Melhoria de Processos no Orçamento Participativo de um ... ?· processos do Orçamento Participativo…

Download Melhoria de Processos no Orçamento Participativo de um ... ?· processos do Orçamento Participativo…

Post on 12-Nov-2018

212 views

Category:

Documents

0 download

TRANSCRIPT

  • Melhoria de Processos no OramentoParticipativo de um Municpio da Bacia de

    Campos

    Joo Alberto Neves Dos Santosjoaoalbertoneves@gmail.com

    UFF

    Anibal Alberto Vilcapoma Ignacioanibalvilcapoma@gmail.com

    UFF

    Monique Feitosa de Souzamonikerj@ymail.com

    UFF

    Samantha Fernandes Milczanowski Nevessamantha@uerj.br

    UERJ

    Flvio Silva Machadoflavio1964@hotmail.com

    UFF

    Resumo:Este artigo aborda a aplicao da gesto e melhoria de processos realizado no OramentoParticipativo de um Municpio da Bacia de Campos, onde o objetivo era democratizar e dar transparncia gesto pblica quanto ao uso dos recursos disponibilizados ao Municpio. A finalidade do setorresponsvel pelo oramento participativo promover uma gesto compartilhada com a comunidade, deforma a estabelecer as prioridades do oramento municipal, para fornecer melhorias nas condies devida da populao, por meio da participao direta da comunidade na alocao das despesas pblicasmunicipais. Inicialmente, foi feito um levantamento dos principais processos do OramentoParticipativo, depois foi feito o mapeamento dos processos nos Nveis 1 e 2. A partir do mapeamento, osprocessos do Oramento Participativo foram classificados segundo os critrios de criticidade ecomplexidade, sendo ento possvel identificar os elementos de cada um dos processos, possibilitandorealizar o fluxograma detalhado de cada um dos processos. Para o Processo Acompahamento do Projetoe Atividades Burocrticas, considerado um dos mais crticos e complexos, foram identificados osproblemas, definidas as causas-raiz e selecionadas as solues viveis com base na Matriz Basico. Omtodo, por fim, permitiu estabelecer um novo fluxo do processo aperfeioado, demonstrando aviabilidade do mtodo e de sua aplicao.

    Palavras Chave: Processos - Gesto de Processos - Melhoria de Processo - Oramento - GestoMunicipal

  • 1. INTRODUO

    O oramento participativo (OP) um importante instrumento de complementao da

    democracia representativa, pois permite que o cidado debata e defina os destinos de uma

    cidade. Nele, a populao decide as prioridades de investimentos em obras e servios a serem

    realizados a cada ano, com os recursos do oramento da prefeitura. Alm disso, ele estimula o

    exerccio da cidadania, o compromisso da populao com o bem pblico e a co-

    responsabilizao entre governo e sociedade sobre a gesto da cidade.

    O programa de oramento participativo que aqui ser analisado de um municpio

    pertencente Regio Norte Fluminense cuja a economia, como outras cidades da regio,

    baseada na indstria do petrleo. Os Royalties pago pela explorao do petrleo so os

    principais responsveis pelo oramento destinado a infra-estrutura do municpio chegando a

    cerca de 50% do oramento municipal.

    No Brasil a primeira cidade a implantar este programa foi Porto Alegre, capital do

    Estado do Rio Grande do Sul, em 1989 proporcionado pelas mudanas nas leis brasileiras

    com a Constituio de 1988. O Oramento Participativo uma iniciativa da Democracia

    Participativa reconhecida mundialmente principalmente por ter sido considerada como Prtica

    Bem Sucedida de Gesto Local pela Organizao das Naes Unidas (ONU) e o caso de Porto

    Alegre listado como uma das 40 melhores prticas de gesto pblica urbana no mundo pela

    ONU na Conferncia Habitat (AVRITZER, 2003; MOTTA, 2012).

    Sendo assim, de modo a democratizar e dar transparncia gesto pblica quanto ao

    uso desta verba, a Prefeitura deste municpio comeou a implantar em 2010 o Oramento

    Participativo (OP) com a inteno de promover uma gesto compartilhada com a comunidade

    de forma a estabelecer as prioridades do oramento municipal para fornecer melhorias nas

    condies de vida da populao atravs de participao direta da comunidade na alocao das

    despesas pblicas municipais. Para isto, a organizao destina 5% do seu oramento para

    investimento a ser aplicado em obras e servios atravs do OP (OP, 2012).

    2. OBJETIVO

    Pela complexidade e dinamismo das atividades de OP so apresentados neste artigo os

    resultados da aplicao da modelagem e melhoria de processos, que foi utilizada para auxiliar

    a estruturar e sistematizar este conjunto de atividades crticas do OP. importante destacar

    que a modelagem de processo foi fundamental para identificar gargalos e propor melhorias na

    gesto municipal que, muitas vezes afetada por transies e influncias polticas.

