manual patrimonio sgi · 2015-10-26 · • o setor do almoxarifado confere o material e quantidade...

Instituto Nacional de Metrologia, Normalização e Qualidade Industrial – INMETRO

Instituto de Metrologia e Qualidade – IPEM-MG

Governo do Estado de Minas Gerais

Manual do Módulo de Patrimônio – SGI

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Sumário

1. Cadastramento de Patrimônios ............................................................................. 4

1.1. Cadastramento da Nota Fiscal ...................... ........................................... 4

1.2. Cadastramento de Patrimônio ....................... .......................................... 6

1.3. Cadastro de Marca/Modelo........................... ............................................ 8

1.4. Autorização de Cadastro do Patrimônio ............. .................................... 9

1.5. Atualizações Cadastrais em Série .................. ....................................... 10

1.6. Localização do Patrimônio ......................... ............................................ 11

1.7. Cadastro de Locais ................................ ................................................. 12

1.8. Histórico de Localizações ......................... ............................................. 13

1.9. Histórico de Protocolos ........................... ............................................... 14

2. Transferência Interna .......................................................................................... 14

3. Transferência Interna Pendente .......................................................................... 16

4. Termo de Responsabilidade ................................................................................ 16

5. Usuário do Patrimônio ......................................................................................... 18

6. Utilização Pendente ............................................................................................. 19

7. Termo de Utilização ............................................................................................. 21

8. Trâmites .............................................................................................................. 22

8.1. Trâmite de Serviços Externos ...................... .......................................... 22

8.2. Trâmite para Outros Estados ....................... .......................................... 24

8.2.1. Transferência para Outros Estados ...................................................................... 27

8.3. Trâmite de Movimentação Eventual .................. .................................... 30

8.4. Trâmite de Movimentação Definitiva ................ ..................................... 32

8.5. Trâmite de Portabilidade .......................... .............................................. 33

8.6. Trâmite Pendente de Retorno ....................... ......................................... 35

9. Pendências Patrimoniais ..................................................................................... 36

10. Temos Patrimoniais ............................................................................................. 37

11. Eventos Patrimoniais ........................................................................................... 38

12. Fechamento Patrimonial ...................................................................................... 39

12.1. Gerar Inventário .................................. .................................................... 39

12.2. Conciliação Contábil .............................. ................................................ 42

12.3. Reabrir e Regerar Fechamento Patrimonial .......... ................................ 43

13. Relatórios ............................................................................................................ 44

13.1. Bens Patrimoniados ................................ ............................................... 44

13.2. Fechamento Patrimonial ............................ ............................................ 45

13.3. Cadastramento do Bem .............................. ............................................ 49

13.4. Patrimônio por Conta Contábil ..................... ......................................... 50

13.5. Rastreabilidade Patrimonial ....................... ............................................ 52

14. Levantamento Patrimonial ................................................................................ 53

14.1. Definição dos Autorizadores da Comissão ........... ................................ 54

Levantamento Patrimonial .......................... ......................................................... 54

14.2. Desautorização do Levantamento Patrimonial ........ ............................. 58

14.3. Relatório de Levantamento Patrimonial ............. ................................... 59

15. Depreciação Patrimonial ................................................................................... 60

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15.1. Tabela de Vida Útil ............................... ................................................... 61

15.2. Laudo de Avaliação ................................ ................................................ 62

15.3. Gerar Depreciação ................................. ................................................. 63

15.4. Relatório de Depreciação Patrimonial .............. ..................................... 64

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Introdução

O módulo do Patrimônio do SGI tem como objetivo a administração e o controle dos bens patrimoniais de acordo com determinações na Legislação que rege o Patrimônio Público, Instrução Normativa nº205/1988, normas e procedimentos do Inmetro. Assim, permite a rastreabilidade dos bens, proporcionando ao Serviço de Patrimônio um controle efetivo dos bens do Inmetro.

Com a implantação desse módulo, as movimentações dos bens patrimoniais alocados em cada setor/regional ficarão sob a responsabilidade de cada chefia e/ou funcionários.

A partir do momento que é gerada e assinada a primeira transferência interna (do Setor de Patrimônio para setor solicitante), conseqüentemente, gera-se o Termo de Responsabilidade. Cada chefia de setor/regional poderá realizar transferência de alguns bens para o funcionário, que utiliza o bem, e assim, compartilhar responsabilidade. A partir daí, todas as movimentações dos bens patrimoniais deverão ser registradas no sistema, descentralizando, assim, o trabalho do setor de Patrimônio.

O Fluxo principal do cadastramento do bem, que será explicado neste manual, se dá da seguinte forma:

• O material permanente chega ao setor de Almoxarifado; • O setor solicitante confere a especificação e atesta a Nota Fiscal; • O setor do almoxarifado confere o material e quantidade e atesta a nota fiscal; • O Setor de Almoxarifado cadastra a Nota Fiscal no SGI; • O setor de Patrimônio cadastra o patrimônio. O gestor autoriza o cadastro e envia e-mail para o

Sepat (Serviço de Patrimônio do Inmetro), solicita etiqueta para o setor de documentos e a fixa no material;

• O Setor de patrimônio realiza a transferência interna para o setor solicitante. • O setor solicitante assina a transferência interna. Quando se tratar da primeira transferência,

automaticamente é criado um número do termo de responsabilidade para o setor; • A partir daí, o setor solicitante fica encarregado de manter atualizada no sistema toda

movimentação que houver com o material (transferência interna, transferência para usuário do bem e trâmites).

1. Cadastramento de Patrimônios

1.1. Cadastramento da Nota Fiscal Para o cadastramento da Nota Fiscal, a compra do bem tem de ter passado pelos procedimentos

no módulo de Contratos (SGI). O Setor de almoxarifado, ao receber uma Nota Fiscal, confere se a Nota de Empenho está

acompanhando a Nota Fiscal e acessa a tela 8.11.1.2.1 – Aplicações – Administrativas – Patrimônio – Cadastros – Movimentos -Empenho/Nota .

Informe o número da nota de empenho e pressione F8 ou apenas pressione F8 para buscar todas as Notas de Empenhos cadastradas no SGI referente às compras de bens permanentes.

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• Clique no botão: “Cadastrar Nota Fiscal”:

• Digite o CNPJ da empresa e dê <enter>. • Entre com o número da Nota Fiscal/Série e Valor da Nota. • Após digitalizar, insira a nota fiscal através do botão indicado acima.

• Clique no botão localizado ao lado do campo código e escolha os itens referentes a essa nota.

• Digite a quantidade e o valor total ao lado do material. Obs.: o sistema irá acusar, caso o valor não seja igual ao da nota de empenho cadastrada no módulo de diárias.

• Pressione F10 para salvar.

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Obs.: se os códigos dos materiais não estiverem desmembrados, deve se solicitar ao setor que cadastrou a nota de empenho (contabilidade) que os corrijam.

Exemplo: Microcomputador deve ser desmembrado em Microcomputador, Monitor e Teclado. O próximo passo é o cadastramento do patrimônio.

1.2. Cadastramento de Patrimônio Feito pelo setor de Patrimônio, na tela de cadastro de patrimônios (8.11.1.1.1 – Aplicações –

Administrativas – Cadastros - Básicos - Patrimônios ):

• Nro. Patrimonial : Número gerado pelo sistema após o gestor autorizar o cadastro do patrimônio. Exceção: se tipo de cadastro for “transferência entre órgãos da RBMLQ”, esse número de ver informado.

• Fixada? : Esse campo é marcado a partir do momento que se prega a etiqueta no material. Caso não exista uma etiqueta física, o campo deve ficar desmarcado.

• Termo de Responsabilidade Pat. Inmetro : Número do termo de cessão recebido pelo Sepat-RJ durante procedimentos de cadastramento.

• Situação : “Novo ” é a situação do momento do cadastro. Esse campo se torna “ativo ” assim que o gestor do patrimônio autoriza o(s) cadastro(s), o que veremos adiante. A situação “Inativo” pode ser utilizada somente pelo gestor do Patrimônio para o bens cadastrados incorretamente antes de serem autorizados por ele. Além dessas situações, há também “Transferido ”, “baixado ” e “Desmembrado ”: Essas informações são alteradas automaticamente, à medida que o sistema for sendo utilizado.

• Material : Inicie o cadastro por esse campo. Procure pelo código do material conforme consta na Nota de Empenho.

• Descrição : Insira a descrição do material com detalhes. • Marca e Modelo : Inserir a informação de marca e modelo do material.

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Obs .: caso não estejam cadastrados, será necessário clicar no botão “marca”, ao lado, para cadastrá-la ou para acrescentar modelo em determinada marca (atalho para a tela 8.11.1.1.2 – marca / modelo).

