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Compartilhamento de segmentação de dados entre tabelas dinâmicas Se você tiver várias tabelas dinâmicas diferentes, provavelmente você vai querer aplicar o mesmo filtro, parcialmente ou na íntegra. Você pode compartilhar uma segmentação criada em uma tabela dinâmica com outras tabelas dinâmicas: não será preciso duplicar para cada tabela dinâmica ! Quando você compartilha uma segmentação, você cria uma conexão para outra tabela dinâmica que contém a segmentação de dados a seu usada. Quaisquer alterações feitas em uma segmentação compartilhada é imediatamente refletida em todas as tabelas dinâmicas ligadas a este "slicer". As fragmentações conectadas e utilizadas em várias tabelas dinâmicas são chamadas de fragmentações compartilhadas. As fragmentações usadas em uma única tabela dinâmica cortadores são chamadas de fragmentações locais. Uma tabela dinâmica pode conter fragmentações locais e compartilhadas. Você pode compartilhar uma fragmentação local com outra tabela dinâmica, conectando-a a esta tabela. Você também pode inserir uma fragmentação de outra tabela dinâmica conectando-se com esta tabela. Usar uma segmentação de dados de outra tabela dinâmica Para usar a segmentação de dados de outra tabela dinâmica, você deve, em primeiro lugar, torná-la disponível. 1. Clique na fragmentação ser compartilhada em outra tabela dinâmica. Isso exibe as Ferramentas de fragmentação, adicionando uma guia de Opções. 2. No grupo de Fragmentação de dados da guia Opções, clique em Conexões de Tabela Dinâmica.

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Compartilhamento de segmentação de dados entre tabelas dinâmicas

Se você tiver várias tabelas dinâmicas diferentes, provavelmente você vai querer aplicar o mesmo filtro, parcialmente ou na íntegra. Você pode compartilhar uma segmentação criada em uma tabela dinâmica com outras tabelas dinâmicas: não será preciso duplicar para cada tabela dinâmica !

Quando você compartilha uma segmentação, você cria uma conexão para outra tabela dinâmica que contém a segmentação de dados a seu usada. Quaisquer alterações feitas em uma segmentação compartilhada é imediatamente refletida em todas as tabelas dinâmicas ligadas a este "slicer".

As fragmentações conectadas e utilizadas em várias tabelas dinâmicas são chamadas de fragmentações compartilhadas. As fragmentações usadas em uma única tabela dinâmica cortadores são chamadas de fragmentações locais. Uma tabela dinâmica pode conter fragmentações locais e compartilhadas.

Você pode compartilhar uma fragmentação local com outra tabela dinâmica, conectando-a a esta tabela. Você também pode inserir uma fragmentação de outra tabela dinâmica conectando-se com esta tabela.

Usar uma segmentação de dados de outra tabela dinâmica

Para usar a segmentação de dados de outra tabela dinâmica, você deve, em primeiro lugar, torná-la disponível.

1. Clique na fragmentação ser compartilhada em outra tabela dinâmica. Isso exibe as Ferramentas de fragmentação, adicionando uma guia de Opções.

2. No grupo de Fragmentação de dados da guia Opções, clique em Conexões de Tabela Dinâmica.

3. Na caixa de diálogo Conexões de tabela dinâmica, selecione a caixa das tabelas dinâmicas em que a fragmentação de dados deve ser disponibilizada.

Você pode então usar esta fragmentação : • Crie uma conexão com a tabela dinâmica com a fragmentação de dados a ser compartilhada. Para isso, no grupo de Dados Externos da guia Dados, clique em Conexões existentes.

4. Na caixa de diálogo das Conexões existentes, na área Exibir, selecione Todas as conexões.

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5. Selecione a conexão desejada e clique emAbrir.

6. Na caixa de diálogo Importar dados, Selecionar o método de exibição desses dados na sua pasta de trabalho, clique em Relatório de tabela dinâmica.

7. Clique em qualquer lugar no relatório de tabela dinâmica na qual você deseja inserir uma fragmentação de dados de outra tabela dinâmica. Isso exibe as Ferramentas de Tabela Dinâmica, adicionando as guias de Opções e Design.

8. Na guia de Opções, no grupo Classificar e Filtrar, clique na seta Inserir uma fragmentação de dados e em Conexões desta fragmentação.

