manual de procedimentos para manuseio de processos administrativos

7/25/2019 Manual de Procedimentos Para Manuseio de Processos Administrativos

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Prefeitura de Vitr ia

EEsspprriittooSSaannttoo

Manual de Procedimentos para Manuseiode Processos Administrativos

Vitria/ES

2014


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Pre fei to Mun ic ipa l

Luciano Rezende

Secre t r ia Mun ic ipa l de Admin i s t r ao

Raquel Ferreira Drummond de Aguiar

Subsecre t r ia de Ges to Admi n i s t r a t i va

Andrea Rezende Marcos

Geren te de Apo io Log s t i co

Fbio Porfr io de Carvalho

Che fe de Equ ipe de Pro toco lo Gera l

Paulo Ir ineu de Oliveira

Comi t Ges to r do S IPAD

Carmem Luisa Lino Rocha (CGM)

Fbio Porfr io de Carvalho (SEMAD/GAL)

Maxwell Simes Pereira (SEMAD/APO)

Paulo Ir ineu de Oliveira (SEMAD/GAL/CPA/EPG)

Roberto Antnio Polycarpo (SEMFA/SUB-TI)

Vanda de Jesus Pereira (SEMAD/GAL/CPA)

A p o i o Tcn i c o

Shir ley Conceio Vita (SEMAD/GAL/CPA)


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SUMRIO

1 PROCEDIMENTOS PARA TRAMITAO DE PROCESSOS E PROTOCOLADOS_ 5

1.1 Procedimentos para Autuao ________________________________________5

1.2 Documentos que no so autuados como Processo ou Protocolados _______6

2 TRAMITAO DE DOCUMENTOS _______________________________________7

2.1 Tramitao de Protocolados __________________________________________7

2.2 Trami tao de Processos ____________________________________________8

2.3 Cdigo de situao para tramitao de processos dentro do SIPAD _______ 11

2.4 Prazos para Tramitao de Processos ________________________________ 13

2.5 Tramitao de Processos Sigilosos __________________________________ 15

2.6 Acrscimo de Documentos e Folhas a um Processo ____________________ 15

3 PROCEDIMENTOS ESPECIAIS DURANTE A VIDA TIL DE UM PROCESSO ___17

3.1 Desentranhamento de Folhas e Documentos ___________________________17

3.2 Como proceder para Desentranhar um Documento _____________________ 18

3.3 Pedido de Vistas/Cpia de Processos _________________________________19

3.4 Procedimentos para Pedido de Vistas/Cpia de Processos _______________20

3.5 Procedimentos de Vistas ao Processo quando sol ici tado por rgo Interno 22

3.6 Apensao de Processos ___________________________________________22

3.7 Como Apensar um Processo a Outro _________________________________ 233.8 Como Desapensar um Processo de Outro _____________________________ 23

3.9 Anexao de Processos ____________________________________________ 24

3.10 Como Anexar um Processo a Outro _________________________________ 25

3.11 Cancelamento de Documentos ou Processos _________________________ 26

4 PROCEDIMENTOS PARA RECONSTITUIO DE PROCESSOS _____________ 26

5 PROCEDIMENTOS PARA ENCERRAMENTO DE UM PROCESSO ____________27

5.1 Encerramento e Decises de um Processo ____________________________ 27

5.2 Desis tncia do Pleito _______________________________________________28

6 PROCEDIMENTOS PARA ARQUIVAMENTO DE PROCESSOS _______________28

6.1 Arquivamento de um Processo ______________________________________ 28

6.2 Arquivo Corrente __________________________________________________30

6.3 Arquivo Intermedirio ______________________________________________ 31

6.4 Arquivo Permanente _______________________________________________ 31

6.5 Retirada de um Processo de Arquivo _________________________________ 32

6.6 Coordenao de Protocolo e Arquivo _________________________________32


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7 PROCEDIMENTOS PARA ACOMPANHAMENTO DE PROCESSOS ___________33

8 RESPONSABILIDADES SOBRE OS AUTOS E PROCESSOS IRREGULARES __ 34

8.1 Responsabilidades sobre os Processos _______________________________34

8.2 Processos Irregulares ______________________________________________35

8.3 Como proceder ao perceber ou receber um processo irregular ____________35

9 SISTEMA DE INFORMAES DE PROCESSOS ADMINISTRATIVOS - SIPAD __ 36

9.1 Informaes SIPAD ________________________________________________ 36

9.2 Processos Migrados de Sistemas anteriores para o SIPAD _______________ 37

9.3 Como proceder com os processos migrados ___________________________37

9.4 O que fazer com os processos quando uma Unidade Administ rativa for Extinta

ou Mudar de Nome _____________________________________________________ 38

10 Disposies finais _________________________________________________ 38

10.1 O suporte ao sis tema realizado da seguinte forma ____________________38

11 GLOSSRIO ______________________________________________________ 39


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1 PROCEDIMENTOS PARA TRAMITAO DE PROCESSOS E PROTOCOLADOS

1.1 PROCEDIMENTOS PARA AUTUAO

1.1.1 - Os documentos com contedo que no constam na Tabela de Assuntos

devem ser avaliados pela Comisso da Tabela de Assuntos para verificar a sua realnecessidade de autuao ou criao de novo cdigo de assunto.

1.1.2 - No sero autuados dois documentos com o mesmo assunto e requerente,

mesmo que cada um seja encaminhado a uma unidade administrativa diferente,

ressalvados processos de justia, calamidade pblica ou determinado pelo Prefeito

Municipal com prazo improrrogvel.

1.1.3 - Se o documento inicial tratar de mais de um assunto, a autoridade

competente poder determinar que os assuntos sejam desdobrados, ordenando aautuao. Nesse caso, ser tirada cpia do documento original tantas vezes quantas

forem necessrias e se juntar um Ofcio da autoridade que determinou o

desdobramento, ou ainda ser feito despacho devidamente assinado solicitando o

desdobramento.

1.1.4 - O Sistema (SIPAD), por questo de segurana, no permite retroao de

datas para autuao de documentos que no foram processados em data correta.

1.1.5 - A criao de novos procedimentos ou rotina administrativa, que envolvamautuao ou protocolo de documentos, ser definida pela Gerncia de Apoio Logstico

que acionar a Comisso da Tabela de Assuntos e o Servio SIPAD. No caso de

publicao de editais ou criao de novos procedimentos, o setor obrigatoriamente,

dever consultar o Servio de Protocolo para que seja efetuado estudo quanto

quantidade de atendimentos e procedimentos necessrios (criao de formulrios,

cdigos de assuntos, abertura de guichs especiais, etc.)

1.1.6- Quando uma unidade administrativa receber documentos via Correios e, se

for necessria a sua autuao, estes devero ser enviados a Equipe de Protocolo, com os

competentes despachos que devem ser claros, determinando o devido encaminhamento

e as providncias a serem tomadas. O envelope deve ser enviado junto com os

documentos, pois far parte do processo.

1.1.7- Expedientes que tenham sido recebidos de pases que no sejam de lngua

portuguesa devero ser traduzidos ou acompanhados de informaes que definam o

assunto do qual tratam.

1.1.8- Propostas em geral (locao ou venda de imveis, materiais e servios, etc.)

no solicitadas pela Prefeitura sero recebidas como Protocolados.


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1.1.9 - A definio de urgncia de um processo compete exclusivamente a

Secretrios, Subsecretrios, Procuradores, Gerentes, Gabinete do Prefeito, normas legais

ou a Equipe de Protocolo Geral quando for verificado que o processo tem prazo legal ou

possa causar dano ao Municpio ou a terceiros.

1.1.10 - A Equipe de Protocolo Geral no preenche formulrios nem redige

documentos, requerimentos, recursos, impugnaes ou afins para terceiros.

1.1.10.1 - Todos os processos sero identificados por etiqueta com nmero do

processo, data/hora de autuao, nome do requerente, setor do primeiro destino, nmero

do volume, descrio do cdigo do assunto da tabela de assuntos do SIPAD, nmero do

documento (Ofcio, carta, requisies, etc), nmero da inscrio imobiliria (nos casos

especficos que tratam de imveis) e cdigo de barras. Sero emitidas trs etiquetas

sendo a primeira via para o requerente ou para ser colada na contra-f, a segunda para a

capa do processo e a terceira para o documento que originou o processo. Em caso de

falta de espao a terceira etiqueta ser colada no verso do documento. Caso haja mais deum volume sero impressas tantas etiquetas quanto necessrias para serem coladas s

capas dos volumes.

1.1.10.2- Todos os protocolados sero identificados por etiqueta com nmero do

protocolo, data/hora de autuao, nome do requerente, setor do primeiro destino,

descrio do assunto efetuada pelo protocolista, nmero do documento e cdigo de

barras. Sero emitidas duas etiquetas sendo a primeira via para o requerente ou para

ser colada na contra-f, a segunda para o formulrio de protocolado, que vai a frente do

documento que originou o pedido.

1.2 DOCUMENTOS QUE NO SO AUTUADOS COMO PROCESSO OU

PROTOCOLADO

1.2.1 - Documentos rasurados, annimos, ilegveis ou duvidosos, bem como

ofensivos a autoridades, pessoas comuns, servidores ou poderes constitudos. Sero

aceitos documentos com assinatura eletrnica (certificados digitalmente).

1.2.2- Documentos (requerimentos, formulrio, etc.) incompletos, que dependam de

outros papis ou documentos necessrios sua instruo.

1.2.3- Ofcios, requerimentos, expedientes ou outros documentos que no tenham

os seus contedos descritos de forma clara (pedido e finalidade) ou que no possibilitem

identificar o assunto dos quais tratam.

1.2.4 - Revistas, boletins, convites, declaraes, telegramas, telefax, e-mail,impressos de propaganda, recortes de jornais, catlogos de livrarias e similares.


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1.2.5- Documentos de natureza particular de servidores ou demais solicitantes, tais

como propagandas, faturas, notas fiscais, carns, extratos bancrios e similares.

1.2.6 - Cpia de qualquer forma de requerimento, ressalvando-se os casos em que

um processo tenha que ser reconstitudo ou desdobrado ou que tenha assinatura de

autoridade Municipal solicitando autuao.

1.2.7 - Comunicaes Internas (CI) e Memorando (Caso seja necessrio abrir um

processo com um desses documentos, este deve ter um ofcio que contenha o assunto do

qual ir tratar o novo processo).

1.2.8 - Documentos ou correspondncias que no estiverem endereados

Prefeitura Municipal de Vitria ou a uma de suas unidades administrativas.

