manual do siscon
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Manual do Sistema ConsultoriaTRANSCRIPT
Advocacia-Geral da União
2012 Janeiro
Elaboração: Procuradoria-Geral Federal e
Consultoria-Geral da União
Manual de Utilização do Sistema
Consultoria (SISCON)
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Sumário 1. Apresentação da Ferramenta ...........................................................................................................2
2. Interação da ferramenta com os demais Sistemas eletrônicos da AGU ..........................................2
3. Usuários ............................................................................................................................................3
3.1 Acesso .............................................................................................................................................3 3.2 Responsabilidades ..........................................................................................................................4
4. Acesso à Ferramenta ........................................................................................................................4
5. Utilização da Ferramenta .................................................................................................................5
5.1 Módulo Pesquisar Documento .......................................................................................................5 5.2 Módulo Cadastrar Documentos (Inserção/Alteração/Exclusão) ...................................................9 5.3 Retificação de registros ............................................................................................................... 13 5.4 Documentos com restrição de publicidade ................................................................................ 14 5.5 Detecção de Divergência ............................................................................................................. 14
6. Padrão de digitalização de documentos ....................................................................................... 17
6.1 Formato obrigatório dos arquivos .............................................................................................. 17 6.2 Padrão dos arquivos digitalizados ............................................................................................... 18
6.2.1 Digitalização no padrão PDF/A ............................................................................................. 18 6.2.2 Conversão no padrão PDF/A ................................................................................................ 18 6.2.3 Gestão de arquivos em PDF ................................................................................................. 19
7. Dados gerenciais ........................................................................................................................... 19
8. Monitoramento ............................................................................................................................. 20
9. Pesquisa ......................................................................................................................................... 21
10. Roteiro para Solução de problemas .............................................................................................. 21
10.1. Problemas mais frequentes ..................................................................................................... 22 ANEXO I - Formulário de Cadastro de Usuários para registros no Sistema .......................................... 23
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1. Apresentação da Ferramenta
A Advocacia-Geral da União (AGU) e respectivos Órgãos de direção superior realizam
importante papel institucional de prestar consultoria e assessoramento jurídicos aos órgãos que compõem a Administração Pública Federal, direta e indireta, incluindo todas as autarquias e fundações públicas federais.
A par da importância dessa atribuição, os membros das carreiras e servidores da Advocacia-
Geral da União se ressentiam da falta de uma ferramenta que pudesse ser, ao mesmo tempo, um acervo eletrônico da produção jurídica dos Órgãos de consultoria da AGU, bem como um instrumento célere e simplificado que permitisse o estreitamento da atuação jurídica dos órgãos consultivos e de contencioso.
Até a criação da presente ferramenta, grande parte da produção jurídica das unidades da
AGU se mantinha restrita a arquivos ou bancos de dados locais, sem que pudesse ser compartilhada por toda a Instituição. Um estudo sobre um determinado tema, provavelmente já tratado por algum advogado em outra unidade da AGU, em muitos casos tinha que ser iniciado sem ciência da existência de manifestação jurídica anterior, impedindo a Instituição de criar conhecimento a partir do conhecimento já existente.
De igual forma, a falta de um banco de dados centralizado impedia que o advogado que
enfrentasse uma demanda judicial, quase sempre originada em um ato administrativo antecedido de manifestação de outro órgão da AGU, obtivesse rápido acesso àquela manifestação, extremamente útil ao seu trabalho.
Além disso, faltava à AGU um instrumento que, dentro do conceito de gestão corporativa e
boa governança, pudesse ser um meio de medição de produtividade e qualidade da produção feita na área consultiva.
Foi com vistas a enfrentar essas dificuldades que a Consultoria-Geral da União (CGU), por
intermédio do seu Departamento de Informações Jurídico-Estratégicas (Deinf), e a Procuradoria-Geral Federal (PGF), por meio da sua Coordenação-Geral de Planejamento e Gestão, em conjunto com o Departamento de Tecnologia da Informação (DTI) da AGU, conceberam a presente ferramenta.
2. Interação da ferramenta com os demais Sistemas eletrônicos da AGU
O Sistema Consultoria (SISCON) foi desenvolvido dentro da nova filosofia de arquitetura dos
Sistemas da AGU, onde cada “Sistema” é uma funcionalidade dentro de um Sistema maior, totalmente integrado.
A ferramenta foi concebida para ser a porta de entrada das atividades de consultoria, assim
como o Sistema de Acompanhamento de Ações Judiciais da União (SICAU) o é para os processos judiciais e o Sistema de Registro de Atos (AGUAtos) para a produção normativa. Portanto, toda a produtividade dos órgãos consultivos deverá ser registrada na ferramenta ora apresentada.
Vale destacar, ainda, o fato de que as informações disponíveis no Sicau e no SISCON
integram o banco de dados de outra ferramenta importante: o Dossiê Eletrônico.
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3. Usuários
3.1 Acesso
O Sistema Consultoria foi concebido para ser usado por membros e servidores da AGU, não sendo permitida a utilização por prestadores de serviços ou empregados terceirizados para inclusão de documentos. Cada Unidade da Procuradoria-Geral Federal deverá possuir pelo menos um procurador federal cadastrado, assim como cada Unidade da Consultoria-Geral da União deverá possuir pelo menos um advogado da união cadastrado.
A consulta às informações registradas no Sistema é franqueada, por meio da Rede AGU, a todos os membros e àqueles que tenham acesso concedido mediante solicitação, respectivamente pela CGU e pela PGF. Já as funcionalidades de inserção/exclusão/alteração de dados são restritas aos usuários cadastrados e assim designados pelas Chefias das unidades locais. Os relatórios gerenciais serão produzidos na sede das Unidades Gestoras do Sistema, quais sejam, a Consultoria-Geral da União e a Procuradoria-Geral Federal.