9. Na caixa de diálogo Conexões de fragmentação, selecione a caixa fragmentações a serem utilizadas.

10. Clique em OK. Uma fragmentação será exibidapara cada caixa de seleção marcada.

11. Em cada fragmentação, clique nos elementos a serem filtrados.

Criação de uma tabela dinâmica existente

1. Clique em qualquer lugar do relatório da tabela dinâmica onde você quer criar um segmentador de dados. Isto exibirá as Ferramentas da tabela dinâmica, com a guias de Opções e Design.

2. Na guia Opções, no grupo Classificar e filtrar, clique em Inserir um segmentador de dados.

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3. Na caixa de diálogo Inserir slicers, marque a caixa dos campos da tabela dinâmica para os quais você vai criar um slicer.

4. Clique em OK. Um segmentador de dados aparece para cada campo selecionado ao lado da tabela dinâmica.

5. Em cada segmentador de dados, clique nos elementos a serem filtrados. Para selecionar vários elementos, mantenha pressionada a tecla Ctrl e clique nos elementos que você quer filtrar.

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Cada segmentador é criado para filtrar em um campo de tabela dinâmica específico: assim sendo, você vai criar vários slicers (segmentadores), para filtrar um relatório de tabela dinâmica.

Conforme mostrado na imagem anterior, normalmente um segmentador exibe os seguintes elementos:

Um cabeçalho indica a categoria dos elementos no segmentador de dados. Os botões de filtragem. Um botão não selecionado indica que o elemento não

foi incluído no filtro, e vice-versa. O botão Limpar o filtro remove o filtro selecionando todos os elementos no

segmentador de dados. Uma barra de rolagem mostra quando há mais elementos que os que aparecem

no segmentador de dados. Os controles de movimento de borda e de redimensionamento podem alterar o

tamanho e a localização do segmentador de dados.

Se você tiver vários segmentadores de dados, a exibição fica sobreposta. Você pode mover um segmentador para outro local da planilha e redimensioná-la, se necessário.

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Tabelas dinâmicas

Uma tabela dinâmica, também chamada de relatório de Tabela Dinâmica, pode sintetizar, analisar, explorar e apresentar uma síntese dos dados de uma planilha ou de uma fonte de dados externa. Ela usa dados bidimensionais para criar uma matriz tridimensional, a partir de condições múltiplas com pontos de interseção. Uma tabela dinâmica é particularmente útil quando você tiver uma ampla gama de dados que possam ser examinados a partir de perspectivas diferentes. Os dados agregados ou os subtotais podem te ajudar a fazê-lo e a comparar números de dados semelhantes.

Por exemplo, o relatório da tabela dinâmica seguinte é construído a partir de uma lista de livros, em que cada linha tem informações sobre o título, ano, tipo e número de páginas. Vamos entrar em mais detalhes sobre este exemplo, mas vejo como esta tabela dinâmica mostra rapidamente o número total de páginas eo número de obras de cada categoria:

Criação de uma Tabela dinâmica

Em primeiro lugar, você deve definir a fonte de dados para o relatório de tabela dinâmica: Para usar os dados da planilha como uma fonte de dados, clique em uma célula do

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intervalo de células que contém os dados.

Para usar uma planilha do Excel como fonte de dados, clique em uma célula da mesma.

Obervação

Certifique-se de que o intervalo contém cabeçalhos de coluna ou que os cabeçalhos são exibidos na tabela e, que não há nenhuma linha vazia no intervalo ou na tabela.

Depois então, você cria realmente a tabela dinâmica:

1. No grupo Tabelas da guia Inserir, clique em Tabela dinâmica.

2. Na caixa de diálogo Criar uma tabela dinâmica, certifique-se de que a opção Selecionar uma tabela ou um intervalo foi selecionada. Em seguida, na área Tabela/Intervalo, verifique o intervalo de células.

O Excel determina automaticamente o intervalo para o relatório de tabela dinâmica, mas você pode substituí-lo digitando outro intervalo, ou um nome definido para o intervalo. Se os dados estiverem armazenados em outra planilha ou em outra pasta de trabalho, insira o nome da pasta de trabalho e da planilha conforme a sintaxe [nomedapasta] nomedaplanilha!intervalo.

Dica

Você pode clicar em Reduzir a caixa de diálogo para ocultá-la temporariamente e selecionar o intervalo desejado na planilha. Em seguida, clique em Maximizar a caixa de diálogo.

