ms project - cap 03

Curso de Planejamento, Acompanhamento e Controle de Projetos utilizando o Ms Project 2003 Prof.: Roberto Portela de Castro [email protected]

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3.0 CONHECENDO SOFTWARE MS PROJECT 3.1 VANTAGENS DA UTILIZAÇÃO DO MS PROJECT • Elaborar projetos e controlá-los através do agendamento das atividades, acompanhando de forma gradual todo o projeto; • Elaborar relatórios, tabelas e modos de exibição modelos existentes ou personalizados, contendo informações sobre custo, recurso, atividades, duração, etc. • Elaborar rapidamente o plano de projeto com lista de tarefas e mais detalhes que permitam visualizar o projeto como um todo; • Definir quais recursos está alocado para cada atividade e calcular o tempo necessário para cada tarefa; • Coordenar o trabalho de pessoas em qualquer lugar compartilhando informações através da internet ou intranet, utilizando o correio eletrônico ou a WorldWideWeb; • Ajuda através do Assistente Office que auxilia no uso do software; • Fácil integração com os programas do Office: Excell, Access, Word; • Capacidade de reprogramação automática de datas atribuídas com uma simples mudança de data de início ou término; • Capacidade de criar Gráficos de Gantt ou Redes de Blocos personalizadas de acordo com formatos e informações disponíveis; • Baseado na teoria de redes ou de precedência, onde as tarefas são interligadas proporcionando maior controle das mesmas. 3.2 A FAMÍLIA MS PROJECT A família Project 2003 dá apoio às necessidades de gerenciamento de pessoas e trabalhos. Gerenciamento que pode ser feito de forma independente usando o Microsoft Office Project Standard 2003, ou em projetos coorporativos usando EPM (Enterprise Project Management). • Ms Project Standard 2003: é utilizado pelos gerentes de projetos que precisam de uma ferramenta de área de trabalho para gerenciar seus projetos de maneira independente e que não exigem coordenação de outros gerentes de projeto. O Project Standard 2003 foi projetado para aprimorar a capacidade de organizar o trabalho e para comunicar de maneira eficiente e sucinta por ferramentas familiares e fáceis de serem usadas. Só podendo ser utilizado de forma isolada em computadores pessoais. Não possui nenhuma interface com o Ms Server. O enfoque do curso será sobre esta versão. Quando se trabalho com gerenciamento de projetos em empresas a solução apresenta pela família Ms Project 2003 é Microsoft Office Enterprise Project Management composta pelos produtos: Project Professional 2003, Project Server 2003 e Project Web Access. • Ms Project Professional 2003: produto similar ao Standart, porém adequado a solução EPM e capaz de se conectar com o Ms Project Server 2003 para manipulação de dados. • Ms Project Server 2003: Sucedeu o Ms Project Central. É o servidor que suporta a solução EPM, permitindo a armazenagem de dados e integrado ao sistema Microsoft® Windows® SharePointTM Services para os serviços de gerenciamento de documentos. Para instalar o Project Server é necessário o Microsoft® Windows ServerTM.


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• Ms Project Web Acess: Serve de conexão para o Ms Project Server 2003 atuar através de Browser da internet viabilizando a solução EPM. Permite que os membros da equipe acessem via internet as tarefas, atribuições e relatórios. Adaptado da publicação “New Features Guide” da Microsoft referente ao Ms Project 2002, têm se na Tabela 3.1 abaixo as principais novidades que a linha Ms Project passou a apresentar á partir da versão 2002.

Novidade Descrição Produto Guia de Projeto

Guia o usuário pelo processo de gerenciamento de projeto, e o ensina a aprender, explorar e descobrir.

Standard Professional

Integração com a família Office

Para se assemelhar com a apresentação do Office XP, as barras de comando de Microsoft Project foram modificadas. têm um olhar novo. Os novos diálogos para Abrir e Salvar arquivos foram melhorados.


Modalidade Segurança

Se for encontrado algum dano em um arquivo ou registro, este dispositivo permite que se inicie a aplicação, de forma que se possam aproveitar as partes não danificadas, dando seqüência ao trabalho.


Dicas Inteligentes

Fornece explicação dos resultados dos cálculos da programação e forma de como alterá-los.


Melhorias em características de funcionamento

1. A tecla DEL já não apaga uma linha toda, mas somente o conteúdo da célula. 2. Permiti ajustar manualmente as dimensões do cabeçalho. 3. É feito ajuste automático da altura da linha sempre que o texto não couber no espaço disponível 4. É permitido ajuste o tamanho da coluna nas visualizações Uso do Recurso e Uso da Tarefa. 6. Um terceiro nível de escala foi adicionado para visualização, o tempo.


Assistente de Projeto

Auxilia na criação de um novo projeto, no uso dos capôs de dados e sugere anexação de documentação de apoio.


Assistente de Calendário

Auxilia na elaboração de calendários e formatação de opções que afetam o projeto em um único lugar.


Assistente de preparo do Acompanha-mento

Permite a escolha de um método de acompanhamento apropriado, seja manualmente ou pelo uso do Ms Project Server. Cria uma visualização do acompanhamento baseada no método escolhido.


Assistente de mapeamento de importação /exportação

Simplifica a movimentação de dados entre o Ms Project e outros aplicativos, incluindo aplicações de terceiras partes e XML.


Importar tarefas do Outlook

Permite iniciar o projeto na lista de tarefas do Outlook e, então, mover facilmente estas tarefas para o Ms Project.


Template para interface com o Excel.

Este template permite começar o projeto no Excel e então mover facilmente suas tarefas, recursos e designações para o Ms Project.


