Modul Sim Jilid 1

Download Modul Sim Jilid 1

Post on 24-Jun-2015

825 views

Category:

Documents

6 download

DESCRIPTION

Modul SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ini berisi teori-teori dasar sistem informasi manajemen

TRANSCRIPT

DAFTAR ISIBAB I. PENGENALAN SIM ................................ ................................ ................................ ... - 1 A. B. C. D. DATA ................................ ................................ ................................ .................. - 1 INFORMASI ................................ ................................ ................................ ......... - 2 SISTEM................................ ................................ ................................ ................ - 3 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) ................................ ............................. - 4 -

SOAL-SOAL LATIHAN................................ ................................ ................................ ...... - 5 BAB II. SISTEM INFORMASI ................................ ................................ ............................... - 7 A. B. C. JENIS-JENIS SISTEM ................................ ................................ ............................. - 7 SIKLUS INFORMASI................................ ................................ ............................ - 21 KUALITAS INFORMASI ................................ ................................ ....................... - 23 -

SOAL-SOAL LATIHAN................................ ................................ ................................ .... - 24 BAB III. PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI................................ ................................ . - 25 A. B. Tahap Pengembangan Sistem ................................ ................................ ........... - 25 Aplikasi Sistem Informasi di masyarakat................................ ............................ - 28 -

SOAL-SOAL LATIHAN................................ ................................ ................................ .... - 30 BAB IV. FLOWCHART ................................ ................................ ................................ ...... - 31 A. B.

DEFINISI & JENIS FLOWCHART ................................ ................................ ........... - 31 SIMBOL-SIMBOL FLOWCHART ................................ ................................ ........... - 31 PRINSIP-PRINSIP PEMBUATAN FLOWCHART................................ ...................... - 35 -

C.

CONTOH KASUS................................ ................................ ................................ ........... - 36 DAFTAR PUSTAKA................................ ................................ ................................ ............ - 39 -

MODUL SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

BAB I. PENGENALAN SIM

Tujuan Pembelajaran Khusus : Setelah mempelajari bab ini peserta diklat diharapkan:y

Memiliki satu pengertian mengenai data, informasi, sistem , Sistem Informasi Manajemen dan memahami konsep dasar dari SIM;

y

Mampu mengidentifikasi struktur hirarki tingkatan manajemen dalam pengambilan keputusan

Penerapan pengetahuan akan suatu sistem bukan hanya penting dalam perkuliahan namun untuk peran kita di lingkungan luar, karena tidak ada satupun di dunia ini yang bukan merupakan komponen penyusun suatu sistem.

A. DATAData adalah nilai yang turut merepresentasikan deskripsi dari suatu objek atau kejadian (event). Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat berceritera banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. Data dapat berbentuk simbol-simbol semacam huruf-huruf atau alphabet, angka-angka, bentuk-bentuk suara, sinyal-sinyal, gambar-gambar dan sebagainya.

(belum berarti)

(bentuk yang lebih berarti)

Gambar 1.1 Data yang diolah menjadi informasi

-1-

Disusun oleh: Andi Asnita Novyanti , S.Kom

B. INFORMASIInformasi adalah hasil pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem tersebut menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan yang dibutuhkan oleh orang untuk menambah pemahamannnya terhadap fakta fakta yang ada. Informasi bagi setiap elemen akan berbeda satu sama lain sesuai dengan kebutuhannnya masing-masing. Informasi merupakan hasil pengolahan data atau fakta yang dikumpulkan dengan cara tertentu. Melalui informasi, perusahaan dapat langsung mengetahui keinginan, kebutuhan dan keluhan konsumen. Selain itu, perusahaan juga dapat memantau pergerakan pasar, pesaing, pemasok, dan pertumbuhan konsumen. Tanpa informasi, perusahaan tidak dapat beroperasi dengan lancar dan mengambil keputusan manajerial secara objektif, karena perusahaan tidak dapat mengetahui secara pasti kondisi di lapangan. Di dalam kegiatan suatu perusahaan, misalnya dari hasil transaksi penjualan oleh sejumlah salesman, dihasilkan sejumlah faktur-faktur yang merupakan data dari penjualan tersebut masih belum dapat berceritera banyak kepada manejemen. Untuk keperluan pengambilan keputusan, maka faktur-faktur tersebut perlu diolah lebih lanjut untuk menjadi suatu informasi. Beraneka ragam informasi dapat dihasilkan darinya, misalnya :y

Informasi berupa laporan penjualan tiap-tiap salesman, berguna bagi manajemen untuk menetapkan besarnya komisi dan bonus.

y

Informasi berupa laporan penjualan tiap-tiap daerah, berguna bagi manajemen untuk pelaksanaan promosi dan pengiklanan.

y

Informasi berupa laporan penjualan tiap-tiap jenis barang, berguna bagi manajemen untuk mengevaluasi barang yang tidak atau kurang laku terjual.

y

Dan lain sebagainya.

Dalam menjalankan fungsinya, manajer sangat membutuhkan informasi untuk membuat keputusan, mengelola kompleksitas hubungan antara organisasi dan lingkungannnya, serta menjadikannya sebagai dasar pengendalian. Meskipun informasi sangat penting bagi para manajer, namun tidak semua informasi dapat bermanfaat bagi para manajer. Hal ini tergantung pada tingkatan manajer dalam suatu organisasi.

-2-

M

SIST M I

RM SI M

Gambar 1.2 Piramida Birokrasi Perusahaan

Informasi mengalir bai secara verti al (diantara manajer) dan j ga horizontal (diantara departemen). Informasi pada level manajemen: 1. Top-l v l

jangka panjang, memproyeksikan even -even yang mungkin terjadi di masa depan. 2. Mi -l v l t akan lebih mementingkan t cont ol dan perencanaan,

serta implementasi tujuan jangka panjang. 3. Level Supervi or akan lebih berfokus pada kontrol operasional harian, memonitor even yang berlangsung dalam basis harian dan juga mensupervisi para pekerja.

C. S S

Sistem merupakan kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan. i dalam perusahaan,

yang dimaksud elemenn dari sistem adalah departemen -departemen internal, seperti persediaan barang mentah, produksi, persediaan barang jadi, promosi, penjualan,

keuangan, personalia; serta pihak eksternal seperti supplier dan konsumen yang saling terkait satu sama lain dan membentuk satu kesatuan usaha.

Mengapa kita perlu belajar sistem? 1. Dengan mengerti sistem, maka dapat membentuk pola pikir yang lebih sistematis yang membagi segala kejadian menjadi input, proses dan output yang sangat

"

!

M

#

% '& $

t akan lebih mementingkan gambaran besar dan perencanaan

-3-

bermanfaat baik untuk menemukan permasalahan suatu organisasi atau menemukan solusi yang mungkin diambil. 2. Mengerti proses bisnis manajemen dalam suatu organis bagaimana menghasilkan asi, proses bisnis yang paling efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi.

D. S S

F

AS

A AJ

(S

Sistem Informasi Manajemen adalah kumpulan orang, data, proses, dan teknologi informasi yang berinteraksi untuk m engumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk mendukung suatu organisasi. Sistem Informasi berbeda dengan Teknologi Informasi. Sistem Informasi merupakan semua sumber daya yang diperlukan dalam menyampaikan dan mengolahinformasi dalam suatu organisasi. Sedangkan, Teknologi Informasi adalah semua komponen perangkat keras yang digunakan untuk menjalankan suatu sistem.

