MANUAL TLA

Auditoria a atividade de exame e avaliao de procedimentos, processos, sistemas, registros e documentos, com o objetivo de aferir o cumprimento dos planos,metas, objetivos e polticas da organizao.

TLA Radar AIESEC in Joinville 2011

SumarioIntroduo....................................3 TLA Radar......................................4 Auditoria.......................................5 Conferencia..................................6 Acompanhamento........................7 Obrigaes...................................8 ICX................................................9 Flow ICX......................................10 Sistema de Acompanhamento....11 Sistema de Cobrana..................11 Contrato......................................12 Contrato - Projeto Educacional..14 ANs.............................................16 TN AN..........................................17 EP AN..........................................18 Insurance....................................20 Contrato Trilateral......................22 RNE.............................................24 Passagem + Visto........................26 Avaliaes...................................28 OGX..............................................31 Flow OGX.....................................32 Sistema de Acompanhamento.....33 Sistema de Cobrana...................33 Contrato.......................................34 Ans..............................................36 EP AN...........................................37 TN AN...........................................38 Avaliaes....................................40 Termos..........................................43 Legal.............................................46 RAIS..............................................47 DIPJ...............................................48 Certides Negativas.....................50 Estatuto........................................51 Ata de Eleio...............................52 CNPJ..............................................53 ISS.................................................54 DACON.........................................55 DCTF.............................................56 BP..................................................57 DRE...............................................58 Estrutura.......................................59 Finanas.......................................60 CD Auditoria.................................61 Agradecimentos...........................62

IntroduoO presente documento tem por objetivo descrever os passos bsicos para a elaborao do CD de auditoria alm de esclarecer possveis dvidas a respeito da relevncia dos documentos e a forma para obt-los. Auditoria Interna est voltada para a anlise do correto cumprimento das obrigaes exigidas pelo MC. Ela objetiva o exame e a avaliao de planejamento e a eficincia e eficcia dos procedimentos e controles adotados para a operao, entrega de documentos e organizao das atividades. Este manual tem base no Regimento Interno da AIESEC e supe a formalizao das normas e serve como um guia para ser usado no gerenciamento da organizao. O manual deve facilitar as atividades das reas do CL ao detalhar e organizar os processos legais e entregas de documentos. O manual est organizado de modo a proporcionar uma noo dos processos, assim como a parte legal e tributria e explicar como as reas devem proceder com a documentao e registros para a auditoria. Dessa maneira, foi dividido em cinco partes, sendo uma de contedo relacionado a timeline e as outras relacionado s entregas.

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TLA RadarO time local de auditoria (TLA) a equipe local responsvel pela Auditoria interna da AIESEC em Joinville, composta por um Team Leader e 4 membros. Realiza a auditoria em nvel Legal, Tributrio e de Qualidade, que so apresentadas durante as conferncias nacionais a cada quarter (NPM.1, CONADE,NPM.2 E CONAL). TLA RADAR:

Auditora de ICX-S Ariane Delcin

Auditoror de Termos e Legal Gustavo Ritzmann

Auditora de OGX Morgana Borges

Auditoror de ICX-C Rafael da Silva

Team Leader Elisson Placido

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Auditoria importante manter a qualidade da auditoria por varios motivos. Mas os mais principais so: Organizao e Qualidade da entrega; Gesto de Risco; Transparncia; Trabalho de excelncia; Relao com stakeholders (Trainees, EPs, TN Takers , etc) ; Garantir a conformidade da entrega dos documentos exigidos pelas leis que regulam a atividade exercida pela AIESEC; Assim como seus documentos tem papel muito importante como: Estabelecer mnimos entre as relaes EP/AIESEC e TN/AIESEC atravs de contratos. Assegurar que uma empresa realmente est disposta a receber nossos Trainees e EPs e que estes esto inteiramente disponveis para o trabalho, atravs de Ans. Manter um mnimo de relacionamento com nossos Eps/Trainees para avaliar se realmente estamos de acordo com o que foi proposto pela organizao, atravs das avaliaes de qualidade. Legalizar da forma mais correta possvel o processo de entrada e estabelecimento de estrangeiros em nosso pas, ativando o RNE e Insurance. Evitar que as instituies criem pendncias com rgos pblicos.

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ConfernciaDever ser apresentado os documentos para auditoria no momento do check in do pr-meeting, se no deve pagar multa e apresentar de forma cumulativa a auditoria desse perodo analisado (que deveria ser entregue) na conferncia seguinte. Caso o CL no apresente algum documento, sero cobrados como pendncia somente: documentos de Auditoria de Qualidade e termos (pelo perodo de 1 auditoria com exceo do Seguro sade que ser cobrado enquanto o Intercmbio perdurar); Demonstraes contbeis; Financeiras Registro da Ata de Eleio, Estatuto do CL e CNPJ (enquanto o mandado do LCP perdurar). A auditoria de termos s ser realizada na CONADE e na CONAL, sendo que os documentos pendentes dessa auditoria sero cobrados na auditoria do NPM e na auditoria de envio (setembro). Conferncias Nacionais e Entregas peridicas NPM.1 National Presients Meeting: Fevereiro CONADE: Julho NPM.2 National Presients Meeting: Setembro CONAL: Dezembro Ser solicitado documentos de qualidade d referente ao ultimo quarter; Todos os documentos Legais necessrios pela primeira vez devem ser pedidos com, no mnimo, dois meses de antecedncia para o contador.

