Gerenciamento de Projetos sempre agrega, seja qual for o seu negócio.

Siomara Machado

Graduada em Administração de Empresas Pós-graduada em Organização Sistemas e MétodosPós- graduada em Gestão de Projetos Certificação PMP Certificação ITIL Foundation

Pauta:Gestão de Projetos & Administração de EmpresasAplicação do gerenciamento de projetos nas diversas áreas Perfil profissional do GP

IntroduçãoTema Gerenciamento de Projetos sempre agrega, seja qual for o seu negócio.

Reflexão Grande parte das empresas de TI e Engenharia usam o gerenciamento de projetos para competir em seus mercados. Mas o gerenciamento de projetos também pode ser usado em organizações de outros segmentos, ou mesmo em outras áreas , como forma de melhorar os resultados . Usar esta prática de forma bem simples e eficiente.

Gerenciamento de Projetosúnico;planejado, executado e controlado para um determinado objetivo;entregam produtos, serviços ou resultados exclusivos;realizados por pessoas;com recursos limitados;

Administraçãogerenciar negócios, pessoas ou recursos com o objetivo de alcançar metas ;fundamentada em um conjunto de princípios, normas e funções ;com um fim específico e orientadas para objetivos comuns.

Principais características

Conceitos básicos Gerenciamento de Projetos

Project Management Institute - PMI

É a principal associação mundial em Gerenciamento de Projetos. Dedica-se ao estudo de Gerenciamento de Projetos, define padrões e procedimentos e certifica profissionais;

Fundado em 1969 por cinco voluntários, tem sede na Filadélfia, Pensilvânia – EUA;

Aproximadamente 170.000 associados profissionais PMP® certificados no Mundo (cerca de 6.000 no Brasil) ;

Brasil: AM, BA, CE, DF, ES, GO, MG, PE, PR, RJ, RS, SC, e SP.

Site PMI: www.pmi.org

Site PMI-MG: www.pmimg.org.br

Project Management Body of Knowledge - PMBOK

Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos - 5º edição (Guia PMBOK®)

O principal objetivo do Guia PMBOK® é identificar o Conjunto de conhecimentos em Gerenciamento de Projetos que é amplamente reconhecido como boa prática.

Este conhecimento e as práticas descritas são aplicáveis à maioria dos Projetos na maior parte do tempo.

Existe acordo geral de que a aplicação correta dessas habilidades, ferramentas e técnicas podem aumentar as chances de sucesso em uma ampla série de projetos diferentes.

Uma boa prática não significa que o conhecimento descrito deverá ser sempre aplicado uniformemente em todos os Projetos.

A equipe de gerenciamento de Projetos é responsável por determinar o que é adequado para um Projeto específico.

Project Management Professional - PMP

Desde 1984, o Project Management Institute (PMI®) tem se dedicado ao desenvolvimento e manutenção de um rigoroso Programa de Certificação Profissional, com base em um exame, visando o avanço da profissão de Gerenciamento de Projetos e o reconhecimento das conquistas individuais nesta área.

A Certificação Project Management Professional (PMP®) do PMI® é a credencial profissional mais reconhecida e respeitada em termos mundiais no que tange ao Gerenciamento de Projetos.

Em 1999, o PMI® tornou-se a primeira organização no mundo a ter seu Programa de Certificação reconhecido pela International Organization for Standardization (ISO) 9001.

Para obter a Certificação PMP®, o profissional deve satisfazer a determinados requisitos de educação e experiência, concordar e aderir ao Código de Conduta Profissional (Code of Professional Conduct) e passar no Exame de Certificação PMP®.

O que é um projeto

É um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.

• Temporário• Único• Progressivo• Mensurável• Mutável

Temporário não significa necessariamente de curta duração, muitos projetos duram vários anos. Em todos os casos, no entanto, a duração de um projeto é finita. Projetos não são esforços contínuos.

