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Utilizando ERP para melhoria dos processos de negócios na gestão da informação das organizações Marcel Moreno Donato Andrade, Bruno Antônio Cruz Costa, Humberto Barbosa Valença Varjão, Adriel Moura Silva Universidade Federal de Sergipe – UFS Avenida Marechal Rondon, sem número, Jardim Rosa Elze, Cidade Universitária Professor José Aloísio de Campos - São Cristovão [email protected], [email protected],[email protected], [email protected] ABSTRACT This paper focus on analyze the Business Process of the organizations and shows benefits of analyze it. In the beginning, it shows how the concept of Business Process had grown up along the history. After that, it enumerates the technologies, features, and concepts concerned with Business Process, such as: Enterprise Resource Planning (ERP), Business Process Modeling (BPM), Business Process Modeling Notation (BPMN), Advanced Business Application Programming (ABAP), SAP/R3, Customer Relationship Management (CRM), Business to Business (B2B) and Electronic Commerce(E-commerce) .Finally, it brings a case study on which shows the benefits of using some ERP into organization. RESUMO Este artigo tem como foco analisar os processos de negócios das organizações e mostra os benefícios de analisá-los. No inicio, o artigo mostra como o conceito de processos de negócios cresceu ao longo da historia. Em seguida, enumera as tecnologias, características, e conceitos concernentes a processo de negócios, tais como: Enterprise Resource Planning (ERP), Business Process Modeling (BPM), Business Process Modeling Notation (BPMN), Advanced Business Application Programming (ABAP), SAP/R3, Customer Relationship Management (CRM), Business to Business (B2B) and Electronic Commerce (E-commerce). Finalmente, traz um estudo de caso no qual mostra os benefícios de usar ERP na organização. 1. Introdução Este artigo visa abordar desde o surgimento do conceito de processos de negócios, ate os novos conceitos que dele derivaram. Mostrando soluções desenvolvidas, citando e exemplificando as tecnologias utilizadas. Utiliza um estudo de caso desenvolvido na Petrobras, onde analisamos a situação antes da implantação de um ERP e após o fim desta. Enumera as vantagens e desvantagens dela. Na subseção 1.1, serão mostrados dois trabalhos relacionados ao tema. Na seção 2, aborda-se as tecnologias que são aplicadas no contexto dos processos de negócios. Já na seção 3, mostra um estudo de caso onde foram aplicadas tecnologias citadas na seção anterior. Na seção 4, abordará uma discussão sobre as tecnologias citadas na seção 2 que

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Page 1: MANUSCRITO Utilizando ERP para melhoria dos processos de negócios na gestão da informação das organizações

Utilizando ERP para melhoria dos processos de negócios na gestão da informação das

organizaçõesMarcel Moreno Donato Andrade, Bruno Antônio Cruz Costa,

Humberto Barbosa Valença Varjão, Adriel Moura SilvaUniversidade Federal de Sergipe – UFS

Avenida Marechal Rondon, sem número, Jardim Rosa Elze, Cidade Universitária Professor José Aloísio de Campos - São Cristovão

[email protected], [email protected],[email protected], [email protected]

ABSTRACT

This paper focus on analyze the Business Process of the organizations and shows benefits of analyze it. In the beginning, it shows how the concept of Business Process had grown up along the history. After that, it enumerates the technologies, features, and concepts concerned with Business Process, such as: Enterprise Resource Planning (ERP), Business Process Modeling (BPM), Business Process Modeling

Notation (BPMN), Advanced Business Application

Programming (ABAP), SAP/R3, Customer Relationship Management (CRM), Business to Business (B2B) and Electronic Commerce(E-commerce) .Finally, it brings a case study on which shows the benefits of using some ERP into organization.

RESUMO

Este artigo tem como foco analisar os processos de negócios das organizações e mostra os benefícios de analisá-los. No inicio, o artigo mostra como o conceito de processos de negócios cresceu ao longo da historia. Em seguida, enumera as tecnologias, características, e conceitos concernentes a processo de negócios, tais como: Enterprise Resource Planning (ERP), Business Process Modeling (BPM), Business Process Modeling Notation (BPMN), Advanced Business Application Programming (ABAP), SAP/R3, Customer Relationship Management (CRM), Business to Business (B2B) and Electronic Commerce (E-commerce). Finalmente, traz um estudo de caso no qual mostra os benefícios de usar ERP na organização.