    3. METODOLOGIA

    O presente artigo fruto de um trabalho realizado no Oramento Participativo (OP),

    que possibilita ao cidado debater e definir os destinos do municpio. Graas sua atuao

    junto ao Oramento Participativo, a populao pode participar das decises relacionadas s

    prioridades de investimentos em obras e servios de seu interesse a serem realizados a cada

    ano, com os recursos do oramento da Prefeitura. Assim, a atuao junto ao Oramento

    Participativo estimula o exerccio da cidadania, aumenta o comprometimento da populao

    com a definio das prioridades de realizao de benfeitorias e obras, alm de promover a co-

    responsabilidade da sociedade com as aes do governo municipal, desde que dentro das

    prioridades estabelecidas pela prpria sociedade.

    Primeiramente, foi feito o desenho do projeto ou o mapeamento de processos (Process

    Mapping PM) que, segundo Hunt (1996), constitui uma ferramenta gerencial que tem por

    objetivo sugerir solues (redesenho) aos possveis problemas identificados no processo. A

    partir do PM, podem-se identificar interfaces organizacionais, pontos desconexos ou ilgicos

  • e atividades que no agregam valor, definir oportunidades de melhorias a partir da concepo

    de modelos de custos (DATZ et al., 2004).

    O mapeamento de processos uma tcnica amplamente utilizada para identificao de

    falhas organizacionais e possibilidades de melhorias. tambm utilizada muitas vezes como

    ferramenta para identificar padro organizacional elevado, sendo critrio em prmios de

    qualidade. Nosso caso especfico, o mapeamento de processos foi elaborado atravs de

    entrevistas com os trabalhadores ou grupos de trabalho intrnsecos a tais processos.

    O mapeamento do processo foi dividido em trs etapas. A primeira foi modelar o processo em nvel macro, ou seja, modelagem do macro processo. Para melhor detalhe,

    dividimos esse macro processo em dois nveis, VAC de nvel 1 e de nvel 2. O VAC o

    acrnimo para as palavras Value Added Chain (VAC), cuja traduo pode ser aproximada

    como cadeia de valor agregado.

    A segunda etapa foi abrir esses VACs em EPCs que uma analise mais aprofundada

    do que acontece nos elementos que compe o macro processo, como um fluxograma

    detalhado. Geralmente chamamos os VACs de macro processos e os EPCs de processos

    propriamente dito.

    Segundo Davis e Brabnder (2007), Event-Driven Process Chain (EPC) o principal

    modelo da metodologia ARIS, arquitetura de sistema de informao integrado e pode ser

    auxiliado pela ferramenta ARIS Toolset. um modelo dinmico que rene os recursos

    estticos do negcio e sua organizao para entregar uma sucesso de tarefas ou atividades

    que adicionam valor ao negcio.

    A terceira etapa foi a anlise de Criticidade e Complexidade, de forma a identificar os

    processos prioritrios a serem melhorados. Em diversos casos, quando existem tantos

    processos que no se capaz de identificar visualmente problemas, os gestores recorrem a

    ferramentas para auxiliar nessa escolha. A metodologia proposta visa analisar respostas de

    questionrios aplicados aos atores dos processos, identificando processos crticos para o

    sistema (organizao) ou que sejam to complexos que necessitem ateno especial e

    melhorias.

    Para tomada de deciso na melhoria de processos, usamos algumas ferramentas como

    a Matriz GUT, sigla para Gravidade, Urgncia e Tendncia, uma ferramenta utilizada na

    priorizao das estratgias, tomadas de deciso e soluo de problemas de

    organizaes/projetos. Est normalmente vinculada anlise de priorizao das atividades

    mais crticas (NEVES, 2010). Por sua vez, Arajo (2006) define o Diagrama de Causa e

    Efeito como uma representao grfica do encadeamento entre um efeito (problema) e suas

    causas potenciais, ou seja, utilizado para representar a relao entre um efeito e todas as

    possibilidades de causas, as quais podem contribuir para esse efeito.

    Outra ferramenta de grande importncia que foi utilizada foi a Matriz BASICO, de

    forma a buscar reduo de perdas, custos e desperdcio de tempo, que podem ocorrer na

    resoluo de problemas dentro do setor (DAYCHOUM, 2007).

    4. ANLISE E DISCUSSO DOS RESULTADOS

    4.1. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

    Segundo o regimento interno do municpio, o Conselho Municipal do Oramento

    Participativo (COP) a instncia de aconselhamento, proposio, anlise e fiscalizao do

    Oramento Participativo desta organizao e esta vinculado administrativamente Cmara

  • Permanente de Gesto, que providencia o apoio logstico para seu funcionamento. O

    organograma apresentado na Figura 1 mostra como est hierarquizado esta estrutura.