Ciclo de vida do projeto

Cada fase do projeto é marcada pela entrega de um ou mais produtos (deliverables), como estudos de viabilidade ou protótipos funcionais;O fim da fase é marcada por uma revisão dos produtos e do desempenho do projeto até o momento;Uma fase começa quando termina a outra. Quando há overlapping entre as fases, chamamos essa prática de "fast tracking". Nesse caso, começa-se a trabalhar nas próximas fases do projeto antes do fim da fase corrente (entrega e revisão dos produtos);Os custos são geralmente crescentes à medida que a fase avança;Os riscos são geralmente decrescentes à medida que a fase avança;

Iniciação Planejamento

Execução Encerramento

Controle

Expectativas x Fase de Implantação

Expectativas Altas

Esforço de realizaçãoe complexidade

Desespero

Visualização dosresultados

Luz no fim do túnel

Melhor que antes

FASES: I IniciaçãoII Planejamento III ExecuçãoIV Encerramento

RECURSOS

TEMPOI II III IV

CICLOS

Vida do Projeto

Expectativa

s

Gerenciamento do escopo

Gerenciamento de tempo

Gerenciamento de custos

Gerenciamento da qualidade

Gerenciamento de recursos

Gerenciamento das comunicações

Gerenciamento de riscos

Gerenciamento de aquisições

Gerenciamento de integração

Tempo

Qualidade

Custos

Escopo

RH

Comunicações

Riscos

Aqui

siçõ

es

Integração

Áreas de conhecimento PMBOK

Áreas de Conhecimento do PMBOK

Gerência do Escopo do ProjetoDefine os processos necessários para assegurar que o projeto contemple todo o trabalho necessário, e nada mais que isso, para finalizar o projeto com sucesso. Gerência do Tempo do ProjetoTrata dos processos necessários para assegurar que o projeto termine dentro do prazo planejado. É composta por definição das atividades, dando seqüência às atividades, estimativa da duração das atividades, desenvolvimento do cronograma e controle do cronograma.

Áreas de Conhecimento do PMBOK

Gerência do Custo do ProjetoRelata os processos necessários para assegurar que o projeto seja completado dentro do orçamento previsto. É composta por planejamento dos recursos, estimativa dos custos, orçamento dos custos e controle dos custos.Gerência dos Recursos Humanos do ProjetoConsidera os processos necessários para proporcionar a melhor utilização das pessoas envolvidas no projeto. É composta pelo planejamento organizacional, montagem da equipe e desenvolvimento da equipe.

Áreas de Conhecimento do PMBOK

Gerência da Qualidade do ProjetoDescreve os processos necessários para assegurar que as necessidades que originaram o desenvolvimento do projeto serão satisfeitas. É composta por planejamento da qualidade, garantia da qualidade e controle da qualidade. Gerência das Comunicações do ProjetoRefere-se aos processos necessários para assegurar que a geração, a captura, a distribuição, o armazenamento e a pronta apresentação das informações do projeto sejam feitas de forma adequada e no tempo certo.

Áreas de Conhecimento do PMBOK

Gerência dos Riscos do ProjetoTrata da identificação, análise e resposta a riscos do projeto. É composta pelo plano de gerência do risco, identificação dos riscos, análise qualitativa dos riscos, análise quantitativa dos riscos, plano de respostas aos riscos e monitoramento e controle. Gerência das Aquisições do ProjetoAborda os processos necessários para a aquisição de mercadorias e serviços fora da organização que desenvolve o projeto. É composta pelo planejamento das aquisições, preparação das aquisições, obtenção de propostas, seleção de fornecedores, administração dos contratos e encerramento do contrato.

Áreas de Conhecimento do PMBOK Gerência da Integração do ProjetoDescreve os processos necessários para que diversos elementos de um projeto sejam coordenados de forma eficiente.

Campos de atuação de Administração

Segmentos

• Saúde• Indústria• Transporte• Serviços• Comércio• Projetos

Áreas

• Adminstração de RH• Métodos e Processos

/Análise de Sistemas• Orçamento• Administração de

Material/Logística• Administração Financeira• Marketing• Administração de Produção• Segurança do Trabalho

Exemplos de projetos

Implantação de um softwareDesenvolvimento de um novo produtoInauguração de uma loja/unidadeCriação de um novo departamento/operação . Ex.: TelevendasAumento de um turno de trabalho na indústriaRealização de um evento . Ex. Festa do Trabalhador (01/05)Criação de serviços de delivery

Implementação de uma operação de TELEVENDAS:

Projeto : Implementar uma operação de TELEVENDAS. Foco em redução do custo e aumento da produtividade , criando "valor" que poderá ser o diferencial competitivo da empresa, garantindo vantagens duradouras em relação à concorrência.

Por onde começar ?O quê deverá ser feito? Por onde começo? O que depende do quê? Quem vai fazer o quê? Como deverá se dar a comunicação para que nenhuma informação importante se perca? Quando eu precisarei de interações com o cliente? Quais as entregas intermediárias necessárias? Quanto eu posso gastar?

