examine cada componente principal de seu

plano com patrocinadores, participantes e membros da equipe principal para garantir que todos

concordam sobre eles: visão, princípios de orientação, funções e responsabilidades e principais

decisões de política.

Exemplos de principais decisões de enquadramento para a Contoso

• Quem é responsável pelo gerenciamento técnico do ambiente, incluindo a implementação, a

configuração e a manutenção de hardware e software? Quem pode instalar novas Web Parts, recursos ou

outras melhorias de código?

• Que recursos da computação social queremos implantar?

• Quem pode configurar ou quem será o responsável pela configuração de sites novos na hierarquia

existente? Se essa for uma responsabilidade de departamento de TI, então é provável que TI terá de negociar

um contrato de nível de serviço (SLA) para a capacidade de resposta na configuração do site com os

participantes de negócios. Se essa responsabilidade for delegada, os usuários precisarão de treinamento para

garantir que sigam convenções aceitáveis de nomenclatura, armazenamento e assim por diante.

• Quem poderá criar um novo nível na navegação ou promover um site existente até o nível superior da

navegação?

• Quem tem acesso a cada página ou site? Quem pode conceder acesso a cada página ou site?

• Que nível de responsabilidade para design de página ou de site você delegará aos proprietários de

páginas? Os usuários podem modificar Web Parts (dados baseados na Web e componentes da interface do

usuário) nas páginas que possuem em sites de equipe? Eles podem modificar Web Parts em páginas que

façam parte da solução de publicação na intranet corporativa?

• Algumas Web Parts serão fixas na página ou os proprietários de página poderão personalizar todo o

conteúdo das páginas deles?




• Quem é o responsável pelo gerenciamento de metadados? Quem pode configurar ou solicitar novos

Tipos de Conteúdo ou Colunas de Site? Que nível de controle central você deseja ter sobre os valores em

colunas de site? (Tipos de Conteúdo e Colunas de Site permitem que você especifique elementos em sua

taxonomia).

• Se o Plano de Gestão disser que proprietários de página e de site são os responsáveis pelo

gerenciamento de conteúdo, você está preparado para desprogramar páginas onde ninguém na organização

assumirá as responsabilidades de propriedade de página?

• Como o Modelo de Gestão será atualizado e mantido?

Enquanto estiver começando a preparar um plano de gestão para sua solução do SharePoint

antes do lançamento, não o considere como "concluído" em nenhum momento. Seu plano de

gestão é um documento vivo e que respira – separe um tempo em seu plano de projeto para

revisitar o plano à medida que for aprendendo mais sobre como os usuários estão usando a

solução e obtenha comentários sobre a experiência deles. À medida que seu ambiente do

SharePoint evoluir, revisite seu plano de gestão para se adaptar às necessidades variáveis.

Talvez você ache que precisa de supervisão maior para garantir a conformidade. Talvez você

descubra que precisa de menos supervisão para incentivar uma aplicação mais criativa dos

principais recursos.

Chaves para um plano de gestão efetivo Um Plano de Gestão de negócios efetivo oferece uma estrutura para padrões de design,

arquitetura de informações e seu plano de medidas geral. A finalidade é resumir e agrupar, mas

não substituir, os documentos que descrevem essas atividades em detalhes. A consulta a esse

conteúdo relacionado em vez de sua incorporação ao Plano de Gestão impedirá que o plano se

torne desnecessariamente grande e ingovernável.

Além disso, o Plano de Gestão deve fazer referência a todas as suas políticas de TI existentes

para tópicos como o uso adequado de recursos de tecnologia, confidencialidade de conteúdo e

retenção de registros. À medida que você começa a implantar mais e mais funcionalidade da

Web 2.0 em seu ambiente, novas políticas de TI surgirão e causarão um impacto na gestão do

SharePoint. Novamente, seu plano não precisa incluir essas políticas emergentes, mas deve

fazer referência a elas onde for apropriado.

O Plano de Gestão é um documento de negócios: sua audiência principal é composta por

proprietários de negócios (conteúdo) de seus sites do SharePoint e os usuários que produzem e

consomem o conteúdo desses sites. Como todos os usuários podem produzir conteúdo

efetivamente no SharePoint usando marcas sociais e classificações (se você as permitir em sua

solução), todos na organização precisam estar familiarizados com o Plano de Gestão.

O documento formal do Plano de Gestão inclui vários elementos críticos, cada um discutido em

mais detalhes no restante deste white paper:

Declaração de visão

Funções e responsabilidades

Princípios de orientação

Políticas e padrões

Estrutura de tópicos do plano de gestão de exemplo




SEÇÃO 1: Diretrizes gerais de gestão

1.0 Objetivo do plano de gestão

2.0 Declaração de visão

3.0 Diretrizes gerais

4.0 Funções e responsabilidades

5.0 Princípios de orientação

SEÇÃO 2: Políticas e padrões detalhados de gestão

6.0 Políticas e padrões de gerenciamento de conteúdo

• Postagem de conteúdo em páginas ou sites existentes

• Postagem de conteúdo na home page

• Postagem de conteúdo em página pessoais

• Marcas sociais e classificações

• Retenção de registros

• Auditoria e revisão de conteúdo

7.0 Políticas e padrões de design

• Criação de novos subsites

• Layout de página e organização

• Tipos de conteúdo e metadados

• Diretrizes/políticas específicas de conteúdo

• Segurança

• Identidade visual

8.0 Personalização de políticas e padrões

• Atualizações baseadas em navegador

• Atualizações baseadas no SharePoint Designer

• Soluções em modo seguro




• Implantação centralizada/soluções de terceiros

Além desses elementos, seu plano provavelmente também incluirá uma seção que faça

referência a procedimentos para tarefas comuns, como a solicitação de um novo site, a

solicitação de um novo tipo de conteúdo ou atributo compartilhado, a solicitação de um novo

modelo de site e assim por diante. Publique esses procedimentos de forma que os proprietários

de site possam encontrar e seguir com facilidade os processos definidos por você. Normalmente,

essas tarefas variam de uma organização para outra e, portanto, não as trataremos de forma

explícita neste documento, mas apenas lembraremos que você precisa oferecer orientação nesta

área.

Declaração de visão Uma declaração de visão descreve, em um alto nível, o que você deseja obter com o SharePoint

Server - essencialmente, como a solução oferece valor à empresa e a cada funcionário

individual. Uma declaração de visão clara oferece orientação crítica em relação às inevitáveis

compensações de decisão que você terá de fazer ao pensar em seu plano de gestão. A

declaração de visão normalmente é escrita quando o projeto que cria a solução é iniciado e pode

ser refinado à medida que vai amadurecendo.

Veja dois exemplos de declarações de visão de duas organizações diferentes:

"O portal permite a criação, o gerenciamento e o compartilhamento de ativos de documento em um

ambiente orientado a negócios para colaboração, classificação e acesso em toda a empresa. Por meio de

seus recursos de fluxo de trabalho e da fundação de desenvolvimento de aplicativos, o portal oferecerá

suporte às necessidades de gerenciamento de informações da organização e uma estrutura de processo de

negócios para todas as unidades de negócios".

