monografia - tcc - analise do controle interno

UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIÇOSA

CENTRO DE CIÊNCIAS HUMANAS LETRAS E ARTES

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO E CONTABILIDADE

ANÁLISE DO CONTROLE INTERNO DO SETOR CONTÁBIL NA

EMPRESA DINÂMICA CONTABILIDADE LTDA.

Viçosa – MGNovembro 2011

UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIÇOSA

CENTRO DE CIÊNCIAS HUMANAS LETRAS E ARTES

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO E CONTABILIDADE

IERMACK MADURO FRANÇA

ANÁLISE DO CONTROLE INTERNO DO SETOR CONTÁBIL NA

EMPRESA DINÂMICA CONTABILIDADE LTDA.

Monografia apresentada à Universidade Federal de Viçosa como parte das exigências de conclusão do curso de Ciências Contábeis.

Orientadora: Prof.ª Tainá Rodrigues Gomide Souza Pinto


IERMACK MADURO FRANÇA

ANÁLISE DO CONTROLE INTERNO DO SETOR CONTÁBIL NA EMPRESA

DINÂMICA CONTABILIDADE LTDA.

Monografia apresentada à Universidade Federal de Viçosa como parte das exigências de conclusão do curso de Ciências Contábeis.

APROVADA em:

Professor (a) ______________________________

DAD/UFV

Professor (a) ______________________________

DAD/UFV

Tainá Rodrigues Gomide Souza PintoDAD/UFV

(Orientadora)


AGRADECIMENTOS

Agradeço aos meus pais, Saul e Silvani, que, mesmo tão distantes e vendo-os apenas uma semana por ano, me apoiaram até o fim, sempre acreditando e confiando na minha capacidade de ser um grande homem de sucesso durante e após a graduação.

Aos meus irmãos, Irany, Aleksander e Tatiana, que ajudaram muito no meu crescimento pessoal e até tiveram a coragem de investir em mim, pagando cursos e outras coisas (garanto que não se arrependem).

Aos meus sobrinhos, Gabriel, Isabela, Nícolas e Victor, que mesmo não sabendo qual curso estou concluindo, muito menos para que serve este curso, me incentivam dizendo que me amam e tem saudade de mim toda vez que conversamos ao telefone.

À Naia que tanto me incentiva e cuida. Sempre perto e me apoiando nos momentos mais difíceis e conturbados.

À família “Rodrigues Gomide” e “ramificações” os quais me apoiam tanto na universidade quanto na vida pessoal e que tenho tanto carinho.

Aos amigos/irmãos da República Arapuca, Onda Máxima, Tufo Tufo e outras.

Aos colegas de trabalho do grupo CPT e Dinâmica Contabilidade onde tive a felicidade de realizar novas amizades e agregar novos conhecimentos.

Ao Google por estar sempre à “minha frente” nos momentos mais difíceis de encontrar alguma resposta.

Aos professores de ciências contábeis que me proporcionaram a alegria de gostar de contabilidade.

Em especial, à minha orientadora e amiga Tainá Rodrigues Gomide Souza Pinto por ser sempre tão dedicada, paciente e responsável.

Enfim, a todos meus amigos espalhados por este mundão e àqueles que me incentivaram ou tentaram me desestimular, pois a descrença de uns pode surgir a verdadeira força de outros.

LISTA DE ABREVIATURAS

CFOP – Código Fiscal de Operações e Prestações de Serviços

CI – Controle Interno

CNPJ – Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica

Danfe – Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica

NF – Nota fiscal

NFE – Nota Fiscal Eletrônica

NFEs – Notas Fiscais Eletrônicas

NFS – Nota Fiscal de Serviço

NFs – Notas Fiscais

NFSs – Notas Fiscais de Serviços

DRH – Departamento de Recursos Humanos

Sintegra – Sistema Integrado de Informações sobre operações interestaduais com

mercadorias e serviços

SPED – Sistema Público de Escrituração Digital

xml – Extensible Markup Language

RESUMO

Este trabalho versa sobre o tema controle interno, conjunto de procedimentos que se destina especialmente à prevenção de erros e problemas, além de primar pela qualidade e eficiência nos serviços dos funcionários. Com informações mais confiáveis, o uso de boas práticas de controle interno auxilia os gestores na tomada de decisões mais precisas. O objetivo deste trabalho é analisar os procedimentos de controle interno adotados pela empresa Dinâmica Contabilidade Ltda. comparando os resultados perante aos princípios fundamentais do controle interno. Para tal, utilizou-se como metodologia a pesquisa em documentos da empresa que definiam as atividades desempenhadas por cada funcionário. Foi realizada uma entrevista semi-estrutural com a chefe do setor contábil e feita uma observação participativa. O referencial teórico fundamentou-se em autores da auditoria e da administração, além de websites de órgãos conceituados na área contábil e administrativa. A análise foi realizada identificando cada setor e as funçõesdesempenhadas para melhor identificar cada atividade e as características de controle utilizadas em cada atividade. Os resultados apontaram que a empresa em análise faz uso de bons níveis de controle interno, porém, comete alguns erros em virtude da não utilização de manuais dos procedimentos de cada atividade.

SUMÁRIO1. INTRODUÇÃO......................................................................................................1

2. REFERENCIAL TEÓRICO....................................................................................3

2.1 Controle Interno.................................................................................................3

2.1.1. Definição.........................................................................................................3

2.1.2. Importância.....................................................................................................5

2.1.3. Objetivos.........................................................................................................7

2.1.4. Componentes.................................................................................................8

2.1.5. Limitações.......................................................................................................9

2.1.6. Princípios do controle interno.........................................................................9

2.1.6.1. Responsabilidade......................................................................................10

2.1.6.2. Rotinas internas........................................................................................10

2.1.6.3. Acesso aos ativos.....................................................................................11

2.1.6.4. Segregação de funções.............................................................................11

2.1.6.5. Confronto dos ativos com os registros......................................................12

2.1.6.6. Amarração do sistema...............................................................................12

3. METODOLOGIA DA PESQUISA........................................................................14

3.1 Classificação da Pesquisa...............................................................................14

3.2 Coleta de Dados..............................................................................................15

3.3 Análise de Dados.............................................................................................15

3.4 Unidade Empírica de Análise...........................................................................15

4. DESCRIÇÃO, ANÁLISE E DISCUSSÃO DOS DADOS......................................17

4.1 Informações gerais..........................................................................................17

4.2 Análise do Controle Interno..............................................................................18

4.2.1 Administração de contratos..........................................................................18

4.2.2 Setor de compras.........................................................................................20

4.2.3 Setor de pagamentos...................................................................................21

4.2.4 Setor de recebimentos..................................................................................24

4.2.5 Entrada das notas fiscais..............................................................................25

4.2.6 Setor fiscal....................................................................................................26

4.2.7 Setor contábil................................................................................................28

4.2.8 Arquivamento dos documentos....................................................................29

4.2.9 Geração de Impostos...................................................................................31

5. CONSIDERAÇÕES FINAIS................................................................................33

6. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS....................................................................35

ANEXOS....................................................................................................................37

1. INTRODUÇÃO

Perante o cenário atual em que as empresas prestadoras de serviços

contábeispassam por um crescente nível de concorrência no mercado tanto no que

tange à quantidade de novas empresas deste ramo quanto na alta qualidade dos

serviços oferecidos por elas,estas empresas tendem a se adaptar de forma que

atenda às necessidades diárias de seus clientes fazendo com que o custo total

aumente.

Ao se falar dos custos auferidos pelas empresas de serviços de

contabilidade pode-se conferir que a maior parte destes custosfaz ligação direta com

a dificuldadeem satisfazer as intenções e vontades diversas dos clientes, além da

necessidade de atualização e adaptação constante às leis fiscais e contábeis.

A otimização dos recursos disponíveis e a consequente redução dos

custossão peças chave para a manutenção das empresasno mercado.Com isso, a

utilização de forma adequada da ferramenta docontrole interno se torna

imprescindível nas organizações, já que, conforme observaMelo (2011), o uso

adequado da ferramenta de controle interno facilita a administração, garante a

otimização dos recursos disponíveis, aufere maior eficiência e eficácia nos

procedimentos, além de contribuir com a imagem da empresa.

