o plano de reposição de estoques

9
1 O Plano de Reposição de Estoques por Carlos Alexandre Sá Para entender o que vem a ser o Plano de Reposição de Estoques, pense no seguinte: o fato de um centro de custos prever gastar 1 cartucho de impressão por mês não quer dizer que se vá comprar um cartucho de impressão todos os meses. Na verdade, vai-se dar saída no almoxarifado de 1 cartucho. O saldo deste material vai decrescendo até atingir o ponto de compra. Neste ponto é “disparado” um novo pedido. Vê-se daí que existe um descompasso entre o consumo e a reposição do material consumido. Por outro lado, será que para uma empresa que consome 1.000 unidades por mês de um determinado item tanto faz comprar 250 un. por semana, ou 500 un. por quinzena, 1.000 un. por mês, ou 3.000 un. por trimestre? A resposta a esta questão é: não! Veja porque. A figura abaixo mostra a sequência na qual o Plano de Reposição de Estoque é feito. Figura 1 - Fluxo de pagamentos a fornecedores O Plano de Reposição de Estoques indica qual o momento em que um item deve ser reposto e em que quantidades deve ser adquirido. Isto será fundamental na hora de se fazer o Orçamento de Caixa. Um dos métodos mais difundidos para se projetar o Plano de Reposição de Estoques é o método do Lote Econômico de do Ponto de Compras que descreveremos a seguir. Este método tem como objetivo encontrar a melhor combinação entre o custo administrativo de se tirar um pedido e o custo de carregar o estoque, representado, basicamente, pelo custo financeiro dos recursos imobilizados e pelo custo do seguro da mercadoria estocada. Empresas mais estruturadas poderão empregar o método “just-in-time” ou o MRP. Nestes casos, o Plano de Reposição de Estoques seria determinado pelo computador. O Lote Econômico e o Ponto de Compra Para entender a lógica deste método, suponha que no primeiro dia do ano, uma empresa que possuísse recursos ilimitados, e sem nenhum problema de espaço para estocagem de materiais, comprasse toda a matéria prima, todos os materiais secundários e todo o material de suprimento que necessitasse ao longo do ano. A partir do segundo dia do Projeção de Vendas Fluxo de Pagamentos Programa de Produção Consumo de Matérias Primas Projeção de Compras Estoque de Matérias Primas

Upload: carlos-alexandre-sa

Post on 07-Jul-2015

652 views

Category:

Business


4 download

DESCRIPTION

Artigo do Prof. Carlos Alexandre de Sá. Mestre em Finanças pela Escola de Pós-Graduação em Economia da FGV.

TRANSCRIPT

1

O Plano de Reposição de Estoques

por Carlos Alexandre Sá

Para entender o que vem a ser o Plano de Reposição de Estoques, pense no seguinte: o

fato de um centro de custos prever gastar 1 cartucho de impressão por mês não quer

dizer que se vá comprar um cartucho de impressão todos os meses. Na verdade, vai-se

dar saída no almoxarifado de 1 cartucho. O saldo deste material vai decrescendo até

atingir o ponto de compra. Neste ponto é “disparado” um novo pedido. Vê-se daí que

existe um descompasso entre o consumo e a reposição do material consumido.

Por outro lado, será que para uma empresa que consome 1.000 unidades por mês de um

determinado item tanto faz comprar 250 un. por semana, ou 500 un. por quinzena, 1.000

un. por mês, ou 3.000 un. por trimestre? A resposta a esta questão é: não! Veja porque.

A figura abaixo mostra a sequência na qual o Plano de Reposição de Estoque é feito.