1. Introdução

Este artigo visa abordar desde o surgimento do conceito de processos de negócios, ate os novos conceitos que dele derivaram. Mostrando soluções desenvolvidas, citando e exemplificando as tecnologias utilizadas. Utiliza um estudo de caso

desenvolvido na Petrobras, onde analisamos a situação antes da implantação de um ERP e após o fim desta. Enumera as vantagens e desvantagens dela.

Na subseção 1.1, serão mostrados dois trabalhos relacionados ao tema. Na seção 2, aborda-se as tecnologias que são aplicadas no contexto dos processos de negócios. Já na seção 3, mostra um estudo de caso onde foram aplicadas tecnologias citadas na seção anterior. Na seção 4, abordará uma discussão sobre as tecnologias citadas na seção 2 que podem melhorar o contexto onde foi aplicado o estudo de caso. Na seção 5, tem-se uma conclusão sobre tudo que foi falado anteriormente. Por fim, têm-se as referências utilizadas para o desenvolvimento deste artigo.

1.1 Trabalhos Relacionados

Em [4], mostra-se como devem ser identificados os processos de negócios e sobre que contexto deve ser aplicado a estrutura orientada a processos. Cita também as diferenças das estruturas organizacionais funcional e a estrutura organizacional por processo. Assim como gestão por processo e estrutura por processos.

O artigo [5] aborda com profundidade aplicações e metodologias de reengenharia de processos como, padronização do processo de compreensão pela

integração organizacional, e-business models, e

cadeia de suprimentos, buscando uma melhor analise e controle do processos de negócios com o objetivo de torná-lo mais eficiente.

2. Tecnologias que envolvem os Processos de Negócios

A idéia de dividir a produção em vários processos. Surge de um problema que as organizações estavam tendo. Devido ao grande número de departamentos e ao tamanho das organizações, o controle destas estava ficando cada vez mais complexos. Um dos primeiros teóricos a se aprofundar neste tema, foi Adam Smith,

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no ano de 1776 no artigo intitulado Pin Factory (Fábrica de alfinetes). O artigo foi baseado em estudos de Diderot´s Encyclopédie.

No artigo Adam Smith descrevia a mais rápida e melhor forma de se produzir um alfinete na sua visão da organização. Porém, como foi descrito Adam Smith definiu os processos de forma na qual, o próprio achava mais eficiente. Contudo esta divisão poderia não ser a mais eficiente, é aqui onde entra as idéias de outro teórico bem famoso da época.

Frederick W. Taylor defendia uma gestão científica, aonde a melhor definição dos processos não viria apenas da avaliação de uma pessoa. Mas sim de testes nos quais seriam obtidos, uma melhor definição dos processos visando uma maior eficiência. É dessa idéia que surge a chamada reengenharia de processos, que será aprofunda neste artigo.

Depois que estes teóricos deram o pontapé inicial. Outras teorias também foram surgindo, uma delas chamada de Spam of Control, defendia que um funcionário de qualquer cargo de chefia só poderia ter uma quantidade máxima de subordinados no qual fosse capaz de atender em tempo hábil, ou seja, isso impede que um funcionário fique sobrecarregado e não alcance as expectativas criadas sobre ele.

Outra teoria que também surgiu na época foi a Departmentalization By Process and Purpose (Departamentar por processo e finalidade). Esta teoria visava à departamentalização da organização para facilitar sua administração. Porém a implantação desta teoria leva a alguns problemas que também serão abordados neste artigo.

2.1 Processos de negócios

Este é o conceito principal que dará suporte a tudo que abordaremos. Quando se fala em Processo de Negócios em inglês, Business Process, pensa-se nos processos interno de uma empresa, no fluxo de atividades que envolvem a manufatura de produtos, fornecimento de serviços, dentre outros. Um dos assuntos mais importantes que envolvem o BP é Reengenharia de Processos.

Para podermos utilizar a reengenharia temos que identificar todos os processos de negócios, para isto, deve-se ter uma visão macroscópica da empresa (visão holística).

Para se ter uma visão holística da empresa se faz necessário conhecer a fundo os processos de negócios desta. Além disto, este conhecimento tem que ser compartilhado por todos os participantes dos processos, sem o conhecimento destes não servirá de

nada conhecê-los. Para isto foram criados padrões para documentação e modelagem dos BP.