O fornecimento de acesso a usuários para execução das atividades de
inserção/exclusão/alteração de dados em cada unidade local deve ser realizado mediante o preenchimento de formulário próprio, constante no Anexo I. Para habilitação destes usuários, o formulário deve ser enviado exclusivamente para os endereços eletrônicos [email protected] (usuários da PGF) ou [email protected] (usuários da CGU), conforme o caso, no formato “.doc” (documento do MSWord ou OpenOffice).
O formulário original, devidamente assinado pelo responsável e rubricado pelos usuários
indicados, deve ser arquivado na própria Unidade que o enviou, preferencialmente em pasta eletrônica.
O acesso ao Sistema depende de habilitação prévia para acesso à intranet (Rede AGU) da
AGU e a ocorrência de, pelo menos, um acesso (à Rede AGU), quando é solicitada a troca de senha ao usuário. Só então é possível o primeiro acesso ao Siscon. Por isso, caso o usuário não possua acesso à Rede AGU, o titular ou responsável pela Unidade deve solicitar a respectiva habilitação diretamente ao Departamento de Tecnologia da Informação (DTI), mediante envio do formulário para cadastro no SISCON, em formato “.doc” exclusivamente para o endereço eletrônico [email protected].
Após enviar o formulário de habilitação do acesso à Rede AGU, o servidor deverá entrar em
contato, em 48 horas, com a Central de Suporte de TI da AGU, por meio do telefone 0800-644-4900, a fim de receber a senha para acesso. A senha não será fornecida por mensagem eletrônica ou a terceiros. Após a habilitação do acesso à Rede AGU, o usuário deverá, como declarado acima, efetuar o respectivo acesso e troca de senha, a partir de quando poderá ser efetuada a solicitação de acesso ao Siscon, por meio dos endereços eletrônicos [email protected] (usuários da PGF) ou [email protected] (usuários da CGU).
Todos os advogados da União e procuradores federais já estão habilitados na Rede AGU,
por isso, eventuais problemas de senha devem ser tratados diretamente com a Central de Suporte.
ÉÉ vveeddaaddoo aalltteerraarr aa ffoorrmmaa ee ooss ccaammppooss ddoo ffoorrmmuulláárriioo ppaarraa ccoonncceessssããoo ddee aacceessssoo aaoo SSiisstteemmaa..
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3.2 Responsabilidades
Cabe aos titulares das Unidades de Consultoria alertar os usuários sobre a responsabilidade
pela utilização indevida do Sistema e respectivas informações, bem como pela correta inclusão de dados, dando-lhes ciência das observações constantes do formulário de cadastramento.
Também é de responsabilidade do titular da Unidade a observância da hierarquia da
autoridade “aprovadora”, sendo presumido pelo Sistema que os responsáveis pela elaboração ou aprovação do ato possuem competência para tanto.
4. Acesso à Ferramenta
O usuário deve observar os seguintes passos para acessar ao Sistema Consultoria.
1º Passo (Login na Rede AGU): acessar a página da AGU na internet (www.agu.gov.br) e clicar no ícone “Rede AGU”, no canto superior direito da tela.
Caso o usuário esteja acessando a Rede AGU de um local não servido pelo link da AGU, será necessário efetuar o login por intermédio da página de identificação abaixo.
Também é possível acessar diretamente à intranet no endereço https://Rede AGU.agu.gov.br. Em seguida, aparecerá a tela de login acima.
2º Passo (Acesso à ferramenta): uma vez conectado à Rede AGU, basta clicar no ícone
“Consultoria” no canto superior direito da tela para acessar ao Sistema Consultoria.
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5. Utilização da Ferramenta
5.1 Módulo Pesquisar Documento
Todos os usuários que têm acesso à Rede AGU visualizam automaticamente o Módulo
Pesquisar Documento. Para efetuar a pesquisa, deve-se clicar no ícone “Pesquisar Documento”.
Na página seguinte, o usuário deve escolher um ou mais parâmetros de pesquisa, indicando
o lapso temporal desejado. Os parâmetros disponíveis são: Órgão de Direção, Unidade da AGU, Unidade
Descentralizada, Interessado, número do processo administrativo, número do processo judicial, área temática, tipo de ato (parecer, nota, despacho etc), número do ato, tema, subtema, ementa, acompanhamentos especiais (Gepac, Gecopa e G-Amazônia) e período de aprovação do ato.
PPoorr qquueessttõõeess ddee sseegguurraannççaa,, aa ccoonneexxããoo ccoomm aa RReeddee AAGGUU éé iinntteerrrroommppiiddaa ssee oo uussuuáárriioo ppeerrmmaanneecceerr ppoorr
mmuuiittoo tteemmppoo ccoomm aa ppáággiinnaa aabbeerrttaa sseemm rreeaalliizzaarr aallgguummaa aaççããoo.. CCaassoo iissssoo ooccoorrrraa,, sseerráá nneecceessssáárriioo ffeecchhaarr
oo nnaavveeggaaddoorr ee ffaazzeerr nnoovvoo llooggiinn..
ÉÉ rreeccoommeennddáávveell aa iinnddiiccaaççããoo ddoo llaappssoo tteemmppoorraall ddeesseejjaaddoo ppaarraa aa ppeessqquuiissaa,, ccaassoo ccoonnttrráárriioo,, aa ppeessqquuiissaa
rreettoorrnnaarráá aappeennaass rreessuullttaaddooss ddooss aattooss aapprroovvaaddooss nnoo mmêêss eemm ccuurrssoo..
