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MANUAL DE POLITICAS CONTABLES Sistema Integrado de Gestión - SIG Página: 1 de 25 EL FORMATO IMPRESO DE ESTE DOCUMENTO ES UNA COPIA NO CONTROLADA Código PA05-GFI-PR010-MN01 Versión 2 Fecha emisión 01/06/2015 UAE Agencia del Inspector General de Tributos, Rentas y Contribuciones Parafiscales -ITRC MANUAL DE POLITICAS CONTABLES SIG

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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................. 5

OBJETIVO: ............................................................................................................................................ 6

ALCANCE ............................................................................................................................................. 6

CONTENIDO O DESARROLLO DEL MANUAL: ..................................................................................... 6

1. APLICACIÓN ............................................................................................................................ 6

2. CAMBIOS EN UNA POLÍTICA CONTABLE ................................................................................ 6

3. FUNDAMENTOS ...................................................................................................................... 7

4. NORMATIVA DE REFERENCIA ................................................................................................. 7

5. USUARIO DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA EN EL SECTOR PÚBLICO ................................ 8

6. LISTA DE ACRÓNIMOS UTILIZADOS ....................................................................................... 8

7. DEFINICIÓN DE POLÍTICAS CONTABLES ................................................................................ 8

8. RESPONSABILIDAD EN LA RENDICIÓN DE INFORMACIÓN CONTABLE ................................. 9

9. CONSOLIDADOR DE HACIENDA E INFORMACIÓN FINANCIERA PÚBLICA CHIP ................... 9

10. GESTIÓN CONTABLE PÚBLICA ............................................................................................ 9

11. DEPENDENCIAS PRODUCTORAS DE INFORMACIÓN CONTABLE PÚBLICA ...................... 9

12. GENERACIÓN DE INFORMACION CONTABLE .................................................................. 10

13. LIBROS DE CONTABILIDAD ............................................................................................... 11

14. SOPORTES DE CONTABILIDAD ......................................................................................... 12

15. CONTROLES ...................................................................................................................... 13

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15.1 CONTROLES A LA ELABORACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES .................................. 13

15.2. CONTROLES ADMINISTRATIVOS ...................................................................................... 13

15.3. ACTIVIDADES DE CIERRE AL FINAL DEL PERÍODO CONTABLE ....................................... 14

15.4. CONTROLES OPERATIVOS ................................................................................................ 14

16. CONCILIACIONES DE CARÁCTER OBLIGATORIO: ............................................................. 15

16.1 Conciliaciones bancarias .............................................................................................. 15

16.2 . Operaciones reciprocas .............................................................................................. 15

17. PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN CONTABLE ............................................................... 15

18. PUBLICACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES ................................................................. 16

19. DEPURACIÓN CONTABLE PERMANENTE ......................................................................... 16

20. COMITÉ TÉCNICO DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE ......................................................... 17

21. POLITICA POR GRUPO DE CUENTAS ESPECÍFICAS ........................................................... 17

21.1 Efectivo.......................................................................................................................... 17

21.2 Propiedades, Planta y Equipo ........................................................................................... 17

21.2.1 Reconocimiento ............................................................................................................. 17

21.2.2 Administración y custodia ............................................................................................. 19

21.2.3 Actualización .................................................................................................................. 19

21.3 Provisiones y Amortizaciones ........................................................................................... 19

21.3.1 Provisiones ..................................................................................................................... 19

21.3.2 Amortizaciones .............................................................................................................. 20

21.4 Cuentas por Pagar ............................................................................................................ 20

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21.5 Ingresos y Gastos .............................................................................................................. 21

21.6 Cuentas de Orden ............................................................................................................. 21

22. RESPONSABILIDADES DE LAS DEPENDENCIAS PRODUCTORAS DE INFORMACIÓN

CONTABLE FRENTE AL PROCESO CONTABLE .............................................................................. 21

23. SISTEMA DE INFORMACIÓN ............................................................................................. 22

24. CAMBIOS DE REPRESENTANTE LEGAL Y/O CONTADOR .................................................. 22

25. ACTA DE ENTREGA DEL CARGO DE CONTADOR ............................................................. 22

26. FECHA DE PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTABLE PÚBLICA ......................... 23

27. MANTENIMIENTO AL MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES ............................................ 23

28. RIESGOS ............................................................................................................................ 23

ANEXOS: ............................................................................................................................................ 24