Secara teori, komputer tidak harus digunakan didalam SIM, tetapi kenyataannya tidaklah mungkin SIM yang komplek dapat berfungsi tanpa melibatkan elemen komputer. Lebih lanjut, bahwa SIM selalu berhubungan dengan pengolahan informasi yang didasarkan pada komputer (computer-based information processing). Sebuah sistem informasi manajemen mengandung elemen -elemen fisik sebagai berikut: 1. Perangkat keras komputer 2. Perangkat lunak a. Perangkat lunak sistem umum-4-

41

6 2 5343 5 4 1 47 51 43 1

0)

Disusun oleh: Andi Asnit Novyanti, S

om

(

)

MODUL SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

b. Perangkat lunak terapan umum c. Program aplikasi 3. Database (data yang tersimpan dalam media penyimpanan komputer) 4. Prosedur 5. Petugas Pengoperasian Dalam hal penerapan, sebuah subsistem terapan yang lengkap terdiri dari: Program untuk melaksanakan pengolahan komputer, Prosedur untuk membuat terapan menjadi operasional (formulir, petunjuk untuk operator, petunjuk untuk pemakai, dan seterusnya). Subsistem terapan dapat diuraikan dalam bentuk fungsi keorganisasian yang mendukung (pemasaran, produksi, dan sebagainya) atau dalam bentuk jenis kegiatan yang tengah dilaksanakan.

-5-

Disusun oleh: Andi Asnita Novyanti , S.Kom

SOAL-SOAL LATIHAN1. Jelaskan perbedaan antara data dan informasi serta berikan contohnya ? 2. Dengan bahasa saudara sendiri, definisikanlah Sistem Informasi Manajemen ? 3. Uraikanlah pengguna Sistem Informasi Manajemen di sebuah perusahaan ?

-6-

MODUL SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

BAB II. SISTEM INFORMASI

Tujuan Pembelajaran Khusus : Setelah mempelajari bab ini peserta diklat diharapkan:y

Mampu menguraikan jenis-jenis sistem berdasarkan : fungsi dan jenisnya, departemental perusahaan, dan bidang minat perusahaan;

y y

Mampu mengidentifikasi siklus informasi; Mampu mengidentifikasi faktor-faktor yang mempengaruhi kualitas informasi

Sistem informasi dalam suatu pemahaman yang sederhana dapat didefinisikan sebagai satu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa.

A. ENIS- ENIS SISTEMTidak semua data yang mengalir dapat diolah dan digunakan sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan dalam perusahaan. Oleh karena itu dibutuhkan suatu sistem yang dapat mengelola data yang sedang mengalir di dalam dan di luar lingkungan perusahaan. Sistem informasi dalam suatu pemahaman yang sederhana dapat didefinisikan sebagai satu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Sistem Informasi SI dikelompokkan ke dalam beberapa kategori sesuai fungsi dan jenis dukungannya pada organisasi : 1. Sistem Pemrosesan Transaksi (SPT) Mensubstitusikan pemrosesan berbasis komputer dari pencatatan manual, berhubungan dengan proses rutin yang telah terstruktur termasuk aplikasi pencatatan. Contohnya: Terdapat pada sistem informasi akuntansi yang mengontrol setidaknya 6 aktivitas:y y

Pemrosesan sales order pencatatan pesanan dari konsumen Account Recie ables memperlihatkan uang yang masih tertahan di kustomer (uang piutang)

9

8

8

-7-

Disusun oleh: Andi Asnita Novyanti , S.Kom

y

Sistem pembelian dan in entory ketersediaan perlengkapan dan barang jadi dan barang-barang persediaan dan servis yang telah dibeli

y y y

Account payable menunjukan hutang Pembayaran menunjukkan cek, pembayaran gaji, tunjangan, dll. Buku besar menunjukkan semua transaksi di atas

2. Sistem Informasi Manajemen (SIM) SIM adalah sebuah kelengkapan pengelolaan dari proses-proses yang menyediakan input yang digunakan dalam proses penentuan keputusan manajerial, berfungsi untuk mendukung situasi pengambilan keputusan yang terstruktur dimana kebutuhan informasi dapat diantisipasi. Sistem informasi manajemen membutuhkan sistem manajemen database untuk mengintegrasikan database kepada departemendepartemen yang berbeda. Sebuah SIM dapat mengeluarkan laporan yang berbeda-beda:y y

Laporan periodic dikeluarkan dengan interval yang regular Exception report menunjukan even-even yang belum diperhitungkan sebelumnya

y

Laporan permintaan dikeluarkan pada saat dibutuhkan (on-demand) Sistem pendukung pengambilan keputusan kelompok adalah sistem berbasis

3. Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan (SPKK)

komputer yang interaktif, yang membantu pengambil keputusan dalam menggunakan data dan model untuk menyelesaikan masalah yang tidak terstruktur. SPKK menyediakan informasi kepada manajer yang harus membuat keputusan dalam situasi-situasi tertentu, mendukung pengambil keputusan dalam situasi yang tidak terstruktur dengan baik. DSS (decision support system) terdiri dari pengguna, software, database, dan model pengambilan keputusan yang memberikan sistem tersebut kemampuan analitis. Ada dua tipe DSS yang dikenal, yaitu: Model-dri en DSS dan Data-dri en DSS. Jenis DSS yang pertama merupakan suatu sistem yang berdiri sendiri terpisah dari sistem informasi organisasi secara keseluruhan. DSS ini sering dikembangkan langsung oleh masing-masing pengguna dan tidak langsung dikendalikan dari divisi sistem informasi. Kemampuan analisis dari DSS ini umumnya dikembangkan berdasarkan model atau teori yang ada dan kemudian dikombinasikan dengan tampilan pengguna yang membuat model ini mudah untuk digunakan.-8-

A

A

@

MODUL SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Contoh dari model-dri en DSS ini yang dipergunakan di perusahaan pelayaran yaitu

oyage

estimating

kemampuan/kapabilitas untuk menghitung rincian pelayaran baik untuk masalah keuangan maupun perhitungan teknis. Penghitungan aspek keuangan meliputi biaya untuk pelayaran (bahan bakar, upah pekerja, dan modal yang dibutuhkan), tarif angkut untuk berbagai tipe pengiriman kargo, dan biaya pelabuhan. Rincian teknis meliputi factor-faktor yang berhubungan dengan masalah pelayaran, seperti: kapasitas kargo, kecepatan, jarak, konsumsi bahan bakar dan kebutuhan air, serta pola bongkar muat. Sistem ini dapat menjawab berbagai pertanyaan, seperti: Kapal mana yang digunakan untuk memberikan keuntungan yang maksimum? Berapa kecepatan optimal yang dapat memaksimumkan keuntungan? Apa tipe dari bongkar muat yang optimal? DSS ini dapat dioperasikan dalam sebuah desktop komputer yang menyajikan sistem menu yang membuat pengguna mudah untuk memasukkan data atau mendapatkan informasi. Jenis DSS yang kedua, data-dri en DSS, menganalisis sejumlah besar data yang ada atau tergabung di dalam sistem informasi organisasi. DSS ini membantu untuk proses pengambilan keputusan dengan memungkinkan para pengguna untuk mendapatkan informasi yang bermanfaat dari data yang tersimpan di dalam database yang besar. Banyak organisasi atau perusahaan mulai membangun DSS ini untuk memungkinkan para pelanggannya memperoleh data dari website-nya atau data dari sistem informasi organisasi yang ada. DSS banyak diterapkan di organisasi-organisasi yang sudah mapan. Banyak cara yang digunakan untuk menerapkan DSS untuk membantu mempertajam proses pengambilan keputusan. Kapabilitas yang melekat pada DSS sangat membantu organisasi-organisasi yang menggunakannya untuk memungkinkan terciptanya koordinasi proses kegiatan baik internal maupun eksternal dengan cara yang lebih akurat. Berikut beberapa contoh organisasi atau perusahaan yang memanfaatkan DSS dalam aktivitas operasi atau usaha yang dilaksanakan:Tabel Perusahaan pengguna DSS Jenis Industri Industri Asuransi Tujuan Penerapan DSS Menentukan p la penutupan asuransi dan deteksi

C

B

B

decision

support

systems.

