Módulo4FASEOPERATIVADAAUDITORIA

Aofinaldestemódulo,ospar2cipantesdeverãosercapazesdediscu2rcompropriedadeosprocedimentosnecessáriosparaa

conduçãodafaseopera2vadeumaauditoria.

CiclodeAuditoria:FaseOpera?va

Tarefa

FaseAnalí2ca

Jus2fica2vadoauditado

Monitoramento

Faseopera2va

Demanda

2

Sessão4.1TrabalhodecampoAofinaldasessão,ospar2cipantesdeverãosercapazesdediscu2rcomoprocederduranteotrabalhodecampo,emespecialquantoaemi2rcomunicadodeauditoria,guiaraaçãocombasenocronogramaenasmatrizesdecoletaedeanáliseeinformações,lidarcomfatosalheiosaoescopodaauditoriadescobertosinlocoerelacionar-secomoauditado.

3

Antesdeiniciarotrabalhodecampo

•  ÓrgãodeauditoriaencaminhaoHciodecomunicaçãoinformandoaogestorqueserárealizadaauditoriaemseuestado,municípioouunidadedeserviçoemdeterminadoperíodo.

•  OoLcionormalmenteéacompanhadodeumcomunicadodeauditoria(CA)pormeiodoqualsesolicitaminformaçõesedocumentos.

4

ComunicadodeAuditoria-CA

•  InformaçõesprevistasnamatrizdecoletaquepodemserrequeridasdoauditadodevemserobjetodeumComunicadodeAuditoria–CA

•  OCAéuminstrumentou2lizadopara:•  solicitaroficialmenteadisponibilizaçãodedocumentos,

jus2fica2vaseesclarecimentos;•  no2ficarpendênciasnãoatendidas;e•  solicitarprovidências.

•  OCAdeveserenviadopreviamenteparaqueadocumentaçãosolicitadasejaprovidenciadacomantecedência.

•  Podeseremi2dosemprequehouvernecessidadeduranteaaçãodeauditoria.

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Oquelevaracampo

Deve-selevaroquevaiorientareapoiaraaçãodaequipedeauditoria:•  cópiadooLciodecomunicaçãoedocomunicadode

auditoriaemi2dos•  matrizesdecoletaedeanálisedeinformações

•  cronograma•  papéisdetrabalhodesenvolvidos•  gravadoremáquinafotográfica(ouumbomcelular)

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Relacionando-secomoauditado

•  OrelacionamentocomoauditadocomeçaquandoachefialheencaminhaooLcioqueinformasobreaauditoriaeapresentaaequipe.

•  Aochegaràunidadeauditadaparainiciarotrabalhodecampo,realiza-sereuniãodeaberturanaqualocoordenador:•  comunicaoiníciodotrabalho;•  apresentaaequipe;•  recolhedocumentosquepossatersolicitadopreviamente

pormeiodeumCA;•  solicitarecursosparaarealizaçãodaauditoria.

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Relacionando-secomoauditado

Recursosparaarealizaçãodaauditoria:•  localparatrabalharcomtelefoneeinternet,casonecessário;

•  devesercomunicadosehaveránecessidadedeapoiologís?codaen2dadeauditada,como,porexemplo,paradistribuirques2onáriosdepesquisaeacompanharosauditores;

•  indicaçãodeumapessoadecontatoparaasdemandasdeauditoria;

•  indicaçãodepessoas-chavenosprocessosdetrabalhoestudados.

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9

Todaoportunidadedecontatocomoauditadoéimportanteparademonstrar

profissionalismoecortesia.

Relacionando-secomoauditado

Comosedemonstraprofissionalismo?•  sendoclarocomoauditadoarespeitodosobje2vose

procedimentosdeauditoria;•  demonstrandoconhecimentopréviodoobjetode

auditoria;•  trajando-seadequadamente;

•  agindocomintegridadeparaevitarpressõesparaviolarprincípiosé2cos;

•  demonstrandoindependênciaeimparcialidade;•  evitandoqualquercondutaquepossadesacreditarseu

trabalho.10

Relacionando-secomoauditado

Comosedemonstracortesia?•  respondendoaindagaçõesdoauditadoarespeitodos

obje2voseprocedimentosdeauditoria;•  atentarparaoquepodeserditosemprejudicarotrabalho;

•  mantendoa2tudeserenaeequilibrada;•  evitandocolocar-seemposiçãodesuperioridadeem

relaçãoaoauditado(arrogância).