2 TRAMITAO DE DOCUMENTOS

2.1 TRAMITAO DE PROTOCOLADOS

2.1.1- Os protocolados sero encaminhados pela Equipe de Protocolo Geral atravs

do SIPAD. Junto ao documento, ir uma etiqueta com o nmero do mesmo e sua

identificao, alm de Formulrio Padro de Protocolado, quando necessrio.

2.1.2 - Aps recebida fisicamente e no SIPAD, analisada e respondida a petio queest no Protocolado, o mesmo dever ser arquivado na unidade administrativa receptora

ou anexado ao processo.

2.1.3- Caso o Protocolado tenha que ir para outra unidade administrativa, o mesmo

dever ser despachado atravs do SIPAD. O nmero mximo de andamento dos

protocolados ser de cinco, com exceo dos que encaminham processos de outros

rgos (IPAMV, CDV, Governo do Estado, etc..). Vencido o nmero de andamentos, o

protocolado dever ser respondido, anexado a algum processo, autuado como processo(se necessrio) ou arquivado.

2.1.4 - Analisando um Protocolado e chegando-se concluso de que deve

transformar-se em processo, o mesmo dever ser encaminhado a Equipe de Protocolo

Geral, com o devido despacho no sistema ou ofcio indicando o assunto do qual o

processo tratar, de acordo com a Tabela de Assuntos do SIPAD, e seu destino. Caso,

ainda, o Protocolado tenha que transformar-se em processo e no exista assunto na

tabela do SIPAD, o mesmo ser analisado pela Comisso da Tabelade Assuntos.


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2.1.5 - Caso o Protocolado encaminhe algum documento para ser anexado a um

processo, o mesmo deve ser recebido e, aps, deve ser verificado se o processo est na

unidade administrativa; caso esteja, o Protocolado ser imediatamente anexado ao

processo conforme subitem 2.6 e numerado conforme o ltimo nmero de pgina do

processo. O protocolado dever ser arquivado no SIPAD com a meno do n de

processo ao qual foi anexado. No processo deve ser informado em documento de

processos, no SIPAD o n do protocolado. Caso o processo j tenha sado da unidadeadministrativa, o Protocolado deve ser encaminhado para onde estiver o processo, com

um despacho em folha de informao, que deve ser grampeada ao Protocolado.

2.1.6 - O Protocolado que no for anexado a processos administrativos, deve ser

arquivado na unidade administrativa.

2.1.6.1 - Cabe s Chefias a responsabilidade de exercer a fiscalizao nas

tramitaes dos protocolados, com o acompanhamento dos relatrios fornecidos pelo

SIPAD.

2.1.6.2- A unidade que envia o protocolado continua responsvel por ele at que

a Unidade destinatria acuse o recebimento no SIPAD, quando ento o protocolado

deixar de estar EM TRNSITO, e passar a estar RECEBIDO.

2.1.7 -Os protocolados relativos a Lei de Acesso a Informao LAI, seguiro os

prazos e rotinas determinadas na Lei n 8.286/2012, ou seja, sero respondidos

eletronicamente no prazo mximo de 20 dias.

2.2 TRAMITAO DE PROCESSOS

2.2.1- vedado receber ou enviar um processo em mos, sem o registro no SIPAD;

o recebimento no sistema dever ocorrer, obrigatoriamente, na mesma data do

recebimento do fsico.

Motivo:O SIPAD um sistema on-line, ou seja, na mesma hora em que se recebe

ou envia um processo ocorre o registro no sistema e este dado fica liberado para

consulta, inclusive na internet. Quando se anda com um processo em mos, o SIPAD no

recebe a informao de que o processo saiu de uma unidade administrativapara outra,

logo, quem enviou o processo fica com a responsabilidade pelo mesmo, pois no h

registro no Sistema, e quem o recebeu no consegue moviment-lo nem acessar seus

dados no SIPAD.

2.2.1.1 - Cabe s Chefias a responsabilidade de exercer a fiscalizao nas

tramitaes dos processos, com o acompanhamento dos relatrios fornecidos peloSIPAD.


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2.2.1.2- A unidade que envia o processo continua responsvel por ele at que a

Unidade destinatria acuse o recebimento no SIPAD, quando ento o processo sair da

condio EM TRNSITO e passar a condio de RECEBIDO.

2.2.2 - No se deve apensar um processo a outro sem registrar no SIPAD (ver

subitem 3.7).

2.2.3 - No se deve receber o processo em sua Caixa de Entradano SIPAD sem que

o tenha em mos. A partir do momento em que o processo foi recebido na caixa de

entrada do usurio, imediatamenteATESTARque o processo fsico est em suas mos,

tendo, portanto, responsabilidade sobre ele.

2.2.3.1 Ao assumir cargo, o servidor dever receber, por solicitao de

transferncia, toda a caixa de processos que se encontram sob responsabilidade do ex-

ocupante, observando o item 2.2.17.

2.2.4 - Nunca encaminhar um processo sem antes revisar e ratificar que todos os

anexos e pginas estejam devidamente numerados. Toda unidade administrativa deve ter

um carimbo prprio para numerar pginas de processos e sempre que juntar alguma nova

folha, numer-la conforme subitem 2.6. Da mesma forma, deve-se observar os

procedimentos para desentranhamento de documentos, conforme subitem 3.1. Observe

que a responsabilidade de numerar e rubricar do servidor que junta o documento ao

processo.

2.2.5 - Nunca enviar processos com rasuras nos despachos ou nas informaes

constantes do mesmo (ver subitem 8.2). Caso ocorra algum erro no despacho, o

procedimento correto informar, no prprio, sobre o erro e apor uma ressalva do tipo em

tempo , onde se l....leia-se , etc.

Exemplo: SEMAD/EAF,O valor do empenho de R$15.000,00.

Em 14/09/2007.Em Tempo,

O Valor correto de R$1.500,00 e no R$15.000,00 como foi despachado erroneamente.Em 14/09/2007.Assinatura/Carimbo


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2.2.6 - No receber ou enviar processos que estejam em pssimo estado de

conservao. Toda unidade administrativa deve zelar pelo bom estado dos processos,

evitando que as capas sejam rasgadas, riscadas ou molhadas. Cabe Equipe de

Protocolo Geral reformar os processos que estiverem em pssimo estado de

conservao.

2.2.7- Observar prazos de processos urgentes. Idoso ou processos de deficientes

fsicos e prazos para concluso da tramitao de cada solicitao.

2.2.8- Ao receber um processo que tenha o prazo vencido, mencionar a data e hora

de recebimento atravs de uma informao escrita.

2.2.9- Para tramitar um processo, uma unidade administrativa dever sempre faz-lo

atravs de despachos, manifestaes, pareceres, informaes, resolues ouencaminhamentos, os quais devero ser claros e completos, indicando o destino e

tambm as providncias a serem tomadas. No se deve dar despachos no verso de

documentos (requerimentos, ofcios, fotos, plantas, mapas ou similares), pois isso dificulta

o manuseio do processo. No caso das folhas de juntada, sugerimos a utilizao de frente

e verso.

2.2.10- Quando se redigir um despacho ou informao em folha separada, a parte

em branco do verso da folha dever ser anulada com um trao transversal. Aps, a folha

deve ser devidamente numerada e juntada ao processo.

2.2.11- Os despachos e manifestaes devem seguir a ortografia oficial e no final

de cada um deve apor-se a assinatura, o carimbo e a data. Observe que o mesmo

despacho feito no processo deve ser digitado no SIPADou pode ser digitado em um

editor de textos, imprimi-lo e junt-lo ao processo com sua devida numerao de pgina,

lembrando de juntar o arquivo no SIPAD.

2.2.12- Nenhuma unidade administrativa pode recusar-se a receber um documento

ou processo encaminhado por qualquer outra unidade administrativa da PrefeituraMunicipal. Caso o processo tenha sido encaminhado erroneamente para a unidade

administrativa, esta deve receb-lo fisicamente e no SIPAD despach-lo de volta

unidade que o encaminhou. Caso o processo venha do Protocolo Geral, no primeiro

andamento, deve-se entrar imediatamente em contato com a chefia do mesmo e devolv-

lo sem receber no SIPAD, para que seja providenciada a retificao do encaminhamento

no sistema.

2.2.13 - Ao encaminhar ou despachar um processo, consultar antes em qual

situao o mesmo est cadastrado no SIPAD.


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2.2.14 - obrigatria a transferncia de processos que estiverem registrados na

funo caixa de entrada do SIPAD de um servidor para outro no caso de desligamento.

2.2.15 - O servidor que solicitar exonerao de cargo efetivo, comissionado,

temporrio ou celetista dever assinar termo de responsabilidade sobre os processos que

esto recebidos em sua caixa no SIPAD, ficando o pagamento de seus direitos

condicionados devoluo de todos. Assim, ser efetuada a transferncia para outrosservidores.

2.2.16 - obrigatria a delegao de responsabilidade para o despacho e

recebimento de processos em caso de transferncia de local de trabalho, frias e outros

afastamentos legais.

2.2.17 - A solicitao de transferncia dever ser feita pelo titular da caixa de

entrada ou pela chefia imediata atravs do e-mail Servio SIPAD(Notes), ou atravs de

Comunicao Interna (CI).

2.2.18 - vedada a emisso de relatrios do SIPAD para o contribuinte.

2.3 CDIGO DE SITUAO PARA TRAMITAO DE PROCESSOS DENTRO DO

SIPAD

2.3.1 - No SIPAD existem vrias situaes nas quais um processo pode estar

cadastrado e que devem ser observadas antes de ser despachado. Em muitas dessas

situaes no consegue-se fazer o processo tramitar, pois o mesmo no fica disponvel

na Caixa de Entradado sistema.

2.3.2 - A Alterao de Situao de um processo possvel na opo Manter

Situaono SIPAD.

2.3.3 - Abaixo, descrevemos as situaes em que um processo pode encontrar-se,

sendo que algumas so especficas para determinadas unidades administrativas:

A ELIMINAR

Indica que um processo est na fila deeliminao do Arquivo Geral.

AGUARDANDO ASSINATURA

Para processos que esto paradosaguardando a assinatura de algumdocumento.

AGUARDANDO INTERESSADO

Indica que determinado processo estparado na unidade administrativaesperando a presena do interessadopara realizao de um procedimento

CONCLUDO NO SETOR

Todos os processos concludos earquivados na unidade administrativa paracumprir a Tabela de Temporalidade antesde serem encaminhados ao Arquivo


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qualquer. Geral.

AGUARDANDO TCES

Processos que esto aguardando parecerdo Tribunal de Contas do Esprito Santo.

AGUARDANDO TRMINO DECONTRATO

Situao indicativa de processos queesto aguardando trmino de contratos.