A maioria das grandes organizações, com o intuito de diminuir os custos e

manter maior controle, possuicontabilidade interna. Com isso, o setor responsável

pela contabilidade da empresa passa a atender exatamente às exigências dos

gestores e, por se tratar da contabilidade interna, o setor contábil pode se dedicar às

atualizações e adequações exigidas pela legislação específica da atividade

desenvolvida na empresa.

Qualquer que seja a organização é de suma importância que se dê maior

valor às adaptações e atualizações do sistema de controle interno, pois isto garante

a organização das informações que chegam aos gestores, que podem, assim, tomar

as decisões mais corretas.

Dentro deste contexto, o presente estudo busca responder à seguinte

questão: os procedimentos adotados no setor contábil da empresa Dinâmica

Contabilidade estão em conformidade com o disposto pelos princípios do controle

1

interno? Para tal, buscou-se, comoanalisar o processo de controle interno da

empresa em questão fazendo uso dos seguintes procedimentos:

identificar os procedimentos de controle interno adotados;

verificar a efetividade dos procedimentos de controle interno adotados;

analisar o sistema de controle interno a partir dos princípios do controle

interno;

2

2. REFERENCIAL TEÓRICO

Neste tópico, serão utilizadas explanações de autores que discutem o

controlepara poder embasar a análise do controle interno na empresa Dinâmica

Contabilidade Ltda. Serão discutidos alguns assuntos sobre o controle interno, tais

como: definição, importância, objetivo, componentes e limitações do controle interno,

assim como os princípios do controle interno.

2.1 Controle Interno

2.1.1. Definição

O controle interno, segundo Almeida (2010), representa o conjunto de

procedimentos, métodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos, produzir

dados contábeis confiáveis e ajudar a administração na condução ordenada dos

negócios da empresa.

O Instituto de Auditores Internos do Brasil, Audibra, citado por Bordin e

Saraiva (2005), afirmam que:

(...) controles internos devem ser entendidos como qualquer ação tomada pela administração (assim compreendida tanto a Alta Administração como os níveis gerenciais apropriados) para aumentara probabilidade de que os objetivos e metas estabelecidos sejam atingidos. A Alta Administração e a gerência planejam, organizam, dirigem e controlam o desempenho de maneira a possibilitar uma razoável certeza de realização.

A partir dos conceitos de Franco e Marra (2001, p. 267), o controle interno é

definido como sendo todas as técnicas empregadas pela organização com o intuito

de vigiar, fiscalizar e verificar a administração, permitindo prever, observar, dirigir ou

governar as práticas da empresa.

Sobre os meios de controle existentes, vários deles são definidos por Franco

e Marra (2001, p. 267), tais como:

(...) todos os registros, livros, fichas, mapas boletins, papéis, formulários, pedidos, notas, fatura, documentos, guias, impressos, ordens internas, regulamentos e demais instrumentos de organização administrativa que formam o sistema de vigilância, fiscalização e verificação utilizado pelos administradores para exercer o controle sobre todos os fatos ocorridos na empresa e sobre todos os atos praticados por aqueles que exercem funções direta ou indiretamente relacionadas com a organização, o patrimônio e o funcionamento da empresa.

3

Os meios de controleincluem, mas não se limitam a: “forma de organizações,

sistemas, procedimentos, padrões, plano de contas, estimativas, orçamentos,

inventários, relatórios, registros, métodos, projetos, segregação de funções...”(Attie,

1998, p. 112).

Segundo Floriano e Lozeckyi (2006), apud D`Avila e Oliveira (2002, p.25),

Controle interno é um processo, executado pelo conselho de administração, gerência e outras pessoas de uma organização, desenhado para fornecer segurança razoável sobre o alcance de objetivos nas seguintes categorias; eficácia e eficiência operacional; mensuração de desempenho e divulgação financeira; proteção de ativos; cumprimento das Leis e regulamentações.

O Comitê de Organizações Patrocinadoras, citado por Boyton et al (2002)

define controle interno como um processo operado pelo conselho de administração,

pela administração e por outras pessoas, desenhado para fornecer segurança

razoável quanto à consecução de objetivos nas seguintes categorias:

confiabilidade de informações financeiras;

obediência (compliance) às leis e regulamentos aplicáveis;

eficácia e eficiência de operações.

O controle interno é operado por várias pessoas, Floriano e Lozenckyi

(2006) afirmam que o controle interno é um processo e um meio a ser executado por

pessoas de todos os níveis dentro da organização, não apenas por formulários e

manuais.

Ainda segundo Floriano e Lozenckyi (2006),

O controle está presente em quase todas as formas de ação empresarial, uma vez que os administradores avaliam o desempenho de pessoas, de métodos e processos, de máquinas e equipamentos, de matéria-prima, de produtos e serviços, em todos os níveis organizacionais.

Segundo Attie (1998, p. 114), pode-se classificar o controle interno em

contábil e administrativo:

Controles Contábeis compreendem o plano de organização e todos os métodos e procedimentos relacionados com a salvaguarda do patrimônio da propriedade dos registros contábeis.Controles Administrativos compreendem o plano de organização, bem como os métodos e procedimentos relacionados com a eficiência das operações, voltadas para a política de negócios da empresa e, indiretamente, com os registros financeiros.

4

Desta forma, Bordin e Saraiva (2005) afirmam que a diferença entre o

controle contábil e administrativo é que o primeiro se preocupa com os princípios

que protegem o patrimônio e os registros, enquanto o controle administrativo se

preocupa com os setores operacionais da empresa.

ALMEIDA (2010) define alguns exemplos de controles internos contábeis,

tais como: sistema de conferência, aprovação e autorização; segregação de

funções; controle físico sobre ativos; auditoria interna.

Sobre os controles administrativos, Almeida (2010), também cita alguns

exemplos, são eles: análises estatísticas de lucratividade por linha de produtos;

controle de qualidade; treinamento de pessoal; estudos de tempos e movimentos;

análise das variações entre os valores orçados e os incorridos.

2.1.2. Importância

Os controles internos são de extrema importância e, para Franco e Marra

(2001, p.269),

(...) quanto melhores e mais eficientes os controles internos implantados na empresa auditada, mais segurança adquire o auditor com relação aos exames que está procedendo. Essa eficiência pode gerar menor tempo gasto pelo auditor no seu trabalho e, consequentemente, um menor custo para a empresa auditada.

O controle interno teve no dia 27 de setembro de 2011, mais um

reconhecimento por parte da CVM (Comissão de Valores Mobiliários) sobre sua

extrema importância como forma de regulação de uma entidade. De acordo com a

edição realizada nas Instruções 505 e 506, a CVM afirma que:

O modelo de regulação das operações passa a se basear, prioritariamente, na adoção e supervisão de regras, procedimentos e controles internos estabelecidos pelos próprios intermediários, atendendo a parâmetros mínimos determinados pela Instrução e pelas normas das entidades administradoras de mercados organizados.A norma aprimora ainda os mecanismos que incentivam e facilitam a autorregulação das operações em mercados organizados, bem como fortalece o papel das entidades administradoras de mercados.<http://www.cvm.gov.br/port/infos/Comunicado%20505-506.asp>

Em outras palavras:

Bancos, corretoras e demais intermediários do mercado terão, dentro de um ano, de explicitar, por escrito, suas condutas e prioridades para execução de ordens e as situações em que pode haver conflito de interesse. Também

5

terão que criar a figura do diretor de compliance, para garantir o cumprimento de suas normas regulamentares, com a elaboração de um relatório semestral.www.classecontabil.com.br/noticias/ver/15759

A utilização de um controle interno adequado traz inúmeras vantagens para

os gestores e, nas palavras de Boytonet al (2002, p. 320), “o controle interno reduz a

incidência de relatórios financeiros fraudulentos”.

A importância do controle, conforme Fayol (1994), possui seis diferentes

pontos de vista – administrativa, comercial, técnico, financeiro, da segurança e da

contabilidade – exemplificados abaixo:

Administrativa

Assegura que o programa exista e esteja em perfeita sincronia com

os usuários e se o comando é exercido segundo os princípios

adotados, se a coordenação exerce conferências, etc.

Comercial

Assegura-se da certeza da entrada e saída de materiais, realização

correta do inventário, cumprimentos dos contratos, etc.

Técnico

São observadas as operações, seus resultados, estado de

conservação, funcionamento do pessoal e das máquinas, etc.

Financeiro

Controla a organização dos recursos financeiros e aos livros de

controle financeiro assim como a aplicação destes recursos.

