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Agente Administrativo

Noções de Administração de Recursos Materiais

Prof. Rafael Ravazolo

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Noções de Administração de Recursos Materiais

Professor Rafael Ravazolo


Edital

NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS: Classificação de materiais. Tipos de classificação. Gestão de estoques. Compras. Modalidades de compra. Cadastro de fornecedo-res. Recebimento e armazenagem. Entrada. Conferência. Critérios e técnicas de armazenagem.

BANCA: Cespe

CARGO: Agente Administrativo


Sumário

1. ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111.1. MATERIAIS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111.1.1. Materiais de Consumo x Permanentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111.2. ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12QUESTÕES. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172. COMPRAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202.1. ETAPAS DO PROCESSO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202.2. ORGANIZAÇÃO DO SETOR DE COMPRAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212.2.1. Centralização x Descentralização . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222.2.2. Fazer ou Comprar (make or buy) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232.2.3. Perfil do comprador . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242.3. MODALIDADES DE COMPRA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242.4. CONDIÇÕES DE COMPRA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262.5. CADASTRO DE FORNECEDORES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262.5.1. Classificação dos fornecedores. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272.5.2. Seleção e avaliação de fornecedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282.5.3. Etapas da seleção e avaliação. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282.5.4. Fatores considerados para escolha de fornecedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29QUESTÕES. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313. CONCEITOS BÁSICOS DE GESTÃO DE ESTOQUES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353.1. CONCEITOS BÁSICOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353.1.1. Classificação dos Estoques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37QUESTÕES. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393.2. PREVISÃO DE ESTOQUES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433.2.1. Tipos de Demanda. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433.2.2. Técnicas de Previsão . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45QUESTÕES. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 473.3. NÍVEIS DE ESTOQUE E REPOSIÇÃO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 493.3.1. Sistemas de Duas Gavetas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 503.3.2. Sistema de Revisões Periódicas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 513.3.3. Sistema de Revisão Contínua . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 513.3.4. Métodos de determinação dos lotes de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52


3.3.5. MRP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 543.3.6. Just in Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 563.3.7. Rotatividade do Estoque. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58QUESTÕES. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 613.4. CUSTOS DE ESTOQUE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 653.4.1. Custo de Armazenagem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 653.4.2. Custo de Pedido. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 663.4.3. Custo Total . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66QUESTÕES. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 693.5. AVALIAÇÃO DE ESTOQUES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 713.5.1. FIFO (First In First Out) ou PEPS (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair) . . . . . . . . . . . . . . . . 713.5.2. LIFO (Last In First Out) ou UEPS (Último a Entrar, Primeiro a Sair) . . . . . . . . . . . . . . . . . 723.5.3. Custo Médio. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 723.5.4. Outros. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73QUESTÕES. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 753.6. ALMOXARIFADO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 783.6.1. Recebimento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 793.6.2. Armazenagem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 843.6.3. Movimentação. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 903.6.4. Inventário Físico. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 923.6.5. Questões . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 994. CLASSIFICAÇÃO DE MATERIAIS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1044.1. OBJETIVOS DA CLASSIFICAÇÃO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1044.2. ATRIBUTOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1044.3. ESCOPO DA CLASSIFICAÇÃO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1054.3.1. Especificação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1054.3.2. Codificação. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1054.4. TIPOS COMUNS DE CLASSIFICAÇÃO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1074.4.1. Curva ABC. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1074.4.2. Por Estado de Conservação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1114.4.3. Por Demanda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1124.4.4. Materiais Críticos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1144.4.5. Por Perecibilidade . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1144.4.6. Outras. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1144.4.7. Quadro Resumo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115QUESTÕES. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1175. INSTRUÇÃO NORMATIVA 205/88 – SEDAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121


DA AQUISIÇÃO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121RACIONALIZAÇÃO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121DO RECEBIMENTO E ACEITAÇÃO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122DA ARMAZENAGEM. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123DA REQUISIÇÃO E DISTRIBUIÇÃO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124DA CARGA E DESCARGA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125SANEAMENTO DE MATERIAL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126TIPOS DE CONTROLES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127RENOVAÇÃO DE ESTOQUE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127DA MOVIMENTAÇÃO E CONTROLE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128DOS INVENTÁRIOS FÍSICOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130DA CONSERVAÇÃO E RECUPERAÇÃO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131DA RESPONSABILIDADE E INDENIZAÇÃO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131DA CESSÃO E ALIENAÇÃO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133DISPOSIÇÕES FINAIS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134

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Administração

1. ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS

1.1 Materiais

A Instrução Normativa 205/88 da Secretaria de Administração Pública da Presidência define material como “[...] designação genérica de equipamentos, componentes, sobressalentes, acessórios, veículos em geral, matérias-primas e outros itens empregados ou passíveis de emprego nas atividades das organizações públicas federais [...]”.

Material é, em suma, todo bem que pode ser contado, registrado e que tem por função atender às necessidades de produção ou de prestação de serviço de uma organização pública ou privada.

Obs.: a Instrução Normativa 205/88 da SEDAP é um dos principais instrumentos que rege o controle de material, tanto de consumo, quanto permanente, na Administração Pública Federal. Ela consta no final desta apostila e recomenda-se fortemente sua leitura.

1.1.1 Materiais de Consumo x Permanentes

Para o correto enquadramento, a Portaria nº 448, de 13/09/2002, da Secretaria do Tesouro Nacional do Ministério da Fazenda define como material permanente aquele que, em razão de seu uso corrente, não perde a sua identidade física, e/ou tem uma durabilidade superior a dois anos.

A mesma Portaria define a adoção de cinco condições excludentes para a identificação do material permanente, sendo classificado como material de consumo aquele que se enquadrar em um ou mais itens dos que se seguem:

• I – Durabilidade – quando o material em uso normal perde ou tem reduzidas as suas condições de funcionamento, no prazo máximo de dois anos;

• II – Fragilidade – material cuja estrutura esteja sujeita a modificação, por ser quebradiço ou deformável, caracterizando-se pela irrecuperabilidade e/ou perda de sua identidade;

• III – Perecibilidade – material sujeito a modificações (químicas ou físicas) ou que se deteriora ou perde sua característica normal de uso;

• IV – Incorporabilidade – quando destinado à incorporação a outro bem, não podendo ser retirado sem prejuízo das características do principal;

• V – Transformabilidade – quando adquirido para fim de transformação.

Verificadas as condições acima citadas, devem ser analisados, por fim, mais dois parâmetros que complementam a definição final da classificação:

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a) A relação custo de aquisição/custo de controle do material – previsto no item 3.1 da Instrução Normativa nº 142 DASP (Departamento Administrativo do Serviço Público), que determina, nos casos dos materiais com custo de controle maior que o risco da perda do mesmo, que o controle desses bens seja feito através do relacionamento do material (relação-carga) e verificação periódica das quantidades. De um modo geral, o material de pequeno custo que, em função de sua finalidade, exige uma quantidade maior de itens, redunda em custo alto de controle, devendo ser, portanto, classificado como de consumo;

b) Se o bem está sendo adquirido especificamente para compor o acervo patrimonial da Instituição – nestas circunstâncias, este material deve ser classificado sempre como um bem permanente.

1.2 Administração de Materiais

A partir do conceito de Administração (“empreendimento de esforços para planejar, organizar, dirigir e controlar pessoas e recursos de forma a alcançar os objetivos organizacionais”), conclui-se que a Administração de Recursos Materiais é o conjunto de atividades que tem por objetivo planejar, coordenar e controlar os materiais adquiridos e usados por uma organização com base nas especificações dos produtos.

A importância da administração de materiais pode ser facilmente percebida quando os bens necessários não estão disponíveis no momento exato para atender as necessidades de mercado. Os problemas gerados por essa falha têm grande impacto na organização.

Um sistema de materiais deve estabelecer uma integração desde a previsão de vendas, passando pelo planejamento de programa-mestre de produção, até a produção e a entrega do produto final. Deve estar envolvido na alocação e no controle da maior parte dos principais recursos de uma empresa: instalações, equipamentos, recursos humanos, matérias-primas e outros materiais.

Por isso, diz-se que a Administração de Materiais é um conjunto de atividades que tem por finalidade o abastecimento de materiais para a organização no tempo certo, na quantidade certa, na qualidade solicitada e ao menor custo possível.

Segundo Dias (2009), uma tradicional organização de um sistema de materiais pode ser dividi-da nas seguintes áreas de concentração: controle de estoques; compras; almoxarifado; plane-jamento e controle da produção; importação; transportes e distribuição.

• Controle de estoques: o estoque é necessário para que o processo de produção/vendas da empresa opere com um número mínimo de preocupações e desníveis. Os materiais em estoque podem ser de três tipos básicos: matéria-prima, produtos em fabricação e produtos acabados. O setor de controle de estoque acompanha e controla o nível de estoque e o investimento financeiro envolvido.

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• Compras: preocupa-se sobremaneira com o estoque de matéria-prima e de todos os insumos necessários para sua produção ou comercialização. E da responsabilidade de compras assegurar que as matérias-primas, material de embalagem e peças exigidas pela produção estejam à disposição nas quantidades certas, nos períodos desejados, nas especificações corretas e com o menor preço. Compras não somente é responsável pela quantidade e pelo prazo, mas também precisa realizar a compra em preço mais favorável possível, já que o custo desses insumos é componente fundamental no custo do produto.

• Almoxarifado: também chamado de armazém ou depósito, é o responsável pela guarda física dos materiais em estoque, com exceção dos produtos em processo. E o local onde ficam armazenados os materiais, incluindo os entregues pelos fornecedores, para atender à produção.

• Planejamento e Controle da Produção(PCP): responsável pela programação e pelo controle do processo produtivo. Em algumas empresas ele não se encontra subordinado à área de materiais, e sim à de produção. Porém, já se encontra em evolução a ideia de que o PCP deve ficar subordinado à área de materiais. E um setor bastante específico e muito técnico, dependendo principalmente do tipo de processo.

• Importação: compreende a realização de uma compra, só que no exterior. Devido ao excesso de legislação muito especializada e por ser uma atividade compradora, o setor de importação subordina-se à área de materiais. E o responsável por todo o processo de importação de mercadorias, inclusive o desembaraço aduaneiro. Em alguns casos também acompanha e realiza o processo de exportação, que é uma venda; não realiza a venda, mas o processo legal-administrativo da exportação.

• Transporte e Distribuição: a colocação do produto acabado nos clientes e as entregas das matérias-primas na fábrica são de responsabilidade do setor de transportes e distribuição. E nesse setor que se coordena a administração da frota de veículos, e/ou onde também são contratadas as transportadoras que prestam serviços de entrega e coleta.

Viana (2006) afirma que os principais processos envolvidos na administração de materiais são: cadastramento, gestão, compras, recebimento, almoxarifado e inventário físico.

A figura a seguir mostra a relação entre os processos.


• Cadastramento tem como objetivo registrar os materiais necessários para a operação e manutenção da organização, além de elaborar catálogos que são utilizados por outros se-tores.

• Gestão utiliza técnicas que possibilitam o equilíbrio entre estoque e consumo, além de de-finir níveis de ressuprimento e acompanhar sua evolução.

• Compras tem a finalidade de suprir as necessidades da organização por meio da aquisição de materiais e de serviços, atentando para as melhores condições comerciais e técnicas.

• Recebimento busca o desembaraço dos materiais adquiridos o mais rápido possível, con-trolando a quantidade, o prazo, o preço e a qualidade do material entregue.

• Almoxarifado é responsável por garantir a guarda dos materiais, preservando a integridade destes até que sejam consumidos.

• Inventário físico é a auditoria de estoques que ficam em poder do almoxarifado, visando garantir a confiabilidade e exatidão dos registros físicos e contábeis.

Dentro desses processos, são realizadas atividades como Programação de entregas, Transpor-tes, Controle e Manutenção dos estoques, Armazenagem e Manuseio de Materiais, Processa-mento do pedido dos clientes, Programação do Produto, Embalagem de Proteção e Manuten-ção da Informação.

Todas essas atividades devem ser feitas da forma mais eficiente e econômica possível.

A seguir, uma figura representativa de algumas das atividades da Administração de Materiais.

Com o passar do tempo, o enfoque da Administração de Materiais mudou do tradicional “pro-duza, estoque e venda” para um conceito mais abrangente que envolve “definição do mercado, planejamento do produto e apoio logístico”.



Cabe à Logística: planejar, executar e controlar o fluxo e o armazenamento de matérias-primas, produtos semiacabados e acabados; gerir as informações relativas a estes materiais desde o pedido até a entrega ao cliente; e adequar as atividades para atender o nível de serviço exigido.

Em suma, os objetivos principais da administração de recursos materiais são:

• Preço Baixo: reduzir o preço de compra implica aumentar os lucros, se mantida a mesma qualidade.

• Alto Giro de Estoque: implica melhor utilização do capital. Reduz o valor do capital parado.

• Baixo Custo de Aquisição e de Posse: dependem fundamentalmente da eficácia das áreas de controle de estoques, armazenamento e compras.

• Continuidade de Fornecimento: é resultado de uma análise criteriosa quando da escolha dos fornecedores. Os custos de produção, expedição e transportes são afetados diretamen-te por este item.

• Consistência de Qualidade: a área de materiais é responsável pela qualidade de materiais e serviços provenientes de fornecedores externos.

• Qualificação, ou Maximização do uso dos recursos: otimização do uso dos recursos, evitan-do ociosidade e obtendo melhores resultados com a mesma despesa, ou mesmo resultado com menor despesa – em ambos os casos o objetivo é obter maior lucro final.

• Relações Favoráveis com Fornecedores: a posição de uma empresa no mundo dos negócios é, em alto grau, determinada pela maneira como negocia com seus fornecedores.

• Bons registros: são considerados como o objetivo primário, pois contribuem para o papel da administração de material, na sobrevivência e nos lucros da empresa, de forma indireta.

A soma de todos estes fatores gera um bom Nível de Serviço (que é a soma dos parâmetros de qualidade de um produto oferecido por uma organização – prazo combinado/atendido, confia-bilidade, integridade da carga, atendimento etc.) e aumenta o Capital de Giro (capital disponí-vel para a organização investir).


Questões

1. (26845) CESPE – 2012 – GESTÃO DE MA-TERIAIS – ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS Processo de Gestão de Materiais, Conceitos Básicos de Estoque, Gestão de Estoques

Acerca da administração de materiais, julgue o item que segue.

A gestão ou administração dos estoques é responsável por equilibrar as necessidades de recursos das organizações.

( ) Certo ( ) Errado

2. (26855) CESPE – 2012 – GESTÃO DE MA-TERIAIS – ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS Processo de Gestão de Materiais

A respeito da função administração de recursos materiais, julgue o item a seguir.

A administração de materiais pode ser con-ceituada como um sistema integrado que garante o suprimento da organização, no tempo oportuno, na quantidade necessária, na qualidade requerida e pelo menor custo.



A respeito da administração de recursos materiais, julgue o item que se seguem.

A área de administração de materiais pode atuar como conciliadora de interesses con-flitantes entre as áreas de vendas e de ad-ministração financeira, uma vez que de-senvolve técnicas de planejamento para garantir 100% da entrega dos pedidos reali-zados pelos clientes.


4. (26812) CESPE – 2013 – GESTÃO DE MATE-RIAIS – ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS – Processo de Gestão de Materiais

A respeito da administração de recursos materiais, julgue o item que segue.

A classificação de materiais e o gerencia-mento dos estoques são funções usualmen-te exercidas pelo sistema de administração de materiais.




Nos dias atuais, a administração de mate-riais caracteriza-se como um conjunto de atividades orientadas a evitar a falta e a desmobilização dos estoques.



Com referência à gestão de materiais, julgue o item a seguir.

Os principais problemas relativos à admi-nistração de materiais são: a má localização dos estoques, o armazenamento inadequa-do, os erros de cálculo nos relatórios de en-trada e saída de materiais, os erros gerados no recebimento, o esquecimento e atraso na emissão de documentos relativos à en-trada e saída de material e a inadequação nos procedimentos de contagem física.




No que se refere à administração de mate-riais, julgue o item a seguir.

Qualidade do material, quantidade neces-sária, prazo de entrega, preço e condições de pagamento são pré-requisitos da admi-nistração de materiais para abastecer, conti-nuamente, determinada empresa com ma-terial necessário para suas atividades.



Acerca de classificação de materiais, gestão de estoques, critérios e técnicas de armaze-nagem, julgue o item seguinte.

Uma das metas da gerência financeira é a minimização dos estoques; para a gerên-cia de vendas, ao contrário, é desejável um estoque elevado, para melhor atender aos clientes.


9. (82806) CESPE – 2014 – GESTÃO DE MATE-RIAIS – ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS – Processo de Gestão de Materiais, Logística

Julgue o item subsequente, com relação às compras em geral e às compras no setor pú-blico.

Os elementos de pós-transação, componen-tes do nível de serviço logístico, são serviços necessários para apoiar os clientes com re-lação aos produtos já entregues, como de-voluções, solicitações e reclamações.



No que se refere à administração de recursos materiais, julgue o item subsequente.

O retorno de capital, indicador da eficiência da gestão de estoques de uma organização, é calculado por meio da multiplicação do lucro anual pelo capital total em estoque.



Polícia Federal – Agente Administrativo – Direito Administrativo – Profª Tatiana Marcello

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Gabarito: 1. (26845) Certo 2. (26855) Certo 3. (26811) Certo 4. (26812) Certo 5. (26814) Errado 6. (44034) Certo 7. (44084) Certo 8. (82798) Certo 9. (82806) Certo 10. (82745) Errado


2. COMPRAS

O termo compra pode ser definido como a aquisição de um bem ou de um direito pelo qual se paga um preço estipulado.

O setor de Compras foi, por muito tempo, visto como um setor burocrático da organização, como uma área de apoio, simplesmente como uma executora de procedimentos operacionais, sem grandes resultados para a eficiência organizacional. Mas as organizações perceberam que a compra de produtos e de serviços representava um fator de sucesso para a competitividade, pois a boa execução do processo de compra podia proporcionar uma expressiva redução nos custos e, por conseguinte, melhoras expressivas nos lucros ou nos benefícios gerados.

O setor de Compras, então, passou a desempenhar uma atividade estratégica para os resulta-dos da organização. A maioria das organizações possuem equipes próprias com funcionários especializados nesta área.

O objetivo principal do setor é conseguir comprar todos os produtos e serviços necessários para o funcionamento da organização, tendo como requisitos a melhor qualidade possível, a quantidade correta, a entrega no prazo estabelecido, com preço compatível com o mercado (ou menor, uma situação comum em licitações).

Para que estes objetivos sejam atingidos, deve-se buscar alcançar as seguintes metas funda-mentais:

• Atender ao cronograma de produção, através do fornecimento contínuo de materiais;

• Coordenar o fluxo com economia para a organização e o mínimo de investimento em estoques, sem comprometer a segurança da produção;

• Comprar com prazos de pagamento superiores à velocidade das vendas, reduzindo a necessidade de capital imobilizado.

• Evitar multiplicidade de itens similares, desperdício, deterioração e obsolescência;

• Adquirir os materiais conforme especificações, a baixo custo e sem prejuízo à qualidade;

• Procurar as melhores condições e garantir competitividade e credibilidade para a organização, sempre mediante negociações justas;

• Analisar/avaliar os fornecedores e buscar parcerias de longo prazo, visando ao crescimento mútuo e formando cadeias de suprimento.

2.1. Etapas do Processo

A lógica do processo de compras leva em conta:

• O que comprar? Estudo dos materiais. Depende da especificação/descrição, de acordo com as necessidades de quem solicitou.

• Quanto e quando comprar? Análise econônima, de custos e de preços. E influenciada pela demanda, disponibilidade financeira, capacidade de armazenamento e prazo de entrega.

• Onde comprar? Análise de fornecedores (cadastrados ou não), pesquisa de mercado.



• Como comprar? Análise administrativa. Seguindo as normas de compras da organização (política de compras), que geralmente define a competência para comprar, os tipos de aquisição, os formulários, as rotinas etc.

Para que a compra seja efetuada, deve-se: escolher os fornecedores aptos, negociar os preços e as condições de compra, estabelecer os contratos, elaborar as ordens de compra, proceder todos os passos para o correto recebimento dos produtos e serviços comprados e, por fim, pagar os produtos e serviços recebidos.

O fluxo sintético do processo de compras é o seguinte:

1. Preparação do processo: inclui o recebimento do pedido (requisição de compra) e dos diversos documentos necessários para a montagem do processo;

2. Planejamento de compra: indicação de fornecedores (do cadastro ou não) e elaboração das condições gerais e específicas para a contratação;

3. Seleção de Fornecedores: seleção para a concorrência, levando em conta a avaliação do desempenho de acordo com os critérios adotados;

4. Concorrência: expedição da consulta; recebimento e análise das propostas; negociações com os fornecedores;

5. Contratação: julgamento, negociação com o vencedor e adjudicação do pedido;

6. Controle de entrega: acompanhamento (follow up – seguimento) para assegurar que a entrega do material será feita dentro dos prazos estabelecidos e na quantidade e qualidade negociadas; recebimento e verificação do material; pagamento e encerramento do processo.

O Setor de Compras deve interagir intensamente com os demais departamentos da organização – recebendo e processando informações – bem como os alimentando de informações úteis às suas tomadas de decisão.

2.2. Organização do setor de compras

Os princípios fundamentais de organização são:

• Autoridade para compra;

• Registro de compras, de preços, de estoques e de consumo; • Cadastro de fornecedores;

• Arquivos de especificações e catálogos.

As atividades típicas na organização de um setor de Compras envolvem basicamente pesquisa, aquisição e gestão.


a) Pesquisa

• Estudo do mercado • Estudo dos materiais • Análise econômica e de custos • Análise de materiais alternativos, de embalagens e de transportes • Investigação e/ou desenvolvimento das fontes de fornecimento • Criação de diretrizes e normas para as aquisições

b) Aquisição (ações de suprimento)

• Conferência das requisições de compras • Cotação e decisão sobre compras • Negociação de contratos • Efetuar encomendas • Acompanhar o recebimento e o pagamento (diligenciamento, follow-up)

c) Gestão/Administração

• Manutenção de estoques baixos • Transferência de materiais • Cuidados com excessos e obsolescência • Desenvolvimento e orientação dos compradores • Integração com outras áreas da organização • Intercâmbio de informações com áreas e fornecedores • Avaliação do desempenho dos fornecedores

Além de atividades típicas, há outras que são compartilhadas com demais setores:

• Determinação de fabricar ou de comprar • Padronização e normalização • Especificação e substituição de materiais • Testes de qualidade • Recebimento e controle de estoques • Programas de produção

2.2.1. Centralização x Descentralização

Em quase todas as empresas mantém-se um departamento especializado pelas compras, ou então um comitê composto por pessoas de diversas áreas.

De modo geral, a centralização apresenta as seguintes vantagens:

• Visão do todo quanto à organização do serviço;

• Análise do mercado com eficácia, em virtude da especialização do pessoal no serviço de compras;



• Melhor controle das verbas e dos materiais em estoque;

• Redução dos preços pela aquisição em escala (compra em maior quantidade);

• Facilitação do relacionamento estratégico com fornecedores;

• Homogeneidade na qualidade dos materiais;

Caso seja adotado um comitê de compras, outras vantagens são agregadas:

• As decisões tornam-se mais técnicas;

• O nível de pressões sobre compras é mais baixo, melhorando as relações dos compradores com o pessoal interno e os vendedores;

• A coparticipação das áreas cria um ambiente favorável para melhor desempenho tanto do ponto de vista político, como profissional.

Apesar dessas vantagens, em certos tipos de compras é mais aconselhável a aquisição descen-tralizada. A empresa que possui unidades em diversos locais/regiões não deve necessariamen-te centralizar compras em um único local. Neste caso, pode-se regionalizar as compras visando a um atendimento mais rápido, a um custo menor de transporte ou mesmo ao atendimento de uma demanda específica da região.

Pontos importantes a serem considerados para a descentralização:

• Distância geográfica;

• Tempo necessário para a aquisição – flexibilidade proporcionada pelo menor tempo de tramitação do processo, provocando menos faltas no estoque.

• Facilidade de diálogo e relacionamento direto com os fornecedores – coordenação, agilida-de e adequação da compra;

• Estoque menor e com uma variedade mais adequada, devido às peculiaridades regionais de qualidade e quantidade;

2.2.2. Fazer ou Comprar (make or buy)

Outra questão importante envolve a decisão entre produzir ou comprar.

Verticalização: é a estratégia que prevê que a empresa tentará produzir internamente tudo o que puder. Foi predominante nos primórdios da industrialização, quando as grandes empresas praticamente produziam tudo que usavam nos produtos finais, ou detinham o controle acionário de outras empresas que produziam os seus insumos. Exemplo: a Ford, no início do séc. XX, produzia o aço, o vidro, os pneus e outras dezenas de componentes para a fabricação dos seus automóveis.

Horizontalização: estratégia de comprar de terceiros o máximo possível dos serviços necessários e dos itens que compõem o produto final. E uma grande tendência, sendo utilizada pela maior parte das empresas modernas. Hoje em dia há uma grande expansão no setor de terceirização e de parcerias. Importante: geralmente não se terceiriza os processos fundamentais (finalísticos, core process), por questões de estratégia, tecnológica, qualidade do produto e responsabilidade final sobre ele.


2.2.3. Perfil do comprador

E necessário que as pessoas que trabalham nesta área estejam muito bem informadas e atu-alizadas, além possuírem conhecimentos técnicos e habilidades interpessoais, como poder de negociação, facilidade de trabalhar em equipe, boa comunicação, capacidade de gestão de con-flitos e amplo conhecimento logístico.

