perancangan sistem informasi perpustakaan yayasan

JURNAL ILMIAH CORE IT e-ISSN: 2548-3528 p-ISSN: 2339-1766IJCCS, Vol.x, No.x, JSSN:

1978-1520

Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan Yayasan

Perguruan Methodist Perdagangan

Jimmy

STMIK IBBI Jalan Sei Deli No. 18 Medan

e-mail: [email protected]

Abstrak

Yayasan Perguruan Methodist adalah yayasan yang bergerak dibidang pendidikan dari tingkat

playgroup sampai SMA. Proses pencatatan perpustakaan pada Yayasan Perguruan Methodist

Perdagangan masih dilakukan secara manual, hal ini menyebabkan yayasan tersebut mengalami berbagai

masalah seperti pencatatan transaksi peminjaman maupun pengembalian yang tidak teratur, pengarsipan

yang tidak efisiensi dan membutuhkan waktu yang lama dalam pembuatan laporan. Untuk mengatasi

masalah tersebut maka penulis merancang suatu desain sistem informasi perpustakaan yang

terkomputerisasi dimana desain sistem tersebut mencakup desain database, form dan laporan dan di

jalankan pada sistem operasi Microsoft Wndows XP atau versi Windows yang lebih tinggi. Metode

penelitian menggunakan metode SWOT dan Waterfall. Hasil rancangan dituang dalam bentuk form dan

laporan yang disesuaikan dengan keinginan yayasan. Dengan adanya rancangan sistem ini yayasan akan

mendapatkan gambaran mengenai sistem perpustakaan nantinya. Sistem yang telah didesain akan

membuat pihak yayasan memperoleh kemudahan seperti, mendapatkan gambaran, dapat diteruskan ke

programmer untuk dikembangkan menjadi sebuah aplikasi.

Kata Kunci: Sistem informasi perpustakaan, Perpustakaan

1. Pendahuluan

Informasi merupakan salah satu bagian yang cukup penting didalam kehidupan manusia, karena

dengan adanya informasi maka akan mendukung kita dalam membuat keputusan dengan lebih cepat dan

tepat. Untuk masa sekarang ini informasi dapat diperoleh dengan cepat. Hal ini dikarenakan adanya

bantuan alat yang berteknologi canggih yang dapat mengolah data menjadi informasi yang dibutuhkan

seperti komputer.

Yayasan Perguruan Methodist adalah yayasan yang bergerak dibidang pendidikan dari tingkat

playgroup sampai SMA. Pengolahan data dan informasi secara cepat, tepat dan efisien adalah hal penting

yang dibutuhkan didalam yayasan perguruan ini. Salah satu informasi yang mendukung kegiatan belajar-

mengajar adalah perpustakaan. Berdasarkan pengamatan peneliti, bahwa selama ini pencatatan

peminjaman maupun pengembalian buku sekolah ini masih dilakukan secara manual,sehingga

menyebabkan berbagai masalah seperti pencatatan transaksi peminjaman atau pengembalian yang tidak

rapi, pengarsipan yang tidak efisien dan juga membutuhkan waktu yang lama didalam pembuatan

laporan.

2. Landasan Teori

Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan

tertentu. sistem ini menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata adalah suatu objek

nyata, seperti tempat, benda, dan orang-orang yang betul-betul ada dan terjadi.[1].

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan

lebih berarti lagi bagi yang menerimanya [1].

Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan

pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategis dari suatu

organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.[1].

Melalui suatu teknik analisa data terstruktur yang disebut Data Flow Diagram (DFD),

penganalisis sistem dapat mempresentasi proses-proses data didalam organisasi. Pendekatan aliran data

menekankan logika yang mendasari sistem. Dengan menggunakan kombinasi dari empat symbol,

�

86

penganalisis sistem dapat menciptakan suatu gambaran proses-proses yang bsia menampilkan

dokumentasi sistem yang solid[2].

Basis data adalah kumpulan informasi yang disimpan didalam komputer secara sistematik sehngga

dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data

tersebut[3].

Kamus data adalah catalog fakta tentang dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem

informasi[4].

Entity Relationship Diagram (ERD) adalah adalah suatu pemodelan konseptual yang didesain

secara khusus untuk mengidentifikasikan entitas yang menjelaskan data dan hubungan antar data[5].

Perpustakaan sekolah sebagai salah satu sarana pendidikan penunjang kegiatan belajar siswa

memegang peranan yang sangat penting dalam dalam memacu tercapainya tujuan pendidikan di sekolah

[6].

