manual de procedimentos operacionais padronizados de... · 1 | p á g i n a instituto federal de...

MANUAL DE PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS PADRONIZADOS

1 | P á g i n a

INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO SUDESTE DE MINAS GERAIS REITORIA - PRÓ – REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO

Manual de Procedimentos Operacionais Padronizados

Pró-Reitoria de Administração

Manual Versão 01/2015 – atualizado em 22/04/2015

Juiz de Fora

Abril de 2015

2 | P á g i n a


Sumário

Introdução .................................................................................................................................... 3

1 - Conceituação ........................................................................................................................... 4

1.1 - Material de Consumo (despesa 339030) ......................................................................... 4

1.2 - Equipamentos e Material Permanente (despesa 449052) .............................................. 4

1.3 Serviços de Terceiros - Pessoa Física (despesa 339036) .................................................. 5

1.4 - Serviços de Terceiros - Pessoa Jurídica (despesa 339039) ............................................ 5

1.5 – Serviços de Terceiros com Locação de Mão- de- Obra (despesa 339037) ..................... 5

2 – Setores, localização e servidor responsável .......................................................................... 6

3– Procedimentos para Solicitações em Geral ............................................................................. 7

3.1 - Solicitação de materiais de consumo do almoxarifado ................................................... 7

3.2- Solicitação de material permanente do patrimônio ......................................................... 7

3.3- Solicitação para Empenho de materiais de consumo e permanente (equipamentos) .... 8

3.4- Solicitação de serviços de manutenção em geral ............................................................ 10

3.5- Solicitação de serviços terceirizados com locação de mão de obra ................................ 11

4– Licitação e Contratação de Serviços ....................................................................................... 12

4.1- Licitação de Materiais de Consumo e Equipamentos ...................................................... 12

4.2- Licitação de Serviços Gerais e de Manutenção ................................................................ 15

4.3- Licitação de Serviços Específicos Pessoa Física, Pessoa Jurídica e Sistema de Registro

de Preços .................................................................................................................................. 19

5– Solicitação de abertura de processos de sanção administrativa ........................................... 23

5.1 – Procedimentos para instauração de processo sancionador .......................................... 23

6– Solicitação de viagens ao setor de transportes ..................................................................... 25

6.1 – Procedimentos para pedidos de viagens para o setor de transportes da Reitoria ....... 25

ANEXOS ........................................................................................................................................ 27

FORMULÁRIO 1 – SOLICITAÇÃO DE MATERIAL DE CONSUMO .................................................. 28

FORMULÁRIO 2 – SOLICITAÇÃO DE MATERIAL PERMANENTE .................................................. 29

FORMULÁRIO 3 – TERMO DE RESPONSABILIDADE PELA GUARDA E PELA POSSE DE BENS .... 30

FORMULÁRIO 4 – TERMO DE MOVIMENTAÇÃO DE BENS PATRIMONIAIS ................................ 32

FORMULÁRIO 5 – SOLICITAÇÃO DE SERVIÇOS .......................................................................... 33

FORMULÁRIO 6 – INSTAURAÇÃO DE PROCESSO SANCIONADOR ............................................. 35

3 | P á g i n a


Introdução A Pró-reitoria de Administração, a Diretoria de Administração, a Diretoria

de Orçamento e Finanças e as Coordenações vinculadas, no intuito de melhorar o trâmite processual interno relacionado aos pedidos de materiais de consumo, equipamentos e material permanente, contratação de serviços de terceiros pessoa física e pessoa jurídica, elaboraram procedimentos operacionais padronizados, de modo a nortear as solicitações dos setores e assim atender, da melhor forma possível, os servidores da Reitoria e demais Câmpus vinculados do IF SUDESTE MG.

Basicamente, o manual de operações padronizadas contempla os procedimentos dos principais serviços prestados pelos setores vinculados à Pró-Reitoria de Administração.

Dessa forma, o requisitante deverá escolher, de acordo as necessidades do seu respectivo setor, um dos seguintes serviços:

(1) Solicitação de materiais de consumo do almoxarifado – normalmente é requisitado para atender demandas diárias de materiais e bens de consumo que se encontram no estoque;

(2) Solicitação de material permanente do patrimônio – normalmente é requisitado para atender demandas por bens permanentes que antes de tudo devem ser registrados no patrimônio;

(3) Solicitação de empenho de materiais de consumo e de materiais permanentes – normalmente ocorre quando o requisitante de posse da ata de registro de preços solicita itens para empenho e posteriormente para disponibilização para atender a demanda do setor;

(4) Solicitação de serviços de manutenção em geral – normalmente acontece quando o setor necessita de algum tipo de serviço relacionado a serviços gerais, de manutenção, instalação predial, serviços de eletricidade, telefonia e vigia;

(5) Solicitação de serviços terceirizados – normalmente acontece quando o setor tem dúvidas em relação a decisões a serem tomadas em assuntos que envolvem serviços terceirizados;

(6) Solicitação de compras e contrações de serviços específicos – normalmente acontece quando os serviços anteriormente destacados não atendem as necessidades do requisitante;

(7) Solicitação de processos de sanção administrativas – normalmente acontece toda vez que a empresa não cumpriu as exigências do termo de referência ou contrato sobre a responsabilidade do fiscal;

(8) Solicitação de viagens ao setor de transportes – normalmente acontece quando o setor requisitante necessita realizar um serviço a interesse da administração em local que exige locomoção por meio de veículo oficial.

Nas próximas páginas, o usuário encontrará as principais orientações. Sendo assim, favor ler atentamente o manual, antes de realizar qualquer tipo de solicitação. Em caso de dúvidas, procurar a Pró-reitoria de Administração ou Diretoria de Administração

4 | P á g i n a


1 - Conceituação Para evitar enganos e inconsistências em relação a descrição dos objetos

a serem solicitados, seja por meio de pedidos do almoxarifado ou pedidos para licitação, segue uma relação de conceitos importantes de modo a nortear as solicitações dos requisitantes.

1.1 - Material de Consumo (despesa 339030) De acordo com as prerrogativas legais, material de consumo é aquele que,

em razão de seu uso corrente e da definição da Lei nº 4.320/1964, perde normalmente sua identidade física e/ou tem sua utilização limitada a dois anos; e que atenda pelo menos um dos critérios de: durabilidade, fragilidade, perecibilidade, incorporabilidade ou transformabilidade.

Classifica-se como material de consumo as seguintes despesas: despesas com álcool automotivo; gasolina automotiva; diesel automotivo; lubrificantes automotivos; combustível e lubrificantes de aviação; gás engarrafado; outros combustíveis e lubrificantes; material biológico, farmacológico e laboratorial; animais para estudo, corte ou abate; alimentos para animais; material de coudelaria ou de uso zootécnico; sementes e mudas de plantas; gêneros de alimentação; material de construção para reparos em imóveis; material de manobra e patrulhamento; material de proteção, segurança, socorro e sobrevivência; material de expediente; material de cama e mesa, copa e cozinha, e produtos de higienização; material gráfico e de processamento de dados; aquisição de disquete; pen-drive; material para esportes e diversões; material para fotografia e filmagem; material para instalação elétrica e eletrônica; material para manutenção, reposição e aplicação; material odontológico, hospitalar e ambulatorial; material químico; material para telecomunicações; vestuário, uniformes, fardamento, tecidos e aviamentos; material de acondicionamento e embalagem; suprimento de proteção ao voo; suprimento de aviação; sobressalentes de máquinas e motores de navios e esquadra; explosivos e munições; bandeiras, flâmulas e insígnias e outros materiais de uso não-duradouro.

