manual de redaÇÃo oficial -...

MANUAL DE

REDAÇÃO OFICIAL2ª EDIÇÃO REVISADA E ATUALIZADA

JUNHO DE 2014

Jairo Jorge da SilvaPrefeito Municipal

Lucia Elisabeth Colombo SilveiraVice-Prefeita

Célio Paulo PiovesanSecretário Municipal das Relações Institucionais

Aristeu Ismailow DuarteSecretário Adjunto das Relações Institucionais

Lisandro Barreto MotaDiretor de Relações Governamentais

Revisão e atualizaçãoCléia Ripoll ScolariMarcelo Zardo BrettasMárcia França PeriniRosana Torres dos Santos Scherdien SantosRubiane Fortes

Onde quer que haja mulheres e homens, há sempre o que fazer, há sempre o que ensinar, há sempre o que aprender.

Paulo Freire

Índice

Apresentação...........................................................................................................

CAPÍTULO 1: CARACTERÍSTICAS DA REDAÇÃO OFICIAL................................

1. Impessoalidade......................................................................................................

2. Linguagem.............................................................................................................

3. Formalidade...........................................................................................................

4. Padronização.........................................................................................................

5. Concisão................................................................................................................

6. Clareza...................................................................................................................

CAPÍTULO 2: ESTRUTURA PADRÃO DAS COMUNICAÇÕES OFICIAIS.............

1. Cabeçalho..............................................................................................................

2. Configuração da página.........................................................................................

3. Identificação do documento....................................................................................

4. Local e data...........................................................................................................

5. Vocativo.................................................................................................................

6. Endereçamento......................................................................................................

7. Assunto..................................................................................................................

8. Texto.......................................................................................................................

9. Anexo.....................................................................................................................

10. Fecho...................................................................................................................

11. Identificação do signatário...................................................................................

12. Rodapé................................................................................................................

CAPÍTULO 3: CARACTERÍSTICAS FUNDAMENTAIS DO TEXTO

DA REDAÇÃO OFICIAL............................................................................................

1. Sigla........................................................................................................................

2. Abreviatura.............................................................................................................

3. Símbolo..................................................................................................................

4. Figura.....................................................................................................................

5. Número...................................................................................................................

6. Forma de tratamento e vocativo............................................................................

7. Tempo verbal..........................................................................................................

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8. Singular e plural......................................................................................................

9. Expressões utilizadas na redação oficial...............................................................

10. Organização da redação do mérito.....................................................................

11. Regras de elaboração de texto............................................................................

CAPÍTULO 4: TIPOS DE COMUNICAÇÃO OFICIAL..............................................

1. Apostila..................................................................................................................

2. Ata.........................................................................................................................

3. Atestado.................................................................................................................

4. Certidão.................................................................................................................

5. Certificado..............................................................................................................

6. Circular....................................................................................................................

7. Contrato.................................................................................................................

8. Convênio................................................................................................................

9. Convite...................................................................................................................

10. Convocação.........................................................................................................

11. Decreto.................................................................................................................

12. Edital....................................................................................................................

13. Exposição de motivos..........................................................................................

14. Formulário............................................................................................................

15. Lei........................................................................................................................

16. Memorando..........................................................................................................

17. Mensagem...........................................................................................................

18. Ofício.....................................................................................................................

19. Parecer.................................................................................................................

20. Portaria................................................................................................................

21. Projeto de lei........................................................................................................

22. Recibo...................................................................................................................

23. Relatório...............................................................................................................

24. Termo aditivo........................................................................................................

CAPÍTULO 5: MODELOS DE COMUNICAÇÃO OFICIAL.......................................

1. Modelo de apostila.................................................................................................

2. Modelo de ata........................................................................................................

3. Modelo de atestado................................................................................................

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4. Modelo de certidão.................................................................................................

5. Modelo de certificado.............................................................................................

6. Modelo de circular..................................................................................................

7. Modelo de contrato.................................................................................................

8. Modelo de convênio...............................................................................................

9. Modelo de convite..................................................................................................

10. Modelo de convocação........................................................................................

11. Modelo de decreto...............................................................................................

12. Modelo de edital..................................................................................................

13. Modelo de exposição de motivos.........................................................................

14. Modelo de formulário...........................................................................................

15. Modelo de lei.......................................................................................................

16. Modelo de memorando........................................................................................

17. Modelo de mensagem.........................................................................................

18. Modelo de ofício...................................................................................................

19. Modelo de parecer...............................................................................................

20. Modelo de portaria................................................................................................

21. Modelo de projeto de lei.......................................................................................

22. Modelo de recibo..................................................................................................

23. Modelo de relatório..............................................................................................

24. Modelo de termo aditivo......................................................................................

REFERÊNCIAS.........................................................................................................

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| Manual de Redação Oficial do Município de Canoas10

APRESENTAÇÃO

A revisão do Manual de Redação Oficial teve como finali-dade aprimorar a qualidade da comunicação oficial produzida no Município de Canoas, facilitando a uniformização dos expedien-tes e promovendo o aperfeiçoamento da comunicação institucio-nal, entendendo-a como um meio fundamental de interação.

Para facilitar a utilização e a pesquisa, o Manual foi, didati-camente, reorganizado em 5 (cinco) capítulos. No primeiro, são apresentadas as características da redação oficial, inspiradas nos princípios norteadores para a comunicação. Após, a estrutura pa-drão das comunicações oficiais, que serve como referência para a elaboração dos atos administrativos. Logo, as características fundamentais do texto da redação oficial dispõem de regras utili-zadas como ferramentas para aprimorar a elaboração da comu-nicação. No quarto capítulo são descritos, através do conceito e da estrutura, os tipos de comunicação oficial mais utilizados, res-peitando as características individuais de cada documento. E, por último, são apresentados os modelos dos documentos, facilitando o manuseio.

É importante destacar que os modelos e exemplos apresen-tados foram adaptados aos atuais recursos tecnológicos e mu-danças ortográficas, tendo em vista a sua modernização e aten-dimento às solicitações daqueles que, efetivamente, os utilizam.

Ciente de que as atualizações deste Manual devem ocorrer periodicamente, acredita-se que essa ferramenta contribui para padronizar e enriquecer a comunicação oficial no Município de Canoas.

| Manual de Redação Oficial do Município de Canoas | 11

Capítulo 1: Características da redação oficial

A comunicação pode ser definida como “ato ou efeito de comunicar-se, processo de emissão, transmissão e recepção de mensagens por meio de métodos e/ou sistemas convencionados, a mensagem recebida por esses meios, a capacidade de trocar ou discutir ideias, de dialogar, com vista ao bom entendimento entre as pessoas”11.

Para que haja comunicação são necessários: alguém que comunique, alguém que receba a comunicação e algo a ser co-municado.

Este Manual trabalha, basicamente, com a forma escrita do Poder Público, considerando instrumentos de comunicação os atos administrativos. A redação oficial deve ter como característi-ca a impessoalidade, o uso do padrão culto de linguagem, a clare-za, a concisão, a formalidade e a uniformidade, permitindo única interpretação e exigindo determinado nível de linguagem.

1.ImpessoalidadeA impessoalidade da comunicação oficial é caracterizada

pela ausência de impressões individuais de quem comunica e de quem recebe a comunicação. A matéria deve ser tratada de forma impessoal.

2. LinguagemNa redação do texto oficial, usa-se o padrão culto de lingua-

gem, entendido como aquele que observa as regras da gramática formal e que emprega vocabulário comum ao conjunto dos usuá-rios do idioma.

A linguagem técnica é empregada apenas em situações que a exijam, evitando o seu uso indiscriminado e contextualizando-a sempre que possível. Deve-se evitar também o uso de linguagem

1 Aurélio: o dicionário da língua portuguesa


restrita a determinados grupos, tais como gírias, regionalismos vocabulares ou vocábulo técnico.

3. FormalidadeA formalidade na comunicação deve obedecer às regras de

uniformidade das comunicações oficiais, referentes à polidez e civilidade no enfoque da matéria abordada.

4. PadronizaçãoAs comunicações devem seguir um mesmo padrão, aten-

dendo a todas as orientações para a elaboração da redação ofi-cial, como clareza na apresentação dos textos, uso de papéis uni-formes, correta diagramação e fonte a ser utilizada, entre outros elementos.

5. ConcisãoConseguir transmitir o máximo de informações com o míni-

mo de palavras: isso é concisão. Para tanto, é preciso o domínio do assunto sobre o qual se escreve e o indispensável tempo para revisar o texto depois de pronto.

