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Manual do Usuário – SGO

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Sumário

1. Diretrizes Básicas .......................................................................................................................... 3

2. Acesso à Internet .......................................................................................................................... 3

3. Equipamentos ............................................................................................................................... 3

4. Acesso ao SGO .............................................................................................................................. 3

5. Canais de Comunicação com Suporte ao Site e ao SGO ............................................................... 3

6. Nomenclaturas Utilizadas ............................................................................................................. 4

7. Padronização de Nomenclaturas .................................................................................................. 4

8. Perfil de Usuários .......................................................................................................................... 5

9. Código da Transação ..................................................................................................................... 5

10. Mensagens do sistema.............................................................................................................. 6

11. Navegação ................................................................................................................................. 6

12. Geração de documentos em PDF.............................................................................................. 6

13. Funcionalidade: Controle de Entrega ....................................................................................... 7

A. Função: TESOURARIA da Coordenação Local ........................................................................... 7

B. Função: GUIA sem Função da Coordenação Local .................................................................. 14

14. Anexos ..................................................................................................................................... 17


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1. Diretrizes Básicas

O SGO – Sistema de Gestão Operacional foi desenvolvido para uso EXCLUSIVO de Guias das Oficinas de

Oração e Vida. Tem como característica básica o funcionamento exclusivo por acesso à Internet e para tal

deverá ser utilizado um navegador padrão e deverá ser acessado sempre através do site

www.tovbrasil.com.br. Para que sejam utilizados todos os recursos necessários para o funcionamento ideal

do sistema, cabe ressaltar as seguintes premissas básicas de utilização:

2. Acesso à Internet

Para isso, os seguintes recursos poderão ser utilizados:

a. Wi-Fi que é uma abreviação de “Wireless Fidelity”, que significa fidelidade sem fio, em

português. Wi-fi, ou wireless é uma tecnologia de comunicação que não faz uso de cabos, e

geralmente é transmitida através de frequências de rádio, infravermelhos etc. e poderá ser de

sua residência ou de uma rede aberta sem uso de senhas.

b. Cabo fibra ótica ou par trançado e para isso será necessário o uso de um modem e uma linha

com as operadores de internet espalhadas pelo Brasil

c. Telefone Celular com tecnologia Android ou similar desde que seja acionada a funcionalidade

de roteador no aparelho móvel (consulte o manual do seu equipamento e também sua

operadora de telefonia móvel pois isso irá consumir dados e consequentemente terá custo)

3. Equipamentos

O sistema foi desenvolvido para uso exclusivo em Notebooks e unidades DESKTOP, na plataforma Windows

em qualquer versão. Uso em outros tipos de equipamentos faz parte de melhorias e projeto futuro.

4. Acesso ao SGO

O SGO terá uma única via de entrada que é através do site www.tovbrasil.com.br. Isso porque o guia

receberá diversas mensagens de sua Coordenação ou da Coordenação Nacional ou mesmo da TOV ZONA

BRASIL, com informações de utilidade e de atuações. Existe um relacionamento estreito entre o site e o

SGO para que sempre caminhem juntos no projeto de Informatização TOV.

5. Canais de Comunicação com Suporte ao Site e ao SGO

A PazinatoTI tem a sua disposição 3 profissionais para auxiliar os usuários tanto do Site quanto do SGO na

sua tarefa e tirar dúvidas.

Whatsapp: 11-98011-3270 // 11-98011-3283 (apenas para o contato inicial)

SKYPE: Buscar por "suporte pazinato TI" e escolher preferencialmente o primeiro (esse é o canal

preferencial de comunicação por ser o mais rápido e eficaz)

Email: [email protected]

http://www.tovbrasil.com.br/



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Fone fixo da Pazinato TI : 11-4425-1707

Abertura de Chamado Técnico: Estando dentro do SGO, vá no menu Horizontal, botão "Configuração" e no

menu vertical "Chamado Técnico". Abra seu chamado deixando claro seu questionamento/problema ou

mesmo oferecendo sugestões para melhoria do software.

