Manual do SGAd

Sistema de Gestão Administrativa

Solicitações de Estoque

Almoxarifado

Seção Técnica de Materiais

- 2015 -

Este manual tem por objetivo ajudar o usuário na solicitação de materiais junto ao Almoxarifado através do Sistema de Gestão Administrativa (SGAd) e orientar os usuários sobre regras e atividades desta seção. INFORMAÇÕES IMPORTANTES SOBRE REQUISIÇÕES Período de requisição de materiais de almoxarifado via sistema: do dia 01 ao 25 de cada mês. No caso de requisições de urgência, fora do período pré-estabelecido, o usuário deverá solicitar o material pelo e-mail almoxarifado@franca.unesp.br informando o motivo da urgência. Esta liberação dependerá de autorização superior. Todos os pedidos só serão entregues ao solicitante após serem analisados e autorizados pelo responsável de área e pela direção administrativa. Esta analise e autorização têm por objetivo avaliar a real necessidade dos materiais solicitados e poderão sofrer alterações, e até mesmo o cancelamento, caso seja assim avaliado pelos responsáveis. Materiais não autorizados não serão entregues sob nenhuma hipótese. O solicitante receberá um e-mail informando-lhe da liberação para a retirada dos pedidos. A retirada dos pedidos só será feita após a assinatura da Nota de Entrega de Materiais (NEM) pela pessoa que estiver recebendo o material. Para os materiais descritos abaixo, não há necessidade de requisição via sistema eletrônico:

• Envelopes (todos os modelos) • Papel Timbrado • Recado Auto-adesivo (Post It) • Tinta para Carimbo • Copos Descartáveis (somente para seções/ departamentos não atendidos pela SAA e com atendimento ao público)

Estes materiais deverão ser solicitados diretamente ao Almoxarifado/ STM, preferencialmente por e-mail, para a liberação dos mesmos, de acordo com a necessidade e média de consumo de cada solicitante. A seguir temos o passo a passo de como realizar uma solicitação de materiais junto ao Almoxarifado através do Sistema de Gestão Administrativa (SGAd).

ACESSANDO O MÓDULO SOLICITANTE 1. Conecte-se ao Sistema de Gestão Administrativa da Unesp: Link: https://sistemas.unesp.br/sentinela/login.open.action 2. Faça o login com o e-mail e senha pessoal [1] (estes podem ser obtidos junto ao Serviço Técnico de informática - STI)

3. Escolha o módulo SOLICITANTE [2]. Em algumas ocasiões, mais de um módulo pode estar disponível, dependendo do perfil do usuário.

SOLICITANDO ITEM DE ESTOQUE 4. Entre nas opções MATERIAIS E SERVIÇOS [3] > SOLICITAR [4].

5. Selecione a área ou o projeto a ser onerado [5]. Estes são programados de acordo com área/ departamento de cada usuário. 6. Clique em AVANÇAR [6] para seguir para a próxima página.

7. Clique em CONSULTAR ESTOQUE [7] para exibição de todos os itens que o Almoxarifado possui em estoque para solicitação das seções/ departamentos.

8. Aparecerá a lista com os todos os itens. 9. Para facilitar a localização do item a ser solicitado, selecione o TIPO DE MATERIAL [8] e digite parte do nome do material no campo NOME DO ITEM [9]. Em seguida clique em PESQUISAR [10]. Esta operação é opcional. Caso não queira realizá-la, o usuário deve procurar o item na lista completa dos materiais.

10. Após localizado o material, adicione a quantidade de unidades que irá solicitar no campo QUANTIDADE [11]. 11. Esta operação deve ser repetida para todos os itens que serão solicitados. 12. Tendo encerrado esta seleção, clique em ADICIONAR AO CARRINHO [12].

13. O sistema será redirecionado para uma página onde deverá ser feita a confirmação dos itens selecionados. Se os dados estiverem todos certos, clique em CONFIRMAR INCLUSÃO DOS ITENS NO CARRINHO [13]. Caso contrário, altere as quantidades ou clique em VOLTAR [14] para retorna a tela de edição sem salvar estes itens.

14. Após a confirmação da inclusão dos itens, o sistema retornará para a página de edição e solicitação. 15. Se for necessário solicitar mais itens, retornar ao tópico 10 e repita os comandos. 16. Para consultar os itens já solicitados, clique em VISUALIZAR ITENS DE ESTOQUE NO CARRINHO DE COMPRAS [15].

17. Se não houver mais itens a serem solicitados, clique em IR PARA CARRINHO DE COMPRAS [16] para finalizar esta etapa.

18. Conferir novamente os dados da solicitação. Caso esteja tudo correto, clique em FINALIZAR PEDIDO [17].

19. Informe a FONTE DE RECURSO [18] referente ao pedido. Em pedidos de materiais ao Almoxarifado, usar sempre a Fonte de Recurso ALMOXARIFADO - TESOURO. 20. Informe a JUSTIFICATIVA [19] referente ao pedido. Este campo é de preenchimento obrigatório e deve estar de acordo com a real necessidade do solicitante. 21. Informe as OBSERVAÇÕES [20] referentes ao pedido. Este campo é de preenchimento opcional. Nele podem ser colocadas observações referente aos itens solicitados, como tamanho, cor, dentre outros.

22. Se houver necessidade, pode-se anexar um arquivo à solicitação para ajudar na identificação da mesma. Clique em SELECIONAR ARQUIVO [21] e escolha o arquivo a ser anexado ao pedido. 23. Clique em CONFIRMAR PEDIDO [22] para concluir a solicitação.

24. Tendo finalizado a solicitação, aparecerá a tela de confirmação do pedido, informando o número da solicitação, o status da mesma e toda a descrição dos materiais solicitados.

25. Para consultar o andamento de outras solicitações, feitas em um momento anterior, clique nas opções MATERIAIS E SERVIÇOS [23] > CONSULTAR [24].

Etapas, atores e responsabilidades referentes à solicitação de materiais para o Almoxarifado:

Para esclarecimento de maiores dúvidas entre em contato conosco: Telefone: (16) 3706 8761 e-mail: almoxarifado@franca.unesp.br material@franca.unesp.br