6. ClarezaUm texto claro permite ao leitor a sua imediata compreen-

são. Da mesma forma que a concisão, a clareza é obtida com a releitura de todo o texto, com o indispensável tempo para a sua revisão.


Capítulo 2: Estrutura padrão das comunicações oficiais

A estrutura padrão da comunicação oficial do Município de Canoas constitui-se em: cabeçalho, configuração da página, iden-tificação do documento, local e data, pronome de tratamento e vocativo, endereçamento, assunto, texto, anexo, fecho, identifica-ção do signatário e rodapé. A particularização de cada documen-to, com o conceito e a estrutura, se dá no Capítulo 4.

Os atos utilizados no Município de Canoas, que são norma-tizados por outros órgãos da Federação, devem conter a referên-cia, ao final da página, do fundamento legal que exige o padrão.

1. CabeçalhoO cabeçalho de cada folha é composto pelo brasão oficial do

Município, em suas cores oficiais ou em cinza, com alinhamento justificado com recuo esquerdo de 2cm (dois centímetros) e 1,5cm (um vírgula cinco centímetros) da borda, apresentando largura e altura proporcionais ao tamanho original. Exceto em formulários, conforme o item 14 do Capítulo 4.

Também integram o cabeçalho 3 (três) linhas, contendo, na primeira delas, o texto “ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL”; na segunda, o texto “MUNICÍPIO DE CANOAS” em letras maiúscu-las; e na terceira linha, o nome da secretaria, com as letras iniciais maiúsculas. Em contrato, convênio, decreto, lei, mensagem, por-taria, projeto de lei e termo aditivo não há o nome da secretaria. Os textos são digitados em fonte Times New Roman com tama-nho 14 (quatorze). Exemplo:

ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL MUNICÍPIO DE CANOAS Secretaria


2. Configuração da páginaO espaço para escrever o texto deve ter 16cm (dezesseis

centímetros) de largura, com margem esquerda de 3cm (três cen-tímetros), direita de 2cm (dois centímetros), superior de 5cm (cin-co centímetros) e inferior de 2cm (dois centímetros), na orientação retrato. Exceto em formulários e alguns certificados na orientação paisagem.

3. Identificação do documentoNas comunicações oficiais, a identificação do documento,

além de informar qual é a espécie, indica o número, quando ne-cessário, iniciado a cada ano civil, o ano de sua produção e o ór-gão que está expedindo a comunicação por meio da sigla oficial.

Os documentos são identificados conforme descritos no Ca-pítulo 4.

4. Local e dataO local e data seguem padrões diferentes de acordo com o

tipo de documento. Alguns são descritos com o local e a data na segunda linha, com alinhamento à direita, logo abaixo da identifi-cação do documento, enquanto que outros, ao final do texto, com alinhamento justificado sem recuo, conforme a estrutura dos atos.

O local deve ser escrito por extenso. A data obedece a se-guinte forma: dia escrito em algarismos arábicos, exceto o primei-ro que deve ser em algarismo ordinal (1º), não se admitindo zero à esquerda, o mês escrito por extenso e o ano em algarismos arábicos com 4 (quatro) dígitos. Exceto em alguns formulários, conforme o item 14 do Capítulo 4.

Exemplo:Canoas, 15 de janeiro de 2015

Em contrato, convênio, decreto, edital, lei e portaria, o local


deve especificar o ente federativo por extenso e em letras maiús-culas, seguido de vírgula, a palavra “em” e a data por extenso e, entre parênteses, a data em algarismos arábicos, separando dia, mês e ano por ponto, alinhamento justificado sem recuo.

Exemplo:MUNICÍPIO DE CANOAS, em quinze de janeiro de dois mil

e quinze (15.1.2015)

5. VocativoA posição do vocativo é adotada conforme a comunicação.

Geralmente são posicionadas 2 (duas) linhas após o assunto e 2 (duas) linhas antes do início do texto.

6. EndereçamentoO endereçamento indica o destinatário da correspondência.

É utilizado na primeira página da documentação, 2 (duas) linhas abaixo da linha do local e data. Adotamos modelos semelhantes de endereçamento para as comunicações padrão e para os en-velopes, diferenciando-se, apenas, em relação à permanência do CEP, conforme segue:

Exemplo nas comunicações:Ao Senhor(Nome do destinatário)Rua da Quinze de Janeiro, 11Canoas – RS

Exemplo nos envelopes:Ao Senhor(Nome do destinatário)Rua da Quinze de Janeiro, 1192010-300 – Canoas – RS


7. AssuntoO assunto é um resumo do teor do documento. É bastante

sintético, em negrito. Localiza-se em 2 (duas) linhas abaixo do endereçamento.

Exemplo:Assunto: Reunião Extraordinária de Secretariado

Em alguns documentos, o assunto constitui a ementa com alinhamento do texto justificado, a 8cm (oito centímetros) da mar-gem esquerda, sem negrito, com a 1ª (primeira) letra em maiús-cula, localizado a 1 (uma) linha abaixo da identificação do docu-mento.

Caso a proposta do ato administrativo contenha dispositi-vo de alteração, neste deve constar a síntese na ementa do do-cumento, de preferência, mediante explicitação mínima de seus conteúdos e não apenas por meio da citação.

Exemplo:Altera o Decreto nº 605, de 15 de junho de 2011, que regulamenta a Lei nº 5.561, de 27 de dezembro de 2010, que institui a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica e o Recibo Provisório de Serviços.

Nos formulários, o assunto é a identificação do documento.

8. TextoO texto deve ser digitado em tamanho da fonte 12 (doze),

a exceção do cabeçalho e do rodapé, fonte Times New Roman e com espaçamento simples entre linhas, alinhamento justificado com recuo da primeira linha. Afora alguns formulários, conforme o item 14 do Capítulo 4.

O recuo especial da primeira linha dos parágrafos do texto


deve ser de 3,5cm (três vírgula cinco centímetros), alinhamento justificado, exceto nos formulários, conforme item 14 do Capítulo 4 deste Manual.

Quando for utilizada mais de 1 (uma) página para a elabora-ção do documento, ao final de cada folha são grafadas reticências “...”, alinhadas à direita, simbolizando a continuação do documen-to, com exceção da última página. Na página seguinte, inicia-se com a abreviação de continuação “Cont.” e o título do documento, com alinhamento justificado e sem recuo. Na mesma linha, sepa-rados por espaços, consta a informação “fl.” acrescida do número da página, junto à margem direita. Nos documentos numerados, após o título utiliza-se a expressão “nº” e o número do ato, a ex-pressão “de” e o ano.

Exemplo:...

Cont. Ofício nº 15, de 2015 fl. 2

9. AnexoO documento anexo constitui informações para dar suporte

ao texto, comportando, acrescentando e ligando informações.A identificação do anexo é escrita com a letra inicial maiús-

cula e numeração sequencial com algarismos romanos, com ali-nhamento centralizado. Quando se tratar de 1 (um) anexo, usa-se a expressão “Anexo Único”. Exemplo: Anexo IV.

O título do anexo, na linha subsequente à identificação do anexo, é escrito com a letra inicial maiúscula, alinhamento cen-tralizado. O texto do anexo segue a estrutura padrão dos demais documentos, com alinhamento justificado com recuo na primeira linha, e a matéria do texto é organizada conforme as normas con-tidas no Capítulo 3 deste Manual.

O anexo é apresentado no final do documento, na página posterior à assinatura da autoridade. Os anexos iniciam em pá-


ginas exclusivas que seguem a numeração das páginas do do-cumento. Assim, ao final da página das assinaturas são grafadas reticências “...”, alinhadas à direita, simbolizando a continuação do documento, e, na página seguinte, inicia-se com a abreviação de continuação “Cont.” e o título do documento, com alinhamento justificado e sem recuo. Na mesma linha, separados por espaços, constará a informação “fl.” acrescida do número da página, junto à margem direita. Nos documentos numerados, após o título, uti-liza-se a expressão “nº” e o número do ato, a expressão “de” e o ano. Na última página do anexo não são grafadas reticências.

Exemplo:...

Cont. Decreto nº 15, de 2015 fl. 20

Anexo ÚnicoFormulário para cadastramento

10. FechoO fecho arremata o texto e saúda o destinatário, exceto em

formulários. É separado do texto por 1 (uma) linha em branco, alinhamento justificado com recuo da primeira linha. Conforme o padrão recomendado pelo Manual de Redação da Presidência da República, usa-se somente 2 (dois) fechos diferentes para todas as modalidades de comunicação oficial, que são:

Respeitosamente (utilizado para autoridades de hierarquia superior); e

Atenciosamente (utilizado para autoridades de mesma hie-rarquia e demais).

