BASE DE DATOS ACCESS 2010

ANDRES FELIPE QUIROGAMIGUEL ANGEL URBANO

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BASE DE DATOS ACCESS 2010

ANDRES FELIPE QUIROGAMIGUEL ANGEL URBANO

901

Trabajo presentado como requisito para el tercer periodo académico 2015

JHON ALEXANDER CARABALLO ACOSTAMsc.Tic aplicadas a la educación

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Nota de Aceptación

Presidente del Jurado

Jurado

Jurado

Ciudad y Fecha (día, mes, año) (Fecha de entrega)

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Dedicamos este trabajo al profesor John Alexander Caraballo por enseñarnos a realizarlo.http://teknonicolasesguerra.blogspot.com/

CONTENIDO

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Pág.1. INTRODUCCIÓN.........................................................................................................14

2. OBJETIVOS....................................................................................................................15

2.1 OBJETIVO GENERAL..............................................................................................15

2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS.....................................................................................15

Crear una empresa didáctica y describir el proceso de elaboración de tablas que ayuden al funcionamiento y rendimiento de la empresa.................................................15

Diseñar las tablas y formularios con el fin de organización de la base de datos de la empresa...........................................................................................................................15

Hacer informes que ayuden a ver el rendimiento de la empresa para tener una organización y un orden en la misma..............................................................................15

Implementar macros para la optimización de la empresa de una manera secuencial y organizada permitiendo la automatización de una orden repetitiva.............................15

3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.............................................................................16

3.1 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA.................................................................................16

3.2 JUSTIFICACIÓN.......................................................................................................16

4 MARCO TEORICO..........................................................................................................17

4.1 BASE DE DATOS......................................................................................................17

4.1.1 TABLAS DE DATOS...........................................................................................17

4.1.1.1 DISEÑO DE TABLAS......................................................................................17

4.1.2 BASE DE DATOS RELCIONALES.....................................................................20

4.1.3 LAS CONSULTAS EN ACCESS........................................................................22

4.1.3.1 TIPOS DE CONSULTA...................................................................................22

4.1.3.2 COMO SE REALIZAN LAS CONSULTAS......................................................23

5. MATERIALES Y MÉTODOS...........................................................................................24

5.1 MATERIALES............................................................................................................24

5.2 METODOLOGÍA........................................................................................................24

6 DESARROLLO DEL PROYECTO...................................................................................25

6.1 ANÁLISIS DEL DESARROLLO DEL PROYECTO..................................................25

6.2 CRONOGRAMA........................................................................................................26

CONCLUSIONES...............................................................................................................27

RECOMENDACIONES.......................................................................................................28

BIBLIOGRAFÍA...................................................................................................................30

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LISTA DE ILUSTRACIONES

Pág

Ilustración 1. Tabla cliente..................................................................................................15Ilustración 2. Propiedades de los campos de la tabla clientes...........................................16Ilustración 3. Tabla empleados...........................................................................................16Ilustración 4. Propiedades de los campos de la tabla empleados......................................16Ilustración 5. Tabla productos.............................................................................................16Ilustración 6. Propiedades de los campos de la tabla productos........................................17Ilustración 7. Tabla factura..................................................................................................17Ilustración 8. Propiedades de los campos de la tabla factura.............................................17Ilustración 9. relaciones establecidas en la base de datos.................................................19Ilustración 10. Consulta a la tabla de clientes.....................................................................20Ilustración 11. Diseño de la consulta cruzada....................................................................21Ilustración 12. Formulario de empleados............................................................................22Ilustración 13. Formulario de clientes.................................................................................22Ilustración 14. Informe realizado con la consulta cruzada..................................................23

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LISTA DE GRÁFICAS

Pág

Gráfica 1. Nombre de la gráfica 25

Gráfica 2. Nombre de la gráfica 28

Gráfica 3. Nombre de la gráfica 32

Gráfica 4. Nombre de la gráfica 37

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LISTA DE FIGURAS

Pág

Figura 1. Nombre de la figura 21

Figura 2. Nombre de la figura 24

Figura 3. Nombre de la figura 31

Figura 4. Nombre de la figura 37

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LISTA DE ANEXOS

Pág

Anexo A. Nombre del anexo 89

Anexo B. Nombre del anexo 90

Anexo C. Nombre del anexo 95

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GLOSARIO

FILA: Es una base de datos relacional, los datos se organizan en tablas y si una tabla tiene 0 o más filas, cada fila contiene una información de un determinado producto

CAMPO: es un espacio de almacenamiento para un dato en particular. En las bases de datos un campo es la mínima unidad de información a la que se puede acceder y un conjunto de ellos forma un registro

REGISTRO: Se le llama registro al conjunto de campos para un mismo objeto así mismo todos los campos de un cliente forman un registro.

