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Manual do Fornecedor

Sumário 1 2 3 4

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Histórico Objetivo Diretrizes

OrganizacionaisdaCentral

de Compras

IdentidadeOrganizacional

Normas deAtendimento e

Conduta

HabilitaçãoTécnica de

Fornecedores

Documentaçãopor Tipo deFornecedor

Seleção deFornecedores

Visitas àUnimed RSG

FaturamentoPrazo e

Forma dePagamento

VisitasTécnicas

FornecedoresCríticos

Feedbackao Fornecedor

Avaliação de Fornecedores

1. Histórico DADOS GERAIS

DIRETORIA

Dr. Wender B. Freitas - Diretor Presidente Dr. José Carlo Terra - Diretor Administrativo

Dr. Frederico H. O. Junqueira - Diretor Financeiro Dr. Hélio D. Rezende - Diretor de Mercado/

Recursos e Serviços Próprios Dr. Jean Paresoto - Diretor Técnico Drª. Edilene Abdo - Diretor Clínica

A cooperativa foi criada em novembro de 1989, na cidade de Itumbiara-GO, inicialmente se chamando Unimed de Itumbiara e depois posteriormente no ano de 1996, com a ampliação de nossa a área de ação, englobandon a o c a s i ã o o u t ro s n o v e m u n i c í p i o s ( G o i a t u b a , Buriti Alegre, Panamá, Bom Jesus,Vicentinópolis, Inaciolândia, Cachoeira Dourada, Gouvelândia e Porteirão), atendendo uma p o p u l a ç ã o e s t i m a d a e m 200 mil habitantes, tornou-se a Unimed Regional Sul Goiás.

Na busca incessante pela excelência da gestão em saúde e com o contínuo crescimento da carteira de clientes e visando a

satisfação dos seus clientes, em 2010 ocorreu a inauguração do Laboratório Unimed, bem como na aquisição de uma área de 17.000m2 para a construção do Hospital da Cooperativa, este

último inaugurado em 2012, desde quando vem prestandoatendimento humanizado e de alta qualidade.

2. Objetivo

Definir e divulgar as diretrizes, crenças e premissas, que em conjunto definem as políticas de qualificação de fornecedores da Unimed Regional Sul Goiás.

Este manual é resultado de nossa compreensão e aplicação da filosofia empresarialda organização,cujo foco é a prestação de serviços de saúde de modo humanizado,acolhedor e seguro.

Este guia foi criado para estabelecer um bom relacionamento com os fornecedores de materiais, produtos, bens e serviços por meio de uma conduta ética nas relações comerciais e preservar a imagem da Unimed Regional Sul Goiás, na relação comercial, por meio de procedimentos que estejam de acordo com as normas éticas previstas.

3. IdentidadeOrganizacional MISSÃO

Oferecer soluções em saúde, buscando a valorização dos serviçosmédicos cooperados, através da excelência e meritocracia.

VISÃOPromover a sustentabilidade do negócio, com valorização dos

VALORESÉtica,

Cooperativismo,

Transparência,

Respeito ao ser humano,

Justiça,

Meritocracia,

Promoção a saúde,

Qualidade com melhoriacontínua,

Sustentabilidade.

cooperados, colaboradores e prestadores de serviço, buscandoa satisfação dos beneficiários, através da excelência dos serviçosprestados e ser reconhecido como referência em assistência

médica regional até 2018.

4. DiretrizesOrganizacionais daCentral de Compras

A Unimed Regional Sul Goiás busca estabelecer nos relacionamentos com seus Fornecedores, Prestadores de Serviços e Parceiros um alinhamento com a Missão, Visão, Valores e Política da Qualidade.

A Unimed Regional Sul Goiás acredita que quanto maior a interação com seus fornecedores, maiores serão as possibilidades de melhorias nas diversas etapas do processo de aquisição e, conseqüentemente, maiorsatisfação de todas as partes interessadas.

A missão de Suprimentos é gerar resultados por meio de aquisições de bens e serviços através de parceiros idôneos com a melhor relação custo benefício, com o menor risco, dentro dos prazos e qualidade esperados.


