normas e procedimentos do depart amen to tesouraria

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Normas e Procedimentos do Departamento Tesouraria Introdução A globalização econômica, a abertura das fronteiras do país e a importação de produtos estrangeiros colocam a competitividade como um forte fator de preocupação do ambiente empresarial. Para se posicionarem diante de um mercado cada vez mais globalizado, as empresas precisam, é claro, de recursos humanos qualificados, de estrutura enxuta e de uma boa agressividade de marketing. Mas o grande diferenciador, o que coloca uma empresa, seja ela pequena, média ou grande, em condição de competitividade, é a sua capacidade de obter e utilizar informações para se posicionar e reposicionar diante de um mercado cada vez mais exigente e volátil. Esse cenário criou uma demanda, muito grande, por sistemas computadorizados que viessem a atender as necessidades prementes das empresas. Dentro da especificidade da área de finanças, é claro que a informática tem uma grande contribuição a dar seja para dar suporte à cobrança das dívidas, seja para prover o controle dos documentos de contas a receber e a pagar, seja para favorecer renegociação de débitos ou para atender a gerência da área com indicadores de qualidade e de produtividade. A grande problemática da utilização das informações internas e externas com enfoque na área financeira de uma empresa, é que estas informações nem sempre são acompanhadas da agilidade com que as mesmas podem alterar- se. Assim uma empresa que trabalha com essas informações pode apresentar a necessidade de mudanças bruscas de estratégias em espaços de tempo muito curtos, que podem ser de minutos e quando não de segundos.Outra problemática a ser levada em consideração é o altíssimo custo de implantação e manutenção de um sistema deste porte, devendo a empresa fazer uma mensuração de suas necessidades de informações com o fator custo-benefício para a mesma. Dentro desta problemática surge o dilema: Fazer um alto investimento em sistemas de informações ou correr o risco de tomar decisões com base em fontes nem sempre confiáveis?

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Page 1: Normas e Procedimentos Do Depart Amen To Tesouraria

Normas e Procedimentos do Departamento Tesouraria

Introdução

A globalização econômica, a abertura das fronteiras do país e a importação de produtos estrangeiros colocam a competitividade como um forte fator de preocupação do ambiente empresarial. Para se posicionarem diante de um mercado cada vez mais globalizado, as empresas precisam, é claro, de recursos humanos qualificados, de estrutura enxuta e de uma boa agressividade de marketing. Mas o grande diferenciador, o que coloca uma empresa, seja ela pequena, média ou grande, em condição de competitividade, é a sua capacidade de obter e utilizar informações para se posicionar e reposicionar diante de um mercado cada vez mais exigente e volátil.

Esse cenário criou uma demanda, muito grande, por sistemas computadorizados que viessem a atender as necessidades prementes das empresas. Dentro da especificidade da área de finanças, é claro que a informática tem uma grande contribuição a dar seja para dar suporte à cobrança das dívidas, seja para prover o controle dos documentos de contas a receber e a pagar, seja para favorecer renegociação de débitos ou para atender a gerência da área com indicadores de qualidade e de produtividade.

A grande problemática da utilização das informações internas e externas com enfoque na área financeira de uma empresa, é que estas informações nem sempre são acompanhadas da agilidade com que as mesmas podem alterar-se. Assim uma empresa que trabalha com essas informações pode apresentar a necessidade de mudanças bruscas de estratégias em espaços de tempo muito curtos, que podem ser de minutos e quando não de segundos.Outra problemática a ser levada em consideração é o altíssimo custo de implantação e manutenção de um sistema deste porte, devendo a empresa fazer uma mensuração de suas necessidades de informações com o fator custo-benefício para a mesma. Dentro desta problemática surge o dilema: Fazer um alto investimento em sistemas de informações ou correr o risco de tomar decisões com base em fontes nem sempre confiáveis?

O trabalho tem o objetivo de proporcionar a empresa um conhecimento diversificado e de qualidade para que encontre facilidade no acesso das informações, atendendo às necessidades do mercado e da empresa.

Este trabalho tem a finalidade de capacitar o treinamento e atuar na área financeira da empresa, tendo uma visão geral na prática de como desenvolver suas atividades profissionais, apresentando o papel e o comportamento adequado ao cargo financeiro enfatizando processos técnicos, aplicados pelo profissional no mundo em transformação e em rápida evolução.

Há um grupo variado de pessoas e entidades interessadas em saber como anda a saúde financeira das empresas. Neste grupo estão os acionistas, os banqueiros, os fornecedores, clientes, os funcionários e os administradores entre outros, partindo deste ponto em que a varias entidades interessadas, enfocamos o nosso objeto de estudo, que é a tesouraria de uma entidade.

Page 2: Normas e Procedimentos Do Depart Amen To Tesouraria

A tesouraria antes de tomar uma decisão deve conhecer, qual a importância das normas e procedimentos de seu departamento, preparar um planejamento estratégico como, Budget anual de Resultado e Caixa, como ter um acompanhamento diário de todos os recebimentos e pagamentos efetuados pela entidade, como conceder limite de crédito.

O planejamento estratégico, corresponde ao principal instrumento para a alta administração, pois nos permitirá, pelo controle e acompanhamento do passado, onde reiteramos quanto à necessidade de transformarmos qualquer tipo de informação em moeda constante, obteremos uma linha que nos mostrará o que fomos, o que somos e para onde estamos indo a continuar a tendência atual.

Qual o nosso plano de investimento futuro à principal pergunta: o que queremos ser?

Em síntese, se mantivermos na empresa a constante preocupação com o amanhã, deixando o dia-a-dia para o operacional, com certeza o risco no negócio se reduz consideravelmente, ou seja, jamais seremos surpreendidos com fatores internos a nossa realidade.

Para satisfazer as necessidades de informações deste grupo, a tesouraria lhes proporcionam informações contábeis. Com a análise financeira pretendemos demonstrar como utilizar estas informações para analisar a evolução de uma empresa e calcular sua situação financeira atual.

As demonstrações contábeis comunicam fatos importantes sobre as entidades, especialmente sobre as empresas. Usuários demonstrações contábeis baseiam-se nestes fatos para tomar importantes decisões que afetam o bem-estar das empresas e a saúde geral da economia. Portanto, é essencial que as demonstrações contábeis sejam tanto confiáveis quanto úteis na tomada de decisões. Dados financeiros e contábeis são informações que tornam os analistas mais aptos a tomar decisões.

A administração da liquidez, é uma das atividades mais importantes do administrador financeiro. Para desempenhar essa função, o profissional de finanças utiliza um dos principais instrumentos de análise e controle financeiro, o fluxo de caixa.

O fluxo de caixa tem por objetivo primordial, a projeção das entradas e saídas dos recursos financeiros da empresa em um determinado período de tempo.

A tesouraria com uma de suas ramificações, o departamento de cobrança deve ser parte do time de vendas. Algumas empresas são tão departamentalizadas que cada departamento vê os outros departamentos à sua volta como inimigos.

Este antagonismo é muito proeminente entre os departamentos de vendas e os departamentos de cobrança. Freqüentemente, cada um vê o outro como tendo diferentes metas.

O departamento de vendas e o departamento de cobrança devem estar conscientes de seu verdadeiro relacionamento. Cada um representa um passo em um processo contínuo. Nenhum é mais importante do que o outro no trajeto. A qualquer momento que os dois departamentos não estejam trabalhando juntos por uma causa comum, a empresa perde.

Page 3: Normas e Procedimentos Do Depart Amen To Tesouraria

O departamento de cobrança deve ser uma extensão do departamento de vendas. Esta é uma parte importante do processo de fazer a venda porque ele tem uma forte influência na decisão de compra potencial.