O redesenho de processos segundo [7] realizará um re-projeto do trabalho, considerando os processos existentes e os conhecimentos dos seus executores, ou seja, rever os processos da empresa e melhorá-los, remodelá-los pra que sejam executados de maneira eficiente.

2.2 Modelagem de Processos de negócios

A modelagem dos processos de negócios (Business Process Modeling) é atividades que melhoram a visualização e torna mais tangível a idealização de todo o processo. Com a modelagem destes, tornar-se mais fácil a concepção dos ERP (Enterprise Resource Planning). Os processos modelados servem como uma planta para o desenvolvimento de softwares que terão como finalidade a melhoria dos processos, torná-los mais eficientes, ou seja, fazer como que os processos não sejam só executados e sim executados da melhor forma possível.

2.2.1 BPMN

O objetivo principal do Business Process Modeling Notation é fornecer uma notação padronizada e de fácil entendimento por todos os usuários do processo, pelos analistas dos processos e também para as pessoas que irão gerenciar e monitorar os processos de negócios da empresa. Alem disso produz uma espécie de ponte entre a modelagem dos processos e suas implementações (caso seja alterado).

O BPMN define um BPD (Business Process Diagram), o qual é baseado em diagramas de fluxo para criar os modelos gráficos. Um BPD é composto por conjuntos de elementos gráficos. Estes elementos possibilitam um fácil desenvolvimento de diagramas.

2.3 ERP

O ERP (Enterprise Resource Planning) é utilizado para designar sistemas de informações que integram num único sistema, praticamente todas as informações e processos da organização.

Têm objetivo fundamental de controlar, integrar e fornecer suporte a todos os processos de uma empresa – operacionais, produtivos, administrativos e comerciais. E integra várias funções na organização como: controles financeiros, contabilidade, folha de pagamento, faturamento, compras, produção, estoque e logística. Possibilita um fluxo de informações

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único, contínuo e consistente por toda a empresa, o que permite administrar os negócios em uma única base de dados. É um instrumento para a melhoria de processos e das informações online e em tempo real. Em suma, permite aos gestores das empresas visualizarem as transações efetuadas, o impacto delas em cada área da empresa, desenhando um amplo cenário dos negócios.

Com essa automatização a partir dos ERPs, o fluxo das informações torna-se muito mais rápido, fazendo com que melhore a correção de algum processo que não está caminhando corretamente, a visualização da empresa como um todo, e como conseqüência desse fluxo de informação tão rápido os retornos também se tornam mais veloz.

No entanto, não é apenas implantar um sistema de integração na organização para torná-la integrada, essa integração se da também pelo comprometimento dos funcionários, pela definição dos objetivos, planejamento.

Assim, a aplicação do ERP se predispõe a tornar uma organização mais otimizada em seu fluxo de produção, mais dinâmica e ágil às mudanças do mercado.

2.4 A empresa SAP

A SAP é uma empresa alemã fundada em 1972 com o nome, Systems Applications and Products in Data Processing (Sistemas, Aplicativos e Produtos para Processamento de Dados), por cinco ex-empregados da IBM — Dietmar Hopp, Hans-Werner Hector, Hasso Plattner, Klaus Tschira e Claus Wellenreuthe com o intuito de desenvolver um software padrão para processos de negócios em tempo real. Sediada em Walldorf, Alemanha, a SAP é uma corporação de 10,3 bilhões de euros, composta por mais de 51.800 funcionários.

Atualmente a SAP é umas das maiores produtores de ERP do mercado mundial. Oferece soluções para grandes, medias e pequenas empresas. É o terceiro maior fornecedor independente de software do mundo segundo o seu site [2].

As soluções SAP ERP comercializadas hoje são:

I) SAP ERP Financials: um software financeiro corporativo para as áreas de contabilidade da empresa

II) SAP ERP Human Capital Management: responsável pelo controle e gestão de capital humano.

III) SAP ERP Operations: responsável por integrar a execução de aquisições e

logística, desenvolvimento de produtos e manufatura e vendas e serviços e tomadas de decisões.

IV) SAP ERP Corporate Services: responsável pelo gerenciamento, custo e riscos.

Todas essas soluções são executadas sobre o SAP/R3 atual software ERP da SAP.