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Acompanhamento

Planilha de controle de TLA. Disponivel para o EB e o time de TLA Local. Atualizada semanalmente e enviado as cobranas para os respnsaveis pela rea. Criar um clico de cobrana para que no haja acumulos antes das conferncias.

Segue as datas e atualizaes dispostas no My AIESEC.

De acordo com o preenchimento das datas, gerado relao dos documentos pendentes e enviado para os responsveis.

A partir das datas preenchidas, o sistema automaticamente exclui os documentos que no sero necessarios (em cinza), e gera as pendencias (em vermelho). Os documentos enviado e auditados pelo time de TLA, recebem OK e so arquivados. Clulas em branco, aguardam o fluxo dos processos.

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Obrigaes

Para melhor relacionamento e fluxo das tarefas, foi levantado o que dever do time de TLA, sendo esse seguidos rigorosamentes. Para que ocorra a cobrana e as solicitaes feitas pelo time com total eficacia deve se seguir algumas regras, assim como tambm as reas deve estar cientes do seu dever perante aos documentos e processos. Uma vez que TLA ter um papel muito mais ps-venda, do que participar de todo o processo em si. dever de do time de TLA: Dar total suporte as reas com duvidas; Manter a cultura do fazer certo desde a primeira vez; Disponibilizar aos interessados possiveis documentos; Auditar documento e dar feedback para as reas e ao CL; Apresentar problemas juntamente com suas solues; Cobrar os VPs sobre os documentos faltantes; Estar ciente da obrigao perante aos termos e sua integridade. No dever de TLA: Entrar em contato com Empresa, Trainee, Escola, EPs. Ser responsavel pela capitao e execuo dos documentos; Correo e coleta das informaes. (Deve passar o erro e a rea a deve arrumar)

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ICX

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Flow ICXContrato de estabelecimento da parceria com TN Taker. Onde esto previstos a forma de pagamento, a obrigao de cada parte, etc.

RAISE

CONTRATO

MATCH

ANs

Documento que estabelece a parcerias entre os CLs envolvidos, consta as datas do X e dados do Trainee e TN.

REALIZE

INSURANCE e CONTRATO TRILATERAL

Insurance: Seguro de vida que cubra sua viagem. Contrato Trilateral: Documento entre TN Taker x AIESEC x Trainee

LEGALIZE

RNE OU PASSAGENS + VISTO

RNE: Comprovante de imigrao para mais de 90 dias. Caso seja menor, passagens e passaporte onde contem o visto.

SERVICING

AVALIAES

Documento onde a TN Taker e Trainee avaliam a qualidade do X e a assistncia da AIESEC.10

Sistema de AcompanhamentoINICIOEstudo de Mercado Capitao de Membros para Vender

Contrato

Reunio de Contratao de Servio

Reunio de Apresentao

Insero do TN Form

Prospeco de EP Forms

Casamento

TNAN e EPAN

Contrato Trilateral

Reunio de Incio do X

Insurance + RNE

Legalizao do X

Reunio de acompanhamento

AVALIAO

Reunio de trmino

AVALIAO

Sistema de Cobrana - TLA

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DocumentosRAISE CONTRATO

Contrato estabelece a parceria entre a AIESEC e o TN Taker; Com a finalidade de se fazer cumprir as exigncias necessarios na durao do programa; Documento deve ser finalizado na reunio de contratao do servio e enviado para TLA aps a insero da TN Form. Descrevendo a que TN pertence; Membro da area responsavel pela venda deve enviar o documento digitalizado para TLA; O Documento tem a mesma validade que a TN Form, sendo assim deve ser cumprido os prazos estabelicidos pelo MC. 2 copias (uma para AIESEC e outra para a Empresa)

Deve conter:Razo social da AIESEC Local e CNPJ; Nome, RG e CPF da pessoa ao qual o CNPJ est registrado; Razo social do TN Taker e CNPJ; Nome, CPF e RG do representante legal da empresa; Rubrica dos responsveis legais e mais 2 testemunhas (uma da AIESEC e outra da Empresa - recomendado) em todas as pginas do contrato; NA LTIMA PGINA: Assinatura dos representantes legais (AIESEC e Empresa) e das testemunhas com CPF e RG. Comprovar assinatura dos representantes (@ e Empresa) com algum tipo de documento oficial, reconhecimento de firma, ata de posse ou carimbo CNPJ padro.12

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DocumentosRAISE CONTRATO Projeto Educ.

