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Manual de Gestão Integrado

O presente manual tem por objetivo descrever o Sistema de Gestão da Qualidade e Ambiental, onde é definida sua organização, responsabilidades, relações entre os diferentes processos, objetivos e disseminação da Política da Qualidade da Câmara Municipal de Manaus.

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Câmara Municipal de Manaus Rua Padre Agostinho C. Martin, Nº 850

São Raimundo – CEP 69027-020 (92) 3303-2731

www.cmm.am.gov.br

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SUMÁRIO

1 APRESENTAÇÃO .................................................................................................................................................. 4

1.1 DADOS POSTAIS ........................................................................................................................................................ 5

1.2 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DA CMM ................................................................................................................. 5

1.3 PROPÓSITOS ORGANIZACIONAIS ............................................................................................................................... 5

2 FUNDAMENTAÇÃO LEGAL ................................................................................................................................. 6

2.1 LEGISLAÇÃO INSTITUCIONAL ..................................................................................................................................... 6

2.2 NORMAS PARA SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE ............................................................................................. 6

2.3 NORMAS PARA SISTEMA DE GESTÃO AMBIENTAL ................................................................................................... 6

2.4 LEGISLAÇÃO AMBIENTAL .......................................................................................................................................... 6

3 ASPECTOS GERAIS DOS SISTEMAS DE GESTÃO DA QUALIDADE E AMBIENTAL ............................... 6

3.1 REQUISITOS DE DOCUMENTAÇÃO ............................................................................................................................. 7

3.2 PROGRAMA ISOCÂMARA ....................................................................................................................................... 8

3.3 RECURSOS FINANCEIROS.......................................................................................................................................... 9

4 SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE ............................................................................................................ 9

4.1 ESCOPO ..................................................................................................................................................................... 9

4.2 EXCLUSÕES ............................................................................................................................................................... 9

4.3 MATRIZ DE INTERAÇÃO ENTRE OS PROCESSOS ....................................................................................................... 9

4.4 PROCESSOS X UNIDADES ORGÂNICAS ................................................................................................................... 10

4.5 POLÍTICA DA QUALIDADE ........................................................................................................................................ 10

4.6 OBJETIVOS DA QUALIDADE ..................................................................................................................................... 11

4.7 MEDIÇÃO DOS PROCESSOS ..................................................................................................................................... 11

5 SISTEMA DE GESTÃO AMBIENTAL ................................................................................................................. 11

5.1 ESCOPO ................................................................................................................................................................... 11

5.2 POLÍTICA AMBIENTAL .............................................................................................................................................. 11

5.3 OBJETIVOS E METAS AMBIENTAIS ........................................................................................................................... 12

5.5 PLANEJAMENTO DE GESTÃO AMBIENTAL .............................................................................................................. 13

6 MAPA DE REVISÕES E ANÁLISE CRÍTICA ..................................................................................................... 14

7 APROVAÇÃO ........................................................................................................................................................ 14

8 APÊNDICES ........................................................................................................................................................... 15

APÊNDICE A – MODELO DE MEDIÇÃO DO SGQ ............................................................................................................ 15

APÊNDICE B - PROGRAMA DE GESTÃO DA QUALIDADE .............................................................................................. 16

APÊNDICE C - CERTIFICADO DE QUALIDADE DO SGQ ISO 9001:2008 (RINA BRASIL) ........................................ 17

APÊNDICE D – PLANO ESTRATÉGICO DE OBJETIVOS E METAS AMBIENTAIS 2016 ........ ERRO! INDICADOR NÃO DEFINIDO.

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DEFINIÇÕES, SIGLAS E ABREVIATURAS

Definições

a) Alta Direção: Representa a maior hierarquia do SGQ na CMM e é formada pelo Presidente e Diretores da CMM.

b) Backup: Cópia de segurança dos documentos eletrônicos do SGQ.

c) Feedback: Retorno de informação ou, simplesmente, retorno. É o procedimento que consiste no provimento de informação a uma pessoa sobre o desempenho, conduta, ou ação executada por esta, objetivando reorientar ou estimular comportamentos futuros mais adequados ou corrigidos.

d) Mesa Diretora: Representa a maior hierarquia dentro da CMM formada pelo Presidente, 1º, 2º e 3º Vice-presidente, Secretaria Geral, 1º, 2º e 3º Secretário, Corregedor e Ouvidor.