DSS

ini

mempunyai

-9-

Disusun oleh: Andi Asnita Novyanti , S.Kom

kemungkinan kecurangan (fraud). Industri Perbankan Memperbarui profil atau data nasabah. Menentukan kebutuhan persediaan bahan baku Perusahaan Manufaktur yang paling optimal dan efisien. Meningkatkan target pelanggan melalui direct mail Usaha Ritel marketing. Perkereta-apian Menentukan rute dan jadwal perjalanan . Mengevaluasi lokasi drilling /pengeboran minyak Perminyakan dan as atau gas alam yang potensial . Menetukan jadwal penerbangan dan peramalan Industri Penerbangan potensial penumpang. Departemen Pertahanan Membuat analisis kontrak pertahanan.

Pertumbuhan volume kegiatan/transaksi secara elektronis yang meningkat tajam telah mendorong banyak organisasi untuk mengembangkan DSS di mana pelanggan dan pegawai dapat mengambil manfaat dari sumber-sumber informasi yang tersedia di internet dan kapabilitas dari website yang memungkinkan komunikasi untuk berbagai aktivitas (lihat Gambar Website BCA).

- 10 -

MODUL SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Gambar Website BCA

DSS yang didasarkan pada web dan internet dapat mendukung pengambilan keputusan dengan menyajikan akses on-line terhadap berbagai database dan informasi dengan menggunakan perangkat lunak untuk analisis data. Beberapa DSS memang difasilitasikan untuk membantu manajemen, namun tersedia pula DSS yang mampu untuk menarik pelanggan dengan cara menyediakan berbagai informasi dan alat yang dapat membantu mereka untuk mengambil keputusan pada saat mereka menyeleksi jasa dan produk. Dewasa ini, banyak orang lebih menggunakan informasi yang banyak tersedia dari sumber-sumber yang ditawarkan untuk membantu mengambil keputusan membeli sesuatu, misal: keputusan untuk membeli mobil atau komputer, sebelum berinteraksi langsung dengan petugas penjualannya. Customer decisionsupport systems (CDSS) sangat membantu pelanggan yang ada atau potensial dalam proses pengambilan keputusan. Banyak orang tertarik dalam melakukan proses pembelian barang atau jasa menggunakan mesin pencari internet (search engines) atau on-line catalogs, web directories, e-mail, atau alat-alat lainnya untuk menentukan lokasi informasi yang dibutuhkan dalam rangka membantunya dalam proses pengambilan keputusan. Banyak organisasi atau perusahaan telah

mengembangkan website untuk anggota atau pelanggannya yang ada dan potensial di mana berbagai informasi, model,- 11 -

Disusun oleh: Andi Asnita Novyanti , S.Kom

atau alat-alat analisis lain disediakan untuk mengevaluasi alternatif untuk memudahkan pengambilan keputusan yang akan dilakukannya. Web-based DSS telah menjadi sesuatu yang populer dan sangat memberikan manfaat yang besar bagi para anggota atau pelanggan yang dituju organisasi atau perusahaan tersebut. Dari uraian di atas mengenai DSS, maka beberapa karakteristik dan kapabilitas DSS yang dapat diidentifikasi adalah sebagai berikut: Sistem ini memberikan dukungan bagi pengambil keputusan, terutama dalam situasi semi-terstruktur atau tidak-terstruktur. Sistem ini memberikan dukungan untuk berbagai tingkatan manajemen, mulai dari tingkat manajemen puncak hingga ke tingkat manajemen yang paling bawah dan para pegawai lainnya. DSS memberikan dukungan untuk beragam tipe dan proses pengambilan keputusan yang harus dilakukan. DSS dapat beradaptasi terhadap waktu dan fleksibel; pengguna dapat menambah, menghapus, mengkombinasikan, mengubah, atau menata kembali elemen-elemen dasar. Tampilan DSS akrab dengan pengguna, memiliki kapabilitas yang besar, dan dirancang agar dapat interaktif sehingga mudah untuk digunakan. DSS mampu untuk meningkatkan efektivitas pengambilan keputusan dengan fokus pada keakuratan, ketepatan waktu, dan kualitas hasil, serta mengefisiensikan biaya dalam proses pengambilan keputusan. Pengambil keputusan memiliki kendali yang lengkap atas seluruh langkah proses pengambilan keputusan dalam pemecahan masalah. Pengguna-akhir mampu mengkonstruksi dan memodifikasi sistem yang sederhana oleh mereka sendiri. Sedangkan untuk sistem yang lebih besar, biasanya dapat dibangun dengan dukungan dari spesialis sistem informasi. DSS biasanya menggunakan model-model dalam analisis situasi pengambilan keputusan yang mudah untuk dioperasikan oleh pengguna. 4. Sistem Support Eksekutif (SSE) / Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan Eksekutif Istilah eksekutif dalam pembahasan ini diterapkan untuk pengertian yang agak bebas. Tidak terdapat suatu garis batas yang jelas memisahkan eksekutif dari par a pimpinan atau manajer lain. Istilah ini digunakan untuk mengidentifikasi manajer pada tingkat atas dari hierarki organisasi yang berpengaruh kuat dalam sebuah- 12 -

MODUL SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

institusi/lembaga/departemen. Dalam sistem pendukung pengambilan keputusan eksekutif istilah executi e support system (ESS) sering dipertukarkan dengan executi e information system (EIS). Namun, ada juga yang membedakan keduanya. Jika dibedakan, EIS sering didefinisikan sebagai sistem informasi berbasis komputer yang menyajikan kebutuhan informasi eksekutif puncak. Sistem ini memberikan akses cepat atas informasi dan laporan manajamen. Di sisi lain, ESS adalah sistem pendukung komprehensif yang mempunyai kemampuan lebih dari EIS. ESS menyangkut juga sistem komunikasi, otomatisasi kantor, dukungan analisis, dan intelejensia. ESS dibangun terutama untuk menyajikan gambaran operasional suatu organisasi; melayani kebutuhan informasi eksekutif puncak; menyajikan tampilan yang akrab di pengguna, sesuai dengan tipe keputusan individu, menyajikan penelusuran dan pengendalian yang tepat waktu dan efektif; menyajikan akses cepat atas informasi rinci dengan teks, angka, atau grafik; mengindentifikasikan masalah; serta menyaring, mengkompres, dan melacak data dan informasi kritikal. Karakteristik utama yang dimiliki ESS adalah kemampuan melihat rincian, menginformasikan faktor keberhasilan kritikal (critical success factors), akses status, analisis, pelaporan eksepsi (exception reporting), penggunaan warna, navigasi informasi, dan komunikasi. Satu kemampuan utama ESS adalah kemampuan menyajikan data rinci atas informasi ringkas. Sebagai contoh, seorang eksekutif puncak dapat memantau kemajuan fisik proyek pembangunan gedung dari waktu ke waktu bahkan sampai ke detail pekerjaan yang sedang dikerjakan. Kemudian jika terjadi suatu rencana penyelesaian pekerjaan yang tidak sesuai jadwal langsung dapat dicari penyebabnya, dengan ESS, sang eksekutif tersebut dapat melihat peta jalur distribusi bahan baku sampai ke lokasi, dan faktor penghambat dapat segera diidentifikasi. Faktor keberhasilan kritikal dapat dimonitor dengan lima tipe informasi, yaitu narasi masalah kritikal, diagram penjelas, keuangan tingkat puncak, faktor kunci, dan laporan pertanggungjawaban terinci. Dengan status akses, top eksekutif dapat memantau data atau laporan terakhir mengenai indikator kunci melalui jaringan kapan saja. Pemantauan dapat dilakukan secara harian atau setiap jam (lihat Gambar di bawah ini).