"Oferece uma visão holística de ativos organizacionais que simplifica a interação de funcionários com nossos

sistemas de negócios empresariais e ajuda a melhorar a colaboração na empresa e com seus fornecedores,

parceiros e clientes, ainda que aumentando a produtividade do funcionário e a satisfação do funcionário e do

cliente".

Depois de definir sua declaração de visão, a próxima etapa será reunir a equipe principal do

projeto para pensar sobre as funções necessárias para garantir que a visão seja atingida.

Funções e responsabilidades Funções e responsabilidades descreve como cada funcionário como indivíduo ou membro de

uma função ou grupo em particular é responsável por garantir o êxito da solução. A

documentação de funções e responsabilidades é um aspecto crítico do plano de gestão. O Plano

de Gestão define quem tem autoridade para mediar requisitos conflitantes e tome decisões

gerais sobre identidade visual e política. As decisões de política que enquadrarão seu plano de

gestão e formarão a base dos aspectos específicos da definição das suas funções e

responsabilidades foram descritas anteriormente. Com base em sua discussão sobre decisões de

enquadramento, você poderá adaptar para suas organizações os exemplos a seguir de funções e

responsabilidades que foram usadas em outras organizações bem-sucedidas. Em organizações

menores, várias funções podem ser cumpridas por um único indivíduo. Provavelmente, você




precisará adaptar as responsabilidades e até mesmo os termos usados para descrever cada

função para sua organização, mas essas listas oferecerão um bom ponto de partida.

Funções empresariais típicas

Função Principais responsabilidades

Patrocinador

Executivo

Serve como o "campeão" de nível executivo para a solução. A principal

responsabilidade do Patrocinador Executivo é estratégica, posicionando a

solução como um mecanismo crítico para obter valor de negócios e

ajudando a comunicar o valor da solução aos níveis gerenciais da

organização.

Diretoria de

Gestão/Comitê

Gestor

Serve como um corpo de gestão com responsabilidade final para atender

as metas da solução. Normalmente, essa diretoria é composta por

representantes de cada um dos principais negócios representados na

solução, incluindo Comunicações Corporativas, RH e TI.

Proprietário do

Negócio

Gerencia o design geral e a integridade de funcionalidade da solução de

uma perspectiva de negócios. O Proprietário do Negócio não precisa ser

especialista em TI mas, para soluções de intranet, sua função de trabalho

normalmente inclui a responsabilidade sobre as comunicações internas.

Administrador

da Solução

(tecnologia)

Gerencia o design geral e a integridade de funcionalidade da solução de

uma perspectiva tecnológica. Trabalha em parceira com o Proprietário do

Negócio.

Equipe de

Suporte

Tecnológico

Garante a integridade técnica da solução. Faz backups regulares da

solução e de seu conteúdo. Além disso, normalmente configura e mantém

o modelo de segurança, pelo menos dos componentes dos Serviços de

Domínio Active Directory (AD DS). Desenvolve novas Web Parts e oferece

suporte a Patrocinadores/Proprietários de Site que procuram melhorias

nas páginas deles ou novos usos para a solução.

Comitê Gestor

de Metadados/

Administrador

de Conteúdo

Enquanto algumas organizações de grande porte ainda podem ter um

indivíduo ou grupo nesta função, os recursos de conteúdo empresarial do

SharePoint Server 2010 exigem um plano geral de gerenciamento de

metadados e um indivíduo ou equipe responsável pela manutenção do

"dicionário de metadados" durante a vida útil da solução.

"Treinador" de

SharePoint ou

Centro de

Excelência

Oferece treinamento e consultoria em design para novos usuários que

tenham privilégios de "controle total" de design para garantir que as

práticas recomendadas sejam seguidas e que os recursos do SharePoint

adequados sejam aplicados a sites individuais ou a conjuntos de sites. Em

várias organizações, um recurso do SharePoint em particular se torna um

solução efetiva para qualquer problema de negócios – um "martelo em

busca de um prego". Por exemplo, você não deseja ver usuários criando

sites wiki quando na verdade o que eles precisam é de uma lista

personalizada. Se você pretende delegar recursos de "design" de site a

usuários com experiência limitada em design de solução (o que significa

quase todas as organizações), ter "treinadores" em design de sites com

experiência disponíveis para ajudar usuários a começar pode garantir que




você termine com uma solução que seja realmente usada. Uma

organização bem-sucedida implementou um horário de expediente

"informal", quando proprietários de novos sites passam uma hora ou duas

com um arquiteto de soluções experiente para garantir uma orientação

adequada (além do treinamento formal). Várias outras estabeleceram

serviços de consultoria interna para ajudar proprietários de novos sites a

começar. Em vários casos, as primeiras uma ou duas horas de consultoria

é "gratuita" e os serviços além disso exigem um código de cobrança.

Comunidade de

Prática de

"Usuários

Avançados"

Oferece suporte à implantação bem-sucedida do SharePoint Server na

organização ao compartilhar práticas recomendadas e lições aprendidas

em um site de equipe de Comunidade de Prática. Os membros servem

como defensores e agentes de mudança do SharePoint.

Funções para cada Site ou Conjunto de Sites

Função Principais responsabilidades

Patrocinador do

Site

Serve como a função centralizada e principal para garantir que o conteúdo de uma

página/site em particular seja adequadamente coletado, revisado, publicado e

mantido. O Patrocinador do Site é um especialista no conteúdo mostrado no site ou

na página. Provavelmente o Patrocinador do Site precisará aprender sobre o

SharePoint Server, mas a experiência principal dele se concentra nos negócios. O

Patrocinador/Proprietário do Site pode designar um Administrador do Site ou

Contato para oferecer a interface diária principal entre a empresa deles e os

usuários da página ou site.

Administrador do

Site

Gerencia o dia a dia do site ao executar as funções necessárias para garantir que o

conteúdo do site ou página seja preciso e relevante, incluindo códigos de retenção

de registros. Monitora a segurança do site para garantir que o modelo de segurança

para o site corresponda às metas da empresa e do Patrocinador/Proprietário do

Site, além de oferecer suporte a usuários do site servindo como o ponto de contato

principal identificado para o site. Age como o administrador dos sites pelos quais é

responsável.

Designer de Site

Em um ambiente onde o design de site é delegado a usuários corporativos, cria e

mantém o design do site (ou do conjunto de sites). Segue as práticas recomendadas

e os princípios de orientação de design para garantir que mesmo os sites com

acesso limitado sejam otimizados para o ganho do usuário final. Define e executa o

plano de segurança para o site.

Usuários

Usa a solução para acessar e compartilhar informações. Os usuários podem ter

permissões de acesso diferentes em áreas diferentes da solução, às vezes agindo

como Colaboradores (produtor de conteúdo) e outras agindo como Visitantes

(consumidor de conteúdo).