AGUARDANDO VENCIMENTO

Processos que aguardam vencimentos.

ANDAMENTO

Processos que tramitam em situaonormal.

ANEXADO

Processo que foi incorporado a outro.

DESATIVADO

Processos cancelados pela Equipe de

Protocolo Geral por diversos motivos.

APENSADO

Processo que foi juntado a outro.

NEUTRALIZADO

Indica que determinado processo foicancelado no SIPAD.

ARQUIVADO / DESINTERESSE

Indica que o processo foi arquivadodevido ao desinteresse do requerente.

ELIMINADO / TEMPORAL

Processos eliminados por j terem seutempo de arquivamento concludo.

CONCLUDO ARQUIVO GERAL

Todos os processos que foram arquivadose encaminhados ao Arquivo Geral.

EM CADASTRAMENTO

Processos que esto em cadastramentopela Equipe de Protocolo Geral.

CPIA / VISTA A PROCESSO

Processos solicitados para vistas oupara retirada de cpia que tm que sairde um arquivo e ir para uma outraUnidade Administrativa.

REMESSA PARA RGO EXTERNOPMV

Processos que foram encaminhados argos que no pertencem estrutura daPrefeitura Municipal de Vitria.

EM FASE DE ELIMINAO

Processos que j entraram em fase deeliminao pelo Arquivo Geral.

NOTIFICADO

Situao comum a rgos que notificam aterceiros e seus processos tm que ficaraguardando prazos.

PROGRAMAO DE PAGAMENTO

Processos de pagamento que esto

EM TRAMITAO JUDICIAL

Quando o processo foi enviado para


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para ser pagos pela PrefeituraMunicipal (utilizado pela SEMFA).

DOC. EMITIDO AG. INTERESSADO

O processo aguarda o posicionamentodo contribuinte aps a PMV terencaminhado documento de informao

ao mesmo.

REMESSA PARA TCES

O processo de aposentadoria anteriorao ano 2000, for encaminhado ao TCESpara anlise.

AGUARDANDO AUTGRAFO DE LEI

O processo est aguardando aassinatura do Prefeito Municipal parahomologao de legislao.

PROCESSO FSICO NOLOCALIZADO

O processo est em anlise peloServio SIPAD e o mesmo no foilocalizado na unidade administrativa no

qual est registrado no sistema SIPAD.

EM CADASTRAMENTODOCUMENTAR

Quando o processo possuir assuntosespecficos do sistema Documentar eestiver em fase inicial de cadastro

acompanhar processos judiciais porsolicitao da Justia.

AGUARDANDO MATERIAL PARADOAO

Processo aguardando a liberao debaixa de materiais para a doao.

ENCAMINHADO RGO COMPETENTE

O processo no de competncia daPMV e as informaes devero serencaminhadas a outro rgo externo PMV de forma definitiva.

MOVIMENTAO TCES

Processos encaminhados ao TCESpara anlise por solicitao do mesmosem prazo previsto para devoluo.

ANEXO A DOSSI

Quando um processo administrativoest anexado a um processo judicial(dossi).

ENVIO PARA ARQUIVO GERAL

Processo que foi encaminhado paraarquivamento definitivo no ArquivoGeral.

MANUTENO SIPAD (NOALTERAR)

Falta de informao e no localizaode um processo.

2.4 PRAZOS PARA TRAMITAO DE PROCESSOS

2.4.1- O Protocolo dever preparar os processos e encaminh-los no prazo de 48horas, em dias teis, a contar do recebimento, para processos comuns que no tenhamprazo de urgncia. O prazo poder ser prorrogado at o mximo de 72hs caso haja

acmulo de grande nmero de processos, com exceo de processos de inscries, talqual a Lei Rubem Braga, que devido ao grande volume de peas a seremmontadas/paginadas podero ser entregues em at uma semana aps a autuao. A


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identificao dos processos comuns ser efetuado pela palavra NORMAL impressa naetiqueta do processo.

2.4.2- Processos de pagamento, com datas de vencimento prximas, devero ser

encaminhados pelo Protocolo no mesmo dia em que forem recebidos, salvo os que forem

processados no final do expediente, que devero ser encaminhados no incio do

expediente do dia seguinte. A identificao dos processos comuns, mas que temprioridade sobre outros, ser efetuado pela palavra EXPRESSO impressa na etiqueta do

processo.

2.4.3- Pedidos ou requisies do Tribunal de Justia, Tribunal de Contas ou outros

rgos similares, quando com prazos de Lei, devem ser identificados na capa com

Urgente e encaminhados imediatamente a seus destinos.

2.4.4 - Processos de recursos ou impugnaes de editais, tomada de preos,

concorrncias e congneres devem ser identificados na capa com Urgente eencaminhados imediatamente aps seu processamento.

2.4.5- Processos com prazos de Lei da Procuradoria Geral do Municpio devem ser

encaminhados imediatamente, com carimbo de urgente e prazos na capa e no SIPAD.

2.4.6 - A identificao de Urgente ser aposta apenas em processos com prazo de

Lei, recursos, pagamentos judiciais com vencimento muito prximo, processos que

denotem resoluo de problemas relativos a calamidades pblicas ou ainda processos em

que Secretrios, Subsecretrios, Procuradores ou Gabinete do Prefeito tenham realnecessidade de urgncia para atendimento de interesse pblico.

2.4.7 - Todo processo urgente ter prioridade sobre os outros processos, devendo

ficar o mnimo de tempo possvel em cada Unidade Administrativa at sua concluso.

2.4.8- Autgrafos de Lei tm prazo de 15 (quinze) dias teis, devendo ser enviados

imediatamente aps protocolado. A identificao dos autgrafos de lei ser efetuado pela

palavra EXPRESSO impressa na etiqueta do processo.

2.4.9 - Considera-se o prazo final para entrada de recursos, inscries, editais,

impugnaes e similares como sendo s 18:00hs no Protocolo do Palcio Jernimo

Monteiro e s 17:00hs no Protocolo do Centro Integrado de Atendimento ao Cidado

(CIAC), do ltimo dia dado ao impugnante ou requerente.

2.4.10 - Nos casos em que houver impossibilidade de se autuar um recurso,

impugnao ou similar, por motivos internos Prefeitura Municipal de Vitria, como

paralisao do SIPAD ou falta de energia eltrica, a Equipe de Protocolo Geral apostar

justificativa no documento, devendo o mesmo ser autuado, no mximo at as 18:00hs dooutro dia (conforme subitem 2.4.9), com carimbo, assinatura, data e hora.


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2.4.11 Documentos autuados no Protocolo do CIAC e que possuam prazo podero

ser recebidos no Protocolo do Palcio at as 17:00hs

2.5 TRAMITAO DE PROCESSOS SIGILOSOS

2.5.1- Processos sigilosos so aqueles que para o bem da Administrao Pblica,

do Municpio ou de terceiros no podem ter seu contedo acessado por tereminformaes restritas que, poderiam causar danos/constrangimentos, tanto Prefeitura

Municipal quanto a terceiros. A identif icao dos processos ser efetuada pela

palavra SIGILOSO impressa na etiqueta do processo.

2.5.2 - Um processo s sigiloso quando designado por autoridade competente

(Secretrio, Prefeito Municipal, Procurador e Juiz de Direito).

2.5.3- Documentos sigilosos devem ser entregues Chefia de Equipe do Protocolo

Geral ou ao servidor responsvel que providenciar o seu processamento e montagem.

Aps, o processo ser colocado em envelope e lacrado, com etiqueta, carimbo e

assinatura da Chefia de Equipe de Protocolo Geral, com apenas o nmero do processo

estampado do lado de fora do envelope, sendo imediatamente entregue autoridade

competente.

2.5.4- Os despachos dados dentro do SIPAD devem ser endereados a uma pessoa

especfica da unidade administrativa para onde vai o processo, desta forma, s ela ter

acesso s informaes contidas no sistema.

2.6 ACRSCIMO DE DOCUMENTOS E FOLHAS A UM PROCESSO

Na tramitao dos processos, os acrscimos de folhas de informao ou de outrosdocumentos devem obedecer aos seguintes critrios:

2.6.1 - s se deve acrescentar outra folha de informaoquando a que vem sendoutilizada estiver completamente preenchida, tanto na frente quanto no verso;

2.6.2 - no caso do acrscimo de outro(s) documento(s) ultrapassar mais de 20 (vinte)folhas de papel, deve-se:

a) inutilizar, na folha de informao em uso, todo o espao em branco disponvelcom um trao;

b) fazer o acrscimo do(s) documento(s) carimbando, numerando e rubricandocuidadosamente cada uma de suas pginas;

c) acrescentar nova folha de informao em branco aps o(s) documento(s),carimbando-a, numerando-a sequencialmente e rubricando-a no local apropriado,

sendo esta responsabilidade do servidor que inseriu os documentos ou novas folhas.


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Obs.: O usurio poder informar no Sistema todos os documentos inseridos no processocomo ofcios, CIs, nmeros de contratos no campo manuteno de processos do SIPADque possuam numerao prpria.

2.6.3 - quando o documento for to pequeno que no permita sua fixao ao

processo, dever ser colado em uma folha A4 ou similar, com o carimbo de numerao e

rubrica apostos sobre parte da folha e parte do documento. No caso de documento

bancrio, apenas grampear, informando na folha A4. Se for documento com carbono,

numerar apenas a primeira folha, pois as demais so cpias;

2.6.4 - caso o documento citado anteriormente contenha alguma informao ou

carimbo no verso, dever ser colado pela borda esquerda;

2.6.5 - quando o documento for to grande que no permita sua fixao ao processo

deve-se dobr-lo de forma que os colchetes do processo peguem apenas em uma borda,

permitindo assim, ao se desdobrar o documento, acesso a todas as suas informaes;

2.6.6 - caso seja um projeto arquitetnico ou similar, deve-se coloc-lo em uma

pasta rpida e juntar o mesmo ao processo. A pasta deve conter uma etiqueta com o

nmero do processo, contedo, nmero de projetos ou similares e nome do requerente;

2.6.7 - deve-se informar na ltima folha de informaosobre a pasta e seus anexos;

2.6.8- o mesmo procedimento pode ser adotado para documentos que no possam

ser dobrados;

2.6.9 - quando a quantidade de documentos ultrapassar aproximadamente 200

folhas ou o volume mximo das capas deve-se abrir volumes como descrito a seguir:

a) na capa da primeira parte do processo ou primeiro volume (onde est o

requerimento ou formulrio padro) deve ser lavrado o Termo de Encerramento de

Volume (vide modelo) e na capa do incio do novo volume, deve ser lavrado um

Termo de Abertura de Novo Volume(vide modelo), mantendo-se a numerao das

folhas em sequncia e observando, na ltima folha do primeiro volume, a informao

da continuidade dos volumes posteriores;

b) a capa dos volumes ser do mesmo tipo usado no processo comum ou poder

ser substituda por pasta de grande capacidade, sendo que, alm da etiqueta padro

emitida pelo SIPAD, dever ser colocada uma etiqueta indicando o nmero do

volume;

c) a abertura de volumes ser ditada pelo bom senso, pois existem processos com

menos de 200 (duzentas) folhas que, por conterem pranchas anexas ou outros

documentos, tornam-se de difcil manuseio;


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d) a folha de juntada deve ser colocada no ltimo volume, com o nmero do

processo, nmero de pgina e rubrica do montador;

e) por terem rotinas a parte, no so considerados volumes os documentos anexos

em pastas, como pranchas de projetos e similares, apesar destes fazerem parte do

processo;

f) modelo para Termo de Abertura de Volumes:

TERMO DE ABERTURA DE VOLUME DE PROCESSO

Em __/__/____ foi feita a abertura do volume n ___ deste processo, que se inicia fl. n___. Os novos despachos relativos ao processo devero ser efetuados neste volume atque se atinja 200 folhas ou a capacidade mxima da capa, devendo ser aberto novovolume.

