UERJ / Diplan

ORÇAMENTO 2002

ORIENTAÇÕES PARA SOLICITAÇÃO DE QUOTAS E PREVISÃO DE RECEITAS 1- INTRODUÇÃO O Decreto Estadual 30.4021 não apresenta grandes alterações nas regras para solicitação de quotas. Permanecem três grandes grupos (Manutenção, Finalísticas e Pessoal) e três Fontes de recursos: 00 (recursos do Tesouro Estadual), 10 (diretamente arrecadados) e 12 (convênios). A Fonte 04, incluída em nosso orçamento de 2001 a partir de setembro, não aparece em 2002. As principais modificações, que serão posteriormente comentadas, são: � a necessidade de informar bimestralmente, à Secretaria de Controle, a previsão mensal de receita até

dezembro/2002; � Novo tratamento para créditos suplementares na Fonte 12 (convênios).

Os comentários a seguir servem como descrição básica para entender os procedimentos de concessão de quotas. A partir do item 7, registramos orientações para o relacionamento entre as UGs e a Diplan em 2002. 2- DESCENTRALIZAÇÃO DE CRÉDITOS Descentralização de crédito é o instrumento criado para dotar as Unidades Gestoras (UGs) de quotas orçamentárias. Através de operações encadeadas, que se iniciam na Secretaria de Estado de Controle Geral, são liberadas parcelas de nosso orçamento anual. Na Diplan, essas liberações são repartidas entre as UGs, com base nas solicitações encaminhadas através de documento específico. Após receberem o crédito descentralizado pela Diplan, as UGs podem dar início aos procedimentos referentes à execução orçamentária do exercício (empenho/liquidação/pagamento). Todos os processos que dizem respeito à execução orçamentária e todos os registros contábeis são feitos no SIAFEM2, que é um sistema "on-line", operando a partir de computadores instalados na Secretaria de Estado de Fazenda. Todas as descentralizações obedecem rigidamente às autorizações emanadas da Secretaria de Estado de Controle Geral. Toda descentralização de créditos com origem em nosso orçamento reduz seu saldo no mesmo valor, nos mesmos PT/ND/Fonte. 3- QUOTAS As quotas são autorizadas pela Secretaria de Controle, através de Resoluções mensais. Seus valores se sujeitam a um "teto", que só pode ser ajustado (para cima ou para baixo) por aquela Secretaria. As quotas de manutenção e finalísticas são autorizadas mensalmente. As quotas de pessoal são autorizadas (e liberadas) por trimestre, detalhadas por Natureza da Despesa (ND) e Fonte. As quotas da

1 Dispõe sobre a execução orçamentária e financeira do Estado para o exercício de 2002 e dá outras providências.

2 Sigla de "Sistema de Administração Financeira de Estados e Municípios". Sistema desenvolvido pelo Governo Federal, com base no SIAFI, para usos pelos governos locais.

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Fonte 00 são sempre liberadas por Programa de Trabalho (PT) e ND. Nas Fontes 10 e 12, as quotas são autorizadas pelo seu total, cabendo à Diplan informar à CONTROLE a abertura por PT e ND. O quadro a seguir sistematiza algumas das informações acima.

FONTES QUOTAS

00 10 12

Autorização por trimestre Autorização por trimestre Autorização por trimestre Pessoal Por PT/ND/Fonte Por PT/ND/Fonte Por PT/ND/Fonte

Autorização mensal Autorização mensal Autorização mensal Manutenção Por PT/ND/Fonte Total da Fonte Total da Fonte

Autorização mensal Autorização mensal Autorização mensal Finalística Por PT/ND/Fonte Total da Fonte Total da Fonte

Importante destacar que as quotas da Fonte 00 são complementadas por descentralizações de crédito originadas em outras Unidades Orçamentárias do Estado. Por exemplo, as despesas de Fonte 00 necessárias à manutenção do HUPE são atendidas pelo Fundo Estadual de Saúde; as despesas com os programas PROCIÊNCIA e PROATEC são suportadas pela FAPERJ. 4- ANEXO VIII Determinadas despesas, independentemente da Fonte de Recursos, não estão limitadas por quotas. São elas, basicamente: � Despesas com INSS; � Precatórios judiciais; � Convênios diretos3; � Indenizações