Implantação de Televendas

Estratégia

Impactos operação

Estratégia

Impactos operação

Iniciação Planejamento

Execução Encerramento

Controle

Vantagens X Desvantagens

Perfil do Gerente de Projetos

Perfil do gerente de projetos

Capacidade de liderança - Se o GP não souber gerenciar as pessoas, não vai ter sucesso no seu projeto, porque são as pessoas que fazem acontecer.Comunicação -Comunicação é extremamente importante, seja com o gerente, com a equipe, com o patrocinador, com o cliente, com usuários e, às vezes, até com a mídia . Visão – Ter a capacidade de resolver problemas complexos passando sua visão para o cliente, sua equipe e se comunicando com todos os envolvidos no processo.

Perfil do gerente de projetosGerenciamento de pessoas - Quem faz o projeto acontecer não é a metodologia, são as pessoas, elas são as responsáveis pela entrega, pelo prazo (...) o gerente tem que ter a habilidade de estimular as pessoas, por isso que é difícil de ser um gerente de projetos. Ele tem que cuidar dos riscos, dos requerimentos, das pessoas, da qualidade, do patrocinador, dos recursos, do cronograma.Capacidade de gerenciar conflitos - Gerenciamento de conflitos não é, necessariamente, ser conciliador. Às vezes, exige que você seja general e tome uma posição, em outra situação você têm que conciliar, sim.Trabalho em equipe - Em qualquer projeto o trabalho em equipe é uma característica essencial. O gestor deve valorizar o relacionamento entre os integrantes das equipes com reuniões formais e informais e buscar diminuir a possibilidade de conflitos. Dar feedback - É importante que o gerente saiba dar feedbacks. Verificar o cumprimento das tarefas e avaliar o trabalho de cada um.

Perfil do gerente de projetosOrganização - Ele defende a padronização de pastas, sejam eletrônicas ou em papel, além de sistemas de informação adequados. "Não existe mais espaço para aquela coisa pessoal: 'eu faço assim porque eu gosto, porque aprendi assim'. Tem que ter padrão", "Essa coisa do 'sou organizado do meu jeito' não existe mais. Isso é desculpa de uma pessoa que precisa melhorar “.Capacidade de orquestrar a equipe- Saber planejar e delegar projetos não é suficiente. "Além de saber onde quer chegar e conseguir passar isso para a equipe, precisa envolver todos nesse desenvolvimento e planejamento". Lidar com prazos - É uma capacidade considerada essencial, mas o gerente deve saber lidar diferentes prazos. "Assim como temos projetos com prazo crítico, existem outros que precisam ser gerenciados de outra forma. Inovar em rede (Open Inovation) - É a capacidade de encontrar novas ideias através de parcerias. "Eu posso não ter a ideia aqui hoje, mas eu sei quem tem e vou formar uma parceria para que a minha empresa seja uma habilitadora da inovação, ou seja, é inovar em rede".

Perfil do gerente de projetos

Mais ou menos assim........

ou

Considerações finais

Por que os projetos fracassam?

Gerentes de Projetos e equipe inexperientes ou inadequadamente treinados; Falha na identificação ou gerenciamento de expectativas Não identificar, detalhar e documentar adequadamente o escopo Prazos agressivos ou não realistas Estimativa de custos incorreta Planos e processos de planejamento e controle inadequados Liderança deficiente em vários níveis Não alinhamento entre a equipe do Projeto e o negócio ou o cliente Métodos e procedimentos indefinidos ou inadequados Comunicação inadequada, inclusive acompanhamento e Status Report Falhas no planejamento, na execução Por motivos externos

Principais Erros

Síndrome do Imediatismo

Tudo ao mesmo tempo

Líder

Área A Área B Área C Área D

Time

“Vamos nomear uma pessoa para nos fazer emagrecer”

Má administração das expectativas

O que é um Projeto de Sucesso?

Os resultados esperados são obtidos; As metas estabelecidas para o Projeto são cumpridas;

As expectativas de todos os envolvidos são atendidas;

As partes interessadas ficam satisfeitas;

Os objetivos do Projeto são atingidos.

Trabalhar por projetos é saber trabalhar com processos, com organização, com maximização de resultados e diminuição de perdas, é trabalhar com clareza, é agir com foco no resultado desejado.

Aja com foco, pense onde quer chegar, como fazer e mais importante que tudo, execute…

… e boa sorte!

Obrigada !

Siomara Machadosiomara@totvs.com.br