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PASSO A PASSO PASSO A PASSO PASSO A PASSO PASSO A PASSO Como Blindar Sua Empresa Contra Multas Sobre o Caixa

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PASSO A PASSO PASSO A PASSO PASSO A PASSO PASSO A PASSO

Como Blindar Sua Empresa Contra Multas Sobre o Caixa

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Índice Remissivo

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Introdução

Passo 1 - Não confundir o patrimônio da empresa ...

Passo 2 – Jamais efetuar pagamento ou recebimento ...

Passo 3 – Controle interno de Caixa e Bancos e ...

Passo 4 – Conciliar as informações internas da ...

Passo 5 – Manter a documentação organizada para ...

Conclusão

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Copyright

Autores

Renata Lamounier e Adriano Fonseca

Editor

Grupo Suprema

Copyright © 2016

Primeira publicação, 2016

Este livro pode ser adquirido por educação, negócios, vendas ou usopromocional. Para mais informações, contacte o nosso departamento devendas corporativas / institucionais: www.gruposuprema.cnt.br

Reproduções de conteúdo serão permitidas somente com a devidacitação da fonte e devidamente autorizadas.

Embora toda precaução tenha sido tomada na preparação deste livro, aeditora e os autores não assumem nenhuma responsabilidade por errosou omissões, ou por danos resultantes da utilização das informaçõesaqui contidas.

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Introdução

Nos dias de hoje, dois fatores se destacam quando o assunto é multanas empresas industriais.

O Caixa e Estoques registrados e controlados de maneira indevida.

Muitas vezes a empresa paga seus tributos da maneira correta, masainda assim, por descuidos acaba sendo autuada por não se atentar aesses dois fatores.

Nesse e-book vamos tratar sobre o assunto Caixa da Empresa, nãofalaremos sobre o Controle de Estoques que será tema de um próximotrabalho.

Vamos mostrar um passo a passo para que você possa blindar a suaempresa contra esse tipo de autuação, afinal, em tempos de crise,perder dinheiro por simples descuido está fora de cogitação, não émesmo?

Os tópicos que serão abordados nesse trabalhos serão:

• Não confundir o patrimônio da empresa com o patrimônio dos sócios,O DINHEIRO É DA EMPRESA, NÃO SEU!!!

• Jamais efetuar pagamento ou recebimento de contas da empresa emcontas particulares de sócios ou de terceiros

• Controle interno de Caixa e Bancos e Conciliações Bancárias.

• Conciliar as informações internas da empresa com as informações dacontabilidade

• Manter a documentação organizada para o caso de uma eventualfiscalização

Boa leitura e mãos a obra!

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Passo 1 - Não confundir opatrimônio da empresa com opatrimônio dos sócios, ODINHEIRO É DA EMPRESA, NÃOSEU!!!

Antes de começar a falar sobre o passo um, gostaria de te fazer algumasperguntas para você empresário.

• Você já usou um cheque da empresa para pagar a escola do seu filhoou outra conta particular?

• Sexta feira a tarde, precisa de dinheiro para o fim de semana, temdinheiro no caixa da empresa, você pega esse dinheiro do caixa ou vaiao banco para sacar de sua conta particular? Se pegou, devolveu depois?

• Você não determina um salário para você, e sempre que precisa pagaralguma conta sua recorre ao caixa da empresa? Se você faz isso, vocêsabe dizer exatamente o quanto você, pessoa física gasta ou pode gastarpor mês?

• Você já usou o nome e/ou CNPJ da empresa para comprar bensparticulares?

Se você tem o hábito de praticar alguma das situações acima, cuidado!Sua empresa corre perigo. Tais práticas são comuns em micro epequenas empresas, principalmente nas empresas familiares. O quemuitas vezes o empresário não sabe é que fazendo isso, ele corre sériosriscos, não só de multas, que é o que trataremos aqui, mas de levar aprópria empresa a falência por falta de controle sobre gastos eprojeções de caixa.