Assinatura/Carimbo

g) modelo para Termo de Encerramento de Volumes:

TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME DE PROCESSO

Em __/__/____ efetuamos o encerramento do volume de n___ deste processo, contendo_____ folhas

Assinatura/Carimbo

2.6.10 - os volumes, apesar de no estarem apensados fisicamente uns aos outros,

devero tramitar obrigatoriamenteem conjunto.

2.6.11 -Os documentos que no puderem receber carimbo ou marcao, ou seja,gerados em outro suporte, como CD ROM, microfilme, etc., devem ser inseridos emenvelope.

3 PROCEDIMENTOS ESPECIAIS DURANTE A VIDA TIL DE UM PROCESSO

Chamaremos de Procedimentos especiais os atos de anexao, apensao, pedido de

vistas/cpia e desentranhamento de documentos de um processo.

3.1 DESENTRANHAMENTO DE FOLHAS E DOCUMENTOS

O QUE DESENTRANHAMENTO DE FOLHAS E DOCUMENTOS? Desentranhamento

nada mais que a retirada de documentos ou folhas de informao do processo.


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3.1.1 - A retirada de documentos do processo, ou seja, o Desentranhamento, s

poder ser feito mediante autorizao por escrito da autoridade competente do local onde

o processo est tramitando.

3.1.2 - Quando o solicitante for externo PMV, dever formular requerimento por

escrito, com sua identificao, endereo, telefone para contato, procurao se necessrio,

explicando as razes do pedido de desentranhamentode documento (caso pessoa fsicaou jurdica privada) ou Ofcio (caso de pessoa jurdica pblica).

3.1.3 - Quando o solicitante for rgo interno da PMV, deve-se instruir o processo

com a solicitao de desentranhamento, explicando o motivo autoridade competente

responsvel pela pasta onde o processo est tramitando.

3.1.4 - A autoridade competente s poder autorizar a retirada de documentos

originais de um processo quando estes no comprometerem as decises finais, quando

no forem provas de ato ilcito ou quando a falta desses documentos no prejudicaremterceiros.

3.1.5 - Documentos que, por algum motivo, tm que ser devolvidos Prefeitura,

como alvars de localizao e funcionamento, no caso de baixa ou mudana de

endereo, s podero ser desentranhados se o requerente solicitar a desistncia do

processo.

3.1.6 - Processos que estiverem com questionamento judicial devero ser

autorizados pela Procuradoria Geral do Municpio antes do documento serdesentranhado.

3.1.7 - No caso da retirada de documentos sem autorizao, poder ser aberto

inqurito administrativo para a apurao do fato, conforme subitens 8.1e 8.2.

3.1.8 - A Equipe de Protocolo Geral no far o desentranhamento ou a troca de

folhas e anexos de um processo que j estejam tramitando.

3.2 - COMO PROCEDER PARA DESENTRANHAR UM DOCUMENTO

3.2.1 - Receber o pedido de desentranhamentode documento (protocolado interno)e juntar o mesmo ao processo.

3.2.2 - Encaminhar o processo para a autoridade competente autorizar odesentranhamento.

3.2.3 - Caso o pedido seja negado, comunicar por escrito ao solicitante e se foraceito, comunicar ao mesmo para vir receber os documentos.


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3.2.4- Para a retirada do documento deve-se:

a) fazer uma cpia do documento que ser retirado;

b) inserir a cpia no processo, no lugar do documento retirado, sem numerao;

c) na sequncia natural das folhas, dever ser registrado o Termo deDesentranhamento, conforme modelo a seguir.

Modelo

Foram retirados os documentos, s folhas ...... e ..... deste processo, conformeautorizao do Senhor.............. e entregues ao Senhor (nome do requerente), CPF/CNPJnmero ..............., residente Rua..........., que ape sua assinatura abaixo, como provade ter recebido os documentos.

Data/Carimbo/Assinatura

Assinatura de quem recebeu os documentos

3.3 PEDIDO DE VISTAS/CPIA DE PROCESSOS

3.3.1 - Pedido de vistas o procedimento adotado por pessoa fsica ou jurdica, por

seu procurador ou advogado constitudo, que necessite consultar processos de seu

interesse.

3.3.2- Pedido de cpia o procedimento adotado por pessoa fsica ou jurdica, porseu procurador ou advogado constitudo, que solicita cpia de partes ou de todo um

processo de seu interesse.

3.3.3 - O pedido de vistas/cpia de um processo administrativo, obedecer as

normas legais vigentes que orientaro seu deferimento ou indeferimento.

3.3.4 - O prazo de tramitao mximo de vistas/cpias dever ser de 05 (cinco) dias

teis.

3.3.4.1 - A vista, quando deferida, dar-se- sob o controle da autoridade

responsvel, na prpria repartio onde se encontre o processo administrativo.

3.3.4.2- Considera-se interessado aquele que figure no processo expressamente

como parte ou quem declare, justificando-se por escrito, a necessidade de conhecer e de

compulsar os autos do processo, tendo em vista a defesa de um direito prprio, coletivo

ou difuso.

3.3.4.3 - Considera-se advogado legitimamente constitudo, o advogado munido

de instrumento de procurao outorgado pelo interessado que preencher os

pressupostos acima.


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3.3.4.4- Os interessados tm direito vista de processo administrativo e a obter

certides ou cpias reprogrficas dos dados e documentos que o integram, ressalvados

os protegidos por sigilo, nos termos da Constituio Federal.

3.3.4.5 - A vista ser tambm concedida a terceiro, no figurante no processo

administrativo, desde que seja declarada e justificada, por escrito, a necessidade de seu

conhecimento para a defesa de interesse difuso, direito prprio ou coletivo, ou paraesclarecimento de situao de interesse pessoal.

3.4 PROCEDIMENTOS PARA PEDIDO DE VISTAS/CPIA DE PROCESSOS

3.4.1 - O interessado solicitar o pedido de cpias em formulrio padro ou em

requerimento prprio, especificando seu endereo, telefone, CPF ou identidade, no caso

de pessoa fsica, CNPJ no caso de pessoa jurdica, bem como juntando cpia de

procurao, se necessrio, sendo um requerimento para cada processo.

3.4.2- O requerimento de vistas/cpia ser protocolado, encaminhado para o local

onde est o processo, devendo ser juntado ao mesmo e numerado (nmero de folha do

processo).

3.4.3- Caso o solicitante seja advogado, o mesmo tem direito a ter vista ao processo

em qualquer unidade administrativa, bastando para isto apresentar a sua carteira da OAB

e procurao do interessado no referido processo, ressalvados os processos sigilosos, de

segredo de justia e os previstos na Constituio Federal.3.4.4 - vedada a vistas e a posse de processo fora de qualquer repartio

municipal, por interessado, procurador ou representante legal.

3.4.5- Se o processo estiver com cdigo Concludo no Arquivo Geral ou Concludono Setor,dever proceder-se do seguinte modo:

a) quando o pedido de vistas/cpia chegar unidade administrativa que detm oarquivamento do processo, o servidor responsvel dever retirar o processo de sua

caixa de arquivo e o formulrio de vistas/cpia ser anexado ao mesmo, sem noentanto ser numerado;

b) a unidade administrativa que mantm o processo arquivado deve usar a funovistas/cpia no SIPAD para dar encaminhamento ao mesmo para outra unidadeadministrativa, que ir autorizar a vistas/cpia. Observe que o processo serencaminhado de uma unidade administrativa a outra, mas no ser possvel darnovas decises, pareceres, ou despachos. O processo aparecer na cor vermelhana caixa de entradado SIPAD quando for desarquivadopara vistas/cpia.

3.4.6- O pedido de vistas/cpia s ser autorizado se for comprovado pleno direitodo requerente.


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3.4.7 - Caso o processo esteja em rgo externo PMV, o requerente sercomunicado que o Municpio no est de posse do processo em questo e informar olocal onde o mesmo se encontra.

3.4.8- Caso o pedido de vistas/cpia seja negado, deve-se comunicar por escrito aointeressado, explicando os motivos do indeferimento.

3.4.9- Caso seja aceito, deve-se proceder do seguinte modo:

a) verificar se existe a devida autorizao de cpia do processo e, aps, procedercom a identificao do interessado por meio da Carteira de Identidade e/ouprocurao, se este for um representante do interessado no pedido de vistas/cpia;

b) caso haja apenas pedido de cpias, um servidor acompanhar o requerente aolocal onde sero efetuadas as cpias, sendo as custas por conta do requerente;

c) se houver apenas pedido de vistas, o acesso ser permitido com a presena de

um servidor ao lado do interessado enquanto este manuseia o processo e selecionaas folhas das quais eventualmente solicitar cpia. Caso seja solicitado cpiasautenticadas, o servidor dever acompanhar o requerente at um cartrio prximopara que seja efetuada a cpia.

3.4.10 - expressamente proibida a qualquer servidor da Prefeitura Municipal deVitria, a retirada de cpias ou a permisso de vistas a processos administrativos sem adevida autorizao e em desacordo com os procedimentos deste Manual. Neste caso, aunidade administrativa responsvel pelo processo pode solicitar a abertura de Inqurito

Administrativo para a apurao do fato, sendo o infrator sujeito s punies previstas noEstatuto dos Servidores Pblicos do Municpio de Vitria.

