planeamento teoria

Planeamento ISCTE IUL 2011/1012

0

Trabalho realizado por:

(turma: GA4)

Hava Mohamed

Mariana Roque

Miguel Silva

Patrícia Rodrigues

Docente: Marjan Jalalali


1

Títulos Número de Página

Introdução 2

Planeamento 3

Fins do planeamento 3/4

Tipos de Planos 4

Processo de planeamento 5

Recolha de Informação 5/6

Estabelecimento de metas e objectivos 6

Desenvolver a missão 7/8

Identificação de acções e afectação de

recursos

9

Implementar o plano 9/10

Monitorização e avaliação dos resultados 10

Conclusão 11


2

“As ideias e estratégias são importantes, mas o verdadeiro desafio é a sua execução.”

Percy Barnevick

O presente relatório irá incidir na matéria leccionada na disciplina, nomeadamente, no

capítulo do planeamento.

Nas páginas que se seguem iremos fazer a vamos falar sobre o planeamento.

Concretamente vamos falar dos tipos de Planeamento, a sua utilidade, a sua razão, problemas e

soluções, bem como a Análise SWOT (Strenghts, Weaknessess, Opportunities and Threats), e a

Definição de Objectivos SMART (Specific; Mensurable; Attainable; Rewarded; Timed).

Na verdade, é importante ter metas, mas mais notável ainda, é planear cuidadosamente

cada passo para atingi-las. A ideia apresentada anteriormente é, ou deveria ser, no fundo, a base

de gestão de todas as organizações.


3

O planeamento consiste no método de ordenar as actividades, definir os objectivos, e

especificar como alcançá-los num plano, através de várias estratégias, de modo a atingir um

futuro desejado. Este processo de planeamento permite avaliar os resultados e minimizar os

recursos necessários à consecução dos mencionados objectivos.

O processo de planeamento tem três características fundamentais:

• Futuridade, ou seja, o planeamento procura delinear o futuro da empresa

fornecendo à gestão a escolha de caminhos prováveis a seguir;

• Continuidade, ou seja, o planeamento é um processo que obriga a um contínuo

repensar dos objectivos e das acções numa aplicação flexível de planos;

• Globalidade pois o planeamento é ainda um processo global que envolve toda a

empresa.

“O planeamento não é uma tentativa

de antecipar o que vai acontecer. O planeamento é um instrumento para raciocinar agora, sobre que

trabalhos e acções serão necessários hoje, para merecermos um futuro. O produto final do planeamento

não é a informação: é sempre o trabalho.”

Peter Drucker

Actualmente, com o contexto tão dinâmico em que se vive, a planificação torna-se

duvidosa em termos de pertinência. Podemos perguntar, porque vamos prever os

acontecimentos, se tudo muda rapidamente? Ora bem, a previsão não é a raiz do planeamento.

Assim, as razões do planeamento são:

• – Permite que se perceba melhor os objectivos, ou seja é uma visão Clarificar a direcção

objectiva.


4

• Motivar as pessoas Refere-se ao conhecimento do quadro geral do que se pretende –

alcançar.

• Permitir uma utilização eficaz dos recursos – Isto tem como objectivo, reduzir os

desperdícios e permite coordenação .

• Aumentar o controlo e medir do progresso É possível monitorizar objectivos –

quantitativos, metas e calendarização, de modo a ver qual a posição da empresa.

Plano de negócio Todas as entidades para iniciarem novos negócios, definem este –

plano, que consiste em projectar os mercados a que a empresa se dirige, as formas como a

empresa vai fazer e que financiamento é necessário.

O plano de negócios serve para convencer os investidores a aplicarem dinheiro na

empresa, portanto, tem de ser um plano convincente.

Planos estratégicos – Abrange toda a organização e envolve o marketing, os recursos

humanos, a produção. Envolve decidir para onde o negócio da organização deve tender, onde

quer chegar e como alcançar os objectivos. Este plano refere-se ao longo prazo.

Strategic business unit (SBUs) Para cada unidade do projecto é delineado um plano. –

) - Exibe informações específicas de como alcançar os Plano operacional (curto prazo

objectivos estratégicos.

Plano Específico – pormenoriza as acções que devem ser cumpridas.

Plano Direccional – identifica a direcção das acções, mas não especifica como alcançá-

las, deixando este aspecto entregue aos trabalhadores.

Plano de Próposito Especial – deixam de ter validade quando o objectivo é

cumprido.


5

Standing plans não se extinguem no tempo, dão orientações permanentes. –

O processo de planeamento refere-se à forma como os planos são produzidos e permite

organizar e coordenar as actividades das pessoas envolvidas.

De seguida, vamos especificar cada uma destas componentes.

