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Procuradoria Jurídica do Grupo Marista Pág. 1 de 51

Manual do Usuário do Módulo de Contratos Sistema Benner – APC – ABEC - Versão: 2.0

Elaborado por: Ione do Vale Guedes

Revisado por: Clésia da Silva Mattos

Aprovado por: Procuradoria Jurídica do Grupo Marista

Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014

MANUAL DO USUÁRIO

MÓDULO DE CONTRATOS

SISTEMA BENNER






Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014

Proibida reprodução total ou parcial, por qualquer meio ou

processo, especialmente por sistemas gráficos, micro fílmicos,

fotográficos, reprográficos e videográficos. Vedada a

memorização e/ou recuperação total ou parcial, bem como a

inclusão de quaisquer partes deste manual em qualquer

sistema de processamento de dados, sem permissão expressa

da Procuradoria Jurídica, nos termos da Lei 9.610/1998.






Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014

SUMÁRIO

1. OBJETIVO ....................................................................................................................................... 4

2. CONCEITOS .................................................................................................................................... 4

3. FLUXO DO PROCESSO ................................................................................................................. 4

4. PROCEDIMENTOS PARA CADASTRO DO CONTRATO ............................................................ 5

4.1. Verificar se o fornecedor ou cliente é cadastrado ..................................................................... 5

5. CADASTRO DO CONTRATO ..................................................................................................... 7

5.1 Identificação dos itens (dados financeiros) do contrato ....................................................................... 11

5.1.1. Previsão de Entrega ................................................................................................ 14

5.2. Inclusão de Anexos ...................................................................................................................... 15

5.3. Liberação do contrato .................................................................................................................. 15

6. CADASTRO DE ADITIVO .......................................................................................................... 16

6.1 Identificação dos itens (dados financeiros) do aditivo ............................................................ 17

6.1.1. Previsão de Entrega ................................................................................................ 20

6.2. Inclusão de Anexos ...................................................................................................................... 21

6.3. Liberação do aditivo ..................................................................................................................... 21

ANEXOS ............................................................................................................................................... 23

ANEXO I – Inclusão de Filiais ........................................................................................................................ 24

ANEXO II – Contratos com rateio ................................................................................................................ 25

ANEXO III – Cadastro de distrato/ rescisões ou aditivos sem informações financeiras .............................. 27

ANEXO IV – Inclusão de Alertas ................................................................................................................... 31

ANEXO V – Alteração de dados cadastrais .................................................................................................. 33

ANEXO VI – Orientações para realização de apontamentos ....................................................................... 37

ANEXO VII – Contratos à Receber – FATURAMENTO .................................................................................. 40

ANEXO VIII – Perguntas Frequentes ............................................................................................................ 49

ANEXO IX – E-mails para validação da conta financeira e dos itens/objetos (PRODUTO) .......................... 51






Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014

1. OBJETIVO

O presente documento detalha:

a) Procedimentos para cadastro dos contratos, aditivos e distratos no Sistema Benner.

b) Tramitação dos instrumentos pelas áreas envolvidas.

c) Movimentação financeira.

d) Orientações gerais como: cadastro do grupo de assinaturas, perfis, dados financeiros, centro de resultados e

outros.

2. CONCEITOS

Perfil do contrato: O perfil é um requisito do cadastro que determina de qual área ou diretoria o contrato pertence.

Cada área possui perfil (s) específico (s) para cadastro.

Grupo de Assinaturas: Indica os usuários definidos nas alçadas, onde são parametrizados os envolvidos nos contratos

conforme perfil.

Contrato: Segundo entendimento do doutrinador De Plácido de Silva, “contrato expressa a ideia do ajuste, da

convenção, do pacto ou da transação firmada ou acordada entre duas ou mais pessoas para um fim qualquer, ou seja,

adquirir, resguardar, modificar ou extinguir direitos”. Na concepção de modificação e extinção de direitos, inserem-se os

aditivos e distratos contratuais, respectivamente. Relativamente a sua forma, há contratos que, por exigência legal,

devem ser produzidos por instrumento público. E, quando não há imposição legal desta ordem, válidos serão todos os

que se fizerem por instrumento particular, inclusive de modo verbal.

