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MANUAL DE UTILIZAÇÃO DO SISTEMA DE DIÁRIAS

DA MGS

Versão 1.0

SUMÁRIO

1. Descrição do Local de Acesso ................................................................................................... 1

2. Módulo Registrar Diárias ......................................................................................................... 3

3. Módulo Aprovar Diárias ......................................................................................................... 11

4. Registrar Prestação de Contas ................................................................................................ 12

5. Considerações ........................................................................................................................ 17

6. Telefones para Contato / Suporte .......................................................................................... 18

Manual de utilização do sistema de diárias da MGS v1.0

1

1. Descrição do Local de Acesso

Os Módulos do Sistema de Relatório de Viagens foram criados tendo com base a Regulamentação de

Viagem da MGS - Minas Gerais Administração e Serviços S/A (RG/AD/02/13ª).

Recomendamos a utilização do navegador Internet Explorer ou o Navegador Chrome, pois estes

navegadores são homologados para nosso servidor de aplicações. Outros navegadores não possuem

garantias de acesso. A versão do java mais atual que permite acesso é a versão 7.0. Atualizações

posteriores a este podem não conseguir acesso de forma correta.

Ao entrar no Site da MGS – www.mgs.srv.br , o usuário deverá clicar na área Cliente

Ao Clicar no Link Área Cliente, aparecerá a seguinte tela:

Após entrar com Login e Senha, o usuário entrará na sessão de Diárias de Viagem, na qual poderá

Gerar solicitações de Viagem, Aprovar e Gerar prestação de Contas.

Campo Login deverá

ser preenchido com o

CPF do usuário

Cadastrado e sua

senha pessoal.

http://www.mgs.srv.br/


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Nesta Tela, temos as seguintes Opções:

Alterar Senha: Opção para trocar a senha de acesso atual por uma nova;

Registrar Diárias: Módulo para gerar a Solicitação de viagens;

Aprovar Diárias: Módulo para aprovar as solicitações de viagens;

Registrar Prestação de Contas: Módulo para fazer a prestação de contas da viagem efetuada;

OBS: Estes 3 últimos itens serão detalhados mais adiante.

Ao Clicar em um dos itens, aparecerá a seguinte mensagem:

Clicar na Opção

EXECUTAR

Marque esta opção

para não aparecer

novamente


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Em seguida, aparecendo esta tela clique no botão Não.

2. Módulo Registrar Diárias

Neste módulo serão geradas as solicitações de viagens dos empregados da MGS pelos Centros de

Custo. IMPORTANTE: O módulo filtra os registros por Centros de Custo que estão cadastrados na

Clicar na Opção

NÃO


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senha do usuário, ou seja, somente serão visualizados os registros dos empregados dos Centros de

Custo em que o usuário estiver previamente cadastrado.

Os campos na cor verde são somente para consulta, não podendo ser feita nenhuma alteração de

dados.

Os campos em branco serão preenchidos e/ou alterados pelo usuário.

Na parte Superior da tela, existe uma barra de ferramentas para auxiliar na geração / alteração do

registro.

Botão para sair do módulo;

Botão para Gravar alterações realizadas no módulo;

Botão para limpar os campos do módulo (desabilitado para este módulo);

Botão para Inserir um NOVO Registro (desabilitado para este módulo);

Botão para EXCLUIR um Registro Existente (desabilitado para este módulo).

Botão que “some” com o registro Temporariamente (desabilitado para este módulo);

Botão que abre o modo de Consulta dos Registros;

Botão que Executa o modo de Consulta desejado;

Botões de Navegação dos registros no módulo. ( Primeiro Registro, Registro

Anterior, Próximo Registro e último Registro respectivamente);

Barra de Ferramentas


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4 – Na Regulamentação, foi criado um enquadramento dos funcionários da Seguinte forma:

Faixa I – Empregados que exerçam Cargo técnico, Administrativo, Operacional e Motoristas.

Faixa II – Coordenadores, Supervisores, Assistentes de Produção e de Comercialização, Secretárias de

diretoria, Analistas de Tecnologia da Informação, de Organização e Métodos e de Sistemas, e Técnicos

Jurídicos.