Contrato estabelece a parceria entre a AIESEC e as escolas; Com a finalidade de se fazer cumprir as exigncias necessarios na durao do programa; Documento deve ser finalizado na reunio de contratao do servio e enviado para TLA aps a insero da TN Form. Descrevendo a que TN pertence; Membro da area responsavel pela venda deve enviar o documento digitalizado para TLA; O Documento tem a mesma validade que a TN Form, sendo assim deve ser cumprido os prazos estabelicidos pelo MC. 2 copias (uma para AIESEC e outra para a Escola)

Deve conter:Razo social da AIESEC Local e CNPJ; Nome, RG e CPF da pessoa ao qual o CNPJ est registrado; Razo social da escola e CNPJ; Nome, CPF e RG do representante legal da empresa; Rubrica dos responsveis legais e mais 2 testemunhas (uma da AIESEC e outra da escola - recomendado) em todas as pginas do contrato; NA LTIMA PGINA: Assinatura dos representantes legais (AIESEC e Empresa) e das testemunhas com CPF e RG. Comprovar assinatura dos representantes (@ e Escola) com algum tipo de documento oficial, reconhecimento de firma, ata de posse, identidade ou carimbo CNPJ padro.14

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DocumentosMATCH RAISE CONTRATO ANs

Documentos estabelecem a parceria entre a AIESEC do Trainee e a Host; Com a finalidade de deixar definido as datas que acontecer o X e qual TN e EP envolvidos; Documentos devem ser finalizado assim que concretizado o Match no sistema; Membro da area responsavel pela vaga deve enviar o documento digitalizado para TLA; Os Documentos tem a validade do X; No necessitam de reconhecimento de assinatura. 3 copias (uma para AIESEC Host, Aiesec do Trainee, outra para a Empresa)

Deve conter:IDs Corretos: Cabealhos e texto; Assinatura: no pode ser digital; recomendvel que tenha o carimbo oficial da empresa (CAN); recomendvel que a data de envio seja com no mximo 7 dias de diferena uma da outra. Comprovante de assinatura do Trainee e da Empresa TN Taker SAN gerada pelo CL do Trainee (com carimbo do CL) CAN feita pelo CL host, atravs do AN generator

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TN AN

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EP AN

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DocumentosREALIZE RAISEINSURANCE CONTRATO

Documento do Trainee para eventual transtorno em relao a sua sade; Tem por objetivo ser uma segurana durante o seu X no Brasil. Documento deve ser enviado pelo trainee antes de realizado o intercambio. Aconselhavel dar um prazo no momento do Match. Enviar para TLA descrevendo a que TN pertence; Membro da area responsavel pela venda deve enviar o documento digitalizado para TLA;

Deve conter:Todos os trainees precisam de insurance Informaes de identificao do trainee (nome, etc.); rea de cobertura do plano (deve incluir o Brasil); Perodo de cobertura deve cobrir todo o perodo de intercmbio; Documento deve estar em ingls ou destacar as informaes necessarias.

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DocumentosREALIZE RAISE CONTRATOCONTRATO TRILATERAL

Contrato estabelece a parceria entre a AIESEC, o TN Taker e o Trainee; Com a finalidade de se fazer cumprir as exigncias necessarios na durao do programa; Documento deve ser finalizado na visita no primeiro dia do Trainee e enviado para TLA. Descrevendo a que TN pertence; Membro da area responsavel pelo Trainee devem enviar o documento digitalizado para TLA; O Documento tem a mesma validade que a TN Form, sendo assim deve ser cumprido os prazos estabelicidos pelo MC. 3 copias (uma para AIESEC, para a Empresa e para o Trainee)

Deve conter:Empresa Concedente (Empresa da TN) Instituio de Ensino (UDESC) Interveniente (AIESEC) Estagiario Estrangeiro (Trainee) Deve ser assinado por todos Conter carimbo da empresa e da instutio Rubrica de todos os assinantes em todas as paginas Comprovar assinatura dos representantes (@ e Empresa) com algum tipo de documento oficial, reconhecimento de firma, ata de posse ou carimbo CNPJ padro.22

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DocumentosLEGALIZE RAISE CONTRATO RNE

Documento para Trainees que ficaro mais de 90 dias no seu X Documento estabelece legalizao do trainee no pas; O documento da a possibilidade do trainee abrir contas bancarias, entre outros ser usando como uma Identidade; Documento deve ser feito na Polcia Federal e enviado para TLA aps recebimento. Descrevendo a que TN pertence; Membro da area responsavel pela Trainee, deve enviar o documento digitalizado para TLA; O Documento tem a mesma validade do X. Sendo responsabilidade da AIESEC apenas esse prazo.

Deve conter:Documento requerido pela Polcia Federal para criao do RNE (Registro Nacional de Estrangeiros) Preenchimento e pagamento de guias; Cpia autenticada do passaporte (todas as pginas usadas, mais visto do BR, mais tarjeta de entrada); Cpia autenticada do carto de entrada no pas; Fotos 3x4 Cpia autenticada do pedido do visto Mais todos os originais de todos esses documentos24

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DocumentosLEGALIZE RAISE Passagem + CONTRATO Visto

Documento para Trainees que ficaro menos de 90 dias no seu X Documento estabelece legalizao do trainee no pas; Documento deve ser enviado pelo trainee para a area e renviado para TLA aps recebimento. Descrevendo a que TN pertence; Membro da area responsavel pela Trainee, deve enviar o documento digitalizado para TLA; O Documento tem a mesma validade do X. Sendo responsabilidade da AIESEC apenas esse prazo.

