Faculdade de Ciências Contábeis e Administração do Vale do Juruena Bacharelado em Ciências Contábeis

CONTROLE INTERNO E DE ESTOQUES: UM ESTUDO DE CASO EM UM SUPERMERCADO

BEATRIZ TEREZINHA DAL PIVA SELHORST

Juina – MT 2009

BEATRIZ TEREZINHA DAL PIVA SELHORST

CONTROLE INTERNO E DE ESTOQUES: UM ESTUDO DE CASO EM UM SUPERMERCADO

Monografia apresentada ao curso de graduação Ciências Contábeis, da Faculdade de Ciências Contábeis e Administração do Vale do Juruena Instituto Superior de Educação do Vale do Juruena como requisito parcial para obtenção do título Bacharel em Ciências Contábeis.

Profª. Ms Ahiram Cardoso Silva Lima Orientadora

Juina – MT 2009

BEATRIZ TEREZINHA DAL PIVA SELHORST

CONTROLE INTERNO E DE ESTOQUES: UM ESTUDO DE CASO EM UM SUPERMERCADO

Monografia apresentada em 24 de Junho de 2009 e aprovada pela Banca Examinadora, constituída pelos professores:

_______________________________ Profª. Ms. Ahiram Cardoso Cilva Lima

Orientadora – Presidente da Banca

___________________________ Profª. Ms.Cleiva Schaurich Mativi

Membro

_________________________________ Prof. Esp.Claudio Luis Lima dos Santos

Membro

Juina – MT 2009

Dedico este trabalho à minha família em especial minhas filhas Gabriela e Bárbara pela força, incentivo e compreensão nas horas de estresse e na ausência da mãe em muitas ocasiões neste período de estudos.

AGRADECIMENTOS

Agradeço primeiramente a Deus pela sabedoria a mim concebida, e a

oportunidade da realização de um sonho, de cursar uma faculdade.

A minha orientadora Prof. Mestre Ahiram Cardoso Silva Lima pelo

conselhos, incentivos e pela paciência nas inúmeras explicações e orientação, aos

demais professores que fizeram parte da minha formação.

Aos colegas que estiveram comigo nas horas de estudo, lazer, estresse,

preocupação, desabafos dividindo as batalhas, desafios e as conquistas

incentivando uns aos outros para que não desistisse no meio do caminho. Em

especial as colegas Andréia e Shirlei que sempre estiveram do meu lado

compartilhando todos os momentos, minhas cúmplices e companheiras para todas

as horas.

RESUMO

Trata-se de um trabalho que versa sobre a contribuição do controle interno

como ferramenta de auxilio gestão controle de estoques, detalhando um estudo de

caso de uma empresa no ramo de supermercados, localizada no município de Juína,

estado do Mato Grosso, Brasil. Investiga-se como o Controle Interno pode contribuir

na gestão dos estoques em Supermercados. Esta pesquisa teve como objetivo geral

identificar como o controle interno pode contribuir para a auditoria interna,

analisando os controles em diversos setores ligados ao estoque da empresa do

ramo de supermercado. Tiveram como objetivos específicos identificar os

procedimentos de um supermercado; estudar sobre controle interno e descrever

como implantar o sistema de controle adequado. A metodologia utilizada foi a

pesquisa bibliográfica, descritiva, estudo de caso, método de abordagem indutivo. O

trabalho está estruturado em tópicos e sub-tópicos abordando sobre controles

internos, estruturas, ambientes, atividades, sistemas contábeis e de controle interno,

fraudes e erros, controles de estoques, auditoria e auditoria de estoques, desde

conceitos até detalhamento do sistema de estoque. Através da implantação de

estratégias e adequados, o controle interno pode contribuir com a contenção de

perdas, redução de riscos, desvios, fraudes, furtos e conluio entre o quadro de

colaboradores, clientes e fornecedores.

Palavras - chave: controle interno.controle de estoques.auditoria

LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS

ABRAS Associação Brasileira de Supermercados

DANFE Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica

FGV Fundação Getulio Vargas

IBGE Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística

ICC Índice de Confiança do Consumidor

IPCA Índice Nacional de Preços ao consumidor Amplo

NBCT Normas Brasileiras de Contabilidade Técnicas

PIB Produto Interno Bruto

SEFAZ Secretaria da Fazenda

VMI Vendor-Managed Inventory (estoque controlado pelo fornecedor)

LISTA DE QUADROS

Quadro 1 - Relação entre os objetivos e componentes de controles internos........... 19

Quadro 2 - Tipos de Atividades de controle .............................................................. 22

Quadro 3 - Principais distinções entre erro e fraude ................................................. 28

Quadro 4 - Em caso de suspeita ............................................................................... 29

Quadro 5 - Diferenças entre auditoria externa e auditoria interna. ............................ 36

Quadro 6 - Os princípios e fundamentos do controle interno .................................... 37

Quadro 7a - Procedimentos de controle nos estoques ............................................. 40

Quadro 7b - Procedimentos de controle nos estoques ............................................. 41

SUMÁRIO

1 INTRODUÇÃO ................................................................................................... 10

1.1 CONTEXTUALIZAÇÃO .......................................................................................... 10

1.2 PROBLEMA DE PESQUISA ................................................................................... 12

1.3 HIPÓTESES DA PESQUISA ................................................................................... 13

1.4 OBJETIVOS ........................................................................................................ 13

1.4.1 Objetivo geral ............................................................................................ 13

1.4.2 Objetivos específicos ................................................................................ 13

1.5 DELIMITAÇÕES DA PESQUISA ............................................................................... 13

1.6 JUSTIFICATIVA ................................................................................................... 14

1.7 ESTRUTURA DO TRABALHO ................................................................................. 14

2 REFERENCIAL TEÓRICO ................................................................................ 16

2.1 CONTROLE INTERNO ........................................................................................... 16

2.1.1 Estruturas de Controles Internos ............................................................... 18

2.1.1.1 Objetivos de controle interno .............................................................. 19

2.1.1.2 Componentes de controle interno ....................................................... 20

2.1.2 Ambiente de registros nos Controles Internos........................................... 21

2.1.3 Atividades de Controle .............................................................................. 21

2.1.4 Sistemas Contábeis e de Controle Interno ................................................ 23

2.1.4.1 Amarrações do Sistema...................................................................... 23

2.1.4.2 Características de um Eficiente Sistema de Controle Interno ............. 25

2.1.5 Avaliação do Controle Interno ................................................................... 26

2.1.6 Fraudes e Erros ......................................................................................... 27

2.1.6.1 A detecção de fraudes e erros ............................................................ 28

2.1.7 Limites Inerentes dos Controles Internos .................................................. 29

2.2 ESTOQUES ........................................................................................................ 30

2.2.1 Controle de Estoques ................................................................................ 31

2.3 AUDITORIA ......................................................................................................... 33

2.3.1.Auditoria externa ou independente ............................................................ 34

2.3.2 Auditoria Interna ........................................................................................ 35

2.3.3 Diferenças entre auditoria externa interna ............................................... 36

2.3.4 Fraudes e Desfalques nas Empresas ....................................................... 37

2.3.5 Fraudes e perdas nas empresas ............................................................... 38

2.3.6 Auditoria dos Estoques ............................................................................. 39

2.3.6.1 Revisão do Controle Interno de estoque ............................................ 39

2.3.6.2 Procedimentos de controle nos Estoques .......................................... 40

3 METODOLOGIA DA PESQUISA....................................................................... 42

4 ANÁLISE DE DADOS ........................................................................................ 43

4.1 ESTUDO DE CASO: EMPRESA NO RAMO DE SUPERMERCADO ................................... 43

4.1.1 Áreas do setor de estoque ........................................................................ 43

4.1.2 Rotinas e Procedimentos entre Setores .................................................... 46

5 CONCLUSÃO .................................................................................................... 51

REFERÊNCIAS ......................................................................................................... 53

10

1 INTRODUÇÃO

1.1 Contextualização Devido à grande competitividade entre as empresas vive-se a necessidade

de implantação de controles e planejamentos internos. Mudanças econômicas,

culturais e sociais do país exigem alterações no perfil das empresas. No momento

atual vive-se um período de crise mundial e suas conseqüências, para o Brasil a

crise ainda não chegou no setor de supermercadista. Os Países desenvolvidos

parecem viver um estado pré-apocalíptico. Os indicadores econômicos custam a

melhorar e o cenário e as previsões parecem a piorar a cada mês. As perspectivas

são de que as economias mais avançadas acusem uma recessão da ordem de

menos 2%. A possível importação da crise parece vir mesmo do setor externo. No

primeiro bimestre deste ano as exportações caíram 22% na comparação com igual

período do ano passado apresentando reduções expressivas em alguns segmentos

como siderurgia,couros,peles e ferro-liga.Apesar da queda da produção industrial, a

demanda interna continua sustentando a manutenção de um ritmo razoável à

economia brasileira.

Conforme pesquisa realizada pela Associação Brasileira de Supermercados

– ABRAS, as vendas do setor supermercadista neste período cresceram 6,54%, em

relação ao mesmo período do ano anterior, comparando com o mês anterior houve

uma queda de – 22,96% esses índices já deflacionados pelo IPCA do IBGE. Os

supermercados vivem em constante busca pelo aumento do capital de giro a partir

da redução do custo com a mercadoria parada no estoque. De acordo com

pesquisa, o custo de capital com estoques no Brasil representa cerca de 3,7% do

PIB nacional.

As constantes notícias sobre dificuldades na economia afetam a confiança

do consumidor e podem alterar sua maneira de consumir, o que significa que ele vai

procurar novas alternativas, comprando apenas o necessário, produtos que atendem

toda a família optando por marcas mais baratas de olho sempre nas promoções.

Em época de crise, economistas e supermercadistas falam das suas

expectativas para este ano. Antes mesmo que os efeitos da crise financeira mundial

11

chegassem à realidade do brasileiro comum, jornais e revistas já previam

perturbações e mudanças de âmbito internacional. Segundo o Presidente da

ABRAS, Sussumu Honda, a bússola mais confiável da crise será a temperatura das

vendas do dia-a-dia do comércio, o mesmo acredita que a crise, de um modo geral,

não trará perdas de vendas, mas desaceleração, este ano será marcado pelo

equilíbrio entre volume de vendas e receita o que não vinha acontecendo.

O controle interno predominantemente é vinculado a atos fraudulentos;

escândalos, propinas, manipulações contábeis. Existem duas visões de controles

internos empresariais: Uma com foco anti-fraude e outra com foco de gestão.

Controle interno é a expressão usada para descrever todas as medidas tomadas

pela administração e gerência, para dirigir, planejar, organizar e controlar sua

empresa, sem um controle eficaz, é possível que o administrador não consiga

alcançar os objetivos pretendidos frente aos desafios e obstáculos encontrados na

conquista de seu espaço na sociedade. No segmento de supermercados o

crescente nível de competição tem levado as organizações a desenvolverem

estratégias que visam a torná-las menos vulneráveis às mudanças que vêm

ocorrendo nos ambientes externo e interno. A globalização, no setor varejista de

supermercados, tem aumentado a competitividade devido às alterações no

comportamento dos consumidores, e á instalação de redes internacionais, que a

cada dia, aumentam a concorrência. Neste sentido algumas empresas buscam

explorar técnicas inovadoras implantando controles em diversos setores onde pode-

se considerar de maior risco, estoques, armazenagem, compras, faturamento,

contas a pagar. Em virtude da crescente competitividade, o controle interno, poderá

contribuir para as empresas do setor de supermercadistas permanecerem no

mercado.

