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PÚBLICA SERVIÇOS LTDA

MANUAL DO SISTEMA DE PATRIMÔNIO

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PÚBLICA É TECNOLOGIA E SATISFAÇÃO

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Índice

1 - Apresentando o sistema........................................................................pag 3 1.1 - Tela de login.............................................................................pag 3 1.2 – Botões de navegação do sistema.............................................pag 4 2 - Cadastros...............................................................................................pag 4 2.1 – Cadastro de classificações....................................................pag 4 2.2 – Cadastro de localizações.......................................................pag 5 2.3 – Cadastro de fornecedores.....................................................pag 6 2.4 – Cadastro de unidades gestoras.............................................pag 8 2.5 – Cadastro de usuários.............................................................pag 8 2.6 – Cadastro da entidade.............................................................pag 9 3 – Cadastro de bens...................................................................................pag 10 4 – Baixa de bens.........................................................................................pag 12 4.1 – Estorno de baixa de bens.......................................................pag 12 5 – Transferência de bens...........................................................................pag 13 6 – Depreciação de bens..............................................................................pag 13 6.1– Estorno de depreciação de bens.............................................pag 14 7 – Reavaliação de bens..............................................................................pag 15 7.1– Estorno de reavaliação de bens.............................................pag 15 8 – Emissão do termo de responsabilidade...............................................pag 16 9 – Emissão de guia de transferência........................................................pag 17 10 – Relatórios de parâmetros...................................................................pag 17 11 – Relatórios de cadastro de bens..........................................................pag 18 12 – Relatórios de movimentos..................................................................pag 18 13 – Relatórios de transferência................................................................pag 19 14 – Prestação de contas.............................................................................pag 20 14.1 – Balancete................................................................................pag 20 14.2 – Anexo TCE - Rondônia.........................................................pag 20 15 - Registro de Inventário.........................................................................pag 21 16 – Geração de lançamento contábil........................................................pag 21 17 - Atualização do sistema via internet....................................................pag 22




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Sistema de Administração de Patrimônio

1 - Apresentando o Sistema Sistema de controle de Patrimônio, possibilitando o controle de Bens Móveis e Bens Imóveis, com cadastros tais como: fornecedores, localizações, classificações com a emissão de relatórios gerenciais e de prestação de contas, sistema ágil e prático facilitando o trabalho do usuário. Neste manual falaremos de todas as telas do sistema e o funcionamento de cada uma.

1.1 - Tela de Login Tela de entrada no sistema nela o usuário fornece o código do usuário (se esqueceu o código de seu usuário basta apertar a tecla F2 que abrirá uma janela de pesquisa de usuários) e senha previamente cadastrados pelo administrador do sistema.

Figura 1

Após o usuário ter efetuado o login no sistema é apresentada a tela principal do sistema conforme Figura 2.

Figura 2




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1.2 – Botões de Navegação do Sistema Esses botões abaixo (conforme Figura 3) são apresentados em todas as telas de cadastros com eles o usuário pode incluir, salvar e cancelar entre outras operações descritas abaixo.

Figura 3

figura 4

Onde encontrar este botão ele serve para abrir telas de pesquisa de uma determinada tela que está aberta no exemplo abaixo é demonstrado a tela de Cadastro de Classificação como mostra a Figura 5, após ter clicado neste botão ele ira abrir a tela de pesquisa conforme Figura 6. 2 - Cadastros

2.1 – Cadastro de Classificações No cadastro de classificações é cadastrado o código da classificação, a descrição, o tipo, o nível, sendo que os campos conta contábil – SCPI e conta contábil TCE são parametrizações para a inclusão dos movimentos mensais do almoxarifado na contabilidade de forma automatizada.




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Figura 5

Figura 6

Voltando com exemplo a pesquisa de classificações temos a seguir (conforme a Figura 6), alguns parâmetros de pesquisa como campo a condição e o valor ou conteúdo do campo e logo a frente temos um botão que atualiza a pesquisa, tendo como tecla de atalho a tecla F5. No item campo o usuário fornece qual campo irá pesquisar referente ao cadastro de classificação temos as seguintes opções: classificação, descrição, tipo, nível, conta contábil SCPI e conta contábil TCE, por padrão o sistema já traz preenchido o campo como descrição, outro item é a condição o usuário informa se a condição a ser pesquisada é começando, igual, diferente entre outras, o sistema já traz como padrão a condição contendo, por fim o item valor ou conteúdo do campo neste item o usuário informa o conteúdo a ser pesquisado.