Recolha de informação

Qualquer plano depende de informações, como as informais, adquiridas em encontros

casuais com os colegas, e as formais, como análises económicas e de mercado.

Processos de recolha de informação

1) Meio geral : Análise PESTAL . (Subjacente na Análise de Swot)

Figura nº2

Etapas do processo de

planeamento

Recolha de informação

Desenvolvimento da missão

Estabelecimento de metas e objectivos

Identificar acções e afectação de

recursos

Implementação de planos

Monitorizar o progresso

Avaliação dos

resultados


6

2) Meio competitivo: 5 forças 1competitivas de Michael Porter (compradores, fornecedores,

substitutos, concorrência e ameaça de potenciais entradas de empresas)

3) Nível interno: Clientes e Fornecedores.

Fontes Públicas : Informações estatísticas, meios de comunicação, entre outros para se

definirem as estratégias.

Análise da organização: Utiliza-se a Análise de Swot – quadro com pontos fortes , fracos

relativos ao ambiente interno e oportunidades, ameaças sobre o meio envolvente baseadas na

interpretação dos gestores ,que permite definir estratégias e avaliar resultados.

Strengths(Forças) Weakness(Fraquezas) Oportunnities (Oportunidades) e Threaths (Ameaças)

SUN TZU (500 a.C) dizia– «concentrem-se nos pontos fortes, reconheça as fraquezas, agarre

as oportunidades e proteja-as contra as ameaças».

Existem outras técnicas de planeamento:

- Os Factores Críticos de sucesso – Deve-se identificar o que é vital, através desta técnica,

pode-se ver a diferença entre o sucesso e insucesso;

- Previsões - Prolongar o comportamento do passado para o futuro. E se as condições forem

diferentes, não se prevê em termos racionais.

- Realiza-se ao se variar somente uma variável, para ver o que Análise de Sensibilidade –

acontece

- Planos de Cenários Devem-se prever cenários, para prevê alterações futuras. Estes planos –

são suposições que se fazem sobre componentes críticas da macro envolvente. A construção de

cenários é um alerta para a empresa agir a tempo de evitar situações drásticas.

Através destas técnicas, podem-se compreender as possíveis consequências do negócio e

permite evitar tais impactos, através de decisões estratégicas.

O outro passo do planeamento é identificar os objectivos.

1 Reflectidas na Análise de Swot

Relativas à posição actual da empresa

relativamente à concorrência

Antecipação do futuro

relativamente à envolvente


7

Estabelecimento de metas e objectivos Como é comum a todos nós, a maioria dos indivíduos possui mais desejos do que

aqueles que podem realizar, logo há a necessidade de se concentrarem naqueles que consideram

alcançáveis e transformarem-nos, assim, em objectivos. Esta visão não se estende apenas ao

indivíduo em si, mas também a todas as organizações.

Com base nos objectivos, os processos podem ser medidos e podem ser desencadeadas

medidas correctivas. Para além disso, através da definição de objectivos, estabelece-se o

planeamento que permite manter os trabalhadores informados sobre os interesses e fins da

empresa, sentem-se motivados e , aumentam assim, a produção.

Mas, os objectivos de uma organização podem ser agrupados em quatro níveis distintos:

– São da responsabilidade do TOP MANAGEMENT e envolvem toda a Estratégicos

organização ou cada uma das suas áreas de negócios, a médio e longo prazo.

- Situam-se a nível médio da organização. E têm horizonte a médio e curto prazo. Tácticos

Exemplo: Marketing e Comunicação.

Operacionais - Definem-se ao nível de gestão de primeira linha e com horizonte de curto prazo.

Estes objectivos têm a haver com o dia-a-dia do projecto. Fazendo a analogia com o caso,

podemos entender que a construção das linhas é um exemplo de um objectivo operacional.

No entanto, à que ter algumas precauções. Não basta fixar desejos, entendidos como

suficientes para gerar um impacto positivo. Tem que ter estas características, ou então, podem

não passar de declarações de intenção.

Essas características estão sumariadas na sigla SMART. Isto é, os objectivos têm que

ser ”Specific”, “Measurable”, “Attainable”, “Rewarded”e “Timed”. De seguida, iremos

especificar cada um destes vocábulos.

- ( Específico): Dirige-se a um campo de competência claramente definido e deve focar Specific

o essencial. Um objectivo que seja específico irá responder a cinco "W" perguntas fulcrais:

What: O que eu quero realizar?

Why: razões específicas propósito, ou benefícios de realizar a meta.


8

Who: Quem está envolvido?

Where? Identificar um local.

Which? Identificar os requisitos e restrições.