Da segurança

Confere se os meios de segurança, tanto para os funcionários

quanto para o próprio funcionamento das máquinas, estão em perfeito

estado de conservação.

Da contabilidade

Asseguraque os documentos necessários cheguem no devido prazo

e que, se os documentos proporcionem clara visão sobre a situação da

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empresa, e que não haja nenhum documento ou estatística irrelevante

etc.

Na percepção de Attie (1998, p.111):

O controle interno compreende o plano de organização e o conjunto coordenado dos métodos e medidas, adotados pela empresa, para proteger seu patrimônio, verificar a exatidão e a fidedignidade de seus dados contábeis, promover a eficiência operacional e encorajar a adesão à política traçada pela administração.

Ainda falando da importância do controle interno, Attie (1998, p. 113) afirma

que é de extrema importância que seja feita uma análise do custo/benefício da

implantação ou aprimoramento de um tipo de controle a ser utilizado pela empresa.

O autor afirma, também, que a avaliação do real benefício deve ser atribuída à

importância e à qualidade da informação a ser gerada e que o custo de oportunidade

deve ser utilizado para a análise do custo do projeto.

O bom funcionamento do controle interno é de tamanha importância que

Hampton (1992, p. 474) faz um breve detalhamento do motivo desta importância:

Os controles geram informações para as decisões. Qualquer que seja a história contada pelos controles, eles a contam de forma tal que os gerentes possam decidir quais são as ações apropriadas para ajudar a guiar e dirigir a organização na direção de suas metas. Assim como os controles começam onde terminam os planos, as decisões começam onde terminam os controles.

A utilização de um bom controle interno favorece a administração, assim

como Fayol (1994, p. 132) explica de forma simples e direta:

Bem feito, o controle é um precioso auxiliar da direção; pode proporcionar certas informações indispensáveis que a fiscalização hierárquica seria muitas vezes incapaz de fornecer-lhe. O controle pode estender-se sobre tudo; depende da direção e eficácia de seu funcionamento. Um bom controle previne as surpresas desastrosas, que poderiam degenerar em catástrofes.

2.1.3. Objetivos

Segundo Bordin e Saraiva (2005), o controle interno tem como objetivos

proteger os ativos, produzir os dados contábeis confiáveis e ajudar a administração

na condução ordenada dos negócios da empresa.

7

Nas palavras de Chiavenato (1997) o controle tem a finalidade de assegurar

que os resultados de tudo que foi planejado, organizado e dividido cheguem o mais

perto dos objetivos previamente estabelecidos.

Chiavenato (1997, p. 443) ainda afirma que “a essência do controle reside

na verificação se a atividade controlada está ou não alcançando os objetivos ou

resultados desejáveis”.

Numericamente, o controle interno possui quatro objetivos básicos, definidos

por Attie (1998) que seriam a salvaguarda dos interesses da empresa; a precisão e

a confiabilidade dos informes e relatórios contábeis, financeiros e operacionais; o

estímulo à eficiência operacional e a aderência às políticas existentes.

Fayol (1994, p. 130) explica que “o objetivo do controle é detectar as faltas e

erros para que possa repará-los e evitar repetições”.

2.1.4. Componentes

O TCE-BA - Tribunal de Contas do Estado da Bahia - (2007, p.29-30) define

cinco componentes do controle interno que se inter-relacionam, são eles:

Ambiente de controleO ambiente de controle é a base de todo o sistema de controle interno. Ele fornece o conjunto de regras e a estrutura, além de criar um clima que influi na qualidade do controle interno em seu conjunto. O ambiente de controle exerce uma influência geral na forma pela qual se estabelecem as estratégias e os objetivos, e na maneira pela qual os procedimentos de controle são estruturados.

Avaliação de riscoA melhor maneira de minimizar o risco é através de procedimentos de controle. Os procedimentos de controle podem ser preventivos e/ou detectivos. As ações corretivas são necessárias para complementar os procedimentos de controle interno, com a intenção de alcançar os objetivos.

Atividades de controleOs procedimentos de controle e as ações corretivas devem promover a otimização dos recursos. Seu custo não deve exceder o benefício que delas resulte (custo-eficácia).

Informação e comunicaçãoInformação e comunicação eficazes são vitais para que uma entidade conduza e controle suas operações. A gerência de uma entidade necessidade comunicação relevante, confiável, correta e oportuna, relacionada tanto aos eventos internos, quanto aos eventos externos. Ademais, a informação é necessária a toda a entidade para que ela alcance seus objetivos.

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MonitoraçãoUma vez que o controle interno é uma atividade dinâmica que deve ser aperfeiçoada continuamente, em função das mudanças e dos riscos que a entidade enfrenta, o monitoramento do sistema de controle interno é necessário, de modo a assegurar que o controle interno esteja em sintonia com os objetivos, o ambiente, os recursos e os riscos.

2.1.5. Limitações

Todo controle interno possui suas limitações já que o sistema é vulnerável

às ações humanas que envolvem erros e falhas, prejudicando o funcionamento do

sistema. Sendo assim, o TCU-BA (2007) afirma que “sempre haverá o risco de que o

controle interno seja estruturado de forma deficiente ou que falhe na atuação

esperada”.

Os fatores limitantes do controle interno, segundo Boytonet al (2002, p.322)

são:

Erros de JulgamentoEm função de informações inadequadas e outros motivos, responsáveis podem ter julgamentos “pobres” ou errôneos ao tomar decisões ou realizar tarefas.

FalhasFalhas podem ocorrer quando pessoas não entendem instruções corretamente, ou cometem erros por falta de cuidado, distração ou cansaço ou até mesmo, mudança constante de pessoal.

ConluioIndivíduos que agem conjuntamente em busca de favorecimento puramente pessoal e acaba prejudicando o sistema e, consequentemente, a empresa.

Atropelamento pela administraçãoA administração utiliza de seu poder perante o sistema atropelando-o em busca de objetivos ilegítimos.

Custo x BenefícioO custo dos controles internos não deve ser superior aos benefícios que deles se esperam.

2.1.6. Princípios do controle interno

Com a intenção de utilizar o controle interno para melhor satisfazer às

necessidades, Almeida (2010) afirma que a organização deve se basear nos seis

itens que compõem o Princípio do Controle Interno: Responsabilidade, Rotinas

Internas, Acesso aos Ativos, Segregação de Funções, Confronto dos Ativos com os

Registros e Amarração do Sistema. Definidos da seguinte forma:

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1.1.1.1. Responsabilidade

Como forma de organização da empresa, Almeida (2010, p. 43) afirma que

“as atribuições dos funcionários ou setores internos da empresa devem ser

claramente definidas e limitadas, de preferência por escrito, mediante o

estabelecimento de manuais internos de organização” com o intuito de “assegurar

que todos os procedimentos de controles sejam executados; detectar erros e

irregularidades e apurar as responsabilidades por eventuais omissões na realização

das transações da empresa”.

Crepaldi (2002) enaltece a importância da definição de um funcionário

específico para desempenhar os seguintes exemplos de tarefas internas de controle:

aprovação de aquisição de bens e serviços;

execução do processo de aquisição (cotação de preços, seleção do

fornecedor e formalização da compra);

habilitação do documento fiscal do fornecedor para pagamento;

pagamento ao fornecedor;

aprovação de venda;

deposito do numerário em banco;

pagamento dos empregados

1.1.1.2. Rotinas internas

“A organização deve apresentar manuais com todas as suas rotinas internas

para melhor funcionamento”. (ALMEIDA, 2010, p. 44)

Na visão de Crepaldi (2002), essas rotinas compreendem:

formulários internos e externos: fichas de lançamentos contábeis,

pedido de vendas, adiantamento para viagem, requisições,

autorizações, etc.;

instruções para o preenchimento e destinações dos formulários

internos e externos;

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evidências das execuções dos procedimentos internos de controle:

assinaturas, carimbos, etc.;

procedimentos internos dos diversos setores da empresa: compras

no país e exterior, contas a pagar, caixa, almoxarifado, controladoria,

etc.

1.1.1.3. Acesso aos ativos

Crepaldi (2002) enfatiza a necessidade do acesso aos ativos da empresa ser

limitado a fim de estabelecer controle físico sobre esses. Esse acesso pode ser

direto (fisicamente) ou de forma indireta, por meio da preparação de documentos

que autorizem sua movimentação.