O comprador moderno: vê a função como estratégica e geradora potencial de lucro; acredita que deve contribuir para os planos de longo prazo da organização; utiliza ferramentas de pla-nejamento; possui metas bem definidas para atingir objetivos; é criativo e colabora com outras áreas da empresa.

Quanto aos conhecimentos técnicos, estes englobam logística, finanças, tecnologia, legislação e características dos produtos a serem comprados pela organização.

Embora existam elementos de disputa ligados ao processo de compras, a negociação não é uma competição na qual um perde e outro ganha. Uma boa negociação é baseada em credibili-dade, confiança e ética, e ocorre quando todas as partes envolvidas saem ganhando.

Isto deixa claro que a habilidade técnica em negociar possui o mesmo grau de importância que a habilidade interpessoal (identificação do perfil próprio e do outro negociador).

2.3. Modalidades de compra

Não há como definir um modelo padrão para o setor de compras, mas encontra-se na literatura algumas características comuns inerentes a um sistema adequado de compras. São elas:

• Sistema de compras a três cotações: objetiva partir de um número mínimo de cotações para buscar e incentivar novos fornecedores. Uma pré-seleção qualificada dos concorrentes é essencial para evitar dispêndio de tempo.

• Sistema de preço objetivo: o conhecimento prévio do preço justo ajuda nas decisões do comprador, proporciona uma dupla verificação e mostra a realidade do mercado.

• Duas ou mais aprovações: no mínimo duas pessoas envolvidas em cada decisão da escolha de um fornecedor. Isso protege os interesses da empresa e também dá mais segurança e respaldo aos compradores.

• Documentação escrita: documentos e contratos (em papel ou digitais) são necessários para registrar os acordos comerciais e para garantir os níveis de serviço acordados.

Há três situações de compra típicas:

• Nova compra – o comprador adquire um produto ou serviço pela primeira vez e precisa de-cidir sobre: especificações do produto; amplitude de preços; condições e prazos de entrega e pagamento; condições de serviço; quantidade necessária; fornecedores aprovados; etc.

• Recompra simples – reposição – o comprador encomenda sistematicamente o mesmo produto e o fornecedor é escolhido a partir de uma lista de fornecedores aprovados.



• Recompra modificada – o comprador altera as características, os preços, os prazos preten-didos para entrega etc. Os fornecedores habituais tomam medidas para proteger a conta, visto que esta situação constitui uma oportunidade de negócio para os seus concorrentes.

Quanto ao seu trâmite, a compra pode ser exercida, basicamente, por meio normal, ou em caráter de emergência.

Compra normal: procedimento adotado quando o prazo for compatível para obter as melhores condições comerciais e técnicas na aquisição de materiais.

Compra de emergência: acontece quando há falha na elaboração do planejamento, ou quando ocorrem imprevistos. Ela é dispendiosa, pois acarreta a passagem direta do processo de compra, sem verificação de concorrência e outras etapas, gerando um preço de aquisição elevado em relação aos da compra normal.

Muitas organizações adotam a compra por meio de contratos de longo prazo, ou Compras Contratadas, que pode ser considerado um avanço em relação à compra normal, pois advém de maior planejamento. Essa vigência de contrato por maior período equivale à compra de um grande lote e garante preços unitários mais baixos. Além disso, reduz a imobilização em estoques, em decorrência da redução dos níveis de segurança, havendo casos em que eles serão totalmente eliminados; simplifica os procedimentos de compras com a eliminação de coletas de preços, consultas, análise de propostas e emissão de autorização de fornecimento para cada pedido de reposição; amplia o poder de negociação e, consequentemente, as vantagens obtidas na compra, em decorrência das maiores quantidades envolvidas; reduz os atrasos nas entregas em face da programação. E muito utilizada na indústria, para fornecimento de matéria-prima e no comércio, para compras de mercadorias especiais, modelos exclusivos ou produtos novos ainda não lançados no mercado.

Quanto ao objetivo, há basicamente dois tipos de compra:

• Compra para investimento – bens e equipamentos que compõem o ativo da empresa (Recursos Patrimoniais).

• Compras para consumo – matérias-primas e materiais destinados à produção, incluindo-se a parcela de material de escritório. As compras para consumo podem ser subdivididas em:

• material produtivo – que integra o produto final

• material improdutivo – não integra o produto

Em função do local onde os materiais estão sendo adquiridos, ou de suas origens, a compra pode ser classificada como: Compras Locais e Compras por Importação.

Quanto à formalização, as compras podem ser:

• Compras Formais – aquisições de materiais em que é obrigatória a emissão de um documento de formalização de compra.

• Compras Informais – aquelas que, por seu pequeno valor, não justificam maior processa-mento burocrático.


Outros tipos:

• Compras Especulativas – Feitas para especular com possível alta de preços, sem uma ne-cessidade sentida. E perigosa, pois além de comprometer o capital de giro, pode acarretar prejuízos para a empresa caso não ocorra a prevista alta de preços.

• Compras Antecipadas – Feitas para atender as reais necessidades de vendas da empresa para determinado período de tempo. O planejamento de compra é imprescindível nesta modalidade, que é a mais indicada, pois são realizadas obedecendo a um programa defini-do pela empresa.

2.4. Condições de Compra

Prazos: mesmo não sendo de responsabilidade do setor de compras a definição dos prazos necessários para que o material esteja no estoque, é de sua competência o esforço máximo para que os prazos sejam cumpridos.

Frete: representa parcela significativa do preço do produto, por isso deve ser analisado com cuidado. Duas condições frequentes são: FOB (Free on Board) – na qual o comprador assume todos os riscos e custos com o transporte da mercadoria assim que ela é colocada a bordo do meio de transporte; CIF (Cost, Insurance and Freight) – o fornecedor é responsável por todos os custos e riscos com a entrega da mercadoria, incluindo o seguro e o frete.

Embalagem: deve ser adequada para o transporte seguro do produto, sem excessos que tornem o preço abusivo.

Pagamento e desconto: faz parte de uma boa compra buscar melhores condições de pagamento. Pode-se conseguir descontos por quantidade, pagamento à vista, recompras etc.

2.5. Cadastro de fornecedores

Um dos processos primordiais do setor de Compras é o Cadastro de Fornecedores, quando então existem condições de escolher o fornecedor ou prováveis fornecedores de determinado produto. Através desse Cadastro é que se realiza a seleção dos fornecedores que atendam às condições básicas de uma boa aquisição: preço, prazo para entrega, prazo de execução, qualidade e condições de pagamento.

O setor de Compras geralmente possui dois tipos de cadastro, um por fornecedor e outro por tipo de material:

• O Cadastro de Material possui fichas em que se identificam os fornecedores aprovados e dos quais se pode adquirir.

• O Cadastro de Fornecedor reúne fichas de diversos fornecedores (potenciais ou efetivos), contendo seus dados cadastrais e especificando os materiais que fabricam, ou que representam.



No caso de um fornecedor efetivo/habitual, o serviço de compras deverá manter uma docu-mentação informativa sobre o comportamento desse fornecedor, a partir do momento em que ele passe a suprir normalmente a empresa. Tal documento deve permitir uma consulta rápida e objetiva, seja pelos compradores, seja pelos administradores da empresa, possibilitando a tomada das seguintes providências:

• Eliminação – agir com segurança no momento de eliminar um fornecedor, esclarecendo à empresa as razões devidamente documentadas de tal ação;

• Explicações – esclarecer a fornecedores idôneos as razões da preferência por outro forne-cedor e solicitar que reforcem a qualidade do fornecimento;

• Controle – acompanhar as condições de fornecimento ao logo do tempo (os recebimentos, as devoluções, as alterações ou variações de preço e condições de pagamento, os cancela-mentos e as alterações de prazos de entrega etc.)

• Orientação – fornecer subsídios ao comprador para reforçar sua posição na negociação de um novo pedido. Poderão ser impostas condições ao fornecedor para corrigir deficiências observadas em fornecimentos anteriores.

2.5.1. Classificação dos fornecedores

Podemos classificar como fornecedor toda empresa interessada em suprir as necessidades de outra quanto a serviços, produtos, matérias-primas, mão de obra etc.

Uma classificação básica e bastante genérica de fornecedores é:

• Monopolista: fabricantes de produtos exclusivos, também chamados de “apanhadores de pedidos”, pois não precisam se preocupar em vender.

• Habituais: aqueles que sempre são consultados em uma coleta de preços, pois possuem produtos padronizados e bastante comerciais. Dão maior atenção aos clientes, pois geralmente há grande concorrência.

• Especiais: prestam serviços ou cedem mão de obra ocasionalmente, quando é necessário um trabalho especializado ou equipamento/maquinário especial.

Esta classificação é bastante genérica e acadêmica, mas existem outras características que classificam um fornecedor:

• Se é um fabricante, revendedor, distribuidor, ou representante;

• Se o produto a ser adquirido é especial ou de linha normal;

• Se todo o processo de fabricação é realizado internamente, não dependendo de terceiros;

• Se existem lotes mínimos de fabricação ou independente das quantidades vendidas;

• Grau de assistência técnica;

• Análise de capacidade de produção e qualidade dos produtos fornecidos anteriormente;

• Análise da procedência da matéria-prima e qualidade.


Com exceção de fornecedores do tipo monopolista, é recomendando que o setor de Compras mantenha em seu cadastro um registro de no mínimo três fornecedores para cada tipo de material/serviço, como forma de não depender do fornecimento de apenas uma fonte, sem qualquer alternativa. Essa ação gera maior segurança no ciclo de reposição de material e no fornecimento do serviço; maior liberdade de negociação e consequentemente um potencial de redução de preço de compra; maiores oportunidades de os fornecedores se familiarizarem com as necessidades da empresa.

Existem algumas situações em que não há vantagens em trabalhar com mais de um fornecedor, são os casos dos Fornecedores Monopolistas, das situações de produtos patenteados ou de processo de fabricação exclusivo. Uma das alternativas bastante utilizadas são as alternâncias de fornecedores, reciclando-os a cada determinado período.

Podemos classificar a estratégia de compras baseada nos fornecedores da seguinte forma: sin-gle sourcing, multiple sourcing, global sourcing.

• Single sourcing – ocorre quando a organização opta por trabalhar com fornecedores exclu-sivos para um determinado produto ou vários produtos.

• Multiple sourcing – a organização faz a opção por trabalhar com vários fornecedores para um mesmo produto, com uma rede constituída de poucos fornecedores diretos (de primei-ro nível) e uma base maior de fornecedores indiretos, que “fornecem para seus fornecedo-res” (de segundo e terceiro níveis).

• Global sourcing – a organização opta por trabalhar com fornecedores internacionais, po-dendo fazer um mix de global sourcing com single sourcing ou global sourcing com multiple sourcing.

2.5.2. Seleção e avaliação de fornecedores

Selecionar fornecedores é reunir um grupo que preencha todos os requisitos básicos e suficientes, dentro das normas e padrões pré-estabelecidos como adequados.

São utilizados critérios políticos, técnicos e legais com o objetivo principal de encontrar fornecedores que possuam condições de oferecer os produtos necessários dentro das quantidades, dos padrões de qualidade requeridos, no tempo determinado, com preços menores e/ou competitivos e nas melhores condições de pagamento.

Além disso, espera-se que os fornecedores selecionados sejam confiáveis como uma fonte de abastecimento contínua e ininterrupta.

2.5.3. Etapas da seleção e avaliação

1. Levantamento e Pesquisa de Mercado

Estabelecida a necessidade da aquisição para determinado material, é necessário levantar e pesquisar fornecedores em potencial. O levantamento poderá ser realizado através dos se-guintes instrumentos: cadastro de fornecedores já existente, edital de convocação; guias co-merciais e industriais; catálogos de fornecedores; revistas especializadas; etc.



2. Análise e Classificação

O comprador funciona como interface entre o provável fornecedor e a empresa, ou seja, coleta dados e informações cadastrais, visita às instalações, recebe amostra do produto a ser forneci-do e faz avaliações de acordo com as exigências da empresa. Alguns dos parâmetros de avalia-ção seriam: quanto ao preço; quanto à qualidade; quanto às condições de pagamento; quanto às condições de embalagem e transporte.

3. Avaliação de Desempenho

Esta etapa é efetuada após o preenchimento de todos os quesitos, a aprovação e o cadastra-mento. Nela, dá-se início ao fornecimento normal e faz-se o acompanhamento do fornecedor quanto ao cumprimento dos prazos de entrega estabelecidos; à manutenção dos padrões de qualidade estabelecidos; à política de preços determinada; à assistência técnica.

Pode-se classificar um bom fornecedor quando ele é honesto e justo em seus relacionamentos com os clientes, tem estrutura e experiência suficiente e tem condições de satisfazer as especi-ficações do comprador.

2.5.4. Fatores considerados para escolha de fornecedores

• Habilidade técnica – O fornecedor tem a habilidade técnica para produzir ou fornecer o produto desejado? Tem um programa de desenvolvimento e melhoria para o produto? Pode auxiliar na melhoria dos produtos?

• Capacidade de produção – a produção deve ser capaz de satisfazer às especificações do produto de forma consistente, gerando o menor número possível de defeitos.

• Confiabilidade – boa reputação e financeiramente sólido. Uma atmosfera de mútua con-fiança e a garantia de que o fornecedor tem solidez financeira para permanecer no negócio.

• Serviço pós-venda – se o produto tem natureza técnica, ou necessitará de peças de repo-sição ou apoio técnico, o fornecedor deve ter um bom serviço de atendimento pós-venda.

• Localização – algumas vezes é desejável que o fornecedor esteja próximo ao comprador, ou pelo menos que mantenha um estoque local. Uma localização próxima auxilia na redução dos tempos de entrega e significa que os produtos em falta podem ser entregues rapida-mente.

• Preço – deve ser capaz de oferecer preços competitivos. Isso não significa necessariamente o menor preço.

• Outras considerações – algumas vezes, outros fatores, tais como termos de crédito, negó-cio recíproco e disposição do fornecedor devem ser considerados.


Questões

1. (14581) CESPE – 2013 – GESTÃO DE MATE-RIAIS – ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS – Compras

Na organização de compras, é imprescindível conhecer os registros de compras, preços, estoques, consumo e fornecedores.



Em uma empresa que adote a descentrali-zação de compras, cada uma das unidades dessa empresa terá um órgão de compras próprio para o atendimento de suas neces-sidades.



Julgue o item que segue, relativo a gestão de materiais.

Denomina-se verticalização o processo em que a empresa se torna seu próprio forne-cedor, passando ela própria a produzir inter-namente suas matérias-primas, para evitar a dependência de fornecedores externos.



Com relação à administração de recursos materiais, julgue o item a seguir.

No ciclo de compras, o seguimento e a en-trega são responsabilidades do departa-mento de recepção, que deve monitorar e assegurar prazos de entrega e tomar even-tuais medidas corretivas.



Com referência à função suprimento, julgue o item a seguir.

O objetivo principal da área de gestão de com-pras é assegurar o suprimento dos bens e ser-viços necessários às atividades da empresa. O setor de compras planeja e coordena o pro-cesso de aquisição de materiais, além de con-trolar o estoque de matéria-prima. A seleção de fornecedores é a última etapa da gestão de compras, pois as outras demandas da área in-dependem do tipo de fornecedor escolhido e possuem nível maior de prioridade.


6. (44086) CESPE – 2013 – GESTÃO DE MA-TERIAIS – ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS Compras


Segundo o Tribunal de Contas da União, para que haja aplicação e obtenção dos princípios gerenciais da eficácia, da eficiência e da eco-nomicidade na gestão dos recursos organiza-cionais, é necessário que a instituição adote uma visão mais funcional e departamentali-zada no processo de compras/contratação.



7. (59785) CESPE – 2014 -GESTÃO DE MATE-RIAIS – ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS – Compras

No que se refere a compras de recursos ma-teriais, julgue o item subsecutivo.

Os registros de compra, de preço e de for-necedores constituem etapas do processo de compras de uma empresa.


8. (59788) CESPE – 2014 – GESTÃO DE MATE-RIAIS – ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS – Compras, Noções de Gestão Patrimonial


Cabe à área de compras a responsabilidade do controle dos bens patrimoniais da empresa.



No que se refere ao cadastro de fornecedo-res, julgue o próximo item.

O departamento de compras deve manter regularmente em seu cadastro um registro de no mínimo três fornecedores para cada tipo de material, principalmente daque-les fornecedores do tipo monopolista, com produtos de difícil encomenda.



No que se refere ao cadastro de fornecedo-res, julgue o próximo item.

A seleção de fornecedores, uma atividade secundária do processo de compras, não afeta diretamente a qualidade do produto e do serviço final.


11. (82807) CESPE – 2014 – GESTÃO DE MA-TERIAIS – ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS Compras

Julgue o item subsequente, com relação às compras em geral e às compras no setor pú-blico.

Para maior eficácia no processo de compras, o setor de compras deve manter arquivos com registros da vida dos produtos, desde o momento das cotações até as entradas da mercadoria na empresa compradora.




E desnecessária aos profissionais que atu-am na área de compras a aquisição de co-nhecimentos amplos das características dos produtos, ou das fases de fabricação dos itens comprados.


13. (107719) CESPE – 2015 – GESTÃO DE MATE-RIAIS – ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS – Conceitos Básicos de Estoque, Compras, Re-cebimento, Armazenagem e Movimentação

Sabendo que a armazenagem e o controle de materiais são atividades de grande rele-vância para que o processo eleitoral trans-corra de forma adequada, com garantia da qualidade do serviço prestado ao cidadão, assinale a opção correta.

a) As requisições de materiais são utiliza-das na entrada das compras para o con-trole dos materiais recebidos pelos for-necedores.

b) O controle das quantidades de materiais disponíveis cabe à gestão de estoques, enquanto a verificação de itens obsole-tos e da necessidade de devoluções aos fornecedores são de responsabilidade do departamento de qualidade.



c) E adequado armazenar os materiais de consumo do órgão público em gavetas, prateleiras e baias, conforme as carac-terísticas e as necessidades de uso des-ses materiais.

d) A atividade de recebimento de mate-riais tem como finalidade a verificação dos valores das notas fiscais e o envio das faturas para o setor de contas a pa-gar.

e) A verificação completa e precisa dos materiais recebidos em um tribunal eleitoral é a etapa do processo de rece-bimento e armazenagem denominada aprovação de compras e das faturas a pagar.


A respeito dos procedimentos de compras e aquisições nas organizações, julgue o item que se segue.

Apenas os fornecedores de determinado produto constantes de um cadastro devem ser contatados para a cotação no caso de eventual fornecimento.



A análise de fornecedores executada pelo setor de compras de uma organização deve incluir os fornecedores ativos e os poten-ciais.





Gabarito: 1. (14581) Certo 2. (14599) Certo 3. (26821) Certo 4. (44043) Errado 5. (44085) Errado 6. (44086) Errado 7. (59785) Certo 8. (59788) Errado 9. (82804) Errado 10. (82805) Errado 11. (82807) Certo 12. (82763) Errado 13. (107719) C 14. (108365) Certo 15. (81735) Certo



3. CONCEITOS BÁSICOS DE GESTÃO DE ESTOQUES

Os estoques são materiais e suprimentos que uma organização mantém, seja para vender, seja para fornecer insumos ou suprimentos para a produção.

Pode-se definir estoque como: objetos, itens para uma futura utilização, para suprir algum tipo de necessidade. Também pode ser uma reserva para a utilização em um período de tempo con-veniente.

As principais funções do estoque são:

a) Garantir o abastecimento de materiais, neutralizando os efeitos de demora ou atraso no fornecimento de materiais, sazonalidade no suprimento, riscos de dificuldade no forneci-mento.

b) Proporcionar economias de escala pela compra ou produção em lotes econômicos, pela flexi-bilidade do processo produtivo, pela rapidez e eficiência no atendimento às necessidades.

O objetivo básico do controle de estoques é evitar a falta de material e, ao mesmo tempo, evi-tar estoques excessivos às reais necessidades da empresa (pois esses estoques representam um alto custo).

O controle, portanto, procura manter em equilíbrio a relação entre capital investido, disponibi-lidade de estoques, custos incorridos e necessidades de consumo ou demanda.

A gestão de estoques preocupa-se com:

• Determinar “o que” deve constar em estoque – quantidade de itens;

• Determinar “quando” deve-se reabastecer os estoques – periodicidade;

• Determinar “quanto” é necessário para certo período – quantidade de compra;

• Informar ao departamento de compras para efetuar a aquisição do material;

• Receber e armazenar os materiais de acordo com as necessidades;

• Controlar os estoques desde sua quantidade, valor e quanto a sua posição de estoque;

• Manter o inventário atualizado, identificando os itens obsoletos e danificados para retirá-los do estoque.

Em suma, a principal função da administração de estoques é não deixar faltar materiais para a organização, porém evitando o acúmulo de materiais.

3.1. Conceitos Básicos

Estoque Mínimo (ou de Segurança) – é a menor quantidade de material a ser mantida em estoque para atender contingências não previstas. E uma quantidade morta que só é utilizada em caso de imprevistos.


Estoque Máximo – a maior quantidade de material admissível em estoque para determinado material, suficiente para o consumo em certo período, devendo-se considerar a área de armazenagem, disponibilidade financeira, imobilização de recursos, intervalo e tempo de aquisição, perecimento, obsoletismo etc. E a soma do Estoque de Segurança com a quantidade necessária de um item para suprir a organização em um período estabelecido (Lote de Compras);

• Estoque máximo = Est. Mínimo + Lote de compras

Lote de Compras (Quantidade a Ressuprir)- número de unidades a adquirir para recompor o Estoque Máximo.

Estoque médio – Nível médio de estoque em torno do qual as operações de compra e consumo de realizam. Usado para saber o giro de estoque e cobertura de estoque.

• Estoque médio = Est. Mínimo + (Lote de Compras/2)

Lead Time – Tempo de Reposição, Ressuprimento – tempo gasto desde a verificação de que o estoque precisa ser reposto até a chegada efetiva do material no almoxarifado da empresa.

Esse tempo pode ser dividido em 3 partes:

1. emissão de pedido: tempo que se leva desde a emissão do pedido de compras até ele chegar ao fornecedor;

2. preparação do pedido: tempo que leva o fornecedor para fabricar os produtos, separar, emitir faturamento e deixá-los em condições de serem transportados;

3. transportes: tempo que leva da saída do fornecedor até o recebimento pela empresa dos materiais encomendados.

Intervalo de Ressuprimento – período compreendido entre dois ressuprimentos.

Ponto de Ressuprimento (Ponto de Pedido) – nível de estoque que, ao ser atingido, determina imediata emissão de um pedido de compra, visando a recompletar o Estoque Máximo. Obtém-se somando o Estoque Mínimo com o produto do Consumo Médio Mensal pelo Tempo de Aquisição (Estoque múnimo + taxa de demanda * prazo médio de entrega).

• PP = Emin + C*t

Estoque de Antecipação – E constituído para atender as necessidades da empresa em momentos de variações conhecidos e previsíveis no consumo, entrega e produção. Ex.: sazonalidade, férias coletivas, situações climáticas.

Estoque Real – Quantidade de material existente no estoque em determinado momento.

Estoque Virtual – Estoque real mais a quantidade de encomendas em andamento.

Taxa de Cobertura – Período de tempo por quanto o estoque suportará o consumo.

Cobertura = Quantidade em estoque Quantidade a ser consumida num período



Ponto de Ruptura – Ponto em que o estoque é nulo. Ocorre quando o consumo faz o estoque chegar a zero, enquanto ainda há demanda por materiais.

3.1.1. Classificação dos Estoques

Existem diversos tipos ou nomes de estoques, que podem ser mantidos em um ou em diversos almoxarifados.

Hamilton Pozo classifica “5 tipos básicos de almoxarifado”:

Matérias-Primas: contém materiais básicos que ainda não entraram no processo de produção (não foram processados). Incluem materiais comprados, peças, componentes e subconjuntos.

Materiais em Elaboração (almoxarifado intermediário): também denominados peças em processo ou Work in Process. São materiais que estão sendo processados ao longo das diversas seções que compõem o processo produtivo da empresa, ou seja, não estão nem no estoque de matérias-primas, nem no depósito final.

Produtos Acabados: referem-se aos produtos cujo processamento foi completado, aqueles prontos para serem entregues aos consumidores.

Manutenção: peças que servem de apoio à manutenção dos equipamentos.

Auxiliares: materiais que auxiliam na transformação da matéria-prima para o produto pronto, porém, não estão inclusos nele (ferramentas de produção, lixas, óleos, etc).

Outros tipos:

Materiais Acabados: refere-se a peças isoladas ou componentes já acabados e prontos para serem anexados ao produto. São, na realidade, partes prontas ou montadas que, quando juntadas, constituirão o Produto Acabado.

em Trânsito: são os estoques que estão em trânsito entre o ponto de produção e o de estocagem/venda. Quanto maior a distância e menor a velocidade de deslocamento, maior será a quantidade de estoque em trânsito. Exemplo: produtos acabados sendo expedidos de uma fábrica para um centro de distribuição.

em Consignação: estoque de produtos que estão com um cliente externo, mas que ainda são propriedade do fornecedor. O pagamento por estes produtos só é feito quando eles são utilizados/vendidos aos clientes.

Hedge (garantia, cobertura): tem como objetivo proteger a empresa contra eventualidades que envolvem especulações de mercado relacionadas às greves, aumento de preços, situação econômica e política instáveis, ambiente inflacionário e imprevisível.


Questões

1. (14596) CESPE – 2012 – GESTÃO DE MA-TERIAIS – ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS – Conceitos Básicos de Estoque, Gestão de Estoques

Os materiais processados ao longo das di-versas seções que compõem o processo produtivo da empresa são denominados matérias-primas.

