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13 de novembro de 2019

Gerente de Projetos e Processos

A importância da gestão integrada na entrega de benefícios para a organização

Frederico Ribeiro Ramos

Momento Network com o LinkedIn

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Referências

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Gerenciamento de Percepção de Benefícios

Gerenciamento de Percepção de Benefícios (GPB)O valor de identificar

benefícios esperados de cada projeto para

gerar resultados para o negócio.

Benefits Realization

ManagementBRM

A importância de conectar a estratégia de negócios ao gerenciamento de projetos.

A necessidade de conscientizar a

diretoria na percepção dos benefícios.

Avaliar os benefícios durante a execução do projeto.


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Fornecer às organizações uma maneira de medir como projetos e programas agregam valor real à empresa.

Desperdice menos dinheiro, recurso, tempo....

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Desperdice menos implantando o

gerenciamento de benefícios.


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Baseados em suposições menos

confiáveis

A cada ano os projetos tornam-se mais:

ComplexosInterdependentes

Sendo necessário:

Disciplina Poder de adaptação

Implantar e supervisionar os

projetos

Garantir que os OE sejam alcançados

Gerenciamento de Percepção de Benefícios (GPB)

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Medição do desempenho apenas com formas tradicionais.

As empresas, hoje em dia, concentram na:

Execução de projetos individuais.

Perdem a visão se, de fato, os projetos/programas auxiliam a atingir osOBJETIVOS ESTRATÉGICOS.

Gerenciamento de Percepção de Benefícios e oEscritório Integrado de Gestão


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PMI Thought Leadership SeriesConectar a estratégia de negócio ao

gerenciamento de projetos Gerenciamento de percepção de benefícios

PMBoK – 6ª edição


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3 vezes mais probabilidade de cumprir ou exceder a meta de ROI em cada projeto.

1,6 X

Empresas que praticam GPB têm 1,6 vezes mais chances de alcançar o objetivo do projeto.

3 X


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Para implantar o GPB precisamos preencher 3 lacunas:

Alinhar Portfólio com a Estratégia

Criar Espaço pra Diálogo

Estabelecer Condições para o Sucesso


GPB – Alinhar Portfólio e Estratégia

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Gerenciar o portfólio de projetos com base em resultados estratégicos reais, com o objetivo de criar valor para a organização.

Definir e Consolidar:

1. Missão2. Visão3. Objetivos4. KPI (OKR)5. Metas 6. Mapa Estratégico


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Deve ser criada uma matriz de suficiência entre:• Objetivos Estratégico;• Projetos que realizam os OE;• Indicadores que monitoram o desempenho (tangíveis e intangíveis).


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Perguntas cruciais:

• Existem OE sem Projetos?

• Os projetos associados aos OE são suficientes para realizar os benefícios?

• Os KPIs são suficientes para monitorar?

• Existem KPIs para monitorar benefícios intangíveis?

Estabelecer responsabilidade e prestação de contas claras

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94%Alta Maturidade

19%Baixa Maturidade

PMI Thought Leadership SeriesEstabelecer a responsabilidade e a prestação de contas por benefício

Os responsáveis pelo GPB garantem que os benefícios sejam identificados, executados e sustentados, assegurando que o investimento crie valor, conforme o business case.


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Devemos criar um espaço dedicado para um diálogo entre executivos, responsáveis pelo negócio e gerentes de projeto.

ExecutivosDefinem e aprovam

estratégias.

Responsáveis pelo NegócioTraduzem Estratégias em Projetos com resultados focados para sua

área de negócio.

Gerentes de ProjetoGerenciam a execução dos projetos para realizar esses

resultados.

64%Esses 3 grupos, representam, em média, 64% dos fatores de garantia da percepção de benefícios.

NOVO ATOR:Gerente de Percepção

de Benefícios


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Estabelecer condições para o Sucesso

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Devemos criar uma cultura orientada ao valor

Estabelecer condições para o Sucesso

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• Entendimento explícito do comportamento necessário.

• Avaliação e realinhamento frequente dos projetos com a estratégia.

• Elevado nível de prestação de contas dos projetos.

• Tomada de decisão rápida.

• Capital humano.