Nascer, sobreviver, fortalecer, cooperar e expandir são cinco verbos atuais e

imprescindíveis no ambiente de negócios e no mercado corporativo, principalmente

quando a meta consiste em crescer de forma robusta para firmar e aumentar a

competitividade, ampliando a capacidade de gestão. Lideres empresarial e gestores

dos mais diversos segmentos têm adaptado seus controles a um cenário de cautela

em todas as áreas da economia em decorrência da crise mundial que, bem como, os

reflexos que uma possível recessão poderá afetar a economia de países

emergentes como o Brasil. Segundo artigo de Julio Lara publicado na revista do

varejista ano VII nº 48 março/abril 2009: A crise é uma realidade e ainda vai

12

assombrar o varejo por algum tempo. A única certeza é que o cenário é instável e

não há como garantir que as vendas vão corresponder ao esperado. O Índice de

Confiança do Consumidor (ICC) da Fundação Getúlio Vargas (FGV), divulga uma

queda de 10% nas vendas neste período.Do lado do consumidor já é evidente que a

crise gerou mudanças nos critérios de compras, do outro lado, na retaguarda a

ordem é reduzir os riscos.Do lado dos estoques, é importante manter os inventários

mais baixos possíveis, trocando níveis de estoques, ou seja reduzir estoques sem

giro, diminuindo o capital de giro congelado e o risco de sobras ou encalhes, outro

ponto que não pode descuidar é a prevenção permanente de perdas, pois é um

dreno dos ganhos.No que se refere ao furto de produtos e à deterioração por

descuido ou armazenagem inadequada ou quantidade estocada sem giro por mais

de 30 dias.Há muito mais medidas a serem tomadas, examinadas e solucionadas

onde qualquer descuido recai sobre a margem de lucro.Para terminar o autor deixa

uma frase que se encaixa com o momento que o mercado financeiro vive:”Se não

tem vento, reme”.

1.2 Problema de Pesquisa

Gil (2008, p.24), cita:”O problema de pesquisa pode ser determinado por

razões de ordem prática ou ordem intelectual.Pode-se formular problema cuja

resposta seja importante para subsidiar determinada ação.

Continuando o mesmo autor na p. 27, “Um problema não pode ser

solucionado se não for apresentado de maneira clara e precisa, a maneira mais fácil

e direta de formular um problema é através de pergunta”.

Segundo Marconi e Lakatos (2002, p.139) “Formular o problema consiste em

dizer, de maneira explicita, clara, compreensível e operacional, qual a dificuldade

com a qual nos defrontamos e que pretendemos resolver, limitando o seu campo e

apresentando suas características”.

Como o Controle Interno pode contribuir no controle dos estoques em

Supermercados?

13

1.3 Hipóteses da Pesquisa

Gil (2009, p.31) define hipótese como:”Uma solução possível,mediante uma

proposição, ou seja, uma expressão verbal suscetível de ser declarada verdadeira

ou falsa”.

O controle Interno contribui para redução de fraudes e erros;

A Segregação de Função no setor de estoques contribui para

inibir as fraudes;

Os registros das informações e definições de procedimentos

contribuem para o controle interno

1.4 Objetivos Gil (2009, p.41) cita que:“Toda e qualquer classificação se faz mediante

algum critério.Com relação às pesquisas, é usual a classificação com base em seus

objetivos gerais”.

1.4.1 Objetivo geral

Identificar como o Controle Interno pode contribuir no controle dos estoques,

de uma empresa do ramo de supermercado.

1.4.2 Objetivos específicos Identificar os procedimentos em relação à um supermercado

Estudar sobre controle interno

Analisar os procedimentos adotados nos setores ligados ao estoque de

um supermercado.

1.5 Delimitações da pesquisa

A pesquisa foi desenvolvida utilizando como estudo os procedimentos

adotados por um supermercado, localizado no município de Juína-MT não

constando identificação no corpo do trabalho. A pesquisa é sobre o controle interno,

14

especificamente dos estoques, em que obteve-se acesso ao funcionamento das

rotinas diárias no setor, relatando os procedimentos usados na empresa.

1.6 Justificativa

Para obter um melhor controle, toda a empresa deve implantar sua missão,

estabelecendo objetivos e estratégias para atingir seus objetivos.

Propõe-se com este trabalho acadêmico colaborar com a implantação do

sistema de controle interno para que a administração alcance seus objetivos

pretendidos, podendo ter uma maior segurança no desenvolvimento de cada função

através dos procedimentos adotados.

Não adianta somente implantar controles, deve-se manter atualizados todos

os procedimentos protegendo o patrimônio e levando facilidade para a administração

na hora de analisar e conferir. Para um controle mais eficiente deve-se segregar

funções, separando as funções de autorização ou aprovação de operações e a

execução, controle e contabilização das mesmas, ficando assim mais seguro e

dificultando as fraudes, desvios e conluio.

Os proprietários não podem estar presentes em todas as atividades de sua

organização. Então, como bem escreveu o autor Lopes de Sá (1989), “de que a

finalidade do controle é a fidelidade da informação, obtida através de instrumentos e

sistemas de controle, que substituem o olho do dono”.

Considerando que a administração de estoques na empresa é um conjunto

de atividades com a finalidade de assegurar o suprimento de materiais necessários

ao funcionamento da organização, no tempo correto, na quantidade necessária, na

qualidade requerida e pelo melhor preço; neste contexto, apresenta-se o seguinte

tema: controle interno como ferramenta de auxilio na gestão de estoques: um estudo

de caso em supermercados.

1.7 Estrutura do Trabalho

Na primeira seção encontra-se a introdução em que relatou-se a

contextualização do momento em que enfrenta-se uma crise financeira mundial, em

15

que direta e indiretamente afeta todos os níveis econômicos financeiros, resultando

em fechamento de grandes empresas, gerando um grande índice de desemprego.

Em seguida relata-se a formulação de um problema onde juntamente as hipóteses

os objetivos tanto geral como específicos e a justificativa para encontrar a melhor

solução do mesmo.

Na segunda seção descreve-se de uma forma abrangente o referencial

teórico sobre o tema em questão que é o controle interno seus objetivos, ambiente,

fraudes,conluio, desvios, furtos,componentes, atividades, técnicas e procedimentos

para através dele adaptar a melhor maneira de controlar diversos setores de uma

empresa no ramo de supermercado que é objeto de estudo. Com o controle interno

implantado amarrando todos os setores através de um bom sistema de automação,

implanta-se as rotinas de trabalho, controle de estoques, armazenamento e gestão

da empresa em estudo onde finaliza-se com o entendimento e aplicação de todos os

tópicos aplica-se a auditoria interna fechando um excelente controle interno na

referida empresa.

Na seção 3 encontra-se a metodologia da pesquisa, com descrição de como

foi elaborada a pesquisa.

A 4ª seção consta a análise de dados com estudo de caso, descrição dos

procedimentos da empresa estudada.

Na seção 5 foi desenvolvida a conclusão do trabalho, respondendo ao

problema da pesquisa, as hipóteses aceitas e os objetivos atingidos.

16

2 REFERENCIAL TEÓRICO

2.1 Controle Interno

Nos países mais desenvolvidos é dada uma maior importância aos métodos

científicos, no Brasil, somente agora despertou-se a necessidade de implantação de

sistema de controles internos nas organizações. A relevância do sistema de controle

interno é definida por uma série de procedimentos, métodos e medidas que

assegura a proteção do patrimônio, exatidão e fidedignidade dos dados, eficiência

operacional, a organização das políticas administrativas e o cumprimento de

objetivos definidos quer seja administrativo ou gerencial. Todas as empresas

possuem um sistema de controle interno, algumas de forma adequadas outras não.

Segundo o Comitê de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de

Contadores Públicos Certificados (AICPA), apud Crepaldi (2007, p. 269) define

controle interno como: “O controle interno compreende o plano de organização e o conjunto ordenado dos métodos e medidas, adotados pela empresa, para proteger seu patrimônio, verificar a exatidão e a fidedignidade de seus dados contábeis, promover a eficiência operacional e encorajar a adesão à política traçada pela administração".

Complementando a idéia do autor, na prática pode-se afirmar que controle

interno é todo o procedimento desenvolvido dentro de uma empresa para que a

mesma possa funcionar de forma adequada e organizada envolvendo os mais

variados setores; fabricação, compras, vendas, faturamento, tesouraria, objetivando

atingir melhores resultados com menores desperdícios.

Mosimann e Fisch (2008, p. 70) relatam que: “A expansão da empresa, de

uma forma geral, aliada às contínuas mudanças que ocorrem em seu ambiente, tem

levado os gestores a realizarem suas tarefas com a preocupação da verificação

simultânea dos resultados de suas ações”.

Segundo Kanitz,apud Mosimann e Fisch (2008, p.70),

“A função do Controle Interno configura-se como um instrumento administrativo exigido pela complexidade das empresas a fim de atingir um bom desempenho. A descentralização e a delegação de poderes a diversos colaboradores em vários departamentos. Ocorreram em troca da prestação de informações periódicas, da submissão às criticas dos superiores quanto às decisões tomadas e da obediência aos parâmetros estabelecidos para decisões futuras”.

17

Na visão de outro autor o entendimento continua idêntico, não adianta

implantar um bom sistema de controle, se os processos decisórios estão

centralizados em um restrito numero de colaboradores, o ideal é descentralizar,

delegar, segregar funções na execução dos processos, para assegurar que o

resultado dos objetivos e planos formulados pela organização seja satisfatório. Besta segundo apud Mosimann e Fisch (2008 p. 70) afirma que:

“Se todo aquele que tem ação direta ou indireta na administração de uma Azienda (empresa), tivesse honestidade plena, memória perfeita e inteligência suficiente para saber, em qualquer momento, que coisa lhe competia fazer em beneficio daquela, e se não houvesse necessidade de estímulos para a ação, ou de freios para nada fazer em excesso, a administração poderia desenvolver-se sem o controle”.

Entende-se com o exposto acima que se todo o colaborador, gerente, ou

outro que membro que fizesse parte do quadro de funcionário da empresa, tivesse

consciência plena de seus atos, memória para guardar todos os métodos e

procedimentos no desempenho de sua função, uma organização não necessitaria de

qualquer tipo de controle interno seja no âmbito administrativo, gerencial ou contábil.

Crepaldi (2007, p. 269) no seu entendimento relata que: “Quando se examinam os controles internos de uma empresa, está se analisando a organização dos controles e também a execução deles. São todos os instrumentos da organização destinados à vigilância, fiscalização e verificação administrativa, que permitam prever, observar, dirigir ou governar os acontecimentos que se verificam dentro da empresa e que produzam reflexos em seu patrimônio”.