Em qualquer desses casos, o documento para solicitar a descentralização do crédito é o Anexo VIII, preenchido pela Diplan a partir das informações recebidas das UGs. Sua periodicidade de envio é mensal, sendo atualmente feita por e-mail. 5- QUOTAS DA FONTE 00 As quotas da Fonte 00, independentemente do Programa de Trabalho onde estejam, são integralmente descentralizadas para a Administração Central. Sua periodicidade é mensal. No caso da quota de pessoal, a descentralização acontece da mesma forma que a autorização/liberação, ou seja, por trimestre (trimestre civil). 6- QUOTAS DA FONTE 10 Além da quota de pessoal (com autorização trimestral pelo governo do Estado), a Fonte 10 se divide em quota de manutenção e quota finalística. Nesses dois casos, a autorização se dá em bloco, ou seja, um valor total para manutenção e outro para finalística. É responsabilidade da Diplan informar à CONTROLE sua abertura por PT e ND. 7- QUOTAS DA FONTE 12

3 Convênios onde não há a interveniência do governo do Estado do Rio de Janeiro, como convênios com o Governo Federal, governos estaduais ou com prefeituras municipais.

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O funcionamento é semelhante às quotas da Fonte 10, lembrando que há distinção entre convênios onde o governo do Estado é intermediário e convênios diretos com a UERJ. No primeiro caso, as despesas projetadas compõem a quota - portanto, estão restritas a um limite -, enquanto no segundo caso não (essas previsões são agrupadas pela Diplan no Anexo VIII). Para sua inclusão nas previsões de despesas da Fonte 12, os convênios precisam obrigatoriamente cumprir algumas exigências prévias, a seguir relacionadas: � Minuta do convênio submetida à Dijur;

� Convênio assinado pelas partes envolvidas;

� Extrato do convênio publicado no Diário Oficial (União, Estado ou municípios);

� Documento original encaminhado ao Conselho de Curadores;

� Comprovadamente, haver recursos financeiros na conta bancária. Após cumpridas todas as exigências, o processo que contém a cópia do convênio deverá ser encaminhado à Diplan e sua previsão de despesas poderá ser incluída no pedido mensal de quota. A impossibilidade eventual de atender integralmente às exigências acima registradas deve ser discutida com a Diplan. Nota: 1- apesar das previsões de despesas constantes do Anexo VIII não comporem a quota, é preciso

formalizar seu pedido junto à Secretaria de Controle, para que possa ser feita a descentralização do crédito; daí a necessidade da previsão mensal à Diplan.

2- Estamos estudando um documento que informe à Diplan, de forma sintética, sobre novos convênios ou termos aditivos a convênios já assinados.

3- Quando, para a execução do convênio, houver previsão com despesas de capital, a receita encaminhada à Contabilidade deve detalhar essa classificação.

8- SOLICITAÇÃO DE QUOTAS A solicitação de quotas deve ser encaminhada diretamente à Diplan, até às datas-limite constantes do Documento 1, anexo, pelos seguintes componentes organizacionais: � Administração Central (toda a Fonte 00, Fonte 10 de todos os componentes ligados à Administração

Central e Fonte 12 dos convênios que administra. Inclui o CEPED e o LPP);

� SR-2 (fonte 12 dos convênios que administra);

� SR-3 (fonte 12 dos convênios que administra);

� Cepuerj (Fontes 10 e 12);

� Nuseg (Fontes 10 e 12);

� Hupe (Fonte 10). Os modelos padronizados para envio das solicitações à Diplan constam do Documento 2, anexo estas instruções. Os arquivos eletrônicos podem ser conseguidos pessoalmente, na Diplan, ou solicitados através de e-mail. Obrigatoriamente, as solicitações de quotas devem ser impressas e assinadas pelo responsável pela informação, com identificação da matrícula. O envio através de e-mail não substitui o documento impresso e assinado. Nota: 1- Conforme pode ser observado no quadro incluído no item 3, as quotas de pessoal têm liberação

trimestral - a cada trimestre civil. Para possibilitar um estudo mais completo, o novo modelo de solicitação de quota inclui, ao final da primeira página, um pequeno quadro a ser preenchido com a previsão de despesas com pessoal para três meses, onde o primeiro será o mês da quota solicitada. Apenas as Fontes 10 e 12 seguirão esse procedimento, uma vez que a metodologia de definição das quotas de pessoal na Fonte 00 têm procedimento diferenciado, envolvendo, além da Diplan, a SRH e a DAF.

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2- É importante que a previsão da receita a ser transferida para outras UGs seja preenchida.