Alguns pontos são fundamentais para o relacionamento comercial e satisfação de ambas as partes, e devem ser seguidos rigorosamente:

· Ter o conhecimento das legislações aplicáveis a sua empresa ou ramo de atividade e atendê-las;· Manter, regular e fornecer quando solicitado, toda documentação exigida;

· Fornecer informações imediatas na confirmação do pedido sobre quaisquer mudanças;

· Não efetuar faturamentos sem estar de posse do número da Ordem de Compra e o mesmo constar na nota fiscal;

· Retornar propostas de orçamentos ou contratos dentro do prazo estabelecido;

· Manter devidamente atualizado o seu cadastro;

· Manter sigilo e confidencialidade sobre todas as informações técnicas ou não, pertinentes ao fornecimento, de propriedade da instituição;


Alguns pontos são fundamentais para o relacionamento comercial e satisfação de ambas as partes, e devem ser seguidos rigorosamente:

· Manter tratamento igualitário, cordial e cooperativo para com todos os fornecedores;

· Renunciar a qualquer prática que desabone os princípios da honestidade, inclusive denunciando eventuais iniciativas por parte dos fornecedores, como por parte dos compradores, toda e qualquer prática de desabone os princípios da ética e da honestidade, devem ser denunciados.

O recebimento de brindes, presentes, cortesias, etc., estão restrito a:- Canetas, Lápis, Lapiseiras, Livros, Cadernos, Agendas e outros materiais de escritório sempre com logomarca.

· Convites para palestras, eventos, workshops, seminários e afins patrocinados por fornecedores poderão ser aceitos, desde que haja autorização da Gestão Administrativa do Hospital Unimed ou Gestão Corporativa da gerência da Unimed Regional Sul Goiás.

- Camisetas, Bonés, Bolsas, Squeezer, Nécessaires e outras peças de uso pessoal, sempre com logomarca.

Estes devem ser direcionados ao departamento pessoal da Unimed Regional Sul Goiás.

5. Seleção deFornecedores A seleção consiste na escolha entre os

fornecedores qualificados que atendam aos requisitos pré-estabelecidos:

- Documentação exigida conforme o tipo de atividade devidamente a atualizada,

- Qualidade dos produtos oferecidos, preço, prazo de pagamento, prazo de entrega e assistência técnica.

6. Normas deAtendimento e

Conduta

A Unimed Regional Sul Goiás entende que o relacionamento com os fornecedores de materiais, medicamentos e bens e prestadores de serviços que com ela mantenham relações comerciais no sentido de que adotem uma postura ética compatível com os princípios e valores e normas que

promovam a cidadania e o desenvolvimento humano, visando uma sociedade justa, sustentável e solidária.

Existem duas categorias de fornecedores:

· Produtos: Fornecer produtos como materiais hospitalares, medicamentos, OPME (Órteses, próteses, materiais especiais) imobilizados e outros materiais de consumo, conforme os padrões técnicos estabelecidos e documentados.

· Serviços: Fornecer/prestar serviços de manutenção, consultoria, segurança, limpeza, obras, médicos, ensino e pesquisa e transporte e outros, conforme padrões técnicos estabelecidos e documentados.

Tem como objetivo captar e selecionar fornecedores idôneos no mercado, além de garantir a qualidade dos produtos a ser adquirido para utilização na Unimed Regional Sul Goiás.

Em relação aos medicamentos, objetiva, ainda, identificar a situação dos fornecedores quanto, à regularidade junto aos órgãos que se ocupam na avaliação de risco e da qualidade, auxiliando a regulamentação sanitária nacional. Todos os fornecedores em contato com a Unimed Regional Sul Goiás deverão, portanto, respeitar as legislações sanitárias vigentes no país.

7. HabilitaçãoTécnica de

Fornecedores

Documentações técnica exigida

Alguns destes documentos são atualizados anualmente, a partir dessa atualização documental o setor de compras emiti uma classificação através do sistema Tasy no módulo de avaliação dinâmica, para os fornecedores com documentação desatualizada o setor emite uma notificação com prazo para atualização, o próprio sistema quem gerencia o prazo de vigência do documento cadastrado, neste mesmo módulo é possível que todo o departamento de compras e envolvidos acessem os documentos cadastrados no sistema de gestão Hospitalar.

Com base nas legislações, será exigida dos fornecedores, a título de habilitação, as documentações técnicas especificadas abaixo, a apresentação destes documentos se faz necessário a partir da seleção deste fornecedor na confirmação de um processo de compra ou prestação de serviço dentro outras porventura cabíveis e será divulgado através do site da Unimed Regional Sul Goiás e também através da Plataforma de Compras utilizada pela instituição para realização de cotações

7. HabilitaçãoTécnica de

Fornecedores

Documentação Aplicável a Todos os Fornecedores

· Ato constitutivo, estatuto ou contrato social em vigor devidamente registrado (quando aplicado);

· Cartão de inscrição do CNPJ;

· Inscrição Estadual; (quando aplicado)

· Alvará de localização e funcionamento; (quando aplicado)

· Alvará da vigilância sanitária vigente; (quando aplicado);

· Certificado de responsabilidade técnica do Conselho correspondente (quando aplicado).

8. Documentaçãopor Tipo deFornecedor

Documentação Aplicável aos Fornecedores de Materiais, Medicamentos, OPME, Insumos de

Laboratório, Dietas Enterais e Paraenterais.