1- Capitulo – Planejamento Financeiro

1.1- Planejamento Financeiro

O planejamento constitui hoje uma ferramenta indispensável para que as empresas possam obter um desenvolvimento seguro. Em todos os seus níveis, quer táticos ou operacionais, mas especialmente o estratégico.

O planejamento estratégico é um conjunto metodológico que, uma vez implantado, serve de ponto referencial e de apoio para que os níveis decisórios da empresa, estejam sempre aptos a obter bons resultados nos seus negócios.

1.1.1- Budget Cash Flow

O instrumento básico para execução do planejamento e do controle financeiro a curto e a médio prazo da empresa, é o orçamento de caixa. O orçamento de caixa não indicará apenas o total dos empréstimos necessários à manutenções das operações da empresa, como também o período em que deverão ser obtidos. Além disso, o orçamento de caixa serve como um ponto de referência em relação ao qual os valores realizados podem ser comparados.

O orçamento não é nada mais do que um plano descrito, expresso em termos de unidades físicas e/ou monetárias. A complexidade do processo orçamentário e os seus detalhes de elaboração poderão variar de empresa para empresa, porém na sua essência são semelhantes.

Modelo Budget Cash Flow

Page 4: Normas e Procedimentos Do Depart Amen To Tesouraria

Os objetivos do orçamento de caixa, previamente definidos pela gerência financeira, irão revelar ao administrador financeiro, dois aspectos de suma importância para a empresa, o saldo de caixa de cada período pré-fixado e a necessidade de obtenção ou aplicação de recursos.

1.1.2- Budget Anual

Estamos vivendo atualmente em um cenário de competição acirrada em todos os setores da atividade econômica, onde têm sobrevivido apenas as empresas que conseguem colocar no mercado produtos e serviços de qualidade, ao preço que o mercado está disposto a pagar. As margens de lucro das empresas, cada vez menores, só podem ser maximizadas através de um rigoroso controle sobre custos e despesas e, principalmente, muita agilidade na tomada de decisões.

O Budget corresponde ao termômetro exato de acompanhamento entre tudo aquilo que previmos x o real ocorrido, ou seja, trata-se de um instrumento de vital importância, pois, aliado ao planejamento estratégico, conseguiremos mensurar mês a mês qual a performance obtida em relação ao objetivo.

Modelo Budget Anual

Page 5: Normas e Procedimentos Do Depart Amen To Tesouraria

O objetivo do Budget Anual é de estar comparando o real com o previsto, traçando metas para a maximização do lucro.

Através desse relatório podemos planejar estratégias financeiras, como aplicações, captação de capital de giro, planos de investimentos em ativo e etc...

1.1.3- Elaboração do Fluxo de Caixa

O método adotado de fluxo de caixa é o direto, que nos mostra os recebimentos e pagamentos derivados das atividades operacionais da empresa.

Definir fluxo de caixa parece ser uma tarefa razoavelmente fácil. Contudo, a indústria financeira e profissionais de contabilidade tem desenvolvido numerosos métodos para descrever o fluxo de caixa. Suas definições sobre o que constitui o fluxo de caixa variam amplamente. Dependendo da técnica que está sendo usada e da empresa que está sendo analisada, o fluxo de caixa de uma empresa pode ter variações enormes.

Page 6: Normas e Procedimentos Do Depart Amen To Tesouraria

Antes que um analista financeiro possa começar a analisar o fluxo de caixa de uma empresa, este conceito precisa ser definido o mais precisamente possível. Nenhuma medida exata de fluxo de caixa pode ser efetuada de tal forma que satisfaça toda necessidade da análise financeira do usuário. Especialistas em ciências contábeis e finanças tem tentado fazer isto por anos!

O problema analítico básico é que os elementos do fluxo de caixa são envolvidos em todos os aspectos da performance operacional de uma empresa, desde suas contas do Balanço Patrimonial até sua situação de impostos.

Por exemplo, as receitas e vendas de uma empresa podem ser aumentadas a uma taxa extremamente alta, e conseqüentemente conduzir a um crescimento dos níveis de lucro reportados. Mas, qualquer analista pode ser confundido pelos números e assumir que os altos lucros estejam sendo convertidos igualmente em níveis altos de fluxo de caixa líquido.

Isto não é necessariamente o caso. Receitas crescentes geradas pelo aumento das vendas a crédito significam somente que os recebíveis da empresa também estão crescendo muito rapidamente. Estes recebimentos são, na realidade, somente um documento de dívida a receber. Por causa da expansão atual dos pagamentos em atraso, a conversão destes ativos a receber, não líquidos, em caixa será atrasada.

Conseqüentemente, a empresa parece saudável financeiramente no papel com rendimentos reportados crescentes e maiores ativos (recebíveis). Mas, na realidade, o negócio pode estar perto da insolvência Contas a receber em atraso fazem com que a empresa peça fundos emprestados para financiar seu aumento de contas a receber. Esta empresa pode não ter o caixa para pagar suas obrigações correntes.

O exemplo acima representa quanto largamente os lucros, que são item do Balanço Patrimonial, e fluxo de caixa podem diferir. O fluxo de caixa pode ser definido para significar alguma coisa que uma empresa quer para estar em seu relatório financeiro. Contudo, um analista não pode simplesmente com seu lápis efetuar alguns poucos ajustes no papel e simplesmente transferir os itens que não são caixa do Balanço Patrimonial para a coluna de caixa. Fluxo de caixa no seu conceito mais puro é simplesmente caixa. Tanto pode estar, como não, no banco. Um executivo não pode mudar este fato manipulando os números para mostrar uma imagem de caixa líquido no banco.

Além do mais, a definição mais precisa de fluxo de caixa é aquela que consiste do total de recebimentos em caixa menos total de pagamentos em caixa durante um período do relatório financeiro. Este tipo de fluxo de caixa líquido pode ser identificado através da mensuração da mudança das contas do caixa da empresa de um Balanço Patrimonial para outro.

Objetivo

Proporcionar uma visão financeira da empresa nos próximos 30, 60 e 90 dias. Fluxo para 30 dias - Informações diárias Fluxo para 60 dias - Informações consolidadas

Page 7: Normas e Procedimentos Do Depart Amen To Tesouraria

Fluxo

Descrição

Departamentos envolvidos:

Departamento Fiscal de todas as divisões Departamento Recursos Humanos de todas as divisões Setor de Cobrança – divisão corporativa Setor de Câmbio – divisão corporativa Setor de Conta a Pagar – divisão corporativa Setor de Caixa e Bancos – divisão corporativa Departamento Informática – divisão corporativa

É de responsabilidade das áreas envolvidas enviar a planilha de previsões devidamente preenchida e conferida, ao setor de planejamento e controle financeiro, até o penúltimo dia útil da semana, contendo a previsão dos 30 dias subsequentes da informação, onde terão que ser considerados todos os ingressos e desembolsos do período.

As divisões têm em seu poder um relatório padrão, onde se deve relacionar todos os reembolsos abertos por item, ex.: ICMS, ICMS parcelado, IPI, IPI parcelado, PIS entre outros, para que seja feito um melhor controle do previsto versus real.

Com todos os ingressos e desembolsos informados, o setor planejamento consolida-os e emite, para a Diretoria, contendo todas as informações que irão ocorrer nos próximos 30, 60 e 90 dias.

É de responsabilidade do setor de planejamento e controle financeiro, preparar:

O fluxo de caixa para 30 dias é emitido todas as sextas-feiras, sempre incluindo uma semana e excluindo a já passada.