2.4.1 O sistema SAP/R3

SAP R/3 é um software corporativo formado por um conjunto de ferramentas, que visa um melhor planejamento e controle do negócio.

O SAP R/3 utiliza plataforma cliente/servidor. Com todas as informações armazenadas em apenas um servidor, levando a um melhor cruzamento de informações.

O sistema é acessado via navegador web (browsers), levando a mais uma redução de custos, pois se torna assim independente de plataforma, ou seja, o sistema operacional da maquina cliente não é importante. Isto reduz os gastos com licenças.

Entretanto a centralização da base de dados aumenta os gastos com segurança dos dados. Como as informações estão centralizadas, qualquer problema pode levar a grande perda de dados.

Outro problema é com a indisponibilidade do serviço, um único problema com a máquina servidor deixara o serviço indisponível. Para esses problemas já existe técnicas testadas e aprovadas pelo mercado mundial, uma delas é o espelhamento. Onde uma máquina reserva é montada, para fazer copias em tempo real da máquina servidora, assumindo seu lugar automaticamente caso a máquina servidora deixe de funcionar por qualquer outro motivo.

Existem outros perigos de indisponibilidade do serviço, como a queda de uma rede que liga alguma sede a base de dados centraliza. Mas esses problemas também ocorreriam caso a arquitetura fosse qualquer outra utilizada.

O SAP R/3 vem buscando a simplicidade ao máximo como afirmar, Hasso Plattner [3], presidente do conselho da SAP, durante a conferência Software 2007, no Vale do Silício, “Software corporativo não precisa vir em forma de emaranhados de códigos, mas pode ser simples”. Porém apesar do software buscar a simplicidade isso não afirma que ele seja simples.

Ele abrange todos os setores da organização, ou seja, ele entende a organização como um todo. Ele busca a integração plena entre os setores, com uma grande retroalimentação (feedback) de informações entre os

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setores. Gerando um grande volume de informações organizadas, que são filtradas e aproveitas da melhor forma por cada setor.

O software SAP R/3, é divido em módulos, os clientes escolhem quais são necessários para sua organização, estes na maioria das vezes são associados a departamentos da organização. O R/3 também é divido em níveis de organizações grandes, médias e pequenas. Gerando preços variados, de acordo com o nível das organizações.

Para melhor conhecimento de alguns módulos do SAP R/3 foi feito um orçamento para uma média empresa no site SAP/brazil [2], com os módulos iniciais sugeridos pelo próprio, no dia 01/12/2008 as 14h24min com um preço total de R$ 452.100(quatrocentos e cinqüenta e dois mil e cem reais).Segue a baixo a lista dos módulos sugeridos e suas descrições:

Tabela 1 : Tabelas com os módulos e suas descrições, sugeridos pelo site da Sap/brazil[2]

Módulos:

RazãoContas a Receber

Contas a Pagar:

Administração de caixa

Contabilidade do imobilizado

Partição online

Encerramento do período na contabilidade financeira

Planejamento geral do centro de custo

Cálculo de custos standard:

Encerramento do período do centro "geral":

Encerramento do período de atividades

Administração de lotes

Administração de números de série

Cotação de suprimento

Compra de bens de consumo (Material e Serviços)

Suprimento de material estocável

Administração de estoque Processamento posterior,

Contrato de suprimento

Suprimento interno (Transferência de estoque sem

Devolução ao fornecedor

refugo, bloqueio

remessa)

Inventário físico

Subcontratação

Suprimento e consumo de estoque em consignação

Administração de créditos

CONTABILID Processamento da ordem do Cliente venda no depósito

Devoluções e reclamações

Cotação

Processamento da ordem do cliente potencial

Processamento de embalagens retornáveis

Processamento da nota de débito

Razão: A Razão atua como um registro completo de todas as transações comerciais. Ele é a referência centralizada e atualizada para a prestação de contas.

Contas a Receber: Este cenário aborda o lançamento de dados contábeis para clientes na contabilidade de clientes.

Contas a Pagar: Este cenário aborda o lançamento de dados contábeis para fornecedores na contabilidade de fornecedores.

Administração de caixa: A síntese da posição do caixa fornece informações sobre o balanço financeiro atual das contas bancárias.

Contabilidade do imobilizado: A contabilidade do imobilizado é um livro auxiliar do modulo Razão e é utilizado para administrar e documentar detalhadamente os movimentos do imobilizado.

