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MINISTRIO PBLICO DA UNIOTEORIA E EXERCCIOS Nvel Mdio

NOES DE ARQUIVOLOGIAProf. lvis C. MirandaNOES DE ARQUIVOLOGIA / Professor lvis Corra Miranda MINISTRIO PBLICO DA UNIO - Cargo: Tcnico Administrativo JULHO DE 2010 - 1-

NOES DE ARQUIVOLOGIA1. CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA 1.1. ARQUIVO De um modo geral, arquivo aquele local que utilizamos para guardar documentos. No entanto, preciso destacar alguns detalhes que servem para complementar este conceito. Podemos afirmar, de forma mais precisa, que: Arquivo o conjunto organizado de documentos acumulados por uma pessoa ou instituio ao longo de suas atividades. Note que o arquivo pode ser pessoal ou institucional, e formado a partir da necessidade que essas pessoas (fsicas ou jurdicas) tm de guardar documentos que comprovem as atividades que desenvolveram ao longo da vida. O conjunto de documentos mantidos sob a guarda de um arquivo denominado acervo. 1.2. FUNO DO ARQUIVO Basicamente, a funo do arquivo guardar e organizar os documentos acumulados pela instituio a que pertence, de forma a facilitar a localizao destes documentos, quando necessrio. Uma boa organizao dos arquivos permite que a instituio ganhe tempo e otimize seus recursos. 1.3. FINALIDADES DO ARQUIVO Ao organizar os documentos, o arquivo atende, fundamentalmente, a duas finalidades distintas: a administrao e histria. Finalidade administrativa: Num primeiro momento, as informaes contidas nos arquivos servem de base ao dia-a-dia da empresa, onde os usurios seriam, basicamente, os funcionrios, os clientes, os administradores e quaisquer outros indivduos que busquem informaes relativas s atividades da instituio. Finalidade histrica: Num segundo momento, o arquivo pode tambm preservar, atravs de sua documentao, aspectos histricos relativos instituio a que est inserido e mesmo sociedade em geral. Neste momento, o usurio passa ser o pesquisador, o historiador ou qualquer pessoa interessada em conhecer o passado refletido nos documentos ali depositados. 1.4. DIFERENAS BSICAS ENTRE ARQUIVO E BIBLIOTECA Apesar de trabalharem com o mesmo objeto (organizao e disponibilizao da informao), arquivo e biblioteca possuem caractersticas distintas que os diferenciam. A seguir, apresentamos, de forma sinttica, as principais diferenas encontradas entre as duas reas. Objetivo Enquanto o arquivo guarda e organiza os documentos com objetivos funcionais (atender a administrao a sua principal finalidade), a biblioteca organiza a informao para fins culturais. Desta forma, informaes orgnicas (que comprovam as atividades da instituio e so criadas em decorrncias destas atividades) so organizadas e conservadas nos arquivos, enquanto que informaes no orgnicas (que no refletem as atividades da instituio) so conservadas nas bibliotecas.NOES DE ARQUIVOLOGIA / Professor lvis Corra Miranda MINISTRIO PBLICO DA UNIO - Cargo: Tcnico Administrativo

Formas de ingresso dos documentos na instituio Arquivos e bibliotecas mantm em seu acervo um volume enorme de documentos. Tais documentos ingressam na instituio de formas variadas. Os documentos de arquivo so produzidos pela prpria instituio, no desempenho de suas atividades, ou recebidos de outras instituies, sempre num contexto administrativo ou funcional, ou seja, no interesse das atividades orgnicas da instituio. Os documentos de biblioteca, pelo seu carter no-orgnico (como visto no tpico anterior) so escolhidos pela instituio e adquiridos conforme sua convenincia, formando colees. Tal aquisio se d, normalmente, atravs da compra do material escolhido, ou, ainda, atravs de doaes efetuadas por usurios ou mesmo a permuta (troca) com outras bibliotecas. Quantidade de exemplares de cada documento Os documentos de arquivo caracterizam-se por serem produzidos em um nico exemplar, tendo, no mximo, um limitado nmero de cpias para atender a eventuais necessidades administrativas. J os documentos de biblioteca (os livros, por exemplo), so produzidos em numerosos exemplares, espalhados por bibliotecas diversas. Classificao ou codificao dos documentos Existem vrias maneiras diferentes para se organizar os documentos, como veremos no item Mtodos de arquivamento, sendo que uma delas atravs da classificao ou codificao (anotao de um cdigo em cada documento) a fim de orden-los nas pastas, estantes ou prateleiras. Arquivos e bibliotecas se utilizam da classificao/codificao, com a diferena de que, enquanto a biblioteca adota esquemas prestabelecidos e padronizados (no variam de biblioteca para biblioteca), os arquivos elaboram seus cdigos de classificao a partir das atividades desenvolvidas pela instituio, de forma que cada empresa adotar cdigos especficos, de acordo com os tipos de documentos gerados por suas atividades rotineiras. Em resumo, podemos afirmar que arquivos e biblioteca diferem entre si a partir dos seguintes aspectos:

2. CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS 2.1. QUANTO ENTIDADE QUE O MANTM De acordo com a entidade mantenedora, a bibliografia arquivstica divide os arquivos em pblicos ou privados. Arquivos pblicos so aqueles mantidos pelos rgos pblicos em todas as suas esferas (federal, estadual e municipal) em todos os poderes (executivo, legislativo e judicirio). So ainda considerados arquivos pblicos aqueles mantidos por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos. Arquivos privados so aqueles mantidos por entidades privadas (pessoas fsicas ou jurdicas).JULHO DE 2010 - 2-

2.2. QUANTO NATUREZA DOS DOCUMENTOS QUE GUARDA Considerando as caractersticas dos documentos mantidos em um arquivo, podemos classific-los em especiais ou especializados. So arquivos especiais aqueles que mantm sob sua guarda documentos de formas fsicas diferenciadas e que, por isso, requerem medidas especiais quanto ao seu armazenamento, guarda e conservao. Em resumo, so aqueles arquivos que guardam documentos que, se no forem conservados de maneira especial, tero sua conservao seriamente comprometidas em virtude de suas caractersticas fsicas. So exemplos de arquivos especiais: - arquivo de fotografias; - arquivo de CDs; - arquivo de disquetes; - arquivo de microfilmes; e - arquivo de fitas de vdeo O termo arquivo especializado utilizado para designar os arquivos que mantm sob sua guarda documentos de reas especficas do conhecimento, ou seja, aqueles que no misturam assuntos diversos em seu acervo. So exemplos de arquivos especializados: - arquivos de engenharia; - arquivos mdicos; - arquivos de imprensa; - arquivos de arquitetura. 2.3. QUANTO EXTENSO DE SUA LOCALIZAO Esta classificao utilizada para diferenciar os arquivos com relao ao local em que so instalados. Em geral, o arquivo pode ser instalado nos prprios setores que utilizam os documentos no dia-a-dia, quando so chamados de arquivos setoriais ou, quando conveniente para a instituio, pode ser instalado em um nico local, recebendo os documentos provenientes dos diversos setores da instituio, quando chamado de arquivo central/geral, por funcionar de forma centralizada. Nos dois casos (setorial ou central), dever existir uma unidade de controle/coordenao centralizada, de forma que as atividades de arquivo (normas, procedimentos e operaes) sejam realizadas de maneira padronizada. 2.4. QUANTO AO ESTGIO DE EVOLUO DE SEUS DOCUMENTOS Quanto ao estgio de evoluo dos documentos (ciclo de vida) os arquivos se classificam em: correntes (arquivos de primeira idade), intermedirios (arquivos de segunda idade) e permanentes (arquivos de terceira idade). Em geral, os documentos mais novos e mais utilizados sero conservados nos arquivos correntes, os documentos menos utilizados e que ainda no prescreveram sero armazenados nos arquivos intermedirios e aqueles que, j tendo cumprido sua funo administrativa, mas que devam ser conservados para preservar a memria (histria) da instituio, sero armazenados no arquivo permanente. 3. CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS 3.1. ELEMENTOS CARACTERSTICOS DOS DOCUMENTOS Na anlise dos documentos de arquivo, podemos identificar em cada documento diversos elementos que o caracterizam, a saber: suporte, forma, formato, gnero, espcie e tipo/tipologia.

3.1.1. Suporte Entende-se por suporte o material fsico empregado para confeccionar o documento, ou seja, o meio no qual o documento foi escrito/impresso. Hoje, o suporte mais comum utilizado na confeco dos documentos o papel, mas nem sempre foi assim. Antes da inveno do papel o homem se utilizou de diversos outros suportes como o papiro, o pergaminho e at mesmo pedra ou argila. Hoje, com o advento dos meios digitais de armazenamento de informaes, comum a utilizao de suportes eletrnicos, como disquete, CD-ROM, HD, pen-drive, DVD, fita magntica, disco tico etc. Note que o arquivo est habilitado a guardar documentos de diversos tipos de suportes, sendo que em alguns casos os mesmos necessitam de cuidados especiais em sua guarda e conservao (arquivos especiais, vistos anteriormente). 3.1.2. Gnero O gnero de um documento determinado considerando aspectos relativos ao suporte ou forma como as informaes foram registradas. Os gneros mais comuns so: Textuais: So os documentos cuja informao se apresenta em formato de texto (documentos escritos) como ofcios, memorandos, relatrios, certides, atas, atestados etc. Iconogrficos: So documentos que apresentam como informao imagens estticas, como fotografias, negativos, diapositivos (slides), desenhos e gravuras, por exemplo. Cartogrficos: Documentos que apresentam, de forma reduzida, imagens representando reas maiores. Os exemplos mais comuns so mapas e plantas. Microgrficos: Documentos resultantes do processo de microfilmagem. Podem se apresentar em formato de microfilme ou microficha. Sonoros: Documentos cuja informao esteja registrada em forma de som. Filmogrficos: Documentos que contenham filmagens, vdeos. Informaticos ou Digitais: Documentos registrados em suporte eletrnico. 3.2. CLASSIFICAO QUANTO AO GRAU DE SIGILO Se considerarmos as informaes contidas em um documento, podemos classificar os documentos