1.2 - Equipamentos e Material Permanente (despesa 449052) Entende-se por material permanente como aquele que, em razão de seu

uso corrente, não perde a sua identidade física, e/ou tem uma durabilidade superior a dois anos.

Classifica-se como despesas com equipamentos e material permanente as despesas com aquisição de aeronaves; aparelhos de medição; aparelhos e equipamentos de comunicação; aparelhos, equipamentos e utensílios médico, odontológico, laboratorial e hospitalar; aparelhos e equipamentos para esporte e diversões; aparelhos e utensílios domésticos; armamentos; coleções e materiais bibliográficos; embarcações, equipamentos de manobra e patrulhamento; equipamentos de proteção, segurança, socorro e sobrevivência; instrumentos musicais e artísticos; máquinas, aparelhos e equipamentos de uso industrial;

5 | P á g i n a


máquinas, aparelhos e equipamentos gráficos e equipamentos diversos; máquinas, aparelhos e utensílios de escritório; máquinas, ferramentas e utensílios de oficina; máquinas, tratores e equipamentos agrícolas, rodoviários e de movimentação de carga; mobiliário em geral; obras de arte e peças para museu; semoventes; veículos diversos; veículos ferroviários; veículos rodoviários; outros materiais permanentes.

1.3 Serviços de Terceiros - Pessoa Física (despesa 339036) As despesas com serviços de terceiros – pessoa física abarcam as despesas

orçamentárias decorrentes de serviços prestados por pessoa física pagos diretamente a esta e não enquadrados nos elementos de despesa específicos, tais como: remuneração de serviços de natureza eventual, prestado por pessoa física sem vínculo empregatício; estagiários, monitores diretamente contratados; gratificação por encargo de curso ou de concurso; diárias a colaboradores eventuais; locação de imóveis; salário de internos nas penitenciárias; e outras despesas pagas diretamente à pessoa física.

1.4 - Serviços de Terceiros - Pessoa Jurídica (despesa 339039) As despesas com serviços de terceiros – pessoa jurídica abarcam as

despesas orçamentárias decorrentes da prestação de serviços por pessoas jurídicas para órgãos públicos, tais como: assinaturas de jornais e periódicos; tarifas de energia elétrica, gás, água e esgoto; serviços de comunicação (telefone, telex, correios, etc.); fretes e carretos; locação de imóveis (inclusive despesas de condomínio e tributos à conta do locatário, quando previstos no contrato de locação); locação de equipamentos e materiais permanentes; software; conservação e adaptação de bens imóveis; seguros em geral (exceto os decorrentes de obrigação patronal); serviços de asseio e higiene; serviços de divulgação, impressão, encadernação e emolduramento; serviços funerários; despesas com congressos, simpósios, conferências ou exposições; vale-refeição; auxílio-creche (exclusive a indenização a servidor); habilitação de telefonia fixa e móvel celular; e outros congêneres, bem como os encargos resultantes do pagamento com atraso das obrigações não tributárias.

1.5 – Serviços de Terceiros com Locação de Mão- de- Obra

(despesa 339037) Despesas orçamentárias com prestação de serviços por pessoas jurídicas

para órgãos públicos, tais como limpeza e higiene, vigilância ostensiva e outros, nos casos em que o contrato especifique o quantitativo físico do pessoal a ser utilizado.

6 | P á g i n a


2 – Setores, localização e servidor responsável Neste tópico, encontra-se a relação de setores, respectivos responsáveis

e localização, de modo a orientar os requisitantes na identificação do setor e servidor que receberá os pedidos e também dos setores onde o processo tramitará.

2.1.1 – Pró-Reitoria de Administração – 6º andar – Charles Okama de

Souza;

2.1.2 – Diretoria de Administração – 6º andar – Diretor Nélio Germano de

Paula;

2.1.3 – Setor de Licitação – 6º andar – Tiago Vidal de Campos e Liliana

Nascimento;

2.1.4 – Coordenação de Apoio – 6º e 3º andar – Coordenador Rafael Dal

Sasso e Renato do Vale;

2.1.5 – Seção de Gerenciamento de Materiais – 6º andar – Chefe Olívia

Ghetti Gomes;

2.1.6 – Coordenação de Contratos – 6º andar – Coordenador Rafael de

Oliveira Leite, Iandra C. Mariano Carvalho e Juliana Godinho de Oliveira;

2.1.7 – Diretoria de Orçamento e Finanças – 7º andar – Diretor Alexandre

da Fonseca Botelho;

2.1.8 – Coordenação do Setor Financeiro – 7° andar – Alice Aleixo

Fonseca;

2.1.9 – Coordenação de Redes e Infraestrutura – 4° andar – Coordenador

Marcus Vinícius de Souza Scotelano.

2.1.10 – Gabinete/Reitor – 11º andar – Abel Arbex

2.1.11 – Procuradoria – 9º andar – Nádia Gomes Sarmento

7 | P á g i n a


3– Procedimentos para Solicitações em Geral

As solicitações em geral compreendem os pedidos simplificados realizados, cotidianamente, pelos requisitantes no que diz respeito materiais de consumo, equipamentos em geral, serviços em geral e contratos de terceirizados. A seguir, encontra-se a relação de procedimentos operacionais padronizados que devem ser realizados por cada responsável em seus respectivos setores, no bojo dos processos administrativos.

3.1 - Solicitação de materiais de consumo do almoxarifado

Etapa 1 – Requisitante (a) Antes de tudo, o servidor acessa, por meio do e-mail institucional a

opção google drive (compartilhados), a planilha denominada “Estoque” que contém a relação atualizada de todos os itens com a descrição e as quantidades constantes no almoxarifado da Reitoria;

(b) De posse dessas informações, preenche corretamente o FORMULÁRIO 1, disponível no site da Reitoria em: www.ifsudestemg.edu.br, aba licitação;

(c) Ressalta-se que não serão aceitos formulários sem a assinatura e a identificação da chefia imediata, bem como sem a devida descrição dos itens solicitados e os respectivos quantitativos;

(d) Além disso, salienta-se que não serão aceitas inclusões no formulário sem a ciência da chefia imediata;

(e) Para finalizar, o FORMULÁRIO 1 deve ser entregue no almoxarifado, localizado no 3º andar.

Etapa 2 - Seção de Gerenciamento de Materiais (a) Recebe o formulário 1 da recepção do almoxarifado e aprecia o

pedido; (b) Se estiver tudo de acordo com as normativas, libera ao requisitante

os itens solicitados; (c) Caso contrário, devolve o formulário ao requisitante, com as

devidas observações.

3.2- Solicitação de material permanente do patrimônio

Etapa 1 – Requisitante (a) No que tange pedidos de bens permanentes (equipamentos em

geral, mobiliário, equipamentos de tecnologia da informação e outros itens do patrimônio), o requisitante entrega o FORMULÁRIO 2 devidamente assinado e carimbado pela chefia imediata para a Seção de Gerenciamento de Materiais;

Etapa 2 - Seção de Gerenciamento de Materiais (a) A chefia da seção aprecia o pedido e se estiver tudo de acordo com

a normativa, libera ao requisitante os itens solicitados;

http://www.ifsudestemg.edu.br/

8 | P á g i n a


(b) Caso contrário, devolve o formulário ao requisitante, com as devidas observações;

Atenção! quando tratar-se de equipamentos de tecnologia da informação (computadores,

impressoras e demais produtos), os pedidos serão encaminhados para a Coordenação de Redes e Infraestrutura, localizada no 4º andar.