6. Nomenclaturas Utilizadas

7. Padronização de Nomenclaturas

Nesse manual ou mesmo durante os atendimentos (seja por telefone, por Whatsapp, pelo Skype ou email),

nossos técnicos irão fazer referências à alguns itens não comuns no dia-a-dia dos guias. Para ilustrar, veja a

imagem básica de todas as telas do SGO:

Referencias na tela:

1. Apresenta o usuário que está utilizando o sistema, ou seja, o LOGIN ou o número do

Certificado do guia;

2. Apresenta a Coordenação Local do Guia usuário;

3. Apresenta o PERFIL do usuário que acessou o sistema (poderá ser ZON para Zonal, NAC para

guias com função na ANB, LOC para guias com função na Coordenação Local;

4. Apresenta a Coordenação Nacional que o Guia usuário está registrado;

Referencias no MENU HORIZONTAL:

5. Mostra qual módulo o usuário selecionou no Menu Horizontal.

6. Botão MATERIAL: Para uso das funcionalidades daquele módulo de acordo com o PERFIL do

usuário.

7. Botão TESOURARIA: Para uso das funcionalidades daquele módulo. Esse botão deverá ser

acessado apenas pelos guias com função, seja da LOCAL, da NACIONAL ou da ZONAL.

8. Botão SECRETARIA: Para uso das funcionalidades daquele módulo de acordo com o PERFIL do

usuário.

9. Botão GERENCIAL: Para uso das funcionalidades daquele módulo. Esse botão deverá ser

acessado apenas pelos guias com função, seja da LOCAL, da NACIONAL ou da ZONAL.

10. Botão CONFIGURAÇÃO: Para uso das funcionalidades daquele módulo de acordo com o PERFIL

do usuário.

11. Botão SAIR: Deverá necessariamente sair do SGO através desse botão, pois ao ser acionado, o

SGO irá fazer todas as atualizações recentes no projeto antes de finalizar os processos, bem

como, irá fechar as pendencias durante o uso do projeto.

MENU VERTICAL: Ao ser pressionado um botão do Menu Horizontal, imediatamente será apresentado o

Menu vertical com as funcionalidades disponíveis para aquele botão, dependendo do Perfil do Usuário.

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8. Perfil de Usuários

O SGO deverá ser utilizado por todos os Guias das Oficinas de Oração e Vida. Nele se encerra uma

quantidade muito grande de informação útil para todos. Visando facilitar o acesso e dar a devida segurança

necessária para que o produto possa ser confiável, foram atribuídos um PERFIL para cada tipo de usuário e

foram disponibilizadas funcionalidades para cada PERFIL criado.

ATENÇÃO: O perfil do usuário orienta a navegação do guia pelas transações do SGO apenas. Não haverá

qualquer filtro quando do acesso ao site www.tovbrasil.com.br . Basta que o internauta seja um guia para

que seu acesso seja completo.

Relação dos perfis tratados pelo SGO:

Perfil GUI : Esse é o perfil básico para todos os guias quando ingressam na Associação TOV. Tem acesso

limitado para na inclusão, alteração, exclusão de informações do SGO. Embora possa consultar muitas das

informações do universo TOV, suas atividades completas focam nas Oficinas e Oficinistas.

Perfil LOC : Ao ser cadastrado, o guia inicialmente entra com o perfil GUI, mas se o guia faz parte da Equipe

com função da Coordenação Local, a secretária da Local deverá alterar o perfil do guia de GUI para LOC. A

partir dessa mudança, o guia do perfil LOC é a mola mestra das Coordenações Locais, pois dele nasce uma

grande quantidade de informações que irão alimentar o SGO. Esse perfil tem o poder de gerar diversos

documentos, tratar informações de suma importância para o Projeto TOV. Tem poucas limitações.

Perfil NAC : Também ao ser cadastrado, o guia inicialmente entra com o perfil GUI, mas se o guia faz parte

da Equipe com função da Coordenação NACIONAL, a secretária da ANB deverá alterar o perfil do guia de

GUI para NAC. A partir dessa mudança, o guia do perfil NAC é a ponte entre a TOV ZONA BRASIL e as

Coordenações Locais. Além de receber os materiais das Locais e trata-los de acordo com os Informes

Mensais, Semestrais ou Anuais, também gera suas próprias informações e informes. Esse perfil tem grande

poder dentro do SGO, tendo limitações apenas quanto às funcionalidades exclusivas da TOV ZONA BRASIL.

