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Oramento Empresarial

MDULO 1 Os cinco conceitos fundamentais do Oramento 1.1 Introduo

Provavelmente voc j ouviu falar do oramento. Abordaremos exatamente o que e para que serve este importantssimo instrumento de gesto empresarial. 1.1 - Introduo; 1.2 - O que e para que serve o oramento; 1.3 - O que um bom oramento; 1.4 - O oramento uma atividade passiva ou pr-ativa?; 1.5 - Os objetivos e as restries do oramento; 1.6 - Os quatro oramentos da empresa.

Fase estratgica x Fase operacional O que caracteriza a fase estratgica que nela estamos conversando com o papel. Nesta fase podemos nos arrepender e modificar (ou interromper) o projeto sem grandes custos. J na fase operacional, as mudanas de plano podem custar caro. Esta distino importante, porque o oramento acontece na fase estratgica do planejamento empresarial.

1.2 O que e para que serve o Oramento

Podemos definir objetivo estratgico como sendo a fotografia dos seus sonhos. Uma vez definido seu objetivo estratgico, voc pode realiz-lo por meio de infinitas combinaes. O caminho escolhido para alcanar o objetivo estratgico chamado de plano estratgico. Podemos dizer que o plano estratgico um conjunto de aes coordenadas com o objetivo de se alcanar um determinado fim. Uma vez definido o plano estratgico, preciso alocar recursos, que so limitados, para realiz-lo. O oramento exatamente isso: uma tcnica de alocao eficiente de recursos. Representa a parte ttica do plano estratgico. No existe oramento sem plano estratgico. O oramento fora do contexto de um plano estratgico no faz o menor sentido. Podemos mesmo dizer que, no fundo, o oramento o plano estratgico traduzido em nmeros. O grfico abaixo representa o fluxograma de um oramento empresarial. Veja bem que tudo comea com um plano estratgico. Este plano pode ser elaborado internamente pelos prprios diretores da empresa ou contratado fora, junto a uma empresa de consultoria.C o n s e lh o /P r e s id n c ia A p r o v a r o p la n e ja m e n t o e s tr a t g ic o S e to r d e O r a m e n to C o n s o lid a r o s d iv e r s o s o r a m e n t o s r e c e b id o s

C o n s e lh o /P r e s id n c ia D e fin ir a s p o l t ic a s e a s m e t a s o r a m e n t r ia s

S e to r d e O r a m e n to F a z e r s im u la e s

U n id a d e s D e f in ir a s e s tr a t g ia s d a s u n id a d e s

S im u la o O K? S im

No

U n id a d e s O ra r a s e s tr a t g ia s d a s u n id a d e s

C o n s e lh o /P r e s id n c ia A p ro v a r o o r a m e n to anual

U n id a d e s D a r e n tr a d a n o s is te m a

U n id a d e s D iv u lg a r

S e to r d e O r a m e n to A c o m p a n h a m e n to e c o n tr o le R e v e r d ire triz e s

O plano estratgico deve ser aprovado pelo Conselho de Administrao. Caso a empresa no possua um Conselho de Administrao, quem o aprova o Presidente. Se o oramento o plano estratgico traduzido em nmeros, e o plano estratgico representa a vontade dos acionistas, ento, podemos dizer que o oramento a prpria vontade dos acionistas traduzida em nmeros. O fato de o oramento representar a vontade dos acionistas traduzida em nmeros d ao processo oramentrio uma solenidade muito grande. Isto porque, toda vez que um executivo descumprir o oramento sem um motivo justificvel, ele estar se insurgindo contra a vontade dos acionistas, e isto pode ser considerado um ato de insubordinao. Isto motivo de advertncia ou, mesmo, de demisso, em caso de reincidncia. Uma vez definidas as polticas e as metas oramentrias, estas so transmitidas s diversas unidades para que elas tracem suas estratgias setoriais e preparem seus oramentos. Imagine que o plano estratgico de uma empresa preveja um aumento da venda fsica para o prximo exerccio de 15% sobre o nmero de unidades vendidas no ano em curso. Cabe ao Departamento Comercial preparar sua estratgia setorial para atingir esta meta. Esta estratgia poder prever a contratao de novos vendedores, o lanamento de novos produtos, a abertura de novos mercados, o aumento da verba de propaganda e publicidade, etc. Isso tem um custo que deve ser orado, ou seja, o Departamento Comercial tem que fazer uma proposta de alocao de recursos nestas diversas atividades para cumprir as metas que lhe foram impostas. No fundo, nisso que consiste o oramento, numa tcnica de alocao eficiente de recursos. O oramento uma tcnica de alocao eficiente de recursos. Tudo se resume em definir quando gastar, onde gastar e quanto gastar. Nesta fase, os responsveis pelos diversos oramentos setoriais tm uma tendncia de inflacionar seus custos para se colocarem em uma zona de conforto, ou seja, para que seu oramento de despesas seja fcil de cumprir. A conseqncia disso que, ao consolidar os diversos oramentos recebidos, o lucro obtido normalmente fica muito abaixo da meta de remunerao exigida pelos acionistas. Isso quando o lucro no negativo. Por enquanto, este prejuzo s acontece no papel. Na fase estratgica do oramento, os planos podem ser alterados sem custos para a empresa. Em vrias empresas, o Setor de Oramento impe a todos os rgos gestores um corte de X% em seus oramentos setoriais. Mas, preciso levar em conta o perigo desta poltica: ao punir aqueles que, por terem orado suas despesas no limite, no tm gordura para cortar e beneficiar aqueles que inflacionaram seus oramentos, esta poltica conduz a um jogo de trapaas j que, no prximo exerccio, todos se sentiro tentados a inflacionar seus oramentos

