manual do expositor/patrocinador - evecon.com.br · temos o prazer de apresentar-lhe o manual do...
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MANUAL DO EXPOSITOR/PATROCINADOR
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Prezado Expositor,
Temos o prazer de apresentar-lhe o Manual do Expositor/Patrocinador do Congresso Brasileiro de
Nutrição e Envelhecimento, da XV Jornada de Inverno da SBGG-RS e do I Encontro de
Fonogerontologia, que será realizado no período de 05 a 07 de setembro de 2013, no Centro de
eventos do Plaza São Rafael - RS.
Para melhor atendê-lo, procuramos fornecer toda a orientação necessária para a realização deste
Evento, através do Regulamento Geral, dos Procedimentos de Participação e do Caderno de
Formulários.
A tranquilidade do evento e o conforto do expositor são diretamente proporcionais à resposta e ao
cumprimento dos prazos e orientações do Manual.
Agradecemos a sua participação e ficamos à disposição para prestar quaisquer esclarecimentos.
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CONTATOS DO EVENTO
LOCAL DO EVENTO
Centro de Eventos do Hotel Plaza São Rafael
Avenida Alberto Bins, 514
Porto Alegre – RS – CEP: 90030-140
Tel: (51) 3220-7000
Fax: (51) 3220-7001
Contato: Cristina Dal Soglio – Departamento de eventos
e-mail: [email protected]
CORDENAÇÃO GERAL
CCM Worldwide Medical Congress
Rua Barão do Triunfo, 448 Sala 501 – Menino Deus
Porto Alegre – RS – CEP: 90.130-100
Tel.: (51)- 3028-3878
Fax: (51)- 30283879
Contato para vendas: Bruna Porto
E-mail: [email protected]
Fone: (51) 3086 9127 ou (51) 9155 7622
Contato de Atendimento Comercial: Sabrina de Oliveira
E-mail: [email protected]
Fone: (51) 3086 9116 ou (51) 8136 8310
MONTADORA OFICIAL:
EXPOSUL STANDS PARA FEIRAS
Estrada Aracajú, 160
Bairro Vila Nova - Porto Alegre/RS
CEP: 91740-320
Contato: Gabriel Fortunato
(051) – 3241.0499
(051) – 9342.6525
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1. CRONOGRAMA GERAL
1.1 MONTAGEM, REALIZAÇÃO E DESMONTAGEM.
DIAS OCUPAÇÃO INÍCIO TÉRMINO
04/09/2013
Quarta-feira
MARCAÇÃO DA FEIRA E DESCARGA DE
MATERIAIS SOMENTE DA MONTADORA
OFICIAL DO EVENTO
08h 10h
DESCARGA DEMAIS MONTADORAS E
INÍCIO MONTAGEM DE TODOS OS
ESTANDES
10h
17h30min
LIMPEZA 17h30min 19h30min
05/09/2013
Quinta-feira EVENTO 08h 18h30min
06/09/2013
Sexta-feira EVENTO 08h 18h30min
07/09/2013
Sábado EVENTO 08h 18h10min
07/09/2013
Sábado
RETIRADA DE MATERIAL PELOS
EXPOSITORES 18h10min 19h10min
07/09/2013
Sábado DESMONTAGEM DOS ESTANDES 19h10min 23h
ATENÇÃO: O horário para o término da montagem deverá ser rigorosamente respeitado pelas montadoras e todas as mercadorias retiradas do Centro de Eventos. As montadoras que não conseguirem cumprir o horário estabelecido ficarão responsáveis pelo pagamento destas horas extras. O valor será descontado do cheque caução.
O Expositor que optar por outra montadora, deverá informar à Montadora Oficial, encaminhar o projeto com perspectiva, planta baixa com medidas e descritivo para aprovação do mesmo, até o dia 09/08/2013.
A CCM Eventos não se responsabiliza por materiais deixados no local da exposição após o encerramento da desmontagem.
Os carregadores são de responsabilidade de cada expositor.
A CCM Eventos e Montadora Oficial não se responsabilizam por materiais deixados no local da exposição após o encerramento da desmontagem.
O Centro de Convenções e a Organizadora não se responsabilizam por materiais deixados no interior do edifício, o desaparecimento ou dano de quaisquer pertence do expositor, de seus parceiros e fornecedores é de total responsabilidade dos mesmos.
A carga e descarga deverão ser realizadas pela entrada da Rua Coronel Vicente, 431.
Notar que não é permitida pela EPTC a circulação de caminhões acima de 10 toneladas e/ou comprimento superior a 7m, de segunda a sexta-feira, das 7 às 19h, e aos sábados, das 7h às 14h, no centro de Porto Alegre.
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2. NORMAS GERAIS
2.1 - RESPONSABILIDADE
A Comissão Organizadora, Promotora e a Predial Administradora Hotéis Plaza S.A não se responsabilizarão por danos ou prejuízos causados a pessoas ou produtos expostos antes, durante ou após a realização do evento, incluindo roubo, deficiências ou interrupções no fornecimento de energia elétrica, ou sinistros de qualquer espécie, portanto a responsabilidade cabe a cada expositor.