O fluxo de caixa para 90 dias, é emitido no início do mês contendo as seguintes informações:

Mês anterior - valor previsto Mês anterior - valor real Mês atual - valor previsto Bimestre - valor previsto Subsequente

1.1.4- Controle da Dívida por Divisão

Objetivo

Ter a posição do saldo devedor de todos os contratos no final de cada mês, tanto a nível financeiro como contábil.

Fluxo

Page 8: Normas e Procedimentos Do Depart Amen To Tesouraria

Descrição

Primeiramente, tem que ser apurado o saldo devedor de todos os contratos vigentes tendo como data-base, o último dia do mês.

Com todos os valores apurados, temos condições de começarmos as suas contabilizações, evolvendo:

Recebimento dos balancetes das divisões, onde confrontamos os saldos contábeis com os saldos financeiros.

Após esta conferência, lançamos os valores de juros nas planilhas contábeis.

Cada divisão contabiliza as informações referentes a apropriação dos juros dos empréstimos, onde todos os valores são fornecidos pelo setor de planejamento financeiro até o terceiro dia do mês subsequente ao do mês de fechamento.

Estas informações são fornecidas apenas para aqueles contratos que já estão alocados nas divisões ( Finame, Importação de Máquinas, Investimentos, Impostos), onde o capital de giro está alocado na divisão corporativa, mas será calculado pelas divisões, apenas para efeito gerencial tomando como base a geração operacional do mês.

As informações fornecidas pelo setor de planejamento e controle financeiro, já estão incluídas todas as contas contábeis, onde apenas a digitação nas divisões.

É de responsabilidade do setor de planejamento e controle financeiro enviar as planilhas para contabilização até o terceiro dia útil do mês subsequente.

1.1.5- Elaboração do Relatório para a Gerência

Objetivo

Elaborar relatório para acompanhamento financeiro da empresa.

Fluxo

Descrição

Os relatórios exigidos são os seguintes:

Taxa média mensal Controle da divida por C.P. e L.P. Controle das garantias oferecidas Movimentação dos investimentos e impostos

As taxas médias são conseguidas levando em consideração todos os contratos que circulam pelo mês de competência, onde o seu cálculo vai refletir exatamente o custo real do dinheiro captado no mês. Esta taxa, será informada às divisões no primeiro dia útil do mês subsequente, onde poderão atualizar os saldos considerando a sua geração operacional.

Page 9: Normas e Procedimentos Do Depart Amen To Tesouraria

Através de todas as informações constantes no mês de competência, temos condições de apurar todos os saldos de curto prazo e longo prazo, uniformizando-os e condensando em apenas um relatório.

Elaboração de uma planilha contendo todas as garantias oferecidas na captação de recursos no mercado.

É fornecido para as divisões, de uma forma resumida, a movimentação de todos os investimentos e impostos que ocorram dentro do mês.

É de responsabilidade do setor de planejamento e controle financeiro elaborar os relatórios conforme abaixo:

a) Taxa média mensal - primeiro dia útil

b) Controle da divida - terceiro dia útil

c) Controle das garantias - terceiro dia útil

d) Movimentação dos Investimentos - segundo dia útil

1.1.6- Conferência e Elaboração dos Contratos de Empréstimo

Objetivo

Verificar os dados existentes no Contrato com aqueles acordados.

Fluxo

Descrição

Após o fechamento das operações com o banco, o mesmo envia um contrato, onde deverá ser analisados as suas cláusulas e seus aditivos, após este processo, colher as assinaturas e devolver ao banco de origem.

Este contrato deverá ser contabilizado no dia do seu ingresso e no final do mês atualizá-lo prórata temporis.

Para todos os contratos será feito um fluxo de pagamento, onde deverão ser incluídos no fluxo de caixa mensal.

1.1.7- Controle de Aplicações, Duplicatas e Garantias em Geral

Objetivo

Acompanhar diariamente as negociações com os bancos para garantir a exatidão das taxas negociadas.

Fluxo

Page 10: Normas e Procedimentos Do Depart Amen To Tesouraria

Descrição

Aplicações: O processo inicia-se no fechamento da operação com banco, onde a partir deste momento as informações têm que ser checadas, tomando como base as taxas, prazos, valores e outras condições que venham a interferir no processo.

O controle interno é feito através de planilhas eletrônicas, onde permite resolver qualquer tipo de problema o mais rápido possível.

Duplicatas: Este controle é feito para saber qual a garantia de duplicatas o banco está exigindo para determinado tipo de operação, onde, com esse controle conseguimos administrar o valor que teremos que caucionar nos bancos.

É passado diariamente para o setor de cobrança uma listagem que indica o valor da garantia com os bancos.

Garantias em geral: Controlar os outros tipos de garantias que possam existir, ex.: Penhor Mercantil, Alienação Fiduciária, Hipoteca, Aval e outros, tendo como objetivo principal o controle de todos os bens alienados.

Capítulo 2 – Atividades da Área Financeira

2.1- Crédito

Importante ferramenta de política financeira da indústria, comércio e serviços, o crédito às pessoas jurídicas está diretamente associado à colocação de seus produtos no mercado, através das vendas a prazo, pois o equilíbrio financeiro da empresa depende, fundamentalmente, da sensibilidade do fluxo de caixa, ou seja, entre o prazo das compras e o prazo de vendas realizadas. Paradoxalmente, esta atividade do comércio, indústria e serviços, nas instituições financeiras, constitui-se no próprio ramo de negócio, pois, captando recursos de terceiros, através dos depósitos e vendas dos diversos títulos ( papéis ), repassam ao mercado por intermédio das operações de empréstimos e financiamentos. A mercadoria das instituições financeiras é o dinheiro. Seu sucesso depende de decisões acertadas na colocação de seu produto, e o cadastro e o crédito desempenham papel fundamental a sua sobrevivência.

Crédito é uma percepção externa que as pessoas têm das outras baseada em comportamentos passados e em perspectivas de comportamento no futuro.

O setor de Crédito tem por finalidade, analisar a capacidade de compra a crédito por parte do cliente, concedendo-o ou não.

2.1.1- Análise de crédito

Objetivo: Visa analisar a situação creditícia dos clientes, baseado nas informações sócio-econômicas.

Fluxo

Page 11: Normas e Procedimentos Do Depart Amen To Tesouraria

Descrição

Documentos necessários

Ficha Cadastral Contrato Social Dois últimos balanços Estatuto Social atualizado Registro especial para micro empresas

Setor de Crédito

É de responsabilidade da área comercial, fornecer a documentação necessária para o cadastro, a saber:

Ficha de informações cadastrais Balanço dos 2 ( dois ) últimos exercícios Balancete ou demonstrativo recente Contrato Social ou estatuto Social e última alteração do Contrato Social /

Estatuto Social. Ata de eleição da atual Diretoria.

Modelo ficha cadastral

Empresa : BELGA AUTOMOTIVA INDÚSTRIA E COMÉRCIO LTDA

Nome Fantasia : BELGA

CNPJ : XX.XXX.XXX/XXXX-XX INSCR. EST.: XXX.XXX.XXX.XXX

End. : Rua Álvares Cabral nº 15

Cidade : Santo André UF : SP Cep. : 09980-160

Tels. : (0XX11) 0000-0000 Fax : (0XX11) 0000-0000

Data Const.: 99/99/9999 nº Último Reg.: 999.999/99-9 Data : 99/99/9999

Capital Social : R$ 0.000.000,00 Capital Realizado : R$ 0.000.000,00

End. Correspondência : R. Álvares Cabral nº 15 Bairro : Será

Cidade : Santo André UF : SP Cep.: 09980-160 Tel.: (011) 0000-0000

A T I V I D A D E

Ramo : Industrialização de peças N.º Empr.: 000

Linha de Produtos : Peças estampadas, subconjuntos, conjuntos para montadoras automobilísticas

Page 12: Normas e Procedimentos Do Depart Amen To Tesouraria

Mercado em que atua : Nacional

Principais Clientes : Volkswagen, GM, Fiat, Ford, Volvo.