Princípios de orientação Os princípios de orientação definem preferências organizacionais que oferecem suporte à visão.

Essas declarações críticas refletem as práticas recomendadas que todos os usuários e designers

de site devem compreender e internalizar para garantir o êxito de sua solução. É bem provável

que sua organização compartilhe muitos dos mesmos princípios de orientação que vimos em

implantações do SharePoint bem-sucedidas.

Use os exemplos mostrados na tabela a seguir para ajudar a definir um conjunto de princípios

de orientação iniciais para sua solução. Pense em como você poderia criar materiais de

referência suplementares para ajudar os usuários a internalizar esses princípios - ou considere a

adição de um "princípio do dia" à home page de sua solução. Se os usuários compreenderem

bem os princípios de orientação, você terá uma chance razoável de fazer com que eles sigam

suas diretrizes de gestão.

Exemplos de princípios de orientação da Contoso

Princípio de

orientação de gestão

Implicação Lembre-se...

PRINCÍPIOS GERAIS

As políticas estão

ligadas ao escopo e à

intenção do site. As

políticas de gestão

serão mais flexíveis

para sites com acesso

mais limitado do que

para sites

compartilhados com

uma ampla audiência.

As diferentes audiências de sites permitem

que você adapte o modelo de gestão de

acordo com as necessidades de negócios.

Embora algumas políticas sejam impostas

na organização toda, outras podem ser

determinadas por cada proprietário do

site. Isso significa que pode haver

conteúdo que não será estruturado ou

pesquisável em comparação a outro

conteúdo que será consistentemente

"gerenciado".

Não existe uma única

solução. Sim, temos

regras, mas somos

espertos o suficiente

para sabermos

quando é adequado

desviar do padrão

para atingirmos um

objetivo de negócios

mais efetivamente.

Mesmo que o

SharePoint Server seja

um novo veículo de

colaboração, o

conteúdo do SharePoint

é regido por todas as

políticas gerais

pertencentes ao uso de

recursos de TI,

incluindo privacidade,

direitos autorais,

Os privilégios de propriedade de conteúdo,

segurança, gerenciamento e contribuição

são distribuídos por toda a organização,

incluindo usuários que talvez não tivessem

privilégios de colaboração de conteúdo, de

segurança ou de gerenciamento de

registros no passado. Todos os

colaboradores de conteúdo precisam estar

cientes das políticas da organização para o

uso corporativo adequado de recursos de

TI.

As regras existentes

ainda se aplicam -

você gostaria que sua

mãe/chefe/consumid

or/cliente visse esta

foto? A sua

mãe/chefe/

consumidor/cliente

pode ver este

conteúdo?

retenção de registros,

confidencialidade,

segurança de

documentos e assim

por diante.

PRINCÍPIOS DE SEGURANÇA




Princípio de



As políticas gerais de

segurança da empresa

sobre quem pode ver

que conteúdo ainda se

aplicam e regem o

portal.

Os usuários precisam pensar no local onde

o conteúdo é publicado para garantir que o

conteúdo confidencial seja compartilhado

somente em sites com acesso limitado.

Publique para

atender aos padrões

do que "é necessário

saber" de sua

organização, nem

mais, nem menos!

A segurança baseada

em funções regerá o

controle de acesso e as

permissões em todas

as áreas do portal

(intranet e extranet).

Os usuários podem ter permissões

diferentes em áreas diferentes do portal, o

que tem um implicação para a gestão e

para o treinamento. Embora a maioria dos

usuários talvez não tenha privilégios de

colaboração para páginas de intranet

regidas com rigor, todos os usuários

possuem privilégios de "controle total" em

seus sites Meu Site.

É possível que você

não tenha as mesmas

permissões em todas

as páginas do portal.

PRINCÍPIOS DE DESIGN DO SITE

Ofereça uma

experiência do usuário

consistente – os

usuários devem ser

capazes de localizar

consistentemente

informações

fundamentais em

qualquer site de

colaboração e de

procurar o conteúdo de

que necessitam.

Todos os sites também seguirão um

modelo de design de linha de base

consistente para garantir a consistência e

a capacidade de uso em sites de

colaboração.

Ei – não se trata de

você, mas do

usuário!

Crie o design para

minimizar requisitos de

treinamento para

usuários finais – use o

melhor recurso (e o

mais simples) para

cada objetivo de

negócios.

Qualquer usuário com privilégios de design

de site será incentivado a participar de

treinamentos para garantir que ele use as

Web Parts e listas mais adequadas para

cada tarefa.

Só porque você pode,

isso não significa que

você deve. Não é

realmente necessário

experimentar todos

os recursos novos!




Princípio de



Garanta que a

"capacidade de

localização" controle

decisões de design –

otimize metadados e a

configuração do site

para oferecer o melhor

para a audiência de

usuários finais, e não

somente para o

colaborador de

conteúdo.

Em situações onde as compensações de

design devam ser consideradas (mais ou

menos metadados, informações acima ou

abaixo da "dobra", duplicação de links em

vários locais), as decisões devem ser

tomadas para facilitar a experiência dos

usuários finais em detrimento dos

colaboradores de conteúdo. A "capacidade

de localização" significa criar sites de

forma que as informações importantes

estejam facilmente visíveis e que as dicas

de navegação sejam usadas para ajudar os

usuários a encontrar com facilidade as

informações fundamentais. Também

significa o uso de metadados para

aumentar a precisão de resultados da

pesquisa. A experiência de "navegação" e

de "pesquisa" para usuários guiará as

decisões de design no desenvolvimento do

site inicial e na modificação feita com o

tempo.

Evite criar um espaço

onde o conteúdo

sempre "entra" mas

nunca "vai embora".

Os Designers de Site

devem compreender os

objetivos dos padrões

de design de site

recomendados e só

fazer alterações quando

elas forem justificadas

por uma necessidade

corporativa válida.

Mesmo que os Designers de Site possam

ter permissões que deixem que eles

alterem modelos de site e outras áreas de

site "controladas", eles concordam em não

fazer alterações arbitrariamente nos

modelos de site básicos com base em

preferências pessoais. As sugestões de

alterações em modelos de site padrão

devem ser elevadas ao Comitê de Gestão.

Lembre-se do

Homem-Aranha:

"Grandes poderes

trazem grandes

responsabilidades".

Use seus poderes

com sabedoria.

Todos os sites/páginas

devem ter um

"proprietário" de

conteúdo claramente

identificado.

Os usuários precisam saber quem devem

contatar caso as informações em uma

página ou site estejam desatualizadas ou

imprecisas.

Faça com que seja

óbvio saber quem é o

proprietário do

conteúdo em todas

as páginas e sites.

PRINCÍPIOS DE CONTEÚDO




Princípio de



Todo o conteúdo é

publicado somente em

um local. Os usuários

que precisarem acessar

o conteúdo deverão

criar a ID do

Documento1 para que

ele seja acessado de

sua localização

"autoritativa".

