manual de utilizador mygiaf - pedido de economato

MANUAL DE UTILIZADOR MYGIAF - PEDIDO DE ECONOMATO

Lisboa, 19 de Fevereiro de 2013

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U | Manual de Utilizador - myGIAF Pedido de Economato / v.2.

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A Indra garante o sigilo e a não utilização fora do âmbito dos trabalhos, de toda e qualquer

informação a que os seus colaboradores tenham acesso no decorrer das actividades inerentes

à execução do Projecto.

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Identificação

Tipo de Documento Manual de Utilizador

Organização IHRU - Instituto da Habitação e Reabilitação Urbana

Data do Documento 19 de Fevereiro de 2013

Validade do Documento Não aplicável

Versão 02

Registo de Alterações

Versão Data Motivo de Alteração

01 2010-12-17 Versão Inicial

02 2013-02-19 Revisão

Autoria Revisão Aprovação

Elemento(s) Vitor Hilário Paulo Marino Paulo Marino

Data 2010-12-17 2013-02-19 2013-02-19

Aceitação Director Projecto IHRU

Data:

Lista de

distribuição

Nome Estrutura Organizacional

do Projecto

Direcção e Gestão de

Projecto

Gestão de Projecto

Gestão de Projecto

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Índice

1 Introdução ............................................................................................... 5

1.1 Objectivo .................................................................................................................. 5

1.2 Siglas ........................................................................................................................ 5

2 Informação Geral ..................................................................................... 6

2.1 Aceder à Aplicação ................................................................................................. 6

2.2 Teclas de Função .................................................................................................... 7

2.3 Botão de Calendário ............................................................................................... 7

2.4 Menu de Navegação ................................................................................................ 8

2.5 Pesquisa em Campos ............................................................................................. 8

2.6 Menu Principal ......................................................................................................... 9

2.7 Lista de Notificações .............................................................................................. 9

2.8 Estados do Pedido ................................................................................................ 10

3 Pedido de Economato .......................................................................... 11

3.1 Circuito do Pedido de Economato ...................................................................... 12

3.2 Inserção do Pedido de Economato ..................................................................... 13

3.3 Autorização do Pedido de Economato ............................................................... 14

3.4 Validação do Pedido de Economato pelos Aprovisionamentos ...................... 15

3.5 Atendimento do Pedido de Economato pelos Aprovisionamentos ................. 17

3.6 Pesquisa do Pedido de Economato .................................................................... 19

3.7 Parametrizações .................................................................................................... 23

3.7.1 Relação Utilizador / Entidade ............................................................................. 23

3.7.2 Relação Utilizador / Serviço Emissor ................................................................. 24

3.7.3 Permissões ao utilizador .................................................................................... 24

3.7.4 Associação Utilizadores / Perfis myGIAF .......................................................... 25

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1 Introdução

1.1 Objectivo

O presente manual tem como principal objectivo ser um documento de suporte às funcionalidades

da plataforma myGIAF da área de Logística e visam transmitir aos utilizadores o know-how

necessário para a obtenção de autonomia na exploração deste sistema.

A estrutura do documento está vocacionada para os utilizadores funcionais (end-users) do

myGIAF do IHRU, permitindo dotar de conhecimentos sobre os processos aplicacionais e

respectivos fluxos de informação, no que se refere à sua área de actuação, de forma a obter um

conhecimento inicial sobre o sistema e, também, adquirir alguma independência na exploração da

aplicação.

1.2 Siglas

Nesta documentação serão mencionadas diversas siglas, as quais dizem respeito a:

• IHRU – Instituto da Habitação e Reabilitação Urbana;

• GIAF – Gestão Integrada Administrativa e Financeira;

• ERP – Enterprise Resource Planning;

• myGIAF - Plataforma de Workflow do GIAF;

• Workflow – Fluxo de Autorização;

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2 Informação Geral

2.1 Aceder à Aplicação

O utilizador deve introduzir o nem nome de Utilizador e a sua Password e seleccionar o botão

Entrar.

De notar que o conjunto de opções disponíveis para cada utilizador pode ser diferente, uma

vez que depende dos respectivos perfis. No limite, é possível existir um conjunto diferente

para cada utilizador do myGIAF.