Os expositores devem formular consulta prévia ao Centro de Eventos Plaza São Rafael para instalações especiais que fujam aos parâmetros estabelecidos pelo Centro de Eventos, no que diga respeito, especialmente, às instalações hidráulicas, elétricas, telefonia e capacidade de carga. Cada patrocinador é responsável por informar-se e cumprir toda legislação pertinente.
Ao ser contratada uma empresa montadora, que não seja a oficial, será de responsabilidade da empresa expositora o envio de uma cópia do manual do expositor a mesma. Sendo que a empresa expositora não ficará isenta das responsabilidades quanto ao cumprimento integral das normas do presente regulamento.
2.2 - ENVIO DE MATERIAIS
Qualquer material que for enviado para o evento deverá ser enviado no dia anterior à montagem
(03/09/2013) impreterivelmente. No pacote de material a ser inserido nas pastas dos congressistas
deverá constar a finalidade MATERIAL NA PASTA.
ENDEREÇO PARA ENVIO: Plaza São Rafael Hotel e Centro de Eventos Endereço: Av. Alberto Bins, 514 CEP: 90030-140 Porto Alegre/RS • Toda mercadoria destinada à exposição deverá ter em sua embalagem, claramente identificados
o nome do evento, nome do expositor e o número de seu stand.
• É de responsabilidade do expositor observar os procedimentos legais para emissão de notas
fiscais de qualquer natureza para entrega ou retirada de equipamentos, materiais duráveis ou de
consumo, sendo de sua responsabilidade o recolhimento de qualquer encargo devido.
• O Expositor deve emitir Nota Fiscal de Simples Remessa ou Declaração de Remessa em nome
do próprio Expositor (estabelecimento remetente).
• A nota fiscal de envio de produtos para o evento deverá ser emitida em nome da própria
empresa expositora, com seu CNPJ, inscrição estadual e o endereço do Hotel Plaza São Rafael.
• No corpo da nota fiscal deverão ser relacionadas todas as mercadorias e produtos e deverá
constar a observação de que as mercadorias são para demonstração, citando também o nome e a data
de realização do evento.
• A nota fiscal original deverá ficar sob a guarda do Expositor durante todo evento.
• Não é permitida a entrada de qualquer equipamento/produto sem nota fiscal.
2.3 - TRANSPORTE
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2.3.1 - O Expositor é responsável pelo transporte e manuseio de materiais nas dependências do Centro de Exposições, bem como a utilização de carrinhos e equipamentos para seu stand. 2.3.2 - O transporte de equipamentos ou produtos no interior das dependências do Centro de Convenções que não for feito manualmente, somente poderá ser feito por carrinhos com rodas de borracha (pneus). 2.3.3 - O centro de convenções e a organização do evento, não possuem carrinhos e o pessoal de apoio para o transporte e manuseio de produtos, os mesmos deverão ser providenciados pelo expositor. 2.3.4 - É terminantemente proibido o uso das escadas rolantes e elevadores sociais para transportes relativos às montagens e desmontagens. 2.3.5 - Somente será permitido o acesso de caminhões na área de carga e descarga de material, nas etapas de montagem e desmontagem, até 02 (duas) horas antes do encerramento do horário previsto no quadro de resumo dos dias e horários do evento. 2.3.6 – Toda carga e descarga de material no Hotel Plaza São Rafael deverá ser realizada pela Rua Coronel Vicente, 431.
2.3.7 - Notar que não é permitida pela EPTC a circulação de caminhões acima de 10 toneladas e/ou
comprimento superior a 7m, de segunda a sexta-feira, das 7 às 19h, e aos sábados, das 7h às 14h, no
centro de Porto Alegre.
2.3.8 - Não poderá, sob hipótese, alguma, a permanência de caminhões estacionados no Centro de Eventos, durante a realização do evento 2.4 - REGRAS GERAIS DE CREDENCIAMENTO 2.4.1 - CREDENCIAMENTO DE PROFISSIONAIS PARA O EVENTO 2.4.1.1 - O organizador do evento deverá providenciar junto à comissão organizadora e/ou montadoras dos estandes, termo de responsabilidade sobre danos ou acidentes com materiais de sua propriedade, funcionários seus do primeiro dia de montagem até o último dia de desmontagem. 2.4.2 - CREDENCIAMENTO DOS EXPOSITORES 2.4.2.1 - Os crachás de expositores serão confeccionados com o nome da empresa e do colaborador, respeitando o limite de 3 crachás para cada 9m². 2.4.2.2 - Informamos que o crachá de expositor permite acesso somente à área de exposição, sendo este, intransferível.
2.4.2.3- As credenciais deverão ser retiradas a partir do dia 04/09/2013 às 08:00h. ATENÇÃO: Todas as credenciais fornecidas pelos organizadores são pessoais e intransferíveis e não dão direito a acompanhantes. O uso indevido implicará na apreensão e cancelamento da referida credencial. Não serão emitidas segundas vias de credenciais apreendidas. O uso da credencial é obrigatório por parte dos expositores, montadores e fornecedores de serviços nos estandes. Informamos que o crachá de expositor permite acesso somente à área de exposição. Credenciais extras ou perda será cobrada uma taxa de R$ 50,00/cada.
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2.5 - AÇÕES PROMOCIONAIS
Sorteios só serão permitidos após o término das atividades científicas.