Deve conter:As passagem de ida e volta comprovando o maximo de 90 dias Comprovante do visto (pode ser uma cpia da pgina carimbada do passaporte, onde contm esse visto)

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DocumentosSERVICING RAISE AVALIAES CONTRATO

Documento afim de avaliar a gesto da AIESEC no periodo do X; Com a finalidade de levantar o comprimento ou no das exigncias necessarios na durao do programa, asssim como a qualidade; Membro da area responsavel pelas avaliaes deve enviar os documentos digitalizado para TLA; O Documento tem a validade indefinida, sendo utilizado em futuras conferencias.

Deve conter:IDs corretas e dados do TN Taker e Trainee; Se houver rasura, assinalar com uma rubrica; Rubricar todas as paginas; Comprovante de assinatura (Carimbo, Identidade, Passaporte, RNE). Intercmbios com mais de 90 dias: 2 avaliaes para TN Taker TN1 (1/3 do tempo do X) TN2 (Final) 2 avaliaes para Trainee TR1 (1/3 do tempo do X) TR2 (Final) Intercmbios com menos de 90 dias: 1 avaliao para TN Taker TN3 (Final) 1 avaliao para Trainee TR3 (Final)

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OGX

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Flow OGXContrato de estabelecimento entre Ep e AIESEC. Onde esto previstos a obrigao de cada parte, etc. Documento que estabelece a parcerias entre os CLs envolvidos, consta as datas do X e dados do Trainee e TN.

RAISE

CONTRATO

MATCH

ANs

REALIZE

Sem Documentos

EP estar em outro pas realizando seu X. Apenas suporte para possveis problemas.

SERVICING

AVALIAES

Documento onde o EP avalia a qualidade do X e a assistncia da AIESEC.

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Sistema de AcompanhamentoINICIOEstudo de Mercado Divulgao dos Programas

Contrato

Reunio contratao do servio

Entrevistas

Insero do EP Form

Prospeco de TN Forms

Casamento

TNAN e EPAN

Reunio de trmino

AVALIAO

Reunio para avaliao

Realiazao do X

AVALIAO

Sistema de Cobrana - TLA

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DocumentosRAISE CONTRATO

Contrato estabelece o acordo entre a AIESEC e o EP; Com a finalidade de se fazer cumprir as exigncias necessarios na durao do programa; Documento deve ser finalizado na reunio de contratao do servio, assim como recolher uma copia da identidade do EP e enviado para TLA aps a insero da EP Form. Descrevendo a que TN pertence; Membro da area responsavel pelao EP deve enviar o documento digitalizado para TLA; O Documento tem a mesma validade que a EP Form, sendo assim deve ser cumprido os prazos estabelicidos pelo MC. 2 copias (uma para AIESEC e outra para o EP)

Deve conter:Razo social da AIESEC Local e CNPJ; Nome, RG e CPF da pessoa ao qual o CNPJ est registrado; Rubrica dos responsveis legais e mais 2 testemunhas (uma da AIESEC e outra do EP - recomendado) em todas as pginas do contrato; NA LTIMA PGINA: Assinatura do representante legail da AIESEC, do EP e das testemunhas com CPF e RG. Comprovar assinatura do representante da Aiesec e do EP com algum tipo de documento oficial, reconhecimento de firma, ata de posse e do EP, identidade.34

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DocumentosMATCH RAISE CONTRATO ANs

Documentos estabelecem a parceria entre a AIESEC do EP e a Host; Com a finalidade de deixar definido as datas que acontecer o X e qual TN e EP envolvidos; Documentos devem ser finalizado assim que concretizado o Match no sistema; Membro da area responsavel pelo EP deve enviar o documento digitalizado para TLA; Os Documentos tem a validade do X; No necessitam de reconhecimento de assinatura. 2 copias (uma para AIESEC Host, Aiesec do EP, outra para o EP)

Deve conter:IDs Corretos: Cabealhos e texto; Assinatura: no pode ser digital; recomendvel que tenha o carimbo oficial da empresa (CAN); recomendvel que a data de envio seja com no mximo 7 dias de diferena uma da outra. Comprovante de assinatura do Trainee e da Empresa TN Taker SAN gerada pelo CL do Trainee (com carimbo do CL) CAN feita pelo CL host, atravs do AN generator

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EP AN

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TN AN

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DocumentosSERVICING RAISE AVALIAES CONTRATO

Documento afim de avaliar a gesto da AIESEC no periodo do X; Com a finalidade de levantar o comprimento ou no das exigncias necessarios na durao do programa, asssim como a qualidade; Membro da area responsavel pelas avaliaes deve enviar os documentos digitalizado para TLA; O Documento tem a validade indefinida, sendo utilizado em futuras conferencias.