Partição online: A partição de documentos possibilita uma exibição complexa dos documentos. Isso garante que você possa formular balanços financeiros completos para as dimensões selecionadas em qualquer momento.

Encerramento do período na contabilidade financeira: O componente de preparativos para o encerramento ajuda a preparar e executar as

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atividades necessárias para encerramento do dia, mês e exercício.

Planejamento geral do centro de custo: Durante o processo do orçamento anual, os gerentes de centros de custo não-operacionais, como vendas, marketing, administrativo, pesquisa e desenvolvimento, planejam os custos de diversos tipos ou classes de custo para seus respectivos centros de custo.

Cálculo de custos standard: Os custos standard de produtos são atualizados como parte do planejamento operacional anual.

Encerramento do período do centro "geral": O encerramento do período em um centro garante que todos os custos incorridos na produção das atividades da empresa (como materiais produzidos internamente) são atribuídos a tais atividades.

Encerramento do período de atividades: Este building block fornece os meios e a seqüência de etapas de encerramento do período em uma base diária, mensal e anual.

Administração de lotes: Este building block inclui as etapas de customizing e os dados mestre necessários para instalar a Administração de lotes em todas as áreas empresariais.

Administração de números de série: Usando números de série, você pode rastrear cada material durante o movimento de mercadorias.

Cotação de suprimento: Neste processo de compra, um empregado de compras solicita cotações para um material específico junto a diferentes fornecedores.

Compra de bens de consumo (Material e Serviços): Este cenário lida com atividades de criação de pedido durante o processo de suprimento.

Suprimento de material estocável: Neste processo de suprimento, uma lista de comparação de cotações permite que o empregado selecione a melhor fonte de suprimento ao avaliar as cotações dos fornecedores.

Administração de estoque processamento posterior, refugo, bloqueio: Utilização de sets de dados integrados como registros para compras, listas de opções de fornecimento, contratos. Atribuição automática para pedidos. Processamento de possíveis listas de trabalho específicas de funções.

Contrato de suprimento: Contratos são acordos com um fornecedor para suprir materiais ou serviços sob condições negociadas e em determinado período.

Suprimento interno (Transferência de estoque sem remessa): O suprimento interno de materiais válido para vários centros pode ser executado em uma empresa (intraempresarial) ou utilizando várias empresas (interempresarial).

Devolução ao fornecedor: No processo de devolução ao fornecedor, a atividade inicial é solicitar

uma Autorização de devolução de material do fornecedor.

Inventário físico: Este cenário apresenta o processo periódico dos ajustes necessários no estoque disponível após uma conta física.

Subcontratação: O processo de subcontratação compreende o envio de componentes brutos para um fornecedor dos processos de produção específicos e o recebimento do material acabado com valor agregado no estoque.

Suprimento e consumo de estoque em consignação: Na administração de estoques em consignação, o fornecedor disponibiliza o material e o armazena junto ao cliente.

Administração de créditos: Uma verificação do limite de crédito pode ser executada na criação ou modificação de documentos de vendas. Essa verificação é executada pelo sistema em uma área de controle de créditos.

Processamento da ordem do Cliente venda no depósito: Este cenário descreve toda a seqüência de processos de um processo de vendas standard com um cliente (venda no depósito).

Devoluções e reclamações: Este cenário descreve o processamento de devoluções da ordem do cliente. O processo inicia uma ordem do cliente de devolução com referência à fatura original das mercadorias.

Cotação: Este cenário descreve o processo de uma cotação standard.

Processamento da ordem do cliente potencial: Neste cenário, você processa documentos da ordem do cliente sem consultar primeiro as informações do cliente.

Processamento da nota de débito: O processamento da nota de débito é usado para aplicar um débito à conta de um cliente após a determinação de que foi cobrado do cliente um valor menor devido a um erro de determinação do preço ou da taxa..

Processamento de embalagens retornáveis: Os paletes standard pertencem ao fabricante e são tratados como mercadorias retornáveis ou como material de embalagens. Este cenário mostra o transporte de paletes standard e as respectivas devoluções.

Existem algumas condições no orçamento, que dizem respeitos a financiamento reajuste e etc. Que não tem importância, já que o principal objetivo é apresentar alguns módulos do SAP/R3.