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1. INTRODUCCIÓN

La contabilidad financiera es una ciencia normativa y consecuentemente se basa en acuerdos, que en tanto fruto del consenso, contribuyen a un mejor entendimiento del accionar de entidades. Los acuerdos reflejados en las normas no deben modificar la naturaleza de las cosas, sino solamente representarlas. Por ello, el carácter de ciencia, normativa, en la contabilidad, se valida, solamente en la medida que las normas reflejan la forma en que se hacen las transformaciones, y en sus impactos financieros, que implican flujos y saldos1 . El Plan General de Contabilidad Pública está compuesto por el Marco conceptual y la Estructura y descripciones de las clases. El Manual de Procedimientos, lo integra el Catálogo General de Cuentas, los Procedimientos Contables y los Instructivos Contables; la Doctrina Contable Pública son los conceptos con fuerza vinculante que expide el Contador General de la Nación para interpretar e instruir la aplicación del Régimen de Contabilidad Pública. El numeral 73 del Régimen de Contabilidad Pública (REGÍMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA) en relación con la normalización y la regulación de la Contabilidad Pública señalan que Régimen de contabilidad pública contiene la regulación contable pública de tipo general y específico. La regulación contable pública de tipo general está contenida en el Plan General de Contabilidad Pública (PGCP). La regulación de tipo específico está contenida en el Manual de procedimientos y en la Doctrina Contable Pública El párrafo 5º del Régimen de Contabilidad Pública establece que El sector público está inmerso en un entorno definido por variables jurídicas, económicas y sociales y que la caracterización del entorno permite identificar el concepto de Entidad Contable Pública como unidad mínima productora de información En este orden de ideas, la Política Contable que se presenta en el presente Manual, orienta a los servidores de la Agencia ITRC, para que al participar directa o indirectamente en el proceso de reconocimiento, medición, registro, análisis y

1 Banco Interamericano de Desarrollo - Modernización del Sistema de Administración Financiera Pública

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revelación de los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales, se logre consolidar información contable confiable, relevante, comprensible y útil. El Manual de Política Contable, hace parte de los elementos del Sistema de Control Interno Contable, porque en él se presentan los elementos básicos para efectos de revelación de operaciones de la Agencia ITRC.

2. OBJETIVO:

Presentar los lineamientos que en materia contable la Agencia ITRC adopta y armoniza con los principios, normas técnicas y procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública.

3. ALCANCE

Las políticas que en materia contable se presentan son transversales y se deberán aplicar desde el origen del hecho, en cada una de las dependencias productoras de información contable pública, hasta la revelación en los estados financieros.

4. CONTENIDO O DESARROLLO DEL MANUAL:

1. APLICACIÓN

La política contable deberá ser aplicada de forma consistente por cada una de las áreas y procesos de la Agencia ITRC, que se constituyan en dependencias productoras de información contable, teniendo en cuenta que son el originen de los hechos, operaciones y transacciones financieras, económicas, sociales y ambientales. Las políticas que se adoptan en el presente documento, asocian los conceptos establecidos en el Régimen de Contabilidad Pública, las instrucciones del Sistema SIIF Nación en materia contable, las orientaciones sobre Contabilidad Presupuestal y la transición a la convergencia a Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP).

2. CAMBIOS EN UNA POLÍTICA CONTABLE

Se refiere a las modificaciones que por efecto de la implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público NICSP, requiera realizar la Entidad; estos cambios también hacen referencia, a mejoras que con el propósito de suministrar información relevante sea necesario incorporar al manual.

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A partir de la aprobación del presente manual, los cambios antes enunciados podrán ser adoptados por el Comité de Sostenibilidad Contable.

3. FUNDAMENTOS

La política contable tiene como elemento esencial la adopción de criterios homogéneos orientados a armonizar los procedimientos de la entidad dirigidos a obtener sistemas y fuentes de información contable que le permitan a la Agencia ITRC:

Presentar información para la toma de decisiones.

Fortalecer el Control Interno Contable. Presentar la situación financiera de la entidad y el resultado de la actividad

financiera, económica, social y ambiental a la comunidad, los ciudadanos y organismos de Control y Fiscalización.

Contribuir al proceso de rendición de cuentas y transparencia en la administración de los recursos públicos.

4. NORMATIVA DE REFERENCIA

La jerárquica normativa en materia de contabilidad pública, es la que se enuncia a continuación:

El Régimen de Contabilidad Pública componente 1. Plan General de Contabilidad Pública, y Componente 2: Manual de Procedimientos y Doctrina Contable Pública.

Las Resoluciones, instructivos y demás actos administrativos emitidos por la Contaduría General de la Nación.

Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público. Instructivos del Sistema SIIF Nación de los ciclos de negocio: Gestión Contable, de

tesorería, de Caja menor y de ingresos; así como las orientaciones que en desarrollo de la innovación y mejora implemente el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Las Políticas Contables aprobadas por el Comité de Sostenibilidad Contable de la Agencia ITRC

Cuando se presente diferencias en la interpretación de la aplicación de una norma contable, es necesario elevar una consulta a la Contaduría General de la Nación.

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5. USUARIO DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA EN EL SECTOR PÚBLICO Las leyes de transparencia adoptadas exigen que la información financiera sea Publicada regularmente. Por un lado, la sociedad en su conjunto o sus representantes de manera general representan un primer destino importante de la información financiera. La sociedad incluye los ciudadanos por un lado, y las entidades gubernamentales y privadas, por el otro. La sociedad es receptora de los servicios que presta el estado, y a su vez son los principales proveedores de recursos, en la forma de tributos2.

