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DATABASE LINK¿Quieres archivar ordenadamente dentro de tu ERP documentos y archivos de cualquier formato de manera que siempre están disponibles para los usuarios autorizados con un clic?!Ahora se puede! Database Link hace posible la integración nativa entre los datos de tu ERP y de cualquier tipología de documento y archivarlos directamente en los campos activos del ERP. Con Database Link de Webgate400 puedes adjuntar documentos, imágenes, dibujos y archivos con cualquier extensión, así como generar nuevos documentos, utilizar modelos empresariales, gestionar varios niveles de revisión para cada documento y permitir la lectura o modificación exclusivamente por parte de los usuarios autorizados. También se pueden generar nuevos documentos que fusionan en un único modelo de Word los datos recogidos en tiempo real por el DB2/400 a través de distintas fuentes de datos, incluidas las istruciones SQL.

LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE WEBGATE400

La correcta organización de los documentos es la base para un funcionamiento mas eficiente y rápido de la impresa. Database Link simplifica y optimiza este proceso al permitir la mejor gestión de los documentos de negocio que mejoran las actividades diarias de los usuarios. Los documentos adjuntos se organizan en clases documentales configurables, con la posibilidad de especificar las carpetas – distintas por los documentos originales o por los publicados - así como las normas especiales de confidencialidad que permiten crear, ver, editar y eliminar los documentos sólo para ciertos usuarios o grupos de usuarios. Cada usuario autorizado tendrá así a su disposicion todos los documentos de interés donde esté, con un ahorro considerable de tiempo y con beneficios organizativos tangibles.Documentos de verdad compartidos, ordenados y siempre disponibles. ¡ Aquí está la verdadera revolución documental!A nivel de clase documental es posible activar la conversión automática a PDF - gracias a un servidor de acrobat en el entorno Webgate400 – de los documentos adjuntos, así que se puede visualizar, guardar y enviar el documento en formato PDF en lugar de los documentos en el formato original (que estarán siempre

Cuadro de mando Database Link – Organización documentos con visualización vista previa

WEBGATE R8 DATABASE LINK

disponibles para cualquier cambio).Una vez asociado con el sujeto específico (por ejemplo, la cabecera de la orden), los documentos también se pueden conectar a otros sujetos relacionados con el sujeto principal (por ejemplo, código de agente, código de cliente u otro elemento presente en la cabecera de orden), todo esto de forma automática previa una simple configuración.

REVISIÓN DE DOCUMENTOS MULTINIVEL

La actualización de documentos de la empresa, que se producen todos los días y de la mano de multiples personas, hace que la gestión de los mismos sea una actividad compleja. ¡No con Database Link! Los documentos adjuntos a los campos activos de Webgate400, de hecho, pueden ser gestionados por distintos niveles de revisión; además, todas las versiones revisadas y modificadas en el tiempo se almacenan junto con información como la fecha, hora y el usuario que hizo la revisión, haciendo simple e inmediata su recuperación. Es también posible personalizar para cada usuario la visualización de los documentos archivados y permite la visualización de todas las revisiones o sólo la última disponible.

ALIMENTACIÓN DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS

• Creación y Archivo de modelos de la empresaDatabase Link garantiza todas las ventajas de un potente editor: hace posible la obtención de un diseño agradable, manteniendo toda la calidad formal de los contenidos extraídos de la base de datos.Con Database Link es posible generar documentos de texto en los que se integran informaciónes procedentes de múltiples bases de datos, como los datos personales de clientes para integrar los datos de dirección; las cabeceras de las ofertas para las condiciones comerciales; los detalles de los documentos ofrecidos por códigos de artículos, descripciones, cantidades, precios, percentual de descuento, etc .Durante la generación de un nuevo documento, Database Link permite configurar una o más plantillas empresariales, por una acertada política de imagen corporativa. Los modelos de impresa también pueden asociarse con distintos tipo de documento, a fin de garantizar la uniformidad de estilo. Database Link permite importar plantillas para Word, Excel, PowerPoint, OpenOffice,

Panel de adquisición documentos relacionados con un sujeto

Ver documentos adjuntos de un sujeto

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soluciones Lotus, etc.

• Adquisición rápida de documentosCon un simple drag&drop es posible almacenar archivos de cualquier extensión de forma rápida e intuitiva, escogiendo el sujeto por anclarlo en el momento de la carga. Esta función también le permite almacenar documentos sin necesidad de referirlos a un tema específico. También se puede realizar una selección múltiple de varios archivos al fin de atar a unos o mas sujetos simultáneamente.

• Archivar de fuentes externasEn la gestión de documentos se puede almacenar: directamente desde el escáner (estándar Twain); impresiones producidas desde el ERP (almacenados en formato PDF); cualquier archivo en la red o en el ordenador; cualquier archivo producido por programas de terceros.

• A través de módulos adicionales de la suite Webgate400En presencia de los módulos adicionales PSG ReportEditor y Adquisición Documentos, todos los documentos producidos/adquiridos se almacenan automáticamente en la correcta clase documental de Database Link.

OMNILINK

A partir de un documento presente en el gestor de documentos se puede recuperar cualquier programa de gestión relacionado con los argumentos comprendidos en el propio documento. Por ejemplo, durante la visualización de un pedido usted puede visualizar: el programa de mantenimiento del orden, el cliente, los artículos en su orden, recibos de entrega, etc. Esto proporciona acceso a los programas necesarios de una forma aún más sencilla e intuitiva, sin tener que navegar por los menús y opciones, o tener que volver a rescribir los mismos datos en múltiples ocasiones.

ENVIAR DOCUMENTOS POR CORREO ELECTRÓNICO

Los documentos archivados con Database Link están listos para ser enviados por correo electrónico; los envíos pueden hacerse por documento individual a través de una función especifica que permite el uso del directorio de la empresa o de una lista de envío. Un registro de envío (log) creado automáticamente permite conservar un histórico de los envíos realizados.

OmniLink: para llamar programas relacionas a los sujetos del documento anexado

Adquisición rápida y/o múltipla

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VERIFICAR ADJUNTOS

La búsqueda de los archivos adjuntos a los campos activos individuales se hace más fácil gracias a la función “comprobar archivos adjuntos” en cada cuadrícula de vídeo accesible a través del botón derecho del ratón. Un marcador situado en la esquina izquierda de la cuadrícula y el color rojo hacen inmediata la identificación de los documentos encontrados, facilitando las actividades diarias de los usuarios.

BÚSQUEDA (INCLUSO BÚSQUEDA HIPERTEXTUAL) DE DOCUMENTOS

A través de una función especifica, puede buscar todos los archivos adjuntos de la gestión documental.Los documentos se pueden buscar por título, descripción, tres campos fijos KEYWORD (palabra clave) y /o a través de campos de categorización configurables y pueden ser implementados dependiendo de las exigencias particulares.Es también posible buscar en documentos de hipertexto almacenados, posiblemente utilizando los operadores de comparación (and/ or/not, etc.) para acotar mayormente la búsqueda; por ejemplo, puede buscar fácilmente todos los documentos que contienen un determinado artículo en el texto.

REQUISITOS PREVIOS

• Webgate400• Opcional: Escáneres que

soportan el estándar TWAIN • Opcional: OMNIFIND por

la búsqueda de hipertexto (disponible desde V6R1M0)

Desarrollado por:Webgate Italia S.r.l.

www.webgateitalia.it