Depois da contratação da solução SAP/R3 escolhida, vem a sua implantação. Ela é feita com o acompanhamento de uma consultoria licenciada pela SAP, de forma parcial. O tempo de implantação para a todos os módulos da Tabela 1, segundo o site da

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SAP, em uma empresa de grande porte gira em torno de nove meses segundo o site da SAP/brazil[2].

Ao fim da implantação a SAP oferece um serviço, para a verificação da implantação. Se esta foi feita de forma correta.

Como observamos o investimento inicial em uma solução SAP ERP, não estar ao alcance de algumas empresas, que não possui todo este capital. Entretanto existem soluções ERP gratuitas no mercado atual. Algumas dela são:\

i. OpenBravo: Um ERP bastante completo de código aberto.

ii. Compiere: Uns dos mais completos ERP gratuitos, disponibilizado com varias soluções diferentes.

iii. ERP5: Um software que esta ganhando mercado agora, mas já conseguiu implantar seu software em algumas empresas francesas. Tem um projeto de implantação do seu ERP, em uma empresa brasileira ainda não definida. Com a ajuda dos alunos do CEFET (Centro Educacional Federal de Ensino Tecnológico) de Campos, Rio de Janeiro.

Mas esse grande conjunto de ferramentas que forma o SAP R/3, tem sua própria linguagem de programação denominada, ABAP.

2.5 ABAP

A ABAP é uma linguagem que foi lançada na década de 80 com intuito, de possibilitar aos usuários finais a montagem e personalização dos seus relatórios. A linguagem tem alta complexidade. Era necessário um bom conhecimento em programação para sua utilização. Contudo era uma linguagem poderosa.

Foi por ser uma linguagem com potencial que a SAP utilizou na construção do R/3. Atualmente ABAP já aceita orientação ao objeto.

O R/3 também suporte a Java, em algumas partes do sistema.

Atualmente a SAP credencia escolas de aprendizado para ABAP. Isso faz com que sua solução seja vendida mais facilmente. Já que possibilita aos clientes uma personalização do sistema.

Varias pessoas já se especializaram na linguagem ABAP, para poderem dar suporte a empresas que contratam a SAP, esses profissionais estão sendo bem remunerados no Brasil e a procura por eles estar em alta.

2.7E-commerce – Eletronic commerce

O e-commerce que em português significa comércio eletrônico, segundo[1] é o processo de comparar os produtos e processos de uma empresa aos dos concorrentes, ou líderes de outros setores, com objetivo de melhorar o desempenho. Já em[1] é um termo usado para identificar um sistema comercial montado por uma empresa para atender aos seus clientes por meio de redes de computadores e mantido por uma infra-estrutura digital.

Portanto, vê que o comércio eletrônico é diretamente ligado com a web e com a melhora no desempenho entre cliente e empresa.

2.7 B2B – Business-to-business

Em[1] define-se por B2B o nome dado ao comércio eletrônico associado a operações de compra e venda, de informações, de produtos e de serviços através da Internet ou através de redes privadas partilhadas entre parceiros e negócios, substituindo assim os processos físicos que envolvem transações comerciais.

Ou seja, o B2B ele otimiza a relação consumidor e empresa assim como o e-commerce[6] também otimiza a relação da empresa com seus parceiros comerciais. Essa otimização vem através do uso da Internet e/ou da Intranet dispensando assim todos os custos que envolve o contato físico e facilitando a empresa ter vários parceiros comerciais a distância.

2.8 CRM - Customer Relationship Management

O CRM, em português, Gestão de Relacionamento com o Cliente, é um sistema que suporta o relacionamento com os parceiros de negócio da empresa, incluindo clientes, nas áreas de marketing, vendas e serviços. É uma estratégia voltada para o entendimento das necessidades dos clientes atuais e potenciais, de modo a aperfeiçoar a integração com eles.

É muito importante entender que apesar de CRM e ERP serem um sistema integrado de gestão, o CRM busca o aperfeiçoamento das relações empresa e cliente e parceiros de negócio. Já os ERPs viabilizam os processos de negócio das empresas e aperfeiçoa o fluxo das informações das mesmas.

3. Estudo de caso

Será feito uma descrição do estudo de caso do sistema SAP/R3 na empresa Petrobrás-BA. Como também a sua situação antes da migração para o

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SAP/R3, a implantação do sistema e a situação atual da Petrobrás com a utilização deste.