Etapa 3 - Coordenação de Redes e Infraestrutura (a) O coordenador deste setor aprecia a solicitação efetuada pelo

requisitante; (b) Em caso positivo, informa a Seção de Gerenciamento de Materiais

qual setor fica com a responsabilidade da carga patrimonial; (c) Em caso negativo, o setor informa os motivos da não aprovação

ao requisitante.

Etapa 4 - Requisitante

(a) Em caso de aprovação do pedido, o requisitante receberá o(s) bem (bens) permanente(s) solicitado(s) e assinará o Termo de Responsabilidade (FORMULÁRIO 3), assumindo a responsabilidade pela guarda do(s) mesmo(s);

(b) Sempre que houver alguma movimentação do(s) bem(bens) o responsável pela guarda do(s) mesmo(s) deverá entregar à Chefia da Seção de Gerenciamento de Materiais o Termo de Movimentação de Bens Patrimoniais (FORMULÁRIO 4), informando inclusive que se trata de empréstimo ou transferência do(s) bem(bens);

(c) Em caso de transferência, a Chefia da Seção de Gerenciamento de Materiais providenciará novo Termo de Responsabilidade para o novo detentor do(s) bem(bens);

(d) Em se tratando de bem(bens) de T.I, a transferência não poderá ser feita sem a prévia autorização do setor de Tecnologia da Informação.

3.3- Solicitação para Empenho de materiais de consumo e

permanente (equipamentos)

Etapa 1 - Requisitante (a) Encaminha os pedidos de empenho para a Seção de Gerenciamento

de Materiais, mediante memorando da chefia imediata do setor requisitante, com as seguintes informações:

Identificação do Pregão Eletrônico;

Numeração do CNPJ da Empresa; Numeração do item; Quantidade, Preço Unitário e Preço Total.

9 | P á g i n a


Etapa 2 - Seção de Gerenciamento de Materiais (a) Nessa fase processual, a chefia do setor analisa os itens do pedido

como quantitativo, valores dos saldos das atas de registros de preços, bem como avalia se a empresa detentora da ata mantém as mesmas condições de habilitação exigidas no certame licitatório;

(b) Além disso, verifica a classificação contábil de cada item, bem como a modalidade de empenho;

(c) De posse das informações, encaminha para a Diretoria de Orçamento e Finanças a solicitação da Nota de Empenho (NE).

Etapa 3 - Diretoria de Orçamento e Finanças (a) O responsável pelo setor aprecia o pedido e se estiver tudo correto,

realiza a Nota de Empenho (NE); (b) Coleta a assinatura do Ordenador de Despesas; (c) Digitaliza a NE e envia para a Seção de Gerenciamento de Materiais

e para demais interessados no processo. Etapa 4 - Seção de Gerenciamento de Materiais (a) De posse das informações, a chefia realiza o controle dos processos

e envia uma cópia da NE para o fornecedor e para o requisitante sobre o andamento do pedido;

(b) Quando do recebimento do material, a chefia deste setor avisa ao requisitante para que o mesmo tome providências em relação a conferência dos produtos entregues;

(c) Caso o fornecedor atrase ou não entregue os materiais ou equipamentos, a Seção de Gerenciamento de Materiais deve encaminhar formulário para abertura de processo de sanção administrativa para a Coordenação de Contratos, conforme orientações referentes a abertura dos processos de sanção.

Etapa 5 - Requisitante (a) Ao ser informado da chegada do material, o requisitante confere de

acordo com as descrições da ata de registro de preços e também com a nota de empenho. Além disso, antes do ateste da nota fiscal, o requisitante confirma o tipo de empenho e retira o resumo da DANFE, disponível no sitio da receita federal:

http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/consulta.aspx?tipoConsulta=resumo&tipoConteudo=d09fwabTnLk=

Atenção (1)! para realização da nota de empenho sem cometer equívocos, torna-se importante

primeiramente definir qual tipo de empenho será realizado. Atualmente, existem três formas de empenho: ordinário, global e estimativo. O primeiro, deve ser utilizado quando o material for entregue de uma única vez, assim, haverá apenas uma nota fiscal com o valor total correspondente a entrega dos materiais. O segundo tipo de empenho, deverá ser considerado quando se sabe o valor total dos materiais a serem entregues, porém em virtude do grande volume, faz se necessário que a entrega seja parcelada, o que exige do requisitante atestar as notas correspondentes a cada entrega. Por último, a terceira forma de empenho é utilizada quando não se sabe ao certo o valor total a ser entregue, o que condiciona o requisitante atestar as notas correspondentes as entregas parciais.



10 | P á g i n a


(b) Por fim, encaminha toda e qualquer nota fiscal de material de consumo ou permanente devidamente atestada e a DANFE anexada para a Seção de Gerenciamento de Materiais, não devendo enviar a Nota Fiscal para setor financeiro.

Atenção (2)! no caso de material gráfico, como as notas fiscais da gráfica são emitidas como notas

de serviços não é necessário o envio da DANFE. As mesmas também deverão ser encaminhadas à Seção de Gerenciamento de Materiais.

Etapa 6 - Seção de Gerenciamento de Materiais (a) Nessa etapa do processo, a chefia da seção deve lançar os materiais

no estoque; (b) Em seguida, encaminha a nota fiscal juntamente com demais

documentos para a coordenação do setor financeiro.

Etapa 7 - Coordenação financeira (a) O servidor responsável do setor financeiro realiza a apropriação da

nota fiscal; (b) Posteriormente, faz o pagamento da fatura ou documentos

similares, observando todas as prerrogativas legais no bojo dos processos administrativos.

3.4- Solicitação de serviços de manutenção em geral

Etapa 1 - Requisitante (a) As solicitações de serviços de manutenção, como por exemplo:

serviços de energia elétrica, serviços de gestão de transportes, serviços de água e esgoto, serviços de telecomunicações, serviços de malote e correios, serviços de reparos hidráulicos, serviços em geral do prédio da Reitoria, serviços de vigia, vigilância ostensiva e monitorada são feitas por meio do FORMULÁRIO 5 entregue para a Coordenação de Apoio Administrativo;

(b) Registra-se que será aceito apenas formulário devidamente assinado pela chefia imediata.

Etapa 2 - Coordenação de Apoio (a) De posse do formulário, a coordenação de apoio realiza uma

avaliação do pedido. Constatado que a situação apresenta uma dimensão de resolução mais simples, na qual a equipe de apoio tenha condições de resolver por conta própria, a solicitação será atendida, dependo apenas do volume de serviços a serem executados;

(b) No entanto, se for algo complexo que exigirá uma avaliação técnica, por se tratar de serviços de engenharia, os pedidos levarão mais tempo para serem atendidos, pois a coordenação de apoio buscará auxílio junto a outros setores com capacidade técnica, seja internos

11 | P á g i n a


ou externos, de maneira a identificar as causas e assim resolver a questão.

Atenção! Quando o serviço de manutenção englobar a necessidade de aquisição de materiais, estes

devem ter seu pedido encaminhado à Seção de Gerenciamento de Materiais.

3.5- Solicitação de serviços terceirizados com locação de mão de obra

Etapa 1 - Requisitante (a) Todas as questões relacionadas aos serviços terceirizados,

especificamente os de recepcionistas, de copeira, de contínuo, de serviços gerais são encaminhadas para a Coordenação de Contratos;

(b) Salienta-se que apenas essa coordenação, por motivos legais, tem a prerrogativa de definir e decidir sobre aspectos relacionados aos contratos com as empresas de locação de mão de obra que prestam serviços para a Reitoria, principalmente em relação aos assuntos ligados aos servidores terceirizados;

(c) Neste sentido, nos setores que possuem servidores terceirizados trabalhando, quando se tratar de alguma questão a ser definida em relação a quantitativo, acomodação, horário de trabalho, atribuições, faltas e demais fatores é imprescindível que as demandas sejam encaminhadas para a coordenação de contratos.