Agrupamentos Permite agrupamento de campos de atribuição de recursos e disponibiliza em visualizações.



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Estilos de Grupos

Agora é possível personalizar as cores de diferentes níveis de agrupamentos nas folhas de tempo do Project Server, assim como nas visualizações do Projeto, do Portfólio e de Recursos.

Project Web Access

Visualização do Diagrama da Rede

É possível agora agrupar nós nesta visualiza«;ao. Podem-se também mostrar indicadores padr6es e campos do usuário no bloco da tarefa.


Impressão de totais em visualização

Permite melhorias nas visualizações de utilização. Inclui totalizadores de linhas e de colunas em visualizações de utilização.


Múltiplas LB e campos adicionais na tela para a LB

Agora é possível salvar e armazenar dados completos de linhas de Base múltiplas vezes (11) durante a vida de um projeto.


Transferência de dados da LB para uma tarefa resumo em uma operação de salvar LB do tipo seletiva.

Agora, quando se salva uma Linha de Base em tarefas selecionadas, ou quando as tarefas foram deletadas, existe a opção de salvar uma nova Linha de Base para as tarefas resumos associadas. Isto mantém os dados de Linhas de Base corretos para todas as tarefas.


Atualização de Projeto

Quando se atualiza um projeto com a opção Reagendar trabalho, as tarefas com restrições de data que não possuem progresso não são mais modificadas. Além disso, a data que foi selecionada para reagendar o trabalho fica restringindo as futuras, permitindo assim que o trabalho seja novamente reagendado para uma data ainda mais cede.


Opções de cálculo

Permite que se efetuem ajustes automaticamente quando os trabalhos real e restante são fornecidos de acordo com a data de status do projeto.


Campos adicionais para Earned Value, e novas opções de cálculo.

Novos campos foram adicionados. Você pode agora escolher em qual Linha de Base os cálculos de Eamed Value devem se basear. Além disso, pode-se escolher que o cálculo de Earned VaJue seja feito sobre o % concluída físico (campo novo) em lugar do % completada.


As páginas do Project Server podem ser mostradas no projeto.

Informações do MS Project Server podem ser mostradas no MS Project. Agora um gerente de projeto pode facilmente verificar a precisão das informações no MS Project Server antes de atualizar o plano do projeto.


Menu colaborativo

Este menu de alto nível substitui o Workgroup para efetuar um uso mais simples e intuitivo das características para o MS- Project Server.


Tela de atribuição de recursos

Ela permite que se pesquise um determinado recurso com base em informações. Podem-se também adicionar recursos de informação do livro de endereços do usuário, conjunto de recursos da

Professional


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empresa, Diretório Ativo ou Project Server, eliminando operações de entrada de dados que consomem tempo.

Recursos Genéricos

Recursos genéricos apoiaram atribuições e substituições de recurso baseadas em habilidades, permitindo definir e salvar, como recursos genéricos. os perfis de habilidades frequentemente utilizados.


Recursos corporativos

Recursos armazenados no servidor que poderão ser atribuídos a um ou mais projetos MS Project Server.


Recursos corporativos globais

Permite um único repositório para todos os recursos corporativos e diminui os riscos de erro no controle.


Registro Corporativo

Permite armazenar informações da companhia ou do departamento.


Campos do usuário corporativo

Agora é possível fornecer informações específicas acerca dos recursos que podem auxiliar na montagem da equipe ou do plano do projeto.


Assistente para a substituição de recursos

Permite que se especifique que tipos de recursos se necessitam e o programa automaticamente procura aqueles que melhor se ajustam às necessidades de tempo e de habilidades. Pode ser utilizada para substituição de atribuições e para modelar Portfólio.


Montagem de equipe

Esta opção auxilia na seleção dos recursos e permite que se encontrem os recursos para uso no plano do projeto a partir do conjunto de recursos corporativos.


Versões Permite que se salvem diferentes versões de um plano de projeto, de forma a se efetuarem comparações, análise de cenário do tipo “o que aconteceria se...”


Modelagem de Portfólio

Permite a habilidade para realizar análises do tipo "o que aconteceria se ...” em Portfólio de projetos.

Professional Server

Visualizações de análise

Permite mostrar dados do projeto e de recursos e analisá-los em uma variedade de modos.

Professional Server

Visualização de recursos

Permite visualizar, agrupar e editar dados de recursos corporativos. Também permite um cruzamento dos recursos entre múltiplos projetos.

Professional Server

Gráfico de disponibilidade de recurso

Permite adicionar capacidade gráfica às atribuições e pode ser utilizado para rapidamente identificar quando e porque um ou mais recursos estão com alocação acima ou abaixo da disponibilidade.

Professional

Contas de logon

Permite criar conexões para o MS Project Server e abrir os projetos e arquivos corporativos que estão armazenados lá. Se mais de um servidor está disponível, podem-se criar contas adicionais para apontar para outros servidores.

Professional Server

Login no MS Project Server a partir do MS Project

Permite a habilidade de autenticar um usuário com base nos dados de segurança do MS Project, para acessar as características que envolvem a conexão para o MS Project Server, e fornece estas informações no MS Project.

Professional Server

Compatibilidade para traz

Permite que um arquivo oriundo da versão 2002 seja aberto e modificado pela versão 2000 e seja reaberto pela versão 2002. Todavia, as novidades não serão visíveis, mas serão perdidas nestas transferências.



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Compatibilidade para frente

Permite que um arquivo oriundo da versão futuras seja aberto e modificado pela versão 2002.


