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Manual Operacional

Ferramentas da WEB: Envio do arquivo XML -TISS

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ÍNDICE

Capítulo I – Envio do arquivo XML 03

1.1 Página principal 05 1.2 Envio do arquivo XML 06 1.3 Ambiente de teste09 1.4 Erro no arquivo XML10 1.4.1 Dicas importantes de como solucionar alguns erros no arquivo 11 1.5 Visualizar histórico de arquivo XML enviado 14

Capítulo II – Relatórios 15

2.1 Relatório de Autorizações 15 2.2 Relação Geral de Glosas 18 Capitulo III – Demonstrativos de pagamentos 19 3.1 Demonstrativo de pagamento 19 3.1.1 Recibo Simples 20 3.1.2 Recibo Completo 21 3.2 Demonstrativo TISS 21 3.3 Recibo XML 22 Capitulo IV – Relação de Faturas Apresentas 23 4.1 Faturas apresentadas 23

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Capítulo I – Envio do arquivo XML

1.1 – Página principal

Para envio do arquivo XML através do nosso site, o prestador deverá realizar o

login em nosso site, na área de prestadores de serviços.

Após feito o login, vá na aba faturamento e selecione “Envio de arquivo XML”.

Depois de selecionada a opção, abrirá a seguinte página:

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1 – Versão: O prestador deverá selecionar a versão do arquivo XML antes de enviar.

Atualmente estamos trabalhando somente com a versão 3.02;

2 – Arquivo: local onde o prestador deverá selecionar o arquivo XML salvo em seu

computador;

3 – Ambiente de teste: Selecionando esta caixa, o prestador somente realiza testes no

arquivo, para o envio definitivo, a caixa não deverá estar selecionada;

4 – Enviar: Botão para envio do arquivo;

5 – Protocolo: Número de controle que o site disponibiliza para o prestador;

6 – Data do envio: Corresponde ao dia em que o arquivo foi enviado pelo site;

7 – Lote prestador: Corresponde ao número da remessa do arquivo enviado pelo prestador;

8– Lote operadora: Número do lote gerado no sistema da operadora, segue para acompanhar

o processo de pagamento do lote;

9 – Status: Informa em qual situação encontra-se o arquivo postado. São quatro tipos de

status que o site disponibiliza:

Aguardando processamento do arquivo: O arquivo entra numa fila de processamento

até o processamento em nosso sistema;

Arq. Processado – Lote em digitação/Análise: O arquivo já entrou em nossa base de

dados, logo o prestador deverá aguardar a análise das contas;

Lote finalizado: O arquivo já foi recebido analisado e o lote encontra-se fechado;

Lote excluído pela operadora: O arquivo/Lote foi excluído pela operadora.

10 – Excluir: O prestador tem a opção de excluir o arquivo XML postado. Esta opção funciona

somente para arquivos no status “aguardando processamento do arquivo”;

11 – Protocolo XML: Corresponde ao protocolo em formato XML de recebimento do arquivo

na base da operadora. Este arquivo é somente para controle do prestador, não é necessário

enviar para a operadora;

12 – Protocolo: Corresponde ao protocolo que deverá ser impresso e encaminhado junto das

faturas; Este protocolo só estará disponível após o arquivo passar para o status “ Arq.

Processado – Lote em digitação/Análise”;

13 – Histórico de envio do arquivo dos meses anteriores: Demonstra os arquivos enviados em

meses passado, basta clicar em cima do mês para verificação.

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1.2 – Envio do arquivo XML

Após salvar o arquivo XML extraído do seu sistema de gestão, selecione a opção da

versão do arquivo que for enviar:

Atualmente estamos trabalhando somente com a versão 3.02.

Depois de selecionada a versão do arquivo, clique em escolher arquivo e localize em

seu computador o arquivo a ser postado:

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Depois de selecionado o arquivo, clique em enviar.

Caso não haja nenhum erro no arquivo, o site irá informar que o arquivo foi

processado e informará o número do protocolo como segue abaixo:

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Para ter detalhe do arquivo postado como valor, nome do arquivo por exemplo, no

canto inferior direto tem um sinal , basta clicar neste ícone para que o site mostre

as informações:

É importante conferir o valor do arquivo postado, assim o prestador tem certeza de

que o valor da fatura corresponde com o arquivo enviado.

Após finalizar o envio do(s) arquivo(s), o prestador deverá aguardar passar para o

status “Arq. Processado – Lote em digitação/Análise”, para que o protocolo seja

disponibilizado e logo deverá ser impresso para que seja enviado junto das faturas,

como segue abaixo:

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Importante: Caso haja demora na liberação do protocolo, o prestador poderá

preenchê-lo de forma manual. O modelo deste protocolo está na página principal do

acesso ao prestador, está como “protocolo de entrega de faturas”.

