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SRM – RELAÇÃO COM OS FORNECEDORES

MANUAL DO FORNECEDOR

Junho 2013 Versão 2

SRM – Manual do Fornecedor Página

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IBERDROLA, S.A. Junho 2013 SRM-Manual do Fornecedor

ÍNDICE

Capítulo/Seção Página

1. BEM-VINDOS .................................................................................................................................................. 3

2. INFORMAÇÃO DO CONVITE À OFERTA ......................................................................................................... 4

2.1 ACESSO À SRM ................................................................................................................................................... 4 2.2 USUÁRIO E SENHA DA SRM ................................................................................................................................... 4 2.3 SERVIÇO DE ATENDIMENTO AO FORNECEDOR ............................................................................................................ 5 2.4 INFORMAÇÃO BÁSICA DA LICITAÇÃO ........................................................................................................................ 6

3. MENUS E PESQUISA ....................................................................................................................................... 7

3.1 MENUS ............................................................................................................................................................. 7 3.2 MODIFICAÇÃO DOS CRITÉRIOS DE SELEÇÃO DE UMA PESQUISA ...................................................................................... 8 3.3 FILTRO DE DOCUMENTOS NA ÁREA DE RESULTADOS .................................................................................................... 9 3.4 EXPORTAR RESULTADO CONSULTAS ....................................................................................................................... 10

4. VISUALIZAR LICITAÇÃO ................................................................................................................................ 11

5. CRIAR UMA OFERTA..................................................................................................................................... 14

6. EXIBIR / MODIFICAR LANCES ....................................................................................................................... 20

7. VERSÕES DAS OFERTAS ............................................................................................................................... 22

8. RODADAS DE NEGOCIAÇÃO......................................................................................................................... 25

9. ENVIO DE MENSAGENS ENTRE INTERLOCUTORES (COMPRADOR-FORNECEDOR) .................................... 26


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1. Bem-vindos

Bem-vindos ao processo de licitações do grupo Iberdrola!

O grupo Iberdrola utiliza a ferramenta SAP_ SRM 7.0 (Gestão de Relacionamento com Fornecedores) para o gerenciamento do processo de licitações e a relação com os fornecedores.


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2. Informação do Convite à Oferta

Cada vez que alguma empresa do grupo convidar algum fornecedor para participar em um processo de licitação, envia-se um email à pessoa de contato do fornecedor com a seguinte informação:

2.1 Acesso à SRM

A) O correio eletrônico inclui um link para acessar diretamente a ferramenta. Ao fazer um duplo clique no referido link, o fornecedor chega à tela de acesso

B) Também é possível acessar diretamente no endereço:

https://www.iberdrola.es/sap/bc/nwbc

2.2 Usuário e senha da SRM

Por favor, introduza o usuário e a senha (do fornecedor) e clique em

O email de convite inclui o seguinte parágrafo:

"Se esta for a primeira vez que foi convidado a apresentar ofertas em uma licitação através da SRM, você receberá um e-mail com a senha inicial. Se não receber o e-mail com a senha, se tiver esquecido a sua senha ou tiver algum tipo de dúvida, entre em contato com qualquer dos

https://www.iberdrola.es/sap/bc/nwbc


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nossos SERVIÇOS de ATENDIMENTO ao FORNECEDOR, informando seu nome de usuário XXXXXX”

Desta forma, o usuário (que é o código de fornecedor no Grupo IBERDROLA) também é proporcionado . Em relação à senha, se esta for a primeira vez que foi convidado para uma licitação por meio da SRM, receberá outro e-mail adicional com a senha inicial. O sistema automaticamente lhe solicitará a mudança da senha na primeira conexão

Critérios para estabelecer a senha: no mínimo 6 caracteres e no máximo 8; deve incluir 2 caracteres numéricos. Não inclua nenhum caracter especial nem repita senhas anteriores.

Por favor, leve em consideração que, por questões de segurança, a cada três meses o sistema SRM pedirá a todos os usuários que troquem de senha.

2.3 Serviço de Atendimento ao Fornecedor

Clique na opção “Contato” para ver os serviços de atendimento ao cliente da Iberdrola.

Por favor, não se esqueça de proporcionar ao serviço de atendimento o seu código de fornecedor / usuário, o CNPJ da sua empresa e o número da licitação


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2.4 Informação Básica da Licitação

O e-mail de convite também inclui a informação básica da licitação como o número da licitação, sua descrição e data limite de apresentação de ofertas.