Faixa III – Gerentes, Assessores especiais, Auditor Chefe.

O Campo matrícula, ao ser informado, verifica se já existem solicitações pendentes com esta

matrícula que já ultrapassaram 5 dias úteis da data de retorno da viagem. Caso encontre, aparecerá

uma mensagem no rodapé do módulo e não será permitida mais nenhuma inclusão de Solicitação

para esta matrícula, até que todas as viagens pendentes sejam encerradas.

Inserir MATRÍCULA e tecle Enter

Informar o centro de custo. Esta informação é de extrema importância, para o

faturamento.


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O botão de “Gerar Rota de Viagem” abre uma tela para

inserção da rota de viagem. Esta tela tem a função de calcular o valor das diárias por rota, conforme

informações cadastradas nos campos.

O item “Hotel Conveniado” foi desenvolvido para alguns clientes que possuem convênio com o hotel

e não precisam gerar gastos com diária e alimentação do funcionário.

O cadastramento dos dados desta tela consiste em informar a rota de viagem que será efetuada.

Criar um registro constando as cidades de Origem e Destino com as horas de Saída e chagada quando

a viagem for somente de um dia. Havendo pernoite será necessário informar os trechos onde estas

ocorreram. Cidades em que o funcionário só passou, ou parou para abastecer ou alimentar, não

havendo pernoite, não necessitam serem inseridas.

Barra de

Ferramentas Cidade em que

o Funcionário

está saindo de

viagem.

Data e horário

de Saída da

Cidade Origem

Cidade Destino da

próxima parada.

Tipo do transporte

utilizado na viagem. Placa do veículo utilizado. Obrigatório

quando o transporte for Orgânico Fechar a tela

Tipo da

Localidade de

Destino

Data e horário

do final da

permanência

na cidade

Destino.


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DICA: A data e hora referentes à cidade Destino devem ser preenchidas informando até quando o

funcionário ficou naquela cidade (horário em que o mesmo irá sair da cidade destino para outro

trecho, e no caso de ser retorno, colocar a hora já de chegada, considerando o fim daquele trecho).

É muito importante preencher estes campos (datas e horas) os mais corretos possíveis, pois é

através deles que o sistema irá calcular o valor das diárias previstas. O valor das diárias é calculado

por trechos (rotas).

Ao clicar no botão Fechar ( ), o valor do tipo de despesa referente à Hospedagem e

Alimentação será preenchido conforme calculado nas rotas.

OBS: Conforme regulamentação, as viagens programadas que não respeitarem os 3 dias de

antecedência, poderão ser pagas em trânsito ou após retorno do funcionário.

1 – A regulamentação divide as localidades em: Capitais, Municípios Especiais e Demais Municípios, sendo

assim o valor da diária varia de acordo com Local escolhido.

2 – Existem 4 tipos de Transporte definidos pela regulamentação, são eles: Aéreo, Particular, Coletivo e

Orgânico (Carro da Empresa).

3 – Conforme a regulamentação, as diárias são fracionadas, ou seja, as horas informadas de saída e

chegada da viagem também são calculadas no Valor:

Períodos inferiores a 6 horas de viagem, não geram nenhum valor;

Períodos entre 6 e 12 horas geram 35% do valor da diária de viagem;

Períodos entre 12 e 24 horas geram 50% do valor da diária de viagem;

Períodos com comprovação de Hospedagem ou acima de 24 horas geram diária integral;

OBS: Para inserir uma nova despesa, clique no botão

“Incluir” e selecione o ítem de despesa desejado. Por Ao acrescentar o item desejado, clicar

dentro do campo valor solicitado e digitar o

seu valor pretendido,


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padrão será atribuído a este novo ítem o valor “0” cabendo

ao usuário atribuir o valor da despesa corretamente. Não é

permitido ao usuário alterar ou excluir o valor do ítem de

despesa tipo 1 referente a Diária (Hospedagem e

Alimentação).