D

D

- 13 -

Disusun oleh: Andi Asnita Novyanti , S.Kom

Gambar Monitoring data atau laporan terkhir Kemampuan analisis kebanyakan dimiliki oleh ESS. Top eksekutif dapat menggunakan ESS untuk melakukan analisis sesuai dengan kebutuhannya. Analisis dapat dilakukan oleh top eksekutif dengan menggunakan fungsi yang sudah ada, mengintegrasikan sistem lain dengan ESS, atau analisis dengan menggunakan agen intelejen. Dengan adanya pelaporan eksepsi, top eksekutif dapat memberikan perhatian khusus atas perbedaan yang terjadi dengan standar yang ada. Dengan pelaporan ini, top eksekutif dapat memfokuskan perhatiannya pada suatu keadaan atau kinerja yang buruk. Hal-hal kritis, dengan ESS, disajikan tidak saja dalam angka-angka, tetapi juga dengan warna. Misalnya, hijau menunjukkan kondisi baik, kuning untuk peningatan, dan merah untuk menggambarkan kondisi yang buruk. Kemampuan navigasi informasi adalah kemampuan untuk menjelajah informasi berbagai data secara mudah dan cepat. Untuk meningkatkan kemampuan ini, dapat digunakan hypermedia (yang merupakan pengembangan dari teknologi hypertext). Sistem komunikasi sangat dibutuhkan oleh top ekskutif. Dalam ESS, sistem komunikasi dapat mengirim atau menerima e-mail, mengirim laporan untuk mendapatkan perhatian seseorang, memanggil rapat, atau mem berikan komentar ke suatu kelompok diskusi di Internet. 5. Expert Support System (ESS) ESS adalah sebuah program komputer yang menggunakan data dan aturanaturan tertentu untuk menyerupai keputusan yang mungkin dibuat oleh pakar. Sistem- 14 -

MODUL SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

ini didesain untuk mendukung penggunanya dengan merekomendasikan keputusan yang spesifik, merekomendasikan aksi, atau membuat prediksi. Para ahli atau pakar biasanya memiliki pengetahuan (knowledge) dan pengalaman khusus untuk masalah tertentu. Mereka paham betul alternatif pemecahan, kemungkinan keberhasilannya, serta keuntungan dan kerugian yang mungkin timbul. Mereka biasanya digunakan oleh instansi untuk memberi nasehat atas masalah tertentu, seperti pada Departemen Pertahanan masalah pembelian peralatan militer yang teknologinya canggih, penyelesaian tuntutan pembubaran Bisnis TNI, perampingan/reorganisasi departemen, dan strategikomunikasi dengan media massa. Makin tidak terstruktur masalahnya, makin spesialis nasehat yang dibutuhkan dari mereka. Expert systems (ES) mencoba untuk meniru pengetahuan pakar tersebut. Sistem ini biasanya digunakan jika organisasi harus memberikan keputusan atas suatu masalah yang kompleks. Secara khusus, ES adalah paket komputer untuk memecahkan atau mengambil keputusan atas suatu masalah spesifik atau terbatas, yang kemampuan pemecahannya dapat sama atau melebihi suatu tingkat kemampuan seorang pakar. Ide dasar di balik ES, yang merupakan teknologi intelejensia buatan terapan, sebenarnya sederhana, yaitu memindahkan keahlian seorang atau beberapa orang pakar ke komputer. Pengetahuan pakar ini kemudian disimpan dalam komputer. Pengguna tinggal memanggil komputer untuk meminta saran yang dibutuhkan dapat melakukan inferensi (inference) agar sampai kepada suatu simpulan khusus. Karena itu, seperti seorang konsultan, sistem ini dapat memberikan saran kepada seseorang yang bukan pakar dan jika diperlukan juga dapat menjelaskan logika di belakang sarannya tersebut. ES bisa dibagi dalam dua bagian: lingkungan pengembangan (de elopment en ironment) dan lingkungan konsultasi (consultation en ironment). Lingkungan pengembangan digunakan oleh pengembang ES untuk membangun komponen komponen ES dan menempatkan pengetahuan (knowledge) pada basis pengetahuan (knowledge base). Lingkungan konsultansi digunakan oleh non-pakar untuk memperoleh pengetahuan dan nasehat para pakar yang disimpan di sistem. Tiga komponen utama yang biasanya ada dalam ES adalah basis pengetahuan, mesin inferensi (inference engine), dan tampilan pengguna (user interface). Namun demikian, secara umum, suatu ES mengandung komponen-komponen berikut: 1. Subsistem pemerolehan pengetahuan (knowledge acquisition sub system).- 15 -

E

E

E

Disusun oleh: Andi Asnita Novyanti , S.Kom

Pemerolehan

pengetahuan keahlian

adalah

pengumpulan, masalah

pemindahan, para pakar

dan atau

pentransformasian

pemecahan

pendokumentasian sumber-sumber pengetahuan ke program komputer yang digunakan untuk mengkonstruksikan atau memperluas basis pengetahuan. Karena pemerolehan pengetahuan dari para pakar adalah pekerjaan yang kompleks, biasanya dibutuhkan perantara, yaitu teknisi pengetahuan (knowledge engineer). 2. Basis pengetahuan. Basis pengetahuan mengandung pengetahuan yang diperlukan untuk memahami, memformulasikan, dan memecahkan masalah. Basis ini terdiri dari dua elemen utama, yaitu fakta dan kela iman (rule). Informasi dalam basis pengetahuan dimuat dalam program komputer melalui suatu proses yang disebut representasi pengetahuan (knowledge representation). 3. Mesin inferensi. Otak dari sistem pakar adalah mesin inferensi, yang juga dikenal sebagai stuktur pengendali (control structure) atau penginterpretasi kela iman (rule interpreter). Mesin inferensi biasanya memiliki tiga elemen utama, yaitu suatu penginterpretasi (interpreter), penjadwalan (scheduler), dan penegak konsistensi (consistency enforcer). 4. Pengguna. 5. Tampilan pengguna. 6. Papan belakang (ruang kerja). Papan belakang adalah suatu area memori kerja untuk menguraikan kondisi yang ada, yang ditentukan oleh data masukan. 7. Subsistem penjelasan (penjustifikasi). Subsistem ini dapat menelusuri tanggung jawab atas simpulan-simpulan yang diberikan kepada sumbernya. Biasanya, secara interaktif, subsistem ini menjawab pertanyaan seperti: Kenapa suatu pertanyaan diajukan oleh ES? Bagaimana suatu simpulan dicapai? Kenapa alternatif tertentu justru ditolak? 8. Sistem pengurai pengetahuan (knowledge refining system). Sistem ini menganalisis pengetahuannya sendiri dan penggunaannya, belajar dari ini, dan meningkatkannya untuk konsultasi berikutnya.

6.

Work Group Support System WGSS

- 16 -

MODUL SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

WGSS adalah sistem otomatis yang diarahkan untuk membuat pekerja semakin produktif dengan mengubah struktur dan aktifitas dari kantor dan juga work group lainnya.