3.1 Situação Anterior

O Setor de Transporte da Petrobrás usava vários sistemas isolados para apoiarem nos processos e serviços locais. Como por exemplo: STC (Sistema de Transporte Coletivo), STT (Sistema de Transporte Terrestre) e STA (Sistema de Transporte Aéreo). Observou-se o problema que se tinha em trabalhar com vários sistemas, pois não possuíam comunicações entre estes. Devido ao fato dos sistemas apresentarem tanto o modo de acesso, como a linguagem do sistema e sua base de dados diferentes.

Certos grupos ainda utilizavam métodos manuais (uso de registro de dados em pastas ou papéis), o que trazia uma lentidão ao se quererem acessar os dados e uma dificuldade de estabilização dos dados.

Através de informações obtidas, observou que ao se manipularem vários sistemas autônomos, possuía-se uma deficiência na geração de relatórios e uma falta de comunicação dos sistemas, ocasionando em uma lenta tomada de decisão. Deste modo, ao solicitar um relatório requerido pela gerência causava atraso, pois a obtenção era feita em papéis (nos lugares que usavam).

3.2 Implantação

Para a implantação do SAP/R3 na Petrobrás, foram necessários estudos, obtenções de dados, avaliações, interações de várias pessoas no processo e treinamentos destas.

Em 1997, iniciou-se a análise para avaliar a conveniência para se usar um sistema ERP. Muitos motivos atraíram a atenção do assunto para Petrobrás. Primeiro fator era que mais de 400 empresas da relação "Fortune 500" possuíam contratado um sistema ERP, 32 das 40 grandes empresas de petróleo já possuíam implementado ou estavam em fase de implementação.

Outro fator observado, é que segundo o Gartner Group, até 2002, 80% das empresas teriam pelo menos 40% dos seus processos suportados por um ERP.

Por fim, foi visto que a empresa SAP, líder do mercado de ERPs, investia em pesquisa e desenvolvimento cerca de US$ 1,5 milhão/dia (US$ 550 milhões/ano).

Portanto, foi convocado um grupo de funcionários da Petrobrás e especialistas da SAP, fornecedora do

SAP/R3. Em agosto de 2005, a IBM deu prosseguimento ao processo. Sendo assim, deu-se a criação do “Projeto Sinergia” que tinha como objetivo instaurar o SAP/R3, que tem como alvo a sofisticação do processo organizacional da Petrobrás.

Para conclusão do sistema no setor de Transporte da Petrobrás-BA, foi preciso ser feitas várias tarefas: A vinda de responsáveis de setores do Rio de Janeiro (para mostrar sobre a rotina de cada setor), a obtenção dos dados dos sistemas presentes, reuniões com responsáveis de cada departamento para união das linguagens, que fazia com que os setores utilizassem interfaces e terminologias iguais.

Através de informações fornecidas, o controle de dados e o curso dos processos do departamento foram inteiramente alterados. A partir da instalação do SAP/R3, passou-se a usar uma única base de dados integrada. Trazendo com isso um maior dinamismo na inclusão de dados para o sistema, como também na execução de tarefas, por razões de se terem acessos a um único banco de dados de lugares diversos. Acabando assim com a duplicidade dos dados, provocando em uma diminuição de tempo, telefone e papel.

Pelo fato do SAP/R3 trabalhar com arquitetura Cliente/Servidor, as informações são mais protegidas, por estas serem armazenadas em servidores de missões-críticas, que por sua vez possui várias rotinas de backup, impedindo assim a perca de dados do sistema. Pelo fato do sistema ser instalado em Servidor (com acesso remoto através do software da Citrix – Metaframe), o acesso é mais rápido, pelo motivo de o usuário não possuir mais os dados no seu computador ou em outras localidades, esta passará estar localizada em apenas uma base de dados localizada na sede do Rio de Janeiro da Petrobrás, que fará com que o usuário passe a ter somente as telas via rede TCP/IP.

Através do uso do SAP/R3, as tarefas dos funcionários se tornaram mais fáceis e objetivas, pelo fato destas realizarem processos automáticos, como por exemplo, ao se requisitar um transporte este passará a estar em estado de ocupado automaticamente. Portanto diversos setores serão integrados, trazendo com eles uma maior interligação dos dados.