Sobre o acesso aos ativos da empresa, Crepaldi (2002, p. 217) esclarece

algumas formas que representam este acesso, são eles:

Manuseio de numerário recebido antes de ser depositado e conta corrente bancária:

Emissão de cheques assinados; Manuseio de envelopes de dinheiro de salários; Custódia de ativos (dinheiro em caixa, estoques, imobilizados).

Existem alguns exemplos de controles físicos sobre ativos definidos por

Almeida (2010, p. 46), tais como: local fechado para o caixa; o uso de cofres;

revistas de funcionários na saída do expediente.

1.1.1.4. Segregação de funções

Este princípio diz respeito ao acesso de uma mesma pessoa aos ativos e

aos registros contábeis.

Almeida (2010, p. 46) utiliza o argumento que a segregação de funções

“consiste em estabelecer que uma mesma pessoa não podeter acesso aos ativos e

aos registros contábeis, em virtude de essas funções serem incompatíveis dentro do

sistema de controle interno”.

Crepaldi (2002, p. 218) define que os registros contábeis são compreendidos

pelo razão geral, registros inicial, intermediário e final. O autor ainda esclarece que o

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acesso a esses registros “representa,para a pessoa que os prepara ou manuseia,

informações que servem de base para sua elaboração, em circunstância que lhes

permitem modificar os dados desses registros”.

1.1.1.5. Confronto dos ativos com os registros

“A empresa deve estabelecer procedimentos de forma que seus ativos sob a

responsabilidade de alguns funcionários sejam periodicamente confrontados com os

registros da contabilidade”. (ALMEIDA, 2010, p. 46)

Almeida (2010) ainda objetiva esse procedimento como: detectar desfalque

de bens ou até mesmo registro contábil inadequado de ativos.

São exemplos desse confronto dos ativos com os registros, segundo

Crepaldi (2002):

contagem de caixa e comparação com o saldo do razão geral;

conciliação bancária;

inventário físico dos bens do estoque e do ativo imobilizado em

confronto com os registros.

Almeida(2010), alerta que se a empresa não adota estes procedimentos de

comparação do ativo físico com os registros, pode abrir possibilidades de o

funcionário apoderar-se indevidamente do ativo sem que este fato seja descoberto

por muito tempo. Alerta também que esse procedimento de controle deve ser feito

por pessoas que não possuam acesso aos ativos.

1.1.1.6. Amarração do sistema

Na opinião de Almeida (2010, p. 47), o sistema de controle interno “deve ser

concebido de maneira que sejam registradas apenas as transações autorizadas, por

seus valores corretos e dentro do período de competência”. Para tal feito, o autor

lista algumas providências a serem tomadas, tais como:

conferência independente do registro das transações contábeis; conferência independente dos cálculos; conferência da classificação contábil de todos os registros finais (fichas de

lançamento ou voucher) por um contador experiente;

12

as rotinas internas de controle devem ser determinadas de modo que uma área controle a outra;

estabelecimento de controles sequenciais sobre as compras e vendas, de forma a assegurar que essas transações sejam contabilizadas na época devida;

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3. METODOLOGIA DA PESQUISA

Embasando-se nos ensinamentos de Gil (1996 e 2009),esta pesquisa será

classificada quanto ao seu objetivo e procedimentos técnicos utilizados e,

posteriormente, serão identificadas as técnicas para coleta e análise dos dados.

2.2 Classificação da Pesquisa

GIL(1996, p. 45) explica como deve chegar a uma classificação da pesquisa

da seguinte forma: “É sabido que toda e qualquer classificação se faz mediante

algum critério. Com a relação às pesquisas, é usual a classificação com base em

seus objetivos”.

Baseando-se nos objetivosa pesquisa é descritiva, já que, segundo Gil

(1996), essa modalidade possuicomo objetivo primordial a descrição das

características de determinada população ou fenômeno ou, então, o

estabelecimento de relações entre variáveis. Sendo assim, o objetivo maior deste

trabalho será descreveras características dos procedimentos de controle interno

utilizados pela organização e analisarse as mesmas estão de acordo com os

princípios do controle interno.

Quanto aos procedimentos técnicos utilizados é classificada em documental,

observação participativa e estudo de caso.

A pesquisa documental, conforme Gil (2009, p. 45), “vale-se de materiais

que não recebem ainda um tratamento analítico, ou que ainda podem ser

reelaborados de acordo com os registros da pesquisa”.

Pode-se considerar que se trata, também, de uma observação participativa

na qual Gil (1996) afirma que ela consiste no tipo de observação na qual existe a

real participação do observador na vida da comunidade, do grupo ou de uma

situação determinada.

Neste ponto do trabalho, utilizando-se da pesquisa documental e observação

participativa, foi realizado um estudo de caso que consiste, na visão de Gil (2009, p.

54), em um estudo profundo e exaustivo da organização, permitindo, assim, um

amplo e detalhado conhecimento.

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2.3 Coleta de Dados

Para alcançar tais objetivos,a coleta de dados deste trabalho foi dividida em

etapas:inicialmente, foram coletadas informações técnicas da empresa que dizem

respeito à organização interna, ou seja, como os setores são divididos, quais

responsabilidades de cada funcionário e qual atividade cada um deve desempenhar.

Tais informações foram encontradas em relatórios que especificam as atividades de

cada funcionário, no organograma do setor contábil e em um documento eletrônico

onde a chefe do setor atualiza as atividades que, por ventura, mudem de

funcionário.Todospossuem acesso a este documento, porém só a chefe pode alterá-

lo.

Uma entrevistasemi-estrutural foi realizada com a chefe do setor para melhor

visualizar como é a distribuição das funções entre os funcionários.

Foi realizada uma observação participativa de todo andamento das

atividades no setor com o intuito de verificar possíveis falhas do funcionamento se

confrontadas com os princípios do controle interno. O pesquisador deste trabalho

realizou estágio no setor contábil da empresa em análise sendo possível a melhor

participação efetiva no andamento das atividades e coleta de dados.

2.4 Análise de Dados

A partir dos dados e informações coletadas,foi realizada uma análise da

funcionalidade da estrutura organizacional do setor contábil perante cada afirmação

coletada em confronto com as proposições teóricas já apresentadas nesta pesquisa.

Para uma análise mais intensa,buscou-se embasar nos princípios

fundamentais do controle interno e foi conferido se o controle interno da empresa

segue esses princípios.

2.5 Unidade Empírica de Análise

A pesquisa foi realizada na empresa Dinâmica Contabilidade Ltda. – ME,

empresa esta que possui como atividade principal prestar serviços de contabilidade

e gerar as folhas de pagamento, além de administrar contratos dos clientes.Possui

15

treze funcionários no total, sendo que seis competem ao departamento de

contabilidade, cinco pertencem ao departamento de recursos humanos, um realiza

pagamentos e outra funcionária realiza as compras.

Esta empresa se caracteriza pelo pouco tempo de vida no comércio, já que

iniciou suas atividades em março do ano de 2011.

Suas atividades podem ser consideradas ainda em fase de adaptação

perante o pouco tempo de funcionamento e também pelo fato de que,logo após sua

abertura,alguns funcionários do setor contábil tiveram a necessidade de se

dedicarem exclusivamente a atender exigências de uma fiscalização da Receita

Estadual a um dos clientes da Dinâmica.

16

4. DESCRIÇÃO, ANÁLISE E DISCUSSÃO DOS DADOS

2.6 Informações gerais

Para realizar uma análise empírica que se aproxime ao máximo do que

realmente acontece na empresa, deve-se avaliar as atividades desenvolvidas

separadamente, a fim de melhor “visualizar” os desvios perante os princípios do

controle interno, que é a base para esta análise e, posteriormente, deve ser feita

uma análise geral.

Antes de confrontar as atividades com a teoria dos princípios do controle

interno, é necessário um entendimento maior sobre as notas fiscais. Como a

Dinâmica é uma empresa prestadora de serviços de contabilidade, ela possui duas

modalidades de documentos fiscais: os que chegam dos seus clientes e os que

chegam dos seus fornecedores. Esta explicação se deve ao fato que os documentos

dos clientes são compostos por documentos de entrada e saída e que poderiam

acabar sendo confundidos com os documentos de entrada e saída da própria

Dinâmica Contabilidade.