    Figura 1: Organograma do Oramento Participativo

    Os processos do Oramento Participativo so baseados em um ciclo de atividades

    anuais (Encontros peridicos, Projetos extras, Plenria informativa, Plenrias Deliberativas,

    Definio das prioridades, Plenria com delegados,.Avaliao quanto a viabilidade

    tcnica,Aprovao do projeto, Acompanhamento do projeto). Porm, existem trs excees

    que ocorrem pelo fato de duas delas acontecerem durante todo o ano (Acompanhamento das

    obras e Eventos, e cursos nas comunidades) e a terceira ocorre de dois em dois meses

    (Reunio com o Conselho Municipal do Oramento Participativo). Anualmente o processo

    inicia-se com as reunies preparatrias, as plenrias informativas, onde a prefeitura presta

    contas do que foi realizado no exerccio anterior.

    As Plenrias Informativas visam divulgar e explicar o funcionamento do Oramento

    Participativo comunidade de forma a conscientizar e estimular a participao popular nas

    decises. A fim de alcanar tais objetivos, so elaborados informativos como cartilhas e

    panfletos, apresentaes em data-show e reunies em diversas localidades do municpio.

    As Plenrias Deliberativas so realizadas para o levantamento das prioridades de cada

    setor. A fim de alcanar tais objetivos, a equipe do OP realiza reunies com a populao nas

    quais so aplicados os questionrios. Nestes, cada pessoa opta por trs obras ou servios de

    acordo com sua necessidade e gosto pessoal. Alm disso, estes questionrios tambm so

    disponibilizados no site da Prefeitura caso haja algum interessado em respond-los que no

    tenha comparecido s reunies.

    Nessas Plenrias tambm realizado o levantamento das prioridades de cada setor. A

    fim de alcanar tais objetivos, a equipe do OP realiza reunies com a populao nas quais so

    aplicados os questionrios. Nestes, cada pessoa opta por trs obras ou servios de acordo com

    sua necessidade e gosto pessoal. Alm disso, estes questionrios tambm so disponibilizados

    no site da Prefeitura caso haja algum interessado em respond-los que no tenha comparecido

    s reunies. Aps as plenrias os questionrios preenchidos durante as reunies e via internet

    so analisados at uma data preestabelecida, na qual so identificadas as obras e servios

    vistos como prioridades pelos respectivos setores.

    As plenrias com os delegados so realizadas com os delegados, que compem um

    determinado setor, de forma a estabelecer um consenso a respeito da obra ou servio dentre o

    conjunto de opes definidas pela populao que poder entrar em vigor no prximo perodo

    dentro dos limites estabelecidos pela verba destinada ao Oramento Participativo.

    Aps definidas as prioridades de cada setor, as propostas so encaminhadas para um

    estudo de anlise da viabilidade tcnica, econmica e estratgica nas secretarias municipais

    responsveis com o intuito de garantir a continuidade do processo escolhido a priori. Este

  • estudo tambm analisa se o retorno esperado com a obra ou servio em pauta adequado ao

    investimento realizado no projeto e se h disponibilidade de um espao fsico, caso o projeto

    seja uma nova construo. As demandas so encaminhadas para a Secretaria de Planejamento

    a fim de serem includas no Plano de Investimento do ano seguinte e ento so enviadas para

    aprovao na Cmara dos Vereadores.

    Aps a aprovao dos projetos a serem executados no exerccio seguinte, comea um

    planejamento e aquisio dos insumos necessrios para incio da implantao do projeto, alm

    de definir uma metodologia para o controle no andamento dos processos, a qual ser norteada

    em funo da anlise documental, visita s obras e necessidade de possvel interveno.

    A equipe do Oramento Participativo, os delegados e um representante de cada

    secretaria do governo vigente devem se reunir ordinariamente uma vez a cada bimestre e

    extraordinariamente quantas vezes forem necessrias a fim de esclarecer e prestar contas

    sobre o andamento de cada projeto. As reunies so realizadas com pautas que englobam

    diversas atividades de forma a obter suporte na realizao das mesmas.

    Paralelamente ao processo de OP, a prefeitura organiza mais dois projetos: o

    Oramento Participativo Jovem e o Oramento Participativo Mulher. O Oramento

    Participativo Jovem realizado pela a organizao e a Coordenadoria do Oramento

    Participativo que desenvolve nas escolas pblicas e privadas diversas atividades com intuito

    de ampliar a participao dos jovens na prtica do exerccio da cidadania e despertar neles o

    interesse por Polticas Pblicas.

    O OP Mulher realizado juntamente com o Oramento Participativo 2013, nas

    plenrias das localidades, com o objetivo de fortalecer a participao das mulheres na gesto

    pblica. Para isso, so preenchidos formulrios especficos para que as mulheres possam

    sugerir obras voltadas ao atendimento de suas necessidades durante as reunies ou pela

    internet.