FORMULARIOS: Una base de datos relacional permite la utilización simultánea de datos procedentes de más de una tabla. Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos, ahorrando memoria y espacio en el disco, aumentando la velocidad de ejecución y facilitando al usuario/a el trabajo con tablas.

INFORME: Una base de datos relacional permite la utilización simultánea de datos procedentes de más de una tabla. Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos, ahorrando memoria y espacio en el disco, aumentando la velocidad de ejecución y facilitando al usuario/a el trabajo con tablas.

FILA: Escribe aquí la definición de la segunda palabra ordenada por orden alfabético de forma similar a un diccionario.

REGISTRO: Escribe aquí la definición de la primera palabra ordenada por orden alfabético de forma similar a un diccionario.

RELACIONES: Una base de datos relacional permite la utilización simultánea de datos procedentes de más de una tabla. Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos, ahorrando memoria y espacio en el disco, aumentando la velocidad de ejecución y facilitando al usuario/a el trabajo con tablas.

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RESUMEN

Acá se debe poner un resumen de trabajo que no exceda las 250 palabras. Si es un trabajo de grado este resumen puede contar hasta con 500 palabras.

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FILA: Es una base de datos relacional, los datos se organizan en tablas y si una tabla tiene 0 o más filas, cada fila contiene una información de un determinado producto

CAMPO: es un espacio de almacenamiento para un dato en particular. En las bases de datos un campo es la mínima unidad de información a la que se puede acceder y un conjunto de ellos forma un registro

REGISTRO: Se le llama registro al conjunto de campos para un mismo objeto así mismo todos los campos de un cliente forman un registro.

REGISTRO: Escribe aquí la definición de la primera palabra ordenada por orden alfabético de forma similar a un diccionario.

RELACIONES: Una base de datos relacional permite la utilización simultánea de datos procedentes de más de una tabla. Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos, ahorrando memoria y espacio en el disco, aumentando la velocidad de ejecución y facilitando al usuario/a el trabajo con tablas.

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1. INTRODUCCIÓN

Aquí veremos las clases de base de datos que existen, sus funciones, y utilidades.También veremos sus diferencias sus aspectos generales y la forma en que se desarrollan, esto nos ayudara a comprender mejor mejor las clases y para qué sirve cada base de datos:

Se le llama base de datos a los bancos de información que contienen datos relativos a diversas temáticas y categorizadas de distinta manera pero que comparten entre si algún tipo de vinculo.CLASES: 1 Estática: son bases de datos únicamente de lectura utilizadas para fines históricos2: Dinámicas es donde se modifica con el tiempo (actualizaciones) 3: Bibliográficos: solo contienen un subrogante que contiene información sobre personas 4: Texto completo almacena las fuentes primarias de libros 5: Base de datos: Bibliotecas son diferentes tipos de información proviene de la química las ciencias de la vida o medicas 6: Jerargicas: se organizan en forma de árbol inverso 7: De Red: la modificación de concepto o modo 8: transaccionales: son bases cuyo único fin es el envio y recepción de datos a grandes velocidades 9: relacionales: se usa para representar problemas reales de admin.

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2. OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL

Diseñar una base de datos para una empresa ,con el fin de facilitar la producción y la manera de organización de datos de dicha empresa

2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

Crear una empresa didáctica y describir el proceso de elaboración de tablas que ayuden al funcionamiento y rendimiento de la empresa.

Diseñar las tablas y formularios con el fin de organización de la base de datos de la empresa.

Hacer informes que ayuden a ver el rendimiento de la empresa para tener una organización y un orden en la misma

Implementar macros para la optimización de la empresa de una manera secuencial y organizada permitiendo la automatización de una orden repetitiva

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3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

3.1 DEFINICIÓN DEL PROBLEMAUna empresa de mucho tiempo en existencia busca modificar el uso y la implementación de sus bases de datos creando registros de manera didáctica buscando la facilidad y la implementación de la tecnología en la empresa

3.2 JUSTIFICACIÓNSe puede facilitar e incrementar la velocidad de los registros de las bases de datos implementando Access como herramienta de uso para los registros y los datos de sus clientes . es importante implementar las bases de datos y registros para a un futuro si el proyecto de vida es tener una empresa independiente, esta herramienta de trabajo nos facilite y nos ayude a realizar con mas eficacia nuestro trabajo.