Todo método de controle implantado deve ser analisado, fiscalizado, vigiado,

analisado, pela alta administração, para que as falhas na execução sejam sanadas

de forma simples não deixando se tornar um problema difícil de ser solucionado,

refletindo no seu patrimônio.

Para Gibson, Ivancevitch e Donnelly, apud Mosimann e Fisch (2008, p. 71)

“A função de controle abrange as atividades desenvolvidas pelos administradores para adequar os resultados reais e os planejados. Nessa linha de raciocínio, Oliveira define o controle como função do processo administrativo que, mediante a comparação com padrões previamente estabelecidos, procura medir e avaliar o desempenho e o resultado das ações, com finalidade de realimentar os tomadores de decisões, de forma que possam corrigir ou reforçar esse desempenho ou interferir em funções

18

do processo administrativo, para assegurar que os resultados satisfaçam aos desafios e aos objetivos estabelecidos”.

Nakagawa, apud Mosimann e Fisch (2008, p.72) resume esta definição a

quatro pontos básicos:

Conhecer a realidade;

Compará-la com o que “deveria ser”;

Tomar conhecimento rápido das divergências e suas origens;

Tomar atitudes para a correção.

As ações corretivas objetivam reorientar ou corrigir falhas na execução dos

planos, ou até mesmo revisar os planos em decorrência de modificações nas

circunstâncias e premissas que os balizaram, o controle avalia as decisões inclusive

aquelas de não fazer nada, desde que tenham sido implantadas. (MOSIMANN E

FISCH 2008 p.72).

Segundo Mosimann e Fisch (2008, p. 72) “Os conceitos apresentados revelam inúmeros aspectos relevantes quanto à efetivação do controle como parte do processo de gestão no sistema empresa e em seus subsistemas. As considerações feitas pelos diversos autores podem ser resumidas no seguinte conceito:O controle interno é uma fase do processo decisório em que, é avaliada a eficácia empresarial e de cada área, resultando ações que se destinam a corrigir eventuais distorções”.

Pode-se esperar que o controle interno forneça apenas segurança razoável,

e não segurança absoluta para a gerência e conselho de administração da

organização, o controle serve para o alcance de objetivos em uma ou mais

categorias, as quais são separadas, mas que se sobrepõem.

2.1.1 Estruturas de Controles Internos Controle Interno é um processo, executado pelo conselho de administração,

gerência e outras pessoas de uma empresa, para fornecer segurança na realização

dos objetivos. As necessidades de controles variam entre os ramos de atividades e

portes das empresas, assim, todas as empresas necessitam de controles internos,

porém, os controles sempre serão diferentes entre as empresas. Controles Internos

19

são processos, pessoas, segurança razoável e objetivos (D’AVILA E OLIVEIRA

2002).

Objetivos de controle interno;

Eficácia e eficiência operacional; Mensuração de desempenho e

divulgação financeira; Proteção de ativos; e Cumprimento de leis e regulamentações

Componentes de controle interno;

Ambiente de controle; Avaliação de riscos; Atividades de controle; Informação e comunicação; e Monitoramento

Funções e unidades da empresa;

Compras, produção, Vendas, financeiro, Contabilidade etc.

Quadro 1 - Relação entre os objetivos e componentes de controles internos Fonte: D’avila e Oliveira 2002 p. 33

2.1.1.1 Objetivos de controle interno

Para fins de melhor controle, toda organização deve fundamentar – se sobre

uma missão, estabelecendo objetivos e estratégias. Para fins de controles internos,

podemos incluir os controles dentro das seguintes categorias: Eficácia e eficiência

Operacional, mensuração de desempenho e divulgação financeira, de cumprimento

de leis e regulamentos e de proteção de ativos (D’AVILA e OLIVEIRA, 2002).

Operacional – Se relacionam com a eficiência e eficácia (fazer um

trabalho correto, sem erros, de boa qualidade atingindo os resultados esperados),

nas operações da empresa, incluindo metas de desempenho e de lucratividade.

Variam de acordo com a escolha feita pela diretoria. Precisam refletir as

particularidades de cada negócio, do ramo de atividade e mercado em que a

empresa opera;

Mensuração financeira – É a preparação dos informes econômico-

financeiros, relatórios de contabilidade gerencial, fluxos de caixa e demonstrações

preparadas de acordo com a legislação societária. Investidores, credores, clientes,

agências de classificação de risco e fornecedores necessitam de informes

financeiros para avaliar o desempenho, onde a melhor forma de mensuração de

desempenho é a contabilidade, a qual tem como suporte uma série de fórmulas e

demonstrações financeiras;

20

Cumprimento de Leis e regulamentos – São aplicáveis de acordo com

as leis e regulamentos aos seus respectivos ramos de atividades. Podem se referir a

preços, normas de controle, impostos, fatores de preservação ambiental,saúde,

medicina do trabalho. O histórico de cumprimento de leis e regulamentos pode afetar

de forma significativa a reputação da empresam tanto positiva como negativamente;

Proteção de ativos – Não se relaciona apenas na guarda física de

bens ou títulos, mas também a procedimentos que permitam monitorar a efetiva

realização dos benefícios futuros.

Segundo D’Avila e Oliveira (2002, p.33), “Existe uma relação direta entre os objetivos, que são o que uma sociedade deseja alcançar, e os componentes que representam as necessidades para o alcance daqueles objetivos.O alcance dos objetivos de controle interno é fundamental para a salvaguarda dos ativos, alavancagem da lucratividade das operações e minimização do risco de descumprimento das normas que regulam a atividade”.

Com esse pensamento entende-se que uma empresa para obter sucesso

precisa está funcionando de forma interligada entre seus objetivos suas

necessidades e o controle, resultando num crescimento rápido com riscos

minimizados nas operações e seus ativos protegidos.

2.1.1.2 Componentes de controle interno Consiste em cinco componentes inter-relacionados. São integrados ao estilo

gerencial da empresa e constituem-se em elemento indivisível do processo

administrativo.

Ambiente de controles – A essência de todas as empresas são as

pessoas, elas constituem a fundação, a base que sustenta todo o restante. Inclui

atributos individuais, valores éticos, integridade e competência;

Avaliação de riscos – A empresa deve estar ciente dos riscos em que

pode incorrer e saber lidar com eles. Devem estabelecer objetivos integrados com

produção, vendas, marketing, finanças e outras atividades de forma que a empresa

opere em sintonia. A empresa deve criar mecanismos para identificar, analisar e

gerenciar os riscos envolvidos;

Atividades de controle - Estabelecidos os objetivos da empresa e os

riscos envolvidos, devem ser adotados procedimentos internos para assegurar que

21

as ações identificadas pela gerência, como necessárias para tratar dos riscos de

insucesso na consecução dos objetivos, sejam efetivamente levadas a sério.

Informação e comunicação – Permite que as pessoas capturem e

troquem entre si as informações necessárias para planejar, dirigir e controlar suas

operações;

Monitoramento – O processo todo de ser monitorado e modificações

corretivas efetuadas quando necessário.

2.1.2 Ambiente de registros nos Controles Internos

Seguindo a idéia do mesmo autor D’Avila e Oliveira (2002, p. 51), “Um requisito fundamental para que existam controles é a existência de registros de transações. Tais registros podem se dar através de papel, sejam formulários, cartas e outros documentos, sejam registros por meio magnético, o que tem sido preferido por questões de custo e até mesmo por razões ecológicas. [...] É impossível guardar todos os registros na memória. O mais comum método de registro de transações é o da contabilidade.Todas as transações são registradas em um livro.(em papel ou magnético) diário e distribuídas em grupos de contas de acordo com a natureza.Daí a ciência da contabilidade ter estabelecido como principio o de uniformidade de registros.A contabilidade registra os aspectos financeiros das transações, é necessário que haja registros operacionais e que devem guardar consistência entre si e com os registros contábeis”.

A contabilidade através de seus registros contábeis, dos mais diferentes

meios, guarda de forma mais segura todas as informações necessárias para a vida

útil de uma empresa, onde sempre que necessário este arquivo poderá ser

acessado.

2.1.3 Atividades de Controle Segundo D’Avila e Oliveira (2002, p.80):

“Após o processo de determinação de objetivos específicos para a empresa, avaliação de riscos sobre o alcance dos objetivos propostos, bem como a definição das ações a serem tomadas no sentido de alcançar os objetivos, a gerência passa a programar procedimentos de controle visando assegurar que as ações planejadas estão sendo executadas”

Tipos de Atividades de Controles

22

Diferentes descrições de tipos de atividades de controle têm sido adotadas, a seguir

estão certas atividades de controle usualmente executadas por pessoas em vários

níveis dentro das organizações.

Revisões em alto nível

São feitas mediante comparações do desempenho real vesus o orçado, estimado ou sobre desempenho de competidores. As principais iniciativas são acompanhadas, tais como plano de marketing, melhorias em processos produtivos,reduções de custos, para medir em que extensão os objetivos estão sendo atingidos.

Gerenciamento direto funcional ou por atividades

Os gerentes revisam relatórios de desempenho como parte de suas atividades ou funções

Processamento de informações

Uma variedade de controles é executada para assegurar a exatidão, totalidades de autorizações de transações. Após digitar os dados no sistema emite-se relatórios para fins de checagens, comparações, averiguações e aprovações. As pendências de conciliações que requerem averiguações são objetos de ações por parte de funcionários auxiliares e reportados por supervisores conforme necessário.

Controles físicos

Equipamentos, estoques, títulos, numerários em espécie e outros ativos são protegidos fisicamente, e controlados periodicamente, para fins de comparação com registros de controle;

Indicadores de desempenho

Podem ser operacionais ou financeiros ou ambos.Servem como atividades de controle para investigar e corrigir tendências.Incluem desempenho em variações de preços de comprar, o percentual de pedidos de emergência e o percentual de devoluções em relação ao total de pedidos.Os gerentes identificam áreas de risco no setor de compras.

Segregação de funções

As funções são divididas entre várias pessoas, objetivando diminuir o risco de erros ou ações inadequadas. As funções de autorizar transações, registrá-las e manusear os respectivos ativos são objetos de segregação, quem autoriza créditos para clientes não deveria manter os registros do contas a receber

Quadro 2 - Tipos de Atividades de controle Fonte: D’avila e Oliveira (2002 e p 80) ajustado pela da autora

Almeida (2007, p. 67) define como, “Segregação de funções consiste em estabelecer que uma mesma pessoa não pode ter acesso aos ativos e aos registros contábeis, em virtude de essas funções serem incompatíveis dentro do sistema de controle interno.Os registros contábeis compreendem o razão geral, os registros inicial, intermediário e final. O acesso a esses registros representa às pessoas que os preparam ou manuseiam informações que servem de base para a sua elaboração, em circunstâncias que lhes permitem modificar os dados desses registros.Caso o funcionário tenha acesso aos ativos e aos registros contábeis, poderia desviar fisicamente o ativo e baixá-lo

23

contabilmente para despesa, o que ocultaria permanentemente essa transação”.