    As atividades do oramento participativo dependem fortemente da integrao com

    outros rgos que tem procedimentos extremamente burocrticos, morosos e longos e que

    devem estar alinhados com regras e normas a serem cumpridas como o Plano Plurianual

    (PPA), Lei de Diretrizes Oramentrias (LDO), Lei do Oramento Anual (LOA), Lei do

    Oramento Participativo e Regimento Interno do OP. Alm disso, devem ser observados os

    prazos preestabelecidos pela prefeitura, que at o ms de novembro de cada ano, o COP

    dever elaborar e divulgar seu cronograma de atividades para o ano seguinte, e o calendrio

    processual, que dever observar os prazos estabelecidos para encaminhamento dos projetos de

    lei em matria oramentria ao Poder Legislativo.

    4.2. MAPEAMENTO E MODELAGEM DE PROCESSOS

    Segundo Davenport (2000) e Paim et al. (2009), processo uma especfica ordenao

    de atividades de trabalho atravs do tempo e do espao, com um incio, um fim e um

    conjunto, claramente definido de entradas e sadas: uma estrutura para ao. Portanto,

    processos de negcios constituem um conjunto de atividades interligadas logicamente com o

    objetivo preencher lacunas entre reas organizacionais e transformar recursos (entradas),

    adicionando-lhes valor por meio de procedimentos, em bens ou servios (sadas) que sero

    entregues e devem atender aos clientes, apoiando assim os objetivos da empresa e

    estruturando uma cadeia de agregao de valor ao cliente (CRUZ, 2003; RUMMLER e

    BRACHE, 1995).

    Desenho, projeto ou mapeamento de processos (Process Mapping PM) constitui uma

    ferramenta gerencial que tem por objetivo sugerir solues (redesenho) aos possveis

  • problemas de processo (HUNT, 1996). A partir do PM, pode-se identificar interfaces

    organizacionais, pontos desconexos ou ilgicos e atividades que no agregam valor, definir

    oportunidades de melhorias a partir da concepo de modelos de custos (DATZ et al., 2004).

    Segundo Villela (2000), a concepo de um mapa de processos deve considerar

    atividades, informaes e restries de interface de forma simultnea, com a sua

    representao iniciando-se a partir do macro-processo, como uma nica unidade modular que

    ser expandida em subprocessos que, por sua vez, sero decompostos em maiores detalhes de

    forma sucessiva, garantindo assim a validade dos mapas finais. Assim sendo, o mapa de

    processos deve ser apresentado sob a forma de uma linguagem grfica, que permita expor os

    detalhes do processo de modo gradual e controlado; encorajar conciso e preciso na

    descrio do processo; focar a ateno nas interfaces do mapa do processo; e fornecer uma

    anlise de processos consistente com o vocabulrio do projeto (HUNT, 1996).

    Uma vez que os processos tenham sido entendidos, pode-se partir para mudanas

    (alinhamento) na forma como a organizao os gerencia para atender aos seus objetivos

    estratgicos. Uma vez trabalhados os processos, podero existir informaes essenciais a

    serem utilizadas no projeto organizacional, j que se pode identificar quais funes de

    trabalho so interdependentes e onde a coordenao e a comunicao so especialmente

    importantes (DAVIS e WECKLER, 1996). Mapear processos fundamental para verificar

    como funcionam os componentes de sistemas, para facilitar a anlise de eficcia, a localizao

    de deficincias, bem como compreender qualquer alterao propostas para nestes sistemas.

    O macroprocesso Monitoramento do Oramento Participativo o principal

    macroprocesso finalstico e representa um conjunto de processos que permite acompanhar a

    qualidade dos produtos e servios prestados populao, mediante a coleta, a anlise e o

    fornecimento de indicadores e de informaes de investimentos, de forma gil e precisa,

    visando subsidiar a correo dos problemas detectados. Entendidos em termos de processos, o

    macroprocesso Monitoramento do Oramento Participativo props 9 processos subordinados.

    Com a utilizao do software ARPO Modeler, uma ferramenta de modelagem de

    aplicao semelhante ao software ARIS (Davis e Brabnder, 2007), foi construdo na Figura 2

    um modelo de nvel 1 na notao Value Added Chain Diagram (VAC) deste macroprocesso,

    contendo seis processos que ocorrem em sequncia, iniciado pelas plenrias informativas e

    rodado uma vez por ano, e trs que ocorrem em paralelo: o acompanhamento do projeto e

    atividades burocrticas, encontros peridicos e os projetos extras. O acompanhamento do

    projeto e atividades burocrticas ocorre durante todo o ano, os encontros peridicos a cada 2

    meses ou quando solicitado e os projetos extras com cursos e eventos peridicos, OP jovem e

    mulher. Os processos foram detalhados em um segundo nvel de VAC.

    Figura 2: Macroprocesso Monitoramento do Oramento Participativo Nvel 1 VAC

  • Acompanhamentodo projeto e atividades

    burocrticas

    1.1.7

    ControleDocumental

    Visita s obras

    Segundo a metodologia ARPO, necessria a construo do organograma, no

    software, para que ele faa a associao deste com as atividades no nvel Event Process Chain

    (EPC) ou Function Alocation Diagram (FAD). Como exemplo, o processo Acompahamento

    do Projeto e Atividades Burocrticas que se encontra dentro do Nvel 2 do VAC Viabilidade

    Tcnica, apresentado na Figura 3.