Somente as ofertas enviadas através do sistema SRM (antes da data limite de apresentação) serão levadas em consideração. Se você não apresentar sua oferta antes do prazo já não será possível fazê-lo. Recomendamos não esperar até o último momento para registrar sua oferta.


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3. Menus e Pesquisa

3.1 Menus Quando o fornecedor acessa o sistema, a imagem que aparece é a seguinte:

Menu principal:

Licitações Fornecedor para receber toda a informação sobre as licitações às quais foi convidado

Gerenciar Pessoas de Contato: para gerenciar as pessoas de contato do fornecedor

Condições de Contratação: Relação das diferentes Condições de Contratação aplicáveis aos diferentes países do Grupo Iberdrola

Ajuda para consultar os manuais do usuário do sistema


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Para acessar uma licitação, vá ao menu de Licitações Fornecedor

Mostrar critérios de pesquisa: opção para modificar a atual seleção dos critérios de pesquisa

Área de resultados: a área de resultados das licitações mostra os resultados da pesquisa. Os dados podem ser classificados em ordem ascendente/descendente clicando no cabeçalho da coluna do dado a ser classificado.

É necessário atualizar a informação clicando em “Atualizar” sempre que se acesse esta área de resultados.

3.2 Modificação dos critérios de seleção de uma pesquisa Se for necessário modificar os critérios de pesquisa, clique em

Assim, aparecerá a lista de campos pelos quais se permitem novas pesquisas. Introduza os valores

desejados e clique em (Buscar)

Consultas ativas: pesquisas predefinidas baseadas no status da

licitação

Pesquisas por diferentes critérios de seleção (Ocultar/Vis)

Área de resultados da pesquisa


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Se quiser ocultar novamente os critérios de seleção, clique em “Ocultar atualização rápida critério”.

3.3 Filtro de documentos na área de resultados Uma vez executada, é possível fazer filtros adicionais sobre os resultados da mesma. Para tal, clique no link “Filtro” na parte direita da tela; aparecerá uma nova linha na área de resultados onde poderá introduzir os dados a serem filtrados.

Clique “Enter”

Para eliminar o filtro, delete o valor introduzido ou clique “Eliminar filtro”


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3.4 Exportar resultado consultas

É possível transferir para uma planilha em Excel o resultado das pesquisas. Entre os botões de ações

da área de resultados está que descarrega os dados em um arquivo Excel


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4. Visualizar Licitação

Para visualizar a licitação, clique no número de licitação ou marque a licitação a ser visualizada e escolha “Exibir Evento ”( EXIBIR COTAÇÃO)

O sistema mostra a informação introduzida pelo comprador

Dados de cabeçalho

Mostram-se principalmente os campos “Prazo de apresentação” e “Moeda”. Também contém informação sobre o comprador e seu correio de contato.

Para ver a informação do comprador, clique em “Detalhes” para acessar os dados de contato. Para lhe enviar um e-mail, clique em “Enviar e-mail”.

Resumo da

informação básica

da licitação


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Itens

Em Itens aparecem os detalhes dos produtos para os quais se solicita preço

Para acessar cada um dos itens:

Faça duplo clique sobre a descrição do item ou,

Selecione o item e clique em “Detalhes”


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Ao acessar “Dados do item” poderá ver mais anexos e textos a respeito do item a ser cotado.

Notas e Anexos

Aqui se indica a informação introduzida pelo comprador e os documentos anexados por ele

Para visualizar a documentação anexada, clique na descrição dos mesmos.


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5. Criar uma Oferta

Uma vez analisada a licitação, o fornecedor pode realizar as seguintes ações:

Enviar ao gestor da licitação o interesse/intenção de participar na petição de oferta antes de começar com o processo de criação e envio de ofertas.

Participar: o fornecedor irá participar no processo;

Não participar: o fornecedor não irá participar no processo;

Com reserva: o fornecedor não tem certeza que irá participar.

Clique em alguma das opções para enviar esta informação ao comprador:

“Criar Oferta”:

É possível criar uma oferta:

a) Desde “Exibir solicitaçao de cotaçao”: Por favor, leve em conta a seguinte mensagem do sistema:

“Em esta seção pode-se visualizar todos os dados da licitação registrados pelo administrador". Para criar a sua oferta, use o botão “Criar oferta e”


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b) Voltando à tela anterior, selecione a licitação e clique em: “Criar resposta”

Nesse momento aparecerá uma nova tela para a introdução dos dados da oferta:

Em Dados Basicos, os campos “Referência da oferta” e “Data da oferta” são obrigatórios


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Em "Itens" o fornecedor acessa os itens para introduzir seu preço / valor oferecido

Em “Notas e Anexos” é possível anexar os documentos da oferta e notas para o gestor da licitação.