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2.2 Teclas de Função

ID Campo

Botão adicionar: Adiciona linha com dados colocados pelo utilizador.

Botão anular: ao clicar irá anular o registo anteriormente inserido.

Botão consultar: ao clicar poderá consultar os dados presentes no registo.

Botão editar: ao clicar poderá editar os dados passíveis de alteração no registo.

No entanto, sempre que o utilizador tiver dúvidas relativamente à acção de cada botão, basta

que este passe com o rato em cima do botão e, de imediato, aparecerá uma caixa de texto

com a descrição da função associada àquele botão.

2.3 Botão de Calendário

Para o utilizador seleccionar uma data, clicar

na imagem referente a calendário e será

exibido um calendário onde deverá ser

seleccionado a data pretendida

Para o utilizador seleccionar uma data, clicar

na imagem referente a calendário e será

exibido um calendário onde deverá ser

seleccionado a data pretendida.

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2.4 Menu de Navegação

2.5 Pesquisa em Campos

Este menu irá ser exibido quando for

apresentado uma listagem de valores ou

registos, possibilitando a navegação

pelas diferentes páginas de registos.

Poderá avançar: um a um, até final ou

inicio, ou uma determinada posição

escolhendo o nº de pagina.

Para efectuar uma pesquisa em

campos, deverá colocar o

carácter “%” e será exibida a lista

de valores de dados.

Pode também ser efectuado

pesquisas mais concretas como

por exemplo “10”, irá apresentar

todos os códigos que contenham

“10”

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2.6 Menu Principal

2.7 Lista de Notificações

A listagem de notificações é apresentada como primeira página do myGIAF, onde cada

utilizador com base na sua função e permissões irá observar os pedidos pendentes e

informações de workflow.

Se for um utilizador autorizador, é em cada um desses menus que deverá verificar os

pedidos que aguardam aprovação. Deverá entrar nesses pedidos, verificar a informação e

dar o seu aval (Autoriza\Recusa\Devolve) escrevendo uma observação.

O Menu principal abrange todos os pedidos do

myGIAF, onde o utilizador faz a sua navegação

pelos menus e submenus pretendidos para a

função desejada de executar.

Na vertente logística é possível de aceder a 1

menu com o respectivo submenu.

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2.8 Estados do Pedido

Os estados existentes nos pedidos, são os seguintes:

• Registado – quando o pedido é gravado pelo utilizador e ainda não foi enviado para

autorização.

• Iniciado - quando o pedido foi submetido para autorização.

• Anulado – quando o utilizador que inseriu o pedido, anula antes de ser autorizado.

• Em autorização – quando o pedido já passou por um nível de autorização e ainda

faltam percorrer mais níveis.

• Autorizado – quando o pedido é autorizado por todos os níveis de autorização.

• Devolvido – quando o pedido é devolvido por um dos níveis de autorização.

• Reenviado – quando o pedido é enviado após ter sido devolvido.

• Recusado – quando o pedido é recusado num dos níveis de autorização.

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3 Pedido de Economato

As entidades internas remeterão para a Logística via myGIAF, os seus pedidos de economato.

Estes são autorizados por um superior hierárquico do utilizador, posteriormente são validados

pelos Aprovisionamento e só depois é que o Pedido Interno será registado no GIAF. Esses

pedidos serão satisfeitos pela área de Logística e a validação da entrega será feita no myGIAF

pela entidade que inseriu o pedido. O utilizador que inseriu o pedido poderá sempre efectuar

pesquisa ao pedido e verificar o respectivo estado, quantidades e situação das linhas.

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3.1 Circuito do Pedido de Economato

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3.2 Inserção do Pedido de Economato

O utilizador após seleccionar a opção de pedido de economato através do menu principal, irá

ser exibido um formulário de filtros de pesquisa. Neste ecrã, caso o utilizador pretenda inserir

um pedido novo, basta clicar no botão . Posteriormente, será mostrado o

seguinte ecrã:

ID Campo Objectivo/Impacto/Exemplo Observações

1 Entidade Requisitante

Entidade a quem se destina o pedido.

A lista de valores apenas mostra as entidades que estão definidas para o utilizador em Gestão de Compras -> Tabelas -> Pedidos -> Relação Utilizador / Entidades.