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Nãoconfundircortesiacomin?midade!

Guiaraaçãocombasenocronograma

•  Seguiroquefoiplanejadonafaseanalí2caaumentaachancedequeseconsigacoletarasinformaçõesprevistasparasustentarpossíveisconstataçõese,assim,realizaraauditoriacomsucesso.

•  Ocronogramaauxiliaaequipeaoindicarasequênciadea2vidadeseosresponsáveisporelas.•  Importante,mesmoqueafaseopera2vasejacurta.•  Cronograma,senecessário,deveserajustadoapósa

reuniãodeabertura,decomumacordocomoauditado.•  Imprevistosqueocorremduranteafaseopera2vapodem

levaraequipeaalterarocronograma.•  Deve-secuidarparaqueeventuaisalteraçõesnãoafetemo

prazoprevistoparaotrabalhodecampo.12

Guiaraaçãocombasenocronograma

•  Agendetodasasa2vidadesdaexecuçãoduranteoplanejamento.

•  Considereostemposdeesperaedeslocamentoentreasa2vidades.

•  Paraevitarperdertempo,preparepastacomtodasasinformaçõesnecessáriasparaaexecuçãoetodososinstrumentosdecoletadedadosqueserãousados.

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Guiaraaçãocombasenasmatrizes

•  Asmatrizesdecoletaedeanálisedeinformaçõessinte2zamaestratégiametodológicadaauditoria.

•  Ofocodeveestaremobterasinformaçõesprevistasnamatrizdecoleta.•  Evitecoletarinformaçõesquenãoserãousadas.

•  Arealidadeencontradaemcampopodemostrarqueaobtençãodealgumainformaçãonãoépossívelsegundooprocedimentodecoletaplanejado.•  Cabeàequipeiden2ficarseháoutraformadeobtera

informação,especialmenteseainformaçãoforessencialparacaracterizarumapossívelconstatação.

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Usodepapéisdetrabalho

•  Papéisdetrabalhodesenvolvidosnafaseanalí2caserãou2lizadosnafaseopera2vaparacoletar,organizareanalisarinformaçõesúteisaospropósitosdaauditoria.

•  Deve-sepreencherospapéisdetrabalhoduranteotrabalhodecampo,inclusiveamatrizdeconstatações.

•  Seissofordeixadoparadepois,tempopreciosoparaaelaboraçãodorelatórioseráconsumido.

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Preenchimentodamatrizdeconstatações

•  Amatrizdeconstataçõesdeveserpreenchidaduranteafaseopera2va,àmedidaqueasconstataçõesvãosedelineando.

•  Osesclarecimentosdadospelosresponsáveisacercadasconstataçõesesuascausas,bemcomodaadequaçãodoscritérios,devemsercolhidosaindaemcampo,evitando-semalentendidosqueredundamemdesperdíciodeesforços.

16Fonte:PadrõesdeAuditoriadeConformidadedoTCU,2010.

Usodepapéisdetrabalho

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Cons2tuisériaameaçaàqualidadedaauditoriaanãou2lizaçãosistemá2cade

papéisdetrabalho.Porquê?

Fatosdignosdeatenção,porémalheiosaoescopo

•  Oquefazerquandosedepararcomalgumfatoimportante,porémqueestáforadoescopoprevisto?

•  Opção1:registrarsucintamenteofato(notas,fotografia)erelatá-loaosupervisor,queirádecidirseissodeveserabordadoemoutraaçãodecontrole.

•  Opção2:casoofatoestejamuitopróximodoescopoprevistoepossasecons2tuirnonúcleodeumanovaconstatação,elepodeserabordadopelaauditoria,desdeque:•  houvertempopararecolherevidênciasquepermitamconfirmar

essaconstatação;•  issonãoprejudicaracoletadeevidênciasjáplanejada;•  nessecaso,asmatrizesdecoletaedeanálisedevemser

posteriormenteatualizadas.