Não será permitida nenhuma ação promocional do expositor fora dos limites de seu estande.
Os corredores do Centro de Convenções são de uso comum, não sendo neles permitido o aliciamento de visitantes ou distribuição de impressos, ou quaisquer outros artigos de promoção, sob a penalidade de serem os mesmos recolhidos pela Comissão Organizadora do evento.
A Comissão Organizadora reserva-se o direito de impedir a distribuição do material promocional, mesmo no interior do estande, sempre que este fato estiver propositalmente ocasionando distúrbios ou aglomerações.
Não será permitida a instalação de infláveis, de nenhum tipo, forma ou tamanho, a colocação ou aposição de faixas, painéis, motivos decorativos ou tapetes, fora dos domínios do estande.
Não será permitida a circulação pelos corredores do evento ou áreas comuns, de pessoas caracterizadas com trajes de qualquer tipo ou espécie, (infláveis, fantasias, etc.) que representem os produtos da empresa expositora - marca, personagem ou tema alusivo ao estande.
Todo material exposto no evento, deverá ser retirado pelo expositor impreterivelmente no primeiro dia de desmontagem do evento. O material promocional que não for retirado neste prazo será destruído.
A Comissão Organizadora poderá sustar a demonstração de todo e qualquer material que não seja produto destinado ao setor, que a seu critério possa apresentar riscos a pessoas, mercadorias ou estruturas e elementos de estandes ou da própria área de exposição do evento.
Todo e qualquer material promocional que infringir este regulamento, será apreendido e devolvido somente após o término do evento.
3 - NORMAS DE MONTAGEM E DESMONTAGEM: 3.1 - SÃO DEVERES DA ORGANIZADORA: 3.1.1- Legalização do evento junto aos órgãos competentes.
3.1.2 - Aprovar ou recusar projetos de decoração de stands, de acordo com as normas deste manual. 3.1.3 - Permitir o livre acesso de pessoal de fiscalização e manutenção do Centro de Eventos Hotel Plaza São Rafael às áreas utilizadas para o evento, assim como das pessoas por ele credenciadas, necessárias ao desempenho das funções do Centro de Eventos. 3.1.4 - Não permitir a permanência de pessoal no interior do Centro de Eventos do Hotel Plaza São Rafael, após o horário destinado a montagem, desmontagem e realização de eventos, exceto pessoal da segurança, devidamente credenciado e identificado. 3.1.5 - Demarcar, no piso, a indicação para localização dos “stands“, exclusivamente, com materiais facilmente removíveis, sendo determinantemente vetada a utilização de tintas, vernizes, colas ou similares, cuja remoção importe em dano ao local demarcado. 3.1.6 - Não permitir a utilização de material de difícil remoção para eventual fixação de tapetes, diretamente nos pisos do Centro de Eventos do Hotel Plaza São Rafael. 3.1.7 - Não permitir que as montadoras ou expositores encostem ou apoiem qualquer tipo de material em paredes ou portas, durante as etapas de montagem, desmontagem e realização de eventos. 3.1.8 - Não permitir qualquer tipo de montagem:
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a) A uma distância inferior a 1,20m (um metro e vinte centímetros) de hidrantes e extintores de incêndio, ou que impeçam o livre e fácil acesso aos mesmos.
b) Em locais que impeçam ou dificultem o livre acesso às saídas de emergência.
c) A uma distância inferior a 04 (quatro) metros dos postos de serviço de telecomunicações e lanchonetes, ou em locais que impeçam ou dificultem o serviço prestado.
3.2 - SÃO RESPONSABILIDADES DO EXPOSITOR
3.2.4 – Certificar-se que a montadora utilizada, que não for a oficial, para ter acesso às dependências do pavilhão e liberação para o início da montagem, entregar de um cheque caução para a organização do evento no valor de R$ 5.000,00 (cinco mil reais), por stand a ser montado. 3.2.5 – Atentar que, no caso de montagem com outra montadora que não a oficial, certificar-se de que esta tenha providenciado junto ao CREA (Conselho Regional de Engenharia e Arquitetura) o recolhimento da ART/RRT (Anotação de Responsabilidade Técnica). É obrigatório manter em seu stand uma cópia desta guia, pois, no caso de fiscalização, poderá haver embargo de stand. Notar que, sem ART/RRT devidamente quitada, a montagem do stand não será permitida. 3.2.10 - Todo empregado do expositor, cujo serviço exigir proteção especial, deverá receber Equipamento de Proteção Individual (EPI) fornecido pelo respectivo expositor, devendo o mesmo se incumbir das medidas cabíveis
3.3 - STANDS
3.3.1 - LOCALIZAÇÃO DOS STANDS
Caberá à Montadora Oficial demarcar a localização dos stands atendendo a ordem cronológica de solicitações e chegada das montadoras e às necessidades técnico-operacionais de montagem.