( ) certo ( ) Errado


Acerca da administração de materiais, jul-gue o item que segue.

A gestão ou administração dos estoques é responsável por equilibrar as necessidades de recursos das organizações.


3. (26846) CESPE – 2012 – GESTÃO DE MATE-RIAIS – ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS Con-ceitos Básicos de Estoque, Gestão de Estoques

Acerca da administração de materiais, jul-gue o item que segue.

Na definição do nível adequado de estoque, devem ser consideradas as necessidades de uso dos itens guardados e desconsideradas as questões financeiras envolvidas.



Acerca da administração de recursos mate-riais e patrimoniais, julgue o item a seguir.

Os materiais processados ao longo das di-versas seções que compõem o processo produtivo da empresa são denominados matérias-primas.



A respeito da função administração de re-cursos materiais, julgue o item a seguir.

O estoque mínimo representa o nível crítico do estoque de um item. Ele sinaliza para o início do processo de reposição desse item no estoque e para a parada completa na movimentação de saída dos itens remanes-centes até o fim do processo de reposição.


6. (44007) CESPE – 2014 – GESTÃO DE MATE-RIAIS – ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS – Conceitos Básicos de Estoque, Níveis de Es-toque e Reposição, Gestão de Estoques

No que se refere ao gerenciamento de esto-que e às formas de avaliação da qualidade dos materiais recebidos,

Problemas de falta de material causados por atrasos no fornecimento ou consumo ir-regular podem ser minimizados com a ado-ção do estoque mínimo.




Com referência à gestão de materiais, jul-gue o item a seguir.

Como o estoque é fundamental para o fun-cionamento de uma empresa, quanto maior for o investimento em estoque, maior será a necessidade de comprometimento e de responsabilidade de cada um dos departa-mentos da empresa na gestão de materiais.




Os estoques são previstos conforme a ne-cessidade de consumo dos itens e cabe à administração determinar sua rotatividade.


9. (82798) CESPE – 2014 – GESTÃO DE MATE-RIAIS – ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS – Processo de Gestão de Materiais, Conceitos Básicos de Estoque, Gestão de Estoques


Uma das metas da gerência financeira é a minimização dos estoques; para a gerên-cia de vendas, ao contrário, é desejável um estoque elevado, para melhor atender aos clientes.

( ) certo ( ) Errado Certo

10. (87321) CESPE – 2013 – GESTÃO DE MATE-RIAIS/ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS Con-ceitos Básicos de Estoque, Níveis de Esto-que e Reposição, Gestão de Estoques

Julgue o item seguinte, relativos a noções de administração de material.

Em um estoque, nível de segurança corres-ponde à quantidade máxima de estoque que deve existir.




Materiais que necessitam de ressuprimen-to constante demandam estocagem do tipo temporária.


12. (82745) CESPE – 2014 – GESTÃO DE MATE-RIAIS – ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS – Processo de Gestão de Materiais, Conceitos Básicos de Estoque, Gestão de Estoques

No que se refere à administração de recursos materiais, julgue o item subsequente.

O retorno de capital, indicador da eficiência da gestão de estoques de uma organização, é calculado por meio da multiplicação do lucro anual pelo capital total em estoque.


13. (107714) CESPE – 2015 – GESTÃO DE MA-TERIAIS – ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS – Inventário Físico, Compras, Conceitos Bá-sicos de Estoque

A eficiência na gestão de estoque contribui com o planejamento, o desenvolvimento e a administração das atividades de uma ins-tituição. A respeito desse assunto, assinale a opção correta.



a) O correto controle de estoques envolve a determinação de limites mínimos e máximos para cada item do estoque, a estocagem de materiais em locais pre-viamente designados e a existência de um sistema de controle de estoque.

b) O inventário contínuo de materiais, im-portante para a adequada gestão de es-toques, consiste no detalhamento das características específicas de cada ma-terial existente.

c) O controle de entrada e saída de materiais em estoque é irrelevante para instituições públicas, uma vez que o material consumi-do nas atividades profissionais não é com-putado no custo do serviço prestado.

d) Em comparação ao inventário contínuo em meio eletrônico, o inventário físi-co de materiais é mais adequado para a conferência do estoque de materiais em uma instituição.

e) A boa relação com fornecedores é im-portante para o processo de compras e para atendimento aos prazos de forne-cimento de materiais, porém não afeta a eficiência na gestão do estoque.

14. (107719) CESPE – 2015 – GESTÃO DE MATE-RIAIS – ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS – Conceitos Básicos de Estoque, Compras, Re-cebimento, Armazenagem e Movimentação

Sabendo que a armazenagem e o controle de materiais são atividades de grande rele-vância para que o processo eleitoral trans-corra de forma adequada, com garantia da qualidade do serviço prestado ao cidadão, assinale a opção correta.

a) As requisições de materiais são utiliza-das na entrada das compras para o con-trole dos materiais recebidos pelos for-necedores.

b) O controle das quantidades de materiais disponíveis cabe à gestão de estoques, enquanto a verificação de itens obsole-tos e da necessidade de devoluções aos fornecedores são de responsabilidade do departamento de qualidade.

c) E adequado armazenar os materiais de consumo do órgão público em gavetas, prateleiras e baias, conforme as carac-terísticas e as necessidades de uso des-ses materiais.

d) A atividade de recebimento de mate-riais tem como finalidade a verificação dos valores das notas fiscais e o envio das faturas para o setor de contas a pa-gar.

e) A verificação completa e precisa dos materiais recebidos em um tribunal eleitoral é a etapa do processo de rece-bimento e armazenagem denominada aprovação de compras e das faturas a pagar.

15. (108363) CESPE – 2016 – GESTÃO DE MATE-RIAIS – ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS – Conceitos Básicos de Estoque

Com relação à gestão de estoques, julgue o item seguinte.

O estabelecimento de uma política de esto-ques deve determinar o nível de flutuação dos montantes destinados ao atendimento das demandas.





Gabarito: 1. (14596) Errado 2. (26845) Certo 3. (26846) Errado 4. (26852) Errado 5. (26854) Errado 6. (44007) Certo 7. (44033) Certo 8. (44042) Certo 9. (82798) Certo 10. (87321) Errado 11. (87324) Errado 12. (82745) Errado 13. (107714) A 14. (107719) C 15. (108363) Certo



3.2. PREVISÃO DE ESTOQUES

Cada aspecto do gerenciamento de materiais está voltado para fornecer ao consumidor o pro-duto certo, na hora certa, no local certo, nas condições certas e ao preço certo.

Demanda é a quantidade de um bem ou serviço que as pessoas estariam dispostas a adquirir sob determinadas condições. A previsão de demanda é, portanto, a tentativa de acertar o de-sejo do mercado num futuro próximo.

A demanda estimada não pode ser confundida com vendas ou com consumo real, que são de-mandas efetivas e que podem estar aquém ou além da demanda prevista, caso haja algum tipo de restrição na oferta, ou no provimento dos bens demandados.

Por isso, as organizações precisam descobrir qual é a demanda para um determinado produto / serviço, pois é ela que vai dizer o quanto se deve produzir e dispor no mercado.

3.2.1. Tipos de Demanda

Existem dois tipos básicos de demanda:

• Independente: relacionada às condições e necessidades do mercado e, portanto, fora do controle da empresa.

• Dependente: cujo consumo depende de itens ligados à empresa e, portanto, sob seu controle.

Esses dois tipos são classificados quanto ao comportamento ao longo do tempo:

3.2.1.1. Demanda constante

A quantidade consumida não varia muito ao longo do tempo, sendo de fácil previsão.


3.2.1.2 Demanda variável

A quantidade consumida altera-se ao longo do tempo, sendo explicada por 3 fatores:

1. Tendência – mostra a direção do consumo, podendo aumentar, diminuir ou estacionar.

2. Sazonalidade – comportamento em um espaço curto de tempo, geralmente um ano.

3. Ciclicidade – comportamento em um espaço longo de tempo, muitas vezes décadas.

Gráfico de consumo com tendência:

Gráfico de consumo Sazonal:

Existe, ainda, a Demanda Irregular (quando o consumo de um produto possui comportamento tão irregular que fica quase impossível calcular a demanda) e a Demanda Derivada (quando o consumo de um determinado produto deriva / é consequência da quantidade consumida de outro. Ex.: mais carros vendidos ocasiona o aumento na demanda por pneus).

As demandas do consumidor (ou a previsão dessas demandas) dirigem todo o processo produtivo e são importantes para as organizações realizarem uma correta previsão da quantidade de materiais que será necessária para atender ao mercado. Para isso, elas se valem de técnicas qualitativas (pesquisas, opiniões) e quantitativas (ferramentas estatísticas).



3.2.2. Técnicas de Previsão

As informações básicas que permitem calcular a demanda podem ser divididas em duas cate-gorias: Qualitativas e Quantitativas (intrínsecas e extrínsecas).

• Quantitativas:

• intrínsecas: dados internos da organização, geralmente séries históricas.

• extrínsecas: indicadores externos que influenciam as demandas, como por exemplo o aumento do PIB, renda familiar etc.

• Qualitativas: opiniões e experiências de especialistas, vendedores, gerentes, consumidores e pesquisas de mercado.

Baseado nessas informações, as técnicas podem ser classificadas em 3 grupos:

• Projeção: acredita que o passado se repete (ou mantém as mesmas tendências) – históricos de consumo (mês a mês, ano a ano etc.).

• Explicação: procura explicar o comportamento das vendas por meio de outras variáveis que as afetam e que são conhecidas ou previsíveis (promoções, período de retração da de-manda, conjuntura econômica da empresa e do país, períodos de tradicional aumento da demanda);

• Predileção (ou opinião): opiniões de compradores, almoxarifes, vendedores, gerentes, consumidores e usuários diretos dos materiais, pesquisas de mercado.

As técnicas quantitativas usuais são:

3.2.2.1. Método do Consumo do Último Período

Método mais simples e empírico. Baseia-se em prever a demanda para o próximo período tendo por base o consumo do período anterior.

3.2.2.2 Método da Média Móvel

Semelhante ao anterior, mas melhorado: a previsão para o período seguinte é calculada a partir das médias de consumo dos períodos anteriores.

Cm = Consumo Médio

C1, 2, 3, n = Consumo dos períodos anteriores

N = Número de períodos

A vantagem está na simplicidade e facilidade de cálculo.

As desvantagens residem no fato de que as médias móveis são influenciadas por valores extre-mos e que os períodos mais antigos têm o mesmo peso que os atuais.


3.2.2.3. Método da Média Móvel Ponderada

Variação do método anterior, porém os períodos mais recentes recebem um peso maior. Geral-mente atribui-se uma ponderação de 40% a 60% para o período mais recente, e de aproxima-damente 5% para o mais antigo.

Cm = Consumo Médio

P1, 2, 3, n = Peso (percentual) atribuído a cada período

C1, 2, 3, n = Consumo dos períodos anteriores

3.2.2.4. Método da Média com Ponderação (suavização) Exponencial

Além de valorizar os dados mais recentes, apresenta menor manuseio de informações passadas, pois apenas três fatores são necessários para gerar a previsão para o período seguinte:

• A previsão do último período;

• O consumo ocorrido no último período;

• Uma constante que determine o valor ou ponderação dada aos valores mais recentes.

Suponha que, para determinado produto, foi previsto um consumo de 100 unidades. Verificou--se, posteriormente, que o valor real ocorrido foi de 80 unidades. Como estimar o consumo para o próximo mês?

A questão básica é descobrir quanto da diferença entre 100 e 80 unidades pode ser atribuída a uma mudança no padrão de consumo (a previsão estava errada) e quanto pode ser atribuído a causas puramente aleatórias (a previsão estava certa). Uma constante de amortecimento (α) representará justamente essa proporção relativa à mudança aleatória.

Próxima previsão = Previsão anterior + Constante de amortecimento * Erro de previsão

ou seja

Próxima previsão = Previsão anterior + α * (Consumo real – Previsão anterior)

Existem outros métodos, a saber, como Mínimos Quadrados e Regressões Lineares (correlações) e Simulações, porém seus cálculos são complexos e não costumam ser cobrados em concursos.


Questões

1. (26810) CESPE – 2013 – GESTÃO DE MATE-RIAIS – ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS – Previsão de Estoques, Gestão de Estoques


A demanda independente está relaciona-da à demanda conhecida e controlada pela empresa, intimamente vinculada, entretan-to, às variações de mercado e dos custos de produção.




A demanda constante é explicada por fato-res como tendência, sazonalidade e periodi-cidade do consumo no mercado.


3. (44005) CESPE – 2014 – GESTÃO DE MA-TERIAIS – ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS Previsão de Estoques, Gestão de Estoques


O estudo de estoques é realizado com base na previsão do consumo, que pode ser es-timado pelo método da média aritmética, cuja principal vantagem é a inexistência de diferentes pesos entre os valores mais anti-gos e os valores mais recentes.




A previsão da demanda é a base para o pla-nejamento estratégico de produção, vendas e finanças de uma empresa. A previsão em longo prazo inclui a utilização operacional do sistema produtivo, ao passo que a previ-são em curto prazo compreende o planeja-mento do sistema produtivo como um todo.


5. (82795) CESPE – 2014 – GESTÃO DE MA-TERIAIS – ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS Previsão de Estoques, Gestão de Estoques

Tendo o fragmento de texto acima como re-ferência, julgue o próximos item, acerca da administração de recursos materiais.

Os estudos sobre estoques dependem da previsão do consumo dos itens necessários ao funcionamento da organização. Proje-ção e explicação são algumas das formas de classificar técnicas de previsão de consumo.





Gabarito: 1. (26810) Errado 2. (26813) Errado 3. (44005) Errado 4. (44087) Errado 5. (82795) Certo



3.3. Níveis de Estoque e Reposição

O gráfico abaixo, que define a relação entre o consumo do estoque e sua reposição (saída e entrada), é chamado dente de serra.

Este ciclo será sempre repetitivo e constante se:

a) não existir alteração de consumo durante o tempo T;

b) não existirem falhas administrativas que provoquem um esquecimento ao solicitar compra;

c) nenhuma entrega do fornecedor for rejeitada pelo controle de qualidade.

d) o fornecedor nunca atrasar;

Como essa condição ideal não ocorre, é natural haver falhas na operação, como representado a seguir.

Neste gráfico, podemos notar que durante os meses de abril, maio e junho, o estoque esteve a zero e deixou de atender a uma quantidade de 300 peças.

A partir dessa análise fica clara a função do Estoque de Segurança (Mínimo).


Pode-se calcular o Estoque de Segurança:

1. Multiplicando-se o Consumo Médio (diário, mensal etc.) por um fator de segurança arbitrado pela organização, geralmente uma fração do tempo de reposição.

Emin = Consumo médio * k

2. Multiplicando-se o tempo de reposição pela diferença entre o consumo máximo e o médio.

Emin = TR * (Cmáx – Cmédio)

3. Calculando-se a raiz quadrada do produto entre Consumo Médio e Tempo de reposição.

Emin = √(Cmédio*TR)

Os principais sistemas de controle dos níveis dos estoques – que determinam quando o material deve ser reposto no estoque – são:

3.3.1 Sistemas de Duas Gavetas

E o método mais simples, utilizado geralmente para itens de baixo valor (itens da classe C, se considerarmos uma classificação ABC).

Consiste na separação física do estoque de determinado material em duas partes (gavetas, caixas etc.).

A gaveta 1 possui o estoque equivalente ao consumo previsto para o período, ou seja, os pedidos rotineiros do material são retirados dessa gaveta.



A gaveta 2 possui o estoque suficiente para atender o consumo durante o período de reposição (lead time), acrescido do estoque de segurança.

Quando o estoque da gaveta 1 chega a zero, é feito um novo pedido. Nesse meio tempo, utiliza--se a gaveta 2. Quando o material de reposição chega, primeiramente preenche-se a gaveta 2 (a reserva) e, o que sobrar, vai para a gaveta 1 (a que será usada rotineiramente).

3.3.2. Sistema de Revisões Periódicas

Outros nomes: reposição periódica/cíclica; quantidade variável e período fixo; modelo do Esto-que Máximo; sistema de periodicidade fixa ou sistema “P”.

O nível de estoque de um item é revisado periodicamente, em intervalos de tempo fixos. O material é reposto periodicamente em ciclos de tempo iguais, chamados períodos de revisão.

Nessa técnica, compra-se de forma a alcançar o nível máximo de produto em estoque – a quan-tidade necessária para o próximo período.

Calcula-se o lote de pedido como sendo estoque máximo do produto menos a quantidade apu-rada em estoque (leva-se em consideração também o estoque de segurança).

O método de reposição periódica também permite aproveitar a situação de se fazer um pedido com mais de um produto a um mesmo fornecedor visando ganhos no transporte e descontos no valor total do pedido.

A maior dificuldade dessa técnica é calcular o ciclo de tempo para as apurações de estoque e o volume máximo de estoque admitido.

• Uma periodicidade baixa entre pedidos gera um estoque médio alto e, por consequência, maiores custos.

• Uma periodicidade alta aumenta o custo de pedido e o risco de ruptura.

3.3.3. Sistema de Revisão Contínua

Outro nomes: sistema de Reposição Contínua; do Ponto de Reposição; do Estoque Mínimo, ou “Mínimos e Máximos”; da quantidade fixa ou sistema “Q”.

O estoque é revisado continuamente e o novo pedido de compras é feito sempre que o estoque atingir o Ponto de Pedido (ou de Reposição).


Em outras palavras, deve-se fazer uma nova reposição do estoque quando o estoque vir-tual (estoque físico + fornecimentos não entregues) estiver abaixo ou igual a uma determinada quantidade predeterminada, que é o ponto de ressuprimento ou ponto de pedido.

A fórmula para calcular o Ponto de Pedido é:

O Consumo Médio representa quanto a organização consome do produto em um período de tempo (demanda por semana, mês etc.).

O Lead Time é o tempo de ressuprimento, compreendido entre a emissão do pedido de compra até o recebimento – no gráfico, é o intervalo entre 1 e 2.

Como existem incertezas tanto na taxa de demanda como no tempo de ressuprimento, deve--se acrescentar o Estoque de Segurança (no gráfico, entre os pontos 3 e 4, percebe-se que não houve a entrega do pedido e, consequentemente, o estoque de segurança foi utilizado).

3.3.4. Métodos de determinação dos lotes de compra

3.3.4.1. Quantidade fixa

Determinada arbitrariamente. Utilizada em peças com tempo/custo alto de preparação.

Mês 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Total

Compra 50 50 50 150

Necessidade 10 7 30 15 20 4 30 10 4 130

Saldo 40 33 33 53 38 88 68 64 34 34 24 20



3.3.4.2. Lote Econômico

O Lote Econômico de Compra (LEC) é a quantidade a ser comprada que vai minimizar os custos de estocagem e de aquisição.

Pressupostos:

• a demanda considerada é conhecida e constante;

• não há restrições quanto ao tamanho dos lotes;

• os custos envolvidos são apenas de estocagem (por unidade) e de pedido (por ordem de compra);

• não é possível agregar pedidos de mais de um produto do mesmo fornecedor.

• o lead time é constante e conhecido;

Para calcular o LEC, temos a seguinte fórmula:

D = Demanda

CF = Custo Fixo por Pedido

CE = Custo Unitário de Estocagem

Com o LEC é possível calcular também:

• Tempo entre pedidos: TEP = LEC / D

• Frequência de pedidos: FP = D / LEC

Exemplo:

O consumo de determinada peça é de 19.470 unidades por ano. O custo de armazenagem por peça é de $ 2,00 por ano e o custo de pedido é de $ 541,00.

Semana 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Total

Compra 3245 3245 3245 3245 12980

Necessidade 300 900 700 1300 1500 600 600 1000 2000 1650 1650 780 12980

Saldo 2945 2045 1345 45 1790 1190 590 2835 835 2430 780 0


3.3.4.3. Lote a Lote

A compra é efetuada para uma quantidade igual à necessidade do período. Reduz custos de armazenagem, sendo recomendado para itens de alto valor de compra e de consumo variável.

Mês 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Total

Compra 25 7 50 10 30 4 10 136

Necessidade 25 7 50 10 30 4 10 136

Saldo 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

3.3.4.4. Reposição Periódica

Calcula-se a quantidade em função das necessidades reais, utilizando a fórmula do lote econô-mico para determinar o número de pedido e o intervalo de ressuprimento.

Conforme exemplo anterior:

Tempo entre pedidos = 3245 peças / 19470 peças por ano = 0,1667 anos = 60 dias

Frequência de pedidos: 19470 / 3245 = 6 pedidos por ano

Mês 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Total

Compra 3245 3245 3245 3245 3245 3245 19470

Necessidade 1650 1550 1650 1550 1650 1650 1650 1550 1650 1650 1650 1620 19470

Saldo 1595 45 1640 90 1685 35 1630 80 1675 25 1620 0

3.3.5. MRP

O MRP (Materials Requirements Planning – Planejamento das Necessidades de Materiais) preocupa-se basicamente com o dimensionamento correto dos estoques e o suprimento dos materiais usados na fabricação de um determinado produto.

Em outras palavras, a partir de informações básicas sobre a necessidade de produção (“quan-tos” produtos finais serão necessários e “quando”) ele usa uma série de procedimentos e re-gras de decisão para definir as quantidades necessárias de materiais (cuja demanda é depen-dente do produto final) e o tempo exato para sua utilização na fabricação dos produtos finais.

O MRP centraliza o processo de decisão e caracteriza-se como um método de “empurrar” esto-ques (necessidades de materiais calculadas de trás para frente a partir das datas dos pedidos), de preferência aplicável a partes e componentes cuja demanda dependa da demanda de outro produto.

Os objetivos do MRP são:

• garantir a disponibilidade de materiais, componentes e produtos para atendimento ao pla-nejamento da produção e às entregas dos clientes;



• manter os inventários no nível mais baixo possível;

• planejar atividade de manufatura, de suprimento e de programação de entregas.

Os principais elementos que o MRP usa para realizar seus cálculos eficazmente podem ser vis-tos a seguir.

Programa Mestre de Produção (MPS – Master Production Schedule): é o sistema de planeja-mento de prioridades que orienta todo o MRP. E o programa de produção a ser cumprido, com quantidades e prazos, exigidos pelo cliente. Envolve programação das máquinas e equipamen-tos e as necessidades de mão de obra. Tomando por base os pedidos dos clientes e as previsões de demanda, ele informa ao MRP quais os componentes e quando serão agregados ou trans-formados no produto final planejado (figura ao lado).

• Folha de Operação: documento que mostra todos os dados de uma peça, tais como o material de que é feita, as máquinas e os tempos necessários para sua fabricação, pessoas envolvidas, etc.

• Lista de Materiais: são os “ingredientes do bolo”. Do-cumento que mostra a estrutura de um produto, ou seja, todos os elementos necessários para fabricar um produto.

• Codificação dos Materiais: é a especificação completa de cada matéria-prima, material ou componente que se utiliza.

• Controle de Estoque (registros de inventário): mostra as quantidades de materiais disponíveis no estoque.

As vantagens de adoção de um siste-ma MRP são:

• manutenção de níveis baixos de estoque de segurança, mi-nimizando ou eliminando in-ventários;

• possibilidade de verificar rapi-damente problemas nos pro-cessos ou o impacto de qual-quer replanejamento;

• programação baseada na de-manda real ou na previsão;

• coordenação no uso de mate-riais e máquinas;

As limitações desse sistema são:

• necessidade de processamento computacional pesado;

• aumento de custos de pedido/transporte devido à diminuição dos lotes de compra;


• em alguns casos, a alta complexidade gera problemas de programação e compreensão da produção.

O conceito de MRP foi ampliado para o sistema MRP II – Manufacturing Resources Planning – Planejamento dos Recursos de Manufatura. A grande diferenciação é que o MRP II permite a integração do planejamento operacional ao financeiro, gerindo todos os recursos da empresa.

Em relação à base do MRP original (que somente dispunha de informações sobre itens – dados cadastrais e tempos de ressuprimento, estruturas de produtos e quantidades em estoque), fo-ram acrescentadas novas informações rela-tivas aos recursos produtivos. Para os cálculos das necessidades de outros recur-sos, foram acrescidos ao MRP dois módulos: 1) planejamento das necessidades de capa-cidade produtiva ou CRP (Capacity Require-ments Planning); 2) controle de chão de fábrica ou SFC (Shop Floor Control), que per-mite o acompanhamento das atividades de liberação de ordens, comparando-se o que foi planejado com o executado na fábrica.

O sistema MRP II tem como deficiência o fato de não prever melhorias na redução dos desperdícios, tampouco promover o melhoramen-to contínuo do processo produtivo. Para tanto, as organizações adotam a filosofia Just In Time (JIT) para gestão de fluxos, estocagem e processos produtivos. O MRP II aceita perfeitamente o uso do JIT, trabalhando em conjunto, formando um sistema de plano global de produção.

3.3.6. Just in Time

Just in time (JIT) é uma expressão que, em português, significa “bem na hora”.

O JIT é uma filosofia de produção, surgida no Japão, voltada para eliminação de desperdícios no processo total de fabricação, desde as compras até a distribuição. Nela, o produto ou matéria prima chega ao local necessário, para seu uso ou venda, sob demanda, no momento exato em que for necessário. Permite atender ao cliente (interno ou externo) no momento exato de sua necessidade, com as quantidades certas, evitando assim a manutenção de grandes estoques.

Isso é feito utilizando-se três componentes básicos: estabelecer e melhorar o fluxo do processo de produção; qualidade – fazer certo da primeira vez; e envolvimento dos funcionários.