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Cul?vandoacredibilidade

Observânciadosprincípiosé2coseprofissionaispelos

auditores

CredibilidadedosauditoresedoDENASUS

•  AcredibilidadedosauditoresdoSNAresultadapercepçãodequeostrabalhossãoconduzidosemconformidadecomtodososprincípiosé2coseprofissionaistratadosnestecurso.

•  Aconfiançaeorespeitopúblicosdeumauditordependeemgrandepartedaimpressãodeixadaporoutrosauditores,dopresenteedopassado.

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Sessão4.2Evidênciaseconstatações

Aofinaldasessão,ospar2cipantesdeverãosercapazesdecaracterizaraconstataçãocombasenoconfrontoentre

evidênciasecritériosdeauditoria,bemcomodeiden2ficaraslimitaçõesimpostaspelasevidênciasparaasustentaçãoda

constatação.

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Constatação:discrepânciaentresituaçãoecritério

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Elementosdaconstatação

Normaoupadrãoqueindicaasituação

idealdoobjeto.

Razãopelaqualasituaçãoocorreu.

Resultado,adversoounão,dasituação

encontrada.

Situaçãorealdoobjetoauditadocaracterizada

porevidências.

Resultadodacomparaçãoentresituaçãoecritério.Podeserconformeounão

conforme.

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Exemplodeconstataçãonº1

Questão AexecuçãodasobrasdaUPA24hnoMunicípiodeAmoreiraobedeceaosprazosregulamentares?

Constatação AtrasonocronogramadaexecuçãodasobrasdaUPA24hnoMunicípiodeAmoreira.

Critério UPA24hnovadeveserconcluídaematé18mesesacontardadatadopagamentodaprimeiraparceladoincen2vofinanceiro(Port.MSnº342/2013,art.21,inc.I).

Evidências InformaçõesefotosregistradasnoSISMOBindicamque,atéadatade11/9/2015,aobra,previstapara10/4/2015,nãohaviasidoconcluída.

Causa Atrasonopagamentoàempreiteiraresponsávelpelaobra.

Efeitos •  termosadi2vosdeprorrogaçãodeprazos;•  deterioraçãodosserviçosexecutados;•  aumentodocustofinaldasobras.

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Exemplodeconstataçãonº2

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Questão AsEquipesdeSaúdedaFamília(ESF)eEquipesdeSaúdeBucal(ESB)estãoatuandocomadequadascondiçõesdetrabalho?

Constatação Indisponibilidadedetransporteparaodesenvolvimentodasa2vidadesexternas.

Critério AsmodalidadesdeAD2eAD3deverãocontarcominfraestruturaespecificamentedes2nadaparaoseufuncionamento,quecontemple(…)veículo(s)paragaran2adalocomoçãodasequipes.(Portarianº2029/2011,art.29).

Evidências Aexistênciadeveículopermanentepararealizaçãodasvisitasfoiobservadaem55,3%dasUnidadesvisitadas;outras42,5%contavamcomveículoeventual/agendado.

Causa InsuficiênciaderecursosparadotaroPSFnomunicípiodosveículosnecessários.

Efeitos Adificuldadede locomoçãodasequipesafetaa regularidadedasvisitasdomiciliares.

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Requisitosdaconstatação

Relevanteparaaauditoria

Apresentadadeformaobje?va

Fundamentadaemevidências

Convincente

Evidênciaesuafonte

Evidência

•  Informaçõesob2dasduranteaauditoriacomoobje2vodedocumentarasituaçãoencontrada,comprovarasconstataçõeserespaldarasconclusõesdaequipe.

Fontedeevidência

•  Fontedeinformaçãodeondefoiob2daaevidência.

•  Exemplos:prontuário,extratobancário,enrtevista,sondagemcomusuário,visitasrealizadasnasunidades,notasfiscais,Apacs,AIHs,atadeConselhodeSaúde.