Etapa 2 - Coordenação de contratos (a) Mediante solicitação do requisitante, a coordenação aprecia a

situação; (b) Dependendo do caso em apreço, de acordo com as exigências

legais cabíveis, defini o que pode ser realizado ou qual providência a ser tomada.

12 | P á g i n a


4– Licitação e Contratação de Serviços

No que tange as solicitações de compras e contratações de serviços de pessoa jurídica, por meio de processo licitatório, para que o setor requisitante seja atendido é imprescindível atender as orientações e procedimentos aqui estabelecidos.

A seguir, pode-se visualizar os procedimentos necessários para três tipos de solicitações como licitações de materiais de consumo, equipamentos e serviços de pessoa jurídica.

4.1- Licitação de Materiais de Consumo e Equipamentos

Etapa 1 – Requisitante (a) O setor requisitante, por meio da aprovação da chefia imediata,

envia solicitação de compra para a Seção de Gerenciamento de Materiais contendo os seguintes itens:

Memorando com a descrição detalhada do objeto a ser adquirido, bem como quantidade, estimativa de preços e justificativa para aquisição dos itens solicitados;

Termo de Referência, datado e assinado onde constem todas as informações referentes ao material, métodos de entrega (se entrega única ou parcelada), prazo de entrega, se o material ou serviço exige garantia etc. Destaca-se que os modelos de Termos de Referência podem ser obtidos por meio da página do setor de licitações no endereço: www.ifsudestemg.edu.br, aba licitação;

Pesquisa de preços, de acordo com a Instrução Normativa SLTI/MP n°5/2014 e a Instrução Normativa SLTI/MP n°7/2014, no bojo dos processos administrativos, atentando-se para a utilização de um dos seguintes parâmetros:

I – Portal de Compras Governamentais – www.comprasgovernamentais.gov.br (apenas 1 (um) orçamento); ou II – pesquisa publicada em mídia especializada, sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, desde que contenha a data e horário de acesso (três (3) orçamentos); ou III – contratações similares de outros entes públicos, em execução ou concluídos nos 180 (cento e oitenta) dias anteriores à data da pesquisa de preços (três (3) orçamentos); ou IV – pesquisa com fornecedores (três (3) orçamentos).

Check list preenchido (disponível no site da Reitoria/Licitação) Indicação do servidor que será o fiscal do contrato.

Etapa 2 - Seção de Gerenciamento de Materiais (a) Nessa etapa do processo, a chefia da seção analisa o pedido e

verifica se existem materiais ou equipamentos disponíveis no estoque que atendam as descrições dos produtos solicitados;


http://www.comprasgovernamentais.gov.br/

13 | P á g i n a


(b) Caso não tenha material disponível, avalia a necessidade de realização da licitação. Para tanto, é prudente a definição da modalidade de licitação, bem como outras formas de aquisição como dispensa ou inexigibilidade de licitação dependo da justificativa;

(c) Depois disso, o processo deve ser instruído e encaminhado para a Diretoria de Orçamento e Finanças.

Etapa 3 - Diretoria de Orçamento e Finanças (a) De posse da documentação exigida nas etapas anteriores, o

responsável pelo setor verifica, por meio do planejamento e controle orçamentário, se o setor requisitante possui recurso suficiente para custear as futuras despesas;

(b) Verificado crédito disponível, na sequência é preciso realizar a classificação dos bens e serviços com destaque para a natureza e códigos da despesa, bem como a programação orçamentária, planos internos e as ações referentes a lei orçamentária anual;

(c) Em seguida, elabora memorando com todas as informações relacionadas ao recurso orçamentário e encaminha para Seção de Gerenciamento de Materiais;

(d) Caso não tenha disponibilidade orçamentária, o pedido é devolvido ao requisitante com as devidas justificativas.

Etapa 4 - Seção de Gerenciamento de Materiais (a) O responsável do setor terá ciência da aprovação ou não da

Diretoria de Orçamento e Finanças em relação ao pedido do requisitante;

(b) Em caso positivo, o processo é encaminhado para o Ordenador de Despesas para aprovação do Termo de Referência e autorização para abertura do processo licitatório;

(c) Em caso negativo, o pedido retorna ao requisitante com as devidas justificativas pelo não atendimento da solicitação.

Etapa 5 – Ordenador de Despesas (a) Nessa fase do processo, o ordenador de despesas avalia a

solicitação e aprova o termo de referência; (b) Em seguida, autoriza a abertura do processo licitatório; (c) Por fim, encaminha o processo para a Diretoria de Administração.

Etapa 6 - Diretoria de Administração (a) O responsável do setor, juntamente com o setor de licitação,

aprecia o processo licitatório de acordo com as prerrogativas legais vigentes;

(b) Em seguida, verifica a necessidade de ajustes no termo de referência, minutas de editais e de contratos;

(c) Após instruir devidamente o processo administrativo, a Diretoria encaminha o mesmo para a Pró-reitoria de Administração.

14 | P á g i n a


Etapa 7 - Pró-reitoria de Administração (a) Analisa o processo e se não constatada nenhuma inconsistência,

realiza o despacho e em seguida encaminha para a Procuradoria Federal;

(b) No caso de encontrar alguma pendência, falta de documentos ou dúvidas em relação ao processo, devolve para o requisitante tomar as devidas providências.

Etapa 8 - Procuradoria (a) Avaliação dos aspectos legais e análise jurídica, de modo a emitir

parecer jurídico; (b) Depois, encaminha processo para a Pró - reitoria de Administração. Etapa 9 - Pró-reitoria de Administração (a) Recebido o processo e constatado parecer favorável, encaminha o

mesmo para a Diretoria de Administração para observar as recomendações da Procuradoria Jurídica;

(b) Caso seja necessário ajustes processuais para nova vista, encaminha o processo para o setor responsável ou mesmo para o requisitante que deve promover os esclarecimentos;

(c) Esclarecidas as questões formalmente, o processo segue novamente para a Procuradoria Federal.

Etapa 10 - Diretoria de Administração (a) O responsável pelo setor da sequência ao tramite processual em

que prepara o processo licitatório; (b) Em seguida, envia o processo para o Ordenador de Despesas

autorizar a deflagração da fase externa do processo licitatório.

Etapa 11 – Ordenador de Despesas (a) Autoriza a deflagração da fase externa do processo licitatório e

emite despacho para a Diretoria de Administração.

Etapa 12 - Diretoria de Administração (a) Recebido o despacho, instrui o processo e realiza os procedimentos

para definir a modalidade da licitação pertinente; (b) Depois encaminha o processo licitatório para o setor de licitação. Etapa 13- Setor de licitação (a) Realiza todas as fases do processo de licitação de acordo com os

procedimentos técnicos operacionais vigentes; (b) Finalizada a licitação, realiza a adjudicação da licitação. Em seguida

encaminha o processo ao Ordenador de Despesas. Etapa 14- Ordenador de Despesas (a) Realiza a homologação do certame licitatório; (b) Encaminha o processo para a Seção de Gerenciamento de

Materiais.