Jenis-jenis SIM Berdasarkan Departemental Perusahaan

Beberapa jenis SIM departemental yang telah dikembangkan hingga saat ini, antara lain : 1. SI Akuntansi. Sistem ini menyediakan informasi baik berupa general ledger, neraca maupun laporan rugi laba berdasarkan transaksi keuangan yang terjadi. 2. SI Pemasaran. Sistem ini menyediakan informasi untuk promosi dan kegiatan pemasaran lainnya serta tingkat penjualan dari masing-masing daerah atau segmentasi tertentu. 3. SI Penjualan. Sistem ini menyediakan informasi penjualan harian, mingguan, bulanan, triwulan, semesteran dan tahunan dari masing-masing jenis barang dan supplier secara rinci. SI ini terkait erat dengan sistem persediaan barang, karena setiap penjualan akan mengurangi persediaan barang. 4. SI Distribusi. Sistem ini terkait erat dengan departemen penjualan. Sistem ini akan menyediakan informasi tentang distribusi barang ke berbagai outlet yang ada, penjadwalan distribusi dari masing-masing item barang dan jadwal pengiriman barang langsung kepada konsumen. 5. SI Persediaan Barang. Sistem ini terdiri dari dua macam, yaitu persediaan bahan baku dan barang jadi. Sementara itu, di sejumlah perusahaan juga membedakan untuk persediaan barang jadi, yaitu berdasarkan tempatnya di gudang atau di show room. Melalui SI, dapat diperoleh informasi yang rinci tentang item-item barang yang tersedia, dari mana suppliernya, berapa barang yang rusak, berapa yang retur dan berapa yang harus disorder lagi, serta berapa banyak yang telah kadaluarsa. 6. SI Pembelian.

- 17 -

Disusun oleh: Andi Asnita Novyanti , S.Kom

Sistem ini akan menyediakan informasi lengkap tentang jenis dan berapa jumlah barang yang akan dibeli, siapa suppliernya dan harga pokoknya. Sistem ini terkait erat dengan sistem persediaan barang, karena setiap terjadi pembelian, maka akan menambah persediaan barang. 7. SI Personalia. Sistem ini akan menyediakan informasi lengkap tentang jumlah dan tentang staf yang ada di perusahaan. Berapa gaji, tunjangan jabatan, masa kerja, pajak dan bonus-bonus yang diperoleh baik oleh karena prestasi maupun lembur. 8. SI Penelitian dan Pengembangan. Sistem ini akan menyediakan informasi secara rinci tentang kegiatan departemen penelitian dan pengembangan, penjadwalan penelitian-penelitian yang akan dilakukan, siapa yang akan terlibat dalam penelitian, dan bahan-bahan kebutuhan pokok untuk penelitian tersebut. 9. SI Analisis Kredit. Sistem ini dibangun dalam perusahaan yang memberikan fasilitas kredit dalam penjualan produk-produknya, seperti kendaraan bermotor, mesin cuci, lemari es, televisi, dan lain-lain. Sistem ini akan menghasilkan informasi lengkap tentang kredit jatuh tempo, besarnya angsuran, pelunasan kredit, dan informasi lainnya.

Semua SI tersebut dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada semua manajer departemen terkait agar dapat melakukan kontrol dan membuat perencanaan selanjutnya atau mengambil keputusan-keputusan seperti berapa banyak bahan baku yang akan dibeli untuk triwulan pertama, dan sebagainya.

Jenis-jenis SIM Berdasarkan Bidang Minat Perusahaan

1. Sistem Informasi Registrasi dan Pembayaran Biaya Kuliah Sistem ini dibangun untuk melakukan pencatatan dan menyajikan informasiinformasi yang berkaitan dengan pengambilan jumlah mata kuliah dan sistem kredit semester yang dilakukan oleh para mahasiswa. 2. Sistem Informasi Supermarket- 18 -

MODUL SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Sistem ini dibangun untuk meningkatkan kontrol baik terhadap tingkat pembelian, persediaan barang maupun omset supermarket tersebut. 3. Sistem Informasi Rumah Sakit Sistem ini sangat kompleks karena harus dapat melakukan pencatatan transaksi mulai dari pemeriksaan dokter, laboratorium, pemondokan, apotek, dan poliklinik untuk obat jalan, serta fasilitas-fasilitas tambahan seperti infus, operasi, dan lain sebagainya. Titik kritis dalam pembentukan SI ini adalah pada pemodelan database-nya yang kompleks dan besar. 4. Sistem Informasi Perhotelan Sistem ini akan menyediakan laporan tentang banyaknya tamu yang menginap, lama menginap, tingkat hunian, dan banyaknya fasilitas yang digunakan oleh tamu tersebut. 5. Sistem Informasi Perpustakaan Sistem ini sebenarnya tidak begitu rumit, hanya saja jumlah data yang dimasukkan sangat besar.

Perkembangan Sistem Informasi

SI memainkan peran kritis dalam perusahaan-perusahaan. Pada mulanya SI digunakan untuk meningkatkan kualitas manajerial, sehingga sering disebut Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang kemudian dikembangkan terus seiring dengan perkembangan TI. Adapun tahapan perkembangan tersebut adalah sebagai berikut :

1. Sistem Informasi Tradisional SI dioperasikan dan dikelola secara semi-manual. Konsumen yang membeli barang akan menyerahkan barang belanjaannya kepada kasir yang akan mencatat jenis barang dan biaya satuanya. Setelah dilakukan penjumlahan secara keseluruhan, maka konsumen akan diberi kwitansi tanda pembayaran. Selanjutnya kasir akan menyusun laporan penjualan harian untuk diserahkan ke bagian keuangan yang akan melakukan pemrosesan data penjualan menjadi ikhtisar penjualan dan laporan rugi laba yang selanjutnya diserahkan kepada pimpinan. SI ini beroperasi secara lambat, sehingga sering kali pimpinan mengambil keputusan hanya berdasarkan data asumsi atau perkiraan. Sementara data asli sedang- 19 -

Disusun oleh: Andi Asnita Novyanti , S.Kom

berproses. Disamping itu, keakuratan informasi yang dihasilkan juga masih diragukan. Kondisi ini akan berakibat buruk terhadap perkembangan perusahaan. 2. Sistem Informasi Berbasis Komputer Perkembangan yang sangat menggembirakan, ketika teknologi komputer dapat digunakan untuk mendukung penciptaan SI. Keuntungan utama dari pemanfaatan teknologi ini adalah waktu untuk menghasilkan informasi lebih singkat, di samping birokrasi dapat dikurangi, komputer juga memiliki kemampuan proses yang sangat cepat untuk menghasilkan informasi dengan tingkat keakuratan yang tinggi. 3. Sistem Informasi Berbasis Jaringan Perkantoran Berbagai upaya akan terus dicari dan diusahakan oleh perusahaan untuk meningkatkan profit. Melalui pembangunan SI berbasis komputer, perusahaan telah dapat meningkatkan profit melalui kecepatan dalam layanan transaksi. Namun perkembangan teknologi komputer kini telah memungkinkan untuk dibentuknya suatu jaringan perkantoran, sehingga transaksi dapat dilakukan di berbagai tempat yang berbeda dengan pusat pengolahan datanya. Melalui jaringan komputer perkantoran, perusahaan dimungkinkan untuk membuka sejumlah tempat transaksi, sehingga dapat meningkatkan profit dalam jumlah yang sangat besar. Sementara itu, biaya untuk penyusunan laporan dapat dipangkas, mengingat laporan dapat diperoleh secara online.4. Sistem Informasi Lintas Platform

Sebuah revolusi teknologi telah memungkinkan untuk memperluas daerah kerja dan transaksi bisnis. Teknologi baru yang merupakan gabungan antara teknologi komputer dan telekomunikasi tersebut dikenal dengan nama Teknologi Komunikasi Data. Dalam perkembangan selanjutnya, lahirlah sebuah teknologi internet yang dapat menghubungkan komputer di seluruh dunia. Dewasa ini, teknologi itu telah dieksplorasi untuk berbagai kepentingan, khususnya untuk meningkatkan margin profit bagi perusahaan. Hasil eksplorasi teknologi internet telah menghasilkan suatu model Sistem Informaasi Lintas Platform (SILP) yang mendukung bisnis baru yang dikenal dengan sebutan e-Business, yang merupakan suatu istilah yang digunakan untuk memberi nama pada kegiatan bisnis yang dilakukan melalui Internet.

