INTRODUO

Uma atividade desempenhada pelo profissional de secretariado executivo no seu dia a dia a organizao de viagens nacionais e internacionais do seu executivo e de sua equipe. Algumas empresas contam em sua estrutura organizacional, com uma agncia que cuida de todos os procedimentos da viagem, entretanto em outras empresas esse profissional o principal responsvel por toda a organizao. Atualmente, com a internet tudo ficou mais fcil, e prtico, mas mesmo assim preciso considerar alguns aspectos importantes. A organizao de viagens uma tarefa que envolve diversas etapas e indispensvel que o profissional de secretariado executivo tenha eficcia ao planejar um roteiro para o executivo, pois qualquer falta ou esquecimento poder comprometer irremediavelmente a viagem e o sucesso dos negcios. O seguinte trabalho visa explicar detalhadamente como organizar viagens areas internacionais. Explicando o passo a passo a ser tomado e dando dicas para evitar imprevistos nas viagensFaremos tambm um breve relato histrico sobre como surgiram as viagens areas que muito interessante. Consideramos o seguinte trabalho um manual de organizao de viagens areas, podendo ser utilizado por qualquer secretria (o) no momento de desempenhar a funo de organizar uma viagem internacional para seu executivo.

Viagens Internacionais: Um Breve Relato Histrico.Como eram as viagens internacionais de avio na dcada de 1930Hoje, viajar de avio para outro pas uma coisa normal e ir para qualquer uma das grandes cidades do mundo relativamente fcil. Mas como era viajar atravs do mundo em 1930, quando o conceito de viagem area ainda era novo? Era incrvel, desde que voc pudesse pagar. No incio da indstria do transporte areo comercial, aImperial Airwayssignificava o meio de transporte da Gr-Bretanha para o resto do mundo. Como a nica companhia area que fazia voos internacionais nas dcadas de 1920 e 1930, aImperialfoi responsvel por mostrar aos ricos e famosos todos os lugares que eram domnios da Coroa Britnica. E ao cumprir essa expectativa, a misso da companhia acabava sendo a de fazer com que os domnios do Imprio (e, por extenso, o mundo) parecessem menores. E isso foi feito em grande estilo.Um comeo difcilDurante a Primeira Guerra Mundial, os avies se tornaram uma ferramenta essencial para a vitria, dando incio a um admirvel mundo novo de batalhas. Os avies j eram o futuro da guerra, mas ainda precisavam provar que poderiam ser tambm o futuro da paz.Depois da Guerra, a Gr-Bretanha tinha um excesso de avies de guerra que representariam o incio de sua indstria de aviao comercial. No entanto, o comeo dos anos 1920 foi um perodo difcil para as empresas britnicas que fabricavam avies. Durante os tempos de paz, ao contrrio do que acontecia com as empresas de aviao da Frana, Blgica, Holanda e dos Estados Unidos, o governo britnico investiu pouco nas viagens areas. Ainda assim, o governo britnico resolveu juntar as poucas empresas areas que subsistiam para formar aImperial Airways, que foi criada em 1924. AImperialfoi concebida como uma companhia privada e altamente subsidiada que operaria um monoplio com o apoio do governo. Eles levaram o correio e passageiros at os confins do mundo. Com partes iguais de aventura angustiante e luxo indulgente, tomar um voo internacional em 1930 era uma experincia e tanto e as pessoas que podiam pagar se inscreveram em massa para viver essa emoo.Aproximadamente 50 mil pessoas voariam pelaImperial Airwaysde 1930 a 1939. Mas esses passageiros pagaram preos incrivelmente altos para passear pelo mundo. Os voos mais longos poderiam cobrir uma distncia de mais de 12.000 quilmetros e custar em torno de 20.000 dlares ajustados para a inflao. Por exemplo, um voo de Londres para Brisbane, na Austrlia (a rota mais longa disponvel em 1938), levava 11 dias e inclua mais de vinte paradas programadas. Hoje, as pessoas podem fazer esse trajeto em 22 horas com uma nica escala em Hong Kong, e pagar menos de 2.000 dlares por uma passagem de ida e volta.A propaganda