Mas como essa prática pode fazer você ser multado?

Dentro das normas contábeis, existe um princípio chamado PrincípioContábil da Entidade, aí você me pergunta, eu sou empresário, quemtem que saber disso não é o meu contador? Como isso vai ajudar aevitar que eu tenha multas sobre o caixa?

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O CUSTO DO NÃO SABER PODE LEVAR SUA EMPRESA A FALÊNCIA

Veja o que define esse princípio: define a entidade contábil (empresa),dando-lhe vida e personalidade próprias, não deve se confundir com ariqueza patrimonial de seus sócios ou acionistas, ou proprietárioindividual e nem sofrer os reflexos das variações nela verificadas.

Ou seja, o dinheiro da empresa, é da empresa, e não deve serconfundido como sendo dinheiro dos sócios.

O que se vê são muitos empresários usando indevidamente o dinheiroque não é dele, é da empresa, sem sequer se dar conta. O resultado éque ao se mudar essas práticas, além de evitar autuaçõesdesnecessárias, você terá uma informação muito mais precisa sobre asaúde financeira da sua empresa, assim poderá ser mais assertivo natomada de decisões.

Sobre penalidades tributárias, as consequências podem ser dedesconsideração da personalidade jurídica da empresa, se issoacontece, a separação patrimonial entre a sociedade e seus sócios deixade existir, de modo que os bens particulares podem ser atingidos pordívidas exclusivas da sociedade empresarial.

Outra dor de cabeça que tais práticas trazem é que se o sócio não temformalizado exatamente quanto retira da empresa, terá complicaçõespara justificar os seus bens na pessoa física na hora de declarar seuimposto de renda, e com os cruzamentos feitos pelo fisco entre cartãode crédito, aquisições de bens móveis e imóveis, e movimentaçõesbancárias, você poderá ser “convidado” a prestar esclarecimentos sobrecomo conseguiu fazer tais movimentações.

Segue um passo a passo do que fazer para não cair nessa tentadoraarmadilha:

• As contas bancárias da empresa, bem como o Caixa Físico somentedevem ser utilizadas para pagamentos de contas da empresa, embenefício da mesma;

• A razão social e CNPJ da empresa devem ser utilizados somente paraaquisições para a empresa, em benefício da mesma;

• Assim como os seus funcionários, você deve ter um “salário mensal”determinado, isso resolve os problemas com o imposto de renda da

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pessoa física e suas projeções financeiras serão mais assertivas.

• As despesas do empresário devem ser pagas com seus própriosrecursos, e devem ser limitadas à retirada que eles efetuam da empresa;

• No cotidiano empresarial, os administradores devem atentar aoprofissionalismo, a fim de não voltar a cometer os erros no que dizrespeito ao princípio da entidade, não confundindo o patrimôniopessoal, familiar e empresarial;

• A tomada de decisões deve levar em conta a continuidade da empresa,e nunca deve ter influência pessoal de seus gestores, uma emergênciaparticular dos sócios, deve ser tratada, por exemplo, como umaemergência de um funcionário da empresa, ou seja, precisou adiantaralgum dinheiro da empresa para você, faça um “vale”, desde que nãoprejudique a saúde da empresa, e depois DEVOLVA.

• Os bens da empresa devem atender as necessidades da empresa, enão de seus donos.

• O pró-labore do sócio (salário) deverá ser formalizado de acordo com arealidade, e caso o sócio retire dinheiro a mais da empresa, deveráreembolsá-la.