Model waterfall adalah model klasik yang bersifat sistematis, berurutan dalam membangun

software. Nama model ini sebenarnya adalah “Linear Sequential Model”. Model ini sering disebut dengan

“classic life cycle” atau model waterfall. Model ini termasuk kedalam model generic pada rekayasa

perangkat lunak dan pertama kali diperkenalkan oleh Winston Royce sekitar tahun 1970 sehingga sering

dianggap kuno, tetapi merupakan model yang paling banyak dipakai didalam Software Engineering (SE).

Model ini melakukan pendekatan secara sistematis dan berurutan. Disebut dengan waterfall karena tahap

demi tahap yang dilalui harus menunggu selesainya tahap sebelumnya dan berjalan berurutan [7].

Semua organisasi memiliki kekuatan dan kelemahan dalam lingkungan fungsional bisnis. Tidak

ada perusahaan yang sama kuatnya atau lemahnya dalam semua aspek bisnis[8].

3. Metode Perancangan Untuk mendapatkan hasil data mengenai kondisi yang dibutuhkan oleh pengguna dalam sistem

yang akan dirancang, peneliti melakukan pengumpulan data melalui tahapan sebagai berikut:

1. Wawancara adalah suatu cara untuk memperoleh data dan keterangan dengan mengadakan

Tanya jawab langsung dengan orang-orang yang berhubungan dengan objek yang dipilih.

2. Observasi langsung, penulis melakukan pengamatan secara langsung pada proses pemasaran

produk seperti melihat bagaimana proses pemasaran produk dilakukan.

Secara ringkas metodologi penelitian pada penelitian ini dapat di lihat pada gambar 1.

�

Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan Yayasan Perguruan Methodist Perdagangan

87

Gambar 1. Langkah-langkah penelitian

4. Hasil dan Analisis Analisa studi awal dimulai untuk mempelajari sistem pencatatan peminjaman buku,

pengembalian buku dan pembuatan laporan. Dalam pembuatan suatu perancangan, informasi yang

dibutuhkan adalah user requirement, yaitu kebutuhan user dari sistem yang ada saat ini, maupun pada

sistem yang diharapkan selesai.

Flow of document sistem berjalan dapat dilihat pada gambar berikut.

�

88

Gambar 2. Flow of Document pembuatan kartu anggota.

Gambar 3. Flow of Document peminjaman buku.

�


89

Gambar 5. Flow of Document pengembalian buku.

Gambar 6 Flow of Document pemutihan buku.

�

90

Perancangan yang dilakukan mencakup perancangan Diagram Aliran Data, Tabel Relasi, kamus

data, database, perancangan input, perancangan output.

Gambar 7. Diagram Konteks Sistem Informasi Perpustakaan

Dengan keterangan terdapat empat buah entitas yaitu Anggota, Staff Perpustakaan, Kepala

Perpustakaan dan Yayasan. Staff akan memasukkan data buku. Selanjutnya akan dipinjamkan kepada

anggota, dimana anggota akan memberikan data buku yang dipinjam ke sitem. Staff akan memberikan

bukti pinjam yang diinput kedalam sistem. Sistem akan secara otomatis mengurangi stok buku jika bukti

pinjam telah selesai diproses dan akan dicetak. Sama dengan proses peminjaman, proses pengembalian

buku juga melalui hal yang serupa. Namun jika ada denda, sistem akan mencetak slip denda yang akan

diterima dan dibayar Anggota, lalu bukti kembali baru bisa dicetak. Kemudian sistem akan mencetak

laporan-laporan yang akan diberikan ke Kepala Perpustakaan dan Yayasan.

Diagram level 0 ini terdapat 5 buah proses dimana terdiri atas proses penambahan pencatatan

data master, peminjaman buku, pengembalian buku, pemutihan dan proses pembuatan laporan. Dalam

DFD level 0 memperlihatkan datastore dari transaksi yang ada yaitu data Anggota, data Buku, dan data

Pinjam, data Kembali, dan data Pemutihan. Dari DFD level 0 ini arus data menunjukan lebih spesifik

perpindahan data dari datastore ke proses dan proses ke entitas. Diagram level nol dari sistem informasi

perpustakaan Yayasan Perguruan Methodist Perdagangan dapat dilihat pada gambar 8.

�


91

Gambar 8. DFD Level 0 Sistem Informasi Perpustakaan

Desain perancangan database dirancang dengan menggunakan Microsoft Access 2003. Desain

database dimaksudkan untuk mendefenisikan isi atau struktur dari tiap-tiap file yang telah

diidentifikasikan.