Tabela 3.1 – New Features Guide 2002 da Microsoft – Novidades da V. 2002 3.3 DEFINIÇÕES IMPORTANTES 1) Atividades também são chamadas de tarefas e são os passos necessários à execução do projeto. Nas tarefas deve estar detalhado tudo que deve ser feito (processos ou ações) para se atingir os objetivos traçados pelo projeto. Cada tarefa possui um série de atributos associadas, tais como, duração, tipo de ligação (link), folga, recursos, anotação, lag e restrição. Esse atributos são de fundamental importância para determinação de várias dados de grande importância no planejamento, acompanhamento e controle de projetos, entre eles o definição do prazo de execução do projeto e custo do projeto. 2) Tipos de Atividades • Atividade resumo representa um grupo de atividades que estão em níveis abaixo. Os atributos desta tarefa se referem sempre as atividades que as compõe, que são chamadas de atividades executivas. Suas datas de início e termino, por exemplo, tem por base as datas limites das atividades que a compõe. • Atividade executiva: faz parte de um grupo de atividades de uma atividade resumo e se encontram em níveis abaixo da atividade resumo. • Atividade predecessora: é aquela que deve ser executada para que outra(s) ocorra(m), mantendo assim uma relação de interdependência com essas atividades que são chamadas de sucessoras. • Atividade sucessora: é aquela que depende de outra(s) para ocorrer, mantendo assim uma relação de interdependência com essas atividades que são chamadas de predecessoras. • Atividade crítica: é aquela que tem folga total zero ou a menor folga total admitida com risco para o projeto e compõe o caminho crítico, definição já abordada no item 2.6.3. • Atividades não críticas: atividade que possui folga total maior que zero ou maior que a menor folga total admitida risco para o projeto, isto é, possui folga total maior que da atividade crítica. • Atividades marco: não são atividades propriamente ditas, pois não consomem tempo e nem recurso. Não produzem coisa alguma, nem bem nem serviço, e servem unicamente para destacar um momento relevante no projeto, é tratada no Ms Project como ETAPA. 3) Recursos são os elementos físicos indispensáveis à execução de uma tarefa. A literatura de administração define três tipos de recursos: material, mão-de-obra e equipamento. Mais recentemente se define outro recurso o Intangível (vem da contabilidade), é aquele que não pode ser avaliado, porém possui um custo, exemplo software. Em nossa abordagem será tratado como recurso material. O Ms Project define dois tipos de recurso MATERIAL E TRABALHO. 4) Tipos de Recursos


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• Mão-de-obra: são os recursos humanos necessários ao projeto, direta ou indiretamente. Qualquer recurso humano ou contratação externa contabilizada por horas de trabalho e relacionada com o projeto. Tem seu custo originado na Taxa Padrão de Remuneração acrescida ou não de encargos sociais. Classificado como TRABALHO. • Máquina/equipamento: São os recursos renováveis ou bens depreciáveis, podem ser utilizados em mais de uma tarefa do mesmo projeto ou de projetos diferentes. Tem seu custo originado na Taxa Padrão (depreciação contábil + custo operacional) por hora. Classificado como TRABALHO. • Material consumível: representa os recursos materiais que acabam após a conclusão da tarefa ou passam a fazer parte do projeto definitivamente. Seu custo tem por base o valor unitário de reposição (custo/uso). Classificado como MATERIAL. • Empreiteiro: são serviços contratados por preço fixo, ou seja, o custo unitário independe da duração da atividade ou da quantidade de trabalho. Tem seu custo calculado com base no custo fixo total negociado. Não consomem tempo e se consumirem não deve ser contabilizado para a atividade. Pode ser classificado como TRABALHO ou MATERIAL. • Despesas indiretas: aqui devem ser considerados os custos indiretos e os recursos intangíveis. Classificado como MATERIAL. 5) Duração de Atividades é estimada na fase de planejamento do projeto e pode ser em minutos, horas, dias, semanas, etc. Origina-se de estimativas de Hh (Homem-hora) elaboradas por técnicos ou de informações históricas colhidas de atividades semelhantes. 6) Método de acumulação de custos (apropriação) • Rateado: são apropriados de forma proporcional à aplicação do recurso. É calculado multiplicando o valor unitário pela quantidade de horas (recurso do tipo TRABALHO), ou multiplicando a quantidade consumida pelo valor unitário (recurso do tipo MATEIAL), porém apresentando o resultado em uma escala de tempo. Geralmente associada a recursos do tipo TRABALHO. • No início: nessa forma de apropriação o recurso é considerado consumido assim que a tarefa inicia. Geralmente associada a recursos do tipo MATERIAL (matéria-prima). • No término: nessa forma de apropriação o recurso é considerado consumido somente quando a atividade termina. Geralmente associada a recursos do tipo MATERIAL (produto acabado ou empreitada). 7) Lag é o intervalo de tempo mínimo obrigatório entre duas atividades sem a geração de custos por não consumir qualquer recurso. Um lag geralmente foge às interferências do gerente do projeto são necessidades do método construtivo ou operacional a ser utilizado. 8) Tipos de custo • Custo por hora: usado em recursos do tipo mão-de-obra (Homem.hora) e máquina/equipamento (Hora.máquina). • Custo por uso: usado em recurso do tipo material de consumo.


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• Custo de reaplicação: é referenciada toda vez que for reempregado, independentemente da quantidade ou tempo a ser empregado. É também conhecido como mobilização e pode ser aplicado a mão-de-obra, máquina/equipamento e material de consumo. • Custo Fixo: são custos que não variam independente da duração da tarefa ou do trabalho realizado por um recurso, porém variam dependendo da atividade. Está relacionado com o recurso de empreiteiro. 9) Interdependência em redes de planejamento, uma atividade sempre depende do início do projeto ou de uma atividade predecessora. Por conseguinte, uma atividade sempre libera outra (a sucessora) ou o fim do empreendimento. 10) Tipos de vínculo

Figura 3.1 – Vínculo TI

• Vínculo simples – tipo TI, de término para início. A atividade B depende da conclusão da atividade A para ser iniciada. A figura 3.1 mostra este tipo de vínculo, mais comum, utilizado como padrão pelo MS Project.