Deve conter:IDs corretas e dados do EP; Se houver rasura, assinalar com uma rubrica; Rubricar todas as paginas; Comprovante de assinatura (Identidade, Passaporte). Intercmbios com mais de 90 dias: 2 avaliaes para EP EP1 (1 ms depois do RE) EP2 (15 dias depois do termino) Intercmbios com menos de 90 dias: 1 avaliao para EP EP3 (15 dias depois do termino)

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TERMOS

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DocumentosTERMOS

Objetivo: Resguardar a AIESEC dentro da lei do Voluntariado (Lei 9.608, de 18 de fevereiro de 1998) e garantir direitos e deveres, de ambas as partes, especificados nas clusulas presentes no contrato. O Documento deve ser assinado no momento que o voluntrio entra definitavente na AIESEC A AIESEC responsvel por gerar esse documento e garantir que seja devidamente assinado O documento tem durao indeterminada e pode ser rescindido a qualquer momento.

Sero impressas duas vias, uma permanecendo em posse da AIESEC e uma para o voluntrio. Assim com entregue para o novo membro a Lei 9.608 de Fevereiro de 1988

Deve conter:Rubrica dos responsveis legais e mais 2 testemunhas (uma da AIESEC e outra do EP - recomendado) em todas as pginas do contrato; NA LTIMA PGINA: Assinatura do representante legail da AIESEC, do EP e das testemunhas com CPF e RG. Ser entregue ao voluntrio uma cpia da Lei 9.608 de Fevereiro de 1988 que dispe sobre o servio voluntrio.

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LEGAL

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DocumentosLEGAL

Legal e Tributria: examina os documentos quanto conformidade com o que estabelece a legislao que regula a atividade; Documentos a serem analisados: Declarao de RAIS, Declarao de Informaes Econmico-Fiscais de Pessoa Jurdica - DIPJ, Certido Negativa de Dbitos e Tributos e Contribuies Federais, Certido Negativa quanto Dvida ativa da Unio, Registro da Ata de Eleio, Estatuto do CL, Documento Base de Entrada (DBE) do CNPJ, Pagamento de ISS, Demonstrativo de Apurao de Contribuies Sociais DACON, Declarao de Dbitos Crditos Tributrios Federais DCTF. Regularidade ou de Contas: examina se os gastos efetivados esto sendo comprovados devidamente e se h um controle financeiro eficaz dentro do escritrio; Obrigatrio apresentar em auditoria todas as suas contas correntes existentes atravs de uma declarao assinada por seu LCP. Demonstraes Financeiras e Contbeis: analisa se as demonstraes financeiras so feitas corretamente e se so verdicas de acordo com as operaes efetivadas. Documentos a serem analisados: Balano Patrimonial DRE.47

DocumentosRAISRelao Anual de Informaes Sociais um instrumento de Coleta de Dados que tem por objetivo o suprimento s necessidades de controle da Atividade Trabalhista no Pas, o provimento de dados para a elaborao de estatsticas do trabalho e a disponibilizao de informaes do mercado de trabalho s Entidades Governamentais. Todo empregador deve fornecer s entidades governamentais da rea social, um relatrio com as informaes solicitadas referentes a cada um de seus empregados, com quem manteve relao de emprego durante qualquer perodo do ano - base. Como obt-la? Deve acessar o site www.rais.gov.br na seo ORIENTAES e DOWNLOADS e preencher os dados requeridos. Observaes A Declarao de RAIS deve ser arquivada no CL e atualizada anualmente pela internet atravs do site www.rais.gov.br; O estabelecimento que no possui empregados durante o ano-base deve entregar RAIS Negativa. Nessa declarao somente so fornecidos os dados cadastrais do estabelecimento e cadastro com CNPJ. Portanto, cada CL tem que declarar a sua RAIS Negativa; O prazo de entrega das declaraes geralmente vai de Janeiro a Maro;

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DocumentosDIPJDeclarao de Informaes Econmico-Fiscais de Pessoa Jurdica uma declarao que deve ser prestada anualmente Receita, contendo o balano contbil e patrimonial anual da organizao, assim como as fontes de recursos recebidos, em categorias como: associativas, venda de bens e prestao de servios, rendimentos de aplicaes financeiras e doaes e subvenes. Como obt-la? A DIPJ deve conter o nmero de registro de um contador profissional no CFC (Conselho Federal de Contabilidade). Deve ser solicitado ao contador. Observaes Consideram-se isentas as instituies de carter filantrpico, recreativo, cultural e cientfico e as associaes civis que prestem os servios para os quais houverem sido institudas e os coloquem disposio do grupo de pessoas a que se destinam, sem fins lucrativos; Considera-se entidade sem fins lucrativos a que no apresente supervit em suas contas ou, caso o apresente em determinado exerccio, destine referido resultado, integralmente, manuteno e ao desenvolvimento dos seus objetivos sociais; Estar fora do alcance da tributao somente o resultado relacionado com as finalidades essenciais destas entidades. Assim, os rendimentos e os ganhos de capital auferidos em aplicaes financeiras de renda fixa e varivel NO esto abrangidos pela imunidade e pela iseno.49