impressa foi imprescindvel para que aImperial Airwaysespalhasse sua mensagem de que luxo e aventura agora estavam disponveis para o homem comum. E que o relativamente novo pssaro de metal era seguro o suficiente para que famlias inteiras pudessem viajar dentro dele. Voe para a frica do Sul ou para a ndia em menos de uma semana!, dizia um deles. Faa o caminho para a ndia no navio voador daImperial, dizia outro.De Londres a Singapura em apenas oito dias!Viagens de avio podiam parecer luxuosas nas fotos da dcada de 1930 e sem dvida, de algumas maneiras, elas eram mas no deixavam de ser uma forma incrivelmente cansativa de ir do ponto A ao ponto B. Ou, mais apropriadamente, do ponto A ao ponto Z, com todas as paradas possveis entre eles. Graas aos novos avies, aexpanso das rotas areas atravs do Imprio Britnico aconteceu relativamente rpida no comeo da dcada de 30. No comeo de 1932 havia voos para Cape Town, na frica do Sul. Em 1933, os voos daImperial Airwaysj chegavam a Calcut, na ndia. E em 1934 teve incio um servio regular de voos para a Austrlia. Os passageiros daImperialem 1934 podiam ir de Londres a Singapura por 180 libras (que hoje seriam 10.900 libras ou 17.600 dlares, se ajustarmos a inflao). Que negcio! Especialmente se levarmos em conta que hospedagem, alimentao e praticamente tudo menos as bebidas alcolicas -, estava incluso no preo. Mas era uma dor de cabea.A viagem de 13.600 quilmetros levava oito dias e, de acordo com a historiadoraLucy Budd, inclua paradas em Paris, Brindisi, Atenas, Alexandria, Cairo, Gaza, Bagd, Basra, Kuwait, Barm, Sharjah, Gwadar, Karachi, Jodhpur, Dli, Cawnpore, Allabad, Calcut, Akgats, Rangoon, Bancc e Alor Star. Se isso cansativo de ler, imagine de visitar. Mas ainda era o jeito mais fcil de ir de Londres a Singapura em 1930, mesmo levando em conta a ocorrncia, bastante comum, de pousos de emergncia. Naquela poca, oito dias era praticamente a velocidade da luz, mas a companhia area usava o senso de aventura enquanto tentava assegurar aos passageiros que todas as suas necessidades seriam supridas. Esse equilbrio continuaria at que o luxo doJet Setse tornasse osonho do futuro depois da Segunda Guerra Mundial.Conforto e desconfortoAImperial Airwaysapelava para o consumidor que desejava a maneira mais luxuosa de viajar. Mas nem sempre era muito agradvel, embora se tratasse da tecnologia mais avanada da poca. s vezes as pessoas ficavam doentes e recipientes eram colocados discretamente debaixo dos assentos para garantir que os passageiros tivessem onde vomitar. A pressurizao das cabines no ocorreria at os anos 1950, ento as pessoas ficavam enjoadas por conta da altura e muitas vezes precisavam receber oxignio.A temperatura dentro da cabine era outro ponto a ser considerado, uma vez que verdadeiras histrias de terror sobre voos muito frios eram comuns no final de dcada de 1920. Em 1939, a Imperial Airways esperava assegurar aos passageiros que esses desconfortosestavam no passado: No h necessidade de agasalhar e se enrolar em cobertores. Todos os avies tm aquecimento e ar-condicionado e no se preocupem com o barulho: todas as paredes so acusticamente isoladas, o que permite conversar num tom de voz normal.Nova missoEm 1938, aImperial Airwaystinha uma rede de cerca de quarenta mil quilmetros e chegava a cada canto do vasto Imprio Britnico. As rotas internacionais daImperial Airwayseram responsveis por 90% das distncias percorridas pela empresa.Com o incio da Segunda Guerra Mundial, voar com os ricos e famosos atravs do mundo j no se encaixava no ideal britnico para a aviao. AImperialse fundiu com aBritish Airwaysem 1939 para criar aBritish Overseas Airway Corporation. No preciso dizer que a maior preocupao era o esforo de guerra.De muitas maneiras, aImperial Airwayse suas rotas atravs do mundo em 1930 eram os ltimos suspiros de um imprio decadente. Uma misso nica durante um momento nico de prazer e perseverana. Mas aImperial, de fato, fez o mundo parecer muito menor. Para melhor e para pior.