Perfil ZON : O guia do perfil ZON é a ponte entre as ANBs e a TOV INTERNACIONAL. Além de receber os

materiais das Locais, das ANBs e trata-los de acordo com os Informes Mensais, Semestrais ou Anuais,

também gera suas próprias informações e informes. Esse perfil tem o maior poder dentro do SGO, tendo

limitações apenas quanto às funcionalidades exclusivas das ANBs e também das Locais. Não pode tratar

(gerar, alterar ou excluir) informações do âmbito de suas dependentes. O acesso para consulta é irrestrito.

9. Código da Transação

Todo o sistema foi elaborado para facilitar o uso e referências. Foi criado o Código da Transação que estará

presente em toda tela que for apresentada, independente do módulo. Este código padronizamos fixa-lo na

primeira linha (no lado esquerdo) da funcionalidade, sempre no fundo BRANCO e letras VERMELHAS.

Sempre aparecem 4 letras que pode ser visto abaixo:



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Ao abrir um chamado sobre uma ocorrência no sistema, sempre informe esse código para agilizar a análise

do ocorrido.

10. Mensagens do sistema

Para toda atividade que faça inclusão, alteração ou exclusão de informações, o SGO irá apresentar uma

caixa de diálogo informando do ocorrido. Normalmente será solicitado o uso do botão OK, salvo alguma

mensagem específica.

Nessa caixa de diálogo sempre irá apresentar uma mensagem: “Impedir que esta página crie caixas de

diálogos adicionais”. NUNCA marque essa caixa de diálogo. Se assim fizer, será necessário ir em

configurações do Google Chrome para restaurar o aparecimento de novas caixas de diálogo.

11. Navegação

O SGO tem uma característica de desenvolvimento privilegiando o acesso rápido com o uso de mouse e

com pouca digitação. Foi minimizado o uso de vários botões para não confundir a navegação. Por causa

disso, estando em qualquer tela e em qualquer funcionalidade, pressionar qualquer botão do Menu

Vertical ou Horizontal, irá cancelar os procedimentos realizados até aquele momento e irá acessar a nova

funcionalidade escolhida. A maior exigência fica por conta do botão SAIR que deverá ser utilizado para

definitivamente abandonar o SGO.

12. Geração de documentos em PDF

Ao ser pressionado o botão Gerar PDF , o sistema irá criar um documento, no padrão PDF na área de

Download definida na máquina de cada usuário. Por padrão do Google define que o download será no

diretório "Downloads" mas o usuário poderá alterar esse padrão: Acessar o Google + Configurações +

Mostrar configurações avançadas + Downloads. Em "Local de download" selecionar o novo local que os

arquivos gerados serão depositados.

O SGO apenas gera o arquivo no formato PDF no diretório padrão de Download, cabendo ao usuário, a

opção de impressão e configuração da impressora de destino. Como sugestão, somente imprimir qualquer

documento se isso for realmente necessário, pois isso além de gerar custos adicionais, não faz parte da

Sustentabilidade.

Transação


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13. Funcionalidade: Controle de Entrega

Uma das atividades que mais exige do Tesoureiro de uma Coordenação Local (CL) é a distribuição e

controle dos Materiais para que os guias apliquem suas oficinas. Além de recepcionar o material recebido

da sua Área Nacional Brasil, conferir, guardar e controlar as saídas e entradas, deve também fazer o

registro financeiro disso tudo. Muito embora todas essas atividades sejam fundamentais para a CL, não

deixam de ser desgastante e morosa. Além disso, é necessário que seja apresentado ao guia as pendencias

de valores e materiais que foram entregues, mas o guia em si, não tem como saber e acompanhar

detalhadamente tal movimentação.

A grande novidade nessa nova funcionalidade é que a partir de agora, a CL passa a ter um estoque

controlado, tanto nas entradas quanto na saída e muitas das atividades serão automáticas, sem

necessidade de lançamentos. Os impactados serão os TESOUREIROS das CL e todos os guias.