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Definidos os parâmetros e o lapso temporal a pesquisar, o usuário deve clicar na opção
“Gerar Relatório”. Os atos listados podem ser acessados ao clicar no botão Detalhes do Documento, no canto
superior direito da grade de dados do documento em questão.
O resultado da pesquisa é exibido na parte inferior da tela, juntamente com o total de registros recuperados.
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A lista de resultados da pesquisa é disponibilizada em forma de páginas, com até 10 atos
cada, cuja navegação é possibilitada por meio do número de páginas exibidas no final de cada página.
No caso de escolher a opção Detalhes do Documento, serão listadas as informações do ato e exibidos os arquivos anexados em “pdf”, conforme a tela a seguir:
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Ao clicar no ícone Visualizar, o arquivo será aberto em uma nova janela da seguinte forma:
Os documentos apresentados como resultado da pesquisa são ordenados, de forma
decrescente, pela Relevância, quantidade de “estrelas” atribuídas ao documento, de acordo com a hierarquia da autoridade que o aprova (penúltima coluna da tela de resultados).
Exemplo: o parecer aprovado pelo Presidente da República recebe o número máximo de estrelas, ou seja, cinco estrelas.
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5.2 Módulo Cadastrar Documentos (Inserção/Alteração/Exclusão)
Devem ser cadastradas exclusivamente as manifestações jurídicas que tenham encerrado o
seu fluxo de apreciação hierárquica, excetuando-se aquelas de caráter sigiloso, conforme item 5.3. Portanto, NÃO devem ser cadastradas manifestações ainda pendentes de aprovação.
Enquanto não forem criados perfis diferenciados, os usuários com autorização para
inserir/alterar/excluir documentos poderão realizar essas tarefas da seguinte forma:
1º passo: Clicar em “Cadastrar Documento” na tela inicial da ferramenta.
2º passo: Ao escolher o módulo Cadastrar Documento será exibida uma tela de consulta
prévia, a fim de facilitar a verificação quanto à ocorrência ou não do cadastro do documento em questão. Nesta consulta prévia, o nome da Unidade descentralizada vem automaticamente preenchida com a unidade de exercício do usuário. Assim, inserindo alguns dados que identifiquem o documento e pressionado o botão Pesquisar, o usuário pode verificar se o documento já está cadastrado ou não.
Não tendo havido o cadastramento, basta clicar no ícone Adicionar Novo, no canto direito
inferior da tela.
A tela de cadastro apresenta todos os campos cujas informações precisam ser registradas no Sistema, os quais são descritos suscintamente a seguir, devidamente correlacinados com a marcação na tela:
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(A) Na tela de cadastro de documento é exibida a Unidade à qual o usuário está vinculado. Caso a Unidade no Sistema divirja da lotação do usuário, este fato deve ser comunicado imediatamente ao respectivo Órgão de Direção.
(B) O primeiro campo a ser preenchido é o nome do Interessado/Entidade (União,
autarquia, fundação ou órgão). Para isso, basta clicar na seta ao lado do campo Interessado/Entidade e escolher na lista o Órgão/Entidade interessado.
No caso da escolha da opção União, será exibido outro campo com a lista de Ministérios e
Secretarias de Estado, que após escolha, abre outro campo com os setores dessas Unidades.
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Caso o Órgão em questão não esteja contemplado na lista, deve ser inserido no campo
aberto por meio do botão . Neste caso, a Unidade gestora da CGU ou PGF deve ser comunicada, para fins de atualização do Sistema.
Poderão ainda ser cadastrados outros interessados, pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou particulares, hipótese na qual os respectivos nomes deverão ser inseridos por extenso, por meio do
botão , sem abreviaturas, seguidos das siglas (quando houver). (C) Após a indicação dos interessados, o usuário deve informar a área temática da consulta.
As áreas temáticas de indicam de maneira genérica e abrangente o âmbito de atuação a que se refere à manifestação jurídica. Seus detalhamentos constarão dos campos tema e subtema.
(D e E) O usuário pode indicar o número do processo administrativo e judicial (quando
houver), relacionado ao documento objeto de cadastro. A precisão desta informação é imprescindível para vincular o registro e facilitar a pesquisa. Por esta razão, estes campos não devem ser preenchidos com números aleatórios ou nulos (ex: 00 ou 99999)!
Considerando que todo expediente relacionado a atividades de consultoria e
assessoramento jurídico que der entrada nas unidades da AGU deve receber um número de protocolo administrativo, ainda que o ato praticado se dirija ao Poder Judiciário, não será possível o registro com base apenas no número do processo judicial.
Para o registro de atos não relacionados a um expediente protocolizado, como atas de
reuniões e consultas por e-mail, recomenda-se seja atribuído, junto ao protocolo da Unidade, um número de protocolo, controle ao qual ficarão vinculadas as manifestações desta natureza, como “Reuniões – 2010” ou “Consultas informais - 2011”.
(F e G) Em seguida, o usuário indica o tipo de manifestação jurídica produzida ou ato realizado, com a indicação de sua numeração, quando for o caso. Vale ressaltar que os tipos de manifestações jurídicas estão definidos na Portaria AGU nº 1.399/2009 (parecer, nota, despacho, informações e cota).
As cotas e despachos de mero expediente que não contenham conteúdo jurídico mínimo
NÃO deverão ser registradas no Sistema, uma vez que o SISCON ainda não se destina ao controle do trâmite processual.