3.3 Benefícios

Foram muitos os benefícios ocorridos após a implantação. Houve-se um progresso no fluxo de processos, o sistema ficou equilibrado, por consistir em Cliente-Servidor. Foi obtida uma maior uniformização nas terminologias usadas e na linguagem, como também passou a conter uma maior

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segurança das informações. Um grande benefício que se teve, foi a de se possuir o acesso do sistema em tempo real, conectando várias áreas de negócio que por sua vez melhora os métodos de decisões. Muitos destes fatores contribuíram para uma redução de tempo, telefone,etc.

3.4 Situação FuturaVários avanços foram feitos no SAP/R3 depois de implementado. A equipe responsável por estas modificações é a Sinergia (da Petrobrás). Há de ser feitas algumas mudanças no acesso de uns módulos para que torne estes mais diretos e velozes. Também deverá ser feitas alterações nas terminologias e linguagem. Por fim se possui estudos de migração para a nova versão do SAP/R3 em vista.

4. Problemática

Como vimos no nosso estudo de caso realizado na Petrobras A empresa adotou todos os serviços agregados ao sistema SAP/R3. Porém, não agregou a sua solução ERP tecnologias tais como, O B2B – Business-to-Business e E-commerce - Eletronic commerce.

Com a implantação do B2B a Petrobras tem um maior contanto com seus parceiros comerciais. Obtendo um melhor controle sobre seus contratos comerciais. Isso gera um melhor controle sobre as transações comerciais.

Implantando o E-commerce, a empresa ganhar na visibilidade dos seus produtos e serviços perante os consumidores.

Ainda assim sem implantar as tecnologias citadas, a Petrobras adquiriu as tecnologias agregadas ou integradas a solução SAP/R3. Essas tecnologias também são importantes para uma melhora nos processos de negócios. Como o CRM- Customer Relationship Management.

5. Conclusão

A implantação de um sistema ERP na organização proporciona uma reengenharia dos processos de negócios e uma melhor modelagem dos mesmos, gerando uma maior segurança de dados e agilidade nas tomadas de decisões. O B2B – Business-to-Business também traz muito benefícios,quando utilizado juntamente com uma solução ERP, como a descrita nesse artigo, a SAP/R3. Traz um aumento significativo na comunicação entres os parceiros de negócios, levando a uma melhor negociação. No SAP/R3 existe também um modulo integrado com o CRM - Customer Relationship Management, que possibilita um melhor relacionamento com o

consumidor final. Pois possibilita uma relação de empatia da empresa para com o cliente.

Mais uma tecnologia que deve ser citada é o uso de E-commerce para agregar valor à empresa com divulgação dos seus produtos e serviços para o mercado.

Como foi visto a utilização destas tecnologias em conjunto som vem a beneficiar a organização. Atingindo toda a cadeia produtiva. Tornando-a mais eficiente.

5. Referências

[1] – Blog dos alunos da Universidade Federal de

Sergipe sobre o tema e-commerce, m-commerce, B2B, B2C. 2008. Disponível em <http://www.slideshare.net/guest80fa36/comercio-eletronico-presentation?type=powerpoint>. Acesso em 13 dez. 2008.

[2] – Site da empresa SAP, desenvolvedora de

soluções ERP 2008. Disponível em http://www.sap.com/brazil. acessado em 01 dez. 2008.

[3] - Hasso Plattner presidente do conselho da SAP,

durante a conferência Software 2007, no Vale do Silício.

[4] – GONÇALVES, José Ernesto Lima. Os novos desafios da empresa do futuro. RAE – Revista de Administração de Empresas, v. 37, n. 3, p. 10-19, jul./set. 2000b.

[5] – SANTOS, Rafael Paim C., CAMEIRA, Renato Flórido, CLEMENTE, Armando Augusto,

CLEMENTE, Rafael Gomes. Engenharia de Processos de Negócios :Aplicações e Metodologias

[6] – E-Commerce. Dicionário de Comércio Eletrônico. Disponível em <http://www.e-commerce.org.br/>. Acesso em 13 dez. 2008.

[7] - SCHEER, A.W., ARIS -Business Process Frameworks, 2 ed., Springer Verlag, Berlin, 1998.

LAUDON, Kenneth. Sistemas de Informações Gerenciais: Administrando a Empresa Digital, São Paulo: Prentice Hall, 1991.