• A mais importante e valiosa dica desse passo que se você nãoobservar, vale uma multa que pode ser milionária é: JAMAIS RECEBA EMCONTAS DA EMPRESA VALORES QUE NÃO SE TEM COMO JUSTIFICAR AORIGEM! Exemplo, seu cunhado comprou um carro que é seu, não daempresa, aí ele precisa fazer para você o depósito do valor do veículoque foi de R$ 60.000,00. Ele deposita esse dinheiro na conta da empresa.Sabe o que o fiscal vai entender quando vir esse depósito?Primeiramente tentarão vincular esse depósito a um direito da empresa,o que é claro, você não terá como comprovar, afinal nenhuma nota devenda foi emitida pela empresa dando a ela o direito de receber essesR$ 60.000,00, certo? O fiscal irá entender que esse dinheiro é de umpossível caixa dois, ou seja, sonegação, aí com certeza você serámultado! Sendo assim, SOMENTE RECEBA EM NOME DA EMPRESA,AQUILO QUE VOCÊ PODE PROVAR COM DOCUMENTOS FISCAIS IDÔNEOSQUE A EMPRESA TEM O DIREITO DE RECEBER, ok? Faça isso e você evitarámultas altíssimas e na maioria dos casos impagáveis que pode levar suaempresa à falência.

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Passo 2 – Jamais efetuarpagamento ou recebimento decontas da empresa em contasparticulares de sócios ou deterceiros

Como vimos no passo anterior, pegar dinheiro da empresa ou receberem nome da empresa valores inidôneos pode trazer sériasconsequências a saúde financeira da empresa além de poder gerarmultas e a desconsideração da personalidade jurídica. Problemas aindamaiores acontecem quando efetuamos pagamentos ou recebimentosque são referentes a empresa em contas desconhecidas de seucontador, vamos assim chamar, aquelas que estão no nome doempresário ou de terceiros e que podem estar sendo usadas parareceber ou pagar contas da entidade.

Um exemplo clássico desse tipo de situação, é quando o sócio pega umcheque particular seu e paga o aluguel da empresa para o “José dasCouves” dono do imóvel que a empresa usa como sede para trabalhar.Vamos pensar com a cabeça do fiscal que vai seguir o rastro do dinheiro,o aluguel é uma despesa da empresa “Indústria de Calçados Pé deMoleque”, foi feito um pagamento de R$ 3.500,00 referente ao aluguel daempresa, porém o recibo e/ou cheque utilizados para pagamento estãoem nome de “João da Silva” que é o dono da empresa. Logo, essa contautilizada pelo João da Silva não pertence a ele e sim a Indústria deCalçados Pé de Moleque. Resumindo, tudo que passar pela conta doJoão da Silva será considerado como sendo da Indústria de Calçados Péde Moleque, e se ele tiver recebido, por exemplo nessa conta os R$60.0000 de um carro que ele vendeu, será considerado caixa dois daempresa, ou seja, multa!

O mesmo acontece quando se paga via internet ou em caixas rápidoscontas da empresa e no comprovante de pagamento está citado comotitular alguém que não seja a Indústria de Calçados Pé de Moleque.

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Nesses casos também ocorre uma despersonificação da entidadecontábil da empresa.

Então fica a dica: Despesas da empresa são pagas em contas vinculadasa empresa e de conhecimento do contador!

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Passo 3 – Controle interno deCaixa e Bancos e suas devidasConciliações

Começamos o passo três com uma frase de William Edwards Deming: “Oque não é medido não é gerenciado.”

Não há boa gestão que passe por controles internos, existem vários quesão essenciais a boa gestão de toda empresa, aqui vamos tratar apenasdos controles de caixa e bancários, que são o tema de estudo deste e-book.

Tudo bem que você manda todos os seus documentos para suacontabilidade fazer os registros devidos de caixa e bancos, mas comovocê tem a certeza que os controles do contador condizem 100% com oque de fato aconteceu?

Tais controles não devem servir apenas para atender obrigaçõestributárias e acessórias do fisco, mas para gestão da empresa também!Não vamos entrar em detalhes sobre as utilidades desses controles nagestão pois não é o tema do nosso estudo, mas para fins fiscais, oempresário tem que ter em mente que tais registros têm que estarcompletamente sem falhas, e a única forma de se saber se os registroscontábeis estão corretos ou não é a empresa ter esse controleinternamente e confrontar com o de seu contador.