Isso significa que a versão oficial de um

documento é publicada uma vez pelo

proprietário do conteúdo (que pode ser um

departamento e não necessariamente um

indivíduo). Para a conveniência do leitor,

os usuários podem criar um link para a

cópia oficial de um documento de qualquer

parte do SharePoint Server, mas não

devem postar uma "cópia de

conveniência". Os usuários não devem

postar cópias de documentos em suas

unidades de disco rígido e em sites Meu

Site se eles existirem em outro lugar na

solução.

Uma cópia de um

documento.

Edite no local – não

exclua documentos

para criar uma nova

versão.

O controle de versão será habilitado em

bibliotecas de documentos onde versões

anteriores precisam ser mantidas durante

a criação ou edição do documento. Se as

versões anteriores precisarem ser

mantidas de forma permanente para fins

legais, as versões "antigas" dos

documentos deverão ser armazenadas em

uma localização de arquivamento ou em

uma biblioteca. Os documentos serão

editados no local em vez de serem

excluídos e adicionados novamente de

forma que os links do documento criados

por outros usuários não sejam

interrompidos.

Alguém pode ter um

link para seus

documentos.

Atualize, não exclua!

Os Patrocinadores/

Proprietários do Site

são responsáveis, mas

todos têm

responsabilidade sobre

o gerenciamento de

conteúdo.

Todo o conteúdo postado em um site e

compartilhado por mais de uma pequena

equipe será regido por um processo de

gerenciamento de conteúdo que garanta

que o conteúdo seja preciso, relevante e

atualizado. Os Patrocinadores/Proprietários

são responsáveis pela qualidade e

atualização do conteúdo e pelo

arquivamento do conteúdo antigo em

tempo hábil, mas os usuários do site são

responsáveis por avisar aos

Patrocinadores/Proprietários do Site sobre

conteúdo que necessite de atualização.

Todos nós somos

responsáveis pelo

gerenciamento de

conteúdo.

1 A ID do Documento é um novo recurso do SharePoint 2010. A ID do Documento é um identificador exclusivo (uma URL

estática) do documento que permanecerá associado ao documento mesmo se ele for movido para outro local.




Princípio de



Links em vez de anexos

de email.

Os usuários devem enviar links para o

conteúdo sempre que possível em vez de

anexos de email.

Chega de anexos de

email!

O material com direitos

autorais não será

adicionado ao portal

sem o licenciamento ou

a aprovação

apropriados.

As violações de direitos autorais podem ser

muito onerosas. Provavelmente, esse é um

dos princípios ignorados com mais

frequência em intranets corporativas e um

dos que mais preocupará o bibliotecário de

sua corporação (se a sua organização

ainda tiver um).

Não publique o que

não for seu.

É especialmente importante lembrar que o princípio de orientação "não existe uma única solução" quando se trata de gestão. Você precisará de políticas de gestão mais rígidas em sites com "alcance" mais amplo (por exemplo, sites voltados para a empresa e para departamentos). Você pode considerar políticas mais rigorosas para sites de equipe privados.

Políticas e padrões As políticas definem regras para o uso do SharePoint; os padrões descrevem práticas

recomendadas. De uma perspectiva de gestão, normalmente as políticas são orientadas por

requisitos estatutários, de normas ou organizacionais. Espera-se que os usuários cumpram as

políticas sem desvios. Se a sua organização estiver sujeita a supervisão de normas, verifique se

você realmente pode impor suas políticas, já que não fazer isso poderá taxá-lo como "não

compatível". Normalmente, os padrões são estabelecidos para incentivar práticas consistentes.

Os usuários podem adotar alguns elementos do padrão que funcionam para eles e não

implementar outros.

Como aplicado ao tópico de nomes de arquivo, uma política poderia declarar "Não incluir datas

ou números de versão em nomes de arquivo", enquanto um padrão poderia declarar "Os nomes

de arquivo devem ser tópicos e descritivos". Em outro exemplo, a política poderia declarar

"Todos os sites do SharePoint terão um contato principal e um secundário responsáveis pelo site

e por seu conteúdo", e o padrão poderia declarar que "o contato do site é listado na home page

do site e no diretório do site".

Cada organização terá seu próprio conjunto de políticas e padrões. Os tópicos gerais devem

incluir supervisão de conteúdo, design de site, identidade visual e experiência do usuário,

gerenciamento e segurança. Para garantir que seu plano de gestão permaneça relevante:

Verifique se suas políticas e padrões do SharePoint não estejam em conflito com políticas

organizacionais mais amplas.

Publique políticas e padrões onde os usuários possam encontrá-las e segui-las com facilidade. Pode

ser necessário que algumas políticas sejam publicadas para "todos os leitores", enquanto outras

tenham de ser protegidas para garantir a integridade do aplicativo.

Examine e revise regularmente as políticas e padrões para mantê-los alinhados às necessidades

organizacionais.




As próximas seções descrevem alguns exemplos específicos de políticas e padrões que talvez

você queira considerar para sua organização. Não é uma lista muito longa, mas inclui algumas

ideias reutilizáveis a serem consideradas.

Políticas e padrões de conteúdo Considere as políticas e padrões de conteúdo de exemplo a seguir, cada uma será discutida em

mais detalhes nesta seção:

Postagem de conteúdo em páginas ou sites existentes

Postagem de conteúdo na home page

Postagem de conteúdo em páginas pessoais (perfis do usuário)

Marcas sociais e classificações

Retenção de registros

Auditoria e revisão de conteúdo

Postagem de conteúdo em páginas ou sites existentes Definitivamente, você precisará de uma política ou padrão para garantir que o princípio de

orientação "uma cópia de um documento" seja habilitada. Examine a política de Contribuição e

Propriedade de Conteúdo da Contoso para saber como orientar os usuários em relação à

postagem de conteúdo de "propriedade" deles.

Política de exemplo da Contoso: Colaboração e propriedade de conteúdo

Os Patrocinadores do Site são responsáveis por garantir que o conteúdo postado nas páginas deles esteja

preciso e relevante e compatível com políticas de retenção de registros.

Poste somente o conteúdo de sua "propriedade" em um site de colaboração ou em seu site Meu Site. A

propriedade significa que o documento é ou foi criado por alguém de seu departamento e que seu

departamento está comprometido em manter o conteúdo por toda sua vida útil. Se um documento não for

de propriedade do seu departamento mas se ele for necessário em seu site, peça ao proprietário para postá-

lo e crie um link para ele em seu site.

Não poste conteúdo cujos direitos legais de postagem eletrônica não pertençam a nós, incluindo PDFs ou

imagens digitalizadas de artigos de jornal ou outros documentos de origens para as quais a nossa

organização não tenha direitos de publicação online. É possível criar um link para esse conteúdo no site do

proprietário.