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4 MARCO TEORICO

4.1 BASE DE DATOS

Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso determinado y en conjunto de dos programas que permiten gestionar en lo que se denomina sistema gestor de base de datos La base de datos Access 2010 tiene la extensión .ACCDB, son bases de datos relacionados , los datos se organizan en tablas.

4.1.1 TABLAS DE DATOSEs un objeto que se define para almacenar datos.Una tabla contiene información sobre un tema o asunto particularContienen campos que almacenan los diferentes datos como el código del cliente ,nombre, dirección.. etc…Al conjunto de campos para un mismo registro o filas, así todos los datos conforman un registro o fila.

4.1.1.1 DISEÑO DE TABLAS

1.Servicios

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2.clientes

3.empleados

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4.CONSULTA SERVICIO

5.CONSULTA EMPLEADO

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6.CONSULTA FACTURA

7.CONSULTA CLIENTES

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4.1.2 BASE DE DATOS RELACIONALES

Una base de datos relacional permite la utilización simultánea de datos procedentes de más de una tabla

Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicación de datos, ahorra memoria Y espacio en el disco, aumentando la velocidad de ejecución y facilitando al usuario/a el trabajo con tablas

Las tablas se relacionan de dos a dos, donde una de ellas será la tabla principal (de la que parte relación) y la otra será la tabla secundaria (destino de la relación)

4.1.2.1 TIPOS DE RELACION

Una relación uno a varios:Considere una base de datos de seguimiento de pedidos que incluya una tabla Clientes y una tabla Pedidos. Un cliente puede realizar cualquier número de pedidos. Por lo tanto, para cualquier cliente representado en la tabla Clientes puede haber representados muchos pedidos en la tabla Pedidos. Por consiguiente, la relación entre la tabla Clientes y la tabla Pedidos es una relación de uno a varios.

Una relación de varios a varios:Considere la relación entre una tabla Productos y una tabla Pedidos. Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otro lado, un único producto puede aparecer en muchos pedidos. Por tanto, para cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios registros en la tabla Productos. Además, para cada registro de la tabla Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos. Este tipo de relación se denomina relación de varios a varios porque para un producto puede haber varios pedidos, y para un pedido puede haber varios productos. Tenga en cuenta que para detectar las relaciones de varios a varios existentes entre las tablas, es importante que considere ambas partes de la relación. Una relación uno a uno:En una relación uno a uno, cada registro de la primera tabla sólo puede tener un registro coincidente en la segunda tabla y viceversa. Este tipo de relación no es común porque, muy a menudo, la información relacionada de este modo se almacena en la misma tabla. Puede utilizar la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de

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seguridad o para almacenar información que sólo se aplica a un subconjunto de la tabla principal. Cuando identifique esta relación, ambas tablas deben compartir un campo común.

Por ejemplo tenemos dos tablas: una con los datos de clientes y otra con los artículos que se venden en la empresa, un cliente podrá realizar un pedido con varios artículos, y un artículo podrá ser vendido a más de un cliente.

Las relaciones vario a varios se pueden representar definiendo una tabla intermedia entre las dos tablas. Siguiendo el ejemplo anterior seria definir una tabla por líneas de pedido relacionada con clientes y artículos.

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4.1.3 LAS CONSULTAS EN ACCESS

4.1.3.1 TIPOS DE CONSULTA

Consultas de comandos.- Una consulta de comandos aporta modificaciones a muchos registros con una única operación. Existen cuatro tipos de consultas de comando: de Eliminación, de Actualización, de Alineación y de Creación de Tablas.

Consultas de eliminación: este tipo de consulta elimina un grupo de registros de una o más tablas. Existe la posibilidad, por ejemplo, de utilizar una consulta de eliminación para reemplazar los productos que se han dejado de producir o para aquellos sobre los cuales no existen pedidos. Con las consultas de eliminación siempre se eliminan registros internos y no únicamente determinados campos de su interior.

Consultas de actualización: este tipo aporta modificaciones globales a uno o más tablas. Existe la posibilidad, por ejemplo, de aumentar en un 10 por ciento el precio de todos los productos lácteos o aumentar los salarios en un 5 por ciento a las personas pertenecientes a una determinada categoría laboral.

Consultas de alineación: estas consultas agregan un grupo de registros de una o más tablas al final de una o más tablas. Supongamos, por ejemplo, que se han conseguido nuevos clientes y existe una base de datos que contiene una tabla de información sobre estos. En vez de teclear nuevamente  estas informaciones, se alinean en la tabla correspondiente de Clientes

Consultas de creación de tablas: este tipo de consultas crea una nueva tabla basándose en todos los datos o parte de estos existentes en una o más tablas.