DocumentosCERTIDES NEGATIVASCertido Negativa de Dbitos e Tributos e Contribuies Federais Certido Negativa quanto Dvida Ativa da Unio A Certido Negativa imprescindvel para que as empresas participem de licitaes, vendam imveis ou obtenham crdito bancrio. Pode ficar a cargo da entidade que exige a certido, verificar a situao fiscal do contribuinte na Internet. Como obt-las? Se o contribuinte est em dia com suas obrigaes tributrias, possvel emiti-la via Internet, no site da Receita Federal. http://www.receita.fazenda.gov.br/Certidoes/PessoaJuridica.htm Caso contrrio, necessrio dirigir-se Secretaria da Receita Federal para visualizar os dbitos existentes. Observaes As Certides Negativas tem validade de 180 (cento e oitenta) dias, a partir da data de emisso; A apresentao da Certido Conjunta substitui a necessidade de apresentao dos dois tipos separados de certido previstos em RI devido a seu carter de equivalncia.

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DocumentosESTATUTODocumento que contm um conjunto de clusulas contratuais por meio do qual o CL constitudo e administrado. Como obt-lo? O Estatuto Social deve ser elaborado conforme o modelo, sempre com o auxlio de um advogado. O modelo mais indicado aos Comits Locais da AIESEC no Brasil tem sido o modelo de Estatuto pra OSCIPS (Organizao da Sociedade Civil de Interesse Pblico). O Estatuto Social deve ser registrado no Cartrio de Registro Civil de Pessoas Jurdicas de sua jurisdio. Segundo a Lei de Registros Pblicos, preciso apresentar (no mnimo): Duas Vias do Estatuto Social aprovado, rubricadas e assinadas pelo Presidente do CL e por um Advogado inscrito na OAB, cuja assinatura deve ser seguida pelo seu respectivo nmero de inscrio. Duas Vias da Ata da Assemblia de Constituio, devidamente assinada pelo Presidente do CL (com firma reconhecida em cartrio), pelo Secretrio da Assemblia (membro convidado pelo Presidente para redigir a ata) e lista de presena dos membros com nome completo e assinaturas; Pagamento de taxas do Cartrio (se houver); e Requerimento para Registro assinado pelo Presidente do CL. 4.3 Observaes Qualquer alterao feita no Estatuto Social ou Eleio de Nova Diretoria deve ser obrigatoriamente informada ao Cartrio de Registro Civil das Pessoas Jurdicas (Art. 45 do Cdigo Civil), com a qualificao completa dos diretores e representantes legais.51

DocumentosATA DE ELEIODocumento que contm o relato de uma reunio (assemblia) da AIESEC. A Assemblia ser Ordinria quando for prevista pelo Estatuto Social, tendo de ocorrer sempre no perodo por ele determinado (anualmente, em razo das eleies). A Assemblia ser Extraordinria quando for convocada em casos especiais que necessitem de pronunciao dos membros. A Ata de Assemblia dever relatar os assuntos que foram tratados na reunio. Como obt-la? Aps a Ata ser lavrada, e assinada por todos os presentes, as assinaturas devem ser reconhecidas em Cartrio (recomenda-se que se reconhea a firma ao menos do presidente da gesto que est se encerrando e dos membros da nova diretoria). Aps o reconhecimento das firmas, leva-se a ata ao Ofcio de Registro de Registro Civil da Pessoa Jurdica de sua jurisdio (Cartrio) e efetua-se o registro da mesma. A Ata de Assemblia deve ser Registrada junto ao Estatuto Social quando da Constituio da AIESEC, ou se ocorrida qualquer mudana no mesmo. Observaes Qualquer eleio de nova Diretoria deve ser obrigatoriamente informada ao Cartrio de Registro Civil das Pessoas Jurdicas, inclusive com a qualificao completa dos diretores e representantes legais; atravs desse documento que as responsabilidades e direitos institudos legal, estatutria ou regimentalmente aos diretores podero ser exercidos pelos novos membros. A Ata de Eleio se faz necessria, por exemplo, para mudana de responsvel pela conta bancria e CNPJ.52

DocumentosCNPJCadastro Nacional da Pessoa Jurdica Cadastro que identifica, de forma eletrnica, todas as Pessoas Jurdicas do pas junto Secretaria da Receita Federal- subordinada a Receita Federal Brasileira (rgo do Ministrio da Fazenda). Este cadastro necessrio para que a Pessoa Jurdica tenha capacidade de celebrar contratos, processar ou ser processada. Por vezes o CNPJ grafado como CNPJ/MF (Sendo MF de Ministrio da Fazenda). Como obt-lo? O Pedido de Inscrio no CNPJ dever ser realizado no site da Secretaria da Receita Federal www.receita.fazenda.gov.br. Para efetuar o pedido, so necessrios os seguintes documentos: Ficha Cadastral da Pessoa Jurdica FCPJ gerada por intermdio do Programa CNPJ Original do Documento Bsico de Entrega DBE Cpia Autenticada da Ata de Constituio e do Estatuto Social, devidamente registrados no Cartrio de Registro Civil de Pessoas Jurdicas. Observaes A atualizao dos dados contidos na inscrio do CNPJ, pode ser feita online atravs do Programa A falta de atualizao dos dados do CNPJ ensejar o pagamento de multa; O CNPJ a ser analisado aquele em que o atual presidente do Comit esteja declarado perante as autoridades brasileiras como representante legal do CL 53