3. Para colocar a nova tabela dinâmica em uma nova planilha, a partir da célula A1, clique em Nova planilha. Se você preferir inserir a tabela dinâmica em um lugar específico de uma planilha existente, selecione Planilha Existente e, em seguida, na

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caixa Local, especifique a primeira célula do intervalo onde você quer colocar o relatório de tabela dinâmica.

4. Clique em OK.

O Excel adiciona um relatório de tabela dinâmica vazio no local especificado e exibe a lista de campos da tabela dinâmica, para adicionar campos, criar um layout e personalizar o relatório de tabela dinâmica.

Observe a aparição da guia Ferramentas de tabela dinâmica na Faixade Opções.

Adicionar campos ao relatório da tabela dinâmica

A seção dos campos contém os nomes dos mesmos, que você pode adicionar à seção de

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Layout, estas contendo as caixas de Filtro de relatório, Rótulos de colunas, Rótulos de Linha e Valores. Na lista de campos de tabela dinâmica, faça o seguinte:

Para colocar um campo na área padrão da seção de Layout, marque a caixa ao lado do nome do campo na seção relativa ao mesmo. Por padrão, os campos não numéricos são adicionados à área de Rótulos da linha, os campos numéricos à área de Valores e as hierarquias de data e de hora OLAP (Online Analytical Processing) à área de Rótulos de Coluna.

Para colocar um campo em uma área específica da seção de Layout, clique com o botão direito do mouse no nome do campo na seção relativa a ele e, em seguida, selecione Adicionar ao Filtro de Relatório, Adicionar aos rótulos de coluna, Adicionar aos rótulos de linha ou Adicionar aos valores.

Para arrastar um campo para a área de sua escolha, clique no nome do campo na seção relativa a ele, mantenha pressionado o botão do mouse, e arraste-o para uma área da seção de Layout.

Observação: OLAP

Os Bancos de dados OLAP são organizados para facilitar a recuperação e a análise de grandes quantidades de dados. Um servidor OLAP faz cálculos para sintetizá-los antes que o Excel exiba os dados resumidos em um relatório de tabela dinâmica. Se os dados de bancos de dados externos provierem de bancos de dados não OLAP, todos os registros fonte individuais serão devolvidos e o Excel fará a síntese. Os Bancos de dados OLAP permitem que o Excel analise maiores quantidades de dados externos.

Os cubos OLAP são um tema muito avançado, que não trataremos nesta dica.

No exemplo a seguir, nós arrastamos para os Rótulos de Linha os campos Tipo e Ano e, para Valores, os campos Número de páginas e Título. Observe que os valores de Número de páginas são totalizados, mas só o Número de títulos aparece.

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A qualquer hora, você pode usar a lista de campos da Tabela Dinâmica para reorganizá-los, clicando com o botão direito do mouse nos campos da seção de Layout e, em seguida, selecionando a área desejada ou, arrastando os campos entre as áreas na seção Layout.

Personalizar uma Tabela dinâmica

Você pode então ajustar o layout da sua tabela dinâmica. Para isso, clique nas guias Opções e Criação, nas Ferramentas de Tabela Dinâmica disponíveis com a seleção da tabela dinâmica e, depois, explore os grupos e as opções de cada guia. Você também pode acessar as opções e funcionalidades específicas de cada elemento de tabela dinâmica, clicando com o botão direito em um dos elementos.

As modificações mais comuns envolvem a alteração dos rótulos, que é feito com a simples mudança do conteúdo da célula emquestão. Observe também, quando você inserir vários valores de rótulos de linha, a presença de um sinal de +. Ao clicar nele, você pode reduzir o grupo temporariamente.

Formatação condicional

A formatação condicional é um recurso poderoso oferecido pelo Excel. Como o seu próprio nome indica, ela consiste em aplicar uma formatação especial para uma seleção, de acordo com uma, ou mais condições.

O Excel 2010 melhorou ainda mais as possibilidades da formatação condicional:

Melhores conjutos de ícones: os conjuntos de ícones (que apareceram no Excel 2007) exibem ícones para diferentes categorias de dados, com base nos limites que você determinou. O Excel 2010 oferece ainda mais conjuntos de ícones,

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incluindo triângulos, estrelas e caixas. Você também pode combinar e misturar ícones de diferentes conjuntos, além de poder ocultá-los com facilidade.