· Certificado de boas práticas de fabricação emitido pela ANVISA (quando aplicado);

· Autorização especial para comercialização de produtos sujeitos a controles especiais;

· Autorização para medicamentos notificação simplificada;

· Carta de exclusividade ou distribuição do fabricante (quando aplicado);

· Autorização de funcionamento da ANVISA (Correlato, Medicamento e Controle Especial).


Documentação Aplicável aos Fornecedores deSaneantes/Detergentes/Alvejantes/Desinfetantes

· Evidência de registro na ANVISA e/ou Ministério da Saúde;

· Declaração do meio de transporte, veículo de transporte vistoriado pela vigilância ou outro órgão competente (quando exigir);

· Licença para Incineração (quando exigir).


Documentação Aplicável aos Fornecedores deGêneros Alimentícios

· Registro do SISBI ou IMA - Fornecedores de produtos de or igem animal (quando exigir ) ;

· Declaração do SIE - Serviço de Inspeção Estadual (quando exigir);

· D e c l a r a ç ã o m e i o d e t r a n s p o r t e v e í c u l o d e t r a n s p o r t e v i s t o r i a d o p e l a v i g i l â n c i a o u o u t r o ó r g ã o c o m p e t e n t e ( q u a n d o e x i g i r ) ;

· Possui relatór io e roteiro de v is ita técnica (quando exigir ) ;

· E v i d ê n c i a d e r e g i s t r o n a A N V I S A e / o u n o M i n i s t é r i o d a A g r i c u l t u r a , P e c u á r i a e A b a s t e c i m e n t o M A PA ( q u a n d o e x i g i r ) ;

· Relatór io e roteiro de v is ita técnica (quando exigir ) ;

· Manual de Boas Prát icas de Produção (quando exigir ) ;

· Manual de Boas Prát icas de Armazenamento (quando exigir ) ;


Documentação Aplicável aos Fornecedores deEquipamentos Médicos Hospitalares

· Carta de exclusiv idade ou distr ibuição do fabr icante (quando exigir ) ;

· Cert ificado de Aparelhos Afer idos – RBC (quando exigir ) ;

· Cert ificação de boas prát icas (opcional ) .


Documentação Aplicável aos Fornecedores Prestadores de Serviços .

· Atestado de responsabi l idade técnica- ART (quando exigir ) ;

· Licença Ambiental (empresas cujas atividades podem causar riscos ao meio-ambiente);

· C e r t i fi c a d o r e g u l a r i d a d e F G T S - C R F ;

· C e r t i d ã o d e Q u i t a ç ã o d e T r i b u t o s F e d e r a i s e c o n t r i b u i ç õ e s s o c i a i s e x p e d i d a p e l a S e c r e t a r i a d a R e c e i t a F e d e r a l ;

· C e r t i fi c a d o j u n t o a o I n m e t r o , C R E A , c o r p o d e b o m b e i r o ( p a r a r e c a r g a d o s e x t i n t o r e s ) ;

· Parecer de Pré Avaliação dos Prestadores de Serviços ( junto ao departamento do SESMT).

· C e r t i d ã o N e g a t i v a d e Tr i b u t o s M u n i c i p a i s e x p e d i d a p e l a P r e f e i t u r a M u n i c i p a l ;

· C e r t i d ã o N e g a t i v a d e D é b i t o s Tr a b a l h i s t a s ;


Informações Necessárias a Fornecedores que Utilizam Nota Fiscal Avulsa Pessoa Física

Nome CompletoSexoProfissão

Grau de InstruçãoNacionalidadeEstado CivilPISCPFD ata de NascimentoCidade e Estado de Nascimento

Carteira de Identidade e D ata de EmissãoTítulo Eleitoral

CTPS - Serie/UF

Nome da MãeEndereço Completo

Fornecedores que utilizam a Nota Fiscal Avulsa deverão procurar o setor responsávelpela contratação para preencher a FICHA CADASTRAL - NF AVULSA com as informaçõesabaixo:


9. Avaliação de Fornecedores

O processo de avaliação de fornecedores tem como objetivo permitir que a Unimed Regional Sul Goiás estabeleça o relacionamento com os fornecedores de performance garantida e alinhados com seus valores.

A avaliação de Fornecedores abrange os requisitos:

Avaliação da entrega do produto ou serviço: é medição periódica do desempenho do fornecedor l evando em consideração prazo, qualidade, integridade produtos e serviços.

Visita técnica: auditorias realizadas no fornecedor e/ou em clientes do fornecedor para verificar as condições de trabalho, ambiente, processo produtivo, cumprimento de regras e legislações gerais e especificas a sua atividade.