• Nro. Série : Cadastrar número de série. • Conta Ativo e Conta Despesa : Conta do ativo ligado à conta de despesa. Essa informação é

buscada do cadastramento de material no módulo de contratos. • Conta do PCASP: Conta do plano de contas aplicado ao setor público, conforme a relação

indicada no módulo do Adm. Financ. Orçamentário (Plano de Contas). • Conservação : É necessário manter atualizada essa informação. Exemplo: se o bem for novo, a

conservação é “bom”. Para bem que será dado baixa, a conservação é “inservível”. Tipos disponíveis: o Bom - utiliza-se esta especificação no ato do cadastramento de um bem novo - aquisição; o Regular - utiliza-se esta especificação no bem antigo, ainda em utilização; o inservível - utiliza-se esta especificação para bens que não possam ser recuperados e

reutilizados; o antieconômico - utiliza-se esta especificação no bem que o valor a ser dispendido para sua

recuperação, for superior a 51% do seu valor de aquisição; o irrecuperável - utiliza-se esta especificação no bem que não cabe recuperação; o obsoleto/ocioso - utiliza-se esta especificação para os bens que estejam em bom estado de

conservação e funcionando, são ultrapassados e que não serão mais utilizados pela UP/UO;

o fora de uso = obsoleto/ocioso • Observação : Deixar registrada outras informações, se necessário. Importante: para bens

recebidos de outro estado, é necessária a informação da nota fiscal nesse campo. • Tipo de Requisição : Para os IPEM’s, as opções serão:

o Convênio / Recurso Próprio RBMLQ-I, quando se tratar de uma aquisição de bens patrimoniais.

o Incorporação de Bem Localizado, quando se tratar de patrimônios encontrados, sendo utilizados e não estão no inventário do órgão. Pode ser utilizado para outras situações como para itens comprados como consumo e foi convertido para permanente ou quando desmembrar algum patrimônio, onde terá que ser dada baixa no bem a desmembrar, e cadastrar as partes como “bem localizado”.

o Indenização / Reposição, para o caso de cadastramento de bens adquiridos por indenização ou reposição, por parte de funcionários do órgão.

o Transferência entre Órgão da RBMLQ-I, para o caso de cadastramento de bens recebidos de outros estados.

• Data Fim Garantia : A informação da garantia conforme Nota de Empenho/Contrato. • Termo Baixa : Esse campo é preenchido automaticamente caso haja baixa do material, vide a

diante. • Os campos Nota de Empenho , Data, Protocolo , Nº Proc/Docs , Nota Fiscal , Serie , Item ,

Qtde do Item são preenchidos, caso o tipo de requisição seja “Convênio / Recurso Próprio RBMLQ-I”.

• Valor do Bem : Cadastra-se o valor do material, quando o tipo de aquisição não é “convênio/recurso próprio RBMLQ-I”. No caso de “convênio/recurso próprio”, a informação é buscada automaticamente.

• Foto Patrimônio : Adicionar a foto do patrimônio.

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• Botão Replicar : Para cadastramento de vários itens iguais pertencentes a uma mesma sequência de cadastros, basta clicar no botão “Replicar ” e informar a quantidade de itens a replicar e números de séries desses itens.

• Botão Visualizar : Visualiza o relatório do cadastramento do bem. • Botão Protocolos : Visualiza todos os protocolos ligados a esse bem. É nessa tela que o setor

de Patrimônio deve informar os números dos protocolos. Exemplo: Protocolo do processo de Baixa do bem.

• Botão Responsável/Localização : Através desse botão é possível visualizar a informação do setor responsável atual, do usuário do bem (caso esteja informado no sistema) e a localização física desse bem, caso tenha sido cadastrado na tela 8.11.1.2.19 – Localização do Patrimônio.

Obs1.: o botão “Histórico” serve para visualizar o histórico das localizações já cadastradas para esse patrimônio. Obs2: caso o patrimônio tenha sido comprado com uma NF e essa possuir uma quantidade maior que 1, no momento que o funcionário salvar esse cadastro, o SGI irá questionar se já não quer replicar a quantidade total da NF (a fim de já cadastrar automaticamente todos os bens conforme a respectiva quantidade de itens da NF) – mesmo processo realizado pelo botão “replicar”.

Feito isso, o gestor do patrimônio autoriza o cadastramento.

1.3. Cadastro de Marca/Modelo Entre na tela 8.11.1.1.2 (Aplicações – Administrativas – Cadastros - Básicos – Marcas/Modelos)

ou pelo botão “marca” na tela de cadastro do patrimônio (tela: 8.11.1.1.1):

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Se já existir a marca e for preciso cadastrar um modelo, dê F7, digite a marca, dê F8, e, em seguida, acrescente o modelo. F10 para salvar.

Caso seja necessário cadastrar uma nova marca, posicione o cursor sob o campo marca e clique

no botão para inserir uma nova marca e modelo.

1.4. Autorização de Cadastro do Patrimônio Feito pelo Gestor do Patrimônio, na tela 8.11.1.2.4 (Aplicações – Administrativas – Patrimônios –

Cadastros – Movimentos – Autorização de cadastro ), onde irá visualizar os patrimônios pendentes de autorizações:

• Validar os campos apresentados na tela, principalmente: o Descrição: que deve ser a mais completa o Conta Contábil: que irá impactar diretamente no inventário o Conservação: que deverá ser um dos tipos:

o Bom - utiliza-se esta especificação no ato do cadastramento de um bem novo - aquisição;

o Regular - utiliza-se esta especificação no bem antigo, ainda em utilização; o inservível - utiliza-se esta especificação para bens que não possam ser recuperados

e reutilizados; o antieconômico - utiliza-se esta especificação no bem que o valor a ser dispendido

para sua recuperação, for superior a 51% do seu valor de aquisição; o irrecuperável - utiliza-se esta especificação no bem que não cabe recuperação; o obsoleto/ocioso - utiliza-se esta especificação para os bens que estejam em bom

estado de conservação e funcionando, são ultrapassados e que não serão mais utilizados pela UP/UO;

o fora de uso = obsoleto/ocioso • Marque individualmente os patrimônios ou no campo superior indicado pela seta na figura

acima para marcar todos os patrimônios. Clique no botão: “Autorizar”. Nesse momento são gerados os Números Patrimoniais, caso os itens sejam novos.

Obs.: A partir do momento que o gestor autoriza, o bem vai para a responsabilidade dele. Obs.: o gestor do patrimônio deve sempre monitorar essa tela para realizar as autorizações. • O Gestor assina a Nota Fiscal Manualmente (recomenda-se um carimbo do setor de patrimônio

contendo os campos de conta, valor, nº do patrimônio, data e assinatura) Exemplo:

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Obs.: a nota fiscal tem que conter o carimbo de ateste do setor do almoxarifado, do chefe do

setor requisitante e do patrimônio. • Digitaliza a Nota Fiscal para enviar, juntamente com o relatório emitido (veremos adiante no

item 2.5). • Quando o sepat/Inmetro envia o termo de cessão de uso assinado e datado, é necessário

informar o número na tela 8.11.1.2.16 – atualizações cadastrais em série.

1.5. Atualizações Cadastrais em Série Feito pelo Setor de Patrimônios, na tela 8.11.1.2.16 – Atualizações Cadastrais em Série

(Aplicações – Administrativas – Patrimônio – Movimentos – Atualizações Cadastrais em Série ). Com status “novo”, insira a sequência de Número Patrimonial desejado e, em seguida, clique no botão “consultar ”.

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• Insira as informações que deseja alterar, como o campo “fixada?”, “Termo de responsabilidade ” (termo de cessão assinado pelo sepat/inmetro), “Descrição ”, “Marca ”, “Modelo ”, “Foto do patrimônio ”, “número de série ”.

• Marque os números patrimoniais que deseja realizar a atualização e clique no botão “Atualizar ”.

1.6. Localização do Patrimônio Feito pelo chefe e secretárias do setor Na tela 8.11.1.2.19 – Localização dos Patrimônios (Aplicações – Administrativas – Patrimônios –

Cadastros – Movimentos – Localização dos Patrimônios ). Servirá para atualizar o local físico onde encontram-se vários bens, de uma única só vez. Esse local já deve estar previamente cadastrado na tela 1.1.2.10 – Locais.

Para isso:

• 1º marque os bens que localizam-se no mesmo local. • 2º selecione através da lista de valores, qual é o local onde estão fisicamente todos os bens

marcados acima. • 3º apenas clique no botão “Atualizar”. • após esse momento, a coluna “Local” do quadro “Patrimônios” será automaticamente

atualizada com o local indicado para todos os bens que foram selecionados anteriormente. Utilize essa tela para manter atualizada a localização física dos bens: isso facilitará a localização

do mesmo em qualquer eventualidade e até mesmo durante a realização do levantamento patrimonial.

Obs1: caso seja marcado um bem que já tenha uma localização cadastrada, sua vigência será finalizada e a nova localização automaticamente será atualizada (sendo registrado em um histórico todos os locais por onde esse bem já esteve localizado).

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Obs2: o botão visualizar irá emitir o relatório dos bens do setor, juntamente com a localização física de cada um dos patrimônios que esteja já atualizada.

Obs3: caso exista um local informado na tela e o usuário deseje retirar essa informação, deixando o local “em branco”, será possível excluir o local informado:

Para isso:

• 1º marque os bens que deixarão de ter a informação na coluna “local”. • 2º apenas clique no botão “Excluir”. • após esse momento, a coluna “Local” do quadro “Patrimônios” será automaticamente

atualizada, retirando o local anteriormente indicado. Observar que o local existente apenas terá sua vigência encerrada, permanecendo no histórico de localizações que ele esteve no local indicado até a data/hora que o usuário entrou nessa tela e excluiu o local.