Melhores barras de dados: o Excel 2010 oferece novas opções de formatação das barras de dados. Você pode aplicar bordas ou preenchimentos lisos nas barras de dados ou alinhar à direita das barras de dados, nas células. Além disso, agora, as barras de dados são proporcionalmente mais representativas dos valores reais e as barras de dados de valores negativos aparecem do lado oposto a um eixo, em relação aos valores positivos.

Outras melhorias: ao especificar critérios para regras condicionais, você pode se referir a valores de outras planilhas da pasta de trabalho.

1. Selecione a faixa em questão e escolha no grupo Estilos, da guia Início, a opção Formatação Condicional.

2.Selecione um dos tipos de regra e, em seguida, um dos subtipos. Como se trata de uma galeria, o efeito poderá ser visto na seleção.

3. Clique no subtipo que você quer aplicar. Se você preferir definir um estilo personalizado, clique em Nova Regra para definir todos os parâmetros.

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A formatação condicional pode ser usado em várias circunstâncias. Exemplo:

A. Evitar duplicatas Com a formatação condicional, é possível identificar duplicatas ao se digitar em uma coluna: B. Applique uma formatação condicional na primeira célula, sob os títulos (ex: A2). C. Insira como condição a seguinte fórmula: =NB.SI($A$2:$A$21;A2)>1

4. Selecione a cor de fundo desejada em caso de duplicatas, e, em seguida, clique em OK.

5. Recopie este formato com a ajuda da ferramenta de Reprodução de formatação (pequeno pincel) nas linhas seguintes.

Qualquer duplicata será localizada rapidamente pelo formato definido (na imagem, um texto em negrito e itálico com fundo cinza).

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Transformar em planilha

O Excel fornece uma formatação global de um conjunto de células, em forma de planilha:

Selecione o intervalo em questão (ele deve ter pelo menos duas células e apenas células adjacentes).

6. Escolha no grupo Estilos, da guia Início, a opção Formatar como Tabela.

7. Se ela já estiver em forma de tabela, clique em um dos layouts propostos na caixa de diálogo exibidos na tela. Como a caixa de diálogo exibida na tela é uma galeria, o intervalo selecionado exibirá uma pré-visualização do resultado, asim que você passar o mouse sobre as diversas possibilidades.

8. Se o intervalo não for uma planilha, a caixa de diálogo não será uma galeria. Clique

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em um dos layouts disponíveis para aplicá-lo. Com isso, você transformará o intervalo selecionado em planilha e, deverá confirmar o local de destino e se a primeira linha contém cabeçalhos.

A saber : Nome de tabela

Quando você cria uma planilha, um nome lhe é atribuído automaticamente, como Planilha1: chama-se intervalo nomeado. Você pode (e deve, na maioria dos casos) alterar este nome padrão para algo mais explícito.

O tamanho e o conteúdo do intervalo de células selecionado podem não ser perfeitamente adequados à formatação escolhida. Você não pode modificar um dos layouts propostos: para fazê-lo, você deverá criar uma nova forma de planilha personalizada, de acordo com um procedimento semelhante ao descrito anteriormente para um estilo de célula personalizada, trazendo alterações adequadas à formatação anterior.

Dica: Copiar uma formatação

A ferramenta de Reprodução do formato (pincel) aplica rapidamente uma formatação já definida a em outra seleção da planilha.

Formatação e legibilidade da planilha

Seja qual for o método utilizado para aplicar fontes, tamanhos de fontes e formatos, as alterações feitas na formatação devem contribuir para melhorar o aspecto geral das planilhas. Tal melhoria implica em melhor legibilidade. Para fazê-lo, veja algumas recomendações:

Fontes: tome cuidado para não usar fontes exóticas, que não podem ser instalados no computador de outro usuário. Uma planilha deve conter um máximo de quatro fontes diferentes, sabendo que as diferenças de tamanho são consideradas como novas fontes.

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Tamanho da fonte: se os caracteres muito pequenos atrapalham a leitura das planilhas, eles permitem o aumento da quantidade de informações contidas em uma única folha. O ideal é encontral o melhor compromisso possível. A experiência mostra que as melhores opções são a de optar por tamanhos de fonte de 8 ou 10 pontos para os dados, com etiquetas de colunas e linhas de 12 ou 14 pontos. Para os títulos das planilhas, isso não tem a menor importância.