Aditivo: Instrumento suplementar que passa a integrar o documento principal. Deve apresentar as cláusulas ou itens a

serem alterados/acrescidos, permanecendo as demais em vigor. É empregado na prorrogação do prazo de vigência,

ajuste de valor ou outros ajustes que se fizerem necessários, observando-se as disposições legais e preservando-se o

objeto do instrumento principal.

Distrato: Objetiva extinguir o vínculo obrigacional estabelecido pelo contrato, sendo que sua forma deverá obedecer ao

disposto neste instrumento ou, na ausência de previsão, pela disposição legal.

Contrato com Parcela (s) Fixa (s): corresponde à informação de valores com parcelas fixas e data de vencimento

definida.

Regime de competência: Receitas e as despesas devem ser incluídas na apuração do resultado do período em que

ocorrerem, independentemente de recebimento ou pagamento.

Vencimento da parcela: Data informada no contrato para a quitação da parcela.

3. FLUXO DO PROCESSO

O processo de cadastro das informações contidas no corpo do instrumento inicia-se pela área demandante.






Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014

4. PROCEDIMENTOS PARA CADASTRO DO CONTRATO

Para realizar a inclusão no Benner, o primeiro passo é certificar-se que o fornecedor/cliente possui cadastro no sistema,

conforme mostra abaixo:

4.1. Verificar se o fornecedor ou cliente é cadastrado

1. Ao selecionar o ícone abrirá uma caixa de opções de busca, onde deverá ser filtrado por “Nome” ou “CNPJ”. A

busca será realizada de acordo com a opção que estiver à frente.

2. Selecione a pasta de “Fornecedores”, tecle F2 e digite o “Nome” ou “CNPJ” + Enter

Obs.: Igualmente deve proceder para realizar a pesquisa na carga “Clientes”

2

1






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Para as situações em que o fornecedor ou o cliente não é cadastrado, prosseguir da seguinte forma:

APC – enviar e-mail para [email protected];

ABEC – enviar e-mail para [email protected];

1. Depois de realizado o cadastro será necessário confirmar no Benner, pesquisando o fornecedor/cliente na opção

“Fornecedores”.

2. Localizado o cadastro, deve-se selecionar a opção “Cliente” (no canto direito da tela do computador, em “cadastro”)

e confirmar .

1

3

2

3

1

2

mailto:[email protected]







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5. CADASTRO DO CONTRATO

1. Selecionar o módulo de “Contratos”, conforme print de tela abaixo.

2. Selecionar a empresa que deseja realizar o cadastro do contrato.

Para realizar o cadastro deve-se selecionar a carga: “Contratos a Pagar” ou “Contratos a Receber” ou “Contratos não

Financeiros” e a opção “Em elaboração”:

Ou ou

Em seguida clique sobre a opção de novo registro (que aparecerá do lado direito da tela) e

preencha os campos a seguir:






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Sendo:

1. Indicar se é “Prazo Normal” ou “Prazo Emergencial” e “Documento em Anexo”.

Obs.: Na ABEC, não há este campo para preenchimento.

2. Indicar a filial que está sendo firmado o contrato.

3. Indicar o Perfil referente à Área ou Diretoria.

1

2

3

4

5

6

7

8






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4. Descrever o objeto, conforme consta na minuta contratual.

5. Indicar o “Grupo de Assinaturas” referente à sua Área ou Diretoria.

6. Indicar a empresa contratada, a busca pode ser realizada tanto por CNPJ quanto por RAZÃO SOCIAL (para alterar

a forma de pesquisa tecle “F5” e deixe por 1° a opção que deseja realizar a busca).