Pode acontecer, por exemplo, de ter se extraviado um comprovante depagamento que foi feito no caixa a um fornecedor da empresa e issonão vai para o contador, se não vai para ele, como o mesmo vai fazer oregistro? A empresa tendo esse controle através de seu sistema deinformação, obviamente, se a você lançou esse pagamento e o contadornão, os saldos não vão bater, e se não batem, algo está errado (seja nocontrole da empresa ou nos registros do contador) e deve ser verificadoe corrigido. Isso somente é possível se você possui o controle internodentro da empresa, se não tem, como medir e avaliar?

Então, a dica que fica desse passo três é: Tenha sempre como medir e

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confrontar suas movimentações financeiras! Isso te ajudará a evitarfraudes internas e também multas desnecessárias.

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Passo 4 – Conciliar asinformações internas daempresa com as informações dacontabilidade

Como vimos no passo anterior, a empresa deve manter controlesinternos para uma boa gestão das informações financeiras. Mas, só issobasta para evitar multas sobre o caixa? A resposta é NÃO.

Se você tem um controle interno, e essa informação não condiz em 100%com a informação que o contador vai entregar ao fisco (sim, o contadortem que informar ao fisco cada centavo que sua empresa movimentouem suas contas bancárias e caixa físico!!) e pior ainda, com o que obanco também informa (sim, mesmo que seu contador desconheçaalguma conta da empresa, o banco informa tudo!!) o resultado é certeiroMULTA!

Então, não basta ter bons controles internos se os mesmos não foremmedidos e justados com a informação a qual o fisco tem acesso.

A dica que damos para você é: Converse com seu contador! Tenha entrevocês a rotina de, por exemplo, sempre ao fechamento do mês, vocêenvia para sua contabilidade seus controles internos e conciliações ehavendo divergência de saldos, seu contador te comunica e vocês juntosfazem as devidas correções antes que o mês seguinte se encerre. Ocontador deve ser seu parceiro chave na empresa!

Tenha em mente que seu contador não é o cara chato que só te mandaimpostos para pagar no fim do mês, o bom relacionamento entre asduas partes, é um fator determinante para evitar multas para vocêempresário! Sendo assim, peça orientações, converse, e principalmenteSIGA AS ORIENTAÇÃO PASSADAS POR ELE. Ele tem a função de fazer comque sua empresa se desenvolva de forma sustentável e não caia emarmadilhas bobas que podem gerar multas astronômicas que podemfechar as portas do seu negócio.

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Passo 5 – Manter adocumentação organizada parao caso de uma eventualfiscalização

Em nosso último passo a palavra da vez é ORGANIZAÇÃO.

Aqui no nosso escritório, sempre buscamos passar aos clientes um certopadrão de organização para entrega dos documentos contábeis, e o queas vezes acabamos escutando de algumas secretárias quanto a isso é:“Eu estou fazendo o trabalho da contabilidade mandando tudo“mastigado” para eles ficarem à toa.” Tal colocação se deve muitas vezesao fato de a pessoa responsável por essa organização dos documentosnão entender muito bem qual o verdadeiro papel do contador.

Vamos imaginar a seguinte situação em uma fábrica de calçados, porexemplo. Para produzir um determinado produto, vamos chamar aqui deSandália Feminina em Salto de TR você precisa de sete fornecedores dematéria prima. Cada um te fornece um componente que quando unidose trabalhados se transformam na Sandália Feminina em Salto de TR dealta qualidade, pois, cada fornecedor te entregou as matérias primasdevidamente identificadas, no prazo correto, e todos os seusfuncionários puderam trabalhar de maneira organizada a produzir seuproduto final e assim entregar a mercadoria ao cliente, certo? Para isso,tudo passou por um PROCESSO PRODUTIVO SEQUENCIAL EORGANIZADO.

