manual excel 2007

Competncias de Base em Tecnologias de Informao

2007

Ruy Pedro

EXCEL 2007 Competncias de Base em Tecnologias de Informao

Ruy PedroEXCEL 2007 - | Pg. 2 | -

Microsoft, Windows e Excel so Marcas registadas da Microsoft Corporation. Os documentos elaborados por Ruy Pedro esto licenciados sob a Creative Commons Atribuio-Uso No-Comercial-Partilha nos termos da mesma Licena 2.5 Portugal http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.5/pt/

Rui PedroLine

Rui PedroLine

INDICE

APRESENTAO ............................................................................................................................... 6

AMBIENTE DE TRABALHO ................................................................................................................ 7

A folha de clculo ......................................................................................................................... 7

O ambiente de trabalho do Excel ................................................................................................. 8

Os frisos do Excel .......................................................................................................................... 9

- Separador Base ....................................................................................................................... 9

- Separador Inserir .................................................................................................................... 9

- Separador Esquema de Pgina ............................................................................................. 10

- Separador Frmulas ............................................................................................................. 10

- Separador Dados .................................................................................................................. 10

- Separador Rever ................................................................................................................... 10

- Separador Ver ....................................................................................................................... 10

- Separador Programador ....................................................................................................... 11

Usar as funcionalidades do friso................................................................................................. 11

O BOTO DO OFFICE ...................................................................................................................... 12

Comando Novo ........................................................................................................................... 13

Comando Abrir ........................................................................................................................... 13

Comando Guardar ...................................................................................................................... 13

Comando Guardar Como ............................................................................................................ 14

Comando Imprimir ..................................................................................................................... 14

Comando Preparar ..................................................................................................................... 15

Comando Enviar ......................................................................................................................... 15

Comando Publicar ...................................................................................................................... 16

Comando Fechar ......................................................................................................................... 16

Barra de Ferramentas de Acesso Rpido ................................................................................... 17

Barras de ferramentas flutuantes .............................................................................................. 17

OUTROS COMANDOS E OPES ................................................................................................... 18

Ajuda ........................................................................................................................................... 18

Comando Zoom .......................................................................................................................... 19

Barra de Estado .......................................................................................................................... 20

PERSONALIZAO DO EXCEL ......................................................................................................... 20

Opes do Excel - Popular .......................................................................................................... 21



Rui PedroLine

Rui PedroLine

Opes do Excel - Frmulas ....................................................................................................... 22

Opes do Excel - Guardar ......................................................................................................... 22

Opes do Excel - Personalizar .................................................................................................. 23

OPERAES COM FOLHAS DE CLCULO ....................................................................................... 24

Criar um documento novo ......................................................................................................... 24

Abrir um documento preexistente ............................................................................................ 26

Abrir mltiplos documentos ...................................................................................................... 27

Guardar um documento ............................................................................................................ 28

Fechar o documento .................................................................................................................. 29

Visualizao de documento ....................................................................................................... 29

CONCEITOS BSICOS ..................................................................................................................... 31

Trabalhar com folhas ................................................................................................................. 31

- Alterar o nome ..................................................................................................................... 31

- Inserir folha .......................................................................................................................... 32

- Mover ou Copiar .................................................................................................................. 33

Colunas, linhas e clulas ............................................................................................................ 34

Movimentao com o rato ........................................................................................................ 35

Seleccionar, cortar, copiar e colar ............................................................................................. 37

Inserir e apagar linhas e colunas ................................................................................................ 39

INTRODUO DE DADOS .............................................................................................................. 41

Tipos de dados ........................................................................................................................... 41

- Numricos ............................................................................................................................ 41

- Texto .................................................................................................................................... 41

- Datas e horas ....................................................................................................................... 41

- Frmulas .............................................................................................................................. 41

Introduo de dados .................................................................................................................. 41

Introduo de dados num conjunto de clulas ......................................................................... 42

Introduo de sries de dados dados repetidos ..................................................................... 43

Introduo de sries de dados sequncias numricas ........................................................... 44

Introduo de sries de dados sequncias de datas .............................................................. 45

Edio de dados numa clula ..................................................................................................... 46

Formatao de clulas Dimenses.......................................................................................... 47

Formatao de clulas Cores e Limites ................................................................................... 49



Rui PedroLine

Rui PedroLine

Formatao de clulas Dados .................................................................................................. 50

CLCULOS ....................................................................................................................................... 53

Fazer contas ................................................................................................................................ 53

Frmulas com operadores bsicos ............................................................................................. 53

Frmulas com funes ............................................................................................................... 54

Funes mais usadas .................................................................................................................. 58

Mdia .......................................................................................................................................... 58

Mediana (Med) ........................................................................................................................... 58

Moda .......................................................................................................................................... 59

Contar, Contar.Val e Contar.Vazio.............................................................................................. 59

Mximo e Mnimo ...................................................................................................................... 60

Correco de erros ..................................................................................................................... 60

O EXCEL COMO BASE DE DADOS ................................................................................................... 61

GRFICOS ....................................................................................................................................... 63

Grficos de Barras ...................................................................................................................... 63

Grficos Circulares ...................................................................................................................... 64

Copiar um grfico ....................................................................................................................... 65

IMPRESSO .................................................................................................................................... 67

Imprimir ...................................................................................................................................... 67

Impresso rpida ........................................................................................................................ 68

Pr-visualizar .............................................................................................................................. 68

Definir rea de impresso .......................................................................................................... 69



Rui PedroLine

Rui PedroLine

APRESENTAO

O Excel 2007 faz parte do pacote de produtividade Microsoft Office System de 2007,

que sucede ao Office 2003.

Relativamente verso anterior (Excel 203), o novo programa introduz inmeras altera-

es, a maioria das quais so ao nvel da facilidade de utilizao. O produto mais fcil

de usar, atravs de um novo paradigma de interface, que substitui os familiares menus

por um friso (ribbon, em ingls) que agrupa os comandos principais que so necess-

rios de acordo com o que estejamos a fazer na altura.

Contudo, se esta nova interface mais fcil de usar, sobretudo para quem no conhece

o Excel, ela requer alguma habituao para os utilizadores que j estavam familiarizados

com as verses anteriores.

Um dos principais objectivos deste manual consiste precisamente em facilitar a migra-

o dos utilizadores de verses anteriores do Office e neste caso concreto, do Excel

para a verso 2007, bem como introduzir novos utilizadores ao novo paradigma.

Face ao manual da verso anterior do programa, so ainda abordadas novas facetas do

Excel, como o caso da criao de listas de contactos ordenveis. Alm disso, dedica-

da especial ateno criao de vrios tipos de grficos, bem como a diferentes aspec-

tos da impresso que, dadas as caractersticas especficas das folhas de clculo, requer

algum cuidado.



Rui PedroLine

Rui PedroLine

AMBIENTE DE TRABALHO

A folha de clculo

O conceito original da folha de clculo para computadores pessoais foi popularizado nos

anos 80 do sculo XX com programas como o Visicalc (apresentado originalmente em

1979) e, sobretudo, pelo Lotus 1-2-3.

Mas devemos ao Excel o facto de ter trazido a este conceito uma facilidade de utilizao

que possibilita o seu uso por praticamente qualquer pessoa dotada de um mnimo de

conhecimentos informticos.

A metfora da folha de clculo electrnica do Excel ou de qualquer outro programa do

mesmo gnero a de uma folha de papel quadriculado. Mas uma folha muito especial,

pois no s podemos nela introduzir valores como possvel, como veremos mais adian-

te, fazer automaticamente clculos que, de outra forma, seriam muito morosos ou

impraticveis de realizar.

A quadrcula virtual da folha de clculo electrnica consiste numa srie de clulas que

so fruto do cruzamento e linhas horizontais, numeradas de 1 at 1 048 576, e de colu-nas verticais, com denominaes de A at XFD, num total de 17 179 869 184 clulas, que

podem conter nmeros, datas, texto e/ou frmulas e funes. Relativamente ao Excel

2003, estes valores representam um aumento de 1500% no nmero de linhas e de

6300% no nmero de colunas.

Alm da realizao de clculos, as folhas de Excel podem tambm ser usadas como

bases de dados simples, bem como conjugar estas duas funcionalidades.