O Expositor receberá a área do seu stand demarcada no piso. Atenção: A planta da área de exposição pode sofrer alterações até o momento do evento. 3.3.2 - ALTURA LIMITE PARA A MONTAGEM DE ESTANDES A altura maxima permitida para montagem de estandes , apartir do piso do pavilhão é de 2,70 m de altura. 3.3.3 - PLANTAS E JARDINS As plantas ornamentais deverão estar acondicionadas em vasos ou outros recipientes, que não causem qualquer vazamento, quando aguadas. 3.3.4 - PROJEÇÃO HORIZONTAL DO ESTANDE A projeção horizontal de qualquer elemento da montagem (incluindo vitrines e banners) ou de produtos expostos deverá, obrigatoriamente, estar totalmente contida nos limites da área do estande. Não serão aceitas projeções sobre estandes contíguos ou sobre a passagem do público, à exceção de spots para iluminação de logotipos, desde que colocados à altura mínima de 2,20m.
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3.4 - DESMONTAGEM 3.4.1 - É obrigação do Expositor retirar toda a sua mercadoria, bem como providenciar a desmontagem de seu stande nos prazos e horários estipulados neste manual. 3.4.2 - O Expositor é inteiramente responsável por todos os seus pertences no recinto da exposição. 3.4.3 - Os materiais e equipamentos eventualmente remanescentes no interior do Centro de Convenções após o término do período permitido, serão retirados pelos organizadores, que não se responsabilizarão por perdas, danos, avarias, roubos ou extravios de qualquer natureza. 3.4.4 - As empresas que não respeitarem o horário de inicio da desmontagem serão multadas 4 - EQUIPAMENTOS E PRODUTOS PROIBIDOS 4.1 - É proibido o funcionamento de motores de combustão interna no interior do Centro de Eventos.
4.2 - É proibida a utilização de serra, lixa e solda elétrica no interior do Centro de Eventos.
4.3 - É proibida a utilização de explosivos, gases não inertes, tóxicos e combustíveis no interior do Centro de Eventos. 4.4 - É proibido colocar, pregar ou fixar qualquer tipo de aviso, cartaz, folheto ou semelhantes nas paredes, salas, corredores, escadas ou colunas do Centro de Eventos, sem a prévia autorização da Gerência de Eventos. 4.5 - É proibido retirar, trocar, substituir etc. qualquer placa de sinalização, tomadas, etc., sem prévia autorização da Gerência de Eventos. 4.6 - É obrigatória a utilização de fita crepe de papel entre a fita dupla face e o carpete dos salões dos centros de eventos nas montagens de stands. 4.7 - O piso dos stands deverá ter rampa para acesso de deficientes físicos. 4.8 - Todos os stands deverão conter extintores de incêndio devidamente posicionados, identificados e sinalizados, obedecendo as normas técnicas do corpo de bombeiros. Os extintores a serem usados são os de pó químico e de Co2. 4.8 - É proibido o uso de produtos corrosivos de qualquer espécie ou grupo. 5 - NORMAS DE PREVENÇÃO DE INCÊNDIO 5.1 - É expressamente proibido o uso de botijão de gás GLP ou outro inflamável, qualquer tipo de equipamento que produza fogo, inclusive fornos, braseiros ou jatos de gás. Também é proibido operar máquinas de combustão interna ou qualquer tipo de equipamento que emita qualquer tipo de gás tóxico ou fumaça dentro do Centro de Eventos. 5.2 - É vetada a utilização de substâncias inflamáveis, corrosivos, explosivos, gases perigosos, materiais radioativos, motores à combustão, confetes, serpentinas, bexigas de aniversário e produtos assemelhados. 5.3 - Os corredores, saídas, escadas, hidrantes e extintores do Centro de Eventos não podem estar em momento algum obstruídos, devendo permanecer visíveis e de fácil acesso em tempo integral. 5.4 - É proibido aos expositores e montadoras armazenar materiais facilmente inflamáveis no local da exposição (incluindo materiais de empacotamento e caixas de embalagem, que devem ser removidos do local).
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5.5 - O expositor deverá manter em seu stand, desde o início da montagem, durante toda a realização do evento, até o final da desmontagem, um extintor de incêndio de CO² (ou compatível com os materiais expostos), devidamente sinalizado. 7 - INSTALAÇÕES 7.1 - INSTALAÇÕES ELÉTRICAS 7.1.1 – Aconselha-se o uso de reguladores de voltagem (estabilizadores) ou no-break para equipamentos que exijam cargas estáveis de energia, pois a CCM Eventos e a equipe técnica do Centro de Eventos não se responsabilizarão por quedas ou elevações bruscas nem interrupção de energia oriundas das instalações do Pavilhão.
