MS ExcelPequena revisão e alguns erros comuns

MS Excel 2 TM

Aspectos Gerais

Principais assuntos a abordar:

•Formatação•Formulas•Funções•Gráficos

Objectivo: Não ter medo dos números e saber construir correctamente gráficos.

MS Excel 3 TM

Formatação

Importante.

O sinal que diferencia a unidade da decima, depende de cada computador.

Para se saber qual é o sinal :

– virgula ou ponto

– Escreve-se dois números com os sinais

– Se o número ficar à direita da célula, o excel interpreta como numero logo esse sinal é o correcto

– Se o número ficar à esquerda da célula, o excel interpreta como texto logo esse sinal não é o correcto

Neste caso o ponto é o sinal correcto

MS Excel 4 TM

Formatação

Noção muito importante no excel o que se escreve, pode ser diferente do que se vê escrito.

O que se escreve

O que se vê

MS Excel 5 TM

Formatação

Escreve-se, sempre o mais simplificado possível, depois formata-se como se quer.

Pode-se formatar:

– Números

– Valores monetários

– Datas

– Horas

– Percentagens

– Fracções

– E podemos formatar à nossa medida

Menu Format - Cell

MS Excel 6 TM

Cuidado ao usar a percentagem:

• se escrevemos o valor primeiro ( por ex.: 35 ) e formatamos depois vamos ter 350.00% ( o valor é multiplicado por 100.

• Temos duas soluções:

• formata-se primeiro e escreve-se depois

• escreve-se com valores entre 0 e 1 e formata-se

Formatação

Criar a nossa própria formatação

• No custom

•No type – escreve-se o seguinte:

• para representar um numero pôe-se um zero

• para representar algo fixo, escreve-se entre aspas

MS Excel 7 TM

Formulas

É necessário por o sinal de = no inicio da expressão.

Para não repetir a formula em cada linha:

Pode-se clickar no canto inferior direito e arrastar, até preencher as células

necessárias

=A2+B2

=A2+B2=A3+B3=A4+B4

MS Excel 8 TM

Formulas

À alturas que se quer arrastar, mas existem células que não podem mudar

=(A2+B2)*b7=(A3+B3)*b8 =(A4+B4)*b9

=(A2+B2)*$b$7=(A3+B3)*$b$7=(A4+B4)*$b$7

Precisamos de por o $ antes da linha e do número para fixar a célula

MS Excel 9 TM

FunçõesExistem funções pré-definidas, que nos ajudam nos cálculos.

Menu Insert –Function ou no botão fx

Sum – somar

Average – Média

Count - contar

Countif – contar se

If - se

MS Excel 10 TM

FunçõesNas funções count e sum, têm-se de introduzir as células que se quer contar ou somar.

Introduz-se

a primeira célula : a última célula

Neste exemplo A3:A10

Nas funções countif e sumif, têm-se de introduzir as células que se quer contar ou somar e o Critério.

Neste exemplo está-se a contar as células de A3 até A11 que tenham um valor superior a 5

MS Excel 11 TM

Funções

Logical_teste – é a condição , neste exemplo têm-se a expressão B1>5

• Value_if_true – se for verdadeira a expressão então o resultado é igual a B1

• Value_if_false – se for falsa a expressão então o resultado é igual ao dobro de B1

A função se tem 3 argumentos:

MS Excel 12 TM

Seleccionar os dados que se quer que apareça no gráfico

Menu Insert – chart

Pode-se formatar:

• Tipo de Gráfico

• Ajustar aos eixos

• Por legendas

• Por títulos

Gráficos

Quando se quer mudar algo no gráfico, clicka-se em cima do pretendido com o botão do lado direito e aparece Format…

MS Excel 13 TM

Problemas em gráficosVersão original (errada)

Versão corrigida

Publicidade do BPI

Manipulação dos gráficos.

Problemas:

•Não existe escala

•Escala não começa no zero

MS Excel 14 TM

Problemas em gráficos

Audiências da SIC

Manipulação dos gráficos.

Problemas:

•Não existe escala

•Escala não começa no zero

Reparem na diferença que há entre 2Q e 3Q no gráfico de cima e no gráfico de baixo

MS Excel 15 TM

Problemas em gráficos

Relatório de contas da Jerónimo Martins

Manipulação dos gráficos.

Problemas:

•Ordem cronologia ao contrario, primeiro 2006 depois 2005

•Não se consegue ver as diferenças entre gráficos ( neste caso não se deve de usar o circular )

•A cor azul escura destaca-se em relação às outras ( as cores não estão bem distribuídas)

MS Excel 16 TM

Problemas em gráficos

Relatório de contas da Brisa

Problemas:

•Cores muito parecidas

• Quando por questões gráficas ( só usar uma cor , ou preto e branco ) não podemos utilizar muitas cores, usa-se padrões diferentes

MS Excel 17 TM

Problemas em gráficos

Problemas:

• Este tipo de gráfico não tem sentido, não se consegue saber se por exemplo do 1Q para o 2Q em Beja houve aumento ou diminuição.

MS Excel 18 TM

Problemas em gráficos

Problemas:

• São muitos gráficos num só.

• Compara-se unidades diferentes ( litros, Quilogramas)

MS Excel 19 TM

Problemas em gráficos

Problemas:

• Usar duplo eixo, podemos manipular para o que no interessa.

MS Excel 20 TM

Problemas em gráficos