Alinhamento e orientação: empregue um alinhamento homogêneo entre os dados do mesmo tipo. Se for o caso, use o botão Mesclar e Centralizar para realçar um título ou uma etiqueta para várias colunas. A escolha de uma orientação vertical é, às vezes, interessante para rótulos de coluna ou etiquetas de várias linhas (também usando a ferramenta Mesclar e Centralizar).

Estilos - formatação

Os Estilos são conjuntos de formatos concebidos para aplicar, simultaneamente, formatações predefinidas em uma célula, ou grupo de células. O estilo Normal (estilo padrão aplicado a qualquer conteúdo novo) consiste em ajustes de fontes, alinhamentos, bordas, motivos, etc. Para usar os estilos, selecione o grupo Estilos da guia Início, a opção Estilos de células, para exibir na tela a caixa de diálogo do mesmo nome.

Observe que esta caixa de diálogo é uma galeria: enquanto você move o ponteiro do seu mouse sobre as diversas opções, o trecho selecionado refletirá o efeito dessa seleção.

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Clique em uma opção para aplicá-lo.

Normal é o único estilo padrão que aplica tantos elementos de formatação. Os outros estilos padrão só especificam o formato dos números, o alinhamento e a colocação dos caracteres adicionais, tais como os símbolos de moeda, os separadores decimais e os separadores de milhares, como mostrado na lista abaixo:

Milhares e Milhares [0]: esses dois estilos introduzem espaços em números maiores que 999,99, para marcar os milhares. O estilo Milhares estilo exibe duas casas decimais, o estilo Milhares [0] não exibe nenhum.

Moeda e Moeda [0]: estes dois estilos introduzem o separador de decimal e o símbolo da moeda que corresponde às definições regionais definidas para o seu computador. Para os usuários do padrão francês, o estilo de moeda exibe números com duas casas decimais, espaços entre os milhares e é seguido pelo símbolo €. O estilo Moeda [0] não apresenta nenhum decimal.

Porcentagem [%]:este estilo exibe números seguidos de um sinal de porcentagem [%]. Os valores percentuais devem ser digitados na forma decimal. Por exemplo, se entrarmos o número 0,15, ele aparecerá assim: 15%.

Para aplicar os estilos Milhares, Moedas e Porcentagem rapidamente, use os botões correspondentes do grupo Número da guia Início. Este grupo propõe botões para alterar o número de casas decimais exibidas.

Dica

O fato de alterar o número de casas decimais, para as células que são formatados com estilos Milhares ou de moeda, não implica na aplicação dos estilos Milhares [0] e Moeda [0]. Para aplicá-los nas células selecionadas, você deverá passar pela caixa de diálogo Estilo.

Estilo personalizado

Exatamente como no caso dos estilos de processamento de texto, que você provavelmente já conhece, no Excel você também pode definir estilos personalizados, que podem conferir um grau de homogeneidade nas tabelas criadas por uma pessoa, ou empresa.

Você pode criar um estilo personalizado de duas maneiras:

Estilo completamente novo através das caixas de diálogo Estilo e Formatar células .

A partir de uma célula já formatada, que vai servir de modelo durante a elaboraçãp do novo estilo.

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Veja como fazê-lo:

1. Selecione uma célula, que você deseja utilizar a formatação, para desenvolver o seu estilo. Se este não for o caso, pule esta etapa, ou selecione as células as quais você deseja aplicar o novo estilo a ser criado.

2. No grupo Estilo, na guia Início, clique em Estilo de célula e em Novo Estilo de Célula.

3. Digite o nome do seu novo estilo na caixa de texto Nome do estilo.

4. Selecione as opções da seção O estilo incluso na caixa de diálogo.

5. Clique no botão Formatar, para exibir a caixa de diálogo Formatar células na tela. Faça as alterações desejadas. Depois, clique em OK para retornar à caixa de diálogo Estilo.

6. Para aplicar imediatamente este novo estilo nas células selecionadas, clique em OK e em Fechar.

Para aplicar um estilo a uma célula ou grupo de células, selecione o intervalo. No grupo Estilos, da guia Início, clique em Estilo de célula e no estilo a ser aplicado. Os estilos personalizados aparecerão na parte superior da caixa de diálogo.

Modificar um estilo existente

Você também pode modificar qualquer estilo existente, seja ele predefinido ou personalizado.

A. No grupo Estilos, da guia Início, clique em Estilo de célula e, com o botão direito do mouse, clique no estilo em questão e escolha Alterar no menu de contexto. Isso abrirá a caixa de diálogo Estilo.