- 20 -

MODUL SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

SILP ini tampaknya akan menjadi model sistem informasi masa depan, karena melalui sistem ini perusahaan dapat dengan mudah mengintegrasikan aliran informasi trans-departemental-regional-nasional dan enterprise.

Pihak yan t libat dalam SI

Siapa saja stakeholders dalam SI? Pemilik sistem (system owners) Pemakai sistem (system users): internal & eksternal Perancang sistem (system designers) Pembangun sistem (system builders) Analis sistem & manajer proyek (system analysts and project managers)

B. SIKLUS INFORMASIInformasi menjadi penting, karena berdasarkan informasinya itu para pengelola dapat mengetahui kondisi obyektif perusahaannya. Informasi disajikan dalam bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan yang dibutuhkan untuk menambah wawasan bagi pemakainya guna mencapai tujuan. Sebagai contoh, data berupa nama karyawan, jumlah jam kerja, dan lain sebagainya. Jika banyaknya jam kerja dikalikan dengan besarnya upah per jam, maka akan diperoleh gaji kotor. Jika seluruh gaji kotor tersebut dijumlahkan, maka akan diperoleh total gaji kotor. Setelah pemrosesan dilakukan terhadap data, maka akan diperoleh informasi yang dapat mengungkapkan tentang gaji kotor per karyawan dan total biaya gaji yang harus disediakan oleh perusahaan. Informasi tersebut diperlukan sebagai dasar pertimbangan para pengelola organisasi dalam mengambil keputusan manajerial dan strategis. Pengelolaan data menjadi informasi itu merupakan suatu siklus, yang terdiri dari tahap-tahap sebagai berikut : 1. Pengumpulan data. Pada tahap ini dilakukan suatu proses pengumpulan data yang asli dengan cara tertentu, seperti sampling, data transaksi, data warehouse, dan lain sebagainya yang biasanya merupakan proses pencatatan data ke dalam suatu file. 2. Input.

- 21 -

Tahap ini merupakan proses pemasukan data dan prosedur pengolahan data ke dalam komputer melalui alat input seperti keyboard. Prosedur pengolahan data itu merupakan urutan langkah untuk mengolah data yang ditulis dalam suatu bahasa pemrograman yang disebut program.

PENGUMPULAN DATA

DISTRIBUSI

Gambar Siklus Informasi

3. Pengolahan data. Tahap ini merupakan tahap dimana data diolah sesuai dengan prosedur yang telah dimasukkan. Kegiatan pengolahan data ini meliputi pengumpulan data, klasifikasi (pengelompokan), kalkulasi, pengurutan, penggabungan, peringkasan baik dalam bentuk table maupun grafik, penyimpanan dan pembacaan data dari tempat penyimpan data. 4. Output Hasil pengolahan data akan ditampilkan pada alat output seperti monitor dan printer sebagai informasi. 5. Distribusi. Setelah proses pengolahan data dilakukan, maka informasi yang dihasilkan harus segera didistribusikan. Proses pendistribusian ini tidak boleh terlambat dan harus diberikan kepada yang berkepentingan, sebab hasil pengolahan tersebut akan menjadi bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan atau menjadi data dalam pengolahan data selanjutnya.- 22 -

GF

Disusun oleh: Andi Asnita Novyanti, S

om

INPUT

PENGOLAHAN DATA

OUTPUT

MODUL SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

C. KUALITAS INFORMASITidak semua informasi berkualitas. Oleh karena itu, sudah seharusnya dilakukan penyaringan terhadap informasi yang beredar atau yang dapat ditangkap. Kualitas ditentukan oleh beberapa faktor, yaitu : 1. Keakuratan dan teruji kebenarannya Artinya informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan, tidak bias dan tidak menyesatkan. Kesalahan-kesalahan itu dapat berupa kesalahan perhitungan maupun akibat gangguan (noise) yang dapat mengubah dan merusak informasi tersebut. 2. Kesempurnaan informasi Untuk mendukung factor pertama di atas, maka kesempurnaan informasi menjadi factor penting, dimana informasi disajikan lengkap tanpa pengurangan, penambahan atau pengubahan. 3. Tepat waktu Informasi harus disajikan secara tepat waktu, mengingat informasi akan menjadi dasar dalam pengambilan keputusan. Keterlambatan informasi akan mengakibatkan kekeliruan dalam pengambilan keputusan. 4. Relevansi Informasi akan memiliki nilai manfaat yang tinggi, jika informasi tersebut diterima oleh mereka yang membutuhkan, dan menjadi tidak berguna jika diberikan kepada mereka yang tidak membutuhkan. 5. Mudah dan murah Kini, cara dan biaya untuk memperoleh informasi juga menjadi bahan pertimbangan tersendiri. Bilamana cara dan biaya untuk memperoleh informasi sulit dan mahal, maka orang menjadi tidak berminat untuk memperolehnya, atau mencari alternati f subsitusinya. Biaya mahal yang dimaksud di sini , jika bobot informasi tidak sebanding dengan biaya yang harus dikeluarkan. Dan melalui teknologi internet, kini orang atau perusahaan dapat memperoleh informasi dengan mudah dan murah.

- 23 -

Disusun oleh: Andi Asnita Novyanti , S.Kom

SOAL-SOAL LATIHAN1. Apa yang dimaksud dengan Sistem Informasi? 2. Sebutkan jenis-jenis Sistem Informasi berdasarkan fungsi dan jenis dukungannya pada organisasi?3.

Apakah yang membedakan Sistem Pakar/Expert System (ES) dengan Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan Eksekutif/Executi e Support System (ESS)?

4. Sebutkan Jenis-jenis SIM Berdasarkan Departemental Perusahaan?5.

Uraikanlah

contoh

penerapan

Sistem

Pendukung

Eksekutif/Executi e Support System (ESS) pada instansi pemerintah baik pusat maupun daerah yang sudah sangat la im digunakan di Indonesia?6. 7.

Sebutkan 5 faktor yang menentukan kualitas suatu informasi? Proses penyusunan data dalam sebuah urutan tertentu dilakukan di tahap mana dalam siklus informasi?

- 24 -

H

Pengambilan

Keputusan

I

MODUL SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

BAB III. PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASITujuan Pembelajaran Khusus : Setelah mempelajari bab ini peserta diklat diharapkan:y

Mampu menjelaskan tentang daur hidup dari pengembangan sistem, khuusunya analisa dan perancangan sistem;

y

Mampu memberikan contoh aplikasi SI di masyarakat.

Pengembangan sistem informasi manajemen dilakukan melalui beberapa tahap, dimana masing-masing langkah menghasilkan suatu yang lebih rinci dari tahap sebelumnya.

A. Tahap Pengembangan SistemTahap dari pengembangan sistem adalah sebagai berikut: 1. Investigasi awal 2. Analisa sistem 3. Desain sistem 4. Pengembangan sistem 5. Pelatihan dan implementasi sistem 6. Perawatan sistem

A. Investigasi awal Investigasi awal akan menentukan kebutuhan apa saja yang diperlukan bagi sistem informasi yang baru. Tugasnya: a. Mendefinisikan problem, informasi apa yang dibutuhkan dan oleh siapa, kapan b. Menyarankan sistem alternatif c. Mempersiapkan laporan singkat kepada tim manajemen

B. Analisa sistem, data dikumpulkan tentang sistem yang sudah ada Tugasnya: a. Mengumpulkan data, menggunakan teknik observasi, inter iew,

questionnaire dan melihat pada dokumen-dokumen yang telah lalu seperti chart organisasi- 25 -

P

dan

Disusun oleh: Andi Asnita Novyanti , S.Kom

b. Menganalisa data menggunakan beberapa alat analisa c. Menunjukkan hubungan antara input dan output dari dokumen d. Tabel keputusan yang menunjukan keputusan apa yang harus diambil ketika kondisi-kondisi tertentu terjadi dan hasil apa yang dapat diharapkan menggunakan system flowchart dan juga data flow diagram.