Foi pensando nesse rol de atividades que foi desenvolvida e já em funcionamento o Controle de Entrega de

Materiais aos Guias. Para um melhor entendimento dessa funcionalidade serão apresentados todos os

recursos por função.

A. Função: TESOURARIA da Coordenação Local

No item “ANEXOS” desse documento é apresentado um modelo das transações aqui referenciadas.

A.1 - IMPLANTAÇÃO DA FUNCIONALIDADE NA COORDENAÇÃO LOCAL

A primeira atividade a ser executada pelo Tesoureiro local será o de alimentar o estoque da CL com os

atuais materiais sob sua responsabilidade. Para tal, será necessário realizar a tarefa de contagem dos itens

existentes (INVENTARIO). Após o registro das quantidades, o Tesoureiro deverá realizar a alimentação do

estoque da local.

A seguir o fluxo das atividades:

a. Para realizar o inventário da CL: Acessar o SGO pelo caminho MATERIAL + PDF para Inventário . O

SGO irá gerar em PDF (vide item 12 para saber o sobre PDF), uma lista para que, depois de impressa

seja preenchida manualmente, com os itens contados no estoque da CL.

Realização do

Inventário da CL

Formulário após contagem dos materiais

Consultar

Estoque da CL (EELL)

Entradas no

Estoque da CL (EELI)


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b. Para registrar as Entradas no Estoque da CL: Acessar o SGO pelo caminho MATERIAL + Entradas no

Estoque Local + Nova Entrada . Na transação EELI (vide item 9 para saber o localização do código da

transação), selecionar o material a ser registrado, marcar a opção “Outras Entradas” na linha de

Origens Permitidas, informar a quantidade contada do item que está escrito na lista do inventário e na

Justificativa, sugere-se colocar “Entrada no estoque referente a alimentação inicial do estoque” (copiar

esse texto digitado para evitar retrabalho). Após registrar essas informações, pressionar botão

Adicionar no final do quadro. Imediatamente será apresentada uma mensagem “Entrada do material =

XXXX - XXXXXXXXXXXXXXXXX - INCLUÍDO com sucesso!” . Ao pressionar o botão OK, o SGO irá gravar a

informação nas bases de dados e irá disponibilizar a transação EELI, no modelo inicial para que seja

registrado novo item. Para finalizar a carga inicial, ou a qualquer momento, pressionar o botão “

Finalizar ” para retornar à transação EELL, a qual irá apresentar todos os registros gerados e que foram

carregados no estoque.

c. Para Consultar o Estoque da CL: Acessar o SGO pelo caminho MATERIAL + Estoque da Coord. Local .

A transação ELOL, irá apresentar (em ordem alfabética) todo o estoque independente de ter ou não

alguma quantidade cadastrada. Apresenta as quantidades: Entradas, Saídas e Saldo, que a diferença

entre entradas e saídas. A funcionalidade de “ Gerar PDF ” está em desenvolvimento.

A.2 - GERAÇÃO DE UM CONTROLE DE ENTREGA

O processo se inicial quando um guia de sua CL pede material para aplicar uma oficina ou para a aquisição

de algum item de sua necessidade. Esse pedido pode ser realizado através de qualquer fonte de

informação, ou seja, por email, por whatsapp, por telefone, pessoalmente em uma reunião, etc...Esse

pedido NÃO será automatizado ou controlado (ainda...).

Ao receber o pedido do guia, o Tesoureiro avalia seu estoque e tendo o material disponível, cria o Controle

de Entrega de Material para o Guia solicitante. Ao gerar esse Controle de Entrega, o SGO irá realizar

automaticamente as seguintes atividades:

a. Liberar a impressão do Controle de Entrega em 2 vias, sendo a primeira para o Guia (onde o

Tesoureiro assina comprovando a entrega do material) e a segunda via para o Tesoureiro (onde o guia

assina comprovando o recebimento do material)

b. Emitir uma mensagem por email para o Guia informando que foi gerado um controle de entrega para

que ele possa acompanhar a movimentação (isso para aquele guia que tiver o email cadastrado no

SGO). Simultaneamente irá emitir uma mensagem por email para o Tesoureiro informando que foi

gerado um controle de entrega para que ele possa registrar sua atividade.

c. Registrar a Movimentação Financeira desse documento, para que seja acompanhado o detalhamento

dos pagamentos (total ou parcial).

d. Registrar no Contas a Pagar/Receber, a ‘pendencia financeira’ do guia, apontando o Nome do Guia e o

numero da CE (Controle de Entrega) gerado.

e. Atualizar o estoque da CL, providenciando a saída do estoque da quantidade registrada no CE gerado.


