manual lançamento de notas fiscais de rma e devolução comercial 20091116

TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

MANUAL DO USUÁRIO

LANÇAMENTO DE NOTAS FISCAIS

RMA E DEVOLUÇÃO COMERCIAL

23/10/2009

Manual elaborado por Wagner Serrano – julho/2008Nelson Antunes Filho – abril/2009

Marcos Milaré – Outubro/2009

Índice

INICIANDO A UTILIZAÇÃO............................................................................................03IDENTIFICAÇÃO DE USUÁRIO......................................................................................05NAVEGANDO NO PROTHEUS.......................................................................................06IDENTIFICAÇÃO DO CLIENTE......................................................................................07TELA PRINCIPAL DE FUNCIONALIDADES..................................................................08EFETUANDO LANÇAMENTOS......................................................................................10BUSCANDO UM PRODUTO...........................................................................................13FINALIZANDO SEU LANÇAMENTO..............................................................................14TELA DE LEGENDA.......................................................................................................15IMPRIMINDO SEU LANÇAMENTO.................................................................................16ALTERANDO OS DADOS DE SUA NOTA FISCAL.......................................................17FINALIZANDO CORRETAMENTE O MICROSIGA PROTHEUS....................................18CONSIDERAÇÕES FINAIS E DADOS DE CONTATO...................................................19

Manual elaborado por Wagner Serrano – julho/2008Nelson Antunes Filho – abril/2009

Marcos Milaré – Outubro/2009

Tecnologia da Informação

Iniciando a utilização.

Para utilizar o sistema, você deve utilizar o sistema operacional Windows 98 ou superior.Inicie o processo abrindo o seu browser de Internet, o qual deve suportar componentes ActiveX, ou seja, utilize preferencialmente o Internet Explorer 5 ou superior.

Digite o endereço www.multilaser.com.br/cliente

Multilaser: Acesso Cliente

Selecione o Acesso Cliente 1 ou Acesso Cliente 2 para acessar a tela inicial do sistema Microsiga Protheus.

DICA: Cada ‘acesso’ significa um servidor diferente, ou seja, pode haver diferenças de velocidade no processamento dependendo do acesso que você escolher.

Clicando em Manual do RMA você pode obter o manual detalhado do processo de RMA.

Após este procedimento, caso o ActiveX não esteja instalado em seu computador os passos a abaixo deverão ser seguidos.

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http://www.multilaser.com.br/cliente


Aguarde até que a página carregue por completo (o que pode demorar diversos minutos, dependendo da conexão com a internet), ficando da seguinte forma:

Solicitando a instalação do ActiveX “Totvs SmartClient”

Em seguida clique na barra amarela, abaixo da barra de endereços e em Instalar Controle ActiveX…

Instalar Controle ActiveX

Aguarde mais alguns minutos até que apareça a janela de confirmação da instalação.

Janela de confirmação de instalação

Clique em Instalar e aguarde até que a instalação esteja concluída.

Se a instalação demorar demais, ou simplesmente não ocorrer, você pode optar por baixar o instalador, clicando em (Instalar Prog. RMA).Após baixar o instalador, execute-o. Quando sumir a ‘tela preta’ com os dizeres “Instalando…” tente acessar novamente o sistema.

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Na tela que se segue são apresentadas configurações necessárias para comunicar-se com os servidores da Multilaser. Estas configurações são padrão e não precisam ser alteradas, bastando que se clique em Iniciar.

Configurações de acesso

Identificação de usuário

Nesta tela você deve informar o Usuário RMA e Senha RMA. (Ambos com letra maiúscula)

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Navegando no Protheus.

Na tela que se abre, no menu à esquerda, clique na opção Atualizações, logo abaixo clique em Lancto.Devolução e em seguida você deverá escolher se irá efetuar um RMA (Produtos com defeito) ou uma devolução comercial (Sem defeito):

Atualizações > Lancto. Devolução

Lançar produtos com defeito (RMA) OU Lançar Devolução Comercial (sem defeito)

Independente da opção selecionada, a tela seguinte será visualmente idêntica, contudo, cada opção efetua um tipo de lançamento.