7. No campo “Operação” prosseguir da seguinte forma:

APC

354.02 - CPA - Provisão de NF Contratos

ABEC

C/retenção utilizar - 2115 - (CAPA) Contratação de serviços COM retenções ou;

S/retenção utilizar - 2117 - (CAPA) Contratação de serviços SEM retenções

APC

377 - Contas a Receber C/ Contabilização

ABEC

1301 - Previsão de contas a receber.

Não é necessário o preenchimento.

8. Indique o centro de custo responsável

Obs.: Na APC, não há este campo para preenchimento.






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Preenchidos os dados na aba “Geral”, selecione a aba “Geral 2” e preencha os campos a seguir:

9. Informe em dias o prazo de antecedência para rescisão mencionado no contrato.

10. Estimar uma data de aprovação.

11. Informe a condição de pagamento do contrato, ou seja, quantos dias de antecedência será entregue a Nota Fiscal

para realizar o pagamento.

Obs.: Para Contratos Não Financeiros não é necessário o preenchimento.

12. Indicar “Por evento”, tanto para contratos com parcelas fixas, quanto para contratos por apontamento.


Preenchido todos os campos, confirmar:

9 10

11

12






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5.1 Identificação dos itens (dados financeiros) do contrato


O próximo passo é a inclusão dos itens (dados financeiros) que estará vinculado ao contrato, selecionar a carga

“Itens/objetos” conforme tela abaixo:

E “Novo registro”

Após aparecerá a tela a seguir, que deverá ser preenchida conforme instruções abaixo:






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1. Indicar a filial do contrato, esta deve estar vinculada ao CR.

2. Quando o valor é por apontamento marcar “Item por apontamento/medição”.

2.1. Quando o valor é fixo, o “Item por apontamento/medição”, deverá ser desmarcado. .

3. Validar com o Setor Fiscal o item “Produto“ pelo e-mail ([email protected]).

4. Resumir as condições de pagamento informadas no contrato.

5. Indicar a quantidade de parcelas a serem pagas.

6. Parcelas:

6.1. Quando o valor é por apontamento indicar o valor estimado de cada parcela.

6.2. Quando o valor é fixo, indicar o valor de cada parcela.

7. Indique o prazo de vigência contratual.

1

4

3

5

6

7

8

2






Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014

8. No tipo de movimentação, prosseguir da seguinte forma:

APC

Contratos a Pagar: Compra de Serviço - Contratos / Convênio

ABEC

C/retenção utilizar – 1300 - Aquisição de serviços COM retenções

S/retenção utilizar – 1350 - Aquisição de serviços SEM retenções

APC

101 – Recibo Provisório de Serviço RPS;

100 – Locação de Espaço Físico;

102 – Reembolso – Nota de Débito”.

ABEC

2300 - Contrato de Faturamento

Obs.: Dúvidas nas operações e tipo de movimentação, entrar em contato com o Setor Fiscal no e-mail ([email protected]).

Preenchidos os dados acima, selecione a aba “Dados financeiros” e preencha os campos a seguir:

9. Indicar o CR (Centro de Resultado).

Preenchido todos os campos, confirmar.

9







Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014

5.1.1. Previsão de Entrega

Gerar as previsões de entregas, conforme o número de parcelas, indicada no contrato.

10. Abrir a carga “Previsão de Entregas” e “Novo Registro”

11. Selecionar “Gerar entregas” e aparecerá a tela abaixo.

12. Indicar o número de parcelas, conforme consta no contrato.

13. Indicar a data de entrega da Nota ou Recibo.

14. Indicar a opção “Primeiro dia útil do mês” “Fixar dia” ou “Intervalos em dias”, conforme data de recebimento das

Notas ou Recibos.

Preenchido todos os campos, confirmar

10

11

12

14

13






Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014

5.2. Inclusão de Anexos

Para um melhor controle o documento deverá ser renomeado de forma padrão, conforme exemplo:

RAZÃO SOCIAL_CTO_VERSÃO_1.