    Figura 3: Mapeamento do subprocesso Controle documental

    4.3. ANLISE E MELHORIA DE PROCESSOS NO ORAMENTO PARTICIPATIVO

    Para identificao das dificuldades do processo Acompahamento do Projeto e

    Atividades Burocrticas, utilizamos a Anlise e Melhoria de Processos com base nas

    informaes do levantamento do EPC e no conhecimento da equipe do OP. Deste modo,

    puderam ser localizados seis problemas, para os quais foram identificados sua gravidade,

    urgncia e tendncia.

    A Matriz GUT (Gravidade, Urgncia e Tendncia) uma ferramenta utilizada na

    priorizao das estratgias, tomadas de deciso e soluo de problemas de

    organizaes/projetos. Est normalmente vinculada anlise dos ambientes externo e interno

    da organizao (NEVES S., 2010). Na gravidade deve ser levado em conta qual a gravidade,

    que efeitos surgiro a longo prazo e qual o impacto do problema. Em relao urgncia,

    deve-se analisar com qual urgncia eliminar o problema, se necessria ao imediata e se o

    problema pode aguardar para ser solucionado. Na tendncia, verifica-se qual a tendncia do

    desvio e seu potencial crescimento, se o problema ir se tornar progressivamente maior e se a

    tendncia aumentar, estagnar, diminuir ou desaparecer. Na Tabela 1 esto listados os

    problemas com as respectivas notas, dadas pelas participantes da reunio, entre 1 a 5, sendo

    que o total o resultado da multiplicao das notas dos critrios.

    Tabela 1: Matriz GUT

    Cdigo Problema Gravidade Urgncia Tendncia Total

    1 Nmero elevado de rgos externos envolvidos no

    decorrer do processo 5 5 3 75

    2 Falta de conformidade com as leis e diretrizes de

    cada setor pelo qual o processo caminha 5 5 3 75

    3 Falta de empresa interessada na execuo da obra 5 5 1 25

    4 Falta de meios para agilizar o processo 5 5 5 125

    5 Atraso no pagamento s empresas a partir das

    medies 3 5 3 45

    6 Necessidade de termos aditivos (prazo e custo) para

    suprir deficincias na execuo da obra 3 5 3 45

    ViabilidadeTcnica

    1.1.5

    Definio dos projetosa serem includos no

    Plano de Investimento

  • Posteriormente, foi aplicado o diagrama de Causa e Efeito, ou Ishikawa, que

    utilizado para relacionar um problema com todas as possibilidades de causas que podem

    ocasionar este problema, permitindo agrup-las e classific-las de acordo com suas origens.

    O diagrama da Figura 4 identifica as causas da Falta de meios para agilizar o

    processo, o problema de maior relevncia a ser solucionado, como demonstrado na Tabela 1.

    Falta de meios para

    agilizar o processo

    Prazos

    Visibilidade

    Infraestrutura

    Integrao

    Mo-de-obra

    Falta de profissional especializado

    em obras dentro da equipe do OP

    Falta de carro

    Falta de verbas

    para financiar

    atividades

    complementares

    Falta de um local apropriado

    para realizar as atividades dirias

    Demora no atendimento

    aos interesses do OP

    Falta de prioridade dos

    processos do OP na Prefeitura

    Falta de apoio para divulgao

    Falta de visibilidade

    nas obras do OP

    Grande burocracia

    Dependncia de outros setores

    Figura 4: Diagrama de Ishikawa

    Na melhoria de processos, tambm foi aplicada a rvore de Solues, que consiste na

    identificao dos principais problemas que afetam um determinado processo de trabalho, com

    o respectivo encaminhamento para sua soluo (GESPUBLICA, 2006). Desta forma, na

    Tabela 2, foram identificadas as causas para os problemas, assim como as possveis aes

    para soluo dos mesmos e os devidos prazos para execuo de cada uma delas e os

    resultados esperados. No foram divulgados aqui os responsveis por cada ao, devido ao

    carter sigiloso do projeto.

    Tabela 2: rvore de Solues

    O O.P segue o tramite

    administrativo normal na

    mquina administrativa

    logo muitas vezes o

    processo pode ficar

    estagnado em alguma

    Secretria durante um

    perodo longo.

    Demora no

    atendimento aos

    interesses do OP.

    Marcar reunies peridicas com o

    Prefeito e os demais envolvidos

    para dar prioridade aos processos

    do OP.

    Reunies trimestras

    avisadas com um ms

    de antecendncia e

    com lembrete uma

    semana antes da data

    marcada.

    Maior agilidade na

    execuo da obra.