6. LISTA DE ACRÓNIMOS UTILIZADOS

PGN: Plan General de Contabilidad CGN: Contaduría General de la Nación

CHIP: Consolidador de hacienda e información publica SIIF: Sistema Integrado de Información Financiera

CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal. DIAN: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Autoridad en materia fiscal

y aduanera en Colombia. PAC: Programa Anual Mensualizado de Caja

DTN: Dirección del Tesoro Nacional. CGR: Contraloría General de la Republica.

MUISCA: Modelo Único de Ingreso Servicio y Control Automatizado - DIAN. EPG: Egreso Presupuestal del Gasto.

SIRECI: Sistema de Rendición Electrónica de Cuenta e Informes.

NICSP: Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Publico.

7. DEFINICIÓN DE POLÍTICAS CONTABLES Para efectos de la información contable producida por la Agencia ITRC, se entiende por Políticas contables el conjunto de principios, bases, acuerdos reglas y procedimientos específicos adoptados por la entidad en la elaboración y presentación de sus estados financieros.

2 Banco Interamericano de Desarrollo - Modernización del Sistema de Administración Financiera Pública

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8. RESPONSABILIDAD EN LA RENDICIÓN DE INFORMACIÓN CONTABLE Es responsabilidad del Representante Legal y del Contador Público bajo cuya responsabilidad se elaboren los estados contables, dar cumplimiento a las normas y doctrina contable emitida por la Contaduría General de la Nación y observar las políticas, principios y plazos que en materia de contabilidad pública se expidan con el fin de producir información Confiable, Relevante y Comprensible.

9. CONSOLIDADOR DE HACIENDA E INFORMACIÓN FINANCIERA PÚBLICA CHIP El Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública - CHIP- es una herramienta a través de la cual se genera, transmite y publica la información financiera producida por las entidades públicas con destino al gobierno central, las entidades de control y la ciudadanía en general. La operación del CHIP integra a los usuarios de las entidades nacionales y territoriales, y a la comunidad en general, a través de normas, tecnologías, procesos y procedimientos que aseguran el beneficio común de obtener información financiera territorial confiable, oportuna y completa, necesaria para la correcta toma de decisiones por parte del gobierno central3.

10. GESTIÓN CONTABLE PÚBLICA En la Agencia ITRC, el proceso contable se ha diseñado bajo los postulados de eficiencia, racionalización trámites y registro de operaciones diarias a través del Sistema SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, de conformidad a lo establecido en Decreto 2674 de 2012.

11. DEPENDENCIAS PRODUCTORAS DE INFORMACIÓN CONTABLE PÚBLICA El Plan General de Contabilidad Pública-PGCP expresa en los estados contables básicos información cuantitativa en la estructura de su informe y cualitativa en las notas; de esta forma se complementan las revelaciones de información, por consiguiente la información contable publicada corresponde a los hechos económicos, sociales y

3 Contaduría General de la Nación

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ambientales, generados en los procesos de la Agencia ITRC, con el fin de homologar el concepto de dependencias generadoras o productoras de información contable pública, como se presenta a continuación:

12. GENERACIÓN DE INFORMACION CONTABLE La información que se produce en los diferentes procesos (dependencias productoras de información) de la entidad será la base para reconocer contablemente los hechos económicos, financieros sociales y ambientales; por consiguiente, las bases de datos

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producidas y administradas en las áreas de gestión se asimilan a los auxiliares de las cuentas, y subcuentas que conforman los estados contables, en aquellos casos en que los registros contables no se lleven individualizados, por lo que en aras de la eficiencia operativa de la entidad, el detalle de dicha información permanecerá en la dependencia de origen productora; sin perjuicio de que la misma se encuentre registrada en forma agregada en contabilidad. La información contable de consulta en el sistema, impresa o en medios magnéticos que constituya evidencia de las transacciones, hechos y operaciones efectuadas por la entidad deben estar a disposición de los usuarios de la información, en especial, para efectos de inspección, vigilancia y control por parte de las autoridades que los requieran. La información para el reconocimiento de las transacciones de contabilidad se procesa en forma automática, semiautomática y manual.

13. LIBROS DE CONTABILIDAD La Entidad prepara la contabilidad en el Sistema SIIF Nación y ha previsto que tanto los libros de contabilidad principales como los auxiliares y los estados contables puedan consultarse e imprimirse. Los libros de contabilidad, principales y auxiliares, se ajustan a la pametrización y seguridad de la información del Sistema Integrado de Información Financiera-SIIF- y su archivo atiende lo establecido en las tablas de retención documental. La tenencia, conservación y custodia del acta de apertura de libros, así como los soportes, comprobantes y libros de contabilidad, es responsabilidad del Contador de la Agencia ITRC. El funcionario responsable de la tenencia, conservación y custodia, denunciará ante las autoridades competentes la pérdida o destrucción de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad. El registro y conservación del libro de registros auxiliares de los activos tangibles e intangibles será responsabilidad del Proceso de Gestión Administrativa, como dependencia productora de información.