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Nenhuma das atividades acima requer qualquer manuseio pelo Tesoureiro até o final do processo

(pagamento definitivo do CE). NÃO se deve alterar nenhum registro gerado automaticamente.


a. Para Gerar o Controle de Entrega: Acessar o SGO pelo caminho MATERIAL + Controle de Entrega +

Nova Entrada . Na transação CENI, selecionar o Guia a quem irá fornecer o material pedido. A seguir,

selecionar material a ser entregue. Escolhido o material, o SGO irá apresentar a quantidade que a CL

tem no estoque desse item específico. O sistema irá bloquear a inclusão de um item cujo estoque for

menor do que o pedido. A seguir, informar a quantidade do item selecionado e pressionar o botão

verde “Adicionar”. Imediatamente o item será levado para a área de registro com o valor unitário, a

quantidade e o valor total do item. Repetir esse procedimento até atender a todos os itens solicitados

pelo guia.

Caso um dos itens adicionados na área de registro foi indevido, pressionar o “X” vermelho no final da

linha do item. Isso fará que seja excluído da relação final.

Ao final, pressionar o botão “ Finalizar ”. Será solicitado que o usuário registre uma Observação que

sentir necessário (não é obrigatório que seja informado). Após pressionar o botão “OK” (mesmo que

não tenha sido informada a mensagem, deverá ser pressionado), será apresentada a mensagem

“Controle de Entrega (CE) # XXXX para o Guia: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX gerada com sucesso”.

Pedido de Material pelo Guia

Controle de

Entrega (CENL)

Email, whatsapp, Telefone, pessoalmente

Gera nova Entrega

Controle de

Entrega - Via

Tesoureiro

Controle de

Entrega

Via do Guia

Email

Tesoureiro e

Guia

Registro Financeiro

do CE

Gera Contas a

Pagar/Receb

Atualiza Estoque da

CL


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Para imprimir os recibos de entrega, o Tesoureiro deverá consultar o CE que acabou de ser gerado

(pressionando a lupa vermelha no final da linha da CE gerado) e pressionar o botão “ CE em PDF ”.

b. Para consultar o controle financeiro: Acessar o SGO pelo caminho TESOURARIA + Controle Financ CE

. A transação CFEL, irá apresentar todos os CE gerados pela CL. Pressionando a “Lupa Vermelha”, o

sistema irá apresentar o CE incluído. Ao pressionar o “Cifrão Verde” no final da linha, o SGO irá

apresentar a transação CFEM, que conterá detalhadamente, todos os movimentos (INCLUSÃO,

PAGAMENTO e DEVOLUÇÃO) registrados para esse CE. Pagamento e Devolução serão detalhados mais

adiante nesse mesmo documento!

c. Para consultar o Contas a Pagar/Receber: Acessar o SGO pelo caminho TESOURARIA + Contas

Pagar/Receber . A transação CPRL, irá apresentar todos os valores a serem recebidos ou a serem

pagos pela Coordenação Local. O CE gerado deverá ser apresentado com a descrição “CE de

XX/XX/XXXX do Guia XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX” e na coluna Docto, o numero do CE com o

valor total do Controle de Entrega daquele guia.

A.3 - PAGAMENTO DO CONTROLE DE ENTREGA PELO GUIA

O guia poderá fazer os pagamentos relativos aos CE gerados em seu nome, em uma única parcela ou em

parcelas separadas, desde que sejam realizados os pagamentos em dias diferentes.

Ao receber o pagamento do guia, o Tesoureiro deverá lançar esse pagamento no SGO que irá realizar


a. Abater o valor pago de Contas a Pagar/Receber, em nome do guia.

b. Gerar uma movimentação financeira no FUNDO DE PEQUENOS GASTOS, registrando esse pagamento

como ENTRADA no FPG da sua CL.