2.2 – Cadastro de Localizações A seguir temos o cadastro de localizações, nesse cadastro o usuário inclui as localizações, com os seguintes campos, código da localização, descrição da localização, nível, unidade gestora, nome do responsável, cargo do responsável e endereço.




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Figura 7

Na tela abaixo é a pesquisa de localizações.

Figura 8

2.3 – Cadastro de Fornecedores Temos aqui o cadastro de fornecedores, o usuários informa os dados dos fornecedores nesse cadastro apresentamos três abas geral, endereço e outros.




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Figura 9

Conforme Figura 9 temos a aba endereço do cadastro de fornecedores.

Figura 10

Conforme a Figura 10 tem a aba outros do cadastro de fornecedores.




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Figura 11

2.4 – Cadastro de Unidades Gestoras

Temos a seguir o cadastro de unidades gestoras nele o usuário informa código (se o código não for informado o sistema gera um automático), e o nome da unidade gestora.

Figura 12

2.5 – Cadastro de Usuários Nessa tela temos o cadastro de usuários, só que tem permissão para acessar essa opção é o usuário administrador, nela é apresentado os seguintes campos para o preenchimento: código (se o código não for informado o sistema gera um automático), o nome, a função as permissões e a senha de login, conforme imagem 15 a abaixo.




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Figura 13

2.6 – Cadastro da Entidade Logo abaixo temos o cadastro da entidade nesse cadastro temos algumas informação relacionadas a entidade, conforme Figura 17 abaixo.

Figura 14




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3 – Cadastro de bens Logo abaixo temos o cadastro de bens nesse cadastro prestamos todas as informações relacionadas ao bem, temos a seguir conforme Figura 17 abaixo a primeira aba de preenchimento que é a aba principal nela informamos o numero do tombamento, a classificação, a localização e a descrição o bem.

Figura 15

Nessa tela seguinte apresentamos a aba dados da aquisição nessa aba é informado o tipo de aquisição, data da aquisição, valor da aquisição, fornecedor, conta/ficha da despesa, numero do empenho, ano do empenho, numero do processo, ano do processo, tipo do documento, numero do documento, data do documento, estado de conservação e data da próxima manutenção.

Figura 16




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Nessa aba seguinte apresentamos a aba imagem do bem nessa aba o usuário importa a imagem do bem.

Figura 17

Por fim apresentamos a aba movimentação do bem nessa aba é apresentado ao usuário as movimentações que o determinado bem sofreu.

Figura 18




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4 – Baixa do Bem Para se fazer uma baixa de bem informamos o tipo de baixa, a data da baixa, o tipo do documento, o numero do documento, a data do documento, uma observação se por ventura existir e o estado de conservação, preenchido esses campos podemos efetuar dois tipos de baixa uma individual ou por lote.

Figura 19

4.1 – Estorno de Baixa de Bem Após o usuário ter feito a baixa do bem, podemos desfaze – la realizando o estorno da baixa, procedimento simplificado o usuário localiza o bem que foi baixado informa o tipo de baixa que foi realizada, a data do estorno, o tipo de documento, o numero do documento, a data do documento e a observação se por ventura existir uma, e clicar no botão estornar baixa do bem.

Figura 20




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5 – Transferência de Bens Na transferência de bem o usuário informa a data da transferência, a localização de destino, o tipo de documento, o numero do documento, a data do documento, o estado de conservação,e a observação se existir uma, após ter preenchido os campos o usuários informa o bem a ser transferido informando apenas um ou vários “em lote”, após ter confirmado a transferência o usuário pode e emitir a guia de transferência, para isso basta clicar no botão emissão da guia de transferência.

Figura 21

6 – Depreciação de Bens Para realizar uma depreciação de bens o usuário informa a data da depreciação, o tipo de depreciação, o percentual/valor que será depreciado, o tipo de documento, o numero do documento, a data do documento, o estado de conservação, e a observação se existir uma, após ter preenchido os campos o usuários informa o bem a ser depreciado informando apenas um ou vários “em lote”.




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Figura 22

6.1 – Estorno de Depreciação de Bem Após o usuário ter feito a depreciação do bem, podemos desfaze – la realizando o estorno de depreciação do bem, procedimento simplificado o usuário localiza o bem que foi depreciado informa a data do estorno, o valor a estornar, o tipo de documento, o numero do documento, a data do documento e a observação se por ventura existir uma, e clicar no botão estornar depreciação do bem.