Também é possível registrar atas de reuniões/audiências e consultas informais, desde que
sejam anexados documentos contendo o resumo das deliberações/orientações e que tais registros ostentem conteúdo jurídico mínimo.
(H e I) Devem ser informadas a data da conclusão do ato e a data de sua aprovação pelo
superior hierárquico (quando for o caso). Nos casos em que não há aprovação do superior hierárquico, (ex: produção da própria chefia ou coordenação responsável, unidades com apenas um membro etc.), a data de conclusão deve ser repetida na data de aprovação do superior hierárquico.
A data de aprovação deve ser sempre a de último nível hierárquico, ou seja, se uma
manifestação possuir mais de uma aprovação, a data a ser informada será sempre a última. (J) O campo Aprovador Especial destina-se somente àquelas manifestações que, embora
produzidas em uma das Unidades da CGU ou da PGF, são aprovadas pelo Advogado-Geral da União, Ministro de cada Pasta ou Presidente da República. Nesta etapa de desenvolvimento do Sistema, o campo será exibido somente para as Consultorias Jurídicas junto aos Ministérios, Assessorias Jurídicas das demais Pastas e para a Sede da Consultoria-Geral da União. Assim, este campo deverá ser preenchido exclusivamente nos casos em que há a expressa aprovação da respectiva autoridade, devendo, portanto, ficar sem preenchimento nos demais casos.
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(K e L) Além disso, o usuário deve escolher um dos temas existentes na lista para, na
sequência, definir o subtema da consulta. Caso o tema da consulta seja Atividade-fim do Órgão, o campo subtema deve ser
descritivo, cabendo à Unidade cadastradora descrever sucintamente o objeto da pesquisa, preferencialmente em até 5 (cinco) palavras, sem abreviaturas.
A classificação quanto ao tema e subtema deve ser efetuada com base na orientação do
corpo jurídico da Unidade, a fim de que a classificação seja a mais precisa possível, permitindo a posterior geração de relatórios exatos. Caso necessário, consultar o autor da manifestação para auxiliar no enquadramento.
(M) O campo denominado Ementa/Indexação, é essencial para possibilitar a recuperação
dos documentos na pesquisa e, por essa razão, de preenchimento obrigatório. Neste campo deve ser inserido o texto da ementa da manifestação, no caso de parecer, e
nos demais casos deve-se levar em consideração o assunto constante do documento, acrescido de expressões que possam auxiliar na sua recuperação. Quando essas informações não constarem no documento, recomenda-se a utilização de palavras-chave que reflitam o seu conteúdo, separadas por vírgula, consoante à orientação do corpo jurídico da Unidade.
Nos casos em que a manifestação possuir ementa e o arquivo texto estiver disponível,
recomenda-se copiar e colar a ementa diretamente no campo respectivo. Este procedimento pode ser feito rapidamente, utilizando-se os comandos “Ctrl + C” (após selecionar o trecho da ementa), “Alt + TAB” ou alternar para a janela do navegador que exibe o SISCON e, por fim, “Ctrl + V” após clicar na área disponível no campo Ementa/Indexação.
(N) Objetivando dar acompanhamento especial às políticas públicas referentes ao GEPAC, GECOPA e G-AMAZÔNIA, esses campos devem ser marcados exclusivamente nos casos em que as manifestações, consultas ou reuniões em apreço estejam a eles efetivamente relacionadas, independente de a unidade prolatora do ato integrar os respectivos Grupos Executivos.
(O) Preenchidos os campos acima, o usuário deve fazer obrigatoriamente a anexação
(upload) do arquivo contendo a manifestação jurídica produzida, devidamente acompanhada do(s) despacho(s) de aprovação. Não deverão ser inseridos despachos de aprovação como atos isolados no Sistema.
Em seu enunciado número 10, o Manual de Boas Práticas Consultivas
[https://redeagu.agu.gov.br/PaginasInternas.aspx?idsite=7527] orienta que:
“É de elevada recomendação o armazenamento de todas as manifestações jurídicas produzidas em pastas acessíveis, por rede de informática, a todos os demais computadores do Órgão Consultivo.
Para tanto, a título de ilustração, a organização virtual desses arquivos poderia ser feita por meio da criação: (i) de pasta em nome do advogado público autor e (ii) de subpastas intituladas como “cotas”, “despachos”, “notas”, “pareceres” e “diversos”, cada qual reservada ao depósito do arquivo "eletrônico das pertinentes peças jurídicas.”
RReeccoommeennddaa--ssee eessppeecciiaall aatteennççããoo nnoo pprreeeenncchhiimmeennttoo ddoo ccaammppoo ““EEmmeennttaa//IInnddeexxaaççããoo””,,
ppooiiss ssee ttrraattaa ddoo iitteemm qquuee vviiaabbiilliizzaa uummaa ppeessqquuiissaa mmaaiiss pprreecciissaa ee eeffiiccaazz..
OOss ppaarreecceerreess,, nnoottaass ee iinnffoorrmmaaççõõeess ddeevveemm sseerr rreeggiissttrraaddooss nnoo SSIISSCCOONN ssoommeennttee aappóóss
aapprreecciiaaççããoo ppeellaa aauuttoorriiddaaddee ccoommppeetteennttee ((aarrtt.. 77ºº ddaa PPoorrttaarriiaa AAGGUU nnºº 11..339999//22000099))..
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Assim, é necessário que o nome dos arquivos a serem anexados ao SISCON seja padronizado, de modo a indicar o ato a que se refere e a unidade prolatora. Por exemplo: “Parecer 01-2010- PF-IFSC assunto.pdf” ou “Parecer 02-2011-CONJUR-RJ assunto.pdf”.