OBSERVAÇÃO: Caso o saldo a pagar daquele CE seja ZERO, ou seja, sem mais pendencias de

pagamento, o SGO irá finalizar as pendencias em nome do guia NAQUELE Controle de Entrega

específico. Nesse caso, será extinto o registro ”A RECEBER” daquele guia, finalizando todas as

pendencias com relação àquele CE registrado em seu nome. Simultaneamente, altera o STATUS do CE

para “PAGA”.

Nenhuma das atividades acima requer qualquer manuseio pelo Tesoureiro até o final do processo

(pagamento definitivo do CE). NÃO se deve alterar nenhum registro gerado automaticamente.


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a. Para Registrar o pagamento de um Controle de Entrega: Acessar o SGO pelo caminho TESOURARIA +

Controle Financ CE . A transação CFEL, irá apresentar todos os CE gerados pela CL. Pressionando a

“Lupa Vermelha”, o sistema irá apresentar o CE incluído. Ao pressionar o “Cifrão Verde” no final da

linha, o SGO irá apresentar a transação CFEM, que conterá detalhadamente, todos os movimentos

(INCLUSÃO, PAGAMENTO e DEVOLUÇÃO) registrados para esse CE.

Para registrar um PAGAMENTO (total ou parcial), pressionar o botão “ Novo Pagamento ”. Será então

apresentada a transação CFEI com os detalhes do Controle de Entrega selecionado e abre as

informações de Data de Pagamento e Valor da Parcela para ser informada pelo Tesoureiro.

ATENÇÃO para as seguintes característica de um pagamento:

1. Data de Pagamento: Deverá ser maior que a data do ultimo pagamento, da última devolução ou

da data de inclusão do CE. A data também deverá ser menor ou igual à data do dia que se está

lançando o pagamento (pagamento futuro não será aceito)

2. Valor da Parcela: Deverá ser maior que zero e deverá ser menor ou igual que o valor do saldo a

pagar

Após registrar essas duas informações, pressionar o botão “ Confirmar Pagamento ”. Isso fará que o

pagamento fique registrado no sistema.

A.4 - DEVOLUÇÃO DE MATERIAL NÃO UTILIZADO PELO GUIA

Com certa frequência, o guia solicita uma determinada quantidade de material para atender os oficinistas

previstos, porém nem todos os kits são efetivamente utilizados. O guia permanecendo com esse material

sob seu guarda gera uma dificuldade ao Tesoureiro por este não saber ao certo a quantidade de material

que dispõe. Isso pode fugir de seu controle. Além disso, é um material que está parado enquanto outro

guia poderá precisar. Por outro lado, para que isso não gere problema de controle ao Tesoureiro local, a

alternativa seria que o guia pagasse esse material, o que poderá trazer inconvenientes para sua atividade.

Por isso, foi desenvolvida a funcionalidade de “DEVOLUÇÃO DO MATERIAL”. Esse processo poderá ser

utilizado desde que o controle de entrega ainda não tiver sido pago completamente e o mesmo tenha saldo

Guia realiza pagamento total/parcial

Registrar Pagamento de

um CE (CFEL + CFEM)

Pagamento em Dinheiro


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para pagar tais devoluções. Poder-se-á utilizar outro CE para usar como devolução, mesmo que o material

não tenha sido retirado por ela, pois o que importa é a dívida do guia para com a CL. A devolução impactará

no estoque da local, no contas a pagar/receber e no movimento financeiro da CE.