DocumentosISSImposto Sobre Servios O Imposto Sobre Servios de Qualquer Natureza de competncia dos Municpios e do Distrito Federal, tem como fato gerador a prestao de servios constantes da lista anexa Lei Complementar 116/2003, ainda que esses no se constituam como atividade principal do prestador. A AIESEC responsvel pelo recolhimento do imposto sobre o servio tributvel que ela presta. A prestao de servio da AIESEC no Brasil que deve ser declarada/tributada a feita entre os TN takers e a AIESEC; No tributvel a prestao de servio ao EP pois trata-se de relao entre associao e membro da associao. Como obt-lo? Se o Escritrio no for isento, voc dever manter arquivado no CL os comprovantes mensais de pagamento do imposto durante 5 anos. Se o Escritrio for isento, voc dever manter arquivado no CL o comprovante de Iseno Municipal durante 5 anos. Observaes A base de clculo do ISS o preo do servio, como tal considerada a receita bruta a ele correspondente, excetuando-se as possveis dedues fiscais previstas na lei municipal; Para obteno da iseno necessrio manter os livros razo e dirio (obrigaes contbeis) em dia, alm do mais provar que no est sendo realizada nenhuma 54 atividade lucrativa;

DocumentosDACONDemonstrativo de Apurao de Contribuies Sociais Documento que informa as contribuies (demonstrativo da apurao do PIS e da COFINS) recolhidas pela empresa, todavia como a AIESEC no recolhe e no remunera seus membros, apenas serve para demonstrar que no houve nenhum recolhimento. Como obt-lo? Acesse www.receita.fazenda.gov.br/PessoaJuridica/Dacon, sempre com o auxlio de um contador. O DACON deve ser elaborada mediante a utilizao de programas geradores especficos, disponveis no stio da Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), no endereo http://www.receita.fazenda.gov.br, e devem ser entregues atravs da Internet com a utilizao do programa Receitanet. Observaes recomendado que o cumprimento dessa contribuio seja feito por um profissional de contabilidade. O documento tem de ser arquivado por 5 anos. O prazo para que sejam feitas as DACONs semestrais (1 e 2 semestre) so legalmente estabelecidos: a entrega semestral vlida at o quinto dia til do ms de outubro do prprio ano-calendrio, referente ao 1 semestre, e at o quinto dia til de abril do anocalendrio seguinte, referente ao 2 semestre.

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DocumentosDCTFDeclarao de Crditos e Tributos Federais A DCTF a declarao de dbitos e crditos de tributos federais que tem por objetivo a prestao de informaes relativas a valores de dbitos de tributos e contribuies federais e os respectivos valores dos crditos, tais como pagamentos, parcelamentos ou compensaes Como obt-la? Acesse www.receita.fazenda.gov.br/PessoaJuridica, sempre com o auxlio de um contador. A DCTF deve ser elaborada mediante a utilizao de programas geradores especficos, disponveis no stio da Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), no endereo http://www.receita.fazenda.gov.br, e devem ser entregues atravs da Internet com a utilizao do programa Receitanet. Observaes recomendado que o cumprimento dessa contribuio seja feito por um profissional de contabilidade. O documento tem de ser arquivado por 5 anos. O prazo para que sejam feitas as DCTFs semestrais (1 e 2 semestre) so legalmente estabelecidos: a entrega semestral vlida at o quinto dia til do ms de outubro do prprio ano-calendrio, referente ao 1 semestre, e at o quinto dia til de abril do ano-calendrio seguinte, referente ao 2 semestre.

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DocumentosBPBalano Patrimonial a demonstrao contbil destinada a evidenciar, quantitativa e qualitativamente, numa determinada data, a posio patrimonial e financeira da Entidade, constitudo por ativos, passivos e patrimnios lquidos. Como obt-la? Solicitar junto ao contador. Observaes Documento deve ser feito todo ms e consolidado todo ano; Para a auditoria cobrado apenas o consolidado. Deve conter o nmero de registro do contador, assim como seu CPF.

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DocumentosDREDemonstrao do Resultado do Exerccio A DRE tem como objetivo principal apresentar de forma vertical resumida o resultado apurado em relao ao conjunto de operaes realizadas num determinado perodo, normalmente, de doze meses. Como obt-la? Solicitar junto ao contador. Observaes Documento deve ser feito todo ms e consolidado todo ano; Para a auditoria cobrado apenas o consolidado; Deve conter o nmero de registro do contador, assim como seu CPF.