B. Selecione as opções apropriadas na seção O Estilo incluso na caixa de diálogo.

C. Clique no botão Formatar para exibir a caixa de diálogo Formatar células na tela. Faça as alterações desejadas e clique em OK para retornar à caixa de diálogo Estilo.

Importação de dados

Uma planilha é uma ferramenta valiosa, mas seu desenvolvimento pode ser trabalhoso. Se, em princípio, a digitação e/ou criação de fórmulas é feita uma única vez, assim como a formatação da tabela ou dos gráficos obtidos, a entrada de dados pode ser enfadonha, especialmente, se elas forem alteradas frequentemente .

A experiência mostra que esses dados estão frequentemente disponíveis em um arquivo,

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que pode ser apresentado em diferentes formatos: poder importar um arquivo de dados no Excel é uma grande ajuda.

No entanto, você não vai se surpreender ao saber que o Excel reconhece facilmente os arquivos do Office, principalmente os arquivos do Access. Ainda é possível abrir arquivos criados em outros programas, usando o comando Abrir do menu Arquivo. Você deverá usar a lista suspensa, Tipo de arquivo, para selecionar aquele que deverá ser aberto. Note o reconhecimento do formato OpenDocument (.ods).

Observação

Em certos casos, você deverá instalar filtros de importação ou conversores de arquivo, para importar outros arquivos. Isso pode ser feito durante a instalação inicial do Excel, ou mais tarde. Consulte a documentação.

Ao importar outros arquivos, você deve saber que a importação de quaisquer fórmulas e macros pode não ser perfeita, ou não ser suportada. Isso funciona perfeitamente para dados, menos para outros elementos, incluindo formatações, de vez em quando.

Importar dados de arquivos de texto

Se os dados que você deseja utilizar se encontram em um arquivo de texto no qual os dados são delimitados (ou seja, separados) por tabulações, vírgulas, espaços ou as características semelhantes, basta abrir o arquivo. Esses arquivos são o menor denominador comum de arquivos de dados: eles podem ser gerados por quase todos softwares, em qualquer plataforma. Os dados de grandes computadores, por exemplo, são frequentemente distribuídos em formato de texto.

Dependendo do caso, o Excel pode importar diretamente com o comando padrão Arquivo > Abrir ou executar o Assistente de Importação de Texto. Depois, ele procede por etapas. Ele vai dividir o texto baseado nas instruções que você dá e dividir os dados em linhas e colunas, em uma planilha. Você também pode copiar o texto delimitado de um documento de processamento de texto ou outro documento para uma pasta e, em seguida, separar o texto copiado em colunas.

Geralmente, em primeiro lugar, você precisa especificar se o arquivo está delimitado ou com largura fixa. Delimitado significa que os dados do arquivo são separados por um caractere especial, geralmente, um ponto e vírgula ou, uma tabulação. Os arquivos com largura fixa não têm separadores mas, apenas espaços que asseguram que cada campo começará sempre no mesmo número de coluna. Por exemplo, o primeiro campo começará sempre na coluna 1 e, o segundo, na coluna 16. Em geral, o assistente mostra uma visualização do arquivo, o que ajuda determinar a melhor escolha.

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Dica 1

Algumas pistas ajudam a diferenciar visualmente os dois tipos. Se os campos de cada linha do arquivo estiverem agrupada sem nenhum espaço entre eles, é por que o arquivo deve estar delimitado. Se os campos estiverem alinhados corretamente na visualização, é por que é um arquivo com largura fixa.

Se você selecionar "Delimitado", você deverá especificar o caractere de delimitação (separador). A visualização responderá a esta pergunta. As tabulações lembram pequenas caixas. Se você as vir alinhadas, regularmente, entre os campos de cada linha de texto, é que o conteúdo do arquivo é delimitado com tabulações. Se o caractere de delimitação não estiver entre as opções propostas, insira-o na caixa Outros. Você verá a caixa de Visualização de dados se atualizar, imediata e automaticamente.

Se você escolher "Largura fixa", você deverá indicar onde cada coluna começa. Na verdade, o Assistente de importação de texto pode ter recebido um limite de coluna incorreto ou ter perdido alguns. Você também pode adicionar, excluir ou mover os limites das colunas clicando nelas e as arrastando na janela de Visualização de dados.