1.7. Cadastro de Locais Na tela 1.1.2.10 – Locais, cadastra-se os locais físicos que serão vinculados aos patrimônios: Selecione a regional, na parte superior da tela, e cadastre os locais físicos na parte inferir da

tela.

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Obs .: Caso a regional tenha um Imóvel/Prédio – Endereço vinculada a ela, para vinculá-lo ao

cadastramento do local, é necessário que esse imóvel esteja cadastrado na tela 1.1.2.11 – Imóveis por regional.

1.8. Histórico de Localizações Nessa tela é possível acompanhar o histórico de localizações dos patrimônios. Ainda é possível cadastrar/atualizar uma nova localização do bem, finalizando automaticamente

a localização em que o bem encontra-se até então.

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1.9. Histórico de Protocolos Nessa tela é possível associar protocolos a patrimônios.

Obs.: O gestor ou o funcionário do patrimônio podem indicar a finalização do protocolo dos patrimônios marcando o campo "Finalizado".

Obs2: Na tela para o levantamento patrimonial pela comissão inventariante, serão apresentados/relacionados os protocolos em aberto.

2. Transferência Interna Feito Pelo Setor Patrimônio, Chefes de setores/Regionais. Trata-se de transferência de responsabilidade de patrimônios entre setores. Assim que o setor de

patrimônio realiza o cadastro dos bens, é necessário que ele realize também a primeira transferência interna para os setores requisitantes.

Na tela 8.11.1.2.5 – Transferência Interna (Aplicações – Administrativas – Patrimônios – Cadastros – Movimentos – Transferência Interna ):

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• Situação:

o Aberta: será enquanto nenhum autorizador assinar o Ativa: será enquanto o chefe setor origem tiver assinado o Autorizada: será quando o chefe setor destino autorizar. Nesse momento, os bens passarão

automaticamente para a carga do setor destino. Caso seja necessário cancelar, somente criando uma nova transferência interna.

o Cancelado: será quando o solicitante ou o chefe setor origem substituir a situação aberto ou ativo, por cancelado. Nesse momento, será solicitada a confirmação do cancelamento. Caso confirmado, será aberta uma tela onde o usuário deverá informa a justificativa do cancelamento. Obs.: caso essa transferência interna tenha um trâmite de movimentação definitiva associado, esse também será cancelado, apresentando a mesma justificativa de cancelamento apresentada nesse momento.

• Solicitante : preencher com o nome do solicitante do setor que está realizando a transferência; • Setor Origem : informe o setor de origem; • Setor Destino : Informe o setor de destino; • Botão Patrimônios : visualiza todos os patrimônios que estão sob-responsabilidade do setor de

origem e permite marcá-los para levá-los a tela de transferência. • Botão Visualiza r visualiza o termo dessa transferência. • Quadro Patrimônios:

o Número Patrimonial : Informe os patrimônios dos materiais que serão transferidos. o Botão Usuários: irá abrir automaticamente a tela de usuários do patrimônio. o Botão Excluir: remove todos os bens associados nessa transferência, desde que a

situação seja “aberta”. • Quadro Trâmite de Movimentação Definitiva:

o Para cada transferência interna, em que haverá o deslocamento do bem para fora da instituição, é necessário realizar um trâmite de movimentação definitiva, que registra a

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movimentação definitiva do bem e permite a impressão do trâmite que deve acompanhar o bem.

o Para isso, basta clicar em “gerar trâmite ”, o sistema gerará um trâmite, que pode ser acessado e assinado clicando duplamente no campo amarelo.

o Clique no botão “visualizar” para imprimir/visualizar o trâmite gerado. o Obs.: caso a transferência interna seja cancelada, automaticamente esse trâmite será

cancelado (tendo como justificativa de cancelamento, a mesma informada nessa tela). • Quadro Autorizadores:

o Clique no botão “Enviar e-mail” para enviar e-mail para o chefe Setor Origem informando sobre a necessidade da assinatura.

o Após a assinatura por parte do chefe do setor de origem, é necessário clicar no botão “Enviar e-mail ” para enviar também para o chefe do setor destino tomar conhecimento e assinar a autorização, que poderá ser feita, também, na tela 8.11.1.26 – transferência interna pendente.

3. Transferência Interna Pendente Feito pelos chefes de setores/Regionais. Assim que o setor de destino recebe o bem patrimonial, é necessário assinar a transferência interna. Na tela 8.11.1.2.6 – Transferência Interna Pendente (Aplicações – Administrativas – Patrimônios –

Cadastros – Movimentos – Transferência Interna Pendente ) é possível visualizar todas as transferências internas pendentes de assinaturas para o seu setor, além de assiná-las, em lote.

Somente o setor de Patrimônio terá acesso a todas as transferências do órgão para monitorar e fazer as cobranças, quando necessário. Na figura acima, contém a visão do setor de patrimônio, sendo que cada setor/regional visualizará as suas transferências internas pendentes.

Para o chefe do setor assinar, basta dar um duplo clique no campo “termo” (na cor amarela), visualizar o termo de transferência e assiná-la no local indicado. Pode-se, também, assinar as transferências em lote, bastando marcar no campo onde está indicado pelas setas acima (próximo ao seu setor) e pressionar F10.

4. Termo de Responsabilidade Assim que houver a primeira transferência interna para o setor de destino, automaticamente o sistema

gera o termo de responsabilidade para cada setor. Nesse termo será visualizada automaticamente a relação dos bens patrimoniais, que estão sob a responsabilidade de cada setor.

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Nessa tela 8.11.2.3 – Termo de Responsabilidade (Aplicações – Administrativas – Patrimônios –

Consulta – Termo de Responsabilidade ), ao clicar em “visualizar”, é possível escolher os seguintes filtros:

Clique em “Atual” para emitir o termo de responsabilidade atual do setor ou em “Antigos” para permitir

o termo de uma determinada data. Há duas formas: • Termo s/ Usuário : É o termo de responsabilidade com a assinatura do chefe do setor e do gestor

do patrimônio. • Termo c/ Usuário: É o termo de responsabilidade com a assinatura do chefe do setor, do gestor

do patrimônio, e, em cada item, a assinatura do funcionário (usuário do bem), que está responsável pelo bem, caso exista

A partir daí, toda movimentação de responsabilidade (transferências internas) serão automaticamente atualizadas no termo de responsabilidade de cada setor/regional.

Assinatura do Termo de Responsabilidade: caso o nome do funcionário que está aparecendo no termo de responsabilidade não seja mais o chefe do setor atual, solicite ao gestor do setor de patrimônios que realize o levantamento patrimonial (do tipo “Patrimônio”, ver item Levantamento Patrimonial) desse setor. Quando o novo chefe desse setor autorizar a ciência de todos os bens que está realmente no

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setor, assinando o respectivo levantamento patrimonial, automaticamente o termo de responsabilidade será atualizado com o funcionário que assumiu como novo chefe do setor.

5. Usuário do Patrimônio Feito pelos chefes de setores/regionais, na tela 8.11.1.2.13 – Usuário do Patrimônio (Aplicações –

Administrativas – Patrimônios – Cadastros – Movimentos – Usuário do Patrimônio ). indicando a responsabilidade compartilhada com o funcionário que irá utilizar o bem.

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• Marque o(s) material(is), escolha o funcionário no campo “Funcionário” na parte inferior (obs.: somente os funcionários com os autorizadores 45 - usuário do setor - aparecerão na lista), clique em atualizar.

• Caso seja necessário excluir o nome do funcionário vinculado a um bem, basta marcar o material e clicar no botão “excluir”.

O funcionário deve acessar a tela 8.11.1.2.14 (Termo de Utilização Pendente).

6. Utilização Pendente Feito pelos Usuários do Patrimônio (os funcionários do setor), após o chefe do setor/regional transferir

bens patrimoniais para o usuário do bem, através da tela 8.11.1.2.14 – Termo de Utilização Pendente (Aplicações – Administrativas – Patrimônios – Cadastros – Movimentos – Termo de Utilização Pendente ):

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Nessa tela, serão listados os bens indicados pelo setor como sendo de responsabilidade do

funcionário e que ainda encontram-se pendentes de autorização. Basta o funcionário marcar os patrimônios que ele confirma essa responsabilidade e, em seguida, clicar no botão “Autorizar ”.

Obs.: Caso o funcionário não tenha um login e senha do sistema SGI, o setor da informática poderá criar uma senha secundária para ele. No momento em que for clicado no botão “autorizar”, independente de qual login está acessando, aparecerá uma tela solicitando a senha secundária desse funcionário e a troca da mesma, caso seja a primeira vez a assinar.

Botão “Visualizar”: listará todos os bens que estão ainda pendentes de autorização do usuário, exatamente os mesmos que estão sendo apresentados na tela.

Botão “Listar Utilizações”: irá listar todos os que estão indicados pelo setor como sendo utilizados pelo

usuário (independente dos mesmos estarem autorizados pelo usuário ou encontrarem-se ainda pendentes de autorização). Observar que a coluna “TU” (Termo de Utilização) irá aparecer um “X” indicando para os bens que já foram autorizados pelo usuário.

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7. Termo de Utilização

Consultado pelos usuários do patrimônio (os funcionários do setor), após a autorização na tela de Utilização Pendente, através da tela 8.11..2.5 – Termo de Utilização (Aplicações – Administrativas – Patrimônios – Consultas – Termo de Utilização ).