11. Identificação do signatárioAs comunicações oficiais devem trazer, centralizados, o

nome e a função ou cargo da autoridade que as expede, digita-


do com iniciais maiúsculas, abaixo do local da assinatura, sem destaques. É dispensável o traço para assinatura, em qualquer documento.

Exemplo:(Espaço para assinatura)

(Nome)(Função ou cargo)

12. RodapéO rodapé de cada folha deve ser composto pelo endere-

çamento postal (rua, nº e complemento, bairro, cidade, estado, Código de Endereçamento Postal (CEP)), telefone do gabinete do secretário e site do Município, exceto em formulários que exi-jam o preenchimento e o encaminhamento dos contribuintes, bem como os de atendimento ao cidadão. O texto deve ser alinhado a 1,25cm (um vírgula vinte e cinco centímetros) da borda, cen-tralizado, fonte Times New Roman, tamanho da fonte 10 (dez), seguindo as orientações em cada documento.

Em certificado, contrato, convênio, convite, decreto, lei, mensagem, portaria, projeto de lei e termo aditivo não há endere-çamento no rodapé.


Capítulo 3: Características fundamentais do texto da redação oficial

Destacam-se algumas regras gramaticais e técnicas utiliza-das na redação oficial, facilitando assim a padronização e pesqui-sa na elaboração dos atos.

1. SiglaA sigla é um tipo de abreviação utilizada para reduzir algu-

mas palavras, a fim de que haja mais agilidade, tanto ao falar quanto ao escrever. É formada, geralmente, pelas iniciais da pa-lavra.

Regras para grafia de siglas:a) sigla formada por até 3 (três) letras deve ser grafada em

maiúsculas. Exemplo: SMF, PMC, CEP;b) sigla formada por mais de 3 (três) letras, que criam uma

palavra, tem a letra inicial grafada em maiúscula. Exemplo: Sim-procan, Canoasprev, Acadef;

c) sigla formada por mais de 3 (três) letras, que não criam uma palavra, deve ser grafada em maiúsculas. Exemplo: ASMC, IPVA, ICMS;

d) sigla não necessita de pontos abreviativos. Exemplo: EMEF e não E.M.E.F.;

e) na primeira vez em que a palavra é mencionada deve ser escrita por extenso e, logo em seguida, a sigla entre parên-teses. Nos formulários para preenchimento a mão, em que o sig-nificado das siglas compromete a formatação dos documentos, a descrição das siglas deve ser redigidas ao final da página, com a fonte Times New Roman, tamanho da fonte 8 (oito) ou 10 (dez), conforme item 14 do Capítulo 4 deste Manual, alinhamento justi-ficado sem recuo. Exemplos: Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU); Conselho Comunitário Pró-Segurança Pública de Canoas (CONSEPRO). Exemplos para formulários: Sigla: CPF (Cadastro


de Pessoa Física), RG (Registro Geral);f) em documentos de expediente interno da Administração

Pública Direta, usa-se as siglas dos órgãos em ordem decres-cente. Exemplo: Secretaria Municipal das Relações Institucionais/Diretoria de Relações Governamentais/Unidade de Apoio/Equipe de Apoio (SMRI/DRG/UA/EA).

2. AbreviaturaAbreviatura é a designação representativa de uma palavra

através de algumas de suas sílabas e/ou letras.Regras para grafia de abreviaturas:a) sempre que possível, devem ser utilizadas abreviaturas já

consagradas. Abreviaturas que fazem sentido para poucas pes-soas ou somente para quem as utilizou devem ser evitadas;

b) escreve-se a primeira sílaba até a consoante seguinte, porém a abreviatura deve ter metade ou menos da metade da palavra original, do contrário, será melhor escrever a palavra por extenso;

c) algumas palavras não seguem a regra geral para abrevia-tura. Exemplo: Apto (apartamento), rem. ou remte. (remetente);

d) todas as abreviaturas devem ser finalizadas com ponto, porém quando coincidir com o final do período, não é necessário outro ponto, pois o ponto da abreviatura também indica o final do período. Exemplo: proc. (processo);

e) nas abreviaturas, a acentuação da palavra deve ser man-tida se estiver na 1ª (primeira) sílaba ou se a 2ª (segunda) sílaba iniciar por 2 (duas) consoantes, as 2 (duas) farão parte da abre-viatura. Exemplo: séc. (século), adapt. (adaptação);

f) a grafia de maiúscula e minúscula em abreviatura é variá-vel. Exemplo: Obs. obs.

g) as abreviaturas são pluralizáveis. Exemplo: vol. vols.h) quando necessário o uso de plural na abreviatura, ele é

utilizado sem o apóstrofe. Exemplo: CDs e não CD’s.


3. SímboloO símbolo é um elemento essencial no processo de comu-

nicação e são grafados de diversas formas. Alguns símbolos são reconhecidos internacionalmente, outros só são compreendidos dentro de um determinado grupo ou contexto (religioso, cultural, etc.).

Regras para grafia de símbolo:a) algumas convenções de símbolos reconhecidos interna-

cionalmente, não são seguidos de ponto, não tem plural “s” e não podem ser grafados como expoentes. Exemplo: h, kg, km;

b) na indicação de horas não exatas, os minutos devem ser registrados. Exemplo: 17h30min.

4. FiguraA figura inserida para ilustrar o texto do documento deve ser

centralizada e medir o tamanho suficiente para a identificação do conteúdo, com legenda abaixo, alinhamento centralizado, fonte Times New Roman, tamanho da fonte 12 (doze).

5. NúmeroGrafar em algarismo arábico e por extenso qualquer referên-

cia a número e percentual, exceto data, número de ato e casos em que houver prejuízo para a compreensão do texto.

O número será escrito por extenso quando iniciar frase, se-guido do algarismo arábico entre parênteses, e, nos demais ca-sos, o algarismo arábico será descrito por extenso entre parênte-ses. Exemplo: Três (3) titulares e 3 (três) suplentes.

6. Forma de tratamento e vocativoO cargo e a função ocupada pelo destinatário do documento

irá determinar o pronome de tratamento e o vocativo a ser empre-gado. A concordância se dá com o sexo das pessoas represen-tadas e não com o gênero gramatical. O Decreto nº 49, de 8 de


março de 2014, institui o uso da linguagem inclusiva de gênero nos atos normativos, nos documentos e nas solenidades do Po-der Executivo Municipal. Exemplo: Vossa Senhoria foi convidado a participar do evento.

A utilização das expressões prezado(a), caro(a), ilustríssi-mo, entre outras, está abolida, assim como aboliu-se digníssimo (DD.), mui (muito) digno (MD.), pois a dignidade é um pressuposto para qualquer pessoa no exercício de cargo ou função pública.

A palavra senhor(a) somente é abreviada quando seguida de nome próprio, adotando, no caso, a inicial maiúscula.

Doutor(a), Professor(a) e Mestre são títulos acadêmicos e só devem ser utilizados nas situações específicas. Quando ne-cessário, usa-se antes do nome e não antes do cargo ou vocativo.

Quadro Demonstrativo das Formas de Tratamento


7. Tempo verbalO documento deve buscar a uniformidade do tempo verbal

em todo o texto, de preferência o tempo presente ou o futuro sim-ples do presente.

8. Singular e pluralQuando o ato contiver assunto de responsabilidade exclu-

siva e pessoal de quem o assina, emprega-se o uso da primeira pessoa do singular. Exemplo: Certifico que...

Quando quem assina o documento representa o órgão em que exerce suas funções, é preferível o emprego da primeira pes-soa do plural. Exemplo: Informamos que...

9. Expressões utilizadas na redação oficialO conhecimento das regras gramaticais não é suficiente

para se escrever bem. O domínio do vocabulário, da ortografia e da estrutura das frases e o emprego correto de expressões co-muns no nosso dia a dia, contribuem para uma melhor redação.

O texto do documento deve iniciar de forma objetiva, abor-dando o assunto da comunicação. Evite as palavras de línguas estrangeiras, porém, quando escritas devem ser grafadas em itá-lico.


Quanto às palavras honra, satisfação, prazer e outras seme-lhantes, reservar para mensagens que sejam, realmente, motivo de honra, satisfação, prazer, entre outras.

10. Organização da redação do méritoO ato de caráter urgente somente tem essa característica

quando devidamente demonstrada a relevância e a urgência da matéria objeto da proposta, por meio da explicitação do motivo pelo qual a matéria tenha se tornado urgente.