Tem como princípios básicos um fluxo organizado de produção, um sistema de “puxar” a produção, com muita atenção a normas e a procedimentos de qualidade total, contínua melhora do processo (kaizen), estoques mínimos, parcerias com os fornecedores e honestidade.

O Just In Time vem com a premissa da produção puxada, que resulta em diminuir o estoque e manter apenas o necessário para a produção de determinada quantidade, em determinado dia. Tal filosofia é o inverso da denominada Just in Case, na qual a forma de produzir era baseada em produção empurrada, grandes estoques de matérias-primas e de produtos acabados.

Apesar de não definir uma metodologia de como fazer, a filosofia JIT busca:



• Minimização dos lead times e dos prazos de fabricação dos produtos finais;

• Redução contínua dos níveis de inventário (meta do “estoque zero”) por meio da melhoria da produção – a melhoria contínua estimula o reconhecimento dos erros e trabalha no sentido de eliminá-los por completo (“erro zero”);

• Redução dos tempos de preparação de máquina (set up) a fim de flexibilizar a produção;

• Redução ao mínimo do tamanho dos lotes fabricados, buscando o lote igual à unidade;

• Liberação para a produção através do conceito de "puxar" estoques, ao invés de "empurrar" com antecipação à demanda;

• Flexibilidade da manufatura pela redução dos tamanhos dos lotes, tempos de preparação e tempo de processo;

• Manutenção preventiva e eliminação de defeitos para evitar o retrabalho;

• Retomo imediato de informações com métodos de autocontrole;

• Redução da movimentação através de plantas compactas;

• Diversificação da capacidade: operários polivalentes e proativos – envolvidos na melhoria;

• Desenvolvimento de fornecedores com as mesmas ideias.

O Just in Time tende a reduzir os custos operacionais, pois diminui a necessidade da mobili-zação e manutenção de espaço físico, principalmente na estocagem de matéria prima ou de mercadoria a ser vendida. Ele também aumenta a qualidade, a flexibilidade, a velocidade e a confiabilidade do processo produtivo (e dos produtos).

Por outro lado, por não contar com grandes estoques adicionais, as empresas que usam essa técnica devem se assegurar da ausência de peças defeituosas. A dificuldade em sincronizar a operação e as restrições de capacidade de processamento, confiabilidade e flexibilidade são algumas das barreiras na implantação do just in time.

O Just in Time possui diversas ferramentas: Focalização da produção, Layout celular, Operação com máquinas simples e pequenas, Manutenção produtiva total, Produção puxada e o siste-ma Kanban, Troca rápida de ferramentas, Operadores Polivalentes/Grupos semiautônomos, Engenharia Simultânea, Automação, Fornecedores JIT. Estas ferramentas geram impacto em diversas áreas da empresa, por exemplo, na gestão de estoques, por meio da ferramenta Kan-ban, que implementa a produção puxada, a qual busca eliminar estoques (de matérias-primas, produtos em processo e produtos acabados). Essa eliminação dos estoques ocorre em toda a cadeia produtiva, incluindo os fornecedores. Conforme Marco Aurélio Dias, o JIT procura a eliminação de estoques em todo o canal de suprimentos, e não simplesmente transferir aos fornecedores os encargos da manutenção dos estoques.

3.3.6.1. Kanban

O Kanban é uma das técnicas usadas para atingir as metas do JIT, pois proporciona redução do estoque, otimização do fluxo de produção, redução das perdas e aumento da flexibilidade.

A palavra Kanban é de origem japonesa e significa cartão. Portanto, a técnica utiliza cartões com a função de informar o que, quanto e quando produzir e para onde levar esses produtos fabricados. E uma forma de controle visual e/ou auditivo em um sistema de produção puxada.


Basicamente, segue o seguinte fluxo:

1. Um usuário com necessidade de peças vai à área de produção, onda há inúmeros contêi-ners com peças;

2. O usuário pega o contêiner que contém o cartão (kanban) com a sua identificação (pois as peças já haviam sido previamente solicitadas).

3. O usuário deixa um cartão (kanban) com a ordem de produção para mais um lote. Após se-rem produzidas as peças, o cartão será anexado ao novo contêiner cheio... e todo processo recomeça.

O sistema Kanban propicia fluxos de produção mais uniformes e a oportunidade de se fazer melhorias, além de reduzir o material em processo até o mínimo absoluto, pois produz apenas quantidades demandadas.

3.3.7. ROTATIVIDADE DO ESTOQUE

Giros de Estoques ou Rotatividade é um indicador que aponta a quantidade de vezes que uma empresa consegue girar seu estoque durante certo período, ou seja, quantas vezes que o esto-que foi totalmente vendido e reposto.

Para obtenção dessa informação são confrontados os custos (ou a quantidade) de produtos vendidos com o estoque médio do período.

Rotatividade = Número de renovações = Consumo total ou Custos dos produtos vendidos (Giro) do estoque no período Estoque Médio

Quanto maior o giro do estoque, desde que se mantenha o volume do mesmo e a margem de lucro, maior a eficiência do setor de vendas e menor o tempo em que o dinheiro fica parado.

Resultados acima de 1 (um) indicam o número de renovações do estoque, ou seja, o número de vezes que a produção foi vendida e completamente reconstituída.

Resultados iguais ou abaixo de 1 (um) indicam que os estoques se renovaram só uma vez ou sua renovação não foi completa.

Exemplo 1: uma empresa tem vendas anuais de 10.000 unidades e em seu estoque tem 5.000 peças, qual a rotatividade do seu estoque?

R = V / E = 10.000 / 5.000 = 2, ou seja, o estoque da referida empresa gira 2 vezes por ano.

Exemplo 2: uma empresa tem receitas de vendas anuais de R$ 5.000.00,00. O seu custo anual de vendas foi de R$ 500.000,00 e o lucro foi de R$ 90.000,00. Seu estoque médio possui investi-mento de R$ 200.000,00. Qual a rotatividade do estoque?

R = Custo materiais vendidos / Estoque = 500.000,00 / 200.000,00 R = 2,5



Existe também o Antigiro, ou Índice de Cobertura dos Estoques, que é a indicação do período de tempo que o estoque consegue cobrir as vendas futuras, sem que haja suprimento.

Índice de cobertura dos estoques = Estoque médio (quantidade ou valor) (Antigiro) Consumo total previsto (quantidade ou valor)

Quanto menor for o estoque, em relação à projeção de vendas, menor será a cobertura em dias, semanas etc. Isto significa que, quando a cobertura de estoque apresenta-se muito baixa, corre-se o risco de faltar mercadoria para atendimento ao cliente. No caso contrário, com o ín-dice de cobertura muito alto, corre-se o risco de ter estoques parados ou obsoletos.

Este indicador é bastante utilizado em períodos anteriores a grandes aumentos de demanda sazonais, por exemplo, na Páscoa.


Questões

1. (14576) CESPE – 2013 – GESTÃO DE MATERIAIS – ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS – Níveis de Estoque e Reposição, Gestão de Estoques

Se o item em questão for matéria-prima, a inspeção deverá ocorrer na fábrica do fornecedor, e não no ato da recepção da mercadoria.


2. (14578) CESPE – 2013 – GESTÃO DE MATERIAIS/ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS – Níveis de Es-toque e Reposição, Gestão de Estoques

A metodologia utilizada para a reposição do item em questão é o sistema de revisões periódicas.


3. (14579) CESPE – 2013 – GESTÃO DE MATERIAIS/ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS – Níveis de Estoque e Reposição, Gestão de Estoques

O método de reposição utilizado é ideal para itens de alto valor de compra, de consumo exces-sivamente variável e de fácil reposição.



4. (26848) CESPE – 2012 – GESTÃO DE MATE-RIAIS – ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS – Níveis de Estoque e Reposição, Gestão de Estoques

Acerca da administração de recursos mate-riais e patrimoniais, julgue o item a seguir.

O sistema de duas gavetas para controle de estoques é um método simplificado do sis-tema de reposições periódicas.




A rotatividade de determinado estoque, considerando-se um consumo médio de 800 unidades/ano e um estoque médio de 200 unidades, é de 0,25 vez/ano.




A alta periodicidade das revisões realizadas por determinada empresa que utilize o sis-tema de revisões periódicas para reposição de seus estoques acarreta alto estoque mé-dio e alto custo de estocagem.




Problemas de falta de material causados por atrasos no fornecimento ou consumo ir-regular podem ser minimizados com a ado-ção do estoque mínimo.



Com referência à gestão de materiais, julgue o item a seguir.

Se, em determinado estabelecimento, uma peça for consumida a uma razão de 30 unidades por mês, o tempo de reposição for de dois meses e o estoque mínimo dessa peça for a quantidade necessária para um mês de consumo, então o ponto de pedido deverá ser de 85 unidades.




Os estoques são previstos conforme a necessidade de consumo dos itens e cabe à administração determinar sua rotatividade.



Julgue o item a seguir, relativo a controle de estoques.

Ocorre excesso de material estocado quan-do for positivo o resultado da seguinte equação: saldo atual – (ponto de ressupri-mento + lote econômico de compras).






A administração de materiais nas organiza-ções foi influenciada pelas técnicas de ad-ministração japonesas, que incluem o just in time, cujo princípio básico é a manutenção do estoque de matéria-prima e de produtos acabados em níveis máximos.




O sistema just-in-time possui a característi-ca de transferir aos fornecedores os encar-gos da manutenção do estoque, ao passo que os sistemas tradicionais de produção procuram eliminar os estoques em todo o canal de suprimentos.



Julgue o item a seguir, relativo à administra-ção de estoques.

Para demonstrar o comportamento de um item no estoque por meio do gráfico dente de serra, não deve haver alterações de con-sumo do item durante determinado inter-valo de tempo nem falhas administrativas na área de compras e, tampouco, atrasos do fornecedor na entrega; além disso, nenhu-ma entrega do fornecedor deve ser rejei-

tada pelo controle de qualidade. Por esses motivos, as premissas do referido tipo de gráfico podem ser consideradas não realís-ticas.




Em um estoque, nível de segurança corres-ponde à quantidade máxima de estoque que deve existir.




Materiais que necessitam de ressuprimento constante demandam estocagem do tipo temporária.





Gabarito: 1. (14576) Errado 2. (14578) Errado 3. (14579) Certo 4. (26848) Errado 5. (26823) Errado 6. (26824) Errado 7. (44007) Certo 8. (44035) Errado 9. (44042) Certo 10. (79227) Certo 11. (82797) Errado 12. (82800) Errado 13. (82814) Certo 14. (87321) Errado 15. (87324) Errado



3.4. CUSTOS DE ESTOQUE

A necessidade de manter estoques gera uma série de custos às organizações: juros, deprecia-ção, aluguel, equipamentos, deterioração, seguros, salários, manutenção etc.

Podemos agrupar esses custos em:

• Custos de Capital: juros, depreciação etc.

• Pessoal: salários, encargos sociais etc.

• Edificação: aluguel, impostos, luz, conservação etc.

• Manutenção: equipamento, deterioração, obsolescência etc.

3.4.1. Custo de Armazenagem

Alguns custos crescem com o aumento do estoque – diretamente proporcionais. Ex.: aumen-to do armazém (mais eletricidade, seguros); manuseio e manutenção (mais pessoas e equipa-mentos); riscos (maior chance de perdas, furtos e roubos, obsolescência, deterioração); capital (custo de oportunidade, depreciação).

Existem duas variáveis que são fundamentais para o aumento dos custos:

• a quantidade em estoque;

• o tempo de permanência no estoque.

Esses são os chamados Custos de Armazenagem e são calculados com base no Estoque Médio (geralmente são indicados como um % do valor em estoque – Fator de Armazenagem).

Para calcular o custo de armazenagem de um material, utiliza-se a seguinte expressão:

Custo de Armazenagem = Qm x T x P x I

Qm = Quantidade média de material em estoque no tempo considerado (Lote de Compras/2)

T = Tempo considerado de armazenagem P = Preço unitário do material

I = Taxa de armazenamento, expressa geralmente em termos de porcentagem do custo unitá-rio. E o somatório de diversas taxas, tais como: retorno de capital, de ar-mazenamento físico, de seguro, de transporte, manuseio e distribuição, de obsolescência, de água, luz etc.

Este cálculo considera que o custo de armazenagem é proporcional ao es-toque médio e que o preço unitário é constante no período analisado.


Obs: alguns itens que compõem o custo de estoque são constantes custos fixos. Por causa des-ses custos fixos, o custo total de estocagem nunca será zero. Ex.: aluguel, despesas administra-tivas, manutenção básica. Geralmente, esses custos fixos são usados para compor a Taxa de Armazenagem (I)

3.4.2. Custo de Pedido

Para se fazer uma apuração anual das despesas com pedidos, basta somar todos os custos para se fazer pedidos: mão de obra para a emissão e o processamento, material utilizado para a confecção do pedido e outros custos indiretos (telefone, energia, água etc.).

O somatório desses valores gera o Custo Total de Pedido (CTP).

A fórmula para calcular o CTP é simples, basta multiplicar o custo de se fazer um pedido (B) pelo número de pedidos realizados (N).

CTP= Custo Unitário de Pedido *Número de Pedidos = B*N

O número de pedidos pode ser calculado dividindo-se o consumo total de uma mercadoria (C) pela quantidade de peças compradas por pedido (Q), ou seja, C/Q.

CTP = b* c / q

Quanto maior o lote de compras, menor CTP, ou seja, o custo de pedido é inversamente proporcional, ele diminui com o aumento lote de compras.

Há, ainda, o Custo da Falta de Estoque, que pode acarretar multas, ou perdas de vendas e de clientes, além de denegrir a imagem da empresa perante o mercado.

3.4.3. Custo Total

E o somatório do Custo Total de Pedido com o Custo Total de Armazenagem.



C= consumo total anual Q= número de peças compradas por pedido

B= custo unitário de pedido P= preço unitário da peça I= taxa de armazenagem anual

O Lote Econômico de Compra (LEC) é a quantidade a ser comprada que vai minimizar os custos de estocagem e de aquisição.


Questões

1. (26809) CESPE – 2013 – GESTÃO DE MATERIAIS – ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS – Custos de Esto-ques, Gestão de Estoques

No que se refere à administração de mate-riais, julgue o item abaixo.

Uma administração de materiais adequa-da, que coordena a movimentação de su-primentos com as exigências da operação, deve aplicar o conceito de custo total às atividades de suprimento, de modo a obter vantagem da oposição das curvas de custo.


2. (44092) CESPE – 2013 – GESTÃO DE MATERIAIS – ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS – Custos de Estoques, Gestão de Estoques

Acerca da função armazenagem, julgue o item a seguir.

Para se calcular o custo de armazenagem de determinado material, pode-se utilizar a expressão custo de armazenagem = Q/2 × T × P × I, em que Q = quantidade de material em estoque no tempo considerado, T = tempo considerado de armazenagem, P = preço unitário do material e I = taxa de armazenamento, que é expressa geralmente em termos de porcentagem do custo unitário.


3. (82799) CESPE – 2014 – GESTÃO DE MATERIAIS – ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS – Custos de Estoques, Gestão de Estoques


Os custos de falta de estoques ou de ruptura podem ser determinados por meios diver-sos, entre os quais se incluem os seguintes: lucros cessantes resultantes da incapacida-de do fornecimento; perdas de lucros gera-das por cancelamentos de pedidos; custos causados pelo não cumprimento dos prazos contratuais, como multas, prejuízos, blo-queios de reajuste.





Gabarito: 1. (26809) Certo 2. (44092) Certo 3. (82799) Certo



3.5. AVALIAÇÃO DE ESTOQUES

A avaliação de estoque deverá ser realizada em termos de preço, de forma a proporcionar in-formações financeiras atualizadas. A avaliação dos estoques inclui o valor das mercadorias e dos produtos em fabricação ou produtos acabados. Para se fazer uma avaliação desse mate-rial, tomamos por base o preço de custo ou de mercado, preferindo-se o menor entre os dois. O preço de mercado é aquele pelo qual a matéria-prima é comprada e consta da nota fiscal do fornecedor. No caso de materiais de fabricação da própria empresa, o preço de custo será aquele da fabricação do produto.

Seja qual for o método utilizado, seu emprego está condicionado ao tipo de empresa, porque a avaliação do estoque final influi diretamente no custo dos bens vendidos ou das matérias--primas utilizadas na produção. Qualquer variação no valor do estoque repercute de imediato nos custos operacionais e consequentemente no lucro.

E possível se realizar uma avaliação dos estoques através dos seguintes métodos:

3.5.1. FIFO (First In First Out) ou PEPS (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair)

Este método é baseado na ordem cronológica das entradas. O procedimento de baixa dos itens de estoque é feito pela ordem de entrada do material na empresa: primeiro saem as mercado-rias mais antigas (as primeiras que entraram), ficando nos estoques as mais recentes.

Sai o material que primeiro entrou no estoque, sendo substituído pela mesma ordem cronoló-gica em que foi recebido, devendo seu custo real ser aplicado.

Este método é vantajoso tributariamente em ambientes deflacionários, quando os preços es-tão em constante queda, por exemplo: o preço de compra (entrada) hoje é R$2,00; na próxima semana a R$ 1,50; e na terceira semana a R$ 1,00.


3.5.2. LIFO (Last In First Out) ou UEPS (Último a Entrar, Primeiro a Sair)

Este método também é baseado na cronologia das entradas e saídas, mas, ao contrário do anterior, primeiro saem as mercadorias mais recentes (as últimas que entraram), ficando nos estoques as mais antigas.

Ele considera que devem em primeiro lugar sair as últimas peças que deram entrada no esto-que, o que faz com que o saldo seja avaliado ao preço das últimas entradas.

E o método mais adequado em períodos inflacionários, pois uniformiza o preço dos produtos em estoque para venda no mercado consumidor. Em um regime inflacionário, o lucro pelo mé-todo UEPS é o menor possível, fazendo com que o Imposto de Renda sobre o lucro também o seja. Daí, o Regulamento do Imposto de Renda não permite que as empresas no Brasil que estejam obrigadas a declararem tal imposto com base no lucro fiscal utilizem o método UEPS.

O UEPS, em um ambiente inflacionário, apresenta o valor de custo de produtos mais alto; em um ambiente deflacionário apresenta o valor mais baixo. O PEPS tem o comportamento inverso.

3.5.3. Custo Médio

A avaliação feita através do custo médio é a mais frequente.

Tem por método a fixação de preço médio dos produtos em estoque: cada saída de produto é feita pelo valor de custo médio dos produtos em estoque. Todas as retiradas têm por base o preço médio do suprimento total do item em estoque.

Esse método age como um estabilizador, pois equilibra as flutuações de preços; e, a longo pra-zo, reflete os custos reais das compras de material.



a) Custo Médio Ponderado Móvel: há uma fusão das quantidades, ou seja, as mercadorias estocadas serão sempre valoradas pela média dos custos de aquisição, sendo estes atu-alizados a cada compra efetuada. O novo custo unitário é obtido pela divisão desse valor global pelo total de unidades existentes.

b) Custo Médio Ponderado Fixo: é apurado uma só vez, e no final do Exercício, após a última compra efetuada. Deve-se dividir o custo total das mercadorias disponíveis para venda pela quantidade total dessas mesmas mercadorias. O critério do Custo Médio Ponderado Fixo somente pode ser adotado por empresas que utilizam o Sistema de Inventário Periódico, pois só é possível a sua apuração no final do exercício.

3.5.4. Outros

• Preço Específico: corresponde a atribuir para cada unidade do estoque o preço que foi efe-tivamente pago por ela. Somente utilizado para produtos de fácil identificação física, como por exemplo: máquinas de grande porte e automóveis.

• Custo de reposição: os valores são atualizados em razão dos preços de mercado. Tem por base a elevação dos custos a curto prazo.

• FEFO (First-Expire, First-Out / ou Primeiro que Vence é o Primeiro que Sai) serve para ge-renciar o arranjo e expedição de mercadorias de um estoque, levando em consideração o seu prazo de validade. Este conceito, por sua natureza, é muito utilizado nas operações das indústrias alimentícias, de bebidas, químicas, farmacêuticas, além de redes de varejo (como supermercados), servindo de base para promoções, com o propósito de manter atu-alizados os estoques de acordo com os prazos de validade.


Questões

1. (14577) CESPE – 2013 – GESTÃO DE MATERIAIS – ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS – Avaliação de Estoques, Gestão de Estoques

Sendo o item em questão matéria-prima e supondo-se que, nas semanas 1 e 2, o valor unitário de aquisição do item tenha sido de R$ 2.000,00 e, na semana 4, de R$ 2.200,00, então o valor do estoque desse item na semana 4, antes do processamento do material, terá sido de R$ 17.600,00.


2. (59793) CESPE – 2014 – GESTÃO DE MATERIAIS – ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS – Avaliação de Estoques, Distribuição e Transporte, Gestão de Estoques

No tocante ao recebimento e armazenagem de materiais, julgue o item subsequente.

Para a movimentação física do estoque de produtos de alta perecibilidade deve-se seguir o método UEPS


3. (79224) CESPE – 2014 – GESTÃO DE MATERIAIS/ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS – Avaliação de Estoques, Gestão de Estoques

Com relação a controle de estoques, de recebimento e armazenagem de materiais, julgue o item subsequente.

O método FIFO, ou PEPS (o primeiro que entra é o primeiro que sai), é o utilizado na armazenagem de produtos perecíveis em almoxarifados e em carrocerias de caminhões para entrega de pedidos.


4. (79225) CESPE – 2014 – GESTÃO DE MATERIAIS – ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS – Avaliação de Estoques, Gestão de Estoques

Com relação a controle de estoques, de recebimento e armazenagem de materiais, julgue o item subsequente.


A avaliação dos estoques pode ser feita, entre outros métodos, por meio da avaliação pelo custo médio e pelo método FIFO, ou PEPS (o primeiro que entra é o primeiro que sai).


5 (82794) CESPE – 2014 – GESTÃO DE MATE-RIAIS – ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS – Avaliação de Estoques, Gestão de Estoques


Uma das metas da avaliação de estoques é o controle físico e financeiro dos materiais. Nesse sentido, se a organização utiliza o método FIFO, ou PEPS, para avaliar seus es-toques, é correto afirmar que essa organiza-ção considera que uma unidade retirada do estoque corresponde à última unidade que ingressou no estoque.


6. (82812) CESPE – 2014 – GESTÃO DE MATE-RIAIS – ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS – Avaliação de Estoques, Gestão de Estoques


Com relação à avaliação de estoques pelo método último a entrar, primeiro a sair (UEPS), o aumento do custo de uma peça implica redução do lucro, o que, conse-quentemente, reduz o imposto de renda a ser pago. Esse efeito não é observado no método primeiro a entrar, primeiro a sair (PEPS) nem no preço médio.


7. (82766) CESPE – 2014 – GESTÃO DE MATE-RIAIS/ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS – Avaliação de Estoques, Gestão de Estoques


Para a movimentação física do estoque de produtos de alta perecibilidade deve-se seguir o método UEPS.


8. (108362) CESPE – 2016 – GESTÃO DE MATE-RIAIS – ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS – Avaliação de Estoques

Com relação à gestão de estoques, julgue o item seguinte.

O custo médio de um estoque é útil para equilibrar as flutuações das condições de oferta e de suprimento






Gabarito: 1. (14577) Certo 2. (59793) Errado 3. (79224) Errado 4. (79225) Certo 5. (82794) Errado 6. (82812) Certo 7. (82766) Errado 8. (108362) Errado


3.6. Almoxarifado

Dentro da Administração de Materiais, o almoxarifado possui um papel fundamental: é o “guar-dião”, responsável pelo recebimento, armazenagem, controle e expedição dos materiais de uma organização.

O almoxarifado pode ser coberto ou não, com condições climáticas controláveis ou não, com alto nível de segurança ou não, tudo dependendo do tipo de material a ser acondicionado e das normas necessárias para o correto acondicionamento, localização e movimentação.

Usualmente, as empresas possuem em sua organização cinco almoxarifados básicos, que são: almoxarifado de matérias-primas, almoxarifado de materiais auxiliares, almoxarifado de manu-tenção, almoxarifado intermediário, almoxarifado de acabados.

• Matérias-primas são itens comprados e recebidos, mas que ainda não entraram no processo de produção.

• Material auxiliar ajuda na transformação da matéria prima em produto pronto, porém, não está incluso nele.

• Almoxarifado de manutenção é onde estão as peças que servem de apoio à manutenção dos equipamentos.

• Almoxarifado intermediário, também conhecido como peças em processos (WIP – Work in Process), contém matérias-primas que já entraram no processo de produção.

• Produtos Acabados referem-se aos produtos cujo processamento foi completado, aqueles prontos para serem entregues aos consumidores.

Entre os principais objetivos do almoxarifado, pode-se destacar:

• Impedir divergência de inventários, seja por deterioração, danos físicos, perdas ou roubos. Para tanto, deve-se possuir condições (instalações adequadas, sistema de localização eficiente, mecanismos de movimentação compatíveis) para assegurar que o material adequado, na quantidade correta, esteja no local certo quando necessário;

• Otimização na utilização dos recursos (instalações, equipamentos de armazenagem, equipamentos de movimentação, pessoas, entre outros).

O almoxarifado não agrega valor ao produto, afinal, nenhum cliente irá pagar mais porque o item ficou mais tempo armazenado. Deve-se, portanto, buscar maior eficiência nos processos (reduzir as distâncias internas, aumentar o tamanho médio das unidades armazenadas, melhorar a utilização da capacidade volumétrica etc.).

As principais atribuições do almoxarifado são:

• Receber para guarda e proteção os materiais adquiridos pela empresa.