BENNER_CTO_VERSÃO_1

BENNER_CTO _FORMULÁRIO

Após, selecione a carga “Anexos” e a opção de novo registro:

1. Localizar o documento salvo no computador do usuário.

2. Selecionar

5.3. Liberação do contrato

Selecione a aba “Funções” e “Liberar”:

Após liberar o registro do contrato sairá da carga “Em elaboração” e passará para a carga “Aprovar”, nesta carga será

necessário “Confirmar” o contrato, conforme abaixo:

1

2






Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014

Após confirmar, aparecerá a tela abaixo com a frase “Melhor fornecedor”, o qual deverá ser apagado, e incluir a

seguinte frase: Segue contrato para análise.

Caso queira, poderá inserir outras informações que julgue importante.

6. CADASTRO DE ADITIVO

Localizar o Contrato Originário em “Contratos a Pagar” ou “Contratos a Receber” ou “Contratos não Financeiros”, na

carga de “Aprovados”, conforme a modalidade do contrato:

ou ou

Localizado o registro do contrato, selecionar: Aditivos / Cadastrados / Novo registro e cadastrar da seguinte forma:






Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014


2. Indicar a data em que o aditivo está sendo cadastrado.

3. Informar qual é o número do Termo Aditivo.

Preenchido todos os campos confirmar em:

6.1 Identificação dos itens (dados financeiros) do aditivo

Obs.: Para Contratos Não Financeiros, não é necessário o preenchimento.

O próximo passo é a inclusão dos itens (dados financeiros) que estará vinculado ao aditivo.

Selecione a carga: “Novos itens/objetos” e “Novo registro”, conforme mostra abaixo:

Ou

Após aparecerá a tela a seguir, que deverá ser preenchida conforme instruções abaixo:

1

2

3






Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014

1. Indicar a filial do contrato, esta deve estar vinculada ao CR.

2. Quando o valor é por apontamento marcar “Item por apontamento/medição”.

2.1. Quando o valor é fixo, o “Item por apontamento/medição”, deverá ser desmarcado.

3. Validar com o Setor Fiscal o item “Produto”, pelo e-mail: ([email protected]).

4. Resumir as condições de pagamento informadas no aditivo.

5. Indicar a quantidade de parcelas a serem pagas, durante a vigência do aditivo.

6. Parcelas:

6.1. Quando o valor é por apontamento indicar o valor estimado de cada parcela.

6.2. Quando o valor é fixo, indicar o valor da parcela, que está no aditivo.

7. Indique o prazo de vigência contratual, conforme consta no aditivo.

1

4

3

5

6

7

8

2






Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014

8. No tipo de movimentação, prosseguir da seguinte forma:

APC

Contratos a Pagar: Compra de Serviço - Contratos / Convênio

ABEC

C/retenção utilizar – 1300 - Aquisição de serviços COM retenções

S/retenção utilizar – 1350 - Aquisição de serviços SEM retenções

APC

101 – Recibo Provisório de Serviço RPS;

100 – Locação de Espaço Físico;

102 – Reembolso – Nota de Débito”.

ABEC

2300 - Contrato de Faturamento

Obs.: Dúvidas nas operações e tipo de movimentação, entrar em contato com o Setor Fiscal no e-mail ([email protected])

Preenchidos os dados acima, selecione a aba “Dados financeiros” e preencha os campos a seguir:

9. Indicar o CR (Centro de Resultado).

Preenchido todos os campos confirmar.

9







Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014

6.1.1. Previsão de Entrega

Gerar as previsões de entregas, conforme o número de parcelas indicadas no aditivo contratual.

10. Abrir a carga “Previsão de Entregas” e “Novo Registro”

11. Selecionar “Gerar entregas” e aparecerá a tela abaixo.

12. Indicar o número de parcelas, conforme consta no aditivo.

13. Indicar a data de entrega da Nota ou Recibo.

14. Indicar a opção “Primeiro dia útil do mês” “Fixar dia” ou “Intervalos em dias”, conforme data de recebimento das

Notas ou Recibos.