A C I O N I S T A

NOME NAC. CNPJ / CPF % Data Ent. Sócios

Belga Participações S.A. Brasileira 00.000.000/0000-00 99 99/99/99

José Augusto. Brasileira 000.000.000.00 01 00/00/00

P R O C U R A D O R E S

NOME NAC. CPF

Gabriella Augusta Brasileira 000.000.000.00

Lucio Nogueira Brasileira 000.000.000-00

I N S T A L A Ç Õ E S I N D U S T R I A I S

Imóvel situado a Rua Alvares Cabral, 15 – Santo André, com área total de 21.655,30 m2, sendo 11.513,46 m2 de área construída.

R E F E R Ê N C I A S C O M E R C I A I S

TEL.

Companhia Siderúrgica Paulista – Cosipa (0XX13) 000-0000

Usiminas (0XX31) xxx-xxxx

Fopame Mats. Siderúrgicos Ltda. (0XX11) 000-0000

Comércio e Indústria Toalheiro Brasil Ltda. (0XX11) xxx-xxxx

White Martins Gases Industriais S/A. (0XX11) 000-0000

Cia. Ultragaz S/A. (0XX11) xxx-xxxx

R E F E R Ê N C I A S B A N C Á R I A S

Banco Rural – Ag. Lapa – São Paulo/SP

Banco Safra – Ag. Paraíso – São Paulo/SP

Unibanco S/A – Ag. Boa Vista – São Paulo/SP

Bradesco S/A – Ag. Piraporinha – Diadema/SP

Page 13: Normas e Procedimentos Do Depart Amen To Tesouraria

P A R T I C I P A Ç Ã O D O S A C I O N I S T A S E M O U T R A S E M P R E S A S

NOME EMPRESA %

Belga Participações S.A. Sobrasa Forn. Bras. Máq. Ltda. 99,99

Belga Participações S.A. Universal Ind. Máqs. Ltda. 99,99

Belga Participações S.A. Crestholo Ind. Met. Ltda. 99,99

Belga Participações S.A. Famet S.A. Estamparia . 99,99

Santo André, ____/_________________/2001.

________________________________________

BELGA AUTOMOTIVA IND. E COM. LTDA.

É de responsabilidade da Área de cobrança coletar informações do cliente junto aos órgãos e empresas abertas a consultas como:

S.C.I., S.P.C., Serasa, como a finalidade de obter as informações abaixo:

Cheques sem fundos – Banco Central Protestos pendentes Performance de compra e pagamento a outros fornecedores Conceito junto ao mercado Contatar fornecedores

2.1.2- Concessão do limite de Crédito

Objetivo: É de responsabilidade do setor de Crédito/Cobrança a definição do valor de limite de Crédito, com base na análise dos documentos mencionados no item 1.1.1. Fluxo

Descrição

É de responsabilidade da Área Comercial:

Preencher corretamente a ficha de informações cadastrais, inclusive fornecendo um parecer sobre o cliente.

Enviar a documentação completa e atual mencionado no item 1.1.1. Atualizar periodicamente as informações sobre o cliente junto ao crédito, tanto

na parte documental como de comportamento a nível econômico-financeiro. Fornecer outras informações quando solicitado ( Certidão Negativa ). Situações de anormalidades

Descrição: A concessão de crédito dar-se-á da seguinte forma:

Automática via sistemas

Page 14: Normas e Procedimentos Do Depart Amen To Tesouraria

Concessão manual via sistema informatizado

a.1) Para todo cliente classe "A"

É de responsabilidade do gerente comercial, fornecer ao setor de crédito/cobrança uma relação de clientes classe "A", para apreciação.

Entende-se por clientes classe "A", a relação de clientes constante no relatório de curva ABC de vendas, cujo faturamento seja representativo ou que notoriamente seja de interesse estratégico para a empresa.

É de responsabilidade do crédito/cobrança analisar a relação de clientes classe "A" e alimentar o sistema, ou recusar o cliente com histórico negativo ( pagamento de títulos em atraso ).

a.2) Disponível positivo

Entende-se por disponível positivo a seguinte fórmula:

Disponível = limite de Crédito – duplicatas a vencer e duplicatas vencidas – carteira de pedidos.

Somente no caso de disponibilidade positiva, é que o sistema libera automaticamente o pedido de venda, isto ocorrerá no ato do cadastramento do pedido.

b) Concessão manual via sistema informatizado:

Esta situação ocorrerá somente para os pedidos não aprovados conforme item anterior.

Neste caso o setor de cobrança/crédito tem a responsabilidade de listar os pedidos pendentes de aprovação de crédito.

É de responsabilidade do setor crédito/cobrança analisar as informações históricas do cliente, via sistema informatizado, através das seguintes informações:

Ficha de crédito Carteira de duplicatas em aberto Histórico de títulos liquidados

É de responsabilidade do analista de crédito aprovar ou recusar o pedido de crédito.

Limite de Crédito

- Gerente Comercial

O limite de crédito será concedido até 30% do faturamento bruto da empresa, dependendo da situação econômico-financeira da mesma, acima do limite haverá negociação com o Diretor da Divisão.

2.1.3- Revisão da Situação Creditícia

Page 15: Normas e Procedimentos Do Depart Amen To Tesouraria

Objetivo: Atualizar periodicamente o crédito dos clientes de acordo com a evolução dos negócios/vendas.

Fluxo

Responsabilidades de Crédito e Cobrança:

Revisar os créditos dos clientes; Bloqueio de clientes por pendências de juros, cheques s/ fundos; Desbloqueio de clientes.

Descrição

É de responsabilidade da área comercial, quando solicitado, fornecer atualizados e subsídios para atualização/revisão do crédito de clientes.

O setor de crédito/cobrança revisará o crédito dos clientes, observando o histórico do cliente quanto à liquidação de títulos, aumento de demanda e informações de mercado.

2.2- Cobrança

Estamos iniciando a parte executável da cobrança. Vasto é o ferramental à disposição para recuperação do capital empregado. Todavia, o bom senso e a aguçada percepção deverão fazer parte do dia-a-dia dessa atividade. Para tanto, teremos que contar com as mais variadas formas de listagens ou fichas, atualização das entradas dos novos clientes e faturamento, consolidada pelos pagamentos efetuados no decorrer do dia, cliente a cliente; deveremos ainda contar com o máximo de informes necessários para o bom andamento dos serviços.

2.2.1- Atualização de dados cadastrais – Clientes

Objetivo: Manter as informações de cadastro atualizadas, evitando-se endereçamento errado de documentos e dificuldade no contato com os clientes.

Fluxo

Descrição

É de responsabilidade da área comercial manter o cadastro de clientes atualizado no que se refere a:

Endereço Endereço de cobrança Município CEP Telefone Mudança de razão social Outros

2.2.2- Entrada de Duplicatas no sistema

Page 16: Normas e Procedimentos Do Depart Amen To Tesouraria

Objetivo

Consolidar o faturamento das divisões para obter o total de duplicatas disponíveis para planejamento das negociações bancárias.