Figura 1 - Fluxo de pagamentos a fornecedores

O Plano de Reposição de Estoques indica qual o momento em que um item deve ser

reposto e em que quantidades deve ser adquirido. Isto será fundamental na hora de se

fazer o Orçamento de Caixa. Um dos métodos mais difundidos para se projetar o Plano

de Reposição de Estoques é o método do Lote Econômico de do Ponto de Compras que

descreveremos a seguir. Este método tem como objetivo encontrar a melhor combinação

entre o custo administrativo de se tirar um pedido e o custo de carregar o estoque,

representado, basicamente, pelo custo financeiro dos recursos imobilizados e pelo custo

do seguro da mercadoria estocada. Empresas mais estruturadas poderão empregar o

método “just-in-time” ou o MRP. Nestes casos, o Plano de Reposição de Estoques seria

determinado pelo computador.

O Lote Econômico e o Ponto de Compra

Para entender a lógica deste método, suponha que no primeiro dia do ano, uma empresa

que possuísse recursos ilimitados, e sem nenhum problema de espaço para estocagem de

materiais, comprasse toda a matéria prima, todos os materiais secundários e todo o

material de suprimento que necessitasse ao longo do ano. A partir do segundo dia do

Projeção de

Vendas

Fluxo de

Pagamentos

Programa de

Produção

Consumo de

Matérias

Primas

Projeção de

Compras

Estoque de

Matérias

Primas

2

ano esta empresa poderia, teoricamente, dispensar todo o seu Departamento de

Suprimentos, já que não haveria mais nenhuma compra a fazer. Após o pagamento desta

primeira compra, os custos administrativos de aprovar e liquidar os pagamentos e

receber e conferir o material poderiam ser reduzidos pelo mesmo motivo. Em

compensação, o custo de “carregar” a mercadoria estocada, representado pelo custo do

dinheiro imobilizado no estoque mais o custo do seguro das mercadorias, seria enorme.

Imagine agora uma situação diametralmente oposta, ou seja, que diariamente a empresa

conseguisse comprar, e receber, no próprio dia da compra, toda a matéria prima, todos

os materiais secundários e todo o material de suprimento que necessitasse. Neste caso,

teoricamente, o custo de “carregar” o estoque seria mínimo. No entanto, o custo

administrativo seria enorme uma vez que o número de processos de compra, de

recebimentos no almoxarifado, de processos de pagamentos a aprovar e de liquidações

de pagamentos a fazer, e em conseqüência, o número de pessoas envolvidas nestes

processos, seria muito grande.

Observa-se assim que quanto maior for o tamanho dos pedidos, maior será o custo de

“carregar” o estoque e menor será o custo unitário do pedido. Inversamente, quanto

menor for o tamanho dos pedidos, menor será o custo de carregar o estoque e maior será

o custo unitário do pedido. O gráfico abaixo ilustra o problema.. O “lote econômico”

representa o tamanho do pedido que conduz à melhor combinação entre o custo de se

tirar o pedido e o custo de “carregar” o estoque.

Figura 2 - O lote econômico

O tamanho do lote econômico é dado pela fórmula:

Onde:

Q* = lote econômico

D = consumo do produto em uma unidade de tempo (um mês, por exemplo)

Co = custo de se tirar um pedido

Ch = custo de carregar o estoque

h

o

C

C x D x 2 *Q

Custo Total

Q* Quantidade

Cu

sto e

m R

$

Custo de carregar

o estoque Custo do Pedido

Custo total

3

A fórmula acima pressupõe as seguintes hipóteses:

- A demanda periódica do produto é conhecida e constante

- Os custos do produto são constantes

- Não existem descontos de quantidades

- A reposição do estoque é instantânea

- O estoque de segurança é zero

Exemplo:

Qual seria o lote econômico de um item cujo consumo anual seja 600.000 unidades,

possua um custo de tirar um pedido de $100 e um custo de carregamento de $ 0,25 por

unidade?

Resposta:

Isto significa que o número de vezes que este item vai ser comprado ao longo de um ano

será 600.000 ÷ 21.909 27 vezes. Como o estoque de segurança é zero, o estoque

médio é igual ao lote econômico dividido por 2, conforme a figura abaixo.

Figura 15 - O lote econômico

Mesmo que o prazo de entrega seja diferente de zero (que é o que quase sempre

acontece) o lote econômico não se altera, conforme veremos na figura abaixo.