Conforme o autor relata segregar funções nada mais é que distribuir as

tarefas entre a equipe de colaboradores, procurando ordenar de forma que um

colaborador não exerça a função de registrar e ele próprio conferir, evitando assim a

facilidade de fraudes.

2.1.4 Sistemas Contábeis e de Controle Interno Segundo Franco e Marra (2001, p.284) os controles internos relativos ao

sistema contábil se ocupam com atingir objetivos, como por exemplo:

Que as transações sejam executadas de acordo com autorização geral

ou específica da administração;

Que o acesso a ativos e registros somente seja permitido com

autorização da administração;

Que os ativos registrados sejam comparados com os ativos existentes

a intervalos razoáveis e que se tomem medidas apropriadas quando houver

qualquer diferença.

2.1.4.1 Amarrações do Sistema

Almeida (2007, p. 68) relata que: “O sistema de controle interno deve ser

implantado de maneira que sejam registradas apenas as transações autorizadas,

por seus valores corretos dentro do período de competência. Este fato exige ser

tomada uma série de providências”: Para obter-se um resultado eficaz nas rotinas de registros contábeis, exige-se uma

série de providências a serem tomadas:

Conferência independente do registro das transações contábeis

iniciais;

Conferência independente dos cálculos;

Conferência da classificação contábil de todos os registros finais;

24

Estabelecimento de controles seqüenciais sobre as compras e vendas,

de forma a assegurar que essas transações sejam contabilizadas na época devida.

Deve ser centralizado o recebimento e aposta seqüencial nas notas fiscais de

aquisição dos fornecedores. A contabilidade deve exercer um controle sobre a

numeração seqüencial das notas fiscais de compras e vendas, observando se elas

estão sendo contabilizadas dentro do regime de competência.

As rotinas internas de controle devem ser determinadas de modo que uma

área controla a outra. Cita-se como exemplo o sistema de compras e pagamentos, a

empresa teria as seguintes áreas e rotinas envolvidas:

Setor requisitante: Informa ao setor de compras, por meio de uma requisição,

que necessita de determinado bem;

Setor de compras: Verifica se a requisição foi aprovada segundo os limites de

competência estabelecidos nas normas internas da empresa, seleciona os possíveis

fornecedores, faz cotação de preço, seleciona as melhores condições e efetua a

compra;

Setor de recepção: Recebe os bens e a Nota Fiscal do fornecedor, conferindo

as quantidades e o bom estado dos bens;

Setor de contabilidade: Recebe a Nota Fiscal, faz o lançamento contábil

(debito em estoque e crédito de fornecedores) e envia para o setor de

processamento de dados;

Setor de Processamento de dados: Processa os lançamentos contábeis e

remete relatórios contábeis para o setor de contabilidade;

Setor de contas a pagar: Recebe do setor de contabilidade a Nota Fiscal,

verifica se foi devidamente certificada pelo setor de recepção, confronta-a com o

instrumento formalizador da compra (ordem de compra ou contrato), enviado

diretamente pelo setor de compras, e habilita-o para o pagamento;

Setor financeiro: Recebe do setor de contas a pagar a Nota Fiscal, verifica se

foi devidamente habilitada por esse setor e processa o pagamento;

Setor de contabilidade: Recebe o processo de pagamento do setor financeiro,

verifica se todos os documentos estão em ordem, faz o lançamento contábil (débito

em fornecedores e crédito em bancos) e envia para o processamento no setor de

computador.

25

2.1.4.2 Características de um Eficiente Sistema de Controle Interno

Attie (2006, p.114) relata em sentido amplo o controle interno inclui controles

que podem ser peculiares tanto à administração quanto à contabilidade,

subdividindo em contábil e administrativo, conforme segue: • Controle Interno Contábil – compreende o plano de organização e todos os procedimentos referentes diretamente relacionados com a salvaguarda do ativo e a fidedignidade dos registros financeiros. Geralmente compreendem controles, tais como os sistemas de autorização e aprovação, segregação entre as tarefas relativas à manutenção e elaboração de relatórios e aquelas que dizem respeito à operação ou custodia do ativo, controles físicos sobre o ativo e auditoria interna.

• Controle Interno Administrativo – compreende o plano de

organização e todos os métodos e procedimentos referentes principalmente à eficiência operacional, e à obediência às diretrizes administrativas que normalmente se relacionam apenas indiretamente com os registros contábeis e financeiros. Incluem-se aqui controles como análises estatísticas, estudos de tempo e movimento, relatórios de desempenho, controle de qualidade.

A administração e a contabilidade devem estar juntas no controle dos ativos

e de todos os eventos na empresa.

Crepaldi (2007, p. 296 e 297) explica: “Um sistema de controle interno que funcione corretamente não depende do planejamento efetivo da empresa e da eficiência dos procedimentos e práticas atribuídas. Ele depende também da competência de todo pessoal envolvido poder levar adiante, de forma eficiente e econômica, os procedimentos que devem ser adotados. Para que as operações internas da empresa sejam feitas da maneira correta e para o bom andamento das atividades, faz-se necessário que os controles internos sejam eficientes para acompanhar todo o processo operacional, cada um em seu departamento”.

Attie (2006, p.112) atesta que: "o controle interno compreende todos os meios planejados numa empresa para dirigir, restringir, governar e conferir suas várias atividades com o propósito de fazer cumprir seus objetivos. Os meios de controle incluem, mas não se limitam a: forma de organizações, políticas, sistemas, procedimentos, instruções, padrões, comitês, planos de contas, estimativas, orçamentos, inventários, relatórios, registros métodos, projetos, segregação de funções, sistema de autorização e aprovação, conciliação, análise, custódia, arquivo, formulários, manuais de procedimentos, treinamento, carta de fiança etc”.

Estes controles internos facilitam a visualização de problemas e possíveis

fraudes que possam ocorrer quando da entrada de informações durante o exercício

26

das atividades da empresa. Para obter resultado eficiente dos controles implantados

depende da responsabilidade e seriedade de cada colaborador da empresa.

Almeida (2007, p. 63) define controle interno como:

“O controle interno representa em uma organização o conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos, produzir dados contábeis confiáveis e ajudar a administração na condução ordenada dos negócios da empresa, o risco de ocorrência de erros em uma empresa com um bom controle interno é mínimo em relação às empresas sem controle interno”.

Conforme relatado por Franco e Marra (2001, p.269):

“Ao avaliar os controles internos, o auditor terá em mente objetivos básicos e usando seus conhecimentos, sua experiência, sua acuidade, verificará até que ponto eles permitem atingi-los.Os controles absolutamente infalíveis não existem [...] a aplicação dos procedimentos de auditoria,em todas as áreas é indispensável, a extensão é que podem ser maiores ou menores, conforme o grau de confiança que o auditor possa depositar na eficiência dos controles”.

Conforme relata os autores não existe um controle infalível que seja

implantado na empresa e ele por si só atinja os objetivos esperados pela

administração, para atingir tais resultados precisa que os mesmos sejam auditados,

acompanhados, revisados pela auditoria interna ou gerência e feitos os ajustes

necessários.

2.1.5 Avaliação do Controle Interno O controle para ser eficiente deve está implantado em todas as áreas dentro

de uma empresa, onde é composto de inúmeras atividades que envolvem

aprovações, autorizações, registros, necessidades de registros, arquivos e

capacidade técnica.

Attie (2007, p.215), “compara o controle interno ao motor de um carro, onde é composto de inúmeras peças: velas, distribuidor, cilindros, válvulas, óleo, bielas, anéis, porcas, parafusos, carcaça e outros, onde as peças por si só soltas nada representam, porém o conjunto afinado entre si fornece a força necessária para que o carro ande, e basta que uma delas quebre ou se deteriore para que todo o conjunto se torne inerte e inoperante. O controle interno funciona da mesma forma, o conjunto das operações, autorizações e registros é que permite que a operação ou sistema caminhe, e basta que um dos itens não funcione adequadamente para que todo o sistema emperre”.

27

Dentro da linha de raciocínio do estudo do controle interno a administração

da empresa sempre deverá está em busca de melhoramentos e ajustes dentro dos

avanços tecnológicos e econômicos. Conforme cita o autor, a equipe envolvida deve

trabalhar em harmonia, segundo uma engrenagem onde se um elo desta se romper

prejudica a equipe toda.

2.1.6 Fraudes e Erros Franco e Marra (2001, p.76) define fraude como:

“Fraude, é o ato intencional de omissão ou manipulação de transações, adulteração de documentos, registros e demonstrações contábeis; A fraude pode ser caracterizada por manipulação, falsificação ou alteração de registros ou documentos, de modo a modificar os registros ativos, passivos e resultados.

Franco e Marra (2001 p. 77) define erro como:

“Erro,é o ato não intencional resultante de omissão, desatenção ou má interpretação de fatos na elaboração de registros e demonstrações contábeis. Consiste em erros aritméticos na escrituração contábil ou nas demonstrações contábeis; aplicação incorreta das normas contábeis; interpretação errada das variações patrimoniais”.

Entende-se que a fraude e o erro são prejudiciais para o bom desempenho

de uma empresa, porém, a fraude passa ser um ato mais delicado, por tratar-se de

um ato manipulado, intencional enquanto o erro pode ser ocasionado por descuido,

do funcionário.

Crepaldi (2007, p.162) comenta que: “ao detectar erros relevantes ou fraudes no decorrer dos seus trabalhos, o auditor tem a obrigação de comunicá-los à administração da entidade e sugerir medidas corretivas, informando sobre os possíveis efeitos no seu parecer, caso elas não sejam adotadas. A responsabilidade primária na prevenção e identificação de fraude e erros é da administração da entidade, através da implementação e manutenção de adequado sistema contábil e de controle interno. Entretanto, o auditor deve planejar seu trabalho de forma a detectar fraudes e erros que impliquem efeitos relevantes nas demonstrações contábeis.

Segundo Crepaldi, o auditor ao realizar seu trabalho, não tem como objetivo

principal descobrir fraudes, mas caso ocorra o mesmo tem a obrigação de relatar em

seu parecer e informar a administração.

Ainda Crepaldi (2007, p.162) “O auditor não é responsável nem pode ser responsabilizado pela prevenção de fraudes ou erros. Entretanto, deve planejar seu trabalho avaliando o risco de sua ocorrência, de forma que

28

tenha grande probabilidade de detectar aqueles que impliquem efeitos relevantes nas demonstrações contábeis.Ao detectá-los, o auditor tem a obrigação de comunicá-los a administração da entidade e sugerir medidas corretivas, informando os possíveis efeitos em seu parecer, caso elas não sejam adotadas. qualificação dos controles internos torna-se efetiva na prevenção de fraude. A mera descoberta de irregularidades não resolve o problema. É preciso uma sistemática de controle eficaz.

O auditor não será responsabilizado caso esteja ocorrendo algum tipo de

fraude e não seja descoberta durante a realização de seus trabalhos, pois o mesmo

trabalha na maioria das vezes trabalha com sistema de amostragem, mais o mesmo

deve avaliar a aplicação da amostragem nas áreas de maior risco.