Além disso, considere a criação de políticas para estes outros tópicos de conteúdo:

Ciclo de postagem de conteúdo: crie uma política para lembrar os usuários de excluir conteúdo de

sua origem ou ambiente de colaboração original quando ele for "publicado" no repositório oficial do

SharePoint (ou use políticas de disposição de conteúdo automatizadas para garantir que isso

aconteça rotineiramente).

Edição de conteúdo: como os colaboradores de conteúdo de um site possuem um link para conteúdo

em um site que não possuem, é importante ter um padrão que lembre aos usuários de "editar

documentos no local" de forma que os links não sejam interrompidos.




Formatos e nomes de conteúdo: decida se você precisa de políticas para onde determinados tipos de

conteúdo serão armazenados em sua solução e se você precisará ou não de padrões de

nomenclatura de arquivos. Considere uma política para a definição de que tipos de conteúdo

pertencem à sua solução do SharePoint e que tipos de conteúdo pertencem a outros locais. Dados os

valiosos recursos de pesquisa do SharePoint Server, nem sempre será necessário definir padrões

rígidos de nomes de arquivo em vez de incentivar os usuários a escolher nomes que ajudarão outras

pessoas a identificar o conteúdo dos arquivos.

Conteúdo com links: defina claramente quem é o responsável por garantir que os links no conteúdo

ou em um site não estejam "interrompidos".

Postagem de conteúdo na home page Definitivamente, você desejará considerar a criação de uma política específica para a postagem

de conteúdo na home page da sua solução de portal. A maior parte do conteúdo da home page

deve ser cuidadosamente controlada, especialmente para sua intranet. Afinal, você tem uma

chance de causar uma primeira impressão e sua home page é o local onde os usuários têm essa

impressão! Em uma intranet corporativa, a home page pode se tornar uma batalha por espaço

entre várias unidades de negócios, normalmente Comunicações Corporativas ou Marketing e

Recursos Humanos. Mesmo se a sua "solução" for um site da equipe de projetos, será preciso

considerar cuidadosamente como as informações serão apresentadas na home page do site e

quem pode criar e colocar conteúdo nessa localização crítica. Algumas organizações resolvem a

batalha por espaço na home page atribuindo áreas da página ("vizinhanças") a departamentos

específicos. Outras atribuem a propriedade principal a um departamento específico (quase

sempre o departamento responsável pelas comunicações internas), mas usam o Comitê de

Gestão de Portal ou o Comitê Gestor para oferecer supervisão e escalonamento se houver

discordâncias sobre o conteúdo.

Postagem de conteúdo em páginas pessoais (perfis do usuário) O perfil do usuário é onde os usuários podem declarar seus interesses e experiência de forma

que outras pessoas da organização possam fazer conexões ou simplesmente aprender mais

sobre eles. Quanto mais informações um usuário optar por compartilhar no perfil dele, mais

ricos serão os relacionamentos de rede e profissionais que eles poderão criar. Algumas

organizações não se sentem confortáveis em permitir ou incentivar usuários a anexar

informações pessoais nos perfis deles. Antes de incentivar os usuários a adicionar interesses em

cestas de basquete, alpinismo e esportes extremos aos perfis deles, verifique se você não está

violando qualquer lei ou norma de privacidade. A menos que haja motivos legais para não incluir

informações pessoais no perfil do usuário, nosso melhor conselho é vá em frente - permita que

os usuários adicionem o que se sintam confortáveis em compartilhar, mas use seu plano de

gestão para oferecer orientação sobre o que é adequado e útil. Em geral, tenha confiança que

seus usuários saberão o que é bom compartilhar com seus colegas e o que seria melhor manter

como particular. Você também pode confiar que a comunidade identificará rapidamente se

alguém tiver compartilhado algo que não seja adequado – o que ajudará a impor seu plano de

gestão. As normas de privacidade social estão mudando e o que poderia não ser confortável

para uma pessoa de cerca de 50 anos compartilhar pode ser bastante confortável e aceito para

uma pessoa de cerca de 20 anos.

Além das habilidades e interesses, o SharePoint Server 2010 oferece um local para que os

usuários identifiquem suas áreas de experiência em um espaço chamado "Pergunte-me sobre".




Esse campo permite que os usuários definam tópicos onde, essencialmente, estarão dizendo

"Posso ajudar você com isto". Seu Plano de Gestão deve ter um formato sugerido para as

descrições Sobre mim e oferecer exemplos de descrições bem escritas.

As atualizações de status do SharePoint Server 2010 permitem que os usuários descrevam "o

que está acontecendo" em suas páginas de perfil. As atualizações de status não se destinam a

ser usadas para descrições de atividades muito longas, mas para atualizações rápidas de etapas

ou tarefas que permitam que outras pessoas saibam no que alguém está trabalhando ou no que

está pensando. Seu plano de gestão deve incluir orientação ou exemplos para ajudar outras

pessoas que sejam novatas na criação de atualizações de status compreendam como usar este

recurso. Além de incentivar usuários a adicionar etapas, considere solicitar aos usuários que

"narrem o trabalho deles", adicionando uma atualização quando estiverem em um ponto crítico

de um projeto ou precisem da ajuda de outras pessoas.

Marcas sociais e classificações Os comentários sociais, conteúdo adicionado por usuários como marcas ou classificações, são

uma novidade do SharePoint Server 2010. Esses recursos permitem que os usuários participem

e interajam com sua solução do SharePoint e melhorem a "capacidade de localização" de

conteúdo ao permitir que indivíduos suplementem a classificação formal com marcas adicionais

que sejam significativas para eles. As marcas sociais se referem a metadados que usuários

adicional a conteúdo para ajudar a definir o que ele é, o que inclui e o que faz. Suas políticas de

gestão devem incluir diretrizes sobre como você deseja que os usuários participem da marcação

social e devem oferecer orientação e exemplos de marcas significativas para sua organização.

Você também deve garantir que os usuários compreendam que a marcação social usa o Índice

de Pesquisa para oferecer filtragem de segurança em conteúdo armazenado no SharePoint

Server, o que significa que os usuários serão capazes de marcar documentos confidenciais, mas

essas marcas não estarão visíveis para aqueles que não tenham acesso de leitura ao

documento.

Se você optar por ativar o recurso Classificações no SharePoint Server 2010, os usuários terão a

opção de "classificar" documentos (e páginas) em uma escala de 0 a 5 estrelas. Seu plano de

gestão deve documentar como você pretende usar as classificações em sua organização – por

exemplo, você está solicitando aos usuários que classifiquem o conteúdo como bem escrito ou

não ou que digam se ele é útil ou não? Um artigo de outubro de 2009 do Wall Street Journal2

citou uma estatística que declara que quando os consumidores escrevem críticas sobre produtos

de forma online, tendem a deixar classificações positivas: a classificação média para itens online

é de 4,3 estrelas em 5. Se você quiser ter classificações significativas sobre conteúdo em sua

organização, será preciso definir suas expectativas e tornar claro para os usuários como as

classificações serão usadas. Obviamente, se todas as classificações forem positivas, será difícil

obter um valor. Algumas organizações tentam identificar exemplos brilhantes de "práticas

recomendadas", mas é um processo muito difícil de manter de forma contínua sem recursos

dedicados. Permitir que os usuários classifiquem o conteúdo como eles o veem pode ajudar a

identificar potenciais práticas recomendadas, mas você precisa tomar cuidado ao supor que o

conteúdo com uma classificação baixa seja necessariamente "ruim".