• Manter atualizados os registros necessários.

• Entregar os materiais mediante requisições autorizadas aos usuários da empresa.



3.6.1. RECEBIMENTO

O recebimento de materiais não consiste somente no ato de descarregá-los e armazená-los em algum lugar onde exista um espaço livre, para posterior utilização.

O recebimento é integrado com as áreas de contabilidade, compras e transportes. Ele inter-medeia as tarefas de compra e armazenamento, envolvendo desde a recepção do material na entrega pelo fornecedor, passando pelas conferências, até a entrada nos estoques. E o ato pelo qual a equipe do almoxarifado, ou uma comissão designada, quando for o caso, recebe do for-necedor os materiais e efetua as conferências necessárias (quantitativa e/ou qualitativa) para dar o aceite dos produtos.

As tarefas básicas do recebimento são:

1. Coordenar e controlar as atividades de recebimento e devolução de materiais;

2. Analisar a documentação, verificando se a compra está autorizada;

3. Controlar os volumes declarados na documentação/nota fiscal com os volumes efetiva-mente recebidos;

4. Fazer a conferência visual – exame para constatação de avarias (defeitos), análise da dis-posição das cargas, observação das embalagens quanto a evidências de quebras, umidade, amassados etc.;

5. Proceder a conferência quantitativa e qualitativa dos materiais recebidos;

6. Decidir pela recusa, aceite ou devolução, conforme o caso;

7. Providenciar a regularização da recusa, devolução ou da liberação de pagamento ao forne-cedor;


8. liberar o material desembaraçado para o estoque;

O objetivo de se realizar o recebimento e a conferência é assegurar que o material entregue esteja em conformidade com as especificações constantes no contrato. Essa preocupação visa aumentar o controle e a confiabilidade em relação aos fornecedores, além de evitar retrabalho, desperdícios e ineficiência no almoxarifado.

Ao final do processo de recebimento a responsabilidade pela guarda e conservação do material é transferida do fornecedor ao recebedor.

3.6.1.1. Fases do Recebimento:

São quatro fases básicas: entrada de materiais; conferência quantitativa; conferência qualitati-va; regularização.

Entrada de Materiais

Conferência Visual: exame para constatação de avarias (defeitos), análise da disposição das cargas, observação das embalagens quanto a evidências de quebras, umidade, amassados etc. (Obs.: alguns autores consideram a conferência visual como uma espécie de conferência quali-tativa)

Descarga: atividade inicial do processo, ocorre quando o produto chega ao local de armazenagem. Dependendo da natureza do material envolvido, é necessária a utilização de equipamentos, dentre os quais se destacam paleteiras, empilhadeiras etc.

Conferência Quantitativa

Verificação da quantidade, volume, peso, tamanho etc. de produtos entregues de acordo com a discriminação da documentação fiscal. Geralmente há uma tolerância prevista em contrato.



• Pelo volume total da entrega: a carga é averiguada integralmente, contabilizando-se todos os itens que foram entregues. Pode ser realizada de duas maneiras:

a) Contagem normal: verifica-se a nota fiscal e, sabendo dos quantitativos dos materiais, faz-se a contagem da carga;

b) Contagem cega: faz-se a contagem da carga e, depois, compara-se com os quantitativos da nota fiscal.

• Por amostragem da carga: do quantitativo declarado na nota fiscal é definido um percentual de cada item que será verificado para apuração de possíveis desvios.

Conferência Qualitativa

Inspeção técnica por meio da confrontação das condições contratadas com as efetivamente re-cebidas, visando garantir o recebimento adequado do material contratado por meio do exame de suas características dimensionais, específicas e restrições de especificação (análise visual, dimensional, testes – mecânicos, elétricos, químicos etc.)

Pode, também, ocorrer a inspeção de materiais no próprio fornecedor, seja durante a fabrica-ção, seja após o término da produção.

Regularização

Controle do processo de recebimento para a decisão de aceitar ou recusar e, finalmente, autori-zar o pagamento ao fornecedor, dar entrada no estoque e encerrar o processo. Ocorre pela con-firmação das conferências qualitativa e quantitativa, por meio de laudos de inspeção técnica.

Após a conferência dos materiais poderá ser realizada a recusa total, o recebimento total ou parcial.

• Recusa Total: consiste na situação em que a carga é recusada – nota fiscal não confere, falta de documentação além da nota fiscal, a especificação do item é diferente etc. Há a possibi-lidade de novo agendamento para entrega.

• Recebimento Total: corresponde à situação em que o fornecedor efetua a entrega corre-tamente, atendendo todos os requisitos de documentação, quantidade e qualidade dos itens.

• Recebimento Parcial: consiste no aceite da parte correta dos itens, retendo a nota fiscal e agendando nova entrega para o quantitativo pendente.

Existe uma interligação com as áreas de contabilidade, compras e transporte para que seja evi-tado o recebimento de produtos desconformes com o pedido.


3.6.1.2 Lei 8666/93

Art. 73. Executado o contrato, o seu objeto será recebido:

I – em se tratando de obras e serviços:

a) provisoriamente, pelo responsável por seu acompanhamento e fiscalização, mediante ter-mo circunstanciado, assinado pelas partes em até 15 (quinze) dias da comunicação escrita do contratado;

b) definitivamente, por servidor ou comissão designada pela autoridade competente, me-diante termo circunstanciado, assinado pelas partes, após o decurso do prazo de observa-ção, ou vistoria que comprove a adequação do objeto aos termos contratuais, observado o disposto no art. 69 desta Lei;

II – em se tratando de compras ou locação de equipamentos:

a) provisoriamente, para efeito de posterior verificação da conformidade do material com a especificação;

b) definitivamente, após a verificação da qualidade e quantidade do material e consequente aceitação.

§ 1º Nos casos de aquisição de equipamentos de grande vulto, o recebimento far-se-á median-te termo circunstanciado e, nos demais, mediante recibo.

§ 2º O recebimento provisório ou definitivo não exclui a responsabilidade civil pela solidez e se-gurança da obra ou serviço, nem a ético-profissional pela perfeita execução do contrato, dentro dos limites estabelecidos pela lei ou pelo contrato.

3.6.1.3 IN 205/88

Do Recebimento e Aceitação

3. Recebimento é o ato pelo qual o material encomendado é entregue ao órgão público no local previamente designado, não implicando em aceitação. Transfere apenas a responsa-bilidade pela guarda e conservação do material, do fornecedor ao órgão recebedor. Ocor-rerá nos almoxarifados, salvo quando o mesmo não possa ou não deva ali ser estocado ou recebido, caso em que a entrega se fará nos locais designados. Qualquer que seja o local de recebimento, o registro de entrada do material será sempre no Almoxarifado.

3.1. O recebimento, rotineiramente, nos órgãos sistêmicos, decorrerá de:

a) compra;

b) cessão;

c) doação;

d) permuta;

e) transferência; ou



f) produção interna.

3.2. São considerados documentos hábeis para recebimento, em tais casos rotineiros:

a) Nota Fiscal, Fatura e Nota fiscal/Fatura;

b) Termo de Cessão/Doação ou Declaração exarada no processo relativo à Permuta;

c) Guia de Remessa de Material ou Nota de Transferência; ou

d) Guia de Produção.

3.2.1. Desses documentos constarão, obrigatoriamente: descrição do material, quantidade, unidade de medida, preços (unitário e total).

3.3. Aceitação é a operação segundo a qual se declara, na documentação fiscal, que o material recebido satisfaz às especificações contratadas.

3.3.1. O material recebido ficará dependendo, para sua aceitação, de:

a) conferência; e, quando for o caso;

b) exame qualitativo.

3.4. O material que apenas depender de conferência com os termos do pedido e do documento de entrega, será recebido e aceito pelo encarregado do almoxarifado ou por servidor desig-nado para esse fim.

3.5. Se o material depender, também, de exame qualitativo, o encarregado do almoxarifado, ou servidor designado, indicará esta condição no documento de entrega do fornecedor e solicitará ao Departamento de Administração ou à unidade equivalente esse exame, para a respectiva aceitação.

3.6. O exame qualitativo poderá ser feito por técnico especializado ou por comissão especial, da qual, em princípio, fará parte o encarregado do almoxarifado.

3.7. Quando o material não corresponder com exatidão ao que foi pedido, ou ainda, apresentar faltas ou defeitos, o encarregado do recebimento providenciará junto ao fornecedor a re-gularização da entrega para efeito de aceitação.

Da Carga e Descarga

6. Para fins desta I.N., considera-se:

a) carga – a efetiva responsabilidade pela guarda e uso de material pelo seu consignatário;

b) descarga – a transferência desta responsabilidade.

6.1. Toda movimentação de entrada e saída de carga deve ser objeto de registro, quer trate de material de consumo nos almoxarifados, quer trate de equipamento ou material permanente em uso pelo setor competente. Em ambos os casos, a ocorrência de tais registros está condicionada à apresentação de documentos que os justifiquem.


6.2. O material será considerado em carga, no almoxarifado, com o seu registro, após o cumprimento das formalidades de recebimento e aceitação.

6.3. Quando obtido através de doação, cessão ou permuta, o material será incluído em carga, à vista do respectivo termo ou processo.

6.4. A inclusão em carga do material produzido pelo órgão sistêmico será realizada à vista de processo regular, com base na apropriação de custos feita pela unidade produtora ou, à falta destes, na valoração efetuada por comissão especial, designada para este fim.

6.5.1. O valor do bem produzido pelo órgão sistêmico será igual à soma dos custos estimados para matéria-prima, mão-de-obra, desgaste de equipamentos, energia consumida na produção, etc.

6.5. A descarga, que se efetivará com a transferência de responsabilidade pela guarda do material:

a) deverá, quando viável, ser precedida de exame do mesmo, realizado, por comissão especial;

b) será, como regra geral, baseada em processo regular, onde constem todos os detalhes do material (descrição, estado de conservação, preço, data de inclusão em carga, destino da matéria-prima eventualmente aproveitável e demais informações); e

c) decorrerá, no caso de material de consumo, pelo atendimento às requisições internas, e em qualquer caso, por cessão, venda, permuta, doação, inutilização, abandono (para aqueles materiais sem nenhum valor econômico) e furto ou roubo.

6.5.1. Face ao resultado do exame mencionado na alínea "a" deste subitem, o dirigente do Departamento de Administração ou da unidade equivalente aquilatará da necessidade de autorizar a descarga do material ou a sua recuperação, que, ainda, se houver indício de irregularidade na avaria ou desaparecimento desse material, mandar proceder a Sindicância e/ou Inquérito para apuração de responsabilidades, ressalvado o que dispõe o item 3.1.1. da I.N./DASP nº 142/83.

6.6. Em princípio, não deverá ser feita descarga isolada das peças ou partes de material que, para efeito de carga tenham sido registradas com a unidade "jogo", "conjunto", "coleção", mas sim providenciada a sua recuperação ou substituição por outras com as mesmas características, de modo que fique assegurada, satisfatoriamente, a reconstituição da mencionada unidade.

6.6.1. Na impossibilidade dessa recuperação ou substituição, deverá ser feita, no regis-tro do instrumento de controle do material, a observação de que ficou incompleto(a) o(a) "jogo", "conjunto", "coleção"; anotando-se as faltas e os documentos que as consignaram.

3.6.2 Armazenagem

A armazenagem tem início logo após o recebimento e a liberação do material para a entrada em estoque. Compreende planejamento, coordenação, controle e desenvolvimento das operações destinadas a guarda, localização, segurança e preservação dos materiais.



Os estudos sobre armazenagem envolvem o leiaute, a embalagem, os critérios usados para es-tocar e a localização dos materiais. Pode envolver também o registro/inventário e a expedição no momento oportuno.

A utilização de um método adequado de armazenagem permite diminuir custos de operação, melhorar a qualidade dos produtos, acelerar o ritmo de trabalho, reduzir acidentes e evitar desgastes de equipamentos.

Um bom sistema de armazenagem leva em conta a natureza do material a ser armazenado/movimentado (características físicas, químicas e biológicas); a quantidade de material; a deter-minação do local adequado; a frequência de manipulação/movimentação; as especificações técnicas de exigência de acondicionamento físico; a política de manutenção; a segurança pa-trimonial; o capital disponível na organização para manutenção e potencial ampliação futura do armazém; a relação custo x benefício; outras características interessantes para cada tipo de instituição.

Para que a armazenagem seja eficaz, ela necessita de:

• Realização de cargas e descargas de veículos mais rápidas;

• Agilidade dos fluxos internos, tanto de materiais quanto de informação;

• Utilização efetiva da mão de obra e equipamentos.

• Melhor uso de sua capacidade volumétrica – máximo uso do espaço;

• Máxima proteção aos itens estocados – boa qualidade de armazenagem;

• Controle para evitar divergências de inventário e perdas de qualquer natureza;

• Otimização do leiaute – acesso fácil a todos os itens e movimentação eficiente para reduzir distâncias e perdas de espaço.

Alguns princípios a serem seguidos:

• Agrupar materiais similares ou complementares ou agrupar materiais pela forma e volume para otimizar os espaços;

• Posicionar os materiais de maior giro próximos à saída;

• Utilizar fluxos simples, retos e diretos; reduzir, eliminar, combinar, simplificar movimentos.

• Padronizar os métodos e equipamentos;

• Utilizar equipamentos flexíveis (evita a subutilização, maior disponibilidade);

• Minimizar o manuseio do material e minimizar a distância percorrida;

• Utilizar equipamentos de armazenagem que permitam o aproveitamento vertical do espa-ço;

• Padronizar corredores e eliminar área de guarda de equipamentos.


3.6.2.1 Arranjo Físico (Leiaute – Layout)

O layout é o arranjo de homens, máquinas e materiais para que a armazenagem de determinado produto se processe dentro do padrão máximo de economia – processamento eficiente, usando melhor o espaço disponível e visando percorrer a menor distância no menor tempo possível.

A correta armazenagem dos materiais visa usar o espaço físico disponível no armazém de forma organizada e eficiente, permitindo a movimentação adequada dentro do almoxarifado e mantendo os cuidados necessários com vistas a evitar sua deterioração.

A necessidade de um estudo do layout surge em diversas situações:

• redução de custos;

• obsolescência das instalações ou estas se tornam ineficientes (em tamanho, qualidade, fluxo) devido a novos produtos a serem fabricados/estocados;

• ambiente de trabalho inadequado com ruídos, insegurança, temperaturas anormais, pouca ventilação, má iluminação, baixam o rendimento do trabalhador etc.

Na gestão do espaço – montagem do layout – são levados em conta:

• dimensionamento da área;

• a localização de obstáculos;

• localização de áreas de recebimento e expedição, portas e acessos

• produtos a serem estocados;

• equipamentos para movimentação;

• estruturas verticais e horizontais de armazenagem;

• três tipos de superfície: estática – onde o equipamento se projeta no solo (mesa, armário etc.); utilização – que o funcionário usa para desenvolver o seu trabalho; circulação – se destina ao trânsito de pessoal e de equipamentos (corredores etc.).

Layout de processo produtivo

• Product layout – Linear – organização com foco no produto, de acordo com a sequência de operações a se realizarem. O material se desloca, enquanto as máquinas permanecem fixas.

• Process layout – Funcional – agrupamento de modo a realizar operações análogas em um mesmo local.

• Cellular layout – contém na sua estrutura todos os recursos transformadores necessários a atender o processamento

• Fixed-position layout (posicional) – produto ou projeto mantém-se estacionário, os recursos se movimentam.

• Hybrid layout – utiliza princípios dos demais e permite grande variedade de produtos.



3.6.2.2 Critérios de Armazenagem e Localização

Dependendo das características do material, a armazenagem pode dar-se em função de: fragilidade; combustibilidade; volatilização; oxidação; explosividade; intoxicação; radiação; corrosão; inflamabilidade; volume; peso; forma. Cada um desses critérios exige técnicas e equipamentos distintos para acondicionamento, manipulação e movimentação.

Localização

O objetivo de um sistema de localização é estabelecer os meios necessários à perfeita iden-tificação da localização dos materiais. Normalmente é utilizada uma simbologia (codificação) alfanumérica que indica precisamente o posicionamento de cada material estocado, facilitando as operações de movimentação.

Não há regras taxativas que regulem o modo como os materiais devem ser dispostos, a decisão final depende de diversas variáveis.

O objetivo da armazenagem é proporcionar um sistema de localização que possibilite o endereçamento e a perfeita identificação da localização dos materiais estocados. Geralmente utiliza uma codificação representativa de cada local de estocagem, facilitando as operações de movimentação, inventário etc.

Algumas formas de distribuição ou colocação dos materiais no almoxarifado:

• Armazenagem/Localização Fixa (por Zona, ou por Agrupamento): são determinadas áreas de estocagem para cada tipo de material, ou seja, materiais são colocados sempre no mesmo local a cada renovação do estoque. A grande vantagem é a facilidade de encontrar os materiais. Uma possível desvantagem é a ociosidade do local caso o estoque do material seja baixo.

• Armazenagem/Localização Livre: não existem locais fixos de armazenagem, a não ser para materiais de estocagens especiais. Quando os produtos chegam ao armazém são designados a qualquer espaço livre disponível. A vantagem é a otimização da área de armazenamento.

As desvantagens são o maior percurso para montagem dos pedidos, tendo em vista que um único item poderá ser localizado em diversos pontos, e o risco de possuir material em estoque perdido que somente será descoberto ao acaso ou na execução do inventário.

• Armazenagem por Tamanho, Peso e Volume: semelhante ao anterior, permite um bom aproveitamento do espaço. Exige que todos os documentos de entradas e saídas conte-nham a localização do material no almoxarifado a fim de facilitar sua busca.

• Armazenagem por Frequência: os materiais cujo volume de movimentação e frequência são significativos devem ser colocados tão próximo quanto possível da saída da instalação de armazenamento.

• Armazenagem especial: ambientes climatizados; produtos inflamáveis, que são armazena-dos sob rígidas normas de segurança; produtos perecíveis (método FIFO) etc.


Exemplos de arranjo para armazenagem:

Técnicas de Estocagem

Carga unitária (paletização): carga constituída de embalagens de transporte que arranjam ou acondicionam certa quantidade de material para possibilitar o seu manuseio, transporte e ar-mazenamento como se fosse uma unidade. A formação de carga unitária se dá, geralmente, através de caixas e pallets (paletes), que são estrados de madeira/plástico, de diversas dimen-sões.

Caixas ou Gavetas: ideal para materiais de pequenas dimensões,como parafusos, arruelas, materiais de escritório, peças semiacabadas etc.

Prateleiras: destinadas a materiais de tamanhos diversos e para o apoio de gavetas ou caixas padronizadas, constituem o meio de estocagem mais simples e econômico. São construídas de diversos materiais conforme a conveniência da atividade.

Raques/ Cantilever: são construídos para acomodar peças longas e estreitas como tubos, barras, tiras, etc.

Empilhamento: é uma variante da estocagem de caixas para aproveitamento do espaço vertical. As caixas ou pallets são empilhados uns sobre os outros, obedecendo a uma distribuição equitativa de cargas. Deve-se respeitar os limites de altura da pilha e de distância do teto.



Container Flexível: é uma das técnicas mais recentes de estocagem. Consiste em uma espécie de saco feito com tecido resistente e borracha vulcanizada, com um revestimento interno conforme o uso.

Quando aos critérios para “paletizar”, o arranjo mais indicado para determinado tipo de material depende de:

• tamanho da carga: as maneiras de paletizar uma carga po-dem ser diversas, apenas uma ou nenhuma, dependendo do seu tamanho;

• peso do material: o número de camadas está condiciona-do à resistência do palete e da embalagem;

• carga unitária: o comprimento, a largura e, especialmente, a altura da carga unitária, toma-da como um todo, devem ser considerados;

• perda de espaço: alguns arranjos podem ter muitos “vazios” entre as suas unidades. Além de perda de espaço, o peso é distribuído desigualmente, possibilitando o desmoronamen-to das pilhas;

• compacidade: as várias unidades de um arranjo devem “se casar” para que haja o necessário entrelaçamento do conjunto e o espaço ocupado seja minimizado;

• métodos de amarracão: de acordo com o tipo de fixa ão das varias unidades de carga em conjunto (colagem, arqueamento com fitas metálicas ou de náilon etc.), estas poderão ser dispostas sobre o palete sem maiores preocupações. Dá-se mais importância ao entrosa-mento entre as várias unidades, quando as cargas não são amarradas entre si.

3.6.2.3 IN 205/88 – da Armazenagem

4. A armazenagem compreende a guarda, localização, segurança e preservação do material ad-quirido, a fim de suprir adequada mente as necessidades operacionais das unidades integran-tes da estrutura do órgão ou entidade.

4.1. Os principais cuidados na armazenagem, dentre outros são:

a) os materiais devem ser resguardados contra o furto ou roubo, e protegidos contra a ação dos perigos mecânicos e das ameaças climáticas, bem como de animais daninhos;

b) os materiais estocados há mais tempo devem ser fornecidos em primeiro lugar, (primeiro a entrar, primeiro a sair – PEPS), com a finalidade de evitar o envelhecimento do estoque;

c) os materiais devem ser estocados de modo a possibilitar uma fácil inspeção e um rápido inventário;

d) os materiais que possuem grande movimentação devem ser estocados em lugar de fácil acesso e próximo das áreas de expedição e o material que possui pequena movimentação deve ser estocado na parte mais afastada das áreas de expedição;

e) os materiais jamais devem ser estocados em contato direto com o piso. E preciso utilizar corretamente os acessórios de estocagem para os proteger;


f) a arrumação dos materiais não deve prejudicar o acesso as partes de emergência, aos ex-tintores de incêndio ou à circulação de pessoal especializado para combater a incêndio (Corpo de Bombeiros);

g) os materiais da mesma classe devem ser concentrados em locais adjacentes, a fim de facili-tar a movimentação e inventário;

h) os materiais pesados e/ou volumosos devem ser estocados nas partes inferiores das estan-tes e porta-estrados, eliminando-se os riscos de acidentes ou avarias e facilitando a movi-mentação;

i) os materiais devem ser conservados nas embalagens originais e somente abertos quando houver necessidade de fornecimento parcelado, ou por ocasião da utilização;

j) a arrumação dos materiais deve ser feita de modo a manter voltada para o lado de acesso ao local de armazenagem a face da embalagem (ou etiqueta) contendo a marcação do item, permitindo a fácil e rápida leitura de identificação e das demais informações registradas;

l) quando o material tiver que ser empilhado, deve-se atentar para a segurança e altura das pilhas, de modo a não afetar sua qualidade pelo efeito da pressão decorrente, o arejamento (distância de 70 cm aproximadamente do teto e de 50 cm aproximadamente das paredes).

3.6.3. Movimentação

O manuseio ou a movimentação interna de produtos e materiais significa transportar bens por distâncias relativamente pequenas, quando comparadas com as distâncias na movimentação de longo curso executadas pelas companhias transportadoras. E atividade executada em depósitos, fábricas, e lojas, assim como no transbordo entre tipos de transporte. Seu interesse concentra-se na movimentação rápida e de baixo custo das mercadorias.

Para se manter eficiente um sistema de movimentação de materiais, existem ainda certas “leis” que, sempre dentro das possibilidades, devem ser levadas em consideração. São elas:

• Obediência ao fluxo das operações – a trajetória dos materiais deve ser a mesma da sequência de operações.

• Mínima distância – reduzir as distâncias de transporte pela eliminação de ziguezagues no fluxo dos materiais.

• Mínima manipulação – o transporte mecânico custa menos que as operações de carga e descarga, levantamento e armazenamento.

• Segurança e satisfação – dos operadores e o pessoal circulante na seleção do equipamento de transporte de materiais.

• Padronização – o custo inicial de equipamentos padronizados é mais baixo, a manutenção é mais fácil e mais barata.

• Flexibilidade – capacidade de satisfazer ao transporte de vários tipos de cargas, em condi-ções variadas de trabalho.



• Máxima utilização do equipamento – manter o equipamento ocupado tanto quanto possí-vel.

• Máxima utilização do espaço disponível – empilhamento de cargas ou utilização de supor-tes especiais.

• Método alternativo – plano B em caso de problemas na operação normal.

• Menor custo total – selecionar equipamentos na base de custos totais e não somente do custo inicial mais baixo, ou do custo operacional, ou somente de manutenção.

3.6.3.1 Sistemas internos de transporte

Sistemas de transportadores contínuos: consiste na movi-mentação constante entre dois pontos pré-determinados. São utilizados em mineração, indústrias, terminais de carga e descarga, terminais de recepção e expedição ou em arma-zéns.

Sistemas de Manuseio para Áreas Restritas: são feitos para locais onde a área é elemento crítico, por isso são bastante utilizados em almoxarifados. A ponte rolante e o guindaste são os equipamentos mais utilizados entre todos.

Sistemas de Manuseio entre Pontos sem Limites Fixos: é o mais versátil dos sistemas, utiliza carrinhos, empilhadeiras, paleteiras etc.

3.6.3.2 Embalagens

Têm como objetivo movimentar produtos com toda a proteção e sem danificá-los além do eco-nomicamente razoável. Um bom projeto de embalagem do produto auxilia a perfeita e econô-mica movimentação sem desperdícios. Além disso, dimensões adequadas de empacotamento geram eficiência no manuseio e na armazenagem.


E corrente distinguir três níveis da embalagem: primária, secundária e terciária, ou de transporte.

A embalagem primária (por exemplo, a lata, a garrafa ou o saco) está em contato direto com o produto e é normalmente responsável pela conservação e contenção.