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EvidênciasxIndícios

•  Indício: discordância entre a situação encontrada e ocritério,queaindanãofoidevidamenteinves2gada,nemestá suficientemente embasado por evidências a pontodecaracterizar-secomoconstataçãodeauditoria.

•  Umavezencontradasevidênciassuficientes,oindíciosetornaconstatação,edeveráserincluídonorelatório.

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Atributosdasevidências

Suficiência

•  Aaplicaçãodetestesresultanaobtençãodeumaouváriasprovasepropiciaumrazoávelgraudeconvencimentoarespeitodarealidadeouveracidadedosfatos.

Adequação

• Ostestesouexamesrealizadossãoapropriadosànaturezaecaracterís2casdosfatosexaminados.

•  Asinformaçõesu2lizadassãoautên2casefidedignas.

Per2nência

• Hácoerênciadaevidênciacomasobservações,conclusõeserecomendaçõesdeauditoria.

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ClassificaçãodasEvidências

•  Física

•  Documental

•  Oral(testemunhal)

•  Analí2ca

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EvidênciaFísica

•  Ob2dapelainspeçãoLsica.

•  Deveserdocumentada:fotografias,amostras,filmes,etc.

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EvidênciaDocumental

•  É o 2po mais comum deevidênciaemumaauditoria.

•  Cons2tuídadedocumentosfornecidospeloauditadoouterceiros.

•  Ex.:oLcios,cartas,relatórios,notasfiscais,contratos,extratosbancáriosecer2dões.

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EvidênciaTestemunhal

•  Ob2da por intermédio deentrevistasouques2onários

•  Valorlimitadocomoprova

•  Fornecepistas

•  Tem de ser confirmada poroutrasevidências

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EvidênciaAnalí?ca

•  Ob2da por meio de cálculos, comparações eraciocíniológicou2lizando-seinformaçõescoletadas.

•  Podem ser apresentadas em planilhas de cálculo equadroscompara2vos,porexemplo.

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Exemplosdefontesdeevidência

•  Originais de oLcios, cartas, relatórios, outrosdocumentosendereçadosàequipedeauditoria

•  Cópias de documentos internos ou externos ao órgão/en2dadeauditado

•  Fotografias,fitasdevídeoouáudio,arquivosmagné2cos

•  Extratosdeentrevista

•  Respostasaques2onários

•  Plani lhas de cálculo, quadros compara2vos,demonstra2vos

•  AmostrasLsicas

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35

•  baseadasemapenasumafonte

•  testemunhaisnãocorroboradaspordocumentoouobservação

•  cujocustodeobtençãonãoatendeacritériosdecusto-beneLcio

•  provenientesapenasdogestoroudaequipedaunidadeauditada

•  cujaúnicafonteteminteressenoresultadodotrabalho

•  ob2dasdeamostrasnão-representa2vas

•  relacionadasaocorrênciaisolada

•  conflitantes

Evidências:principaislimitações

Sessão4.3MatrizdeconstataçõesAofinaldasessão,ospar2cipantesserãocapazesdeconstruiredeavaliaraconsistênciadamatrizdeconstataçõesdeumaauditoriaedeproporajustes.

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Matrizdeconstatações

Papeldetrabalhou?lizadoparasistema?zarasconstataçõeseseuselementos.

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CONSTATAÇÃO CRITÉRIO EVIDÊNCIAS FONTESDEEVIDÊNCIA CAUSAS EFEITOS RECOMENDAÇÕES

Enunciadodaconstatação,deixandoclaraa

irregularida-de,aimpro-priedadeouoproblemadedesempenho.

Legislação,norma,ou

padrãoadotadocomo

referência.

Informaçõescoletadasouob2dascomoresultadodaanálisedessasinformaçõesqueindicama

situaçãoencontradaesustentamasconstatações.

Fontesdeinformaçãopormeiodasquaisforamob2dasasevidências.

Eventosoufatoresquederamcausa

àconstatação.

Consequênciasoupossíveis

consequênciasda

constatação.

Propostasdaequipede

auditoriapararesolvera

situaçãoobjetodaconstataçãoe

introduzirmelhoriasqueimpeçama

repe2çãodesse2pode

constatação.Secabível,deveiden2ficarosresponsáveis.