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Los soportes documentales de las cadenas de ejecución presupuestal se conservaran con la orden de pago En caso de pérdida o destrucción debe ordenarse de inmediato, por parte del Contador de la Agencia ITRC, la reconstrucción de la información, en un período que no podrá exceder de seis (6) meses. Para la reconstrucción se tomarán como base los comprobantes de contabilidad, los documentos soporte, los estados contables, los informes de terceros, las copias grabadas en medios magnéticos, las bases de datos de las dependencias productoras de información contable y demás instrumentos que considere pertinente el Contador de la Agencia. De acuerdo a lo establecido en el instructivo 19 de la Contaduría General de la Nación, los libros pueden ser consultados directamente del sistema y no existe la obligación de imprimirlos.

14. SOPORTES DE CONTABILIDAD Los soportes de la causación de la cadena presupuestal, registros automáticos y operaciones diarias de las dependencias productoras de información contable, se deben adjuntar según el hecho generador a la orden de pago, o comprobante y relacionarse y/o identificarse con los datos administrativos de los registros en SIIF Nación. Los registros deben archivarse y conservarse en la forma y el orden en que hayan sido expedidos, bien sea por medios físicos y/o electrónicos. En las transacciones automáticas los soportes contables se conservarán en el área de gestión que los originó. De otra parte, tratándose de transacciones manuales los soportes contables deben adjuntarse y/o referenciarse en los comprobantes de diario. El funcionario con perfil de gestión, consolidación contable y Contador de la Entidad, deben suscribir los documentos que se constituyen en soporte de causación contable. Cuando se trate de ajustes contables originados en depuración y análisis de datos deben sustentarse adecuadamente, referenciando el registro de origen y adjuntando los documentos soportes pertinentes

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15. CONTROLES La Agencia ITRC a través del proceso contable, implementa controles para mitigar los riesgos inherentes al proceso de consolidación de registros contables, generados a partir de asientos automáticos del sistema SIIF, así mismo de los soportes presentados por las dependencias productoras de información contable pública, verificando que se cumpla con las normas técnicas y los procedimientos establecidos en el Régimen de Contabilidad Pública. 15.1 CONTROLES A LA ELABORACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES Los estados financieros de la Agencia ITRC, son certificados por el Representante Legal y Contador de la Agencia ITRC, se deben transmitir a través del sistema CHIP de la Contaduría General de la Nación y publicar en el sitio web de la entidad. Los controles para mitigar los riesgos inherentes al proceso contable se dividen en administrativos y operativos, como se enuncia a continuación: 15.2. CONTROLES ADMINISTRATIVOS Mediante comunicación interna (Memorando y/o Correo Electrónico) y comunicación externa (Oficio y/o Correo Electrónico), el Contador de la Entidad informa y solicita a los responsables de las dependencias productoras de información contable y entes externos, los requerimientos de información contable necesarios para la elaboración y presentación de los estados contables.

a. LISTA DE CONTROL PARA VERIFICAR LA ENTREGA OPORTUNA DE INFORMACIÓN

Los responsables directos del procesamiento de la información contable en la entidad deben conservar y actualizar la lista de control. El funcionario responsable del registro contable, revisa, analiza y verifica la información remitida o procesada por la dependencia productora de información, en caso de encontrar deficiencias o inconsistencias informará por escrito (memorando, oficio y/o correo electrónico), a las áreas responsables de la información o la entidad externa remitente para que se efectúen las correcciones, modificaciones y/o ajustes.

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b. ACTAS DE SEGUIMIENTO DE BALANCE El Contador de la Entidad controla y verifica el cumplimiento de las actividades de cierre trimestral, en las actas del Comité de Sostenibilidad Contable, se manifestarán los aspectos relevantes que evidencian el seguimiento de las cuentas del balance y de resultados. 15.3. ACTIVIDADES DE CIERRE AL FINAL DEL PERÍODO CONTABLE La Agencia ITRC, realizará actividades de orden administrativo tendientes a lograr un cierre integral de la información contable producida al cierre del periodo contable esto es a 31 de diciembre en todas las dependencias productoras de información financiera, económica, social y ambiental. Las actividades a desarrollar deben contemplar entre otros los siguientes aspectos: Cierre de compras, tesorería y presupuesto, recibo a satisfacción de bienes y servicios, reconocimiento de derechos, elaboración de inventario de bienes, legalización de cajas menores (gastos generales y viáticos y gastos de viaje), anticipos a contratistas y proveedores, conciliaciones bancarias, verificación de operaciones recíprocas, ajustes por provisiones, depreciaciones, amortizaciones, sentencias y conciliaciones, las cuentas de orden y la presentación de las notas a los estados contables, dando aplicación a lo establecido por la Contaduría General de la Nación e instructivos de cierre de vigencia fiscal, expedidos por el Coordinador SIIF del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. 15.4. CONTROLES OPERATIVOS El análisis, verificación y conciliación de la información contable debe realizarse periódicamente y de forma permanente por los funcionarios responsables de los procesos productores de la información contable, los responsables del registro en el sistema SIIF Nación y el Contador de la Entidad confrontará la información de las fuentes, para establecer la consistencia. Deben realizarse como mínimo conciliaciones de saldos para las cuentas de bancos, cuentas por pagar, nómina, impuestos, propiedades, planta y equipo, ingresos de

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tesorería, obligaciones contingentes, deudores, cuentas de enlace, operaciones interinstitucionales y cuentas de presupuesto y tesorería. Del resultado de esta actividad puede generarse la realización de ajustes, reclasificaciones, correcciones y/o modificaciones a que haya lugar, tanto en las transacciones u operaciones manuales como automáticas.