Preenchido todos os campos confirmar

10

11

12

14

13






Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014

6.2. Inclusão de Anexos


RAZÃO SOCIAL_TA_01_VERSÃO_1.

BENNER_TA_01_VERSÃO_1

BENNER_ TA_01 _FORMULÁRIO

Após selecione a carga “Anexos” e a opção de “Novo registro”


2. Selecionar

6.3. Liberação do aditivo

Após marque o registro cadastrado selecione a aba “Funções” e “Liberar”:

Após o aditivo liberado, sairá da carga “Cadastrados” e passará para a carga “Aprovar”, nesta carga será necessário ir

para a aba “Funções” e “Confirmar” o aditivo, conforme tela abaixo.

1

2






Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014

Ao confirmar aparecerá a tela abaixo, o qual deverá incluir a seguinte frase: Segue Termo aditivo n°xx para análise.

Caso queira, poderá inserir outras informações que julgue importante.






Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014

ANEXOS

I – Inclusão de filiais

II – Contratos com rateio

III – Cadastro de distrato / rescisões e aditivos sem informações financeiras

IV – Inclusão de Alertas

V – Alteração de dados cadastrais

VI – Orientações para realização de apontamentos

VII – Contratos à Receber – FATURAMENTO

VIII – Perguntas Frequentes

IX – E-mails para validação da conta financeira e dos itens/objetos (PRODUTO)






Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014

ANEXO I – Inclusão de Filiais

Quando o contrato é firmado com a mantenedora e atenderá as mantidas, é necessário que, ao elaborar o

contrato dentro da carga “Em elaboração” insira as filiais que serão atendidas.

Selecione a carga “Filiais” e a opção de novo registro:

1. Localizar a filial

2. Confirmar

Obs.: Para incluir mais de uma Filial, seguir os mesmos passos quantas vezes necessárias, selecionado a opção

.

Atenção: O cadastro das Filiais só permite ser realizado neste momento. Após ir para a carga de Aprovados não

será mais possível.

1

2






Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014

ANEXO II – Contratos com rateio

Cadastrar o item normalmente seguindo o passo a passo do item 5.1.

Após cadastro realizado, ir para a aba “Ratear” e aparecera a tela abaixo.






Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014

1 – Na aba “centro de custo” inserir o centro de custo do rateio.

2 – Em “percentual” inserir o percentual do CR inserido.

3 – Proceder iguaImente selecionando para inserir os demais CRs até totalizar o percentual de 100%.

4 – Após confirmar o rateio.

5 – E confirmar novamente na aba “Confirmar”

Cadastro realizado inserir as previsões financeiras, conforme passo a passo do item 5.1.1.

3

2

1

4

5






Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014

ANEXO III – Cadastro de distrato/ rescisões ou aditivos sem informações financeiras

Localizar o Contrato Originário em “Contratos a Pagar” ou “Contratos a Receber” ou “Contratos não Financeiros”, na

carga de “Aprovados”, conforme exemplo abaixo:

ou ou

Localizada a pasta do Cliente, selecionar: Aditivos / Cadastrados / Novo registro.

Será cadastrado da seguinte forma:


2. Indicar a data em que o distrato, rescisão ou o aditivo sem informação financeira está sendo cadastrado.

3. No campo “Observações” informar “Segue distrato para análise” ou “Segue rescisão para análise” ou “Segue

TA nºxx para análise”, conforme o caso.

4. Preenchido todos os campos confirmar.

O próximo passo é selecionar “Itens/objetos” e “Novo registro”, conforme tela abaixo:

1

2

3






Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014

1. Selecionar o ícone e o Objeto do contrato.

2. Selecionar o tipo, conforme a situação do documento.

3 . Confirmar .