ORGANIZAO DE VIAGENS AREAS INTERNACIONAIS:

Antes da viagem:Assim que o executivo fornecer o itinerrio da viagem preciso comear a providenciar as passagens e as reservas de hotis, isso pode ser feito diretamente ou por intermdio de uma agncia de viagens que oferecem vrias vantagens. Seja a viagem longa ou curta, ao program-la deve-se ter o mximo de cuidados com pequenos detalhes que no final fazem toda a diferena. Com o intuito de contribuir com o papel de organizao e planejamento de uma viagem para o executivo o secretrio executivo deve elaborar um check-list que deve ser considerado na ocasio de toda e qualquer viagem organizacional. Consideramos esse o passo primordial nesta tarefa.Resolver com o executivo antes de ele viajar: Os assuntos que esto em seu follow-up para o dia ou semana em que ele estiver fora. Quem assinar documentos na sua ausncia. Que providncias sero tomadas em relao s pessoas de contato que faro aniversrios e que ele faz questo de cumprimentar (se ele vai ligar de onde estiver ou se vai enviar um e-mail). Quem ficar interinamente em seu lugar no perodo de sua ausncia. Se ele vai enviar algum comunicado aos pares e subordinados avisando de sua ausncia e de como poder ser contatado. Ter uma boa Agncia de Viagens em que voc possa confiar e com que possa contar em todos os imprevistos. Certificar-se quanto data de embarque e data de retorno. Qual a data real em que o Executivo deve estar na localidade de destino. Conhea as preferncias do executivo em relao cias areas, hotis, restaurantes, assento na aeronave, etc. Se a viagem envolver vrios compromissos importante fazer um planejamento geral e discutir com o executivo a fim de se fazer os ajustes antes de comear a agir. Verificar se o solicitante tem interesse e possibilidade de ficar alguns dias a mais do previsto para fazer passeio turstico. Confirme todos os horrios e locais a serem visitados pelo executivo, confirmando endereos, telefones, etc. Faa a confirmao por escrito (fax ou e-mail). Anotar na agenda dele e na sua os contatos a serem feitos. Por isso, o contato com as secretrias das pessoas agendadas bastante aconselhvel. importante que voc confirme, no mnimo um dia antes, todos os compromissos agendados de seu diretor naquele dia. Caso acontea de algum deles ter que ser desmarcado, comunique-o. Assim ele pode utilizar esse tempo livre para visitar um cliente que no estava agendado ou at mesmo prolongar determinada reunio. Se seu diretor usa uma agenda eletrnica, por exemplo, anote todos os compromissos dele do dia, horrio das reunies, executivos de contato, telefones, endereo. Caso ele no utilize, anote em um papel todos os dados e entregue a ele, mas certifique-se que ele colocou na pasta, nada mais desagradvel que ele deixar em cima da mesa e esquecer de pegar. Verifique tambm se ele tem cartes de visita suficientes! Essa regra tambm vale para outros materiais com os quais ele trabalha; folders da empresa, por exemplo. Isso pode significar bons negcios. Outra dica importantssima que voc tenha todas essas informaes na sua agenda! Caso acontea algum imprevisto, voc tm todas essas informaes na sua mo para poder resolver as coisas rapidamente. Confirme todos os horrios e locais a serem visitados pelo executivo, confirmando endereos, telefones, etc. Faa a confirmao por escrito (fax ou e-mail). Anotar na agenda dele e na sua os contatos a serem feitos. Por isso, o contato com as secretrias das pessoas agendadas bastante aconselhvel. Digitar toda a programao de viagem e dar duas cpias do