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Nessa tela são listados todos os bens que estão sob a responsabilidade do funcionário. Botão “Visualizar”: irá listar o termo de utilização do funcionário, com todos os bens que estão

autorizados e que constam já nesse termo:

8. Trâmites Feito por todos os setores/regionais, na tela 8.11.1.2.7 – Trâmite (Aplicações – Administrativas –

Patrimônios – Cadastros – Movimentos – Trâmite ). Trata-se de formulários distintos para controle e movimentação de bens. Para toda movimentação

patrimonial física deve ser feita um trâmite, o qual deve ser impresso para acompanhar o bem. As transferências internas servem para transferir a responsabilidade, já os trâmites registram a movimentação do bem de cada setor.

Existem vários tipos de trâmites: Serviços Externos, Outros Estados, Movimentação Eventual, Movimentação Definitiva e Portabilidade. Cada setor é responsável em gerenciar esses trâmites, sendo que o gestor do patrimônio deverá dar ciência no sistema apenas em dois trâmites: Outros estados e portabilidade.

8.1. Trâmite de Serviços Externos Esse trâmite é utilizado para quando um chefe de setor/regional enviar um bem para serviços

feitos fora do órgão, como por exemplo, para a assistência técnica, manutenção e etc e que ele irá retornar.

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• Data Prev. Retorno : preencher com a data prevista de retorno (campo obrigatório). • Solicitante : Irá abrir como opção somente o nome de quem está solicitando. • Setor : irá ser preenchido automaticamente com o setor do solicitante • Setor Origem : irá ser preenchido automaticamente. • Finalidade e Observação : Inserir maior informação possível sobre esse trâmite. • CNPJ: inserir o CNPJ da empresa para onde o bem está indo. Esse já deve estar

previamente cadastrado no cadastro de proprietários. • Número Patrimonial, Descrição e Valor : listar o(s) equipamento(s) que está(ão) sendo

enviado(s). Obs.: só é possível inserir os números patrimoniais pertencentes ao setor do solicitante.

• Conservação : será informado um dos tipos de conservação do bem: o Bom - utiliza-se esta especificação no ato do cadastramento de um bem novo -

aquisição; o Regular - utiliza-se esta especificação no bem antigo, ainda em utilização; o inservível - utiliza-se esta especificação para bens que não possam ser recuperados e

reutilizados; o antieconômico - utiliza-se esta especificação no bem que o valor a ser dispendido para

sua recuperação, for superior a 51% do seu valor de aquisição; o irrecuperável - utiliza-se esta especificação no bem que não cabe recuperação; o obsoleto/ocioso - utiliza-se esta especificação para os bens que estejam em bom estado

de conservação e funcionando, são ultrapassados e que não serão mais utilizados pela UP/UO;

o fora de uso = obsoleto/ocioso • Chefe Setor Origem: autorização do chefe do setor origem responsável; • Botão “Visualizar ”: para impressão desse documento para acompanhar a saída do bem.

Esse relatório deve ser apresentado na portaria do IPEM:

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Quando houver o retorno desse bem, é obrigatório, por parte do setor, informar a data de retorno

na tela 8.11.1.2.12 – Trâmite Pendente de Retorno .

8.2. Trâmite para Outros Estados Esse trâmite é utilizado para quando o setor deseja informar ao setor de Patrimônio que um

bem será enviado a outro estado. Além do trâmite, há outros procedimentos que deverão ser feitos pelo setor de patrimônio.

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• Solicitante : Irá abrir como opção somente o nome de quem está solicitando. • Setor : irá ser preenchido automaticamente com o setor do solicitante • Órgão Origem: Deve-se escolher quem envia o bem: IPEM´s ou Inmetro. • Órgão Destino : Deve-se escolher o destino do bem: IPEM´s ou Inmetro. • Finalidade e Observação : Inserir maior informação possível sobre esse trâmite. • CNPJ: inserir o CNPJ da empresa para onde o bem está indo. Esse já deve estar

previamente cadastrado no cadastro de proprietários. • Aos cuidados de : É importante esse preenchimento. Normalmente se destina ao setor de patrimônio. • Número Patrimonial, Descrição e Valor : listar o(s) equipamento(s) que está(ão) sendo





sua recuperação, for superior a 51% do seu valor de aquisição; o irrecuperável - utiliza-se esta especificação no bem que não cabe recuperação; o obsoleto/ocioso - utiliza-se esta especificação para os bens que estejam em bom estado

de conservação e funcionando, são ultrapassados e que não serão mais utilizados pela UP/UO;

o fora de uso = obsoleto/ocioso • Autorizações : O chefe do setor e o gestor do patrimônio assinam esse trâmite. • É necessário clicar no botão “enviar e-mail ” após cada assinatura.

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• Assim que o gestor do patrimônio der ciência a essa transferência, é necessário alguns outros procedimentos feito por ele: o Clicar no botão “Gerar Termo ”, que é um atalho para a tela: 8.11.1.2.8 – Transferência Outros Estados, veja item seguinte 6.2.1. • É necessário clicar no botão “Visualizar ” para impressão do trâmite que irá acompanhar a saída do bem. Esse relatório deve ser apresentado na portaria do IPEM:

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8.2.1. Transferência para Outros Estados Feito pelo Setor de Patrimônio, na tela 8.11.1.2.8 – Transferência Outros Estados

(Aplicações – Administrativas – Patrimônios – Cadastros – Movimentos – Transferência Outros Estados ):

• Nro Ofício : É necessário inserir o número do Ofício que será gerado referente a essa transferência para Outro Estado.

• Notas de Remessas : é obrigatório informar os números das notas fiscais eletrônicas. Caso seja entregue em mãos, é obrigatória a informação no lugar da Nota de que foi entregue em mãos. Obs.: mesmo que a transferência para outros estados já esteja autorizada, continua sendo possível a alteração dos nros das notas de remessa (somente para os funcionários cadastrados no controle de autorizadores com o perfil 2-Funcionário e 15-Gestor do Sistema).

• Número Patrimonial, Descrição e Valor : listar o(s) equipamento(s) que está(ão) sendo enviado(s). Obs.: só é possível inserir os números patrimoniais pertencentes ao setor do solicitante.

• Conservação : apresentará um dos tipos: o Bom - utiliza-se esta especificação no ato do cadastramento de um bem

novo - aquisição; o Regular - utiliza-se esta especificação no bem antigo, ainda em utilização; o inservível - utiliza-se esta especificação para bens que não possam ser

recuperados e reutilizados; o antieconômico - utiliza-se esta especificação no bem que o valor a ser

dispendido para sua recuperação, for superior a 51% do seu valor de aquisição;

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o irrecuperável - utiliza-se esta especificação no bem que não cabe recuperação;

o obsoleto/ocioso - utiliza-se esta especificação para os bens que estejam em bom estado de conservação e funcionando, são ultrapassados e que não serão mais utilizados pela UP/UO;

o fora de uso = obsoleto/ocioso • O Gestor do Patrimônio deve assinar em Autorizações . Obs .: Lembrando que é

necessário clicar no botão “Enviar e-mail ” após cada assinatura. • O Responsável Financeiro deve assinar em Autorizações . • Visualize e imprima, em duas vias, o ofício, clicando no botão “Ofício ”:

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• É necessário o envio desses relatórios (Ofício e Termo de Devolução/Transferência de bens ), juntamente com as notas fiscais e o Trâmite para o outro estado.

Obs.: tanto o ofício quando o TT-Sepat/RJ devem ser enviados em duas vias , pois uma será devolvida assinada pelo Sepat.

• Enquanto o IPEM aguarda o retorno do Termo de transferência e Ofício assinados pelo Sepat/Inmetro, o bem, no cadastro de patrimônio, fica com a informação na cor vermelha que aquele patrimônio está na transferência para outros estados e está aguardando retorno.

• A partir do momento em que o IPEM receber o Termo e Ofício assinados, é necessário informar a data na tela “8.11.1.2.9 – Transferência Outro Estado Pendente”.

Assim que a data de retorno é preenchida, a informação sai da tela. Serve para um

maior controle sobre o que está pendente de recebimento de termos de transferência para outros estados.

• Enquanto o bem está para outro estado, o sistema não o considera para as movimentações e conciliações. No cadastro do patrimônio, ele fica com status “transferido”.

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8.3. Trâmite de Movimentação Eventual Esse trâmite será utilizado para quando um bem patrimonial de pequeno porte sair do IPEM

por no máximo 30 (trinta) dias e que terá uma data de retorno. Situação 1: O funcionário do setor responsável precisa levar um bem para algum serviço fora

da instituição. Situação 2: Uma regional envia um bem para outro setor, por um período de tempo, e ele irá

retornar.

• Data Prev. Retorno : é obrigatório o preenchimento dessa data.