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Depois, você deverá verificar ou confirmar o tipo de dados de cada coluna: padrão, texto, data, número, etc. Geralmente, os tipos identificados por padrão são perfeitos, exceto em situações específicas. Basta clicar em Terminar para concluir a importação.

Dica 2

Se você costuma importar o mesmo arquivo com o Excel, crie uma consulta de banco de dados para o arquivo de texto. Selecione na guia "Dados" a opção Dados Externos > a partir do texto e selecione o arquivo a ser importado. O Assistente de importação de texto começa, como se você tivesse usado Arquivo > Abrir.

Ao terminar a importação, você poderá clicar em qualquer lugar dos dados com o botão direito do mouse e, selecionar "Atualizar", ou clicar no botão "Atualizar Tudo" na guia "Dados": a operação de importação será reiniciada imediatamente.

O Excel também propõe o Assistente de conversão, que usa o poder do Assistente de

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importação de texto para dados de sua planilha. É útil quando você cola dados manualmente, a partir de um arquivo de texto, por exemplo, ou se você obtém campos de texto compridos em um banco de dados e, quer dividí-los em colunas separadas.

Selecione as células em questão e clique em Converter, na guia "Dados", para iniciar o assistente. Se a coluna não contiver outros dados além daqueles que serão distribuídos, selecione-a totalmente: é mais rápido e sem consequência. Todo o resto é exatamente igual ao uso tradicional do Assistente de Importação de Texto.

Recuperar dados na Web

Muitas vezes, é possível acessar a dados de uma página da Web. Desde a versão do Office 2000, o Excel tem um recurso de Nova pesquisa na Web, capaz de chegar a uma página web, ler o conteúdo e transferir as informações para o Excel.

Se você costuma visitar certas páginas web, esta é a melhor maneira de lidar com estas informações com o Excel!

Crie uma nova consulta Web, selecionando na guia "Dados", a opção Dados Externos > a partir do Web site.

O Internet Explorer abre a sua página inicial, em uma caixa de diálogo "Nova Consulta na Web". Depois, você deverá digitar o endereço web (URL) da página a ser analisada, inserindo-o diretamente, caso você saiba qual é ou, procurá-lo com o seu navegador.

Agora, decida se o Excel deve recuperar a página inteira ou apenas uma ou mais tabelas (planilhas), clicando nos pequenos ícones exibidos em amarelo. A tabela selecionada

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aparecerá enquadrada por uma margem. Depois de selecionar a tabela, ela aparece sombreada, enquanto que o seu ícone fica verde. Você pode selecionar outras tabelas ou desmarcá-las, como quiser.

Clicando em Opções, você também pode optar por importar dados como texto formatado ou bruto, assim como selecionar outras opções. Selecione Importar quando estiver pronto para começar a importação. Você será solicitado a confirmar o local de importação dos dados, você poderá escolher uma célula específica de uma determinada planilha. Um pequeno atraso é necessário para a importação de dados, depois disso, elas aparecem na tela, prontas para o uso.

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Listas de dados

É frequente termos que digitar uma lista de palavras repetidas, sejam cabeçalhos de linha ou coluna, sejam dados. O Excel oferece listas predefinidas.

O que é melhor : Lista ou tabela ?

No Excel 2010, essas listas são chamadas de tabelas.

Estas listas permitem que você insira as informações em uma célula e a arraste para criar uma lista consecutiva de informações.

Por exemplo, digite o texto "Jan" ou "Janeiro" em uma célula vazia. Selecione a célul e clique no canto inferior direito de sua borda. Em seguida, arraste a célula em várias células para a direita ou para baixo. Quando você soltar o botão, as células marcadas exibirão os nomes dos meses. Isso funciona da mesma maneira com uma sequência numérica.

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Dica

Para evitar o preenchimento das células com valores diferentes, mantenha pressionada a tecla Ctrl.Felizmente, é possível criar suas listas personalizadas.

Você pode criar uma lista personalizada completamente, ou a partir de elementos já presentes em uma planilha.

1. Se você já digitou a lista dos elementos de uma nova série, selecione-a na planilha.

2. Clique em Arquivo e em Opções. À esquerda, clique em Avançado e role a janela até embaixo, para clicar em Geral e em Editar Listas Personalizadas.

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3. A entrada da Nova listaLista será selecionada. Para usar o intervalo selecionado como uma nova lista, clique no botão Importar.