7.1.2 – Atentar que, por razões de segurança, cada equipamento a ser utilizado no stand necessita de 01 (uma) tomada, não sendo permitidos adaptadores de múltiplos pontos e distribuidores de sistema. Somente os técnicos da equipe do Pavilhão de Eventos estão autorizados a fornecer pontos de energia para as instalações elétricas. 7.1.3 - Todas as solicitações de ponto de energia deverão ser encaminhadas para a Montadora Oficial, não sendo aceitas solicitações feitas diretamente ao Centro de Eventos. O expositor/montadora deverá dispor de seu próprio eletricista para instalar saídas elétricas e fazer ajustes dentro do perímetro de seu próprio stand de exposição. 7.1.4 - A chave geral do stand deverá ser colocada em local de livre acesso para o serviço de segurança da Organização do Evento. 7.1.5 - Todos os stands com decoração especial deverão possuir uma caixa de entrada de energia elétrica principal com chaves corta-circuito, apropriadas para a carga pedida. Se tal caixa não estiver dentro das especificações técnicas exigidas (normas da ABNT) e do Pavilhão de Exposições, não conectará a instalação elétrica do stand ao sistema principal do Pavilhão até que a caixa seja substituída por outra aceitável. 7.1.6 - Nos stands com decoração especial (montados por outra montadora), caberá ao Expositor prover a entrada de rede, com disjuntores trifásicos compatíveis com a carga instalada, painel metálico possuindo barramento para neutro e terra e complementar a instalação de distribuição em seu stand, a partir do ponto instalado pela equipe do Pavilhão. 7.1.7 - É obrigatório ao expositor desligar a energia do seu stand ao fim de cada dia. 7.1.8 - A Montadora que não terminar a montagem do stand dentro do prazo estipulado pela Comissão Organizadora estará sujeita ao pagamento de multa.
7.1.9 - Será cobrada uma taxa de 250,0 por KVA utilizado pelo expositor. Para calcular o número de KVA’s necessário para seu stand, deverá o Expositor simplesmente somar os
W e/ou KW indicados nas plaquetas dos equipamentos e lâmpadas a serem utilizados, não sendo
necessário considerar o KW/hora, pois o custo de KVA refere-se ao consumo durante todo o período de
funcionamento do evento. Após o cálculo da quantidade de energia o Formulário 03 deverá ser
preenchido e encaminhado para
7.3 - INSTALAÇÕES HIDRÁULICAS
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É proibida a instalação de pontos de água e deságue no centro de eventos. 7.4 - AR CONDICIONADO O Pavilhão de Exposições possui sistema de ar condicionado central, sendo assim fica vetada instalação de qualquer tipo de sistema de climatização. 8 - SERVIÇOS E FACILIDADES 8.1 – ALIMENTAÇÃO 8.1.1 - Todo o fornecimento de alimentos e bebidas, do Centro de Eventos é de total exclusividade da Predial Administradora de Hotéis Plaza. Salvo se o expositor solicitar algum alimento ou bebida que o Hotel Plaza São Rafael não ofereça. Neste caso o Hotel Plaza São Rafael cobrará uma taxa diária de R$ 250,00. Nestes produtos deverão estar visivelmente sinalizados sua procedência ao público consumidor. Os serviços de alimentação deverão ser contratados diretamente com o Hotel Plaza São Rafael, através do contato a seguir relacionado: Hotel Plaza São Rafael Setor de Eventos Contato: Juliana Schneider E-mail: [email protected] Tel: + 55 51 3220.7300 8.1.2 - Não serão permitidas contratações de fornecimento de serviços externos de alimentação durante o período de montagem, realização e desmontagem de eventos. 8.1.3 - Os serviços deverão ser oferecidos exclusivamente na área interna dos stands, apenas na condição de distribuição gratuita. 8.1.4 - A empresa expositora deverá atender as normas da Vigilância Sanitária, isentando desde já a CCM Eventos, durante fiscalização do órgão competente. 8.1.5 Não será permitida a produção de alimentos com frituras dentro das áreas internas do pavilhão. 8.1.6 - A Organização do evento poderá, a qualquer momento, solicitar a interrupção do preparo de alimentos que produzam odores fortes e incômodos ao público em geral.
9 - SEGURANÇA , LIMPEZA E OUTROS
9.1 – SEGURANÇA 9.1.1 - Os funcionários da segurança do evento ficarão no local 24 horas por dia, garantirão o acesso ao Pavilhão somente de pessoas credenciadas e serão contratados pela Organização do evento. Estes seguranças não são responsáveis por fazer a segurança dentro dos stands. 9.1.2 – Aconselha-se aos expositores, todavia, a tomarem precauções adequadas para garantirem que todos os seus artigos valiosos estejam segurados e sejam mantidos em locais seguros. A CCM Eventos, a empresa oficial de limpeza e segurança e o Centro de Eventos não se responsabilizarão pela segurança de tais artigos, ou quaisquer outros, trazidos pelos expositores, seus funcionários ou qualquer outra pessoa.
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9.1.2.1 - É de responsabilidade do expositor zelar pelos produtos expostos em cada stands, não cabendo a Predial Administradora Hotéis Plaza e a organizadora, quaisquer ressarcimentos por eventuais danos. 9.1.4 - Ao sinal de qualquer comportamento inadequado a equipe de segurança oficial do evento poderá convidar o indivíduo para uma conversa esclarecedora das normas que regem este Manual. 9.2 – LIMPEZAA 9.2.1 - A organização do evento, através de empresa especializada, fará a limpeza das áreas de circulação durante o evento. Notar que não é de responsabilidade da empresa de limpeza oficial fazer a limpeza interna dos stands e a retirada de entulhos da desmontagem. 9.2.2 - Será cobrada uma taxa de R$ 30,00 o m² para a realização da limpeza da área comum da feira de exposição. 9.2.3 - Os expositores deverão cuidar da limpeza de seus stands: 9.2. A limpeza acontecerá fora do horário comercial do evento. Os detritos de cada stand somente poderão ser colocados nas vias de circulação após o encerramento das atividades do dia, desde que devidamente acondicionados em sacos plásticos especiais e obedecer o limite máximo de quatro horas antes do início do funcionamento dos stands. Em nenhuma circunstância, mesmo em sacos plásticos, os detritos poderão ser colocados nas vias de circulação durante o período do evento.