• Vínculo simples com lag – tipo TI+t, de término para início mais um tempo “t”. A Figura 3.2 mostra um vínculo simples com lag: a atividade D depende da conclusão de C mais

Figura 3.2 – Vínculo TI + lag um tempo “t” para ser iniciada. O lag tanto pode ser positivo como negativo. Pode ser informado em percentual, em um período dentro do calendário do projeto ou em um tempo decorrido: hora decorrida (hd), dia decorrido (dd), etc. Um lag não obedece a qualquer calendário, não considera sábados, domingos ou feriados.

Figura 3.3 – Vínculo II

• Vínculo início-início – tipo II (Figura 3.3), isto é, de início para início. A atividade F depende do início da atividade E para ser iniciada.

• Vínculo início-início com lag – tipo II+t (Figura 3.4): a atividade H só pode iniciar depois de um tempo “t” que a atividade G tenha iniciado.

Figura 3.4 – Vínculo II + lag

Figura 3.5 – Vínculo TT

• Vínculo término-término – tipo TT, isto é, de término para término. A atividade J depende do fim da atividade I para ser concluída (Figura 3.5).

• Vínculo TT com lag – tipo TT+t (Figura 3.6): a atividade M só pode terminar depois de um tempo “t” que a L tenha sido concluída.

Figura 3.6 – Vínculo TT +lag

Figura 3.7 – Vínculo IT

• Vínculo início-término – tipo IT,de início para término. O término da tarefa O depende do início da tarefa N (Figura 3.7). Esse tipo de vínculo não é usual e costuma causar grande confusão no gráfico de Gantt.


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11) Gerência de recursos A disponibilidade dos recursos é sempre limitada, exigindo do administrador uma preocupação especial na alocação de recursos. A alocação de recursos em tarefas representa o custo de um projeto. 12) Tipos de gerências de recursos A gerência de recursos é essencial no desenvolvimento de projetos, pois está diretamente ligada ao custo do projeto. A gerência de recursos atua em três níveis. • Gerência de custo: busca definir quais recursos devem ser utilizados, qual a especificação técnica e em que quantidade. • Gerência de recursos humanos: buscar otimizar os recursos humanos envolvidos no projeto direta ou indiretamente. • Gerência de aquisição: responsável pela aquisição (compra ou contratação) dos recursos necessários a conclusão do projeto. 13) Restrição um conjunto de limitações sobre a data de início ou de término de uma tarefa. É possível especificar que uma tarefa deva começar em uma determinada data ou que não deva terminar depois de uma determinada data. As restrições podem ser flexíveis (não associadas a uma data específica) ou inflexíveis (associadas a uma data específica). 14) Atrasos da redistribuição o período de tempo que uma atribuição ou tarefa deverá ser atrasada em relação à sua data de início original agendada como resultado da redistribuição de recursos ou da inserção manual de um atraso da redistribuição. 15) Divisões também conhecida como tarefa dividida, que é uma tarefa cujo agendamento é interrompido. Por exemplo, uma tarefa de dois dias que não exija trabalho contíguo pode ser dividida de forma que o primeiro dia de trabalho seja agendado para a segunda-feira e o segundo dia, para quinta-feira. 16) Super-alocações é o resultado de atribuir mais tarefas a um recurso do que ele pode realizar no período de trabalho disponível. 17) Atraso é o tempo decorrido entre o início agendado de uma tarefa e o momento em que o trabalho deve realmente começar. Em geral, o atraso é usado para resolver super-alocações de recursos. Existem dois tipos de atraso: atraso da atribuição e atraso da redistribuição. 18) Linha de Base também referida como plano de linha de base e é uma reprodução da agenda de datas no momento em que as linhas de base foram salvas com informações sobre tarefas, recursos, durações, estimativas de custo atribuições. Deve ser salva após a conclusão do plano de projeto, mas antes de iniciar o projeto. Permite comparar as alterações efetuadas ao longo do projeto. Salva aproximadamente 20 grupos de informações. Pode-se salvar até 11 linhas de base. 19) Plano Provisório é um conjunto de datas de início e término de tarefa que você pode salvar em determinados estágios do projeto. É possível comparar um plano provisório com um plano de linha de base ou plano atual para monitorar o andamento ou adiamento do projeto. Pode-se salvar até 10 planos provisórios. Um plano provisório salva apenas as datas de início e término atuais de tarefas. Devido a dinâmica que


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envolve a maioria dos projetos nossa metodologia de trabalho não se utiliza de planos provisórios. 20) Trabalho para as tarefas, é o trabalho total necessário para a conclusão de uma tarefa. Para as atribuições, é a quantidade de trabalho para a qual um recurso é atribuído. Para os recursos, é a quantidade total de trabalho para a qual um recurso é atribuído em relação a todas as tarefas. O trabalho é diferente da duração da tarefa 3.4 CONHECENDO A ÁREA DE TRABALHO DO MS PROJECT 3.4.1 Tela geral do Ms Project

Figura 3.8– Tela inicial do Ms Project

Dependendo de como foi configurado a inicialização do Ms Project a tela inicial pode surgir de várias formas. A figura 3.8 apresenta uma das possíveis opções e vamos utilizá-la para conhecer a área de trabalho do Ms Project.