1.3 – Ambiente de teste

Durante o mês o prestador pode realizar o teste dos arquivos a serem enviados na

próxima entrega, com isto evita de atrasos na validação no caso de arquivos com

erros.

Para fazer testes basta marcar a caixa de texto “ambiente de teste” como segue

abaixo:

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Importante: Para o envio definitivo do arquivo, esta caixa não deverá ficar marcada.

1.4 – Erro no arquivo XML

Caso haja alguma inconsistência no arquivo XML, o sistema informará quais itens

deverão ser corrigidos. No caso de erro em um único item dentro do arquivo, enquanto

não for corrigido o prestador não conseguirá validar o arquivo.

A informação do erro é a mesma tanto para a validação definitiva, quanto para o

ambiente de teste como segue na imagem abaixo:

Para visualizar o erro no arquivo, clique em “visualizar erros”, que abrirá outra página

em seu navegador informando qual o erro encontrado.

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1.4.1 – Dicas de como solucionar alguns erros no arquivos XML

1) Informações adicionais:

a) O número da autorização equivale ao mesmo número da guia;

b) O campo “Número Guia Operadora” deve ser sempre preenchido com o mesmo número da autorização.

c) O código do beneficiário (número da carteira) deve ser preenchido da seguinte maneira:

Como informar? Código na Carteira Errado Correto

Todos os 19 números da carteira

104009796000.726393-4 104009796000.726393-4 1040097960007263934

Com os 06 últimos números sem o dígito verificador

104009796000.726393-4 - 726393-4 - 7263934

726393

Com os 07 últimos números sem o dígito verificador

100014012001.008333-8 008333 1008333

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Código Erro

Descrição Erro Análise Como Resolver?

1011

Beneficiário da guia diferente do beneficiário do XML Nome do beneficiário XML: ANDERSON DIAS BICALHO Nome do beneficiário GUIA: ANDERSON DIAS BICALHO Plano: OURO Número da carteira: 958741

Código do beneficiário foi informado errado.

Verifique com quantos dígitos foi informada a carteira (item c);

1011

Beneficiário da guia diferente do beneficiário do XML Nome do beneficiário XML: RAFAEL PONCIANO RIBEIRO Nome do beneficiário GUIA: THIAGO EMANUEL DA COSTA Plano: Platina Número da carteira: 791802

Número de Guia informado errado.

Verifique se o campo “Número Guia Operadora” foi preenchido corretamente (item B);

Numero da guia informado esta diferente do autorizado;

1011

Identificação do beneficiário não consistente Nome do beneficiário: NOECI RABELO DE MORAIS Plano: VITALLIS SAUDE S/A Número da carteira: 3800652

Número da carteira informado errado.

Verifique com quantos dígitos foi informada a carteira (item c);

1203

Contratado executante não identificado! O código informado é inválido. (-). Contratado executante: Prestador Código do conselho: -

A identificação do executante não foi informado.

Verifique no sistema a configuração do executante, o mesmo deve ser informado com o CPF/Código de registro na Operadora;

1203 Prestador contratado não identificado! O código informado é inválido. (Código: ).

A identificação do prestador foi informado errado.

Verifique como está configurado no sistema para puxar as informações do prestador, o mesmo deve ser preenchido pelo CNPJ/CPF/Código do prestador na Operadora.

1301 Existe mais de um tipo de guia dentro da mensagem, é permitido somente um tipo de guia por arquivo.

Existem dois tipos de guias dentro do arquivo XML, como por exemplo, uma SADT e outra consulta.

Gera dois tipos de arquivos um para consulta e outro para SADT

1307

Número de guia inválido. Guia na operadora: 7923555793071 Guia prestador: 2 Data Emissão:

Número de guia informado errado no campo “Numero Guia Operadora”.

Verifique se o campo “Número Guia Operadora” foi preenchido corretamente (item B);

1801 Procedimento inválido. Código do procedimento: 10101373

O código do procedimento informado está errado

Verifique qual tabela está sendo utilizada para cobrança do procedimento e utilize somente codificações da tabela TUSS.

1824 Erro no elemento: 'código': '' não é um valor válido para o tipo 'st_codigoTabela'.

Código do procedimento foi informado incorretamente ou não foi informado.

Verifique se o código do procedimento foi informado corretamente.

1824 Erro no elemento: 'numeroCarteira': '00000000000000000000000000' não é um valor válido para o tipo 'st_descricao20'.