�

92

Berikut ini rancangan struktur database yang terdiri dari:

Table 1. Tabel Buku

Primery Key: No Buku

Tabel 2. Tabel Anggota

No Nama Field Jenis Lebar Keterangan

1. Nomor_Anggota Text 5 Nomor Anggota

2. Nama Text 50 Nama Anggota

3. Kelas Text 3 Kelas

4. Alamat Text 50 Alamat Anggota

5. Telepon Text 20 Nomor Kontak Anggota

6. J_Kelamin Text 10 Jenis Kelamin

7. Email Text 30 Email

8. Status Boolean - Status Peminjaman Anggota

9. Keterangan Text 50 Keterangan

Primery Key: Nomor Anggota

Tabel 3. Tabel Jenis


1. Kode_Jenis Text 5 Kode Jenis Buku

2. Jenis_Buku Text 30 Jenis Buku

3. Keterangan Text 50 Keterangan

Primery key: Kode Jenis

Tabel 4. Tabel Penerbit


1. Kode_Penerbit Text 5 Kode Penerbit

2. Nama_Penerbit Text 30 Nama Penerbit

Primary key: Kode Penerbit

Tabel 5. Tabel Pengarang


1. Kode_Pengarang Text 5 Kode Pengarang

2. Nama_Pengarang Text 30 Nama Pengarang

Primary key: Kode Pengarang

Tabel 6. Tabel Pinjam



2. Tgl_Pinjam Date/Time - Tanggal Pinjam

3. Tgl_Kembali Date/Time - Tanggal Kembali

4. Total_Jumlah Number - Total Jumlah Buku


1. No_Buku Text 5 Nomor Buku

2. Judul Text 50 Judul Buku

3. Kode_Jenis Text 10 Kode Jenis Buku

4. Kode_Pengarang Text 10 Kode Pengarang Buku

5. Kode_Penerbit Text 10 Kode Penerbit Buku

6. No_Rak Text 15 Nomor Rak Buku

7. Tahun Text 4 Tahun Terbit Buku

8. ISBN Text 30 International Standard Book

Number

9. Jumlah Number - Jumlah Buku

10. Sisa Number - Sisa Buku

11. Keterangan Text 50 Kondisi Buku

�


93

Tabel 7. Tabel Kembali



2. Tgl_Hari_Ini Date/Time - Tanggal Real Time

3. Tgl_Kembali Date/Time - Tanggal Kembali

4. Tgl_Pinjam Date/Time - Tanggal Pinjam

5. Total_Jumlah Number - Total Jumlah Buku

6. Total_Denda Number - Total Denda

Tabel 8. Tabel Detail Pinjam




3. Jumlah Number - Jumlah

4. Keterangan Text 50 Keterangan Tambahan

Primary Key: Nomor Anggota

Tabel 9. Tabel Detail Kembali




3. Denda Number - Besar Denda

Primary Key: Nomor Anggota

Tabel 4.15 Tabel Pemutihan



2. Judul Text 50 Judul Buku

3. Qty Text 2 Jumlah Buku

2. Tgl_Pemutihan Date/Time - Tanggal Pemutihan

3. Status Text 10 Status Kondisi Buku

4. Keterangan Text 50 Keterangan Buku

5. Nomor_Anggota Text 5 Nomor Buku

Adapun desain perancangan bentuk input dari program aplikasi ini adalah sebagai berikut:

Gambar 9. Perancangan Input Data Buku

Pada form input data buku ini bagian yang dapat diisikan mencakup nomor buku, judul buku,

kode jenis, kode pengarang, kode penerbit, nomor rak, ISBN, jumlah, sisa, dan keterangan.

�

94

Gambar 10. Perancangan Input Data Jenis Buku

Form input data jenis buku ini berfungsi untuk mengentri data-data jenis buku ke sistem. Pada

form ini dapat di catatkan kode jenis, jenis buku, dan deskripsi.

Gambar 11. Perancangan Input Data Pengarang

Form input data pengarang buku ini berfungsi untuk mengentri data-data pengarang buku ke

sistem. Pada form ini dapat di catatkan kode pengarang dan nama pengarang.

Gambar 12. Perancangan Input Data Penerbit

Form input data penerbit buku ini berfungsi untuk mengentri data-data penerbit buku ke sistem.

Pada form ini dapat di catatkan kode penerbit dan nama penerbit.