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Comit LocalESTRUTURAA Avaliao do espao fsico ser feita com base no relatrio de desempenho enviado pela entidade confederada 10 dias antes do NPM, da CONADE, da auditoria realizada em setembro e da CONAL. Ter personalidade jurdica e conta bancria prpria em nome do representante legal da atual diretoria. A avaliao deste ser feita com base no relatrio de desempenho enviado pela entidade confederada 10 dias antes da NPM, da CONADE, da auditoria realizada em setembro e da CONAL. Para que isso seja comprovado devero ser entregues ao TNA: comprovante de inscrio e de situao cadastral; recibo de entrega do documento CNPJ; Enviar o planejamento local para o MC responsvel em data acordada com o MC durante a CONADE e publicada aps a conferncia. A avaliao deste ser feita com base no relatrio de desempenho enviado pela entidade confederada 10 dias antes da CONAL. Enviar a reviso do planejamento local para o MC responsvel em data acordada com o MC durante a CONAL e publicada aps a conferncia. A avaliao deste ser feita com base no relatrio de desempenho enviado pela entidade confederada 10 dias antes da CONADE. Preencher a SONA e enviar ao CE at o dia 10 de cada ms, sendo que a entrega da SONA dos quarters 4 ser avaliada de acordo com o relatrio de desempenho enviado pela entidade confederada 10 dias antes do NPM, a entrega da SONA dos quarter 1 ser avaliada de acordo com o relatrio de desempenho enviado pela entidade confederada 10 dias antes da CONADE, a entrega da SONA dos quarter 2 ser avaliada de acordo com o relatrio de desempenho enviado pela entidade confederada 10 dias antes da auditoria de Setembro e a entrega da SONA dos quarter 3 ser avaliada de acordo com o relatrio de desempenho enviado pela entidade confederada 10 dias antes da CONAL.59

Comit LocalFINANASEnviar o oramento local de acordo com data e padres mnimos acordados com o MC durante a CONADE para o MC responsvel. A avaliao deste ser feita com base no relatrio de desempenho enviado pela entidade confederada 10 dias antes da CONAL. Enviar a reviso do oramento local de acordo com data e padres mnimos acordados com o MC durante a CONAL para o MC responsvel. A avaliao deste ser feita com base no relatrio de desempenho enviado pela entidade confederada 10 dias antes da CONADE. Possuir saldo em ativo circulante maior que as dvidas da entidade com MC e com terceiros a curto prazo. A avaliao deste ser referente ao quarter 4, que compreende os meses de Outubro, Novembro, Dezembro imediatamente anteriores a NPM a ser avaliado pelo relatrio de desempenho enviado pela entidade confederada 10 dias antes da NPM. Possuir saldo em ativo circulante maior que as dvidas da entidade com MC e com terceiros a curto prazo. A avaliao deste ser referente ao quarter 1, que compreende os meses de Janeiro, Fevereiro e Maro imediatamente anteriores a CONADE a ser avaliado pelo relatrio de desempenho enviado pela entidade confederada 10 dias antes da CONADE. Possuir saldo em ativo circulante maior que as dvidas da entidade com MC e com terceiros a curto prazo. A avaliao deste ser referente ao quarter 2, que compreende os meses de Abril, Maio e Junho imediatamente anteriores a auditoria de Setembro a ser avaliado pelo relatrio de desempenho enviado pela entidade confederada 10 dias antes da Auditoria de Setembro. Possuir saldo em ativo circulante maior que as dvidas da entidade com MC e com terceiros a curto prazo. A avaliao deste ser referente ao quarter 3, que compreende os meses de Julho, Agosto e Setembro imediatamente anteriores a CONAL a ser avaliado pelo relatrio de desempenho enviado pela entidade confederada 10 dias antes da CONAL.60

CD AUDITORIA

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AGRADECIMENTOS

O time de TLA agrade todo o apoio do Time Nacional de Auditoria 2011, que esteve a nosso dispor em todos os momentos, tirando duvidas e contribuindo de todas as formas para melhor aproveitamento das atividades. Assim como tambm esteve sempre presente nos dando suporte na auditoria dos documento e na preparao desse manual. Em especial um agradecimento ao Rafael Marini nosso primeiro Coach, atual Team Leader TNA e outro para o Andr Azevedo que esteve presente, mesmo a distancia, dando dicas e melhorias para esse documento em especial. O EB , que esteve presente participando ativamente em todo os processos de TLA. Que esta mantendo a cultura do fazer sempre certo, otimizando muito o trabalho do time. Um especial foco para a disponibilidade e pr-atividade de todos para alcanar os melhores resultados. AIESEC in Joinville, com seus membros sempre esteve disposta a ajudar e cada conferencia um exemplo que todos estamos crescendo e melhorando mais ainda. Por fim um parabns ao time de TLA Radar que vem com eficacia mantendo o CL vibrante sobre a sua cultura, assim como tambm preparando e otimizando os recursos, para cada vez melhorar os processos.

Auditora de ICX-S Ariane Delcin

Auditoror de Termos e Legal Gustavo Ritzmann

Auditora de OGX Morgana Borges

Auditoror de ICX-C Rafael da Silva

Team Leader Elisson Placido

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