itinerrio areo ao executivo, uma para ele, outra para a esposa. Checar se necessitar levar algum equipamento tais como projetor multimdia, mquinas digitais, notebook, etc. e os providencie com antecedncia. Se a viagem envolver vrios compromissos importante fazer um planejamento geral e discutir com o executivo a fim de se fazer os ajustes antes de comear a agir. Planejar o tempo prevendo todos os possveis atrasos voos, trnsito, etc. Checar clima na localidade de destino Verificar a necessidade de solicitar refeio especial companhia area, como por exemplo, vegetariana, oriental, infantil, se for o caso; Conferir a estao do ano e o fuso horrio do pas para onde o solicitante vai; Verificar a validade da carteira de habilitao internacional; Conferir a validade do certificado internacional de vacinao; Verificar se o pas de destino exige apresentao do certificado internacional de vacinao contra febre amarela; Certificar-se se o pas de destino exige Certificado de Vacinao para a entrada em seu territrio (consulte o site da ANVISA www.anvisa.gov.br em Orientaes ao Viajante). Muitos pases exigem o Certificado Internacional de Vacinao para entrada em seu territrio. Trata-se de uma medida prevista no Regulamento Sanitrio Internacional. Para saber se o seu pas de destino tem exigncia de algumas vacinas e/ou Certificado Internacional de Vacinao, sugerimos consultar o Portal da Agncia Nacional de Vigilncia Sanitria: http://portal.anvisa.gov.br/wps/content/Anvisa+Portal/Anvisa/Cidadao/Assunto+de+InteresseCertificado+Internacional+de+VacinacaoOBS: Fique atento em caso positivo, pois h prazos para vacinar-se e para a emisso do Certificado Internacional de Vacinao. Este procedimento no pode ser feito no aeroporto, na data da viagem! Verificar se o solicitante faz uso de algum medicamento que no tem entrada liberada no pas de destino. Em qualquer viagem, importante saber um pouco sobre o seu destino: histria, economia, religio, cultura, geografia e outros aspectos. Uma breve pesquisa pode, alm de ajudar a organizar melhor as malas e auxiliar no processo de adaptao, evitar alguns transtornos causados pelas diferenas culturais. Uma opo para isso verificar a relao dos pases com os quais o Brasil possui relaes bilaterais, disponibilizada atravs do site do Ministrio das Relaes Exteriores: http://www.itamaraty.gov.br/temas/temaspoliticos-e-relacoes-bilaterais Ao clicar no nome do pas, aberta uma tela em pdf com informaes acerca dele. muito comum surgir dvidas sobre como entrar em contato com o Brasil. Em tese um procedimento simples, em que o viajante deve discar 55 + CDIGO DA CIDADE + NUMERO DESEJADO. O que torna complicado alto custo para habilitar um celular do Brasil para fazer ligaes no exterior. Portanto, pesquise opes mais em conta para seu executivo. Em alguns lugares, possvel comprar cartes telefnicos para realizar ligaes de fixo. A internet tambm uma soluo a ser considerada. Na vspera da viagem, a secretria entrega as passagens, o passaporte se for o caso os cartes de visita, os documentos relativos aos compromissos, o voucher do hotel, agenda de compromissos e os respectivos contatos. Um aspecto imprescindvel que no pode ser deixado de lado a preocupao com todas as informaes da viagem que devem ser escritas na agenda do secretrio (com todas as etapas do processo), caso corra algum imprevisto com os procedimentos, todas essas etapas/informaes o secretrio executivo tendo tudo a mo poder resolver da melhor forma possvel, e mesmo se adiantar aos fatos, pois fatalidades acontecem.