O sistema mostrará a seguinte mensagem informativa ao chegar nessa seção:

“Por favor, lembrem que só é possível anexar documentos de tamanho inferior a 4 MB”


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Para adicionar uma nota: Vá a Notas > inserir:

O sistema mostra a seguinte tela para introduzir a nota:

Para anexar um documento: vá a Anexos > Inserir anexo


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O sistema mostra a seguinte tela:

Use o botão <Examinar> para procurar o documento:

Selecione o/os documento/s e clique em “Abrir”.


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Uma vez introduzida a informação da oferta, é possível:

1. “Gravar, sem enviar”: a oferta criada é guardada mas não se envia ao gestor da licitação. A oferta pode ser modificada e enviada mais tarde.

A oferta foi gravada mas não enviada e, por conseguinte, não foi recebida pelo licitante. Para enviar, clique no botão Enviar.

2. “Enviar”: a oferta criada é enviada ao gestor da licitação. Clique em: “Enviar”


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6. Exibir / Modificar lances

Para modificar, finalizar ou visualizar uma oferta anteriormente guardada, pode acessar dito documento desde a tela inicial:

a) Clique duas vezes sobre Exibir/ Modificar lance, ou

b) Selecione a linha da licitação e clique em “Exibir / Modificar lance”


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Na primeira vez que se acessa a licitação por meio do botão “Exibir Evento”, o sistema mostrará a seguinte mensagem informativa:


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7. Versões das Ofertas

Uma vez que uma oferta tenha sido apresentada, só é possível criar/enviar uma nova ou modificar/ retirar uma oferta apresentada nas seguintes situações:

Se o gestor da licitação permitir. O comprador tem uma opção (que pode ou não ativar) para "permitir que o fornecedor modifique a oferta" até a finalização do prazo de apresentação. Desta forma, mesmo que a oferta tenha sido apresentada (dentro do prazo de apresentação da mesma), o fornecedor poderia modificá-la e apresentá-la novamente.

Se esta for a situação, o comprador deve informar o fornecedor que esta opção foi ativada. Então, inclusive no estado “Apresentado” o botão "Processar” estará disponível para o fornecedor até a finalização do prazo de apresentação de ofertas.

Oferta devolvida. O comprador pode devolver uma oferta; então, o fornecedor pode modificá-la e apresentá-la novamente.

Para editar uma oferta, entre para visualizá-la e clique em "Processar” conforme se mostra na seguinte tela.

Modifique a informação da oferta e envie-a de novo ao comprador (ou salve-a).

Retirar (Anular) a oferta. Uma vez que uma oferta tenha sido apresentada (dentro do prazo de apresentação), o fornecedor pode retirá-la, razão pela qual a oferta não será considerada e o fornecedor se retira assim da licitação.


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Selecione o botão eliminar para retirar-se da licitação (Não envie a oferta outra vez)

O sistema pede confirmação para esta ação não reversível.


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Mostra-se o controle das versões da oferta em:

Área de trabalho inicial

Ao visualizar a oferta, em “Rastreamento”


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8. Rodadas de Negociação

No sistema SRM 7.0 o comprador pode criar diferentes rodadas de negociação dentro do mesmo processo de cotação. Cada rodada de negociações terá um diferente número de licitação.

Uma vez que o comprador cria uma nova rodada de negociação, a anterior licitação se fecha. Podem ser criadas novas rodadas se a licitação não estiver em um processo de aprovação ou tiver sido finalizada.

A nova rodada terá:

Um novo prazo de apresentação de ofertas

O fornecedor receberá um novo e-mail de convite com uma descrição informando que se trata de uma rodada (o número da licitação é diferente).

Os fornecedores deverão fazer suas ofertas de novo.

Para uma identificação à primeira vista de uma "rodada", o comprador pode incluir na descrição da nova licitação o número da licitação original e a informação de que se trata de uma rodada.

Os novos requerimentos das rodadas serão incluídos e explicados nas mesmas pelos gestores de compra.


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9. Envio de mensagens entre interlocutores (Comprador-Fornecedor)

O sistema permite a comunicação entre o fornecedor e o comprador sem a necessidade de modificar a licitação. Esta função permite que o fornecedor escreva mensagens ao comprador.

Para acessar as mensagens, clique em “Perguntas e respostas" no cabeçalho:

Ao clicar sobre o botão, o sistema mostra a seguinte tela onde o fornecedor pode introduzir suas perguntas ou comentários ao gestor:

Todas as mensagens enviadas desta forma ficam registradas no sistema

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