O formato do arquivo digitalizado está descrito no item 6 deste Manual. Anexado o arquivo, o usuário deve clicar em “Salvar” para concluir o trabalho. Os despachos de aprovação não devem ser inseridos em arquivo apartado quando
integrados ao corpo da manifestação e nem registrados como atos autônomos.
5.3 Retificação de registros
Os usuários habilitados para registrar atos em nome de cada unidade poderão
realizar a retificação destes registros. por meio do módulo “Cadastrar Documento”.
Para realizar a alteração do registro, no módulo “Cadastrar Documento”, basta buscar pelo
ato na opção “Consultar Documento”, na qual estão disponíveis os filtros “Nº do processo administrativo”, “Tipo do Ato” e “Data da conclusão da Manifestação” e “Pesquisa Unidade Descentralizada”.
ÉÉ ppoossssíívveell iinnsseerriirr mmaaiiss ddee uumm aarrqquuiivvoo eemm rreellaaççããoo aa ccaaddaa aattoo.. AAssssiimm,, ccaassoo oo ddeessppaacchhoo ddee
aapprroovvaaççããoo nnããoo ccoonnssttee ddoo aarrqquuiivvoo ddaa mmaanniiffeessttaaççããoo rreeggiissttrraaddaa,, éé ppoossssíívveell ssuuaa iinnsseerrççããoo
eemm aappaarrttaaddoo.. PPaarraa ttaannttoo,, bbaassttaa rreeppeettiirr oo pprroocceeddiimmeennttoo llooggoo aappóóss oo ““uuppllooaadd”” ddoo
aarrqquuiivvoo aanntteerriioorrmmeennttee aanneexxaaddoo,, iinnddeeppeennddeennttee ddee nnoovvoo rreeggiissttrroo..
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Após identificar o ato na lista e clicar no ícone “Editar”, será aberta tela idêntica à tela de
cadastro inicial da manifestação (ver Item 5.2), onde poderão ser alterados todos os dados do processo, com exceção dos números dos processos administrativo e judicial. Caso haja erro no cadastro do número do processo administrativo ou judicial, será necessário excluir o registro e realizar nova inserção do ato, por se tratar de campo inalterável na base de dados”.
5.4 Documentos com restrição de publicidade
A funcionalidade de proteção de documentos com restrição de publicidade ou sigilosos
encontra-se em fase de desenvolvimento e, quando disponibilizada, permitirá a consulta restrita a atos classificados como tal, nos termos do Decreto nº 4.533/02 e demais normas pertinentes.
Por hora, NÃO devem ser registrados no Sistema os atos considerados sigilosos ou que
tenham restrição de publicidade, a exemplo daqueles relativos a processos administrativos disciplinares, que envolvam informações confidenciais ou que possam comprometer a lisura dos procedimentos, assim como aqueles que possam violar a honra e a imagem dos envolvidos.
5.5 Detecção de Divergência
O procedimento para detecção e solução de divergências será disciplinado pelo Consultor-Geral da União e pelo Procurador-Geral Federal. O objetivo é permitir a imediata submissão das divergências encontradas, entre manifestações de órgãos da AGU e/ou da PGF, às autoridades competentes para uniformização do entendimento da Instituição.
Caso o procurador ou advogado identifique manifestações jurídicas contendo entendimentos ou conclusões divergentes a respeito de matérias de direito, emitidas por Unidades distintas, independente de sua lotação ou exercício, poderá submeter à CGU ou à PGF a análise de atos registrados no Sistema.
Para instaurar o incidente de divergência, é necessário seguir o procedimento abaixo:
1º passo: A partir dos relatórios de pesquisa, deve-se marcar cada um dos atos que corresponda à suposta divergência e pressionar o botão Detalhar Documentos Selecionados, conforme tela abaixo.
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2º passo: Após indicar os atos e clicar em Detalhar Documentos Selecionados, será exibida nova tela, na qual serão apresentados os detalhes resumidos dos atos e a opção Visualizar Documento, onde, caso desejado, o arquivo anexo do documento poderá ser visualizado, conforme já descrito no item 5.1.
3º passo: Após marcar novamente a “caixa” referente aos atos objeto da divergência, basta clicar em Propor Uniformização.
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4º passo: Em seguida será exibida a tela com o resumo da proposta, na qual o usuário deve expor, de forma resumida, a controvérsia entre as manifestações no campo Razões da Divergência. As razões da divergência serão encaminhadas, automaticamente, por mensagem eletrônica ao Órgão de Direção Superior competente, com cópia para o usuário proponente, sendo facultada ao usuário a indicação de um terceiro endereço eletrônico para envio de cópia da mensagem. Por fim, basta clicar no botão Encaminhar para Órgão de Direção Uniformizar.
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6. Padrão de digitalização de documentos
6.1 Formato obrigatório dos arquivos
O Sistema admite, exclusivamente, a anexação de arquivos em formato “.pdf” (Adobe
Acrobat).
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São admitidos documentos digitalizados ou sem assinatura, neste caso, convertidos
diretamente do programa editor de textos (Word, por exemplo), sendo presumida sua assinatura e autenticidade, sob a responsabilidade do titular ou responsável pelo cadastramento da Unidade.
6.2 Padrão dos arquivos digitalizados
6.2.1 Digitalização no padrão PDF/A
Os documentos devem ser digitalizados no padrão PDF/A e com resolução de 200 dpi em escala preto e branco.
Se necessário, a resolução e a escala podem ser aumentadas para tornar legível o documento digitalizado.