Um poderoso mdulo de gerao de grficos possibilita a apresentao e anlise de

dados de forma visual. Os grficos produzidos pelo Excel podem ser usados na prpria

folha de clculo, exportados para outras aplicaes (como o Word) ou at gravados

como imagens.



Rui PedroLine

Rui PedroLine

O ambiente de trabalho do Excel

Um documento no Excel chama-se um livro; cada livro pode ter uma ou mais folhas (de

clculo). A predefinio do programa a de criar automaticamente trs folhas em bran-

co por cada livro novo.

1. Barra de ttulo

2. Friso (agrupa as antigas barras de

menus e barra de ferramentas)

3. Boto do Office

4. Barra de ferramentas de acesso rpido

5. Boto de acesso Ajuda

6. Ponto de insero

7. Caixa de nome 8. Barra de frmulas 9. Ttulo de linhas (1, 2, 3, ) e colunas

(A, B, C, )

10. Barra de deslocao vertical

11. Separadores de folhas

12. Boto de macros

13. Modo de visualizao normal

14. Modo de esquema de pgina

15. Pr-visualizao de quebras de pgi-

nas

16. Cursor de ampliao/reduo da

pgina visvel

17. Pgina anterior

18. Pgina seguinte

19. Comando de diviso do documento

1

2

7

3 4 5

6

8

9

19

10

16 14

15 13 12

11 18 17



Rui PedroLine

Rui PedroLine

Os frisos do Excel

Nas principais aplicaes do Office, casos do Excel e Word, a Microsoft criou um novo

paradigma de interface grfica, reunindo numa s ferramenta, designada friso, o que

anteriormente estava dividido entre barra de menus (com os comandos Ficheiro, Editar,

etc.) e a barra de ferramentas (com cones de acesso rpido a funes).

Alm de reunir estas funcionalidades, o friso possui comandos e cones de diferentes

tamanhos, de acordo com a sua importncia. O programa detecta automaticamente o

que pretendemos fazer num dado momento e passa para primeiro plano o friso respec-

tivo.

Tal como o Word, h sete frisos no Excel, mais um oitavo, chamado Programador, que

pode ser activado a partir das opes de personalizao e que se destina a pessoas que

criem macros (conjunto de instrues complexas) com o Excel. Sempre que possvel, os

frisos usados nas diversas aplicaes do Office retm os mesmos nomes e as mesmas

posies relativas. Por exemplo, quer no Word quer no Excel, os frisos Base, Inserir e

Esquema de Pgina so os trs primeiros da esquerda para a direita, e os frisos Rever,

Ver e Programador so os trs ltimos.

As alteraes, necessrias para as funcionalidades especficas de cada programa, surgem

no friso Frmulas (que substitui Referncias no Word) e Dados (Mailings no Word).

A exibio de cada friso pode ser alternada manualmente, com um clique do rato sobre

o separador respectivo.

- Separador Base

Este o separador que surge no friso quando criamos um documento novo e estamos a

introduzir dados. Inclui comandos e ferramentas relacionados com formatao bsica:

tipo de letra, alinhamento, estilos, cor, formato de nmeros (data, divisa, ), etc.

- Separador Inserir

Separador referente aos comandos de insero de tabelas, imagens, grficos, hiperliga-

es, etc.



Rui PedroLine

Rui PedroLine

- Separador Esquema de Pgina

Contm comandos relacionados com a formatao do documento, incluindo margens,

dimenses da folha, espaamento, etc.

- Separador Frmulas

Este separador agrupa comandos e funes relativos s funes e s frmulas do Excel.

- Separador Dados

H um separador especfico para usar bases de dados no Excel, uma funcionalidade mui-

to interessante do programa que frequentemente descurada.

- Separador Rever

Para quem usa funes de reviso de documentos no Excel, existe um separador espec-

fico, onde esto tambm agrupados os comandos de correco ortogrfica e gesto de

comentrios e alteraes.

- Separador Ver

O ltimo separador predefinido, chama-se Ver e agrupa as funcionalidades relativas

visualizao do documento.



Rui PedroLine

Rui PedroLine

- Separador Programador

Um separador adicional, pode ser activado a partir do menu de configurao, e agrupa

funcionalidades relacionadas com a criao e gesto de macros.

Usar as funcionalidades do friso

O friso, qualquer que seja o separador que esteja activo, est dividido em seces que

agrupam funcionalidades semelhantes de forma lgica, para facilitar o seu acesso.

Cada uma destas seces tem um nome, inscrito numa barra, na sua base. Nalguns

casos, do lado direito dessa barra existe uma pequena rea que podes ser clicada de

forma a expandir a funcionalidade.

Se passar o cursor do rato por essa

rea (sem clicar), surgir um dilogo

que lhe mostra o que ir acontecer

ser caso clique.

Neste exemplo, se clicar na barra do

grupo Tipo de Letra, surgir o dilo-

go (semelhante ao do Excel 2003)

que lhe permite formatar o tipo de

letra.



Rui PedroLine

Rui PedroLine

O BOTO DO OFFICE

Do lado esquerdo do friso do Excel, est um boto de forma circular com o smbolo do

Office.

neste que se agrupam muitas funcionalidades que antes sem encon-

travam no menu Ficheiro do Word 2003, tais como Abrir, Guardar,

Imprimir, etc. Experimente passar com o cursor do rato sobre o boto,

mas em clicar.

Agora, clique no boto para aceder funcionalidade.

As trs primeiras opes (Novo, Abrir e Guardar) e a ltima (Fechar) so directas; as

restantes, que tm uma pequena seta (tringulo) frente, tm subopes.



Rui PedroLine

Rui PedroLine

Comando Novo

Comando Abrir

Comando Guardar



Rui PedroLine

Rui PedroLine

Comando Guardar Como

O dilogo Guardar Como

exibe opes adicionais, do

lado direito. Pode clicar

directamente no boto

Guardar Como (ou a tecla

F12) para abrir o dilogo

standard de gravao.

Pode tambm escolher logo uma das opes do lado

direito, que so as mais usadas.

Comando Imprimir

O comando Imprimir pode

ser usado directamente ou

pressionando simultanea-

mente em Ctrl+P, o que far

surgir o dilogo standard de

impresso o formato varia

ligeiramente consoante a

sua impressora.

Pode tambm escolher, do lado direito, uma das opes relacionadas com a impresso,

nomeadamente impresso rpida (ou seja, directa para a impressora, sem nenhum di-

logo adicional) e pr-visualizao da pgina a imprimir.



Rui PedroLine

Rui PedroLine

Comando Preparar

O comando Preparar rene

funcionalidades relaciona-

das com as propriedades

do documento (autor, ttu-

lo, etc.) e possibilidades de

proteco, entre outras.

Comando Enviar

O comando Enviar destina-

se a enviar o seu documen-

to para outra pessoa atra-

vs de correio electrnico

ou fax neste caso, atravs

de um servio de fax da

internet.



Rui PedroLine

Rui PedroLine

Comando Publicar

Este comando especial-

mente til para utilizadores

empresariais que possuam

servidores ou outras reas

partilhadas onde os seus

documentos possam ser

usados por mais do que

uma pessoa.

Comando Fechar

O comando Fechar man-

tm o Excel aberto, mas

fecha o documento activo.



Rui PedroLine

Rui PedroLine

Barra de Ferramentas de Acesso Rpido

Ao lado do boto do Office e

por cima do friso, existe uma

rea chamada Barra de Ferra-

mentas de Acesso Rpido, cuja

predefinio inclui trs cones

mas que pode ser personaliza-

da com mais alguns.

Os cones predefinidos (assinalados com

so trs (Guardar, Anular e Refazer).

Se clicarmos na pequena seta do lado direito

desta barra, temos uma lista de outros coman-

dos que podemos colocar nesse espao. Aqui

vamos colocar a opo Pr-visualizar, que ser

visualizada com o cone de um documento com

uma lupa.

Barras de ferramentas flutuantes

O Excel 2007 inclui um sistema de barras flutuantes, que surgem no texto sempre que

necessitamos realizar determinadas funes, nomeadamente no mbito da formatao.

Contudo, so pouco teis no Excel, pois esta no uma aplicao vocacionada para tex-

to, mas sim para nmeros.