A proposta de ato normativo tem um único objeto, e assunto idêntico não deve ser disciplinado por mais de uma proposta da mesma espécie, salvo quando uma se destina, expressamente, a regulamentar ou complementar a de referência.

Na ementa, no preâmbulo, na primeira remissão e na cláu-sula ou artigo de revogação em que há referência de documento


numerado, este deve ser identificado com a data completa e nas demais referências no mesmo documento, deve ser escrito ape-nas o número de identificação e o ano. Exemplo: Lei nº 5.381, de 13 de março de 2009, e Lei nº 5.381, de 2009.

O artigo ou a cláusula de um ato normativo deve ser restrito a um assunto ou a um princípio. O aspecto complementar à nor-ma enunciada no caput do artigo ou da cláusula e a exceção a essa norma devem ser abordados por meio de parágrafo. O inci-so, a alínea e o item especificam e enumeram o assunto.

O primeiro artigo ou cláusula do texto do documento indica o objeto e seu âmbito de aplicação, que devem ser estabelecidos de forma específica, em conformidade com o conhecimento técni-co ou científico da área de quem propõe a matéria.

A palavra utilizada para expressar o objeto principal do texto deve ser repetida em todas as referências, evitando o emprego de sinônimos, para facilitar o entendimento e a pesquisa.

Quando um dispositivo do texto necessita mencionar ou re-ferir outro dispositivo, deve ser indicado, expressamente, o dis-positivo objeto de referência e o diploma legal. Exemplo: art. 5º deste Decreto e não artigo anterior.

Toda fundamentação legal no ato deve ser indicada em or-dem crescente. Exemplo: inciso III do § 3º do art. 8º deste Decreto.

A retificação é utilizada para correção de erro material do ato e a alteração é utilizada para substituir, suprimir ou acrescer conteúdo ao ato normativo. Caso haja necessidade de acréscimo de redação entre os artigos, os seguintes não devem ser renume-rados e o dispositivo acrescido será identificado com o número do artigo de referência separado por hífen e letra maiúscula em ordem alfabética. Exemplo: Art. 5º-A.

Quando a alteração recair sobre parágrafos, incisos, alíneas e itens é permitida a renumeração. No entanto, é vedado o rea-proveitamento de número ou letra de dispositivo revogado, vetado ou declarado inconstitucional.


A Nova Redação (NR) deve estar disposta entre aspas com identificação ao final do texto pelas letras maiúsculas, en-tre parênteses. Se a alteração atingir considerável teor do ato, recomenda-se reproduzir o texto integral e revogar o documento original. Exemplo: “Art. 1º Institui a1ª Conferência Municipal do Adolescente.” (NR).

O artigo de revogação deve relacionar, de forma expressa, todas as disposições revogadas com a entrada em vigor do do-cumento.

A proposta de ato normativo deve indicar sua vigência. Os documentos de menor repercussão devem entrar em vigor na data de sua publicação, caso contrário, deve ser estabelecido um período de vacância. Exemplo: Esta Lei entra em vigor no prazo de 180 (cento e oitenta) dias, a partir da data de sua publicação.

Dessa forma, a estrutura do documento inicia-se com os ar-tigos ou cláusulas que dispõem sobre o objeto do documento, as revogações e, por último, o artigo referente à vigência do ato.

11. Regras de elaboração de textoO texto de decreto, lei, portaria e projeto de lei observa as

seguintes regras:Agrupamento:•nos documentos mais extensos, as normas podem ser di-vididas em blocos de artigos, denominados Partes, Livros, Títulos, Capítulos, Seções e Subseções, para organizar o conteúdo, facilitar a compreensão e a pesquisa. Exemplo: Lei nº 2009, de 2009; PARTE GERAL, LIVRO I, TÍTULO I, CAPÍTULO I, Seção I, Subseção I, Art. 1º;•o texto da parte pode ser subdividido em parte geral e parte especial, ou em partes expressas em numeral ordinal, por extenso, em letras maiúsculas, sem negrito;•o texto do livro, título e capítulo são grafados em letras mai-úsculas e identificados por algarismos romanos;


•o texto das seções e subseções é indicado por algarismo romano, iniciado com letra maiúscula grafada em negrito;•utiliza-se uma linha em branco entre parte, livro, título, ca-pítulo, seção e subseção; e não se utiliza linha em branco entre artigo, parágrafo, inciso, alínea, item e subitem.Artigo:•divisão do texto abreviado como “Art.”, seguido de nume-ração ordinal até o nono e cardinal, acompanhado de ponto, a partir do décimo, separado do texto por 1 (um) espaço em branco, sem traços ou outros sinais;•o texto do artigo inicia-se com letra maiúscula e encerra-se com ponto final ou com dois pontos, nos casos em que se desdobrar em incisos, e não se utiliza ponto final no meio do artigo;•o artigo se desdobra em parágrafos ou incisos.Parágrafo:•os parágrafos dos artigos são indicados pelo símbolo “§”, seguido de numeração ordinal até o nono e cardinal, acom-panhado de ponto, a partir do décimo. Porém, se o artigo tiver 1 (um) parágrafo, será indicado pela expressão “Pará-grafo único.”, seguida de ponto;•a numeração do parágrafo é separada do texto por 1 (um) espaço em branco, sem traço ou outros sinais;•o texto do parágrafo único - e dos parágrafos - inicia-se com letra maiúscula e encerra-se com ponto final ou com dois pontos, nos casos em que se desdobrar em incisos.Inciso:•os incisos são indicados por algarismos romanos seguidos de traço, o qual é separado do algarismo e do texto por 1 (um) espaço em branco;•o texto do inciso inicia-se com letra minúscula, salvo quan-do se trata de nome próprio, e encerra-se com ponto-e-vír-gula, na sequência da numeração, dois pontos, quando se


desdobrar em alíneas, e ponto final, quando for o último in-ciso.Alínea:•as alíneas são indicadas com letra minúscula, seguindo o alfabeto e acompanhada de parênteses, separado do texto por 1 (um) espaço em branco. Quando o número de alíneas for superior a 26 (vinte e seis) letras, segue o alfabeto do-brando as letras. Exemplo: “aa”;•o texto da alínea inicia-se com letra minúscula, salvo quan-do se trata de nome próprio, e encerra-se com ponto-e-vír-gula, na sequência da numeração, dois pontos, quando se desdobrar em itens, e ponto final, quando for a última alínea.Item:•itens são indicados por algarismos arábicos, seguidos de ponto e separados do texto por 1 (um) espaço em branco;•o texto do item inicia-se com letra minúscula, salvo quando se tratar de nome próprio, e encerra-se com ponto-e-vírgula, na sequência da numeração, dois pontos, quando se des-dobrar em subitens, e ponto final, quando for o último item.Subitem:•os subitens são indicados pelo item, seguido de ponto e o algarismos arábicos na sequência numérica, separados do texto por 1 (um) espaço em branco;•o texto do item inicia-se com letra minúscula, salvo quando se tratar de nome próprio, e encerra-se com ponto-e-vírgu-la, na sequência da numeração, e ponto final, quando for o último subitem.O texto de contrato, convênio, edital e termo aditivo é dis-

posto em cláusulas, de forma objetiva. A cláusula é o dispositivo legal do documento, escrita em letras maiúsculas, alinhamento justificado sem recuo, sem negrito, seguida de numeral ordinal por extenso, hífen e a denominação da parte abordada. Exemplo: CLÁUSULA PRIMEIRA – DO OBJETO.


O texto de cada cláusula deve ser escrito na linha seguinte com a letra inicial maiúscula e encerrado com ponto final, alinha-mento justificado com recuo da primeira linha. A cláusula pode se dividir em item e subitem e não se utiliza linha em branco entre eles.

No contrato e convênio se faz necessária a qualificação das partes, denominadas contratante e contratado ou convenente e conveniado, respectivamente: nome do órgão ou entidade, ende-reço completo da sede administrativa, CNPJ, nome do represen-tante, RG, CPF, endereço completo. No termo aditivo, as partes devem ser referidas e qualificadas e são denominadas da mesma forma do documento aditado.


Capítulo 4: Tipos de comunicação oficial

Apresenta-se os tipos de comunicação oficial mais utilizados no Município de Canoas, definindo o conceito e a estrutura de cada documento. A estrutura padrão das comunicações oficiais deve ser formatada conforme o Capítulo 2.