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Identificação do cliente

Depois de clicar na opção desejada será apresentada uma tela solicitando o usuário e senha para identificar os recebimentos de cada cliente.

Observações:

1-) No primeiro acesso será necessário cadastrar uma nova senha, para isso é necessário informar o Usuário e Senha “em branco”. Nesse momento o sistema irá solicitar o cadastramento da nova senha validando o CPF/CNPJ cadastrado no sistema. Seguir os passos A,B,C e D.

A) B)

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C) D)

2-) Caso não possua usuário favor solicitar o cadastramento ao seu representante comercial Multilaser. 3-) Caso não saiba ou não lembre a senha, favor informar ao seu representante Multilaser que irá “zerar” a senha, permitindo o novo cadastramento da mesma mostrado no item “1” das Observações.

Tela principal de funcionalidades.

Na tela abaixo são listados todos os lançamentos de RMA/Devolução comercial já feitos em seu cadastro, bem como, à esquerda, as funcionalidades do sistema.Talvez seja necessário utilizar a barra de rolagem inferior para visualizar os campos mais à direita.

Os recebimentos JÁ LANÇADOS

Legenda – Representa o estado em que se encontram os recebimentos já lançados.

Recebimento – Aqui constam os números dos recebimentos.

Dt Recebto – Data de lançamento do recebimento.

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Autorização Postagem – Esta é a autorização que os correios emitem para o recebimento em questão.

Nota – O numero da nota que foi (ou será) emitida para o recebimento. (Nota que você deverá emitir).

Série – A série da referida nota. No caso de RMA ela deverá ser SEMPRE ‘GR’. Já para devolução comercial, ela será a série da nota fiscal que você emitiu.Motivo Recusa Correio – Se este campo estiver preenchido (como no EXEMPLO ao lado), você deverá entrar em contato com seu representante para que ele solicite a correção do endereço junto à Multilaser, para então podermos solicitar sua autorização de postagem.Motivo Devolução – Aqui consta o motivo da devolução em questão. APENAS em caso de devolução comercial, QUANDO RECUSADO, o motivo da RECUSA será adicionado ao fim do motivo de devolução declarado pelo cliente.

Cliente – O código do cliente que efetuou o recebimento.

Loja – Numero da loja do cliente que efetuou o recebimento.

Nome – Nome da sua loja.

No menu, à esquerda, as funcionalidades operacionais

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• Pesquisar – Busca um determinado recebimento por número de autorização ou numero de nota.

• Imprimir - Imprime sua autorização de recebimento, a qual é o documento que será o modelo para emissão de sua nota fiscal de saída.

• Altera NF – Altera o número ou série de sua nota fiscal. Necessário se você utiliza um sistema de processamento de dados e não consegue reservar o número da nota fiscal.

• Gerar Pré - NF – Inicia o lançamento da sua autorização de recebimento. PARA COMEÇAR VOCÊ DEVE CLICAR NESTE BOTÃO

• Legenda – Entenda os diferentes estados (cores) que um recebimento pode apresentar através da tela de legenda.

• Configuração – Altera o layout da tela. (função desativada)• Sair – Retorna ao menu anterior do Protheus.

Efetuando lançamentos.

Na tela principal de funcionalidades, no menu à esquerda, CLIQUE EM (Gerar pré-nf).Se for apresentada a mensagem abaixo, significa que você já tem um recebimento em um período de 15 dias, entretanto o lançamento de mais de um recebimento ESTÁ LIBERADO, ou seja, você PODE efetuar quantas postagens precisar, independente de já existir alguma lançada.

LIBERADO mais de um envio por quinzena.

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Em seguida, a tela abaixo surgirá:

Geração da Pré-Nota

Os campos destacados são OBRIGATÓRIOS, e devem ser preenchidos da seguinte forma:

1. Nota Fiscal – É o número de sua nota fiscal. Se você utiliza um sistema de processamento de dados e não tem condições de informar este número de imediato, não tem problema, informe o número que você acha que será efetivo (desde que não seja um número repetido), se ele mudar, você poderá alterar pela opção (Altera nf).