10 - ACESSO DE VEÍCULOS E ESTACIONAMENTO:
10.1 - No período de montagem, realização e desmontagem do Evento, poderá ser solicitado diretamente.
10.2 – O serviço de estacionamento do Hotel Plaza São Rafael é terceirizado pela empresa Auto Park. Para maiores informações, contatar Sr. Augusto ou Jean Fone: +55 51 3211.0800. 11 - SEGUROS DE RISCO: 11.1 - Os stands, bens ou produtos, e pessoal a serviço dos expositores não estão cobertos por seguro, cuja responsabilidade é exclusiva dos expositores. Cabe a cada expositor providenciar o seu próprio seguro contra qualquer risco, medida veemente recomendada pela Comissão Organizadora e pela Montadora, os quais não se responsabilizam, em hipótese alguma por perdas, lucros cessantes, danos e/ou extravios de qualquer natureza que porventura ocorram a produtos expostos, stands ou pessoal em serviço, inclusive, os decorrentes de chuvas, ventos, raios, infiltrações, quedas de energias, pânico de multidão, curtos circuitos, incêndio, falhas estruturais do prédio, má conservação do mesmo e motivos de força maior.
A Predial Administradora Hotéis Plaza não será responsável pelo ressarcimento de quaisquer valores para cobertura de danos a produtos, móveis e afins, em quaisquer eventualidades. 12 - DISPOSIÇÕES GERAIS: 12.1 - A Predial Administradora Hotéis Plaza reserva-se o direito de arbitrar sobre casos omissos deste regulamento, bem como estabelecer novas normas que, para o bom funcionamento do evento, se façam necessárias.
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12.2 - A comissão organizadora do evento obriga-se a respeitar e fazer respeitar por seus funcionários e/ou contratados todas as cláusulas e dispositivos aqui contidos, bem como outras normas que venham a ser estabelecidas.
12.3 - Toda mercadoria destinada à exposição deverá ter em sua embalagem, claramente identificados o nome do evento, nome do expositor, finalidade do material e o número de seu stand. 12.4 - O Centro de Eventos não dispõe de pessoal para carregar materiais de eventos. Isso deverá ser providenciado por cada expositor. 12.5 - Não serão admitidos mercadorias ou produtos nas dependências do Centro de Eventos que sejam perigosas ou incômodas aos seus usuários e/ou frequentadores, especialmente inflamáveis, explosivos, nocivos à saúde, produtos de emanações desagradáveis ou corrosivos, além de outros que, a exclusivo juízo do Hotel Plaza São Rafael, devam ser impedidas. 12.6 - É obrigatório o preenchimento e envio de todos os formulários, dentro das datas limites determinadas em cada formulário. Os formulários encontram-se no Anexo I deste material. 12.7 - O Expositor é responsável pelo transporte e manuseio de materiais nas dependências do Centro de Exposições, bem como a utilização de carrinhos e equipamentos para seu stand. 12.8 - Não será liberada pela Comissão Organizadora do evento a área destinada à montagem do stand dos expositores que tiverem inadimplência de qualquer parcela contratual com a locação do espaço, até o dia 30/08/2013. 13 - RESTRIÇÕES E INFORMAÇÕES GERAIS A responsabilidade pelo fornecimento de energia elétrica cabe exclusivamente a Centro de Eventos.
O Centro de Eventos é responsável pela liberação no stand de um ponto de energia elétrica de acordo
com a demanda solicitada, conforme informações enviadas no formulário específico.
O Centro de Eventos não se responsabilizará pela interrupção do fornecimento de energia
proveniente do distribuidor oficial do estado.
Não poderá ser ligado ao ponto de energia elétrica fornecido pelo Centro de Eventos carga
elétrica superior à solicitada, sendo de responsabilidade do Expositor qualquer dano que tal
instalação vier a causar. Verificada tal ocorrência, o fornecimento de energia do stand será cortado até
que o aumento de carga elétrica seja à promotora, ficando o Expositor ciente que este excedente terá
um acréscimo de 30% referente à multa, quando da realização do pagamento. Esta energia só será
liberada para pagamento, se houver folga na subestação do Pavilhão para o devido fornecimento.
Nenhuma instalação elétrica poderá ser pendurada no teto do Pavilhão ou ser fixada em qualquer parte
do edifício. A equipe do Centro de Eventos se reserva o direito de interromper o fornecimento de
energia elétrica para qualquer instalação que julgar perigosa ou com probabilidade de causar problemas
para os visitantes ou para os outros expositores.
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Para maior segurança do público em geral, as instalações do stand (iluminação, equipamentos, fios e
cabos) não poderão ficar visíveis aos stands vizinhos e nem aos visitantes.
Não será permitida a utilização de iluminação que, por seus interruptores automáticos, possa provocar
interferência em aparelhos elétricos ou eletrônicos expostos em outros stand.