    Ausncia de meios e

    colaborao para agilizar as

    atividades envolvidas no

    processo.

    Falta de prioridade

    dos processos do

    OP na Prefeitura.

    Realizar reunies nas secretarias

    para divulgar a importncia e os

    objetivos do O.P.

    As reunies devero

    ser realizadas no

    nicio de cada ciclo.

    A pessoa ter cincia que

    no apenas um servidor

    tambm um cidado que

    usurfruir dos benefcios do

    programa.

    Falta de verbas

    para financiar

    atividades

    complementares.

    Maior facilidade na

    elaborao e execuo das

    plenrias

    Falta de infra-

    estrutura e

    recursos materiais.

    Melhores condies de

    trabalho.

    Intensificar as reunies nas

    localidades, objetivando o aumento

    da participao popular.

    Elizabeth

    necessrio que a

    programao das

    reunies seja feita

    dentro do prazo de

    uma semana com

    intervalo de tempo

    de duas semanas para

    divulgao da mesma.

    Aumento da participao

    popular, e assim, maior

    presso para realizao dos

    procedimentos

    relacionados ao OP na

    Prefeitura.

    Tatiana de

    Paula

    Mensalmente entrar

    em contato para

    Secretria de

    Comunicao para

    informar o que est

    sendo realizado e

    definir forma de

    divulgao, matria,

    banner e etc.

    Maior divulgao dos

    objetivos do OP em rdios,

    jornais, televiso e

    panfletos para proporcionar

    maior visibilidade e

    reconhecimento do

    programa.

    Falta de direcionamento e

    aplicao da verba para o

    fim proposto, talvez por

    ausncia de entendimento

    da relevncia desta

    atividade.

    Falta de apoio para

    divulgao das

    reunies.

    Tatiana Mussi

    Prazo de dois meses

    antes da reunio para

    conseguir meios de

    divulgao.

    Aquisio de apoio na

    publicao dos objetivos do

    OP em diversos meios.

    Por se tratar de um

    oramento pblico o grau

    de exigncia no

    cumprimento das

    diretrizes e leis elevado.

    Grande burocracia. Maior agilidade no

    andamento dos processos.

    O O.P. no viabiliza o

    projeto sozinho.

    Dependncia de

    outros setores.

    Os processos do OP podem

    ter maior prioridade tendo

    pessoas trabalhando

    somente por eles.

    Maior agilidade no

    andamento dos processos.

    Os processos do OP podem

    ter maior prioridade tendo

    pessoas trabalhando

    somente por eles.

    Causas

    At maro de 2013

    tendo em vista a

    mudana de governo

    no fim deste ano.

    Mo-de-obra

    A formao inicial da

    equipe do O.P no abrange

    todas as reas necessrias

    para realizao do projeto.

    Falta de

    profissional

    especializado

    ligado s obras

    dentro da equipe

    do OP.

    Gerncia de obras da CPG poderia

    ser inserida na Secretaria de Obras

    para tratar exclusivamente dos

    processos do OP.

    Cladio Santos

    VisibilidadeIntegrao

    Resultados EsperadosProblemas Aes para Soluo Responsvel Prazos

    Solicitar aplicao da verba para

    infraestrutura e recursos materiais

    atravs de ofcio pela CPG.

    Definir pessoas responsveis

    somente pelos processos do OP nas

    outras Secretarias.

    Falta de

    visibilidade nas

    obras do OP.

    Falta de divulgao e

    dificuldade de interao

    com a comunidade

    PrazosInfraestrutura

    Integrar a Secretaria de

    Comunicao ao OP para promover

    a divulgao atravs da realizao

    reunies com a Secretaria de

    Comunicao para definir os meios

    de divulgao. (Plano de Mdia)

    Rosane

    At maro de 2013

    tendo em vista a

    mudana de governo

    no fim deste ano.

    A verba prevista (QDD)

    para este fim no

    consegue ser viabilizada,

    liberada para uso.

    Rosane

    Ana Mrcia

    A solicitao feita

    de acordo com a

    necessidade de

    verba, podendo o

    pedido ser de at R$

    8000,00 por vez, para

    ser utlizado no prazo

    de at 6 meses.

  • Como critrio de priorizao de solues sugeridas, foi utilizada a matriz BASICO

    (Tabela 3), de forma a buscar reduo de perdas, custos e desperdcio de tempo, que podem

    ocorrer na resoluo de problemas dentro do setor. Para isto, todas as solues geradas foram

    julgadas pela equipe do projeto com uma pontuao de 1 a 5, de acordo com os seguintes

    critrios: Benefcio que representa o quanto a organizao ir beneficiar a organizao;

    Abrangncia quantas pessoas sero beneficiadas por esta soluo; Satisfao qual o grau

    de satisfao dos colaboradores em relao a esta soluo; Investimento qual ser o

    investimento necessrio para a aplicao desta soluo; Cliente o quanto esta soluo ir

    beneficiar seus clientes; e Operacionalidade qual o grau de dificuldade para que esta soluo

    seja executada (DAYCHOUM, 2007).