1. ApostilaConceito: aditamento a ato enunciativo ou declaratório de

uma situação anterior criada por lei. É utilizado, também, nos ca-sos de retificação e atualização de dados funcionais, averban-do abaixo dos textos ou no verso de decretos e portarias pes-soais (nomeação, promoção, ascensão, recondução, remoção, reintegração, dispensa, disponibilidade, demissão, exoneração, aposentadoria, reintegração, readaptação e aproveitamento). Ao apostilar título, a Administração não cria direito, pois apenas reco-nhece a existência de um direito criado por norma legal ou para que seja corrigida flagrante inexatidão do texto original (erro na grafia dos nomes próprios, lapso de especificações de datas, en-tre outros).

A correção não pode alterar a substância do ato já publica-do, e deve ser publicada no Boletim de Serviço ou no Boletim In-terno, e, quando se tratar de ato referente à Secretário Municipal, também no Diário Oficial do Município de Canoas.

Se o lapso houver ocorrido em portaria pessoal, a correção por apostilamento estará a cargo do responsável da pasta, pelas informações de pessoal, evitando assim a sobrecarga da Admi-nistração com a assinatura de atos repetidos, além da economia processual gerada com essas eventuais correções.

Estrutura:•identificação do documento, com letra inicial maiúscula, se-guido do número e ano, alinhamento centralizado;•texto, 1 (uma) linha em branco abaixo da identificação do


documento, constando a retificação ou a averbação que está sendo feita, com a remissão ao ato de referência, ali-nhamento justificado com recuo da 1ª (primeira) linha;•local por extenso e data, 1 (uma) linha em branco abaixo do texto, alinhamento justificado sem recuo;•identificação do signatário abaixo do espaço em branco para assinatura com o nome e cargo ou função da autorida-de responsável, alinhamento centralizado.

2. AtaConceito: documento que registra, sucintamente, mas de

forma objetiva, exata e metódica, as ocorrências, deliberações, resoluções, decisões e discussões realizadas em assembleias, sessões e reuniões em geral.

Possui as seguintes características:a) constitui-se, além do título, em um único parágrafo, ocu-

pando todo o espaço da página, sem espaços para parágrafos ou alíneas, dificultando a inserção de informações posteriores;

b) não são admitidas rasuras ou emendas físicas;c) não se utilizam corretivos de texto;d) quando o erro é constatado após a redação, usa-se a

expressão “Em tempo”, seguido do texto relativo à correção ou acréscimo antes das respectivas assinaturas;

e) não são utilizadas abreviaturas de palavras ou expres-sões;

f) os numerais são grafados por extenso;g) quando utilizadas com periodicidade, recomenda-se o

uso de um livro próprio, quando manuscritas, ou arquivo próprio, quando digitadas, com o uso de numeração sequencial relativa a cada órgão ou instituição a que pertençam;

h) assinam a ata todos os presentes à reunião. As assinatu-ras devem ser em sequência, separadas apenas por vírgula logo após o texto. Dependendo do caso, regramentos específicos de-


terminam que a assinatura deva se dar apenas por pessoas que ocupem cargos específicos (presidente, secretário, entre outros) e a comprovação da participação, através de lista de presenças com o cabeçalho e data próprios do evento específico;

i) quando digitalizadas, todas as folhas devem ter a rubrica original do presidente junto ao número da página e não se deve imprimir textos nos versos das folhas, apenas a frente de cada folha deverá ser utilizada.

Estrutura:•identificação do documento, com letra inicial maiúscula, se-guido do número e ano, acrescido do tipo de reunião, alinha-mento centralizado;•texto, 1 (uma) linha em branco abaixo da identificação do documento, iniciando com a data, hora e local de realiza-ção do evento, grafados por extenso, pessoas presentes, devidamente qualificadas, informações sucintas do debate realizado, fecho com o nome de quem lavrou a ata e função, seguido da assinatura dos demais presentes e, por último, a assinatura de quem está presidindo a reunião, alinhamento justificado sem recuo.

3. AtestadoConceito: ato administrativo, enunciativo, escrito pelo qual a

Administração comprova um fato ou uma situação de que tenha conhecimento por seus órgãos competentes, como atestados de matrícula, de residência, de frequência, etc.

Estrutura:•texto com a exposição do fato, alinhamento justificado com recuo da primeira linha;•local por extenso e data, 1 (uma) linha em branco abaixo do texto, alinhamento justificado sem recuo;•identificação do signatário abaixo do espaço em branco para assinatura com o nome e cargo ou função da autorida-


de que atesta, alinhamento centralizado.

4. CertidãoConceito: ato administrativo enunciativo fornecido por auto-

ridade competente a pedido de cidadão ou autoridade adminis-trativa ou judicial. Visa transcrever, textualmente, ou através de cópias, a existência, ou não, de ato ou fato constante em docu-mentos, processos ou livros.

Trata-se de documento revestido de formalidade legal, pre-visto na alínea ‘b’ do inciso XXXIV do art. 5º da Constituição Fe-deral. O texto do dispositivo traz que independe do pagamento de taxas “a obtenção de certidões em repartições públicas, para defesa de direitos e esclarecimento de situações de interesse pessoal”.

As certidões podem ser de inteiro teor ou resumidas, se traduzirem, fielmente, o que contém o original a que se referem. Quando a certidão consiste em transcrição integral também rece-be o nome de traslado, escrita em linhas corridas sem emendas ou rasuras.

Estrutura:•identificação do documento, com letra inicial maiúscula, se-guido do número e ano, alinhamento centralizado;•texto, 1 (uma) linha em branco abaixo da identificação do documento, com a transcrição do que foi requerido e encon-trado referente ao pedido, alinhamento justificado com recuo da primeira linha;•local por extenso e data, 1 (uma) linha em branco abaixo do texto, alinhamento justificado sem recuo;•identificação do signatário abaixo do espaço em branco para assinatura com o nome e cargo ou função do respon-sável, alinhamento centralizado.


5. CertificadoConceito: reconhecimento formal, que certifica a participa-

ção em cursos, seminários e outros eventos destinados ao desen-volvimento profissional, técnico ou científico.

Estrutura:•identificação do documento não é necessária;•texto deve conter o nome completo do participante e do evento, tempo de duração das atividades em horas, local, período de realização e carga horária total do evento e a data ao final, alinhamento centralizado;•identificação dos signatários na mesma linha, abaixo do espaço em branco para as assinaturas dos ministrantes e ou coordenadores do evento e autoridade maior da entidade que organizou com o nome e cargo ou função, alinhamento centralizado;•no verso do documento, devem ser listados os conteúdos abordados no evento, palestrantes e carga horária, número do registro do certificado do órgão expedidor e a frequência do participante no curso, alinhamento justificado sem recuo.

6. CircularConceito: ato administrativo expedido para diferentes pes-

soas, órgãos ou entidades, com conteúdo idêntico. Pode conter endereçamento simultâneo a diversos destinatários, transmitir or-dens, orientações, instruções, avisos, pedidos ou normas.

Estrutura:•identificação do documento, com letra inicial maiúscula, se-guido do número, ano e sigla do órgão que o expede, alinha-mento justificado sem recuo;•local por extenso e data, na linha subsequente à identifica-ção do documento, alinhamento à direita;•destinatários, 2 (duas) linhas em branco abaixo do local e da data, alinhamento justificado sem recuo;


•assunto, 1 (uma) linha em branco abaixo dos destinatários, com resumo do teor do documento, em negrito, alinhamento justificado sem recuo;•texto, 1 (uma) linha em branco abaixo do assunto, com a matéria de forma objetiva em parágrafos que podem ser or-ganizados em item ou subitens, alinhamento justificado com recuo da primeira linha;•fecho, 1 (uma) linha em branco abaixo do texto, alinhamen-to justificado com recuo da primeira linha;•identificação do signatário abaixo do espaço em branco para assinatura com o nome e cargo ou função da autorida-de que expede o documento, alinhamento centralizado.

7. ContratoConceito: instrumento jurídico em que as partes firmam di-

reitos e obrigações de comum acordo. Organizado com cláusulas, que podem ser alteradas ou prorrogadas, mediante termo aditivo.

Estrutura:•identificação do documento, com letra inicial maiúscula, se-guido do número e ano, alinhamento centralizado;•ementa, 1 (uma) linha em branco abaixo da identificação do documento, com resumo da matéria a ser tratada no tex-to, iniciada com letra maiúscula e terminada com ponto final, alinhamento justificado com recuo esquerdo de 8cm (oito centímetros);•introdução, 1 (uma) linha em branco abaixo da ementa, com qualificação das partes e de seus representantes e denominação do tratamento no corpo do texto, como con-tratante e contratado, alinhamento justificado com recuo da primeira linha;•texto, 1 (uma) linha em branco abaixo da introdução, com a matéria do ato organizada, conforme as normas contidas no Capítulo 3 deste Manual;


•local, 1 (uma) linha em branco abaixo do texto, em letras maiúsculas e data por extenso em letras minúsculas e entre parênteses em algarismos arábicos, separando dia, mês e ano por ponto, alinhamento justificado sem recuo;•espaço em branco para assinatura das partes, alinhamen-to centralizado, e espaço em branco para assinatura de, no mínimo, 2 (duas) testemunhas com documentos de identifi-cação (CPF e RG), com alinhamento justificado sem recuo.