Grande parte das empresas no Brasil já está obrigada a utilizar a nota fiscal

eletrônica de acordo com a Lei 5172 e suas alterações posteriores; com isso, os

clientes repassam para a Dinâmica todos seus arquivos com extensão .xml

(Extensible Markup Language) referentes aos pedidos de compra ou venda, assim

como os fornecedores da Dinâmica também precisam repassar estes arquivos.

Estes arquivos com extensão .xml são as verdadeiras notas fiscais eletrônicas e são

conhecidos e chamados simplesmente por “arquivos xml”. Estes arquivos são

lançados no sistema Pro-Software com a finalidade de melhor visualizar o conteúdo

da nota fiscal eletrônica e impresso o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica –

Danfe – para futuramente, se necessário, localizar o documento em sua forma física

sem a necessidade de entrar no sistema para realizar a leitura do arquivo xml.

Neste trabalho, todas as notas fiscais e notas fiscais eletrônicas estarão

englobadas no termo “notas fiscais” ou apenas pela abreviatura “NFs” ou até mesmo

em documentos fiscais; isso se motiva pelo fato de que ambas se diferem somente

quanto à forma, física ou digital, respectivamente.

17

Para efeito de ativos da Dinâmica, serão considerados todos os documentos

fiscais, tanto em papel quanto eletrônicos, dosclientes como os verdadeiros “ativos”

da empresa. Não serão considerados outros ativos imobilizados,tendo em vista a

pequena quantidade,e estes não são de tamanha relevância nas análises.

Não há necessidade de lançar todos os documentos no sistema fiscal.

Legalmente, algumas empresas são obrigadas por se enquadrarem em alguns

critérios exigidos pelo governo estadual. Estas empresas são identificadas por

possuírem o número de inscrição estadual que deve ser destacado no documento

fiscal.

Apesar da dificuldade em analisar todos os procedimentos de controle na

empresa, foram elencadas as principais atividades, cujas análises serão

apresentadas a seguir, contemplando desde a entrada dos documentos fiscais na

empresa, vindos dos clientes, passando pelos devidos lançamentos fiscais e

contábeis até o arquivamento destes documentos e, posteriormente, cálculos dos

impostos devidos.

2.7 Análise do Controle Interno

A análise do processo de controle interno da empresa Dinâmica

Contabilidade foi baseada, principalmente, nos princípios do controle interno

abordados por Almeida (2010).

Cada setor teve suas atividades descritas detalhadamente e foram

analisados os princípios do controle interno que são mais relevantes e mais se

destacam em cada setor.

2.7.1 Administração de contratos

Este setor se define pela administração de contratos em geral, tanto da

empresa Dinâmica quanto alguns contratos de clientes.

As funções de confeccionar e administrar os contratos são de

responsabilidade de apenas um funcionário. Estes documentos, em sua forma

digital, são salvos em uma pasta no computador com senha de acesso conhecida

apenas pelo funcionário responsável e pela chefe do setor.Para os clientes, são

18

confeccionados contratos de prestação de serviços, comodato, aluguéis de imóveis

próprios, dentre outros.

Neste setor,sãoelaborados os contratos de prestação de serviços contábeis

da Dinâmicaque formarão a base do faturamento da empresa.

Para ser confeccionado a chefe do setor contábil repassa ao responsável

por este setor os dados do novo contratante, os valores a serem cobrados e as

atividades que serão desenvolvidas. Logo após, o documento é confeccionado pelo

funcionário e enviado aoscontratantes (clientes)para assinarem, sendo enviado,

posteriormente para os sócios da contratada (Dinâmica) também assinarem. Antes

de assinarem, ambas as partes conferem se as cláusulas estão como foi combinado.

Se uma das partes negociantes do contrato quiser fazer alguma alteração após o

contrato pronto, mas antes de ser assinado, o funcionário tem a responsabilidade de

mediar a negociação entre as partes, adaptando o contrato às novas características

impostas e aceitas pelas duas partes negociantes.

Esta rotina não possui manual por não serem estasatividades constantes e

definidas, já que cada contrato possui exigências e particularidades diferentes uns

dos outros, entretanto, deve seguir uma sequência de procedimentos padrões

(recebe os dados para o novo contrato, confecciona o contrato, manda para o

contratante conferir e assinar, depois repassa para o contratado conferir e assinar) e

sempre com anotações e protocolos ao enviar os documentosàs partes negociantes.

Todos os contratos são impressos e assinados em duas vias de igual teor,

com isso, uma via fica com o cliente e a outra é arquivada em uma pasta que possui

todos os contratos. Em relação aos contratos dos clientes administrados pela

Dinâmica, estes ficam em pastas separadas para melhor localizá-los quando

necessário.

Confronto com os princípios do Controle Interno:

Esta atividade está de acordo com o princípio da responsabilidade,

por possuir autoridade delegada e de conhecimento do funcionário

que a detém. Além disso, as duas partes interessadas pelos contratos

leem o contrato por inteiro antes de assinar, a fim de evitar qualquer

tipo de erros ou equívocos.

19

Pode-se considerar que este setor obedece ao princípio das rotinas

internas mesmo não possuindo um manual escrito já que as

atividades devem seguir uma sequência de procedimentos

acompanhada por anotações e protocolos.

Analisando o acesso aos ativos, confere-se que os contratos ainda

não finalizados, ficam salvos no computador protegidos por senha e,

após finalizar os contratos, eles são arquivados em pastas na

prateleira a que todos possuem acesso; porém, os contratos possuem

assinaturas em todas as vias tanto do contratado quanto do

contratante; com isso, a possibilidade de alteração posterior às

assinaturas se torna muito difícil.

2.7.2 Setor de compras

O setor de compras é composto por uma única funcionária. Somente ela

pode fazer qualquer compra para a empresa.

A funcionária deste setor somente pode realizar alguma compra se receber

requisição diretamente dos chefes de setores informando que deverá ser comprado.

Este processo de requisição é feito através do sistema de comunicação interna,

onde todas as mensagens ficam registradas.

O acesso ao sistema de requisições é liberado para o chefe de cada setor e,

no setor contábil, há dois funcionários que também possuemacesso liberado.

Justifica-se haver mais pessoas com este acesso em virtude da possibilidade

deausência da chefe do setor.

Todo procedimento de cotação de preço e qualidade é realizado antes da

efetivação da compra.

Após a compra, a nota fiscal é enviada para a diretora geral da empresa

para aprovação do pagamento. Esta nota fiscal deve estar acompanhada pela

justificativa da compra e pelo destino deste material.

Este setor de compras não possui manual, sendo reconhecido que há

necessidade de tal, mas como o setor é pequeno, ainda não houve tempo disponível

para a definição deste manual.

20


Esta atividade está sendo desempenhada de acordo com o princípio

da responsabilidade. Como há apenas uma funcionária no setor, é

dela toda responsabilidade pelas compras.


internas mesmo não possuindo um manual escrito já que as

atividades devem seguir uma sequência de procedimentos

acompanhada por anotações e requisições. Entende-se que é

imprescindível a utilização de manuais, pensando até mesmo no

direcionamento das atividades para um novo funcionário, caso haja

necessidade.

O sistema é “amarrado” no sentido de que somente poderá ser

realizada a compra se algum chefe de setor fizer o pedido através de

requisição e, mesmo assim, após a compra efetivada, as notas

sãorepassadas para a diretoria analisar se realmente esta compra

obedeceu aos critérios exigidos pelas normas da empresa.

O setor obedece, também, ao princípio de segregação de funções,

pois a responsável pela compra não possui acesso ao pagamento

nem aos registros contábeis.

2.7.3 Setor de pagamentos

Este setor também é composto por apenas uma funcionária que possui total

responsabilidade pelos pagamentos.

O objetivo é realizar os pagamentos, gerando relatórios mensais sobre os

gastos para diretoria da empresa, para que seja feita a conferência da realização do

pagamento.

Todo acesso às contas bancárias e sistema interno de pagamento é

controlado por login e senhas que somente a responsável pelos pagamentos tem

conhecimento.

Para realizar algum pagamento, este deve ser sempre formalizado com

autorização pelo responsável pela compra ou outros pagamentos; normalmente, os 21

chefes dos setores são os únicos que pedem para realizar algum pagamento,

porém, em alguns casos que sejam bem fundamentados, pode ser que outro

funcionário, que não seja o chefe do setor, mande algum documento para o setor de

pagamentos.