Consideremos que “ tc “ seja o prazo de permanência no estoque de um determinado

produto e que “ tr “ seja o prazo de reposição deste material. Veja que, independente de

tc >tr ou tc <tr , o tamanho do lote econômico não se altera.

Vimos que, no modelo acima, considera-se o prazo de entrega como sendo imediato.

Evidentemente, na prática não é isto que acontece. No mundo real os fornecedores têm

um prazo para entregar a mercadoria adquirida. Temos então que definir qual o nível de

estoque que, uma vez atingido, dispara um novo pedido. Este nível de estoque é

chamado de Ponto de Compra e é dado pela equação:

Onde:

21.909 0,25

600.000 x 100 x 2 * Q

Q*

Nív

el d

o E

stoqu

e

Tempo

Estoque Médio Q*/2

Q*/2

*Q x t

t -

n

D x *R

c

rrt

4

R* - é o ponto de compra assim compreendido como sendo o estoque mínimo que, uma

vez atingido, o pedido de reposição deve ser feito.

n – é o número de dias úteis do período considerado. Neste caso, chamamos de dias

úteis ao número de dias nos quais a empresa trabalha no período. Assim, para uma

empresa que não trabalhasse (e que, portanto, não consumisse) nos finais de

semana, “n” poderia ser 22. Já para um posto de gasolina, por exemplo, que

trabalha todos os dias do mês, “n” seria 30 ou 31.

tr - é o prazo de reposição do material expresso em dias. Neste caso, chamamos de

“prazo de reposição” ao prazo de entrega do fornecedor.

tc - é o prazo médio de permanência do material em estoque, expresso em dias. Neste

caso, chamamos de “prazo médio de permanência do material no estoque” ao

número de dias decorridos entre dois pedidos sucessivos.

D - necessidade que a empresa tem do produto, no período “n”, expresso na unidade em

que o pedido é feito17

.

Q* - é o lote econômico

Figura 3 - Ponto de Compra

Na fórmula acima, a expressão [ tr /tc ] significa o inteiro da divisão de tr /tc . Toda vez

que tr /tc for menor do que 1 (um) então [ tr /tc ] será igual a zero. Se tr /tc for, por

exemplo, 2,5, então [ tr /tc ] será igual a 2 (dois), e assim por diante.

Exemplo:

Suponhamos que o prazo de permanência no estoque de um determinado material seja

de 18 dias, seu prazo de reposição seja 7 dias e seu lote econômico 250 peças. A

demanda anual deste produto é 5.000 peças. Qual seu ponto de compra, considerando

que a empresa trabalhe 360 dias por ano?

Resposta:

17

Se o prazo com o qual estivermos trabalhando for o mês, “D” é o consumo mensal e “n”, o número de dias

úteis no mês. Se o prazo for o ano “D”, é o consumo anual e “n” o número de dias úteis no ano.

un 97 0 -97,22 250 x 18

7 -

360

5.000 x 7 * Q x

t

t -

360

D x t * R

c

rr

Q*

Nív

el d

o E

stoqu

e

Tempo

R*

tc

tr

Ponto de Compra

5

Em uma empresa industrial, as quantidades produzidas quase nunca são iguais às

quantidades vendidas. Por isso, a demanda de matérias primas é função tanto do

“orçamento de produção” quanto do “orçamento de vendas”.

Vamos agora tentar compreender a lógica da equação do Ponto de Compra. A primeira

parte da equação é simples de compreender, ou seja, considerando um estoque de

segurança igual à zero e um prazo de entrega menor do que o prazo entre pedidos, o

Ponto de Compra é igual ao consumo médio diário multiplicado pelo prazo de entrega

expresso em dias. Daí a expressão n

Dxt r .

Para entender a segunda parte da equação, imagine que o prazo de entrega do

fornecedor seja maior do que o número de dias decorridos entre duas compras

sucessivas, conforme mostrado na figura abaixo.