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1) Caixa de Controle: Existem duas Caixas de Controle. Uma na Barra de Títulos e outra na Barra de Menu. A Caixa de Controle da Barra de Títulos age sobre o aplicativo com os comandos para: Restaurar, Mover, Tamanho, Minimizar, Maximizar e Fechar. Duplo clique fecha o aplicativo.

A Caixa de Controle da Barra de Menu age sobre o aplicativo com os comandos para: Restaurar, Mover, Dimensionar, Minimizar, Maximizar e Fechar. Duplo clique fecha o arquivo ativo.

2) Barra de Título: A Barra de título tem por finalidade mostrar o nome do aplicativo e o nome do arquivo ativo. Duplo clique alterna entre maximizar e minimizar a janela do aplicativo. 3) Barra de Menu: típica da Microsoft e possui vários sub-menus com todos os comandos disponíveis no aplicativo. Os comandos mais comuns são encontrados também na Barra de Ferramentas e na de Modos sobre a forma de ícones.

4) Ponto de Partida: Permite acesso rápido ao Assistente Microsoft Office Online, disponibilizando várias informações sobre os produtos Microsoft. Ao fechar essa janela. Abre a janela mostrada na Figura 3.9 – Painel guia de projeto. Essa janela apresenta uma série de links que auxiliam o usuário no planejamento, acompanhamento e controle do projeto. Mostra como no Ms Project criar tarefas, gerenciar recursos, analisar e emitir relatórios. 5) Barra de Ferramentas Padrão: Segue o padrão dos aplicativos Microsoft, disponibilizando os comandos específicos do Ms Project mais utilizados. 6) Barra de Modos: Para ativar clique em Exibir-Barra de Modos. Disponibiliza em forma de ícone os Modos de Exibição padrões do Ms Project e os criados pelo usuário. 7) Barra de Ferramentas Formatação: Segue o padrão dos aplicativos Microsoft.

Figura 3.9 – Painel Guia do Projeto 8) Planilha de Tarefas: mostra diversas informações sobre as atividades que compõe o projeto sobre a forma de tabelas. Essas informações podem ser disponibilizadas nas mais diferentes configurações a depender do interesse do usuário. 9) Gráfico de Gantt: É onde aparece as visualizações gráficas do projeto. O Gráfico de Gantt é o ambiente padrão de trabalho do Ms Project, por ser fácil de operar e de visualizar.No entanto também existem outras visualizações disponíveis como: diagrama de rede, calendário, gráfico de recursos, entre outros.


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10) WBS Chatr Pro: programa que interage com o Ms Project e que tem a função de Montar a estrutura EPA do projeto. Esse programa não é disponibilizado junto com o Ms Project, no entanto, no material de apoio ao curso é disponibilizada uma versão Demo do referido software. 11) PERT Chart EXPERT: programa que interage com o Ms Project e que tem a função de exibir o Diagrama de Blocos (Rede Pert) do projeto. Esse programa não é disponibilizado junto com o Ms Project, no entanto, no material de apoio ao curso é disponibilizada uma versão Demo do referido software. 12) Barra de Ferramentas Guia do Projeto: Barra de auxílio rápido a inserir tarefas, atribuir recursos, controlar o andamento e reportar o status do projeto. 13) Botões de Controle: Acesso rápido as funções de minimizar, restaurar abaixo e fechar o aplicativo, salvado o projeto. 14) Barra de Edição: Campo destinado à inclusão ou alteração de informações constantes na tabela que se encontra ativa. 15) Barra Separadora Vertical: Também chamado de Biombo. É um divisor entre o Gráfico de Gantt e a Planilha de Tarefas. 3.4.2 Detalhando a Barra de Menus 3.4.2.1 Menu Arquivo É mostrado na Figura 3.10, possui alguns comandos da família Office: Novo, Abrir, Fechar, Salvar, Salvar como, Pesquisa de Arquivo, Configurar página, Visualizar impressão, imprimir, enviar para, propriedades e Sair. Além de apresentar uma lista com os últimos arquivos do Ms Project abertos.

Em propriedades é possível visualizar diferentes tipos de informações referentes ao projeto. Essas informações são disponibilizadas em quatro pastas: Geral, Resumo, Estatística, Conteúdo e Personalizar (Figura 3.11).


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Figura 3.10 – Menu Arquivo Figura 3.11 – Tela de Propriedades

Outra opção muito importante é a de salvar como página de Web, pois permite a visualização por quem não possui o Ms Project. O projeto será salvo como html. Ao clicar no botão Salvar, será aberta a tela de Assistência para exportação do Projeto (Figura 3.12).

Na Figura 3.13 define-se onde o Ms Project irá disponibilizar as informações para a Web, o que é feito em forma de Mapas, novos ou atualizações de mapas existentes.

Figura 3.12– Assistente para exportação

para Web Figura 3.13 – Tela para criação de um mapa

novo ou utilizar existente


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Na Figura 3.14, deve-se especificar o tipo de dados que se deseja exportar: Tarefas, Recursos e Atribuições. Pode-se ainda utilizar um modelo de Web para receber as informações exportadas. Além disso, existe ainda a opção de incluir na Web uma imagem. O recomendado é incluir a imagem do Gantt, obtido através da opção Salvar como imagem vista anteriormente.

Na Figura 3.15, mapeia-se os dados das tarefas. Título da Tabela em HTML: “Projeto de uma Casa”. Filtro de exportação (define a origem das informações): “Todas as tarefas”. Na tabela de como deseja mapear os dados, faz-se a correlação entre os campos das tarefas que serão exibidos na Web. No nosso exemplo, escolhemos: Id, Indicadores, Nome, Duração, Início e Término.