Serão passíveis de avaliação periódica os critérios: (Qualificação documental, Pontualidade das entregas, Eficiência no Atendimento e Integridade dos Produtos)

Cada um dos critérios supracitados têm o peso de 25% ( vinte e cinco por cento), queserão compilados pelo setor de Compras periodicamente.

Notas de Avaliação de Fornecedores

≤ 39,90 - péssimo: o fornecedor que for classificado como péssimo, será realizado a suspensão temporária do mesmo pelo período de 60 dias nos processos de cotação da instituição, a restituição deste fornecedor/prestador somente será aceita mediante a correção de todos os apontamentos e a comprovação de melhoria sob condições especiais de fornecimento e ainda com o consentimento da Diretoria Executiva.40,00 à 59,00 - regular: o fornecedor que for classificado como regular, deverá apresentar uma proposta de melhoria as não conformidades identificadas no processo avaliativo, este poderá ficar suspenso por um período de até 30 dias nos processos de cotação da instituição até adequação.

60,00 à 79,90 - bom: o fornecedor que for classificado como bom, atende os requisitos da avaliação de fornecedores, porém requer melhorias em seu processo.> 80,00 - excelente: o fornecedor que for classificado como excelente, atende de forma eficaz aos requisitos da avaliação.No caso de reincidência de avaliação péssima ou regular, o cadastro do fornecedor deverá ser alterado para inativo, salvo orientações contrárias dos envolvidos pela aquisição do produto ou serviço.

9. Avaliação de Fornecedores

10. Feedbackao Fornecedor

A partir da avaliação dos documentos, o fornecedor receberá um feedback positivoou negativo quanto a sua homologação na instituição, sendo por meio de carta ou e-mail.

As avaliações quanto à integridade dos produtos, bens e serviços serão realizadas no decorrer dos fornecimentos, e como supracitado, caso ocorram irregularidades no fornecimento, estas serão apontadas e tratadas.

11. FornecedoresCríticos

A Unimed Regional Sul Goiás define como fornecedores críticos aqueles que impactam diretamente na qualidade do atendimento prestado aobeneficiário. Os classificados como críticos são os fornecedores de Medicamentos e Materiais, Órtese Prótese e Materiais Especiais (OPME), Alimentação Especial, Gêneros Alimentícios Perecíveis, EquipamentosMédicos Hospitalares, Saneantes, Higienização e Insumos Laboratoriais.

Assim, a Unimed Regional Sul Goiás busca a parceria e o desenvolvimento de seus fornecedores, visando o aperfeiçoamento deste processo, a qualidade no atendimento e a satisfação de todas as partes envolvidas.

12. VisitasTécnicas Para a qualificação e avaliação de alguns

fornecedores classificados como críticos, seránecessário o acompanhamento durante a relação comercial, sendo obrigatório a visita técnica, cuja função será a de validar as condições de fornecimento de produtos e serviços.

As visitas técnicas serão realizadas pelos próprios gestores das áreas envolvidas, os quais deverão estar acompanhados de um técnico apto a testar e avaliar os requisitos p ré - e s t a b e l e c i d o s p a r a h o m o l o g a ç ã o emanutenção do fornecedor e garant i r a c o n t i n u i d a d e d e f o r n e c i m e n t o d e u m produto/serviço pelo fornecedor.

13. Visitas àUnimed RSG As visitas de fornecedores para a apresentação

de produtos ou serviços deverão ser agendadas previamente com a Central de Compras peloscontatos abaixo:

t: (64) 3432-9512E-mail: [email protected]

t: (64) 3432-9568t: (64) 3432-9582

14. FaturamentoPrazo e Forma de

PagamentoEnvio de Fatura

Para envio de notas fiscais de Serviços:

· Obter junto à área gestora a aprovação dos serviços executados;

· Aguardar o recebimento da ordem de compra;

Para envio de Notas Fiscais de Materiais:

· Aguardar o recebimento da ordem de compra;

· Encaminhar o material ao local de entrega solicitado no pedido de compras, juntamente com a NF (a NF deve estar idêntica ao pedido);

· As NF's deverão respeitar os locais e prazos de faturamento.

Forma e prazo de pagamento

A Unimed Regional Sul Goiás efetua pagamentos através de boletos, TED/DOC, cheque, em carteira ou depósito bancário, a condição de pagamento poderá ser acordada em negociação e formalizada através de contratos, ordem de compra ou termos de fornecimento previamente definida.

14. FaturamentoPrazo e Forma de

Pagamento

Av. Dr. Celso Maeda, 655 Jardim LiberdadeItumbiara, Goiás

(64) 3432-9512 / (64) 3432-9568 / (64) 3432-9582T:

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