Por exemplo, se fizer um duplo clique sobre

uma palavra numa clula, surgir imediata-

mente uma barra flutuante com comandos

bsicos de formatao.

Se alm disso, clicar na palavra com o boto

direito do rato, surgir um segundo menu

flutuante, com opes adicionais em contex-

to.



Rui PedroLine

Rui PedroLine

OUTROS COMANDOS E OPES

H mais botes de acesso directo a comandos espalhados pela interface principal.

Ajuda

Clique no boto de ajuda no canto superior

direito da janela do Excel (ou na tecla F1)

para activar a ajuda.

O sistema de ajuda surge atravs de

uma caixa de dilogo.

Esta caixa surge por cima do documento

(em primeiro plano) que est a escrever

mas, logo que clique numa rea qual-

quer do documento, ficar em segundo

plano, por baixo da janela do Excel.

Se quiser que fique sempre visvel, cli-

que no cone do alfinete verde.

Se possuir acesso Internet, o sistema de ajuda no apenas ir exibir os tpicos de aju-

da que fazem parte do programa, como ir procurar informao adicional online, no site

da Microsoft.

Se no quiser

que o progra-

ma aceda

Internet para este efeito, dever clicar no

canto inferior direito do dilogo e configurar

a opo pretendida.



Rui PedroLine

Rui PedroLine

O sistema de ajuda est tambm dependente do contexto.

Algumas caixas de dilogo, como esta, tm mesmo uma hiperligao para ajuda espec-

fica da uno escolhida (SOMA, neste caso).

Caso clique simplesmente em F1 quando est a realizar uma funo qualquer ou quando

tem uma caixa de dilogo aberta, o texto exibido ser relacionado com o que est a

fazer no momento mas poder ser menos especfico do que quando existe uma hiper-

ligao como no exemplo anterior (surgir a ajuda relativa a Inserir funo, neste caso).

Comando Zoom

O comando Zoom, no extremo direito da Barra de estado, permite ajustar o documento

janela do Excel. Pode clicar e arrastar o cursor central para ajustar dinamicamente o

tamanho da pgina ou pode clicar nos sinais (+) e (-) de cada um dos lados, de forma a

aumentar ou diminuir o tamanho da pgina em incrementos de 10%. Isto pode ser til

quando tiver uma folha de clculo muito grande e necessitar de ter uma viso geral do

seu contedo.



Rui PedroLine

Rui PedroLine

Barra de Estado

A barra inferior da moldura da janela do Excel conhecida como Barra de Estado, uma

vez que exibe algumas informaes sobre o estado do documento e do programa.

No Excel 2007, esta barra passou a ter mais funcionalidades. Alm disso, agora perso-

nalizvel, sendo possvel colocar ou retirar informao e/ou funcionalidades.

Se pretende alterar a Barra de Estado, clique nela com o boto direito do rato.

PERSONALIZAO DO EXCEL

Como no h duas pessoas que utilizem o Excel da mesma forma, dever personalizar o programa de acordo com a sua forma de trabalhar. Neste captulo vamos conhecer as opes de personalizao mais importantes. 1. Clique no Boto do

Office 2. Escolha Opes do

Excel.



Rui PedroLine

Rui PedroLine

Opes do Excel - Popular

O primeiro grupo de opes chama-se Popular e rene as opes de personaliza-o mais usadas.

Algumas das opes teis neste grupo incluem a possibili-dade de activar o separador Progra-mador do friso do Excel.

Outra opo proporciona a possibilidade de alterar o esquema de cores do Excel, cuja predefinio azul, mas que poder mudar para prateado ou preto.



Rui PedroLine

Rui PedroLine

Opes do Excel - Frmulas

As opes de Frmulas so especialmente importantes porque afectam toda a forma

como o Excel realiza os clculos. Contudo, a menos que saiba exactamente o que est a

fazer ou tenha alguma necessidade especfica, dever evitar alterar os valores predefi-

nidos, os quais devero ser os mais adequados maioria das situaes.

Para aceder s opes

deste grupo, escolha

Frmulas do lado

esquerdo do dilogo

Opes do Excel - Guardar

Outro conjunto de opes importante Guardar. Isto porque o Excel 2007 usa como

predefinio um formato de ficheiro novo, com extenso .xlsx. Se pretende que o

Excel 2007 continue a usar o formato .xls antigo (usado pelas vrias verses at

2003), dever configurar essa opo neste grupo.



Rui PedroLine

Rui PedroLine

Opes do Excel - Personalizar

Apesar do friso no poder ser personalizado, a barra de ferramentas de acesso rpido

pode. Escolha o grupo Personalizar nas opes do Excel.

Para adicionar comandos, basta clicar na opo pretendida do lado esquerdo e clicar em

Adicionar.



Rui PedroLine

Rui PedroLine

OPERAES COM FOLHAS DE CLCULO

Criar um documento novo

Para criar uma nova folha de clculo no Excel 2007, basta executar o programa, uma vez

que o Excel, ao iniciar, cria desde logo um documento novo, vazio.

No Excel, Livros e Folhas de clculo no so a mesma coisa: um livro pode conter uma

ou mais folhas de clculo.

A predefinio quando se cria um documento novo de um Livro com trs folhas de

clculo Folha1, Folha2 e Folha3.

Se j tem o Excel aberto e

pretende criar um novo

documento, quer j tenha

aberto um o no, clique

no boto do Office e

escolha Novo.



Rui PedroLine

Rui PedroLine

Em seguida abre-se uma janela de dilogo que lhe permite escolher qual o tipo de

documento a criar.

A predefinio um docu-

mento em branco, mas pode

escolher de entre dezenas

de modelos alguns fora

instalados juntamente com

o Excel.

Pode encontrar documentos

adicionais online, no site da

Microsoft.



Rui PedroLine

Rui PedroLine

Abrir um documento preexistente

Para abrir um documento

que j tenha sido criado,

clique no boto do Office.

Caso o documento j tenha sido criado ou aberto por si recentemente, o mais certo

que exista j um atalho para ele do lado direito, na lista de Documentos Recentes.

Escolha o que pretende e

clique com o boto

esquerdo do rato.

Caso o documento que

pretende no se encontre

na lista, clique em Abrir e

procure-o atravs da caixa

de dilogo standard.

Procure o documento

pretendido e faa duplo

clique sobre o cone que

o representa.



Rui PedroLine

Rui PedroLine

Abrir mltiplos documentos

Alm de cada livro poder ter vrias folhas, o Excel permite manter abertos mais do que

um livro o total teoricamente limitado apenas pela capacidade de memoria e de

processamento do seu computador.

Se quiser ter mais do que um livro aberto, s tem de repetir o processo descrito ante-

riormente. Para facilitar a visualizao dos documentos abertos, deve seleccionar o

separador Ver do friso do Excel.

Depois, clique em Mudar de janela e seleccione o

documento pretendido da lista de documentos abertos.

Em vez de comutar o documento aberto, pode visualizar todos os documentos ao mes-

mo tempo.

Para isso clique em Dispor Todas.

Surgir ento uma pequena caixa de dilogo que

lhe permite decidir como pretende visualizar os

diferentes documentos. Escolha a opo preten-

dida e clique em OK.



Rui PedroLine

Rui PedroLine

Guardar um documento

Quando criado um documento novo, este fica na memria do seu computador at ser

gravado no disco rgido pela primeira vez. S ento gerado um ficheiro que gravado

no disco para que possa recuper-lo mais tarde.

Para guardar um documento, clique no boto do Office e escolha Guardar ou pressione

simultaneamente as teclas Ctrl+G.

O Comando Guardar limita-se a gravar o

seu documento no disco, no formato e

com o nome que j lhe atribuiu. Contudo,

se a primeira vez que vai gravar o fichei-

ro desde que o criou, surgir um dilogo

de gravao mais completo, igual ao que

surgiria caso escolhesse a opo Guardar

Como e que lhe permite escolher o for-

mato do ficheiro a gravar, bem como o

local no disco onde o pretende colocar.

Escolha a localizao.

Escolha o formato, (caso no queira guardar no formato

predefinido .xlsx).

Para finalizar, clique em OK.