Fluxo

Descrição

É de responsabilidade do departamento de sistema fazer a integração do faturamento diário das divisões e disponibilizá-lo na primeira hora ao setor de cobrança.

2.2.3- Remessa de duplicatas

Objetivo

Manter o controle físico das duplicatas em cobrança junto a rede bancária nas diferentes carteiras.

Fluxo

Descrição

É de responsabilidade do setor de cobrança analisar a remessa de duplicatas aos bancos em razão de:

Otimização da rede bancária disponível agilizando o processo de cobrança. Manter cobertura de garantia com liberação da cobrança nos casos de títulos

caucionados. Dar manutenção aos controles físicos em função dos descontos, baixas e

devoluções.

Enviar duplicatas de acordo com as praças em que os bancos dispõem de agências.

Transmitir duplicatas, via internet aos bancos selecionados.

2.2.4- Acompanhamento da posição de duplicatas

Objetivo

Acompanhar a movimentação de títulos da carteira.

Fluxo

Descrição

É de responsabilidade do setor de cobrança acompanhar a posição de duplicatas em aberto. Após o terceiro dia de vencimento do título não liquido, contatar os clientes via telefone de maneira amigável, solicitando uma posição sobre a dívida em atraso.

Page 17: Normas e Procedimentos Do Depart Amen To Tesouraria

Permanecendo o título em aberto após o décimo dia, notificar automaticamente a área comercial, via sistema, que o título está sujeito a protesto.

O sistema bloqueará automaticamente os pedidos dos clientes com dívida acima de 10 ( dez ) dias.

2.2.5- Prorrogação de Vencimento / Abatimento

Objetivo

Conceder crédito por diferença de preço, falta de mercadoria.

Conceder prorrogação de vencimento por atraso na entrega ou acordo comercial.

Fluxo

É de responsabilidade da Área Comercial comunicar ao setor de Cobrança a ocorrência que providenciará a alteração no sistema da data de vencimento da duplicata ( prorrogação ) e concessão de abatimento.

O setor de cobrança somente concederá abatimento no valor do título ou fará alteração na data do vencimento da duplicata, mediante solicitação/autorização escrita da área comercial com assinatura do responsável pela divisão.

Nos casos de créditos duvidosos, tal solicitação somente será acatada mediante aprovação da Diretoria Financeira.

2.2.6- Devoluções / Cancelamentos

Objetivo

Conceder crédito e/ou quitar Nota Fiscal de devolução e efetuar cancelamento de duplicatas.

Fluxo

Descrição

É de responsabilidade do setor de cobrança conceder crédito a clientes e/ou quitar as notas fiscais de devolução, bem como efetuar o cancelamento de duplicatas.

A área comercial notificará o setor de crédito e cobrança quanto à forma de liquidar o crédito de acordo com a conveniência comercial.

O setor de cobrança manterá contato com o cliente visando confirmar o crédito e se o mesmo será abatido em outro título.

Deverá também solicitar ao banco a baixa da duplicata cancelada e/ou paga via depósito em conta.

Page 18: Normas e Procedimentos Do Depart Amen To Tesouraria

O crédito por devolução e o cancelamento só serão processados mediante solicitação escrita de pessoa autorizada da área comercial.

2.2.7- Instruções para protesto e/ou cancelamento

Objetivo

Controlar os clientes inadimplentes encaminhando-os a cartório após o décimo dia do vencimento da duplicata, exceto os clientes vip’s a fim de receber o título com a maior brevidade.

Fluxo

Descrição

É atribuição do setor de cobrança o encaminhamento de duplicatas a cartório bem como o cancelamento do mesmo.

Todos os títulos vencidos a mais de 10 dias poderão ser encaminhados a cartório via banco através de solicitação escrita ( exceto os clientes classe "‘A").

O cancelamento do protesto será efetuado mediante a comprovação pelo cliente do pagamento do título, sendo então emitida a carta de anuência para a baixa de protesto no cartório, sempre com a anuência do departamento jurídico.

2.2.8- Acompanhamento da posição de duplicatas no Jurídico

Objetivo

Acompanhar junto ao departamento jurídico a liquidação de duplicatas.

Fluxo

Descrição

É de responsabilidade do setor de cobrança analisar periodicamente junto ao departamento jurídico, através de listagem, o andamento dos processos pendentes de liquidação.

2.2.9- Liquidação de Duplicatas

Objetivo

Manter a exatidão e controle físico da carteira.

Fluxo

Descrição

Page 19: Normas e Procedimentos Do Depart Amen To Tesouraria

O setor de cobrança deverá efetuar a baixa no sistema de todos os títulos liquidados mediante aviso de crédito, e nas cobranças em carteira através de análise de extrato bancário.

Excepcionalmente em casos de extravio da documentação e de falta da segunda via do aviso de crédito, a chefia da área poderá autorizar a baixa mediante extrato bancário.

Nas baixas deverão ser analisados todos os avisos de crédito para observar se foram registrados ocorrências como: juros, abatimentos, devoluções, notas de débito, despesas cartório, honorários, etc...

2.2.10- Fechamento diário com integração

Objetivo

Manter as contas de faturamento e devedores atualizadas diariamente.

Fluxo

Descrição

É de responsabilidade do setor de cobrança o fechamento diário contábil, o qual é executado ao final do expediente após a emissão do faturamento e a baixa de todos os títulos recebidos.

A listagem diária é analisada/conferida e remetida as respectivas divisões.

2.3- Contas a Pagar

É o setor que controla as contas a pagar de uma empresa, mantém atualizado e organizado o arquivo de contas a pagar, mantém a tesouraria informada sobre as contas que deve saldar, mantém contato com os fornecedores sobre devolução de mercadorias, abatimentos, documentos em falta, etc...

2.3.1- Atualização de dados cadastrais – Fornecedores

Objetivo

Facilitar contados com fornecedores ( telefone / correspondências ).

Centralizar o recebimento das cobranças no local da praça de pagamento.

Fluxo

Descrição

É de responsabilidade do departamento de compras, de cada divisão.

Manter permanentemente atualizado o cadastro de fornecedores, os seguintes campos:

Page 20: Normas e Procedimentos Do Depart Amen To Tesouraria

Razão Social Endereço, CEP Telefone C.N.P.J. Inscrição Estadual e-mail

Informar aos fornecedores o local da entrega da mercadoria e o local da praça de pagamento.

2.3.2- Entrada de títulos a pagar no sistema

Objetivo

Facilitar ao contas a pagar, o preparo dos borderôs para pagamento. Informar a Tesouraria, em tempo hábil, quando será o desembolso para o fluxo

de caixa. Evitar atrasos no pagamento das notas fiscais que não estão no sistema. Confiabilidade nos dados que estão no sistema.

Fluxo

Descrição

É de responsabilidade do recebimento fiscal da divisão:

Dar entrada nas Notas Fiscais no ato do recebimento da mercadoria, sendo que através do sistema os títulos estarão no contas a pagar.

Em caso de nota fiscal à vista, o pagamento será feito 3 dias após a entrada no sistema.

É de responsabilidade da divisão assegurar a confiabilidade da entrada dos títulos a pagar, no sistema. ( Fornecedores nacionais, prestadores de serviços, fretes, água, luz, gás, comissões para representantes, investimentos ).

O departamento de contas a pagar deverá verificar através de senha de acesso, se as entradas foram devidamente autorizadas com pedidos de compras.

2.3.3- Preparação de Borderôs para pagamentos.

Objetivo

Efetuar os pagamentos na data do vencimento.

Fornecer informações para análise comparativa no fluxo de caixa previsto.