Figura 3.14 – Definição de exportação modelo a inserir figuras

Figura 3.15 – Tela para Formatar os dados de tarefas.

Na Figura 3.16, mapeia-se os dados dos recursos. Título da Tabela em HTML: “Planejamento de Recurso”. Filtro de exportação: “Todas as tarefas”. Na tabela de como deseja mapear os dados, faz-se a correlação entre os campos das tarefas que serão exibidos na Web. No nosso exemplo, escolhemos: Id, Indicadores, Grupo e Trabalho.

Na Figura 3.17, mapeia-se as atribuições. Título da Tabela em HTML: “Relação de atribuições”.. Na tabela de como deseja mapear os dados, faz-se a correlação entre os campos das tarefas que serão exibidos na Web. No nosso exemplo, escolhemos: Id das tarefas, Nome das tarefas e Campos Vinculados.


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Figura 3.16 – Tela para formatar os dados

referentes aos recursos Figura 3.17 – Tela para formatar os dados

referentes as atribuições 3.4.2.2 Menu Editar No Menu Editar (Figura 3.18), existem quatro grupos de edição: • As edições clássicas do Office de copiar e colar. No entanto existe uma função própria do Ms Project – Copiar imagem. (Figura 3.19). • As funções de: preencher, limpar e excluir tarefa auxiliam na listagem do escopo do projeto. • O outro grupo de tarefas permite vincular, desvincular e dividir tarefas. • O último grupo também é próprio do Office e permite localizar, substituir e Ir para. 1) Copiar Imagem a Figura 3.19 apresenta a tela de Copiar imagem, que pode ser

acessada através da Opção Copiar imagem da Barra de Editar ou através do botão A primeira definição é de como deve ser processada a imagem (para tela, direto para impressora ou criando um arquivo de imagem). Pode-se ainda copiar as linhas na tela ou somente o que for selecionado. A Escala de tempo define a amplitude do projeto que será copiada (conforme mostrado na tela, ou dentro de um intervalo especificado). Após essas configurações ao clicar em OK será criado no local especificado o arquivo de imagem desejado. 2) Vincular tarefas possui atalho através (Ctrl + F2) para interligar tarefas em seqüência. As tarefas abaixo que foram selecionadas serão vinculadas do tipo TI (término-início) com a tarefa imediatamente acima. Pode ser acessada através da Opção

Vincular tarefa da Barra de Editar ou através do botão . 3) Desvincular tarefa remove os vínculos criados entre as atividades selecionadas. Pode ser acessada através da Opção Desvincular tarefa da Barra de Editar ou através do

botão .


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4) Dividir tarefa Observa-se que na prática algumas tarefas são interrompidas (por problemas na execução ou por imposição de planejamento) para dar continuidade mais na frente. O Ms Project permite então que se divida a tarefa para indicar o período em que a atividade não será executada. Para dividir a tarefa clica-se na opção Dividir tarefa do Menu Editar

ou através do botão .

Figura 3.18 – Menu Editar Figura 3.19 – Função de Copiar Imagem

Em seguida, posicione o ponteiro do mouse sobre a barra da tarefa a ser dividida no Gantt e arraste para a direita até o ponto de divisão desejado. 3.4.2.3 Menu Exibir A Figura 3.20, ao lado, retrata o Menu Exibir do Ms Project, que é o menu mais utilizado no planejamento, controle e acompanhamento de projetos. • Calendário esse modo de exibir retrata o projeto em forma de calendário inserindo de forma abreviada as tarefas indicando sua duração. No entanto, a indicação de interligação entre as tarefas não é clara. (Figura 3.21). • Diagrama de rede representa o Projeto em forma de Diagrama de Blocos, informando tarefas, interligação, datas de início e término, duração e recursos utilizados (Figura 3.22).


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• Gantt de controle e Gráfico de Gantt possuem duas janelas. Na da esquerda é exibida uma tabela com as colunas básicas: Id, Indicadores, Nome, Duração, Início, Término, Predecessora, Nome do recurso, que podem ser formatadas para excluir ou incluir colunas com outras informações (Figura 3.23). Na janela da direita é representada o Diagrama de Gantt (Figura 3.24). • Uso da tarefa A Figura 3.26 apresenta o modo de exibição para uso de tarefa, nele é apresentado várias informações referente as tarefas de acordo com a configuração do calendário. • Gráfico de recursos, Planilha de recursos e Uso do Recurso, Figuras 3.25, 3.27 e 3.28 respectivamente. No gráfico de recurso é apresentada a alocação de cada recurso por dia. Na Planilha de recurso, exibem todos os recursos e suas informações. No modo de exibição – Uso do Recurso é apresentado a utilização de cada recurso dentro da tarefa.

Figura 3.20 – Menu Exibir

Figura 3.21 – Menu Exibir – Calendário

Figura 3.25 – Menu Exibir - Gráfico de Recurso

Figura 3.22– Menu Exibir – Diagrama de rede

Figura 3.26 – Menu Exibir– Uso de Tarefa


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Figura 3.23 – Menu Exibir – Diagrama de rede

Figura 3.27 – Menu Exibir - Planilha de Recurso

Figura 3.24 – Menu Exibir – Gráfico de Gantt Figura 3.28 – Menu Exibir - Uso do Recurso • Mais modos de exibição essa opção é das mais importantes em nossa metodologia de trabalho, pois permite criar conforme Figura 3.29 diversos modos de exibição que nos auxiliaram na elaboração, acompanhamento e controle de projetos. Através dessa janela pode-se utilizar um modo exibição existente, criar um novo, alterar um existente e através no Organizador disponibilizar esse modo para todos os projetos.