8. ConvênioConceito: acordo administrativo firmado por entidades pú-

blicas ou entre a Administração e entidades privadas para a rea-lização de objetivos e interesses comuns. Diferente do contrato, onde as partes têm interesses diversos e opostos. Assim como no contrato, as cláusulas podem ser alteradas ou prorrogadas, mediante termo aditivo.

Estrutura:•identificação do documento, com letra inicial maiúscula, se-guido do número e ano, alinhamento centralizado;•ementa, 1 (uma) linha em branco abaixo da identificação do documento, com resumo da matéria a ser tratada no tex-to, iniciada com letra maiúscula e terminada com ponto final, alinhamento justificado com recuo esquerdo de 8cm (oito centímetros);•introdução, 1 (uma) linha em branco abaixo da ementa, com qualificação das partes e de seus representantes e de-nominação do tratamento no corpo do texto, como conve-nente e conveniado, alinhamento justificado com recuo da primeira linha;•texto, 1 (uma) linha em branco abaixo da introdução, com a matéria do ato organizada conforme as normas contidas no Capítulo 3 deste Manual;•local, 1 (uma) linha em branco abaixo do texto, em letras


maiúsculas e data por extenso em letras minúsculas e entre parênteses em algarismos arábicos, separando dia, mês e ano por ponto, alinhamento justificado sem recuo;•espaço em branco para assinatura das partes, alinhamen-to centralizado, e espaço em branco para assinatura de, no mínimo, 2 (duas) testemunhas com documentos de identifi-cação (CPF e RG), alinhamento justificado sem recuo.

9. ConviteConceito: ato que solicita a presença ou participação de al-

guém a um evento. A elaboração do convite deve considerar: a ocasião, o local de realização e a programação, sendo facultativo o grau de formalidade, o público-alvo, a presença de convidados especiais e o traje.

O convite pode ser multi ou unidirecional dirigido a autorida-des. Em especial aos Chefes de Poder, é feito individualmente, em forma de ofício; nos demais casos, pode-se utilizar convite padronizado impresso. Em eventos abertos ao público, pode-se convidar também pelos veículos de comunicação e/ou por meio eletrônico. Quando se inclui a programação completa do evento e essa for muito extensa, pode-se fazê-lo em 2 (duas) partes sepa-radas: convite e programação.

Estrutura:•toda a estrutura deve ser separada por 1 (uma) linha em branco, alinhamento centralizado;•identificação do signatário, cargo da autoridade ou órgão que convida. Exemplo: Prefeito, Secretário, Diretor de esco-la, Prefeitura, Secretaria, etc;•introdução com informação do nome e do tipo do evento;•dia e hora;•local com informação de endereço completo;•informação da presença de convidados especiais, opcio-nal.


•Em caso de cerimônias formais, solicitar a confirmação de presença e enviar o convite com antecedência de 10 (dez) a 15 (quinze) dias.

10. ConvocaçãoConceito: ato pelo qual a autoridade competente requer a

presença de alguém ou um grupo de pessoas.Estrutura:•vocativo a quem se dirige a convocação, alinhamento jus-tificado sem recuo;•nome do destinatário, abaixo do vocativo, alinhamento jus-tificado sem recuo;•texto, 2 (duas) linhas em branco abaixo do nome do des-tinatário, com redação objetiva, alinhamento justificado com recuo da primeira linha;•local por extenso e data, 1 (uma) linha em branco abaixo do texto, alinhamento justificado sem recuo;•identificação do signatário abaixo do espaço em branco para assinatura com o nome e cargo ou função da autorida-de que convoca, alinhamento centralizado.

11. DecretoConceito: ato administrativo normativo de competência ex-

clusiva do Chefe do Poder com numeração sequencial, iniciada a cada exercício. Dispõe sobre situações gerais, individuais ou específicas, com caráter imperativo, destinado a assegurar e nor-matizar situações políticas, sociais, jurídicas e administrativas. Além de regulamentar o cumprimento de lei, atua sobre matérias de ordem funcional, interesses administrativos e assuntos da ju-risdição dos Poderes.

Estrutura:•identificação do documento, em letras maiúsculas, seguido do número e dia, mês por extenso em letras maiúsculas e


ano, alinhamento centralizado;•ementa, 1 (uma) linha em branco abaixo da identificação do documento, com resumo da matéria a ser tratada no tex-to, iniciada com letra maiúscula e terminada com ponto final, alinhamento justificado com recuo esquerdo de 8cm (oito centímetros);•fundamentação, 1 (uma) linha em branco abaixo da emen-ta, com denominação completa da autoridade executiva que expede o ato e citação do dispositivo legal de atribuição des-sa competência, alinhamento justificado com recuo da pri-meira linha;•considerando, 1 (uma) linha em branco abaixo da funda-mentação, o número do documento que contém justificativa para a expedição do decreto, alinhamento justificado com recuo da primeira linha;•“DECRETA:”, 1 (uma) linha em branco abaixo do conside-rando, alinhamento justificado com recuo da primeira linha;•texto, 1 (uma) linha em branco abaixo da expressão “DE-CRETA”, com a matéria do ato organizada, conforme as nor-mas contidas no Capítulo 3 deste Manual;•local, 1 (uma) linha em branco abaixo do texto, em letras maiúsculas e data por extenso em letras minúsculas e entre parênteses em algarismos arábicos, separando dia, mês e ano por ponto, alinhamento justificado sem recuo;•identificação do signatário abaixo do espaço em branco para assinatura com o nome e cargo ou função da autorida-de, alinhamento centralizado.

12. EditalConceito: ato utilizado para dar conhecimento e divulgação

de diversos assuntos como abertura de licitação, convocação de servidores, abertura de concurso público, avisos, intimação, entre outros. Sua divulgação é feita por meio de publicação, integral-


mente ou em forma de resumo, em órgãos oficiais, jornais com maior circulação e afixado em locais de acesso dos interessados para transmitir assuntos de interesse público, visando o cumpri-mento de determinações legais, bem como serve de lei interna para os convocados aderentes.

Estrutura:•identificação do documento, com letra inicial maiúscula, se-guido do número e ano, alinhamento centralizado;•texto, 1 (uma) linha em branco abaixo da identificação do documento, com a matéria do ato organizada conforme as normas contidas no Capítulo 3 deste Manual;•local, 1 (uma) linha em branco abaixo do texto, em letras maiúsculas e data por extenso em letras minúsculas e entre parênteses em algarismos arábicos, separando dia, mês e ano por ponto, alinhamento justificado sem recuo;•identificação do signatário abaixo do espaço em branco para assinatura com o nome e cargo ou função da autorida-de, alinhamento centralizado.

13. Exposição de motivosConceito: expediente, referente à proposta de projeto de lei,

dirigido ao Prefeito por uma ou mais secretarias para informar determinado assunto, sugerir alguma medida ou submeter à sua consideração a matéria.

Estrutura:•identificação do documento, com letra inicial maiúscula, se-guido do número, ano e sigla do órgão que o expede, alinha-mento justificado sem recuo;•local por extenso e data, na linha subsequente à identifica-ção do documento, alinhamento à direita;•vocativo, 2 (duas) linhas em branco abaixo do local e data, nas linhas subsequentes o nome do destinatário e após o cargo ou função, alinhamento justificado sem recuo;


•assunto, 2 (duas) linhas em branco abaixo do vocativo, com resumo do teor do documento em negrito, alinhamento justificado sem recuo;•texto, 1 (uma) linha em branco abaixo do assunto, com estrutura idêntica a do ofício, para submeter ao Prefeito ato informativo, sugestão de alguma medida a ser adotada ou para apresentar alguma proposta. O texto deve conter 3 (três) informações: o relato do problema que se quer re-solver, com a descrição detalhada das causas, característi-cas e se já foi tomada alguma providência para resolvê-lo; a indicação da solução sugerida para o problema, com as características do ambiente de intervenção, viabilidade de implementação e efeitos junto ao governo e à sociedade; e o porquê da escolha da solução anunciada, alinhamento com recuo da primeira linha;•fecho, 1 (uma) linha em branco abaixo do texto, alinhamen-to justificado com recuo da primeira linha;•identificação do signatário abaixo do espaço em branco para assinatura com o nome e cargo ou função da autorida-de que expede o documento, alinhamento centralizado.