�


95

Gambar 13. Perancangan Input Data Anggota

Form input data anggota ini berfungsi untuk mengentri data-data anggota ke sistem. Pada form

ini dapat di catatkan Nomor anggota, nama anggota, kelas, alamat, telepon, jenis kelamin, email, status,

dan keterangan.

Gambar 14. Perancangan Transaksi Peminjaman Buku

Form transaksi peminjaman ini berfungsi untuk mengentri transaksi yang dilakukan ke sistem.

Pada form ini dapat di catatkan Nomor anggota, nama anggota, tanggal pinjam, dan nomor buku.

�

96

Gambar 15. Perancangan Transaksi Pengembalian Buku

Form transaksi pengembalian ini berfungsi untuk mengentri transaksi yang dilakukan ke sistem.

Pada form ini dapat di catatkan Nomor anggota, nama anggota dan nomor buku.

Gambar 16. Perancangan Transaksi Pemutihan Buku

Form transaksi pemutihan ini berfungsi untuk mengentri transaksi pemutihan yang dilakukan ke

sistem. Pada form ini dapat di catatkan tanggal pemutihan, nomor buku, quantity, status, keterangan dan

nomor anggota.

�


97

Adapun bentuk desain dari perancangan output sebagai berikut :

Gambar 17. Perancangan Laporan Daftar Pengarang

Gambar 18. Perancangan Laporan Daftar Penerbit

Gambar 19. Perancangan Laporan Daftar Buku

�

98

Gambar 20. Perancangan Laporan Daftar Anggota

Gambar 21. Perancangan Laporan Daftar Buku yang tidak pernah dipinjam

Gambar 22. Perancangan Laporan Daftar Buku yang paling banyak dipinjam

�


99

Gambar 23. Perancangan Laporan Daftar Anggota yang paling banyak meminjam

Gambar 24. Perancangan Laporan Daftar Denda

Gambar 25. Perancangan Laporan Daftar Transaksi Peminjaman Buku

�

100

Gambar 26. Perancangan Laporan Daftar Transaksi Pengembalian Buku

Gambar 27. Perancangan Laporan Daftar Transaksi Pemutihan Buku

4. Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian pada bab-bab terdahulu, maka peneliti menarik beberapa

kesimpulan.

1. Sistem yang berjalan saat ini masih dilakukan secara manual. Hal ini menyebabkan pihak

Yayasan Perguruan Methodist Perdagangan kesulitan untuk mengontrol data peminjaman,

pengembalian dan pencarian buku perpustakaan. Oleh karena itu, peneliti merancang dan

menganalisis suatu sistem perpustakaan usulan. Dengan adanya perancangan sistem usulan maka

diharapkan pihak Yayasan Perguruan Methodist Perdagangan akan dapat lebih mudah

melakukan pengontrolan data perpustakaan.

2. Dengan adanya sistem usulan ini maka diharapkan pihak Yayasan Perguruan Methodist

Perdagangan akan dapat mengetahui laporan data anggota yang meminjam dan mengembalikan

buku, jumlah denda yang telah diterima oleh Yayasan Perguruan Methodist Perdagangan serta

data pengaturan status buku yang hilang jika sistem ini telah diterapkan nantinya.

Untuk saran yang diusulkan adalah untuk segera merealisasikan desain rancangan sistem

perpustakaan ini menjadi sebuah aplikasi dan menambahkan fitur e-book di perpustakaan nantinya.

�


101

5. Daftar Pustaka [1.] Jogiyanto, Hartono (2005). Analisis & Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan

Praktek Aplikasi Bisnis. Andi Yogyakarta..

[2.] Arbie (2004), Manajemen Database dengan MySQL, Andi, Yogyaarta.

[3.] Fathansyah (2004), Sistem Basis Data, Cetakan Kelima, Informatika, Bandung.

[4.] Jogiyanto, Hartono. (2004). Pengenalan Komputer. Yogyakarta: C.V.ANDI OFFSET.

[5.] Kroenke, D. M. (2006). Database Processing : Fundamentals, Design, and Implementation. Pearson

Prentice Hall.

[6.] Darmono. (2007). Perpustakaan Sekolah: pendekatan aspek manajemen dan tata kerja. Jakarta:

Grasindo.

[7.] Pressman, R. (2010). Software Engineering: A Practitioner's Approach Seventh Edition. New York:

McGraw Hill.

[8.] David, Fred R. (2005). Strategic Management: Concepts and Cases,10th ed, New Jersey: Prentice

Hall.

perancangan sistem informasi perpustakaan yayasan

Documents