Todos e quaisquer documentos a serem pagos são levados para aprovação

de pagamento pela diretora geral da empresa semanalmente, na quarta-feira. Neste

passo, a diretora confere a autorização dada pelos chefes setoriais ou, em casos

muito especiais, por outro funcionário. Após a conferência, a diretora geral rubrica

todos os documentos que estão autorizados a serem pagos e transfere o montante

de dinheiro necessário para a conta bancária à qual a funcionária tenha acesso.

Os talonários são mantidos em lugar seguro com fechamento por chaves e

sob a responsabilidade da funcionária do setor de pagamentos.Caso o pagamento

seja realizado por talões de cheques, estes devem estar preenchidos com o valor

exato do montante de documentos que irão ser pagos e nominais. Estes cheques

são assinados pela diretora da empresa.

A conta bancária utilizada para pagamentos não é a mesma que recebe dos

clientes; por isso, surge a necessidade de se transferir o montante para realizar as

quitações.

A folha salarial obedece a critérios particulares. O departamento de recursos

humanos (DRH) envia um relatório com o valor total da folha para o setor de

pagamentos e este o repassa para a diretora geral transferir o montante para a

conta de pagamentos. Logo em seguida, o DRH envia à instituição bancária um

relatório contendo a conta e valor a ser transferido para cada funcionário da

Dinâmica. Com isso, a responsável do setor de pagamentos apenas repassa o

montante monetário da folha de pagamentos para a diretoria, não tendo

responsabilidade por realizá-los.

Mensalmente, é realizado um relatório de todos os pagamentos realizados

durante o mês anterior e repassados para a diretora geral.Este setor não possui

manual de rotinas. Justifica-se o fato pelo volume das atividades aqui desenvolvidas

não ser muito grande e sim, exigir muita responsabilidade e confiança. Outro motivo

é estar sempre sendo adaptado às exigências da diretoria.

22

A funcionária deste setor não possui acesso ao sistema de compras nem ao

sistema de escrituração contábil.O sistema de pagamentos não é interligado, pois

para realizá-los é necessário que tenha o documento comprobatório em mãos para

mostrar à diretora geral autorizar o pagamento.

Ao término de todos os pagamentos, os documentos são enviados ao setor

de entrada dos documentos fiscais.


Esta atividade obedece ao princípio da responsabilidade possuindo

uma única responsável por todo processo de pagamentos. A parte no

que tange ao pagamento da folha salarial é de inteira

responsabilidade do DRH.

Observa-se que este setor obedece ao princípio das rotinas internas

mesmo não possuindo um manual escrito já que as atividades

seguem uma sequência de procedimentos que devem sempre ser

autorizados pelos chefes dos setores. Entende-se que este setor

exige muita confiança e agilidade, sendo imprescindível a utilização

de manuais, pensando até mesmo no direcionamento das atividades

para um novo funcionário, caso haja necessidade.

O sistema não é amarrado eletronicamente, porém ele se amarra no

fato de que a diretora geral exige visualizar os documentos em mãos

e a diretoria é quem transfere o montante para os pagamentos serem

realizados, além de ordenar que seja produzido um relatório mensal

com todos os pagamentos para conferência.

A responsável pelos pagamentos não possui acesso às escriturações

contábeis tão pouco ao setor de compras, satisfazendo ao princípio

da segregação de funções.

2.7.4 Setor de recebimentos

23

Este setor possui como objetivos emitir as notas fiscais para os clientes e

conferir o pagamento das mesmas junto ao extrato bancário.

Somente a diretora da empresa possui acesso à conta bancária de

recebimento de clientes.Os recebimentos de clientes e integralização de capital dos

sócios da empresa são todos realizados via conta bancária. Desta forma, a diretoria

tem acesso de forma rápida e precisa sobre quanto, exatamente, de recursos

financeiros a empresa dispõe, além de agilizar o processo de conferência.

Todos os clientes possuem contratos de prestação de serviços com os

valores fixos mensais e, caso haja gastos adicionais, são geradas novas cobranças.

Tais cobranças “extras” são baseadas na quantidade de material consumido para a

prestação de serviço de cada cliente. Todo este processo é previsto em contrato

assinado por ambas partes.

Sempre,no último dia de cada mês, é gerada uma nota fiscal para cada

cliente com o valor total a ser pago pelos serviços contábeis prestados pela empresa

Dinâmica. Esta atividade é efetivada por apenas uma funcionária.

O processo de conferência dos recebimentos é feito pela chefe do setor

contábil, sempre comparando com os valores que deveriam ser pagos.

Não há um manual de rotinas referente a este setor, o que se justifica pelo

fato de que as atividades deste setor são mínimas e de muito fácil entendimento.

A forma de regular as atividades deste setor é uma planilha que fica em

posse da chefe do setor, onde ela identifica o valor que cada cliente deve pagar, se

fez a nota fiscal para cada cliente específico e qual o valor realmente pago.


Esta atividade obedece ao princípio da responsabilidade possuindo

uma funcionária e a chefe do setor com responsabilidades distintas e

de pleno conhecimento das duas partes envolvidas.

Os procedimentos realizados neste setor respeitam o princípio das

rotinas internas por possuírem atividades padronizadas e constantes,

sem variações de curto prazo na forma com que são realizadas.

Quanto ao manual de rotinas, a empresa Dinâmica pecou por não

24

possuí-lo. Uma atividade de tamanha responsabilidade deve ter um

manual de rotinas para melhor direcionar o funcionário.

Este setor obedece ao princípio da segregação de funções já que a

pessoa que faz a cobrança não é a mesma que confirma o

pagamento.

A amarração do sistema baseia-se nas anotações na planilha que fica

em posse da chefe do setor, na qual ela anota cada atividade deste

setor.

A chefe do setor confere as notas fiscais prontas para cobrança dos

clientes, obedecendo, assim, o princípio do confronto dos ativos com

os registros.

2.7.5 Entrada das notas fiscais

Este setor possui como objetivo maior separar os documentos por empresas

para auxiliar os lançamentos posteriores.

Os clientes remetem as notas fiscais mensalmente para a Dinâmica sempre

ao início do mês subsequente ao da competência destas. Também recebe as NFS

de entrada após serem pagas pelo setor de pagamentos. Uma funcionária é

responsável por separar as NFs, primeiramente por clientes e, posteriormente,

organizadas por Código Fiscal de Operações e Prestações de Serviços (CFOP)

dentro da pasta de cada cliente. As NFs vindas dos fornecedores são separadas por

CFOP.

Após a separação das notas fiscais, estas são repassadas, juntamente com

um relatório constando todas as NFS que chegaram à empresa, para um funcionário

que faz os lançamentos fiscais de todas as empresas que são necessáriasà

transmissão do arquivo Sintegra ou Sped.

Este processo é utilizado como padrão para melhor identificar a qual cliente

pertencem os documentos, auxiliando posterior lançamento fiscal das notas no

programa, fazendo referências a qual empresa pertence o documento, não se

esquecendo de respeitar a classificação do CFOP por nota.

25

Não se faz uso de manual referente a esta rotina na empresa por se tratar

de uma atividade muito simples.

Esta tarefa não faz uso de sistemas, sendo que os funcionários, que

receberão estes documentos, posteriormente poderão detectar qualquer falha que

houver nas devidas separações e classificações por CFOP.


Esta funçãoobedece ao princípio da responsabilidade, uma vez que

foi designada uma única funcionária para realizá-la; ou seja, esta

funcionária é responsável por esta atividade.

Pode-se verificar que este setor obedece ao princípio das rotinas

internas mesmo não possuindo um manual escrito já que segue uma

sequência de procedimentos simples e que, havendo falha nesta

atividade, esta será identificada rapidamente pelo setor seguinte que

receberá os documentos.

Não se faz necessário o uso de sistemas para realizar esta atividade

já que é uma pequena e rápida etapa, além de que o próximo

funcionário poderá detectar algum erro ao analisar os documentos

antes de lançá-los no programa fiscal.

2.7.6 Setor fiscal

Esta atividade é muito importante em virtude do alto grau de

responsabilidade, tendo em vista que, neste ponto, a empresa gera os arquivos

digitais com as informações totais das notas fiscais de entrada e de saída.

Posteriormente, estes arquivos são enviados ao banco de dados do governo

estadual.

Os documentos fiscais são lançados no sistema de contabilidade fiscal.Após

realizar as devidas conferências, se os dados foram corretamente enviados para o

sistema, são gerados os arquivos digitais para transmiti-los ao governo utilizando os

sistemas Sintegra e Sped.