Fluxo

Descrição

Page 21: Normas e Procedimentos Do Depart Amen To Tesouraria

É de responsabilidade do contas a pagar assegurar a exatidão dos dados, tais como: valor, vencimento, número da duplicata.

Caso haja alguma divergência, entrar em contato com o fornecedor ou divisão.

Faltando duplicata bancária, ligar para o fornecedor para saber se está em banco / carteira. É vedado o pagamento de Nota Fiscal de Venda Mercantil sem a duplicata correspondente.

Caso esteja em carteira: informar que o cheque estará disponível em nosso escritório. Não efetuar depósito para outros bancos, a não ser o banco "pagador".

OBS.: atualmente não enviamos os cheques via malote ás divisões, entramos em contato com o fornecedor e solicitamos dados para depósito em conta corrente ( carteira).

Emitir borderô, dando o número de lote para o banco e para carteira.

Para banco: listar 3 vias ( 01 para caixa / bancos e 2 para banco "pagador"). Para carteira: listar 01 via para o caixa/bancos emitir cheques. Certificar-se de que após a liquidação todos os comprovantes de quitação foram

deixados ao borderô comprovando a quitação, passando a fazer parte do suporte contábil.

2.3.4- Devoluções / Abatimentos ou Prorrogações

Objetivo

Assegurar que os títulos devolvidos ou cancelados sejam eliminados do sistema em tempo hábil, para que não sejam pagos indevidamente.

Fluxo – Devoluções

Fluxo – Abatimentos / prorrogações

Descrição – Devoluções

É de responsabilidade do departamento de cobrança, informar ao departamento de contas a pagar as notas fiscais de devoluções.

É de responsabilidade do departamento contas a pagar, verificar se a devolução é total ou parcial.

Se parcial, solicitar abatimento na duplicata que originou a devolução e se for devolução total, solicitar baixa junto ao fornecedor para que seja baixada de banco.

Abater ou baixar a nota fiscal correspondente à nota fiscal devolução no sistema de contas a pagar, informando ao departamento de cobrança e número lote que foi baixado.

Arquivar: a nota fiscal devolução, duplicata e fax da baixa protocolada pelo banco.

Page 22: Normas e Procedimentos Do Depart Amen To Tesouraria

Descrição – Abatimento e Prorrogação

É de responsabilidade do departamento de compras, informar ao departamento de contas a pagar, as prorrogações ou abatimentos.

É de responsabilidade do contas a pagar:

Confirmar junto ao fornecedor, o abatimento ou prorrogação de duplicatas; Dar abatimento ou prorrogação no sistema.

2.3.5- Aviso de Cartório ou Protesto

Objetivo

Assegurar que a empresa não sofra ações de protesto.

Fluxo

Descrição

É de responsabilidade do departamento Jurídico informar todos os avisos de cartório.

É de responsabilidade do departamento contas a pagar:

Verificar a origem do protesto ( se a duplicata foi paga ou cancelada ); Entrar em contato com o fornecedor e solicitar a baixa; Entrar em contato com o banco e verificar se o cedente solicitou a baixa; Entrar em contato com o cartório e confirmar se a duplicata foi retirada; Caso a duplicata seja retirada de cartório, arquivar o processo; Caso a duplicata seja protestada, enviar o processo para departamento Jurídico

tomar as devidas providências.

2.3.6- Liquidação de Títulos Pagos

Objetivo

Assegurar que a liquidação dos títulos pagos sejam baixados no sistema diariamente.

Fluxo

Descrição

É de responsabilidade do departamento Contas a Pagar:

Conferir documentos quitados com o borderô do banco "pagador"; Anexar os comprovantes de pagamento ao borderô em carteira; Baixar no sistema: Borderôs bancos e carteira: baixar pelo número do lote. Notas fiscais de interdivisão: dar o número de lote, baixar no sistema e informar

ao departamento de cobrança.

Page 23: Normas e Procedimentos Do Depart Amen To Tesouraria

2.3.7- Fechamento Diário com Integração

Objetivo

Assegurar que as integrações contábeis sejam efetuadas diariamente.

Fluxo

Descrição

É de responsabilidade do departamento contas a pagar:

Listar o diário auxiliar de liquidação; Conferir a integridade das integrações; Arquivar diariamente os documentos ( borderôs e as duplicatas quitadas junto ao

diário auxiliar ); Liberar o fechamento mensal até o 2º dia útil do mês subsequente.

OBS.: É de responsabilidade do C.P.D. fazer as integrações diárias das divisões até a primeira hora do dia.

É de responsabilidade do sistema:

Entregar os relatórios até o 3º dia útil do mês subsequente.

2.4- Caixa e Bancos

2.4.1- Solicitação de Pagamento

Objetivo

Obter maior controle, mais agilidade e melhores informações para o efetivo pagamento e contabilização correta.

Fluxo

Descrição

Formulário solicitação de cheque

Deverá estar preenchida com as seguintes informações:

Divisão que está efetuando o pagamento; Valor a pagar ( em moeda corrente ou outras ); Favorecido; Data do real vencimento; Conta contábil e centro de custo; Finalidade ( a que se refere o pagamento ).

Tipo de pagamento

Page 24: Normas e Procedimentos Do Depart Amen To Tesouraria

Se o pagamento for através de depósito em conta corrente, DOC ou ordem de pagamento, informar o nome do banco, o nome e o número da agência, e o número da conta corrente.

Se através de cheque a favor, informar:

Se existe cobrança bancária; Se o favorecido retira o cheque no departamento financeiro; Setor emitente, nome do emitente e data de emissão; Aprovação ( vide item 2.4.5 ). Formulário solicitação de reembolso de despesas ( moeda nacional ).

Informações necessárias:

Divisão que está efetuando o reembolso; Favorecido; Data da emissão; Conta contábil e centro de custo; Finalidade: neste campo, mencionar o banco, a agência e a conta corrente em

que deve ser feito o depósito; Descrição das despesas efetuadas e valor de cada uma; Valor total das despesas; Valor do adiantamento ( quando houver ); Saldo a receber ou a devolver; Nome e visto do emitente; Aprovação ( vide item 2.4.5 ).

Formulário solicitação de adiantamento para despesas ( vale ).

Deverá ser feita através de uma solicitação de cheque ( vide item 2.4.1 ).

Anexo à solicitação será enviado um vale com as seguintes informações:

Valor do adiantamento; Favorecido; Data do adiantamento; Assinatura do favorecido; Conta contábil e centro de custo; Aprovação ( vide item 2.4.5 ). Autorização para débito em conta corrente da empresa.

Poderá ser feita através de:

Carta contendo:

Banco onde ocorrerá o débito; Divisão que está efetuando o débito; Valores do(s) débito(s) para cada centro de custo e cada conta contábil; Finalidade ( a que se refere(em) o(s) débito(s); Data do débito em conta corrente;

Page 25: Normas e Procedimentos Do Depart Amen To Tesouraria

Favorecido para cada débito ( quando necessário ); Setor emitente, nome do emitente e data de emissão; Aprovação ( 2.4.5 ); Formulário solicitação de cheque.

Idem item 2.4.1, exceto campo tipo de pagamento, que deverá conter o banco e a agência onde ocorrerá o débito além da observação:

Débito em conta corrente.

Formulário solicitação de adiantamento para despesas ( moeda estrangeira ).

Deverá ser feita através de memorando com as seguintes informações:

Favorecido; Número do passaporte; CPF e RG; Data da viagem; Destino; Data do retorno; Aprovação; Diretor da Divisão e Diretor Financeiro Corporativo. Anexo ao

memorando deverá estar um vale com o valor do adiantamento em moeda estrangeira, o nome do favorecido, o motivo do adiantamento e a data.