3- É desnecessário o envio de memorando acompanhando a solicitação de quota, bastando encaminhá-la em duas vias. A secretaria da Diplan acusará o recebimento em uma das vias.

A solicitação de quotas que mensalmente é enviada à Diplan, mais do que o registro das despesas previstas para um determinado mês, significa o resultado de um trabalho de planejamento desenvolvido por toda a Uerj. Longe de se revestir de complexidade, a construção da quota prevista vai exercitar nossa capacidade de olhar um pouco mais longe - sempre um espaço de tempo entre 60 e 90 dias à frente. Nesse processo, o mais importante é a capacidade de prever o que vai acontecer nesses 90 dias à frente. Muito provavelmente, no mínimo 80 por cento das atividades em desenvolvimento num determinado momento continuarão acontecendo três meses à frente, limitando bastante a margem de erro (que sempre existe, naturalmente). Há eventos (atividades) que acontecem o ano inteiro e outros que são limitados a alguns meses. Há projetos com data para acabar e outros ainda não iniciados, mas com cronograma definitivo. Alguns eventos flutuam dentro do calendário, mas são conhecidos. O que não se enquadra nas classificações anteriores é uma pequena parcela do todo. 9- ALTERAÇÃO DE QUOTAS As quotas podem ser alteradas apenas uma vez a cada mês. Note que a alteração é por tipo de quota (pessoal, finalística, manutenção) e fonte. Alterações na quota da fonte 00 exigem sempre solicitações formais por processo, com a conseqüente publicação no Diário Oficial. Alterações nas quotas das Fontes 10 e 12, desde que feitas "por dentro"4, são negociadas diretamente com o técnico responsável pela Uerj na Secretaria de Controle. Alterações que modifiquem o valor do total da quota exigem a formalização da solicitação através de processo à Secretaria de Controle. Não é permitida a troca entre fontes, salvo na quota de pessoal, limitada às fontes 10 e 12. O Decreto 30.402 determina datas limite para alteração nas quotas autorizadas. Naturalmente, a Diplan necessita de um intervalo de tempo para organizar e formalizar essa solicitação - e depende do recebimento dos pedidos das UGs. Para atender à necessidade de processamento interno na Diplan, foi elaborado o calendário constante do Documento 3. Importante registrar que a alteração de uma quota é preparada dentro do mês daquela quota. Assim, os erros contidos na previsão inicial têm boa chance de serem anulados. Notas: 1- Alterações de quotas (assim como a solicitação inicial) podem exigir, algumas vezes, modificações

orçamentárias para atendê-las, que dependam da assinatura do governador do Estado. Por conseguinte, o procedimento torna-se mais lento, pois obriga a uma avaliação cuidadosa de todas as despesas, visando determinar onde será possível a mudança. Nesse caso há a chance de haver prejuízo na execução orçamentária de alguma atividade ou convênio, pelo descompasso entre a data da modificação orçamentária e o mês da despesa.

2- Uma alternativa para o problema aventado no item anterior é a troca de quotas entre UGs, desde

que dentro do mesmo PT, ND e fonte. O "empréstimo" de quota entre as UGs é outra alternativa. 3- O trabalho da Diplan depende do recebimento em dia das solicitações de todas as UGs. O atraso

de uma só delas compromete todo o processo. A partir de março/2002 não serão acatadas solicitações de quotas (ou solicitação de alterações ) que dêem entrada na Diplan após as datas fixadas nos calendários constantes do Documento 3.

4 Alterações "por dentro" não modificam o valor total da quota, nem permutam valores entre quotas diferentes.

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4- Qualquer alteração na quota deve ser encaminhada através do formulário de solicitação/alteração de quotas, indicando o mês a que se refere e o tipo de encaminhamento (solicitação ou alteração). Em qualquer hipótese, serão cumpridos os prazos definidos no Documento 3.

5- Casos excepcionais serão tratadas diretamente pela Diretoria da Diplan. 10- DESPESAS DE CAPITAL São assim classificadas as despesas com obras e instalações (ND 4490.51) e com aquisição de material permanente (ND 4490.52). Despesas na ND 4490.51 só são autorizadas pelo governo estadual se atendida uma lista de exigências e preenchido um formulário específico, conforme determina o Decreto 30.402. Vale dizer que despesas com obras e instalações recebem tratamento de projeto, objeto de processo específico a ser encaminhado à Secretaria de Controle. Por conseguinte, entram diretamente na quota mensal apenas despesas com aquisição de material permanente. Temos autorização para incluir, nas quotas das fontes 10 e 12, um total mensal de R$ 100 mil, não cumulativos, vedada sua utilização para importações. Na fonte 00, qualquer liberação em capital exige o envio de projeto detalhado à Secretaria de Controle. Sendo o valor relativamente pequeno para atender às necessidade da Uerj, estamos definindo a seguinte metodologia para rateio desse total mensal entre as Fontes 10 e 12 e as UGs: i- levantamento da execução orçamentária (pelo empenho) nos dois últimos anos, para os PTs de manutenção da Uerj e do Hupe, ND 4590.52 (atual 4490.52), fontes 10 e 12;

ii- cálculo da participação do material permanente (4490.52) entre as fontes 10 e 12;

iii- cálculo da participação das UGs na fonte 12;

iv- cálculo da participação das UGs na fonte 10;

v- utilização desses índices para rateio do valor mensal de R$ 100 mil. A tabela 1, a seguir, define as quotas de material permanente que serão distribuídas mensalmente entre as UGs, detalhadas por fonte.

Tabela 1 Quota de material p ermanente por U .G.

Valores em R$ 1.000,00

U.G. F10 F12 10+12 AC 55,0 7,0 62,0 CEPUERJ 15,0 5,0 20,0 NUSEG 3,0 0,0 3,0 HUPE 15,0 0,0 15,0 TOTAL 88,0 12,0 100,0

A tabela 1 (acima) serve para demonstrar que a quota de material permanente não atende às necessidades da Uerj, permitindo apenas compras de pequeno valor. Por conseguinte, solicitações acima do valor definido no rateio só serão atendidas caso alguma UG conceda quota. Deverão ser tratadas como projetos as previsões que ultrapassem a quota da UG. Também devem ser tratadas como projetos as importações de material permanente nas fontes 10 e 12. Os responsáveis pelos convênios deverão encaminhar proposta para a liberação integral das aquisições de equipamentos e material permanente relativas ao ano em curso, incluindo-a no processo do convênio e encaminhando-o para a Diplan. Quando a proposta tratar de vários pedidos distintos, deve ser utilizado o Documento 3, já autuado, ao qual devem ser anexadas todas as propostas individuais. Este modelo se aplica também para importações.

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Notas: 1- Em se tratando de vários pedidos pequenos, há a tendência de se postergar a finalização

daquela lista, à qual são permanentemente acrescentados novos pedidos. Sugerimos fixar uma data e/ou um valor mínimo para encerrar a lista, momento a partir do qual os novos pedidos serão agregados a uma nova lista.

2- Independentemente da agilidade com que esse processo é conduzido, o intervalo de tempo até sua autorização pelo governo do Estado não é precisa. É preciso ter isso em mente ao interagir com os solicitantes.

3- Seguindo determinação da Reitora, a quota para aquisição de material permanente destinado à infra-estrutura da Uerj será solicitada semestralmente, através de processo encaminhado à Secretaria de Controle Geral.

11- DESPESAS DE EXERCÍCIOS ANTERIORES - DEA Não é permitida a inclusão de DEA na quotas mensais. Estas despesas devem ser objeto de processo específico encaminhado à Secretaria de Controle, atendidas as determinações dos Artigos 6.º ou 50 do Decreto 30.402. É imprescindível que as solicitações de DEA indiquem explicitamente o PT e a Natureza da Despesa que servirão de origem para as dotações a serem destinadas a DEA. Autorização e liberação são feitas por Decreto governamental. 12- RECEITAS Novidade para 2002, o Decreto 30.412 (que complementa o Decreto 30.402) estabelece uma rotina para que, bimestralmente, os órgãos estaduais informem à Secretaria de Controle suas projeções de receitas. A Diplan é responsável pelas informações da Uerj, mas precisa consolidá-las e analisá-las antes de informar ao Controle. Para facilitar esse trabalho, foi desenvolvida uma planilha padronizada, cujo modelo consta do Documento 4. Para a Diplan, deve ser remetida cópia impressa e assinada. Embora a exigência do governo estadual indique como bimestral a periodicidade de seu envio, estamos definindo a remessa mensal, justamente com a solicitação da quota. O calendário para encaminhamento da previsão da receita à Diplan pode ser encontrado no Documento 3. Considerando o disposto na Lei Complementar 101, sugerimos a avaliação periódica da receita realizada e da despesa executada, comparando-as mensal e acumuladamente. Nota: O quadro de receitas não substitui nem desobriga o envio da solicitação de quotas.