Figura 23




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7 – Reavaliação de Bens Para realizar uma reavaliação de bens o usuário informa a data da reavaliação, o tipo de reavaliação, o percentual/valor que será reavaliado, o tipo de documento, o numero do documento, a data do documento, o estado de conservação, e a observação se existir uma, após ter preenchido os campos o usuários informa o bem a ser depreciado informando apenas um ou vários “em lote”. Apor ter feito esse preenchimentos basta clicar em reavaliar bem.

Figura 24

7.1 – Estorno de Reavaliação de Bem Após o usuário ter feito a reavaliação do bem, podemos desfaze – lo realizando o estorno de reavaliação do bem, o usuário localiza o bem que foi reavaliado informa a data do estorno, o tipo de reavaliação, o valor a estornar, o tipo de documento, o numero do documento, a data do documento e a observação se por ventura existir uma, e clicar no botão estornar reavaliação do bem.




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Figura 25

8 – Emissão de Termo de Responsabilidade Nessa emissão o usuário informa alguns filtros que são o código inicial, o código final, a descrição contendo, o tombamento inicial, o tombamento final, data da aquisição inicial, a data da aquisição final, a localização, a classificação, o numero do empenho, o ano do empenho, o numero do processo, e o ano do processo, podendo der ordenado por tombamento ou descrição.

Figura 26




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9 – Emissão de Guia de Transferência Essa guia o usuário pode emir após ter feito a transferência na mesma tela de transferência no botão emissão da guia de transferência, se o usuário não emitiu por essa primeira opção a guia de transferência poderá ser emitida no botão guia de transferência que fica na tela principal, nela o usuário informa para a emissão a data da transferência, a localização de destino, o tipo de documento, o numero do documento e a data do documento, após informar esse filtros basta clicar em visualizar o relatório ou imprimi-lo diretamente sem visualiza – lo em tela.

Figura 27

10 – Relatórios de Parâmetros

Nesse relatório o usuário pode emitir uma relação dos fornecedores, classificações, localizações, estado de conservação e índices financeiros, bastando informar alguns filtros, podendo ter varias ordenações conforme (figura 28).

Figura 28




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11 – Relatórios de Cadastro de Bens Neste relatório emitimos varias listas dos bens que estão cadastrados, entre elas situação dos bens, bens por conta/ficha da despesa, razão/conta corrente, ficha do bem, dados do veiculo, dados dos imóveis, sintético e analítico, podemos informar vários filtros conforme (figura 29)

Figura 29

12 – Relatórios de Movimento Neste relatório emitimos listas dos movimentos dos bens, como inclusões, baixas, depreciações e reavaliações, podemos informar vários filtros conforme (figura 30)




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Figura 30

13 – Relatórios de Transferência

Neste relatório emitimos listas das transferências dos bens, podemos informar vários filtros conforme (figura 31)

Figura 31




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14 - Prestação de contas

14.1 - Balancete Nesse relatório de prestação de contas emitimos o balancete por período a ser enviado à contabilidade, informamos o tipo de balancete, conforme é demonstrado na (figura 32).

Figura 32

14.2 - Anexo TCE – Rondônia Nesse relatório de prestação de contas são emitidos os anexos do tribunal de contas de Rondônia que são: TC 14 – dem. incorporações, baixas e cessões de bens permanentes, TC 15 – inventário físico-financeiro dos bens móveis TC 16 – inventário físico-financeiro dos bens imóveis. Todos eles com exportação para arquivo como demonstra figura (33) abaixo.

Figura 33




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15 - Registro de Inventário O registro de inventários funciona como uma trava que bloqueia as movimentações anteriores a data em que foi feito o registro de inventario.

Figura 34

16 - Geração de lançamentos contábil

Nessa tela (figura 35) é feito os lançamentos contábeis automaticamente após o fechamento de cada mês, para realizar os lançamentos basta informar a unidade gestora e a data inicial e final do lançamento e clicar no botão iniciar processamento, para acessar essa tela basta ir no menu (8) - Utilitários a opção (2) - Rotinas e opção (9) - Integração e por fim a opção (1) Gerar lançamentos contábil.

Figura 35




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17 - Atualização do sistema via internet Para realizar a atualização do sistema via internet basta acessar o menu (8) – utilitários a opção (9) – atualizar sistema, clique no botão abaixo que automaticamente será realizada a atualização do sistema, conforme (figura 35)

Figura 36

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