Para Franco e Marra, (2001, p.80), o auditor deverá: “Se acreditar que tais

fraudes e erros possam resultar em distorções relevantes nas demonstrações

contábeis, o auditor deve modificar seus procedimentos ou aplicar outros, em caráter

adicional”.

Erro Fraude Ação involuntária Ação premeditada Esquecimento, desatenção, imperícia Dolo com intenção Forma estranha à vontade da empresa Com o intuito de “lavagem de dinheiro” Omissão Falsificação ou alteração de registros e doc. Má interpretação de fatos nas dem.Contábeis Omissão de transações nos registros contábeis Erros aritméticos Aplicação de práticas contábeis indevidas Incorreta classificação das contas Desvios de dinheiro, despesas fictícias

Podem levar à falência da empresa Responsabilidade penal e civil

Ocorrem também por falta de conhecimento Para ocultar desvios ou transações ilegais

Quadro 3 - Principais distinções entre erro e fraude Fonte: Menegussi 2007

2.1.6.1 A detecção de fraudes e erros

Crepaldi (2007, p. 163)

“O auditor deverá avaliar criticamente o sistema contábil, incluindo o controle interno, tanto em termos de concepção quanto de funcionamento efetivo, concedendo especial atenção às condições ou eventos que representem aumento de risco de fraude ou erro, que incluem”:

Estrutura ou atuação inadequada da administração da entidade auditada ou de algum dos seus membros;

29

Pressões internas e externas; Transações que pareçam anormais; Problemas internos no cumprimento dos trabalhos de auditoria; Fatores específicos no ambiente de sistemas de informação computadorizados.

A seguir, segue alguns procedimentos em caso de suspeita de fraudes e

erros.

Quadro 4 - Em caso de suspeita Fonte: Crepaldi (2007 p. 167)

2.1.7 Limites Inerentes dos Controles Internos

Ainda segundo Franco e Marra (2001, p.284) Os sistemas contábeis e de

controle interno não podem dar à administração evidência conclusiva de que os

objetivos foram atingidos porque tem limitações inerentes,exemplo:

A exigência normal da administração de que o custo de um controle

interno não exceda os benefícios a serem obtidos;

A maioria dos controles internos tende a ser direcionada para

transações rotineiras em vez de para transações não rotineiras;

O potencial de erro humano devido a descuido, distração, erros de

julgamento e instruções mal-entendidas;

A possibilidade de contornar os controles internos por meio de conluio

de um membro da administração ou empregado com partes de fora (terceiros) ou de

dentro da empresa;

A possibilidade de que procedimentos se tornem inadequados devido a

mudanças nas condições e de que o cumprimento desses procedimentos se

deteriore.

Sinais de alerta O que empregado pode fazer O que a empresa deve fazer Poderes concentrados em poucas

pessoas, sem supervisão

Reunir documentos que permitam fazer

a denuncia.

Guardar em lugar seguro documentos e

arquivos de computador relevantes

Prejuízos repentinos em um negócio

tradicionalmente rentável

Se a fraude for em outro setor,

comunicá-la ao supervisor imediato

Determinar claramente quem é o

responsável pelo contrato com as

autoridades

Mudança súbita no estilo de vida de um

funcionário

Se a fraude foi cometida pelo superior

imediato, levar o caso à direção da

empresa.

Uma vez terminada a investigação,

comunicar internamente as conclusões,

com transparência.

Pagamentos anormalmente elevados

por serviços e consultorias

Procurar o apoio de outros funcionários,

se isso ajudar a reunir evidências.

Tomar providências imediatamente.

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Segundo Franco e Marra (2001, p.285) entende-se que: “Ao obter um

entendimento dos sistemas contábeis e de controle interno para planejar a auditoria,

o auditor obtém um conhecimento do projeto dos sistemas contábeis e de controle

interno, e de sua operação”.

2.2 Estoques

Os estoques constituem vínculo entre as etapas do processo de compra e

venda, no processo de comercialização em empresas comerciais. Os estoques

desempenham papel importante na flexibilidade operacional da empresa. São as

entradas e saídas dos produtos nos processos de comercialização. É necessário

que nas organizações, a direção preocupe-se em todos os aspectos que evolvem o

negócio, desde a análise de sua viabilidade até a utilização de instrumentos

gerenciais adequados que possam fornecer a administração informações que

possibilitem o monitoramento ordenado dos resultados. O estudo do papel dos

estoques nas empresas é tão antigo quanto ao estudo da própria administração.

Como elemento regulador, seja do fluxo de produção, do fluxo de venda, ou no

processo comercial os estoques sempre foram o alvo de atenção dos gerentes. Hoje

todas as empresas procuram de uma forma ou de outra a obtenção de uma

vantagem competitiva em relação a seus concorrentes, e a oportunidade de atendê-

los prontamente, no momento e na quantidade desejada. É de fundamental

importância que as empresas comerciais direcionem sua atenção para todos os

setores, mas priorizando o gerenciamento e controle de estoques e o atendimento,

pois a eficácia destes setores depende o crescimento e a permanência da mesma

no mercado. É preciso que a empresa esteja focada nos níveis do estoque para a

satisfação do cliente e da empresa. “Os estoques representam capital investido, lançado no ativo da empresa para serem bem administrado e vendido, sendo comuns as perdas por expiração da data de validade e até mesmo roubo e fraudes cometidas na empresa através do estoque. (FIGUEIREDO e FLEURY, 2006 p. 38)”

Segundo Dias (2006, p. 128) “A globalização da economia vem produzindo significativas mudanças na forma de condução dos negócios. No cenário atual, clientes exigem um alto nível de serviço, pedidos mais freqüentes, e trabalham no sentido de manter os níveis de estoque exatamente na medida de suas necessidades. Os

31

consumidores, por sua vez, querem maior variedade e conformidade nos produtos”.

2.2.1 Controle de Estoques É o procedimento adotado para registrar, fiscalizar e gerir a entrada e saída

de mercadorias e produtos da empresa. Estoques são todos os bens e materiais

mantidos por uma organização para suprir demandas futuras.

O termo controle de estoques é uma função da necessidade de estipular os

diversos níveis de materiais e produtos que a organização deve manter, dentro de

parâmetros econômicos (POZO, 2007 p. 38).

Segundo Harrison e Hoek (2003, p. 211), descrevem:

“O pensamento enxuto busca a perfeição, baseia-se na simples filosofia da minimização do desperdício. Tal conceito pode ser aplicado a quase todos os processos de negócios em quase toda a empresa.[...] método simples, é a busca da meta do fluxo de uma única peça, no qual o tamanho do lote que passa pelos processos de uma empresa é de um único item”

Segundo o autor, os fornecedores podem colaborar no controle do estoque,

reduzindo desperdícios, sugerindo o controle de estoques gerenciado pelo

fornecedor (VMI do inglês vendor-managed inventory) onde: “O estoque gerenciado pelo fornecedor é uma abordagem de estoque e de efetivação de pedidos em que o fornecedor, e não o cliente,é responsável pelo gerenciamento e reabastecimento do estoque.[...] a base sobre a qual as decisões terão de ser tomadas é combinada com o varejista antecipadamente. O fornecedor assume a responsabilidade pelo monitoramento das vendas e do estoque e utiliza essas informações para iniciar o pedido de reabastecimento. O fornecedor rastreia a venda de produtos e os níveis de estoque, enviando mercadorias apenas quando os estoques estiverem baixos”.

Esse método de pedido de compras e controle de estoques através do

auxilio do fornecedor é aplicado no ramo de supermercado, entende-se que divide a

responsabilidade onde ambos assumem as possíveis perdas nos excesso de

estoques principalmente nos produtos perecíveis.

Harrison e Hoek (2003, p.215) relatam outra forma de controlar estoques: “É

a logística da resposta rápida, é uma demanda para atender o cliente, fornecendo-se

a quantidade, a variedade e a qualidade certas no momento certo, no local certo e

pelo preço certo”.

32

O termo compras freqüentemente lembra o processo de compras da administração de materiais, Nesse processo de compras, existem as seguintes atividades centrais: assegurar descrição completa das necessidades; selecionar fontes de suprimento; conseguir informações de preço; colocar os pedidos (ordens de compra); acompanhar (follow up) os pedidos; verificar notas fiscais; manter registros e arquivos; manter relacionamentos com vendedores (POZO, 2007; p.148).

Conforme relata Pozo (2007, P. 150) que as compras, podem ser

consideradas como uma função administrativa, pois nos diferentes estágios de sua

interação organizacional se faz necessárias decisões – em relação às seguintes

variáveis: quantidades, origem, custos e credibilidade dos sistemas de

fornecimentos, interno e externo - sempre voltada para os aspectos econômicos e

estruturais da organização. Neste sentido, os ensinamentos do autor remetem ao

fato de fazer frente às incertezas predominantes nos mercados atuais e aos novos

paradigmas da economia globalizada, é de suma importância uma atuação com

ampla abrangência das modernas técnicas de controle interno e principalmente

flexibilidade em face das variáveis ambientais.

Atividades de Compras: Além de atender às especificações de qualidade

exigidas pelo mercado, a adequação da quantidade desejada, prazos de

entrega e condições de pagamentos que permitam à empresa maximizar

seus recursos e reduzir custos - Segundo Pozo (2007, p. 148) “Setor de

Compras é responsável pelo resultado da empresa, reduzindo custos, por

meio de negociações de preços, comprando produtos com qualidade, na

quantidade certa, na fonte certa, para entrega no local e hora certa”. As

principais atividades do setor de compras são:

Informações Básicas:

- Controle e registro de fornecedores;

- Controle e registro de compras;

- Controle e registro de preços;

- Controle e registro de especificações;

- Controle e registro de estoques;

- Controle e registro de consumo.

Administração de Materiais

- Garantir atendimento das requisições;

- Manutenção de Estoques;

33

- Evitar excesso de estoques;

- Melhorar giro de estoques;

- Elaborar relatórios;

Sistema de Aquisição:

- Negociar contratos;

- Efetivar compras;

- Analisar cotações;

- Analisar condições dos contratos;

- Conferir fatura de compra;

- Contatar vendedores;

- Negociar redução de preços;

2.3 Auditoria

A auditoria tem suma importância como elemento fundamental no sistema

de informações, medição de desempenho e de prestação de contas da

administração. O Administrador executa as tarefas apresentando dados e

informações precisas, a auditoria procederá as avaliações, análises das referidas

informações. O administrador é parte do sistema contábil e de controle interno.

Santos,Scmitd e Gomes(2006).

Segundo Almeida (2007, p.21) “A auditoria é uma atividade relativamente nova no Brasil, ainda no estágio embrionário em termos de técnicas, haja vista que as legislações específicas brasileiras vêm abordando superficialmente o assunto, sem definir de forma clara e precisa os procedimentos que os profissionais da área deveriam adotar por ocasião das auditorias das demonstrações financeiras”.Nos países em que a importância da auditoria foi reconhecida, já há muitos anos existem comissões permanentes especialmente criadas para emitir normas de auditoria, à medida que novas circunstâncias assim o exigem, e também para modificar as antigas normas, adaptando as novas situações do mercado. A atividade de auditoria é bastante dinâmica e está em permanente mutação, o que requer maior atenção dos órgãos específicos ligados a essa área, no sentido de padronizar e estabelecer os procedimentos, fortalecer o sistema de auditoria e mercado de capitais, dando maior segurança para os investidores, principalmente os acionistas minoritários que aplicam suas economias nas companhias abertas. A auditoria deve ser compreendida como um conjunto de ações de assessoramento e consultoria. O trabalho de auditoria, ainda que em algumas situações especiais necessite fazer fiscalizações rigorosas, não tem como objetivo policiar profissionais ou suas atividades”.