Figura 4 - Quando "tr" é maior do que "tc”

O Ponto de Compra encontrado pela primeira parte da equação dá a impressão de que o

pedido a ser entregue em “E” deveria ser feito quando o nível do estoque atingisse “R”.

Ora, quando o estoque de segurança é zero, o nível do estoque não pode nunca ser

superior a um Lote Econômico. Daí termos que subtrair de “R” o valor correspondente a

exatamente um Lote Econômico. Caso “tr” fosse superior a duas vezes “tc”, teríamos

que subtrair de “R” o valor correspondente a exatamente dois Lotes Econômicos. Veja

bem que esta conta não admite arredondamentos; tem que ser exatamente o valor inteiro

de “n” lotes econômicos.

Até agora vimos trabalhando com a hipótese improvável de a empresa não possuir um

estoque de segurança. E quando a empresa possui um estoque de segurança, como fica o

Ponto de Compra? Neste caso, o estoque de segurança tem que ser somado ao Ponto de

Compra encontrado pela equação para encontrarmos o novo Ponto de Compra.

Exemplo:

No exemplo anterior, suponhamos que a empresa trabalhe com um estoque de

segurança de 13 unidades, qual seria o nível de estoque que dispararia um novo

pedido?

Resposta:

Q*

Nív

el d

o E

stoqu

e

Tempo R*

tc

tr

R

E

6

Se o Ponto de Compra calculado for 97 un e o estoque de segurança for 13 un. , o novo

Ponto de Compra corresponderá a 110 un. (=97+13).

Para finalizar esta seção, é importante sublinhar que o método descrito acima é baseado

em hipóteses que representam simplificações da realidade. Seus resultados são portanto,

meramente indicativos e devem ser utilizados apenas em orçamentos menos

sofisticados. Na prática, tem-se que acrescentar algumas hipóteses que complementem o

modelo.

As modernas teorias a este respeito dividem os modelos de administração de estoque de

produtos de saída permanente em dois grandes grupos: o “Demmand System” (DS) e o

„Forecast System” (FS). Os modelos DS são mais simples, mas requerem um maior

estoque para a garantia do nível de serviço. Já os modelos FS levam em conta os erros

da previsão, e não a variabilidade da demanda. A implementação de modelos FS requer

sistemas de informação integrados e alguma visão sistêmica ligando Marketing-vendas-

logística-produção. Estima-se que os modelos FS permitam estoques 15% menores com

mesmo nível de serviço.

Há outros modelos de estoque completamente diferentes, referentes aos casos onde se

estoca para um único evento ou promoção tais como vendas em safras ou temporadas,

como é o caso, por exemplo, de aparelhos de ar-condicionado no verão, onde são

considerados o lucro unitário para o produto, seus custos de estoque e de transporte e o

custo do produto não vendido (encalhe, devolução ou retenção para a próxima

temporada ). Neste caso, o estoque ótimo é aquele onde o lucro esperado é máximo, e

este é o ponto onde a receita marginal esperada do produto se iguala ao seu custo

marginal esperado. No entanto, o estudo detalhado destes métodos foge ao escopo deste

trabalho.

O Estoque de Segurança

O método do lote econômico e do ponto de compra, como todo modelo, representa uma

simplificação da realidade. Neste modelo, como vimos, a demanda periódica do produto

e seu prazo de reposição são considerados conhecidos e constantes e seus preços não

variam. Como consequência de tanta previsibilidade e certeza, o estoque de segurança é

zero. Ora, no mundo real as coisas não se passam assim. No mundo real não existe a

certeza, existe a probabilidade, maior ou menor, de um evento ocorrer, e a ciência que

trata da incerteza e da probabilidade é a estatística. Então, na prática, temos que

determinar estatisticamente o estoque de segurança de forma a que não falte produto em

estoque para atender a sua demanda.