-Measurable (Mensurável): alguns objectivos podem ser quantificáveis. Por isso, é necessário

que os objectivos sejam precisamente definidos para conseguirmos medir o seu progresso. Este

critério irá responder a perguntas, tais como:

Quanto? Quantos? Como vou saber quando ele é realizado?

- Attainable (Atingíveis): não devem ser fáceis, pois não haverá motivação para atingir os

objectivos, mas não devem ser muito difíceis, para que os funcionários não sintam que são

impossíveis e nem sequer se esforcem para atingi-los. Logo, devem ser difíceis, mas não

impossíveis.

Um objectivo atingível responde à pergunta: How: Como pode a meta ser cumprida?

- (Recompensáveis): Os funcionários têm que ter consciência que se atingirem o Rewarded

objectivo serão recompensados, sendo assim um factor de motivação muito importante. Este

ponto irá responder à seguinte questão: Será que valerá a pena?

- (Calendarizados): tem que ter um prazo em que se deve cumprir o objectivo. Este Time

periodo não deve exceder os cinco anos. Deve por isso responder às seguintes perguntas:

Quando? O que posso fazer daqui a seis meses? O que posso fazer daqui a seis semanas? O que posso fazer hoje?

Identificação de acções e afectação de recursos Naturalmente, uma das funções principais do gestor é, de facto, planear. Mas planear, o

quê? O gestor necessita de olhar para onde a empresa deve estar no futuro, considerando as

estratégias alternativas para lá chegar, deve seleccionar e programar o melhor leque de

alternativas. Após este primeiro passo tem de atribuir tarefas a cada membro da organização.


9

Segundo Lynch existem três formas de lidar com os planos:

- : corresponde a um plano específico, que surge para o caso de Plano Compreensivo

ser necessário mudar de foco, devido a uma alteração do mercado ou uma crise financeira.

Assume-se que o sucesso depende de conduzir rapidamente as mudanças e coordenar

correctamente as tarefas dentro da organização.

-Plano Incremental ou direccional, acontece quando existem mercados instáveis e é :

necessário direccionar as actividades da empresa para outras áreas, como por exemplo para a

investigação ou desenvolvimento.

- : Caso os métodos anteriores não tenham sido a melhor opção, dever-Plano Selectivo

se-á enveredar por este plano. Caso disso, é quando os gestores querem fazer uma alteração,

existindo uma forte oposição em algumas áreas, estes decidem implementar uma mudança

drástica em algumas áreas do negócio, com vista a fazer algum progresso em direcção à meta

desejada.

Depois de terem sido identificadas as acções a tomar, o plano terá que ser comunicado a

todos os trabalhadores, e para que este seja eficaz é necessário:

- Assegurar que toda a gente percebe o plano, ou seja, não causar confusão;

- Informar sobre as razões de adoptar este plano;

- Garantir que as actividades subjacentes à organização estão coordenadas e controladas de

acordo com plano.

Implementar o plano É fácil falar, o difícil é concretizar. Esta lição já remonta tempos muito antigos, no

entanto continua bastante actual. A implementação do plano é um passo muito importante, pois

no fundo é o materializar de todo o processo, já que todo o trabalho de concepção do plano só

terá os seus frutos caso este seja bem implementado e, claro, que todas as partes estejam em

acordo.


10

Monitorização e Avaliação de resultados Enquanto o plano está em prática é necessário haver um processo de controlo para

averiguar se este está a ser correctamente interpretado. Em caso de os resultados não serem os

esperados, será necessário descobrir o porquê do plano não estar a ser eficiente e prosseguir à

alteração do mesmo, sendo necessário reunir e reformular a estratégia até então adoptada.

Se os resultados forem os esperados então, o plano teve sucesso e os objectivos foram

cumpridos.


11

Num mundo onde reina o factor surpresa, em que a incerteza é constante a chave

do sucesso de qualquer organização é, sem sombra para dúvidas, a existência de um

bom planeamento.

Assim, para que uma empresa consiga ao longo dos anos apresentar um

desenvolvimento sustentável, procurando seguir as suas intenções, é extremamente

importante a realização e implementação de um planeamento flexível, que dê resposta

aos diferentes acontecimentos e problemas que poderão ocorrer num longínquo amanhã.

Tal planeamento não deve ser considerado imutável e única e exclusivamente

capaz de resolver qualquer problema futuro, portanto é fulcral que os gestores estejam

atentos ao meio envolvente, de modo a saberem quando é necessário alterar o plano,

aperfeiçoando-o para fazer face às novas necessidades.

Hoje é quase certo que sem um planeamento estratégico dificilmente poderá uma

entidade triunfar num maercado exigente e concorrencial. O mesmo acontece com o

trabalhador que poderá ambicionar ter uma carreira ou melhorar a sua condição de

emprego.


12

planeamento teoria

Documents