Siglas / Abreviaturas

ABNT - Associação Brasileira de Normas Técnicas.

CGQ - Conselho de Gestão da Qualidade.

CMM - Câmara Municipal de Manaus.

DGTI - Diretoria de Gestão e Tecnologia da Informação

DIRCOM - Diretoria de Comunicação.

E-DOLM - Diário Oficial Legislativo Municipal.

ISOCÂMARA - Programa de Implantação de Modelos de Gestão da CMM.

IA - Instrução Ambiental.

IT - Instrução de Trabalho.

LOMAN - Lei Orgânica do Município de Manaus.

MGI - Manual de Gestão Integrado.

NBR - Prefixo utilizado pela ABNT para identificar Norma Brasileira.

PA - Procedimento Ambiental.

PP - Procedimento Padrão.

PQ - Plano da Qualidade.

PAC - Política Ambiental da CMM.

PQC - Política da Qualidade da CMM.

RD - Representante da Direção.

SGA - Sistema de Gestão Ambiental.

SGQ - Sistema de Gestão da Qualidade.

http://pt.wikipedia.org/wiki/Procedimento

http://pt.wikipedia.org/wiki/Informa%C3%A7%C3%A3o

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1 APRESENTAÇÃO

A Câmara Municipal de Manaus constitui o Poder Legislativo do Município, compondo-se de 41

(quarenta e um) Vereadores eleitos de acordo com a legislação vigente. Tem funções

precipuamente legislativas, mas exerce, cumulativamente, funções de fiscalização e julgamento,

podendo ainda sugerir medidas administrativas e, no que lhe compete, praticar atos de

administração interna.

Em janeiro de 2013, com a eleição da Mesa Diretora da CMM para o biênio 2013/2014, os seus

membros juntamente com os demais Vereadores, expressaram seu interesse na criação e

implantação de um Sistema de Gestão da Qualidade demonstrando a necessidade de buscar uma

excelência na qualidade dos serviços públicos prestados aos Vereadores, servidores e a

sociedade.

O processo de implantação do SGQ foi iniciado em outubro de 2013 quando foi apresentado o

diagnóstico da instituição, a infraestrutura necessária e o plano de implantação através do

Programa de Implantação de Gestão da Qualidade – ISOCÂMARA, elaborado pelo Conselho de

Gestão da Qualidade – CGQ e Grupo Técnico, formados para este fim. A certificação dos

processos da CMM ocorreu após auditoria da certificadora RINA, em 20/01/2015 (ver anexo B).

Em março de 2015, o Presidente empossado para o biênio 2015-2016, instituiu na estrutura da

Casa a Diretoria de Gestão da Qualidade pela criada pela Lei n. 409, de 31 de março de 2015 para

administrar o SGQ. Em agosto do mesmo ano esta lei foi alterada pela Lei n. 412, que modifica a

nomenclatura da Diretoria de Gestão da Qualidade para Diretoria de Gestão da Qualidade e

Tecnologia da Informação, vinculando a Coordenadoria de Informática à sua estrutura.

Em 28/10/2015, O Presidente Wilker Barreto discursando em plenário, expressou sua vontade de

implantar uma gestão ambiental na CMM e estabelecendo o prazo de implantação até junho de

2016.

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1.1 Dados Postais

CÂMARA MUNICIPAL DE MANAUS

Rua Padre Agostinho Caballero Martin, 850 – São Raimundo. CEP. 69027-020 - Manaus – Amazonas. CNPJ: 04.312.641/0001-32

Telefone: (92) 3303-2701 / (92) 3303-2702 - Site: www.cmm.am.gov.br

• Diretoria de Gestão e Tecnologia da Informação - (92) 3303-2903.

E-mail: [email protected]

• Diretoria de comunicação: (92) 3303-2774

• Ouvidoria / SIC: (92) 3303-2726 / (92) 3303-2927. E-mail: [email protected]

1.2 Estrutura organizacional da CMM

Nota: este organograma representa a estrutura atual de funcionamento da CMM para a implantação do sistema de Gestão da

Qualidade, visto que a última revisão oficial é de 2009 pela Lei 210/09 com base na estrutura da Lei 157/05 e publicada no DOM nº 2219

de 04 de junho de 2009.