    Tabela 3: Matriz Bsico

    Marcar reunies peridicas com o

    Prefeito e os demais envolvidos para

    dar prioridade aos processos do OP.

    5 5 5 5 4 2 26

    Realizar reunies nas secretarias

    para divulgar a importncia e os

    objetivos do O.P.

    4 4 5 5 4 4 26

    Solicitar aplicao da verba para

    infraestrutura e recursos materiais

    atravs de ofcio pela CPG.

    4 5 5 4 3 1 22

    Intensificar as reunies nas

    localidades, objetivando o aumento

    da participao popular.

    5 5 5 4 5 3 27

    Integrar a Secretaria de

    Comunicao ao OP para promover

    a divulgao para definir os meios de

    divulgao. (Plano de Mdia)

    5 5 5 4 5 2 26

    Definir pessoas responsveis

    somente pelos processos do OP nas

    outras Secretarias.

    3 3 3 5 3 2 19

    Gerncia de obras da CPG poderia

    ser inserida na Secretaria de Obras

    para tratar exclusivamente dos

    processos do OP.

    5 2 4 5 4 2 22

    Possveis solues Benefcios Abrangncia Satisfao InternaInvestimentos Cliente Operao Resultado

    A partir da priorizao feita, foi utilizada a matriz 5W1H (JUNIOR et. al., 2006), que

    uma ferramenta usada principalmente no planejamento do processo, na elaborao de planos

    de ao e no estabelecimento de procedimentos associados a indicadores.

    Com o uso da rvore de solues (Tabela 2) e da Matriz BASICO (Tabela 3), foi

    possvel refinar as solues, sendo propostas as melhorias a serem implantadas no Programa

    de Oramento Participativo listadas nas tabelas 4, 5 e 6.

    Tabela 4: Modelagem de processos otimizados - ter autonomia na utilizao da verba

    Novo Desenho do Processo

    Objetivo Ter autonomia na utilizao da verba.

    Aes includas/alteradas Incluir no oramento da Cmara Permanente de gesto verba para atividades pedaggicas

    do programa de governo do Oramento Participativo.

    Atores includos Cmara Permanente de Gesto.

    Pontos de Melhoria a serem implementados

    Soluo Desejada Responsvel Prazo Benefcio Esperado

    1 - Dispor de verba para

    realizao de palestras,

    cursos, projetos de divulgao

    e etc.

    Cmara Permanente

    de Gesto.

    Para o prximo ciclo

    do OP

    1 Melhorar a condio de realizar as

    atividades de divulgao

    2 Poder empregar o dinheiro em

    atividades pedaggicas relacionadas ao

    Oramento Participativo.

  • Tabela 5: Modelagem de processos otimizados - melhorar divulgao do programa

    Tabela 6: Modelagem de processos otimizados - Definir um novo ciclo para o OP

    5. CONCLUSES

    A complexidade mostrada nas atividades do OP decorrente da necessidade de integrao

    com outros rgos municipais, que muitas vezes possuem procedimentos extremamente

    burocrticos, morosos e prolongados. Somado a isto, tais atividades devem obedecer a regras

    e normas legais, o que mostra a necessidade de se ter um enfoque de modelagem de processos

    e de ferramentas de gesto para ter uma administrao pblica eficiente.

    Os resultados do presente artigo mostram a viabilidade do uso das metodologias de gesto de

    processos com o uso de ferramentas que possam contribuir para a superao de limitaes no

    modelo de gesto organizacional dos municpios brasileiros, agilizando sua gesto, de

    maneira integrada e flexvel.

    A modelagem de processos e as ferramentas de gesto devem ter uma abordagem sistmica e

    serem utilizadas dentro de um projeto maior de melhoria da gesto dos rgos do municpio.

    Iniciativas isoladas, de alguns rgos, normalmente no possuem a capacidade de gerar os

    resultados desejados e sua implementao torna- se limitada em relao fora poltica do

    rgo.

    Assim, as iniciativas referentes modelagem de processos devem estar respaldadas pelo

    desenvolvimento do planejamento estratgico do rgo, como forma de desdobrar os

    objetivos estratgicos em aes nos processos, de forma a obter o alinhamento organizacional.

    Novo Desenho do Processo

    Objetivo Melhorar a divulgao do programa

    Aes includas/alteradas Incluir no oramento da secretaria de comunicao verba para campanha

    publicitria do programa de governo do Oramento Participativo.

    Atores includos Secretaria de Comunicao, Secretaria de Planejamento.

    Pontos de Melhoria a serem Implementados

    Soluo Desejada Responsvel Prazo Benefcio Esperado

    1 - Apoio da Secretaria de

    Comunicao.