Check-List Para A Maleta do Executivo Passaporte e identidade original Carteira Internacional de Habilitao Passagens (mesmo que sejam e-tickets devem estar impressas) Carteira do Plano de Sade Seguro Viagem Internacional Travelers cheques Cartes de Visita Carto de Crdito Corporativo Carto de Dbito Adiantamento de Numerrio (moeda estrangeira) Blocos para Anotaes, Canetas, lpis, borracha. Caneta laser-pointer Roteiro de Viagem completo - itinerrio dos trechos areos completos Apresentaes salvas tanto em Pen-drive como tambm em CDs Relatrios, cronogramas, fotos. Checar se necessrio levar amostra de algum produto

A Viagem: O destino, a data (ida e volta), o horrio de preferncia, a melhor opo de voo no que se refere aos horrios, s conexes (se houver), s escalas e tarifa que atendam s exigncias do solicitante. Observe que nem sempre a tarifa mais barata a melhor opo, pois deve ser considerado o tempo entre as conexes e as escalas; Qual a companhia area e o assento de preferncia do passageiro; Se o solicitante viajar sozinho ou no. Caso ele viagem acompanhado, o secretrio deve verificar os nomes das pessoas que o acompanharo. Se viajar com menores, verificar a documentao necessria exigida pelo juizado de menores para o embarque. Esses detalhes podem ser verificados com a companhia area escolhida; Contatar a Agncia de Viagens para solicitar as possibilidades de voos das diferentes companhias areas e diferentes tarifas. Checar o nmero de escalas que as opes apresentam. O melhor sempre optar-se por voos diretos. Compre as passagens areas com o mximo de antecedncia que puder! Alm de conseguir melhores preos, no corre o risco de ter que cancelar compromissos por no conseguir chegar no horrio. E preste ateno tambm no fuso horrio, alguns destinos costumam ter uma ou duas horas de diferena para voos nacionais. Em se tratando de bilhete fsico pea agncia que o entregue com pelo menos um dia de antecedncia data do embarque. Tire cpia do bilhete fsico para voc. Atualmente a maioria das passagens areas emitida eletronicamente, ou seja, o passageiro embarca com e-ticket (electronic ticket) o qual deve ser enviado pelo Agente de Viagem assim que emitido. Providencie transporte para os seguintes percursos: Residncia Aeroporto Residncia, Empresa Aeroporto - Residncia. Se o executivo est viajando para alguma sucursal ou subsidiria, procure entrar em contato com a mesma e tente um motorista local para busc-lo no Aeroporto quando de sua chegada. Lembre-se de que para embarques internacionais so necessrias duas horas de antecedncia. Como estamos passando por dificuldades areas recomendvel que o executivo chegue com a maior antecedncia possvel para efetuar seu check-in. Algumas companhias areas permitem efetuar o check-in pela internet e depois apenas despachar as bagagens. Algumas empresas tm regras claras quanto classe de voos para seus executivos, dependendo das horas de voos e posio no organograma. Certifique se est solicitando a passagem na classe correta. As bagagens de mos no podem exceder a 5 kg. As bagagens a serem despachadas s vezes dependem da empresa area. Normalmente a Cia. area cobrar o excedente. Sempre confirme esses dados com o Agente de Viagem ou Cia. Area. Seguro Viagem Internacional Ter uma bagagem de mo com roupa para pelo menos uma troca caso a bagagem seja extraviada. No caso de extravio de bagagem o passageiro deve preencher o relatrio antes de deixar o aeroporto. Normalmente a bagagem despachada para o endereo que o passageiro indicar. Oriente seu executivo que faa o relatrio antes de deixar o aeroporto caso contrrio a Cia. area no se responsabiliza pelo extravio. Providencie a documentao necessria. EX: passaporte. Passaporte com mais de seis meses da sua data de vigncia. De acordo com o Decreto num 5.978 de 04 de dezembro de 2006, art 2, o passaporte documento de identificao, de propriedade da Unio, exigvel de todos os que pretendam realizar viagem internacional, salvo nos casos previstos em tratados, acordos e outros atos internacionais. Passaporte Comum: concedido a todo cidado brasileiro. As informaes sobre a documentao necessria e como fazer o documento regular podem ser obtidas no site da Polcia Federal http://www.dpf.gov.br/