2 Grau de Urgência Grau de Urgência do pedido. Pode ser escolhido Normal ou Alta.

Vem preenchido por defeito com o valor Normal.

3 Fundamentação Justificação da necessidade de aquisição.

4 Código Código do Artigo de Economato. A lista de valores mostra os artigos que estão activos no armazém.

5 Descrição Descrição do Artigo de Economato. A lista de valores mostra os artigos que estão activos no armazém. Descrição associada ao artigo.

6 Unidade Unidade de medida de movimentação do Artigo.

Unidade de Medida associada ao artigo.

7 Quantidade Pedida Quantidade a ser pedida.

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Depois de preenchidos os dados acima referidos, o utilizador terá que escolher uma das

seguintes acções:

• Gravar (para gravar o pedido, sendo possível voltar noutra altura e modificar os

dados),

• Submeter Pedido (para submeter o pedido à autorização),

• Voltar (para voltar ao menu sem gravar qualquer dado).

3.3 Autorização do Pedido de Economato

Depois de submeter o pedido, este é enviado para o(s) utilizador(es) do perfil existente no

primeiro nível do circuito de autorização. O utilizador autorizador acede à notificação de

pedidos para autorização, seleccionando o respectivo pedido, visualizando-o e podendo

tomar seguintes acções no myGIAF:

a) Autorizar o pedido inserindo uma observação. A autorização desencadeará

uma notificação aos Aprovisionamentos, ou seja, para as pessoas que

tenham o perfil de “Aprovisionamentos” associado.

b) Anular o pedido, remetendo por notificação, ao utilizador que inseriu o

pedido, a causa da anulação, preenchendo o campo de observações.

c) Devolver o pedido, remetendo ao utilizador que inseriu o pedido para este

efectuar qualquer alteração ao pedido. Neste caso, terá de inserir uma

observação.

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3.4 Validação do Pedido de Economato pelos Aprovisionamentos

Depois de ser autorizado o pedido, os utilizadores com perfil atribuído para o efeito -

utilizadores dos Aprovisionamentos, receberão notificações dos pedidos autorizados,

devendo finalizar o processo ao colocar os campos: Data de Entrega e Qtd Validada.

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Os novos campos a serem preenchido e que estão visíveis, são:


1

Data de Entrega Data prevista de entrega Data do dia mais o número de dias previstos para entrega que estão definidos na tabela de parâmetros gerais da Gestão de Compras.

2

Qtd Validada Quantidade Validada para entrega

Aparecerá linha a linha e será um campo obrigatório. Serão estas as quantidades validadas pelos aprovisionamentos e são as quantidades que poderão ser entregues.

3

Qtd Stock Quantidade de produto em stock

Aparecerá linha a linha e não permite manutenção. Campo só visível na autorização dos aprovisionamentos.

Os Aprovisionamentos poderão tomar as seguintes acções:

a) Autorizar o pedido inserindo uma observação. A autorização desencadeará

uma notificação ao utilizador que inseriu o pedido, para que este tome

conhecimento das quantidades que foram validadas e da data de entrega. O

pedido fica registado no GIAF para ser atendido pela área de

aprovisionamentos.

b) Devolver o pedido, remetendo ao utilizador que inseriu o pedido para este

efectuar qualquer alteração ao pedido. Neste caso, terá de inserir uma

observação.

O utilizador que inseriu o pedido, irá ser notificado com a autorização final efectuada pelos

aprovisionamentos, mostrando a seguinte informação:

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O utilizador deverá aceitar a notificação, clicando no botão .

3.5 Atendimento do Pedido de Economato pelos Aprovisionamentos

O atendimento é efectuado no GIAF, mais concretamente no módulo de Gestão de Stocks ->

Movimentação -> Saídas-> Guia de Saída com Pedido.

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Após seleccionar o serviço emissor, o tipo de documento, o armazém, o pedido a satisfazer e

as quantidades, deverão gravar e será gerada a guia de saída. Aparecerá a seguinte

mensagem:

Após efectuarem o atendimento com a emissão da guia de saída, o utilizador que criou o

pedido no myGIAF, será notificado com uma mensagem a informar que o material será

entregue na data prevista, ou seja, a data indicada no pedido.