Inclusão de Anexos


Razão Social_Distrato_Versão_1;

Razão Social_Rescisão_Versão_1;

Razão Social_TA_01_Versão_1;

BENNER_DISTRATO_Versão_1

BENNER_DISTRATO_FORMULÁRIO

BENNER_RESCISÃO_Versão_1

1

2

3






Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014

BENNER_RESCISÃO_FORMULÁRIO

BENNER_TA_01_Versão_1

BENNER_TA_01_FORMULÁRIO

Após renomear, ir para a carga “Anexos” e “Novo registro”.


2. Selecionar

Após marque o registro cadastrado selecione a aba “Funções” e “Liberar”:

Após o aditivo liberado, sairá da carga “Cadastrados” e passará para a carga “Aprovar”, nesta carga será necessário ir

para a aba “Funções” e “Confirmar” o aditivo, conforme tela abaixo.

1

2






Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014

Ao confirmar, aparecerá a tela abaixo, o qual deverá incluir a seguinte frase:

Segue Termo aditivo “n° para análise ou;

Segue “Rescisão” para análise ou;

Segue “Distrato” para análise

Caso queira, poderá também inserir outras informações que julgue importante.






Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014

ANEXO IV – Inclusão de Alertas

A inserção de “Alertas” poderá ser no momento da elaboração do registro de contratos / aditivos, ou após

o registro encontrar-se na carga “Aprovados”.

1 – Localizar o registro que será inserido o Alerta.

2 – Ir para a carga “Alerta” e “Novo registro”

Aparecerá a tela abaixo:

3 – Na aba “Geral” cadastrar o tipo de alerta desejado.

4 – Em “Tipo” verificar se será um “Alerta” Eventual, Fixo ou por Vencimento.

5 – Nas cargas “Enviar para” e “Copia para” inserir os e-mails para o recebimento dos alertas.

6 – Na carga “Mensagem de e-mail” inserir o texto de e-mail.

1

6

5

4

3

2

7






Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014

7 – Confirmar.

Caso queira, após o cadastro do 1º Alerta, poderá inserir outros alertas que desejar, basta após a

confirmação do 1º, selecionar o ícone






Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014

ANEXO V – Alteração de dados cadastrais

1 - Para alterar a conta financeira e centro de resultado, deverá verificar dentro da carga itens/objetos qual

o item necessita de correção, conforme exemplo abaixo:

2 - Após verificação, ir para a carga de “Aditivos” “Cadastrados” e “Novo registro”

3 – Inserir o grupo de assinaturas de Retificação de Cadastro, pertencente a sua área.

4 – inserir a data do dia de realização do cadastro.

5 – Informar o item que sofrerá a correção e o que está sendo corrigindo.

6 – Confirmar

3

4

5

6

1

2






Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014

Após confirmar, aparecerá o número do registro dentro da carga “cadastrados”.

7 – No itens/objetos inserir “Novo registro”

8 – Buscar o item a ser corrigido

9 – Ir na aba “Alteração”.

7

8

9






Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014

10 – Proceder com as correções e confirmar .

10






Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014

11 – Aparecerá o registro de alteração, ir para a aba “Funções /Liberar”

12 – Após ir para a carga “Aprovar” e em “Funções / Confirmar”

13 – Após aparecerá a caixa de texto, escrever as informações pertinentes as correções realizadas e

confirmar.

11

12

13






Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014

ANEXO VI – Orientações para realização de apontamentos

1 - Localizar o contrato na carga “Aprovados”

2 – Dentro da carga itens/objetos, verificar o item a ser apontado.

3 - Abrir a carga de Apontamentos/medição e inserir novo registro.

4 - Preencher a data inicial da apuração e data final;

5 - Data realização = data em que se está efetuando os apontamentos;

6 - Informar sempre 100%;

7 - Grupo de assinaturas = Grupo referente à Área ou Diretoria

8 - Confirma.