Não havendo equipamento de escaneamento compatível com os parâmetros acima, as Unidades devem utilizar um padrão de digitalização mais próximo possível do estipulado anteriormente.
6.2.2 Conversão no padrão PDF/A
As manifestações judiciais e administrativas produzidas pela Unidade podem ser gravadas em formato PDF/A diretamente do arquivo gerado no editor de texto (ex.: Microsoft Word), sem a necessidade de imprimir e assinar o documento para posterior digitalização.
Para conversão de arquivos gerados a partir de um programa do pacote “Microsoft Office 2007” é possível fazer o download e a instalação de complemento para salvar os arquivos no padrão PDF/A. O download pode ser realizado em:
http://download.microsoft.com/download/b/5/3/b5370004-d59d-493f-b005-2299ffca8596/SaveAsPDF.exe
Para Unidades que não possuem o pacote “Microsoft Office 2007”, recomenda-se a utilização do programa CutePDF Writer (programa de uso gratuito que pode ser baixado da internet e que converte documentos tipo Word e Open Office em PDF).
O roteiro de utilização, transmitido às Unidades da AGU pelo Comunicado GTI nº 077/2009, em 02/09/2009, da então Gerência de Tecnologia da Informação, atual Departamento de Tecnologia da Informação (DTI), segue abaixo:
Qualquer documento pode ser “impresso” em pdf. Veja como é fácil: 1) Escolha a opção “Imprimir...”:
2) Na seleção de impressora, escolha “CutePDF Writer” (todo computador da AGU já vem com
essa opção):
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3) Escolha a pasta onde o “pdf” será salvo, dê um nome ao arquivo e clique em “Salvar”:
PRONTO! Você direcionou o conteúdo da impressão para um pdf. O arquivo gerado foi salvo no local especificado. Ao abrir esse arquivo você verá o conteúdo como se tivesse sido impresso, mas sem gastar nenhuma folha:
Outras dúvidas sobre os serviços de TI da AGU podem ser esclarecidas do telefone 0800-644-4900 ou da Central de Suporte (apenas para os usuários conectados à Rede AGU).
6.2.3 Gestão de arquivos em PDF
Para gestão dos documentos em PDF, as unidades podem utilizar o aplicativo PDFSAM - PDF Split And Merge, que tem a função de juntar, extrair e dividir arquivos no formato PDF. Maiores detalhes podem ser obtidos junto ao DTI/AGU, por meio do endereço eletrônico [email protected].
7. Dados gerenciais
Além das funcionalidades de biblioteca digital, uniformização de entendimentos e célere interface entre consultoria e contencioso, o SISCON é atualmente a principal ferramenta para
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mensurar a produtividade da CGU e das unidades de consultoria da PGF, aí incluídas as Procuradorias Federais junto às Autarquias e Fundações Públicas Federais, especializadas ou não.
Como já ocorre com os dados extraídos do SICAU, esta nova ferramenta permite obter um parâmetro objetivo para auxiliar nos estudos que visam a alteração da lotação máxima de suas Unidades.
Dessa maneira, a utilização do Sistema em questão será obrigatória e a sua não utilização poderá interferir negativamente na lotação de cada uma das Procuradorias (art. 1º da Portaria PGF nº 947/2010).
A Consultoria-Geral da União possui ferramenta própria para essa medição, qual seja, o Formulário Eletrônico CGUGestão, disponível no link “Sistemas” na Rede AGU, que vem sendo adotado desde o segundo semestre de 2009 em todas as suas Unidades.
Por outro lado, as informações e os dados do CGUGestão que já figurarem no SISCON, poderão ser extraídos automaticamente em decorrência da alimentação direta.
Nesta etapa de desenvolvimento dos sistemas, o Formulário Eletrônico CGUGestão e o Sistema Consultoria devem ser utilizados concomitantemente. Portanto, devem ser informadas no CGUGestão o número que representa a totalidade das manifestações, incluindo as que tenham restrição de publicidade, não cadastradas no segundo. Em breve, será realizada a integração de ambas as ferramentas, tendo em vista a concepção de que um “Sistema é uma funcionalidade dentro de um Sistema maior totalmente integrado”.
8. Monitoramento
Considerando a importância dos dados extraídos do SISCON para orientar a revisão da lotação ideal de Procuradores Federais e Advogados da União nas unidades de consultoria, são realizados monitoramentos periódicos da conformidade dos atos registrados no sistema. Este monitoramento visa a preservar a qualidade dos dados, garantindo estatísticas confiáveis, tanto em relação aos dados numéricos, quanto ao conteúdo dos atos.
Os registros incoerentes, equivocados e os atos produzidos ou registrados em desacordo com as orientações deste Manual e das normas que regem a atividade consultiva poderão ser desconsiderados para fins estatísticos.
Para que isso não ocorra, os atos nomeados em desacordo, por exemplo, com as definições constantes dos arts. 3º a 7º da Portaria AGU nº 1.399/2009, deverão ser incluídos no Sistema conforme o enquadramento de seu conteúdo, devendo a unidade responsável obrigatoriamente acrescentar à primeira página da manifestação o seguinte alerta: “Ato renomeado no SISCON para atender à Portaria AGU nº 1.399/2011”.
Este alerta deverá ser aposto na primeira página da manifestação, próximo ao cabeçalho, podendo ser utilizado carimbo/anotação manuscrita, bem como a observação no arquivo texto a ser convertido para “pdf”.