Passaporte Oficial: concedido aos servidores pblicos em misso oficial. O Ministrio das Relaes Exteriores o rgo responsvel pela emisso do passaporte oficial, assim, os procedimentos e documentao necessria devem ser obtidos em seu site: http://www.itamaraty.gov.br/o-ministerio/conheca-o-ministerio/comunidades-brasileiras/divisao-de-documentos-de-viagem-ddv

Ou seja, o passaporte comum aquele ao qual todo cidado tem direito; j o passaporte oficial s pode ser utilizado em servio pelos servidores pblicos. importante destacar que se deve ter absoluto cuidado com este documento, uma vez que o nico documento vlido fora do territrio nacional. Outro aspecto relevante a validade do documento, pois pode ser obtido nas unidades descentralizadas ou nos postos de atendimento do departamento de policia federal. Para que o indivduo consiga obter o passaporte deve atender aos seguintes requisitos: provar que brasileiro nato ou naturalizado, pagar uma taxa e apresentar em original alguns documentos. importantssimo no perder o passaporte quando em outro pas, pois somente a embaixada local poder solucionar o problema. Por isso, recomenda-se transitar com uma cpia colorida das pginas de identificao do passaporte para evitar o extravio e, no caso de algum incidente, esclarecer s autoridades de que o passaporte original est no hotel, por exemplo. Certificar-se se necessrio Visto de Entrada para o pas a ser visitado - Site do Consulado Americano: www.visto-eua.com.br Visto visto consular um documento emitido pelo pas, ou seja, pelo consulado do pas para o qual o indivduo deseja viajar e que permite a sua entrada naquele pas. Os procedimentos para aquisio dos vistos variam entre os pases, e deve ser solicitado com antecedncia, pois sua tramitao, geralmente leva algum tempo, sugerimos o site: www.consulados.com.br, a fim de se informar a respeito dos procedimentos.Os tipos mais comuns de visto so: Visto de estudante: concedido para aqueles que pretendem frequentar cursos regulares no pas de destino. Visto de turismo: concedido para aqueles que pretendem fazer viagens ao pas de destino para lazer. Visto de negcios: concedido aos profissionais que pretendem realizar negcios no pas de destino. Visto de trabalho: concedido para aqueles que pretendem realizar atividades laborais em empresas do pas de destino. Ateno: viagem para o Canad, caso o voo tenha escala nos Estados Unidos, imprescindvel ter o visto americano. Caso contrrio, a pessoa deportada para o Brasil. Carta- Convite: Ao entrar em outro pas, comum que as autoridades de imigrao perguntem o que voc est indo fazer no pas, por isso fundamental ter meios de se comprovar o que est dizendo. Assim, tenha sempre em mos a passagem de retorno, endereo de onde ficar hospedado, convite institucional e/ou carta de aceite, seguro sade, comprovao de que voc tem como se manter no pas naquele perodo. Nem sempre todos os documentos so solicitados, mas melhor t-los em mos caso solicitado, para evitar desgastes e outros problemas. Alfandega: As autoridades alfandegrias so as responsveis pelo controle de entrada e sada de mercadorias do pas. Por exemplo, por medidas de controle tributrio, estipulado um valor (cota) que o viajante pode trazer do exterior; por medidas fitossanitrias, itens como animais, carnes, laticnios, plantas, dentre outros, no podem ser levados e/ou trazidos de outros pases. No