Após criar o registro, o próximo passo é informar o item e o valor do apontamento, dentro da carga

itens/objetos, conforme abaixo.

1

2

3

e

a

b

ri

r

a

c

a

r

g

a

d

e

A

p

o

n

t

a

m

e

n

t

o

/

m

e

d

iç

ã

o

;

4

5

6

7

8






Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014

1- Buscar o “Item” a ser apontado;

2 - Informar quantidade medida e quantidade liberada = “1”;

3 - Informar o valor que será apontado;

4 - Confirmar.

1

2

3

4






Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014

1 - Voltar para o apontamento cadastrado e deixar marcado;

2 - Clicar na carga “Funções” e liberar o documento.

3 - Abrir a carga “Aprovar” e marcar o item.

4 - Clicar em “funções” e “Confirmar.

Após a realização desse processo, proceder com as devidas liberações normalmente, sejam elas de pagamentos ou de

faturamento.

1

4

3

2






Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014

ANEXO VII – Contratos à Receber – FATURAMENTO

(Com a área financeira – Contas à Receber)

1. Execução do Faturamento

A realização do procedimento de faturamento deverá ser realizada mensalmente, sendo necessário o registro

dentro do mês de competência.

2. Procedimentos para Liberação do faturamento

Para execução do faturamento deve-se acessar o módulo de “Contratos” e clicar sobre a opção “Liberar para

Faturamento”.

1. Marque a opção “Liberar para faturamento” e escolha uma das opções de filtro:

2. Previsão de entrega onde será indicado o período de vencimento das parcelas de contratos. Exemplo: 01/03/2014 a 31/03/2014;

3. Filias: Indique a filial que deseja realizar o faturamento

4. Contratos: Indique o contrato que deseja realizar o faturamento

5. Clientes: Indique o nome do cliente que deseja realizar o faturamento

Após a indicação clique na , em seguida aparecerá a tela para a geração do Faturamento, sendo necessário

marcar a(s) parcela(s) que deverão ser geradas (dentro do mês de competência), como o exemplo a seguir.

1

2 3

4 5






Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014

Após clique na opção:

E aparecerá a mensagem:

Retorne para a aba “Filtro” e selecione a opção “Gerar Notas fiscais”

A segunda etapa é gerar o faturamento para a emissão do recibo, conforme exemplo.

Em 1 indique a data em que houve a liberação do faturamento.

Em 2 indique a operação de faturamento, cadastrado no registro do contrato.






Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014

Em seguida clique sobre o ícone:

E aparecerá os títulos que devem ser gerados, indicando-os com um:

1

2






Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014

Em seguida clique sobre o botão:

E aparecerá a mensagem:

Clique em sair:

3. Procedimentos para o faturamento

A próxima etapa é “Gerar o Faturamento”:

APC – Dentro do módulo de Contratos selecionar o ícone:

ABEC – Acessar o módulo Comercial selecionar o ícone:

E prosseguir com as orientações abaixo:

1. Informe a data ou o período em que houve a geração do faturamento.

2. Informe a operação comercial.

3. Certifique-se se a opção: “Cadastradas” está marcada.

1

2

3

4






Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014

Após ir para lupa

4. Clique duas vezes sobre o título que deseja gerar e aparecerá a seguinte tela.

Clicar na aba “Itens”, Nessa tela é possível acrescentar algumas informações relevantes. As

informações contempladas no campo: “Descrição p/NF” ficarão registradas no boleto bancário.






Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014

Volte para a aba: “Documentos” e clique sobre a opção: , e aparecerá a tela seguir

Nesta etapa é indicado o vencimento da parcela, conforme o acordado no contrato.

Verifique se a data de vencimento está correta e clique em

Após conferir os dados, tais como vencimento e valores, deve ser realizada a geração do recibo, onde deve-se clicar

sobre a opção :

Importante destacar, que ao gerar o recibo, as informações ali contempladas não serão passíveis de alteração.