Ao receber o material fruto da devolução, o Tesoureiro deverá realizar as seguintes atividades:

a. Registrar a entrada do material devolvido, item-a-item, referenciando o nome do guia que devolveu

o(s) material(ais). Isso fará que o(s) material(ais) seja adicionado ao estoque da local.

b. Registrar a Movimentação Financeira somando os valores dos itens devolvidos e fazer um lançamento

de devolução com a soma dos valores calculados em um Controle de Estoque que esteja em aberto e

com saldo disponível para abater a dívida do guia. Esse procedimento automaticamente fará o acerto

dos valores do guia no Contas a Pagar/Receber.


a. Para Registrar a Entrada no Estoque dos Materiais Devolvidos: Acessar o SGO pelo caminho

MATERIAL + Entradas no Estoque Local + Nova Entrada . Na transação EELI, selecionar o material

a ser registrado, marcar a opção “Devolução”. Será aberto o quadro de “Guia que devolveu” para

selecionar o nome do guia que está provocando a devolução do material. Após selecionar o nome do

guia, informar a quantidade recebida daquele item e pressionar o botão “Adicionar” no quadro abaixo

da Justificativa (que não precisará ser preenchida). Após registrar essas informações, será apresentada

uma mensagem “Entrada do material = XXXX - XXXXXXXXXXXXXXXXX - INCLUÍDO com sucesso!” . Ao

pressionar o botão OK, o SGO irá gravar a informação nas bases de dados e irá disponibilizar a

transação EELI, no modelo inicial para que seja registrado novo item. Para finalizar o processo de

devolução, ou a qualquer momento, pressionar o botão “ Finalizar ” para retornar à transação EELL, a

qual irá apresentar todos os registros gerados e que foram carregados no estoque.

Relação de Material

Devolvido pelo Guia

Promover as Entradas no

Estoque da CL (EELI)

Tesoureiro deverá calcular a soma dos valores a serem devolvidos

Carrega Estoque da CL

Registrar a Devolução Financeira

(CFDI)

Gera nova Entrega


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b. Para Registrar a Devolução Financeira: Acessar o SGO pelo caminho TESOURARIA + Controle Financ

CE . A transação CFEL, irá apresentar todos os CE gerados pela CL. Ao pressionar o “Cifrão Verde” no

final da linha, o SGO irá apresentar a transação CFEM, que conterá detalhadamente, todos os

movimentos (INCLUSÃO, PAGAMENTO e DEVOLUÇÃO) registrados para esse CE.

Para registrar uma DEVOLUÇÃO, pressionar o botão AZUL (na linha branca onde estão os dados do CE)

com o nome “ Devolução ”. Será então apresentada a transação CFDI com os detalhes do Controle

de Entrega selecionado para utilizar como Devolução. Libera então, para digitação, as informações de

Data de DEVOLUÇÃO e Valor da DEVOLUÇÃO para ser informada pelo Tesoureiro.

ATENÇÃO para as seguintes características de uma devolução:

3. Data de DEVOLUÇÃO: Deverá ser maior que a data do ultimo pagamento, da última devolução ou

da data de inclusão do CE. A data também deverá ser menor ou igual à data do dia que se está

lançando a devolução (devolução futura não será aceita)

4. Valor da DEVOLUÇÃO: Deverá ser maior que zero e deverá ser menor ou igual que o valor do saldo

a pagar

Após registrar essas duas informações, pressionar o botão “ Confirmar Devolução ”. Isso fará que a

devolução fique registrada no sistema.

A.5 - MOVIMENTAÇÃO DO ESTOQUE DE UMA COORDENAÇÃO LOCAL.

As quantidades de materiais nos itens de estoque de uma coordenação local somente serão alteradas

nas seguintes condições:

1. Ao ser emitida uma Remessa de Material (RM) pela sua Área Nacional Brasil. O Encarregado de

Materiais, ao emitir uma RM, a quantidade de materiais dos itens constantes na RM irá abastecer

o estoque da local automaticamente, sem necessidade de atuação do Tesoureiro Local. Mas aí

aumenta significantemente a responsabilidade do Tesoureiro conferir a RM emitida (Acessar o

SGO pelo caminho MATERIAL + Remessas de Materiais ) - os itens da RM devem estar no

material recebido). A validação do material recebido é fundamental para a CL ter um estoque

confiável na sua quantidade.

2. Ao registrar as entradas de origem “Outras Entradas”, através do caminho MATERIAL + Entradas

no Estoque Local + Nova Entrada

3. Ao ser emitido um Controle de Entrega pelo caminho MATERIAL + Controle de Entrega +

Nova Entrada .