Imaginemos o seguinte caso hipotético. Uma loja de moda feminina apresentou, nos

últimos sete meses, a seguinte estatística de unidades vendidas:

mês 1 mês 2 mês 3 mês 4 mês 5 mês 6 mês 7

Blusa tipo A 1.209 1.114 0 219 341 340 425

Blusa tipo B 2.111 1.817 757 1.137 2.086 2.454 2.696

Calças 1.302 782 620 1.227 1.889 1.757 1.496

Saias 1.633 964 275 459 617 527 689

Vestidos 2.650 2.315 403 423 668 610 900

Conjunto 562 453 762 575 598 430 564

Blazer 813 438 436 648 901 697 585

Sapatos 385 240 270 353 663 409 308

Diversos 974 1.098 294 643 1.231 1.031 594

7

A política da loja é manter para todos os produtos um estoque que represente 2,5 vezes

a venda esperada no mês seguinte. Esta política, em pelo menos uma ocasião, mostrou-

se falha. Foi no mês 3, no qual, por falta material em estoque, a loja não vendeu uma

única unidade da blusa tipo “A”. Além disto, o dono da loja não sabe se, para os demais

produtos, uma cobertura mínima de 2,5 é suficiente ou, ao contrário, é excessiva.

Um estudo mais detalhado revelou que, nos últimos sete meses pesquisados, a loja

apresentou os seguintes dados:

mês 1 mês 2 mês 3 mês 4 mês 5 mês 6 mês 7

Custo de Carregamento 4,18% 3,97% 4,31% 3,84% 3,57% 3,35% 3,39%

Custo do Pedido 124,97 127,13 127,13 126,33 134,11 131,95 132,01

No quadro acima, o “custo do carregamento” é igual à soma do custo financeiro mais o

custo do seguro do estoque no mês, dividido pelo custo do estoque valorizado pelo

preço médio. Já o custo do pedido foi calculado dividindo-se os custos fixos mensais do

setor de suprimentos, almoxarifado e tesouraria pelo número de pedidos extraídos no

mês.

Baseados nos dados acima e em uma série histórica suficientemente longa18

, foram

calculados os lotes econômicos, mês a mês, para cada um dos produtos. Os valores

encontrados foram tabulados conforme o quadro abaixo.

mês 1 mês 2 mês 3 mês 4 mês 5 mês 6 mês 7

Blusa tipo "A" 713 686 0 293 379 429 480

Blusa tipo "B" 689 673 465 577 809 957 984

Calças 506 430 348 481 662 678 620

Saias 617 559 299 340 417 455 528

Vestidos 696 755 296 301 395 437 524

Conjunto 267 263 340 294 314 277 321

Blazer 361 282 271 329 420 388 364

Sapatos 243 208 220 237 329 284 245

Diversos 912 1.165 519 763 1.188 1.185 915

Quando estudamos o método do lote econômico e do ponto de compra, vimos que,

quando o estoque de segurança é zero, o lote econômico representa o nível máximo de

estoque de um determinado produto ou mercadoria. Vamos então verificar qual foi a

relação entre o lote econômico e as vendas (ou seja, a cobertura), por produto, mês a

mês.

18

O exemplo dado é meramente elucidativo, já que uma série histórica com apenas sete observações é

ineficiente, ou seja, possui um baixo grau de precisão.

8

mês 1 mês 2 mês 3 mês 4 mês 5 mês 6 mês 7

Blusa tipo “A” 59% 62% 0% 134% 111% 126% 113%

Blusa tipo “B” 33% 37% 61% 51% 39% 39% 36%

Calças 39% 55% 56% 39% 35% 39% 41%

Saias 38% 58% 109% 74% 68% 86% 77%

Vestidos 26% 33% 73% 71% 59% 72% 58%

Conjunto 48% 58% 45% 51% 52% 64% 57%

Blazer 44% 64% 62% 51% 47% 56% 62%

Sapatos 63% 87% 81% 67% 50% 70% 79%

Diversos 94% 106% 176% 119% 97% 115% 154%

Se quisermos determinar qual a relação entre lote econômico e venda cuja probabilidade

de ocorrer seja, no mínimo, 99% (ou seja, a margem de erro seja, no máximo, 1%),

usamos a fórmula:

x = Média + (z x Desvio Padrão)