Rui PedroLine

Rui PedroLine

Fechar o documento

Se quiser fechar o documento activo, mas no o Excel, dever clicar no boto do Office e

seleccionar Fechar.

Caso no tenha realizado

uma operao de Guardar,

depois das ltimas altera-

es, ter a oportunidade de

o fazer antes de o documen-

to ser definitivamente

fechado.

Visualizao de documento

A forma simples de visualizar um documento de Excel tanto mais importante quanto

ao contrrio de um documento de texto, o mais provvel que exista uma grande quan-

tidade de dados a exibir e que estes no estejam propriamente de acordo com o forma-

to de uma pgina A4.

Isto coloca problemas quer na forma de visualizar os dados quer no momento de os

imprimir, como veremos mais adiante.

Uma forma simples de visualizar o que pretendemos passa por seleccionar conjuntos de

clulas e depois escolher a opo Zoom para seleco no friso Ver.

Esta opo pode ser usada quer para ampliar um pequeno conjunto de clulas como

para reduzir um grande conjunto de clulas.

Comece por seleccionar o conjunto de clulas pretendido com o rato, clicando no vrti-

ce do quadrado ou rectngulo imaginrio que pretende visualizar e arrastando o rato,

sem o soltar, at ao ponto pretendido.

Assim:

As clulas seleccionadas ficam de uma

tonalidade diferente. Depois de largar

o boto esquerdo rato, pode aplicar

qualquer operao de formatao, ou

neste caso em especial de Zoom.



Rui PedroLine

Rui PedroLine

Depois de largar o boto esquerdo do rato, clique em Zoom para Seleco.

O grupo de clulas seleccionado ser ampliado a toda a largura da rea de trabalho do

Excel.

Exactamente o mesmo pode ser feito para reduzir um determinado conjunto de clulas,

de forma a caberem, em altura ou em largura na nossa rea de trabalho.



Rui PedroLine

Rui PedroLine

CONCEITOS BSICOS

Trabalhar com folhas

Como j vimos anteriormente, cada ficheiro um Livro e cada Livro tem vrias

Folhas. Estas Folhas so a rea de trabalho do Excel propriamente dita.

Na barra inferior da rea de trabalho do Excel poder verificar quais as folhas que se

encontram no seu livro. A predefinio de trs folhas com os nomes Folha1, Folha2 e

Folha3.

Pode clicar no separador referente a cada uma delas, de forma a coloc-las em primeiro

plano. Pode igualmente alterar a ordem da sua exibio, bastando para tal clicar num

dos separadores e, sem largar o boto esquerdo do rato, arrast-la para outra posio.

- Alterar o nome

Outras operaes possveis incluem alterar o nome de cada folha, de forma a tornar

imediatamente perceptvel o seu contedo.

Para isso basta clicar com o

boto direito do rato sobre o

separador que quer alterar o

nome e escolher a opo

Mudar o nome.



Rui PedroLine

Rui PedroLine

- Inserir folha

Pode tambm inserir uma folha nova num livro preexistente

Para isso, clique com o boto direito do rato sobre os separadores das folhas (qualquer

separador) e escolha a opo Inserir

Uma caixa de dilogo permite seleccionar o que pretende inserir.

Para inserir a nova folha, clique em OK.



Rui PedroLine

Rui PedroLine

- Mover ou Copiar

til tambm a possibilidade de mover ou copiar uma folha. Isto permite, por exemplo,

copiar uma folha de um dado livro para um livro novo ou para um livro preexistente.

Assim, da mesma forma, clique com o boto direito do rato sobre a folha que pretende

mover ou copiar e escolha a opo Mover ou copiar

Ir surgir uma caixa de dilogo que lhe per-

mite decidir onde colocar a folha pretendida.

Se pretende copiar em vez de mover,

basta seleccionar a opo Criar uma

cpia.

Se pretender copiar ou mover a folha

para um novo ficheiro (ou seja, um novo

livro), dever seleccionar essa opo no

menu deslizante e escolher a opo

(novo livro).

Clique em OK para terminar.



Rui PedroLine

Rui PedroLine

Colunas, linhas e clulas

Como j vimos, a rea de trabalho de uma folha de clculo (do Excel ou qualquer outra)

uma quadrcula formada pela intercepo de linhas com designaes numricas (do

lado esquerdo) e de colunas designadas por letras (no topo da folha).

A intercepo de uma coluna com uma clula chama-se clula. As clulas so designa-

das pela conjugao do nome da coluna com o nome da clula.

Numa folha com milhares de clulas poder ser

difcil encontrar aquela que pretende. Para isso o

Excel possui uma caixa de nome, onde pode digitar

directamente a clula para onde pretende ir (segui-

do de Enter)

Por exemplo, a clula fruto da intercepo da colu-

na B com a linha 3 ser chamada B3.



Rui PedroLine

Rui PedroLine

Movimentao com o rato

Se usar o rato, o ideal um dos que t uma rodinha no topo, que tanto

pode ser rodada como clicada (equivalente ao terceiro boto do rato).

Note que o deslocamento com o rato aplica-se normalmente rea de

trabalho e no ao ponto de insero, que fica onde estava.

Todos os programas que fazem parte do Office suportam ratos de trs

botes e com rodas. A roda pode ser usada para fazer correr o texto para cima e para

baixo na janela do documento.

Pode tambm ser usada da seguinte forma: clique na roda; espere que surja no ecr o

smbolo de deslocamento e, sem voltar a clicar, limite-se a movimentar o rato na

vertical sobre a superfcie em que est assente, o que far deslocar o texto a uma velo-

cidade maior ou menor.

Este mtodo funciona quer no deslocamento vertical, quer no deslocamento horizontal.



Rui PedroLine

Rui PedroLine

O rato pode tambm ser usado para se deslocar dentro do docu-

mento usando a Barra de Deslocamento lateral direita.

Clique e arraste para cima e para baixo o marcador de posio para fazer

deslocar o texto na janela do ecr de forma directamente proporcional ao

seu movimento.

Pode clicar tambm no espao imediatamente acima

ou abaixo do marcador de posio, para deslocar o

texto para cima ou para baixo uma pgina de cada vez.

Pode escolher o avano directo

para outras posies se clicar no

marcador com o boto direito do

rato e escolher uma das opes.

Depois de se deslocar para o ponto da folha de clculo que pretende, basta clicar sobre

uma clula para que o ponto de insero de dados passe a ser essa clula.

Note como ao introduzir dados

numa clula, eles surgem tam-

bm na Caixa de frmulas (uma

rea situada entre o friso do

Excel e as colunas.



Rui PedroLine

Rui PedroLine

Seleccionar, cortar, copiar e colar

No Excel, as funes de seleco, corte, cpia e colagem de dados so bastante mais

flexveis do que no Word, por exemplo.

Quando pretende copiar um determinado valor que se encontra numa clula, valor esse

que foi obtido de forma automtica pelo Excel, atravs de uma frmula, precisamos

saber o que realmente queremos copiar: apenas o valor ou a frmula? E, como as clu-

las podem ter comentrios anexados, pretendemos tambm copi-los? Ou, melhor ain-

da, pretendemos copiar uma linha inteira, essa linha, ao ficar numa outra posio da

folha, deve empurrar a linha de destino para cima ou para baixo?

Apesar de tudo isto parecer complicado, o Excel inclui opes que nos permitem fazer

as melhores escolhas a cada momento.

A primeira coisa que tem de saber que a cpia de elementos de uma folha de clculo

funciona, partida, como a cpia de quaisquer outros elementos num documento de

texto, por exemplo.

Isto , tudo o que aprendeu sobre clicar, arrastar o

rato e soltar, para seleccionar uma rea num texto,

aplica-se igualmente numa folha de clculo: clique

numa clula e, sem largar o rato, arraste-o na hori-

zontal e na vertical, de forma a seleccionar a rea

que pretende.

E o mesmo acontece quando pretendemos selec-

cionar clulas que no so contguas basta, ao

realizarmos as seleces com o rato, clicar simulta-

neamente na tecla Ctrl do teclado.

Neste exemplo, seleccionmos apenas as clulas de

B5 at D5 e de B8 at D8. Note como nas rguas de

designao das linhas e colunas h uma mudana

de cor para ajudar a visualizar as clulas selecciona-

das.