34

A auditoria é uma atividade não obrigatória na maioria dos ramos de

atividades empresariais, o empresário opta por não implantar, visando o lado de

contenção de despesas, e por outro lado, abrindo precedência para danos maiores

com a falta de um controle mais rigoroso, aplicado por um profissional permanente

dentro da empresa ou um independente com visitas periódicas

Crepaldi (2007, p. 01) cita:

“A administração de uma sociedade tem o dever de apresentar demonstrações contábeis e divulgações adequadas e esclarecedoras à opinião pública. O parecer dos auditores sobre esses demonstrativos é elemento fundamental e sinônimo de confiabilidade às informações prestadas. A auditoria torna-se elemento fundamental no sistema de informações, medição de desempenho e prestação de contas da administração, a auditoria não está para substituir a função da administração da empresa e sim assessorá-lo”.

Já nas empresas de capital aberto, torna-se obrigatório a presença de um

profissional na área de auditoria onde o mesmo estará se responsabilizando pelas

informações contábeis fornecidas, dando seu parecer oferecendo maior

credibilidade aos acionistas e investidores.

Attie (2006, p.25) define:

“A auditoria é uma especialização contábil voltada a testar a eficiência e eficácia do controle patrimonial implantado com o objetivo de expressar uma opinião sobre determinado dado. O exame da auditoria engloba a verificação documental, os livros e registros com características controladoras, a obtenção de evidências de informações de caráter interno ou externo”.

Cada autor define auditoria conforme seu ponto de vista, mas num contexto

geral sabe-se que a mesma é uma atividade vista com certo receio por alguns

administradores, mas é um elemento fundamental no auxilio as tomadas de

decisões, tornando as informações precisas. Toda empresa que implanta seus

controles através de um auditor interno facilita o desempenho geral das atividades.

2.3.1.Auditoria externa ou independente

Crepaldi (2007, p. 32) cita:

“Auditoria externa constitui o conjunto de procedimentos técnicos que tem por objetivos a emissão do parecer sobre a adequação com que estes

35

representam a posição patrimonial e financeira, o resultado das operações, as mutações do patrimônio líquido, as origens e aplicações de recursos da entidade”.

A auditoria externa é executada por profissional independente, sem ligação

com a empresa. Sua intervenção é ajustada através de contrato de serviços. Os

testes e indagações se espalham por onde haja necessidade para concluir seu

trabalho. Dada a credibilidade que o auditor externo oferece ao mercado, pela

relevância de seu trabalho junto as empresas, banqueiros, órgãos do governo e ao

publico em geral torna-se uma figura impar que presta inestimáveis serviços

obedecendo normas e princípios contábeis.

2.3.2 Auditoria Interna

Segundo Crepaldi (2007, p.25 )

“Auditoria Interna constitui o conjunto de procedimentos que tem por objetivo examinar a integridade, adequação e eficácia dos controles internos e das informações físicas, contábeis, financeiras e operacionais da entidade. É uma atividade de avaliação independente dentro da empresa, que se destina a revisar as operações, como um serviço prestado à administração. Constitui um controle gerencial que funciona por meio da análise e avaliação da eficiência de outros controles. É executada por um profissional ligado à empresa. O auditor interno é pessoa de confiança dos dirigentes, sua área de atuação envolve todas as atividades da empresa, predominando a verificação constante dos controles internos e rotinas administrativas”.

O auditor interno interessa-se por qualquer fase das atividades do negócio

em que possa ser útil à administração. Isso pressupõe sua inclusão em campos

além dos de contabilidade e finanças, a fim de obter uma visão completa das

operações submetidas a exames. Crepaldi (2007) testa a qualidade dos trabalhos,

revisa, recomenda: enfim, assiste à administração e lhe fornece informações

Periódicas principalmente no que tange:

À aplicabilidade e adequação de controles internos, financeiros e

operacionais: revisando e avaliando a correção, adequando e aplicando os controles

contábeis, financeiros e outros de natureza operacional, propiciando controles

eficazes a um custo razoável;

à extensão do cumprimento das diretrizes, planos e procedimentos;

determinando o grau de atendimento;

36

à salvaguarda dos ativos quanto à escrituração, guarda e perdas de

todas as espécies; determinando o grau de controle dos ativos da empresa quanto à

proteção contra perdas de qualquer tipo;

à avaliação da qualidade e desempenho na execução das

responsabilidades delegadas determinando a fidelidade dos dados administrativos

originados na empresa ;

à recomendação de melhorias operacionais.

A auditoria interna presta ajuda à administração, sua responsabilidade é

informar e assessorar, desempenhando sua função com ética e de maneira

responsável, devendo reportar-se a um executivo cuja autoridade seja suficiente

para assegurar uma ação efetiva com respeito aos assuntos levantados e

recomendações efetuadas. Um auditor interno jamais deve desenvolver e implantar

procedimentos, preparar registros ou envolver-se em qualquer outra atividade que

poderá vir a examinar e analisar.

2.3.3 Diferenças entre auditoria externa interna

Crepaldi (2007, p. 32) afirma que: “Mesmo que exista interesse comum no

trabalho do auditor interno e do externo, as técnicas são semelhantes, mas existem

diferenças fundamentais”. ELEMENTOS AUDITORIA EXTERNA AUDITORIA INTERNA

Sujeito Profissional independente não tem vinculo

Funcionário da empresa

Ação e Objetivo Exame das demonstrações financeiras

Exame dos controles operacionais

Finalidade Opinar Promover melhorias Relat. Principal Parecer Recomendações Grau de independência Mais amplo Menos amplo Int no Trabalho A empresa e o publico A empresa Responsabilidade Prof civil e criminal Trabalhista Números áreas cobertas Maior Menor Intens dos trab em casa área

Maior Menor

Continuidade do trabalho Periódico Continuo Auditor Executa apenas auditoria contabil Contabil e operacional Auditor Recebe honorários Recebe salários Quadro 5 - Diferenças entre auditoria externa e auditoria interna. Fonte: Crepaldi (2007, p. 34)

Os objetivos da auditoria interna é verificar se as normas interna estão sendo

seguidas e avaliar a necessidade de novas normas internas já existentes. Os

37

princípios e fundamentos do controle interno podem ser expostos da seguinte

maneira:

CONTROLE INTERNO A SER ADOTADO MOTIVO a. Devem ser fixados as responsabilidades

Se não existir delimitação extra, o controle será deficiente;

b. A Contabilidade e as operações devem estar separadas

Um empregado não deve ocupar um posto em que tenha controle da contabilidade e, ao mesmo tempo, controle das operações que ocasionam lançamentos;

c. Controles cruzados,por exemplo, as vendas diárias devem ser acumuladas e confrontadas ao final do período com a soma das etiquetas das mercadorias entregues;

Devem ser utilizadas todas as provas disponíveis para se comprovar a exatidão, visando assegurar que as operações foram registradas corretamente na contabilidade;

d. Nenhuma pessoa individualmente deve ter completamente a seu cargo uma transação comercial;

Qualquer pessoa, deliberadamente ou inadvertidamente, cometerá erros se o manejo de uma transação está dividido entre duas ou mais pessoas;

e. Deve-se escolher e treinar cuidadosamente os empregados;

Um treinamento cuidadoso oferece como resultados:melhor rendimento, custos reduzidos e empregados mais atentos e ativos;

g. As instruções de operações para cada cargo devem ser sempre fornecidas por escrito.

Os manuais de procedimentos fomentam a eficiência e evitam erros ou interpretações erradas.

Quadro 6 - Os princípios e fundamentos do controle interno Fonte: Crepaldi 2007 p. 283 reformulado pela autora.

2.3.4 Fraudes e Desfalques nas Empresas

Crepaldi (2007, p.284) comenta que,

“Controles internos apenas previnem contra fraudes e minimizam os riscos de erros e irregularidades. A segregação de uma operação em fases distintas e dirigidas a diversas pessoas, reduz a chance de ocorrerem irregularidades. Fraudes nas empresas tornaram-se um problema crescente e comum, decorrente do enfraquecimento dos valores éticos, morais, sociais, e principalmente da ineficácia dos sistemas de controles internos. Embora os fatores que motivam as pessoas a cometerem fraude possam ser classificados em três aspectos:

Oportunidades para cometê-la e escondê-la;

Pressão por dificuldades financeiras;

Racionalização do entendimento sobre a falta cometida.

Crepaldi ainda ressalta que “A eficiência do sistema de controle interno em

sua totalidade deve permitir detectar não somente irregularidades de atos

intencionais, como também erros de atos não intencionais. Estes podem ser”:

Decorrentes de má aplicação de uma norma ou procedimento;

38

De omissão por não aplicar um procedimento prescrito nas

normas em vigor;

De interpretação como, por exemplo, a aplicação errônea dos

princípios fundamentais de contabilidade na contabilização das operações.

Crepaldi (2007, p.285) cita:

”Para um funcionário praticar um desfalque ele tem de ter acesso aos ativos da empresa. Os desfalques podem ser temporários ou permanentes, o temporário ocorre quando o funcionário apossa-se de um bem da empresa e não altera os registros da contabilidade (transferindo o ativo roubado para despesas).Desfalques permanentes ocorrem quando um funcionário desvia um bem da empresa e modifica os registros contábeis, de forma que os ativos existentes concordem com os valores registrados na contabilidade, para que isso aconteça é necessário que o funcionário tenha acesso aos registros contábeis”.

Segundo Crepaldi os desfalques na maioria das vezes acontecem por

alguma falha na forma de controlar ou sobrecarregando um funcionário onde o

mesmo desempenha uma ou mais funções ao mesmo tempo com acesso ao ativo

da empresa.

2.3.5 Fraudes e perdas nas empresas

Conforme pesquisa divulgada na revista Veja edição 1893, as empresas

perdem em média 6% do seu faturamento em fraudes praticadas por seus

funcionários, segundo uma pesquisa americana. Numa época em que a

remuneração variável, vinculado ao desempenho individual e de toda a empresa,

representa parte cada vez maior da renda, é fácil entender em combater a corrupção

interna. Distorção do balanço pedido falsos de reembolsos ou desvios de fundos é

algumas das fraudes mais comuns. Diante de um caso, a primeira questão é como

reagir; “antes de mais nada, com discrição” ensina José Francisco Compagno, sócio

da área de investigação e suporte a litígios da Ernst & Young, empresa de auditoria

e assessoria.” Uma crise pública pode prejudicar a empresa”. Segundo o mesmo

estudo americano, a prevenção da corrupção via disque denúncia, reduz em 50% o

risco de fraudes. A fraude é semelhante a um vírus e o antídoto é a manutenção de

controles internos eficazes, com pleno apoio administrativo Para atingir plenamente

seus objetivos, os controles internos devem estar sustentados por uma consistente

39

política interna e ser desenvolvidos com enfoque nos mecanismos que garantam a

detecção, recuperação e a punição dos agentes causadores de fraude e corrupção.