para terem uma margem de negociao. Existem tcnicas muito mais inteligentes de se cortar custos. Comea ento uma fase na qual o Setor de Oramento tem que negociar redues de despesas com os diversos departamentos e fazer simulaes para verificar se a meta de lucro desejada pelos acionistas est sendo atingida. Nesta fase, o oramento empresarial uma grande conta de chegada. Caso, nessas simulaes, a meta de lucro desejado pelos acionistas no seja atingida, o oramento volta ao Conselho de Administrao para que suas metas sejam revistas. Caso contrrio, o Conselho aprova o oramento que , ento, divulgado para as diversas unidades. A, quando comea o novo exerccio, o setor de oramento inicia o processo de controle oramentrio. Neste processo, todas as vezes que os dados observados se afastam das metas previstas, o Setor de Oramentos prope aes corretivas que visem preservar a realizao do plano estratgico da empresa. O oramento tambm funciona como um importantssimo instrumento auxiliar do processo decisrio. O oramento, por permitir simulaes, possibilita que avaliemos quais sero as conseqncias no futuro das decises tomadas no presente. Veja o exemplo: Maria Luiza abriu uma loja de moda feminina. No final do ano passado, a loja estava com R$ 100.000 em caixa. Maria Luiza, animada com o sucesso do seu negcio e querendo merecidas frias, j estava planejando uma viagem ao exterior. Foi quando seu gerente financeiro lhe apresentou uma projeo do fluxo de caixa para este ano. Veja o grfico do fluxo de caixa projetado da loja de Maria Luiza. Repare que no incio do ano a empresa destri caixa, no meio do ano a empresa mal consegue sobreviver, mas no final do ano a situao melhora a ponto do saldo final ser positivo.

160.000 140.000 120.000 100.000 80.000 60.000 40.000 20.000 0(

20.000)

(40.000)

Ja ne iro

Fe ve rei ro

M ar o

Ab ril

M ai o

Ju nh o

Jul ho

Ag os to

Se te m bo

O ut ub ro

No ve m br o

De ze m br o

No entanto, o que fica claro que todo recurso tirado da empresa no final do ano passado iria fazer falta no meio deste ano. Diante disto, Maria Luiza desistiu da viagem. O oramento a ajudou a enxergar quais seriam as conseqncias, no futuro, de sua deciso de sacar dinheiro da empresa para financiar uma viagem.

1.3 O que um bom Oramento

O oramento no tem nem a obrigao, nem a capacidade da preciso astronmica, isto , o oramento no como a astronomia. O astrnomo consegue prever com 75 anos de antecedncia qual o dia, a hora e a posio no cu em que vai aparecer o cometa de Halley. O oramento no tem esta capacidade. Em finanas, dizemos que o oramento no tem que ser preciso; precisa ser bom, ou seja, precisa conduzir a um bom processo decisrio. Neste ponto o oramento semelhante a um plano de vo. Imagine um piloto que decole do aeroporto de Guarulhos s 08h da manh em direo a Manaus. Sua inteno pousar em Manaus s 11h30min. Para isto ele prepara um plano de vo baseado nas melhores informaes de que dispe: nmero exato de passageiros, peso da carga que leva, direo e velocidade precisas do vento, posio correta das zonas de turbulncias. A nica certeza que o piloto tem ao decolar que seu avio no vai aterrissar em Manaus exatamente s 11 horas, 30 minutos e zero segundos. No entanto, o compromisso de chegar a Manaus no horrio previsto vai orientar suas decises ao longo de todo o vo. O oramento deve ser preparado com todo o cuidado, baseado nos melhores dados de que dispomos, mesmo sabendo que, no centavo, o resultado realizado ser sempre diferente do projetado. No entanto, o compromisso de alcanar as metas desejadas pelos acionistas vai orientar nossas decises ao longo de todo o exerccio orado.

1.4 O Oramento uma Atividade Passiva ou Pr-Ativa? Se apenas fosse rebatido para o exerccio a ser orado os dados do passado corrigidos pela inflao projetada, seria perigoso, pois estaramos tratando o oramento como se fosse uma atividade passiva, quando, na verdade, o oramento uma atividade eminentemente pr-ativa. O oramento um momento em que a empresa olha para o prprio umbigo, procura identificar onde est sendo ineficiente e impe correes de rota. Um oramento passivo, onde nos limitssemos a projetar o passado apenas corrigido pela inflao correria o risco de perpetuar o erro. Imagine que uma empresa a contabilidade estivesse levando 45 dias para apresentar as demonstraes