O lançamento das notas no sistema interno possui apenas um responsável

direto que, antes de lançá-las, possui a obrigação de conferir se realmente foram 26

classificadas corretamente por CFOP obedecendo à essência da operação. O

sistema utilizado necessita de login e senha para acesso, impossibilitando o acesso

a pessoas não autorizadas.

Durante o lançamento,devem ser conferidos todos os dados referentes ao

cliente da nota fiscal, tais como, a razão social e CNPJ e também os produtos

constantes no documento, bem como, se o valor total por produto está batendo e se

o imposto destacado está correto.

Esta atividade possui manual de lançamentos fiscais feito pelo fabricante do

programa, mas não foi adequado à realidade que a Dinâmica necessita.

O funcionário responsável por este setor possui acesso somente a estes

lançamentos.


Esta função obedece ao princípio da responsabilidade por ter sido

delegada esta função a um funcionário que conhece suas obrigações.

O sistema fiscal possui acesso limitado por login e senha de forma

que facilita identificar se outra pessoa alterou algo neste sistema.


internas já que as atividades devem seguir uma sequência de

procedimentos previamente definidos informalmente. Possuir um

manual obsoleto é o mesmo que não ter manual. As atividades aqui

desenvolvidas são muito complexas, com isso, a adequação do

manual existente traria um retorno grandioso ao setor.

Obedece à segregação de funções tendo em vista que o funcionário

deste setor não possui acesso a outros sistemas e setores.

Obedece também o confronto dos ativos com os registros por conferir

sempre se os documentos lançados no sistema possuem

correspondentes com os documentos constantes nos relatórios

gerados pelo setor de entrada de documentos fiscais.

O sistema não é amarrado, pois é onde são lançados os primeiros

dados das NFS.

27

2.7.7 Setor contábil

Após os lançamentos fiscais prontos, são repassados todos os documentos

para os funcionários que fazem as contabilizações.Quatro funcionários são

responsáveis por esta função.

Cada cliente possui um colaborador responsável por realizar os lançamentos

contábeis. O acesso a estes lançamentos para cada cliente é regulado por login e

senha individual e cada funcionário somente possui acesso liberado às empresas

pelas quais ele é responsável.

A empresa possui um manual no qual constam as rotinas deste setor,

porém, como está ocorrendo uma mudança no sistema de contabilidade, este

manual acabou se tornando obsoleto. Ainda se consegue tirar algumas orientações

deste manual, mas as contas específicas em si não são as mesmas que estão em

uso atualmente.

O plano de contas utilizado é único para todas as empresas e toda alteração

passa pela aprovação da chefe do setor, sendo repassada a modificação aos outros

funcionários.

Além do plano de contas, são utilizados lançamentos padrões com

contasdevedoras, credoras e históricos pré-definidos para os lançamentos mais

corriqueiros.

Todos os documentos são classificados quanto às contas que,

posteriormente, serão utilizadas para os devidos lançamentos no sistema contábil.

Esta classificação deve obedecer à essência da operação ocorrida.

Os documentos lançados no sistema contábil devem ser marcados por

carimbo que contém o dizer: contabilizado. Desta forma, consegue-se melhor

visualização se o documento foi ou não lançado; mesmo assim, na dúvida, não se

dispensa a confirmação do lançamento no sistema.

Quem faz estes lançamentos contábeis também faz as conciliações das

contas, sejam bancárias ou não, mas sempre com supervisão da chefe do setor que,

após as conciliações feitas pelos subordinados, confere se estão realmente corretas.


28

Esta função obedece ao princípio da responsabilidade. Este setor

está bem fundamentado e todos os funcionários possuem e sabem de

suas responsabilidades.

Obedece aos princípios das rotinas internas por desempenhar

atividades previamente definidas pelos chefes, utilizando plano de

contas e lançamentos padrões. O setor possui um manual obsoleto

que pode causar transtornos ao ser utilizado.

Respeita o princípio da segregação de funções por nenhum

funcionário deste setor possuir acesso direto a outros setores.

Obedece também ao princípio do confronto dos ativos com os

registros, já que, esporadicamente, é feito este confronto.

O sistema não é amarrado, mas já está em fase de testes. Ao amarrar

os sistemas, os documentos poderiam ser importados direto do

sistema fiscal, dando maior confiança.

2.7.8 Arquivamento dos documentos

O objetivo maior desta tarefa é manter os documentos em fácil acesso para

agilizar a procura quando necessária.

A empresa possui armários com diversas partições de forma que melhor

separe os documentos por clientes.

Utilizam-se pastas chamadas AZ para o arquivamento. As notas devem ser

separadas dentro das pastas AZ, seguindo alguns critérios, tais como:

plano de contas;

documentos diversos (inclui os documentos não citados abaixo);

impostos;

extratos bancários;

aplicações bancárias;

notas fiscais de entrada;

notas fiscais de saída;

29

notas fiscais de entrada referentes a imobilizado;

custos de produção, comercialização e/ou prestação de serviços.

A organização desta forma, em pastas AZ, facilita caso que seja necessário

achar algum documento.

Lembrando que os documentos devem ser arquivados em ordem de

crescente de data, ou seja, os mais recentes sempre à frente.

Como são muitos documentos sendo usados ao mesmo tempo, pode ser

que algum documento seja arquivado na pasta de outra empresa; desta forma,

torna-se complicado perceber este erro, o que ocorre, geralmente, apenas quando

precisar do referido documento e se for preciso realizar uma busca.

Não possui manual de rotinas por se tratar de uma atividade muito simples e

que pode estar sempre se adequando ao espaço disponível; ou seja, se uma

empresa possui muitos documentos e estes não cabem no respectivo espaço, pode

ser necessário realocar algumas pastas.

Estes armários são acessíveis a todos os funcionários; segundo informações

da chefe do setor, eles possuem ética suficiente para saber que as informações das

empresas são sigilosas, e, se ele não está autorizado a ter acesso aos documentos

de alguma empresa, não deve sequer mudá-los de lugar sem autorização do

responsável direto.


Esta atividade vai de acordo com o princípio da responsabilidade,

tendo em vista que o responsável pelos lançamentos contábeis,

também é responsável pelo arquivamento.

Pode-se afirmar que obedece ao princípio de rotinas internas

baseando-se na realidade que este setor deve seguir como foi

definida anteriormente a forma como se arquivam os documentos,

obedecendo sempre a uma rotina padronizada. Não possui manual de

rotinas por não ser realmente necessário devido ao custo que geraria

ao descrever um manual de uma atividade muito simples ainda

contando ainda com prováveis mudanças.

30

O acesso aos ativos é livre a todos, o que se justifica pelo fato de que

os funcionários necessitam utilizar os arquivos constantemente e

qualquer meio utilizado para “lacrar” estes ativos, iria gerar

desperdício de tempo.

Para fazer confronto dos ativos com os registros, é fácil, porém

trabalhoso. Em todo final de exercício social é realizada a conferência

das contas e, consequentemente, analisada superficialmente se os

ativos foram devidamente lançados.

2.7.9 Geração de Impostos

O setor que gera os impostos depende de relatórios com os respectivos

faturamentos e recebimentos efetivos tanto da Dinâmica quanto dos clientes.

Cada imposto possui períodos específicos para serem gerados, respeitando

os princípios que cada modalidade de imposto exige, seja por competência ou caixa,

por exemplo.

Há, também, uma funcionária que possui acesso aos programas que geram

os impostos de cada cliente. Ela precisa que o setor de recebimentos da Dinâmica

repasse os valores recebidos no mês. Em relação aos clientes, estes enviam os

relatórios com os faturamentos por competência e por caixa.

A chefe do setor também possui acesso aos programas que geram os

impostos, pois ela tem a obrigação de conferir regularmente os impostos gerados.

Após todos os impostos corretamente gerados, eles são encaminhados para

os clientes pagarem e os impostos da Dinâmica são enviados para o setor de

pagamento.

Este setor não possui manual de rotinas mesmo sabendo de sua

necessidade.

O sistema não é amarrado para gerar os impostos, porém cada imposto

depende de um relatório específico que pode ser comparados caso tenha alguma

dúvida sobre o real valor da guia de imposto a pagar. Outra forma de se detectar

possível erro é uma das funções da chefe do setor, que confere todos os impostos

gerados regularmente.31


Esta atividade vai de acordo com o princípio da responsabilidade por

esta função ser delegada a uma funcionária, esclarecendo como

serão as atividades a serem desempenhadas neste setor.