No dia 14/04/2015 foi publicada a Lei nº 409/15 que criou a estrutura da Diretoria de Gestão da Qualidade.

No dia 10/08/2015 foi publicada a Lei n. 412/15, que modifica a nomenclatura da Diretoria de Gestão da Qualidade para Diretoria de

Gestão da Qualidade e Tecnologia da Informação, vinculando a Coordenadoria de Informática à sua estrutura.

DL Diretoria Legislativa DIRENG Diretoria de Engenharia

DICOM Diretoria de Comissões DICER Diretoria de Cerimonial

DIFIN Diretoria Financeira DIAD Diretoria administrativa

DIRCOM Diretoria de Comunicação DGTI Dir. de Gestão e tecnologia da Informação

1.3 Propósitos organizacionais

Visão

Missão

“Consolidar-se como o centro de debates dos grandes temas regionais, moderno, transparente e com ampla participação dos cidadãos manauaras”.

http://www.cmm.am.gov.br/

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

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Valores

2 FUNDAMENTAÇÃO LEGAL

2.1 Legislação institucional

a) Constituição Federal b) Regimento Interno da Câmara Municipal de Manaus c) Lei Orgânica do Município de Manaus - LOMAN

2.2 Normas para Sistema de Gestão da Qualidade

a) ABNT NBR ISO 9001:2008 – Sistema de gestão da qualidade – Requisitos. b) ABNT NBR ISO 19011:2012 – Diretrizes para auditoria de sistema de gestão. c) ABNT NBR ISO 9000:2005 – Sist. de gestão da qualidade – Fundamentos e vocabulário; d) ABNT NBR ISO 9004:2010 – Gestão para o sucesso sustentável de uma organização.

2.3 Normas para Sistema de Gestão Ambiental

a) ABNT NBR ISO 14001:2004 – Sistema de gestão da qualidade – Requisitos. b) ABNT NBR ISO 14004:2005 – sistema de gestão ambiental – diretrizes gerais sobre os princípios, sistemas e técnicas de apoio. c) ABNT NBR ISO 14010:1996 – diretrizes para auditoria ambiental – princípios gerais. d) ABNT NBR ISO 14012:1996 – diretrizes para auditoria ambiental – critério de qualificação para auditores ambientais.

2.4 Legislação Ambiental

Cabe a qualquer cargo ou função identificar os requisitos legais que envolvem os aspectos e

impactos ambientais apresentados no LAIA ou necessários à natureza de operação das atividades

desenvolvidas na CMM. Novos requisitos ou revisões de existentes são identificados por um

serviço de consultoria externo e informados a DGTI e registrada no Cadastro de Legislação

Aplicável, conforme definido em procedimento específico.

3 ASPECTOS GERAIS DOS SISTEMAS DE GESTÃO DA QUALIDADE E AMBIENTAL

“Representar o povo manauense, elaborar leis e fiscalizar os atos da Administração Pública Municipal, com o propósito de promover a democracia e o desenvolvimento de Manaus com justiça social”.

“Nossos valores estão interligados

entre si. A base sempre será a

valorização do ser humano, através da

responsabilidade social, porque

cultivando valores éticos, podemos

criar maior comprometimento dos

nossos servidores no trabalho em

equipe na busca pela excelência em

nossos serviços desejada por nossos

clientes internos e a sociedade

manauara”.

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A CMM mantém estabelecido, documentado, implementado um Sistema de Gestão da Qualidade, de acordo com a Norma ABNT NBR ISO 9001:2008 e um Sistema de Gestão Ambiental, de acordo com a Norma ABNT NBR ISO 14001:2004, utilizando a metodologia de gerenciamento de processos baseada no ciclo PDCA através da execução das seguintes ações:

3.1 Requisitos de Documentação

De modo a facilitar o controle de documentos do SGQ, sua estrutura foi dividida em cinco níveis de

documentos de acordo com o grau de importância e operacionalização, conforme a explicação e a

figura abaixo:

a) NÍVEL 1 (Estratégico) – Política da Qualidade e Política Ambiental: Apresenta o

compromisso da Alta Direção com a melhoria contínua do SGQ/SGA e estabelece

referencias para elaboração das diretrizes departamentais.