15 | P á g i n a


Etapa 15 – Seção de Gerenciamento de Materiais (a) Avalia o processo e realiza os procedimentos cabíveis para dar

sequência ao trâmite da solicitação; (b) No caso de aquisição imediata, o processo deve ser encaminhado

para a Diretoria de Orçamento e Finanças para realização da Nota de Empenho (NE);

(c) No caso de sistema de registro de preços, encaminha o processo para o setor de licitação para elaboração da Ata de Registro de Preços.

Etapa 16 - Diretoria de Orçamento e Finanças (a) Realiza o empenho dos recursos e envia a Nota de Empenho (NE)

para a Seção de Gerenciamento de Materiais. Etapa 17 – Setor de Licitação (a) Elabora a Ata de Registro de Preços e informa à Seção de

Gerenciamento de Materiais que o documento está pronto. Etapa 18 – Seção de Gerenciamento de Materiais (a) Encaminha a Nota de Empenho para o fornecedor e avisa o

requisitante que a solicitação já foi realizada para o fornecedor.

4.2- Licitação de Serviços Gerais e de Manutenção

Etapa 1 - Requisitante (a) O setor requisitante, por meio da aprovação da chefia imediata, envia

solicitação para contratação de empresa prestadora de serviços para a Coordenação de Apoio, contendo os seguintes itens:

Memorando com a descrição detalhada do objeto a ser contratado, estimativa de preços, justificativa para contratação do serviço;

Termo de Referência, datado e assinado onde constem todas as informações referentes ao material, métodos de entrega (se entrega única ou parcelada), prazo de entrega, se o material ou serviço exige garantia etc. Destaca-se que os modelos de Termos de Referência podem ser obtidos por meio da página do setor de licitações no endereço: www.ifsudestemg.edu.br, aba licitação;

Pesquisa de preços de acordo com a Instrução Normativa SLTI/MP n°5/2014 e a Instrução Normativa SLTI/MP n°7/2014, no bojo dos processos administrativos, atentando-se para a utilização de um dos seguintes parâmetros:

I – Portal de Compras Governamentais – www.comprasgovernamentais.gov.br (apenas 1 (um) orçamento); ou



16 | P á g i n a


II – pesquisa publicada em mídia especializada, sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, desde que contenha a data e horário de acesso (três (3) orçamentos); ou III – contratações similares de outros entes públicos, em execução ou concluídos nos 180 (cento e oitenta) dias anteriores à data da pesquisa de preços (três (3) orçamentos); ou IV – pesquisa com fornecedores (três (3) orçamentos). Check list preenchido (disponível no site da

Reitoria/Licitação); Indicação do servidor que será o fiscal do contrato.

Etapa 2 - Coordenação de Apoio (a) Nessa etapa do processo, a coordenação de apoio analisa o pedido

e identifica aspectos relevantes em relação ao processo de licitação, principalmente a modalidade da licitação, bem como outras formas de aquisição, tais como: dispensa ou inexigibilidade de licitação dependendo da situação;

(b) Além disso, averigua se os serviços a serem contratados serão regidos por contratos.

Etapa 3 - Coordenação de Contratos (a) Nessa etapa, o responsável do setor aprecia as características do

serviço a ser contratado, de modo a sugerir o tipo de contrato a ser elaborado;

(b) Junta ao processo minuta contratual. Em seguida, encaminha o processo para a coordenação de apoio.

Etapa 4 - Coordenação de Apoio (a) Recebido o processo, verifica as observações do setor de contratos; (b) Em seguida, encaminha para a Diretoria de Orçamento e Finanças. Etapa 5 - Diretoria de Orçamento e Finanças (a) De posse da documentação exigida nas etapas anteriores, o

responsável pelo setor, por meio do planejamento e controle orçamentário, verifica se o setor requisitante possui recurso suficiente para custear as futuras despesas;

(b) Constatado crédito disponível, realiza a classificação dos bens e serviços com destaque para a natureza e códigos da despesa, bem como a programação orçamentária, planos internos e as ações referentes a lei orçamentária anual;

(c) Em seguida, elabora memorando com todas as informações relacionadas ao recurso orçamentário e encaminha para a Coordenação de Apoio;


17 | P á g i n a


Etapa 6 – Coordenação de Apoio (a) O responsável do setor terá ciência da aprovação ou não da


(b) Em caso positivo, o processo é encaminhado ao Ordenador de Despesas para aprovação do Termo de Referência e autorização para abertura do processo licitatório;

(c) Em caso negativo, o pedido retorna ao requisitante com as devidas justificativas pelo não atendimento da solicitação.


solicitação e aprova o termo de referência; (b) Em seguida, autoriza a abertura do processo licitatório; (c) Por fim, encaminha o processo para a Diretoria de Administração. Etapa 8 - Diretoria de Administração (a) O responsável do setor, juntamente com o setor de licitação,


(b) Em seguida, verifica a necessidade de ajustes no termo de referência, minutas de editais e de contratos;

(c) Após instruir devidamente o processo administrativo, encaminha para a Pró-reitoria de Administração.

Etapa 9 – Pró-reitoria de Administração (a) Analisa o processo e se não constatado nenhuma inconsistência,




parecer jurídico; (b) Depois, encaminha processo para a Pró - reitoria de Administração. Etapa 11 - Pró-reitoria de Administração (a) Recebido o processo e constatado parecer favorável, encaminha o

mesmo para a Diretoria de Administração; (b) Caso seja necessário ajustes processuais para nova vista,

encaminha o processo para o setor responsável ou mesmo para o requisitante promover os esclarecimentos;

(c) Depois disso, devolve o processo para a Pró-reitoria de Administração que avalia os ajustes;

(d) Esclarecidas as questões, o processo segue novamente para a Procuradoria Federal.

18 | P á g i n a


Etapa 12 - Diretoria de Administração (a) O responsável pelo setor da sequência ao tramite processual em

que prepara o processo licitatório; (b) Depois, encaminha para o setor de licitação, no qual realiza os

procedimentos de acordo com a modalidade de licitação pertinente. Etapa 13 – Ordenador de Despesas (a) Autoriza a deflagração da fase externa do processo licitatório e

emite despacho para a Diretoria de Administração. Etapa 14 - Diretoria de Administração (a) Recebido o despacho, instrui o processo e realiza os procedimentos

para definir a modalidade de licitação pertinente; (b) Depois encaminha o processo licitatório para o setor de licitação. Etapa 15 - Setor de licitação (a) Realiza todas as fases do processo de licitação de acordo com os

procedimentos técnicos operacionais; (b) Finalizada a licitação envia o processo para o ordenador de

despesas homologar o certame licitatório. Etapa 16 – Ordenador de Despesas (a) Realiza a homologação do certame licitatório; (b) Encaminha o processo para a Coordenação de Apoio. Etapa 17 – Coordenação de Apoio (a) Avalia o processo e realiza os procedimentos cabíveis para dar

sequência ao trâmite da solicitação; (b) No caso de prestação de serviço imediata, o processo deve ser

encaminhado para a Diretoria de Orçamento e Finanças para realização da Nota de Empenho (NE);

(c) No caso de sistema de registro de preços, devolve o processo para o setor de licitação para elaboração da Ata de Registro de Preços;

(d) No caso de contrato, encaminha o processo para a Diretoria de Administração.

Etapa 18- Diretoria de Orçamento e Finanças (a) Realiza o empenho do recurso e envia a nota de Empenho (NE)

para a Coordenação de Apoio. Etapa 19- Setor de Licitação (a) Elabora a Ata de Registro de Preços e informa a Coordenação de

Apoio que o documento está pronto. Etapa 20 - Diretoria de Administração (a) Avalia o processo e se constatado que o serviço necessita de

contrato, encaminha o processo para a coordenação de contratos.