A embalagem secundária (como é o caso das caixas de cartão ou cartolina) contém uma ou vá-rias embalagens primárias e é normalmente responsável pela proteção físico-mecânica durante a distribuição.

A embalagem terciária agrupa diversas embalagens primárias ou secundárias para o transpor-te, como a caixa de cartão canelado ou a grade plástica para garrafas de bebidas. A escolha de embalagens deste tipo depende: da natureza da embalagem individual (rígida, semirrígida ou flexível); do esquema de paletização (dimensionamento da embalagem coletiva com vista a maximizar o aproveitamento da palete); dos custos.

3.6.4. Inventário Físico

Na administração pública, por força legal, o inventário deve ser feito ao menos uma vez por ano.

Periodicamente, deve-se efetuar inventários, ou seja, contagens físicas dos itens em estoque, para verificar:

• Diferenças nas quantidades entre estoque físico e o estoque contábil;

• Diferenças nos valores entre o estoque físico e o estoque contábil;

• Apuração do valor total de estoque físico e contábil.

Inventário físico permite o ajuste dos dados escriturais com o saldo físico do acervo patrimonial em cada unidade, o levantamento da situação dos bens em uso e a necessidade de manutenção ou reparos, a verificação da disponibilidade dos bens da unidade, bem como o saneamento do acervo.

Os inventários podem ser:

Gerais (totais, periódicos): Contagem de todos os itens em estoque de uma só vez. Geralmente realizados no final de cada exercício fiscal (ano). Normalmente é realizada a parada operacional e administrativa total da empresa, para não haver interferências ou erros. Requer um bom planejamento e muito pessoal (nem sempre especializado).

Rotativos: são aqueles realizados parcialmente e continuamente, segundo uma determinada programação de tempo. Ex.: diariamente é contada uma parte do estoque e os eventuais ajustes são feitos. Não há a necessidade de paralisação operacional, e o pessoal é especializado. Permite ganho de tempo e o gasto é mínimo.

Uma das técnicas mais comuns de contagem cíclica consiste na classificação dos itens de acor-do com a Curva ABC. Então, cada classe de inventario é quantificada e, após, é definida a perio-dicidade de contagem de acordo com a importância dos itens. Exemplo:



• Classe A (mais importante) – 100 itens, que devem ser contados uma vez por mês; o total de contagens no ano será 12 x 100 = 1200 contagens.

• Classe B (intermediária) – 200 itens, que devem ser contados semestralmente; o total de contagens no ano será de 200 x 2 = 400 contagens.

• Classe C (menos importante) – 700 itens, que devem ser contados uma vez por ano; 700 contagens no ano.

• A soma dos totais de cada classe (1200+400+700) dividido pelo número de dias úteis do ano dará a quantidade de contagem diária a ser executada. Supondo que um ano tenha 210 dias úteis, a quantidade diária de contagens será (1200+400+700) / 210 = 11 contagens.

Outros tipos (classificação menos usada):

• Permanentes: realizados permanentemente, a cada movimentação dos itens em estoque. Usado por empresas que necessitam permanentemente a posição exata dos estoques. O estoque está sempre correto e não há a necessidade de paralisação operacional.

• Específicos: são aqueles realizados para um determinado produto ou grupo de produtos, que necessitem de acompanhamento acurado.

• Emergenciais: aqueles realizados para um determinado produto ou grupo de produtos, que necessitem de confirmação urgente e acurada das informações.

3.6.4.1. Planejamento e Realização do Inventário

Devem ser providenciados:

• Folhas de convocação e serviços, definindo os convocados, datas, horários e locais de tra-balho;

• Proporcionar treinamento para todos os envolvidos, ressaltando a importância da tarefa.

• Fornecer meios de registro de qualidade e quantidade adequados para uma contagem cor-reta;

• Organizar as equipes que farão a primeira contagem – os reconhecedores.

• Organizar as equipes que farão a segunda contagem – os revisores.

• Análise da arrumação física;

• Atualização e análise dos registros;


• Cut-off – procedimento de grande importância para garantir a precisão e a confiabilidade do inventário, consiste no marco de interrupção temporária do fluxo de entrada e saída de materiais, enquanto é realizada a contagem. E um mapa contendo os detalhes dos docu-mentos emitidos antes da contagem (Nota fiscal, registro de entrada, requisições de mate-riais, devolução, etc.). Esses dados devem estar atualizados.

• Reconciliação e ajustes: encerrado o inventário e apuradas as diferenças, será providen-ciada a reconciliação e o ajuste somente após o coordenador do inventário aceitar as ob-servações assinaladas nos relatórios e autorizar sua atualização. Obrigatoriamente, todo o estoque deverá ser contado duas vezes, mesmo que a segunda seja por amostragem. Se houver diferenças, deverá ser contado a terceira vez (e este valor será o válido).

3.6.4.2. Princípios do Inventário

São princípios que devem ser observados quando da execução do inventário:

• Instantaneidade: determina o momento (dia e hora) para realizar o levantamento do in-ventário;

• Oportunidade (tempestividade): estabelece que o tempo de execução do trabalho de le-vantamento deve ser o mínimo possível. A exatidão dos dados está intimamente ligada à proximidade da realização do trabalho;

• Especificação: define a forma pela qual os elementos devem ser classificados, individuali-zados e agrupados dentro da mesma espécie;

• Homogeneidade: elege um denominador comum para expressar uma ideia valorativa de todos os elementos, em geral a moeda corrente;

• Integridade: determina que, uma vez fixados os limites do inventário, todos os elementos patrimoniais compreendidos deverão ser objeto do levantamento;

• Uniformidade: determina o estabelecimento das mesmas normas, estruturação e critérios gerais para a confecção de todos os inventários, ano após ano, de forma a permitir compa-rações entre eles.

3.6.4.3. Fases do Inventário

1. Levantamento: compreende a coleta de dados sobre todos os elementos ativos e passivos do patrimônio e é subdividido nas seguintes partes: identificação, grupamento e mensuração.

a) Identificação: consiste na verificação das características dos bens, direitos e obrigações e procura-se separar os bens, direitos e obrigações por classes segundo a analogia de seus caracteres;

b) Grupamento: é a reunião dos elementos que possuem as mesmas características (móveis, imóveis, etc.);



c) Mensuração: resulta da contagem das unidades componentes da massa patrimonial (peso, comprimento, número absoluto etc.).

2. Arrolamento: é o registro das características e quantidades obtidas no levantamento. O arrolamento pode apresentar os componentes patrimoniais de forma resumida e recebe a denominação “sintético”. Quando tais componentes são relacionados individualmente, o arrolamento é analítico;

3. Avaliação: é nesta fase que é atribuída uma unidade de valor ao elemento patrimonial. Os critérios de avaliação dos componentes patrimoniais devem ter sempre por base o custo. A atribuição do valor aos componentes patrimoniais obedece a critérios que se ajustam a sua natureza, função na massa patrimonial e a sua finalidade.

3.6.4.4. Acurácia nos Controles

Terminado o inventário, pode se calcular a acurácia nos controles, que mede um percentual de itens corretos, tanto em quantidade, como em valor, e é obtido da seguinte forma:

Acurácia = Número de itens corretos ou Valor de Itens Corretos Número total de itens Valor total de Itens

Outra medida de avaliação para a área de gestão dos estoques é o nível de serviço ou nível de atendimento. E um indicador da eficácia do estoque em atender às solicitações dos usuários. Quanto mais requisições forem atendidas dentro dos parâmetros solicitados (quantidades e especificações), maior será o nível de serviço. Da mesma forma que a acurácia nos controles, quanto mais próximo de 1 se encontrar o índice no nível de atendimento, mais eficaz estará sendo o atendimento do estoque.

Nível de Sérviço = Número de Requisições atendidas Número de requisições efetuadas

3.6.4.5. IN 205/88 – DOS INVENTÁRIOS FÍSICOS

8. Inventário físico é o instrumento de controle para a verificação dos saldos de estoques nos almoxarifados e depósitos, e dos equipamentos e materiais permanentes, em uso no órgão ou entidade, que irá permitir, dentre outros:

a) o ajuste dos dados escriturais de saldos e movimentações dos estoques com o saldo físico real nas instalações de armazenagem;

b) a análise do desempenho das atividades do encarregado do almoxarifado através dos resultados obtidos no levantamento físico;

c) o levantamento da situação dos materiais estocados no tocante ao saneamento dos estoques;

d) o levantamento da situação dos equipamentos e materiais permanentes em uso e das suas necessidades de manutenção e reparos; e

e) a constatação de que o bem móvel não é necessário naquela unidade.


8.1. Os tipos de Inventários Físicos são:

a) anual – destinado a comprovar a quantidade e o valor dos bens patrimoniais do acervo de cada unidade gestora, existente em 31 de dezembro de cada exercício – constituído do in-ventário anterior e das variações patrimoniais ocorridas durante o exercício.

b) inicial – realizado quando da criação de uma unidade gestora, para identificação e registro dos bens sob sua responsabilidade;

c) de transferência de responsabilidade- realizado quando da mudança do dirigente de uma unidade gestora;

d) de extinção ou transformação – realizado quando da extinção ou transformação da unida-de gestora;

e) eventual – realizado em qualquer época, por iniciativa do dirigente da unidade gestora ou por iniciativa do órgão fiscalizador.

8.1.1. Nos inventários destinados a atender às exigências do órgão fiscalizador (SISTEMA DE CONTROLE INTERNO), os bens móveis (material de consumo, equipamento, material permanente e semoventes) serão agrupados segundo as categorias patrimoniais constantes do plano de Contas Único (I.N./STN nº 23/86).

8.2. No inventário analítico, para a perfeita caracterização do material, figurarão:

a) descrição padronizada;

b) número de registro;

c) valor (preço de aquisição, custo de produção, valor arbitrado ou preço de avaliação);

d) estado (bom, ocioso, recuperável, antieconômico ou irrecuperável);

e) outros elementos julgados necessários.

8.2.1. O material de pequeno valor econômico que tiver seu custo de controle evidentemente superior ao risco da perda poderá ser controlado através do simples relacionamento de material (relação carga), de acordo com o estabelecido no item 3 da I.N./DASP nº142/83.

8.2.2. O bem móvel cujo valor de aquisição ou custo de produção for desconhecido será ava-liado tomando como referência o valor de outro, semelhante ou sucedâneo, no mesmo estado de conservação e a preço de mercado.

8.3. Sem prejuízo de outras normas de controle dos sistemas competentes, o Departamento de Administração ou unidade equivalente poderá utilizar como instrumento gerencial o Inven-tário Rotativo, que consiste no levantamento rotativo, contínuo e seletivo dos materiais exis-tentes em estoque ou daqueles permanentes distribuídos para uso, feito de acordo com uma programação de forma á que todos os itens sejam recenseados ao longo do exercício.



8.3.1. Poderá também ser utilizado o Inventário por Amostragens para um acervo de gran-de porte. Esta modalidade alternativa consiste no levantamento em bases mensais, de amostras de itens de material de um determinado grupo ou classe, e inferir os resultados para os demais itens do mesmo grupo ou classe.

8.4. Os inventários físicos de cunho gerencial, no âmbito do SISG deverão ser efetuados por Comissão designada pelo Diretor do Departamento de Administração ou unidade equiva-lente, ressalvado aqueles de prestação de contas, que deverão se subordinar às normas do Sistema de Controle Interno.


Questões

1. (14582) CESPE – 2013 – GESTÃO DE MATE-RIAIS – ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS Ar-mazenagem e Movimentação, Almoxarifa-do, Gestão de Estoques

O arranjo físico ou leiaute refere-se à melhor disposição de equipamentos, pessoas e materiais para o processo produtivo.


2. (82765) CESPE – 2014 – GESTÃO DE MA-TERIAIS – ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS Armazenagem e Movimentação, Gestão de Estoques, Almoxarifado


Na definição do arranjo físico de um arma-zém, deve-se priorizar a utilização horizon-tal do espaço, dado o risco de manuseio de mercadorias em prateleiras muito altas.


3. (81732) CESPE – 2013 – GESTÃO DE MATE-RIAIS – ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS – Armazenagem e Movimentação, Almoxari-fado, Gestão de Estoques

No que se refere à administração de recur-sos materiais, julgue o item que se segue.

O armazenamento centralizado facilita tan-to o planejamento da produção quanto o inventário e o controle.



No que se refere à administração de recur-sos materiais, julgue o item que se segue.

Os raques são o sistema ideal para o arma-zenamento de materiais de pequenas di-mensões, como parafusos, arruelas e mate-riais de escritório.


5. (108370) CESPE – 2016 – GESTÃO DE MATE-RIAIS – ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS – Recebimento

A respeito de recebimento e armazenagem de recursos materiais, julgue o próximo item.

O responsável pelo recebimento de merca-dorias, no ato da entrega, deverá inspecio-nar os produtos, verificar se as notas fiscais estão de acordo com os pedidos bem como avaliar se os lançamentos contábeis foram feitos corretamente.


6. (108369) CESPE – 2016 – GESTÃO DE MATE-RIAIS – ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS – Armazenagem e Movimentação


A escolha do melhor sistema de estocagem de mercadorias depende da disponibilidade de equipamentos para movimentação des-sas mercadorias.





Características do produto, como dimen-sões, peso e fragilidade, determinam a complexidade do sistema de armazenagem a ser empregado.



No que se refere à armazenagem de mate-riais, assinale a opção correta.

a) Em órgãos públicos, é ideal manter es-toque zero de materiais.

b) A definição dos critérios de armazena-gem dos materiais de consumo de um órgão público está diretamente relacio-nada aos critérios de licitação.

c) A redução dos custos de materiais é di-retamente influenciada pela proximida-de entre os centros de distribuição e os centros consumidores.

d) Em órgãos públicos, a armazenagem dos materiais por agrupamento é mais vantajosa que a armazenagem por fre-quência de uso, pois facilita a localiza-ção dos materiais.

e) Facilitar o acesso aos itens do depósito, proteger os materiais e maximizar o uso da mão de obra são objetivos da arma-zenagem.

9. (107714) CESPE – 2015 – GESTÃO DE MA-TERIAIS – ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS – Inventário Físico, Compras, Conceitos Bá-sicos de Estoque

A eficiência na gestão de estoque contribui com o planejamento, o desenvolvimento e a administração das atividades de uma ins-tituição. A respeito desse assunto, assinale a opção correta.

a) O correto controle de estoques envolve a determinação de limites mínimos e máximos para cada item do estoque, a estocagem de materiais em locais pre-viamente designados e a existência de um sistema de controle de estoque.

b) O inventário contínuo de materiais, im-portante para a adequada gestão de es-toques, consiste no detalhamento das características específicas de cada ma-terial existente.

c) O controle de entrada e saída de ma-teriais em estoque é irrelevante para instituições públicas, uma vez que o material consumido nas atividades pro-fissionais não é computado no custo do serviço prestado.

d) Em comparação ao inventário contínuo em meio eletrônico, o inventário físi-co de materiais é mais adequado para a conferência do estoque de materiais em uma instituição.

e) A boa relação com fornecedores é im-portante para o processo de compras e para atendimento aos prazos de forne-cimento de materiais, porém não afeta a eficiência na gestão do estoque.

10. (87323) CESPE – 2013 – GESTÃO DE MATE-RIAIS – ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS – Recebimento, Gestão de Estoques, Almoxa-rifado


O método de contagem cega não é indicado à conferência quantitativa e qualitativa do material recebido.


11. (26851) CESPE – 2012 – GESTÃO DE MATE-RIAIS – ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS – Inventário Físico, Almoxarifado, Gestão de Estoques

Acerca da administração de recursos materiais e patrimoniais, julgue o item a seguir.



Umas das finalidades do inventário físico de equipamentos e materiais permanentes é o levantamento da situação dos itens e das suas necessidades manutenção e reparos.


12. (87320) CESPE – 2013 – GESTÃO DE MATE-RIAIS – ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS – Armazenagem e Movimentação, Gestão de Estoques, Almoxarifado


Para maior aproveitamento do espaço de um estoque, deve-se utilizar o critério de armazenagem por tamanho.


13. (82803) CESPE – 2014 – GESTÃO DE MATERIAIS – ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS – Classifica-ção de Materiais, Armazenagem e Movimenta-ção, Gestão de Estoques, Almoxarifado


A classificação de materiais de diferentes pro-dutos deve considerar a forma, a dimensão e o peso do material, sendo desnecessário levar em conta a sua localização pelo gênero.


14. (79228) CESPE – 2014 – GESTÃO DE MA-TERIAIS – ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS – Inventário Físico, Noções de Gestão Patri-monial, Gestão de Estoques, Almoxarifado

Julgue o item a seguir, relativo a controle de estoques.

Os inventários têm o objetivo de certificar se, em determinado instante, os documen-tos contábeis e fiscais do estoque estão de acordo com os relatórios do sistema infor-matizado de controle de estoque.


15. (79221) CESPE – 2014 – GESTÃO DE MATE-RIAIS – ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS – Classificação de Materiais, Armazenagem e Movimentação, Gestão de Estoques, Almo-xarifado

Com relação a controle de estoques, de re-cebimento e armazenagem de materiais, julgue o item subsequente.

Os requisitos para que um material seja classificado como material de armazenagem complexa restringem-se às características de oxidação, volatização e combustibilida-de; são classificados como de armazenagem simples os materiais caracterizados pela fragilidade intrínseca.



Com referência à gestão de materiais, jul-gue o item a seguir.

A movimentação de materiais deve ser analisada juntamente com o leiaute; para isso, devem-se analisar as dimensões do produto, suas características mecânicas e a quantidade a ser transportada, bem como a edificação, a sequência das operações e o custo da movimentação.


17. (44003) CESPE – 2014 – GESTÃO DE MATE-RIAIS – ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS – Recebimento, Almoxarifado, Gestão de Es-toques

Acerca de recebimento, estocagem, distri-buição, registro e inventariação de maté-rias-primas e mercadorias,

A efetividade da atividade de recebimento, intermediária às atividades de compra e de pagamento aos fornecedores, implica a re-


alização de adequados procedimentos de conferência da quantidade de bens recebi-dos, entre os quais se inclui a conferência por acusação, técnica que permite ao con-ferente efetuar a contagem dos bens rece-bidos com base nas quantidades informa-das pelo fornecedor na nota fiscal.



Acerca de recebimento, estocagem, distri-buição, registro e inventariação de maté-rias-primas e mercadorias,

A inventariação de materiais tem por objeti-vo confrontar a quantidade física armazena-da do produto com seus registros documen-tais. Um dos métodos de inventariação é o inventário rotativo, cuja principal desvanta-gem é a interrupção do processo produtivo para a realização da contagem dos produtos.



Julgue o item a seguir, relativo à gestão de materiais.

Inventário é a verificação da existência dos materiais da empresa, que consiste na con-tagem dos materiais existentes, comparada com os estoques anotados no banco de da-dos.


20. (81737) CESPE – 2013 – GESTÃO DE MATE-RIAIS – ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS – Recebimento, Almoxarifado, Gestão de Es-toques

O efetivo recebimento e aceitação do pro-duto no almoxarifado depende da verifica-ção do produto frente ao pedido de compra ou conhecimento de carga, da conferência de sua integridade física, da verificação de quantidades e da inspeção da mercadoria.






Gabarito: 1.(14582) Certo 2. (82765) Errado 3. (81732) Certo 4. (81731) Errado 5. (108370) Errado 6. (108369) Errado 7. (108368) Certo 8. (107716) E 9. (107714) A 10. (87323) Certo 11. (26851) Certo 12. (87320) Certo 13. (82803) Errado 14. (79228) Errado 15. (79221) Errado 16. (44036) Certo 17. (44003) Errado 18. (44002) Errado 19. (26815) Certo 20. (81737) Certo


4. CLASSIFICAÇÃO DE MATERIAIS

Classificar Materiais é o processo de agrupar itens do estoque segundo algum critério. A classificação dos materiais consiste no estabelecimento de grupos ou famílias de materiais em uso na organização, de acordo com sua utilidade, natureza, forma, dimensão, peso, tipo, uso, etc.

Um sistema de classificação é primordial para qualquer departamento de materiais, pois sem ele não podem existir um controle eficiente dos estoques, codificação dos itens, procedimentos de armazenagem adequados e uma operacionalização do almoxarifado de maneira correta.

4.1. Objetivos da Classificação

• Desenvolvimento de métodos simples, racionais e claros de identificação de materiais;

• Definição de uma linguagem para a área de materiais, desenvolvendo interfaces com outras áreas e relacionamento com fornecedores;

• Redução da variedade dos itens, facilitando a padronização de materiais;

• Possibilidade de informatização do sistema;

• Clara avaliação dos materiais, permitindo uma boa gestão dos recursos.

4.2. Atributos

Existem diversas formas de classificar os materiais, porém, uma boa classificação deve obedecer aos seguintes atributos:

• Abrangência: deve tratar de uma gama de características em vez de reunir apenas materiais para serem classificados.

• Flexibilidade: deve permitir conexão entre os diversos tipos de classificação.

• Praticidade: deve ser direta e simples.



4.3. Escopo da Classificação

A classificação de materiais compreende:

1. Catalogação – arrolar todos os itens em um catálogo, permitindo consulta e dando uma ideia geral da coleção.

2. Simplificação – redução da grande diversidade de itens empregados para as mesmas finalidades.

3. Identificação (especificação) – identidade do material, busca torná-lo único.

4. Normalização – criar normas, prescrições de uso, ou seja, a definição da forma como o material deve ser utilizado. Permite maior segurança e menor possibilidade de diferenciação.

5. Padronização – estabelecer padrões para análise de materiais, a fim de permitir seu intercâmbio, possibilitando a redução de variedades e consequente economia.

6. Codificação – conjuntos de números/letras inteligentes pelos quais facilmente identificamos e conhecemos o material.

4.3.1. Especificação

E a descrição de um item através de suas características (atributos, propriedades). O termo especificação é, em geral, empregado com o significado de identificar precisamente o material, conjunto de descrições de materiais forma a nomenclatura de materiais da empresa.

E interessante também padronizar a nomenclatura. Uma nomenclatura padronizada (estrutu-rada) é formada por uma estrutura de nomes ou palavras-chave (nome básico e nomes mo-dificadores), dimensões, características físicas em geral, embalagem, aplicação, características químicas, etc.

O nome básico é a denominação inicial da descrição (exemplo: arruela, parafuso, etc.), enquan-to o nome modificador é um complemento do nome básico (exemplo para arruela: pressão, lisa, cobre, etc.). Um nome básico pode estar associado a vários modificadores: arruela lisa de cobre, espessura 0,5 mm, diâmetro interno 6 mm, diâmetro externo 14 mm.

4.3.2. Codificação

Em função de uma boa classificação do material, pode-se realizar codificação do mesmo, ou seja, representar todas as informações necessárias, suficientes e desejadas por meio de núme-ros e/ou letras com base em toda a classificação obtida do material. Com a codificação do bem, passamos a ter um registro que nos informará todo o seu histórico (data de aquisição, preço inicial, localização, vida útil esperada, valor depreciado, valor residual, manutenção realizada e previsão de sua substituição).

Os sistemas de codificação mais comumente usados são: o alfabético, o numérico (também chamado decimal) e o alfanumérico. Podem existir outros, como: sequencial, em grupos, em faixas, mnemônicos, etc.


O que é fundamental é que haja um só código para cada item, e que o código não produza con-fusões de comunicação, principalmente com o uso de caracteres que podem ser confundidos (zero com a letra O, 5 com a letra S, 2 com a letra Z, 6 com a letra G, etc.).

Alguns tipos de códigos:

Alfabético – representa os materiais por meio de letras. Foi muito utilizado na codificação de livros (Método Dewey). Seu limite em termos de quantidade de itens e a difícil memorização estão fazendo este sistema cair em desuso.

Numérico – representa materiais por meio de números. Seu uso mais comum é o chamado Mé-todo Decimal, que consiste basicamente na associação de três grupos e sete algarismos. Esse é um método muito utilizado (talvez o mais usado) nos almoxarifados para a codificação dos ma-teriais. 1º Grupo-00 – Classificador: designa as grandes Classes ou agrupamentos de materiais em estoque; 2º Grupo-00 – Individualizador: identifica cada um dos materiais do 1º grupo; 3º Grupo-000 – Caracterizador: descreve os materiais pertencentes ao 2º grupo de forma definiti-va, com todas as suas características, a fim de torná-los inconfundíveis.

Alfanumérico – agrupa números e letras. As quantidades de letras e de números são definidos pelo órgão ou empresa a qual adotou o sistema, não havendo uma regra específica. E o sistema utilizado na codificação de placas de automóveis.

Sequencial – é, normalmente, um código composto por caracteres numéricos com a regra de sequência “soma 1”. A cada novo item a ser identificado um novo código é dado, somando-se 1 ao último código dado. Para se definir um código sequencial basta determinar-se o primeiro código e a regra de sequência. Segundo a IN 205/88:

7.13. Para efeito de identificação e inventário os equipamentos e materiais permanentes receberão números sequenciais de registro patrimonial.

7.13.1. O número de registro patrimonial deverá ser aposto ao material, mediante gravação, fixação de plaqueta ou etiqueta apropriada.

Em grupos – quando o código é dividido em grupos e a cada grupo se associa um significado. Exemplo: os códigos 30-12-347 e 30-13-523, em que 30 = materiais elétricos; 30-12 = fios e cabos nus e 30-13 = fios e cabos isolados.

Em faixas – quando, numa codificação sequencial, certas faixas de códigos possuem um significado tal como o dos grupos do código em grupos. Exemplo: 101 a 299 = matérias primas; 301 a 599 = semiacabados; 601 a 999 = acabados.

Mnemônicos – quando possui caracteres que permitem associação fácil de ideia com o elemento a ser codificado. Exemplo: as siglas de estados do Brasil.