Formulário solicitação de reembolso de despesas ( moeda estrangeira ).

Deverá ser feito através de relatório contendo:

Data de emissão; Divisão que efetuará o reembolso; Favorecido; Conta contábil e centro de custo; Descrição e valor das despesas e adiantamento se houver; Valor total das despesas a reembolsar ou a devolver; Aprovação ( vide item 2.4.5 ).

Importante:

Todas as solicitações de pagamento deverão estar no departamento financeiro um dia útil antes da data real de vencimento.

As solicitações que não atenderem a esses procedimentos serão devolvidas ao emitente, sem que o pagamento seja efetuado.

Qualquer pagamento em carteira será feito através de depósito em C/C do favorecido – única e exclusivamente – ou o cheque deverá ser retirado na tesouraria mediante recibo com carimbo e assinatura da empresa recebedora.

2.4.2- Prestação de contas de adiantamentos diversos

Objetivo

Obter maior controle e minimizar as pendências com o numerário da empresa.

Page 26: Normas e Procedimentos Do Depart Amen To Tesouraria

Fluxo

2.4.3- Moeda nacional

A prestação de contas de adiantamentos em moeda nacional deverá ser feita em até 05 dias da data efetiva da despesa ou da data de retorno de viagem quando for o caso.

Se houver saldo a receber, proceder conforme item 2.4.1.

Se houver saldo a devolver, proceder conforme item 2.4.1, anexando cheque ou dinheiro a devolver.

2.4.4- Moeda Estrangeira

A prestação de contas de adiantamentos em moeda estrangeira deverá ser feita em até 10 dias da data da efetiva despesa ou da data de retorno da viagem conforme item 2.4.1, anexando a devolução em moeda estrangeira quando for o caso.

2.4.5- Autorização de pagamento

Objetivo

Estabelecer critério e quem poderá autorizar um pagamento.

Descrição

Para qualquer tipo de pagamento ( exceto para adiantamento ou reembolso de despesas em moeda estrangeira ) ficam estabelecidos os seguintes limites de autorização:

Cada funcionário prestará conta dos gastos gerados com aprovação do "superior imediato" ( Encarregado / Gerente / Diretor ).

As autorizações para adiantamentos ou reembolsos ( exceto em moeda estrangeira ) deverão ser sempre do superior imediato.

No caso de Diretor de divisão, a autorização deverá ser feita pelo Diretor Financeiro Corporativo ou Presidente.

É de responsabilidade da seção caixa e bancos da corporativa, remeter uma relação contendo nome, cargo, visto e assinatura das pessoas que normalmente autorizam pagamentos.

2.4.6- Retorno de documentos para as divisões

Objetivo

Manter o arquivo de documentos das divisões permanentemente atualizados.

Fluxo

Page 27: Normas e Procedimentos Do Depart Amen To Tesouraria

Descrição

Após os efetivos pagamentos, depósitos, etc..., caixa e bancos deverá controlar, conferir e anexar os devidos comprovantes aos "documentos suporte" do movimento diário que deve ser enviado para as divisões em até 02 dias úteis da data do movimento.

2.4.7- Caixa pequeno – corporativa

Objetivo

Obter maior controle e segurança nos desembolsos em moeda nacional e estrangeira.

Fluxo

Moeda Nacional Moeda Estrangeira

O horário de atendimento do caixa corporativo para reembolsos ou adiantamentos, tanto em moeda nacional com estrangeira é das 8:00 às 10:00 e das 15:30 às 17:30hs.

O solicitante deverá proceder conforme item 2.4.1, para moeda nacional, excluindo o campo "finalidade".

E também conforme item 2.4.1, excluindo a solicitação de cheque.

Para moeda estrangeira, deverá proceder conforme 2.4.1 e 2.4.1.

2.4.8- Fundo Fixo nas Divisões

Objetivo

Obter maior controle sobre o numerário existente em cada divisão.

Fluxo

Descrição

A reposição do fundo fixo de cada divisão deverá ser efetuado através de solicitação de cheque ( vide item 2.4.1, com autorização do diretor da divisão ).

O aumento do fundo fixo será estipulado pelo departamento financeiro corporativo ou autorizado por este conforme seja solicitado pela divisão.

2.4.9- Fechamento Diário com Integrações

Objetivo

Obter maior agilidade no fechamento mensal e manter a contabilidade o mais atualizado possível.

Page 28: Normas e Procedimentos Do Depart Amen To Tesouraria

Fluxo

Descrição

É de responsabilidade do caixa e bancos o fechamento diário do movimento.

Relatórios diários: relação de cheques emitidos, relação de documentos emitidos, movimentação diária de bancos – analítico, movimentação diária de bancos – consolidado, relação consolidado – divisões para cash flow.

É de responsabilidade do caixa e bancos enviar às divisões os relatórios de contabilização devidamente conferidos.

É de responsabilidade do caixa e bancos enviar ao planejamento financeiro os relatórios: movimentação diária de bancos consolidado e relação consolidada das divisões para preparação do cash flow.

É de responsabilidade do caixa e bancos enviar os relatórios de: relação de cheques emitidos, relação de documentos emitidos, para o setor de conciliação.

É de responsabilidade de caixa e bancos arquivar o relatório de movimentação diária de bancos – analítico juntamente com os extratos bancários para emitir a conciliação financeira.

2.5- Contas a Receber Administrativo

2.5.1- Conciliação Financeira

Objetivo

Apresentar saldo em nosso caixa de acordo com o saldo de cada banco diariamente.

Fluxo

Descrição

Solicitar analíticos ao caixa e bancos no final do dia. Solicitar extrato ou puxar pela internet diariamente. Responsabilidades Analisar avisos bancários e arquivos no final do mês.

Os analíticos deverão ser arquivados devidamente com seus extratos, onde serão conciliados.

Ao final de cada mês serão arquivados em caixa os relatórios referentes a "cheques emitidos", "documentos emitidos" e "documentos do caixa".

2.5.2- Conciliação Contábil

Objetivo

Page 29: Normas e Procedimentos Do Depart Amen To Tesouraria

Verificar a exatidão dos lançamentos contábeis refletidos pela movimentação financeira.

Fluxo

Descrição

Emitir razão contábil via sistema com devida autorização da contabilidade.

Solicitar aos bancos extratos mensais das contas correntes e aplicações financeiras.

A conciliação terá prazo de encerramento entre 20 a 25 dias subsequentes ao encerramento do mês.

Visita a bancos e setores internos.

Atender a auditoria interna e externa ao que se refere a bancos e aplicações financeiras.

Razão Contábil

O razão pode ser solicitado de acordo com a necessidade do conciliador, desde que estejam inteirados tesouraria e contabilidade.

Contato com Bancos

Manter contato com bancos a fim de obter extratos mensais de conta corrente e aplicações para realização da conciliação.

Visitar os bancos, nos setores de interesse para que possam atender-nos de maneira que satisfaçam totalmente nossas necessidades.

Setores Internos e Divisões

Ao surgirem dúvidas na conciliação que sejam de responsabilidade de setores internos ou outros que envolvam a conta bancos e aplicações financeiras.

O conciliador deve ter livre acesso aos arquivos de segmentos internos da tesouraria e outros que envolvam a conta de bancos e aplicações financeiras.

Auditoria Interna e Externa

É de responsabilidade do setor de conciliação o pronto atendimento a auditoria.

Cabe aos conciliadores entregar cópias da conciliação e esclarecer dúvidas quando necessário.