2. Série – No caso de uma Devolução Comercial é a série atrelada à numeração da nota fiscal. No caso de um processo de RMA a série será ‘GR’ (Garantia)

3. Emissão – Data de emissão de sua nota fiscal, a qual não pode ser maior que a data do lançamento.

4. Volumes – Número de volumes que sua autorização atingiu.5. Motivo devl – Descrição rápida (200 caracteres) do motivo da devolução. É

MUITO IMPORTANTE QUE ESSA DESCRIÇÃO SEJA PREENCHIDA CORRETAMENTE, POIS SE ELA NÃO ESTIVER CLARA A DEVOLUÇÃO PODERÁ SER RECUSADA. (SÓ EXISTE na tela de Devolução Comercial).

Os campos a seguir (com fundo escuro) são AUTOMÁTICOS, logo, não precisam ser preenchidos pelo usuário:

• Peso – Indica o peso total que sua autorização atingiu. Vale lembrar que até 17 Kg e 1 volume, sua remessa seguirá via Sedex com a autorização de postagem válida. Para 2 ou mais volumes ou cargas acima de 17,1 Kg a remessa será enviada por transportadora, a qual a coleta será solicitada automaticamente pela logística.

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• Valor da Mercadoria – Valor dos seus produtos.• ICMS – Total do ICMS integralizado de todos os itens.• IPI - Total do IPI integralizado de todos os itens.• Totais – Valor total da sua nota fiscal.

Após preencher todos os campos obrigatórios, clique no botão (Itens) para que o lançamento dos itens a serem devolvidos seja liberado, e em seguida clique na aba

(Itens da Nota) logo abaixo do botão (Itens) para acessar a tela abaixo:

Itens da nota – inclusão de produtosNesta tela é necessário preencher apenas 3 campos, os quais são:

• Produto – Código do produto na Multilaser (preenchimento obrigatório).• Quantidade – Quantidade total de seu lançamento para o item

(preenchimento obrigatório). Neste campo, o sistema calcula qual o saldo de cada NF de saída e traz automaticamente o número, série, unidade de origem e o preço de saída do item.

• Data de Validade – Data de validade constante no produto, aplicável a alguns produtos apenas (preenchimento não obrigatório).

Quando concluir a inclusão do produto (preenchendo os dados acima), basta apertar a

seta para baixo do teclado , para passar à linha seguinte.

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Buscando um produto.

Caso não saiba o código completo do produto, basta digitar o começo do código e clicar no botão (Buscar), que surgirá uma tela de busca de produtos já posicionada no primeiro produto encontrado com o código digitado (Exemplo: DVD):

Busca de produtos

Se preferir, pode buscar por código de barras, sendo esta uma maneira mais eficiente que o código Multilaser. Basta apertar o botão (Buscar), e na tela de busca escolher umas das opções:

Tipos de busca: Código, Descrição ou Grupo• Código – código do produto Multilaser.• Descrição – Texto descritivo das características do produto.• Grupo – Grupo de produtos à que o produto pertence. (Exemplo: Grupo DC =

Câmeras Digitais).

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• Código de barras – Pesquisa pelo código de barras do produto. A maneira mais eficiente de buscar seu produto, pois é mais fácil que você tenha o código de barras cadastrado no seu sistema do que o código Multilaser.

Finalizando seu lançamento.

Após preencher todos os dados dos itens, retorne à aba (Capa da Nota). Se você quiser conferir os totais de sua autorização antes de efetivá-la, clique no

botão .

Capa da nota: Valores totais

Se você optar por não totalizar não há problema, pois o sistema efetua este calculo automaticamente antes de gerar sua autorização.

Agora que todos os dados foram lançados, você pode finalizar sua autorização, basta clicar no botão (Ok)Após este procedimento, se a mensagem abaixo surgir, indica que sua carga ultrapassou o limite de peso (17 Kg) e/ou volume (1 VOLUME) dos Correios e deverá seguir via transportadora:

Limite de peso dos correios excedido

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E antes de finalizar, o sistema lhe faz a seguinte pergunta:

Frete DE RETORNO por conta do cliente nos produtos que NÃO DEREM GARANTIA

Ao concordar com a mensagem a autorização recebe um número e é efetivada, caso contrário, o sistema retorna ao menu principal.

Tela de Legenda.