2 Fowler, Geoffrey e De Avila, Joseph. On the Internet, Everyone's a Critic But They're Not Very Critical. (Na Internet,

todos são críticos, mas não criticam tanto assim). Wall Street Journal 5 de outubro de 2009

http://online.wsj.com/article/SB125470172872063071.html.

http://online.wsj.com/article/SB125470172872063071.html




Retenção de registros Defina políticas claras em relação a como suas políticas de retenção de registros serão

implementadas em sua solução e as responsabilidades que os proprietários de conteúdo têm

para identificar conteúdo como registros e associar o código de retenção de registro adequado a

um determinado item de conteúdo. No SharePoint Server 2010, existem duas maneiras de

declarar que um item é um registro: in-loco e no arquivo de registros. A escolha do método

adequado para a aplicação de políticas de gerenciamento de registros terá implicações em como

os usuários localizam documentos, de forma que a abordagem de gerenciamento de seus

registros deverá ser clara e aplicada consistentemente.

Auditoria e revisão de conteúdo Considere uma política para definir a frequência e o tipo de revisão que você terá em cada tipo

de conteúdo ou site. Todo o conteúdo postado em sites de toda a empresa devem ser regidos

por um processo de gerenciamento de conteúdo que garanta que o conteúdo seja preciso,

relevante e atual, mas mesmo os sites de equipe particulares devem ter uma estratégia de

gerenciamento de conteúdo. Para a maioria dos sites, o ciclo máximo de revisão de conteúdo

não deverá ter mais de 12 meses a partir da data de postagem do conteúdo. Confirme se seus

ciclos de revisão são compatíveis com quaisquer requisitos de normas ou estatutários.

Políticas e padrões de design Considere a criação de políticas e padrões para cada um destes elementos de design:

Criação de novos subsites

Layout de página e organização

Tipos de conteúdo e metadados

Diretrizes/políticas específicas de conteúdo

Segurança

Identidade visual

Criação de novos subsites Se proprietários do site de "usuário final" individuais terão permissões que possibilitem a eles

criar suas próprias arquiteturas de informação para os sites que controlam, é importante

oferecer orientação para ajudá-los a compreender as práticas recomendadas para a criação de

"nós" em uma hierarquia de informações. Por exemplo:

Propriedade de conteúdo: se um grupo de negócios em particular for o proprietário principal de todo

o conteúdo a ser postado na página ou site, provavelmente fará sentido a criação de um subsite

separado ("nó") para esse grupo de negócios.

Segurança: se um grupo significativo de conteúdo for altamente confidencial, crie um subsite, espaço

de trabalho ou "nó" separado para controlar com mais facilidade as configurações de segurança para

esse conteúdo.

Administração de banco de dados: se houver a necessidade de fazer backup, restaurar ou, de alguma

forma, gerenciar conteúdo em um único grupo, um subsite ou página exclusiva para esse conteúdo

tornará esses processos mais fáceis de gerenciar.

Navegação: minimize os níveis de aninhamento na arquitetura de informações. É uma prática

recomendada manter até três níveis na hierarquia de forma que os usuários não tenham de "clicar"




continuamente para obter o conteúdo crítico. Se não for necessário um novo nó na arquitetura por

qualquer um dos motivos que acabamos de mostrar, não o crie.

Layout de página e organização Nada torna um site mais confuso do que um conjunto aleatório de Web Parts desorganizadas

que se aglomeram em uma página. Qualquer pessoa com permissões de design de página

precisa se lembrar do princípio de orientação sobre a concentração no usuário final, mas esses

designers de página também devem estar familiarizados com as práticas recomendadas gerais

de capacidade de uso de design. Algumas das práticas recomendadas para o design de página

incluem:

Consistência: estabeleça um design padrão para todas as páginas de cada site para garantir que os

usuários possam navegar sem serem surpreendidos pela alteração de layouts de página.

Velocidade: certifique-se de que os usuários possam obter informações importantes o mais rápido

possível.

Rolagem: os usuários tendem a se concentrar somente em informações que estejam "acima da

dobra" em seu design de página. Crie uma página que se ajuste ao tamanho de tela padrão de sua

organização e verifique se os usuários não precisam rolar para localizar as informações importantes

ou Web Parts na página. A rolagem nunca deverá ser tolerada para informações críticas. Para obter

um ótimo artigo de referência sobre rolagem e se ela deve (ou não) ser tolerada no design de

páginas, consulte: http://www.useit.com/alertbox/scrolling-attention.html.

Conteúdo importante no canto superior esquerdo: coloque o conteúdo mais importante perto da

parte superior esquerda da página. Esse é o local onde os leitores "pousarão" visualmente quando

entrarem na página. Se as informações mais importantes estiverem nessa localização, existem mais

chances de captura da atenção do usuário do que se elas estiverem enterradas em algum outro lugar

da página.

Tipos de conteúdo e metadados Um Tipo de Conteúdo é um conjunto de configurações que definem um tipo de informação em

particular, como um plano de projeto ou de relatório financeiro. Um Tipo de Conteúdo pode ser

definido para toda a empresa ou para um conjunto de sites inteiro. Também pode ser definido

"localmente" para uma página ou site específico. As Colunas de Site são as "propriedades" de

um tipo de conteúdo em particular. As colunas fazem parte dos atributos ou das propriedades

de um Tipo de Conteúdo. As Colunas de Site também podem ser definidas em toda a solução ou

para um site individual ou conjunto de sites. Os Tipos de Conteúdo e as Colunas de Site são

tipos de "metadados" no SharePoint Server 2010. Os valores para várias Colunas de Site

(metadados) são específicas de sites específicos. As práticas recomendadas e os conceitos para

a definição de uma boa estrutura de metadados estão no Capítulo 5 de Essential SharePoint

2010, onde discutimos o planejamento de sua arquitetura de informações. Seu plano de gestão

precisa incluir seus padrões e políticas para os Tipos de Conteúdo e Colunas de Site usados em

sua solução, além das políticas de como os usuários poderão solicitar a criação de novos Tipos

de Conteúdo ou Colunas de Site corporativos.

Diretrizes/políticas específicas de conteúdo As soluções de colaboração de alto impacto garantem que o conteúdo seja facilmente acessado

pelos usuários finais. Isso significa que o conteúdo não é apenas "localizável", mas também




estruturado e escrito para ser consumido online. Partindo do pressuposto de que seus

colaboradores de conteúdo sejam bons escritores, talvez eles não estejam familiarizados com as

práticas recomendadas para a escrita para a Web. É útil oferecer alguns padrões e políticas para

listas e bibliotecas do SharePoint específicas. A seguir, vários exemplos de padrões, políticas e

práticas recomendadas que talvez você queira considerar para sua solução.