14. FormulárioConceito: documento estruturado segundo finalidade e fluxo

específicos, destinado a receber, requerer, preservar e transmitir informações.

Estrutura:•cabeçalho, com tamanho ajustado ao espaço utilizado para o formulário, seguindo, proporcionalmente, as regras dispostas no item 1 do Capítulo 2 deste Manual;•configuração da página adequada para o aproveitamento da folha tanto na orientação retrato quanto na paisagem, desde que as margens não sejam inferiores a 1cm (um cen-tímetro);


•identificação do documento, com letra inicial maiúscula, e a finalidade do formulário, alinhamento centralizado;•texto, estruturado com campos para preenchimento se-gundo o objetivo e o andamento específicos do formulário, alinhamento justificado sem recuo, em fonte Times New Ro-man, com espaçamento simples entre linhas e tamanho da fonte proporcional:

•local por extenso e data com o dia em algarismos arábicos, exceto o primeiro, que deve ser em algarismo ordinal (1º), não se admitindo zero à esquerda. O mês deve ser escrito em algarismos arábicos e o ano, em algarismos arábicos com 4 (quatro) dígitos, separando dia, mês e ano por ponto, alinhamento justificado sem recuo ou à direta, dependendo da disposição do conteúdo;•espaço em branco para assinatura do requerente, alinha-mento centralizado;•rodapé com tamanho ajustado ao espaço utilizado para o formulário, seguindo, proporcionalmente, as regras dispos-tas no item 12 do Capítulo 2 deste Manual, composto pelo endereçamento postal e pelo telefone do local responsável pelo documento e sítio do Município, com fonte Times New Roman tamanho 8 (oito) ou 10 (dez).

15. LeiConceito: norma ou conjunto de normas jurídicas criadas por

meio de processos próprios e estabelecidas pelas autoridades competentes, para estabelecer condutas e garantir o melhor inte-resse da coletividade, a fim de assegurar a convivência pacífica entre os cidadãos.


As leis complementares e ordinárias tem numeração se-quencial em continuidade à série em vigor.

Estrutura:•identificação do documento, em letras maiúsculas, seguido do número e dia, mês por extenso em letras maiúsculas e ano, alinhamento centralizado;•ementa, 1 (uma) linha em branco abaixo da identificação do documento, com resumo da matéria a ser tratada no tex-to, iniciada com letra maiúscula e terminada com ponto final, alinhamento justificado com recuo esquerdo de 8cm (oito centímetros);•“O Prefeito Municipal de Canoas”, 1 (uma) linha em bran-co abaixo da ementa, na linha seguinte à expressão “Faço saber que a Câmara Municipal aprovou e eu sanciono e pro-mulgo a seguinte” e, na próxima linha, a expressão “LEI:”, alinhamento justificado com recuo da primeira linha;•texto, 1 (uma) linha em branco abaixo da expressão “LEI”, com a matéria do ato organizada, conforme as normas con-tidas no Capítulo 3 deste Manual;•local, 1 (uma) linha em branco abaixo do texto, em letras maiúsculas e data por extenso em letras minúsculas e entre parênteses em algarismos arábicos, separando dia, mês e ano por ponto, alinhamento justificado sem recuo;•identificação do signatário abaixo do espaço em branco para assinatura com o nome e cargo ou função da autorida-de, alinhamento centralizado.

16. MemorandoConceito: instrumento de comunicação interna na Adminis-

tração Pública, que trata de assuntos referentes à atividade admi-nistrativa, digitado na forma on-line ou impressa.

O memorando on-line pode ser individual ou circular, com estrutura estabelecida pelo sistema de uso exclusivo da Adminis-


tração Municipal, denominado intranet. Essa ferramenta não pode ser usada para o envio de mensagens de caráter pessoal.

O memorando individual é enviado a apenas 1 (um) destina-tário por vez com despacho no próprio documento e, se necessá-rio, arquivos em anexo, podendo ser remetido a outros usuários ou devolvido à origem para arquivamento. O memorando circular é enviado, simultaneamente, a mais de 1 (um) destinatário, com o objetivo de divulgar informações, notícias ou eventos. Possui caráter informativo.

O uso do memorando impresso deve ser evitado, mas, ha-vendo necessidade, deve estar disposto conforme a estrutura abaixo.

Estrutura:•identificação do documento, com letra inicial maiúscula, se-guido do número, ano e sigla do órgão que o expede, alinha-mento justificado sem recuo;•local por extenso e data, na linha subsequente à identifica-ção do documento, alinhamento à direita;•vocativo, 2 (duas) linhas em branco abaixo do local e data, nas linhas subsequentes o nome do destinatário e após o cargo ou função, alinhamento justificado sem recuo;•assunto, 2 (duas) linhas em branco abaixo do vocativo, com resumo do teor do documento, em negrito, alinhamento justificado sem recuo;•texto, 1 (uma) linha em branco abaixo do assunto, com a matéria de forma objetiva em parágrafos que podem ser or-ganizados em itens. Quando a matéria não for apenas um encaminhamento, deve conter uma breve apresentação do assunto de forma direta, detalhamento do assunto e o en-cerramento da comunicação, alinhamentos justificado com recuo da primeira linha;•fecho, 1 (uma) linha em branco abaixo do texto, alinhamen-to justificado com recuo da primeira linha;


•identificação do signatário abaixo do espaço em branco para assinatura com o nome e cargo ou função da autorida-de que expede o documento, alinhamento centralizado.

17. MensagemConceito: instrumento de comunicação oficial enviado pelo

Chefe do Poder Executivo ao Chefe do Poder Legislativo.Estrutura:•identificação do documento, com letra inicial maiúscula, se-guido do número e ano, alinhamento justificado sem recuo;•local por extenso e data, na linha subsequente à identifica-ção do documento, alinhamento à direita;•vocativo, 2 (duas) linhas em branco abaixo do local e data, nas linhas subsequentes o nome do destinatário, cargo, ci-dade e estado, alinhamento justificado sem recuo;•texto, 2 (duas) linhas em branco abaixo do vocativo, com exposição do problema tratado pelo projeto de lei, a indica-ção da solução proposta, acompanhada de demonstração de que sua aplicação tem viabilidade técnica e aceitação social, alinhamento justificado com recuo da primeira linha;•fecho, 1 (uma) linha em branco abaixo do texto, alinhamen-to justificado com recuo da primeira linha;•identificação do signatário abaixo do espaço em branco para assinatura com o nome e cargo ou função da autorida-de que expede o documento, alinhamento centralizado.

18. OfícioConceito: instrumento de comunicação externa, utilizado pe-

las autoridades para tratar de assuntos de interesse da Adminis-tração Pública, em caráter oficial, destinado a outro órgão público ou particular. É assinado pelo titular da pasta.

Estrutura:•identificação do documento, com letra inicial maiúscula, se-


guido do número, ano e sigla do órgão que o expede, alinha-mento justificado sem recuo;•local por extenso e data, na linha subsequente à identifica-ção do documento, alinhamento à direita;•vocativo, 2 (duas) linhas em branco abaixo do local e data, nas linhas subsequentes o nome do destinatário, cargo ou função, endereço completo, cidade e estado, alinhamento justificado sem recuo;•assunto, 2 (duas) linhas em branco abaixo do vocativo, com resumo do teor do documento, em negrito, alinhamento justificado sem recuo;•forma de tratamento e cargo ou função, 1 (uma) linha em branco abaixo do assunto, alinhamento justificado com re-cuo da primeira linha;•texto, 1 (uma) linha em branco abaixo da forma de trata-mento, com matéria exposta de forma objetiva, podendo ser organizado em parágrafos e itens. Deve conter uma breve apresentação do assunto, detalhamento e o encerramento da comunicação, alinhamento justificado com recuo da pri-meira linha;•fecho, 1 (uma) linha em branco abaixo do texto, alinhamen-to justificado com recuo da primeira linha;•identificação do signatário abaixo do espaço em branco para assinatura com o nome e cargo ou função da autorida-de que expede o documento, alinhamento centralizado.

19. ParecerConceito: instrumento utilizado para expressar opinião fun-

damentada, técnica ou jurídica, sobre determinado assunto. Obje-tiva esclarecer, interpretar e explicar fatos, de preferência, usando como referências artigos científicos comprovados ou leis que ex-pliquem a opinião.