Figura 3.29 – Menu Exibir – Mais modos de exibição

• Tabela: Entrada essa opção trabalha junto à de modos de exibição e também é de fundamental importância. Nela o Ms Project disponibiliza uma série de tabelas configuras para diversos casos (Figuras 3.30). Além disso, em Mais tabelas..., assim como na janela de modos de exibição, também é possível acessar uma tabela existente, criar um nova, alterar uma existente (Figura 3.31) e através no Organizador disponibilizar esse tabela para todos os projetos.


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Figura 3.30–Menu Exibir–Tabela: Entrada

Figura 3.31 – Menu Exibir – Mais Tabelas

• Relatórios (Figura 3.32) permitem o acesso um assistente para elaboração de relatórios. Existem vários opções de relatórios que podem servir como base para elaboração do relatório desejado. Vale ressaltar que os relatórios permitem configurações, mas não alterações com exceção do Relatório personalizado.

Figura 3.32 – Menu Exibir - Relatórios Existem 6 tipos básicos de relatórios: - Visão Geral: Compreende 5 tipos relatórios: Resumo do Projeto; Tarefas de nível superior (tarefas resumo); Tarefas críticas; Etapas(marcos); e Dias úteis. - Atividades atuais: Compreende 6 tipos relatórios: Tarefas não iniciadas; Tarefas com início breve; Tarefas em andamento; Tarefas concluídas;Tarefas que deveriam ter iniciado; e Tarefas adiadas. - Custos: Compreende 5 tipos relatórios: Fluxo de Caixa; Orçamento; Tarefas com orçamento estourado; Recurso com orçamento estourado; e Valor acumulado. A compreensão destes relatórios será vista no Projeto Exemplo, quando nos referirmos à custos. - Atribuições: Compreende 4 tipos relatórios: Quem faz o que(ordem de serviço); Quem faz o que e quando(ordem de serviço programada); Lista de tarefas pendentes; e Recursos superalocados. O relatório de Recursos superalocados será visto quando tratarmos de Nivelamento de recursos no Projeto Exemplo. - Carga de trabalho: Compreende 2 tipos relatórios referente ao Uso da tarefa e Uso do recurso. A compreensão destes relatórios será vista no Projeto Exemplo, quando nos referirmos recursos.


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- Personalizado: Acessa a janela de Relatórios personalizados (Figura 3.33), que permite criar um novo relatório, ou copiar ou editar um relatório existente. A forma de copiar ou editar permite alterar o conteúdo dos campos dos relatórios, mas não permite alterar a quantidade de campos. Também é possível alterar a formatação da fonte. Figura 3.33 – Relatórios Personalizados

• Barra de ferramentas apresentada ao lado na (Figura 3.34) disponibiliza atalhos a serem apresentados na forma de ícone na janela principal do Ms Project. • Barra de Modos Exibi na tela uma barra contendo uma lista de ícones com todos os modos de exibição (um atalho para essas modos). • Cabeçalho e Rodapé Abre uma janela que permite a configuração do cabeçalho e rodapé na folha de impressão (Figura 3.35).

As Pastas cabeçalho e Rodapé estão inclusas na Janela de Configuração de página (Figura 3.35), junto com as Pastas: Página, Margens, Legenda e Modo de Exibição.

Figura 3.34 – Menu Exibir – Barra de ferramentas As Pastas Página e Margens são semelhantes a de qualquer outro aplicativo Office. A Pasta página permite configurar: orientação de impressão, formatação de escala e de tamanho de papel. A Pasta margens define as margens superior, inferior, esquerda e direita.

A configuração do Cabeçalho possui as mesmas opções de Rodapé e são apresentadas na Figura 3.35. O cabeçalho é dividido em três campos (à esquerda, centralizar e à direita).


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No campo Visualizar é mostrado tudo que está sendo inserido no cabeçalho. Os campos: Geral e Campos do Projeto listam uma série de informações quem podem ser inseridas no cabeçalho. A Barra de ícone indicada com um círculo vermelho apresenta

alguns atalhos para inclusão de informações no cabeçalho. O ícone permite a inclusão de figuras.

O botão Opções acessa uma janela para configurar a impressão de acordo com a sua impressora.

Figura 3.35 – Menu Exibir – Cabeçalho e Rodapé

3.4.2.4 Menu Inserir

O Menu Inserir (Figura 3.36) apresenta opções para inclusão de tarefas na planilha atual, de recursos de fontes externas (Active Diretory, Catálogo de endereços ou Project Server); criar tarefas recorrentes (para agilizar o lançamento de tarefas); inserir projeto com um sub-projeto dentro de outro; inserir colunas dentro da planilha atual, quebra de página (para organizar a impressão), desenhos (abre uma janela com as ferramentas de desenho padrão do Office), objetos (abre a janela padrão do Office para inclusão de objeto)e Hyperlink. Figura 3.36 – Menu Inserir


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3.4.2.5 Menu Formatar O Menu Formatar (Figura 3.37) disponibiliza uma série de opções para formatação: • Fonte ferramenta de formatação padrão do Office e permite alterar na fonte, estilo de fonte e tamanho de fonte.

• Escala de tempo permite a configuração da escala de tempo no Gráfico de Gantt. • Linhas de grade permitem a configuração as linhas de grade no Gráfico de Gantt ou qualquer outro modo de exibição que possua apresentação gráfica. • Assistente de gráfico de Gantt auxilia na formatação do Gráfico de Gantt definindo layout de apresentação e informações complementares que podem ser exibidas no gráfico. • Estilo de texto permite alterar para um determinado grupo de tarefa, camada e texto a fonte, o estilo de fonte e ou tamanho.