Pelas cores de cada registro, você pode acompanhar as diferentes etapas do recebimento:

Estados de um recebimento

• Aguardando aprovação – Você lançou sua autorização de recebimento, a qual está sendo analisada pela área comercial (Esse estado ocorre apenas com os processos de Devolução Comercial).

• Aguardando Correios ou Transportadora – Sua autorização de recebimento foi aceita e a notificação do transporte já foi encaminhada aos Correios (1 volume até 17 Kg) ou à transportadora (2 ou mais volumes e/ou acima de 17 Kg). O FRETE SERÁ PAGO PELA MULTILASER

• Recebimento reprovado – Sua devolução não foi autorizada por não atender aos critérios acordados. No caso de dúvidas, entre em contato com o seu representante comercial Multilaser.

• Frete/Entrega por conta do cliente - Sua autorização de recebimento foi aceita, contudo, VOCÊ DEVERÁ PAGAR O FRETE.

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• Registro Recebimento – Seu registro já está em nossa base de dados, apenas aguardando o envio de sua carga.

• Conferência Cega Recebimento – Carga já está na Multilaser e será objeto de conferência física / contagem.

• Conferência Cega Garantia – Pendência NF – A conferência cega foi feita, porém o procedimento fiscal não foi finalizado.

• NF de Entrada Gerada – Procedimento de entrada concluído. O material foi enviado para o estoque (no caso de Devolução Comercial) ou para o departamento de garantia (no caso de RMA). Para processos de devolução comercial este é o último status.

• E-mail Crédito Enviado – Processo Finalizado – Válido apenas para processos de RMA. Processo finalizado, em caso de laudo de garantia positivo (há defeito) o crédito foi cedido e já pode ser utilizado.

Imprimindo seu lançamento.Na tela principal de funcionalidades, clique em (Imprimir).

Será apresentado o programa que emite o relatório. Na opção Via Spool, o sistema vai enviar o arquivo para a impressora selecionada no campo Opções.

Tipo de impressão via spool, vai diretamente para a impressora

Na opção Em disco, o sistema vai gerar um arquivo de texto com o nome AVRECB no servidor, para ser exibido na tela (E impresso posteriormente, se desejado).

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Visualização do arquivo “AVRECEB”

Importante: Você deve enviar uma cópia deste documento grampeado com sua NF que deve estar dentro da caixa, caso contrário, SEU PROCESSO SERÁ CANCELADO.

Alterando os dados de sua Nota Fiscal.

Na tela principal de funcionalidades, selecione a autorização que deseja corrigir e clique em (Altera NF).

Na tela que surgir, indique os novos valores do número da nota fiscal e/ou da data de emissão.

Alterando a NF e data de emissão

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Observe que, o sistema permite que a data de emissão seja deixada em branco, contudo no caso da NF o campo não pode nem ficar em branco, nem receber o mesmo numero da NF atual.

ERRO: NF igual à NF atual ERRO: NF em branco

Importante: Após concluir o processo e receber a autorização de postagem NO SISTEMA (em caso de envio pelos correios), você deve emitir sua nota fiscal, anexar uma cópia da autorização de recebimento, colocar estes documentos dentro da caixa, e entregá-la em uma agência dos Correios (não serve franqueada, tem que ser agência própria) em até 10 dias úteis, após este prazo, a autorização de postagem perde a validade e deverá ser solicitada novamente.Para saber qual é a agência própria dos Correios mais próxima de você, consulte o endereço www.correios.com.br/servicos/agencias.

Finalizando corretamente o Microsiga Protheus.

Na tela principal de funcionalidades, clique em (Sair), em seguida na tela principal do protheus clique em Sair.

Na tela que surgir, clique em (Finalizar).

Encerrando o sistema corretamente

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http://www.correios.com.br/servicos/agencias


Caso este procedimento não seja seguido (e você finalizar pelo ‘X’ por exemplo) sua conexão poderá ficar presa e você não poderá se conectar novamente até que o desbloqueio seja feito pela área de TI da Multilaser.

Considerações finais e dados de contato.

Esperamos que este manual possa lhe proporcionar os conhecimentos necessários para operar o sistema Protheus, mas caso alguma dúvida persista ou você tenha alguma sugestão a fazer, entre em contato com seu representante comercial Multilaser.

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