19 | P á g i n a


Etapa 21 – Coordenação de Contratos (a) A coordenação de contratos providencia os procedimentos

necessários para a elaboração e assinatura do contrato; (b) Entra em contato com o fornecedor de modo a estipular os

procedimentos para assinatura do contrato e definir outros aspectos necessários a efetivação da contratação;

(c) Por fim, encaminha o processo para o Gabinete do Reitor. Etapa 22 - Gabinete (a) Recebe o processo e, logo em seguida, colhe a assinatura do Reitor; (b) Depois envia o processo para a Diretoria de Administração. Etapa 23 - Diretoria de Administração (a) Mantem o controle do processo e realiza consultas e atende demais

setores com as devidas informações.

4.3- Licitação de Serviços Específicos Pessoa Física, Pessoa Jurídica e Sistema de Registro de Preços

Etapa 1 - Requisitante (a) O setor requisitante, por meio da aprovação da chefia imediata, envia

solicitação para a Diretoria de Orçamento e Finanças, contendo os seguintes itens:

Memorando com a descrição detalhada do objeto a ser adquirido, bem como quantidade, estimativa de preços, justificativa para aquisição do objeto;

Termo de Referência, datado e assinado onde constem todas as informações referentes ao material, métodos de entrega (se entrega única ou parcelada), prazo de entrega, se o material ou serviço exige garantia etc. Destaca-se que os modelos de Termos de Referência podem ser obtidos por meio da página do setor de licitações no endereço:www.ifsudestemg.edu.br, aba licitação;

Pesquisa de preços de acordo com a Instrução Normativa SLTI/MP n°5/2014 e a Instrução Normativa SLTI/MP n°7/2014, no bojo dos processos administrativos, atentando-se para a utilização de um dos seguintes parâmetros:

I – Portal de Compras Governamentais – www.comprasgovernamentais.gov.br (apenas 1 (um) orçamento); ou II – pesquisa publicada em mídia especializada, sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, desde que contenha a data e horário de acesso (três (3) orçamentos); ou III – contratações similares de outros entes públicos, em execução ou concluídos nos 180 (cento e oitenta) dias anteriores à data da pesquisa de preços (três (3) orçamentos); ou IV – pesquisa com fornecedores (três (3) orçamentos).

Check list preenchido (disponível no site da Reitoria/Licitação)


20 | P á g i n a


Indicação do servidor que será o fiscal do contrato

Etapa 2 – Diretoria de Orçamento e Finanças (a) De posse da documentação exigida na etapa anterior, o

responsável pelo setor, por meio do planejamento e controle orçamentário, verifica se o setor requisitante possui recurso suficiente para custear as futuras despesas;

(b) Constatado crédito disponível, realiza a classificação dos bens e serviços com destaque para a natureza e códigos da despesa, bem como a programação orçamentária, planos internos e as ações referentes a lei orçamentária anual;

(c) Em seguida, elabora memorando com todas as informações relacionadas ao recurso orçamentário e encaminha para Diretoria de Administração;


Etapa 3 - Diretoria de Administração (e) O responsável do setor terá ciência da aprovação ou não da


(f) Em caso positivo, o processo é encaminhado ao Ordenador de Despesas para aprovação do Termo de Referência e autorização para abertura do processo licitatório;

(g) Em caso negativo, o pedido retorna ao requisitante com as devidas justificativas pelo não atendimento da solicitação.


solicitação e aprova a minuta do termo de referência; (b) Em seguida, autoriza a abertura do processo licitatório; (c) Por fim, encaminha o processo para a Diretoria de Administração. Etapa 5 - Diretoria de Administração (a) O responsável do setor, juntamente com o setor de licitação,


(b) Em seguida, verifica a necessidade de ajustes no termo de referência;

(c) Encaminha processo para a coordenação de contratos. Etapa 6 - Coordenação de Contratos (a) Nessa etapa, o responsável do setor apreciará as características dos

serviços a serem contratados, de modo a sugerir o tipo de contrato a ser elaborado;

(b) Adiciona ao processo minuta contratual e encaminha o processo para a Diretoria de Administração;

21 | P á g i n a


Etapa 7 - Diretoria de Administração (a) Após instruir devidamente o processo administrativo, com as

observações do setor de contratos, encaminha para a Pró-reitoria de Administração.

Etapa 8 - Pró-reitoria de Administração (a) Analisa o processo e se não constatado nenhuma inconsistência,




parecer jurídico; (b) Depois, encaminha processo para a Pró - reitoria de Administração. Etapa 10 - Pró-reitoria de Administração: (a) Recebido o processo e constatado parecer favorável, encaminha o

mesmo para a Diretoria de Administração; (b) Caso seja necessário ajustes processuais para nova vista,

encaminha o processo para o setor responsável ou mesmo para o requisitante promover os esclarecimentos;

(c) Depois disso, devolve o processo para a Pró-reitoria de Administração que avalia os ajustes;

(d) Esclarecidas as questões, o processo segue novamente para a Procuradoria Federal;

Etapa 11 - Diretoria de Administração (a) O responsável pelo setor da sequência ao tramite processual, no

qual prepara o processo licitatório; (b) Em seguida, envia o processo para o Ordenador de Despesas

autorizar a deflagração da fase externa do processo licitatório. Etapa 12 – Ordenador de Despesas (a) Autoriza a deflagração da fase externa do processo licitatório e

emite despacho para a Diretoria de Administração. Etapa 13 - Diretoria de Administração (a) Recebido o despacho, instrui o processo e realiza os procedimentos

para definir a modalidade da licitação pertinente. Depois encaminha o processo licitatório para o setor de licitação.

Etapa 14 - Setor de licitação (a) Realiza todas as fases do processo de licitação de acordo com os

procedimentos técnicos operacionais;

22 | P á g i n a


(b) Finalizada a licitação envia o processo para o ordenador de despesas que homologa o certame licitatório.

Etapa 15 – Ordenador de Despesas (a) Realiza a homologação do certame licitatório; (b) Encaminha o processo para a Diretoria de Administração. Etapa 16 – Diretoria de Administração (a) Avalia o processo e realiza os procedimentos cabíveis para dar

sequência ao trâmite da solicitação; (b) No caso de contratação de prestação de serviço imediata, o

processo deve ser encaminhado para a Diretoria de Orçamento e Finanças para a realização da Nota de Empenho (NE);

(c) No caso de Sistema de Registro de Preços, devolve o processo para o setor de licitação para elaboração da Ata de Registro de Preços;

(d) No caso de contratos, encaminha o processo para a Diretoria de Administração.

Etapa 17 - Diretoria de Orçamento e Finanças (a) Realiza o empenho do recurso e envia a nota de Empenho (NE)

para a Diretoria de Administração.

Etapa 18 – Setor de Licitação (a) Elabora a Ata de Registro de Preços e informa a Diretoria de

Administração que o documento está pronto.

Etapa 19 - Diretoria de Administração (a) Avalia o processo e se constatado que o serviço necessita de

contrato, encaminha o mesmo para a coordenação de contratos. Etapa 20 – Coordenação de Contratos (a) A coordenação de contratos providencia os procedimentos

necessários para a elaboração e assinatura do contrato; (b) Entra em contato com o fornecedor de modo a estipular os

procedimentos para assinatura do contrato e definir outros aspectos necessários a efetivação da contratação;

(c) Por fim, encaminha o processo para o Gabinete do Reitor. Etapa 21 – Gabinete (a) Recebe o processo e, logo em seguida, colhe assinatura do Reitor; (b) Depois envia o processo para a Diretoria de Administração. Etapa 22- Diretoria de Administração (a) Acompanha o processo; (b) Realiza consultas; (c) E atende demais setores com as devidas informações.