Numero da carteira informada errado

O numero da carteira da Vitallis contém no Maximo 19 dígitos, veja como deve ser informado nas informações adicionais, item C.

1831 Erro no elemento: 'código': Quantidade de dígitos informado: '0'; Quantidade de dígitos mínimo: '8'.

Código do procedimento ou MAT/Med foi informado incorretamente ou não foi informado.

O código deve ser informado com no mínimo 08 dígitos, caso não possua inclua zeros á esquerda;

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No caso de quaisquer outros erros ou dificuldades em solucioná-los, solicitamos os prestadores

que entre em contato nos números ou e-mail que será disponibilizado abaixo, para que nosso

suporte possa auxiliar na resolução.

1832 Erro no elemento: 'numeroCarteira': Quantidade de dígitos informado: '26'; Quantidade de dígitos máximo: '20'.

Numero da carteira informada errado

O numero da carteira da Vitallis contém no Maximo 19 dígitos, veja como deve ser informado nas informações adicionais, item C.

1871 Erro no elemento: 'cabeçalho'. É necessário informar o seguinte elemento (identificacaoSoftwareGerador).

Erro durante a escolha da versão para validação no web site da Vitallis.

Verifique qual a versão gerada em seu sistema e escolha no web site a versão correspondente ao XML.

1871 Erro no elemento: 'identificação'. É necessário informar um dos seguintes elementos (CNPJ, CPF, codigoPrestadorNaOperadora, conselhoProfissional).

A identificação do prestador executante, solicitante não foi informado corretamente.

Verifique no sistema se a identificação do prestado

2401 Taxa inválida e/ou não autorizada. Código da taxa: 80010023 Descrição da taxa: OXIGENIO

A taxa não está cadastrada.

Entrar em contato com o setor de credenciamento e solicitar o cadastro da tabela de taxas no perfil do prestador.

5002 Versão do schema inválido. Utilize a versão 3.02 Erro durante a escolha da

versão para validação no web site da Vitallis.

Verifique qual a versão gerada em seu sistema e escolha no web site a versão correspondente ao XML.

5006 O Número de registro ANS informado no arquivo não corresponde ao número desta operadora

Número de registro da Vitallis informado errado

Verifique se o arquivo foi gerado para operadora;

Informar o registro da Vitallis na ANS 413038.

2101

Medicamento inválido e/ou não pertencente a tabela “20”. Código do medicamento: 000125441 Descrição do medicamento: Novalgina

O código do medicamento foi informado incorreto no arquivo.

Verifique a codificação correta do item, sempre informar pelo código da TUSS, caso não haja, informar o código TISS do produto.

2001 Material inválido e/ou não pertencente a tabela “19”. Código do material: 000114441 Descrição do material: Seringa 20ML

O código do material foi informado incorreto no arquivo.

Verifique a codificação correta do item, sempre informar pelo código da TUSS, caso não haja, informar o código TISS do produto.

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1.5 – Visualizar histórico de arquivo XML enviado

O sistema possibilita que o prestador consulte detalhadamente o histórico dos arquivos XML

enviados, acessando a aba faturamento e clicando em “Histórico de arquivos XML enviado”:

Para realizar a pesquisa, basta selecionar a opção desejada digitar no campo “número” e clicar

em “consultar”.

Caso o prestador deseje buscar mais de um resultado, basta selecionar qualquer item, deixar o

campo número em branco e clicar em “consultar”.

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Capítulo II – Relatórios

2.1 Relatórios de Autorizações

Exibe listagem de todas as autorizações realizadas no período indicado, possibilitando

consultar volume de atendimento, situação das autorizações, editar algumas informações da

guia, executar a apresentação de mais de uma guia ao mesmo tempo bem como cancelar a

apresentação feita anteriormente. Outra finalidade importante deste relatório é confirmar o

código do usuário em casos de erros no envio do arquivo XML. Para acessar este relatório

vá em emissão de guias – Relação de guias emitidas.

Campo “Executante” utilizado para filtrar o relatório para apenas 1 único prestador ou então

emitir o relatório de todos os prestadores. Campo facultativo;

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Campo “Período Entre”: deverá ser informado o intervalo do período de atendimentos que

deseja demonstrar no relatório. Campo obrigatório;

Campo “Número da autorização”: deverá ser preenchido somente quando houver a

necessidade de consultar apenas uma guia específica no relatório, para isto informe o número

da guia que deseja localizar / visualizar. Campo facultativo;

Campo “Senha da autorização”: não utilizado na operadora;

Campo “Código do beneficiário”: poderá ser utilizado quando houver a necessidade de emitir

um relatório de guia de um determinado beneficiário, informando neste campo o código do

beneficiário no relatório serão exibidas apenas autorizações emitidas para o mesmo no período

indicado;

Campo “regime de atendimento”: Serve para filtrar somente guias eletivas, urgentes ou

ambas.