3.4.11- Caso haja ordem judicial, para vistas/cpia fora da repartio, a autoridadedetentora do processo permitir a sua retirada tomando as seguintes cautelas:

a) deve-se fazer constar no processo uma cpia do mandado judicial devidamentenumerada;

b) processo ser copiado e esta cpia ficar arquivada na unidade administrativa

que deu vistas ao processo at este ser devolvido;c) deve-se guardar tambm, por cautela, uma cpia do mandado judicial;

d) processo receber carga no SIPAD, em situaes especiais, dando carga parafora da PMV, usando-se o cdigo de situao Remessa para rgo externo a PMV;

e) se o processo no for devolvido dentro do prazo fixado pela autoridade judicial, ouse partes do processo estiverem faltando, deve-se acionar a Procuradoria Geral doMunicpio para tomar as devidas providncias e comunicar o fato a Equipe deProtocolo Geral, que providenciar a reconstituio do processo, conformeprocedimentos deste Manual.


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3.5 PROCEDIMENTOS DE VISTAS AO PROCESSO QUANDO SOLICITADO PORRGO INTERNO

3.5.1 - Quando o processo estiver com cdigo de situao Em andamento, deve-se

entrar em contato com a unidade administrativa onde est o processo e solicit-lo. No

necessrio pedir para protocolaro pedido de vistas na Equipe de Protocolo Geral.

3.5.2 -No caso de alguma Unidade Administrativa da Prefeitura Municipal de Vitriaqueira verificar um processo que esteja com o cdigo Concludo no Setor, dever

solicitar por escrito, atravs de CI, o envio do processo para vistas ou juntada a outro.

3.5.3 - No caso de alguma unidade administrativa da Prefeitura Municipal de Vitria

queira verificar um processo que esteja com o cdigo Concludo no Arquivo Geral,

dever solicitar por escrito, atravs de formulrio padro, que ser encaminhado

Coordenao de Protocolo e Arquivo, para que envie o processo para vistas ou juntada a

outro.

3.6 APENSAO DE PROCESSOS

O QUE APENSAR O PROCESSO? Apensamento o ato de juntada de um processo

aos autos de outra ao ou demanda, por determinao legal ou por solicitao de uma

das partes. Diferencia-se de anexar porque, nesta, o processo ou o documento anexado

passa a fazer parte do processo, enquanto no apensamento os autos ou documentos

apensados continuam fora do processo. A palavra um neologismo formado de apensar(suspender, dependurar).

3.6.1 - Um processo B poder ser apensado a um processo A (processoprincipal), se este depender do outro para instruo ou deciso final. Observe que osdespachos somente podero ser feitos no processo principal.

3.6.2 - Na apensao, cada processo continua com sua identificao prpria nosistema (SIPAD). um procedimento reversvel, ou seja, os processos podero serseparados e cada qual tomar o seu destino prprio.

3.6.3 - A apensao poder ser feita por qualquer nvel hierrquico da PMV,bastando para isto a chefia da unidade administrativa ou servidor responsvel identificara sua necessidade.

3.6.4 - Podero ser apensados a um processo principal quantos processos foremnecessrios.

3.6.5 - Para arquivar processos que estejam apensados, os mesmos devero serseparados (desapensados).


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3.7 COMO APENSAR UM PROCESSO A OUTRO

3.7.1- Consultar no relatrio R3004do SIPAD se os processos a serem apensados

esto com cdigo de situao Em Andamento e se esto na Caixa de Entrada da

mesma unidade administrativa onde ser efetuada a apensao.

3.7.2 - Caso os dois processos estejam na mesma Caixa de Entrada no SIPAD,

definir qual ser o processo principal e clicar em Vincular. Aps, usando a barra de

rolagem, procurar o processo a ser apensado e ento clicar em apensar. O mesmo

poder ser feito em manuteno de processo no SIPAD.

3.7.3- Aps o processo ser apensado no SIPAD, procede-se da seguinte forma:

a) retirar o colchete dos processos a serem apensados;

b) manter o processo principalna frente dos demais;

c) prender todos os processos apensados por meio de colchetes, sem perder asrespectivas capas;

d) lavrar na folha de juntada do processo principal o termo de Juntada porApensao, conforme modelo abaixo:

Modelo

Foi(ram) apensado(s) a este o(s) processo(s) n.(s)....................................

Data/Assinatura/Carimbo

e) lavrar, na folha de juntada de cada processo apensado, o termo de juntada porapensao, conforme modelo abaixo:

Modelo

Este processo foi apensado ao processo n. ............................


f) se o processo a ser apensado estiver arquivado, deve-se solicitar a retirada do

arquivopara juntada, atravs de CI ou formulrio padro, este processo aparecer

na sua Caixa de Entrada grafado em vermelho.

3.8 COMO DESAPENSAR UM PROCESSO DE OUTRO

3.8.1- Na Caixa de Entrada do SIPAD, selecione o processo principal, aps cliqueem vincular. Com a barra de rolagem da tela que ir aparecer, selecione o processo que


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ser desapensado, ento clique em desapensar. O mesmo poder ser feito em

manuteno de processo no SIPAD.

3.8.2 - Desapensado(s) o(s) processo(s) no SIPAD, deve-se separ-lo(s)

fisicamente, retirando-se os colchetes e colocando novamente cada processo com seus

colchetes, de forma a termos dois ou mais processos, conforme o caso. Aps, lavra-se o

termo de desapensao na(s) folha(s) de juntada(s) do(s) processo(s) que foi(ram)desapensado(s), conforme modelo abaixo:

Modelo

Este processo foi desapensado do processo n............. .


3.8.3- Na folha de juntada do processo principal, lavra-se o termo de desapensao

conforme modelo abaixo:

Modelo

Foi(ram) desapensado(s) deste, o(s) processo(s) n.(s)....................................


3.8.4- Aps separado, o processo desapensado ser encaminhado ao seu destino.

Se estiver em andamento, voltar tramitao normal.

3.8.5- Se o processo que foi desapensado estiver arquivado (processo que aparece

em vermelho) no SIPAD, clique nele como se fosse despachar e aps clique em

devolver, devolvendo o processo unidade administrativa onde ele estava arquivado.

3.8.6 - Caso exista um processo principal A, com outros processos apensados, e

este processo tenha que ser apensado a um processo "C, deve-se antes desapensar

todos os processos do processoA e, aps, apens-los um a um ao processo C, que

passar a ser o principal.

3.9 ANEXAO DE PROCESSOS

O QUE ANEXAR O PROCESSO? incorporar definitivamente um processo a outro,

perdendo o processo incorporado, a sua identidade no Sistema SIPAD.

3.9.1 - Diferente da apensao,a anexao um procedimento irreversvel, ou seja,

os processos nunca mais se separaro, sendo inclusive arquivados e eliminados juntos,

como se fossem apenas um processo.


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3.9.2- Um processo s ser anexado a outro quando houver uma dependncia total

de um em relao a outro para uma deciso final, quando forem de requerentes ou

interessados iguais, quando tiverem um s objetivo e a deciso de um valer para o outro

ou ainda em processos que foram reconstitudos e posteriormente foram achados os

originais.

3.9.3- Somente Secretrios, cargos equivalentes, Subsecretrios, Gerentes,Assessores e Procuradores podem autorizar a anexao de um processo a outro,

sendo que esta autorizao tem que ser por escrito.

3.9.4 - A anexao de um processo a outro s ser efetuada pela Equipe de

Protocolo Geral.

3.10 COMO ANEXAR UM PROCESSO A OUTRO

3.10.1 - Os processos a serem anexados devem ser encaminhados a Equipe de

Protocolo Geral, com a devida solicitao de anexao assinada por autoridade

competente. Caso o pedido no se enquadre em anexao, o Protocolo Geral devolver

os processos com a devida explicao do motivo da no anexao, sendo indicada,

neste caso, apenas a apensaodos processos.

3.10.2 - Na Equipe de Protocolo Geral os processos recebero o seguinte

tratamento:

a) o processo mais novo ser fundido ao processo mais velho, para isto, serretirada a capa do processo mais novo e o mesmo ser colocado aps a ltima folhado processo mais velho; aps, uma ltima folha ser juntada a uma nova folha deinformao com o devido termo de anexao conforme abaixo:

Modelo

Nesta data, o processo n ...........foi anexado a este processo, passando a fazerparte integrante deste, no podendo mais ser retirado, conforme autorizao do Sr................, (cargo).......................no despacho folha .......... do processo n ............ .Todos os registros no SIPAD e a eliminao da capa do processo n ............. foramprovidenciados pela Equipe de Protocolo Geral.

Data / Assinatura / Carimbo do Protocolo

b) a capa do processo mais novo ser eliminada;

c) a Equipe de Protocolo ir informar no SIPAD a anexao dos processos e apsanexados, sero devolvidos sua tramitao normal.


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3.11 CANCELAMENTO DE DOCUMENTOS OU PROCESSOS

3.11.1 Caso seja necessrio tornar sem efeito um documento no processo, deve-se carimbar sobre o mesmo, cancelado e risc-lo transversalmente. Caso preciseanexar outro documento retificando o que foi cancelado, proceder conforme o subitem

2.6. O cancelamento s poder ser autorizado pela autoridade competente que detm oprocesso, com a devida justificativa por escrito no processo.

3.11.2 Um processo pode ser cancelado, logo aps dar entrada no Servio deProtocolo se: for cadastrado indevidamente; o requerente desistir do pleito no ato daautuao; for constatada duplicidade de pedido. Neste caso s haver a desativao se oprocesso estiver no primeiro andamento e no Protocolo Geral (sem ter tramitado, ourecebido qualquer despacho). Para o cancelamento do processo ser obedecido oseguinte procedimento:

a) o carto de protocolo ou a contra-f sero devolvidos ao Protocolo que far a suaeliminao;

b) todos os documentos e anexos sero devolvidos ao requerente;

c) o Nmero do processo ser desativado no SIPAD, sendo retirado do sistemaqualquer informao sobre o requerente. No cdigo de assunto ser usado o termoProcesso cancelado/Desativado. No destino e requerente sero usados a sigla doServio de Protocolo;

d) apenas a chefia de protocolo poder proceder a desativao de um processo.4 PROCEDIMENTOS PARA RECONSTITUIO DE PROCESSOS

4.1 - Um processo ser reconstitudo quando:

a) o mesmo, por algum motivo, extraviar-se de dentro da Prefeitura e, apsdiligncias, comprovar-se que o mesmo no mais existe ou, se no for urgente, noaparecer dentro de um prazo de 30 (trinta) dias;

b) for destrudo fisicamente por acidente ou ato ilcito;

c) sair para vistas/cpia e no for devolvido por quem o retirou;

d) for furtado de seu rgo ou repartio.