Depois de seleccionadas as clulas pretendidas,

podemos copi-las para qualquer outra zona da

mesma folha de clculo ou at para outra folha do

mesmo livro ou noutro qualquer.

Pode usar as teclas convencionais para copiar

(Ctrl+C), cortar (Ctrl+X) e colar (Ctrl+V) ou recorrer

ao menu de contexto com o boto direito do rato.

Este ltimo prefervel no caso de pretender o

comando Colar especial



Rui PedroLine

Rui PedroLine

Ao seleccionar um conjunto de clulas, e depois

de escolher a opo Copiar, surge de imediato

um rebordo tracejado em movimento que indica

claramente qual a rea a copiar.

Para inserir os

dados copiados,

clique com o

boto direito do

rato, na clula de

destino e escolha

a opo Colar.

Uma vez que as clulas podem conter mais do que ape-

nas dados simples, o comando Colar Especial permite-nos

escolher exactamente o que pretendemos colar.

Neste caso, vamos copiar uma clula que

contm uma frmula. Isto , o valor que

est exibido no foi colocado manualmen-

te, mas sim atravs de uma frmula (neste

caso uma simples soma dos valores das

clulas imediatamente acima.

Clicando com o boto direito do rato na

clula de destino, e escolhendo a opo

Colar Especial surge uma caixa de dilogo

que nos permite escolher o que queremos

colar.



Rui PedroLine

Rui PedroLine

Inserir e apagar linhas e colunas

Pode ser necessrio acrescentar linhas e colunas numa folha onde j tenhamos introdu-

zido muitos dados e frmulas. Esta necessidade surge sobretudo para a introduo de

linhas e/ou colunas suplementares no meio de outras j existentes algo que no fcil

num papel quadriculado, mas que muito simples no Excel.

1. Para introduzir uma linha no meio

de valores j introduzidos, comece

por clicar no nmero da linha, do

lado esquerdo da folha. A nova

linha ser inserida acima da linha

seleccionada. Ou seja, a nova linha

vai assumir a mesma numerao da

linha seleccionada e todos os valo-

res descem uma posio

2. Depois, clique com o boto direito do rato,

e escolha a opo Inserir.

O resultado uma linha nova que, contu-

do, no altera os resultados anteriores,

como pode verificar pelos valores totais.

Muito embora estas clulas de totais

tenham frmulas com referncias a deter-

minadas clulas, e estas tenham mudado

de posio, o Excel muda as frmulas

automaticamente, evitando assim uma

alterao dos resultados.



Rui PedroLine

Rui PedroLine

O mesmo processo vlido para as colunas:

1. Clique na letra correspondente coluna,

seleccionando assim toda a coluna. A nova

coluna vai aparecer esquerda da coluna

seleccionada.

2. Clique com o boto direito do rato e escolha

a opo Inserir.

Uma vez mais temos a

nova coluna entre duas,

sem que os valores pr-

existentes se tenham

alterado.

Para apagar linhas ou colunas o processo

semelhante, apenas ter de escolher a

opo Eliminar.



Rui PedroLine

Rui PedroLine

INTRODUO DE DADOS

Tipos de dados

Numa folha de Excel, os dados so introduzidos em cada uma das clulas. H quatro

tipos de dados numa folha de Excel:

- Numricos

Valores numricos exibidos pelas clulas, que podem ser introduzidos directamente

pelo utilizador ou gerados automaticamente, atravs de frmulas.

- Texto

Valores no numricos ou que, sendo numricos, so formatados para que o Excel os

trate como sendo apenas texto. Regra geral, tudo o que o Excel no reconhea e trate

como dados numricos assumido como texto.

- Datas e horas

Dados numricos ou alfanumricos (conjugao de algarismos e letras) que so reco-

nhecidos pelo Excel como data e/ou hora e que podem ate ser formatados de forma a

serem automaticamente actualizados de acordo com a data real.

- Frmulas

As frmulas so o aspecto mais importante do Excel, pois atravs delas que realizamos

clculos.

Introduo de dados

Introduzir dados numa clula simples: seleccione a clula pretendida com o rato ou

teclado e tecle os valores pretendidos.

Os valores introduzidos na clula

surgem tambm na Barra de frmu-

las e vice-versa, o que permite

introduzir os valores a partir de

qualquer destes pontos.

Uma vez introduzido o valor pre-

tendido, basta mudar o cursor para

outro local, clicando noutra clula

ou saltar de clula usando as

teclas direccionais do seu teclado.



Rui PedroLine

Rui PedroLine

Introduo de dados num conjunto de clulas

Pode tambm repetir a introduo de dados num conjunto mais alargado de clulas,

sem ter de repetir clula a clula. Para isso basta seleccionar as clulas pretendidas,

introduzir o valor numa delas e concluir pressionando em Ctrl+Enter.

Comece por seleccionar as clulas com o rato,

tendo em ateno que a clula onde o valor ir

ser introduzido a que fica no canto superior

esquerdo da seleco.

Sem clicar em mais lado nenhum (casos contr-

rio a seleco deixa de estar activa) introduza

os valores numricos pretendidos.

Uma vez introduzidos os valores, carregue

simultaneamente nas teclas Ctrl+Enter.



Rui PedroLine

Rui PedroLine

Introduo de sries de dados dados repetidos

Pode querer introduzir os mesmos dados em mais do que uma clula contgua clula

de partida isto , clulas que se estendem para cima, para baixo ou para cada um dos

lados da clula seleccionada

O Excel facilita esta tarefa, evitando ter de repetir a introduo dos dados.

Introduza o valor pretendido numa clula sua

escolha.

Posicione o cursor no

canto inferior direito da

clula, de modo a que o

cursor se transforme

numa cruz.

Arraste o cursor para os lados, para cima ou

para baixo de forma preencher as clulas com o

mesmo valor.

Note como surge um filete cinzento em torno

das clulas afectadas pela sua seleco ou

mesmo tempo que uma pequena caixa indica

qual o valor que vai ser introduzido.



Rui PedroLine

Rui PedroLine

Introduo de sries de dados sequncias numricas

O mtodo descrito anteriormente pode ser usado para preencher sequncias. Neste

caso, basta usar duas clulas de origem, de forma a determinar qual o intervalo numri-

co entre as duas clulas e aplicar essa sequncia.

Introduza dados com a sequncia pretendida em duas clulas contguas (neste caso, 123

e 124).

Clique no canto inferior direito do limite das clulas selec-

cionadas e arraste at posio pretendida.

Note como a pequena caixa indica

automaticamente o valor que vai ser

preenchido medida que movimenta o

cursor (130 neste caso, visto que arras-

tou 6 clulas para um valor de origem

de 124).

Pode fazer variar o intervalo numrico entre as

duas primeiras clulas, deforma a que a

sequncia a criar reflicta esses valores.

Por exemplo, se

houver um inter-

valo de dois valores entre a primeira e a segunda clula, a

sequncia a criar ser de dois em dois.

Note como a caixa indica que o valor final a introduzir ser

de 137, em resultado de um arrastamento de 6 clulas

numa sequncia de dois em dois.



Rui PedroLine

Rui PedroLine

Introduo de sries de dados sequncias de datas

Podemos criar sequncias de preenchimento automtico tambm para outro tipo de

dados, como o caso de datas.

Comece por introduzir uma data qualquer (10-12-2000, neste exemplo)

As regras descritas para dados normais valem aqui. Contudo, uma das vantagens que

pode alterar o valor do dia (10, 11), do ms (12) ou do ano (2000), e o Excel ir fazer

variar apenas esse valor na sequncia.

No caso de uma variao do dia ou do ms, esta ir automaticamente alterar tambm o

ms ou o ano, caso necessrio. Vejamos:

Houve uma variao do

ms que foi obrigar a

uma mudana de ano

Aqui s houve uma varia-

o do ano



Rui PedroLine

Rui PedroLine

Edio de dados numa clula

Depois de introduzir dados numa clula, pode ter a necessidade de os alterar.

Para simplesmente limpar os dados e introduzi-los de novo, basta seleccionar a clula

com o cursor do rato e sobrepor os dados, introduzindo-os como se a clula se encon-

trasse vazia.