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• Solicitante : Irá abrir como opção somente o nome de quem está solicitando. • Setor : irá ser preenchido automaticamente com o setor do solicitante • Setor de Origem : Preencher com o setor que está enviando o bem. • Setor de Destino : setor que irá utilizar o bem • Finalidade e Observação : Inserir maior informação possível sobre esse trâmite. • Funcionário : funcionário do setor destino que irá utilizar o bem • Número Patrimonial, Descrição e Valor : listar o(s) equipamento(s) que está(ão) sendo





sua recuperação, for superior a 51% do seu valor de aquisição; o irrecuperável - utiliza-se esta especificação no bem que não cabe recuperação; o obsoleto/ocioso - utiliza-se esta especificação para os bens que estejam em bom


o fora de uso = obsoleto/ocioso • É necessário o aceite do chefe do setor de origem e do Funcionário e do chefe do setor

destino, caso o bem esteja indo para algum setor. • Entre cada aceite, é necessário clicar no botão “Enviar E-mail ”. • Visualizar e Imprimir o trâmite clicando no botão “Visualizar ” em duas vias. • Deve-se deixar uma via desse documento na Portaria e portar da segunda via, junto com o

equipamento. • Botão “Transferência Interna”: estará disponível apenas para os trâmites que estiverem

com a situação “autorizado” e que não tiverem nenhuma informação no campo “Data Retorno”. Acessível apenas aos funcionários com o perfil 4-Chefe do setor destino do trâmite, sendo que ao ser clicado, irá perguntar se confirma a transferência de TODOS os bens do trâmite do setor origem para o setor destino. Caso afirmativo: o irá finalizar com a data/hora o campo “Data Retorno” do trâmite o Irá criar uma transferência interna já autorizada pelos chefes origem e destino,

transferindo TODOS os bens para o setor destino (não permitirá transferir apenas alguns bens do trâmite, sempre será todos).

o Irá finalizar a responsabilidade dos usuários dos bens no setor origem o Irá atualizar a responsabilidade dos bens com o setor destino e finalizar no setor

origem o Irá atualizar o trâmite com o nro da transferência interna criada

Obs.: nesse momento, os bens passarão a ser de responsabilidade do setor destino. • Transferência interna: é o nro da transferência criada através do botão “transferência

interna”. Duplo-click nesse campo permitirá consultar a transferência interna. Obs.: Esse tipo de documento serve como autorização que pode ser solicitada em

aeroportos, por exemplo. Quando houver o retorno desse bem, é obrigatório, por parte do setor, informar a data de

retorno na tela 8.11.1.2.12 – Trâmite Pendente de Retorno .

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8.4. Trâmite de Movimentação Definitiva Esse trâmite será utilizado para acompanhar uma transferência interna e será utilizado

quando o bem irá ficar por DEFINITIVO em outro setor ou regional. Ele é gerado automaticamente na tela da transferência interna (8.11.1.2.5).

• Solicitante : Irá abrir como opção somente o nome de quem está solicitando. • Setor : irá ser preenchido automaticamente com o setor do solicitante • Setor de Origem : Preencher com o setor que está enviando o bem. • Setor de Destino : setor que irá utilizar o bem • Finalidade e Observação : Inserir maior informação possível sobre esse trâmite. • Transferência interna : é o nro da transferência interna (que também pode ser criada

através do botão “transferência interna”). Duplo-click nesse campo permitirá consultar a transferência interna.

• Número Patrimonial, Descrição e Valor : listar o(s) equipamento(s) que está(ão) sendo enviado(s). Obs.: só é possível inserir os números patrimoniais pertencentes ao setor do solicitante.




sua recuperação, for superior a 51% do seu valor de aquisição; o irrecuperável - utiliza-se esta especificação no bem que não cabe recuperação; o obsoleto/ocioso - utiliza-se esta especificação para os bens que estejam em bom


o fora de uso = obsoleto/ocioso

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• Entre cada aceite, é necessário clicar no botão “Enviar E-mail ”. • Visualizar e Imprimir o trâmite clicando no botão “Visualizar ” em duas vias.

8.5. Trâmite de Portabilidade Esse trâmite será utilizado para registrar o uso contínuo de bens a funcionários. Exemplo:

Coletor de Dado, Impressora Térmica, pesos, celulares e etc.

• Data Prev. Retorno : Já vem preenchido com a data de 31/12 de cada ano. • Solicitante : Irá abrir como opção somente o nome de quem está solicitando. • Setor : irá ser preenchido automaticamente com o setor do solicitante • Setor de Origem : Preencher com o setor que está enviando o bem. • Setor de Destino : setor que irá utilizar o bem • Finalidade e Observação : Inserir maior informação possível sobre esse trâmite. • Funcionário : funcionário do setor destino que irá utilizar o bem • Número Patrimonial, Descrição e Valor : listar o(s) equipamento(s) que está(ão) sendo





sua recuperação, for superior a 51% do seu valor de aquisição; o irrecuperável - utiliza-se esta especificação no bem que não cabe recuperação;

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o obsoleto/ocioso - utiliza-se esta especificação para os bens que estejam em bom estado de conservação e funcionando, são ultrapassados e que não serão mais utilizados pela UP/UO;

o fora de uso = obsoleto/ocioso • Devem assinar: o chefe do setor , o funcionário e o gestor do Patrimônio . Obs.: lembrando que é necessário clicar em “Enviar E-mail ” após cada assinatura. • O funcionário que portará o bem, caso não tenha login no SGI, deverá ter uma “senha

secundária ”. Isso permitirá que ele assine o trâmite sem necessidade dele conter um login no SGI, bastando apenas clicar no campo da autorização do funcionário, a partir de do sistema já logado no SGI, onde ele assinará tanto a transferência para usuário, quanto o trâmite de portabilidade.

Obs.: a senha secundária inicial é fornecida pelo setor de informática. • Autorização do Funcionário : automaticamente coloca o mesmo como aceitando a

utilização desses bens, assim como autoriza automaticamente o seu termo de responsabilidade para os bens aqui indicados.

• Vigência Finalizada : para todos os trâmites de portabilidade que já estiverem autorizados e que estejam vigentes ainda dentro do ano do exercício, será possível finalizar a portabilidade de um ou mais patrimônios dessa portabilidade. Para isso, basta marcar os bens que terão sua vigência finalizada e clicar no botão “Finalizar Vigência”. Nesse momento, os patrimônios marcados: - não terão mais validade nesse trâmite de portabilidade - ainda continuarão apresentando o funcionário como usuário do bem (caso não seja mais,

finalize a utilização, ver tela “Usuário do Patrimônio”). Obs.: o trâmite de portabilidade não aparecerá mais na tela de Trâmite Pendente quando: 1)

não tiver mais nenhum patrimônio ainda vigente de portabilidade 2) já tiver encerrado o ano do exercício do trâmite.

• Renovar: a vigência da portabilidade é o período do exercício fiscal (de 02/01 a 31/12 de cada ano), sendo renovado anualmente através do botão “renovar”. Ao clicar nesse botão, o sistema gera outra portabilidade para o ano corrente, e nesse momento, podem-se alterar os bens que irão ficar na responsabilidade do funcionário.

• Visualizar: clique no botão “Visualizar ” para impressão do trâmite que irá acompanhar a saída do bem.

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8.6. Trâmite Pendente de Retorno

Trâmites de serviços externos , movimentação eventual e portabilidade , ficam relacionados na tela “8.11.1.2.12 – Trâmite Pendente de Retorno ”. Assim que houver o retorno do bem patrimonial, é necessário que o setor que enviou entre com a data de retorno nessa tela.

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Na medida em que é informada a data de retorno, esse item não aparece mais na tela, para

um maior controle do quê saiu do setor e ainda não retornou. Os trâmites de portabilidade não podem ser finalizados, tem validade sempre até 31/12 do

ano de competência ou automaticamente não aparecerão mais como pendentes, no momento que todos os bens associados já tenham sua vigência da tela de Trâmite.

9. Pendências Patrimoniais

Feito pelos chefes de setores, na tela 8.11.1.2.18 – Pendências Patrimoniais (Aplicações – Administrativas – Patrimônios – Cadastros – Movimentos – Pendências Patrimoniais ), onde os chefes dos setores gerenciem suas pendências nesse módulo.

Nessa tela são visualizadas todas as pendências de assinaturas dos setores, como transferências internas, trâmites, transferência para usuários e transferência para outro estado.

Importante: Cada setor visualiza as suas pendências, enquanto o setor de patrimônio visualiza pendências de todos os setores.

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Através dessa tela, é possível ir à tela onde há a pendência, dando duplo-click no campo documento (na cor amarela).

O setor de patrimônio deve monitorar sempre essa tela e cobrar dos setores as assinaturas dos documentos.

10. Temos Patrimoniais Feito pelo Setor de Patrimônio, Na tela 8.11.1.2.10 – Termos Patrimoniais (Aplicações –

Administrativas – Patrimônios – Cadastros – Movimentos – Termos Patrimoniais ):

Nessa tela devem-se cadastrar todas as entradas que não foram feitas por vias normais no sistema

(em que não houve Nota de Empenho), como por exemplo, Incorporação de bem localizado, recebimento de bens de outro estado, indenização/reposição. Além disso, é nessa tela que registram as baixas, doações e trocas de conta,

Tipo : Informe se: Cessão, Incorporação de bem localizado, Transferência Inmetro/Órgão da RBMLQ-I, Troca de conta, Baixa, Doação, indenização/reposição, Transferência entre Órgãos da RBMLQ-I, Adjudicação/Pagamento de Dívida ou Leilão.

Obs .: Para o tipo “Leilão”, será possível associar qualquer bem patrimonial que esteja ativo, porém, no momento da autorização do gestor, todos os bens associados terão o seu tipo de conservação atualizado para “inservível” automaticamente.