b) NÍVEL 2 (Estratégicos e Normativos) – Manual de Gestão Integrado: descreve e

fornece às diretrizes gerais dos requisitos do SGQ/SGA em atendimento as normas ABNT

NBR ISO 9001:2008 e ABNT NBR ISO 14001:2004..

c) NÍVEL 3 (Estratégicos, Táticos e Normativos) – Plano da Qualidade, Procedimento

Padrão e Procedimento Ambiental: definem “o que”, “como” e “quem” faz. Sua aplicação

abrange uma ou mais áreas além daquela que originou o documento.

• Educar e Treinar

• Executar o que foi planejado

• Verificar se o executado está de acordo com o planejado

• Definir as metas

• Determinar métodos

• Tomar ações para corrigir o processo

A P

D C

Políticas

Manual de Gestão

Plano da Qualidade

PP / PA

IT / IA

Registros e dados

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d) NÍVEL 4 (Tático, Operacional e Normativos) – Instrução de Trabalho e Instrução

Ambiental: definem pontualmente “o que”, “como” e “quem” faz. Fornece informações

complementares, detalhadas e pontuais sobre determinada atividade.

e) NÍVEL 5 (Operacionais e Comprobatórios) – Registros da qualidade e ambiental:

comprovam a realização da atividades (relatórios, gráficos, planilhas, etc.) e dados da

qualidade e ambiental: são utilizados como referencia para atividade (cronogramas,

mapas, tabelas, etc.).

3.2 Programa ISOCÂMARA

Através do uso de suas atribuições, o Presidente instituiu o Programa ISOCÂMARA (Programa de Implantação de Modelos de Gestão) e o Conselho de Gestão da Qualidade com o objetivo de implantar e manter sistemas de gestão e atividades afins. A formação do CGQ é apresentado no quadro abaixo:

NOME FUNÇÃO

André Luis do Carmo Silva Presidente do Conselho do Sistema de Gestão da Qualidade.

Mirlene Magalhães Representante da Direção e conselheira do Sistema de Gestão da Qualidade.

Silvana Miranda Corrêa

Conselheiros do Sistema de Gestão da Qualidade.

Tereza Maria Martins Teófilo

Evelina Santana da Câmara

Wandecy Campos

Fabiana Pacífico Seabra

Cristiane Monteiro

Eli Camilo Custódio

Leôncio Araújo Oliveira Coordenador do Programa ISOCÂMARA e conselheiro do Sistema de Gestão da Qualidade.

Para melhor executar as atividades de gestão, foi criada a estrutura de grupos de trabalho conforme o organograma abaixo:

Organograma e logomarca do Programa ISOCÂMARA

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3.3 Recursos Financeiros

As provisões de despesas para implantação e manutenção do SGQ/SGA não foram programados

na última revisão da LOA. Desta forma, os recursos referentes a 2013 e 2014 são amparados pelo

Fundo Especial da Câmara Municipal de Manaus (PROG DE TRABALHO: 01.122.4001.1124 –

Modernização administrativa das ações da CMM) até que os mesmos possam fazer parte

normalmente do orçamento agora com a criação legal da Diretoria de Gestão e Tecnologia da

Informação.

4 SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE

4.1 Escopo

A implantação do SGQ está delimitada no processo de comunicação com o cliente que abrange serviços de protocolos e ouvidoria, gestão de recursos humanos (capacitação e desenvolvimento de servidores) e comunicação interna.

4.2 Exclusões

Para fins do Sistema de Gestão da Qualidade, e de acordo com o item 1.2 da norma ABNT NBR ISO 9001: 2008 consideram-se excluídos os seguintes itens:

Item 7.3 (Projeto e desenvolvimento).

As atividades demandadas pela CMM relacionadas ao escopo do SGQ (serviços de protocolos e ouvidoria, gestão de recursos humanos (capacitação e desenvolvimento de servidores) e comunicação interna) possuem características idênticas a outras instituições publicas e por isso o item tornou-se excluso.

Item 7.6 (Controle de Dispositivos de Medição e Monitoramento).