Carregar na Barra de espaos, na tecla

Backspace ou na tecla Delete tem o mesmo

efeito.

Antes de introduzir o novo valor, pode car-

regar na tecla Esc para voltar ao valor ante-

rior.

De qualquer forma, possvel usar os comandos Anular/Refazer para voltar ao ponto de

partida.

Se o que pretende apenas alterar um valor j introduzido, mas em apagar o que l se

encontra, dever clicar duas vezes sobre a clula que quer alterar ou, em alternativa,

pressionar a tecla F2 depois de seleccionada a clula,



Rui PedroLine

Rui PedroLine

Formatao de clulas Dimenses

Uma vez introduzidos novos valores nas clulas, estes podero no caber no espao

predefinido. Nas verses do Excel anteriores de 2007, e quando se tratava de um valor

numrico, o facto era indicado atravs da exibio de sinais de cardinal #.

No Excel 2007 isto s acontece quando fora-

mos uma formatao muito estreita de uma

coluna, afectando assim a clula correspon-

dente.

Ao contrrio, o Excel altera automaticamente

a largura da coluna, de forma a poder exibir

correctamente os valores.

Pode alterar manualmente a largura de uma coluna ou a altura de uma linha simples-

mente com o rato.

(1) Posicione o rato entre colunas at surgir o smbolo ;

(2) Clique e arraste at largura pretendida;

(3) Largue o boto do rato



Rui PedroLine

Rui PedroLine

O mesmo processo pode ser feito para as linhas. Neste caso, ao posicionar o cursor na

base da linha 6, estamos a mudar a medida de altura dessa linha.

Clique na linha que separa as

duas linhas de Excel e deslo-

que o rato para cima ou para

baixo at obter o tamanho

desejado.

Se quiser, pode fazer os mesmos ajustes mas introduzindo valores numricos exactos.

Nas colunas: Nas Linhas:

Clique com o boto direito na coluna e Clique com o boto direito na linha e

escolha a opo Largura da Coluna escolha a opo Altura da Linha

Insira os valores pretendidos e clique em OK.



Rui PedroLine

Rui PedroLine

Formatao de clulas Cores e Limites

Para dar nfase a determinados valores numa folha de clculo, poder ser interessante

formatar clulas ou conjuntos de clulas.

A forma mais simples de realizar isto

recorrer ao grupo de comandos Tipo de

Letra do friso Base.

A atribuio de formatos sempre feita aps a seleco de clulas ou de grupo de clu-

las a formatar.

Pode fazer vrias formataes bsicas de

forma rpida apenas com o rato.

Pode atribuir limites a grupos de clulas

ou colorir algumas clulas para dar melhor aspecto aos seus documentos



Rui PedroLine

Rui PedroLine

Formatao de clulas Dados

Um tipo de formatao de clulas muito importante o que determina qual o tipo de

dados a exibir. Isto permite, por exemplo, formatar determinadas clulas (ou colunas, ou

linhas) para que os resultados exibidos sejam automaticamente assumidos numa deter-

minada divisa, como o caso do Euro.

Ao mesmo tempo, podemos formatar clulas para apresentar apenas um determinado

nmero de casas decimais, o que poder ser til para fazer arredondamentos automti-

cos (neste caso, apenas a visualizao ser apresentada de forma arredondada, pois os

clculos so sempre efectuados com valores reais).

A formatao do contedo das clulas feita, como sempre, depois de seleccionar as

clulas respectivas. Pode seleccionar clulas individuais, grupos de clulas, linhas e colu-

nas ou at toda a folha.

Aceda ao comando Formatar clulas

a partir do menu de contexto com o

boto direito do rato ou atravs do

comando respectivo no friso Base.



Rui PedroLine

Rui PedroLine

A caixa de dilogo referente formatao das clulas d-nos imensas possibilidades de

definio do contedo.

A predefinio do formato do conte-

do das clulas Geral algarismos se

qualquer formatao numrica em

especial.

H vantagens em escolher a formata-

o Nmero, pois aqui temos a possibi-

lidade de definir o nmero de casas

decimais, a forma de apresentao de

nmeros negativos e at a separao

dos milhares, para facilitar a leitura.

Aumentar ou diminuir o nmero de

casas decimais (mximo de 30 casas

decimais).

Utilizar o separador de milhares (.)

Interessantes, so tambm as opes

Moeda e Contabilidade, pois podem

ser usadas para formatar os resultados

com smbolos de determinada divisa

o Euro, mas tambm qualquer outra

que pretenda.

A diferena entra ambas que a opo Contabilidade alinha os smbolos monetrios e

virgulas decimais numa coluna.



Rui PedroLine

Rui PedroLine

Pode tambm atribuir formatos rapidamente a partir do grupo de cones Nmero no

friso Base do Excel.

Neste exemplo, escolhemos formatar uma clula com atributo Moeda.

Note como a clula C9 pas-

sou a exibir o smbolo do

Euro e, ao mesmo tempo, a

apresenta o resultado com

separao de milhares.

Dica: Qualquer clula, mesmo que tenha introduzido um nmero ou uma data pode ser

formatado como texto. Pode formatar o contedo da clula como texto recorrendo ao

mtodo anteriormente descrito, mas pode tambm, simplesmente, anteceder qualquer

valor com o apstrofo o sinal que est por baixo do smbolo ? no seu teclado.



Rui PedroLine

Rui PedroLine

CLCULOS

Fazer contas

Depois de introduzidos os valores necessrios na folha de clculo, podemos realizar todo

o tipo de clculos atravs de operadores aritmticos (soma, subtraco, multiplicao,

diviso) e, sobretudo, de frmulas.

Frmulas com operadores bsicos

Para indicarmos que determinada clula vai servir para realizar um clculo, devemos

sempre por comear por introduzir o sinal de igual =.

No caso de pretendermos apenas realizar clculos simples, com poucas clulas, poss-

vel realizar operaes bsicas indicando simplesmente o nome das clulas e a operao

a realizar.

Por exemplo, ao introduzir =E5+E6, est efectivamente a somar os valores das clulas E5

e E6; quando alterar os valores nalgumas destas clulas, o resultado altera-se automati-

camente.

Pode introduzir o nome das clulas pre-

tendido manualmente, atravs do tecla-

do, ou clicando nelas com o rato.

Note como o Excel indica atravs de

cores diferentes, quais as clulas selec-

cionadas (aqui apenas duas, a titulo de

exemplo, apesar de ser lgico somar

todas mas j l iremos).

Depois de terminar a introduo

da operao, basta pressionar

Enter para terminar.

Nesse momento, o resultado do

clculo ser imediatamente exi-

bido.



Rui PedroLine

Rui PedroLine

tambm possvel realizar operaes com clulas que contenham j frmulas.

Por exemplo, neste caso vamos somar os resultados de dois anos, expressos nas clulas

C9 e E9, nas quais contm j operadores aritmticos para obter a soma das clulas ime-

diatamente acima.

Dica: Pode criar frmulas com operaes mais complexas, como, por exemplo

=(E5-E6)*10 um exemplo que significa que haver uma subtraco entre os valores

das clulas E5 e E6, seguido de uma multiplicao do resultado por 10. Note que os sm-

bolos para a soma (+) e subtraco (-) so evidentes, j os smbolos para a multiplicao

(*) e diviso (/) so menos bvios.

Lembre-se que o sinal de : (dois pontos) no serve para indicar diviso!

Frmulas com funes

Alm dos operadores aritmticos simples, o Excel suporta frmulas mais avanadas

atravs de funes. O Excel possui centenas de funes, mas iremos apenas usar uma

como exemplo, a funo SOMA (se est habituado a usar o Excel em ingls, lembre-se

que todos os nomes das funes foram tambm trocados para portugus por exem-

plo, a funo SUM passa a SOMA em portugus).

A funo SOMA permite somar o contedo de duas ou mais clulas e especialmente

til para sries de clulas.

Usa-se da seguinte forma:

=SOMA()

em que podemos colocar entre

os parntesis clulas ou series

de clulas.



Rui PedroLine

Rui PedroLine

Para introduzir uma funo, o mais prtico, enquanto no se familiariza com esta fun-

cionalidade, seleccionar o friso Frmulas.

