o que pode ser considerado "documentação hábil" para a escrituração contábil

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O Que Pode Ser Considerado Como “Documentação

Hábil” Para a Escrituração Contábil?

Sabemos que todos os fatos e ocorrências que afetam o patrimônio de

uma empresa devem ser corretamente escriturados pela

contabilidade desta e também temos o entendimento de que cada

lançamento efetuado deve ser comprovado pela devida

documentação hábil relacionada àquele fato.

Em termos conceituais, a expressão “documentação hábil” é definida

pela NBC ITG 2000 – Escrituração Contábil, como sendo:

[...]

1. Documentação contábil é aquela que comprova os fatos que

originam lançamentos na escrituração da entidade e

compreende todos os documentos, livros, papéis, registros e

outras peças, de origem interna ou externa, que apoiam ou



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componham a escrituração.

2. A documentação contábil é hábil quando revestida das

características intrínsecas ou extrínsecas essenciais, definidas na

legislação, na técnica-contábil ou aceitas pelos “usos e

costumes”.

3. Os documentos em papel podem ser digitalizados e

armazenados em meio magnético, desde que assinados pelo

responsável pela entidade e pelo profissional da contabilidade

regularmente habilitado, devendo ser submetidos ao registro

público competente.

[...]

Esta parte teórica e conceitual acerca da definição de documento

hábil e seu significado já é de conhecimento dos profissionais

envolvidos com a área contábil e a legislação existente sobre o

assunto é vasta e completa.

Mas existe uma lacuna para os contadores, auditores e demais

profissionais envolvidos, que sentem grande necessidade de

informações práticas acerca da documentação base para o registro

dos fatos contábeis.

Afinal, o que pode e o que não pode ser considerado documento

comprobatório para o lançamento/escrituração contábil?

Qual documento deve ser apresentado à contabilidade referente à



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despesa incorrida?

Tais preocupações são pertinentes porque a responsabilidade de um

contador sobre os lançamentos efetuados é de nível elevado. A

situação se agrava quando percebemos que a mesma importância

dada pelos contadores e auditores sobre esta documentação não é

dada por outros agentes do negócio como administradores,

proprietários, funcionários, etc., e perde-se muito tempo em função

disto.

A contabilidade acaba se sujeitando a contornar situações impostas

pelo simples fato de existir seguidas negligências relacionadas à

apresentação de uma documentação idônea.

Segundo uma compilação feita da legislação contábil acerca do tema

documentação contábil, podemos citar como hábeis os seguintes

documentos:

- Notas Fiscais de Vendas de Mercadorias e Serviços (SINIEF);

- NFe - Nota Fiscal Eletrônica e outros registros eletrônicos e

documentos.(Contabilidade Digital);

- Documentos expedidos por tabeliães, escrivães e demais

serventuários de ofício (inciso I do art. 197 do CTN);

- Documentos fornecidos por bancos, casas bancárias, caixas

econômicas e demais instituições financeiras (inciso II do art. 197 do

CTN);

- Documentos fornecidos por empresas de administração de bens



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(inciso III do art. 197 do CTN);

- Documentos fornecidos por corretores, leiloeiros e despachantes

oficiais (inciso IV do art. 197 do CTN);

- Documentos fornecidos inventariantes (inciso V do art. 197 do

CTN);

- Documentos fornecidos síndicos, comissários e liquidatários (inciso

VI do art. 197 do CTN);

*Fonte: COSIFe

- Documentos fornecidos por quaisquer outras entidades ou pessoas

que a Lei designe (inscritas no CNPJ e CPF), em razão de seu cargo,

ofício, função, ministério, atividade, ou profissão (inciso VII do art.

197 do CTN);

- Documentos fornecidos por peritos em avaliação de bens ou por

empresas especializadas (artigo 8º da Lei 6.404/76);

- Documentos fornecidos por empresas comerciais, industriais ou

prestadoras de serviços caracterizados como orçamento a preço de

mercado (procedimentos semelhantes às licitações públicas – Lei

8.666/1993);

- Documentos fornecidos com base em arbitragem procedida nos

termos da Lei 9.307/1996;

- Documentos de comércio exterior – Importação e Exportação –

Legislação sobre preço de transferência – Valoração Aduaneira –



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Regulamento Aduaneiro;

- Documentação de operações cambiais realizadas em conformidade

com o disposto no RMCCI – Regulamento do mercado de câmbio e

capitais internacionais;

- Documentação relativa à operações com Ouro (instrução

normativa SRF 049/2001);

- Documentos fornecidos com base em decisão judicial.

Notamos aqui que a relação é vasta e abrange o tipo e natureza das

operações envolvidas. Não é nosso intuito detalhar o aspecto de cada

documento hábil citado (que pode ser pesquisado separadamente em

cada base legal citada), mas queríamos apenas evidenciar a natureza

de cada documentação.

Utilizando essa listagem apresentada e as referidas bases legais

detalhadas e analisadas caso a caso, é possível ter um entendimento

suficiente acerca da documentação hábil para a correta escrituração

contábil.

Marlon Luiz de Freitas Silva




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