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Dependendo do tipo escolhido, a tela apresenta campos específicos para preenchimento. • Termo : informe o número do Termo. • Número Patrimônio : liste os bens patrimoniais • Gestor do Patrimônio assina . • Nova Conta Contábil : Utilizado para o tipo: “Troca de conta”; • Botão Visualizar : Clique para imprimir o documento que será entregue ao setor Financeiro: Obs.: Os termos não devem ser feitos no último dia do mês para não haver discrepância ao realizar o

fechamento patrimonial. Esses registros são informados para o setor de Contabilidade através da tela de Eventos Patrimoniais.

• Baixa Patrimonial: Toda baixa patrimonial precisa ter um processo. Para realizá-la, é necessário que o setor de

Patrimônio tire uma cópia do processo da baixa e envie para o Sepat efetuar a baixa. Após concluir o processo, o Sepat envia para o IPEM o Termo de Baixa, o que significa que esse

bem já não consta mais para o IPEM. É necessário cadastrar a baixa na tela Temos Patrimoniais, conforme explicado acima.

Nesse momento, o bem muda o status para “baixado” não fazendo mais parte do inventário do órgão. O número do termo de baixa é visualizado no cadastro de patrimônio automaticamente.

11. Eventos Patrimoniais Feito pelo Setor de Contabilidade, na tela 8.11.1.2.11 – Eventos Patrimoniais (Aplicações –

Administrativas – Patrimônios – Cadastros – Movimentos – Eventos Patrimoniais ):

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• A contabilidade deve sempre monitorar essa tela, pois os termos patrimoniais são listados na parte

superior enquanto as transferências para outros estados são visualizadas na parte inferior da tela para serem autorizadas pelo financeiro. Para isso, basta marcar os termos e, em seguida, no botão “Autorizar ”.

• O Botão “Visualizar ”, visualiza o relatório de evento patrimonial. • Botão “Antigos ” serve para consultar os termos autorizados anteriormente. Ao dar duplo clique no campo amarelo (Termo/ano), o financeiro visualiza mais informações sobre

esse termo.

12. Fechamento Patrimonial Feito pelo Setor de Patrimônio. 12.1. Gerar Inventário

Todo último dia de cada mês é necessário gerar o inventário patrimonial e enviar ao Sepat (Serviço de Patrimônio – Inmetro/RJ).

Feito pelo setor de Patrimônio, na tela 8.11.1.2.2 – Gerar Inventário (Aplicações – Administrativas – Patrimônios – Cadastros – Movimentos – Gerar Inventário ):

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• Para gerar o Inventário, é necessário cadastrar o mês/ano de referência. Para isso, a tela deve estar com o status “Novo”.

o Clique no campo “mês/ano” e em seguida pressione F6 para passar para status “Novo”. • Digite o Mês/Ano de referência e pressione F10. • Clique no botão: “Gerar ”. Obs.: caso o inventário seja gerado antes do último dia do mês, é necessário clicar novamente

no botão “gerar” para atualizar as informações de movimentação do mês. • Quadro “Movimentos”, onde as colunas são:

1. “Entrada”: serão todos os patrimônios com data de cadastro dentro do mês/ano de referência, além de todos os termos patrimoniais do tipo “Transferência Inmetro / órgão da RBMLQ-I” ou “Transferência entre órgão da RBMLQ-I” que foram autorizados pelo gestor dentro do mês/ano de referência do inventário.

2. Tipo de Aquisição: apresentará todos os tipos de aquisição que foram informados no momento do cadastro dos patrimônios que possuem a data de cadastro dentro do mês/ano de referência do inventário. Para ter acesso à “legenda” desses tipos de aquisição, clique no botão “Aquisição”.

3. Transf. Estados Devolução: serão todos os bens que estão associados à transferências para outros estados já autorizadas e que tenham a data de retorno do RJ informada (essa data de retorno do RJ deve estar dentro do mês/ano de referência do inventário).

4. Transf. entre Contas: serão considerados todos os patrimônios que no mês/ano de referência anterior estavam em uma conta, e que durante o mês/ano de referência atual está diferente (indicando que houve uma transferência para outra conta). Serão gerados sempre 2 linhas para cada patrimônio que teve uma transferência de conta, sendo um valor positivo na conta em que ele estava e um valor negativo para a conta em que ele está entrando.

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5. Termo de Baixa: serão considerados todos os bens que estão associados a algum termo de baixa cadastrado no SGI, que foi autorizado pelo gestor, dentro do mês/ano de referência.

6. Ajuste: serão considerados todos os bens que já estavam cadastrados antes do mês/ano de referência do inventário, que tiveram o seu valor alterado pelo gestor ou funcionário do patrimônio. Para visualizar a justificativa desse ajuste, entre no cadastro do patrimônio, consulte o bem e clique no botão “Histórico” que está posicionado ao lado do campo “Valor”. Nessa tela que abrirá, mostrará o campo “justificativa” ao lado de cada um dos valores.

• Clique no botão “Visualizar ”:

• Obs.: o relatório de inventários ainda não contém assinaturas. • Clique no botão “Fechamento ” para visualizar o relatório do Fechamento Patrimônio:

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Esse relatório contém as informações sintéticas das movimentações do mês. Com o relatório impresso, é necessário fazer a conferência com a movimentação do mês como

Notas Fiscais, Transferências, Incorporações, Bens Localizados e etc. Estando com as informações corretas, será feita a conciliação contábil (próximo capítulo: 10.2).

12.2. Conciliação Contábil

Feito pelo Setor de Contabilidade, na tela 8.11.1.2.3 – Conciliação Patrimonial/Contábil (Aplicações – Administrativas – Patrimônios – Cadastros – Movimentos – Conciliação Patrimonial/Contábil ).

Primeiramente, o Funcionário do Patrimônio confere todos os somatórios das contas e revisa

todo o fechamento com base no saldo do mês anterior e as respectivas entradas (que serão somadas ao saldo anterior) e às saídas (que serão subtraídas do saldo anterior).

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Obs1: Caso haja alguma dúvida quanto algum valor de saldo das contas, entre na tela de “Gerar Inventário” e consulte o respectivo mês/ano de referência. Nessa tela é possível ver por cada conta contábil, todos os patrimônios que foram considerados para chegar nesse total final da conta contábil apresentado nessa tela. Ainda: verifique nesse manual (no item “Gerar Inventário”) a explicação que justifica a apresentação de cada um dos patrimônios, com o valor para cada uma das colunas de entrada e saída do inventário.

Após isso, o funcionário do patrimônio assina para liberar a tela para o setor Financeiro. O financeiro, ao conferir os dados e informar o Conrazão, verifica se os valores batem. Caso

haja alguma divergência, é necessário justificar no campo “justificativa” e corrigir a diferença para o próximo mês. Deve-se assinar no campo “Dig Financeiro Finalizada? ”.

O gestor do patrimônio assina a conciliação, em seguida, o responsável financeiro e o ordenador.

Autorizações : sempre que um dos autorizadores assina o inventário patrimonial, um email é enviado automaticamente pelo SGI ao próximo autorizador. Ele irá avisar sobre a existência do inventário patrimonial que está aguardando a sua autorização. Obs.: no momento da autorização do ordenador, um email será automaticamente enviado para o SEPAT/RJ.

Clique no botão “Visualizar ”:

12.3. Reabrir e Regerar Fechamento Patrimonial

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Para reabrir e regerar o fechamento patrimonial, basta retirar todas as assinaturas da tela

8.11.1.2.3 – Conciliação Patrimonial/Contábil – seguindo a ordem inversa das assinaturas, ou seja, de baixo para cima.

Em seguida, na tela 8.11.1.2.2 – gerar inventário, clicar no botão “Gerar” e as informações serão atualizadas. Com as informações atualizadas, pode-se prosseguir com o fechamento patrimonial novamente.

13. Relatórios O módulo de patrimônio possui relatórios e estão no menu 8.11.3 (Aplicações – Administrativas –

Patrimônios – relatórios), veja alguns deles:

13.1. Bens Patrimoniados Feito pelo setor de Patrimônio. Nesse relatório é possível visualizar os números patrimoniais cadastrados. Entre na tela 8.11.3.1 – Bens Patrimoniados (Aplicações – Administrativas – Patrimônio –

Relatórios – Bens Patrimoniados) com a informação de Nota de Empenho (geralmente mais utilizado) ou Nº Proc/Docs ou Protocolo.

O relatório gerado possui o número de cada patrimônio e sua descrição.

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• Anote a sequência dos números patrimoniais para gerar o próximo relatório “Cadastramento de bens” para enviar, juntamente com a Nota Fiscal e nota de empenho digitalizadas, para o Sepat – Inmetro.

Imprima uma cópia desse relatório, anexe à Nota Fiscal e envie para o setor de contabilidade para pagamento.

13.2. Fechamento Patrimonial Na tela 8.11.3.2 – Fechamento Patrimonial. Relatórios emitidos após a geração do inventário.