23 | P á g i n a


5– Solicitação de abertura de processos de sanção

administrativa

5.1 – Procedimentos para instauração de processo sancionador

Etapa 1 - Requisitante (a) Preenche o FORMULÁRIO 6 de instauração de processo sancionador

disponível em:www.ifsudestemg.edu.br, aba licitação; (b) Durante o preenchimento relata todos os detalhes do fato ocorrido.

Adiciona ao formulário, cópias dos e-mail trocados com a empresa, as notificações enviadas e qualquer outra informação útil;

(c) Após juntar toda documentação, encaminha para a Coordenação de Contratos.

Etapa 2 - Coordenação de Contratos (a) O responsável pelo processo instrui e protocola o mesmo no SIGA-ADM

para início do trâmite processual; (b) Depois encaminha para a Pró-reitoria de Administração. Etapa 3 - Pró-reitoria de Administração: (a) Realiza a autorização da abertura do processo sancionador. Etapa 4 - Coordenação de Contratos (a) Nessa fase é necessário o envio da notificação de intenção de aplicação

de sanção, bem como de prazo de defesa para a empresa. Etapa 5 - Pró-reitoria de Admininstração (a) Faz o julgamento apresentado pela empresa; (b) Encaminha o processo para a Coordenação de Contratos. Etapa 6 - Coordenação de Contratos (a) Envia para a empresa a decisão de aplicação de sanção e de prazo de

recurso. Etapa 7 - Gabinete (a) Após recebimento, envia o processo para apreciação do Reitor e o

mesmo realiza o julgamento do recurso apresentado ou não pela empresa;

(b) O Reitor apresenta a decisão final; (c) Depois da manifestação encaminha o processo para a Coordenação de

Contratos. Etapa 8 - Coordenação de Contratos (a) Recebido o processo deverá cadastrar o processo sancionador no

SICAF;

24 | P á g i n a


(b) Envia para a empresa a aplicação da sanção, (c) Avisa ao requisitante o resultado do processo sancionador, (d) Realiza o aviso de penalidade no DOU, quando couber; (e) Em caso de multa, a GRU é enviada à empresa para pagamento; (f) Se a empresa não efetuar o pagamento, é fundamental a compensação

de créditos; (g) Sendo assim, encaminha solicitação para Diretoria de Orçamento e

Finanças. Etapa 9 - Diretoria de Orçamento e Finanças (a) Apura se a empresa sancionada apresenta créditos de valores a

receber; (b) De posse das informações, junta ao processo e encaminha para a

Coordenação de Contratos. Etapa 10 - Coordenação de Contratos (a) Realiza os procedimentos devidos; (b) Encaminha o processo para o Gabinete. Etapa 11 - Gabinete (a) Encaminha o processo para o Reitor aprovar a compensação de

valores; (b) Depois envia o processo para a Coordenação de Contratos. Etapa 12 - Coordenação de Contratos (a) Existindo créditos, o processo será encaminhado para a Diretoria de

Orçamento e Finanças, na qual realiza a compensação de valores. Etapa 13 - Diretoria de Orçamento e Finanças (a) Avalia o pedido e realiza a compensação de valores; (b) Em seguida, encaminha o processo para Coordenação de Contratos. Etapa 14 - Coordenação de Contratos (a) Avisa a empresa sobre a compensação de valores; (b) Caso não haja créditos para compensação, o processo é encaminhado

para a Procuradoria Federal para cobrança judicial. Etapa 15 - Procuradoria Federal: (a) Realiza os procedimentos necessários e encaminha para cobrança

judicial aos órgão competentes.

25 | P á g i n a


6– Solicitação de viagens ao setor de transportes

6.1 – Procedimentos para pedidos de viagens para o setor de transportes da Reitoria

Etapa 1 – Requisitante (a) - Realiza o pedido no SIGA-ADM, exclusivamente, pelos seguintes

setores:

Pró-reitoria de Administração; Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional; Pró-reitoria de Ensino; Pró-reitoria de Pesquisa; Pró-reitoria de Extensão, Gabinete Reitoria;

Diretoria de Gestão de Pessoas, Diretoria de Infraestrutura, Assessoria de Relações Internacionais, Assessoria de Comunicação.

(b) Envia e-mail para: [email protected]. No texto é fundamental informar o número da requisição gerada no sistema, as observações pertinentes e os detalhes em relação ao trecho e aos passageiros, de modo a facilitar a compreensão dos condutores;

(c) Em virtude de tempo hábil para planejamento e condições de capacidade da frota, a solicitação de transporte para viagens cujo destino não seja a cidade de Juiz de Fora deve ser feita, impreterivelmente, com 2 (DOIS) dias de antecedência em relação a execução do serviço;

(d) Ressalta-se que pedidos por telefone ou fora do prazo, anteriormente destacado, não serão liberados para execução das viagens;

(e) No caso de viagens no domingo e na segunda-feira, a efetuação do pedido deve ser na quinta-feira;

(f) Todas as viagens durante a semana de expediente normal de funcionamento da instituição, que a etapa de início e do fim seja no período entre 8h e 12h e no período entre 14h e 18h, terão origem e destino na Reitoria, sedes I e II. Desse modo, o embarque e o desembarque dos servidores ocorrerá nos referidos locais;

(g) No caso de viagens fora do horário de expediente normal de funcionamento da instituição, acima destacado, é preciso que o requisitante informe os detalhes e as observações que achar pertinente no e-mail informado anteriormente;

(h) Para o deslocamento dentro da cidade de Juiz de Fora, também é necessária a solicitação no SIGA-ADM e o envio do e-mail. Porém, para flexibilizar o processo, basta apenas ligar, com certa antecedência, para o setor de transportes no número 3257 4150 e solicitar ao

mailto:[email protected]

26 | P á g i n a


motorista de plantão a requisição. Destaca-se que a solicitação só será atendida, caso o setor tenha condições suficientes em relação a disponibilidade de veículo, motorista e tempo para executar o deslocamento;

(i) Quando se tratar de eventos que demandam apoio do setor de transportes de um volume significativo de viagens, é obrigatório que o setor responsável comunique, formalmente, com 30 dias de antecedência a Diretoria de Administração ou a Pró-reitoria de Administração do quantitativo de viagens com informações sobre os trechos, locais, dias, horários e passageiros;

(j) Em relação a viagens de urgência, cujo pedido não foi realizado com 2 (DOIS) dias antecedência, o setor requisitante deverá entrar em contato com a Diretoria de Administração ou Pró-reitoria de Administração, o mais rápido possível, para avaliação do respectivo caso. Sendo certo que não haverá nenhuma garantia da viagem ser liberada para execução, pois além dos diversos fatores intempestivos, o setor de transportes apresenta limitações em termos de capacidade operacional para atender algo não previsto e planejado.