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No entanto, caso o pedido não seja satisfeito ou seja satisfeito parcialmente, a área de

Aprovisionamentos terá de proceder à anulação ou encerramento das linhas que estejam por

satisfazer. Para isso, no módulo de Gestão de Compras -> Pedidos -> Manutenção, no

detalhe do respectivo pedido, terá de ser alterado o campo da situação.

3.6 Pesquisa do Pedido de Economato

O utilizador após seleccionar a opção de pedido de economato através do menu principal, irá

ser exibido um formulário de filtros de pesquisa (Ver figura abaixo). Neste ecrã, o utilizador

realiza a pesquisa segundo os filtros colocados, clicando em seguida no botão “Pesquisar”,

ou então clica imediatamente no botão “Pesquisar” após entrada no ecrã, e serão

apresentados os registos existentes.

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1 Data de / a Intervalo de datas.

2 Pedido myGIAF Nº de pedido relativo ao myGIAF.

3 Estado Estado do pedido (Registado / Iniciado / Em Autorização / Autorizado / Devolvido / Recusado / Reenviado / Anulado).

4 Utilizador Utilizador que inseriu o pedido.

5 Documento GIAF Referência do documento no GIAF.

6 Entidade Destino Entidade a quem se destinou o material.

Após pesquisa, são mostrados os pedidos já efectuados:

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Clicando na lupa , visualiza-se o detalhe do pedido:


1 Entidade de Destino Entidade a quem se destina o pedido.

2 Grau de Urgência Grau de Urgência do pedido. Pode ser Normal ou Alta.

3 Fundamentação Justificação da necessidade de aquisição.

4 Data de Entrega Data prevista de entrega.

5 Código Código do Artigo de Economato.

6 Descrição Descrição do Artigo de Economato.

Descrição associada ao artigo.

7 Unidade Unidade de medida de movimentação do Artigo.

Unidade de Medida associada ao artigo.

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8 Quantidade Pedida Quantidade que foi pedida.

9 Qtd Validada Quantidade Validada para entrega.

Quantidades possíveis de entrega

10 Qtds Entregue Quantidades entregues ao emissor do pedido.

11 Estado Estado da linha do pedido no sistema.

Os estados poderão ser os

seguintes:

•Linha não Atendida;

•Linha Atendida Totalmente;

•Linha Atendia Totalmente

Movimentada Parcialmente;

•Linha Atendida Totalmente

Movimentada Totalmente;

•Linha Atendida Parcialmente;

•Linha Atendida Parcialmente

Movimentada Parcialmente;

•Linha Atendida Parcialmente

Movimentada Totalmente;

•Linha Anulada;

•Linha Encerrada;

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3.7 Parametrizações

3.7.1 Relação Utilizador / Entidade

Em GIAF -> Gestão de Compras -> Tabelas -> Pedidos -> Relação Utilizador / Entidade.

Esta tabela permite indicar por utilizador, qual(ais) a(s) entidade(s) que pode utilizar para

efectuar pedidos de economato. São estas entidades que irão aparecer ao utilizador no campo

“Entidade Requisitante“ do Pedido de Economato.

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3.7.2 Relação Utilizador / Serviço Emissor

Em GIAF -> Gestão de Compras -> Específicos -> Relação Utilizador/Serviços Emissores.

Caso o utilizador esteja aqui definido, poderá consultar no myGIAF os pedidos que foram

efectuados pelos utilizadores do respectivo serviço emissor.

3.7.3 Permissões ao utilizador Em GIAF -> Gestão de Compras -> Tabelas -> Gerais -> Permissões ao Utilizador.

O utilizador terá de estar associado ao seu serviço emissor. Os pedidos efectuados pelo

utilizador ficam registados nesse serviço emissor.

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3.7.4 Associação Utilizadores / Perfis myGIAF

Em myGIAF -> Administração myGIAF -> Utilizadores -> Atribuição de Perfis.

Nesta opção, são registadas as associações entre o utilizador e os perfis.

Para o caso de ser necessário confirmar os perfis que existem nos níveis de autorização de

determinado pedido, poderá ser visualizado em myGIAF -> Administração myGIAF ->

Parametros -> Circuito de Autorização.

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