Seleccione a clula onde pretende inserir

a frmula e depois escolha o comando

Inserir Funo.

Ao clicar em Inserir Funo, surge uma caixa de dilogo que facilita a escolha da funo

pretendida.

1. Primeiro introduza o(s) ter-

mo(s) que representa o que

pretende realizar neste

caso, adicionar

2. Clique em Ir

3. Surgir de imediato a lista de

funes disponveis relativa-

mente ao critrio de busca

introduzido.

4. Escolha SOMA.

5. Clique em OK.

1 2

4

5



Rui PedroLine

Rui PedroLine

Em seguida, surgir um novo dilogo que ajuda a preencher os restantes atributos,

nomeadamente o grupo de clulas que pretende somar.

O Excel sugere que os valores a somar esto compreendidos entre as clulas E4 e E8,

mas na verdade pretendemos apenas somar os valores entre E5 e E8, pois a clula E4

tem o nmero que representa o ano.

Neste caso basta editarmos o valor sugerido.

Clique com o cursor do

rato sobre a linha com os

valores das clulas e altere

para E5.

Note que a sintaxe usada

pelo Excel para indicar uma

srie de clulas contnuas

a separao de dois nomes

de clulas (primeira e lti-

ma) por : (dois pontos). Assim, para somar todas as clulas entre E5 e E8, inclusive, a

sintaxe =SOMA(E5:E8).

Dica: Outra forma de introduzir uma funo numa clula consiste em comear a escre-

ver o nome da funo e esperar que o Excel sugira de imediato frmulas comeadas por

essa letra o nmero de sugestes ir sendo reduzido medida que introduzimos mais

caracteres.



Rui PedroLine

Rui PedroLine

Como a funo SOMA a mais usada no Excel, existem atalhos directos que permitem

automatizar ainda mais o processo de realizao de somatrios.

1. Comece por seleccionar o friso Frmulas.

2. Depois seleccione o grupo de clu- 3. Agora clique em Soma Automtica

las que pretende somar.

4. O valor da soma apresentado na

clula imediatamente abaixo do grupo

seleccionado.

O mesmo boto Soma Automtica

pode ser usado para introduzir, da

mesma forma, outras funes mais

usadas, designadamente Mdia,

Contar, Mximo e Mnimo.

Dica: Quando estiver mais vonta-

de com estes procedimentos, pode-

r digitar os valores directamente

na clula. Este mtodo atravs do

assistente sobretudo til ao pro-

curarmos uma funo que no

conhecemos ainda e no a sabemos

usar.



Rui PedroLine

Rui PedroLine

Funes mais usadas

Alm da SOMA, cuja utilizao a mais frequente no Excel, h outras funes muito

usadas e que passamos a descrever sucintamente:

Mdia

Note que esta funo escrita com acento no e (e, tal como todas as outras funes,

pode ser escrita com caracteres maisculos ou minsculos). Esta funo faz exactamen-

te o que o seu nome sugere, ou seja, uma mdia aritmtica simples dos valores constan-

tes nas clulas indicadas como argumento (soma dos valores das clulas dividido pelo

nmero de clulas com valores).

Mediana (Med)

Nem sempre a mdia o que realmente pretendemos obter de um conjunto de nme-

ros. Por vezes, mais til saber a mediana (o nmero do centro de um conjunto num-

rico). A funo mediana tem a sintaxe MED.

Tenha em ateno que esta funo poder no

apresentar qualquer valor no caso em que o

intervalo de valores seja muito pequeno.

Por outro lado se houver um nmero par de

nmeros no conjunto, a funo MED calcula a

mdia dos dois nmeros do meio.



Rui PedroLine

Rui PedroLine

Moda

A moda o valor que ocorre ou que

se repete com ais frequncia numa

matriz ou intervalo de dados. A sua

sintaxe no Excel MODA.

A funo MODA mede a tendncia

central, que corresponde localiza-

o do centro de um grupo de nme-

ros numa distribuio estatstica. Se o

conjunto de dados no contiver pon-

tos de dados duplicados, MODA

devolve o valor de erro #N/D.

Note que, numa distribuio simtri-

ca de um grupo de nmeros, a

mdia, mediana e moda tm o mes-

mo valor. Contudo, numa distribuio assimtrica de um grupo de nmeros, os valores

podem ser diferentes.

Contar, Contar.Val e Contar.Vazio

A funo CONTAR espe-

cialmente til quando se usa

o Excel para criar listas, pois

limita-se a contar o nmero

de clulas no intervalo indi-

cado no argumento mas

apenas clulas com nme-

ros.

Se pretende contar clulas

com quaisquer valores

(numricos ou no), dever

usar a funo CONTAR.VAL;

se pretender contar clulas

vazias, dever usar a funo

CONTAR.VAZIO.


- | Pg. 59 | -

Rui PedroLine

Rui PedroLine

Mximo e Mnimo

A funo MXIMO (com acento no a)

devolve o valor mais alto de um grupo de

clulas seleccionado; a funo MNIMO

(com acento no primeiro i) devolve o

valor mais baixo de um grupo de clulas

seleccionado.

Correco de erros

O Excel possui um sistema de correco de erros que nos avisa quando algo poder

estar incorrecto.

Neste caso, o programa detectou que um valor de uma clula adjacente ao grupo a

somar ficou de fora (a clula com o nmero que designa o ano)

A chamada de ateno para um problema potencial feita com um pequeno tringulo

verde no canto superior esquerdo da clula.

Clique no tringulo para fazer aparecer o dilogo de con-

trolo de erros.

Depois clique no sinal amarelo e verifique qual o erro.

Neste caso no propriamente um erro, mas sim a adver-

tncia para o facto de que a frmula omite clulas adja-

centes, o que poder ter sido causado por uma distrac-

o. Mas como vimos anteriormente, no foi, pelo que

podemos escolher a opo Ignorar erro, para que o Excel

no nos volte a chamar a ateno para este facto.



Rui PedroLine

Rui PedroLine

O EXCEL COMO BASE DE DADOS

O Excel pode ser usado exclusivamente para dados no numricos. Uma das possveis

utilizaes para esta capacidade a criao de bases de dados simples, que facilitam a

listagem e ordenao dos dados introduzidos e que podem at ser depois usadas para

criar mailings atravs da importao de dados do Word.

Neste caso crimos o que poderia ser uma listagem de nomes e endereos para realizar

um mailing mais tarde.

No necessria qualquer preparao especial para criar uma listagem deste tipo.

Limitmo-nos a usar uma linha para colocar os campos pretendidos (Nome, Morada1,

Morada2, Cdigo Postal e Localidade, neste exemplo mas podem ser quaisquer

outros) e por baixo, os elementos respectivos.

Em seguida escolha o friso Dados.

As funcionalidades possveis so imensas, mas h pelo menos uma utilidade imediata e

muito fcil de obter apenas com um clique do rato que a ordenao alfabtica.

Seleccione o conjunto de clulas e clique no cone da ordenao crescente, de A a Z.



Rui PedroLine

Rui PedroLine

Experimente fazer o mesmo clicando no cone de Z a A, para inverter a ordenao.

Note como no s

a ordenao dos

nomes foi altera-

da, como os dados

correspondentes

foram correcta-

mente alterados

em funo do campo NOME. Ou seja, a ordenao dos restantes campos acompanhou a

do primeiro.

Contudo, dependendo do tipo de base de dados a criar, poder pretender alterar mes-

mo s um campo, deixando os restantes intocados (o que neste caso iria fazer com que

os nomes deixassem de corresponder s moradas correctas!).

Note como no caso de tentar

alterar a ordenao de apenas

uma coluna, o Excel adverte

para o facto e sugere expandir

a seleco de forma ordenar

todos os dados em funo da

primeira coluna.

Se de facto pretender apenas

ordenar os dados da primeira

coluna, escolha Continuar com

a seleco actual.

Caso contrrio, pode clicar em

Expandir a seleco para que o

Excel faa automaticamente aqui-

lo que no fez por lapso.

Dica: A ordenao alfabtica tambm funciona no caso de uma das colunas ter nme-

ros. Neste caso, a ordenao de A a Z significa, em termos numricos, uma ordenao

crescente; de Z a A significa uma ordenao decrescente.