2.3.6 Auditoria dos Estoques

A auditoria nos estoques tem o objetivo de assegurar o controle e registros

inerentes ao estoque.

Segundo relata Attie (2006, p.293) A auditoria dos estoques tem a finalidade

de:

Determinar sua existência, que poderá estar na companhia, em

custódia com terceiros ou em trânsito;

Determinar se é pertencente à companhia;

Determinar se foram aplicados os princípios de contabilidade

geralmente aceitos, em bases uniformes;

Determinar a existência de estoques penhorados ou dados em

garantia;

Determinar se estão corretamente classificados nas demonstrações

financeiras e se as divulgações cabíveis foram expostas por notas

explicativas.

2.3.6.1 Revisão do Controle Interno de estoque

Cada companhia como uma entidade diferente estabelece o controle interno

de acordo com suas reais necessidades e baseadas na materialidade envolvida,

pessoal existente e numero de itens em estoque. A administração estabelece os

controles que lhe concedam alguma segurança para efeito de sua gestão. Alguns

exemplos de controles adotados pelas companhias:

Segregação de funções entre a guarda física dos estoques e a de

contabilização;

Autorização de compra por pessoa de nível;

Utilização de coleta de preços para compras;

Registro perpétuo de estoques;

Determinação de ponto mínimo para estoques;

Contagem rotativa de estoques;

40

Sistema de custos integrados à contabilidade;

Segregação de função entre o setor de compras e recebimento;

Contagem física quando da recepção e emissão de documento

comprobatório.

2.3.6.2 Procedimentos de controle nos Estoques

Crepaldi (2007, p. 435) cita que:

“O controle interno sobre os estoques compreende controles contábeis e físicos. O controle contábil sobre estoques revela-se por meio de um sistema em que as tarefas sejam segregadas, de modo a não permitir que os encarregados de controlar os estoques não sejam os mesmos responsáveis pelo faturamento de vendas ou lançamentos de compras.O sistema contábil deve ser projetado de maneira que o fluxo de dados contábeis se faça paralelamente ao fluxo físico do estoque”.

Seguindo a idéia do autor entende-se que para melhor proteger o ativo da

empresa e evitar fraudes a segregação de funções é uma rotina a ser seguida

dentro nas empresas, onde de nada adianta ter um bom sistema de inventário se os

procedimentos de controles distribuídos entre os colaboradores não funciona de

forma correta.

Os procedimentos de auditoria a serem utilizados são dependentes da

efetividade do controle interno e da materialidade envolvida (ATTIE 2006).

Exame Físico Contagem de estoques Confirmação

Confirmação estoques com terceiros; Confirmação de estoques de terceiros; Confirmação de estoques em consignação

Documentos Originais

Exame documental em Notas Fiscais de compras e pagamentos;

Exame de contratos de compra e venda; Cálculos

Soma da contagem de estoques; Cálculos das quantidades pelo preço unitário; Cálculo dos impostos; Apropriação das despesas gerais de fabricação

Escrituração

Exame da conta razão de produtos acabados; Follow-up das contagens físicas

Investigação

Exame detalhado da documentação de compra; Exame minucioso do registro perpétuo; Exame de cut-off de compras e vendas

Inquérito

Variação do saldo de estoques; Inquérito sobre a existência de produtos obsoletos;

Quadro 7a - Procedimentos de controle nos estoques Fonte: Pozo 2007 p. 294 adaptado pela autora.

41

Registros Auxiliares

Exame do registro perpétuo de estoques; Exame das ordens de produção/fabricação;

Correlação

Relacionamento das vendas com a baixa de estoques; Relacionamento das compras com os fornecedores.

Observação

Classificação adequada das contas; Observação dos princípios de contabilidade; Observação de estoques obsoletos.

Quadro 7b - Procedimentos de controle nos estoques Fonte: Pozo 2007 p. 294 adaptado pela autora.

42

3 METODOLOGIA DA PESQUISA

Pretende-se a partir deste trabalho, elaborar e implantar um sistema de

controles eficaz nas empresas do ramo de supermercado, onde o mesmo

possibilitará o processo de acompanhamento de todo um processo de

funcionamento e execução.

Na pesquisa foi utilizado o método de abordagem indutivo em que parte de

um estudo em uma empresa específica para tomar como base para o controle

interno em uma empresa de supermercado. Marconi e Lakatos (2006, p.86)

conceituam como: ”Indução é um processo mental por intermédio do qual, partindo

de dados particulares, infere-se uma verdade geral ou universal”.

A observação é uma técnica de coleta de dados para conseguir informações.

Marconi e Lakatos (2006, p. 192) conceituam que: “Não consiste apenas em ver e

ouvir, mas também em examinar fatos ou fenômenos que se desejam estudar”.

A pesquisa classifica-se como uma pesquisa de campo, realizada através da

aplicação de instrumentos de coleta de dados, Silva (2008, p. 57) define como:

”Coleta direta de informação no local em que acontecem os fenômenos; é aquela

que realiza fora do laboratório, no próprio terreno das ocorrências”.

A pesquisa é um estudo de caso caracterizado por ser um estudo intensivo,

que segundo Silva (2008, p.57), “É um estudo que analisa um ou poucos fatos com

profundidade, o objeto de pesquisa pode ser o individuo ou a empresa, uma

atividade, uma organização ou até mesmo uma situação”.

O trabalho foi fundamentado por pesquisas bibliográficas que segundo Silva

(2008, p.54), “Essa pesquisa explica e discute um tema ou problema com base em

referências teóricas já publicadas em livros, revistas, artigos científicos”.

43

4 ANÁLISE DE DADOS

4.1 Estudo de caso: empresa no ramo de supermercado O objeto de estudo é um supermercado de médio porte que atua no setor

varejista há mais de 20 anos, e encontra-se situado na região central da cidade. No

estudo de caso serão apresentadas uma avaliação dos resultados atuais e

propostas de melhoria caso necessário para a gestão de recebimento e

armazenagem que atenda às necessidades da empresa.

O Supermercado possui cerca de 35000 (trinta e cinco mil) unidades em seu

mix de produtos e conta com 130 colaboradores. Será descrito passo a passo o

funcionamento da referida empresa como está interligada pelos seus setores.

A referida empresa possui um sistema de automação específico para o ramo

de supermercado onde a partir do momento que o setor de compras emite seu

pedido até o setor financeiro efetuar o pagamento do titulo tudo é amarrado

conforme descreve-se a seguir.

4.1.1 Áreas do setor de estoque

Depósito – O depósito possui um espaço amplo para armazenagem de

produtos e esta é dividida em três sub-áreas é composta por um quadro de 08

colaboradores onde 01 encarregado geral do setor e conferente de parte dos

recebimentos os demais cada um com sua responsabilidade auxiliando o bom

desempenho. Esse ambiente dividido por áreas, chamado depósito, existe um

elevador de cargas interligando os pisos somente para transporte de mercadorias.

Quando o repositor necessita de mercadorias para expor na área de venda o mesmo

carrega um carrinho normal e transporta até a saída para a área de vendas através

do elevador. Após a descarga, conferência e liberação da Nota Fiscal e as unidades

de produto para o faturamento o colaborador responsável pelo recebimento libera os

paletes com as mercadorias para ser armazenada cada um em seu local adequado.

No momento que essas mercadorias são alojadas em seus devidos lugares, sempre

em cima de estrados de madeiras ou estantes, prateleiras evitando o contato direto

44

com o piso evitando problemas como umidades, a forma de armazenar obedece ao

prazo de validade onde as mercadorias com vencimento mais distante ficam na

parte de baixo da pilha evitando assim as perdas e desperdícios.

O depósito é dividido em sub-áreas para evitar contato de produtos alimentícios

com produtos de limpeza;

Analisando os procedimentos neste setor, depara-se com algumas situações

onde o controle é falho, onde um único funcionário exerce a função de

encarregado, recebe as mercadorias e conferente das mesmas, onde não

aconselha-se esse procedimento e sim segregar funções entre outros

funcionários;

Outra falha detectada é a forma com que as mercadorias saem do depósito para

a área de vendas, é através de diversos funcionários, conforme a

responsabilidade de cada um na reposição de mercadorias nas gôndolas;

A forma de armazenagem dos produtos há controle por parte do funcionário

responsável pela aquela área do depósito onde coloca-se as mercadorias com

prazo de validade mais próximo por cima das pilhas do referido produto, para ser

o primeiro a ir para a área de vendas;

Após a descarga, conferência e liberação da Nota Fiscal e as unidades de

produto para o faturamento o colaborador responsável pelo recebimento libera os

paletes com as mercadorias para ser armazenada cada um em seu local adequado.

Área de armazenagem I - Produtos de limpeza e bebidas em geral, tem um

terminal de computador equipado com impressoras capacitadas para impressão

de códigos barras para produtos comercializados geralmente produzidos na

região e outra impressora que imprime etiquetas de preços disponibilizados na

frente dos produtos distribuídos nas gôndolas na área de vendas. Neste mesmo

terminal três vezes por semana é feito a distribuição de mercadorias para a outra

loja instalada em outro bairro da cidade. A distribuição é através de emissão de

Nota Fiscal das mercadorias selecionadas por um colaborador responsável por

esse setor da outra loja;

Nessa área também há um funcionário que desempenha mais de uma

função, este mesmo funcionário controla as mercadorias para trocas

45

(aquelas com algum defeito) que alguns fornecedores trocam por outra,

controla a emissão de códigos de barras para produtos da região e auxilia

na transferência de mercadorias para outra loja localizada em outro bairro,

onde é separada as mercadorias coletadas as informações da quantidade

e valores através de coletor de dados e em seguida gerado Nota Fiscal de

transferência.

Área II - Considerada o maior espaço, onde armazena, macarrão, café, leite tetra

pak, arroz, feijão, açúcar, óleo, trigo miudezas em geral e em uma área anexa

setor de frutas, legumes e verduras e outra onde são feitos os recebimentos e

conferência de mercadorias, de produtos, produzidos na região (temperos

verdes, alface, rúcula, couve-flor, brócolis, maracujá, tomate, laranja, mandioca,

coco verde, milho verde, queijos, nata e outros), congelados, carnes, frangos,

iogurte frios em geral.

Nesse área guarda-se uma variedade muito grande de mercadorias,e há

também uma porta onde recebe-se produtos de hortifruti da região e local

onde localiza-se a preparação, seleção das frutas, verduras e legumes

para expor na área de vendas. Nesse local está concentrado muitos

procedimentos, circula muitos funcionários, os repositores da área de

vendas, tornando-se uma área de risco, onde o controle terá que ser mais

rigoroso;

Área III - Armazenam produtos de higiene pessoal, fraldas, louças, alumínios em

geral, biscoitos, enlatados em geral, havaianas, botinas.