Pada tahap ini, tim pembuat sistem akan menganalisis permasalahan secara lebih mendalam dengan menyusun suatu studi kelayakan, antara lain: 1. Kelayakan teknis, yaitu dengan menganalisis ketersediaan perangkat keras, perangkat lunak, dan organisasi untuk melaksanakan proses yang diperlukan. 2. Pengembalian ekonomis, yaitu dengan menganalisis manfaat, penggunaan, dan potensi pengembalian secara ekonomis dari pembangunan sistem itu. Dengan memantau sejauh mana penghematan dapat dilakukan, maka peningkatan pendapatan dan kemampulabaan dapat diperoleh sehingga perusahaan dapat merasakan manfaat nyata dari pembangunan SI tersebut. 3. Pengembalian non-ekonomis, yaitu dengan menganalisis manfaat,

penggunaan, potensi, dan keuntungan-keuntungan yang tidak dapat diukur secara finansial, seperti ketersediaan informasi yang akurat dan up to date setiap saat, citra perusahaan, moral karyawan, layanan konsumen yang semakin memikat dan penguatan posisi perusahaan terhadap para pesaingnya. 4. Hukum dan etika, yaitu dengan menganalisis apakah sistem yang dibuat akan beroperasi dengan batasan hukum dan etika pada umunya dan kultur perusahaan pada khususnya. 5. Operasional, yaitu dengan menganalisis apakah sistem yang dibuat akan beroperasi dengan batasan hukum dan etika pada umunya dan kultur perusahaan pada khususnya. 6. Jadwal, yaitu dengan menganalisis apakah mungkin dalam ketersediaan waktu yang ada, sistem tersebut dapat disusun dan diselesaikan.

Selain enam dimensi di atas studi kelayakan juga harus dilakukan terhadap beberapa faktor berikut ini agar pemodelan SI dapat digunakan dalam lingkup yang tepat, yaitu: 1. Kelayakan organisasi. 2. Memilih kelompok bisnis- 26 -

MODUL SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

3. Melihat kemungkinan-kemungkinan permodalan. 4. Tingkat kompetisi produk harus dapat dideteksi dengan baik. 5. Lingkungan operasional sistem. 6. Sistem harga.

Singkat kata, tahap ini seperti layaknya pendirian usaha yang membutuhkan suatu pertimbangan yang masak. Tahap ini harus dilakukan seobyektif mungkin, agar hasilnya tidak bias. Karena kegagalan dalam melakukan studi kelayakan dapat mengakibatkan pada kegagalan total pembangunan SI, maka tahap ini harus dilakukan secara hati-hati oleh orang-orang yang telah berpengalaman.

C. Desain sistem, terdiri dari: a. Mendesain sistem alternative menggunakan alat-alat pemrograman. Sistem kemudian dievaluasi feasibilitasnya secara ekonomi, teknikal, dan operasional b. Memilih sistem yang paling baik, yaitu sistem yang fleksibel, aman, dan efektif dari sisi biaya c. Menulis laporan desain sistem, mendeskripsikan fase ini untuk manajemen. DFD biasanya digunakan untuk dokumen dan untuk menganalisa data flow dan informasi dalam sistem.

D. Pengembangan sistem a. Pengembangan perangkat lunaknya b. Pengadaan perangkat keras c. Pengetesan sistem baru

E. Pelatihan dan implementasi sistem Konversi adalah proses perubahan dari sistem lama ke sistem baru. Tipetipe konversi: a. Pendekatan langsung, meninggalkan sistem lama dan langsung memakai sistem yang baru b. Pendekatan parallel, mencoba sistem baru hanya pada satu atau sedikit bagian dari organisasi c. Pendekatan bertahap, yaitu implementasi sistem secara gradual.

- 27 -

Disusun oleh: Andi Asnita Novyanti , S.Kom

F. Perawatan Sistem a. Audit sistem, analist dari sistem membandingkan sistem yang baru dengan spesifikasi desain yang telah ditentukan di awal untuk melihat apakah sistem tersebut produktif b. Evaluasi secara periodik dan diperbaharui bila dibutuhkan.

Sebagaimana sudah dijelaskan, pengembangan sistem informasi meliputi tahap-tahap yang telah diuraikan sebelum ini, dimana pengembangan sistem selalu terjadi secara inkremental. Pengembangan sistem baru biasanya diawali dari suatu ketidakjelasan. Dari berbagai model pengembangan yang ada, kita harus menggunakan model pengembangan yang dapat membantu kita untuk mencapai proses pengembangan yang mantap. ldealnya, untuk mencapai maksud tersebut, kita seharusnya bekerja cukup lama dalam tahap analisis, untuk memahami sistem secara keseluruhan. Akan tetapi, di tahap ini kita tidak boleh terlalu lama membahas hal-hal rinci yang sebenarnya akan dimodifikasi dalam tahap berikutnya, yaitu perancangan. Dengan kata lain, sebenarnya, secara relatif sebagian besar waktu yang kita curahkan dalam pengembangan sistem adalah pada tahap analisis.

B. Aplikasi Sistem Informasi di masyarakatSIM merupakan upaya organisasi pertama yang tujuan utamanya adalah menyediakan informasi bagi manajemen (karena itu dinamakan sistem informasi manajemen). Ternyata dalam praktiknya SIM pada suatu organisasi menyediakan juga informasi bagi orang-orang selain para manajer. Ketika suatu organisasi semakin memiliki pengalaman dalam menerapkan rancangan SIM yang mencakup kebutuhan seluruh organisasi, para manajer di wilayah-wilayah tertentu, baik ditingkat pusat maupun daerah, mulai menerapkan konsep sesuai kebutuhan yang mereka perlukan. Sistem informasi mulai akan memasuki wilayah yang sudah tersegmentasi, yang dapat disebut sebagai sub-sub sistem SIM yang disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan penggunanya. Sebagai contoh pada tataran organisasi pemerintah pusat sudah mengimplementasikan beberapa aplikasi sistem informasi antara lain: Sistem Akuntansi Keuangan Negara (SKAN),- 28 -

MODUL SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Sistem Informasi Manajemen Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAKBMN), Sistem Akuntansi Keuangan Daerah (SAKD), Sistem Informasi Kependudukan, Sistem Informasi Kepegawaian dan pengembangan-pengembangan sub-sub sistem tata kelola pemerintahan lainnya.

Tabel Perbandingan Proses Pengembangan SI dengan Problem Solving

Proses Pengembangan SI sederhana Problem solving

Inisiasi/Perencanaan sistem

. Identifikasi masalah (+rencana solusi)

Analisis sistem

. Analisa & pahami masalah 3. Identifikasi solusi yg diharapkan

Desain Sistem

4. Identifikasi alternatif solusi & pilih solusi yg tepat 5. Rancang solusi

Implementasi sistem

6. Implementasikan solusi 7. Evaluasi hasilnya

Perawatan & Pengembangan sistem

- 29 -

Disusun oleh: Andi Asnita Novyanti , S.Kom

SOAL-SOAL LATIHAN1. Uraikanlah tahap-tahap pengembangan sebuah sistem informasi?2. 3.

Ditahap apakah biasanya dilakukan kegiatan pemrograman (coding)? Jelaskanlah apa yang biasanya dikerjakan dalam tahap analisa!

4. Pada tahap apa paling banyak waktu dibutuhkan untuk pengembangan sistem? 5. Sebutkan aplikasi SIM di masyarakat yang anda ketahui?