QUESTÃODEAUDITORIA:…

Matrizdeconstatações-exemplo

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CONSTATA-ÇÃO CRITÉRIO EVIDÊNCIAS FONTESDE

EVIDÊNCIA CAUSAS EFEITOS RECOMENDAÇÕES

Odiagnós2coeoiníciodotratamentodosdoentesdecâncernãotêmsidotempes2vos.

OpacientecomneoplasiamalignatemdireitodesesubmeteraoprimeirotratamentonoSUSematé60diascontadosdodiagnós2coemlaudopatológico(Lei12.732/2012,art.2º).

Otempomédiodeesperaentreadatadodiagnós2coeoiníciodostratamentoséde62e95dias,respec2vamente.Apenas39%dospacientesiniciamtratamentoematé60dias.

DadosdasApacdequimiote-rapiaederadioterapiade2013.

Acapacidadedarededeatençãooncológicaéinsuficienteparaatenderademanda.Déficitde110equipamentosderadioterapia.Inves2mentogovernamentalinsuficienteparaademanda.

Diminuiçãodaschancesdecuraedotempodesobrevidadospacientestratados.Deterioraçãodaqualidadedevidadospacientesduranteostratamentos.

RecomendaràSAS/MSquedesenvolvaplanoparasanarascarênciasexistentesnarededeatençãooncológica,quecontempleaaquisiçãoeinstalaçãodeequipamentosoucontrataçãodosserviçosatéacompletasoluçãodascarênciasexistentes.

QUESTÃODEAUDITORIA:Aestruturadarededeatençãooncológicatempossibilitadoaosdoentesdecânceracessotempes2voeequita2voaodiagnós2coeaotratamento?

Elementosdaconstataçãorequeridos

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Elementodaconstatação

Questãodescri?va

Questãodeconformidade

Questãodedesempenho

Critério Requerido Requerido

Evidência Requerida Requerida Requerida

Causa Desejável Requerida

Efeito Desejável Requerido

U?lidadedamatrizdeconstatações

•  dásuporteaodesenvolvimentodasconstataçõesdemaneiraestruturada;

•  evitalacunasdeinformações;

•  mantémofocodaanálisenoquefoiplanejado;

•  propiciaentendimentouniformepelaequipe;

•  facilitaadiscussãocomsupervisores,gestoreseespecialistas;

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U?lidadedamatrizdeconstatações

•  permiteadequadarevisãodotrabalhoparaassegurarque:•  todasasavaliaçõeseconclusõesestejamsolidamente

suportadasporevidências;

•  todososerros,deficiênciasequestõesrelevantestenhamsidoresolvidos;

•  asrecomendaçõeseconclusõesestejamfundamentadas;

•  evitanecessidadedesolicitarnovasinformaçõesapósencerradaafaseopera2va.

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Erroscomunsnamatrizdeconstatações

Quantoaconstatações•  nãoiden2ficarobje2vamenteadiscrepânciaentresituação

encontradaecritério

•  proporconstataçõesirrelevantesparaoobje2vodaauditoriaà2raofocodasconstataçõesprincipais

•  proporconstataçõesquenãorespondamàsquestõeseestejamforadoescopodaauditoria

•  proporconstataçõessemcritériocorrespondente

•  manterconstataçãosemevidênciasuficiente

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Erroscomunsnamatrizdeconstatações

Quantoaevidências•  nãoiden2ficarclaramenteasituaçãoencontrada

•  indicarevidênciasinúteisouirrelevantesaocumprimentodosobje2vosdaauditoria

•  nãoobterevidênciassuficientesparadarsuporteàsconstatações,ousemconfiabilidadeouvalidade

•  descrevercomoosprocedimentosforamrealizados

•  issodeveestarnametodologia

•  descreverasituaçãosemdaraperspec2vadesuanatureza,extensão,importânciaeperíododeocorrência

•  nãoespecificardeformaprecisaafontedaevidência

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Erroscomunsnamatrizdeconstatações