16. CONCILIACIONES DE CARÁCTER OBLIGATORIO:

16.1 Conciliaciones bancarias El Contador - Gestor Contable - es responsable de la preparación y presentación de las conciliaciones bancarias de la Entidad, dispondrá los requerimientos y ajustes necesarios de acuerdo con los lineamientos dispuestos y el gestor de pagaduría informará las novedades que se presenten en desarrollo de los registro de bancos. Las partidas pendientes de conciliar, no podrán superar los márgenes establecidos en los indicadores, en aquellos casos que no se cumpla con el indicador, se debe realizar un seguimiento especial y tomar las acciones correctivas necesarias para subsanar tal hecho.

16.2 . Operaciones reciprocas El Contador-Gestor Contable- con el apoyo del Técnico Asistencial de Contabilidad de la Entidad, son responsables de revisar, analizar, verificar y conciliar las transacciones u operaciones reciprocas originadas. Los ajustes, reclasificaciones, correcciones y modificaciones contables, se efectúan máximo dentro del trimestre siguiente al informe de inconsistencias en operaciones reciprocas resultante del proceso de consolidación adelantado por el Contador de la Entidad.

17. PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN CONTABLE La Entidad, prepara y presenta mensualmente los estados contables de la entidad, con base en la información reportada al Contador por los responsables de los procesos productores de la información contable. La misma se constituye en información oficial

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de la entidad para todos los efectos relacionados con la rendición de cuentas a los distintos usuarios de la información contable.

18. PUBLICACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES La Entidad, publica trimestralmente en la página WEB, el Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental a nivel de cuenta, acompañado de las notas.

19. DEPURACIÓN CONTABLE PERMANENTE A partir de la vigencia 2015, el proceso de gestión financiera elaborará El Plan de Sostenibilidad Contable de la Entidad, el cual se concibe como el marco general de acciones a ejecutar por las dependencias productoras de información contable para optimizar sus procesos y procedimientos con el objeto de garantizar la calidad, eficacia, confiabilidad y oportunidad de la información contable. El Plan de Sostenibilidad Contable incorpora las actividades a ser desarrolladas por cada una de las dependencias productoras de información contable para subsanar la deficiencias de orden administrativo y contable, observadas por el proceso de gestión financiera, evaluación interna y/o por los organismos de control. Los responsables de las áreas productoras de hechos económicos, financieros, sociales y ambientales que afecten la información contable, se reunirán periódicamente con los funcionarios a su cargo, con el objeto de analizar y evaluar el avance al Plan de Sostenibilidad Contable, para establecer las acciones administrativas y contables tendientes a garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información. El proceso de depuración contable deberá aplicarse a la totalidad de los rubros contables del balance de la entidad, incluidas las cuentas de orden deudoras y acreedoras. Las partidas objeto de depuración extraordinaria deben retirarse de los estados contables y de ser necesario para efectos de seguimiento y control y cuando así se disponga por parte del Comité de Sostenibilidad Contable, dichas partidas se reclasificarán en cuentas de orden, en donde no deberán permanecer por más de cinco (5) años contados a partir de su reclasificación.

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20. COMITÉ TÉCNICO DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE La Agencia ITRC creo el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, integrado por el Ordenador del Gasto Secretaria General, el Jefe Oficina Asesora Jurídica, los Lideres de Contratación, Financiero, Talento Humano, Administrativo, y el Contador de la Agencia., sus funciones se encuentran determinadas en la Resolución 097 de 2013 expedida por la Entidad y se determina que es una instancia asesora para la formulación de políticas y estrategias tendientes a garantizar la sostenibilidad del sistema contable, produciendo información financiera con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad.

21. POLITICA POR GRUPO DE CUENTAS ESPECÍFICAS 21.1 Efectivo En la Agencia ITRC, el grupo de efectivo presenta la información contable relacionada con los recursos de caja menor, y los responsables de la ejecución de los gastos deberán

establecen disposiciones para el manejo de caja menor de la U.A.E. Agencia del Inspector General de Tributos, Rentas y Contribuciones Parafiscales. El registro de las operaciones se realizará en el sistema SIIF Nación. Los asientos de reclasificación o ajuste en las partidas contables los realizará el Contador de la Entidad. Los pagos se realizan a beneficiario final, a excepción del pago de los aportes a la seguridad social y parafiscales, impuestos y casos documentados por la Pagadora de la Agencia ITRC y avalados por la Ordenadora del Gasto. La pagadora anulará los cheques que hayan cumplido noventa (90) días de girados y no hayan sido reclamados por el beneficiario y aquellos que hayan cumplido ciento ochenta (180) días de girados y no hayan sido cobrados, de acuerdo con el informe que suministre el Contador, originado dentro del proceso de Conciliaciones bancarias. 21.2 Propiedades, Planta y Equipo 21.2.1 Reconocimiento En la Entidad, las propiedades, planta y equipo se reconocen por su costo histórico y se actualizan según lo establecido el Régimen de Contabilidad Pública mediante avalúo