De barras – E a tecnologia de identificação automática aplicável aos objetos. Seu objetivo é a identificação e localização de produtos em nível industrial e comercial. O sistema é constituído por séries de linhas e espaços de diversas larguras, que armazenam informações com ordenamentos diferentes, denominados simbologias. Para implementação do código de barras a indústria deverá filiar-se à EAN – Associação Internacional de Numeração de



Artigos. O código EAN-13 é um padrão utilizado em mais de 100 países. E composto por 13 dígitos e inclui: País + Empresa + Produto + Dígito de Controle.

Código QR – é como um código de barras em duas dimensões. Entretanto, a diferença entre este e os demais códigos de barras é que ele se comporta como um arquivo de dados portátil, sendo capaz de codificar nome, foto e o resumo de registros.

Existem diversas padronizações abordando a codificação de códigos QR e seu uso é livre de qualquer licença, sendo definido e publicado como um padrão ISO.

4.4. Tipos Comuns de Classificação

Dentro das organizações, dependendo do mercado de atuação e dos objetivos, vários tipos de classificação de materiais podem ser adotados.

4.4.1. CURVA ABC

A classificação ABC é um tipo muito importante de controle de estoque. Ela permite identificar aqueles itens que merecem maior atenção e tratamento adequados, de acordo com sua importância financeira relativa dentro do estoque.

A curva usa como base o princípio de Pareto (80-20). Ele elaborava um estudo de renda e riqueza da população italiana e descobriu que 80% da riqueza local estava concentrada com 20% da população. A aplicabilidade dos fundamentos do método de Pareto foi comprovada e posta em prática nos Estados Unidos, logo após a Segunda Guerra Mundial (1951), pela General Eletric.

Trata-se de classificação em que se considera a importância dos materiais, baseada nas quantidades utilizadas e no seu valor total.

No controle de estoques, a curva ABC divide os materiais em 3 grupos:

Grupo A: poucos itens – maiores valores ou importância. São os itens que devem receber maior atenção. Geralmen-te 20% dos itens correspondem, em média, a aproximada-mente 70% do valor monetário do estoque.

Grupo B: São os itens de importância intermediária e que devem receber atenção logo após as medidas tomadas sobre os itens da classe A. Representam em média 30% dos itens e corresponderem a aproximadamente 20% do valor monetário.

Grupo C: São os itens de menor importância. Embora volumosos em quantidades, possuem valor monetário bem reduzido, permitindo maior período de tempo para a sua análise e


estratégia de decisão. Representam geralmente 50% dos itens e correspondem, em média, a aproximadamente 10% do valor monetário total.

A curva ABC relaciona o consumo do estoque, o investimento aplicado e a quantidade de itens que formam o estoque. Essa classificação facilita o planejamento e reduz os serviços burocráticos e a análise dos inventários. Obtém-se a curva por meio da ordenação dos itens conforme a sua importância relativa.

4.4.1.1. Como elaborar a curva ABC

A construção da curva ABC compreende as seguintes fases genéricas:

1. Relação dos itens com seus valores totais correspondentes

2. Tabulação

3. Identificação dos percentuais e da quantidade de itens envolvidos em cada classe

4. Elaboração da curva

5. Interpretação do gráfico, com separação em classes A, B e C

Exemplo:

Estoque da empresa X:

Código Quantidade Valor unitário Valor Total

1 135 R$ 10,00 R$ 1.350,00

2 100 R$ 10,00 R$ 1.000,00

3 40 R$ 100,00 R$ 4.000,00

4 400 R$ 20,00 R$ 8.000,00

5 2.000 R$ 10,00 R$ 20.000,00

6 10.000 R$ 10,00 R$ 100.000,00

7 120 R$ 50,00 R$ 6.000,00

8 135 R$ 10,00 R$ 1.350,00

TOTAL R$ 141.700,00

Passo 1: ordenar todas as linhas, tomando como critério o valor total encontrado, com os valores aparecendo em ordem decrescente, ou seja, do maior para o menor.

Código Quantidade Valor unitário Valor Total

6 10.000 R$ 10,00 R$ 100.000,00

5 2.000 R$ 10,00 R$ 20.000,00

4 400 R$ 20,00 R$ 8.000,00



7 120 R$ 50,00 R$ 6.000,00

3 40 R$ 100,00 R$ 4.000,00

1 135 R$ 10,00 R$ 1.350,00

8 135 R$ 10,00 R$ 1.350,00

2 100 R$ 10,00 R$ 1.000,00

TOTAL R$ 141.700,00

Pode-se constatar que: o item 6 possui o maior valor relativo nesse estoque; o iem 2 possui o menor valor.

Passo 2: calcular os percentuais relativos a cada item. Basta dividir o valor total de cada item pelo valor total do estoque.

Código Quantidade Valor unitário Valor Total %

6 10.000 R$ 10,00 R$ 100.000,00 70,57%

5 2.000 R$ 10,00 R$ 20.000,00 14,11%

4 400 R$ 20,00 R$ 8.000,00 5,65%

7 120 R$ 50,00 R$ 6.000,00 4,23%

3 40 R$ 100,00 R$ 4.000,00 2,82%

1 135 R$ 10,00 R$ 1.350,00 0,95%

8 135 R$ 10,00 R$ 1.350,00 0,95%

2 100 R$ 10,00 R$ 1.000,00 0,71%

TOTAL R$ 141.700,00 100,00%

Passo 3: acumula-se os valores percentuais na última coluna. Basta adicionar a cada item a soma das porcentagens anteriores, conforme a tabela a seguir.

Código Quantidade Valor unitário Valor Total % % Acumulado

6 10.000 R$ 10,00 R$ 100.000,00 70,57% 70,57%

5 2.000 R$ 10,00 R$ 20.000,00 14,11% 84,69%

4 400 R$ 20,00 R$ 8.000,00 5,65% 90,33%

7 120 R$ 50,00 R$ 6.000,00 4,23% 94,57%

3 40 R$ 100,00 R$ 4.000,00 2,82% 97,39%

1 135 R$ 10,00 R$ 1.350,00 0,95% 98,34%

8 135 R$ 10,00 R$ 1.350,00 0,95% 99,29%

2 100 R$ 10,00 R$ 1.000,00 0,71% 100,00%

TOTAL R$ 141.700,00 100,00%


Passo 4: Com a coluna “% Acumulado” concluída, faz-se o gráfico e a análise dos dados obtidos. No eixo y (vertical – ordenadas) coloca-se o percentual acumulado; no eixo x (horizontal – abcissas) colocam-se os itens, em ordem decrescente de valor.

Por último, deve-se escolher a proporção desejada para os itens A, B e C. Não existe um padrão para os valores desta proporção, cada empresa define a sua divisão de classes.

Por exemplo, sendo escolhida uma proporção 70x20x10:

1. deve-se separar na coluna “% Acumulado” o valor que estiver o mais próximo possível de 70%, o qual representará a classe A – 70,57% – item 6.

2. os valores de B, ou seja, deve-se somar 20% acima dos 70% – itens 5 e 4 – 90,33%.

3. o que restar representará os itens da classe C – 7, 3, 8, 1, 2.

No gráfico:



Em uma última análise, percebe-se que para a proporção 70x20x10 o número de itens equivale a 12x25x63. O significado é o seguinte: 12% dos itens estariam representando 70% dos valores em estoque (classe A). 25% representariam 20% (classe B) e 63% representariam apenas 10% dos valores do estoque (classe C).

A aplicação prática dessa classificação ABC pode ser vista, por exemplo, reduzindo em 20% do valor em estoque dos itens A (apenas 1 item). Isso resulta em uma redução do valor total de 20% x 70,57% = 14,11%.

Ao mesmo tempo, uma redução de 50% no valor em estoque dos itens C (5 itens), reduzirá o valor total em 50% x 9,67% = 4,84%.

4.4.1.2. Diferenciação no comportamento das curvas

Se todos os itens possuem o mesmo valor e a mesma par-ticipação no valor total, dizemos que não há concentra-ção e a curva ABC será representada por uma reta (cor verde).

Se os valores mais elevados são distribuídos por poucos itens, então existe uma forte concentração (curva preta).

As curvas laranja e vermelha representam concentrações fracas e médias, respectivamente.

4.4.2. Por Estado de Conservação

• Novos: não foram utilizados sob nenhuma forma;

• Reparados: sofreram alguma modificação ou recuperação, podem ser novamente utilizados, com ou sem restrições;

• Inservíveis: não apresentam condições de uso. Uma vez em estoque, devem ser retirados no mais breve espaço de tempo possível. Segundo o Decreto 99658/90, podem ser: ociosos, recuperáveis, antieconômicos e irrecuperáveis.

• Ocioso – quando, embora em perfeitas condições de uso, não estiver sendo aproveitado;

• Antieconômico – quando sua manutenção for onerosa, ou seu rendimento precário, em virtude de uso prolongado, desgaste prematuro ou obsoletismo;

• Recuperável – quando sua recuperação for possível e orçar, no âmbito, a cinquenta por cento de seu valor de mercado;

• Irrecuperável – quando não mais puder ser utilizado para o fim a que se destina devido a perda de suas características ou em razão da inviabilidade econômica de sua recuperação.


• Obsoletos: com ou sem uso, não mais satisfazem o mercado. Devem ser vendidos urgentemente, enquanto ainda há aceitação, sob pena de representarem materiais inativos, acarretando imobilização de capital de giro;

• Sucatas: resíduos de materiais que possuem valor econômico;

• Imprestáveis: resíduos de materiais que não têm valor econômico

4.4.3. Por Demanda

Materiais de demanda eventual (materiais não de estoque, ou de armazenagem temporária): são aqueles que têm movimentação em determinados períodos, normalmente para atender à demanda de determinada época.

Esses materiais são utilizados imediatamente, ou seja, a irregularidade de consumo faz com que a compra desses materiais somente seja feita por solicitação direta do usuário, na ocasião em que isso se faça necessário.

Sua compra deve ser cuidadosamente planejada para que não ocorram sobras nem faltas, que certamente acarretarão em redução da margem de lucro.

Materiais de demanda permanente (estoque permanente): aqueles que sempre são necessários e, portanto, devem constar no estoque. São determinados critérios e parâmetros de ressuprimento automático, com base na demanda prevista e na importância para a empresa.

Esses materiais em estoque podem ser subdivididos de acordo com alguns critérios, conforme a seguir:

4.4.3.1. Quanto à aplicação

• Produtivos: compreendem todo material ligado direta ou indiretamente ao processo produtivo.

• Matérias primas: materiais básicos e insumos que constituem os itens iniciais e fazem parte do processo produtivo.

• Produtos em fabricação: também conhecidos como materiais em processamento são os que estão sendo processados ao longo do processo produtivo. Não estão mais no almoxarifado porque já não são mais matérias-primas, nem no estoque final porque ainda não são produtos acabados.

• Materiais acabados: peças prontas isoladas, ou produtos prontos.

• Produtos acabados: produtos finais, prontos.

• Materiais de manutenção: materiais aplicados em manutenção com utilização repetitiva.

• Materiais improdutivos: materiais não incorporados ao produto no processo produtivo da empresa.



• Materiais de consumo geral: materiais de consumo, aplicados em diversos setores da empresa.

4.4.3.2. Quanto à importância operacional

Esta classificação leva em conta a imprescindibilidade (criticalidade ou o grau de dificuldade para se obter o material). A classificação XYZ avalia esse grau.

• Classe X – sua falta não acarreta em paralisações, nem riscos à segurança pessoal, ambiental e patrimonial. Há facilidade de serem substituídos por equivalentes.

• Classe Y – grau intermediário. Podem ser adquiridos ou substituídos por outros com relativa facilidade, embora sejam importantes para a realização das atividades.

• Classe Z – são imprescindíveis, não podem ser substituídos por outros equivalentes em tempo hábil para evitar transtornos. A falta desses materiais provoca a paralisação das atividades essenciais.

4.4.3.3. Quanto à demanda

A classificação PQR é um critério de classificação de materiais que utiliza a popularidade dos itens (transações ou movimentações durante um período).

• Classe P: muito populares, ou seja, apresentam elevada frequência de movimentação;

• Classe Q: popularidade média;

• Classe R: pouco populares.

4.4.3.4. Quanto ao valor do consumo

A ferramenta chamada de curva ABC é a utilizada para determinar a importância dos materiais em função do valor expresso pelo próprio consumo em determinado período.

• Materiais A: materiais de grande valor de consumo;

• Materiais B: materiais de médio valor de consumo;

• Materiais C: materiais de baixo valor de consumo.


A metodologia de cálculo da curva ABC será aprofundada mais adiante nesta apostila.

4.4.4. Materiais Críticos

Classificação muito utilizada por indústrias. São materiais de reposição específica, geralmente peças ou itens sobressalentes, cuja demanda não é previsível e a decisão de estocar tem como base o risco. Por serem sobressalentes vitais de equipamentos produtivos, devem permanecer estocados até sua utilização, não estando, portanto, sujeitos ao controle de obsolescência*. (Essa afirmativa é questionada por outros autores, pois se o material é primordial para a produção, ele deveria ser controlado permanentemente).

A quantidade de material cadastrado como material crítico dentro de uma empresa deve ser mínima. Os materiais são classificados como críticos segundo os critérios:

4.4.5. Por Perecibilidade

Leva em conta a possibilidade de extinção das propriedades físico-químicas. Muitas vezes, o tempo influencia na classificação, assim, quando a empresa adquire um material para ser usado em um período, e nesse período o consumo não ocorre, sua utilização poderá não ser mais possível. Os materiais podem perecer por várias razões: ação de animais/fungos/bactérias, volatilidade, ação da luz, instabilidade química, magnetização/desmagnetização, corrosão, mudanças de temperatura, etc.

4.4.6. Outras

• Por Periculosidade: aqueles que podem oferecer risco à segurança no manuseio, transporte, armazenagem: gases, líquidos, produtos químicos etc.

• Dificuldade de aquisição: fabricação especial, escassez no mercado, sazonalidade, monopólio, transporte especial, importações etc.

• Tipos de estocagem: permanente, temporário etc.

• Mercado fornecedor: nacional, estrangeiro.

• Possibilidade de fazer ou comprar.



4.4.7. Quadro Resumo


Questões

1. (14575) CESPE – 2013 – GESTÃO DE MATE-RIAIS/ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS – Curva ABC, Gestão de Estoques

A ordenação correta dos itens na abscissa do gráfico em questão, da esquerda para a direita, é a seguinte: itens da classe C, segui-dos dos itens da classe B e, finalmente, os itens da classe A.


2. (82796) CESPE – 2014 – GESTÃO DE MATE-RIAIS/ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS – Classificação de Materiais, Gestão de Esto-ques, Almoxarifado


Nas organizações, os materiais utilizados são classificados de acordo com a criticida-de, a perecibilidade e a periculosidade.


3. (108360) CESPE – 2016 – GESTÃO DE MA-TERIAIS/ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS – Classificação de Materiais

A respeito da classificação de materiais, jul-gue o item a seguir.

Classificar materiais é um ato de agrupá-los segundo a forma, a dimensão, o peso e o tipo, respeitando sua natureza e eliminan-do-se qualquer confusão.



Julgue o item que se segue, relativo à classi-ficação de materiais.

Materiais críticos são aqueles cujo alto po-der de depreciação requer menor tempo de armazenagem.



A respeito da administração de materiais, julgue o item que se segue.


Ordenados os materiais, que devem ser agrupados conforme a semelhança, segue--se a sua codificação, comumente realizada por meio dos sistemas alfabético, alfanumé-rico ou decimal.




Classificam-se como materiais perigosos o muito venenoso, o espontaneamente infla-mável, o aerodispersoide pesado, o tóxico e o corrosivo, devendo-se definir, a partir de suas peculiaridades, as instruções para o al-moxarife, os cuidados durante a movimen-tação e o sistema de transporte apropriado.




Um produto perecível deve ser classificado como material não estocável.




A curva ABC favorece a ordenação dos ma-teriais conforme os valores de investimen-to no estoque: os itens da classe A repre-sentam grande porcentagem de materiais estocados; os da classe B, uma média por-

centagem; e os da classe C, uma pequena porcentagem.


9. (82803) CESPE – 2014 – GESTÃO DE MATE-RIAIS/ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS – Classificação de Materiais, Armazenagem e Movimentação, Gestão de Estoques, Almo-xarifado


A classificação de materiais de diferentes produtos deve considerar a forma, a dimen-são e o peso do material, sendo desneces-sário levar em conta a sua localização pelo gênero.



A respeito da conceituação e dos tipos de classificação de materiais, julgue o seguinte item.

Os itens básicos iniciais do processo pro-dutivo de uma empresa devem ser classifi-cados como matérias-primas, constituídas pelos insumos que iniciam o processo pro-dutivo da empresa.



Para a construção da curva ABC dos itens de estoque, são necessários os seguintes da-dos: os consumos dos itens e os respectivos preços de aquisição ou preços médios devi-damente corrigidos para uma mesma data.






A classificação de materiais mais comum inclui as matérias-primas, os materiais em processamento e os semiacabados, além dos produtos acabados da empresa.




Para a obtenção de resultados úteis e segu-ros no gerenciamento de estoques de uma empresa, deverão ser estabelecidas prio-ridades na seleção dos materiais, os quais deverão ser classificados com base em um único atributo.




Classificação consiste no agrupamento de materiais de acordo com características se-melhantes.



Julgue o item que segue, relativos à classifi-cação de materiais.

Materiais críticos são aqueles cujo alto po-der de depreciação requer menor tempo de armazenagem.



Julgue o item que segue, relativos à classifi-cação de materiais.

Abrangência, flexibilidade e praticidade são atributos para a classificação de materiais.


17. (44110) CESPE – 2013 – GESTÃO DE MA-TERIAIS/ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS – Classificação de Materiais, Almoxarifado, Gestão de Estoques

Na administração de recursos materiais, o estágio do ciclo de vida do produto no qual o volume vendido não se altera rapidamen-te, podendo ser absorvido nos perfis de dis-tribuição de produtos similares já existen-tes, corresponde à fase de

a) crescimento.b) maturidade.c) declínio.d) concepção.e) introdução.


18. (44093) CESPE – 2013 – GESTÃO DE MA-TERIAIS/ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS – Classificação de Materiais, Almoxarifado, Gestão de Estoques

Acerca da função armazenagem, julgue o item a seguir.

A classificação é o processo de aglutinação de materiais por características semelhan-tes, no qual são utilizados os critérios de abrangência, flexibilidade e praticidade.




De acordo com a classificação ABC, os itens são identificados conforme sua importância relativa.


20. (108361) CESPE – 2016 – GESTÃO DE MA-TERIAIS/ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS – Classificação de Materiais

A respeito da classificação de materiais, jul-gue o item a seguir

O sistema alfanumérico de classificação de materiais é uma combinação de letras e de números que permite uma classificação in-ferior ao sistema alfabético.



http://acasadasquestoes.com.br/simulados/resolver/H9100764

Gabarito: 1. (14575) Errado 2. (82796) Certo 3. (108360) Certo 4. (82760) Errado 5. (82819) Certo 6. (82818) Errado 7. (82817) Errado 8. (82813) Errado 9. (82803) Errado 10. (79217) Certo 11. (14597) Certo 12. (79216) Certo 13. (79215) Errado 14. (79213) Certo 15. (59783) Errado 16. (59782) Certo 17. (44110) B 18. (44093) Certo 19. (44041) Certo 20. (108361) Errado



5. INSTRUÇÃO NORMATIVA 205/88 - SEDAP

Objetivo: racionalizar com minimização de custos o uso de material no âmbito do SISG através de técnicas modernas que atualizam e enriquecem essa gestão com as desejáveis condições de operacionalidade, no emprego do material nas diversas atividades.

Para fins desta Instrução Normativa considera-se:

1. Material - Designação genérica de equipamentos, componentes, sobressalentes, acessórios, veículos em geral, matérias-primas e outros itens empregados ou passíveis de emprego nas atividades das organizações públicas federais, independente de qualquer fator, bem como, aquele oriundo de demolição ou desmontagem, aparas, acondicionamentos, embalagens e resíduos economicamente aproveitáveis.

DA AQUISIÇÃO

2. As compras de material, para reposição de estoques e/ou para atender necessidade específica de qualquer unidade, deverão, em princípio, ser efetuadas através do Departamento de Administração, ou de unidade com atribuições equivalentes ou ainda, pelas correspondentes repartições que, no território nacional, sejam projeções dos órgãos setoriais ou seccionais, (delegacias, distritos, etc.).

RACIONALIZAÇÃO

2.1. E recomendável que as unidades supracitadas centralizem as aquisições de material de uso comum, a fim de obter maior economicidade, evitando-se a proliferação indesejável de outros setores de compras.

2.2. A descrição do material para o Pedido de Compra deverá ser elaborada através dos métodos:

2.2.1. Descritivo, que identifica com clareza o item através da enumeração de suas características físicas, mecânicas, de acabamento e de desempenho, possibilitando sua perfeita caracterização para a boa orientação do processo licitatório e deverá ser utilizada com absoluta prioridade, sempre que possível;

2.2.2. Referencial, que identifica indiretamente o item, através do nome do material, aliado ao seu símbolo ou número de referência estabelecido pelo fabricante, não representando necessariamente preferência de marca.

2.3. Quando se tratar de descrição de material que exija maiores conhecimentos técnicos, poderão ser juntados ao pedido os elementos necessários, tais como: modelos, gráficos, desenhos, prospectos, amostras, etc.

2.4. Todo pedido de aquisição só deverá ser processado após verificação da inexistência, no almoxarifado, do material solicitado ou de similar, ou sucedâneo que possa atender às necessidades do usuário.


2.5. Deve ser evitada a compra volumosa de materiais sujeitos, num curto espaço de tempo, à perda de suas características normais de uso, também daqueles propensos ao obsoletismo (por exemplo: gêneros alimentícios, esferográficas, fitas impressoras em geral, corretivos para datilografia, papel carbono e impressos sujeitos serem alterados ou suprimidos, etc.).

DO RECEBIMENTO E ACEITAÇÃO

3. Recebimento é o ato pelo qual o material encomendado é entregue ao órgão público no local previamente designado, não implicando em aceitação. Transfere apenas a responsabilidade pela guarda e conservação do material, do fornecedor ao órgão recebedor. Ocorrerá nos almoxarifados, salvo quando o mesmo não possa ou não deva ali ser estocado ou recebido, caso em que a entrega se fará nos locais designados. Qualquer que seja o local de recebimento, o registro de entrada do material será sempre no Almoxarifado.

3.1. O recebimento, rotineiramente, nos órgãos sistêmicos, decorrerá de:

a) compra;

b) cessão;

c) doação;

d) permuta;

e) transferência; ou

f) produção interna.

3.2. São considerados documentos hábeis para recebimento, em tais casos rotineiros:

a) Nota Fiscal, Fatura e Nota fiscal/Fatura;

b) Termo de Cessão/Doação ou Declaração exarada no processo relativo à Permuta;

c) Guia de Remessa de Material ou Nota de Transferência; ou

d) Guia de Produção.

3.2.1. Desses documentos constarão, obrigatoriamente: descrição do material, quantidade, unidade de medida, preços (unitário e total).

3.3. Aceitação é a operação segundo a qual se declara, na documentação fiscal, que o material recebido satisfaz às especificações contratadas.

3.3.1. O material recebido ficará dependendo, para sua aceitação, de:

a) conferência; e, quando for o caso;

b) exame qualitativo.

3.4. O material que apenas depender de conferência com os termos do pedido e do documento de entrega, será recebido e aceito pelo encarregado do almoxarifado ou por servidor designado para esse fim.



3.5. Se o material depender, também, de exame qualitativo, o encarregado do almoxarifado, ou servidor designado, indicará esta condição no documento de entrega do fornecedor e solicitará ao Departamento de Administração ou à unidade equivalente esse exame, para a respectiva aceitação.

3.6. O exame qualitativo poderá ser feito por técnico especializado ou por comissão especial, da qual, em princípio, fará parte o encarregado do almoxarifado.

3.7. Quando o material não corresponder com exatidão ao que foi pedido, ou ainda, apresentar faltas ou defeitos, o encarregado do recebimento providenciará junto ao fornecedor a regularização da entrega para efeito de aceitação.

DA ARMAZENAGEM

4. A armazenagem compreende a guarda, localização, segurança e preservação do material adquirido, a fim de suprir adequada mente as necessidades operacionais das unidades integrantes da estrutura do órgão ou entidade.

4.1. Os principais cuidados na armazenagem, dentre outros são:

a) os materiais devem ser resguardados contra o furto ou roubo, e protegidos contra a ação dos perigos mecânicos e das ameaças climáticas, bem como de animais daninhos;

b) os materiais estocados há mais tempo devem ser fornecidos em primeiro lugar, (primeiro a entrar, primeiro a sair - PEPS), com a finalidade de evitar o envelhecimento do estoque;

c) os materiais devem ser estocados de modo a possibilitar uma fácil inspeção e um rápido inventário;

d) os materiais que possuem grande movimentação devem ser estocados em lugar de fácil acesso e próximo das áreas de expedição e o material que possui pequena movimentação deve ser estocado na parte mais afastada das áreas de expedição;

e) os materiais jamais devem ser estocados em contato direto com o piso. E preciso utilizar corretamente os acessórios de estocagem para os proteger;

f) a arrumação dos materiais não deve prejudicar o acesso as partes de emergência, aos extintores de incêndio ou à circulação de pessoal especializado para combater a incêndio (Corpo de Bombeiros);

g) os materiais da mesma classe devem ser concentrados em locais adjacentes, a fim de facilitar a movimentação e inventário;

h) os materiais pesados e/ou volumosos devem ser estocados nas partes inferiores das estantes e porta-estrados, eliminando-se os riscos de acidentes ou avarias e facilitando a movimentação;

i) os materiais devem ser conservados nas embalagens originais e somente abertos quando houver necessidade de fornecimento parcelado, ou por ocasião da utilização;

j) a arrumação dos materiais deve ser feita de modo a manter voltada para o lado de acesso ao local de armazenagem a face da embalagem (ou etiqueta) contendo a marcação do item, permitindo a fácil e rápida leitura de identificação e das demais informações registradas;


l) quando o material tiver que ser empilhado, deve-se atentar para a segurança e altura das pilhas, de modo a não afetar sua qualidade pelo efeito da pressão decorrente, o arejamento (distância de 70 cm aproximadamente do teto e de 50 cm aproximadamente das paredes).