Blogs e wikis

Os usuários finais devem estar cientes do que sua organização considera adequado para a

postagem de conteúdo social em sites pessoais, como blogs e wikis. Enquanto que em algumas

organizações é aceitável escrever blogs sobre seus hobbies, em outras isso não é verdade.

Pense com cuidado sobre como definir políticas de gestão para conteúdo social, uma vez que é

preciso garantir que você não esteja impondo tantas regras sobre o conteúdo que acabará

desincentivando os colaboradores de conteúdo. Não há uma única resposta correta para todas

as organizações. O Capítulo 8: Getting Social de Essencial SharePoint 2010 inclui algumas

sugestões de gestão específicas para recursos de computação social que devem ser

consideradas como parte do seu Plano de Gestão.

Anúncios

Em geral, o tom de todos os textos deve ser conciso e útil. Para Anúncios, crie um título

descritivo, porém sucinto. No texto do anúncio, coloque as informações importantes primeiro e

escreva brevemente, usando no máximo quatro ou cinco frases. Tente evitar o uso de fontes

grandes e muitos espaços em branco no texto do Anúncio. No texto, não sublinhe que não seja

um hiperlink. Faça com que o texto do link seja uma descrição concisa do link e permita que o

link ajude o leitor na verificação:

Ruim: Clique aqui para obter o formulário de inscrição mais recente

Bom: Baixe o formulário de inscrição mais recente

Melhor: Baixe o formulário de inscrição mais recente

Quadros de discussão

Quadros de Discussão efetivos devem ter alguém que servirá como o moderador do quadro de

discussão para garantir que as perguntas sejam respondidas e que haja um valor agregado. Em

algumas organizações, será necessário consultar o Departamento Jurídico para garantir que as

informações sobre produtos, pesquisas, patentes, dados, conteúdo regulamentado ou problemas

legais sejam adequados para Quadros de Discussão online.

Bibliotecas de imagens ou de vídeos

O conteúdo postado em bibliotecas de imagens ou de vídeos deve estar relacionado aos

negócios e ser adequado para publicação no ambiente corporativo. Obtenha permissão de

qualquer indivíduo que esteja em uma imagem ou vídeo que será postado em um site antes de

carregá-lo. Verifique também se a imagem é de propriedade de sua organização ou se ela

obteve as licenças de uso adequadas.

Links

Em alguns casos, os usuários e designers de sites terão a opção de indicar se um link deverá ou

não abrir em uma nova janela. Em geral, os padrões a seguir são recomendados para links:

Links para documentos ou páginas de um conjunto de sites: não abrir em uma nova janela.

Links para documentos ou páginas em outro conjunto de sites:abrir em uma nova janela.




Links fora da sua intranet (para outro aplicativo na empresa ou para um site da Internet): abrir em

uma nova janela.

Bibliotecas de documentos

Considere como os documentos serão usados ao carregá-los para o SharePoint Server. Os

documentos podem ser carregados para o SharePoint Server usando a maioria dos formatos de

documento existentes (Word, .PDF, Excel, PowerPoint e assim por diante). Se você carregar um

documento em seu formato nativo, Word, Excel ou PowerPoint, os usuários poderão baixá-los e

facilmente editá-los para criarem suas próprias versões. A menos que eles tenham privilégios de

Colaborador em uma biblioteca, não poderão postá-los novamente no mesmo site. Os

documentos que poderiam ser reutilizados como um exemplo para outras pessoas sempre

deverão ser carregados em seu formato editável e "nativo". Os documentos que devem ser

protegidos contra edição ou alteração, mesmo em uma cópia "particular", deverão ser

carregados em um formato "protegido" ou com senhas para edição. Considere o formato .PDF

para documentos muito grandes porque esse formato reduz o tamanho do arquivo e, portanto, o

tempo de download para as outras pessoas.

Segurança As considerações sobre segurança são um dos elementos de design mais importantes de um site

do SharePoint. É importante pensar em segurança durante o processo de design uma vez que

compreender como será necessário proteger os objetos no site afetará a estrutura do site, o

layout da página e o design dos metadados. Como em quase todas as implantações do

SharePoint os usuários finais terão alguns recursos para gerenciar a segurança de sites sob o

controle deles, é fundamental garantir que todos com permissões para atribuir segurança

compreendam como funciona a segurança do SharePoint.

O SharePoint Server oferece a capacidade de proteger conteúdo até o nível do item e oferece

várias opções para a criação de grupos de segurança. Isso tanto pode ser uma bênção (devido à

flexibilidade permitida) como uma maldição (porque faz com que seja muito fácil para os

usuários criar modelos de segurança complexos em excesso e virtualmente ingovernáveis).

Como prática recomendável, é útil oferecer consultoria de "planejamento de segurança" para

usuários que ainda não conheçam o SharePoint, já que o planejamento de segurança pode cair

facilmente na categoria que chamamos de "não tente repetir isto em casa".

Em seu plano de gestão, será necessário articular com clareza políticas de segurança específicas

e como elas devem ser aplicadas em sites do SharePoint.

Identidade visual O departamento de Comunicações Corporativas (ou seu equivalente) na maioria das

organizações normalmente definirá padrões de identidade visual para sua presença na intranet

ou na internet. Uma decisão fundamental de gestão sobre a qual você precisará pensar é se a

identidade visual corporativa poderá ser alterada em um determinado conjunto de sites do

SharePoint. Pode haver motivos de negócios válidos para o desvio da identidade visual

corporativa: por exemplo, talvez você queira um site de colaboração da extranet que divida a

identidade visual de sua organização com a de um parceiro. Em uma solução de intranet, os

usuários poderão achar confuso e ficar perdidos se a identidade visual do site for alterada de um

site para outro e, portanto, você precisa considerar a definição de padrões e políticas de

identidade visual tendo o usuário do site em mente. O uso de alguns elementos de variação de

cor ou de marca na identidade visual do site pode ajudar a impor seu modelo de segurança. Por

exemplo, talvez você queira que a "identidade visual" ou o tema comunique o modelo de




segurança no site – um tema ou identidade visual para sites de intranet da empresa e outro

tema ou identidade visual para sites de equipe seguros. Isso pode ajudar a oferecer dicas

visuais para colaboradores de conteúdo, lembrando-os de que quando postarem em um site

com a identidade visual "pública", geralmente o conteúdo poderá ser visto por todos na

organização.

Entrega do Plano de Gestão: treinamento e comunicações Neste white paper, descrevemos essencialmente como você deve criar um documento de plano

de gerenciamento. Seu documento de plano de gerenciamento é importante - ele oferece um

único artefato abrangente, onde você descreverá sua visão, seus princípios, suas funções e

responsabilidades e suas políticas e padrões. Mas, se o white paper que descreve como criar um

plano de gestão tiver quase 30 páginas, imagine o tamanho do seu plano de gestão real! Não há

nada de errado com documentos grandes em geral, mas o problema com um plano de gestão

muito grande é que você precisa que muitos usuários internalizem seus conceitos de gestão e os

documentos grandes não são consumíveis.