Quantoacritérios•  nãoindicartodososqueseaplicamàsituaçãoàlimitaa

análise

•  nãoexplicitaradequadamente•  indicaronorma2vo,semlocalizarecomunicaroaspectodonorma2voqueéusadocomocritério

•  desenvolverocritériocominterpretaçõestécnicasoujurídicasprolixas

•  transcrevertrechosdasevidênciasdocumentais

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Erroscomunsnamatrizdeconstatações

Quantoacausas•  nãoiden2ficarcausas,especialmenteemauditoriasde

desempenho

•  causaspoucofundamentadas

•  causasdescritascomopossibilidades/hipóteses

Quantoaefeitos•  nãoiden2ficarefeitosreaisoupotenciais•  nãodimensionarasconsequências(p.ex.valordodano)

paraoórgão/en2dade,oErárioouasociedade

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Erroscomunsnamatrizdeconstatações

Quantoarecomendações•  nãoformularrecomendaçõesparatodasasconstatações

•  formularrecomendaçõesquenãodecorramlogicamentedasconstatações

•  formularpropostascomintensidadeouamplitudedesproporcionalaosefeitos

•  nãoiden2ficarosresponsáveisadequadamente

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Descriçãoadequadadasituaçãoencontrada

•  Descriçãoiniciadacomexpressãoquetraduzaaaçãoouomissãodogestoroudapessoajurídica:

•  Aquisiçãodeequipamentoshospitalares,nosmesesmmemm/aa,comlicitaçãodispensadacombasenoart.24,incisoIV,daLein.º8.666/93,valortotaldeR$Y,pagaemdd/mm/aa,sempreencherosrequisitosdesituaçãoemergencial.

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Sessão4.4RelatóriopreliminarDadaumamatrizdeconstatações,ospar2cipantesdeverãosercapazesdesinte2zar,norelatóriopreliminar,asconstataçõespreliminaresob2dasnostrabalhosdeverificaçãoinloco.

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CiclodeAuditoria:FaseOpera?va

Tarefa

FaseAnalí2ca

Jus2fica2vadoauditado

Monitoramento

Faseopera2va

Demanda

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Relatóriopreliminar(CTAnº11/2014)

•  Elaboradocombasenasconstataçõespreliminaresresultantesdostrabalhosdeverificaçãoinloco.

•  Instrumentoexclusivodeno2ficaçãoaoórgão,ins2tuiçãoouunidadeverificada,eaosagentesindicadoscomoresponsáveis.

•  Baseparaaapresentação,peloauditado,dejus2fica2vasparaasconstataçõesnãoconformes.

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Estruturadorelatóriopreliminar(CTAnº11/2014)

1.  Dadosbásicos

2.  Iden2ficaçãodosdirigentes

3.  Introdução

4.  Metodologia

5.  Constatações

6.  Responsável

7.  No2ficação

8.  Proposiçãodedevolução(seforocaso)

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•  Demandante•  Finalidadeda

auditoria•  Objeto•  Abrangência•  Cronograma •  Origem,obje2voe

escopodaauditoria

•  Visãogeraldoobjeto

•  Constatação•  Evidência•  Fontede

evidência•  Conforme/

nãoconforme

Damatrizdeconstataçõesaorelatório

Comamatrizdeconstataçõesprontaevalidadacomosupervisor,relataras

constataçõesconsisteemtranscreveroconteúdodamatrizedesenvolveraqueles

pontosquerequeiramissoparaseremmelhorcompreendidospeloauditado.

52

Damatrizdeconstataçõesaorelatório

53

constatação

evidências

fontedeevidências

recomendações

Validaçãodorelatóriopreliminar

•  Orelatóriopreliminardeveserrevisadopelaequipeepelosupervisortécnico.

•  Seamatrizdeconstataçõesfoivalidadaanteriormentepelosupervisortécnico,avalidaçãodorelatórioficamuitomaissimples.

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Deve-seevitaraomáximoenviarrelatóriopreliminarsemadevidarevisãoparasolicitarjus2fica2vasdoauditado.

Oauditadodevecompreenderfacilmenteoqueaequipedeauditoriaencontrou,qualafundamentaçãodecadaconstataçãoequaisospontossobreosquaisdevese

pronunciar.