2.5.3- Lançamentos Contábeis, Tesouraria ( Corporativa ) X Divisões

Objetivo

Efetuar lançamentos corrigindo prováveis erros levantados na conciliação.

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Fluxo

Descrição

Os lançamentos correspondentes a acertos da conciliação devem ser feitos pelos próprios, cabendo a nós solicitar a contabilidade a numeração adequada das planilhas contábeis onde se deve devolver as mesmas para contabilidade.

2.5.4- Posição de Aplicação Financeira

Objetivo

Fazer a comparação da posição contabilizada com a posição do banco.

Fluxo

Descrição

É de responsabilidade do setor de planejamento e controle financeiro o fornecimento mensal das posições de aplicações financeiras.

2.5.5- Arquivo de Documentos

Objetivo

Manter arquivados os documentos após utilizados para futuras consultas.

Fluxo

Descrição

É de responsabilidade do conciliador, arquivar as conciliações por banco mensalmente e devolver após consulta os arquivos de outros setores.

2.6- Análise Financeira

A análise financeira é utilizada para estimar as forças e fraquezas financeiras do cliente, usando informação de suas demonstrações financeiras. O objetivo de tal análise é obter um entendimento da condição financeira da empresa, que por seu turno pode servir como base para a tomada de decisão.

Geralmente os fornecedores observam alguma coisa além da liquidez, visto que os balanços são divulgados uma vez por ano e a análise precisa proporcionar-lhes segurança pelo prazo de sua validade, ou seja, até a Analise do Balanço seguinte. Por isso, não observam pura e simplesmente índices de liquidez, mas alguma coisa além, como a rentabilidade e o endividamento.

Hoje, é difícil para as empresas manterem em seu quadro de funcionários um departamento de análise de balanço, no mercado já existem prestadoras de serviços desse nível, como o próprio SERASA, que anteriormente trabalhava só para o bancos.

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2.6.1- Análise das Demonstrações Financeiras

A análise das demonstrações financeiras dedica-se a avaliar o desempenho passado, presente e projetado da empresa, através de índices ou quociente.

Índices financeiros

Estrutura de Capitais Relacionamento com Instituições de Crédito Liquidez Resultado

2.6.2- Estrutura de Capitais

2.6.3- Relacionamento com Instituições de Crédito

Page 32: Normas e Procedimentos Do Depart Amen To Tesouraria

2.6.4- Liquidez

2.6.5- Resultado

Page 33: Normas e Procedimentos Do Depart Amen To Tesouraria
Page 34: Normas e Procedimentos Do Depart Amen To Tesouraria

Análise Econômico-Financeiro

Análise das demonstrações contábeis de 31/08/2001 em relação aos padrões, o endividamento é elevado. Os financiamentos bancários representam 29 por cento do ativo e 204 por cento do patrimônio líquido. A empresa aplicou excessivos recursos próprios no ativo permanente conseqüentemente, todo seu capital de giro é financiado por terceiros. A situação financeira é razoável. O resultado do exercício foi ótimo. Analise da performance em relação a 31/12/2000, o nível de endividamento apresentou modificações não acentuadas. Houve redução da participação de instituições de crédito no endividamento. A liquidez de curto prazo manteve-se estável e a liquidez geral também. O ciclo financeiro apresentou uma piora, devido principalmente a diminuição do prazo médio de pagamento de compras.

No caso desta empresa a concessão do limite de crédito fica a cargo da Diretoria da Divisão.

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Conclusão

Após analisar o departamento de tesouraria de uma empresa, conclui que o mesmo é o coração da organização, uma vez que sem os recebimentos, sem os pagamentos, sem caixa, sem planejamento, não há como dar andamento nos negócios de uma organização.

A análise das demonstrações contábeis com ênfase aos aspectos de estrutura de capitais, liquidez e resultados, traz um diagnóstico completo do desempenho da empresa, com ênfase na situação atual e perspectivas do setor de atuação da empresa, análises do grupo econômico no qual a empresa participa e da situação econômico-financeira observada nos relatórios contábeis.

A análise financeira tem como objetivo fundamental, analisar a situação econômica da empresa e medir a rentabilidade do capital investido nesta. A análise financeira está centrada principalmente nas condições de equilíbrio das estruturas ativas e passivas e dos fluxos financeiros da empresa.

Não basta que uma empresa seja economicamente rentável. Necessita também que sua estrutura financeira seja adequada à sua estrutura econômica nos momentos presente e futuro. Uma empresa muito rentável que não consiga cumprir suas obrigações de pagamento na data do vencimento por problemas de liquidez será classificada pelo mercado como insolvente e de pouco valerá sua rentabilidade.

Através da utilização do fluxo de caixa, o administrador tem um poderoso instrumento para cumprir seu objetivo, a maximização do retorno dos proprietários, sem no entanto, comprometer a liquidez, reduzindo dessa forma o risco incorrido pelos detentores do controle da empresa.

Ter um departamento bem estruturado, com normas e procedimentos a serem seguido dificilmente a empresa terá fraudes, descompasso no seu fluxo de caixa, duplicidade de atividades e um controle rigoroso através de conciliações bancárias.

Na concessão de crédito determinando um limite de 30% do faturamento bruto, o departamento de crédito só poderá conceder limites através de uma análise rigorosa das demonstrações contábeis e do cadastro da entidade e ainda tendo que ter a aprovação desse crédito do Diretor da Divisão.

O orçamento de caixa é extremamente importante, pois irá registrar o planejamento das entradas e saídas de caixa, da qual depende a liquidez e a disponibilidade de recursos da empresa.

É praticamente impossível administrar eficazmente as finanças da empresa, sem que tenha como ferramenta um orçamento de caixa bem planejado.

Com o orçamento anual, todo cuidado é pouco quando implantamos na organização, uma vez que poderemos criar hábitos incontroláveis que nos levarão ao fracasso se não acompanhados e corrigidos a tempo quanto aos desvios apresentados, pois, como todos sabemos, o carro-chefe de tudo isso será o nosso faturamento. Se o mesmo for

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superdimensionado, ou seja, perspectivas um pouco além da realidade, conseqüentemente os custos inerentes, principalmente os fixos, poderão também ser superdimensionados pelo fato de os demais setores solicitarem contratações, além do risco de empenharmos compras de matérias primas em função do orçamento apresentado. Acredito que o mais prudente sugere o orçamento a médio prazo, onde se proíba qualquer alteração na estrutura fixa até que tenhamos a certeza dos resultados obtidos.

Concluo que o departamento de Tesouraria juntamente com um sistema de informações que permita a tomada de decisões em prazo hábil é peça fundamental para as empresas, se o mesmo funcionar corretamente, necessitando um acompanhamento do orçamento anual e do fluxo de caixa projetado. Com esses cuidados dificilmente as entidades terão problemas com os recebimentos, pagamentos, concessão de crédito e fraudes pelo mau funcionamento do departamento.

Referências Bibliográficas:

Matarazzo, Dante C. – Análise Financeira de Balanços – São Paulo – Atlas – 1998;

Blatt, Adriano – Avaliação de Risco e Decisão de Crédito – São Paulo – Nobel – 1999;

Pereira, Airton Gil Paz – Tudo sobre Cadastro, Crédito e Cobrança – São Paulo – 1999;

Leoni, Geraldo – Cadastro, Crédito e Cobrança – São Paulo – Atlas – 1998.

Zdanowicz, José Eduardo – fluxo de Caixa – Porto Alegre – Sagra – 1986.

Braga, Roberto – Fundamentos e Técnicas de Administração Financeira – São Paulo – Atlas – 1989.