Após preenchimento dos campos, lembre-se de gravar os dados com o botão Gravar da barra de

ferramentas ( ). Aparecerá um Status em Azul “Pendência de Aprovação do Responsável”, ou seja,

esta solicitação de Viagem está pendente de aprovação de um responsável para concluir a solicitação

através da tela de “Aprovar diárias”. As diária que ocasionalmente não for salva não poderá ser

aprovada.

OBS: Pela Regulamentação, só é permitida fazer 2 solicitações de viagem por vez, ou seja, só pode haver

duas solicitações em aberto. Para criar uma terceira solicitação, a primeira deve ser encerrada e liberada

pelo financeiro.

ATENÇÃO: Para abrir uma segunda solicitação, a primeira não pode ultrapassar 5 dias úteis da data de

retorno do funcionário. Período previsto na regulamentação para prestação de contas.

Botão Cancelar: Cancela a Solicitação de Viagem.

- Este Cancelamento pode ser por qualquer motivo, desde um cadastramento errado até uma

desistência ou discordância da necessidade da mesma. Esta opção fica válida somente antes da aprovação

do responsável, depois de confirmada a aprovação, este botão fica indisponível.

Botão Imprimir: Esta opção fica desabilitada até a aprovação da solicitação pelo

Responsável.

OBS: No momento do preenchimento dos campos, ao preencher o campo enquadramento, é gerada uma

despesa tipo 1 de Hospedagem/alimentação com um valor calculado conforme a Regulamentação.

Para cada situação no módulo de viagem, existe um Status para auxiliar o usuário. Ao gravar a solicitação

de viagem, note que na parte inferior da tela aparecem em Azul, algumas mensagens como:

Pendência de Aprovação do Responsável– Indica que aquela solicitação está pendente de aprovação para

que seja paga pelo Setor financeiro da MGS.

Solicitação Aprovada – Indica que a solicitação foi aprovada e que a ordem de pagamento foi enviada

para o Setor Financeiro da MGS e será encaminhada para o Banco para pagamento das diárias calculadas.

Solicitação CANCELADA – Indica que a solicitação foi cancelada.


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Viagens já ocorridas e pagas pelo funcionário sem adiantamento.

Podem ocorrer viagens em que o funcionário viajou sem adiantamento prévio, ou seja, alguma viagem

urgente em que não foi possível solicitar o adiantamento das diárias a tempo e as despesas foram pagas

por conta do funcionário.

A mesma deve ser registrada para fim de Prestação de Contas e ressarcimento do funcionário da mesma

forma que as demais solicitações. Porém, existem algumas particularidades no registro da solicitação.

- Ao informar o período de viagem e este período for anterior ao cadastramento da solicitação, o sistema

entenderá que já foi uma viagem executada e irá incluir, na gravação do registro, os valores da despesa

de Hospedagem zerados.

- Estas viagens precisam de aprovação (módulo que será explicado adiante) no sistema, mesmo

entendendo que já foram autorizadas pela chefia imediata e executadas.

- Na Prestação de Contas (módulo que será explicado adiante), será o momento em que o funcionário irá

informar os gastos com a despesa ocorrida e que será ressarcido.

Como foi dito anteriormente, os campos na cor verde são somente para auxiliar o usuário na identificação

dos dados. Iremos comentar alguns campos para que o usuário tenha uma melhor visão e entendimento do

módulo de Registro de viagens.

Este Campo será preenchido no momento da gravação da solicitação com um valor seqüencial do

sistema. É o número de Protocolo da viagem, será único.

Estes campos armazenam as datas de gravação do registro.

Retorna o nome do Funcionário da matrícula informada.

Mostra qual a atividade executada pelo funcionário.

Mostra o nome da Unidade escolhida.

Mostra o valor da Solicitação da Viagem.

Mostra a Data em que a Solicitação foi Cancelada.


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Mostra o dia em que foi feita a Prestação de Contas da viagem.

Mostra o Valor da Prestação de Contas.

Este campo informa os dias previstos da duração da viagem.

Mostra o valor da diária calculada.

Mostra a quantidade de diárias calculadas inclusive com as frações das horas. Este campo

em particular é importante para que o usuário entenda como funciona o cálculo das diárias.