Assim, caso um ato nomeado como “parecer” seja utilizado para “hipótese anteriormente examinada e nos casos de menor complexidade jurídica, admitindo pronunciamento simplificado” – o que exigiria o enquadramento de Nota (art. 4º da Portaria AGU nº 1.399/2009) –, o seu registro no SISCON deverá ser classificado como Nota, ao invés de Parecer como constante no documento.
NNããoo sseerrããoo ccoonnssiiddeerraaddooss ppaarraa ffiinnss eessttaattííssttiiccooss ooss aattooss rreeggiissttrraaddooss eemm
ddeessaaccoorrddoo ccoomm eessttee MMaannuuaall ee//oouu ccoomm aa PPoorrttaarriiaa AAGGUU nnºº 11..339999//22000099..
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Importante ressaltar que esta adequação restringe-se ao seu cadastro no Sistema, consistindo apenas no registro de tipo de ato diverso daquele que consta do corpo da manifestação e na aposição do alerta no topo da primeira página do arquivo a ser anexado ao Sistema, não figurando, portanto, qualquer alteração no documento físico ou virtual juntado ao respectivo processo.
9. Pesquisa
Está em desenvolvimento uma ferramenta de busca textual que permita a utilização de operadores booleanos e identificação de semelhança. No momento, a busca no campo “ementa” considera os caracteres na sequencia exata em que foram digitados, sem qualquer relação com a correção das palavras existentes. Também são considerados acentos, símbolos e espaços.
Por exemplo: ao digitar a palavra “teste”, serão retornados todos os documentos que possuam tais caracteres na ementa, independente da ordem das letras nas palavras ou frase. Assim, seriam retornados documentos com as palavras “testemunha”, “atestei”, “conteste” etc.
10. Roteiro para Solução de problemas
Caso o Sistema apresente mau funcionamento, recomenda-se seguir os seguintes passos:
1º Passo: tente realizar a mesma tarefa em outro computador ou, se possível, em outra rede.
2º Passo: grave a mensagem de erro que aparece na tela, apertando a tecla “Print Scrn” no seu teclado. Abra o seu editor de texto, o Microsoft Word, por exemplo, e cole a imagem em um documento em branco apertando as teclas “Ctrl + V” simultaneamente. Por último, basta salvar o arquivo recém-criado e anexá-lo numa mensagem eletrônica.
Em alguns programas de correio eletrônico, a exemplo do Microsoft Outlook, é possível colar diretamente a imagem no corpo da mensagem. Neste caso, basta apertar o “Print Scrn” no momento que for exibida a tela de erro, abrir uma nova mensagem de e-mail e, em seguida, apertar “Ctrl + V”.
3º Passo: enviar mensagem exclusivamente para os endereços eletrônicos [email protected] (usuários da PGF) ou [email protected] (usuários da CGU), conforme o caso.
Em caso de dúvidas, sugestões e reclamações, uma mensagem eletrônica deverá ser enviada exclusivamente para os endereços eletrônicos [email protected] (usuários da PGF) ou [email protected] (usuários da CGU), conforme o caso.
Os usuários do SISCON somente utilizam a Central de Suporte e Serviços de TI para solicitar cadastro ou senha para acesso à Rede AGU. Todos os incidentes do sistema não relacionados com o acesso à Rede AGU devem ser comunicados à PGF ou à CGU.
AAppeennaass rreeccllaammaaççõõeess rreellaattiivvaass aaoo aacceessssoo àà RReeddee AAGGUU ddeevveerrããoo sseerr ddiirriiggiiddaass aaoo
DDeeppaarrttaammeennttoo ddee TTeeccnnoollooggiiaa ddaa IInnffoorrmmaaççããoo ddaa AAGGUU ((DDTTII)).. OOss ddeemmaaiiss ccaassooss ddeevveemm sseerr
eennccaammiinnhhaaddooss àà PPGGFF oouu àà CCGGUU,, ddee aaccoorrddoo ccoomm vviinnccuullaaççããoo ddaa uunniiddaaddee..
EErrrrooss ddee ddiiggiittaaççããoo ppooddeemm iimmppoossssiibbiilliittaarr aa iiddeennttiiffiiccaaççããoo ddaass mmaanniiffeessttaaççõõeess bbuussccaaddaass..
RReeccoommeennddaa--ssee ccuuiiddaaddoo nnoo mmoommeennttoo ddaa ppeessqquuiissaa ee ddoo ccaaddaassttrraammeennttoo ddoo aattoo..
PPaarraa rreettiiffiiccaaççããoo ddoo ccaaddaassttrroo,, aa mmaanniiffeessttaaççããoo ffííssiiccaa jjaammaaiiss ddeevveerráá sseerr aalltteerraaddaa,,
nneemm llhhee sseerráá aattrriibbuuííddaa nnoovvaa nnuummeerraaççããoo oouu iiddeennttiiffiiccaaççããoo ppaarraa ooss ddeemmaaiiss ffiinnss..
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10.1. Problemas mais frequentes
a) Acesso indisponível à Rede AGU
O SISCON está hospedado na Rede AGU (intranet), juntamente com outros aplicativos e programas corporativos. Assim, eventual falha na Rede AGU impossibilitará sua utilização, até correção do problema de acesso e, neste caso, não será possível sequer acessar o link “Consultoria” (porta de acesso ao SISCON).
Se ocorrer indisponibilidade de acesso à Rede AGU, recomenda-se entrar em contato com o Departamento de Tecnologia da Informação da AGU (DTI), por meio do telefone 0800-644-4900 ou do endereço eletrônico [email protected].