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técnico, el cual debe considerar entre otros criterios la ubicación, el estado, la capacidad productiva, la situación de mercado, el grado de negociabilidad, la obsolescencia y el deterioro que sufren los bienes. El costo de reposición también podrá determinarse mediante precios de referencia publicados por organismos oficiales o especializados. Los bienes adquiridos o incorporados por un valor inferior o igual a medio salario mínimo mensual legal vigente, con excepción de los equipos de cómputo, se registran de acuerdo con el tratamiento para los bienes de consumo en la cuenta de Cargos Diferidos y no son objeto de depreciación; en el momento de entrega al servicio se reclasifican al gasto; así mismo, de acuerdo con lo previsto en el políticas de manejo de inventarios, la entidad a través del Proceso de Gestión Administrativa - Inventarios, decide su control administrativo. El presente manual acoge las orientaciones establecidas en el Manual de Administración de Bienes del Proceso de Gestión Administrativa, de tal manera que los registros y soportes que se generen por el proceso administrativo se soportan en las políticas establecidas por el mismo proceso. La causación de las depreciaciones y amortizaciones la realiza el proceso de gestión administrativa, para lo cual deberá atender las instrucciones de la Contaduría General de la Nación. El correcto funcionamiento y actualización del aplicativo de gestión de los activos e inventarios de la Agencia ITRC, es una obligación del Proceso de Gestión Administrativa y de esta manera contribuye a la consistencia de las cifras de activos de la Entidad. Los comprobantes de ingreso de bienes al almacén son soporte de los cumplidos que expide el supervisor, en tal sentido, el soporte de causación contable serán los reportes consolidados diarios y mensuales que remite el Experto Líder Administrativo. La pérdida o faltante de bienes se registra de conformidad con el procedimiento para el reconocimiento y revelación de las responsabilidades fiscales, emitido por la Contaduría General de la Nación. Los movimientos y saldos del libro auxiliar de cuentas de propiedad planta y equipo los administra el proceso de gestión administrativa, mensualmente los gestores de contabilidad y administrativa, suscriben el documento de conciliación de saldos.

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21.2.2 Administración y custodia La administración, control y custodia de los bienes de la Entidad está a cargo del proceso de gestión administrativa quien coordinara con el proceso de gestión de tecnologías de la información la administración y control de los equipos de comunicación, computación e intangibles de la Entidad. La Agencia ITRC realiza durante la vigencia el inventario físico de bienes muebles por dependencias, de acuerdo con la programación realizada por el proceso de gestión administrativa. 21.2.3 Actualización La actualización procederá para los bienes muebles cuyo costo histórico individual sea superior a treinta y cinco (35) salarios mínimos mensuales legales vigentes. La selección y aplicación de las metodologías para la actualización de los bienes contempla la relación costo beneficio para la entidad, procurando evitar erogaciones significativas, para lo cual podrán efectuarse avalúos con personal de la entidad, con personas naturales o jurídicas o con el apoyo de otras entidades públicas, siempre que cuenten con la idoneidad y capacidad para dicha gestión. 21.3 Provisiones y Amortizaciones 21.3.1 Provisiones La provisión para prestaciones sociales, la calcula el proceso de gestión de talento humano, de acuerdo con los factores fijados por la normatividad laboral vigente aplicable para la entidad. El pasivo real se constituirá con base en la liquidación realizada, mediante traslado de las provisiones, al final de la vigencia. La provisión para obligaciones contingentes se registra y ajusta trimestralmente con base en la información suministrada por el Proceso de Gestión Jurídica aplicando el procedimiento dispuesto en el Manual de Procedimientos de la Contaduría General de la Nación