Exemplo: Um Município Especial com um funcionário Enquadrado na Faixa II tem uma diária de R$

210,00. Um período de saída dia 01/04/2013 às 08:00 e chegada dia 04/04/2013 às 17:00, retornará no

campo de Diária Prevista o Valor 3,35 que quer dizer que são 3 diárias e mais 35% (9 horas) de uma diária

em função das horas. Cálculo: 3 X R$ 210,00 = R$ 630,00 + a fração de 35% de R$ 210,00 = R$ 73,50. Então,

o valor da Hospedagem/Alimentação será de R$ 703,50.

Resumo

Para podermos inserir uma solicitação de viagem, é necessário estar em mãos, matrícula do

funcionário, Centro de Custo pela qual o funcionário irá viajar, Cidades de destino, Justificativa e período da

viagem. Saber o Tipo de Localidade, tipo de Transporte e enquadramento do funcionário.

Após informar os dados necessários, clicar no botão GRAVAR ( ) na barra de Ferramentas.


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3. Módulo Aprovar Diárias Este módulo somente é permitido para usuários responsáveis em aprovar as Solicitações de Viagens,

normalmente cargos de chefias nos Centros de Custo. É um módulo sem nenhum preenchimento, todos os

campos são verdes e o responsável pela aprovação só irá verificar os dados e clicar no botão “Responsável”

para aprovar a viagem.

Ao entrar no módulo, aparecerão as solicitações que precisam ser aprovadas, caso não exista nenhuma,

aparecerá uma mensagem “Nenhuma informação Cadastrada.”

Botão Cancelar: Cancela a solicitação de viagem antes de ser aprovada.

OBS: A Solicitação não poderá ser cancelada após o aprovador clicar no botão de Responsável.

Botão Histórico mostra quais as viagens já realizadas do funcionário que está na

aprovação corrente. Tem a função de informar os valores que o funcionário já recebeu para um controle

maior controle do aprovador.

Aparecendo as informações, o usuário responsável irá clicar no

botão “Responsável” para aprovar a solicitação após conferi-la.

Mensagem aparecerá quando

não houver nenhuma solicitação

para ser aprovada.


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4. Registrar Prestação de Contas Este Módulo é destinado a Prestar contas da Viagem realizada. A tela aparecerá em modo de

Consulta para informar o Código (número do Protocolo que foi gerado na Solicitação de Diárias).

Caso o usuário não saiba o código, poderá informar o número da matrícula e clicar no botão executar

Pesquisa ( ).

OBS: Para fazer uma pesquisa através da matrícula do funcionário, digite 9 zeros antes da

matrícula desejada. EX: para pesquisar a matrícula 123456 digite: 000000000123456 e clique no

botão de pesquisa ( ).

A Pesquisa retorna sempre a viagem mais recente, do maior para o menor número do Código.

O preenchimento dos dados é muito simples, porém, existem procedimentos a serem seguidos:

1 – Devem-se preencher os campos de Valor Utilizado e Valor Comprovado. Havendo outros tipos de

despesa, estas também devem ser preenchidas. Campos de valores numéricos, para colocar decimais

tem que ser com ponto (.) e não com vírgula (,).

As outras despesas, quando solicitadas, o valor utilizado e o comprovado devem ser o mesmo valor

das notas de comprovação, pois o restante terá que ser devolvido ou caso tenha gastos a mais do

que o solicitado, o funcionário será ressarcido.


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Iremos detalhar somente os campos brancos, por serem de preenchimento do usuário. Os outros

(Campos Verdes) são somente de consulta.

OBS: Campos de valores numéricos, para colocar decimais tem que ser com ponto (.) e não com

vírgula (,).

Neste Campo, temos algumas particularidades. Na Primeira linha que aparece o

Tipo da despesa, referente à Hospedagem/alimentação, o valor informado será o mesmo que foi

calculado na Solicitação de Viagem, independente do valor informado no campo de “Valor

comprovado”. Outros itens como as linhas tipo 8 e 4, o valor utilizado será igual ao valor

comprovado, pois a diferença será cobrada ou restituída ao funcionário.