Em seguida clicar em:






Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014

Após gerado a NF ou Recibo, o mesmo pode ser impresso ou salvo para envio a outra parte.

Salvar;

Imprimir.

Finaliza-se a geração do recibo clicando em:

4. Geração do boleto

A próxima etapa é a geração do boleto.

Para isto deve-se clicar na opção: e aparecerá a tela abaixo:






Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014

Selecionar a conta bancária.

E clicar no campo = e aparecerá a tela abaixo

Marcar “Sim” para confirmar a geração do boleto.

Para visualizar o “Boleto”, clicar em =






Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014

Visualização do “Boleto”

Clique em ou se desejar enviar por e-mail ao cliente clique em .






Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014

ANEXO VIII – Perguntas Frequentes

1. Não visualizo o contrato?

1 - Verificar os filtros de pesquisa, conforme print abaixo.

Exemplo:

Quando clicar na carga “Aprovados” o sistema habilita a seta azul no canto esquerdo, onde é possível visualizar a

forma que está o filtro, assim acontece para todas as outras cargas, sendo possível a modificação dos mesmos.

2. Qual é o meu grupo de assinaturas?

R: O grupo de assinaturas para cadastro e tramite de assinaturas é sempre o nome de cada área ou diretoria, é

cadastrado através de solicitação dos responsáveis pela área demandante.

Exemplo: se a sua área é o RH, o seu grupo de assinaturas terá o nome RH.

3. Qual é o meu perfil?

R: O perfil segue a mesma lógica do grupo de assinaturas, sendo este cadastrado com o mesmo nome.

Exemplo: se o meu grupo de assinaturas é o DRH, o meu perfil terá o mesmo nome.

4. Não tenho saldo para realizar apontamento?

R: Quando não há saldo, o usuário deverá cadastrar um novo aditivo sem documento físico, para regularização (neste

caso deve ser criado um grupo de assinatura especifico)

5. Qual a família e o produto que devo cadastrar?

R: Este item deverá ser validado com o Setor Fiscal através do e-mail: [email protected].







Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014

6. Em qual alçada está para análise o contrato ou aditivo?

R: 1 - Entrar na carga “Contratos à Pagar, Contratos à Receber ou Contratos Não Financeiros” conforme a

modalidade.

2 - Ir para a carga “Em aprovação”

3 - Localizar o contrato, marcar no registro desejado.

4 - Na aba “Sequencia” verificar o nº da sequencia.

5 - Ir para a aba “Assinaturas”, neste campo indicará com quem está o contrato.

Quando a busca é por aditivos, ir para a carga “Contratos à Pagar, Contratos à Receber ou Contratos Não

Financeiros” conforme a modalidade, ir para a carga “Aprovados” localizar o contrato, entrar na carga “Aditivos /

Em aprovação”, marcar o registro desejado, e na aba “Sequencia” verificar o nº da sequencia, após ir para a aba

“Assinaturas” neste campo indicará com quem está o aditivo.

Segue exemplo:

1 2 3

4

5






Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014 Data: 16/07/2014

ANEXO IX – E-mails para validação da conta financeira e dos itens/objetos (PRODUTO)

1 – SETOR CONTABIL – Validação de conta financeira

APC e filiais

Joceani - [email protected]

ISCMC e filiais

Geovane - [email protected]

Vanessa - [email protected]

FUNDAÇÕES - todas

Alexandre - [email protected]

ABEC / UCE / ITARUMI

Emanuelle - [email protected]

2 – SETOR FISCAL – Validação do item / objeto (PRODUTO)

Todas as mantenedoras e filiais

[email protected]

ATENÇÃO:

Em caso de dúvidas, entrar em contato:

E-MAIL: [email protected]

RAMAIS: 2269 / 1733 / 2589 – Ione / Andriele / Clésia /

Contamos com a sua colaboração

Procuradoria Jurídica Do Grupo Marista - 16/07/2014.








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