Rui PedroLine

Rui PedroLine

GRFICOS

Uma das funes mais potentes do Excel desde as suas primeiras verses a capacidade

de gerar grficos a partir de valores introduzidos numa folha de clculo. A versatilidade

do programa to grande que o software especfico para criao de grficos uma

categoria muito popular at ao inicio dos anos 90 do sculo passado simplesmente

desapareceu.

Grficos de Barras

Para criar um grfico a partir de valores introduzidos numa folha de clculo, basta selec-

cionar as clulas com os valores pretendidos e clicar no cone referente ao tipo de grfi-

co pretendido.

Comece por seleccionar o friso Inserir.

Depois, seleccione os valores que pretende exibir num grfico e cli-que no tipo de grfico escolhido.

Escolha a variao pretendida e clique na figura que a representa

O grfico surge de imediato,

dentro da prpria folha de cl-

culo que contm os valores que

lhe deram origem.



Rui PedroLine

Rui PedroLine

O Excel usou correctamente as colunas relativas aos trimestres (1T, 2T) e aos anos,

colocando os trimestres como sries de dados e dando aos anos colunas separadas,

cada uma com uma cor diferente.

Note que o friso se alterou, mostrando agora ferramentas especficas para a formatao

dos grficos.

Na rea esquemas de grficos, pode alterar alguns dos elementos do grfico, de forma a

exibir espao para um ttulo, por exemplo, ou at uma pequena tabela com os dados

especficos que deram origem ao grfico.

Aqui seleccionmos um esquema que exibe

um ttulo. Depois s clicar no ttulo e edit-

lo vontade.

Outros esquemas permitem, por exemplo, exibir os elementos numricos que deram

origem ao grfico e que foram automaticamente retirados da prpria folha de clculo.

Grficos Circulares

Os grficos devem ser escolhidos de acordo com o tipo de valores que pretendemos

visualizar. Por exemplo, se o que temos apenas uma srie de nmeros que contribuem

para um valor total, o grfico mais adequado do tipo circular.

O resultado, tal como no grfico de

barras, dado na mesma folha de cl-

culo.



Rui PedroLine

Rui PedroLine

Como todas os elementos grficos so

editveis, pode clicar numa das

fatias e afast-la do centro, de forma

a soltar cada uma delas e tornar o

resultado mais atractivo.

Copiar um grfico

Uma vez satisfeito com o resultado do seu grfico, pode mov-lo para uma folha de cl-

culo separada ou at copiar o resultado para a rea de transferncia, o que permite us-

lo em programas de edio de imagem ou no Word, por exemplo.

Para isso, clique no grfico com

o boto direito do rato e esco-

lha a opo pretendida.

Neste caso vamos copiar o

grfico como imagem para a

rea de transferncia

(clipboard) do Windows.

Isto permite copiar depois a

imagem para qualquer aplica-

o que possa importar fichei-

ros de imagens.

Neste caso, copimos a imagem

do grfico para um programa

de edio de imagem



Rui PedroLine

Rui PedroLine

Mas podemos tambm transferir o grfico para a folha de clculo separada, que pode

ou no estar dentro do mesmo livro que j temos aberto.

Escolha a opo Mover Grfico

a partir do menu de contexto

que obtm clicando com o

boto direito do rato sobre o

grfico.

Se escolher Nova Folha, o grfico ficar numa

folha separada.

Dica: Os grficos (excepto no caso em que sejam exportados como uma imagem) man-

tm a sua ligao aos dados que os geraram. Isso significa que pode alterar os dados na

folha de Excel e ver o grfico reflectir de imediato essas alteraes.



Rui PedroLine

Rui PedroLine

IMPRESSO

Imprimir uma folha de clculo um pouco diferente do que imprimir qualquer outro

tipo de documento, especialmente devido s dimenses que um documento de Excel

pode vir a ter.

Todas as opes de impresso encontram-se localizadas a partir do boto do Office,

designadamente Imprimir, Impresso Rpida e Pr-visualizar.

Imprimir

A opo Imprimir a predefinida se clicar em Imprimir a partir do Menu do Office.

Esta opo faz surgir um

segundo dilogo, cujo aspec-

to depende do tipo de

impressora que estiver a

usar, e onde pode seleccio-

nar quais as pginas a

imprimir, o nmero de pgi-

nas a imprimir, a ordem de

impresso, a qualidade, etc.



Rui PedroLine

Rui PedroLine

Impresso rpida

A funo de Impresso Rpida

do Excel imprime directamente o

seu documento para a impresso-

ra predefinida sem perguntar

mais nada.

Evite usar esta opo, excepto

para documentos simples.

Pr-visualizar

A opo Pr-visualizar a prefervel para um controlo mximo da impresso.

Antes de clicar nesta opo,

tenha a certeza que no deixou

o grfico seleccionado, se assim

foi, na pr-visualizao apenas

ir ver o grfico e no todos os

outros dados da mesma folha.



Rui PedroLine

Rui PedroLine

Definir rea de impresso

Um comando essencial para imprimir no Excel o que permite definir qual a rea a

imprimir.

Antes de imprimir,

dever escolher o friso

Esquema de Pgina.

Note como h um risco tracejado

vertical na sua folha de clculo.

este risco que indica a diviso da

pgina e como que ela vai ser

impressa. O que significa que esta

folha vai ser impressa em duas

pginas, ficando na segunda nada

mais do que uma parte do grfico.

Pode verificar isso, pr-visualizando o documento.



Rui PedroLine

Rui PedroLine

Isto permite-lhe alterar a posio do grfico mais para a esquerda de forma a caber tudo

na pgina.

Ou, atravs do comando rea de Impresso, poder definir exactamente qual a rea

que pretende imprimir e depois alterar a orientao da pgina.

1. Comece por seleccionar a rea a imprimir.

2. Clique no boto rea de Impresso e

seleccione a opo Definir rea de

impresso.

3. Clique no boto Orientao e escolha

a opo Horizontal.

4. Verifique novamente antes de imprimir atravs do comando de pr-visualizao.

5. Imprima clican-

do no boto de

impresso.



Rui PedroLine

Rui PedroLine

APRESENTAOAMBIENTE DE TRABALHOA folha de clculoO ambiente de trabalho do ExcelOs frisos do Excel- Separador Base- Separador Inserir- Separador Esquema de Pgina- Separador Frmulas- Separador Dados- Separador Rever- Separador Ver- Separador Programador

Usar as funcionalidades do friso

O BOTO DO OFFICEComando NovoComando AbrirComando GuardarComando Guardar ComoComando ImprimirComando PrepararComando EnviarComando PublicarComando FecharBarra de Ferramentas de Acesso RpidoBarras de ferramentas flutuantes

OUTROS COMANDOS E OPESAjudaComando ZoomBarra de Estado

PERSONALIZAO DO EXCELOpes do Excel - PopularOpes do Excel - FrmulasOpes do Excel - GuardarOpes do Excel - Personalizar

OPERAES COM FOLHAS DE CLCULOCriar um documento novoAbrir um documento preexistenteAbrir mltiplos documentosGuardar um documentoFechar o documentoVisualizao de documento

CONCEITOS BSICOSTrabalhar com folhas- Alterar o nome- Inserir folha- Mover ou Copiar

Colunas, linhas e clulasMovimentao com o ratoSeleccionar, cortar, copiar e colarInserir e apagar linhas e colunas

INTRODUO DE DADOSTipos de dados- Numricos- Texto- Datas e horas- Frmulas

Introduo de dadosIntroduo de dados num conjunto de clulasIntroduo de sries de dados dados repetidosIntroduo de sries de dados sequncias numricasIntroduo de sries de dados sequncias de datasEdio de dados numa clulaFormatao de clulas DimensesFormatao de clulas Cores e LimitesFormatao de clulas Dados

CLCULOSFazer contasFrmulas com operadores bsicosFrmulas com funesFunes mais usadasMdiaMediana (Med)ModaContar, Contar.Val e Contar.VazioMximo e MnimoCorreco de erros

O EXCEL COMO BASE DE DADOSGRFICOSGrficos de BarrasGrficos CircularesCopiar um grfico

IMPRESSOImprimirImpresso rpidaPr-visualizarDefinir rea de impresso

manual excel 2007

Documents