4.2 - No caso de extravio ou destruio dos autos de um processo, suareconstituio ser obrigatria, sendo de responsabilidade da unidadeadministrativa, onde o processo extraviou-se, a busca e juntada de documentosnecessrios reconstituio.

4.3 - Aps as diligncias para busca de documentos, o chefe do setor ou cargoequivalente, responsvel pela unidade administrativa onde desapareceu o processo,


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enviar um Ofcio ao Protocolo Geral solicitando a reconstituio dos autosjuntamente com toda a documentao recolhida.

4.4 - No Protocolo Geral, a documentao ser encapada, numerada e receberuma etiqueta de processo com o mesmo nmero do processo desaparecido.

4.5 - A Equipe de Protocolo Geral lavrar o termo de reconstituio do processo,

conforme modelo abaixo:Modelo

Nesta data, foi reconstitudo, por solicitao do Sr..............., Gerente do ..........., oprocesso n........., por ter-se extraviado. Caso os autos sejam novamente achados, osmesmos devem ser anexados a este processo.

Data/Assinatura/Carimbo Protocolo

5 PROCEDIMENTOS PARA ENCERRAMENTO DE UM PROCESSO

Considera-se que um processo est encerrado a partir do momento que se tenhachegado a uma deciso de seu pleito. O termo processo encerrado designa apenas queeste processo teve uma deciso, no significa, portanto que este tenha parado detramitar.

Nem sempre o encerramento de um processo significa que o mesmo tenha que ser

arquivado, por este motivo importante estar atento aos procedimentos.

5.1 ENCERRAMENTO E DECISES DE UM PROCESSO

5.1.1 - Aps a deciso final do processo, a mesma deve ser comunicada por escritoao requerente, quando cliente externo.

5.1.2 - Caso o processo seja de interesse de rgo interno, deve ser encaminhado unidade administrativa competente para que as providncias solicitadas sejam tomadas.

5.1.3 - Caso esta deciso afete outros processos, pode-se apensar (subitem 3.6) ouanexar (subitem 3.9) todos os envolvidos, conforme procedimentos deste Manual.

5.1.4 - Nunca arquive um processo, aps a sua deciso final, sem verificar antes seo mesmo tem que aguardar prazos legais ou outros procedimentos. O processo, nessecaso, dever ser colocado em uma das situaes especiais do subitem 2.3.

5.1.5 - A deciso, parecer, despacho ou similar sobre o processo deve ser escrita deforma clara e formal, com a respectiva assinatura, data e carimbo aps o resultado do


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pleito, descrito como Deferido, quando o pedido for aceito, ou Indeferido, quando fornegado, e justificativa legal para tal, assinado pela autoridade competente.

Modelo/exemplo

Diante do parecer final da Procuradoria Geral do Municpio descrito s folhas 02 e 03

deste processo, consideramos o mesmo deferido.


Indeferimos o presente processo de pagamento devido a empresa contratada entregarprodutos com defeito de fabricao, conforme Lei n. X.XXX de X de XXXXX de XXXX.


5.1.6 - Os processos devem ser encerrados dentro dos prazos estabelecidos na

Tabela de Assuntos do Municpio de Vitria.

5.2 DESISTNCIA DO PLEITO

5.2.1 - O requerente pode solicitar o arquivamento do processo em qualquer

instncia desde que no cause prejuzos ao Municpio ou a terceiros.

5.2.2 - A desistncia ter que ser efetuada por pedido formal e escrito. Neste caso,

ser imediatamente arquivado conforme subitens 6.1, 6.2 e 6.3, aps o pedido de

desistncia do solicitante.

6 PROCEDIMENTOS PARA ARQUIVAMENTO DE PROCESSOS

O arquivamento dividido em trs partes: Arquivo Corrente, Intermedirio e Permanente.

6.1 ARQUIVAMENTO DE UM PROCESSO

6.1.1 - O arquivamento de um processo se d quando o mesmo encerrar sua

tramitao, preenchendo as seguintes condies:

a) o pleito que proporcionou a sua criao obteve resposta, seja negativa ou

positiva, e o interessado tiver sido informado por escrito do resultado;

b) o processo cumpriu todos os prazos legais e no existe mais a possibilidade de

recursos ou impugnaes;


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c) no existam questionamentos judiciais no processo em relao ao processo;

d) no existam mais documentos a serem anexados, nem processos apensados ao

processo principal;

e) existncia de despacho da autoridade competente mandando arquivar o

processo, contendo de forma clara e incontestvel, com letras em destaque, o termo

arquive-se;

f) todas as folhas do processo devero estar devidamente numeradas, rubricadas e

as partes em branco e o verso das folhas foram inutilizados por trao transversal;

g) verificar se algum dos documentos, inclusive os da contracapa foram retirados, e

se consta termo de desentranhamento de documentos e suas devidas cpias no

processo conforme subitem 3.1;

h) verificar se existem documentos originais que no deveriam estar junto aoprocesso, como escrituras de imveis, documentos pessoais, comprovantes de

depsito, cauo, etc.;

i) conferir se o processo est inteiro, no faltando nenhum documento ou anexo;

j) verificar se o requerente solicitou desistncia do pleito por escrito conforme

subitem 5.2.

Obs.: O processo ser arquivado na Secretaria de origem.

6.1.2 - Uma vez cumpridas as exigncias relacionadas, o processo estar em

condies de ser arquivado noArquivo Corrente.

6.1.3- Ao encaminhar um processo para o primeiro arquivamento, o responsvel

pelo encerramento dever anotar, em forma de despacho:

a) unidade onde o processo ser arquivado;

b) pgina do processo onde se encontra a deciso final, caso houver, sobre o

mesmo e se foi deferido ou indeferido;

c) encaminhar atravs de despacho o processo para a unidade responsvel pelo

arquivamento corrente de processos, de acordo com o assunto do mesmo, com o

termo de arquivamento conforme exemplo abaixo:

O presente processo est encerrado e no poder mais tramitar, receber documentos,carimbos, encaminhamentos e/ou despachos. Arquive-se.



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d) registrar o processo no SIPAD com cdigo de situao Concludo no Setor.

6.1.4- Todos os processos registrados com o cdigo de situao em andamento e

que estejam parados em alguma unidade administrativa, por mais de 6 (seis) meses,

aguardando documentao ou informao complementar, devem ser arquivados, por

decurso de prazo, 15 (quinze) dias aps comunicao, por escrito, ao interessado. Nesse

caso dever ser utilizada a funo arquivado/desinteresse. Com exceo dos processoscom prazos legais.

6.1.5 - Os processos concludos no setor no podero voltar a tramitar, receber

despachos e novas decises. S sairo do Arquivo para vista/cpia ou para serem

apensados a outros processos como lastro de informao.

6.2 ARQUIVO CORRENTE

O arquivo corrente, tambm conhecido como arquivo setorial, o conjunto de

documentos em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consulta

frequente.

6.2.1 - O controle geral, o armazenamento, o ordenamento e a conservao dos

Arquivos Correntes so de responsabilidade de cada unidade administrativa de cada

Secretaria ou rgo equivalente.

6.2.2 - A critrio de cada unidade administrativa, o Arquivo Corrente poder ser

desdobrado em outros arquivos menores, sob sua superviso.

6.2.3 - A Tabela de Temporalidadede cada unidade que determinar o prazo de

arquivamento Corrente dos processos, bem como a destinao que este ter a seguir.

6.2.4 - Durante o perodo de arquivamento Corrente dos processos, a

responsabilidade sobre sua organizao ser da unidade responsvel pelo Arquivo

Corrente, que dever contemplar as seguintes condies:

a) os processos devero ser arquivados em caixas-arquivo padro, confeccionadasem papelo resistente ou plstico;

b) quando a quantidade de processos for muito grande, as caixas devem sercolocadas em prateleiras numeradas;

c) numa mesma caixa devero ser arquivados processos referentes a ano / assunto;

d) todos os anexos que constiturem o processo, no momento do arquivamento,

sero arquivados juntamente com o mesmo, presos a ele de maneira a impedir oextravio de quaisquer das partes;


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e) cada caixa-arquivo dever contar, em sua parte frontal, com as seguintesinformaes:

nmero de ordem da caixa;

perodo (ano, ms) e assunto a que se referem os processos nela contidos;

unidade administrativa responsvel pelo encerramento dos processos.

Processos organizados por ordem numrica.

6.2.5 - No momento do arquivamento, dever ser verificado se existe, junto aoprocesso concludo, algum processo apensado. Caso positivo, dever ser realizada adesapensao e adotados os seguintes procedimentos:

a) caso o processo desapensado j se encontre concludo, dever ser devolvido asua unidade de arquivamento (Arquivo Permanente ou Arquivo Corrente);

b) caso o processo no tenha sido concludo, volta a sua tramitao normal.

6.2.6- Quando o processo for devolvido da situao de vistas/cpia ou apensao,dever ser arquivado no mesmo local onde se encontrava.

6.2.7 - Os Arquivos Correntes devem manter rigoroso controle sobre a sada eentrada de processos arquivados no sistema.

6.2.8- Os Arquivos Correntes que no esto em acordo com estes procedimentos

tero prazo de um ano para se regularizarem a partir da data da publicao deste Manual.

6.3 ARQUIVO INTERMEDIRIO

6.3.1 - o conjunto de documentos que, no sendo de uso corrente nos rgos

produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou

recolhimento para guarda permanente. Unidade administrativa ou servio encarregado do

arquivo intermedirio.

6.4 ARQUIVO PERMANENTE

6.4.1 - o conjunto de documentos preservados em carter definitivo por fora das

informaes nele contidas; apresentam valor informativo, probatrio ou histrico cultural,

para a eficcia da ao administrativa como prova, garantia de direitos ou fonte de

pesquisa, e est sob a responsabilidade da Coordenao de Protocolo e Arquivo.


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6.5 RETIRADA DE UM PROCESSO DO ARQUIVO

6.5.1 - De forma alguma um processo poder ser desarquivado para ter sua decisomudada, receber despachos, documentos, novos pareceres ou encaminhamentos.

6.5.2 - O procedimento de estorno de processo ser realizado quando houverarquivamento indevido. de competncia do Protocolo Geral analisar a solicitao,deferindo ou indeferindo o pedido. Esse procedimento s ser realizado se for solicitadoem at 10 (dez) dias, a partir da data do arquivamento. Neste caso, deve-se proceder daseguinte forma:

a) a solicitao de estorno s ser realizada mediante solicitao da gerncia dosetor ou superior hierrquico, a qual far despacho no processo justificando o motivoda solicitao;

b) ser indeferida a solicitao cujo despacho final seja arquiva-se ou expresso

equivalente.