Nessa área é considerada a mais escondida, de acesso livre para muitos

funcionários, propicia para conluio, onde não tem um funcionário com

responsabilidade para controle mais rígido, ficando distante da área de

recebimento onde permanece o encarregado do setor por um período

maior, sugere-se aqui um método de controle mais rígido

46

4.1.2 Rotinas e Procedimentos entre Setores

Setor Compras – Recebe do setor de vendas relatório das mercadorias que

estão em faltas ou com estoque mínimo. O funcionário responsável pelo setor

formula através do sistema conferindo as quantidades solicitadas com o giro

do estoque formula pedido, entra em contato com os fornecedores os quais

geralmente tem representante comercial para visita nas empresas onde é

elaborada cotação de preços e optado pelo menor valor, ou conciliado

algumas vantagens, como frete pago, até o destino; definindo o fornecedor

efetua-se o pedido da mercadoria onde tudo já fica combinado valor, frete,

formas de pagamento data para entrega, quantidade e outros caso

necessário.

O setor de compras é considerado uma área de riscos, onde deverá ter

um sistema de controle interno intenso, pois há uma facilidade maior no

que refere-se a fraudes, conluio entre comprador, fornecedor e

representante comercial. O funcionário responsável pelas compras deverá

ser subordinado a alguém da administração ou um cargo de confiança

para que esse possa fazer conferência nas tomadas de preços,

orçamentos para evitar o favorecimento de um através de oferecimento de

propinas.

Recepção - A empresa trabalha com diversos fornecedores que apresentam

prazos e formas de entregas diferenciadas, uns com frota própria para

entrega de seus produtos, outros através de transportadoras terceirizadas,

mesmo assim, na maioria das vezes, ocorre congestionamento formando fila

devido às entregas não serem programadas, geralmente na segunda-feira,

pois no sábado o recebimento ocorre somente até às 11:00hs da manhã.

Organiza-se o recebimento das mercadorias, por ordem de chegada dos

caminhões, abrindo exceção para cargas rápidas, possui uma plataforma de

recebimento somente para produtos perecíveis e da região. Na plataforma de

recebimento, descarrega-se toda a mercadoria do caminhão conferindo

conforme a Nota Fiscal emitida pelo fornecedor onde retira-se da caixa ou

fardo uma(1) unidade de cada produto recebido verificando no ato a validade

dos produtos, se o mesmo está em perfeito estado de consumo obedecendo

47

as normas da vigilância sanitária e direito do consumidor, onde no final da

descarga o mesmo é encaminhado juntamente com a 1ª via da Nota Fiscal ao

setor de faturamento. Após a descarga, conferência e liberação da Nota

Fiscal e as unidades de produto para o faturamento o colaborador

responsável pelo recebimento libera os paletes com as mercadorias para ser

armazenada cada um em seu local adequado. No momento que essas

mercadorias são alojadas em seus devidos lugares, sempre em cima de

estrados de madeiras ou estantes, prateleiras evitando o contato direto com o

piso evitando problemas como umidades, a forma de armazenar obedece ao

prazo de validade onde as mercadorias com vencimento mais distante ficam

na parte de baixo da pilha evitando assim as perdas e desperdícios.

Nessa área o controle é falho, pois o funcionário que recebe a mercadoria

ele mesmo faz o documento de controle do recebimento e envia para o

faturamento, entra em ação a confiança, e os bons costumes depositado

neste funcionário, caso o mesmo queira fazer algum acordo com o

fornecedor deixando passar alguns problemas como: mercadorias

quebradas, faltando, com defeito e receber por fora do fornecedor isso é

possível de acontecer.

Setor Faturamento – Recebe as unidades dos produtos juntamente com a

documentação fiscal e o pedido emitido pelo setor de compras, procede ao

cadastramento dos produtos no sistema gerando um código interno conforme

a leitura do código de barras do produto, em seguida dá-se a entrada dos

produtos no estoque conferindo todos os encargos e impostos através da

origem da Nota Fiscal e dependendo dos produtos que nela constam,

trabalhando em sistema off line toda a entrada de mercadorias não interfere

nas vendas, exemplo caso haja alteração de preços somente no dia seguinte

liberado para a área de vendas juntamente com as mercadorias, encaminha-

se ao responsável pelo setor da área de vendas um relatório onde consta

toda movimentação efetuada no estoque inclusive se chegou produtos novos

para expor ou se houve alguma alteração de preços para ser regularizado,

não causando transtorno aos nossos clientes.

Nesse setor o problema encontrado é que os produtos faturados não são

conferidos por outra pessoa antes de liberar os preços para a área de

48

venda, podendo haver falhas, erros na cobrança de todos os encargos

necessários, gerar um código interno de um produto com preço de outro

com valor inferior, onde a empresa perderá com isso, pois provavelmente

só será descoberto com o passar do tempo.

Setor de vendas – Depois de passar por vários processos internos a

mercadoria é exposta na área de vendas distribuída em gôndolas conforme a

seção em que pertence, organizada de forma visível e de fácil acesso aos

clientes com a etiqueta de descrição do produto e o valor alocados na parte

superior do produto.

Esse setor é o resultado de toda a seqüência dos produtos desde a

compra, recebimento, faturamento, armazenagem e finalmente a

exposição nas gôndolas no setor de vendas, onde possíveis erros

aparecem como códigos cadastrados errado, prazos de validade, valores

errados, pois ao passar nos chek-outs (caixa) o produto aparece no

monitor, onde geralmente o operador do caixa detecta possíveis

divergências de valores, ou a descrição do produto diferente do que tem

cadastrado.

Setor financeiro – Gerando a venda automaticamente gera-se um financeiro

nas mais diversas formas de recebimentos: cheque a vista ou pré-datado,

cartões de crédito e débito nas mais diversas bandeira, dinheiro em espécie,

requisições, duplicatas, boletos bancários e outras. Onde ao fechar seu caixa

a operadora confere todos os documentos e numerários na presença do

funcionário responsável pelo setor.

Na área financeira/tesouraria faz-se a parte de toda a movimentação dos

recebimentos, pagamentos, controles de cheques pré-datados, devolvidos,

a vista, cartões de créditos, conciliação bancária onde cada funcionária

opera com seu login e senha se responsabilizando pelos resultados ou

erros caso ocorram, esse setor é muito visado na empresa, despertando

certa curiosidade, para evitar qualquer problema o controle deve ser

rigoroso e auditado, conferido, fiscalizado diariamente.

49

Contas a pagar – Recebem do faturamento as notas fiscais, duplicatas, onde

se procede a conferência no sistema do contas a pagar conferindo numero da

nota, valor gerado, favorecido, prazo para pagamento dos produtos e do frete

se houver. Toma providências necessárias quanto aos pagamentos e

encaminha as Notas Fiscais para o setor contábil. Após o pagamento das

duplicatas as mesmas são encaminhadas através de protocolo para o

escritório contábil.

Nesse setor o funcionário confere todas as duplicatas geradas pelo

faturamento, arquiva nas respectivas datas de vencimento, onde nos

prazos determinado são efetuados os pagamentos por um dos

proprietários, percebe-se que nesse setor há um controle mais eficiente,

pois é acompanho diariamente.

Setor Gerencial Contábil – Prepara toda a documentação emite no site da

SEFAZ o espelho das notas fiscais eletrônicas, DANFE necessária para

encaminhar ao escritório de contabilidade que é terceirizado, tudo através de

protocolo de entrega. Na empresa estudada não existe o setor de auditoria

interna em especifico, essa função é desempenhada pelo funcionário do setor

contábil gerencial o mesmo é cargo de chefia, pessoa de confiança da

administração, o qual contabiliza todos os lotes contábeis, emite os relatórios

necessários para análise, controla a parte dos ativos imobilizados da empresa

assessorando a administração da empresa na parte gerencial e controle dos

seus ativos em geral. A empresa possui um eficaz programa de automação

comercial para a área de supermercados onde o mesmo oferece diversos

módulos para que possa ser desenvolvido um bom trabalho de controles,

registros, contabilizações necessárias para uma administração eficaz e

análise de resultados.

Esse setor está em fase de ajustes de melhorias, adaptações,

atualizações do sistema de informática onde está sendo implantado uma

versão com programa de SPED. A empresa estará em breve investindo

num controle interno mais rígido, onde será destinado funcionário

especifico para controlar, pois no momento é executado pela equipe que

cuida da área de informática da empresa, considerando que é um setor

50

primordial da empresa onde finaliza todos os procedimentos executados

nos mais diversos setores da empresa antes de ser encaminhado para o

escritório de contabilidade que no momento é terceirizado. Nesse setor

acontece o controle, organização de todo o processo dos documentos

fiscais enviados para registro, através de sistema de protocolo organiza-se

em ordem alfabética e de numeração do documentos, separando notas

fiscais de entrada de mercadorias das notas fiscais de despesas,

conhecimento de fretes diariamente(por tratar-se de um considerado

volume), para ser entregue ao escritório de contabilidade.

51

5 CONCLUSÃO

Este trabalho procurou demonstrar a importância do controle interno no

processo de gestão das empresas e em especial dos estoques, seja como órgão

formal, definido na estrutura organizacional, ou como reunião de conceitos para a

identificação, mensuração, comunicação e gestão de eventos econômicos. A

empresa deve ser considerada como um conjunto de atividades de idéias,

estratégias, planos orientadas para um determinado fim. A importância do controle

Interno e da Auditoria Interna na prevenção e combate a erros e fraudes é

fundamental, e funciona como um instrumento de apoio à administração, pois

evidencia essas irregularidades e procura meios para que não ocorram

reincidências. Os controles internos, de estoques e a auditoria nas empresas só

estarão desenvolvendo seus papéis de forma correta, se os envolvidos no sistema

se conscientizarem da importância da credibilidade passada por cada um, devendo

haver uma mudança cultural no desenvolver das atividades, estando ciente da

colaboração de cada um para o crescimento da organização. A Segregação de

função é uma ferramenta primordial para atingir resultado eficaz, onde um faz e

outro autoriza, aprova e confere.

O problema da pesquisa foi verificar como o Controle Interno pode contribuir

na gestão dos estoques em Supermercados, tendo sido respondido de forma clara

que a empresa que implantar um controle interno eficaz, segregar funções, nomear

um auditor interno, evitará fraudes, desfalques, conluio, perdas e conseqüentemente

mudará os índices do resultado final do faturamento da empresa.

Foram também declaradas aceita as hipóteses buscadas no desenvolver do

trabalho.

O controle Interno contribui para redução de fraudes e erros;

A Segregação de Função no setor de estoques contribui para

inibir as fraudes;

Os registros das informações e definições de procedimentos

contribuem para o controle interno.

52

Conclui-se que os objetivos traçados nesse trabalho foram atingidos

juntamente com as hipóteses, verificando a relevância dos estoques para o setor de

supermercado e as necessidades de controle interno, com definição dos

procedimentos predeterminados, registros de todas as informações, segregação de

funções e o constante acompanhamento e conferência pelas auditorias internas e

externas.

53

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