    2 - Confeccionar folhetos e cartazes

    explicativos;

    3 Solicitar apoio logstico e de

    recursos materiais para distribuio do

    material entre a populao;

    4 Anunciar sobre os objetivos do OP

    em jornais, revistas, televiso, rdio e

    sites locais.

    Toda a equipe do

    Oramento Participativo

    e o responsvel por tal

    procedimento na

    Secretaria de

    Comunicao.

    At a data limite para envio

    da LDO (Lei de Diretrizes

    Oramentria) e LOA (Lei

    de Oramento Anual) e do

    para solicitar a verba

    necessria para o exerccio

    seguinte (realizado todo o

    ano).

    1 - Maior conhecimento do

    programa pela populao;

    2 Maior participao

    dos envolvidos;

    3 Maior agilidade nos

    processos;

    Novo Desenho do Processo

    Objetivo Definir um novo ciclo do Oramento Participativo em virtude da inviabilidade na

    concluso das obras no perodo de ciclo atual de um ano.

    Aes includas/alteradas Incluir o Oramento Participativo em todas as secretarias municipais atravs da

    elaborao de uma lei (modificar a estrutura do governo).

    Atores includos Funcionrios responsveis pelas atividades do OP em cada rgo.

    Pontos de Melhoria a serem Implementados

    Soluo Desejada Responsvel Prazo Benefcio Esperado

    1 Gerncia de obras da CPG poderia

    ser inserida na Secretaria de Obras

    para tratar exclusivamente dos

    processos do OP;

    2 Definir pessoas responsveis

    somente pelos processos do OP nas

    outras Secretarias.

    Prefeito. Para o prximo ciclo do OP

    (fevereiro de 2013).

    1 Reduzir o tempo de

    ciclo e espera em cada

    secretaria;

    2 Obter prioridade nos

    processos do OP nos

    rgos envolvidos.

  • 6. REFERNCIAS ARAJO, L.C.G. Organizao, Sistemas e Mtodos e as tecnologias de Gesto Organizacional. 2. ed. So

    Paulo: Editora Atlas S.A, 2006.

    AVRITZER, L. O oramento participativo e a teoria democrtica: um balano crtico. In: Avritzer, Leonardo;

    Navarro, Zander. (Org.). A Inovao Democrtica no Brasil. So Paulo: Cortez, 2003.

    CRUZ, T. Sistemas, Mtodos & Processos. So Paulo: Ed. Atlas, 2003.

    DATZ, D. Contribuio ao Estudo dos Custos Operacionais em Terminais Intermodais de Contineres. 2004.

    Dissertao (Mestrado COPPE/UFRJ) - Universidade Federal do Rio de Janeiro, Rio de Janeiro. 2004.

    DAVENPORT, T. H. 2000 Working Knowledge: How Organizations Manage What they Know. Harvard

    Business School Press. p. 240

    DAVIS, M. R. e WECKLER, D. A. A Pratical Guide to Organization Design. Los Altos: Crisp Pub, 1996.

    DAYCHOUM, M. 40 ferramentas e tcnicas de gerenciamento. Rio de Janeiro: Brasport, 2007.

    GESPBLICA. Guia D simplificao. Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto - Secretaria de Gesto.

    2. ed. Braslia: MPOG/SEGES, 2006. 240 p.

    HUNT, V. D. Process Mapping: How to Reengineer your Business Process. New York: John Wiley & Sons,

    1996.

    JUNIOR, I. M. et al. Gesto da Qualidade. 8. ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2006.

    MOTTA, Helena. Participao e distribuio de recursos. 2012. Disponvel em:

    http://www.acessa.com/politica/arquivo/artigos/2012/08/20-orcamento-participativo-dando-voz-e-prioridades-

    aos-mais-carentes/. Acessado em: 04/03/2013.

    NEVES S., Joo A. Anlise e Melhoria de Processos. Apostila da disciplina de Engenharia de Mtodos. Rio das

    Ostras: UFF, 2010. 62 p.

    OP Oramento Participativo. Relatrio da Gesto de Processos do Oramento Participativo. Maca RJ, 2012.

    PAIM R., CARDOSO V., CAULLIRAUX H.,CLEMENTE R. Gesto de Processos , pensar agir e aprende.

    Editora Boobman, Porto Alegre, 2009.

    PORTER, M. E. Estratgia Competitiva: Tcnicas para Anlise de Indstrias e da Concorrncia. 7.ed. Rio de

    Janeiro: Campus, 1989.

    RUMMLER, G. A.; BRACHE, A. P. Improving Performance: How do Manage the White Space on the

    Organization Chart. 2. ed. San Francisco: Jossey-Bass Publishers, 1995.

    VILLELA, C. S. S. Mapeamento de Processos como Ferramenta de Reestruturao e Aprendizado

    Organizacional. 2000. Dissertao (Programa de Ps-Graduao em Engenharia de Produo) - Universidade

    Federal de Santa Catarina, Florianpolis. 2000.

    Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)

    http://www.tcpdf.org

Recommended

View more >