Quando estiver pensando na criação de seu Plano de Gestão, considere como os usuários

consumirão e internalizarão o conteúdo de seu plano. Há uma grande citação de Blaise Pascal

que com frequência e erroneamente atribuída a Mark Twain (e a outras pessoas). No original,

em francês, a citação é “Je n'ai fait celle-ci plus longue parceque je n'ai pas eu le loisir de la

faire plus courte”. Isso pode ser traduzido de forma livre para "se eu tivesse mais tempo, teria

escrito uma carta mais curta". Passar um tempo adicional para garantir que seu plano seja o

mais conciso possível fará com que seja mais fácil para seus usuários compreender e seguir as

regras.

Além de escrever de forma concisa, no entanto, você também deve garantir que seu plano de

gestão seja bem representado em seu currículo de treinamentos. Embora nem todos os usuários

precisem saber como criar um site do SharePoint, todos os usuários da sua solução deverão ter

uma compreensão básica do seu plano de gestão. Isso é ainda mais importante no SharePoint

Server 2010 do que nas versões anteriores, já que se você habilitar as marcas e classificações

definidas pelo usuário, todos os usuários serão colaboradores de conteúdo – e as diretrizes de

colaboração de conteúdo são um resultado fundamental do seu plano de gestão.

Exemplos de técnicas para oferecer comunicação e treinamento de gestão

• Crie uma "cola" com os princípios de orientação mais importantes. Talvez seja uma boa ideia colocá-los

em um mouse pad.

• Inicie todos os cursos de treinamento do SharePoint com uma revisão de seus princípios de orientação.

• Crie um cartão laminado ou um ímã com sua declaração de visão.

• Distribua breves descrições do trabalho que sejam específicas de cada função e faça com que sejam

disponibilizadas com facilidade para usuários nessas funções.

• Use pôsteres nas salas de descanso, boletins informativos e exibições de vídeo para criar um

gerenciamento de registros (ou outro tópico de gestão fundamental) em sua "campanha publicitária".




• Use a distribuição de espaços em sua "home page" para promover as práticas recomendadas de gestão -

especialmente aquelas relacionadas ao gerenciamento de conteúdo efetivo.

Conclusão Para ser útil e efetivo, seu plano de gestão precisa permanecer "vivo". Tenha um plano para

manter seu documento atualizado, especialmente à medida que as políticas forem mudando.

Lembre-se de fazer o seguinte:

Estabeleça um plano de gestão para garantir a qualidade e a relevância de conteúdo e para garantir

que todos os usuários compreendam as funções e responsabilidades deles.

Verifique se você possui a Diretoria de Gestão ou o Comitê Gestor como um forte defensor na função

de Patrocinador Executivo.

Mantenha seu modelo de gestão simples. As soluções precisam de um modelo de gestão forte, mas

não precisam de modelos complicados com muita burocracia.

Não complique a solução mais do que o necessário. Tenha cuidado com o "excesso de design". Só

porque o SharePoint Server tem um recurso interessante não significa que ele tenha de ser

implantado – pelo menos não imediatamente.

Garanta que todos os usuários com privilégios de design ou de "controle total" tenham internalizado

seus princípios de orientação de design e que os colaboradores de conteúdo compreendam os

princípios de orientação relacionados ao conteúdo.

Pense em como você irá garantir a conformidade com seu plano de gestão de forma contínua,

particularmente para sites de alta visibilidade. Talvez você queira monitorar e examinar

cuidadosamente alguns sites e fazer uma verificação pontual em outros.

Um plano de gestão efetivo não precisa restringir todos os movimentos – precisa oferecer orientação

aos usuários para garantir que a sua solução permaneça efetiva e vibrante com o passar do tempo.

Sobre os autores Scott Jamison, sócio-gerente e CEO da Jornata LLC, é especialista em tecnologias para

trabalhadores de conhecimentos e soluções colaborativas conhecido mundialmente, além de ser

um líder experiente com mais de 20 anos de orientação a gerentes e profissionais de tecnologia

para a entrega de uma ampla variedade de soluções de negócios para clientes. Scott é um forte

pensador estratégico, tecnólogo e gerente operacional. Em outubro de 2009, ele entrou para a

Jornata (www.jornata.com), uma firma de consultoria e treinamento em SharePoint e em

Microsoft Online Services.

Antes de entrar para a Jornata, Scott foi diretor e arquiteto empresarial na Microsoft, além de

ter numerosos cargos de liderança, incluindo a gerência sênior de uma equipe de consultoria em

produtos Microsoft na Dell. Scott trabalhou com equipes da Microsoft nos níveis local, regional e

internacional por anos, quase sempre participando como supervisor das equipes de produto da

Microsoft. Ele é reconhecido como líder e autor de vários livros, dezenas de artigos de revista e

palestrante regular em eventos no mundo inteiro.

Scott obteve seu diploma de mestrado em Ciência da Computação na Universidade de Boston,

com pós-graduação na Bentley's McCallum Graduate School of Business. É um Microsoft

SharePoint Certified Master.

http://www.jornata.com/




Susan Hanley, presidente da Susan Hanley LLC, é especialista em design, desenvolvimento e

implementação de soluções de portal bem-sucedidas, com foco em arquitetura de informações,

adoção de usuários, gestão e métricas de valor de negócios. É internacionalmente reconhecida

como especialista em gerenciamento do conhecimento e escreve um blog sobre SharePoint e

colaboração para a Network World Magazine, que pode ser encontrado em

http://www.networkworld.com/community/sharepoint. Antes de estabelecer sua própria firma

de consultoria, Sue trabalhou 18 anos como consultora na American Management Systems,

onde liderou o programa de gerenciamento do conhecimento da AMS. Nesse período, foi

reconhecida pela Consultants News como uma das maiores "líderes de conhecimento" das

principais firmas de consultoria. Sue saiu da MAS para liderar a prática de consultoria em

Portais, Colaboração e Gerenciamento de Conteúdo para a Plural, adquirida pela Dell em 2003.

Nessa função, foi responsável por uma equipe que desenvolveu centenas de soluções baseadas

na plataforma do Microsoft SharePoint, além de participar como membro do Conselho de

Parceiros para Portais e Colaboração da Microsoft. Em 2005, fundou a Susan Hanley LLC

(www.susanhanley.com), firma de consultoria dedicada a ajudar clientes a obter resultados

comerciais de alto impacto com portais e soluções de colaboração. Seus clientes incluem

algumas das maiores implantações globais do SharePoint.

Sue possui MBA da Smith School of Business da Universidade de Maryland em College Park e

graduou-se em psicologia na Universidade Johns Hopkins.

planejamento de gesta o do sharepoint...

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