Figura 3.37 – Menu Formatar • Estilo de barra acessa a janela (Figura 3.38) que permite configurar as barras que são apresentadas no Gráfico de Gantt. Algumas configurações feitas aqui, podem também serem feitas no Assistente gráfico do Gantt. Nessa janela também é possível definir quais legendas aparecerão no Gráfico de Gantt.

Figura 3.38 – Menu Formatar - Estilo de Barra 3.4.2.6 Menu Ferramentas A Figura 3.39 apresenta as opções constantes do Menu Ferramentas. As ferramentas mais importantes são detalhadas a seguir. • Ortografia e Opções de Auto-correção função padrão do Office e permite a correção de ortografia e acrescentar correções e escritas resumidas.


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• Vínculos entre Projetos opção que permite trabalhar com subprojetos estabelecendo a relação de interdependências entre eles. • Importar tarefas do Outlook opção disponível na versão do Ms Project 2002 em diante e trabalha junto com o Ms Project Server importando dados através do Outlook.

• Alterar Período Útil opção que permite configurar o calendário de trabalho, definindo os dias e horários úteis de trabalho. • Atribuir recursos opção que, através da janela apresentada na Figura 3.40, permite atribuir recurso já cadastrado às atividades. Vale salientar que existem várias formas de atribuir recursos no Ms Project, a mais didática será apresentada no Exemplo de Projeto. • Compartilhar recursos opção que permite disponibilizar os recursos de um determinado projeto para outros. • Redistribuir recursos (Nivelamento de recurso) Quando se aloca recursos para as atividades, é natural que alguns deles fiquem superalocados não sendo suficientes para que os serviços terminem no prazo estabelecido. Então, é necessário que seja feito o nivelamento de recursos, isto é atrasar atividades que podem ser atrasadas, para que outras atividades sejam adiantadas. • Controle opção que permite: atualizar tarefas, projetos; sincronizar dados; criar linhas de planejamento; salvar e limpar linhas de base.

Figura 3.39 – Menu Ferramentas • Macro opção que permite a criação de macro disponível em toda linha Office. • Personalizar opção que permite configurar: barra de ferramenta, campo e formulário. • Organizador opção que permite disponibilizar para qualquer outro projeto: campos calendários, formulários, modos de exibição, barras de ferramentas, tabelas, relatórios, mapas filtros e módulos; criados em um determinado projeto. Para isso, o Ms Project possui o arquivo Global.MPT,


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sendo necessário que se copie para ela a informação que se deseja disponibilizar para qualquer outro projeto.

Figura 3.40 – Menu Ferramentas – Janela Atribuir recursos

• Opções janela que permite adequarmos configurações apresentadas nas pastas: Salvar, Cronograma, Exibir, Interface, Cálculo e Geral, Segurança, Ortografia, Editar, Colaborar e Calendário; com a metodologia de trabalho que aprenderemos. • Opções da Empresa permite configurar várias informações referentes à empresa através do Ms Project Server. 3.4.2.7 Menu Projeto

A Figura 3.41 apresenta o Menu Projeto com as seguintes ferramentas: • Classificar permite ordenar a seqüência das atividades na planilha de tarefas de acordo com: datas de início ou término do projeto, prioridade, custo, número da tarefa. • Filtro O Ms Project disponibiliza várias filtros, porém também é possível criar um filtro específico, através da opção Mais Filtros...

Figura 3.41 – Menu Projeto

• Agrupar por permite a criação de grupos. Assim como no filtro, possui alguns grupos pré-definidos no Ms Project, com a possibilidade de criar grupos específicos. • Estrutura de tópicos permite a criação de diferentes estruturas de tópicos. Em cada estrutura pode-se alterar o recuo das atividades (definição de sub-tarefas); exibir ou não sub-tarefas. • EDT estrutura de divisão de trabalho (EDT) usada para organizar tarefas para fins de relatório de agendas e controle de custos, através da utilização de um código de EDT a cada tarefa. Esses códigos são alfanuméricos e identificam os locais exclusivos de cada tarefa na estrutura de tópicos. • Informações sobre a tarefa permitem para a tarefa selecionada configurar informações em diferentes pastas: gerais, predecessora, recursos, avançados, anotações e campos personalizados. • Anotações de tarefas opção disponível em informações sobre a tarefa e permite a inclusão de anotações sobre cada tarefa para auxiliar no planejamento e que podem vir a compor relatórios. • Informações sobre o projeto opção de grande importância dentro de nossa metodologia de trabalho, onde se deve definir algumas informações sobre o projeto. 3.4.2.8 Menu Colaborar


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O Menu Colaborar apresenta uma série de ferramentas do Ms Project Server. Cabe ressaltar que a abordagem do Server não está incluída nesse curso. 3.4.2.9 Menu Janela O Menu janela apresentado na Figura 3.42 permitir organizar as janelas de apresentação. • Nova janela abre um nova janela interligada com o arquivo do Ms Project com o Modo de exibição escolhido. • Organizar tudo organiza as janelas abertas dividindo a tela.

Figura 3.42 – Menu Janela • Ocultar permite que se oculte uma janela. • Dividir divide a tela para apresentar duas janelas. 3.4.2.10 Menu Ajuda

No Menu Ajuda (Figura 3.43) são apresentadas as diversas opção de ajuda do Ms Project: • Ajuda do Ms Project abrea a janela do assistente do Project. • Mostrar o assistente do Office acessa o assistente do Office. • Microsoft Office Online acessa ao assistente Office da internet.

Figura 3.43– Menu Ajuda • Detectar e reparar assistente para localizar e reparar erros do Office. • Sobre o Ms Project apresenta comentários adicionais sobre o software.

ms project - cap 03

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