O campo de Valor comprovado referente à hospedagem, (somente informar o

valor da Nota de Hospedagem), nos outros campos de despesas, informar os gastos que possuem

notas de comprovação.

OBS: Lembramos que o valor da diária é devido ao funcionário, não sendo cobrada diferença

alguma baseada na informação do campo de Valor comprovado. Porém, pela regulamentação,

diárias que não possuírem comprovantes de hospedagem, o funcionário terá direito somente a

50% do valor da diária. Devendo restituir os outros 50% à empresa.

Botões:

Após preenchimento dos campos, clicar no botão confirmar ou no botão

GRAVAR ( ) para gravar alterações no registro.

Após preenchimento e gravação do acerto da viagem, é possível imprimir o

relatório de viagem.

Botão que abre uma janela para poder informar qualquer tipo de

acontecimento e/ou alterações nas viagens, imprevistos, tanto de datas, quanto horário e rotas.

Valor utilizado igual ao

Valor aprovado.

Outros campos de despesas, o valor utilizado tem que ser igual ao valor

comprovado com notas. Independente do valor aprovado.


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Este botão é para cancelar a viagem que por algum motivo foi solicitada,

aprovada, mas não foi efetuada. O procedimento será deixar todos os campos de Valores em branco

e clicar neste botão. O sistema entenderá que não houve viagem e o funcionário terá que devolver o

valor integral solicitado.

Este botão somente estará habilitado e poderá ser usado pelos conferentes

do setor financeiro da MGS.

Este botão serve para acompanhar junto ao sistema os documentos que

estão pendentes junto ao setor financeiro quando o status da diária estiver notificada como

“PENDENTE DE DOCUMENTAÇÃO”. Durante este status, caso não haja documentação pendente, o

campo de documentação pendente exibido após clicar neste botão será nulo.

Este botão de imprimir boleto é para os casos em que por

algum motivo, valor total da viagem foi menor do que o valor solicitado, será necessário imprimi um

boleto com o valor a devolver. Este botão só é habilitado quando o acerto de viagem gerar um valor

negativo (Valor a ser devolvido pelo Funcionário).

OBS: Em alguns casos, o navegador bloqueia a tela gerada do Boleto. Vá à opção Ferramentas do

seu navegador e desabilite a opção Bloqueador de Pop-ups.

Abrirá uma janela na qual o usuário informará dados do roteiro da Viagem.

2 – Após o preenchimento clicar no botão ( ) que será detalhado adiante.


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Detalhe da Janela de Prestação de Contas.

Considerações: O horário tem que ser digitado com dois ponto (:) ou preencher com quatro dígitos

e após <Enter> ou <TAB>, os dois pontos serão incluídos.

O mesmo ocorre para o campo Data. EX: 02022013 torna-se 02/02/2013.

Lembre-se também, que antes de entrar nesta tela, os campos de Valor Utilizado e Valor

comprovado (QUANDO EXISTIR COMPROVANTE DE HOSPEDAGEM) devem ser preenchidos antes,

pois preenchendo os campos da tela de prestação de contas, ao fechar esta tela, o sistema verifica

os dias de viagem e verifica se existem comprovantes de hospedagem. Em caso negativo o sistema

automaticamente recalcula os valores de diária colocando somente 50% em cada diária.

Para cada trecho efetuado na viagem, será criado um registro. Os campos de data e hora da cidade

Destino sendo que o trecho é considerado bate e volta, devem ser preenchidos com a hora final da

viagem, incluindo já a hora do retorno.

Exemplo 1: Viagem de Cidade Origem para Cidade Destino sendo no mesmo dia,

Fazer o trecho considerando que a data final deste trecho é o horário de retorno à cidade Origem.

Exemplo 2: Viagem com mais de uma cidade, será inserido o trecho no qual o funcionário irá

pernoitar, cidades que o mesmo só passou ou parou para temporariamente não precisam ser

Barra de

Ferramentas

Cidade em que

o Funcionário

está saindo de

viagem.

Data e horário

de Saída da

Cidade Origem

Cidade Destino da

próxima parada.

Tipo do transporte

utilizado na viagem.