Importante: as unidades que não estiverem conectadas diretamente à Rede AGU poderão enfrentar dificuldades de acesso relacionadas às configurações de rede e segurança do respectivo órgão/entidade. Por esta razão, recomenda-se solicitar o apoio do serviço de informática que atende à unidade para auxiliar no contato com a Central de Suporte.
Caso o problema ocorra após o acesso à área de trabalho do SISCON, ou seja, durante o uso das ferramentas de pesquisa, registro etc., a CGU ou a PGF deverão ser informadas por endereço eletrônico, conforme orientação constante do item 10.
b) Acesso indisponível às funcionalidades do SISCON
Em breve, o SISCON estará disponível para consulta por todos os Advogados da União e Procuradores Federais, independente de habilitação prévia. Enquanto isso, apenas os usuários previamente habilitados poderão registrar e consultar atos, devendo seguir as orientações constantes do item 3.1.
c) Arquivos salvos com o mesmo nome
Conforme consta do item 5.2, os arquivos a serem anexados no SISCON devem ter seu nome personalizado, sob pena de coincidir com outros arquivos anexados anteriormente, inclusive por outras Unidades. Se houver duplicidade, o Sistema recusará o registro, informando este motivo. Neste caso, será necessário renomear o arquivo contendo o ato a ser registrado e repetir toda a operação.
d) Demora excessiva do Sistema
A Rede AGU possui mecanismo de segurança que desconecta automaticamente o usuário (logoff) quando seus sistemas ficam ociosos durante muito tempo. Assim, ao retomar a utilização, o usuário poderá se deparar com a indisponibilidade de todos os links e funcionalidades. Se isto ocorrer, será necessário fechar o navegador, fazer novo login na Rede AGU e reiniciar a tarefa interrompida.
e) Arquivos muito grandes
Não há limite de tamanho para inclusão de arquivos no SISCON, porém, a depender da capacidade da conexão de internet de cada unidade, arquivos muito grandes poderão demorar de ser carregados ou visualizados. Nestes casos, o Sistema poderá ser automaticamente desconectado antes da conclusão, conforme subitem anterior.
A impossibilidade de visualizar determinados atos deverá ser informada à PGF ou a CGU, conforme item 10, com menção à identificação da manifestação a ser consultada.
f) Ícones não disponíveis
O SISCON foi desenvolvido para ser acessado por meio do navegador Internet Explorer. Outros navegadores também acessam a Rede AGU, porém, alguns recursos poderão não estar disponíveis ou com suas configurações de exibição distorcidas. Nestes casos, recomenda-se aumentar/reduzir o “zoom” da página para que todos os ícones fiquem visíveis.
ANEXO I - Formulário de Cadastro de Usuários para registros no Sistema
ADVOCACIA-GERAL DA UNIÃO
Formulário de Cadastro do Sistema Consultoria
Dados da Unidade Órgão de Direção Superior: (Consultoria-Geral da União ou Procuradoria-Geral Federal)
Unidade de exercício: (nome por extenso, ex. Consultoria Jurídica da União no Estado do Acre, Consultoria Jurídica no Ministério dos Esportes, Procuradoria Federal Especializada junto à Fundação Nacional do Índio em Governador Valadares/MG, Procuradoria Federal junto à Universidade Federal da Bahia etc.) Titular da Unidade: (nome e matrícula)
Endereço: CEP: Cidade: Estado: E-mail da unidade e/ou do titular: Telefones Comerciais: ( )
Dados dos Usuários Nome:_____________________________________________________________________________ CPF:________________________ Sexo: ( )F ( )M. Data Nascimento:____/_____/_____ Doc. Ident.(RG):________________Expedição:____/_____/______Órgão emissor: _____ UF___ Escolaridade: _________________________ Setor:_________________________________Cargo/Função:_____________________________ Tipo de servidor: ( ) Administrativo ( ) Advogado ou Procurador Órgão e Cargo de origem (apenas para servidores cedidos/requisitados):________________________ Tel. Comercial: ( )___________________Celular: ( )____________________ E-mail: _________________________________ Mat. SIAPE: ______________________ ( ) Usuário não habilitado na Rede AGU (enviar para [email protected])
Autorizador do Cadastramento dos usuários.
Local__________________________________ , _____ /_____ /________ assinatura e carimbo do titular da unidade
OBERVAÇÕES: · Os lançamentos ficarão registrados com a identificação da unidade que efetuar o acesso ao mesmo, sob responsabilidade do Titular ou responsável pela unidade. · Não forneça ou empreste sua senha para outras pessoas, sob qualquer pretexto. Responsabilidades do usuário: · não revelar, fora do âmbito profissional, fato ou informação de qualquer natureza de que tenha conhecimento por força de suas atribuições, salvo em decorrência de decisão competente na esfera legal ou judicial, bem como de autoridade superior; · manter absoluta cautela quando da exibição de dados em tela ou impressora, ou ainda, na gravação em meios eletrônicos, a fim de que deles não tomem ciência pessoas não autorizadas; · ao se ausentar do terminal, bloqueie ou encerre a sessão de uso do Sistema, garantindo assim a impossibilidade de uso indevido das informações por pessoas não autorizadas; · solicitar a exclusão de acesso ou mudança de perfil, quando necessário (demissão, mudança de setor etc); · responder, em todas as instâncias devidas, pelas consequências decorrentes das ações ou omissões de sua parte que possam pôr em risco ou comprometer a exclusividade de conhecimento da sua senha ou das transações em que esteja habilitado; · sujeitar-se às penalidades previstas em lei pela não observância do contido no item anterior, bem como, a quaisquer normas inerentes ao exercício de suas funções. Ciência dos usuários (rubrica e matrícula)