Campo “tipo”: É para selecionar qual tipo de guia deseja buscar, consulta, procedimento,

internação.

Campo “CID”: quando indicado este campo exibirá apenas guias que possuam o código

indicado;

Campo “operador”: Para os casos quando houver mais de um operador por contratado,

poderá filtrar as guias emitidas por operador. Quando selecionado, apenas guias emitidas pelo

operador indicado serão exibidas no relatório;

Campo “Formato do relatório”: determina a forma que o relatório será mostrado na tela,

quando selecionado sintético será mostrado apenas os dados da guia, quando selecionado

analítico além dos dados da guia será mostrado também os procedimentos e pacotes existente

na guia;

Campo “Ordenação”: determinam à ordem que será exibida às guias no relatório.

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Após indicado os filtros, clicando no botão “Listar autorizações” será exibido o relatório

conforme modelo abaixo:

Legenda dos botões:

Imprimir segunda via da guia no padrão TISS

Exclui / apaga a guia selecionada

Edita algumas informações da guia selecionada

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2.2 - Relação Geral de Glosas Possibilita consultar e emitir o relatório de glosas diretamente no portal, sem a necessidade de solicitar ao departamento de contas médicas da Vitallis Saúde S/A. Vá em relatórios, clique em relação geral de glosas. Indicando o prestador e clicando no botão listar, será mostrado cada lote protocolado, e clicando no link destacado na competência será gerado o relatório com todos os itens glosados naquela fatura, conforme mostrado abaixo:

Escolha um dos campos para filtrar o relatório e logo clique em listar. Após carregado todas as

informações no site, clique no ícone do mês desejado para listar o detalhamento do relatório.

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Capítulo III – Demonstrativos

3.1 – Demonstrativos de pagamentos Primeiramente faça o login no site, informando usuário e senha cadastrado na área de prestadores . Logo após vá em relatórios e selecione a opção “demonstrativo de pagamento”, conforme segue abaixo:

Após selecionar a opção para acessar o demonstrativo, informe o período desejado.

Na tela abaixo veja a forma de como poderá ser visualizado o demonstrativo de pagamentos:

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3.1.1 - Recibo simples Para retirar o recibo Simples clique no ícone abaixo marcado, como segue a gravura abaixo:

A informação marcada no recibo informa o valor total do crédito, valor sem os impostos.

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3.1.2 - Recibo Completo No recibo completo, o prestador conseguirá visualizar todos os atendimentos pagos no lote, facilita na conferência das faturas enviadas.

3.2 - Demonstrativo TISS O prestador também terá a opção de visualizar o pagamento através do padrão TISS, como segue a gravura abaixo:

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3.3 - Recibo XML E por último o prestador também poderá fazer o Download do arquivo XML do demonstrativo de pagamento, para exportação para o seu sistema de gestão.

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Capítulo IV – Relação de Faturas apresentadas

4.1 – Faturas apresentadas

Primeiramente faça o login no site, informando usuário e senha cadastrado na área de

prestadores.

Logo após vá em relatórios e selecione a opção “faturas apresentadas ”, conforme segue

abaixo:

No campo em vermelho estará informado o nome do prestador, para listar basta clicar no filtro

como mostra a figura abaixo:

Faturas em aberto: são as faturas que ainda não foram analisadas.

Faturas fechadas: são as faturas que já foram analisadas e os valores totais foram os

apresentados.

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O valor apresentado estará no campo em vermelho:

O relatório de glosas também poderá ser visualizado clicado no ícone na coluna “Glosas”:

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Voltando na tela principal em faturas apresentadas, após listar todos os lotes apresentados

pelo prestador , clicando na competência (campo esquerdo escrito azul) você poderá obter

uma lista de todas a contas faturadas, mas esta relação somente estará disponível após o lote

estiver fechado:

No campo de executante, deverá ser selecionada a opção TODOS OS PRESTADORES :

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Clicando no número da conta (em vermelho) você poderá ver a composição de cada conta:

Na composição da conta faturada você terá as opções de:

Nome do beneficiário, prestador, código do procedimento, descrição do procedimento e

valor.

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Contatos em caso de dúvidas:

Credenciamento: Email: credenciamento@vitallis.com.br Telefone: 31-3014-3073 Suporte Prestador (cadastro de login e senha acesso ao site): Email: suporteprestador@vitallis.com.br Telefone: 31-3014-3018

Suporte TISS Vitallis: E-mail: tiss@vitallis.com.br Telefone 31-3014-3091