Brasil, estas informaes podem ser obtidas atravs do site da Receita Federal: http://www.receita.fazenda.gov.br/Aduana/viajantes/default.htm e da ANVISA http://portal.anvisa.gov.br/wps/content/Anvisa+Portal/Anvisa/Inicio/Portos+Aeroportos+e+FronteirasSobre seu pas de destino, entre em contato com a Embaixada dele no Brasil: http://www.itamaraty.gov.br/temas/embaixadas-e-consulados, para verificar onde estas informaes podem ser obtidas. Embaixada Brasileira no Pas de Destino: importante que, ao sair do pas, o viajante tenha em mos o contato da Embaixada do Brasil no pas de destino. A Embaixada poder auxili-lo nas questes referentes aos documentos de viagem, informaes de pr-viagem e fornecer apoio no exterior. Os endereos das Embaixadas e outras informaes podem ser acessados atravs do Portal Consular do Ministrio das Relaes Exteriores: http://www.portalconsular.mre.gov.br/Tratados: Caso a viagem do executivo seja para assinar/executar convnios e/ou acordo de cooperao, importante que seja realizado um estudo sobre acordos existentes entre os pases. So estes documentos que daro respaldo jurdico a ao que est sendo realizada. A Diviso de Atos Internacionais do Ministrio das Relaes Exteriores disponibiliza atravs do seu portal: http://www.itamaraty.gov.br/temas/divisao-de-atos-internacionais a relao de documentos que trazem obrigaes internacionais ao Brasil. Idiomas: O idioma pode ser um fator dificultador em uma viagem; portanto, essencial entrar em contato com a instituio que se vai visitar. Quando se trata de visitas de cortesia, negociao, tcnicas, entre outras, deve-se verificar em que idioma ser, para que, caso necessrio, seja providenciado um (a) interprete. A viagem poder ser em vo se no forem sanadas as dificuldades lingusticas. Providenciar Adiantamento de Numerrio para a Viagem ou a compra de moeda estrangeira para viagens internacionais - Travelers, Cheques, Cartes de Crdito e Cartes de Dbito. Cartes de crdito conferir a validade, inclusive os internacionais, no caso de viagens para fora do pas; A ateno em relao sade deve ser redobrada, especialmente com o transporte de medicamentos e seguro. Para evitar transtornos, o viajante dever levar consigo os medicamentos de uso contnuo e que pode necessitar fazer uso durante o perodo em que estiver fora, acompanhado de receita mdica. Tenha em mente que muito difcil conseguir comprar o mesmo medicamento fora. Caso tenha alguma dvida se pode entrar em determinado pas com algum medicamento no hesite em entrar em contato com a Embaixada do mesmo. Alm disso, informe ao responsvel ou colega de viagem ao exterior sobre doenas pr-existentes, medicamentos de uso contnuo e alergias. importante tambm que eles tenham informaes acerca do seu seguro de sade e sua documentao. Estas informaes podero ajud-los no caso uma emergncia. Alguns pases exigem que o viajante apresente o certificado de seguro sade. Este procedimento garante que, caso necessrio, ele tenha assistncia mdica seja por acidente ou doena. Hospedagem Verificar se o solicitante tem preferncia por algum hotel. Ressaltamos que algumas empresas trabalham com determinados hotis e a escolha est condicionada ao cargo que o indivduo ocupa na empresa. Se o solicitante for adepto prtica de exerccios fsicos, o secretrio deve selecionar o hotel que tenha academia de ginstica. Entretanto, o hotel deve ser prximo ao local dos compromissos, para evitar a perda de tempo nos deslocamentos e o gasto com transporte. No momento da solicitao da hospedagem, importante verificar se o hspede tem preferncia por andares baixos ou altos. fundamental solicitar ao hotel a confirmao de reserva e o seu respectivo cdigo. As operadoras e agncias de viagens costumam ter tarifas especiais em hotis ou at promoes na compra do bilhete areo/reserva do hotel; Solicite