A CMM não utiliza dispositivos ou equipamentos de medição e monitoramento. A validação dos produtos/serviços é realizada nos estágios de cada processo. Os softwares utilizados estão relacionados somente a input de dados.

4.3 Matriz de Interação entre os Processos

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4.4 Processos x Unidades Orgânicas

Abreviaturas das unidades orgânicas

CPL Comissão de Licitação DIAD Diretoria de Administração GP Gabinete da Presidência

DC Diretoria de Comissões DIFIN Diretoria de Finanças OUV Ouvidoria

DEPAT Departametno de Patrimonio DIRCOM Diretoria de Comunicação PROTAD Protocolo Adm.

DGT Diretoria de Gestão e Tecnologia DL Diretoria Legislativa RH Recursos Humanos

4.5 Política da Qualidade

A Câmara Municipal de Manaus, através do seu

Presidente, definiu a Política da Qualidade

abaixo citada, a qual é comunicada a todas as

áreas envolvidas no Sistema de Gestão da

Qualidade e, analisa criticamente nas reuniões

de análise crítica para que mantenha sua

adequação ao compromisso com o atendimento

aos requisitos determinados e a melhoria

contínua desse sistema.

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4.6 Objetivos da Qualidade

Os objetivos da qualidade consideram as diretrizes estabelecidas na Política da Qualidade e contemplam as orientações estratégicas, oriundas do planejamento estratégico da organização, bem como necessidades operacionais específicas identificadas na própria diretoria da CMM. São objetivos da qualidade:

Promover a melhoria continua dos processos;

Promover a satisfação dos clientes (munícipes, vereadores e servidores);

Garantir o direito de acesso à informação;

Capacitar continuamente seus servidores.

4.7 Medição dos processos

O monitoramento dos processos foi estabelecido através de indicadores de desempenho definidos pelos gestores dos processos e cadastrado no Plano Estratégico de Objetivos e Metas da Qualidade 2016 (apêndice A).

Os resultados são compilados no Programa de Gestão da Qualidade e apresentados mensalmente através do Relatório de Gestão emitido pela DGTI.

5 SISTEMA DE GESTÃO AMBIENTAL

5.1 Escopo

O escopo do Sistema de Gestão

Ambiental corresponde a todas as

atividades realizadas dentro do perímetro

da Câmara Municipal de Manaus ou fora

de seu perímetro, desde que a atividade

tenha sido demandada por ela.

5.2 Política Ambiental

A Câmara Municipal de Manaus, através

do seu Presidente, definiu a Política

Ambiental, a qual é comunicada a todas

as áreas envolvidas no Sistema de

Gestão Ambiental e, analisada

criticamente nas reuniões de análise

crítica para que mantenha sua

adequação ao compromisso com o meio

ambiente no atendimento aos requisitos

determinados e a melhoria contínua

desse sistema.

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5.3 Objetivos e metas ambientais

Os objetivos ambientais consideram as diretrizes estabelecidas na Política Ambiental e contemplam as orientações estratégicas, oriundas do planejamento estratégico da organização. São objetivos da qualidade:

Respeitar o meio ambiente cumprindo as legislações ambientais;

Conduzir as atividades promovendo o conceito de sustentabilidade;

Prevenir sempre a poluição;

Incentivar a melhoria contínua estabelecendo Objetivos e Metas;

Encorajar nossos servidores, fornecedores e contratados em sua responsabilidade com o meio ambiente.

As metas ambientais são apresentadas no Plano Estratégico de Objetivos e Metas Ambientais 2016 (Apêndice B).

5.4 Interação entre os elementos do SGA

Requisitos Legais

Programas

Política Objetivos

LEVANTAMENTO DE ASPECTOS E IMPACTOS

CONTROLES OPERACIONAIS

PLANO DE ATENDIMENTO A

EMERGÊNCIAS

Monitoramento e Medição

Ações corretivas e melhoria contínua

Auditorias do SGA e

conformidade Legal

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5.5 Planejamento de Gestão Ambiental

CICLO

ADMINISTRAÇÃO GRUPO DE TRABALHO Documentos,

Padrões ou

Registros Presidência Gabinete

Vereadores Diretoria

Gestores dos

processos CGQ

Grupo

Técnico

Demais

Servidores

P

Política do SGA (PAC-520) Declaração da: Visão, Missão e Princípios

MGI.750

LMD

PP.420

PP.424

IT.423.01

PA.432

PA.433

LAIA

PA.612

PP.553

IT.553.02

LNT/PAT

PP.622

D

Listas presenças PGA

PA.810 IA.810.01 IA.810.02 IA.810.03 IA.810.04 IA.810.05 IA.810.06

PP.740

C

Simulação de emergência

PA.820 IA.820.01

PMA PA.910

IA.910.01 RAI

PA.822

A

SAC PP.852

ACL PA.912

RAC

PP.561

Resultado

satisfatório?