Onde z = 2,33, tirado da tabela da curva normal 19

. Calculando a média e o desvio

padrão da série histórica acima temos que:

Média Desvio

Blusa tipo "A" 86% 48%

Blusa tipo "B" 42% 10%

Calças 43% 9%

Saias 73% 22%

Vestidos 56% 19%

Conjunto 54% 7%

Blazer 55% 8%

Sapatos 71% 13%

Diversos 123% 31%

Aplicando-se esta fórmula e arrendondando20

os valores, chegamos à tabela abaixo:

Cálculo Estoque/Venda Arredondando

Blusa tipo “A” 199% 2,99 3,00

Blusa tipo “B” 66% 1,66 1,70

Calças 63% 1,63 1,70

Saias 124% 2,24 2,25

Vestidos 101% 2,01 2,00

Conjunto 69% 1,69 1,70

Blazer 74% 1,74 1,75

Sapatos 101% 2,01 2,00

Diversos 195% 2,95 3,00

O que o cálculo acima mostra é que a cobertura mínima é composta de duas parcelas: o

consumo previsto para o mês seguinte (que é sempre igual a 1) e o estoque de

19

Ver anexo 2 no final do livro. 20

No caso de uma série histórica com menos de 30 observações, um estudo mais cuidadoso do problema usaria a curva de

distribuição “t” de Student em vez da curva normal. No entanto este assunto foge ao escopo deste trabalho.

9

segurança. Assim, uma cobertura mínima de 2,5 meses pode ser decomposta em um

mês de venda projetada e 1,5 meses de estoque de segurança.

Observamos que, de todos os produtos, apenas a “blusa tipo A” e “Diversos” necessitam

de uma cobertura maior do que os 2,5 que vinham sendo utilizados pela empresa. Por

isto, não foi por mero acaso, que no mês 3 faltou estoque para atender aos pedidos de

“blusa tipo A”.

A conclusão que tiramos do exemplo acima é que, como já se era de esperar, quanto

maior a volatilidade de um produto, ou seja, quanto maior for a incerteza quanto à sua

demanda futura, maior deve ser seu estoque de segurança. Quando se usa uma mesma

cobertura para todos os produtos, de duas, uma; ou se está arriscando a perder vendas

por falta de mercadoria em estoque, ou se está imobilizando recursos em estoque mais

do que o necessário.

Como dissemos, para se calcular o Ponto de Compra, primeiro calcula-se o Ponto de

Compra sem considerar o estoque de segurança. Em seguida, soma-se o estoque de

segurança ao Ponto de Compra calculado anteriormente. O valor encontrado é o novo

Ponto de Compra.

Custos Relevantes

Como pode ser que a empresa possua muitos produtos e, ainda, que cada produto

possua muitos componentes, o plano de reposição de estoques visto na seção anterior só

se aplica às matérias-primas, insumos e materiais de embalagem mais consumidos. Os

demais itens serão tratados em conjunto. Vejamos como isto é feito.

Suponhamos que uma empresa trabalhe com 5 itens de matéria prima cujo consumo e

cujo preço unitário variem conforme o quadro abaixo:

Item Unidades

Consumidas

% Custo

Unitário

Custo

Total

%

1 10.000 7,0 10,00 100.000 81,8

2 1.000 0,8 0,05 50 0,0

3 10.000 7,0 0,02 200 0,2

4 11.000 7,7 1,00 11.000 9,0

5 110.000 77,5 0,10 11.000 9,0

Total 142.000 100,0 122.250 100,0

Diante da importância relativa de cada item acima quanto ao seu custo total, eles são

classificados em ordem decrescente de importância em:

Item Classificação

1 A

4 B

5 B

3 C

2 C

Os produtos classificados como “A” serão orçados separadamente. Os produtos

classificados como “B” serão julgados para ver se compensa orça-los separadamente, e

os produtos classificados como “C” serão orçados de forma global.

Carlos Alexandre Sá é professor e consultor