manual teorico access

MANUAL TEÓRICO

Iniciação ao Microsoft Access 2010

Formadora: Sónia da Silva Santos

Janeiro de 2012

Iniciação ao Microsoft Access

Formadora: Sónia Santos

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Índice

I. Introdução ...................................................................................................................................... 3

II. Objetivos ........................................................................................................................................ 4

III. Conteúdos Programáticos ............................................................................................................... 5

1. Microsoft Access Iniciação .............................................................................................................. 5

1.1. Introdução ao Access .................................................................................................................... 5

2. Concepção de Bases de Dados ......................................................................................................... 5

3. Tabelas ........................................................................................................................................... 7

4. Relações entre tabelas ..................................................................................................................... 9

5. Consultas ...................................................................................................................................... 12

6. Formulários .................................................................................................................................. 19

7. Relatórios ...................................................................................................................................... 23

IV. Conclusões / Considerações Finais ............................................................................................... 27

V. Bibliografia Geral ......................................................................................................................... 28



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I. Introdução

Este manual foi desenvolvido para a ação de iniciação às aprendizagens em Microsoft Access 2010.

Apesar de estar previsto na planificação desta ação a duração de cerca de 20h, tratando-se de uma

formação totalmente à distância, possibilita aos formandos uma aprendizagem de forma autónoma

através da flexibilidade de horários.

Esta ação visa dotar os formandos de capacidades que lhes permitem dominar as ferramentas

informáticas mais utilizadas no contexto empresarial e administrativo. Através de conhecimentos

que lhes permitirão relacionar, gerir e dominar esta área fundamental da informática. Assim como a

sua utilização no uso generalizado como a criação e manipulação de bases de dados em Microsoft

Access.

Com este manual sucinto e através de pontos numerados, visa os utilizadores do Microsoft Access

conhecer as funcionalidades básicas, para que possam tirar proveito a 100% das mesmas.



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II. Objetivos

No final da unidade temática Iniciação ao Microsoft Access 2010 através do Guião Multimédia os

formandos devem ser capazes de:

Compreender o conceito de um sistema de gestão de base de dados (SGBD) e o

relacionamento entre tabelas;

Criar, abrir e manipular ficheiros no Microsoft Access, através da estrutura da organização

da informação e da utilização das ferramentas disponíveis no Access;

Criar, modificar e consultar Tabelas;

Criar e manusear Consultas;

Criar Formulários;

Criar Relatórios e visualiza-los em modo de impressão.



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III. Conteúdos Programáticos

1. Microsoft Access Iniciação

1.1. Introdução ao Access

Iniciar o MS-ACCESS

1. Clicar em Iniciar

2. Escolher Todos os Programas

3. Microsoft Office

4. Clicar no ícone do MS-ACCESS

2. Concepção de Bases de Dados

Definição: Base de Dados

É a estrutura que permite armazenar informação sob a forma de um ou vários ficheiros de

dados. Esta informação deverá estar relacionada entre si. O planeamento de uma base de

dados permite que o armazenamento de dados seja feito de forma eficiente.



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Criar uma Base de Dados

Base de Dados vazia

Exemplo: Criar a Base de Dados “Teste.mdb”

Os Objectos do MS-ACCESS

Tabelas, Consultas, Formulários, Relatórios, Páginas, Macros, Módulos



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3. Tabelas

Criar uma Tabela na Vista de Estrutura

Exemplo: Criar a Tabela Alunos

Alunos (CodAluno, Nome, Morada, FotoAluno)



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Tipos de Dados

Numérico

Texto – até 255 caracteres Memo – textos longos Data/Hora – para armazenar data e horas Moeda – valores monetários Numeração Automática – incrementa o valor automaticamente (útil para Chaves Primárias) Sim/Não – valores lógicos (Verdadeiro/Falso, Sim/Não) Objecto OLE – multimédia (imagens, fotos, vídeo, sons) Hiperligação – endereço URL

Propriedades dos Campos



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Definição da Chave Primária

1. Seleccionar o(s) campo(s)

2. Clicar no ícone da Chave-primária

4. Relações entre tabelas

Definição das Relações entre Tabelas

1. Escolher o ícone que representa as Relações, no Separador Estrutura.

2. Escolher todas as tabelas.

3. Definir as relações, arrastando o campo que representa a Chave Externa para

cima da Chave Primária da outra tabela.



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4. Impor a Integridade Referencial.

5. Clicar no botão Criar

6. Resultado desta Base de Dados



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Utilização de Filtros:

Filtrar por Selecção:

1. Clicar no botão Filtrar por Selecção

2. Aplicar um filtro à tabela

3. Para remover o Filtro, basta clicar no ícone

Filtrar por Formulário:

1. Clicar no botão Filtrar por Formulário

2. Aplicar um filtro à tabela

3. Visualizar Resultado

4. Para remover o Filtro, basta clicar no ícone



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5. Consultas

Consulta (Query)

É uma forma de visualizar os dados de uma tabela ou de tabelas relacionadas entre si. Pode

apresentar todos os registos ou efectuar uma filtragem de modo a apresentar apenas os dados

que correspondem a determinada condição.