DA REQUISIÇÃO E DISTRIBUIÇÃO

5. As unidades integrantes das estruturas organizacionais dos órgãos e entidades serão supridas exclusivamente pelo seu almoxarifado.

5.1. Distribuição é o processo pelo qual se faz chegar o material em perfeitas condições ao usuário.

5.1.1. São dois os processos de fornecimento:

a) por Pressão;

b) por Requisição.

5.1.2. O fornecimento por Pressão é o processo de uso facultativo, pelo qual se entrega material ao usuário mediante tabelas de provisão previamente estabelecidas pelo setor competente, e nas épocas fixadas, independentemente de qualquer solicitação posterior do usuário. Essas tabelas são preparadas normalmente, para:

a) material de limpeza e conservação;

b) material de expediente de uso rotineiro;

c) gêneros alimentícios.

5.1.3. O fornecimento por Requisição é o processo mais comum, pelo qual se entrega o material ao usuário mediante apresentação de uma requisição (pedido de material) de uso interno no órgão ou entidade.

5.2 As requisições/fornecimentos deverão ser feitos de acordo com:

a) as tabelas de provisão;

b) catálogo de material, em uso no órgão ou entidade.

5.3 As quantidades de materiais a serem fornecidos deverão ser controladas, levando-se em conta o consumo médio mensal dessas unidades usuárias, nos 12 (doze) últimos meses.

5.4. Nas remessas de material para unidades de outras localidades, o setor remetente, quando utilizar transporte de terceiros, deverá atentar para o seguinte:

a) grau de fragilidade ou perecibilidade do material;

b) meio de transporte mais apropriado;

c) valor do material, para fins de seguro pela transportadora; e

d) nome e endereço detalhado do destinatário de forma a facilitar o desembaraço da mercadoria ou a entrega direta a esse destinatário.



5.5. A guia de remessa de material (ou nota de transferência), além de outros dados informativos julgados necessários, deverá conter:

a) descrição padronizada do material;

b) quantidade;

c) unidade de medida;

d) preços (unitário e total);

e) número de volumes;

f) peso;

g) acondicionamento e embalagem; e

h) grau de fragilidade ou perecibilidade do material.

5.6. O remetente comunicará, pela via mais rápida, a remessa de qualquer material, e o destinatário, da mesma forma, acusará o recebimento.

5.7. Para atendimento das requisições de material cujo estoque já se tenha exaurido, caberá ao setor de controle de estoques encaminhar o respectivo pedido de compra ao setor competente para as devidas providências.

DA CARGA E DESCARGA

6. Para fins desta I.N., considera-se:

a) carga - a efetiva responsabilidade pela guarda e uso de material pelo seu consignatário;

b) descarga - a transferência desta responsabilidade.

6.1. Toda movimentação de entrada e saída de carga deve ser objeto de registro, quer trate de material de consumo nos almoxarifados, quer trate de equipamento ou material permanente em uso pelo setor competente. Em ambos os casos, a ocorrência de tais registros está condicionada à apresentação de documentos que os justifiquem.

6.2. O material será considerado em carga, no almoxarifado, com o seu registro, após o cumprimento das formalidades de recebimento e aceitação.

6.3. Quando obtido através de doação, cessão ou permuta, o material será incluído em carga, à vista do respectivo termo ou processo.

6.4. A inclusão em carga do material produzido pelo órgão sistêmico será realizada à vista de processo regular, com base na apropriação de custos feita pela unidade produtora ou, à falta destes, na valoração efetuada por comissão especial, designada para este fim.

6.5.1. O valor do bem produzido pelo órgão sistêmico será igual à soma dos custos estimados para matéria-prima, mão-de-obra, desgaste de equipamentos, energia consumida na produção, etc.


6.5. A descarga, que se efetivará com a transferência de responsabilidade pela guarda do material:

a) deverá, quando viável, ser precedida de exame do mesmo, realizado, por comissão especial;

b) será, como regra geral, baseada em processo regular, onde constem todos os detalhes do material (descrição, estado de conservação, preço, data de inclusão em carga, destino da matéria-prima eventualmente aproveitável e demais informações); e

c) decorrerá, no caso de material de consumo, pelo atendimento às requisições internas, e em qualquer caso, por cessão, venda, permuta, doação, inutilização, abandono (para aqueles materiais sem nenhum valor econômico) e furto ou roubo.

6.5.1. Face ao resultado do exame mencionado na alínea "a" deste subitem, o dirigente do Departamento de Administração ou da unidade equivalente aquilatará da necessidade de autorizar a descarga do material ou a sua recuperação, que, ainda, se houver indício de irregularidade na avaria ou desaparecimento desse material, mandar proceder a Sindicância e/ou Inquérito para apuração de responsabilidades , ressalvado o que dispõe o item 3.1.1. da I.N./DASP nº 142/83.

6.6. Em princípio, não deverá ser feita descarga isolada das peças ou partes de material que, para efeito de carga tenham sido registradas com a unidade "jogo", "conjunto", "coleção", mas sim providenciada a sua recuperação ou substituição por outras com as mesmas características, de modo que fique assegurada, satisfatoriamente, a reconstituição da mencionada unidade.

6.6.1. Na impossibilidade dessa recuperação ou substituição, deverá ser feita, no registro do instrumento de controle do material, a observação de que ficou incompleto(a) o(a) "jogo", "conjunto", "coleção" ; anotando-se as faltas e os documentos que as consignaram.

SANEAMENTO DE MATERIAL

7. Esta atividade visa a otimização física dos materiais em estoque ou em uso decorrente da simplificação de variedades, reutilização, recuperação e movimentação daqueles considerados ociosos ou recuperáveis, bem como a alienação dos antieconômicos e irrecuperáveis.

7.1. Os estoques devem ser objeto de constantes Revisões e Análises. Estas atividades são responsáveis pela identificação dos itens ativos e inativos.

7.1.1. Consideram-se itens ativos - aqueles requisitados regularmente em um dado período estipulado pelo órgão ou entidade.

7.1.2. Consideram-se itens inativos - aqueles não movimentados em um certo período estipulado pelo órgão ou entidade e comprovadamente desnecessários para utilização nestes.

7.2. O setor de controle de estoques, com base nos resultados obtidos em face da Revisão e Análise efetuadas promoverá o levantamento dos itens, realizando pesquisas junto às unidades integrantes da estrutura do órgão ou entidade, com a finalidade de constatar se há ou não a necessidade desses itens naqueles setores.

7.2.1. Estas atividades também são responsáveis pelo registro sistemático de todas as informações que envolvem um item de material. Este registro deverá ser feito de modo



a permitir um fácil acesso aos dados pretendidos, bem como, deverá conter dispositivos de "Alerta" para situações não desejadas.

7.3. O controle deverá sempre satisfazer as seguintes condições:

a) fácil acesso às informações;

b) atualização num menor tempo possível entre a ocorrência do fato e o registro.

7.3.1. Compete ao setor de Controle de Estoques:

a) determinar o método e grau de controles a serem adotados para cada item;

b) manter os instrumentos de registros de entradas e saídas atualizados ;

c) promover consistências periódicas entre os registros efetuados no Setor de Controle de Estoques com os dos depósitos (fichas de prateleira) - e a consequente existência física do material na quantidade registrada;

d) identificar o intervalo de aquisição para cada item e a quantidade de ressuprimento;

e) emitir os pedidos de compra do material rotineiramente adquirido e estocável;

f) manter os itens de material estocados em níveis compatíveis com a política traçada pelo órgão ou Entidade;

g) identificar e recomendar ao Setor de Almoxarifado a retirada física dos itens inativos devido a obsolescência, danificação ou a perda das características normais de uso e comprovadamente inservíveis, dos depósitos subordinados a esse setor.

TIPOS DE CONTROLES

7.4. Generalizar o controle seria, além de dispendioso, às vezes impossível quando a quantidade e diversidade são elevadas. Deste modo, o controle deve ser feito de maneira diferente para cada item de acordo com o grau de importância, valor relativo, dificuldades no ressuprimento.

7.4.1. Estes controles podem ser:

a) registro de pedidos de fornecimento (requisições);

b) acompanhamento periódico;

c) acompanhamento a cada movimentação.

7.4.2 Em se tratando de itens que envolvam valores elevados ou de importância vital para a organização, a medida que são requisitados deve-se observar o Intervalo de Aquisição para que não ocorram faltas e consequentemente ruptura do estoque.

RENOVAÇÃO DE ESTOQUE

7.5 O acompanhamento dos níveis de estoque e as decisões de quando e quanto comprar deverão ocorrer em função da aplicação das fórmulas constantes do subitem 7.7.


7.6 Os fatores de Ressuprimento são definidos:

a) Consumo Médio Mensal (c) - média aritmética do consumo nos últimos 12 meses;

b) Tempo de Aquisição (T) - período decorrido entre a emissão do pedido de compra e o recebimento do material no Almoxarifado (relativo, sempre, à unidade mês);

c) Intervalo de Aquisição (I)- período compreendido entre duas aquisições normais e sucessivas;

d) Estoque Mínimo ou de Segurança (Em)- é a menor quantidade de material a ser mantida em estoque capaz de atender a um consumo superior ao estimado para um certo período ou para atender a demanda normal em caso de entrega da nova aquisição. E aplicável tão somente aos itens indispensáveis aos serviços do órgão ou entidade. Obtém-se multiplicando o consumo médio mensal por uma fração (f) do tempo de aquisição que deve, em princípio, variar de 0,25 de T a 0,50 de T;

e) Estoque Máximo (EM) - a maior quantidade de material admissível em estoque, suficiente para o consumo em certo período, devendo-se considerar a área de armazenagem, disponibilidade financeira, imobilização de recursos, intervalo e tempo de aquisição, perecimento, obsoletismo etc. Obtém-se somando ao Estoque Mínimo o produto do Consumo Médio Mensal pelo intervalo de Aquisição;

f) Ponto de Pedido (Pp) - Nível de Estoque que, ao ser atingido, determina imediata emissão de um pedido de compra, visando a recompletar o Estoque Máximo. Obtém-se somando ao Estoque Mínimo o produto do Consumo Médio Mensal pelo Tempo de Aquisição;

g) Quantidade a Ressuprir (Q) - número de unidades adquirir para recompor o Estoque Máximo. Obtém-se multiplicando o Consumo Médio Mensal pelo Intervalo de Aquisição.

7.7. As fórmulas aplicáveis à gerência de Estoques são:

a) Consumo Médio Mensal: c = Consumo Anual/12

b) Estoque Mínimo: Em = c x f

c) Estoque Máximo: EM = Em + c x I

d) Ponto de Pedido: Pp = Em + c x T

e) Quantidade a Ressuprir: Q = c x I

7.7.1. Com a finalidade de demonstrar a aplicação dessas fórmulas segue um exemplo meramente elucidativo, constante do Anexo I desta I.N., e uma demonstração gráfica constante do Anexo II.

7.8. Os parâmetros de revisão poderão ser redimensionados à vista dos resultados do controle e corrigidas as distorções porventura existentes nos estoques.

DA MOVIMENTAÇÃO E CONTROLE

7.9. A movimentação de material entre o almoxarifado e outro depósito ou unidade requisitante deverá ser precedida sempre de registro no competente instrumento de controle



(ficha de prateleira, ficha de estoque, listagens processadas em computador) à vista de guia de transferência, nota de requisição ou de outros documentos de descarga.

7.10. Ao Departamento de Administração ou unidade equivalente compete ainda: supervisionar e controlar a distribuição racional do material requisitado, promovendo os cortes necessários nos pedidos de fornecimento das unidades usuárias, em função do consumo médio apurado em série histórica anterior que tenha servido de suporte para a projeção de estoque vigente com finalidade de evitar, sempre que possível, a demanda reprimida e a consequente ruptura de estoque.

7.11. Nenhum equipamento ou material permanente poderá ser distribuído à unidade requisitante sem a respectiva carga, que se efetiva com o competente Termo de Responsabilidade, assinado pelo consignatário, ressalvados aqueles de pequeno valor econômico, que deverão ser relacionados (relação carga), consoante dispõe a I.N./SEDAP nº142/83.

7.12. Cumpre ao Departamento de Administração ou unidade equivalente no que concerne ao material distribuído, cuidar da sua localização, recolhimento, manutenção e redistribuição, assim como da emissão dos competentes Termos de Responsabilidade que deverão conter os elementos necessários à perfeita caracterização do mesmo.

7.13. Para efeito de identificação e inventário os equipamentos e materiais permanentes receberão números sequenciais de registro patrimonial.

7.13.1. O número de registro patrimonial deverá ser aposto ao material, mediante gravação, fixação de plaqueta ou etiqueta apropriada.

7.13.2. Para o material bibliográfico, o número de registro patrimonial poderá ser aposto mediante carimbo.

7.13.3. Em caso de redistribuição de equipamento ou material permanente, o termo de responsabilidade deverá ser atualizado fazendo-se dele constar a nova localização, e seu estado de conservação e a assinatura do novo consignatário.

7.13.4. Nenhum equipamento ou material permanente poderá ser movimentado, ainda que, sob a responsabilidade do mesmo consignatário, sem prévia ciência do Departamento de Administração ou da unidade equivalente.

7.13.5. Todo equipamento ou material permanente somente poderá ser movimentado de uma unidade organizacional para outra, através do Departamento de Administração ou da unidade equivalente.

7.13.6. Compete ao Departamento de Administração ou unidade equivalente promover previamente o levantamento dos equipamentos e materiais permanentemente em uso junto aos seus consignatários, com a finalidade de constatar os aspectos quantitativos e qualitativos desses.

7.13.7. O consignatário, independentemente de levantamento, deverá comunicar ao Departamento de Administração ou unidade equivalente qualquer irregularidade de funcionamento ou danificação nos materiais sob sua responsabilidade.

7.13.8. O Departamento de Administração ou unidade equivalente providenciará a recuperação do material danificado sempre que verificar a sua viabilidade econômica e oportunidade.


DOS INVENTÁRIOS FÍSICOS

8. Inventário físico é o instrumento de controle para a verificação dos saldos de estoques nos almoxarifados e depósitos, e dos equipamentos e materiais permanentes, em uso no órgão ou entidade, que irá permitir, dentre outros:

a) o ajuste dos dados escriturais de saldos e movimentações dos estoques com o saldo físico real nas instalações de armazenagem;

b) a análise do desempenho das atividades do encarregado do almoxarifado através dos resultados obtidos no levantamento físico;

c) o levantamento da situação dos materiais estocados no tocante ao saneamento dos estoques;

d) o levantamento da situação dos equipamentos e materiais permanentes em uso e das suas necessidades de manutenção e reparos; e

e) a constatação de que o bem móvel não é necessário naquela unidade.

8.1. Os tipos de Inventários Físicos são:

a) anual - destinado a comprovar a quantidade e o valor dos bens patrimoniais do acervo de cada unidade gestora, existente em 31 de dezembro de cada exercício - constituído do inventário anterior e das variações patrimoniais ocorridas durante o exercício.

b) inicial - realizado quando da criação de uma unidade gestora, para identificação e registro dos bens sob sua responsabilidade;

c) de transferência de responsabilidade- realizado quando da mudança do dirigente de uma unidade gestora ;

d) de extinção ou transformação - realizado quando da extinção ou transformação da unidade gestora;

e) eventual - realizado em qualquer época, por iniciativa do dirigente da unidade gestora ou por iniciativa do órgão fiscalizador.

8.1.1. Nos inventários destinados a atender às exigências do órgão fiscalizador (SISTEMA DE CONTROLE INTERNO), os bens móveis (material de consumo, equipamento, material permanente e semoventes) serão agrupados segundo as categorias patrimoniais constantes do plano de Contas Único (I.N./STN nº 23/86).

8.2. No inventário analítico, para a perfeita caracterização do material, figurarão:

a) descrição padronizada;

b) número de registro;

c) valor (preço de aquisição, custo de produção, valor arbitrado ou preço de avaliação);

d) estado (bom, ocioso, recuperável, antieconômico ou irrecuperável);

e) outros elementos julgados necessários.



8.2.1. O material de pequeno valor econômico que tiver seu custo de controle evidentemente superior ao risco da perda poderá ser controlado através do simples relacionamento de material (relação carga), de acordo com o estabelecido no item 3 da I.N./DASP nº142/83.

8.2.2. O bem móvel cujo valor de aquisição ou custo de produção for desconhecido será avaliado tomando como referência o valor de outro, semelhante ou sucedâneo, no mesmo estado de conservação e a preço de mercado.

8.3. Sem prejuízo de outras normas de controle dos sistemas competentes, o Departamento de Administração ou unidade equivalente poderá utilizar como instrumento gerencial o Inventário Rotativo, que consiste no levantamento rotativo, contínuo e seletivo dos materiais existentes em estoque ou daqueles permanentes distribuídos para uso, feito de acordo com uma programação de forma á que todos os itens sejam recenseados ao longo do exercício.

8.3.1. Poderá também ser utilizado o Inventário por Amostragens para um acervo de grande porte. Esta modalidade alternativa consiste no levantamento em bases mensais, de amostras de itens de material de um determinado grupo ou classe, e inferir os resultados para os demais itens do mesmo grupo ou classe.

8.4. Os inventários físicos de cunho gerencial, no âmbito do SISG deverão ser efetuados por Comissão designada pelo Diretor do Departamento de Administração ou unidade equivalente, ressalvado aqueles de prestação de contas, que deverão se subordinar às normas do Sistema de Controle Interno.

DA CONSERVAÇÃO E RECUPERAÇÃO

9. E obrigação de todos a quem tenha sido confiado material para a guarda ou uso, zelar pela sua boa conservação e diligenciar no sentido da recuperação daquele que se avariar.

9.1. Com o objetivo de minimizar os custos com a reposição de bens móveis do acervo, compete ao Departamento de Administração, ou unidade equivalente organizar, planejar e operacionalizar um plano integrado de manutenção e recuperação para todos os equipamentos e materiais permanentes em uso no órgão ou entidade, objetivando o melhor desempenho possível e uma maior longevidade desses.

9.2. A manutenção periódica deve obedecer às exigências dos manuais técnicos de cada equipamento ou material permanente, de forma mais racional e econômica possível para o órgão ou entidade.

9.3. A recuperação somente será considerada viável se a despesa envolvida com o bem móvel orçar no máximo a 50% (cinquenta por cento) do seu valor estimado no mercado; se considerado antieconômico ou irrecuperável, o material será alienado, de conformidade com o disposto na legislação vigente.

DA RESPONSABILIDADE E INDENIZAÇÃO

10. Todo servidor público poderá ser chamado à responsabilidade pelo desaparecimento do material que lhe for confiado, para guarda ou uso, bem como pelo dano que, dolosa ou culposamente, causar a qualquer material, esteja ou não sob sua guarda.


10.1. E dever do servidor comunicar, imediatamente, a quem de direito, qualquer irregularidade ocorrida com o material entregue aos seus cuidados.

10.2. O documento básico para ensejar exame do material e/ou averiguação de causas da irregularidade havida com o mesmo, será a comunicação do responsável pelo bem, de maneira circunstanciada, por escrito, sem prejuízo de participações verbais, que, informalmente, antecipam a ciência, pelo administrador, dos fatos ocorridos.

10.2.1. Recebida a comunicação, o dirigente do Departamento de Administração ou da unidade equivalente, após a avaliação da ocorrência poderá:

a) concluir que a perda das características ou avaria do material decorreu do uso normal ou de outros fatores que independem da ação do consignatário ou usuário;

b) identificar, desde logo, o(s) responsável(eis) pelo dano causado ao material, sujeitando-o(s) às providências constantes do subitem 10.3.;

c) designar comissão especial para apuração da irregularidade, cujo relatório deverá abordar os seguintes tópicos, orientando, assim, o julgamento quanto à responsabilidade do(s) envolvido(s) no evento:

- a ocorrência e suas circunstâncias;

- estado em que se encontra o material;

- valor do material, de aquisição, arbitrado e valor de avaliação;

- possibilidade de recuperação do material e, em caso negativo, se há matéria-prima a aproveitar;

- sugestão sobre o destino a ser dado ao material; e,

- grau de responsabilidade da(s) pessoa (s) envolvida (s).

10.3. Caracterizada a existência de responsável (eis) pela avaria ou desaparecimento do material (alíneas b e c do subitem 10.2.1.), ficará(ão) esse(s) responsável(eis) sujeito(s), conforme o caso e além de outras penas que forem julgadas cabíveis, a:

a) arcar com as despesas de recuperação do material; ou

b) substituir o material por outro com as mesmas características; ou

c) indenizar, em dinheiro, esse material, a preço de mercado, valor que deverá ser apurado em processo regular através de comissão especial designada pelo dirigente do Departamento de Administração ou da unidade equivalente.

10.3.1. Da mesma forma, quando se tratar de material cuja unidade seja "jogo", "conjunto", "coleção", suas peças ou partes danificadas deverão ser recuperadas ou substituídas por outras com as mesmas características, ou na impossibilidade dessa recuperação ou substituição, indenizadas, em dinheiro, de acordo com o disposto no subitem 10.3.(alínea c).

10.4. Quando se tratar de material de procedência estrangeira, a indenização será feita com base no valor da reposição (considerando-se a conversão ao câmbio vigente na data da indenização).



10.5. Quando não for (em), de pronto, identificado(s) responsável(eis) pelo desaparecimento ou dano do material, o detentor da carga solicitará ao chefe imediatas providências para abertura de sindicâncias, por comissão incumbida de apurar responsabilidade pelo fato e comunicação ao órgão de Controle Interno, visando assegurar o respectivo ressarcimento à Fazenda Pública (art. 84, do Decreto-Lei nº200/67).

10.6. Não deverá ser objeto de sindicância, nos casos de extravio, etc., o material de valor econômico, nos termos do subitem 3.1.1. da I.N./DASP nº 142/ 83.

10.7. Todo servidor ao ser desvinculado do cargo, função ou emprego, deverá passar a responsabilidade do material sob sua guarda a outrem, salvo em casos de força maior, quando:

a) impossibilitado de fazer, pessoalmente, a passagem de responsabilidade do material, poderá o servidor delegar a terceiros essa incumbência; ou

b) não tendo esse procedido na forma da alínea anterior, poderá ser designado servidor do órgão, ou instituída comissão especial pelo dirigente do Departamento de Administração ou da unidade equivalente, nos casos de cargas mais vultosas, para conferência e passagem do material.

10.7.1. Caberá ao órgão cujo servidor estiver deixando o cargo, função ou emprego, tomar as providências preliminares para a passagem de responsabilidade, indicando, inclusive, o nome de seu substituto ao setor de controle do material permanente.

10.7.2. A passagem de responsabilidade deverá ser feita obrigatoriamente, à vista da verificação física de cada material permanente e lavratura de novo Termo de Responsabilidade.

10.8. Na hipótese de ocorrer qualquer pendência ou irregularidade caberá ao dirigente do Departamento de Administração ou da unidade equivalente adotar as providências cabíveis necessárias à apuração e imputação de responsabilidade.

DA CESSÃO E ALIENAÇÃO

11. A cessão consiste na movimentação de material do Acervo, com transferência de posse, gratuita, com troca de responsabilidade, de um órgão para outro, dentro do âmbito da Administração Federal Direta.

11.1. A Alienação consiste na operação que transfere o direito de propriedade do material mediante, venda, permuta ou doação.

11.2. Compete ao Departamento de Administração ou à unidade equivalente, sem prejuízo de outras orientações que possam advir do órgão central do Sistema de Serviços Gerais - SISG:

11.2.1. Colocar à disposição, para cessão, o material identificado como inativo nos almoxarifados e os outros bens móveis distribuídos, considerados ociosos.

11.2.2. Providenciar a alienação do material considerado antieconômico e irrecuperável.


DISPOSIÇÕES FINAIS

12. Nenhum material deverá ser liberado aos usuários, antes de cumpridas as formalidades de recebimento, aceitação e registro no competente instrumento de controle (ficha de prateleira, ficha de estoque, listagens).

13. O Departamento de Administração ou a unidade equivalente deverá acompanhar a movimentação de material ocorrida no âmbito do órgão ou entidade, registrando os elementos indispensáveis ao respectivo controle físico periódico com a finalidade de constatar as reais necessidades dos usuários e evitar os eventuais desperdícios.

14. As comissões especiais de que trata esta I.N., deverão ser constituídas de, no mínimo, três servidores do órgão ou entidade, e serão instituídas pelo Diretor do Departamento de Administração ou unidade equivalente e, no caso de impedimento desse, pela Autoridade Administrativa a que ele estiver subordinado.

15. As disposições desta I.N. aplicam-se, no que couber, aos Semoventes.

16. Fica revogada a I.N./SEDAP nº 184, de 08 de setembro de 1986 (D.O.U. de 10/09/86), bem como as demais disposições em contrário.

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