É vetada a utilização de luzes e luminárias desnudas ou gás temporário no Pavilhão. Luzes de neon são
permitidas com os devidos dispositivos de precaução necessários.
Não será permitida a distribuição de rede elétrica sobre materiais combustíveis.
Serão proibidos todos e quaisquer tipos de instalações elétricas improvisadas, uso de benjamins,
emendas dentro de tubulações e extensões expostas, gambiarras, etc. Normas adicionais poderão ser
fixadas e comunicadas ao expositor.
Não será permitido o acesso às subestações, túneis de serviço e canaletas.
14 - EXIGÊNCIAS LEGAIS Todo expositor deverá, às suas custas, providenciar as licenças eventualmente exigidas pela Prefeitura
local para montagem de stands e/ou participação no evento (p.ex., taxas de publicidade, taxas de
exercício de atividade, ECAD, etc.).
Caso a CCM Eventos seja cobrada pelo Município pelo valor de referidas taxas, emolumentos, ou ainda
multas e quaisquer outras penalidades aplicáveis, terá imediato direito regressivo contra o expositor pela
integralidade do valor cobrado.
É de responsabilidade exclusiva do expositor cumprir as exigências legais relativas aos procedimentos
para remessa de mercadorias, equipamentos, produtos, utensílios, etc.
Os Expositores deverão consultar seu departamento fiscal ou contador para orientação referente ao
envio de mercadorias e produtos para o evento e legalização, de acordo com a legislação vigente no
período do evento.
Todas as responsabilidades decorrentes de encargos fiscais, tais como impostos, taxas e contribuições,
bem como das exigências legais de ordem trabalhista, previdenciária e quaisquer outras, resultantes
participação do expositor no evento correrão por conta exclusiva do expositor.
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ANEXO I
FORMULÁRIOS
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FORMULÁRIO 01
APRESENTAÇÃO DA MONTADORA (OBRIGATÓRIO)
Para ser preenchido e enviado à CCM Eventos até o dia 05 de agosto de 2013 pelo email:
OBS: Se for a montadora oficial, sinalizar apenas com a identificação do nome.
Informamos que:
A empresa montadora, ____________________________________________________ foi por nós
contratada para efetuar os serviços de montagem, decoração, manutenção técnica e desmontagem de
nosso stand no evento Congresso Brasileiro de Nutrição e Envelhecimento.
Declaramos que temos total conhecimento de que a contratação da referida empresa não nos isenta de
responsabilidade quanto ao cumprimento integral das normas contidas no Manual do Expositor.
Razão Social (EXPOSITOR):
Nome Fantasia: CNPJ (Obrigatório):
Endereço:
Número: CEP: Bairro:
Cidade: UF:
Fone: Fax:
E-mail:
Responsável pela solicitação: Data:
Assinatura:
Carimbo da empresa:
17
FORMULÁRIO 02
TERMO DE RESPONSABILIDADE (OBRIGATÓRIO)
Para ser preenchido e enviado á CCM Eventos até o dia 09 de agosto de 2013 pelo e-mail:
Pelo presente Termo de Responsabilidade declaramos que nos responsabilizamos por todas as
obrigações trabalhistas, legais e por todo e qualquer dano que possa ser causado ao pavilhão ou a
terceiros pelos funcionários e subcontratados de nossa empresa, relacionados nos Formulário 04, 05,
07, que estarão trabalhando no nosso stand. Comprometemo-nos ainda a cumprir rigorosamente todos
os prazos estabelecidos no Manual do Expositor no que se refere á montagem, manutenção e
desmontagem do referido stand. Declaramos, também, estar cientes de que toda e qualquer
desobediência ao Regulamento e ao manual do Evento ou às normas do Centro de Eventos Plaza São
Rafael RS, autoriza a Organização do evento a cancelar o nosso credenciamento.
Razão Social (EXPOSITOR):
Nome Fantasia: CNPJ (Obrigatório):
Endereço:
Número: CEP: Bairro:
Cidade: UF:
Fone: Fax: E-mail:
Responsável pela informação: Data:
Assinatura:
Razão Social (MONTADORA):
Nome Fantasia: CNPJ (Obrigatório):
Endereço:
Número: CEP: Bairro:
Cidade: UF:
Fone: Fax: E-mail:
Responsável: Data:
18
FORMULÁRIO 03
INSTALAÇÃO DE ENERGIA ELÉTRICA (OBRIGATÓRIO)
Para ser preenchido e enviado á CCM Eventos até o dia 09 de agosto de 2013 pelo e-mail:
[email protected]. Este formulário deverá ser enviado juntamente com comprovante de depósito.
Solicitamos providenciar as seguintes instalações para nosso estande no Congresso Brasileiro de
Nutrição e Envelhecimento. Preencha abaixo, o quadro de solicitação de KVAS para uso no estande.
BASE PARA CALCULO: 01 KVA = R$ 250,00
Atenção:
Não serão aceitos cálculos sobre frações de KVAS (ao calcular a necessidade de energia extra para o
estande, arredondar a fração do KVA, para mais).