Diagnóstico da eficácia e

eficiência

Análise crítica da adequação, pertinência e eficácia do

Sistema de Gestão Ambiental.

Definir propósitos organizacionais e

diretrizes globais

Levantar aspectos e avaliar impactos ambientais

Analisar a conformidade legal

Analisar o monitoramento do SGA

Definir estrutura da documentação e controles

Definir objetivos e metas ambientais

Criar programas de gestão ambiental

Desdobrar objetivos

e metas ambientais

Capacitar servidores

Executar atividades planejadas

Promover a conscientização ambiental

Implantar melhorias nos processos

Aplicar a coleta seletiva

Elaboração de

atividades e

programas do SGA

Monitorar as medições legais

Monitorar medições de programas ambientais

Realizar auditorias ambientais internas

Realizar auditoria de conformidade legal

Solicitar ações de melhorias para o processo através de SAC

Cumprir plano de ação dos SAC

Promover a melhoria contínua

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6 MAPA DE REVISÕES E ANÁLISE CRÍTICA

DATA REV. DESCRIÇÃO DA REVISÃO

O8/11/13 00 Primeira emissão.

30/06/14 01 Revisão baseada na conclusão de elaboração de todos os procedimentos documentados previstos no cronograma de implantação do SGQ.

29/09/14 02

Inclusão dos procedimentos documentados do processo de aquisição para atender SACP RAI-01/2014-03P; Inclusão das tabelas de comunicação no item 5.5.3 para atender ao SACP RAI-01/2014-11P e SACP RAI-01/2014-14P; alteração do texto sobre o foco no cliente no item 5.2 para atender o SACP RAI-01/2014-16P e alteração do item 2.2 “normas para atender o SGQ” em resposta ao SACP RAI-01/2014-19C.

29/07/15 03

Alteração na capa: de “Coordenação de Gestão da Qualidade” para “Diretoria de Gestão e Tecnologia”; Inclusão do texto que menciona a certificação na apresentação; Item 1.3: inclusão do texto “No dia 14/04/2015 foi publicada a Lei nº 409/15 que criou a estrutura da Diretoria de Gestão da Qualidade” e alterado organograma com nova estrutura; Item 4.1.1: Adequação da matriz de interação dos processos e tabela de processos VS unidades orgânicas; Item 7.4: acrescentados os procedimentos PQ.006 (Processo de aquisição), PP.740 (Aquisição), IT.740.01 (Cotação e preço), IT.740.02 (Orçamento) e IT.740.03 (Patrimônio); Item8.5.3: IT.853 (ação preventiva) substituída pela IT.852 (Ações corretivas e preventivas); Adequação do anexo A (Programa de Gestão da qualidade; Inclusão do certificado da qualidade como anexo B.

27/01/16 04

Alteração da nomenclatura do documento de “Manual de Gestão da Qualidade” para “Manual de Gestão Integrado”, assim como sua codificação de “MGQ.422” para “MGI.750”, permanecendo com a mesma revisão, porem com estrutura diferente; Inclusão dos requisitos do Sistema de Gestão Ambiental em razão de sua implantação; Incluído o apêndice A (Modelo de medição do SGQ).

7 APROVAÇÃO

DIRETOR DA DGTI REPRESENTANTE DA DIREÇÃO 27/01/2016 27/01/2016

André Luiz do Carmo Mirlene Magalhães

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8 APÊNDICES

Apêndice A – Plano Estratégico de Objetivos e Metas da Qualidade 2016

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Apêndice B - Plano Estratégico de Objetivos e Metas Ambientais 2016

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Apêndice C - Certificado de Qualidade do SGQ ISO 9001:2008 (RINA BRASIL)

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