Agora imagine a seguinte situação em sua fábrica de calçados, seus setefornecedores resolvem que vão fazer o seguinte, vão pegar todas asmatérias primas, juntar tudo em um caminhão para te entregar semembalagem para separação de cada matéria prima. Sem identificar oque é cada uma, vão te entregar tudo misturado e no prazo em que bementenderem. Qual seria o resultado final? Imagine o desespero de seusfuncionários ao ter que separar isso tudo? Com certeza se correria orisco de identificar alguma matéria prima errada. Imagine o tempo que

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vão gastar só para poder separar o que é o que e de qual fornecedorveio. Imagine ainda o seguinte, vieram todas as matérias primas masfaltou o solado que um fornecedor “esqueceu” de pôr no caminhãoantes de enviar para você. Ai o que acontece é que você vai ficar comseu calçado parado sem poder acabar e enviar para o cliente. E quandoestiver acabado, provavelmente a qualidade do produto final estarácomprometida.

É isso que acontece quando a empresa simplesmente “junta” todos osdocumentos do mês e manda para a contabilidade de qualquer jeito. Otrabalho do contador, não é o de “separar bagunça” da empresa. Aempresa é fornecedora de informação para que o contador registre damaneira adequada e assim oriente a empresa cliente quanto aprocessos, tributos, planejamento tributário e financeiro entre outros.

Quando a documentação não segue um padrão organizacional, o riscoque se corre em relação a multas é o de erro tanto do contador, querecebeu tudo bagunçado e teve que se virar para identificar o que era oque e acaba registrando errado, não por incapacidade dele, mas pordesorganização da própria empresa. E outro fator é que SEMORGANIZAÇÃO INTERNA, NENHUM DOS PASSOS ACIMA É POSSÍVEL DESER EXECUTADO.

Vou dar aqui uma sugestão sobre como organizar esses documentos,até mesmo para que em uma eventual fiscalização a empresa não passepor sufoco na hora de apresentar esses documentos para o fiscal.

Não vamos entrar em muitos detalhes aqui o passo a passo de comoorganizar e separar tais documentos por ser um assunto muito extenso,mas temos um curso que fala somente sobre isso, caso a empresaqueira se organizar.

Separar por Banco – Nada impede que a empresa tenha conta em váriosbancos, mas na hora de organizar, tem que ser separada toda adocumentação do período por conta bancária, isso evita que o contadorlance pagamento do Bradesco na Caixa Físico, por exemplo.

Separar por tipo de operação – Dentro de um mesmo banco, podeacontecer vários tipos de operação distintas como Recebimento deDuplicatas, Depósitos Recebidos, Cheques Emitidos, Pagamentos Online,entre outros. Cada tipo de operação, dentro de um mesmo banco, deve

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ser separada.

Separar por ordem cronológica – Dentro da separação por tipo deoperação, separar por ordem cronológica, assim as conferências tantoda empresa, quanto do contador e do fisco, ficam mais claras e menossuscetíveis a erros de interpretação.

Uma dica interessante, que aplicamos aqui em nosso escritório junto anossos clientes é de transformar o máximo de informações possíveis eminformações digitais, isso facilita buscas, e gera economia de tempo detodas as partes envolvidas e de dinheiro também, que é o maisimportante!

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Conclusão

Esperamos que esse e-book tenha podido te ajudar a entender melhor oque faz sua empresa ter multas vinculadas ao caixa, e fica aqui nossoconvite a mudança, afinal, correr riscos por falta de conhecimento dasinformações não é mais desculpa!

Sabemos que mudar coisas que se vêm fazendo a anos não é fácil, masé necessário para evoluir como empresa, e tenho certeza que se você leuesse material, é por que quer que sua empresa cresça de forma saudávelsem ter que se preocupar com multas que podem te levar a ter sériostranstornos financeiros.

Até o próxima!

Renata Lamounier e Adriano Fonseca

Contadores e sócios da empresa Grupo Suprema

www.gruposuprema.cnt.br

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