6.5.3 Um processo s ser retirado do arquivo para juntada a outro processo,como lastro de informao, ou para vistas/cpia (subitem 3.3). Neste caso, deve-seproceder da seguinte forma:

a) no menu do SIPAD escolha a opo Manuteno Processoe, aps, entre emVista/Cpia;

b) selecione o processo que ser encaminhado na barra de rolagem do programa;

c) selecione a unidade administrativa para onde o processo ser encaminhado eclique em Enviar.

6.6 COORDENAO DE PROTOCOLO E ARQUIVO

Uma vez encerrado o prazo de arquivamento setorial, dever ser verificada na Tabela de

Temporalidadecorrespondente, a destinao a ser dada a cada srie de processos.

Eliminao, Transferncia , Desativao ou Recolhimento de Processos

6.6.1 - Nos casos de eliminao, transferncia ou recolhimento de processos, os

procedimentos seguiro a Portaria n 11, de 13 de fevereiro de 1996, da Secretaria

Municipal de Administrao.


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ELIMINAO

Destruio de documentos que, no

processo de avaliao, foram

considerados sem valor para guarda

permanente.

ARQUIVO PERMANENTE

Conjunto de documentos preservados em

carter definitivo, por fora das

informaes neles contidas, para a

eficcia da ao administrativa, como

prova, garantia de direitos ou fonte depesquisa.

TRANSFERNCIA

Passagem de documentos do arquivo

corrente para o arquivo intermedirio.

RECOLHIMENTO

Passagem de documentos do arquivo

intermedirio para o arquivo permanente.

ARQUIVO CORRENTE

Conjunto de documentos estreitamente

vinculados aos fins imediatos para os

quais foram produzidos ou recebidos e

que, mesmo cessada a sua tramitao,

se conservam junto s unidades

administrativas produtoras, em razo da

frequncia com que so consultados.

ARQUIVO INTERMEDIRIO

Conjunto de documentos originrios de

arquivos correntes, com uso pouco

frequente, que aguardam destinao final

em depsito de armazenamento

temporrio, sob a responsabilidade da

Coordenao de Protocolo e Arquivo.

6.6.2 - Em nenhuma hiptese a Coordenao de Protocolo e Arquivo autorizar a

eliminao ou receber para arquivar documentos que no constem nas Tabelas de

Temporalidade aprovadas ou que estejam em desacordo com as condies nelas

estabelecidas.

6.6.3 Um processo autuado equivocadamente poder ser desativado no SIPAD,

tendo seu nmero inutilizado quando estiver ainda sem andamento. Todo e qualquer

documento relativos a este processo ser devolvido ao requerente.

7 PROCEDIMENTOS PARA ACOMPANHAMENTO DE PROCESSOS

7.1 - O SIPAD registra o movimento do processo on-line, logo, basta digitar o

nmero do processo em Consulta processo, relatrio R3004, que se ter a ltima

posio do processo.

7.2 - Existe a possibilidade de busca do processo atravs de outros dados, como

nome do requerente, interessado, nmero de ofcio, nota fiscal, etc.


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7.3 - O Protocolo Geral, quando solicitado, emitir relatrios sobre os documentos

protocolados e autuados.

8 RESPONSABILIDADES SOBRE OS AUTOS E PROCESSOS IRREGULARES

8.1 RESPONSABILIDADES SOBRE OS PROCESSOS

8.1.1 - Todo servidor que manuseia um processo responsvel direto pelo mesmo,

sendo o seu superior imediato responsvel indireto.

8.1.2 - Fraudar, extraviar, rasgar, copiar sem autorizao, omitir informaes,

adulterar documento, no despachar intencionalmente em tempo hbil um processo, so

faltas gravssimas, devendo ser apuradas pelo superior imediato ou inquritoadministrativo ou ainda conforme o Cdigo Penal Brasileiro, de acordo com a

consequncia que um desses atos pode causar.

8.1.3 - Encaminhar ou receber processos que no estejam de acordo com as

normas deste Manual so faltas mdias, devendo ser apuradas pelos superiores

imediatos. Os ordenadores de despesas esto sujeitos s penalidades impostas pela

Resoluo n 261/2013 do TCE-ES.

8.1.4 - A no apurao considerada omisso pelo responsvel da unidadeadministrativa.

8.1.5- A Equipe de Protocolo Geral responsvel pelo controle do SIPAD, emisso

de relatrios, entrega dos autos nos prazos e encaminhamento dos processos com toda

documentao devidamente numerada e encapada.

8.1.6 - Em hiptese alguma a Equipe de Protocolo Geral se responsabilizar por

processo extraviado, fraudado, adulterado ou com qualquer outro vcio que acontea em

outra unidade administrativa da Prefeitura Municipal de Vitria.

8.1.7 - As senhas de acesso ao SIPAD so pessoais e intransferveis. vedada a

utilizao de uma senha por terceiros.

8.1.8 - Podero ser criadas quantas senhas forem necessrias ao bom

funcionamento do setor, que autorizadas pela chefia do setor. Estagirios no podero

ter senhas.

8.1.9 - de responsabilidade da Chefia atual (ou autoridade de nvel hierrquico

igual ou superior), a regularizao de pginas de processos, cuja assinatura e carimbo


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sejam de servidores ausentes (licena mdica, licena, transferncia, aposentadoria, ex-

servidor).

8.1.10 - O servidor ao assumir uma Chefia, deve verificar se todos os processos

constantes do relatrio Inventrio dos Processos em Estoque esto fisicamente na

Unidade, evitando assim assumir a responsabilidade sobre os processos que constam

dos relatrios, mas que no so localizados fisicamente.

8.2 PROCESSOS IRREGULARES

So considerados Processos Irregularesaqueles que foram adulterados, rasurados, que

no tenham suas numeraes em ordem, com despachos desencontrados e que no

sigam uma ordem cronolgica, com falta de documentos e anexos, com despachos ou

documentos sem a devida assinatura, com prazos vencidos e/ou sem deciso da petio

inicial e os que foram falsificados.

8.3 COMO PROCEDER AO PERCEBER OU RECEBER UM PROCESSO IRREGULAR

8.3.1- Ao verificar que um processo que tenha sido despachado para a sua unidade

administrativa est irregular, no deve receb-lo. Deve-se imediatamente devolver o

processo para a unidade administrativa que o despachou e solicitar a lavratura do Termo

de Irregularidade do Processo, conforme modelo.

Modelo

Nesta data foi(ram) constatada(s) no presente processo a(s) seguinte(s)irregularidade(s)....... e solicitamos que este processo seja encaminhado UnidadeAdministrativa ..............., para .............(apurao, acerto da irregularidade, abertura deinqurito administrativo, anexao do documento que falta, assinatura ou outrasprovidncias necessrias).


8.3.2- Aps a lavratura do Termo de Irregularidade, o processo deve ser recebido e

encaminhado para as providncias necessrias.

8.3.3 - Se alguma unidade administrativa receber um processo irregular sem a

devida lavratura do Termo de Irregularidade ser considerado co-responsvel pela

irregularidade.

8.3.4 - A correo de paginao deve ser feita passando-se um trao sobre o

nmero errado e colocando-se o nmero correto ao lado, com a assinatura e carimbo doservidor que efetuar a correo, corrigindo-se, tambm, todas as folhas subsequentes.


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8.3.5- Verificado o erro de paginao, o nmero correto deve ser colocado ao lado e

devidamente assinado pelo funcionrio que efetuar a correo.

8.3.6 - No final da correo o funcionrio deve fazer um termo de regularizao,

informando o intervalo de folhas corrigidas.

8.3.7- Este termo vai na sequncia natural do processo.

8.3.8 - Se o erro for por falta de folha ou de documento, devidamente constatada,

no se deve mexer na numerao, o correto :

a) a unidade justifica a falta da folha;

b) informa se a falta da folha vai prejudicar a deciso final do processo.

8.3.9- Estas informaes vo na sequncia natural do processo.

8.3.10 - Sequncia natural do processo significa a ltima folha do mesmo.

8.3.11 - proibido escrever sobre o nmero anterior, rasurando-o, ou utilizar

corretivo.

8.3.12- expressamente vedada a assinatura por outra pessoa, que no seja a que

fez a correo.

8.3.13- Ao receber um processo, a Unidade deve conferir a sequncia numrica da

paginao. Se houver falta de folha ou irregularidade, o processo deve ser devolvido.

8.3.14 - O processo pode ser recebido com falta de folha, ou paginao irregular,

mediante o registro do ocorrido, por cota, para no retardar a sua tramitao, e ser

devolvido unidade que cometeu a irregularidade, aps ter seu assunto resolvido.

9 SISTEMA DE INFORMAES DE PROCESSOS ADMINISTRATIVOS SIPAD

9.1 INFORMAES SIPAD

9.1.1 - totalmente vedada a utilizao ou confeco, por qualquer unidadeadministrativa da Prefeitura, de programa de computador, fichrio, livro de protocolo,planilhas, boletins de andamento de processos com o intuito de controlar andamento deprocesso administrativo por toda a Prefeitura. S ser permitida a utilizao dessesrecursos para controle interno de cada unidade administrativa.

9.1.2 - A manuteno e controle dos processos sero efetuados nica eexclusivamente atravs do Comit Gestor do SIPAD.


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9.1.3 - Se houver necessidade de adaptaes do SIPAD a determinadacaracterstica de uma unidade administrativa, a mesma deve procurar o Comit Gestor doSIPAD.

9.1.4 - O Servio SIPAD responsvel pelo suporte local aos usurios do SIPAD(abertura de senhas, liberao de funes, acertos, etc.).

9.1.4.1 - Toda unidade administrativa deve fazer esforo para manter seus

servidores treinados (tanto novos quanto antigos) quanto utilizao dos sistemascorporativos.

9.1.4.2 - O SIPAD oferece no Menu Ajuda o Manual de Procedimentos doSistema SIPAD, como utilizao dos relatrios, forma correta de alimentar o Sistema, usodas funcionalidades do Sistema, dentre outros.

9.2 PROCESSOS MIGRADOS DE SISTEMAS ANTERIORES PARA O SIPAD

9.2.1- So considerados processos migrados todos aqueles que foram cadastradosnos sistemas de protocolo informatizados anteriores a 05/02/1998 e esto hojeregistrados no SIPAD.

9.2.2 - Alguns processos migrados encontram-se com problemas, tais comolocalizao no sistema diferente da localizao real, dados incompletos, falta deandamentos, processos com cdigos de situao que no existem no sistema atual.