No Microsoft Access, pode criar uma consulta usando o Assistente de Consultas ou na Vista

de Estrutura.

Criação de uma Consulta com uma só Tabela

Exemplo: Consulta: Listar os alunos que moram em Viseu

1. Criar a Consulta usando o Assistente de Consultas

2. Selecionar o Assistente de Consultas Simples



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3. Escolher a Tabela. Escolher os Campos

4. Guardar a Consulta

5. Abrir a Consulta

6. Modificar a Consulta. Criar o critério de filtragem: Viseu



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Criação de uma Consulta com várias Tabelas

Exemplo: Listar as Cadeiras por Curso e respectivo Professor

1. Escolher as Tabelas

2. Escolher os Campos

3. Ordenar



15

Criação de uma Consulta com Parâmetros

Exemplo: Consulta: Listar os Alunos e respectiva Disciplina com Classificação superior a um

determinado valor.

1. Escolher as Tabelas e respectivos Campos

2. Definir Critério, usando […]

3. Resultado



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Criação de uma Consulta com Campos Calculados

Exemplo: Consulta: Listar os Alunos e respectiva Disciplina com Classificação inflacionada em

mais 10%.

1. Escolher as Tabelas

2. Escolher os Campos e Inserir o Campo Calculado

Criação de uma Consulta com Agrupamentos, Contagens e outros Cálculos

Exemplo: Consulta: Contar o Nº de Alunos Por Cada Disciplina

1. Escolher as Tabelas e respectivos Campos



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2. Activar a opção de Agrupamento

3. Criar Agrupamento e escolher a respectiva Função

Criação de uma Consulta de Acção

Vários Tipos de Consultas de Acção:

Actualização (UPDATE)

Inserção/Acréscimo (APPEND)

Exclusão/Apagamento (DELETE)



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Exemplo: Consulta: Atualizar as notas dos alunos, acrescentando mais um valor a cada

classificação, exceptuando aquelas que forem iguais a 20 valores.

1. Escolher a(s) Tabelas e respectivo(s) Campo(s)

2. Definir valor de actualização e critério

3. Clicar no ícone Executar



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6. Formulários

Formulário (Form)

Permite apresentar os dados de uma forma personalizada.

A partir do formulário é possível ver, inserir, eliminar e adicionar registos. É possível também

realizar cálculos e utilizar gráficos. No Microsoft Access, pode criar um formulário usando o

Assistente de formulários.

Criação de um Formulário Simples

Exemplo: Formulário Alunos

1. No Separador Criar Escolher Formulários -> Criar Formulário utilizando o assistente

2. Escolher Assistente de Formulário



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3. Escolher a tabela Alunos e todos os campos da tabela.

4. Escolher o esquema Colunas. Escolher o estilo.

5. Guardar o Formulário. Visualizar resultado.

6. Estrutura e Propriedades do Formulário

7. Caixa de Ferramentas



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Criação de um Formulário com várias tabelas

Exemplo: Formulário que gere os professores por departamento.

1. Escolher Consulta e respectivos Campos a incluir no Formulário

2. Escolher o Modo de Visualização do Formulário



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3. Escolher o esquema Folha de Dados. Escolher o estilo

4. Atribuir um Nome ao Formulário e Sub-Formulário

5. Visualizar e inserir dados



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7. Relatórios

Relatório (Report)

Permite ver os dados numa apresentação mais cuidada.

Normalmente com intuito de imprimir esses dados.

A partir do relatório apenas é possível ver os dados, não sendo possível a sua gestão (inserir,

eliminar ou adicionar)

No Microsoft Access, pode criar um relatório usando o Assistente de relatórios.

Criação de um Relatório Simples

Exemplo: Listagem de Alunos

1. Escolher Relatórios - Criar Relatório utilizando o assistente

2. Escolher a tabela Alunos e todos os campos da tabela.



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3. Escolher nível de agrupamento (se for o caso). Escolher o tipo de Ordenação.

4. Escolher o esquema. Escolher o Estilo.

5. Atribuir um Título ao Relatório. 8. Mostrar e Imprimir Relatório.

6. Alterar a Estrutura do Relatório.



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Criação de um Relatório com várias tabelas

Exemplo: Relatório: Listagem de Professores Por Departamento

1. Escolher Relatórios - Criar Relatório utilizando o assistente

2. Escolher a forma de visualização dos dados. Escolher um nível de agrupamento (se

for o caso).

3. Escolher a ordenação dos dados. Escolher o Esquema.



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4. Mostrar e Imprimir o Relatório.



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IV. Conclusões / Considerações Finais

Após a realização desta ação de formação de Iniciação ao Microsoft Access em regime à distância os

formandos ficam aptos a identificar conceitos referentes a uma Base de Dados, os seus objetos e

manipular os comandos básicos do Microsoft Access.



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V. Bibliografia Geral

Barbot, M. (2009): Planeta das TIC. Porto Editora. Pereira, J. (1998): Tecnologia de Bases de Dados (3ª Edição). FCA–Editora de Informática.

Wang, W. (2007): Microsoft Office 2007 para Totós. Porto Editora.

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