Obedece ao princípio de rotinas internas fazendo-se uso das

sequências que as operações neste setor devem seguir. Não possui

manual o que pode acabar prejudicando o processo de gerar

impostos caso a funcionária responsável esteja ausente.

Acompanha o princípio da segregação de funções tendo em vista que

suas atividades são divididas de forma que quem gera os impostos

não são os mesmos que possuem acesso aos sistemas que geram os

relatórios de vendas e pagamentos.

Os sistemas não são amarrados, porém a chefe do setor é

responsável por conferir esta atividade.

32

5. CONSIDERAÇÕES FINAIS

Ao final deste trabalho, infere-se que a empresa Dinâmica Contabilidade

possui boas práticas de controle interno, mesmo que tenha tido pouco tempo de

adaptação, pois é uma empresa muito jovem.

Os setores analisados fazem uso correto do princípio de rotinas internas no

sentido de que todos os procedimentos adotados são padronizados e definidos. A

utilização apropriada de um manual de rotinas não foi encontrada em nenhum dos

setores, o que deveria acontecer, já que mesmo o funcionário conhecendo suas

obrigações e sabendo como desempenhá-las, ele continua sendo necessário,

principalmente para os casos extremos em que realmente haja necessidade de

orientação precisa, por exemplo,quando um funcionário faltar ao expediente e

somente ele detém as informações de como utilizar determinado sistema.

O princípio responsabilidade do controle interno foi o mais percebido nesta

empresa. É definido um funcionário para exercer e ter total responsabilidade sobre

determinada atividade e todos no setor conhecem claramente suas funções. Ter

maior responsabilidade faz com que o colaborador exija mais de si mesmo na

tentativa de fazer o melhor.

Sobre o acesso aos ativos, percebe-se que os ativos são de acesso a todos

os funcionários. Uma cultura da empresa que chama a atenção é a alta confiança

nos colaboradores a qual a chefe do setor afirma que nunca foi contrariada.

O princípio da segregação de funções foi muito bem utilizado pela empresa

ao ponto que desvincula os que recebem, pagam, compram dos que possuem

acesso às escriturações.

Ao se tratar dos princípios do confronto dos ativos com os registros, a

empresa não faz o confronto regularmente dos ativos com os registros, sendo

realizado, normalmente, ao fim de cada exercício. Quanto à amarração do sistema,

a empresa falha muito por não ter um sistema todo integrado, em que as atividades

sejam todas dependentes umas das outras; por exemplo, o setor de pagamentos

somente conseguir realizar um pagamento se tiver lançado a compra no sistema.

A melhoria do controle interno provocaria inúmeros benefícios, tanto

relacionados ao tempo gasto com as atividades quanto financeiros.

33

Primeiro,diminuiria o tempo gasto pesquisando como realizar alguma atividade se já

tivesse um manual definindo como fazer e também garantiria lançamentos e

procedimentos mais corretos fazendo com que as multas recebidas por órgãos

fiscalizadores diminuíssem.

Desta forma pode-se afirmar que os procedimentos adotados pela empresa

estão bem próximos dos princípios do controle interno analisados. Havendo, no

entanto, necessidade de adaptar algumas situações.

A principal limitaçãoidentificada para a melhoria do controle interno adotado

na empresa em análise foi a falta de um sistema que atenda perfeitamente as

necessidades dos funcionários. Se houver adaptação do sistema para controlar

todo o processo entre os setores, haverá maior confiança nas informações e,

consequentemente, diminuição dos erros.

34

6. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

ALMEIDA, Marcelo Cavalcante. Auditoria: um curso moderno e completo. 7ª ed. São Paulo: Atlas, 2010.

ATTIE, William. Auditoria: conceitos e aplicações. 3. ed. São Paulo: Atlas, 1998.

AUDIBRA – Instituto dos Auditores Internos do Brasil. Normas brasileiras para o exercício da auditoria interna. 2. ed. São Paulo: Audibra, 1992.

BOYNTON, William C; JOHNSON, Raymond N; KELL, Walter G. Auditoria.São Paulo: Atlas, 2002.

CHIAVENATO, Idalberto. Teoria geral da administração: abordagens prescritivas e normativas da administração. 4. ed. São Paulo: McGraw-Hill, Makron Books, 1997.

CLASSE CONTÁBIL. CVM obriga bancos e corretoras a ter diretor de controles internos. 2011. Disponível em: <http://www.classecontabil.com.br/noticias/ver/15759>. Acesso em: 03 de outubro de 2011.

COMITÊ DE VALORES MOBILIÁRIOS. Comunicado. 2011. Disponível em: <http://www.cvm.gov.br/port/infos/Comunicado%20505-506.asp>. Acesso em 10 de outubro de 2011.

CREPALDI, Silvio Aparecido. Auditoria contábil: teoria e prática. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2002.

FAYOL, Henri. Administração industrial e geral: previsão, organização, comando, coordenação, controle; [tradução de Irene de Bojano e Mário de Souza]. 10. ed. São Paulo: Atlas, 1994.

FLORIANO J.C; LOZECKYI J; A importância dos instrumentos de controle interno para gestão empresarial. 2006. Disponível em: ˂http://web03.unicentro.br/especializacao/Revista_Pos/.../PDF/6-Ed5_CA-SA_Instr.pdf˃. Acesso em 04 de Outubro de 2011.

FRANCO, Hilário; MARRA, Ernesto. Auditoria contábil. 4ª ed. São Paulo, Atlas, 2001.

GIL, Antônio Carlos. Como elaborar projetos de pesquisa. 4ª ed. São Paulo: Atlas, 1996.

GIL, Antônio Carlos. Como elaborar projetos de pesquisa. 4ª ed. São Paulo: Atlas, 2009.

GOMES, Josir Simeone; SALAS, Joan M. Amat. Controle de gestão: uma abordagem contextual e organizacional. 2ª ed. São Paulo: Atlas, 1999.

35

HAMPTON, David R. Administração contemporânea: teoria, prática e casos; [tradução de Lauro Santos Blandy, Antonio C. Amaru Maximiano]. 3. ed. São Paulo: McGraw-Hill, 1992.

SIMPÓSIO DE INICIAÇÃO CIENTÍFICA DOS CURSOS DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS DE SANTA MARIA. O controle interno como ferramenta fundamental para afidedignidade das informações contábeis.1º. 2005. Santa Maria.

ORGANIZAÇÃO INTERNACIONAL DE ENTIDADES FISCALIZADORAS SUPERIORES. Diretrizes para as normas de controle interno do setor público. Tradução de Cristina Maria CunhaGuerreiro, Delanise Costa e Soraia de Oliveira Ruther. Salvador: Tribunal de Contas do Estado da Bahia, 2007. Disponível em <http://www.tce.ba.gov.br/files/publicacoes/serie_traducoes/intosai_diretrizes_p_controle_interno.pdf>. Acesso em 10/10/2011.

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ANEXOS

ORGANOGRAMA DO DEPARTAMENTO CONTÁBIL DA EMPRESA DINÂMICA CONTABILIDADE LTDA.

Camila GabrielaControle de estoque.

Emissão Notas Tec Digital.Conferência da contabilidade.Parametrização Pro-controller.

Lançamento Notas de Compras.

Juliana CássiaLivros Fiscais

Iermack MaduroRecebe aluguéis e faz os relatórios.

Faz os contratos e controla vencimentos.Contabilização da UOV, Aprenda Fácil e

Locadora Maciel

Eric RochaLançamentos Fiscais

Conferência do Sintegra/Sped Fiscal.Sintegra Seguro

Natália BrumanoAtualização documentação p/

licitação.Organiza o arquivo fiscal.

Contabilização da Liberta e do CPTControle da depreciação do CPT. e

de Prestação Serviço.Geração dos impostos.Livro caixa da fazenda.

Declarações para o Estado.Contabilização: Alfa Hotel e Cursos, CPT Cursos, Videolocadora, Shop

Veterinário e Dinâmica Contabilidade.

Maria Lúcia (Coordenação)

Aberturas/alterações contratuais das empresas.Transmissão DCTF/DACON/DIRF/IRPJ/VAF.

Conferência/fechamento dos Balanços. Contabilização das Holdings.

Planejamento tributário. Relatórios gerenciais.

monografia - tcc - analise do controle interno

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