4. Para entrar uma nova lista, digite os elementos na caixa de Entradas da lista, começando pelo primeiro. Pressione a tecla Enter depois de cada item. Quando a lista estiver completa, clique no botão Adicionar. Clique duas vezes em OK para retornar à sua pasta de trabalho.

Uma lista personalizada pode conter texto, números, ou ambos. Para criar uma lista personalizada com números apenas, por exemplo, números de peças de reposição, selecione, em primeiro lugar, todas as células em branco necessárias.

Na guia Início, clique no botão situado no canto inferior esquerdo do grupo Número (chamado Formato de Célula: Número) e, em seguida, na guia Número que aparece, selecione Texto. Clique em OK e, digite a lista de números nas células formatadas. Depois, proceda como descrito acima para adicionar uma lista personalizada.

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Estruturação de dados

Anteriormente, nós falamos de formatação mas, de uma certa forma, tudo isso é relacionado à estruturação de dados. Atribuir à planilha um título global, colocar cabeçalhos significativos nas colunas são passos que ajudam a estruturar os dados.

No entanto, muitas vezes é necessário fazer mais e, para analisar melhor os resultados, faça classificações ou filtragens de grandes listas de dados. Com o Excel você pode fazer com muita facilidade.

Classificar dados

Para classificar os dados, basta selecionar o intervalo em questão e clicar no grupo Classificar e Filtrar da guia Dados, em uma das opções disponíveis.

Clique em Classificar e abra a caixa de diálogo Classificar, para especificar um critério de classificação, assim como uma classificação crescente ou decrescente, independente, para cada critério. Você pode (e deve) especificar se a lista tem uma linha de títulos e, neste caso, eles podem ser usados para nomear os critérios. Para adicionar um nível de critérios (uma coluna extra), clique em Adicionar um nível de classificação. Você pode excluir um nível clicando no botão apropriado. Você pode classificar por valor, cor ou ícone.

Por padrão, o Excel executa uma classificação nas colunas. Para classificar os dados horizontalmente, selecione os dados a serem classificados e clique no botão Opções e, em Orientação, especifique "Da esquerda para a direita".

Filtro de dados

Outra possibilidade interessante é a de filtrar uma lista de dados de acordo com diferentes critérios. Para filtrar dados, selecione o intervalo em questão e clique no grupo Classificar e Filtrar, da guia Dados, em uma das opções disponíveis. Há duas opções:

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Filtrar: ao selecionar este comando, aparecerão na linha de cabeçalho (a primeira linha do intervalo selecionado) setas suspensas. Um clique em uma seta abre uma área de lista suspensa com várias opções de classificação (crescente ou decrescente, por cor, classificação de texto), com uma caixa de Pesquisa nova no Excel 2010, que permite a pesquisa de textos e números, e, finalmente, a lista de todos os conteúdos diferentes desta coluna. Se você clicar em uma das propostas, apenas as linhas ccorrespondentes aparecerão. Nas imagens abaixo, selecionamos o Paraná. Você pode ativar várias setas, para realizar a filtragem complexa.

Avançado: esta opção permite uma filtragem de acordo com uma área de critérios, com ou sem duplicatas e, filtrar no lugar ou colocar o resultado em outro local.

Estes dois comandos se comportam como botões de alternância: selecione novamente o comando apropriado para retornar à exibição normal (sem setas) e cancelar qualquer filtro aplicado.

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Os outros dois comandos, que só serão ativados quando for o caso, te ajudam a apagar ou reaplicar um filtro.

Essas ferramentas de classificação e filtragem são extremamente valiosas, já que isolam rapidamente, os elementos procurados, mesmo em listas muito grandes. A possibilidade de copiar os resultados de filtragem em outro local facilita o tratamento posterior, como por exemplo, da realização de gráficos que, dificilmente, poderiam ser criados a partir dos dados brutos.

Com o Excel 2010, você pode filtrar e classificar dados, independentemente da localização. Os cabeçalhos da planilha substituem os tradicionais cabeçalhos das planilhas convencionais no topo das colunas , quando você percorre uma longa tabela para baixo. Agora, os botões de Filtro automático permanecem visíveis, assim como os cabeçalhos da tabela nas colunas da planilha, o que permite que você classifique e filtre os dados rapidamente, sem precisar rolar a tela até o início da planilha . No entanto, você precisa transformar o seu intervalo em planilha, como explicado na dica sobre Formatação condicional, na seção "Transformar em planilha".

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