Placa do veículo utilizado. Obrigatório

quando o transporte for Orgânico Fechar a tela

Tipo da

Localidade de

Destino

Data e horário

da

permanência

na cidade

Destino.

Tem que informar se

houve comprovação de

Hospedagem no Trecho.


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registradas (Os registros são para marcar os locais de pernoite.) e na última cidade antes do retorno,

incluir as horas de deslocamento até a cidade de origem.

Deve-se inserir um registro de “Origem” para “Destino”, sendo considerado um trecho.

Ao Clicar no botão “Fechar”, a janela será fechada e, baseado nas informações desta tela, o sistema

recalculará as diárias, podendo aparecer uma mensagem de alerta de divergências nos valores da

diária. Após isso, é só clicar no botão GRAVAR ( ) na Barra de Ferramentas.

OBS: Esta mensagem não bloqueia a prestação de Contas, ela somente dá um alerta de que o valor

recalculado está diferente do valor informado no Campo “Valor Utilizado” e que poderá, no

momento de Conferência pelo Setor Financeiro da MGS, gerar devolução de diária disponibilizada

irregularmente.

Na Descrição de Despesa, que aparece “DIÁRIA (HOSPEDAGEM E ALIMENTAÇÃO)”, se o campo de

Valor Comprovado ficar em branco e o período da viagem for superior a 1 dia, aparecerá uma

mensagem no rodapé do módulo dizendo que a diária será de 50%, e trará o valor correspondente.


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Para cada situação no módulo de viagens, existe um Status para auxiliar o usuário. Ao abrir o módulo

e pesquisar a viagem desejada, note que na parte inferior da tela aparece em Azul, algumas

mensagens como:

Pendência de Prestação de contas – Indica que aquele código pesquisado está pendente de

prestação de contas do usuário.

Pendência de Documentação – Indica que a prestação de contas por parte do usuário foi realizada e

o sistema aguarda o recebimento da documentação pelo setor financeiro para a sequência do

processo de encerramento da diária. Caso haja acertos a serem compensados via pagamento de

boleto bancário, estes só estarão disponíveis durante o status de “Pendente do Conferente”

Pendência do Conferente – Indica que a o setor financeiro já recebeu os documentos referentes a

diária realizada e iniciou os acertos com a finalidade de encerrar o processo de prestação de contas e

liberação da diária no sistema.

Pendência do Superintendente – Indica que foi finalizada a prestação de contas e acertos pendentes

e aguarda a liberação de pagamento do Superintendente Financeiro da MGS para liberar o acerto

desta diária. Caso haja algum ressarcimento extra para pagamento, este será liberado após a

finalização desta etapa.

Acerto Liberado – Indica que a viagem já foi conferida e liberada, terminando o ciclo da viagem.

5. Considerações Para uma prestação de Contas, o usuário deve ter em mãos as Notas de comprovação, número da

placa do carro, datas e horários das rotas.

Lembrar de preencher primeiramente os campos de valores das despesas, valores dos

comprovantes e depois, no Botão de Prestação de contas, preencher os dados tendo o cuidado de

gravar todas as rotas da viagem para recálculo das mesmas.

Após entrar com os dados necessários, clicar no botão GRAVAR ( ) na barra de Ferramentas.


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6. Telefones para Contato / Suporte

Suporte e/ou Correções do sistema. – Superintendência de Tecnologia da Informação

(SUTIN)

Telefone para Contato: 3239-8400 (Ramal 8680)

Analista responsável: Renato Alves Almeida

Email: [email protected]

Suporte e/ou dúvidas de liberação de protocolos e pagamentos. – Superintendência de

Finanças (SUFIN) – Diárias de Viagem

Telefone para contato 1: 3239-8400 (Ramal 8506)

Servidor Responsável: Hielen M. Nogueira


Suporte e/ou dúvidas de liberação de protocolos e pagamentos. - Superintendência de Finanças (SUFIN) – Diárias de Viagem

Telefone para contato 2: 3239-8400 (Ramal 8506)

Servidor Responsável: Fernando Márcio Avelar


mailto:[email protected]



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