Mês/ano de referência é um campo obrigatório e pelo menos um dos tipos de relatório deverá ser

marcado para a visualização do relatório. Seguem os leiautes dos relatórios aqui emitidos, na ordem que são selecionados na tela acima:

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13.3. Cadastramento do Bem Feito pelo Setor: Patrimônio. Na tela 8.11.3.4 – Cadastramento do bem (Aplicações – Administrativas – Patrimônio –

Relatórios – Cadastramento do Bem ), preencher com o primeiro e o último número patrimonial, caso seja uma sequência e clique em visualizar.

O sistema gera um formulário para um grupo de patrimonios, sempre que eles tiverem sido

cadastrados a partir de um mesmo item de NE/NF. Utilize desse relatório para se orientar e anexar as etiquetas patrimoniais nesses novos bens

cadastrados, baseando-se no campo nro 1, que apresentará os nros patrimoniais e seus respectivos nros de série.

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• Envie esse relatório, juntamente com a Nota Fiscal atestada digitalizada (frente e verso) e

nota de empenho para o Sepat – Inmetro RJ, aos cuidados de _______, com cópia para Leila Emiliane ([email protected]). Obs.: não é necessária a impressão desse relatório.

• O Setor de patrimônio aguarda o retorno do Sepat – Inmetro RJ com o relatório assinado. A partir do momento que o Termo de Responsabilidade do Sepat chega assinado, é necessário

cadastrar o número desse termo no cadastro de patrimônio (tela: atualizações cadastrais em série).

13.4. Patrimônio por Conta Contábil Na tela 8.11.3.7 – Patrimônio por Conta Contábil é possível gerar relatórios contendo os

patrimônios e seus respectivos valores, por conta contábil.

Existem 2 opções de emissão:

1. Situação “Atual’: pode-se escolher uma conta contábil ou todas (não marcando nenhuma), além de restringir por setor, data de aquisição do bem, tipo de aquisição, situação e estado de conservação do patrimônio.

Obs.: o relatório irá apresentar o saldo das contas e os bens à ela vinculados, conforme a situação em que se encontra no dia em que o relatório está sendo emitido.

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2. Situação “Fechamento”: pode-se escolher uma conta contábil ou todas (não

marcando nenhuma), além de restringir por setor e mês/ano de referência do inventário. Dessa forma, permite emitir o relatório de todos os bens que estavam ativos nas contas, conforme o mês/ano de referência informado na tela.

Obs.: o relatório irá apresentar o saldo das contas e os bens à ela vinculados, conforme a situação em que se encontravam no mês/ano de referência que o inventário foi gerado.

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Dentre os outros campos de seleção, está o de conservação que poderá ser: o Bom - utiliza-se esta especificação no ato do cadastramento de um bem novo - aquisição; o Regular - utiliza-se esta especificação no bem antigo, ainda em utilização; o inservível - utiliza-se esta especificação para bens que não possam ser recuperados e

reutilizados; o antieconômico - utiliza-se esta especificação no bem que o valor a ser dispendido para sua



o fora de uso = obsoleto/ocioso Obs.: o mês da implantação do patrimônio no estado, é o primeiro mês que foi cadastrado na

tela de conciliação contábil (menu 8.11.1.2.3). Esses valores foram os informados como sendo o saldo nas contas do estado, que contava lá no SEPAT/RJ. Ao emitir o relatório de patrimônios por conta contábil desse primeiro mês/ano de referência da implantação, é muito provável que o somatório dos bens que constem como ativos não seja o mesmo apresentado no fechamento do inventário.

Isso se dará pelo fato de que pode ter havido alguma “falha” na comunicação do SEPAT/RJ com o estado, ou vice-versa. Assim, essa diferença no 1º conciliação contábil poderá afetar o saldo até o mês/ano de referência de hoje (pois o saldo do mês anterior é base para a cálculo do saldo atual).

13.5. Rastreabilidade Patrimonial Na tela 8.11.3.10 (Aplicações – Administrativas – Patrimônios – relatórios – Rastreabilidade

Patrimonial) há um relatório importante para ver todo o histórico das movimentações de um determinado bem.

A partir da informação de um número patrimonial ou de um intervalo de números patrimoniais, é

possível emitir 3 tipos de relatório com a rastreabilidade: • Rel. Rastreabilidade de Movimentação Patrimonial:

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• Rel. Rastreabilidade Contábil Patrimonial:

• Rel. Rastreabilidade Contábil e Movimentação Patrimonial:

14. Levantamento Patrimonial O levantamento patrimonial será realizado por uma Comissão de Inventário Geral Anual, que deve ser

composta de funcionários nomeados e que não sejam servidores do setor de Patrimônio, pois seu objetivo é validar as atividades executadas por este.

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Além disso, poderá ser realizado sempre que se houver a necessidade, pelo gestor do patrimônio, com o objetivo de apenas conferência no setor ou até nos casos de substituição do chefe de um determinado setor.

14.1. Definição dos Autorizadores da Comissão Para iniciar os trabalhos, primeiramente o setor de informática ou setor de patrimônio deve

cadastrar no autorizador 33 – Comissão Inventariante – os nomes dos membros da comissão na tela 8.11.1.3.1 – autorizadores.

Somente os nomes relacionados a esse autorizador terão permissão para trabalhar na tela

8.11.1.2.17 – Levantamento Patrimonial.

Levantamento Patrimonial A tela 8.11.1.2.17 – Levantamento Patrimonial – permite registrar as informações levantadas

pela comissão inventariante e, em tempo, confrontar com as informações contidas no módulo de patrimônio.

Primeiramente, cadastra-se o setor responsável.

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O Campo “Tipo” permite criar dois tipos de levantamento patrimonial: • Comissão: criados e alterados somente pela comissão inventariante. • Patrimônio: criados e alterados somente pelo gestor do patrimônio. Obs: o setor de patrimônio poderá fazer seu controle utilizando essa tela, além disso, também

utilizará para oficializar a troca de chefe do setor (pois no momento que o novo chefe de setor autorizar esse levantamento, automaticamente seu nome irá constar no termo de responsabilidade do setor).

Somente depois de salvar (F10), clique no botão “Patrimônios ”:

para trazer todos patrimônios que estão na carga desse setor no sistema e dê F10 para salvar.

Clique no botão “Ficha Manual ” para imprimir o relatório que irá auxiliar no levantamento

patrimonial:

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As informações levantadas pela comissão devem ser registradas nessa tela, da seguinte forma:

• Placa : informe a situação da etiqueta patrimonial, que será selecionada na lista com os valores: Sem etiqueta, Rasurada, Trocada ou Fixada.

• Localizado : informe se o bem foi localizado SIM/NÃO no setor. • Conservação : informe um dos valores da lista, conforme encontra-se a conservação de

cada um dos bens. o Bom - utiliza-se esta especificação no ato do cadastramento de um bem novo -

aquisição; o Regular - utiliza-se esta especificação no bem antigo, ainda em utilização; o antieconômico - utiliza-se esta especificação no bem que o valor a ser dispendido

para sua recuperação, for superior a 51% do seu valor de aquisição; o irrecuperável - utiliza-se esta especificação no bem que não cabe recuperação; o obsoleto/ocioso - utiliza-se esta especificação para os bens que estejam em bom


o fora de uso = obsoleto/ocioso • Situação : esse campo é atualizado automaticamente (não sendo informado pela

comissão ou gestor do patrimônio) com a situação atual em que se encontra o bem (em trâmite, em transferência, encontrado no setor, etc).

• Localização : Vincula a localização física do patrimônio. Para isso, é necessário cadastrar as localizações físicas no menu 1.1.2.10 – Locais. Dê dois cliques no campo amarelo em “Localizações”. Abrirá a tela “Histórico de Localizações” referente ao patrimônio selecionado. Escolha o local físico previamente cadastrado em 1.1.2.10 – Locais.

• Setor: é o nome do setor responsável atual pelo bem

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• Usuário : é o nome do usuário que está cadastrado para utilização do patrimônio e que já assinou o termo de utilização para esse patrimônio.

• Recebido em : é a data/hora que o usuário assinou a ciência para a utilização desse bem, no termo de utilização do setor.

• Protocolo : último protocolo associado ao patrimônio. Dando dois cliques no campo amarelo, o sistema exibe todos os protocolos vinculados.

• Trâmite Pendente de Retorno : exibe o tipo e o número do último trâmite pendente de retorno referente ao patrimônio. Exemplos : tipo: Serviços Externos ou Movimentação Eventual Obs .: Caso o bem já tenha retornado, é importante registrar a data de retorno na tela 8.11.1.2.12 – trâmite pendente de retorno – para informar ao sistema que o bem encontra-se no órgão novamente. Dando dois cliques no campo amarelo, o sistema exibe a tela do trâmite.

• Previsão Retorno : apresenta a data que consta no trâmite, como sendo a prevista de retorno do bem

• Transferência Interna Pendente : Exibe o número da transferência interna pendente de assinatura pelo chefe do setor de destino. Para visualizar a tela da transferência interna, basta dar dois cliques no campo amarelo.

• Transf. Outros Estados Pendente : exibe o número da transferência para outros estados ainda pendente de retorno do RJ. Dando dois cliques no campo amarelo, o sistema abre a tela da transferência para outros estados.

• Observação : Observação feita pela comissão inventariante, onde deverá ser acrescentado qualquer comentário se que faça necessário para ser posteriormente arquivado.