Estrutura:


•identificação do documento, com letra inicial maiúscula, se-guido do número, ano e sigla do órgão que o expede, alinha-mento centralizado;•dependendo da finalidade do parecer, utiliza-se ementa, 1 (uma) linha em branco abaixo da identificação do documen-to, com resumo da matéria a ser tratada no texto, iniciada com letra maiúscula e terminada com ponto final, alinhamen-to justificado com recuo esquerdo de 8cm (oito centímetros);•texto, 1 (uma) linha em branco abaixo da identificação do documento ou da ementa, com breve relato do caso a ser tratado, após desenvolvimento com análise e fundamentos dos fatos e conclusão coerente com a fundamentação, de forma objetiva, organizado em parágrafos, alinhamento jus-tificado com recuo da primeira linha;•local por extenso e data, 1 (uma) linha em branco abaixo do texto, alinhamento justificado sem recuo;•identificação do signatário abaixo do espaço em branco para assinatura com o nome e cargo ou função do respon-sável, alinhamento centralizado;•nos casos em que há necessidade da chancela da auto-ridade hierarquicamente superior, utiliza-se a identificação da autoridade superior abaixo do espaço em branco para assinatura com o nome e cargo ou função, alinhamento cen-tralizado.

20. PortariaConceito: ato administrativo normativo pelo qual a autori-

dade competente estabelece diretrizes administrativas, serviços e organização funcional. Numeração sequencial iniciada a cada exercício.

Estrutura:•identificação do documento, em letras maiúsculas, seguido do número e dia, mês por extenso em letras maiúsculas e


ano, alinhamento centralizado;•ementa, 1 (uma) linha em branco abaixo da identificação do documento, com resumo da matéria a ser tratada no tex-to, iniciada com letra maiúscula e terminada com ponto final, alinhamento justificado com recuo esquerdo de 8cm (oito centímetros);•fundamentação, 1 (uma) linha em branco abaixo da emen-ta, com denominação completa da autoridade executiva que expede o ato e citação do dispositivo legal de atribuição des-sa competência, alinhamento justificado com recuo da pri-meira linha;•considerando, 1 (uma) linha em branco abaixo da funda-mentação, o número do documento que contém justificativa para a expedição da portaria, alinhamento justificado com recuo da primeira linha;•“DECIDE:”, 1 (uma) linha em branco abaixo do consideran-do, alinhamento justificado com recuo da primeira linha;•texto, 1 (uma) linha em branco abaixo da expressão “DECI-DE”, com a matéria do ato organizada conforme as normas contidas no Capítulo 3 deste Manual;•local, 1 (uma) linha em branco abaixo do texto, em letras maiúsculas e data por extenso em letras minúsculas e entre parênteses em algarismos arábicos, separando dia, mês e ano por ponto, alinhamento justificado sem recuo;•identificação do signatário abaixo do espaço em branco para assinatura com o nome e cargo ou função da autorida-de responsável, alinhamento centralizado.

21. Projeto de leiConceito: proposta normativa submetida à deliberação de

um órgão legislativo para constituir uma lei. O encaminhamento é realizado através da mensagem, onde é justificada a proposta. Tem origem executiva ou legislativa, com procedimentos especí-


ficos. O projeto de lei tem numeração sequencial, iniciada nova contagem no início de cada exercício. O procedimento para a elaboração e encaminhamento de projeto de lei está disposto no Decreto próprio.

Estrutura:•identificação do documento, em letras maiúsculas, seguido do número e dia, mês por extenso em letras maiúsculas e ano, alinhamento centralizado;•ementa, 1 (uma) linha em branco abaixo da identificação do documento, com resumo da matéria a ser tratada no tex-to, iniciada com letra maiúscula e terminada com ponto final, alinhamento justificado com recuo esquerdo de 8cm (oito centímetros);•texto, 1 (uma) linha em branco abaixo da ementa, com a matéria do ato organizada conforme as normas contidas no Capítulo 3 deste Manual;•local, 1 (uma) linha em branco abaixo do texto, em letras maiúsculas sem data, alinhamento justificado sem recuo. Exemplo: MUNICÍPIO DE CANOAS, em;•identificação do signatário abaixo do espaço em branco para assinatura com o nome e cargo ou função da autorida-de, alinhamento centralizado.

22. ReciboConceito: documento que comprova a transação realizada,

em que alguém recebeu de outrem a prestação ou entrega acor-dada.

Estrutura:•identificação do documento seguido do número e ano, ali-nhamento centralizado;•texto, 1 (uma) linha em branco abaixo da identificação do documento, com redação objetiva, alinhamento justificado sem recuo;


•local por extenso e data, 1 (uma) linha em branco abaixo do texto, alinhamento justificado sem recuo;•espaço em branco para assinatura com o nome e docu-mentos de identificação (CPF e RG), alinhamento centrali-zado.

23. RelatórioConceito: descrição de fatos utilizada para informar resul-

tados parciais ou totais de uma determinada atividade, a fim de registrar ou prestar contas.

Estrutura:•identificação do documento, alinhamento centralizado;•local por extenso e data, na linha subsequente à identifica-ção do documento, alinhamento à direita;•vocativo, 2 (duas) linhas em branco abaixo do local e data, alinhamento justificado com recuo da primeira linha;•texto, 2 (duas) linhas em branco abaixo do vocativo, com apresentação da matéria a ser relatada, fundamentação le-gal, descrição das informações e esclarecimentos para a compreensão da autoridade a que se destina, podendo ser usado gráfico, fotografia, mapa, etc, dispostos no teor do do-cumento ou em anexos, e finalização dos dados coletados e análise de forma conclusiva, podendo conter recomenda-ções do relator, alinhamento justificado com recuo da primei-ra linha;•fecho, 1 (uma) linha em branco abaixo do texto, alinhamen-to justificado com recuo da primeira linha;•identificação do signatário abaixo do espaço em branco para assinatura com o nome e cargo ou função da autorida-de que expede o documento, alinhamento centralizado.

24. Termo aditivoConceito: instrumento jurídico que altera, modifica ou corrige


as cláusulas de contrato ou convênio, mediante acordo entre as partes.

Estrutura:•identificação do documento, com letra inicial maiúscula, se-guido do número e ano, alinhamento centralizado;•ementa, 1 (uma) linha em branco abaixo da identificação do documento, com o objeto aditado, iniciada com letra mai-úscula e terminada com ponto final, alinhamento justificado com recuo esquerdo de 8cm (oito centímetros);•introdução, 1 (uma) linha em branco abaixo da ementa, com qualificação das partes e de seus representantes e de-nominação do tratamento no corpo do documento aditado, alinhamento justificado com recuo da primeira linha;•texto, 1 (uma) linha em branco abaixo da introdução, com a matéria do ato organizada, conforme as normas contidas no Capítulo 3 deste Manual;•local, 1 (uma) linha em branco abaixo do texto, em letras maiúsculas e data por extenso em letras minúsculas e entre parênteses em algarismos arábicos, separando dia, mês e ano por ponto, alinhamento justificado sem recuo;•espaço em branco para assinatura das partes, alinhamen-to centralizado, e espaço em branco para assinatura de, no mínimo, 2 (duas) testemunhas com documentos de identifi-cação (CPF e RG), alinhamento justificado sem recuo.


Capítulo 5: Modelos de comunicação oficial

Os modelos de comunicação oficial estão dispostos em or-dem alfabética, conforme a estrutura padrão e os tipos de comu-nicação oficial descritos nos Capítulos 2 e 4 deste Manual.


1. Modelo de apostila


2. Modelo de ata


3. Modelo de atestado


4. Modelo de certidão


5. Modelo de certificado (página na orientação paisagem)


6. Modelo de circular


7. Modelo de contrato


8. Modelo de convênio


9. Modelo de convite


10. Modelo de convocação


11. Modelo de decreto


12. Modelo de edital


13. Modelo de exposição de motivos


14. Modelo de formulário


15. Modelo de lei


16. Modelo de memorando


17. Modelo de mensagem


18. Modelo de ofício


19. Modelo de parecer


20. Modelo de portaria


21. Modelo de projeto de lei


22. Modelo de recibo


23. Modelo de relatório


24. Modelo de termo aditivo

Referência (Novas)

•Manual de Redação Oficial. 1ª Edição.•Decreto nº 49, de 8 de março de 2014•wikipédia•biblioteca.planejamento.gov.br/.../texto-31-apostila-com-pleta-de-redacao Acesso em 24/3/2014, às 15h

manual de redaÇÃo oficial -...

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