Etapa 2 – Setor de Transportes (a) Observa constantemente os pedidos no SIGA-ADM; (b) Organiza os pedidos de viagem com antecedência e realiza a escala de

motoristas levando em consideração a definição do plantonista na semana e a sequência da escolha do motorista por ordem alfabética;

(c) Informa os motoristas das viagens a serem realizadas, bem como de todas as informações necessárias para que a viagem seja executada;

(d) Atualiza o cronograma de viagem no site da Reitoria; (e) Informa o requisitante de qualquer imprevisto;

27 | P á g i n a


ANEXOS

28 | P á g i n a


IF SUDESTE MG – PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO

SEÇÃO DE GERENCIAMENTO DE MATERIAIS - ALMOXARIFADO

FORMULÁRIO 1 – SOLICITAÇÃO DE MATERIAL DE CONSUMO

Preenchimento obrigatório por parte do requisitante

Requisitante:_______________________________________

Setor:______________________

Autorização da Chefia Imediata:________________________

Data da Solicitação: ___/____/___

Relação de material de consumo solicitada

Item – Descrição do Material de Consumo Quantidade Solicitada

Quantidade Atendida

Autorização do Almoxarifado:__________________________

Data da Liberação:___/___/___

Declaro que recebi o material de consumo constante nesta requisição:

___________________________ Requisitante

29 | P á g i n a




FORMULÁRIO 2 – SOLICITAÇÃO DE MATERIAL PERMANENTE


Requisitante:_______________________________________

Setor:______________________



Autorização da Diretoria de Tecnologia da Informação:____________________________________

Relação de material permanente solicitada

Item – Descrição do Material Permanente Quantidade Solicitada

Quantidade Atendida

Autorização da *CSGM:__________________________________


Declaro que recebi o material permanente constante nesta requisição:

___________________________ Requisitante

30 | P á g i n a




FORMULÁRIO 3 – TERMO DE RESPONSABILIDADE PELA GUARDA E PELA POSSE DE BENS

TERMO DE RESPONSABILIDADE

Pelo presente documento, responsabilizo-me pela guarda e posse do(s) bem(bens) abaixo

relacionado(s), respondendo em caso de furto, roubo, extravio, má utilização ou qualquer outro dano.

Comprometo-me, ainda, a utilizá-lo(s) de forma estritamente profissional, devolvendo-o(s) em

perfeito estado de conservação em caso de exoneração, demissão ou a pedido da Autoridade

Responsável.

Assumo o compromisso também de informar à Chefia da Seção de Gerenciamento de Materiais, através do devido formulário, sempre que houver qualquer movimentação do(s)

bem(bens) sob minha guarda.

Por fim, declaro que recebi o(s) bem(bens) relacionado(s) abaixo em perfeita(s)

condição(condições) de uso.

ITEM DESCRIÇÃO/MARCA/MODELO Nº PATRIMÔNIO NÚMERO SÉRIE NOTA FISCAL

Local: _____________________ Data: ___ / ___ /___

_______________________ __________________________

Nome: Chefe Seção Ger. Materiais

CPF:

SIAPE:

31 | P á g i n a




FORMULÁRIO 3 – TERMO DE RESPONSABILIDADE PELA GUARDA E PELA POSSE DE BENS

DEVOLUÇÃO DO BEM PERMANENTE PARA A SEÇÃO DE

GERENCIAMENTO DE MATERIAIS

Declaro que o(s) bem (bens) permanente foi(foram) devolvido(s) em ___ / ___ / ______ nas

seguintes condições:

Perfeito estado ( ) Apresentando defeito ( ) Faltando peças/acessório ( )

_____________________________

Chefe Seção Ger. Materiais

32 | P á g i n a




FORMULÁRIO 4 – TERMO DE MOVIMENTAÇÃO DE BENS PATRIMONIAIS

TIPO

( ) Transferência ( ) Empréstimo ( ) Devolução ( ) Baixa

Origem

Data da Movimentação:

Responsável que cede

Data para Devolução:

Destino

Outros:

Responsável que recebe

Declaração responsável Como responsável da Unidade Supra, declaro que estou ciente, ou comprometo a me cientificar das minhas responsabilidades acerca da guarda e da administração do material abaixo, observando a legislação e as normas da Divisão de Patrimônio

Número de Patrimônio

Descrição, detalhamento e Observações Quant. Estado (*)

______________________________________ ________________________________

Responsável que cede Responsável que recebe Nome: Nome:

(*) Siglas : novo (NO) – bom (BO) – regular (RE) – ruim (RU) – inservível (IN) – não encontrado (NE) – ausente (AU) – sem placa (SP) – sem tombamento (ST)

33 | P á g i n a



COORDENAÇÃO DE APOIO ADMINISTRATIVO

FORMULÁRIO 5 – SOLICITAÇÃO DE SERVIÇOS

Orientações para preenchimento encontram-se na página seguinte.


Requisitante:_______________________________________

Setor:______________________



E-mail:

Telefone:

Relação de material específico de acordo com o serviço solicitado

Item CATSER Material Especificado Unidade Quantidade

01

02

03

04

05

JUSTIFICATIVA

Autorização da *CAA:__________________________________


Declaro que o serviço constante nesta requisição foi atendido em __/__/____:

___________________________ Requisitante

34 | P á g i n a




FORMULÁRIO 5 – SOLICITAÇÃO DE SERVIÇOS

Orientações para preenchimento do formulário por parte do requisitante

1. Requisitante: é o servidor que determinou as especificações dos serviços a serem

realizados.

2. Setor: é o local de onde a solicitação se origina.

3. E-mail: é o e-mail do servidor que determinou as especificações, cujo nome foi

informado no item anterior.

4. Telefone: é o telefone do servidor que determinou as especificações, cujo e-mail foi

informado no item anterior.

5. Item: é a enumeração dos serviços que estão sendo solicitados, iniciando em 01.

6. CATSER: é o código de serviço.

7. Serviço Especificado: é a indicação do serviço que será realizado, as descrições devem

ser claras e objetivas, evitando a indicação de especificações irrelevantes que possam

restringir a competitividade do certame.

8. Unidade: é a forma com que o mercado geralmente realiza o serviço, pode ser: serviço,

hora, diária, etc.

9. Quantidade: é o número que indica quantos serviços serão realizado, cuja informação

foi feita no item anterior, estão sendo solicitados.

10. Justificativa: é a indicação das razões para realização do serviço, em geral é a

satisfação de uma necessidade. Dizer que um serviço será realizado em uma

determinada coordenação não justifica a solicitação, apenas informa o setor onde o

mesmo será realizado.

11. Coordenação/Solicitante/Chefia Imediata: indicam os setores responsáveis pela

solicitação e/ou autorização, devem ser datados, assinados e carimbados, obedecendo

à sequência hierárquica.

Observações

1. No caso de preenchimento incompleto do formulário, será o mesmo devolvido para

as complementações necessárias.

2. É necessário o envio do arquivo da solicitação para o e-mail:

[email protected]

35 | P á g i n a




FORMULÁRIO 6 – INSTAURAÇÃO DE PROCESSO SANCIONADOR

O fiscal do contrato ou servidor do setor requisitante deve informar: Etapa I:

Número do Contrato:

Número do Processo:

Modalidade de Licitação: Pregão (nº / ) Concorrência Tomada de preço Convite

Nome da Empresa:

CNPJ da Empresa:

Contato:

Telefone do contato:

Data do preenchimento:

Etapa II:

1) Informar o motivo da solicitação (relatar com detalhes todo o problema):

2) Informar quais as cláusulas do edital, contrato ou seus anexos, que foram descumpridas:

36 | P á g i n a




FORMULÁRIO 6 – INSTAURAÇÃO DE PROCESSO SANCIONADOR

3) Informar se a Administração teve ou não prejuízos e qual a

gravidade:

4) Sugerir as penalidades de acordo com as cláusulas do edital ou

contrato:

Nome e Assinaturas

Observação:

Anexar a este formulário todas as trocas de e-mails, notificações, documentos e quaisquer outras informações que possam elucidar os fatos.

manual de procedimentos operacionais padronizados de... · 1 | p á g i n a instituto federal de...

Documents