a reserva de hotis tambm Agncia de Viagens Dirias providenciar com o departamento financeiro as dirias relativas ao perodo em que o solicitante estar em viagem. A poltica quanto s dirias de viagens varia entre as organizaes. Em algumas o funcionrio viaja e no retorno preta contas do que gastou e a empresa reembolsa, exceto despesas com bebida alcolicas. Outra prtica o funcionrio pegar o valor da diria de acordo com o seu cargo. Nesse caso, se o valor da despesa exceder o limite de dirias, a empresa no reembolsa. Aluguel de automvel - com motorista ou somente o automvel. Nesse caso, o secretrio aluga um veculo que atenda s exigncias do solicitante. O secretrio executivo deve negociar com a locadora a melhor opo, se quilometragem livre ou a preestabelecida pela locadora. Uso de celular verificar se h necessidade de algum procedimento com a operadora de telefonia celular, a fim de habilitar o aparelho. No caso de viagens internacionais, importante verificar se a operadora tem cobertura no pas de destino. Afastamento: Se for servidor, alguns trmites para se afastar de suas atividades so necessrios. Para os servidores que pretendam realizar qualquer viagem internacional, h necessidade da publicao da autorizao de afastamento do pas no Dirio Oficial da Unio, exceto nos casos de frias. Os procedimentos podem variar de uma instituio para outra, porm normalmente englobam: a autorizao da chefia imediata, a justificativa que a viagem de interesse da instituio, entre outros. Nesse sentido, sugere-se que o servidor procure o Setor de Gesto de Pessoas para orientaes sobre a instruo processual.

No retorno da Viagem: Preparar o relatrio de despesas da viagem de acordo com os procedimentos administrativos de sua empresa. Checar se h pendncias. Fazer follow-up. Pedir ao executivo os cartes de visitas dos contatos efetuados e transferir os dados para sua agenda. Anotar no verso dos cartes local e data da viagem. Verificar quais pessoas contatadas devem receber um e-mail ou carta de agradecimento. Verificar material tcnico das visitas. O que dever ser circulado na empresa. O que ser aproveitado (subsdio) para relatrios tcnicos ou reunies e o que deve ir para arquivo. Servidor, exceto em casos de frias e/ou feriados, deve prestar contas ao retornar da sua viagem. O servidor que viajou muito provavelmente foi liberado para isso. Ento, ao retornar deve demonstrar que a atividade realizada est relacionada com as que desempenham na instituio, por meio de relatrio e/ou outro documento. Em casos em que a instituio custeou a viagem, deve-se lembrar de guardar os bilhetes e anex-los ao relatrio de viagens que deve ser detalhado. Visando esclarecer o que deve ser apresentado como prestao de contas, verifique junto unidade competente antes da viagem.

CONCLUSO:

Conclumos que de extrema importncia o profissional de secretariado saber organizar viagens areas internacionais. Guiar-se por um check-list ou um manual de organizao tal como expusemos no trabalho. imprescindvel que estejamos cientes do que fazer antes da viagem, para a viagem e tambm aps a viagem. Quais organismos contatar no momento da necessidade de documentos ou outras coisas imprescindveis. No presente trabalho damos o passo-a-passo a ser seguido, e tambm dicas de como proceder na organizao da viagem area internacional. Entendemos que abordamos todos os temas e possveis imprevistos que poderiam surgir. Enfim, esperamos serem teis as informaes dadas.

BIBLIOGRAFIA:

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http://www.supersecretariaexecutiva.com.br/secretariado/eventos-posts/organizando-viagens-de-negocios

http://secretariaexpress.wordpress.com/politica-2/regras-da-passagem-aerea/http://www2.unifap.br/executivo/files/2013/06/2013-07-08-6-processos-de-organizacao -.pdf