• Observações : deve ser um comentário geral sobre o levantamento desse setor. Ex.:

Caso a comissão encontre algum bem que não esteja na carga desse setor, mas que fisicamente encontra-se nesse setor, não informe no campo “observações”. Ele deverá ser cadastrado como mais um bem no levantamento patrimonial: basta inserir um novo registro e informar o nro patrimonial, salvando. Não esquecer de solicitar ao setor detentor da responsabilidade do bem, que providencie a transferência do mesmo para o setor que está sendo inventariado.

• Autorizações : após realizar o cadastramento do levantamento, são necessárias as assinaturas dos autorizadores, na seguinte ordem: Membro da comissão inventariante

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ou gestor do patrimônio (dependendo do tipo de levantamento) e, em seguida, do chefe do setor. Obs.: Caso o chefe do setor tenha sido substituído, no momento em que ele assina o levantamento patrimonial, o sistema atualiza o nome no termo de responsabilidade do setor.

• Botão “Visualizar” : visualiza o relatório de Levantamento patrimonial.

• Botão Gerar Todos : irá gerar automaticamente o levantamento patrimonial para todos os

setores que estiverem ativos no RH, que tenham um chefe de setor cadastrado no controle de autorizadores que não esteja no seu período de férias e que possuam pelo menos um patrimônio sob sua responsabilidade. Estará visível/disponível para o usuário, sempre que

no canto esquerdo da tela encontrar-se com a situação “Novo”: Somente os funcionários com o perfil 33-Comissão é que poderão gerar todos os

levantamentos do tipo “Comissão”, assim como, somente os funcionários com o perfil 15-Gestor do Sistema é que poderão gerar todos os levantamentos do tipo “Patrimônio”.

Ao solicitar a geração de todos os termos, será necessário que o usuário responda:

Não será possível gerar todos, caso exista pelo menos um levantamento patrimonial do

tipo indicado para a geração, que encontre-se ainda com a situação “aberto” (será apresentada uma mensagem informando quais setores que possuem levantamentos em aberto). Nesse caso, solicite que os responsáveis autorizem ou então cancelem esses levantamentos patrimoniais para continuar com a geração de todos. Exemplo:

14.2. Desautorização do Levantamento Patrimonial Caso tenha sido realizada alguma movimentação nos bens, após a criação do levantamento

patrimonial de um setor, a tela passa a apresentar um aviso destacado em vermelho (logo abaixo do setor).

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Além disso, no quadro dos patrimônios, na coluna "Validar” aparecerá marcado quando existir

alguma diferença da situação em que o bem estava no momento da criação do levantamento patrimonial pela comissão inventariante, com o momento atual da consulta desse levantamento (isso somente será apresentado enquanto o chefe do setor ainda não tiver autorizado o levantamento patrimonial).

Para localizar mais facilmente qual é a informação que foi atualizada, role a tela mais para a direita e identifique qual é o campo que está com um asterisco em vermelho no lado direito. Esse será o campo que tinha uma informação que agora não corresponde mais a situação real em que o mesmo se encontra. Ex.: bem 123 estava localizado no prédio 1 e agora consta que está no prédio 2 ou, o bem 456 tinha um trâmite pendente de retorno e agora o setor já informou a data de retorno e o mesmo não está mais pendente.

Na figura abaixo, vê-se que no momento que a comissão inventariante criou o levantamento patrimonial, não existia nenhuma transferência interna pendente. No decorrer do período, houve a criação de uma transferência do bem para outro setor que ainda não autorizou a transferência de responsabilidade:

Nesse caso, clique no botão "Patrimônios" que automaticamente as informações serão

atualizadas e o check do campo "Validar" será desmarcado. Obs.: pode ocorrer que o bem tenha sido localizado no setor e não seja de sua

responsabilidade. Nesse caso, como ele foi cadastrado diretamente pela comissão inventariante no levantamento patrimonial, esse continuará com a sinalização de "validar” até que o mesmo seja excluído pela comissão inventariante.

14.3. Relatório de Levantamento Patrimonial Para gerar o relatório referente ao levantamento Patrimonial, vá ao menu 8.11.3.9 –

Levantamento Patrimonial:

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Informe os campos para a seleção e escolha o relatório que deseja visualizar: Ficha para Levantamento Patrimonial ou Rel. Levantamento Patrimonial.

No campo conservação, estarão disponíveis apenas os seguintes tipos: o Bom - utiliza-se esta especificação no ato do cadastramento de um bem novo - aquisição; o Regular - utiliza-se esta especificação no bem antigo, ainda em utilização; o antieconômico - utiliza-se esta especificação no bem que o valor a ser dispendido para sua



o fora de uso = obsoleto/ocioso Obs .: tanto a ficha para Levantamento Patrimonial, quanto o relatório de levantamento

patrimonial podem ser gerados na tela 8.11.1.2.17 – Levantamento Patrimonial – através dos botões “Ficha Manual” e “Visualizar” respectivamente, conforme já explicado no capítulo 15.2)

Relatório de Levantamento Patrimonial:

15. Depreciação Patrimonial

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15.1. Tabela de Vida Útil Terão acesso à manutenção das informações, somente os funcionários com perfil 9-Responsável

do Setor Financeiro e o perfil 10-Auxiliar Financeiro. O restante dos funcionários, apenas terão acesso à consultas das informações já cadastradas.

Caberá ao setor financeiro lançar para cada conta contábil, qual a quantidade de anos da vida

útil e o valor residual em percentual, que deverá ser aplicado a cada um dos bens que estiverem cadastrados para a respectiva conta contábil.

Somente estará vigente no período ali cadastrado, após a autorização do responsável financeiro.

Obs.: para a geração da depreciação em determinado mês/ano de referência, é necessário que pelo menos uma tabela esteja já autorizada com data de vigência inicial e final que compreenda do mês/ano da geração da depreciação.

Botão visualizar:

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15.2. Laudo de Avaliação Terão acesso à manutenção das informações, somente os funcionários com perfil 9-

Responsável do Setor Financeiro e o perfil 10-Auxiliar Financeiro. O restante dos funcionários, apenas terão acesso à consultas das informações já cadastradas.

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O laudo de avaliação somente será utilizado na depreciação de um determinado mês/ano de referência, quando esse estiver com data dentro desse mês/ano e estiver devidamente autorizado pelo responsável financeiro.

Quadro de patrimônios avaliados: - número patrimonial: será o nro do bem a ser avaliado. - descrição e valor bem: serão identificados automaticamente, após a informação do número

patrimonial. - valor avaliado: deverá ser informado o valor indicado após a avaliação do bem - avaliação: será “Reavaliação” quando o valor indicado for maior que o indicado na coluna

“valor bem”. Será “Redução”, quando o valor indicado for menor que o indicado na coluna “valor bem”.

15.3. Gerar Depreciação Feito pelo setor de Patrimônio, na tela 8.11.1.2.16 – Gerar Depreciação (Aplicações –

Administrativas – Patrimônios – Cadastros – Movimentos – Gerar Depreciação ):

Antes de gerar uma depreciação, é necessário ter pelo menos uma tabela de vida útil

cadastrada, autorizada e vigente para o mês/ano de referência que será gerada a depreciação. Caso se faça necessário a consideração de algum laudo de avaliação para o mês/ano de referência em questão, esse deverá estar dentro da vigência e autorizado também pelo responsável financeiro.

Para gerar a depreciação, é necessário cadastrar o mês/ano de referência. Para isso, a tela deve estar com o status “Novo”.

Clique no campo “mês/ano” e em seguida pressione F6 para passar para status “Novo”. Digite o Mês/Ano de referência e pressione F10. botão: “Gerar ”: gera ou regera a depreciação no mês/ano de referência previamente cadastrado

nessa tela.

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Autorizações: o gestor do patrimônio assina a depreciação e em seguida, o responsável financeiro.

Abertura do mês/ano de referência: se dará com a retirada das autorizações (pelos próprios funcionários ou outros que tenham o respectivo perfil) na ordem inversa que foram autorizadas (1º o responsável financeiro e depois o gestor patrimônio). Assim, automaticamente o mês/ano de referência passará para aberto, permitindo a regeração (botão gerar).

Botão “Visualizar ”: permite a impressão do relatório onde será apresentada a depreciação de um mês/ano de referência. As assinaturas somente serão apresentadas, caso os autorizadores já tiverem autorizado.

Botão intervalo: irá abrir uma nova tela, onde será possível informar um intervalo de meses/ano

de referência para geração/regeração de uma única só vez de vários meses. Observar que somente será possível se todos os meses no intervalo informado, encontrarem-se abertos.

15.4. Relatório de Depreciação Patrimonial Para gerar o relatório referente ao levantamento Patrimonial, vá ao menu 8.11.3.8 –

Depreciação Patrimonial:

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É obrigatória a informação de pelo menos o mês/ano de referência inicial, além de pelo menos

um dos dois tipos de relatório que se pretende visualizar. Para o relatório de registro de valoração de ativos, será possível informar o um número

patrimonial ou um internavo de números patrimoniais (opcional). Os modelos/leiaute foram sugeridos em documento fornecido pelo SIAFI. Relatório Mensal Operacional de Valoração de Ativos:

Relatório de Registro de Valoração de Ativos:

manual patrimonio sgi · 2015-10-26 · • o setor do almoxarifado confere o material e quantidade...

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