9.2.3 - Alguns processos antigos no foram migrados para o SIPAD, por noestarem na base de dados.

9.2.4 - Na maioria das Caixas de Entrada das unidades administrativas existemprocessos que no esto fisicamente nas mesmas. Isto ocorre por vrios motivos, comono caso dos processos que passaram em uma unidade administrativa e foramencaminhados em mos, os que tiveram os Boletins de Andamento preenchidosincorretamente, no sendo registrados no Sistema ou tendo o registro efetuado de formaerrada, logo, quando os dados foram migrados, ficaram com o ltimo registro deandamento.

9.3 COMO PROCEDER COM OS PROCESSOS MIGRADOS

9.3.1- Ao pegar um processo anterior a fevereiro de 1998, v na consulta R3004 e

veja qual a situao em que o processo se encontra, caso ele exista no sistema.

9.3.2 - Se na consulta aparecer a mensagem processo sem cadastrar, o mesmo

deve ser encaminhado ao Servio SIPAD para atualizao dos dados no sistema.

9.3.3 - Caso o processo esteja registrado no SIPAD com localizao em outra

unidade administrativa que no a real, deve-se levar o processo at esta unidade

administrativa e solicitar que se despache o processo para o lugar onde ele estfisicamente.


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9.4 O QUE FAZER COM OS PROCESSOS QUANDO UMA UNIDADE

ADMINISTRATIVA FOR EXTINTA OU MUDAR DE NOME

9.4.1 - No caso de uma unidade administrativa ser extinta ou mudar de nome na

estrutura da PMV ou for absorvida por outras reas administrativas, os processos que

esto com carga no SIPAD para esta unidade administrativa devem ser transferidos da

seguinte forma:

a) se a unidade administrativa for extinta, os processos devero ser transferidos

para a outra correlata ou para o rgo competente;

b) se a Secretaria for extinta, dever ser formada uma comisso de estudo para

transferncia dos processos de acordo com o seu assunto e situao no SIPAD.

Neste caso, aps definio, a secretaria dever encaminhar ao Servio SIPAD as

orientaes especificando os rgos e servidores que iro receber os processos.

10 DISPOSIES FINAIS

Todos os procedimentos regidos por este Manual esto amparados e de acordo com a

legislao, sendo que nos casos em que houver divergncia entre o servio que

executado em uma unidade administrativa e os procedimentos deste Manual, o mesmo

dever ser encaminhado a SEMAD/GAL para avaliao e adaptao.

10.1 O SUPORTE AO SISTEMA REALIZADO DA SEGUINTE FORMA

SERVIO SIPAD

Recadastro e ajuste nos dados dos processos cadastrados no SIPAD;

Transferncia de processos de um setor para outro; Treinamento de novos usurios;

Suporte aos usurios do sistema;

Cadastro de servidores;

Habilitao e desabilitao de servidores no sistema.

SEMAD/APO

Criao e manuteno de siglas no sistema;


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Atualizao da Tabela de Assuntos.

SEMFA/SUB-TI

Criao de novas rotinas no SIPAD;

Anlise de dados;

Resoluo de problemas relativo ao banco de dados do sistema;

Ajuste de processos com problemas de migrao;

Suporte de sistema ao Servio SIPAD e NO a usurios.

PROTOCOLO GERAL (SEMAD/GAL/CPA/EPG)

Suporte na aplicao do Manual de Procedimentos para Processos Administrativos;

Ajuste de protocolados; Manuteno fsica de processos (troca de capas, ajuste de numerao, etc);

Anlise de processos;

Emisso de relatrios e pareceres sobre protocolados e processos.

ARQUIVO GERAL (SEMAD/GAL/CPA)

Suporte aos arquivos correntes;

Recebimento e armazenamento de processos aps o cumprimento do prazo nosarquivos correntes de processos arquivados;

Treinamento de rotinas de arquivamento de processos e documentos.

11 - GLOSSRIO

11.1 - ACERVO- totalidade dos documentos sob custdia de um arquivo.

11.2 - ANDAMENTO DE PROCESSO - encaminhamento de um processo de uma

unidade administrativa para outra.

11.3 - ANEXAO - a incorporao definitiva de um processo a outro, perdendo o

processo incorporado a sua identidade no Sistema.

11.4 - APENSAO- reunio de dois ou mais processos, motivada por alguma relao

de dependncia, para anlise conjunta, mantendo cada um sua identificao no Sistema.

Este procedimento conhecido ainda como Juntada de Processos.

11.5 - ARQUIVAMENTO - ato de guardar, conservar e tratar tecnicamente documentoscuja tramitao se encerrou pela deciso final sobre o assunto para o qual foi formado.


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11.6 - ARQUIVO - conjunto de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos,

instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de

atividades especficas.

11.7 - ARQUIVO CORRENTE- conjunto de documentos em curso ou que, mesmo sem

movimentao, constituam objeto de consulta frequente. Unidade administrativa ou

servio encarregado do arquivo corrente.

11.8 - ARQUIVO HISTRICO- o mesmo que arquivo permanente.

11.9 - ARQUIVO INTERMEDIRIO - conjunto de documentos que, no sendo de uso

corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua

eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Unidade administrativa ou servio

encarregado do arquivo intermedirio.

11.10 - ARQUIVO PERMANENTE- conjunto de documentos de valor histrico, probatrio

e informativo que devem ser definitivamente preservados. Unidade administrativa ou

servio encarregado do arquivo permanente, tambm chamado de arquivo histrico.

11.11 - ASSUNTO - nome que se d s solicitaes feitas Prefeitura que esto

cadastradas em uma Tabela no Sistema.

11.12 - AUTOS- peas que compe um processo administrativo.

11.13 - AUTUAO- reunio de documentos, em sequncia ou em ordem cronolgica,

em uma capa devidamente numerada que se chama processo.

11.14 - BUSCA- ato de localizar um processo ou protocolado no Sistema.

11.15 - CAIXA DE ENTRADA- opo localizada dentro do SIPAD que permite receber,

apensar e despachar processos on-line.

11.16 - CLIENTE EXTERNO -pessoa fsica ou jurdica de direito pblico ou privado que

no seja ligada PMV e que faz uso dos servios do Protocolo Geral.

11.17 - CLIENTE INTERNO - qualquer rgo interno da PMV que utiliza os servios

oferecidos pelo Protocolo Geral.

11.18 - DESAPENSAO - separao de dois ou mais processos que foram

anteriormente reunidos para anlise conjunta.

11.19 - DESATIVADO -cdigo de situao dos processos neutralizados no SIPAD.

11.20 - DESDOBRAMENTO - ato de dividir um ofcio com vrios assuntos diferentes para

formao de processos administrativos distintos.


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11.21 - DESENTRANHAMENTO- retirada de documentos de um processo.

11.22 - DESPACHAR- dar andamento a um processo administrativo ou outro documento.

11.23 - DESPACHO - nota lanada numa petio ou requerimento.

11.24 - DOCUMENTOS - so considerados documentos as cartas, ofcios, alvars,

memorando e similares ou qualquer outro que seja necessrio para instruo de umprocesso administrativo.

11.25 - ENCERRAMENTO DE PROCESSO- quando se d um parecer sobre a petio

diz-se que o processo foi encerrado, mas o mesmo continua em Tramitao.

11.26 - ESTRUTURA E ATRIBUIES -apresenta a descrio da estrutura formal das

unidades administrativas e define as atribuies dos segmentos que a compem.

11.27 - FOLHA DE INFORMAO - folha pautada e padronizada que incorporada aprocessos ou protocolados onde so descritos despachos, informaes e pareceres

referentes ao assunto pleiteado. Tambm conhecida como FOLHA JUNTADA.

11.28 - FORMULRIOS PADRO - formulrios que devem ser preenchidos para

peticionar determinados assuntos Prefeitura Municipal de Vitria.

11.29 - INFORMAO- ato ou efeito de prestar, dar conhecimento, parecer ou resoluo

em processo administrativo.

11.30 - INSTRUO - conjunto de formalidades, investigaes, inquritos, informaes

que compem um processo administrativo.

11.31 - INTERESSADO- pessoa fsica ou jurdica e unidade administrativa que espera da

deciso referente ao assunto veiculado no documento que deu entrada no Protocolo

Geral, sendo ele o requerente ou fazendo parte do rol do processo, ou ainda, quando

sendo terceiro, prova que o assunto lhe tem interesse lcito.

11.32 - JUNTADA- termo genrico para a anexao de um ou mais documentos em umprocesso ou apensao de um processo a outro.

11.33 - MANTER SITUAO- opo do SIPAD que possibilita a alterao da situao de

tramitao de um processo.

11.34 - NEUTRALIZADO- processo administrativo que foi cancelado no SIPAD, por ter

sido autuado indevidamente, que recebe o cdigo de situao Desativado.

11.35 - NORMA- orienta o funcionamento geral das unidades administrativas, baseando-

se em critrios que garantem a racionalidade, presteza em qualidade na prestao do

servios executados.


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11.36 - PARECER- opinio fundamentada sobre algum ou algum assunto, emitida por

um especialista.

11.37 - PASTA RPIDA - pasta em papel carto ou plstico, onde a capa presa por

elsticos, desenvolvida para guarda de documentos diversos.

11.38 - PROCEDIMENTOS - encontram-se aquelas rotinas que, pelo nvel de

complexidade, tiveram seu funcionamento descrito, afim de garantir a dinamizao eficaz

das unidades administrativas.

11.39 - PROCESSAR- ato de dar entrada em um documento, cadastrando-o no Sistema

(SIPAD).

11.40 - PROCESSO- conjunto de documentos arrolados em funo da soluo de uma

questo proposta e que implica em responsabilidade tcnica, administrativa ou poltica,

em uma ou mais instncias de deciso.

11.41 - PROCESSO IRREGULAR - processo administrativo que no atende as normas

legais e/ou administrativas, devido a mau uso ou ato de m f.

11.42 - PROTOCOLADO - documentos diversos que so recebidos pela Equipe de

Protocolo Geral que no esto previstos na Tabela de Assuntos do Municpio, por no ter

necessidade de serem autuados na forma processual ou por ter que ser pr-analisado

antes de ser processado, ou ainda, por ser assunto novo.

11.43 - PROTOCOLAR- numerar e datar um documento que est sendo recebido, comentrega de um comprovante ou protocolo ao cliente.

11.44 - PROTOCOLISTA- servidor da Equipe de Protocolo Geral que faz o atendimento

e conferncia dos documentos apresentados Prefeitura.

11.45 - PROTOCOLO GERAL -

manual de procedimentos para manuseio de processos administrativos

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