4. Ao registrar as entradas de origem “Devolução”, através do caminho MATERIAL + Entradas no

Estoque Local + Nova Entrada


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Todo e qualquer ação tomada no sistema SGO tem o registro de data, hora e usuário responsável

por um lançamento. Poder-se-á registrar a entrada de materiais sem uma comprovação, porém

toda saída deverá ter um destino certo (Guia) e o valor do item estará registrado para pagamento.

B. Função: GUIA sem Função da Coordenação Local

No item “ANEXOS” desse documento é apresentado um modelo das transações aqui referenciadas.

B.1 - PEDIDO DE MATERIAL PELO GUIA – AO TESOUREIRO LOCAL

O processo se inicial quando um guia pede ao Tesoureiro Local, o material para aplicar uma oficina ou para

a aquisição de algum item de sua necessidade. Esse pedido pode ser realizado através de qualquer fonte de

informação, ou seja, por email, por whatsapp, por telefone, pessoalmente em uma reunião, etc...Esse

pedido NÃO será automatizado ou controlado (ainda...).

Ao receber o pedido do guia, o Tesoureiro avalia seu estoque e tendo o material disponível, cria o Controle

de Entrega de Material para o Guia solicitante. Ao gerar esse Controle de Entrega, o SGO irá realizar


a. Liberar a impressão do Controle de Entrega em 2 vias, sendo a primeira para o Guia (onde o

Tesoureiro assina comprovando a entrega do material) e a segunda via para o Tesoureiro (onde o guia

assina comprovando o recebimento do material)

b. Emitir uma mensagem por email para o Guia informando que foi gerado um controle de entrega para

que ele possa acompanhar a movimentação (isso para aquele guia que tiver o email cadastrado no

SGO). Simultaneamente irá emitir uma mensagem por email para o Tesoureiro informando que foi

gerado um controle de entrega para que ele possa registrar sua atividade.

c. Registrar a Movimentação Financeira desse documento, para que seja acompanhado o detalhamento

dos pagamentos (total ou parcial).

d. Registrar no Contas a Pagar/Receber, a ‘pendencia financeira’ do guia, apontando o Nome do Guia e o

numero da CE (Controle de Entrega) gerado.

e. Atualizar o estoque da CL, providenciando a saída do estoque da quantidade registrada no CE gerado.

Nenhuma das atividades acima requer qualquer manuseio nem do Guia solicitante tampouco do

Tesoureiro Local até o final do processo (pagamento definitivo do CE).


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B.2 - ACOMPANHAMENTO DE UM CONTROLE DE ENTREGA PELO GUIA

A qualquer momento, o guia poderá acessar o SGO para ter um posicionamento a respeito da dívida do

guia com a Coordenação Local, sem necessidade de questionar o Tesoureiro. No perfil de “Guia sem

Função”, o usuário terá acesso ao Controle de Entrega exclusivamente para consulta.



Tesoureiro gera o

Controle de Entrega (CENL)


Gera nova Entrega


Tesoureiro gera o

Controle de Entrega (CENL)


Gera nova Entrega

Controle de

Entrega - Via

Tesoureiro

Controle de

Entrega

Via do Guia

Email

Tesoureiro e

Guia

Registro Financeiro

do CE


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a. Para consultar o controle financeiro: Acessar o SGO pelo caminho MATERIAL + Controle de Entrega

. Na transação CENL, serão apresentados todos os Controles de Entrega gerados para o Guia, tanto os

Emitidos (ainda não pagos), quanto os PAGOS e os CANCELADOS. O usuário poderá acessar os

detalhes do CE, pressionando a “Lupa Vermelha”. Ao pressionar o “Cifrão Verde” no final da linha, o

SGO irá apresentar a transação CFEM, que conterá detalhadamente, todos os movimentos

(INCLUSÃO, PAGAMENTO e DEVOLUÇÃO) registrados para esse CE.


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14. Anexos

Modelo de um documento de Controle de Entrega:


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Modelo das Transações :

Transação EELI (Entrada no Estoque da CL)

Transação EENC (Consulta a um Controle de Entrega)


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Transação CFEM (Acompanhamento Financeiro de um Controle de Entrega)

Transação CFEI (Registro de um Pagamento de um Controle de Entrega)


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Transação CFDI (Registro de Devolução de Material)

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