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La metodología de valoración del riesgo de las obligaciones contingentes, es responsabilidad de la Oficina Asesora Jurídica y la información reportada a Contabilidad deberá guardar consistencia con los informes del SIRECI. La valoración realizada por el Proceso de Gestión Jurídica es tomada como fuente para los registros contables en las cuentas de orden, provisiones para contingencias o pasivos reales. 21.3.2 Amortizaciones Los anticipos que se pacten en la relación contractual, deben amortizarse periódicamente según lo estipule el contrato; de no establecerse en el contrato, la amortización se realizará con base en el porcentaje de avance y pago del contrato. Los pagos anticipados se amortizan mensualmente en forma proporcional de acuerdo con la duración del contrato. Los activos intangibles con vidas útiles definidas se amortizan durante el período en el cual la entidad espera recibir beneficios futuros. Los activos intangibles con vidas útiles indefinidas no se amortizan. Los bienes entregados a terceros y las obras y mejoras en propiedad ajena, se amortizan de conformidad con lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública 21.4 Cuentas por Pagar Las cuentas por pagar deben reconocerse por el valor total de la deuda, definida como la cantidad a pagar en el momento de adquirir la obligación. La causación de las obligaciones se registran en el Sistema SIIF Nación, para lo cual se requiere de un flujo de información permanente y oportuno con los supervisores y dependencias productoras de información, con el fin de que la información esté disponible a más tardar al día siguiente de efectuada la operación, para registrar la causación del hecho económico. Las obligaciones en moneda extranjera se reconocen aplicando la Tasa Representativa del Mercado (TRM) de la fecha de la transacción. Las obligaciones representadas en

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moneda extranjera se deben re-expresar mensualmente en moneda legal mediante la TRM vigente certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia. El mayor o menor valor de la deuda originado por efectos de la re-expresión, se reconoce en los resultados del periodo, o como un mayor o menor valor del activo, según corresponda. Las cuentas por pagar se reconocen a partir del criterio de causación en el momento en que se reciba el bien o servicio, o se formalicen los documentos que generan las obligaciones correspondientes, de conformidad con las condiciones contractuales, los costos financieros tales como intereses y comisiones por pagar, se reconocen de acuerdo con las condiciones pactadas en el contrato. Las deducciones tributarias que práctica el Contador de la Agencia, en el momento del registro de la obligación, se constituyen en pasivos por retenciones practicadas. 21.5 Ingresos y Gastos Los ingresos se reconocen bajo el principio de causación, teniendo en cuenta las disposiciones establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública y los instructivos del Sistema SIIF Nación tanto para registros automáticos como manuales. 21.6 Cuentas de Orden Las cuentas de orden deudoras y acreedoras representan la estimación de los hechos o circunstancias que pueden afectar la situación financiera, económica, social y ambiental de la Entidad. Así mismo, revelan el valor de los bienes, derechos y obligaciones que requieren ser controlados e incluyen, adicionalmente, las diferencias entre la información contable y la utilizada para propósitos tributarios.

22. RESPONSABILIDADES DE LAS DEPENDENCIAS PRODUCTORAS DE INFORMACIÓN CONTABLE FRENTE AL PROCESO CONTABLE

Los Líderes de Proceso como responsables de las áreas de gestión, son garantes de la calidad, confiabilidad y oportunidad de la información contable que se genere en cada una de sus áreas. Una cultura contable que permita generar conciencia en los funcionarios, sobre la importancia de la información proporcionada al área contable y su incidencia e impacto

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para la toma de decisiones a nivel financiero en la Entidad es el apoyo que brinda la Alta Dirección.

23. SISTEMA DE INFORMACIÓN El Decreto 2674 de 2012 establece la obligatoriedad de utilizar el Sistema SIIF Nación, en las entidades y órganos ejecutores del Presupuesto General de la Nación, las Direcciones Generales del Presupuesto Público Nacional y de Crédito Publico y Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y la Contaduría General de la Nación, o quienes hagan sus veces, deberán efectuar y registrar en el SIIF Nación las operaciones y la información asociada con su área de negocio. En el artículo 6° del mencionado Decreto se establece que los registros en el Sistema SIIF serán fuente valida de los procesos de gestión contable en especial para la generación de información contable básica y la obtención de consultas, reportes e informes contables requeridos por la Contaduría General de la Nación y la obtención de los informes requeridos por las entidades de control. El módulo contable del Sistema SIIF Nación II permite el registro de transacciones en forma automática, mediante interface con los diferentes módulos de gestión o en forma manual y permite obtener los informes contables. Para su funcionamiento se requiere realizar parametrizaciones tanto en los módulos de gestión como en el módulo contable, bajo la responsabilidad de los funcionarios de la Gestión Contable designados.

24. CAMBIOS DE REPRESENTANTE LEGAL Y/O CONTADOR El Contador y el Líder Financiero, garantizan la entrega de la información contable cuando se produzcan cambios de Representante Legal, Secretario General, Contador, o Líder Financiero. La misma hará parte del acta del informe de gestión e incluye las condiciones en que se encuentra y se entrega el sistema contable de la entidad.

25. ACTA DE ENTREGA DEL CARGO DE CONTADOR Se debe elaborar un acta debidamente soportada con los documentos a que haya lugar que debe ser suscrita por los funcionarios entrante y saliente, atendiendo las orientaciones del procedimiento asociado al proceso de gestión financiera.

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26. FECHA DE PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTABLE PÚBLICA El proceso de gestión financiera expide anualmente el cronograma de actividades, el cual consulta las fechas dispuestas para el cierre mensual y anual del Sistema SIIF Nación y de la transmisión de información contable pública a la Contaduría General de la Nación.

27. MANTENIMIENTO AL MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES Las políticas descritas en este manual son dinámicas. Cualquier cambio, modificación o adición al Régimen de Contabilidad Pública, estructura organizacional del área contable y/o de Manuales de procedimientos, suponen una revisión y actualización de las mismas.

28. RIESGOS El proceso de gestión financiera, tiene asociado el mapa de riesgos de gestión inherentes a la causación y revelación de la información contable pública de la Agencia ITRC, las modificaciones en la valoración o identificación de riesgos se evidencia en el mencionado documento.

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ANEXOS:

DOCUMENTOS ANEXOS - CARPETA PUBLICA PROCESO FINANCIERO DE FECHAAnexo 1. Decreto 1737 de 1998 Austeridad del gasto. 21/08/1998

Anexo 2. Decreto 2209 de 1998 Contratación. 29/10/1998

Anexo 3. Guía como realizar devolución de deducciones practicadas en SIIF Nación. 30/09/2011

Anexo 4. Resolucion 069 del 2011 Plan de Cuentas para el registro de los compromisos en el SIIF Nacion 29/12/2011

Anexo 5. Instructivo 019 del 2012 CGN. 11/12/2012

Anexo 6. Decreto 2674 del 2012 SIIF Nación. 21/12/2012

Anexo 7. Lista Verificación Gestión Contable proceso financiero. 01/01/2013

Anexo 8. Resolución 0031 del 25 de enero de 2013 Manejo Caja Menor. 25/01/2013

Anexo 9. Actualización de las definiciones en el macroproceso contable de SIIF Nación a 20 de Mayo del 2013. 20/05/2013

Anexo 10. Definición de atributos, tipos de operación y nuevos rubros en SIIF. 20/05/2013

Anexo 11. Concepto tributario 041272 contratos de arrendamiento. 05/07/2013

Anexo 12. Comité de Dirección Nomina Operativa y Administrativa. 19/07/2013

Anexo 13. Circular 010 Soportes para el pago de contratistas. 05/08/2013

Anexo 14. Políticas de Inventarios. 12/08/2013

Anexo 15. Circular 018 Expedición de CDP. 13/08/2013

Anexo 16. Soportes documentales cadena presupuestal. 23/08/2013

Anexo 17. Memorando Libranzas. 08/11/2013

Anexo 18. Circular Externa 066 Cierre de Vigencia 2013 y apertura 2014 SIIF Nacion 15/11/2013

Anexo 19. Macroproceso de Seguridad SIIF Nación. 25/11/2013

Anexo 20. Cierre PGN vigencia fiscal 2013 y ajustes en el proceso de registro y cierre de ingresos. 27/11/2013

Anexo 21. Criterio en la legalización de viáticos. 29/11/2013

Anexo 22. Cronograma de Actividades cierre de vigencia 2013. 01/12/2013

Anexo 23. Comunicación proceso financiero. 05/12/2013

Anexo 24. Soportes Proceso Financiero. 05/12/2013

Anexo 25. Memorando Circulares MHCP cierre de vigencia. 09/12/2013

Anexo 26. Circular 002 de diciembre del 2013 CGN cambio periodo contable 2013-2014 13/12/2013

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DOCUMENTOS ANEXOS - CARPETA PUBLICA PROCESO FINANCIERO DE FECHA

Anexo 27. Lista de chequeos contratos 2013. 13/12/2013

Anexo 28. Memorando lista de chequeos contratos 2013. 13/12/2013

Anexo 29. Memorando Pago Contratos. 13/12/2013

Anexo 30. Instructivo de cierre Contable. 01/01/2014

Anexo 31. Circular 002 consulta masiva de comprobantes SIIF Nacion. 03/01/2014

Anexo 32. Fechas y requisitos para pago. 13/01/2014

Anexo 33. Memorando expedición certificados retención en la fuente. 24/01/2014

Anexo 34. Memorando Análisis Financiero y Presupuestal. 17/03/2014

Anexo 35. Consulta de pagos realizados por la Agencia ITRC. 21/03/2014

Anexo 36. Parametrización contable rubros de funcionamiento en inversión CGN 25/03/2014

Anexo 37. Memorando Causación contable de deducciones. 26/03/2014

Anexo 38. Memorando Sinergia entre la liquidación retención en la fuente por concepto de salarios y causación contable. 26/03/2014

Anexo 39. Circular SIIF 022 Comprobantes contables manuales de traslado auxiliar contable beneficiario de la deducción. 31/03/2014

Anexo 40. Traslado de auxiliares en cuentas de retención en la fuente. 31/03/2014

Anexo 41. Certificación Seguridades SVE. 04/04/2014

Anexo 42. Mecanismos de seguridad de la sucursal virtual empresas Bancolombia 04/04/2014

Anexo 43. Cronograma Proceso Financiero 2014 23/04/2014

Anexo 44. Resolución Reglamentaria Orgánica No. 0001 del 7 de mayo de 2014 07/05/2014

Anexo 45. Posición de Catálogo no Presupuestal 2-01-04-01-01 - Retefuente Ingresos Laborales 21/07/2014