Quantidade de
KVAS (UD)
Quantidade de KVAS (UD) x R$250,00/UD de KVA
Razão Social (EXPOSITOR):
Nome Fantasia: CNPJ (Obrigatório):
Endereço:
Número: CEP: Bairro:
Cidade: UF:
Fone: Fax: E-mail:
Responsável pela solicitação: Data:
Assinatura: Carimbo da empresa:
Dados para Depósito Bancário
Titular: Sociedade Brasileira de Geriatria e Gerontologia - Seção Rio Grande do Sul
Banco do Brasil
Agência: 1249-1
Conta Corrente: 36439-8
Cnpj: 91.336495/0001-80
19
FORMULÁRIO 04
SOLICITAÇÃO DE CRACHÁS PARA MONTADORES (OBRIGATÓRIO)
Para ser preenchido e enviado á CCM Eventos até o dia 09 de agosto de 2013 pelo e-mail:
[email protected]. Não haverá troca de nome e nem nova emissão de crachás. O crachá é de uso
pessoal e intransferível.
Local e data de retirada dos crachás:
Secretaria do evento – a partir do dia 04 de setembro de 2013.
Solicitamos o fornecimento de crachás para as pessoas abaixo relacionadas, que estarão trabalhando na
montagem dos stands sob nossa responsabilidade.
Nome Função CPF
Atenção: Se o espaço não for suficiente, providenciar cópia do formulário. Indicar dentro da relação, o responsável para retirar os crachás. Razão Social (MONTADORA):
Nome Fantasia: CNPJ (Obrigatório):
Endereço:
Número: CEP: Bairro:
Cidade: UF:
Fone: Fax: E-mail:
Responsável pela solicitação: Data:
Assinatura: Carimbo da empresa:
20
FORMULÁRIO 05
SOLICITAÇÃO DE CRACHÁS PARA EXPOSITORES (OBRIGATÓRIO)
Para ser preenchido e enviado á CCM Eventos até o dia 09 de agosto de 2013 pelo email:
Esta Credencial dará acesso ao Congresso Brasileiro de Nutrição e Envelhecimento, em todas as
fases do evento, ou seja, montagem, realização e desmontagem. Durante o período de realização, ela
permitirá acesso ao evento uma hora antes de sua abertura.
Cada empresa expositora receberá 03 Credencial de Expositor para cada 9m² de área de estande.
Local e data de retirada dos crachás:
Secretaria do evento – a partir do dia 04 de setembro de 2013.
Solicitamos o fornecimento de crachás para as pessoas abaixo relacionadas, que estarão trabalhando
em nosso estande, sob nossa responsabilidade.
Nome Função CPF
Atenção: Se o espaço não for suficiente, providenciar cópia do formulário. Indicar dentro da relação, o responsável para retirar os crachás. Razão Social (EXPOSITOR):
Nome Fantasia: CNPJ (Obrigatório):
Endereço:
Número: CEP: Bairro:
Cidade / UF:
Fone: Fax: E-mail:
Responsável pela solicitação: Data:
Assinatura: Carimbo da empresa: Carimbo da empresa:
21
FORMULÁRIO 06
TAXA DE LIMPEZA (OBRIGATÓRIO)
Para ser preenchido e enviado à CCM Eventos até o dia 09 de agosto de 2013 pelo email: [email protected]. Este formulário deverá ser enviado juntamente com comprovante de depósito. Preencha abaixo o quadro para calculo da taxa de limpeza. BASE PARA CALCULO: R$ 30,00/m² de área de estande.
Quantidade de
metros quadrados
da área do estande.
Quantidade de metros quadrados da área do estande_____ x R$ 30,00/m².
____________m². Total a pagar R$________________________________________
Razão Social (EXPOSITOR):
Nome Fantasia: CNPJ (Obrigatório):
Endereço:
Número: CEP: Bairro:
Cidade: UF:
Fone: Fax: E-mail:
Responsável pela solicitação: Data:
Assinatura: Carimbo da empresa:
Dados para Depósito Bancário
Titular: Sociedade Brasileira de Geriatria e Gerontologia - Seção Rio Grande do Sul
Banco do Brasil
Agência: 1249-1
Conta Corrente: 36439-8
Cnpj: 91.336495/0001-80
22
FORMULÁRIO 07
SOLICITAÇÃO DE CRACHÁS ADICIONAIS PARA EXPOSITORES E SERVIÇOS DE APOIO. (OBRIGATÓRIO)
Para ser preenchido e enviado á CCM Eventos até o dia 09 de agosto de 2013 pelo email: [email protected]. Não haverá troca de nome e nem nova emissão de crachás. O crachá é de uso pessoal e intransferível. Será cobrada taxa de R$ 50,00/crachá adicional. Local e data de retirada dos crachás: Secretaria do evento – a partir do dia 04 de setembro de 2013. Solicitamos a quantidade abaixo de crachás para as pessoas relacionadas que estarão trabalhando em nosso(s) stand(s).
Nome Função CPF
Atenção: Se o espaço não for suficiente, providenciar cópia do formulário. Indicar dentro da relação, o responsável para retirar os crachás. Razão Social (EXPOSITOR):
Nome Fantasia: CNPJ (Obrigatório):
Endereço:
Número: CEP: Bairro:
Cidade: UF:
Fone: Fax: E-mail:
Responsável pela solicitação: Data:
Assinatura: Carimbo da empresa: