O RELATÓRIO DE VISITAS.

Este parece ser, das ferramentas gerenciais, a mais polêmica de todas. Sempre que abordamos o assunto observamos a reação contrária de um número significativo de gerentes, vendedores e representantes. E as justificativas para a rejeição do relatório de visitas são as mais variadas.Começam por uma pecha de burocratizar a atividade de vendas e vão até a – falsa – razão de criar ‘vinculo empregatício com os representantes. Vamos examinar o assunto por partes e tentar resgatar este importante item de controle da força de vendas.

Toada a atividade de vendas deve ser avaliada pelo seu resultado, isto é, o número de pedidos que a força de vendas gera para a empresa. Até este ponto estamos todos de acordo. Mas a principal dúvida que inquieta todo gerente de vendas é: - Está a minha força de vendas realizando o esforço necessário para cumprir as suas metas?- Se não as está cumprindo, qual a razão?- Todos os clientes estão sendo visitados?

Não existe nenhum outro instrumento para responder estas questões além do relatório de visitas.

Os gerentes que relutam em usar esta ferramenta de controle alegam que:- Os vendedores e representantes não querem fazê-lo;- As observações contidas nos relatórios são insuficientes para tomar decisões;- Ocupa um tempo considerável para a leitura e resposta;- Com o tempo torna-se repetitivo.

Os vendedores e representantes respondem com mais objeções:- O tempo é para vender e não para preencher relatórios;- A empresa (o gerente) não lê, ou se lê não dá retorno;- Quem deve saber os clientes a visitar é o representante.

E assim foi sendo destruído, ao longo do tempo, um dos mais eficazes instrumentos de controle do esforço de venda. Vamos lembrar que “a venda é resultante do esforço empreendido para realizá-lo”

A UTILIDADE DO RELATÓRIO DE VISITAS

O relatório de visitas pode ter inúmeras utilidades se empregado adequadamente, vamos examinar algumas delas.

- Acompanhar quem está sendo visitado e qual o resultado da visita;- Acompanhar a produtividade do vendedor/representante em relação ao número de visitas e a efetividade de pedidos;- Acompanhar a venda em relação ao potencial dos clientes visitados e as vendas feitas;- Estabelecer metas de visita por vendedor/representante;- Saber o que está acontecendo com a força de vendas;- Acompanhar os movimentos da concorrência. (Fatos e números)- Identificar o ritmo da venda e se as metas poderão ser cumpridas.

Com tantos benefícios é estranho que o relatório de visitas seja rejeitado, até de forma veemente, em algumas empresas. Temos algumas hipóteses que vamos propor ao debate dos nossos leitores.

A primeira refere-se ao controle. A maioria das pessoas lida mal com a obrigatoriedade de prestar contas das suas atividades e de estar sendo controlada.

A segunda é de ordem interna das empresas. A existência de um relatório de visitas estabelece a obrigatoriedade da sua leitura e conseqüente resposta. Isto toma tempo. Mas perguntamos. Existirá outra tarefa mais importante do gerente de vendas além de estar diuturnamente a par do que está acontecendo no campo?

Como usar o relatório de visitas de forma inteligente.

A área de vendas deve prepara com antecedência o pré-relatório com as informações dos clientes da carteira do vendedor/representante com as seguintes informações:Cliente, endereço completo, últimas compras (itens, quantidades e preços), potencial de compra e campos em aberto para: Data da visita, quem foi visitado, telefone, resultado da visita, informações sobre o concorrente.

Este relatório poderá ser por escrito ou disponibilizado via internet.

A área de apoio a vendas deverá tabular os dados semanalmente e apresentá-los ao gerente para análise e tomada de decisões.

Que informações são úteis ao gerente:

- Comparar o grau de efetividade das vendas em relação as visitas comprando o desempenho entre vendedores/representantes;- Identificar o grau de aproveitamento do potencial de vendas dos clientes e as vendas efetivamente realizadas;- Saber com antecedência se as metas serão cumpridas;- Identificar movimentos da concorrência específicos por cliente ou região;- Acompanhar o esforço da força de vendas juntos aos principais clientes;- Identificar se a carteira de clientes está recebendo a quantidade de visitas necessárias e no tempo certo.

A cada gerente cabe identificar, por ramo de negócio, outras informações úteis para o seu trabalho.

Como lidar com a resistência ao relatório de visitas.

Os gerentes precisam resgatar esta importante ferramenta de controle da força de vendas e torná-la uma base de relação com os seus vendedores e representantes.

Aos profissionais da venda é importante lembrar que faz parte do seu trabalho prestar as informações referentes ao seu desempenho e ao seu esforço para cumprir as metas.

Quanto a questão do vínculo com representantes, vale lembrar que a legislação prevê:

LEI Nº 4.886, DE 9 DE DEZEMBRO DE 1965 (em vigor)Art . 28. O representante comercial fica obrigado a fornecer ao representado, segundo as disposições do contrato ou, sendo este omisso, quando lhe fôr solicitado, informações detalhadas sobre o andamento dos negócios a seu cargo...

Autor: Vitor Hugo A. Toss, Consultor em Marketing , especialista em Gestão da Força de Vendas.

Boa sorte, e boas vendas. Nos encontramos na próxima semana.

Roteiro para Planejar suas Visitas1. Investigar, previamente dentro do Portal, as circunstâncias que afetam seutrabalho (relativa ao mix de produtos, ao mercado do cliente e à concorrência, acada cliente em particular).2. Estabelecer o objetivo da visita.3. Planejar seu trabalho (de cobertura de mercado – visitas e vendas).4. Programar suas visitas.5. Preparar seus argumentos (o que vai fazer, dizer e oferecer a cada visita).6. Visitar o maior número possível de cliente, antes selecionando o mix deprodutos a oferecer a cada um de acordo com seu ramo de atividade.7. Entrevistar as pessoas certas.(compradores e encarregados de setor).8. Realizar seu trabalho da forma mais completa possível quando na presença doCliente, dando assistência a sua loja, limpeza de gôndola organização do visual dosprodutos e exposição dos produtos, promovendo as vendas criar situações depromoções.9. Descobrir e analisar problemas encontrando possíveis soluções.10. Relatar adequadamente suas visitas (propostas apresentadas e discutidas eargumentos empregados, problemas e objeções encontrados, resultados obtidos).11. Revisitar criteriosamente em períodos curtos e constantes e se possívelsemanalmente ou quinzenalmente.12. Acompanhar a evolução dos negócios junto a cada Cliente, nunca forçandovalor de faturamento, deixando isso acontecer com naturalidade.13. Preencher os pedidos com clareza e correção.14. Acompanhar o processo de atendimento ao Cliente até uma conclusãosatisfatória. Manter o Cliente informado e assistido, resolvendo os problemas quepossam surgir e remarcações de preço.

um objetivo para realizar a visita;uma ação especifica;um plano para atingir o objetivo;um procedimento especifico; eo conhecimento de técnicas de vendas.Plano de visitaLigar para a Loja.Verificar qual dia definido para atendimento aos fabricantes.Marcar a visita.Separar os produtos que pretendia oferecer: amostras, brindes, kits...Definir quais os benefício para o cliente que iria enfatizar durante ademonstração.Preparar e checar o material de vendas: folhetos, catálogos, tabela depreços, condições c