Consultas de parámetros: una consulta de parámetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra una ventana de diálogo que solicita informaciones, como por ejemplo criterios para recuperar registros o un valor que se desea insertar en un campo.

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Consultas de buscar duplicados: encuentra los registros repetidos en una misma tabla.

4.1.4. Los formularios en Access 2010: Los formularios se emplean para

ingresar, modificar y revisar la información de algún registro. Muy probablemente

hayas tenido que llenar un formulario alguna vez, como cuando aplicas para un

trabajo o cuando te registras en el médico... ah y también cuando abres una

cuenta de correo electrónico en internet. La razón por la que los formularios se

usan de manera tan frecuente es porque son una forma sencilla de guiar a las

personas en registrar su información correctamente. Cuando ingresas información

en Access usando un formulario, los datos van exactamente al lugar de la base de

datos que quieres, en una o más tablas si así lo necesitas.

4.1.4.1. Crear formularios en Access: Con Access puedes diseñar tus propios

formularios que te facilitarán la manera en la que ingresas la información a la base

de datos.

4.1.5. Los informes: Son muy útiles porque permiten presentar tus datos en un

formato que es fácil de leer. Incluso, puedes personalizar la apariencia de los

reportes para que sean visualmente agradables y así imprimirlos para una junta o

reunión. En Access puedes crear reportes de tablas o consultas.

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5. MATERIALES Y MÉTODOS

5.1 MATERIALES

Los materiales que usaron en el desarrollo del proyecto, estos pueden ser materiales físicos como también software, encuestas, etc.

5.2 METODOLOGÍA

Técnicas o parámetros usados en el desarrollo del trabajo.

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6 DESARROLLO DEL PROYECTO

Escribe aquí los resultados más significativos del proyecto.

6.1 ANÁLISIS DEL DESARROLLO DEL PROYECTO

Escribe aquí el análisis de los resultados más significativos del proyecto

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6.2 CRONOGRAMA

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CONCLUSIONES

Microsoft Access es una herramienta de fácil manejo para la manipulación y

creación de base de datos ajustadas a microempresas, se encuentra incluida

dentro del paquete de Microsoft office es una herramienta a la cual cualquier

persona sin mucho conocimiento de bases de datos, puede utilizarla con el fin de

crear una simple plantilla o dos tablas relacionadas.

Una tabla de base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo en

cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Por ende, es bastante

fácil importar una hoja de cálculo en una tabla de base de datos. La principal

diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y almacenarlos en una

base de datos es la forma en la que están organizados los datos.

Para aprovechar al máximo la flexibilidad de una base de datos, los datos deben

organizarse en tablas para que no se produzcan redundancias. Por ejemplo, si

quiere almacenar información sobre los empleados, cada empleado debe

especificarse solo una vez en la tabla que está configurada para los datos de los

empleados. Los datos sobre los productos se almacenarán en su propia tabla y los

datos sobre las sucursales se almacenarán en otra tabla. Este proceso se

denomina normalización.

Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros se almacena información. Cada registro está formado por uno o varios campos. Los campos equivalen a las columnas de la tabla. Por ejemplo, puede tener una tabla llamada "Empleados" donde cada registro (fila) contiene información sobre un empleado distinto y cada campo (columna) contiene otro tipo de información como nombre,

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apellido, dirección, etc. Los campos deben designarse como un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha u hora, número o algún otro tipo

RECOMENDACIONES

Recomendaciones para aumentar el beneficio dado por este proyecto. Para mas información consulta: http://normasicontec.org/recomendaciones-con-normas-icontec/.

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BIBLIOGRAFÍA

Bibliografía con normas ICONTEC: http://normasicontec.org/como-hacer-la-bibliografia-en-normas-icontec/Cómo referenciar libros: http://normasicontec.org/como-hacer-referencias-de-libros-con-normas-icontec/Cómo referenciar fuentes electrónicas (Sitios web, videos, etc): http://normasicontec.org/referencias-electronicas-en-normas-icontec-parte-2/ y http://normasicontec.org/referencias-electronicas-normas-icontec/

http://www.colconectada.com/normas-icontec/https://support.office.com/es-es/article/Conceptos-b%C3%A1sicos-de-bases-de-datos-2c57449a-4232-44bd-b090-ef01058ed1f1?ui=es-ES&rs=es-ES&ad=ES

http://www.perucontable.com/softwarecontable/erp-soft/

http://www.aulaclic.es/access-2013/index.htm

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