- 30 -

MODUL SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

BAB IV. FLOWCHART

Tujuan Pembelajaran Khusus : Setelah mempelajari bab ini peserta diklat diharapkan:y y

Mengenal simbol-simbol flowchart dan fungsinya Mampu membuat flowchart sesuai dengan prinsip-prinsip dasar dalam pembuatan flowchart

Flowchart merupakan metode untuk menggambarkan tahap-tahap pemecahan masalah dengan merepresentasikan simbol-simbol tertentu yang mudah dimengerti, mudah digunakan, dan standar. Tujuan utama penggunaan flowchart adalah untuk menggambarkan suatu tahapan penyelesaian masalah secara sederhana, terurai, rapi dan jelas dengan menggunakan sImbolsimbol yang standar. Tahap penyelesaian masalah yang disajikan harus jelas, sederhana, efektif dan tepat. Dalam penulisan flowchart dikenal dua model, yaitu sistem flowchart dan program flowchart. Sistem flowchart merupakan diagram alir yang menggambarkan suatu sistem peralatan komputer yang digunakan dalam proses pengolahan data serta hubungan antar peralatan tersebut. Sistem flowchart ini tidak digunakan untuk menggambarkan urutan langkah untuk memecahkan masalah, tetapi hanya untuk menggambarkan prosedur dalam sistem yang dibentuk. B.

SIMBOL-SIMBOL FLOWCHARTDalam menggambar flowchart biasanya digunakan simbol-simbol yang standar, tetapi

pemrogram juga dapat membuat symbol-simbol sendiri apabila simbol-simbol yang telah- 31 -

Q

A.

DEFINISI & ENIS FLOWCHART

Disusun oleh: Andi Asnita Novyanti , S.Kom

tersedia dirasa masih kurang. Dalam kasus ini, pemrogram harus melengkapi gambar flowchart tersebut dengan kamus simbol untuk menjelaskan arti dari masin-masing simbol yang digunakannya, agar pemrogram lain dapat mengetahui maksud simbol-simbol tersebut. Berikut ini gambar dari simbol-simbol standar yang telah banyak digunakan pada penggambaran sistem flowchart serta contoh penggunaannya.

Pita Magnetik

Kartu Plong/ Keyboard

Punched Paper Tape

On Line Storage / VDU

Input / Output

Magnetic Drum

Process

Magnetic Disc

Off Line Storage

Proses Sortir

Proses Merge

Arus

Gambar simbol-simbol system flowchart Contoh penggunaan sistem flowchartKeyboard

CPU

DISKET

- 32 -

VDU

MODUL SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Gambar Contoh penerapan sistem flowchart Program flowchart merupakan diagram alir yang menggambarkan urutan logika dari suatu prosedur pemecahan masalah. Dalam menggambarkan program flowchart, telah tersedia simbol-simbol standar, tetapi seperti pada sistem flowchart, pemrogram dapat menambah kha anah simbol-simbol tersebut, tetapi pemrogram juga harus melengkapi penggambaran program flowchart dengan kamus simbol. Berikut ini adalah gambar dari simbol-simbol standar yang digunakan pada program flowchart.

Proses

Input/Output

Keterangan

Pengujian

Pemberian Nilai Awal

Awal/Akhir Program

Konektor pada satu halaman

Konektor pada satu halaman

Arah

Gambar Simbol-simbol program flowchart Pada penggambaran program flowchart, ada dua jenis metode, yaitu conceptual flowchart dan detail flowchart. Conceptual flowchart menggambarkan tentang alur dari suatu

- 33 -

Disusun oleh: Andi Asnita Novyanti , S.Kom

pemecahan masalah secara global saja, sedangkan detail flowchart menggambarkan alur pemecahan masalah secara rinci.

START

INPUT

PROSES

OUTPUT

START

Gambar Process Conceptual Flowchart Contoh detail flowchart :START INPUT Berapa data ; N Jml = 0

For K = 1 to

Input Bil

Jml = Jml + Bil

Next K Print Jumlah = ; Jml

- 34 -

STOP

MODUL SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Gambar Proses Setelah Diperbaiki

Tabel Bagan, nama dan fungsi flowchart

C.

PRINSIP-PRINSIP PEMBUATAN FLOWCHARTBeberapa prinsip yang harus ditaati dalam membuat flowchart : 1. Tidak ada bagan yang menggantung 2. Percabangan hanya ada 2 dengan indikasi Ya dan Tidak. Ya untuk menyatakan bahwa kondisi dipenuhi, Tidak untuk menyatakan sebaliknya- 35 -

Disusun oleh: Andi Asnita Novyanti , S.Kom

3. Selalu diawali dengan Mulai dan Selesai atau Start dan Stop dengan bagan terminator 4. Memanfaatkan konektor yang sesuai jika flowchart akan dibagi menjadi beberapa bagian 5. Gunakan bahasa sederhana pada bagan yang digunakan .

CONTOH KASUSProses yang dilakukan komputer sebenarnya hanya ada 3 proses: input, proses data dan output. Dengan demikian, ketika ada suatu masalah yang akan diselesaikan dengan suatu software, maka hal yang perlu diidentifikasi adalah input, proses data dan output. Misal Masalah 1: bagaimana menentukan bahwa suatu bilangan itu adalah bilangan genap atau ganjil? Input : bilangan, bilangan bulat. Proses : menentukan bilangan ganjil atau genap dengan melakukan pembagian bilangan dengan bilangan 2. Jika sisa pembagian NOL maka bilangan tersebut genap, sebaliknya ganjil. Output : Bilangan Ganjil atau Bilangan Genap Gambaran penyelesaian dengan Flowchart :

- 36 -

MODUL SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Kadang kala ada beberapa permasalahan yang memerlukan proses yang berulang. Misalnya Masalah 2 : bagaimana menampilkan sederet bilangan dari 1 sampai n dengan satu kali proses? N adalah batas bilangan yang ditampilkan. Input : Batas bilangan Proses: menampilkan bilangan dari 1 sampai batas bilangan output: bilangan 1 sampai batas bilangan.

- 37 -

Disusun oleh: Andi Asnita Novyanti , S.Kom

Jika kemudian Masalah 2 berkembang menjadi : 1. Mencetak bilangan tidak mulai dari 1 tapi dari nilai M sampai batas N, M dan N ditentukan oleh user. 2. Mencetak bilangan ganjil mulai dari M sampai batas N, M dan N ditentukan oleh user 3. Permasalahan nomor 2 dilengkapi dengan pemeriksaan apakah batas M bukan NOL dan kurang dari 5 4. Permasalahan nomor 3 dilengkapi dengan pemeriksaan apakah batas N tidak kurang dari 20. 5. Pada Masalah 2, bagaimana jika nilai bil=0 pada preparation, seperti apa penyelesaiannya? Sementara Masalah 1 dapat juga dikembangkan menjadi : 1. Ditambahkan informasi apakah bilangan yang dicek lebih besar atau lebih kecil dari pada 25 lalu tampilkan keterangan bahwa bilangan lebih besar atau lebih kecil dari 25 2. Dilakukan pemeriksaan awal bahwa input yang diberikan harus berada antara nilai 10 sampai 30.

- 38 -

MODUL SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

DAFTAR PUSTAKA

1. Budi Sutedjo Dharma Oetomo, Perencanaan & Pembangunan Sistem Informasi, Penerbit ANDI Yogyakarta, 2002. 2. http://denokfaizah.files.wordpress.com/2009/03/teorikasusmodulsim.doc 3. http://www.unsri.ac.id/upload/arsip/Konteks%20Pengembangan%20SI.ppt 4. http://ska.web.id/files/Modul%20SIM.pdf 5. http://pusdiklatwas.bpkp.go.id/filenya/namafile/258/KT_SIM.pdf 6. http://ilmukomputer.org/wp-content/uploads//2008/08/sim.pdf

- 39 -