• Patrocínio efetivo da Alta Administração.

• Metodologia e fluxos de processos otimizados para sua maturidade.

• Ferramenta de apoio a gestão integrada (Estratégia-Processos-Projetos).

80% Organizações maduras em GPB

• Governança de projetos• Portfólio• Alterações de projeto • Encerramento de projetos• Avaliações pós-projeto

Organizações imaturas em GPB

Exemplos de Informações:

Informações úteis em tempo hábil

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Recebem informação em tempo útil para tomadas de decisões

40%

PMO alinhado à Estratégia

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Quais projetos entregam maior valor ao cliente ?

Recursos caros utilizados em projetos de baixa prioridade.

Projetos e programas sem relação com o Plano Estratégico.

Seleção de Projetos com grande risco e pouco benefício.

Excesso de Projetos executados simultaneamente.

Quais projetos agregam maior benefício à organização?

As organizações precisam ter a informação certa, para a pessoa certa, no momento certo.

Os Processos são Fundamentais

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Demanda Recebida

Priorizar projetos

Gerenciar Demanda

Analisar e Categorizar Projeto

Gerenciar projeto

Projeto

Operação Realizar Operação

1ª - Criar business case inicial.

2ª - Validar o business case; o plano de sustentação pós-projeto; os benefícios/valores.

3ª - Revisar periodicamente o business case, para validar se o projeto ainda entrega benefício.

Controlar Portfólio de Projetos

Promovendo o GPB em sua organização

Como promover o GPB na sua organização

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Vitórias rápidas• Selecionar os projetos certos.

o Critérios de: Categorização, Priorização e Benefícios.• Envolver os GP’s em todas as fases do projeto.

o Comunicação.• Fortalecer as capacidades dos GP’s.

o Soft e Hard Skills.• Articular e incentivar os comportamentos certos.

o Executivos, Donos do Negócio, GPs e Equipes.• Encontrar as habilidades de GP certas para o projeto.

CurtoPrazo

LongoPrazo


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• Fixar vínculos entre estratégia e projetos.

o Portfólio de Projetos Alinhado com a Estratégia.

• Vincular incentivos por resultados.

• Formalizar treinamento para desenvolver as qualificações necessárias para o GPB.

• Estabelecer a responsabilidade e a prestação de contas por benefícios.

• Reforçar a conscientização dos benefícios na diretoria.

CurtoPrazo

LongoPrazoAções de médio a longo prazo

Reforçar os benefícios com a diretoria

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61%Dos projetos mais importantes para implementar a estratégia da instituição produziram os benefícios pretendidos.

51% 22%

Empresas que relatam desempenho financeiro acima da média:

imaturas em GPB

maduras em GPB

Qual é o nível de prioridade para o GPB?

Desafios que devem solucionados

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Alguns dos desafios que devemos enfrentar:

• Perseverança.• Comunicação.• Monitoramento Contínuo.• Incorporar o GPB à governança do Portfólio de Projetos.• Como medir os benefícios.• Como saber se o que estamos fazendo está funcionando.• Conversão de dados de indicadores em informações úteis.• Decidir sobre meta de resultado apropriada.• Combinar indicadores para entender os benefícios de negócio.

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Consolidando o GPB

Benefits realization management framework

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Identificar os benefícios: determinar se projetos, programas e portfólios podem produzir os resultados de negócios pretendidos.

O impacto estratégico de projetos: identificar benefícios para gerar resultados para o negócio.

Executar o gerenciamento de benefícios: minimizar os riscos aos benefícios futuros e maximizar a oportunidade de adquirir benefícios adicionais.

Sustentar os benefícios: garantir que, independentemente do que o projeto ou o programa produza, continue a criar valor.

Conclusão

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As organizações podem ser boas em desenvolver planejamento estratégico e em gerenciar projetos.

Contudo, existe uma lacuna: a dificuldade em associar os dois.

Mais difícil ainda é manter as estratégias e os projetos alinhados e atualizados.

É fundamental ter um Escritório Integrado de Gestão para operacionalizar a governança da organização e realizar os benefícios esperados.

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Frederico Ribeiro RamosGerente de Projetos e ProcessosPMP, CBPP, PMO-CP

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